Endnote-Guia de Uso

Gua de uso EndNote Web
Taller de Capacitacin para Funcionarios Grupo de Servicios

Universidad Nacional de Colombia. Direccin de Bibliotecas Sede Bogot. Grupo de Formacin
Mayo 2010

CONTENIDO

1. GENERALIDADES

2. REGISTRO

3. ENDNOTE WEB COMO GESTOR DE REFERENCIAS

3.1. RECOPILAR REFERENCIAS (COLLECT)
3.1.1. Consulta en lnea (Online Search)
3.1.2. Crear referencias de manera manual (New Referente)
3.1.3. Importar referencias (Import Referentes)

3.2. ORGANIZAR GRUPOS (ORGANIZE)
3.2.1. Gestionar grupos (Manage My Groups)
3.2.2. Grupos de otros usuarios (Others Groups)
3.2.3. Encontrar registros duplicados (Find Duplicates)

3.3. GENERAR BIBLIOGRAFIAS, CITAR REFERENCIAS Y EXPORTAR REGISTROS (FORMAT)
3.3.1. Generar bibliografas (Bibliography)
3.3.2. Citar referencias (Cite While You Write)
3.3.3 Exportar referencias (Export References)

4. OTRAS FUNCIONALIDADES

4.1. Bsqueda rpida (Quick Search)

4.2. Parametrizacin del entorno EndNote Web (Customize)
4.2.1. Catlogo en lnea
4.2.2. Filtros de importacin
4.2.3. Estilos bibliogrficos

Mayo 2010

1. GENERALIDADES
Un gestor de referencias es un programa que permite crear, organizar, buscar y dar forma a
referencias bibliogrficas, facilitando la incorporacin de citas y referencias en la produccin de
documentos escritos.

Existen varios programas:
Reference Manager
ProCite
WriteNote
BibTex
RefWorks
Endnote

Algunos de estos productos tienen un esquema de trabajo local y otros estn diseados para
trabajar en ambientes web, como es el caso de EndNote Web.

2. REGISTRO
EndNote Web est disponible para la comunidad de la Universidad Nacional, a travs de la
plataforma ISI WEB OF KNOWLEDGE, en el portal www.sinab.unal.edu.co, por el enlace Bases de
datos

Entrar a www.sinab.unal.edu.co
Seleccionar el enlace bases de datos

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Seleccionar la letra I
Seleccionar ISI WEB OF KNOWLEDGE

Validarse como usuario con la cuenta de la Universidad Nacional para entrar a la
plataforma ISI WEB OF KNOWLEDGE
Seleccionar Register

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Iniciar el proceso de registro, indicando la cuenta de correo de la Universidad Nacional

Diligenciar el formulario teniendo en cuenta:
Las condiciones definidas para el password: 8 caracteres dentro de los cuales debe
haber al menos un nmero, al menos un carcter alfabtico y un smbolo @ # $ % * (
) [ ]
Gestor de bibliografas: EndNote
Seleccionar Registro automtico

Seleccionar Submit registration para finalizar el registro

Mayo 2010

Nota: generalmente se presentan problemas si no se cumplen las condiciones dadas para el
password. El usuario debe volver al registro para redefinir la contrasea.

Una vez ha sido aceptado el registro, se abre una ventana que presenta las condiciones de uso,
Seleccionar el I agree, para continuar.

En lo sucesivo, para entrar a EndNote Web, seleccionar la opcin Sign in en la plataforma ISI WEB
of KNOWLEDGE y luego pulsar la opcin My EndNote Web

Nota: el nombre de la cuenta debe llevar el dominio @unal.edu.co.

Mayo 2010

Si se presentan problemas con el password, seleccionar la opcin Forgot it y dar la direccin de
correo electrnico; el programa enviar un mensaje a la cuenta indicada con los datos de usuario y
password.

Nota: Es importante recordar que si se est trabajando en un computador que no es personal,
nunca seleccionar la opcin de guardar la clave en el computador. De otra parte, si se ha iniciado
una sesin con el perfil personal, siempre salir cerrando la sesin con Log Out.

Entrar a EndNote Web a travs de la plataforma ISIS WEB OF SCIENCE

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3. ENDNOTE COMO GESTOR DE REFERENCIAS

EndNote Web permite:

1. Recopilar las referencias de los documentos que se trabajan en los procesos de academia e
investigacin.

2. Organizarlas en grupos, que puede tambin compartir con otros usuarios de EndNote, y
filtrar los registros duplicados. El programa inicia con tres grupos bsicos
a. Unfiled
b. Quick List
c. Trash

3. Dar formato a las referencias, al citarlas dentro de un documento o al generar una
bibliografa temtica.

3.1. RECOPILAR REFERENCIAS (COLLECT)
La pestaa COLLECT permite recopilar referencias de tres maneras:

a. Consultando un catlogo, a travs de una bsqueda en lnea (Online Search)
b. Creando referencias de manera manual (New Reference)
c. Importando referencias de bases de datos (Import Reference)

3.1.1. Consulta en lnea (Online Search)
Esta opcin permite conectarse con un catlogo, seleccionado de la lista que ofrece ENDNOTE.
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Se despliega la lista y se selecciona el catlogo de preferencia y con el botn Connect, se
establece conexin
Nota: el catlogo de la Universidad Nacional aparece disponible dentro de la lista.

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Una vez establecida la conexin con el catlogo se abre una ventana con los campos para
realizar la bsqueda, las ventanas para indicar el ndice sobre el cual buscar y los
conectores lgicos AND, OR, NOT para relacionar los trminos.

Con el botn Search se ejecuta la bsqueda
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Se despliegan las referencias recuperadas, las cuales podemos revisar, pulsando sobre el
ttulo de la referencia. Se despliega la informacin conforme se encuentra en el catlogo
seleccionado

Si es de inters la referencia mostrada, puede guardarse en un grupo a travs de la opcin
Add to group.

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Esta opcin permite crear un grupo, si no se tuviera, seleccionando la opcin New group,
de la lista desplegada. Si esta es la circunstancia, se abre una ventana y se da nombre al
grupo. El programa traslada la referencia al grupo indicado

Nota: Volver a la lista de referencias recuperadas con el botn Return to list.
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Desde la lista tambin pueden seleccionarse las referencias, sin una revisin previa, y guardarlas
en un grupo siguiendo el procedimiento anterior.

3.1.2. Crear referencias de manera manual (New Reference)
Esta opcin implica la digitacin de la informacin de diferentes tipos de documentos, en un
formulario
Seleccionar el tipo de documento segn la lista que despliega la ventana Reference Type. Se
puede ingresar libros, captulos de libros, artculos de revista, actas de congresos, etc. De acuerdo
al tipo de documento se ajustan los campos a diligenciar en el formato.

Mayo 2010

Registrar la informacin correspondiente en cada campo. EndNote abre una ventana de
edicin donde se digita o se copia el contenido correspondiente.

La referencia se guarda seleccionando la opcin Group e indicando o creando el grupo
segn sea el caso.

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3.1.3. Importar referencias (Import)

Se pueden recopilar en EndNote las referencias encontradas en otros recursos como las bases de
datos bibliogrficas

Los resultados obtenidos de las consultas realizadas en las bases de datos deben ser
seleccionados y exportados a un gestor de bibliografas, en este caso a EndNote. La
mayora de las bases de datos ofrecen esta opcin; algunas generan un archivo en texto
plano, otras en formatos adaptados para los gestores de referencias bibliogrficas.

En la pestaa Collect, seleccionar la opcin Import References

Mediante el botn Examinar se busca el archivo que se ha generado al exportar las
referencias de las bases de datos

Seleccionar el filtro de importacin, de la lista que se despliega y acuerdo al archivo
generado por la base de datos

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Seleccionar el grupo en el cual se importarn los registros, identificndolo dentro de la
lista desplegada, o bien crear un nuevo grupo con la opcin New group. Como en los casos
anteriores, se abre una ventana para dar el nombre al nuevo grupo.

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Seleccionar el botn Import para incorporar las referencias recuperadas de las bases de
datos. En la pantalla se indicar el nmero de referencias importadas al grupo indicado en
EndNote Web.

3.2. ORGANIZAR GRUPOS (ORGANIZE)
EndNote Web permite crear, renombrar y eliminar grupos de referencias, compartirlos con otros
usuarios del programa y encontrar registros duplicados

3.2.1. Gestionar los grupos (Manage My Groups)
Endnote Web ofrece opciones para crear, compartir, renombrar y borrar grupos de referencias

Seleccionar la opcin Manage My Groups
Pulsar el botn New Group
En nueva ventana digitar el nombre que se dar al grupo

Esta misma ventana ofrece las opciones para cambiar de nombre a un grupo, con el botn
Rename; en este caso, se abre una ventana para registrar el nuevo nombre.

Con el botn Delete, se puede borrar todo un grupo de referencias; al tomar esta accin, el
programa elimina el grupo pero enva las referencias a la carpeta Unfile, desde la cual se pueden
recuperar o borrar definitivamente.

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Compartir grupos con otros usuarios registrados en EndNote
Seleccionar el grupo que se va a compartir
Pulsar el botn Manage Sharing

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En nueva ventana introducir las direcciones de los usuarios, registradas en EndNote, con
los que se compartir el grupo. Puede utilizarse tambin un archivo que contenga las
direcciones; en este caso, indicar la ubicacin del archivo.
Tener en cuenta los derechos de lectura y/o escritura asignados a los usuarios

3.2.2. Grupos de otros usuarios (Others Groups)
Esta opcin permite ver los grupos que otros usuarios de EndNote Web nos han compartido,
indicando para el grupo, el propietario, los derechos permitidos, el nmero de referencias, etc.

3.2.3. Encontrar registros duplicados (Find Duplicates)
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La opcin Find Duplicates, compara los campos de autor, ttulo, ao y tipo de referencia, para
encontrar los duplicados. Despliega una lista, marcando las referencias duplicadas, las cuales
podrn ser movidas a otro grupo con la opcin Add to group, o borradas pulsando el botn
Delete.

3.3. GENERAR BIBLIOGRAFIAS, CITAR REFERENCIAS Y EXPORTAR REGISTROS (FORMAT)
El programa permite generar bibliografas de las referencias recopiladas en la base de datos e
insertar las citas al momento de producir un documento escrito.

3.3.1. Generar bibliografa (Bibliography)

Seleccionar la opcin Bibliography, de la pestaa FORMAT

Seleccionar el grupo de referencias. Se puede generar una bibliografa con todas las
referencias, de un grupo en particular o de algunas de ellas, previamente seleccionadas y
enviadas a la carpeta Quick List.

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Seleccionar el estilo bibliogrfico, de la lista presentada: APA, Harvard, Vancouver.

Seleccionar el formato de salida, que puede ser HTML, TXT o RTF
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Seleccionar la accin que se tomar con la bibliografa: guardarla pulsando el botn Save,
enviar a travs de correo electrnico pulsando el botn E-mail, o imprimir a travs del
botn Preview & Print.

Nota: La opcin Preview & Print, despliega una versin preliminar de la bibliografa que facilita la
verificacin del contenido de las referencias y el formato seleccionado. Ante cualquier
inconsistencia, se cancela el proceso y se hacen los ajustes correspondientes.

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3.3.2. Citar Referencias (Cite While You Write)

La opcin Cite While You Write, permite descargar en el computador un pequeo software de
conexin entre el editor de textos y EndNote web, para que al momento de producir un
documento escrito, se puedan incorporar las citas de las almacenadas en EndNote Web.

Pulsar la opcin Download Installers, en la parte inferior de la pantalla, la opcin
Download Windows desde Cite While You Write en la pestaa FORMAT

Aparece una ventana que indica la accin a seguir con el archivo EndNoteWeb.EXE. Esta
puede ser guardar el archivo para luego ejecutarlo o descargar el archivo para instalarlo de
manera automtica

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Una vez instalado el programa, aparece una barra de herramientas en el editor de texto,
que permitir las acciones de localizar referencias, insertar citas y dar formato las
referencias.

Al pulsar la opcin EndNote Web del editor de texto, el programa nos pide la identificacin
de usuario y contrasea, definidos al crear la cuenta. Una vez identificados, el programa
realiza el enlace a la base de datos de referencia y actualiza los estilos y formatos para
empezar a citar.

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El men de EndNote en el editor de texto permite buscar las referencias para citarlas, editarlas,
darles el formato necesario y abrir la base de referencias, entre otras posibilidades.

Localizar referencias (Find Citations) : Una vez se empieza a escribir el documento,
esta opcin permite localizar e insertar una cita dentro del texto.

Ir a EndNote Web (Go to EndNote Web): Permite abrir la base de referencias en EndNote Web,
directamente desde el editor de texto

Al seleccionar Find Citations, se despliega una ventana en la cual realizaremos una bsqueda de la
referencia deseada.

La referencia seleccionada se inserta en el documento pulsando el botn Insert.

Ir a EndNote Web (Go to EndNote Web): esta opcin permite abrir la base de referencias en
EndNote Web, desde el editor de texto.

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Editar citas (Edit Citations): Esta opcin permite adicionar o eliminar informacin dentro de las
citas insertadas.

Se selecciona la cita y pulsando la opcin Edit Citations, se despliega una ventana para insertar un
prefijo o un sufijo o un nmero de pginas, excluir el autor o el ao, o eliminar la cita marcada.

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Definir el estilo de bibliografa (Bibliography): las citas insertadas dentro del documento, pueden
ser formateadas en el estilo de bibliografa que aplica a cada rea de conocimiento. El estilo
definido, aplica para todas las citas del documento.

Al seleccionar la opcin Bibliography, se abre una ventana en la que se selecciona el estilo que se
aplica a las citas y las referencias, al igual que puede ajustarse el tipo y tamao de letra con la
opcin Layout, presentada en la ventana de estilos y formatos.

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3.3.3. Exportar referencias (Export References)

EndNote Web permite exportar referencias para importarlas a otros programas gestores de
bibliografas. Esta opcin puede considerarse tambin como esquema de respaldo.

Seleccionar la opcin Export References de la pestaa FORMAT

Seleccionar el grupo de referencias para exportar. Puede tratarse de un grupo especfico,
de todas las referencias almacenadas en EndNote o algunas previamente seleccionadas y
guardadas en el grupo Quick List

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Seleccionar el estilo de exportacin de acuerdo al gestor de bibliografas en donde se
ubicarn
Seleccionar la accin que se tomar con el archivo: guardarlo pulsando el botn Save,
enviar a travs de correo electrnico pulsando el botn E-mail, o imprimir a travs del
botn Preview & Print

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4. OTRAS FUNCIONALIDADES

4.1. Bsquda Rpida (Quick Search)

EndNote Web cuenta con la herramienta Quick Search para realizar bsquedas dentro de los
diferentes grupos de referencias creados.

Escribir el trmino de bsqueda en el campo Search for
Seleccionar el grupo particular de referencias o todos los grupos

Se puede refinar la bsqueda empleando conectores para relacionar varios trminos; por defecto
EndNote Web utiliza OR para los trminos de bsqueda; para aplicar el conector AND utilizar el
smbolo (+); para aplicar el conector NOT utilizar el smbolo ().
El smbolo (*) se usa como comodn para la raz de las palabras y las comillas ( ) para recuperar
palabras exactas.

4.2. Parametrizacin del entorno EndNote Web (Customize)

4.2.1. Catlogos en lnea:
El sistema ofrece una lista amplia de catlogos para consulta en lnea. En la bsqueda en lnea
Online Search, de la pestaa COLLECT, bajo la opcin Customize this list, se pueden seleccionar los
catlogos de mayor inters para un usuario.

Seleccione la opcin Customize this list
De la lista de estilos desplegada en la nueva ventana, seleccione los de preferencia
Pulsar el botn Copy to Favorites
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4.2.2. Filtros de importacin:
De acuerdo a las bases de datos consultadas por el usuario, se puede determinar los filtros de
mayor uso en la opcin Import References de la pestaa COLLECT


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4.2.3. Estilos bibliogrficos:
El sistema ofrece una lista amplia de estilos de bibliografa. En la opcin Bibliography de la pestaa
FORMAT, se puede parametrizar la lista de estilos, a los ms utilizados por el usuario.


Nota: Los catlogos en lnea, filtros de importacin y estilos seleccionados sern los que
aparecern en las listas parametrizadas; en caso de necesitar otro catlogo en lnea, otro filtro de
importacin u otro estilo de bibliografa, volver a la opcin Customize this list, para modificar las
listas personales.

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