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VALENZUELA Y ASOCIADOS LTDA.

MSI Legal & Accounting Network Worldwide
FASES DEL PROCESO
CONTABLE
FLUJO CONTABLE
Anlisis y clasificacin de los hechos econmicos
Registro
Elaboracin de los informes contables
Anlisis e interpretacin de la informacin
Proyeccin de los informes contables.
El proceso contable comprende varias fases en su
desarrollo. Parte desde la recopilacin o captura de
los hechos econmicos que van a ser medidos y
registrados por la Contabilidad, hasta la entrega de la
informacin a los diversos usuarios. Con fines
didcticos distinguiremos las siguientes fases:
Recopilacin de los Hechos Econmicos
En esta primera fase del proceso, se conocen los
diversos hechos econmicos susceptibles de ser
cuantificados monetariamente y, por consiguiente,
posible de ser medidos y registrados contablemente.
La fuente de datos esta constituida por la
documentacin mercantil y comprobantes de uso
interno en las empresas.
Por ejemplo, facturas y boletas de compras y de
ventas, comprobantes de depsitos en cuentas
corrientes bancarias, constancia de cheques girados,
liquidaciones de remuneraciones, contratos de
arriendo y de servicios.
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Anlisis y Clasificacin de los Hechos Econmicos
Esta segunda fase tiene por objeto analizar las transacciones contenidas
en la documentacin fuente y proceder a su clasificacin. Del anlisis y
clasificacin queda constancia en los comprobantes de contabilidad que
para tal efecto se preparan. Ello supone la identificacin de:
Tipo de comprobante a emplear segn la naturaleza de la transaccin
(por ejemplo, comprobante de ingreso, de egreso o de traspaso)
Las cuentas que se utilizarn, de acuerdo con las denominaciones que
estas tienen y el uso que debe drseles conforme al plan de cuentas
Los valores de cargos y de abonos
Las glosas para resumir el contenido de las transacciones.
Registro de las Transacciones
La tercera fase de este proceso consiste en el registro de
las transacciones en los libros de contabilidad. El registro
debe ser sistemtico y cronolgico, siguiendo la
secuencia descrita en el captulo anterior, empleando los
libros principales (Inventarios y Balances, Diario y Mayor)
y Libros Auxiliares (del Diario y del Mayor), que se hayan
definido como parte integrante del sistema contable y
cuya forma, diseo y orden de registro depender del tipo
de procesamiento de los datos, el que puede ser manual,
mecnico o automtico.
Elaboracin de los Informes Contables
Los informes contables se preparan en base a los
antecedentes contenidos en los registros o libros de
contabilidad en donde se han anotado las mltiples y
diversas transacciones efectuadas en cada perodo
contable.
Como ya se sabe, los informes contables son de variado
tipo, puesto que su contenido y periodicidad dependen de
las necesidades especficas de informacin de cada
usuario. En todo caso, ciertos informes de uso interno en la
empresa y tambin de terceros, se preparan regularmente
en todas las empresas; entre ellos est el Balance, el
Estado de Resultados y el Estado de Flujo de Caja.
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Anlisis e Interpretacin de la Informacin
Esta quinta fase del proceso es de mxima importancia,
puesto que aqu se verifica el cumplimiento de los objetivos
de la Contabilidad; es decir, proveer de informacin til para
el proceso de adopcin de decisiones y facilitar el control de
las actividades econmica-financieras de la empresa.
Hemos dicho que la informacin est orientada a su empleo
en el proceso de adopcin de decisiones, por lo tanto, el
usuario que la recibe y emplea debe estar capacitado para
comprender el significado de esta informacin, mediante un
adecuado anlisis que derive en una clara interpretacin de
contenidos para adoptar las decisiones ms convenientes a
los propsitos de la empresa o de terceros, si se trata de
usuarios externos.
Con todo, sin excluir la necesaria capacidad del usuario
para comprender la informacin, es conveniente que
los encargados de la preparacin de los informes
incorporen a stos algunos anlisis que faciliten la
interpretacin de su contenido.
Proyeccin de los Informes Contables
Muchas veces se piensa que el proceso contable culmina
con la preparacin y presentacin de los estados
financieros o informes finales bsicos o, cuando ms, con
algn anlisis de los contenidos. Esta es una visin parcial
del proceso. En efecto, la Contabilidad no termina al
finalizar un ejercicio contable, ni la empresa deja de
funcionar al trmino del mismo. Como la empresa sigue en
marcha, es tan importante conocer la informacin histrica
como la informacin contable proyectada, la que
informar sobre la situacin futura del negocio u
organizacin conforme a las actividades planeadas.
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En resumen, los informes contables sirven para conocer
los hechos econmicos ocurridos en el pasado, lo que
est sucediendo en el presente y, tambin, sobre la base
de esta informacin pasada y presente, unida a las
actividades que para el futuro se planeen, prever la
situacin futura de la empresa. En esta perspectiva,
muchas empresas emplean sistemas presupuestarios los
que llegan hasta la proyeccin de los informes contables
bsicos, o sea, el Balance Proyectado, el Estado de
Resultados Proyectado y el Estado de Flujo de Caja
Proyectado. Todo, con el propsito de observar ahora, en
el presente, la probable situacin econmica-financiera
futura e ir controlando lo planeado con lo ejecutado.
FLUJO DE LAS TRANSACCIONES
Ahora, sintetizando, y sin que ello signifique omitir
algunos pasos intermedios, podemos concluir que el flujo
de las transacciones se inicia con la identificacin de las
transacciones posibles de medir y registrar en trminos
monetarios, sigue con la clasificacin en comprobantes,
luego el registro los diversos libros, contina con los
informes dirigidos a los usuarios, los que adoptan
decisiones que van a generar nuevas transacciones. La
secuencia de este flujo global se muestra en la figura que
sigue:
DECISIONES USUARIOS
Externos
Internos
INFORMES
Especficos
Intermedios
Finales
De Caja y Banco
De Clientes
De Proveedores
De Ventas
Otros
Hojas de Trabajo
De Comprobacin y de Saldos
De Balance Tabular
Balance
Estado de Resultado
Estado de Flujo de Efectivo
LIBROS
DE
CONTABILIDAD
(Registros)
Principales
Auxiliares
Inventarios y Balance
Diario
Mayor
Libros Compras-Ventas
Libro Remuneraciones
Libro Honorarios
Libro Letras de Cambio
Libro de Existencias
COMPROBANTES
Ingresos
Egresos
Traspasos
TRANSACCIONES
Compras
Ventas
Cobros
Pagos
Depsitos
Giro de Cheques
Remuneraciones
Arriendos
Otros
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LIBRO
INVENTARIO
BALANCE
LIBRO DIARIO LIBRO MAYOR
BALANCE DE
COMPROBACIN
Y SALDO
BALANCE
GENERAL
Y
ESTADO DE
RESULTADO
FLUJO CONTABLE
1.- Toma de Inventario:
Contar todo lo que la
Empresa tiene y todo lo que
debe.
2.- Libro Inventario Balance:
Registro de la Contabilidad
en el que se muestra todo lo
que se tiene y todo lo que se
debe.
Registro para dejar
constancia de los hechos
econmicos en forma
cronolgica
Registro para dejar
constancia de los hechos
econmicos clasificados por
tema.
1.- Proceso para detectar
errores en la contabilidad.
2.- Proceso de Ajuste
Contabilizacin de algunos
hechos econmicos especiales
Balance General:
Activos y pasivos
Estado de Resultado:
Prdidas y Ganancias
Libro de Inventario y Balance:
Consiste en un listado ordenado y detallado de los
activos y pasivos con que se empieza un ejercicio
contable.
OBJETIVO:
Su objetivo es registrar la inversin de los propietarios a travs
de la demostracin detallada de los componentes de la
ecuacin del inventario al inicio y al trmino de cada perodo
contable
FUNCIN:
"Art. 29 del Cdigo de Comercio. Al abrir su giro, todo
comerciante har en el libro de balance una enunciacin
estimativa de todos sus bienes, tanto muebles como
inmuebles y de todos sus crditos, activos y pasivos
APLICACIN:
La informacin contable relativa a la empresa a la cual
se lleva la contabilidad que registra este libro es:
1.- Inventario Inicial, primer inventario practicado en
la empresa y se efecta al comenzar sta su giro.
Por inventario se entiende una, lista detallada de todos
los bienes que posea la empresa (ACTIVO) y de las
obligaciones con terceros y propietarios (PASIVOS) a
una fecha determinada y ordenado de conformidad a la
estructura del Plan de Cuentas, valorado y expuesto en
trminos monetarios.
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Previo a este inventario inicial de carcter financiero es necesario
tomar, levantar o practicar un "inventario fsico" que consiste en
contar, pesar, medir y valorar los bienes econmicos, derechos y
obligaciones que los propietarios de la empresa le aportan al iniciar
sus actividades.
2.-Resumen del Inventario, sea por el inventario inicial y al
inventario final, que consiste en exponer en trminos de cuentas
las cifras mostradas en los inventarios y que es la base del
asiento de apertura que se practica en el Libro Diario.
3.-Inventario Final, practicado al trmino de cada periodo y con
la misma metodologa para elaborar el inventario inicial y que
tiene por objetivo demostrar y analizar las cuentas del Balance
General.
3.-Balance General, resumen del inventario final
a esa misma fecha, que nuestra el Activo y las
Participaciones en dicho Activo
FORMATO
LIBRO DE INVENTARIO BALANCE
CONCEPTO O DETALLE SUB TOTALES TOTALES
Activos
Caja
Efectivo
Documentos
Banco
Banco Estado
Banco Chile
Banco Edwards
Letras por Cobrar
Vencimiento 30 das
Vencimiento 60 das
Vencimiento 90 das
Mercadera
Artculo X 100 unidades $ 10 c/u
Artculo Y 200 unidades $20 c/u
Maquinaria
Maquinaria A
Maquinaria B
Maquinaria C
Terreno
Costo, Avalo Fiscal, etc.
Total Activos
$1.000
$4.000
$5.000
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CONCEPTO O DETALLE SUB TOTALES TOTALES
Pasivos
Proveedores
Vencimiento 30 das
Vencimiento 60 das
Crdito con Bancos o
Instituciones Financieras
Banco Estado
Banco Chile
Banco Edwards
Letras por Pagar
Vencimiento 30 das
Vencimiento 60 das
Vencimiento 90 das
Total Pasivos
Lo segundo, o sea, el anlisis de los saldos, permite
determinar la razonabilidad y correspondencia que debe
existir entre los valores informados por la Contabilidad con
lo que realmente existe en la empresa, materializado en el
inventario fsico de bienes y derechos debidamente
valorizados.
BALANCE DE COMPROBACIN Y DE SALDOS
Objetivo: comprobar si las transacciones registradas en
las diversas cuentas cumplen con el principio de la
Partida Doble, y a partir de este cuadre efectuar el
anlisis de los saldos.
Lo primero que se verifica es la igualdad que debe existir
entre el Dbito y el Crdito, los cuales corresponden al
total de los cargos y total de abonos efectuados.
CDIGO CUENTAS DEBITOS CRDITOS
SALDOS
DEUDOR ACREEDOR
SUMAS
Caja
Capital
Muebles
750 590 160
600 600
420 420
Acreedores 360 420 60
Bancos 580 540 40
Letras por pagar 180 360 180
Clientes 200 150 50
Mercaderas 300 150 150
Ventas 200 200
Costo de Ventas 150 150
Gastos de Servicios 27 27
Propaganda 10 10
Gastos Bancarios 1 1
Remuneraciones 32 32
3.010 3.010 1.040 1.040
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Estados econmicos financieros
Los informes que se elaboran al concluir un perodo contable,
representan los medios a travs de los cuales se lleva a la gerencia y a
terceros, una imagen exacta de la productividad y situacin financiera de
la Empresa. Representan el resumen de los hechos econmicos
ocurridos en un cierto intervalo de tiempo, y por lo tanto, son el producto
final del proceso contable.
Los Estados bsicos de la Contabilidad son tres: el Balance General, el
Estado de Resultados, el Estado de Cambios en la posicin financiera (no
obligatorio) y el Estado de Flujo de Efectivo. En conjunto, y sin perjuicio
de otros informes extra contables, resumen toda la informacin contenida
en una gran cantidad de comprobantes y registros que comprende el
sistema contable de una Empresa.
El Balance General:
El Balance General es un resumen del Activo (recursos y
derechos de la Empresa) y pasivo (deudas y obligaciones)
que tiene la Empresa a una fecha determinada, dispuestos
en forma tal que muestre su real situacin financiera.
De lo anterior, queda, claramente establecido que el
Balance general nos muestra lo que es la Empresa a una
fecha dada, en trminos de los bienes y derechos que
posee (composicin de su Activo) y como se conforma el
total de deudas y obligaciones, sean estas con terceros o
con sus dueos).
Balance General Clasificado
Activos Pasivos
Activos Circulantes
Activos Fijos
Otros Activos
Pasivos C/P
Pasivos L/P
Patrimonio
Total
Pasivo y
Patrimonio
Utilidad o
Prdida del
Ejercicio
Total
Activos
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El Estado de Resultados
El Estado de Resultados o Estado de Prdidas y Ganancias, es un
informe de Contabilidad que muestra el resultado econmico de una
Empresa obtenido en un perodo determinado. Presenta un detalle de los
Ingresos generados en el perodo - operacionales y No operacionales- y
los gastos que fueron necesario incurrir para la generacin de tales
ingresos.
Es un resumen que muestra el resultado de la gestin, mediante una
conformacin ordenada de las diferentes partidas de ingreso (cuentas de
Resultado - ganancia) y de los tems de gasto (cuentas de Resultado -
perdida).
El resultado es positivo (ganancia) cuando los Ingresos superan a los
gastos y en el caso de que estos ltimos sean mayores que los Ingresos,
el resultado es negativo: prdida.
Estado de Resultado
Entre el ____ y el ___
Ventas
- Costo de Venta
Margen Operacional
Menos:
Uti. O Prd antes de
impuesto
XXX
(XXX)
(XXX)
(X)
(XXX)
El Estado de Resultado es complementario del Balance
General; el Balance muestra la variacin neta entre Ingresos
y Gastos (ganancia o perdida del Ejercicio) y el Estado de
Resultados muestra el detalle de como se gener el resultado
en un ejercicio determinado, es decir, el Estado de
rendimiento 'explica' la forma como se obtuvo la prdida o
ganancia del perodo.
I N F O R M E S
C A R A C T E R I S T I C A S
F e c h a
C o n t e n i d o
T i p o d e I n f o r m e
F r e c u e n c i a e n s u
e l a b o r a c i n
U s u a r i o s
F u e n t e d e d a t o s
p a r a E l a b o r a c i n
B A L A N C E
A u n a f e c h a
d e t e r m i n a d a .
E s e s t t i c o .
R e c u r s o s ,
d e r e c h o s y
d e u d a s u
o b l i g a c i o n e s .
A c t i v o s ,
P a s i v o s ,
P a t r i m o n i o .
E c o n m i c o
F i n a n c i e r o .
A l o m e n o s u n a
v e z a l a o .
R e c o m e n d a b l e :
c o n f e c c i n
m e n s u a l d e
a c u e r d o a
n e c e s i d a d e s d e
i n f o r m a c i n .
I n t e r n o s y
E x t e r n o s .
F u n d a m e n t a l m e
n t e l a
a d m i n i s t r a c i n
d e l a e m p r e s a .
L i b r o M a y o r .
E S T A D O D E
R E S U L T A D O S
P o r u n p e r i o d o
d e t e r m i n a d o .
E s d i n m i c o .
I n g r e s o s
e c o n m i c o s ,
c o s t o s y g a s t o s .
P r d i d a s y
G a n a n c i a s .
E c o n m i c o .
A l o m e n o s u n a
v e z a l a o .
R e c o m e n d a b l e :
c o n f e c c i n
m e n s u a l .
I n t e r n o s y
E x t e r n o s .
F u n d a m e n t a l m e
n t e l a
a d m i n i s t r a c i n
d e l a e m p r e s a .
L i b r o M a y o r .
E S T A D O D E
C A M B I O S E N
L A P O S I C I N
F I N A N C I E R A
P o r u n p e r o d o
d e t e r m i n a d o .
E s d i n m i c o .
R e c u r s o s
o b t e n i d o s y
R e c u r s o s
A p l i c a d o s .
F u e n t e d e
r e c u r s o s y u s o
d e r e c u r s o s .
F i n a n c i e r o .
A l o m e n o s u n a
v e z a l a o .
R e c o m e n d a b l e :
C o n f e c c i n
t r i m e s t r a l .
I n t e r n o s y
E x t e r n o s .
F u n d a m e n t a l m e
n t e l a
a d m i n i s t r a c i n
d e l a e m p r e s a
L i b r o M a y o r .
D o s B a l a n c e s
s u c e s i v o s .
E S T A D O D E
F L U J O D E
E F E C T I V O
P o r u n p e r o d o
d e t e r m i n a d o .
E s d i n m i c o .
I n g r e s o s y
E g r e s o s d e
E f e c t i v o d e :
O p e r a c i n ,
F i n a n c i a m i e n t o
e I n v e r s i n .
F i n a n c i e r o
A l o m e n o s u n a
v e z a l a o .
R e c o m e n d a b l e :
c o n f e c c i n
t r i m e s t r a l .
I n t e r n o s y
E x t e r n o s .
F u n d a m e n t a l m e
n t e l a
a d m i n i s t r a c i n
d e l a e m p r e s a
L i b r o M a y o r .
D o s B a l a n c e s
s u c e s i v o s .