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Verfahrensdokumentation

&
revisionssichere Archivierung




Rechtsfragen


Dr. Ulrich Kampffmeyer




P R O J E C T C O N S U L T
Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH








Hamburg 2001
Verfahrensdokumentation &
revisisionssichere Archivierung

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff/KGH/JP
Thema: Verfahrensdokumention Topic: Status: Fertig
Datei: Verfahrensdokumentation_Kampff
meyer_20020205.doc
Datum: 05.02.2001 Version: 2.0
PROJECT CONSULT GmbH 2001 Seite 2 von 12
Verfahrensdokumentation & revisionssichere Archivierung
Von Dr. Ulrich Kampffmeyer
Geschftsfhrer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH
Managing Partner der PROJECT CONSULT International Ltd.
Mitglied des Executive Committee und des Board of Directors der AIIM Europe
Mitglied des DLM-Monitoring Committee der Europischen Kommission,

Inhalt
Einleitung
Bundesfinanzministerium legt GDPdU vor
Regelungen des HGB und der GoBS
Bestandteile einer Verfahrensdokumentation
Auch fr kleine Lsungen ist Verfahrensdokumentation notwendig
Das bergeordnete Ziel: Europa
Einleitung
Manche halten die rechtlichen Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung
fr ein Hindernis bei der Einfhrung von elektronischen Dokumenten-Management-
und Archivsystemen. Dabei sind Verfahrensdokumentationen selbstverstndlich:
auch fr die Papierablage von kaufmnnischen Belegen, die unter das
Handelsgesetzbuch (HGB) und die Allgemeine Abgabenordnung (AO) fallen, ist eine
Verfahrensdokumentation erforderlich. Genau betrachtet erweisen sich die
deutschen Regelungen als uerst ntzlich fr die Qualitt der DMS- und
Archivsystem-Produkte und damit fr die Sicherheit von Daten und Dokumenten in
diesen Systemen. Nicht zuletzt beruht der Erfolg deutscher Archivierungssoftware im
internationalen Markt auf den hohen Qualitts- und Sicherheitsmastben in
Deutschland. Deutsche Anbieter wie z. B. A.I.S., CEYONIQ, GFT Solutions, iXOS,
Saperion oder SER Systems weisen im Gegensatz zu zahlreichen auslndischen
Produkten die erforderlichen Sicherheitsmerkmale auf. Internationale Anbieter wie z.
B. FileNET oder IBM gengen auf Grund ihrer langen Ttigkeit im deutschen Markt
auch diesen Ansprchen. Die rechtlichen Anforderungen geben auerdem dem
Anwender und dem Hersteller einen Rahmen vor, der die optimale Einfhrung und
einen verllichen Betrieb ermglicht. Dieser Mastab gilt leider in Deutschland nur
fr Dokumente, die dem HGB bzw. konkret den Grundstzen ordnungsgemer DV-
gesttzter Buchfhrungssysteme (GoBS) unterliegen.
Bundesfinanzministerium legt GDPdU vor
Bisher galten berwiegend immer noch veraltete gesetzliche Regelungen, die zum
Teil aus dem vorherigen Jahrhundert stammen. Beispiele hierfr sind die
Zivilprozeordnung (ZPO) und das Brgerliche Gesetzbuch (BGB). In diesen
Gesetzen wird immer noch von einem Dokument in Papierform als rechtlich
anzuerkennendes Original ausgegangen. Eine aus einem elektronischen System
reproduzierte Kopie trgt natrlich nicht die Originalunterschrift und hat in der Regel
auch noch keine Farbwiedergabe. In einem Prozess unterliegt ein solches Dokument
Verfahrensdokumentation &
revisisionssichere Archivierung

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff/KGH/JP
Thema: Verfahrensdokumention Topic: Status: Fertig
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Datum: 05.02.2001 Version: 2.0
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bei der Beweisanerkennung als Objekt des Augenscheins der freien richterlichen
Zulassungsentscheidung.
Die Zeiten haben sich gendert: besonders durch die Internettechnologie entstehen
immer mehr Dokumente mit Vertrags- oder kaufmnnischem Charakter ohne
Papierform und ohne manuelle Unterschrift. Durch das Signaturgesetz (SigG im
Rahmen des IUKdG) wurden die Grundlagen fr elektronisch unterzeichnete und
rechtskrftige Dokumente lngst geschaffen. Das Verfahren ist jedoch aufwendig,
erfordert autorisierte Zertifizierungsstellen und hat sich auch aus Kostengrnden
noch nicht durchgesetzt. Auch ist noch damit zu rechnen, da Vernderungen und
Anpassungen durch die europische Gesetzgebung erforderlich werden. Zur
Anpassung des BGB gab es bereits mehrere Initiativen von unterschiedlichen
Ministerien. Ziel ist es, von der Schriftform zur Textform zu gelangen und damit
auch nur als Datei vorliegende Dokumente einzubeziehen. Inzwischen haben die
Gerichte selbst begonnen wie z. B. in Hamburg auch elektronisch zu arbeiten.
Antrge und Schreiben von Anwlten werden digital akzeptiert und gesamte
Verfahren workflowbasiert in den Behrden abgearbeitet. Dies verringert natrlich
auch fr den Beweisfhrenden das Risiko, da seine aus digitalen Systemen
reproduzierten Dokumente nicht anerkannt werden. Zumindest dann, wenn der
gesamte Entstehungs-, Speicherungs- und Reproduktionsproze nachvollziehbar
dokumentiert ist und Verflschungen ausgeschlossen werden knnen, ist das
Prozerisiko inzwischen sehr klein geworden. Auch hier kann gegebenenfalls
zuknftig eine Verfahrensdokumentation die Beweiskraft von digitalen Dokumenten
absichern.
Durch den Entwurf der GDPdU, Grundstze zum Datenzugriff und zur Prfung
digitaler Unterlagen, vom 6.10.2000, wird die elektronische Archivierung zur Pflicht.
Alle elektronischen Archiv- und Dokumentenmanagementsysteme, in denen
Informationen gespeichert sind, die dem Handelsrecht und dem Steuerrecht
unterliegen, mssen zuknftig elektronisch entstandene oder empfange Daten auch
elektronisch archivieren. Die GDPdU rumt den Prfern damit weitgehende Rechte
ein, die auch die Bereitstellung lesbarer Datentrger zur Auswertung im Amt
einschlieen. Die Verwendung des COM Computer-Output on Microfilm-Verfahrens
ist nicht mehr ausreichend fr die revisionssichere Archivierung digitaler Daten und
Dokumente.
Der Entwurf ist eine Folge des Gesetzes zur elektronischen Signatur (SigG), deren
verstrkte Nutzung gefrdert werden soll, sowie des Steuersenkungsgesetzes
(StSenkG), das mehr Transparenz erfordert. Es verstrkt auerdem das
Einsatzgebiet hinsichtlich der expliziten Einbeziehung von elektronischen Archiv- und
Dokumentenmanagementsystemen. Das Recht der Prfung nach HGB 146 und
147 bestand schon immer, jedoch wird nun mit klaren Worten beschrieben, da ein
datenbankgesttzter Zugriff fr die Behrden mglich ist. Die GDPdU verweist
ausdrcklich auf die GoBS, in der die Regeln fr die Erstellung und Pflege von
Verfahrensdokumentationen geregelt sind.
Regelungen des HGB und der GoBS
Die Funktionsweise, geordnete Ablage, Sicherung, Verfgbarmachung und der
Betrieb von solchen Systemen sind in einer Verfahrensdokumentation niederzulegen.
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Fr die Archivierung von Dokumenten entsprechend HGB und GoBS gibt es
eindeutige und nachvollziehbare - und damit auch berprfbare - Regeln.
Handelsgesetzbuch
Grundstzliche Anforderungen an die Ablage von kaufmnnischen Dokumenten
Ordnungsmigkeit
Vollstndigkeit
Sicherheit des Gesamtverfahrens
Schutz vor Vernderung und Verflschung
Sicherung vor Verlust
Nutzung nur durch Berechtigte
Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
Dokumentation des Verfahrens
Nachvollziehbarkeit
Prfbarkeit
In den beiden Werken Grundstze der elektronischen Archivierung und
Grundstze der Verfahrensdokumentation sind alle wichtigen Themen zur
revisisonssicheren elektronischen Archivierung behandelt. Besonders das jngst als
Code of Practice 2 beim VOI Verband optische Informationssysteme e. V.
erschienene Werk der Autoren dieses Artikels gibt eine umfassende Beschreibung
zur Erstellung von Verfahrensdokumentationen (K.-G. Henstorf, U. Kampffmeyer, J.
Prochnow, Grundstze der Verfahrensdokumentation nach GoBS, VOI-Eigenverlag,
Darmstadt 1999, ISBN 3-93-2898-04-4).
Bestandteile einer Verfahrensdokumentation
Die GoBS schreibt nicht die Form und den Umfang der Verfahrensdokumentation
fest. Sie regelt lediglich, welcher Inhalt vorhanden sein mu (BStBl. 1995 I S. 738ff).
Die Ausfhrungen in Bezug auf Buchhaltungssysteme sind auf die speziellen
Eigenschaften eines Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystems
anzupassen.
Zur Vereinfachung der Erstellung und zur kontinuierlichen Pflege der
Verfahrensdokumentation sollte diese derart gestaltet werden, da vernderliche und
individuelle Teile in Anhnge ausgegliedert werden. Dies erleichtert die notwendige
Fortschreibung des Dokuments, da so nur die Anlagen ergnzt werden mssen,
grundstzliche Bestandteile jedoch unverndert bleiben knnen.
Das Dokument kann hierbei in drei Bereiche untergliedert werden:
a) die eigentliche Verfahrensbeschreibung,
b) die Testdokumentation mit Abnahmevereinbarung sowie
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c) gegebenenfalls eine Bescheinigung der Ordnungsmigkeit des Verfahrens
durch einen unabhngigen Dritten.
Copyright PROJECTCONSULT GmbH 1999
Verzeichnis fr Versionierung
Verfahrensbeschreibung
Anhnge mit vernderlichen Teilen
Verzeichnis der Anhnge
Arbeits-
anweisung
Vertrge
Wartung
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Referenzen
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Abbildung 1 Aufbau einer Verfahrensdokumentation
Textteile, die keinem nderungsdienst unterliegen, sollten in die eigentliche
Verfahrensdokumentation aufgenommen werden. Aus dieser knnen grere
Anhnge und Anlagen referenziert werden. Es empfiehlt sich ein Gesamtverzeichnis
aller Bestandteile anzulegen, in dem auch die Versionierung und Fortschreibung
vermerkt wird. In die Anhnge gehren auch Aufstellungen, die einer Vernderung
und Fortschreibung unterliegen knnen. Anlagen sind vorhandene, in sich
geschlossene Dokumentionen wie Handbcher, Produktdatenbltter, Vertrge etc.,
die als Ganzes oder als Teilbereich entsprechend referenziert werden. Auch fr die
Dokumentation der durchgefhrten Tests und Abnahmen empfiehlt es sich, diese als
Anhang oder Anlage zu fhren.
Wichtig ist, da eine Verfahrensdokumentation nicht einmalig erstellt wird und dann
in der Ecke verstaubt. Die Verfahrensdokumentation ist entsprechend der
nderungen am System fortzuschreiben. Nur dann kann sie ihrem eigentlichen
Zweck, der berpprfbarkeit, die Nachvollziehbarkeit und die Regelung der Arbeit
mit der Lsung gerecht werden.
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Auch fr kleine Lsungen ist Verfahrensdokumentation notwendig
Die Interpretation der GoBS macht deutlich, da jede Dokumenten-Management-
und Archivlsung, in der kaufmnnisch relevante Dokumente gespeichert werden,
eine Verfahrensdokumentation bentigt (GoBS Tz. 2a und Tz. 6). Groe
Dokumenten-Management- und Archivlsungen knnen sehr komplex werden,
besonders dann, wenn zahlreiche andere Anwendungssoftware-Komponenten
integriert sind. Dementsprechend aufwendig ist in diesem Fall auch die
Verfahrensdokumentation.
Wie geht man hiermit nun bei kleineren Lsungen um, die einen solchen Aufwand
nicht rechtfertigen? Bei einer Prfung eines solchen kleineren Systems ist hufig
bereits der Prfer selbst berfordert. Hier klafft eine deutliche Bildungslcke bei
Prfenden und steuerberatenden Berufen. Im Zweifelsfall stehen Prfer und
Anwender fragend vor dem Computer und berlegen, was eigentlich htte
dokumentiert werden mssen.
Die GoBS sagt aus, da eine Verfahrensdokumentation fr alle Systeme, die
kaufmnnische Daten und Dokumente speichern - auch fr kleine Systeme, bis zum
Einzelplatz hinunter - erforderlich ist. Es ist eindeutig, da das Herstellerhandbuch
nur ein Teil der Dokumentation sein kann, da der Hersteller nicht wissen kann,
welche Daten und Dokumente gespeichert werden und wie der Anwender mit dem
System umgeht. Allein aus diesem Grund gibt es keine Zertifizierung von Produkten
auch dann nicht, wenn Anbieter mit Gutachten aufwarten. Es zhlt immer die
Form der Nutzung beim Betreiber.
Die Chance fr den kleineren Anwender liegt nur darin, anhand der Checkliste zu
prfen, welche Teile fr ihn relevant sind und welche bereits in schriftlicher Form
vorliegen. Hier sind eine Reihe von Minimalanforderungen zu erfllen, z. B.
Datensicherheit wer darf auf das System zugreifen und knnte durch Lschen von
Indizes Dokumente verschwinden lassen, wie heien die Dokumente eigentlich,
die gespeichert werden, welchen Klassen sind sie zugeordnet? Ist die Indizierung so
eindeutig, da jedes Dokument und zwar genau das gesuchte wiedergefunden
wird? Wie erfolgt die Datensicherheit, kann nichts verloren gehen und lt sich der
Daten- und Dokumentenbestand wiederherstellen? Wie wird sichergestellt, da die
Daten und Dokumente vollstndig erfat sind? Wie wird die Verfgbarkeit der
Software und der Datenspeicher sichergestellt?
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Checkliste
Bestandteile einer Verfahrensdokumentation fr DMS- und Archivsysteme zur
Speicherung kaufmnnischer Daten und Dokumente
Allgemeine Beschreibung des Einsatzgebietes
Einsatzgebiet der Lsung (z. B. Installationsort des Systems, Beschreibung des
Aufgabenfeldes des betroffenen Bereiches etc.)
Beschreibung der allgemeinen Organisation (z. B. Aufbauorganisation,
Organigramm des Betreibers, Ablauforganisation, Anwendungsfeld der Lsung
etc.)
Beschreibung der Lsung
Beschreibung der sachlogischen Lsung (z. B. Beschreibung der zu
archivierenden Dokumente und Daten einschlielich deren Rechtscharakter,
Vorgehensweise bei der Behandlung der Dokumente vor der Verarbeitung,
Erluterung des internen Kontrollsystems in Zusammenhang mit der
sachlogischen Lsung, Ordnung der Dokumente)
Programmtechnischer Ablauf der Lsung
Identitt der Beschreibungen mit dem eingesetzten Programm
Systembeschreibung
Netzinfrastruktur (z. B. Konfigurationsdaten des Netzes, Systemauslegung,
Systemkonfiguration)
Spezielle Hardwarekomponenten (z. B. optische Speichermedien, Laufwerke,
Jukeboxen, Scanner, Server, Clients, Drucker)
Standard-Softwarekomponenten (z. B. Betriebssystemumgebung,
Standardmodule der Anwendung, Version, Zusammenwirken mit anderer
Software)
Individuelle Programmteile der Lsung (z. B. Version, eingebundene
Softwareprodukte, Funktionalitt, Parametrisierungsmglichkeiten)
Beschreibung des Internen Kontrollsystem (IKS)
Internes Kontrollsystem (z. B. Zugangskontrollmechanismen, Login-Mechanismen,
Definition der Benutzerprofile, maschinelle Kontrollen, Benutzerverwaltung mit
Zustndigkeiten und Verantwortungsbereichen, Beschreibung der
archivierungsrelevanten Arbeitsablufe, Beschreibung der Protokollierung von
nderungen, des logischen Lschens, etc.)
Datensicherheit (z. B. Datensicherungskonzept, Recovery-Verfahren)
Daten- und Zugriffsschutz (z. B. Protokollierung von nderungen der
Benutzerdaten durch die Benutzerverwaltung, Vergabe von unterschiedlichen
Zugriffsrechten)
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Datenintegritt (z. B. verlustfreie Restart- und Recoveryverfahren, eindeutige
Zuordnung von Indizes zu Dokumenten
Beschreibung der relevanten Prozesse
Scannen (z. B. vollstndiger Ablauf des Scanvorgangs, Qualittssicherung,
Erstellung von Journalen, Aussonderung von im Original aufzubewahrenden
Dokumenten)
Erfassung von originr digitalen Dokumenten (z. B. Ablauf des
Erfassungsverfahrens, Charakter der zu erfassenden Dokumente,
Aufbewahrungfristen)
Transport im System (Beschreibung des Datenflusses, der Vorbeugung gegen
Datenverlust, Konsistenzsicherung)
Indizierung und Datenbank (Konfiguration der Datenbank, vollstndiger Ablauf des
Indizierungsprozesses, Zugriffssicherungsverfahren)
Archivierung (vollstndiger Ablauf des Archivierungsprozesses, Formate und
Verfahren der Speicherung von Dokumenten, Standards)
Visualisierung und Reproduktion (Mglichkeiten der Reproduktion einschlielich
deren Formate und Qualitt, Qualittsmastab)
Protokollierung (z. B. Login und Nutzungsjournale, Auswertung, Archivierung und
Retrieval der Journale)
Sonstige Bestandteile und Anlagen
Verzeichnis der gltigen technischen Dokumentationen, Handbcher etc.
Betriebsvoraussetzungen (z. B. Pflege, Wartung, Medien- und Datensicherung)
Betreiberdokumentationen (z. B. Betriebskonzept)
Anbieterdokumentationen (z. B. Systemdesign, Dokumentation der eingesetzten
Tools wie Recovery, Restart, etc.)
Vertragsrelevante Dokumentationen (z. B. Wartungsvertrag, Abnahmeerklrung)
Arbeitsanweisungen (z. B. Wartung, Scanvorgang mit Vor- und Nachbereitung,
ndern und Lschen von Indizes, Fehlerbehandlung, Notfallmanahmen)
Migration (z. B. Migrationsfhigkeit des Systems, Migration der Datenbank)
Aktuell eingestellte Parameter, Benutzerberechtigungen und Dokumentenklassen
mit Aufbewahrungsregeln und Aufbewahrungsfristen
Test- und Abnahmeprotokolle
Viele dieser Fragen mssen bereits bei der Auswahl des Systems beantwortet
werden, um eine geeignete Lsung zu finden. Ein anderer Teil der Informationen ist
bereits vorhanden. Er versteckt sich nur in der herkmmlichen Ablagestruktur, in
den papiergebundenen Ablageprozessen oder in einem Aktenplan. Auch die
bisherige Papierablage mu nachprfbar, korrekt, sicher und vollstndig sein.
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Ein Anwender hat es immer dann etwas leichter, wenn der Anbieter eine
Musterverfahrensdokumentation weitgehend gefllt und mit definierten
Testszenarien ausgestattet bereits besitzt. Bei greren Lsungen helfen auch
unabhngige Berater oder der Systemintegrator weiter. Die Verantwortung bleibt in
jedem Fall jedoch beim Betreiber des Systems. Eine Verfahrensdokumentation mu
keinen Aktenordner fllen. Sie mu aber aktuell sein und ein gesichertes,
nachvollziehbares Arbeiten ermglichen. Letztlich testet ein Prfer nicht die Technik,
sondern, wie mit dem System gearbeitet wird, ob alle Dokumente auffindbar sind und
ob alles geordnet vonstatten geht.
Das bergeordnete Ziel: Europa
Der VOI hat durch seine beiden Codes of Practice Grundstze der elektronischen
Archivierung und Grundstze der Verfahrensdokumentation nach GoBS zumindest
fr Deutschland eine eindeutige Melatte geschaffen. Vergleichbare Codes
existieren auch in England. Ein europischer Code befindet sich derzeit in der
Entwicklung. Diese Codes of Best Practice haben jedoch nicht den detaillierten und
konkreten Anspruch der deutschen Codes of Practice, die eine unmittelbare
Untersttzung fr Anbieter und Anwender bieten.
Die Prfbarkeit von Archivsystemen ist ein Desiderat, da durch die ISO-Norm 9000
selbst nicht abgedeckt werden kann. Die ISO 9000 stellt keinen Qualittsmastab
dar, sondern kann hchstens das Verfahren, das zu einer Zertifizierung fhren
knnte, festlegen. In diesem Umfeld sind derzeit die Arbeitsgemeinschaft fr
wirtschaftliche Verwaltung e. V. (AWV) sowie der Verband Organisation und
Information e. V. (VOI) zusammen mit dem TV Rheinland aktiv. Durch den TVIT
wurde inzwischen ein Zertifizierungsverfahren etabliert, das auf der PK-DML, den
Prfkriterien fr Dokumentenmanagementlsungen, basiert. Nach diesen Kriterien
wurden bereits die ersten Archiv- und Dokumentenmanagement-Lsungen
zertifiziert. Eine solche Zertifizierung in einem Audit-Prozess mu regelmig
wiederholt werden, da nicht nur das System sondern der gesamte Betrieb der
Lsung den gesetzlichen Regelungen entsprechen mu.
Eine einheitliche europische Regelung fr Prfkriterien und Zertifzierungsverfahren
steht jedoch noch aus. Zwar hat das DLM-Forum der Europischen Kommission eine
Leitlinie fr den Umgang mit elektronischen Dokumenten herausgegeben, jedoch ist
diese noch nicht als Mastab geeignet. Dokumente entstehen zunehmend
elektronisch und der Bedarf an Dokumenten-Management und Archivierung steigt
stndig, nicht zuletzt durch E-Commerce, digitale Signatur etc. Es wre daher
empfehlenswert, wenn ohne Beschrnkungen auf nationale Gegebenheiten hier
endlich fr Rechtssicherheit und Prfbarkeit von Systemlsungen gesorgt wrde. Der
internationale Dachverband der Dokumenten-Management-Branche, die Association
for Information and Image Management International, AIIM, Europe, hat sich
inzwischen dieses Themas angenommen.





Anschrift des Autors
PROJECT CONSULT GmbH, Bro Hamburg
Oderfelder Str. 17
D-20149 Hamburg
Tel.: 040 / 460 762 20
Fax: 040 / 460 762 29
E-Mail: Presse@PROJECT-CONSULT.com
Web: www.PROJECT-CONSULT.com

Autorenrecht
PROJECT CONSULT GmbH 2001
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Autor vorab zu genehmigen.
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einzureichen.
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Profile der Autoren
Dr. Ulrich Kampffmeyer, Jahrgang 1952, ist Geschftsfhrer der
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, eine der
fhrenden produkt- und herstellerneutralen Beratungsgesellschaften
fr Dokumenten-Management, elektronische Archivierung,
Broautomation, Groupware, Intranet und Workflow in Deutschland.
Er ist Grnder und Managing Partner der PROJECT CONSULT
International Ltd., London.
Er entwickelte das Systemdesign fr mehrere Dokumenten-
Management-Produkte und beriet zahlreiche Anwender, Hersteller
und Systemhuser bei der Planung, Organisation und
Implementierung solcher Systeme. Zu den von ihm betreuten
Anwendern gehren namhafte deutsche und internationale
Organisationen, Konzerngruppen und Unternehmen.
Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongreleiter, Referent und
Moderator zu Themen des Dokumenten-Management-Umfeldes.
Seine Vortragsaktivitten erstrecken sich auf Veranstaltungen wie z.B. AIIM, AWV, datakontext, dc,
DMS, DLM-Forum, Documation, EUROFORUM, IMC, IIR EDOK, IIR Interflow, Online, VOI etc. Er
gehrt zu den wenigen deutschen Beratern und Analysten, die auch international anerkannt sind, wie
zahlreiche Moderations-, Keynote- und Vortragseinladungen aus dem Ausland zeigen. Seine Keynote-
Vortrge Document Management as IT-Infrastructure (1995), The Future of Document
Management (1997), Paradigm Shifts in Document Management (1998), The Electronic
Documents Management Market in Europe: Technologies and Solutions (1999), Market Transitions:
DRT Document Related Technologies (1999) und Dokumenten-Management im Wandel und wo
bleibt der Mensch? (1999) gelten als richtungsweisende Beitrge fr die gesamte DRT-Branche.
Dr. Kampffmeyer ist einer der Direktoren der AIIM Europe, Association for Information and Image
Management International. Als Mitglied des Executive Committee und Vice Chair des Board of
Directors der AIIM gilt er als eine der fhrenden Persnlichkeiten der Branche in Europa. Fr seine
erfolgreiche Ttigkeit im Dokumenten-Management-Umfeld wurden ihm vom IMC 1992 der Award of
Excellence, 1994 der Award Fellow of IMC und 1997 der Award of Merit, sowie von der AIIM
International 1999 der Award Fellow of AIIM und 2000 die Auszeichnung Master of Information
Technology verliehen. Er ist Mitglied des Beirat der europischen Ausgabe der der AIIM-Zeitschrift
e-doc.
Als langjhriger Vorsitzender des VOI Verband Optische Informationssysteme e.V. (1991-1998)
verfgt er ber detaillierte Marktkenntnisse in den Bereichen Dokumenten-Management, Workflow,
Groupware, elektronische Archivierung, Intranet, digitale Signatur, Knowledge Management und
digitale optische Speicher. Er gilt nach Einschtzung der Zeitscvhrift Computerwoche als der Mentor
der DRT-Branche in Deutschland.
Als Autor fr Zeitschriften wie Info21, DoQ, Document World, e-doc, Office Management, Bit,
Document Manager, Computerwoche, Markt & Technik, Information Week, Password,
ComputerZeitung, Management Berater, INFOdoc und zahlreiche andere deutsche und internationale
Publikationen hat er in den vergangenen Jahren ber 230 Beitrge zu Themen des Dokumenten-
Managements verffentlicht. Er ist Autor regelmiger Kolumnen in Fachzeitschriften, Herausgeber
des PROJECT CONSULT Newsletter und zahlreiche seiner Publikationen werden auf WebSites
referenziert.
Er ist Autor des Buches Grundlagen und Zukunft des Dokumenten-Managements sowie Ko-Autor
der deutschen Codes of Practice Grundstze der elektronischen Archivierung und Grundstze der
Verfahrensdokumentation nach GoBS.
Dr. Kampffmeyer engagiert sich in Standardisierungsgremien wie der AIIM Association for Information
and Image Management International, WfMC Workflow Management Coalition, DMA Document
Management Alliance, ODMA Open Document Management API und anderen
Standardisierungsgremien. Er ist Mitglied des DLM Forums der Europischen Kommission und
Mitarbeiter an den europischen Codes of Practice und Rechtsgrundlagen zum Einsatz von
Dokumentenmanagement-Technologien.

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PROJECT CONSULT GmbH 2001 Seite 12 von 12
Karl-Georg Henstorf
SBS Siemens-Business-Services GmbH & CoOHG, Hannover,
Jahrgang 1967, Berater fr Dokumenten-Management- und Archivsysteme bei SBS. Ko-Author des
Code of Practice Grundstze der Verfahrensdokumentation nach GoBS

Jan Prochnow
GOS Gesellschaft fr Organisation und Systemberatung mbH, Hamburg
Jahrgang 1964, Leiter des Bereichs Office-Management bei der GOS. Studium der BWL mit
Schwerpunkt EDV in Hamburg. Seit 1994 ist Jan Prochnow fr die GOS in Hamburg, einer der
fhrenden Systemintegratoren im Bereich Archiv-, Workflow- und E-Mail Systeme, ttig. Jan
Prochnow befat sich heute vorrangig mit der Beratung und Konzepterstellung fr DMS-Lsungen.
Ko-Author des Code of Practice Grundstze der Verfahrensdokumentation nach GoBS