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5 Strategische Planung
IndiesemKapitelwerdenwirzunchstauslsendeFaktorenfreinGISProjektbetrachten.
Die strategische Planung basiert auf diesen projektauslsenden Ideen und Faktoren und
schafftdurchdieProjektdurchfhrungsstrategieKlarheitberdieInhalteunddenUmfang
desProjekts.
Die zu durchlaufenden Projektphasen werden inFormeiner Projektgruppe bearbeitet.Fr
ihren Aufbau und ihre Zusammensetzung existieren verschiedene Mglichkeiten. Inhalte
derstrategischenPlanungundAspektederProjektleitungwerdenbehandelt.
Nunweitduaber,dabeijedemGeschftederAnfangdasWichtigsteist.
PLATO:Politeia,BuchII,377B
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5.1 Projektauslsung und Kurzanalyse


Erstellung und Nutzung umfangreicher Datensammlungen haben in der ffentlichen Ver
waltungundinUnternehmenlangeTraditionundgroeBedeutungfrdietglicheArbeit.
In einem solchen Umfeld knnen verschiedene Auslser dazu fhren, ein Projekt zu ini
tiieren(vgl.auchTextbox4):
Subjektive Problemerkennung: Ansto fr ein Projekt kann das Erkennen eines Pro
blems vonseiten der Mitarbeiter sein (vgl. Textbox 4). STEINBUCH (2000) weist auf die
GefahrderSubjektivittbeiderErkennungundBeurteilungdesIstZustandssowiebei
der Einschtzung des Sollzustands hin. Vor weiteren Schritten sind deshalb ein kriti
sches Hinterfragen sowie der Versuch der Objektivierung anhand nachvollziehbarer
Kriterien ntig, was z.B. durch externe, unabhngige Beratung untersttzt werden
kann.
TypischeProblemeimZusammenhangmitkonventionellerPlanbearbeitungsindderschlechte
AllgemeinzustandundFortfhrungsstandvonDatenundPlnen.Datensinduneinheitlich,von
zweifelhafter Qualitt und werden an verschiedenen Stellen mehrfach vorgehalten und
gepflegt. Der Zeitbedarf fr Informationsbeschaffung und aufbereitung sowie Datenpflege ist
zuhoch.
Untersuchung von Verbesserungspotenzialen: Bei der Suche nach Verbesserungs
potenzialen wird nicht der Status quo bewertet, sondern gezielt im Hinblick auf
Verbesserungen durch neue Arbeitstechniken und methoden sowie durch techno
logischeNeuerungenuntersucht.

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http://www.operaplatonis.de/Politeia2.html
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Zum Beispiel kann eine technologische Neuerung darin bestehen, dass die bisherige CAD
basierte Bestandsplanfhrung durch die integrierte Fhrung der Geodaten in einem GIS
abgelst wird. Verbesserungspotenziale ergeben sich auch dadurch, dass Daten aus anderen
QuellengenutztwerdenodereigeneDatenanandereStellenweitergegebenwerdenknnen.
SWOTAnalyse: Eine SWOTAnalyse
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kann verschiedene Anstze zusammenfassen.
Dabei werden Strken, Schwchen, Chancen und Risiken in Bezug auf das Ziel der
SystemeinfhrungidentifiziertundineinerMatrixdarstellungzusammengefhrt.
Systematische Prfung: Eine systematische Prfung kann in Form einer Schwach
stellenanalysedurch die Untersuchung von Kennzahlen (vgl. Textbox 4) oder anhand
vonChecklistenerfolgen.ImerstenFallwirddasUnternehmenanhandverschiedener
Kennzahlen geprft und nach Mglichkeit mit Durchschnittswerten aus vergleich
barenUnternehmenoderausfrherenJahrenverglichen.
Diesbetrifftbeispielsweise
den Zeitbedarf (Arbeitszeit bzw. Durchlaufzeit) fr die Ausfhrung bestimmter
Arbeitsvorgnge(wiedenZeitbedarffrdieBearbeitungeinesBaugesuchs),
dieFehlerhufigkeit,wiedieHufigkeitderUnvollstndigkeitvonDaten,
denPersonaleinsatz(beispielsweisebeiderFhrungvonPlnen).

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Engl.AbkrzungfrStrengths(Strken),Weaknesses(Schwchen),Opportunities(Chancen)und
Threats(Risiken).
BeiderEntwurfsbearbeitungdesLandschaftsundArtenschutzprogrammswurde
balddergrundlegendeMangelanplanungsgerechtaufbereitetenUmweltdatenbzw.
kologischenPlanungsgrundlagenoffenkundig.(BOCK1989)
TrotzeinerJahresleistungvon300neugezeichnetenPlnen...erhhtsichdieZahl
dernichtgezeichnetenLeitungskilometerstndig.(MUXEL1989)
Accesstoappropriatetechnologicalsolutionscanbethedeterminingfactorinthe
abilitytomeettransportationchallenges.(SANCHEZetal.2002)
DiehandschriftlicheDatenbertragung,Medienbrcheunddamitverbundene
EingabefehlersowienichtstandardisierteDatenhaltung[]verursachen
zeitaufwndigeArbeitsablufeundRedundanzen.(HUG2004)
Currentusersofgeographicinformationspend80percentoftheirtimecollating
andmanagingtheinformationandonly20percentanalysingittosolveproblems
andgeneratebenefits.(GEOGRAPHICINFORMATIONPANEL2008,S.12)
Textbox4:ErfahrungenmitdemEinsatzvonInformationssammlungen.
5.1ProjektauslsungundKurzanalyse
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Abbildung 29: Arbeitsschritte der strategischen Planung als erste der zu


durchlaufendenProjektphasen.
BeiderChecklistentechnikwerdenPrflistenmitaufgabenbezogenen,systematischen
Fragenformuliert,welchedieUnternehmensbereicheimHinblickaufSchwachstellen
untersuchen.
Da die Auswirkungen einer Systemeinfhrung auf die personellen und finanziellen Res
sourcen einer Organisation gro sind, darf auch die strategische Planung (vgl. Abbildung
29) nur dann fortgesetzt werden, wenn auf der Leitungsebene die Untersttzung des
Vorhabens wahrscheinlich ist. Hier knnen Gesprche mit der Geschftsleitung ber die
Ziele der strategischen Planung Klarheit bringen, oder es kann ein formaler Weg (bei
spielsweiseimRahmeneinesbetrieblichenVorschlagswesens)beschrittenwerden:
1. DieSituationistzubeschreibenundgegenberanderenBereichenabzugrenzen.
2. DieBedeutungderwahrgenommenenProblemfaktorenistdarzulegen.
3. DieUrsachedesProblemsistzubeschreiben.
4. EinodermehrereProblemlsungsanstzewerdenskizziert.
5. Projektrisikensindzubenennen.
6. DerNutzenderProblemlsungwirddargestellt.
Das Ergebnis der Kurzanalyse wird als Projektantrag fr die Durchfhrung der strategi
schenPlanungformuliert,derimKontextallervorgeschlagenenITProjektedesUnterneh
mensbewertetwerdenmuss.
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EinleideroftinderPraxiszubeobachtenderFehlerbestehtdarin,
dassunterdemDrangzurProblemlsungderAufbaueineseffektivenorganisatorischen
RahmensvernachlssigtwirdobwohlalleindadurchProjekte[]erfolgreichzuEnde
gefhrtwerdenknnen.
LOCKEMANNetal.1983
5.2 Organisatorische Einbettung
DieEinfhrungdesITSystemsvollziehtsichinnerhalbeinesorganisatorischenUmfelds,in
das die Mitarbeiter und die durch sie vollzogenen Aufgaben eingebettet sind. Die Form
der Einbettung ist von der Art des Projekts, vom Aufbau der Organisation und vom Um
fangdereinzubeziehendenorganisatorischenEinheitenabhngig.

Abbildung30:MglichkeitenderEinbettungeinesGISProjektesineinorga
nisatorischesUmfeld.
BeikleinerenITProjektenwirdderProjektleiteralsVertreterderProjektgruppedirektder
Unternehmensleitungberichten(Abbildung30,VarianteA).UmgekehrtwerdenVorgaben
vonseiten der Unternehmensfhrung ber den Projektleiter an die Mitarbeiter weiterge
geben.
BeiumfangreicherenProjekten,komplexerenorganisatorischenStrukturenoderbeiQuer
bezgen zu anderen Projekten berichtet der Projektleiter an eine zwischengeordnete In
stanz, die hufig Lenkungsausschuss genannt wird (Abbildung 30, Variante A, vgl. LITKE
2007,S.65f.).DerProjektleiterwirdinderRegelMitglieddiesesGremiumssein.Dorter
folgt eine Projektkontrolle, es werden Zusammenhnge mit anderen Projekten oder Teil
projektenkoordiniertundEntscheidungengetroffen.DerLenkungsausschussstelltdieBe
ziehungzurUnternehmensfhrungher.NebendemProjektleiterwerdenihmhufigVer
antwortliche verschiedener Fachbereiche sowie Mitglieder der Geschftsleitung ange
hren.
5.3AufbauderProjektgruppe
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InbeidenhierskizziertenMglichkeitenistderBezugzurUnternehmensfhrungwesent
lich, da auf dieser Ebene die Entscheidung ber wesentliche Ziele der Informationsver
arbeitunggetroffenundspteruntersttztwerdenmssen.

DerErfolg[]hngthauptschlichvondemEngagementderMitarbeiter,
ihrenIdeen,ihremEinfhlungsvermgeninartfremdeSachverhalteundvondemZugehen
undBeratenandererAbteilungen[]berEinsatzmglichkeitendesGISab.
J.BAUER(2011)
5.3 Aufbau der Projektgruppe
5.3.1 Gruppengre
GeradeimITUmfeldsindeshufigeinzelneMitarbeiterausFachabteilungen,vondenen
wesentliche Impulse zur Systemeinfhrung ausgehen; auch die Kurzanalyse kann durch
einen einzelnen Mitarbeiter geleistet werden. Fr die weiteren im Rahmen der ver
schiedenenProjektphasenanfallendenAufgabenkanndieBeschrnkungaufeinenoder
wenigeMitarbeitermitschwerwiegendenNachteilenverbundensein(STEINBUCH2000):
VerzgerungenundberlangeProjektdauer:BeiumfangreichenProjekten,wieesdie
Einfhrung und Nutzung eines GIS darstellt, wird die Zeitdauer der Projektdurch
fhrungzulange(vgl.Textbox7).
Hohe Anforderungen an die Qualifikation: Von der Systemeinfhrung werden eine
VielzahlunterschiedlicherThemenbereichetangiert,dievoneinemMitarbeiterinder
Regelnichtvollstndigabgedecktwerdenknnen.
Ausfallrisiko:DasProjektrisikobeiAusfalleinesMitarbeitersistsehrhoch.
Geringes Ma an Partizipation: Weitere von der GISEinfhrung betroffene Stellen
knnennichtdirektindasProjektintegriertwerden.
Einseitigkeit:DasSystemkanndurchsubjektiveSchwerpunktestarkgeprgtwerden.
Diesen Punkten steht bei der Arbeit mit einer Projektgruppe eine Reihe von Vorteilen
gegenber:
Einzelne Schwerpunkte knnen durch erfahrene oder spezialisierte Mitarbeiter
bernommenwerden.
Angehrige verschiedener Fachbereiche und Hierarchiestufen werden in die System
einfhrunginvolviert.DasProjektwirdgemeinsamgetragenundverantwortet.