ENEGEP 2002 ABEPRO 1 FATORES DE SUCESSO NA IMPLEMENTAO DE SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTO EMPRESARIAL (ERP): ESTUDO DE CASO EM UMA MDIA EMPRESA
Marcelo Augusto de Oliveira Universidade Federal do Rio Grande do Norte Av. Sen. Salgado Filho s/n, Natal - RN
Anatlia Saraiva Martins Ramos, Dra. Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN) - Programa de Engenharia de Produo, Centro de Tecnologia - Campus Central - Lagoa Nova - CEP 59072-970 Natal, RN
ABSTRACT: This paper analyses the Enterprise Resource Planning systems (ERP) implementation process in a medium size company at Natal, RN. It was an exploratory and descriptive study, conducted by the unique case study research. Findings will discuss the factors that affects the three information systems (IS) adoption process: decision and selection, implementation, and usage.
KEYWORDS: Enterprise Resource Planning; Integrated Information Systems; Implementation.
1. INTRODUO O elevado nvel de competio, tanto em carter local como global, tem levado s empresas a incorporarem novas tecnologias que auxiliem a gesto de seus negcios, cada vez mais complexos. O desafio obter informaes integradas, com qualidade e confiabilidade para apoiar a tomada de deciso. No entanto, a tecnologia disponvel at o final dos anos 80 no contribua para esta integrao. Na maioria das vezes, em uma mesma empresa, vrios sistemas eram desenvolvidos internamente para atender aos requisitos especficos de cada unidade de negcio, departamento ou escritrio. Desta forma, a informao ficava dividida entre diferentes sistemas, causando problemas de integridade, disponibilidade e confiabilidade das informaes, alto custo de manuteno, comprometimento do processo decisrio etc. Os Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), ou Sistemas Integrados de Gesto Empresarial, surgiram com a promessa de solucionar estes problemas ao incorporar em um nico sistema funcionalidades que suportam as atividades dos diversos processos de negcio das empresas. Houve uma evoluo gradual relativa abrangncia e complexidade deste sistema (ZANCUL e ROZENFELD, 2001), indo do MRP (Material Resource Planning) para o ERP, paralelamente evoluo da tecnologia de hardware e software. Nos ltimos seis anos, tem ocorrido no Brasil uma verdadeira revoluo na rea de gesto empresarial. Praticamente todas as grandes empresas nacionais e multinacionais j implementaram sistemas ERP e, recentemente, as mdias e pequenas empresas tambm tm buscado a implementao destes sistemas, como forma de sobreviver no mercado competitivo em que atuam. Existem inmeras diferenas entre o processo de implementao de sistemas ERP em empresas de grande, mdio e pequeno porte. Porm, um fato h em comum entre eles: pesquisas acadmicas, matrias publicadas em revistas especializadas e a prpria XXII Encontro Nacional de Engenharia de Produo Curitiba PR, 23 a 25 de outubro de 2002
ENEGEP 2002 ABEPRO 2 observao tm mostrado que empresas de todos portes e setores relatam uma srie de dificuldades durante o processo de implementao de sistemas de informao. No Rio Grande do Norte, prevalecem os casos de implementao em empresas de mdio porte, e apesar de no existirem dados oficiais, sabe-se que muitas empresas tambm enfrentam dificuldades para fazer o sistema funcionar de acordo com suas necessidades e obter os benefcios esperados. luz do contexto apresentado, o objetivo deste trabalho descrever o processo de implementao de um sistema ERP em todas as suas etapas (deciso e seleo, implantao e utilizao), identificar os fatores de sucesso, os benefcios e problemas envolvidos nessa implementao e analis-los em relao ao contexto da empresa pesquisada. Para atingir este objetivo, foi realizado um estudo de caso em uma empresa de mdio porte, sediada em Natal (RN), que atua na rea de Telecomunicaes. Ao final do artigo, so propostas algumas recomendaes para fins executivos.
2. METODOLOGIA DA PESQUISA A presente pesquisa do tipo descritiva e exploratria, de natureza qualitativa. A investigao foi conduzida atravs do mtodo de estudo de caso nico (YIN, 2001), considerado adequado para atingir o objetivo da pesquisa. Lanou-se mo de vrios instrumentos de coleta de dados, tais como entrevista estruturada, observao direta e pesquisa documental. O nvel de anlise foi o organizacional e a unidade organizacional da pesquisa de campo envolveu a Diretoria, o Departamento de Informtica, usurios internos e o fornecedor do sistema. Foram entrevistadas dez pessoas diretamente envolvidas com os vrios aspectos do processo de implementao do ERP. Foi utilizado um roteiro com perguntas fechadas e abertas. As entrevistas foram realizadas entre maro a abril de 2001.
Caracterizao da Empresa A fim de fornecer uma viso geral sobre o ambiente de realizao da pesquisa, a organizao que foi objeto de estudo ser brevemente caracterizada. Por motivo de confidencialidade, a empresa ser tratada como Empresa X. Apesar disso, algumas caractersticas fundamentais da organizao sero apresentadas para possibilitar a compreenso do contexto em que ocorreu o processo de implementao do sistema ERP e porque algumas decises consideradas chaves foram tomadas. Quando iniciou suas atividades, nos anos 80, a Empresa X comercializava e instalava centrais telefnicas para condomnios residenciais em Natal, RN. A empresa cresceu bastante, acompanhando o crescimento do mercado de telecomunicaes. Atualmente ela atua no negcio de solues em comunicaes, comercializando e executando servios em equipamentos e redes internas e externas de telecomunicaes. Sua misso "promover a comunicao com o futuro". Seu faturamento anual de aproximadamente R$ 5 milhes e nela trabalham, atualmente, cerca de 150 funcionrios.
3. CONCEITOS DE SISTEMAS ERP e IMPLEMENTAO Na literatura, so encontradas vrias definies para sistemas ERP, sob os variados aspectos. Os sistemas ERP so sistemas de informao integrados, comercializados como pacotes de software, cujas definies podem ser agrupadas de acordo com seu enfoque tecnolgico ou de negcios. No enfoque tecnolgico, dada nfase para as caractersticas tecnolgicas do ERP. Uma destas definies foi feita pela empresa de consultoria DELOITTE Consulting (1998), definiu ERP em uma de suas publicaes como sendo um pacote de software de negcios que permite a uma companhia automatizar e integrar a maioria de seus processos XXII Encontro Nacional de Engenharia de Produo Curitiba PR, 23 a 25 de outubro de 2002
ENEGEP 2002 ABEPRO 3 de negcio, compartilhar prticas e dados comuns atravs de toda a empresa e produzir e acessar informaes em tempo real. Com relao ao enfoque de negcios, a nfase maior para aspectos ligados gesto da empresa como a criao de um modelo de negcios baseado no sistema, a integrao de processos, a grande abrangncia funcional dos sistemas, o apoio s decises estratgicas e o monitoramento do desempenho em tempo real. Neste sentido, LAUDON e LAUDON (2001) apresentam o ERP como uma soluo organizacional e gerencial, baseada em tecnologia da informao, em resposta a um desafio apresentado pelo meio ambiente. Para o escopo deste trabalho, unindo as duas dimenses do conceito, ERP conceituado como um modelo de gesto baseado em SI que visam integrar os processos de negcio e apoiar as decises estratgicas, a partir da utilizao de um banco de dados corporativos nico e centralizado, que recebe e fornece dados para uma srie de aplicaes, as quais apiam diversas funes de uma empresa, numa soluo integrada em software. DAVENPORT (1998) mostra um sistema empresarial com uma estrutura integrada (Fig.1). Clientes Fora de Vendas e Servio ao cliente Mdulo de Vendas e Distribuio Mdulo de Servio ao Cliente Direo e Acionistas Relatrios Banco de Dados Central Mdulo de Recursos Humanos Mdulo de Finanas Mdulo de Manufatura Mdulo de Estoque e Suprimentos Forne- cedores Empregados
Figura 1: Anatomia de um sistema empresarial
LAUDON e LAUDON (2001) definem implementao como "todas as atividades organizacionais realizadas em direo adoo, gerenciamento e rotinizao de uma inovao". O ERP pode ser considerado, ento, um sistema de informao inovador que afeta as dimenses tecnolgicas e organizacionais ao longo do processo de implementao.
4. ANLISE DAS ETAPAS E FATORES DE SUCESSO DA IMPLEMENTAO DE SISTEMAS DE INFORMAO - ERP
Utilizando o modelo de ciclo de vida de Sistemas ERP proposto por SOUZA e ZWICKER (1999), so apresentadas nesta seo as caractersticas das etapas: i) Deciso e Seleo; ii) Implantao; iii) Utilizao, bem como a identificao dos principais fatores relacionados ao sucesso da implementao de sistemas os quais foram confrontados com os resultados do estudo de caso na empresa X. a) Deciso e Seleo Na atividade de adoo, a empresa decide sobre a implementao de um Sistema ERP como soluo tecnolgica e de gesto e seleciona qual o pacote ir adquirir, com base em XXII Encontro Nacional de Engenharia de Produo Curitiba PR, 23 a 25 de outubro de 2002
ENEGEP 2002 ABEPRO 4 uma srie de requisitos previamente definidos. Sobre a deciso, WOOD JR E CALDAS (1999:12) apresentam um conjunto de fatores substantivos, polticos e institucionais que levam implementao do ERP. Quanto seleo, LIMA (2000:4) apresenta trs classes de critrios que devem ser consideradas no processo de seleo do sistema: funcionais (compatibilidade de processos de negcio entre o sistema e a organizao), tcnicos (alinhamento das caractersticas tecnolgicas do sistema com as diretrizes de TI da organizao) e mercadolgicas (aspectos comerciais relativos ao fornecedor e seus produtos). Ao final desta etapa, so tomadas decises imprescindveis para a implantao, tais como a contratao ou no de uma consultoria externa, a definio do escopo e da estratgia da implantao e a escolha da equipe do projeto. Os fatores que se relacionam com a implementao bem sucedida, colhidos na literatura, so apresentados no Quadro 1.
DECISO E SELEO REFERNCIAS Comprometimento da alta direo com o processo desde o incio. Bancroft et al (apud Souza e Zwicker, 2000a:38,47) Alinhamento entre o software, a cultura e os objetivos da empresa. Lima et al (2000:6) Conhecimento e comunicao para todos os nveis dos benefcios possveis e potenciais dificuldades dos sistemas ERP. Bancroft et al (apud Souza e Zwicker, 2000a:38,47) Envolvimento dos usurios desde o princpio e obteno de seu comprometimento com a alternativa selecionada. Bancroft et al (apud Souza e Zwicker, 2000a:38,47) Escolha do sistema mais adequado s peculiaridades da organizao. Lozinsky (1986:27) Aceitao das limitaes naturais do produto . Lozinsky (1986:27) Escolha de um lder de projeto que possua habilidades de negociao e gerenciamento de projetos e experincia em realizao de mudanas organizacionais. Bancroft et al (apud Souza e Zwicker, 2000a:38,47) Formao da equipe com conhecimentos sobre o sistema e processos de negcio da empresa. Taurion (apud Mendes e Escrivo Filho, 2000:4) Misses claras e definidas. Bergamaschi e Reinhard (2000:9) Presena de consultoria externa. Bergamaschi e Reinhard (2000:9) Previso dos impactos (estrutura, operao, estratgia e cultura). Stamford (2000:4) Quadro 1 - Fatores de sucesso da etapa de deciso e seleo
Analisando os resultados da pesquisa na empresa X, identificou-se que o processo de deciso pela utilizao do sistema ERP ocorreu de forma um pouco diferente do encontrado na reviso da literatura. O diretor financeiro e o gerente de informtica tiveram a percepo da presena de parte dos fatores substantivos descritos por WOOD JR E CALDAS (1999:12), mas o principal fator responsvel pela deciso foi institucional. O processo de seleo no seguiu uma metodologia nem houve ajuda externa. O processo foi conduzido pelo diretor financeiro com auxlio do gerente de informtica, sem a participao de nenhum outro gerente ou funcionrio, ao contrrio do que sugere LOZINSKY (1996:38), quando indica a criao de um comit de decisores e a participao dos funcionrios quando da apreciao de cada mdulo do sistema. Ainda com relao ao processo de seleo em si, foram detectados alguns critrios definidos pela Empresa X, mesmo esta s tendo analisado a fundo um sistema ERP.
b) Implantao Aps selecionado o SI, entra a fase do gerenciamento da sua implantao, etapa considerada a mais crtica do processo. nesta etapa que o Sistema efetivamente colocado em funcionamento e onde pode ocorrer a maior parte dos problemas. Conforme BUCKHOUT et al., (1999:31) as dificuldades com o ERP tm origem em duas questes: a empresa no fez as escolhas estratgicas necessrias para configurar os sistemas e processos e o processo de implementao escapa ao controle da empresa. Para fazer as XXII Encontro Nacional de Engenharia de Produo Curitiba PR, 23 a 25 de outubro de 2002
ENEGEP 2002 ABEPRO 5 escolhas estratgicas, preciso conhecer bastante os processos de negcio e, para que o processo no escape ao controle, o foco deve estar nos objetivos empresariais e no somente no software. Um dos pontos cruciais na etapa de implantao diz respeito s decises quanto a adequao dos processos de negcio embutidos no ERP aos processos da empresa. Segundo SOUZA e ZWICKER (2000a), as alternativas existentes so: ajustar o sistema empresa, a empresa ao sistema ou uma combinao de ambas efetuando um ajuste parcial e fazendo uso de controles paralelos. O fundamental na implantao, como atestam MENDES E ESCRIVO FILHO (2000), a compreenso clara de que a natureza da implementao de um sistema ERP em uma organizao antes de ser tecnolgica, consiste em um profundo processo de mudana organizacional, o qual provoca impactos no modelo de gesto, na arquitetura e nos processos de negcio. Os fatores considerados mais crticos para o sucesso da implantao podem ser observados no Quadro 2.
IMPLANTAO REFERNCIAS Intensa participao e comprometimento da alta direo devido ao porte e complexidade das mudanas e dos conflitos. Souza e Zwicker (2000a:46)
Definio clara das responsabilidades dos gerentes de negcio. Wagle (apud Souza e Zwicker, 2000a:46) Anlise dos processos atuais e a possibilidade de modific-los. Stamford (2000:4) Processos de tomada de deciso para eliminao das discrepncias entre os processos de negcio imbutidos no sistema e os da empresa e sua comunicao para todos os envolvidos. Souza e Zwicker (2000a:46)
Comprometimento com a mudana. Bancroft et al (apud Souza e Zwicker, 2000a:38,47) Usurios capazes e envolvidos. Bergamaschi e Reinhard (2000:9) Encarar a implantao como um processo de mudana organizacional e no como um projeto de implantao de um SI. Mendes e Escrivo Filho, 2000:6)
Quadro 2 - Fatores de sucesso da etapa de implantao
Com relao ao estudo de caso, verificou-se na Empresa X que a maior parte dos problemas detectados ocorreu na etapa de implantao do sistema. Entre eles, podem ser citados a mudana da estratgia de implantao, o tempo gasto alm do planejado e a resistncia dos usurios. A mudana da estratgia de implantao parece ter sido provocada pela no observao de uma exigncia prpria da estratgia faseada (step by step), referente construo de interfaces entre o sistema ERP e os legados. Isto parece ter acontecido por falta de experincia da equipe de implantao, conforme confirmado pelo fornecedor. Como no foram construdas interfaces, no havia condies da empresa passar a utilizar o sistema ERP em definitivo se reas que executam o mesmo processo de negcio, uma dependendo da outra para completar as atividades, passariam um determinado perodo utilizando sistemas diferentes. Este problema foi detectado pela equipe durante a implantao dos mdulos de compras e estoque/custos, a partir de questionamentos como: todas as compras seriam realizadas diretamente no sistema ERP, mas como o estoque iria refletir a realidade se as vendas no estavam sendo feitas pelo sistema e no havia interfaces com os sistemas legados? Para corrigir este problema, tratou-se de mudar a estratgia para "big-bang", na qual, segundo HYPOLITO E PAMPLONA (2000:18) os mdulos do escopo so implantados simultaneamente e no h a necessidade da construo de interfaces. XXII Encontro Nacional de Engenharia de Produo Curitiba PR, 23 a 25 de outubro de 2002
ENEGEP 2002 ABEPRO 6 Outro problema encontrado foi a resistncia dos usurios que, para o diretor financeiro da Empresa X, foi o principal problema da implantao. Esta constatao est de acordo com o resultado de pesquisa realizada por MENDES E ESCRIVO FILHO (2000:12) segundo a qual a resistncia foi a dificuldade mais citada pelas empresas de mdio porte. Sobre a causa da resistncia dos usurios, o diretor financeiro sugeriu como razes para o problema a falta de cultura tecnolgica da empresa, acomodao, medo e falta de envolvimento. Apesar de no ter sido citado, a falta de uma pessoa da diretoria na equipe do projeto pode ter contribudo para o aumento da resistncia dos usurios, pois nem sempre esta gerada por problemas ligados essencialmente tecnologia, mas em muitos casos o problema decorre da ausncia de liderana, o que impede a colocao em prtica de uma mudana eficaz (ALBERTIN, 1996; HAMMER, 1999; CAJARAVILLE, 2001).
c) Utilizao Na etapa de utilizao, o sistema passa a fazer parte do dia-a-dia das operaes, a rotinizao do sistema. Isto no significa que todas as suas possibilidades de uso foram reconhecidas e estejam corretamente equacionadas. Este conhecimento s se estabelece aps certo tempo de uso continuado da tecnologia, atravs de idias que surgem durante o processo de utilizao. Portanto, a etapa de utilizao realimenta a etapa de implementao, com novas possibilidades e necessidades e que podem ser resolvidas atravs de novos mdulos, pela parametrizao ou pela customizao. O Quadro 3 d a dimenso dos fatores que colaboram para uma implementao exitosa, conforme a literatura pesquisada.
UTILIZAO REFERNCIAS Apoio da alta administrao. Bergamaschi e Reinhard (2000:9) Gerenciamento e atualizao das verses do sistema. Souza e Zwicker (2000a:46) Manter o foco e esforos na obteno dos resultados. Deloitte (apud Souza e Zwicker, 2000a:49) Deixar o sistema ter vida somente quando a empresa tiver os dados auditados e os usurios treinados, ao invs de forar uma data. Payne (apud Appleton, 1997:50-53)
Mudana de processos. Bergamaschi e Reinhard (2000:9) Esforo contnuo atravs de reciclagem no treinamento e comprometimento dos usurios. Corra (apud Mendes e Escrivo filho, 2000:4) Quadro 3 - Fatores de sucesso na etapa de utilizao
Na anlise do caso em tela, quanto aos resultados obtidos, grande parte dos benefcios esperados no incio do projeto foram alcanados. Na realidade, dos benefcios verificados junto aos usurios do sistema ERP, apenas dois no foram sentidos: i) a reduo de custos com informtica; e ii) a padronizao e simplificao dos processos administrativos. No tocante aos custos, como os gastos com TI para manter os sistemas existentes anteriormente eram muito baixos, diferentemente do que ocorre com grandes empresas, a implementao do sistema ERP trouxe um considervel aumento nos valores investidos tanto para a implantao como para manuteno do sistema. J em relao a padronizao e simplificao dos processos, pode-se dizer que este benefcio no foi em parte sentido. Isto porque muitos usurios afirmam que a utilizao do sistema tornou algumas tarefas que antes eram realizadas rapidamente um pouco mais demoradas, devido s exigncias do sistema como campos que precisam ser impreterivelmente preenchidos e telas complementares necessrias para a realizao de algumas operaes. Um ltimo aspecto quanto aos resultados refere-se mudana de processos. A avaliao feita atualmente pelo fornecedor do sistema que no houve nenhuma mudana significativa em termos de processos de negcio, ou seja, no foi feita reengenharia. Na realidade, os sistemas antigos foram substitudos por um novo sistema que integra todas as XXII Encontro Nacional de Engenharia de Produo Curitiba PR, 23 a 25 de outubro de 2002
ENEGEP 2002 ABEPRO 7 reas da empresa. Questionados sobre a situao da Empresa X, os diretores afirmaram que j foi iniciado um trabalho de consultoria que analisar os processos de negcio da empresa para que possam obter os benefcios de mudana de processos trazidos pela implementao do ERP.
5. CONCLUSES Cada vez mais empresas de mdio porte tm buscado implementar sistemas ERP como forma de manterem-se competitivas e profissionalizarem a gesto de seus negcios. No entanto, o processo de implementao destes sistemas bastante complexo, por tratar- se antes de tudo de uma mudana organizacional. O presente trabalho procurou, a partir do estudo de caso de uma empresa de mdio porte, analisar os fatores capazes de influenciar os resultados do processo de implementao de um sistema de informao, especificamente o ERP. Dado que a abordagem exploratria, no se pretendeu esgotar a temtica, mas sim avanar o conhecimento. As principais concluses do estudo so apresentadas: * Dentre os fatores que dificultaram o processo, foram verificados: a resistncia dos funcionrios; a falta de comunicao sobre os possveis problemas que ocorreriam durante o processo; a falta de um membro da alta administrao na equipe de coordenao do projeto; a pouca experincia dos fornecedores do sistema no processo de implantao. * No que diz respeito aos fatores para que os benefcios da utilizao do sistema ERP fossem sentidos, foi decisivo o envolvimento do diretor financeiro em momentos de decises crticas (ocorridas durante o processo), mesmo ele no fazendo parte da equipe de coordenao. Estes momentos foram a seleo do sistema, a eliminao de discrepncias entre processos do sistema e empresa, mudanas na estratgia de implantao, entre outras. * Quanto aos benefcios, os mesmos foram constatados pelas pessoas entrevistadas, apesar do pouco tempo de utilizao no sistema. No entanto, a maior parte das mudanas deveu-se a substituio de um ambiente de sistemas de informao fragmentado para um ambiente integrado. Muitos outros benefcios ainda podero ser sentidos a medida em que for realizada uma reengenharia dos processos de negcio da empresa, atividade que deveria ter sido realizada no momento da implantao. Em relao s diferenas encontradas neste trabalho em relao s empresas de grande porte, pode-se concluir que parte dos problemas devido baixa capacidade ou sensibilidade para o investimento em tecnologia, o que impacta, por exemplo, os seguintes aspectos do processo de implementao: Qualidade: Impossibilidade de contratao de consultoria externa, o que pode comprometer o processo de seleo e gera dependncia da metodologia do fornecedor. Tecnologia: Incapacidade de investir em computadores e softwares, inclusive gerenciador de banco de dados de grande porte que sustentem o crescimento escalvel da empresa. Portanto, a fim de que mdias empresas que planejam adotar sistemas e tecnologias da mesma natureza tenham mais sucesso na implementao, algumas recomendaes so propostas: Fazer um levantamento detalhado dos processos da empresa e buscar fazer uma reengenharia com a participao de todos, antes de implantar o sistema. Independente da metodologia utilizada na implantao do sistema, incluir pelo menos um membro da diretoria na equipe do projeto que entenda o trabalho como prioritrio para a empresa. Definir um lder de equipe que possua experincia em implantao de ERP ou, no mnimo, em gesto de mudanas. Analisar com bastante cautela as decises sobre escopo e estratgia de implantao, procurando discutir entre a equipe os riscos e vantagens de cada uma delas. XXII Encontro Nacional de Engenharia de Produo Curitiba PR, 23 a 25 de outubro de 2002
ENEGEP 2002 ABEPRO 8 Desta forma, espera-se que as empresas mdias e pequenas possam usufruir as vantagens obtidas com a implantao de ERP, pelo mapeamento dos fatores que levam ao xito na implementao de SI, possam adotar estratgias voltadas para maximizar os benefcios e neutralizar possveis efeitos no desejados.
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