6.2 PROCEDIMIENTO DE CONTABILIDAD DE COSTOS POR RDENES.

El procedimiento se divide en tres partes: antes del periodo contable, durante el periodo contable, al final del
periodo contable.
6.2.1 PROCEDIMIENTOS ANTES DEL PERIODO CONTABLE.
Primer paso: establecimiento de los departamentos.
Se establece el nmero y tipo de departamento de produccin y servicios que se van a tener en cuenta en el
nuevo sistema de contabilidad de costos.
Segundo Paso: presupuesto de costos generados de fabricacin.
Se calcula o presupuesta los costos generales de fabricacin para el nuevo periodo contable.
Primero, la compaa debe hacer una lista de los distintos costos generales de fabricacin en que se esperan
incurrir, luego la compaa debe tratar de calcular el costo de cada una con, base en el nivel de produccin
presupuestada, las formulas presupuestables de cada tipo de costos y las previsiones de cambio de precio
que pudieran incurrir.
Tercer paso: Calculo de los costos indirectos a los departamentos.
Consiste en repartir los costos indirectos entre los diferentes departamentos. Por ejemplo en el caso de
la luz, el agua, es difcil saber cuanto consume cada departamento, entonces, este costo total
por electricidad es repartido entre los departamentos existentes a este procedimiento generalmente se le
denomina prorrateo.
Cuarto paso: transferencia de los costos de los departamentos de servicios a los de produccin.
Todos los costos generales de fabricacin se deben distribuir a los departamentos de produccin, esto se
debe, a que los productos que se fabrican pasan solamente por los departamentos de produccin pero sin
embargo deben cargarse con todos los costos generales de fabricacin; no simplemente aquellos
directamente asignables a los departamentos de produccin, sino tambin los incurridos por los
departamentos de servicios.
Quinto paso: calculo de las tasas predeterminadas para los departamentos de produccin.
Una vez que se han cerrado los departamentos de servicios y todos los costos generales calculados se han
cargado a los departamentos de produccin, la compaa debe calcular una tasa predeterminada de costos
generales para cada uno de los departamentos de produccin. Las tasas se calculan dividiendo el total de
costos generales presupuestados de cada departamento despus de la distribucin de los departamentos de
servicios por el nivel de operaciones presupuestado (NPI) o cantidad presupuestada que se halla calculado
para el periodo en cada departamento de produccin.
6.2.2 PROCEDIMIENTO DURANTE EL PERIODO CONTABLE.
Primer paso: contabilizacin de los costos generales reales.
En un sistema de costos no departamentalizado, todos los costos generales reales se cargan a una cuenta
titulada costos generales de fabricacin control, y adems en un registro auxiliar de acuerdo con el tipo
particular de costo general. Este mismo procedimiento se emplea tambin cuando las empresas esta
departamentalizada. Siempre que se incurre en un costo general real, el departamento de contabilidad general
lo carga a costos generales de fabricacin - control. Adems el tipo particular de costo incurrido se asienta
tambin en un registro auxiliar; Pero cuando el sistema esta departamentalizado, el registro auxiliar tambin
esta, departamentalizado. Por lo cual, la contabilidad de los costos generales reales es exactamente la misma
sea que el sistema este departamentalizado o no.
El registro auxiliar de costos generales departamentalizado lo puede llevar el departamento de contabilidad
general, pero a menudo lo lleva el departamento de costos. Con un sistema departamentalizado habr tantas
hojas en el registro auxiliar como departamentos. Siempre que se incurre en un costo general real y se carga
a costos generales de fabricacin control, se registra tambin en el auxiliar en la hoja del departamento
correspondiente.
Si el cargo es por materiales indirectos por ejemplo, se registra en la hoja del departamento que se
especifique en la requisicin, si se trata de mano de obra indirecta, se registra en la hoja del departamento
particular el cual se refiere el cargo de la mano de indirecta. Si se trata de un costo general que no se pueda
relacionar directamente con un departamento particular se distribuye, entonces, a las distintas hojas de cada
departamento sobre la misma base que se distribuyo el respectivo costo total calculado antes de comenzar el
periodo contable.
Por medio de este procedimiento, todos los costos generales se departamentaliza cada vez que se registran,
lo que significa que al final del ao, el cargo total a control de costos generales de fabricacin durante el ao,
estar no solamente detallado por tipo de costo, sino tambin distribuida por departamentos.
6.2.3 CONTABILIDAD DE COSTOS GENERALES APLICABLES.
6.2.4 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE COSTOS.
A partir de que comienza el periodo, el departamento de costos va a cargar los costos generales a las hojas
de costos de cada orden de produccin, en el caso de que el sistema este departamentalizada, de acuerdo
con las tasas de costos generales por departamentos que la compaa calcul antes de comenzar el ao. Con
tres departamentos de produccin, cada hoja de costo va a contener tres secciones separadas para los costos
generales aplicados y segn sea el nmero de departamentos que trabaje en una semana dada en una orden
de produccin, puede haber uno, dos o tres casos de costos generales aplicados esa semana a las hojas de
costos respectivos.
6.2.5 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD GENERAL.
En un sistema de costos no departamentalizado, cada vez que el departamento de contabilidad de costos
aplicaba los costos generales a las distintas hojas de costos, el departamento de contabilidad general
registraba el total respectivo debitando inventario productos en proceso (Costos generales de fabricacin) y
acreditando Costos generales de fabricacin aplicados. Con un sistema departamentalizado, se sigue en gran
parte el mismo procedimiento. Cada semana a medida que el departamento de costos aplica los costos
generales a las distintas hojas de costos, el total respectivo se carga a inventario Productos en proceso
(Costos generales de fabricacin); pero en lugar de acreditar el total en una sola cuenta de costos generales
de fabricacin aplicada, se abre una cuenta de costos generales de fabricacin aplicada para cada uno de los
departamentos de produccin y las cantidades acreditadas en las mismas son los totales que se aplican
departamentalmente a las hojas de costos de cada semana. Debido a que todas las cifras registradas en las
hojas de costos deben quedar reflejadas en total en el libro mayor, a travs de un asiento.
Este procedimiento se sigue durante a lo largo de todo el ao. El total de costos generales aplicados por el
departamento de costo a las hojas de costos, lo carga el departamento de contabilidad general a inventario
productos en proceso (Costos generales de fabricacin). La forma como estos costos generales aplicados se
distribuyen por departamentos, queda registrada en los crditos de contrapartida a las distintas cuentas de
costos generales de fabricacin aplicados. En consecuencia, al final del ao las cuentas de costos generales
de fabricacin aplicados del mayor, van a contener el total de costos generales aplicados a cada
departamento durante el ao.
6.2.6 PROCEDIMIENTO AL FINAL DEL PERIODO CONTABLE.
Al final del ao todos los costos generales reales incurridos durante el ao, habrn quedado registrados en
total en la cuenta costos generales de fabricacin control. Tambin quedarn detallados por tipo de costo y
distribuidos departamentalmente en el registro auxiliar de costos generales. Entre tanto todos los costos
generales aplicados a las hojas de costos durante el ao habrn sido registradas departamentalmente en las
tres cuentas de costos generales de fabricacin aplicados. Entonces lo que debe hacer la compaa, es
calcular las variaciones de costos generales y proceder a su contabilizacin, efectuando el cierre de las
cuentas de costos generales reales (CIF- control) y aplicados (CIF aplicados) y despus proceder al cierre de
las variaciones.
6.2.7 CONTABILIZACIN Y CIERRE DE VARIACIONES.
Las variaciones se contabilizan mediante un asiento que cierre (deja en cero) los costos generales reales y
aplicados. Luego las variaciones se cierran contra costo de productos vendidos, mediante el asiento. Todas
las empresas deben llevar auxiliar donde se asienten las variaciones en forma discriminada y por
departamento
6.2.8 ETAPA DE CIERRE DEL PERIODO.
El objetivo financiero de la contabilidad de costos consiste en la obtencin del costo unitario de los productos
fabricados, con el fin de costear los inventarios que habrn de figurar en el balance general y determina el
costo de los productos vendidos que permita la preparacin del Estado Perdidas y Ganancias y por ende la
determinacin de la utilidad o prdida en el perodo respectivo.
En la etapa de cierre del periodo, lo que se obtiene son las ganancias o prdidas durante dicho periodo. Es el
departamento de contabilidad general el encargado de esta informacin, pero es el departamento de costos el
que le proporciona toda la informacin necesaria, estos son las hojas de costos las cuales detallan los costos
de las rdenes a medida que se fabrican.
6.2.9 PROCEDIMIENTO PARA EL CIERRE DEL PERODO.
Cuando se termina la orden de produccin se da aviso al departamento de costos para que proceda a su
liquidacin. Esta se efecta:
Totalizando las tres columnas (MD, MOD y CIF) de la respectiva hoja de costos.
Sumando los totales de las tres columnas para obtener el costo total de la orden de produccin.
Dividiendo el costo por el nmero de unidades fabricadas; para obtener el costo de cada una de ellas.
El departamento de costos informa luego al de contabilidad general sobre el total de la orden de produccin
que se ha terminado y tambin al almacn de productos terminados sobre el costo total y el costo unitario de
los productos cuando estos se destinan al almacn de productos terminados.
Luego la hoja de costos se pasa al archivo de rdenes terminadas.
Cuando se termina una orden de produccin y sus unidades pasan al almacn de productos terminados,
contabilidad general procede a efectuar el siguiente asiento, con la informacin recibida de contabilidad de
costos.
Inventario productos terminados $$$$$$
Inventario productos en proceso $$$$$$
Con este asiento los costos de la orden terminada pasan a la cuenta de inventario apropiada. De esta manera
el saldo que queda en la cuenta de inventario productos en proceso. Coincide con el total de costos
acumulados en las hojas de costos que esta en el archivo de rdenes en proceso.
Si una orden de produccin se fabrica contra pedido, es posible, que al quedar terminada se entregue
directamente al cliente sin pasar por el almacn. En este caso el dbito del asiento anterior no sera a
inventario productos terminados, sino a costo de productos vendidos o costo de ventas.
Sin embargo, aunque los productos no pasen fsicamente por el almacn, conviene, por razones de control,
pasarlos contablemente por la cuenta de inventario productos terminados.
Si la orden de produccin que se ha terminado se fabric para inventario, las unidades son almacenadas. El
almacenista recibir aviso del departamento de costos. Sobre el costo total y unitario de los productos
recibidos. As que todo lo que contabilidad general carga a inventario productos terminados, queda
registrado en detalle por el almacenista.
La ltima fase es la venta de los productos fabricados. Los asientos contables requeridos en este momento
dependen de s las unidades vendidas provienen del inventario de productos terminados o si se trata de
unidades fabricadas contra pedido que se entregan al cliente una vez terminadas