Telfono:

El telfono es el medio de comunicacin ms usado en el hotel, tanto para comunicacin

interna como externa. Los hoteles generalmente trabajan con centrales, que tienen anexos
en las habitaciones y en las principales reas del hotel. Sus funciones especficas: tomar
mensajes para los huspedes o personal del hotel, hacer vales de las llamadas
telefnicas, e inclusive hacer labores de despertador.
En la comunicacin telefnica es muy importante el tono de voz, la vocalizacin y la
rapidez en la atencin.
Se recomienda coger lpiz y papel cada vez que suene el telfono, para no hacer esperar,
tomar los mensajes completo y dejar hablar hasta que el interlocutor termine su mensaje.
MATERIALES Y EQUIPO DE TRABAJO
De la buena distribucin de los muebles y equipos en la Recepcin, depende que sus
empleados realicen un trabajo rpido y eficiente.
Reservas:
1. Hoja de Control de Reservas: es un formato en papel cuadriculado con 31 columnas,
una para cada da del mes, y renglones segn habitaciones del hotel, en el que se van
anotando las reservas recibidas, y sirve para evitar sobreventas.
2. Formatos: de toma de reserva, de modificacin, cancelacin y confirmacin de reservas.
Recepcin:
Computadora: para llenar los slips o tirillas, para hacer tipeos, para hacer Listas de pasajeros.
P.O.S o mquina para imprimir vouchers de tarjeta de crdito
Intercomunicador o radio: para comunicarse con otras secciones del hotel. Algunos hoteles
pueden utilizar telfono.
Rack
Rack Numrico:
Dispositivo manual que sirve para ver el estado de las habitaciones. Tiene un casillero
donde se coloca la llave de la habitacin, por lo tanto, tambin sirve para saber que
clientes estn dentro y fuera del hotel. Con este rack se utilizan los slips, tirillas o tarjetas
de colores.
Slips: cartulinas de colores, que indican el estado de las habitaciones.
Ocupada: van datos como n habitacin, nombre, fecha in / out
Vaca: no se escribe nada, o se coloca cartulina blanca
Sucia: se coloca cartulina amarilla
Reserva: se coloca cartulina verde
Bloqueada: se coloca cartulina azul
Guest History Rack o Cardex:
Relacin histrica de clientes, que recoge informacin sobre los mismos, para una mejor
identificacin y atencin.
5. Libro de entradas y salidas reales: donde se anotan fecha, hora de llegada o salida, n y
tipo de habitacin, n paxs, nombres y apellidos.
6. Libro de Pendientes o Libro de Ocurrencias: para anotar todos los pendientes.
Telfono:
Central Telefnica: que antiguamente era con cordones, posteriormente con los avances
tecnolgicos, es mucho ms pequea, con pantalla, donde se pueden ver los casilleros con nmeros
de anexos, incluso puede reportar los vales. Con la central telefnica pueden controlarse todas las
llamadas, con la hora exacta en la que fue realizada esta. Algunas sirven para despertar
automticamente a los huspedes.
Fax: medio de comunicacin muy usado por los clientes para enviar o recibir correspondencia.
Hoja de despertar
Vales
Mensajes
EQUIPO Y MATERIAL
12.1.Equipo
15 Ordenadores P 486 o superiores
Impresoras de chorro de tinta o lser
1 Telefax
4 Calculadoras con impresora
Centralita de telfonos con, al menos, 3 extensiones y sus correspondientes telfonos
1 Tarificador
1 Contador de pasos telefnicos (telefax)
1 Equipo de msica ambiental
1 Equipo de megafona
2 Buscapersonas 5
12.2 Herramientas y utillaje
Fichero
Planning de reservas mural
Tabln de cotizacin de moneda extranjera
Pizarra o tabln de anuncios
Ficheros para disquetes de informtica
Se dispondr de los materiales necesarios para que, en aquellas prcticas que as lo
requieran, permitan su realizacin de forma simultnea
12.3 Material de Consumo
Material de oficina (Folios, bolgrafos, lpices, gomas de borrar, etc.)
Reglas de plstico de 30 cm.
Fichas de polica para espaoles
Fichas de polica para extranjeros
Libro-registro de viajeros (Libro de Polica)
Talonarios de Hojas de Reserva u hojas sueltas para prcticas
Hojas de Libro de Reservas
Fichas de diferentes colores (blanco, verde, amarillo y rojo) en forma de T, para los
racks individuales.
Tirillas de diversos colores (blanco, verde, amarillo o rojo), de unos 30 x 2 cm.
adecuadas para el planning de reservas.
Talonarios de facturas de hotel u hojas de facturas modelo oficial sueltas
Para prcticas.
Talonarios de Cambio de habitacin
Tarjetas de cardex
Hojas del Libro de Recepcin (Entradas y Salidas)
Hojas de Estadillo de Previsin
Talonarios de memorndums
Talonarios de parte de averas
Talonarios de pedidos a Economato
Hojas de Estadsticas oficiales
Hoja de Reclamaciones (fotocopias)
Impresos de mensajes y avisos
Hojas del Diario de Produccin (Mano corriente)
Hojas de Arqueo de Caja
Sobres de caja fuerte
Talonarios Impreso compra moneda extranjera
Propaganda del establecimiento
Varios folletos tursticos
Callejero de la localidad.
Plano de ciudad
Guas horarios de medios de transporte.
Gua de restaurantes
Mapas de carreteras.
Libro de control de botones
Gua de hoteles
Varias Guas de ocio, espectculos, exposiciones, ferias, etc.
Libro de incidencias
Listado de huspedes que no pernoctan
Libro de giros
Libro de correspondencia
Hoja servicio de despertador
Juegos de papel y sobres
Impreso de telegramas 6
Prensa
Hojas de liquidacin diaria de telfonos.
Listado de extensiones telefnicas de cada departamento.
Varios casetes, compact-disc de msica actualizada.
Varias cintas de video (pelculas, reportajes, etc).
Archivadores de sobremesa para varias subcarpetas, de tamao DINA4, para
reservas, contratos, cartas, etc
Archivadores de facturas tipo gaveta con separadores
Y en general se dispondr de los materiales en cantidad suficiente para la correcta
realizacin de las prcticas del curso