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HALLAZGOS DE AUDITORA:
I. COMPRAS Y TRANSPORTACIN

De los siguientes hallazgos determina las sugerencias que a tu juicio como Auditor Interno,
debes hacer del conocimiento al rea auditada y de la Alta Gerencia:

HALLAZGO u OBSERVACIN o DESVIACIN encontrados en la Auditora aplicada |
SUGERENCIAy/oRECOMENDACIN |

1. ESTANDARIZACIN DE PARTES.La empresa es susceptible de optimizar sus esfuerzos al
estandarizar algunas partes electrnicas necesarias para produccin. Ello puede reducir o
abatir costos en compras, eliminar duplicidad en esfuerzos de control sobre partes y mejorar la
calidad.La empresa ha estandarizado partes en la divisin de equipo pesado, pero no ha
procurado estandarizar partes en la divisin de computadoras. | |
2. REQUISICIONES DE SURTIMIENTO PERMANENTE ARCHIVADAS EN PEDIDOSEl departamento
de compras tiene archivado como requisicin ya surtida un gran nmero de requisiciones de
surtimiento permanente, ocasionando as retraso para atender las demandas de produccin y
la consecuente falta de entrega oportuna a clientes.Un muestreo sobre las requisiciones de un
mes, indic que los retrasos fueron causados por el exceso de tiempo que transcurre entre la
recepcin de la requisicin y el fincamiento de la orden de compra al proveedor. | |
3. UNA SOLA FUENTE DE ABASTECIMEINTOSe han estado efectuando compras a un solo
proveedor, sin que exista una convincente justificacin; en adicin, no se ha procurado la
competencia entre proveedores con el nimo de abatir costos y lograr mejores
condiciones para la empresa.Como consecuencia se han estado pagando precios muy altos en
algunas compras. | |
4. COMPRA DE ARTCULOS CON EXCESO DE CALIDADEs necesario reforzar el control en
especificaciones de algunos artculos, para evitar que stos sean comprados con una calidad
muy superior a la requerida.En una prueba efectuada a partes compradas para componentes
de una mquina, se encontr que stas tienen una vida probable de 20 aos, siendo que la
mquina en su conjunto, no rebasa los 5 aos.Al sustituir las partes de gran duracin por otras
acordes a la vida probable de la mquina, fueron obtenidos ahorros considerables. | |
5. RESPONSABILIDAD POR CAMBIO EN LAS RDENES DE COMPRAIndebidamente fueron
efectuados pagos por cambios a las especificaciones de algunas rdenes de compra, ya que las
especificaciones originales fueron proporcionadas por el proveedor y, segn l, se apegan a los
diseos de la empresa.Un anlisis ulterior y una revisin a los cambios en las rdenes de
compra, permiti fincar responsabilidades al proveedor, por aquellos costos adicionales en
que tuvo que incurrir la empresa para subsanar el problema. | |
6. NECESIDAD DE MONITOREAR COSTOS DE CONTRATISTASFueron pagados precios excesivos a
contratistas por administracin, debido a un insuficiente monitoreo sobre los conceptos y
costos cobrados a la empresa.El rea responsable de monitorear a los contratistas, aplic el
criterio de supervisin al contrato por administracin, como si fuera igual a un contrato sobre
precio fijo. | |

HALLAZGOS DE
AUDITORA:
II. RECEPCIN, INVENTARIOS Y DESPRDICIOS

De los siguientes hallazgos determina las sugerencias que a tu juicio como Auditor Interno,
debes hacer del conocimiento al rea auditada y de la Alta Gerencia:

HALLAZGO u OBSERVACIN o DESVIACIN encontrados en la Auditora aplicada |
SUGERENCIAy/oRECOMENDACIN |

1. ENFOQUE DE MUESTREO POCO EFECTIVO.En las pruebas de inspeccin de control de calidad
al material que es recibido, l rea de recepcin muestrea, a su juicio, el 30% de las partidas
recibidas. El auditor interno recomend la aplicacin de muestreo estadstico, el cual vendr a
reducir el costo de la funcin de recepcin, debido a qiue se reduce el nmero de muestras
requeridas; en adicin, los inspectores estarn en posibilidades de llegar a conclusiones ms
confiables, debido a que la seleccin ser ms representativa de las partidas a ser
inspeccionadas. | |
2. RETRASOS EN EL MANEJO DE PARTES DEFECTUOSASSe aprecian retrasos en el manejo de
partes defectuosas al revisar el rea de recepcin; esta situacin a su vez, ha causado cadas en
los procesos productivos.El auditor interno encontr que las partidas reportadas como
cuestionables durante su revisin , han permanecido almacenadas durante largos meses, sin
que se tome ninguna accin sobre el particular; adicionalmente, no se han establecido
prioridades para solucionar los problemas causados por las partidas defectuosas en los
procesos productivos.Como consecuencia de lo anterior, se han afectado considerablemente
los departamentos de produccin, as
como los usuarios de estas partidas. | |
3. INCREMENTO DE EFICIENCIA EN LAS OPERACIONES DE ALMACENESLa empresa cuenta con
tres almacenes de materiales, dos de ellos cuentan con almacenistas y el tercero opera sobre
la base de auto-servicio (despacho de artculos como en carrito de autoservicio).Las prdidas
por sustracciones y retiros no reportados en el tercer almacn fueron aproximadamente de $
18 millones durante el periodo revisado.En virtud que las existencias en los tres almacenes son
similares, se recomend que los tres almacenes operen sobre la base de auto-servicio,
estimndose ahorros netos al ao por $ 30 millones. | |
4. RETRASOS OCASIONADOS POR CAMBIOS EN LOS MATERIALESImportantes partidas en
inventarios cayeron en la obsolescencia, debido a cambios en los requerimientos de
materiales; ello a causa de una falta de coordinacin y comunicacin entre el departamento de
almacenes y el de compras; ms an, otras partidas no fueron adquiridas oportunamente,
ocasionando retrasos en las reas productivas. | |
5. CONTROL DE PUNTOS DE REORDENLa revisin a los procedimientos aplicados para
determinar los niveles de inventarios mnimos y mximos-, indic que la empresa ha
calculado adecuadamente sus puntos de reorden, al fijarlos en un nivel del 70% del inventario
disponible; sin embargo, el auditor interno, encontr que se pueden lograr sustanciales
ahorros si el punto de reorden se fija en el 50% sobre el nivel de existencias. | |
6. EXCESO DE AJUSTES A LKOS INVENTARIOS FSICOSLos ajustes a los registros
contables de inventarios, durante el presenta ao, fueron de $ 112.5 millones por faltantes en
inventarios fsicos; estos ajustes representan un incremento del 20% a los efectuados en aos
anteriores.Una revisin sobre el particular, report que las causas de esta situacin fueron los
siguientes: * Errores de captura con el uso de un nuevo sistema de cmputo * Corte
inadecuado de formas en los inventarios fsicos * Ineficientes procedimientos de
almacenamiento de partidas importantes. Los ajustes fueron hechos sin un anlisis confiable
de las causas que los originaron, ni se soportaron convincentemente la aplicacin de la
procedencia o no, de dichos ajustes. | |
7. DISPOSICIN FRAUDULENTA DE DESPERDICIOSUn anlisis de los ingresos provenientes de
las ventas de desperdicios y mercancas daadas, indic que la planta en Saltillo, Coah., ha
experimentado un decremento de $ 75 millones en comparacin a los ingresos por el mismo
concepto, obtenidos durante el ao anterior.Esta situacin demostr una falta de control
sobre estos activos, en virtud de que la fuente que los gener fue la misma, durante los dos
aos comparados. Con apoyo de personal de seguridad, el auditor interno revis, sobre base
de pruebas selectivas, los vehculos que abandonaban la planta, encontrando que en la zona
de equipaje de los automviles eran sustrados estos materiales. | |

HALLAZGOS DE AUDITORA:
III. PRODUCCIN Y MANTENIMIENTO

De los siguientes hallazgos determina las sugerencias que a tu juicio como Auditor Interno,
debes hacer del
conocimiento al rea auditada y de la Alta Gerencia:

HALLAZGO u OBSERVACIN o DESVIACIN encontrados en la Auditora aplicada |
SUGERENCIAy/oRECOMENDACIN |

1. VARIACIPN INJUSTIFICADA EN TOLERANCIASEl auditor interno, encontr diferencias en las
tolerancias usadas en la manufactura de un componente de maquinaria agrcola.La planta de
Monterrey, N.L., ha estado aplicando una tolerancia de 3/8 de pulgada, contra la planta de
Quertaro, Qro., que est usando una tolerancia de 5/16 de pulgada.El auditor interno
recomend el uso de tolerancias que sean consistentes; en virtud de que la tolerancia de 3/8
de pulgada es aceptable bajo los estndares de la empresa, pueden ser obtenidos ahorros de $
93.75 millones al ao. | |
2. ENCUBRIMIENTO DECOSTOS EN EXCESOLa revisin a los cargos al costo de produccin por
concepto de mano de obra en la produccin, indic que hubo transferencias sin soporte entre
diferentes reas productivas, a fin de evitar se identificaran excesos de costo de mano de obra,
en algunas de ellas.Las transferencias fueron hechas antes de concluir con las denes de
produccin y la explicacin fue: para corregir errores anteriores, sin embargo, no existe
evidencia en los registros contables, de que haya habido errores anteriores; por contra, las
transferencias fueron usadas por los supervisores de produccin, para encubrir la falta de
eficiencia del personal, en algunas labores. | |
3. RETRASO EN ENTREGA DE PARTES DE SERVICIO A CLIENTESEl auditor interno encontr que
la coordinacin entre las reas de ventas,
produccin y mantenimiento, coadyuvar a incrementar las ventas. Durante el ao se
presentaron cancelaciones de ventas, a causa de retraso en las entregas de partes de repuesto
esenciales para los clientes; las fechas de entrega prometidas por los vendedores, no fueron
cumplidas, debido a una falta de comunicacin en la priorizacin de necesidades, expectativas
de produccin poco realistas y retrasos en mantenimiento. | |
4. FALLAS EN LOS ESTNDARES DE MANTENIMIENTO DE LA MAQUINARIA Y EQUIPO DE
PRODUCCINLa empresa ha estado desarrollando su programa de mantenimiento, con base
en las horas de uso. Algunas partes fueron reemplazadas con base a tiempo de uso, en vez de
analizar sus condiciones fsicas para prevenir cadas de los equipos. El auditor interno
recomend que sean hechos estudios para determinar las necesidades de mantenimiento de
cada equipo. Una vez que se dio efecto a la recomendacin del auditor interno, se concluy
que el 25% de los equipos, recibieron mantenimiento innecesario. | |
5. EQUIPO OCIOSO POR DEFECTOS NO REPORTADOSEn una inspeccin fsica a la flotilla de 700
vehculos, el auditor interno encontr, que algunos estn sin uso, por no estar en buenas
condiciones de operacin; bsicamente porque no han sido reportadas sus fallas.Como
resultado, los vehculos en estas condiciones no han sido usados en largos periodos de tiempo,
por no haber sido considerados dentro del programa de mantenimiento o reparacin. | |
6. EXCESIVO RETRASO EN LA CONCLUSIN DE REPARACIONESUna prueba a un nmero
representativo
de rdenes de mantenimiento, indic que el 34% de ellas no han sido cumplidas en tiempo.
Ello ha ocasionado paros en los procesos productivos y en el consecuente retraso en las
entregas a clientes. Un anlisis a las rdenes con retraso, inform que se debe optimizar el
programa de mantenimiento, con la necesidad de que sea oportuno el abasto de materiales y
partes de repuesto. | |
7. INSUFICIENTE ANLISIS DE COSTOS EXCEDIDOSUna revisin a los excesos de costos, indic
que son requeridos anlisis adicionales, para determinar las causas y tomar acciones
oportunas.En algunos casos, los excesos fueron ocasionados por: * rdenes de trabajo de
emergencia * salarios superiores a los autorizados al personal de mantenimiento * materiales
no utilizados que no fueron devueltos a los almacenes para su correspondiente acreditamiento
en las rdenes a las que fueron cargados. | |

HALLAZGOS DE AUDITORA:
IV. CONTROL DE CALIDAD, INGENIERA Y DESARROLLO

De los siguientes hallazgos determina las sugerencias que a tu juicio como Auditor Interno,
debes hacer del conocimiento al rea auditada y de la Alta Gerencia:

HALLAZGO u OBSERVACIN o DESVIACIN encontrados en la Auditora aplicada |
SUGERENCIAy/oRECOMENDACIN |

1. MUESTREO EXCESIVOUna revisin al plan de muestreo estadstico usado para comprobar la
calidad de los instrumentos hechos en la planta, indic que era excesivo el nmero de
muestras a examinar.Los planes de muestreo, no estn actualizados, de manera que reflejen
las mejoras hechas a las tcnicas de produccin;
adems, los tamaos de las muestras fueron creciendo en proporcin al tamao de la
poblacin a muestrear. Por ejemplo: en una prueba de control de calidad, fueron examinadas
2,000 muestras cuando con 500 era suficiente; en adicin, es inconsistente el mtodo usado
por cada planta, para determinar su propio tamao de muestras, ocasionando que haya
universos que se sometan a muestreo hasta en tres ocasiones, en tanto que hay otros que no
son considerados en lo absoluto. | |
2. CORRECCIN DE DEFECTOSEl anlisis de causas de defectos en las pruebas de calidad ha
sido insuficiente.Como consecuencia, los defectos encontrados en cinco muestras, no fueron
corregidos, permitindose que el proceso productivo continuara hacia las siguientes etapas,
sin hacer ninguna correccin. Como resultado de las recomendaciones del auditor interno, fue
hecho un estudio de las causas de los defectos; adems fue encontrado que era necesaria una
coordinacin adicional entre los departamentos de control de calidad y de produccin, as
como llevar a cabo mejoras en los diseos de ingeniera. | |
3. DEFICIENCIAS EN DISEOS DE INGENIERAUna revisin a las rdenes de cambio de
manufactura e instalacin de nuevo equipo de produccin, indic que el contratista haba
cobrado conceptos adicionales, con motivo de imprevistos, causados por deficiencias en
diseo de ingeniera.Una orden de cambio por $ 70.5 millones tena la explicacin:
requerimiento imprevisto.La revisin al archivo de correspondencia, inform que los excesos
en costos, haban sido originados por
fallas en diseo de ingeniera, no corregidas oportunamente. | |
4. UTILIZACIN DE PERSONAL DE DESARROLLOEs indispensable planear el uso del personal de
desarrollo, cuando existen condiciones de fluctuacin de cargas de trabajo. Durante el mes de
Febrero, se cayeron las ventas a gobierno, por concepto de servicios de investigacin y
desarrollo, ocasionado personal ocioso mientras eran conseguidos nuevos contratos.Durante
la planeacin debe ser considerada la necesaria coordinacin entre el personal existente de
desarrollo y las expectativas actuales y futuras de trabajo. | |
5. CARGOS ERRNEOS A PROYECTOS DE DESARROLLOFueron cargados costos de personal de
desarrollo a algunos proyectos que contaban con presupuesto disponible, en lugar de afectar a
los sealados proyectos con cargas de trabajo realmente incurridas.Los directores de
proyectos han justificado este procedimiento, en virtud de la similitud de objetivos de algunos
proyectos. En una revisin a los costos de algunos proyectos seleccionados, se encontr que
fueron cargados $ 202.5 millones, a un proyecto de naturaleza diferente a su objetivo; anlisis
ulteriores, demostraron que estos cargos indebidos, eran para cubrir otros proyectos que se
haban excedido en presupuesto. Como resultado, se detect que el procedimiento aplicado,
era una forma de cubrir gastos no autorizados en determinados proyectos, mientras que en
otros, el trabajo de desarrollo disminua al habrsele agotado los recursos financieros. | |

HALLAZGOS DE AUDITORA:
V. FACILIDADES (FACILITY
SERVICES)

De los siguientes hallazgos determina las sugerencias que a tu juicio como Auditor Interno,
debes hacer del conocimiento al rea auditada y de la Alta Gerencia:

HALLAZGO u OBSERVACIN o DESVIACIN encontrados en la Auditora aplicada |
SUGERENCIAy/oRECOMENDACIN |

1. EQUIPO NUEVO SIN USOAl efectuar una revisin a las cuentas de activo fijo, el auditor
interno se percat que haba equipo recin comprado y sin ser usado. De su observacin se
desprende la necesidad de practicar inventarios fsicos peridicos al activo fijo y, mantener
registros unitarios o tarjetas individuales por cada equipo. | |
2. EQUIPO COMPRADO EN VEZ DE SER ARRENDADOLa empresa ha continuado con la prctica
de arrendar equipo en vez de comprarlo, al hacer uso de la opcin de compra
correspondiente. Pudieron haber sido compradas las tres fotocopiadoras y la procesadora de
palabra actualmente rentadas, con un ahorro neto anual de $ 67.5 millones, en adicin al
beneficio fiscal correspondiente. | |
3. EXCESO DE AUTOMVILES Fue determinado que los automviles adquiridos para
funcionarios de la planta en Puebla, Pue. Equipo de Transporte-, no han sido utilizados por
largos periodo de tiempo.Con base en un estudio de kilometraje y necesidades del personal
costo/beneficio-, fue recomendada la transferencia de tres automviles a la planta de Tlaxcala,
Tla. Y la venta de un cuarto vehculo, por considerarlo no necesario. | |
4. EQUIPO OBSOLETOLa empresa no ha tomado medidas respecto a equipo obsoleto en
funcin a las necesidades
actuales de produccin. Una investigacin sobre el particular, determin que habran sido
obtenidos ahorros de $ 562.5 millones al ao, en costos de fabricacin, al reducir personal y
reas o espacios de trabajo, si se contara con equipo moderno. Con base en este estudio fue
recomendado por el auditor interno, el cambio del equipo y que fueran reforzados los
procedimientos de revisin de equipo, para detectar oportunamente el momento en que entra
en obsolescencia. | |
5. EQUIPO SUSCEPTIBLE DE MALOS MANEJOSLos continuos faltantes de inventarios de equipo
audiovisual, indica la necesidad de incrementar su control y seguridad, para prevenir
inadecuados manejos.Los auditores internos recomendaron que este equipo fuera
resguardado en lugar seguro y que fueran reforzados los controles mediante slidos
procedimientos de operacin. | |
6. REPARACIN DE DEFECTOS EN EQUIPOS BAJO GARANTAEl auditor interno detect que seis
componentes de equipo electrnico, fueron reparados por el departamento de
mantenimiento, no obstante que se encontraban en garanta del proveedor.Las rdenes de
reparacin no han sido cruzadas contra las plizas de garanta, antes de ser autorizadas, lo que
ha generado costos innecesarios por reparacin de equipo. | |

HALLAZGOS DE AUDITORA:
VI. MERCADOTECNIA

De los siguientes hallazgos determina las sugerencias que a tu juicio como Auditor Interno,
debes hacer del conocimiento al rea auditada y de la Alta Gerencia:

HALLAZGO u OBSERVACIN o DESVIACIN encontrados en la Auditora aplicada |
SUGERENCIAy/oRECOMENDACIN |

1. OFICINAS IMPRODUCTIVAS DE VENTASUna revisin a las oficinas de ventas de la empresa,
determin que tres de ellas, estaban incurriendo en importantes prdidas de operacin,
debido a que sus clientes ms importantes haban cambiado de giro o se haban reubicado en
otras partes de la Repblica Mexicana; adems estas oficinas no contaban con nuevos
prospectos de clientes.El auditor interno recomend que la oficina central de ventas
monitoree con mayor frecuencia sus sucursales forneas y, que determine si deben continuar
o ser cerradas. | |
2. RETRASO EN EL ARCHIVO DE PEDIDOS DE CLIENTESUn muestreo a los pedidos de clientes,
por los ltimos tres meses, indic que existe un sustancial retraso en el archivo de estos
documentos, dando como consecuencia cancelaciones de pedidos e inclusive prdida
permanente de algunos clientes.Los retrasos fueron causados por el exceso de tiempo
requerido para el proceso administrativo interno de tales pedidos, as como por el exceso de
optimismo en las fechas de entrega prometidas a los clientes. | |
3. PRODUCTOS DEFECTUOSOS La empresa no ha corregido defectos en la manufactura de
algunos productos, dando como consecuencia un gran volumen de devoluciones y costos de
reparacin, por estar garantizados.Fue encontrado que el rea de ventas, no inform
oportunamente al rea de produccin, sobre la naturaleza y alcance de los defectos; en
adicin, las reas de produccin e ingeniera industrial, no analizaron los defectos con
oportunidad, a efecto de determinar las causas a tomar
acciones correctivas. | |
4. INVESTIGACIN INCORRECTA DE DEMANDA DE PRODUCTOUn anlisis a los resultados de la
investigacin de mercado en campo, indic que las muestras tomadas no fueron
representativas de los compradores potenciales de nuestra oferta. Como consecuencia, la
informacin obtenida respecto a la demanda del producto, careci de validez para las
decisiones de la empresa. | |
5. PRECIOS BAJOSFue dada la autorizacin a la fuerza de ventas, para fijar precios sin ninguna
limitacin por parte de las oficinas centrales; como resultado fueron establecidos precios
demasiado bajos en algunos productos.El auditor interno recomend que la oficina central de
ventas establezca control sobre el establecimiento de precios, o bien fije parmetros que
sirvan de base u orientacin a la fuerza de ventas, para llegar a precios razonables. | |
6. INEFICIENTE CONTROL DE CRDITOEl auditor interno detect que han sido efectuadas
ventas en exceso, al amparo de otorgamiento de crditos poco controlados y que pueden
ocasionar cuentas incobrables, con la consecuente disminucin de la rentabilidad de las
ventas.Por otro lado, hubo indebidas restricciones de crdito a otros clientes, debido a
aparentes retrasos en pagos, a causa que stos fueron registrados extemporneamente por el
departamento de crdito y cobranzas.El auditor interno, recomend contar con estadsticas de
crdito de cada cliente, para constituir una fuerte base de datos, para el establecimiento de
lneas de crdito que permitan el mximo de rentabilidad en la operacin. |