Mdulo 1.

La vida de un proyecto
Explicacin del mdulo

En este mdulo conocers a fondo los conceptos de la administracin de
proyectos, as como los procesos y estrategias que ste conlleva para
ejecutar y controlar de manera congruente el proyecto.
Los proyectos se dividen en fases que permiten organizar eficientemente
los recursos de inicio a fin, pasando por el ciclo de planificacin, ejecucin
y control antes de llegar al cierre. Casi todos los proyectos son diferentes,
sin embargo, las fases de cualquier proyecto contemplan etapas tcnicas
y econmico-financieras para lograr sus objetivos.
Cada fase es clave, as como los recursos, tiempos, etc., son elementos
imprescindibles para la realizacin del proyecto. Aprenders la
importancia de cmo administrarlos para llevar a trmino satisfactorio un
proyecto.
A lo largo del tiempo, los proyectos han tenido que planearse y ejecutarse bajo cierta organizacin, en donde todos los
involucrados trabajan en conjunto y bajo un mismo fin. Tales proyectos se han podido llevar a cabo debido a que se ha
utilizado adecuadamente el recurso humano y las herramientas o maquinaria necesaria para lograr el objetivo que hay
en comn.
Como prueba de esto basta dar como ejemplo las grandes pirmides que construyeron nuestros antepasados en Egipto
y Mxico; no exista la tecnologa que existe actualmente; sin embargo, esto no fue un obstculo para finalizar sus obras
mediante una adecuada planeacin y coordinacin del proyecto.
As como estos ejemplos hay infinidad de casos que nos dan un panorama ms completo de cmo se fueron
desarrollando los conceptos modernos y sistemticos de la administracin de proyectos, as como sus mtodos y
herramientas.
Por tanto, en este tema conocers los conceptos bsicos de la administracin de proyectos, as como las herramientas y
conocimientos que debe tener un director de proyectos, y los alcances y procesos de gestin de tiempos que se deben
contemplar para obtener un resultado deseado.
Explicacin del tema 1
Administracin y valuacin de proyectos
Tema 1. Conceptos de la administracin de proyectos
1.1 Concepto de administracin

La administracin de proyectos, segn Lled y Rivarola (2007), es la aplicacin de
conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades necesarias para
alcanzar los objetivos del proyecto; es decir, es una serie de actividades que sirven para
dar estructura y control al equipo de trabajo destinado a ejecutar el proyecto.
La administracin general es fcilmente confundida con la administracin de proyectos
debido a las similitudes que tienen entre s; sin embargo, se basan en supuestos diferentes.
La administracin general est pensada como un sistema de gestin de una organizacin
con duracin extensa y desconocida, mientras que la administracin de proyectos se
orienta directamente a objetivos especficos y de carcter finito que una vez cumplidos
logran la finalizacin de su proceso.
Cabe mencionar que los dos tipos de administracin se alimentan de la planificacin,
organizacin, recursos (materiales y humanos), ejecucin y control de los planes para
llegar al objetivo deseado. Hoy en da, las tcnicas de administracin de proyectos son
consideradas como la forma ms eficiente para gestionar proyectos, aun cuando haya
restricciones de recursos, tiempo o costos; siendo un fundamento necesario para asegurar
la administracin exitosa de los proyectos.
1.2 Ciclo de vida del proyecto y sus etapas
El ciclo de vida de un proyecto funciona de manera sistmica, es decir, se relacionan las entradas con la transformacin
de suministros y la entrega de productos o servicios. Dicho ciclo se refiere a distintas fases o etapas de las que consta un
proyecto, las cuales en conjunto se les denomina ciclo de vida de un proyecto. Figura 1.1.

Figura 1.1 Ciclo de vida de un proyecto.
Lled y Rivarola (2007) sealan que en general los proyectos se dividen en distintas fases con el objeto de hacer ms
eficiente la administracin y el control. Por medio de estas etapas se llega a un resultado ptimo, controlando y
administrando eficientemente el dinero y el tiempo estimado en la planeacin.
Las fases de un proyecto se consideran completas cuando se finaliza con los entregables, los cuales son bienes o
servicios claramente definidos y verificables que se realizan durante el proyecto o que se generan como resultado. Es
importante mencionar que cada proyecto es distinto y aunque la mayora comprende cuatro o cinco fases, algunos
pueden variar dependiendo del tamao del proyecto.
A continuacin se presenta el ciclo de vida caracterstico de un proyecto, el cual te ayudar a tener una idea ms clara
de cmo funcionan las distintas fases en l. Sin embargo, hay que sealar que cada proyecto es diferente y su ciclo
puede diferir del presentado en el grfico.

Figura 1.2 Ciclo de vida del proyecto.
Imagen obtenida de Lled, P y Rivarola, G. (2007). Gestin de proyectos.
Cmo dirigir proyectos exitosos, coordinar los recursos humanos y administrar los riesgos.
Argentina: Pearson Education. Slo para fines acadmicos.
1.3 Habilidades del director de proyectos
El xito de todo proyecto depende del buen trabajo que realice el equipo de gente que est a cargo, el cual es
coordinado por un lder de grupo denominado director de proyecto.
El director de proyecto es el responsable de que la gente involucrada trabaje de una manera adecuada para obtener el
resultado deseado; tiene la autoridad y responsabilidad necesaria para administrar el proyecto, liderar al equipo para
alcanzar los objetivos deseados y lograr una efectiva, clara y completa comunicacin. Adems, es el responsable de
motivar e influenciar a su gente para trabajar en equipo y que desempeen sus actividades laborales satisfactoriamente.
Las habilidades generales de un director de proyectos estn estrechamente relacionadas con la administracin de
empresas y de personal, contabilidad, marketing, ventas, investigacin, desarrollo, produccin, liderazgo, planificacin
estratgica, etc.
Uno de los momentos ms importantes en las etapas del proyecto es la fase inicial, ya que es cuando el director del
proyecto debe tener mayor influencia en el costo, tiempo de realizacin, calidad y alcance del proyecto.
Un director de proyecto tiene varios desafos que enfrentar a la hora de estar a la cabeza de la administracin; sin
embargo, el ms comn es lograr la resolucin de problemas que se puedan suscitar al contraponerse los intereses de
los clientes e inversores.
1.4 Planificacin - alcance del proyecto
La planificacin de un proyecto se refiere a asegurar que un proyecto incluya todo el trabajo requerido para terminar el
proyecto exitosamente; es decir, de qu tan bien hecho est el plan de trabajo depender cumplir ms fcilmente con el
objetivo del proyecto. A mejor planms fcil ser cumplir con el objetivo final (Lled y Rivarola, 2007).
Entre mejor est hecha la planificacin, mejor ser el resultado del proyecto. Para esto hay que tomar en cuenta que las
variables que deber incluir un plan de proyecto por escrito son las siguientes:
Definicin del problema.
Objetivo y misin del proyecto.
Necesidades del cliente (producto o servicio deseado).
Alcance del proyecto (justificacin, descripcin y entregables).
Estructura de la divisin del trabajo.
Agendas y cronogramas.
Recursos (personas, equipo, materiales, servicios).
Anlisis de riesgo.
Sistemas de control.
Adems, hay que mencionar que una exitosa planificacin debera responder a las siguientes preguntas:
a. Qu hay que hacer?
b. Cmo hay que hacerlo?
c. Quin y cundo lo va a hacer?
d. Cunto costar?
Estas variables y preguntas definirn con claridad el problema que se quiere resolver y a qu resultado se quiere llegar,
para con ello hacer participar en la elaboracin del plan a los responsables del proyecto y dividirlo en menores tareas
que estimen la duracin, costo y recursos de cada una.
Habr que prestar especial atencin en anticipar riesgos e inconvenientes que pudieran presentarse y elaborar un plan B
para imprevistos.
En este tema aprendiste que un proyecto es temporal, espacial, tiene objetivos, fases, ciclos de vida,
beneficiarios y condiciones que se deben cumplir para lograr un resultado ptimo. Adems, que es importante
planificarlo aplicando los conocimientos, habilidades y herramientas necesarias para cumplir con los requisitos
particulares del proyecto.
Conociste las cualidades y habilidades de un director de proyectos, quien es el que comprende rpidamente el
problema, logra implementar soluciones adecuadas, toma decisiones en el momento correcto y se planifica
permanentemente.
Es fundamental que el director del proyecto asegure que su personal comprenda su responsabilidad y cumpla
con las normas de desempeo, esto mediante una buena comunicacin con su equipo de trabajo.
En el siguiente tema conocers la diferencia entre el alcance de un proyecto y el alcance de un producto, as
como la estructura del desglose del trabajo y sus caractersticas.
Tema 2. Proceso de iniciacin
Al iniciar un proyecto se visualiza fcilmente la misin y objetivos por cumplir, lo cual servir de gua para el proceso de
la administracin de proyectos. Esta visualizacin se hace posible mediante un plan estratgico que permite dirigir los
esfuerzos de todo el equipo de trabajo.
Segn Lled y Rivarola (2007), se distinguen cinco procesos de gestin de proyectos: planificacin, definicin, creacin
de la estructura de trabajo, verificacin y control de cambios. Para poder desarrollar estos procesos es necesario haber
seleccionado el proyecto y comenzar a planificar el alcance.
Los mejores proyectos se seleccionan identificando las posibles alternativas del proyecto; adems, se determina la
necesidad de cada proyecto y se establece un presupuesto y un cronograma de trabajo. Finalmente, se analiza si es
viable tcnica, financiera y legalmente, as como el riesgo que pueda presentarse al implementar el proyecto elegido.
Antes de decidir qu proyecto se va a seleccionar, es muy importante excluir aquellos que resulten inviables y lograr un
consenso entre todos los interesados acerca de las caractersticas evaluadas, para que as todos se comprometan con el
proyecto seleccionado y evitar futuros conflictos.
A partir de los fundamentos abarcados en el tema anterior, empezaremos a revisar el proceso de inicio de un proyecto,
cmo nace y qu procedimientos incluye.
Explicacin del tema 2
Administracin y valuacin de proyectos
Tema 2. Proceso de iniciacin
2.1 Inicio del proyecto
Un proyecto, segn Lled y Rivarola (2007), es un desafo temporal que se
enfrenta para crear un nico producto o servicio. Todo proyecto tiene una
fecha lmite, presupuesto y resultado deseado. Cada proyecto consta de
tareas repetitivas con el fin de obtener un resultado final que d respuesta a
la necesidad del cliente o negocio, mediante la utilizacin de recursos y
tiempo determinado.
Comnmente existe la confusin entre tareas y proyectos, dado que ambos
son llevados a cabo por personas y se basan en un costo, tiempo y dinero
limitados. Sin embargo, la diferencia radica en algo muy simple, las tareas son repetitivas y se mantienen en el tiempo,
mientras que los proyectos son nicos y temporales.
Todo proyecto se origina a partir de un problema o por cuestiones de demanda, oferta, cambios tecnolgicos,
requerimientos legales, necesidades sociales o cualquier otra necesidad. El proceso de iniciacin ocurre a partir de una
autorizacin formal que da comienzo a un nuevo proyecto o sirve para pasar a la siguiente fase de un proyecto en
marcha.
Los elementos bsicos que debe tener el inicio de un proyecto, segn Lled y Rivarola (2007), son: problema, misin,
objetivo, metas y plan estratgico. Uno de sus principales resultados es el charter (acta de constitucin del proyecto), en
donde se presenta la justificacin de la necesidad del proyecto y una breve descripcin del producto o servicio que
habr como resultado.


El charter (acta de constitucin del proyecto) o autorizacin formal, puede ser simplemente un memo que enve el
director del proyecto a los integrantes del equipo de trabajo con la siguiente informacin: identificacin del proyecto,
importancia del proyecto para la organizacin, designacin del director de proyecto, otros responsables con rangos de
autoridad y responsabilidad, control de presupuesto y tareas para la implementacin.
2.2 Alcance proyecto vs alcance producto
Como vimos en el tema anterior, es importante asegurar que el proyecto incluya slo el trabajo requerido para llegar
exitosamente al resultado; es decir, slo se deben incluir trabajos que aadan valor y estn alineados a los objetivos por
cumplir.
El alcance del proyecto se refiere al trabajo necesario para lograr el objetivo del proyecto, funciona como indicador de
su tamao y esfuerzo necesario para terminarlo. Debe especificarse cuando se define el proyecto general; es ms amplio
que el alcance del producto pero son igual de importantes.
Por otro lado, el alcance del producto se refiere a las funciones y caractersticas del bien o servicio que hay que producir
y se logra cuando el bien cumple con los requerimientos deseados.


Figura 2.1 Alcance del proyecto y del producto.
Imagen obtenida de Lled, P y Rivarola, G. (2007). Gestin de proyectos.
Cmo dirigir proyectos exitosos, coordinar los recursos humanos y administrar los riesgos.
Argentina: Pearson Education. Slo para fines acadmicos.
Es importante sealar que la administracin del alcance del producto debe estar integrada con la del proyecto, para
asegurar que el proyecto planeado logre la obtencin del producto deseado en tiempo y forma. Esto finalmente
asegurar que tanto el cliente como el equipo de trabajo queden conformes con el resultado.
2.3 Estructura desglose del trabajo y sus caractersticas
Una vez que se ha establecido el alcance del proyecto, hay que definir los elementos o actividades necesarias para
lograrlo. La estructura del desglose de trabajo (EDT) dividir el proyecto en menos partidas con el fin de definir qu hay
que hacer, quin lo har, cunto costar y cunto tiempo tardar.
La EDT funciona como un organigrama del proyecto que abarca las distintas partidas del trabajo, asegura que se
identifiquen todas las tareas necesarias para completar su alcance, adems de que lo divide en menores entregables y
ms fciles de manejar. Esto se lleva a cabo hasta obtener el ms mnimo detalle de la planificacin, ejecucin, control y
cierre para respaldar el desarrollo de cada actividad.

Figura 2.2 Estructura de desglose del trabajo.
Imagen obtenida de Lled, P y Rivarola, G. (2007). Gestin de proyectos.
Cmo dirigir proyectos exitosos, coordinar los recursos humanos y administrar los riesgos.
Argentina: Pearson Education. Slo para fines acadmicos.
Hitos: puntos identificables que resumen la conclusin de las tareas; es decir, los hechos relevantes en un proyecto.
Es comn que en la EDT se seale la organizacin y la persona responsable del proyecto; sin embargo, la EDT no tiene
que ser simtrica e indicar secuencia de tareas. Con lo que s es indispensable que cumpla es con el grado de detalle del
que depende la responsabilidad de cada persona y su nivel de control en el proyecto, esto debido a que si hay
demasiados niveles en la EDT haran que el proyecto fuera inmanejable. Se recomienda que el desglose de actividades lo
realicen personas familiarizadas con el proyecto y con las tareas que se van a desarrollar.
El concepto de cuenta de costo o cuenta de control es importante mencionarlo en este apartado, ya que es un punto de
control administrativo en donde se evala el desempeo del alcance, el tiempo y costo estimado. Est incorporado en la
EDT.
Ejemplo:

Todos los das tenemos proyectos y tareas que realizar, algunos ya los hacemos de manera mecnica y otros quiz
requieran de una mejor planeacin. En nuestra vida diaria tenemos muchos ejemplos simples como hacer un desayuno,
alistarnos para la escuela o trabajo, etc.
En estos dos ejemplos prcticos podemos ver que de manera automtica, y algunas veces inconsciente, planeamos qu
desayunar, qu ingredientes ocuparamos, qu utensilios se necesitaran y cul sera nuestro resultado deseado. De igual
manera a la hora de vestirnos planeamos cmo queremos vernos (si tenemos algo formal o informal), cmo debemos
arreglarnos, qu ropa sera la ms adecuada, qu accesorios, etc., teniendo como resultado una presentacin adecuada
para nuestra junta o visita a realizar.
Las lecciones aprendidas sobre los criterios de administracin que son utilizados para seleccionar los mejores
proyectos, son de mucha utilidad al momento de determinar los beneficios de un producto.
Entre esos criterios de la seleccin de proyectos, los ms utilizados son los siguientes:
Las caractersticas tcnicas del producto.
La rentabilidad financiera del proyecto.
La viabilidad de la gestin.
La evaluacin de recursos humanos disponibles para la ejecucin del proyecto.
La identificacin de las restricciones legales.
El factor de riesgo.
Estos criterios tienen por objeto valorar las ventajas y desventajas del proyecto, para que sean utilizados por
los inversores (Lled y Rivarola, 2007).
En el siguiente tema se definirn los recursos del proyecto, sus tiempos de inicio y terminacin, los procesos de
gestin de tiempo y la holgura que puede presentarse en estos.
Tema 3. Gestin de tiempos
En este tema conocers la administracin de un proyecto con todos los
elementos involucrados. El tiempo, recursos y costos son algunos de estos
elementos.
El reto de un buen administrador de proyectos es buscar la manera ptima
para realizar el proyecto tomando en cuenta todo lo que se tiene a la mano.
Uno de los errores ms frecuentes es dejar de lado los planes de
contingencia; es necesario siempre tomar en cuenta los obstculos a los que
te enfrentars en el momento de tomar decisiones importantes. Debes
proteger tu proyecto en tiempos, costos y otros detalles que puedan surgir en el camino.
Recuerda que el concepto de administracin de proyectos es aplicable a todas las profesiones, t dars el toque experto
del rea al que decidas dedicarte.
Explicacin del tema 3
Administracin y valuacin de proyectos
Tema 3. Gestin de tiempos
3.1 Procesos de la gestin de tiempo
Una de las actividades ms importantes de un profesional de administracin de proyectos es el proceso de gestin del
tiempo.
Segn la gua internacional PMBOK (Project Management Body of Knowledge) se cuentan con seis procesos para la
gestin del tiempo dentro de un proyecto.


Figura 3.1 Proceso para la gestin de tiempos segn PMBOK.
Todas las etapas del proceso deben tomarse en cuenta para la realizacin del proyecto, si alguna carece de informacin,
puede afectar a la ejecucin de las actividades. Ms adelante conocers cmo hacer estas estimaciones y cmo proteger
el proyecto con planes de contingencia.
3.2 Secuencia, estimacin y duracin de recursos
La secuencia de las actividades consiste en especificar las actividades a realizar dentro del proyecto as como su relacin
consecutiva. Recuerda que la actividad se caracteriza porque tiene un principio y un fin determinado.
Las actividades y secuencias de stas varan de acuerdo a tu proyecto. Por ejemplo, no ser la misma secuencia la de un
proyecto de construccin a un proyecto de campaa publicitaria.
Segn Lled y Rivarola (2007), existen 3 tipos de dependencia:
1. Dependencia obligatoria: son actividades que por lgica requieren ser en secuencia. Por ejemplo no puedes
pintar una pared sin antes haberla construido.
2. Dependencia discrecional: las actividades que definen su secuencia de acuerdo al lder de proyecto o al director,
es decir, estn asignadas por la prioridad de la autoridad dentro del proyecto.
3. Dependencia externa: es cuando las actividades dependen de entidades externas al proyecto o a la institucin.
Por ejemplo, los permisos, crditos, etc.
Hay software especiales que apoyan la administracin de proyectos, en ellos se especifican las actividades, inicio y fin de
cada actividad y se reporta cualquier adelanto o retraso en las entregas de las actividades dentro del proyecto. Algunos
software son Rational Plan Project Management Software, Project Management Tool, SSProject, etc., todos de
diferentes empresas desarrolladoras, hacen ms amigable la administracin de un proyecto por ms complejo que sea.
A continuacin se presenta un ejemplo de una planeacin de un proyecto.
LANZAMIENTO DE CAMPAA
6-10
sep
13-17
sep
20-24
sep
27-1
oct
4-8
oct
11-15
oct
18-22
oct
25-29
oct
1-5
nov
ACTIVIDADES
Definir producto tener lanzar
Estudio de mercado info tener lanzar
Propuestas de imagen info tener lanzar
Propuestas de etiqueta info tener lanzar
Definicin de medios para la
campaa
tener lanzar
Promocin especial exatec (Paola) info tener lanzar
Promocin especial VIP (exaforos) info tener lanzar
E-flyer ltimos boletos / ltima
semana con promocin especial
info tener lanzar
Los ajustes de retrasos o adelantos de las entregas, se van realizando en el mismo archivo, siempre tratando de respetar
la entrega final de proyecto.
Parte de la planeacin del proyecto es la estimacin de recursos a utilizar dentro de cada actividad. Como recurso se
considera todo lo necesario para realizar la actividad, puede ser personal, equipo, tiempo, etc.
Hay ocasiones que los recursos son limitados, por ello es responsabilidad del profesional o lder de proyecto, realizar una
estimacin de cada una de las necesidades del proyecto, ventajas y desventajas y maneras de compensar las carencias
para que el proyecto se concluya satisfactoriamente.
3.3 Tiempo de inicio, de terminacin y holguras
Al realizar la planeacin de un proyecto, se asignan un tiempo de inicio estimado y un tiempo de terminacin requerido
para el proyecto global, los dos tiempos definen el espacio total de tiempo en el que se tiene que completar el proyecto.
Cuando se logra empezar o terminar una actividad antes del tiempo acordado, se realizan ajustes en la planeacin
original.
Basndonos en la duracin estimada de la actividad, se manejan dos frmulas:
Terminacin temprana
TT (terminacin temprana) = IT (inicio temprano) + duracin estimada de la actividad.
1. Tiempo de inicio ms temprano (IT): es lo ms pronto en que se puede iniciar una actividad en particular y se
calcula sobre la base del tiempo de inicio estimado del proyecto y de las duraciones estimadas para las
actividades precedentes.
2. Tiempo de terminacin ms temprano (TT): es lo ms pronto en que se puede terminar una actividad en
particular y se calcula sumando la duracin estimada de la actividad en particular y se calcula sumando la
duracin estimada de la actividad al tiempo de inicio ms temprano de la misma.
Los tiempos IT y TT se determinan calculando hacia adelante y es importante saber que el tiempo de inicio ms
temprano de una actividad en particular en el mayor tiempo de terminacin ms temprano de todas las precedentes
inmediatas a esta actividad.
Conociendo la duracin estimada para cada actividad y usando como referencia el tiempo de terminacin requerido del
proyecto se pueden calcular los dos tiempos siguientes para cada actividad:
1. Tiempo de terminacin ms tardo (Tt): es lo ms tarde que se puede completar una actividad en particular
para que todo el proyecto se concluya en la fecha acordada y se calcula sobre la base del tiempo de terminacin
requerido del proyecto y la duracin estimada para actividades sucesivas.
2. Tiempo de inicio ms tardo (It): es la fecha ms tarda en que se puede iniciar una actividad en particular para
que todo el proyecto se complete en su fecha de terminacin requerida y se calcula restando la duracin
estimada de la actividad del tiempo de terminacin ms tardo:
Tt (terminacin tarda) = It (inicio tardo) - duracin estimada de la actividad.
Los tiempos Tt e It se determinan calculando hacia atrs, es decir, trabajando desde el final del proyecto hasta el inicio
del mismo. Es importante mencionar que el tiempo de terminacin ms tardo para una actividad en particular es el
menor de los tiempos de inicio ms tardos de todas las actividades que surgen directamente de sa en particular.
Cuando se realiza la planeacin, cada actividad cuenta con tiempos estimados de entrega, pero tienen el tiempo mximo
Tt de entrega de la actividad sin que afecte a la entrega total del proyecto.
La holgura del proyecto es considerada para estimar tiempos de duracin de la actividad, donde la actividad es
protegida con un tiempo respaldo para la terminacin a tiempo de sta.
La diferencia entre la fecha de inicio ms temprana y la fecha de terminacin requerida se conoce como holgura total
(H) o tiempo de trnsito. Si la holgura total es positiva representa la cantidad mxima de tiempo que se pueden demorar
las actividades de esa ruta (secuencia) en particular sin poner en peligro el proyecto en su tiempo de terminacin
requerido. Si la holgura total es negativa representa la cantidad de tiempo que se tienen que apresurar las actividades
de una ruta en particular con el fin de completar el proyecto en su tiempo de terminacin requerido. Si la holgura total
es cero no es necesario que se apresuren las actividades en la ruta pero tampoco se pueden retrasar.
La holgura se mide de la siguiente forma:
H (holgura) = Tt - TT
H (holgura) = It - IT
PMBOK (Project Management Body of Knowledge): es una coleccin de procesos y reas de conocimiento
generalmente aceptadas como las mejores prcticas dentro de la gestin de proyectos.
En este tema conociste a grandes rasgos los puntos clave dentro de la planeacin de un proyecto, como son
tiempos y recursos.
Cada proyecto es nico, hay que analizar sus ventajas y desventajas para la factibilidad del mismo, o en caso
que se encuentre con restricciones buscar una alternativa para realizarlo.
Lamentablemente hoy por hoy, muchos lderes de proyecto no toman en cuenta las restricciones o las
injerencias externas que puedan tener las actividades que componen el proyecto y esto provoca el
incumplimiento de tiempos de entrega, objetivos o alcances del proyecto, etc.
En el prximo tema conoceremos una etapa de las actividades con ms peso en la planeacin, la ruta crtica.
Tema 4. Ruta crtica
Todos los proyectos tienen una etapa crtica cuando se realizan. Es la etapa en la cual la administracin y
planeacin del proyecto debi haber prevenido muchas contingencias que se puedan presentar.
Tambin esta etapa puede ser planeada; por ejemplo, el tiempo crtico de un evento corresponde al da del
montaje; a pesar que est planeado por meses, se es el momento en el que se pueden presentar ms problemas
y hay que estar preparado para solucionarlos de manera inmediata.
Por tanto, en este tema conocers cmo identificar tus rutas crticas en el proyecto y cmo realizar planes de
contingencia para hacer ms fluida esta etapa.
Explicacin del tema 4
Administracin y valuacin de proyectos
Tema 4. Ruta crtica
4.1 Diagrama de Gantt y la ruta crtica
La ruta crtica es el conjunto de actividades que requieren mayor tiempo de realizacin. Su funcin ms importante es
crear una holgura en aquellas actividades que no tienen tanta flexibilidad en sus tiempos, para que no afecte a la
entrega final del proyecto.
La mayora de los proyectos cuentan con tiempos o actividades con ms tensin dentro del proyecto. Lo importante es
identificar esos puntos y tratar de solucionar los problemas o tensiones que surjan de la manera ms adecuada.
Lamentablemente, aunque ya se tengan ubicados esos puntos crticos, son ciclos que el proyecto tiene que vivir para ser
culminado; no pueden nicamente ser eliminados, se puede minorizar su impacto por medio de holguras o planes de
contingencia.
El diagrama de Gantt (grfico de barras) es una herramienta que nos ayuda a representar el cronograma del proyecto.
Los siguientes son algunos ejemplos de cmo se puede realizar:


Bar Gantt.
Imagen obtenida de http://www.ganttchart.com. Slo para fines acadmicos.


Gantt timeline.
Imagen obtenida de http://www.ganttchart.com. Slo para fines acadmicos.
Algunos utilizan hitos, que simbolizan el haber conseguido un logro importante en el proyecto. Revisa este otro ejemplo.

Gantt with dependencies.
Imagen obtenida de http://www.ganttchart.com. Slo para fines acadmicos.
Lo importante en el diagrama de Gantt es identificar perfectamente los tiempos, as como los recursos a utilizar en cada
una de las actividades. Dar como resultado una planeacin ms completa.
El diagrama de Gantt apoya no slo la administracin del proyecto en el transcurso de su duracin completa, sino que
apoya en el monitoreo y control de las tareas y de la realizacin ptima del mismo.
El diagrama de Gantt o grfica de Gantt es una de las herramientas ms antiguas para la planeacin de proyectos; fue
desarrollada para administrar proyectos y sistemas de defensa a principios del siglo pasado.
Por su eficiencia, el diagrama de Gantt ha evolucionado desde su origen. Actualmente se desarrolla en diferentes
plataformas (software) que enriquecen la planeacin y seguimiento del proyecto.

Basic Gantt.
Imagen obtenida de http://www.ganttchart.com. Slo para fines acadmicos.
Esta grfica combina las funciones de planeacin y de programacin. Las actividades se relacionan abajo en el izquierdo
y en la parte inferior se muestra una escala de tiempos; la duracin estimada de cada actividad se seala por una lnea o
una barra que abarca el periodo durante el cual se espera que se logre. La grfica tiene como ventaja que se pueden
aadir columnas que sealen quin tiene la responsabilidad de cada una de las tareas que la componen.


Milestones Grantt.
Imagen obtenida de http://www.ganttchart.com. Slo para fines acadmicos.
Una de las ventajas ms importantes del diagrama de Gantt es que ayuda a determinar la duracin de las actividades y
del proyecto total. Adems, apoya en la secuencia de las actividades y calcula el tiempo ptimo de cada una de ellas.
Muchas de las actividades suelen encontrarse sincrnicas y pueden crear etapas crticas en el proyecto. Identificarlas por
medio de una grfica desde la planeacin logra que se cuente con actividades de acciones correctivas en los tiempos
crticos.
Como se me mencion anteriormente, diferentes software adaptan los conceptos bsicos del diagrama de Gantt a las
diferentes necesidades. Cada una, a pesar que manejan los mismos rubros, identifican de manera diferente los hitos, las
actividades, la temporalidad, etc. Pueden ser graficadas de manera diferente http://www.ganttchart.com.

Advertinsing Gantt.
Imagen obtenida de http://www.ganttchart.com. Slo para fines acadmicos.
Algunos de los conceptos bsicos en los que se basan los software para realizar un diagrama de Gantt, son:
1. Las actividades a realizar.
2. Los tiempos de realizacin de la actividad (tiempos ptimos, totales, etc.).
3. Actividades sincrnicas y asincrnicas.
4. Responsables de la actividad.
5. Secuencia de las actividades.
6. Duracin del proyecto total.
Una de las desventajas de la grfica de Gantt es que debido a que los procesos de planeacin y programacin se realizan
de manera simultnea resulta complejo hacer cambios al cronograma en forma manual, especialmente si una actividad
al inicio del proyecto se retrasa y por lo tanto es necesario volver a dibujar muchas de las lneas o barras restantes.
4.2 Agenda de recursos
Para conocer las actividades a realizar as como las necesidades de cada una, se hace una agenda ms especfica de
recursos donde se integren tiempos de inicio, finalizacin, personal, equipo y costos.
Esta agenda apoyar las actividades planeadas dentro de la planeacin del proyecto, adems que te ayudar como lder
de proyecto a identificar las necesidades de cada actividad y los tiempos con los que cuentas para tener los recursos en
el momento y lugar indicados.

Milestones Gantt.
Imagen obtenida de http://www.ganttchart.com. Slo para fines acadmicos.
Hay que tomar en cuenta que la administracin del proyecto requiere saber administrar tiempos, personal, equipo, etc.
Este tipo de herramientas ayuda a un mejor control, adems de que identifica las acciones correctivas que requieras
realizar dentro de las actividades.
Actualmente, se cuenta con diferentes herramientas para realizar una agenda que permita muchos de los clculos que
hemos identificado en el mdulo, stas ayudan ms eficientemente en la planificacin y medicin del proyecto.
Ejemplo:

En pocas navideas la produccin y venta de artculos infantiles
crece de manera agigantada. Las empresas ya conocen la curva de
comportamiento, por lo cual se previenen con anticipacin. Algunos
hacen contratos temporales por un mes o mes y medio para que
cubran la necesidad y poder duplicar producciones.
Sera muy costoso para la empresa contratar al personal todo el ao
o producir ms juguetes sin saber las necesidades del mercado.
A esto nos referimos con saber identificar las rutas crticas para poder solucionar de manera ms eficiente la necesidad
que se presenta en ciertos momentos.
Ejemplo:
En esta grfica podemos ver la administracin de tiempos y actividades de la campaa. El producto era un evento el cual
se requera planear desde la logstica y definicin del mismo hasta la venta y difusin.
LANZAMIENTO DE CAMPAA
6-10
sep
13-17
sep
20-24
sep
27-1
oct
4-8
oct
11-15
oct
18-22
oct
25-29
oct
1-5
nov
ACTIVIDADES
Definir producto tener lanzar
Estudio de mercado info tener lanzar
Propuestas de imagen info tener lanzar
Propuestas de etiqueta info tener lanzar
Definicin de medios para la
campaa
tener lanzar
Promocin especial exatec (Paola) info tener lanzar
Promocin especial VIP (exaforos) info tener lanzar
E-flyer ltimos Boletos / ltima
semana con promocin especial
info tener lanzar


La planeacin para realizar cualquier actividad es la base del xito o el fracaso de la misma, y en la administracin de
proyectos no es la excepcin, por eso hay que tomar en cuenta las herramientas que conociste en este tema.
La utilizacin del diagrama de Gantt, as como la creacin de la agenda de recursos, apoyar cada uno de los pasos que
realices en el momento del seguimiento del proyecto.
Recuerda que hay muchos departamentos o personas involucrados para la realizacin del proyecto, cada uno tiene
actividades vitales y tienes que asegurarte que se cumpla con los tiempos y objetivos determinados.
En este mdulo aprendiste sobre las bases de cmo administrar un proyecto, en el siguiente mdulo conocers el
tema de gestin de costos, el cual es uno de los puntos ms importantes de la administracin, ya que de l se deslinda
la optimizacin de recursos y actividades.