0501 Manual Admin Financiera

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN Y CONTROL
CODIGO
0501
PGINA

Realizado por Aprobado por Revisin
Sistema Hidrulico
Yacamb Quibor, C.A.
Comisin de Normalizacin
Resolucin N CN05013
08/07/2005
Versin 1.0
Frecuencia de revisin Anual
Actualizacin CN09016 del 04/12/2009
En vigencia desde 04/01/2010

Manual de Normas y Procedimientos
de Administracin Financiera
de Sistema Hidrulico Yacamb Quibor, C.A.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIN FINANCIERA

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INDICE

Sistema Hidrulico
Yacamb Quibor, C.A.
Resolucin N CN05013
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Introduccin
Captulo I Base Legal
Captulo II Normas Generales.
Captulo III Organizacin de Documentos
Captulo IV Procedimientos
01 Apertura de Cuentas Bancarias
02 Recepcin de Recursos Financieros
03 Elaboracin del Presupuesto de Caja
04 Colocaciones Bancarias
05 Administracin de Fondos Fijos
06 Conciliacin Bancaria
07 Solicitud de Pago
08 Cancelacin de Obligaciones
09 Entrega de Cheques
Anexos
01 Modelo de Comunicacin para Solicitar Cotizacin de Colocaciones
02 Modelo de Comunicacin para Autorizar el Dbito a Cuenta por la Apertura
de Colocacin
03 Modelo de Comunicacin para Solicitar un Dbito a la Cuenta Bancaria
(Carta Orden).
Glosario


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INTRODUCCIN

Sistema Hidrulico
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La administracin financiera de Sistema Hidrulico Yacambu-Quibor C.A. es el conjunto de normas,
principios y procedimientos que intervienen directamente en la percepcin (o recepcin), registro y
administracin de los recursos financieros provenientes de los aportes presupuestarios asignados
anualmente a la empresa, as como su aplicacin (utilizacin y pago) para el cumplimiento de los
objetivos previstos por Sistema Hidrulico Yacamb-Quibor, C.A.
Dentro de este enfoque la actividad financiera debe estar dirigida a:
Proporcionar informacin a las unidades ejecutoras del presupuesto, que permitan coordinar
tcnicamente su funcionamiento.
Facilitar la gestin de pago de las obligaciones, en funcin a la prioridad de las rdenes de pago
y al control de las cuotas de desembolso.
Facilitar y promover la programacin de los flujos de pago, a fin de lograr eficiencia en la
administracin de los recursos pblicos.
A los fines de facilitar estos objetivos, es necesario contar con instrumentos que permitan orientar las
decisiones financieras de una manera razonable y transparente. Dentro de estos instrumentos se cuenta
con el presente Manual de Finanzas, en el cual se concentran las normas y procedimientos que sirven
de lineamientos para el manejo de los recursos financieros de la empresa.
En este sentido, de acuerdo con lo establecido en la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del
Sector Publico en su Titulo II y III, de presenta el Manual de Normas y Procedimientos de
Administracin Financiera, el cual presenta la siguiente estructura:
1. Captulo I. Base Legal: conformado por la enumeracin de las normativas legales que sirven
de marco regulatorio a la administracin financiera de Sistema Hidrulico Yacamb Quibor,
C.A.
2. Captulo II. Normas Generales: contiene los lineamientos generales que rigen la administracin
financiera de Sistema Hidrulico Yacamb Quibor, C.A.
3. Captulo III. Procedimientos: describe aquellos procedimientos especficos de la administracin
financiera de la empresa y que son necesarios para lograr una ejecucin oportuna y confiable
de las operaciones.


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INTRODUCCIN

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4. Anexos: se describen modelos de comunicaciones empleados para los trmites con
instituciones financieras.
5. Glosario: contiene una explicacin de los trminos empleados en el presente Manual de
Finanzas.
Con el propsito de obtener la optimizacin del contenido del presente manual, se realizan revisiones
peridicas por parte de los responsables de los procesos descritos, se consideran las sugerencias
emitidas por los usuarios, del personal del rea de Calidad de la Gerencia de Calidad y Gestin, de la
Comisin de Normalizacin, as como su adecuacin a la promulgacin o reformas de disposiciones
legales.


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CAPITULO I: BASE LEGAL

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La Administracin Financiera de Sistema Hidrulico Yacamb Quibor, C.A. se rige por una
serie de disposiciones, de leyes, Reglamentos y Resoluciones emitidas por los diferentes rganos
que conforman el sector pblico en Venezuela, las cuales se sealan a continuacin:
1. Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (C.R.B.V). Publicada en la Gaceta
Oficial Extraordinaria No. 5.453 del 24 de Marzo del 2000, 1era Enmienda. Publicada en
Gaceta Oficial N 5908 de fecha 19 de Febrero del 2009.
2. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control
Fiscal (L.O.C.G.R. y S.N.C.F.). Publicada en la Gaceta Oficial No. 38.983 del 30-07-08.
3. Ley Orgnica de la Administracin Pblica (L.O.A.P.). Publicada en la Gaceta Oficial No. 5.890
del 31de Julio del 2008.
4. Ley de Reforma Parcial de la ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico
(L. O.A.F.S.P.). Publicada en la Gaceta Oficial No. 38.661 del 11 de Abril del 2007.
5. Ley Orgnica de Credito Publico (LOCP), (Gaceta Oficial N 35.077 de fecha 26 de Octubre de
1882).
6. Ley Contra la Corrupcin. Publicada en la Gaceta Oficial Extraordinaria N 5.637 DEL 07 de
Abril del 2003.
7. Ley de Reforma Parcial de la Ley de Impuesto Sobre La Renta (L.R.P.L.I.S.L.R.), Gaceta
Oficial N 38.628 de fecha 16 de Febrero del 2007) y Su Reglamento en Materia de
Retenciones Varias.
8. Ley de Reforma Parcial de la Ley de Impuesto al Valor Agregado (L.R.P.L.I.V.A.), (Gaceta
Oficial N 38.632 de fecha 26 de Marzo del 2007) y Su Reglamento.
9. Ley de Reforma Parcial de la Ley del Banco Central de Venezuela. Publicada en la Gaceta
Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 39.301 de fecha viernes 06 de Noviembre
de 2009.


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10. Ley de Reforma Parcial de la Ley General de Bancos y Otras Instituciones Financieras
(Decreto N 6.287). Publicada en la Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N
39.301 de fecha viernes 06 de Noviembre de 2009.
11. Reglamento de la Ley Orgnica de Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional
de Control Fiscal.(Gaceta Oficial 39.420 del 19 de Agosto del 2009).
12. Reglamento N 1 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico sobre
el Sistema Presupuestario. Publicado en la Gaceta Oficial Extraordinaria No. 5.592 del 27-06-
02.
13. Reglamento N 2 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Publico sobre
el Sistema de Crdito Publico (Gaceta Oficial N 38.117 del 28 de Enero del 2005).
14. Reglamento N 2 de la Ley Orgnica de Rgimen Presupuestario sobre Avances o Adelantos
de Fondos a Funcionarios. Publicado en Gaceta Oficial N 5.128 Extraordinario de fecha 30 de
diciembre de 1996.
15. Reglamento parcial N 2 del Decreto con Fuerza y Rango de Ley que establece el Impuesto al
Valor Agregado, en materia de Recuperacin de Crditos Fiscales. Publicado en Gaceta Oficial
No. 36.772 de fecha 25/08/1999.
el Sistema de Tesorera. Publicada en la Gaceta Oficial No. 37.419 del 09 de Abril del 2002.
el Sistema de Contabilidad Pblica. Publicada en la Gaceta Oficial Extraordinaria No. 5.623 del
29 de Diciembre del 2002.
18. Reglamento sobre la Organizacin del Control Interno en la Administracin Pblica Nacional.
Publicada en la Gaceta Oficial No. 37.783 del 25-09-03.
19. Resolucin N 01-00-00-032 de la Contralora General de la Republica que establecen las
Normas Generales de Contabilidad del Sector Pblico (Gaceta Oficial 36.100 de fecha 4 de
Diciembre de 1996).


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20. Resolucin Numero 01-00-00-15 de la Contralora General de la Repblica en las que se
establecen las Normas Generales de Control Interno ( Gaceta Oficial No. 36.229 del 17-06-
1997).
21. Providencia que regula la Apertura de Cuentas Bancarias con Fondos del Tesoro Nacional y el
Registro Nacional de las Cuentas Bancarias del Sector Pblico Nacional. Publicada en la
Gaceta Oficial No. 37.571 del 15-11-2002.
22. Normas que regulan las Operaciones Financieras de la Administracin Pblica Nacional y
Descentralizada. Publicada en la Gaceta Oficial No. 35.186 del 05-04-93.
23. Norma Venezolana de Informacin Financiera VEN-NIIF y Boletines de Aplicacin VEN-NIF y
BA VEN-NIF


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CAPITULO II: NORMAS GENERALES

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La Administracin Financiera de Sistema Hidrulico Yacamb Quibor C.A. se rige por las siguientes
normas:
Del manejo de los fondos
1. La administracin de los recursos financieros se regir por los principios de honestidad,
transparencia, eficacia, eficiencia y responsabilidad, establecido en el artculo 2 la Ley Orgnica de
Administracin Financiera del Sector Pblico.
De la designacin del manejo de los fondos
2. La cancelacin de obligaciones financieras deber ser autorizada conforme a los niveles de
aprobacin establecidos en el Manuel de Normas de Delegacin de Autoridad de Sistema
Hidrulico Yacamb Quibor, C.A.
3. El manejo financiero de los recursos de la empresa, en cuentas bancarias se efecta a travs de
dos firmas conjuntas, de aquellas personas autorizadas para ello, conforme a lo establecido en el
Manual de Normas de Delegacin de Autoridad de Sistema Hidrulico Yacamb Quibor C.A.
Del registro y evaluacin
4. El sistema automatizado de Bancos y Cuentas por Pagar, que maneja la Coordinacin de
Administracin y Finanzas, constituye el Centro de Registro de Transacciones, de acuerdo a lo
establecido en el artculo 2 del Reglamento N 4 de la Ley Orgnica de Administracin
Financiera del Sector Pblico, sobre la Contabilidad Pblica, no pudindose generar registros
contables definitivos en otras instancias de la empresa.
5. Cada transaccin se registrara una nica vez de modo que a partir de ese registro se generen
todas las salidas de informacin que se demanden. Dicho registro, que constituirn la entrada
nica de informacin, debe realizarse con todos los datos necesarios para su posterior
proceso.
6. Los formularios y registro descritos en el presente Manual para la ejecucin y registro contable
de las transacciones son de uso obligatorios para todas aquellas personas relacionadas con
los sistemas de Gestin de Bancos y Cuentas por Pagar


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7. Los sistemas de Gestin de Bancos y Cuentas por Pagar, en el cual se procesa las
transacciones, debe contar con niveles y claves de acceso para los usuarios a fin de restringir e
impedir el uso indebido de las aplicaciones y de los datos, al momento de su procesamiento,
por parte de personal no autorizado. Adicionalmente debe contar con los mecanismos de
bitcoras que permitan dejar constancia de las condiciones de tiempo y responsabilidades en la
que fue procesada la informacin.
8. La informacin de transacciones realizadas se respalda diariamente de acuerdo a los
procedimientos informticos, establecidos en el Manual de Normas y Procedimientos para la
Administracin de los Recursos y Servicios Informticos y de Telecomunicaciones de Sistema
Hidrulico Yacamb Quibor C.A.
9. Las transacciones realizadas, deben estar suficientemente documentadas. Los documentos
deben tener informacin exacta de las transacciones y ser guardados en archivo, de manera
que estn disponible para su examen y permitan el seguimiento de las referidas operaciones.
Los formularios que se empleen para el registro deben ser prenumerados.
10. Los documentos que comprueben toda transaccin deben conservarse permanentemente en
expedientes fsicos para cada ejercicio econmico.
11. Mensualmente se efecta un cierre de operaciones a los fines de determinar la situacin
econmica de Sistema Hidrulico Yacamb Quibor C.A., producto este cierre se determinaran
las diferencias que puedan existir a fin de determinar su razonabilidad
12. Los registros contables generados por el manejo el Sistema de Banco no afectaran de manera
definitiva
13. Las operaciones de traslado de fondos entre cuentas bancarias debern efectuarse y registrarse
en un mismo da.
14. Deber emitirse diariamente un reporte de las disponibilidades bancarias, que incluya la relacin
del efectivo disponible en Banco, las inversiones temporales en participaciones y depsitos a plazo
fijo.


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15. Mensualmente deber efectuarse la conciliacin de los saldos de las disponibilidades de acuerdo
a la informacin bancaria y los registros en el sistema automatizado de bancos y el procedimiento
reseado en el presente Manual.
De las garantas (caucin) y custodia
16. Los empleados que manejen fondos debern estar amparados por seguro o fianza que les cubra
contra posibles riesgos.
17. Las chequeras en blanco debern ser guardadas en bveda y estarn bajo la custodia del
Asistente Administrativo de la Coordinacin de Administracin y Finanzas.
18. Los cheques a ser entregados a los proveedores debern ser archivados en bvedas
De la apertura de las cuentas bancarias
19. Slo podrn abrirse cuentas bancarias en instituciones regidas por la Ley General de Bancos y
otras Instituciones Financieras, o en leyes especiales, en cuentas u otros instrumentos financieros
que ofrezcan las mejores condiciones y menores riesgos, conforme a la informacin disponible en
el mercado financiero local y previa autorizacin de la Tesorera Nacional (Ministerio del Poder
Popular para las Finanzas).
De los desembolsos para la cancelacin de obligaciones
20. Slo se emitirn pagos a los beneficiarios cuyos nombres se encuentren reflejados en los
documentos presentados como soporte del pago.
21. Las obligaciones a ser canceladas debern contar con el control previo al gasto, efectuado por la
Unidad de origen, as como tambin con los soportes que evidencien la razonabilidad del gasto.
22. Antes de efectuar un pago, se deber cumplir con los requisitos establecidos en el artculo N 38
de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control
Fiscal.
23. Los cheques emitidos por la empresa deben poseer un sello de No Endosable y tendrn una
vigencia de noventa (90) das.
24. Los cheques daados o anulados deben ser inutilizados mediante un sello.


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CAPITULO IV: PROCEDIMIENTOS

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Procedimientos


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Anexos


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