Proceso de Plan de Mantenimiento

1. Objeto
El Objeto de este procedimiento es describir la Planificacin de tareas de
mantenimiento peridicas necesarias en el Centro Educativo y llevar a cabo la
CDIGO
PM/UESLS
FECHA DE
ELABORACIN
13/06/2012
FECHA DE
REVISIN
NMERO DE
REVISIN


Responsable de
elaboracin
Responsable de
revisin
Responsable de
aprobacin
Nombre Manuel Delvalle
MCs. Jenny
Alvarado
Lcdo. Hno. Teodoro
Crdenas
Puesto Docente Vicerrectora Rector
Firma
resolucin de las incidencias presentadas y/u ocasionadas por el uso de
instalaciones, equipos, material, etc.

2. Alcance
Departamentos administrativos, Salones de clases tanto primaria como
secundaria, Laboratorios de Informtica, Electricidad Y Mecnica, Cafetera, Patio.

3. Propietario
Hnos. de las escuelas cristianas.

4. Entradas
Solicitud de intervencin.

5. Salidas
Solucin de incidencia producida.

6. Proveedor
Seccin de Mantenimiento Centro, Empresas y/o distribuidores externos.

7. Inicio
Se solicita intervenir para solucionar un problema o incidencia.

8. Fin
Se soluciona el problema o incidencia presentada.

10. Etapas del Proceso
Se establecen 6 tipos de actuaciones posibles dentro del Plan de Mantenimiento:

A) Intervenciones del equipo de mantenimiento y actuacin.
1. Presentada una incidencia, el afectado/interesado solicita la intervencin
rellenando una solicitud y entregndola en la Oficina de Rectorado o
Vicerrectorado o en su casillero correspondiente de Conserjera ubicado en
secretaria. En casos urgentes, se podr realizar el aviso mediante una llamada
telefnica a Inspeccin.

2. Recibido el aviso y en funcin de la urgencia del mismo, se acta o planifica el
momento de la intervencin, actuando de forma inmediata si:

Supone un riesgo en las personas.
Supone un riesgo en las instalaciones.
Fallo en el suministro de energa elctrica, agua, climatizacin, etc.
Rotura en tuberas de agua, climatizacin, desages, etc.
Impide la imparticin de clases, cursos, etc.

3. El coordinador de mantenimiento, hace una primera valoracin de la solicitud de
la intervencin, en muchos casos necesariamente desde el lugar de la solicitud
y valora si es viable su ejecucin, es decir, si es necesario contactar con una
empresa externa o si la intervencin la puede realizar un tcnico especialista
del equipo de mantenimiento de la Unidad Educativa.

4. En el caso de que el trabajo lo haga un tcnico de la Unidad Educativa, ste
realiza un parte de ejecucin, indicando los trabajos realizados y el material
utilizado, que se adjunta a la solicitud de intervencin y se archiva en un fichero
anual de intervenciones por departamentos.

5. Comunicacin del final de la intervencin y verificacin del ndice de satisfaccin
de los demandantes de la actuacin.


B) Realizacin de tareas peridicas de mantenimiento
Se realizan peridicamente una serie de actuaciones preventivas no demandadas
mediante una solicitud de intervencin, como por ejemplo limpieza de terrazas y
cubiertas, limpieza de filtros, purgado de instalaciones de climatizacin, revisin
de instalaciones elctricas, revisin de equipos informticos, etc.

C) Actuaciones que no pueden ser resueltas por el equipo de mantenimiento
o acondicionamiento y reformas de mayor envergadura.
Este tipo de actuaciones se producir a travs de una solicitud por escrito del
Director del Departamento que lo solicite, en la que se detallen los motivos y
necesidades de su ejecucin. Tambin este tipo de actuaciones se realizan
cuando sean obras que no puedan ser resueltas por el personal de
mantenimiento.

El proceso que se sigue es:
Puesta en contacto con empresas y distribuidores exteriores para que
valoren y oferten los trabajos a realizar.
Revisin de los presupuestos y adjudicacin de la obra a una Empresa,
fijacin de la fecha de inicio y detalles de obra.
Realizacin y tramitacin de la documentacin sobre Prevencin de
Riesgos Laborales.
Seguimiento y control de la obra.
Tramitacin de la factura correspondiente.

D) Actualizacin de bases de planos y datos de instalaciones y equipos de
la Unidad Educativa.
Existen listados, esquemas, planos y bases de datos que se actualizan tras los
cambios sufridos por obras, revisiones, ampliaciones, partes de mantenimiento,
etc.
Planos de la Escuela y Colegio.
Planos y listado de los detectores de incendios.
Planos y listado de extintores, bocas de incendio equipadas (BIEs) e
hidrantes.
Planos y fichas de mantenimiento de los equipos de aire acondicionado
Planos y esquemas de los cuadros elctricos.
Planos de ubicacin de llaves de corte de agua.
Listado de personal, tarjetas y vehculos del aparcamiento.
Listado y ubicacin de extensiones de telfono.
Listado y ficha de mantenimiento de proyectores.
Listado y ubicacin de llaves.

E) Mantenimiento de la base de datos de los consumos de agua,
electricidad, gas, gasleo y telfono.
Sobre cada una de las facturas de los distribuidores de agua, electricidad, gas,
gasolina y telfono, se crea un fichero de consumos e importes, pudiendo ver en
cualquier momento cualquier dato de estos suministros.

En el fichero referente al consumo telefnico, adems del consumo total, se
puede comprobar de manera independiente el consumo de cada una de las
extensiones o agrupadas por Departamentos.

F) Otras tareas de la Seccin de Mantenimiento.
Coordinacin de actos y eventos en la Escuela, especialmente en el Saln
de Actos.
Revisin de obras y actuaciones contratadas directamente por los
Departamentos.
Coordinacin en determinados momentos de actividades que necesiten o
puedan influir en la labor del personal de limpieza, del Laboratorio Central,
Cafetera, Fundaciones, Seguridad, etc.
Programacin y control de revisiones que son obligatorias para cumplir la
normativa en centros de transformacin, ascensores, salva escaleras,
calderas de cocina, plataforma elevadora, aljibe contra incendios,
extintores, detectores y gas.
Lectura de contadores trimestralmente de los suministros de agua, luz y
electricidad, efectuando el clculo de la cuota mediante las facturas de los
proveedores de estos suministros.









10. Flujograma



























DOCUMENTO
DE ENTRADA
DOCUMENTO
DE SALIDA
EMPRESA
EXTERNA
SECCION DE
MANTENIMIENTO
AFECTADO/IN
TERESADO
Solicitud de
intervencin
Planificacin y
actuacin
Tcnicos de la
Unidad
Educativa
resuelven la
incidencia
Solicita
intervencin
Necesita
ejecucin
externa?
Se contrata con
empresa externa
para realizar
tareas
necesarias
Realiza
trabajo
necesario
Realiza parte
de ejecucin
Parte de
trabajo
Verificacin de
la satisfaccin
SI
NO
11. Evidencias o registros
Plan de Mantenimiento del Centro
Solicitud de Intervencin.
Parte de trabajo.

12. Indicadores
Nmero de incidencias.
Nmero de actuaciones.
Tiempo medio de resolucin de la incidencia o actuacin.
Nmero de incidencias resueltas.

13. Revisin procedimiento
La revisin del presente procedimiento se realizar segn lo previsto en el
Procedimiento de Revisin y Actualizacin del Sistema Documental
.
La necesidad de revisar este Procedimiento puede surgir adems, como
consecuencia de modificaciones producidas en el proceso, identificadas a raz del
desarrollo de una Autoevaluacin.

Auditora Interna o del propio funcionamiento del proceso.

14. Anexos
Parte de trabajo.






PROGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO
Tcnico Responsable: _________________________ Ao: _______________________
N Equipo
MESES
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1
2
3
4
5
6
7
8
NOTA: En la columna de equipo se debe ubicar el cdigo del equipo al que se le realiz el mantenimiento.
FECHA DE ELABORACIN: ELABORADO POR:
FECHA DE APROBACIN: APROBADO POR:





UNIDAD EDUCATIVA SAN BENILDO LA SALLE
PROCEDIMIENTO:

FORMATO:
Programa de Mantenimiento Preventivo

FECHA: / / VERSIN: PAGINA: CDIGO: