Procedimiento Ejecucin de la Formacin Profesional Integral GUA DE APRENDIZAJE Versin: 01 Fecha: 21/07/2014 Cdigo: F004-P006- GFPI
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Programa de Formacin: TCNICO EN RECURSOS HUMANOS Cdigo:122317 Versin: 01 Nombre del Proyecto: EMPRESA PRESTADORA DE SERVICIOS Y ASESORAS EN RECURSOS HUMANOS DEL MUNICIPIO DE SAN ROQUE, ANTIOQUIA. Cdigo: 605052 Fase del proyecto: EJECUCIN. Actividad (es) del Proyecto: Realizar prcticas organizacionales que permitan la cualificacin del recurso humano. Actividad (es) de Aprendizaje: Identificar procesos y procedimientos del sistema de talento humano por medio de la investigacin responsable, utilizando instructivos y formatos para la recoleccin de informacin de los conocimientos y aprendizajes de las actividades realizadas dentro de la organizacin. Ambiente de formacin: -Ambiente 106 -AVI - Internet - -Aplicativo Sofia Blackboard - Empresa de eleccin MATERIALES DE FORMACIN DEVOLUTIVO (Herramienta - equipo): Computadores Video Beam Pantallas Tablero CONSUMIBLE (unidades empleadas durante el programa): Marcadores, hojas de papel, cartulinas. Resultados de Aprendizaje: Formalizar los cambios identificados en los procesos y procedimientos del sistema de gestin del talento humano, utilizando los mtodos adoptados por la organizacin. Diligenciar instructivos, formatos y dems documentos para el sistema de gestin de la informacin del talento humano, teniendo en cuenta tcnicas, normas y procedimientos de la organizacin.
Presentar informes de los aprendizajes, conocimientos, experiencias de capacitacin puestos en prctica en la organizacin, de acuerdo con la poltica y normatividad institucional. Mantener el registro de informacin de los conocimientos, aprendizajes y experiencias de los procesos de capacitacin, teniendo como referentes la tecnologa disponible y las polticas de la organizacin.
Aplicar procesos de investigacin en la solucin de problemas que afecten la organizacin. Tabular la informacin recolectada en los instrumentos de investigacin. Competencia:
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Duracin de la gua ( en horas): 140 horas GUA DE APRENDIZAJE N 006
1. IDENTIFICACIN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE
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Desde hace un buen tiempo, las personas estn tomando mayor conciencia de la importancia del factor humano en el xito de los planes y programas y el logro de las metas organizacionales. Y es as que la Gestin del Talento Humano, entonces, se convierte en un aspecto crucial, pues si el xito de las instituciones y organizaciones depende en gran medida de lo que las personas hacen y cmo lo hacen, entonces invertir en las personas puede generar grandes beneficios. Por lo tanto un rea operativa; Recursos Humanos se convierte en el socio estratgico de todas las dems reas, siendo capaz de potenciar el trabajo en equipo y transformar la organizacin radicalmente. Por lo tanto su finalidad: Que las personas se desarrollen integralmente de manera individual y grupal, y as conseguir el crecimiento de la organizacin. Por lo tanto es propio que desde dicho departamento se trabaje en busca de: Identificar proceso y procedimientos del talento humano en la organizacin. Utilizar instructivos, formatos y dems documentos del departamento de talento humano responsablemente. Elaborar informes del resultado de proceso y procedimientos realizados dentro de la organizacin. Realizar investigaciones de posibles problemas dentro de la organizacin, buscando solucin a los mismos. Utilizar instrumentos de investigacin para dar paso a los procesos pertinentes en la misma; realizando la tabulacin de los resultados de manera diligente y eficaz. 3.1 Actividades de Reflexin inicial. Por lo tanto apreciado aprendiz, con el desarrollo de esta gua, lograr identificara los procesos y procedimientos del Departamento de Talento Humano, y como tambin realizar investigaciones detectando falencias y problemticas dentro de a la organizacin; y a partir de ah, poder implementar las posibles soluciones a situaciones adversas presentadas en un momento dado dentro de la compaa. De otra parte utilizar instructivos, formatos y dems documentos para la recoleccin de datos de los procesos y actividades realizadas dentro de la organizacin, pudiendo tabular y archivar informacin en el banco de datos de la empresa, de acuerdo con las normas y polticas vigentes en la organizacin. Lo cual le dar herramientas para desempearse como asistente de personal y seleccin en el departamento de talento humano de una empresa. ORIENTACIN: Conforme grupos de trabajo de un mximo de cuatro aprendices incluido usted. Tenga en cuenta que debe disponer de tiempo, espacio actitud, compromiso y responsabilidad para realizar las actividades aqu propuestas, y presentar las evidencias de aprendizaje de acuerdo con el cronograma que se establezca. 3.2 Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios para el aprendizaje.)
2. INTRODUCCIN 3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
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ESTUDIO DE CASO: Eduardo Gonzlez, Director General de una empresa familiar, productora de Piezas Metalmecnicas, se pregunta si su compaa ya est lista para desarrollar un Plan de Expansin Nacional, que significara la ampliacin de la planta fsica, y la creacin de una fuerza de venta desplegndose en las principales ciudades del pas. Para este propsito convoca a reunin a sus 2 hermanos, Pedro y Camila, que trabajan respectivamente, como Directores de Operaciones, y de Administracin y Finanzas. A la reunin se suman, una Tcnico de RRHH, que funge como Coordinadora de Administracin de Personal, y una reconocida Consultora Externa en RRHH y Desarrollo Organizacional, que ha sido contratada por Eduardo para catalizar el proceso de cambio. A continuacin, una breve ficha de las personas que participan en la reunin: Roles contemplados en este caso de estudio: .Eduardo Gonzlez Director General
Eduardo es un Ingeniero Industrial de amplia y reconocida experiencia, que hace 10 aos decidi invertir sus ahorros en el desarrollo de una iniciativa empresarial, a la cual se han sumado varios miembros de su familia. Aunque Eduardo tiene amplios conocimientos del sector industrial, en el que su empresa se desenvuelve, reconoce que an no tiene la visin estratgica suficiente para desarrollar un Plan de Expansin, que adems contemple, el desarrollo de una estrategia de diversificacin relacionada. Eduardo sospecha que la gestin de RRHH es el eslabn ms dbil para soportar esta propuesta de expansin, y por vez primera, est decidido a explorar la opinin que consultores externos puedan ofrecerle para los fines de reducir los riesgos implcitos en este crucial proyecto de transformacin. Camila Gonzlez Directora de Administracin y Finanzas
Economista con postgrado en Administracin de Empresas, Camila, ha sido factor clave en el crecimiento acelerado de la compaa, habiendo participado activamente con Eduardo, en el diseo del Plan de Expansin. Siempre se ha destacado por el manejo impecable y certero de las Finanzas Corporativas, particularmente en tiempos de incertidumbre y crisis. Por iniciativa de Camila, ya existen y se aplican un conjunto de polticas, normas y procedimientos, para anticipar y mitigar los posibles efectos de conflictos sindicales que puedan afectar la continuidad de las operaciones. En ocasiones, Camila admite que ella no es la persona ms indicada para asumir la Gestin de RRHH, razn por lo cual ha sugerido la contratacin de horas de consultora en temas de RRHH y Desarrollo Organizacional.
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Pedro Gonzlez Director de Operaciones
Como profesional entusiasta y apasionado por la gestin de operaciones, Pedro ha logrado consolidar una dinmica de ejecucin apegada a criterios modernos de calidad, seguridad laboral e higiene industrial. En los ltimos meses, Pedro ha padecido de ciertos quebrantos de salud ocasionados por el estrs que implica estar adems a cargo de la satisfaccin de los requerimientos de los clientes, bajo circunstancias de franca expansin del mercado, y afrontando dificultades recurrentes para motivar y retener al personal obrero y a los supervisores de planta. Pedro, introvertido como es, se esfuerza mucho para interaccionar con su personal de una manera asertiva y orientada a sus objetivos de trabajo. Ligia Bez Coordinadora de RRHH
Ligia es una joven y talentosa profesional con expectativas de aprender y desarrollarse, en esta, su primera experiencia laboral. Su foco actual es la gestin de la Nmina y el rea de Reclutamiento y Seleccin. Apremiada por las urgencias de la operacin, Ligia apenas tiene tiempo para incursionar en otras reas de RRHH que tambin le apasionan. Reportando a la Directora de Administracin y Finanzas, pretende adquirir una visin integral de la Gestin de RRHH, y est prxima a terminar su tesis de grado, para graduarse como Psiclogo Industrial. Se entiende muy bien con Emilia Tapies, la consultora de RRHH, a la que admira, y de quien espera aprender mucho Emilia Tapies Consultora de RRHH
Emilia, la mejor consultora de RRHH y Desarrollo Organizacional de la firma de consultora Fisher, Jones & Thompson, se incorpora al equipo, a instancias de un amigo de Eduardo, quien la recomend por el extraordinario valor que ella agreg meses atrs, al proceso de transformacin organizativa de una empresa amiga. Emilia, de carcter sosegado, equilibrado, y en ocasiones inquisitivo, siempre disfruta de las aparentes contradicciones que afloran entre empleados y directivos durante las sesiones de trabajo que ella como buena consultora y coach que es, dirige y canaliza. Muy intuitiva y perspicaz, Emilia suele hacer preguntas muy sutiles que apuntan a la raz del problema, e insinan las posibles soluciones.
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Un resumen de la reunin Eduardo G. (Director General): Buenas tardes a todos. Estamos ahora reunidos con el objetivo de analizar el contexto actual de operaciones, de negocios y de gestin de personas de nuestra empresa. Nos interesa identificar con la facilitacin de nuestra consultora Emilia Tapies, las oportunidades de mejora que debemos conocer y desarrollar, para fortalecer nuestro plan de expansin geogrfica y su estrategia de diversificacin relacionada. Gesticula levemente, denotando seguridad y conviccin. Emilia T. (Consultora de RRHH): Buenas tardes. Muchas gracias, Eduardo por esta invitacin. Considerando que ustedes conocen la dinmica de la empresa mejor que cualquier otra persona, les invito a salir de las especificidades de sus roles y a asumir el papel de observadores externos para identificar, sin prejuicios ni temor, cuales son los problemas del da a da, que impiden asumir un foco estratgico que potencie el proyecto de cambio. Eduardo G. (Director General): Desde mi perspectiva, la dinmica de la operacin es tan frentica y estresante, que difcilmente puedo dedicar el tiempo necesario para la ejecucin de la estrategia de negocios. Admito que los detalles de la operacin de esta empresa, absorben buena parte de mi tiempo y energa, y reconozco que sin el apoyo incondicional de mi equipo esta empresa sera inviable. Camila G. (Directora de Administracin y Finanzas): Clave del xito de la empresa radica en nuestra capacidad para gestionar bajo criterios ortodoxos y conservadores las finanzas corporativas. Gracias a nuestra gestin asertiva de las Cuentas por Pagar, y a las buenas lneas de crdito que tenemos con nuestros bancos, casi siempre tenemos los fondos necesarios para fondear la Nmina. Eduardo G. (Director General): Agregando a lo que dice Camila, nuestro nivel de endeudamiento es muy bajo, y estamos en condiciones de levantar los capitales necesarios para nuestro plan de expansin. Pedro G. (Director de Operaciones): Estamos muy orgullosos, ahora que logramos certificar para el ISO- 9001. Hemos invertido en tecnologa de punta, y tenemos un record envidiable en horas, sin accidentes. Sin embargo, tengo la impresin de que la competencia se est moviendo a una mayor velocidad. Eduardo G. (Director General): Potenciar nuestra competitividad es factor clave de xito en esta fase. Emilia T. (Consultora de RRHH): Muy interesante. Por qu dices, Pedro que la competencia quiz aprovecha ventajas competitivas que ustedes creen no tener? Con absoluta seguridad en lo que dice. Pedro G. (Director de Operaciones): Tenemos problemas para retener al personal. Los conflictos con el Sindicato me agobian. Recin contrat al 3er supervisor de la lnea de produccin en menos de un ao. Repentinamente, Ligia, la Coordinadora de RRHH recibe una llamada de tono inquietante a su telfono mvil, que afecta su semblante, hasta entonces sereno y atento a la discusin. Camila G. (Directora de Administracin y Finanzas): Qu sucede, Ligia? Te noto preocupada. Ligia B. (Coordinadora de RRHH): Si, Camila. El sistema est fallando, y no podemos procesar la Nmina. Eduardo G. (Director General): Como ves Emilia, esto que ests presenciando es usual en la empresa. Pedro G. (Director de Operaciones): Parece obvio que estamos haciendo aguas en la Gestin de RRHH. Camila G. (Director de Administracin y Finanzas): Qu estamos haciendo ahora para resolver el tema de la Nmina? El cuadre de la Nmina ha de estar listo maana a primera hora, para as girar las instrucciones a los bancos. Adems, tengo que calcular las liquidaciones de 15 empleados, que han
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renunciado o han sido despedidos est semana. Sin disimular una preocupacin, ya habitual en ella. Ligia B. (Coordinadora de RRHH): Carlos, nuestro analista de soporte tcnico, ya est investigando para determinar que le ha ocurrido al Sistema de Nomina. Amatista, nuestra pasante, est montando la Nmina en Excel. Al salir de la reunin, me declaro en emergencia y me siento con ella para avanzar. Pedro G. (Director de Operaciones): Que estrs, que angustia! No me siento muy bien en este momento. Voy a buscar una pastilla de Lexatin a mi oficina. Creo que tengo un episodio de alta tensin. Pedro sale de la oficina como alma que lleva el diablo. Un silencio espeso y denso se manifiesta. Emilia T. (Consultora de RRHH): Excelente! Ligia, podras pasarme por favor informacin sobre la tasa de absentismo y el ndice de rotacin? Hacen entrevistas de salida al trmino de la relacin laboral? Ligia B. (Coordinadora de RRHH): Compilar toda la informacin que necesitas para este viernes. Camila G. (Director de Administracin y Finanzas): Cuando estamos orientados a resolver las urgencias que a diario se presentan, rara vez tenemos tiempo para efectuar la entrevista de salida. Sin embargo, te comento, que la mayor parte de las deserciones se explican por el deseo del trabajador de buscar un mayor salario, y acceder a mejores posibilidades de desarrollo profesional. Pedro reingresa a la Sala de Juntas, ya recuperado y sin disimular su nuevo motivo de angustia comenta: Pedro G. (Director de Operaciones): Tengo que ausentarme otra vez. Me informan de un conato de huelga en la lnea de productos empacados.- Victima de un estado ya crnico de estrs. Eduardo G. (Director General): Reconozco que tenemos que invertir en la profesionalizacin de la gestin de RRHH. Creo que la piedra angular de nuestro problema radica en una gestin de RRHH, casi exclusivamente orientada al Reclutamiento y Seleccin del personal, y a la gestin de la Nmina. Camila G. (Directora de Administracin y Finanzas): Qu bueno que pienses as, Eduardo. Tantas veces que te lo he dicho! Por fin te ests centrando en la raz del problema.- Exhibiendo una sonrisa pcara y cmplice. Emilia T. (Consultora de RRHH): Qu bien ha resultado este ejercicio colectivo de anlisis y reflexin! La clave del xito para desarrollar el proyecto de expansin comienza por potenciar la funcin de RRHH, para incluir las reas de Compensacin y Beneficios, Relaciones Laborales, y Formacin y Desarrollo. Inferencias y lecciones aprendidas Del anlisis de este caso se extrae informacin de inters para inferir como una deficiente y muy especializada gestin de RRHH, puede obrar como un factor inhibidor de la expansin de una empresa con poco tiempo en el mercado. A continuacin, un breve diagnstico surgido de este anlisis: 1. Como suele suceder en una pequea empresa familiar en proceso de expansin, los 3 directivos son hermanos. Ello introduce un clima de confianza, que si bien facilita el proceso de toma de decisiones, podra tener algn impacto negativo sobre su futura evolucin, en el supuesto de generarse desavenencias entre ellos. 2. La estrategia de crecimiento a corto plazo est claramente delineada, al apostar por la expansin regional, con diversificacin relacionada. 3. Parece acertada la contratacin de un consultor competente en RRHH y Desarrollo
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Organizacional, para motorizar el proceso de transformacin que la empresa requiere en el desarrollo de su plan de expansin. 4. Reconocer tempranamente que la pobre estructuracin de la funcin de RRHH, es el principal factor inhibidor para desarrollar exitosamente el plan de expansin, es una premisa importante para avanzar con menores riesgos, en el proyecto de transformacin organizacional. 5. La gestin de RRHH es de corte reactivo, netamente transaccional y de carcter administrativo, al centrar su radio de accin en el procesamiento de la Nmina, y en el Reclutamiento y Seleccin de personal. 6. El reconocimiento de Camila de que ella no puede por s sola, asumir la funcin de RRHH, es un paso fundamental para promover la reestructuracin y profesionalizacin de una funcin clave para el negocio. 7. El carcter frentico, agobiante y estresante de la operacin de la empresa, inhibe la concrecin y desarrollo de una clara visin estratgica, que oriente en el largo plazo, la ejecucin del proceso de transformacin organizacional. 8. Del anlisis de este caso se asume que la responsabilidad de interaccionar con los clientes y pulsar la dinmica del mercado recae en buena medida sobre el Director de Operaciones. Es aqu donde luce pertinente crear la funcin de Mercadeo y Ventas, para soportar el desarrollo del plan de expansin regional y diversificacin relacionada. 9. Las fricciones que Pedro, el Director de Operaciones ha tenido con el personal de planta, pudiera indicar que este profesional no tiene las competencias suficientes para fungir como un negociador efectivo, y manejar situaciones de conflicto de manera asertiva. El desarrollo del rea de Relaciones Laborales, como parte integral de las competencias de RRHH, ayudara a reducir el impacto potencial de este problema. 10. La cultura de la organizacin comienza a ser impactada, cuando el centro de gravedad de la empresa comienza a desplazarse desde un entorno laboral con nfasis casi exclusivo en la operacin, hacia otro, con una gestin paulatinamente orientada a la funcin y a los procesos. Acerca del Caso de Estudio Este caso que corresponde al nivel 1 (Gestin de Administracin de Personal) del modelo de madurez para RRHH, puede aplicarse en una prctica de consultora, como una herramienta para generar conciencia acerca de las prcticas de RRHH, que conviene aplicar para resolver problemas que son comunes a nuestras empresas. ACTIVIDAD. En grupos mixtos de 4 personas con diferentes experiencias profesionales y enfoques funcionales, se distribuyen los roles especificados; actan de acuerdo al guion planteado en el caso de estudio; realizando un video del desarrollo de la junta, planteando al final una propuesta idnea para resolver los problemas planteados por los profesionales de la organizacin. https://www.youtube.com/watch?v=HzAk7fdfepc
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Esta presentacin se socializar en el ambiente de formacin, usted apreciado aprendiz con sentido crtico, expresar sus experiencias, sensaciones y emociones al realizar la actividad. Ahora, en equipos de trabajo, despus de haber consultado el material de apoyo dispuesto por el instructor, ms las consultas en otras fuentes y en plenaria general; responder a los siguiente cuestionamientos:
Defina Departamento de Talento Humano: Qu procesos y procedimientos se realizan en el departamento de Talento Humano? Qu son instrumentos de investigacin? Para qu se utilizan los instrumentos de investigacin? Qu entiende por tcnicas de entrevista? Qu es manual de procedimientos? Qu es manual de funciones? Haga una breve explicacin del manual de funciones de una organizacin.
o Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios para el aprendizaje. Actividad 1: Tomando como referente el estudio de caso anterior; donde ustedes como tcnicos de RR.HH, son contratados por Eduardo Gonzlez. (Gerente general) de la compaa; quien les pide que identifiquen los problemas dentro de la organizacin y que planteen posibles soluciones para buscar su expansin a nivel internacional sin ningn problema. Ahora:
Que instrumentos de investigacin utilizaran para recolectar la informacin pertinente al caso?
R/ Podra utilizar la encuesta, la entrevista, e incluso a travs de una detallada historia de vida de cada uno de los trabajadores.
Que deben hacer con la informacin recolectada?
R/ Analizar cada uno de los datos y respuestas obtenidas, con el fin de emprender acciones que propendan el mejoramiento de las falencias. Examinar muy bien la informacin, permitir actuar con argumentos y seguros del objetivo que se quiere seguir.
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Que solucin plantean ante la problemtica encontrada?
R/ Se puede compartir la situacin expresada en el caso: es importante que en el rea de Recursos Humanos, laboren distintas personas que tienen una capacitacin adecuada para llevar a cabo su cargo, as mismo, es necesario que a la hora de escoger el personal que laborara en la empresa se haga un estudio muy detallado que permita identificar cada uno de los perfiles y educacin recibida para ejecutar determinado cargo
Donde y como archivan los documentos finales en la organizacin?
R/ Toda organizacin pblica o privada realiza transacciones diversas, las cuales originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos. Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, y sistemtica de forma tal que cando haya forma necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan ser localizados fcil y prontamente. El archivo en la empresa es uno de los instrumentos ms importantes, ya que en l se recopila en forma organizada los registros, documentos de inters para la empresa. El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma sistemtica se le conoce como archivar, esto se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localizacin de los documentos.
Los resultados de esta actividad se socializaran en grupo con ayudas audiovisuales.
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Actividad 2: Con base en el material de apoyo y las consultas de enlaces expuestos por el instructor:
Investigue sobre los instrumentos de investigacin ms utilizados en las organizaciones para la realizacin de investigaciones?
LA OBSERVACION Es el registro visual de lo ocurre es una situacional real, clasificando y consignando los acontecimientos pertinentes de acuerdo con algn esquema previsto y segn el problema que se estudia. Al igual con los otros mtodos, previamente a la ejecucin de la observacin el investigador debe definir los objetivos que persigue, determinar su unidad de observacin, las condiciones en que asumir la observacin y las conductas que debern registrarse. Cuando se decide utilizarla hay que tomar en cuenta ciertas consideraciones. Como mtodo de recoleccin de datos, debe ser planificado cuidadosamente para que rena los requisitos de validez y confiabilidad. Se le debe conducir de manera hbil y sistemtica y tener destreza en el registro de datos, diferenciando los aspectos significativos de la situacin y los que no tienen importancia. Tambin se requiere habilidad para establecer las condiciones de manera tal que los hechos observables se realicen en la forma ms natural posible y sin influencia del investigador u otros factores. Cuando se decide usar este mtodo es requisito fundamental la preparacin cuidadosa de los observadores, asegurndose as la confiabilidad de los datos que se registren y recolecten.
Hay que tomar en cuenta que para que sea vlido este instrumento de observacin, se deben tener en cuenta algunas sugerencias: Con respecto a las condiciones previas a la observacin: El observador debe estar familiarizado con el medio. Se deben realizar ensayos de la observacin, previos a la observacin definitiva. El observador debe memorizar lo que se va a observar. Con respecto al procedimiento en la observacin: Las notas deben ser registradas con prontitud (en minutos). Las notas deben incluir las acciones realizadas por el observador.
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LA ENCUESTA Esta herramienta utiliza los cuestionarios como medio principal para conseguir informacin. De esta manera, las encuestas pueden realizarse para que el sujeto encuestado plasme por s mismo las respuestas en el papel. Es indispensable que el investigador slo proporcione la informacin indispensable, la mnima para que sean comprendidas las preguntas. De igual manera, al disear la encuesta y elaborar el cuestionario hay que tomar en cuenta los recursos (tanto humanos como materiales) de los que se disponen, tanto para la recopilacin como para la lectura de la informacin, para as lograr un diseo funcionalmente eficaz. Segn M. Garca Ferrando, " prcticamente todo fenmeno social puede ser estudiado a travs de las encuestas ", y podemos considerar las siguientes cuatro razones para sustentar esto: Las encuestas son una de las escasas tcnicas de que se dispone para el estudio de las actitudes, valores, creencias y motivos. Se adaptan a todo tipo de informacin y a cualquier poblacin. Permiten recuperar informacin sobre sucesos acontecidos a los entrevistados. Permiten estandarizar los datos para un anlisis posterior, obteniendo gran cantidad de datos a un precio bajo y en un perodo de tiempo corto. Clasificacin Tipos de Encuesta Encuestas exhaustivas y parciales: Se denomina exhaustiva cuando abarca a todas las unidades estadsticas que componen el colectivo, universo, poblacin o conjunto estudiado. Cuando una encuesta no es exhaustiva, se denomina parcial.
Encuestas directas e indirectas: Una encuesta es directa cuando la unidad estadstica se observa a travs de la investigacin propuesta registrndose en el cuestionario. Ser indirecta cuando los datos obtenidos no corresponden al objetivo principal de la encuesta pretendiendo averiguar algo distinto o bien son deducidos de los resultados de anteriores investigaciones estadsticas.
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Encuestas sobre hechos y encuestas de opinin: Las encuestas de opinin tienen por objetivo averiguar lo que el pblico en general piensa acerca de una determinada materia o lo que considera debe hacerse en una circunstancia concreta. Se realizan con un procedimiento de muestreo y son aplicadas a una parte de la poblacin ya que una de sus ventajas es la enorme rapidez con que se obtienen sus resultados. A veces las personas encuestadas tienen ms de una respuesta a una misma pregunta dependiendo del marco en que se le haga la encuesta y por consecuencia las respuestas que se dan no tienen por qu ser sinceras. Las encuestas sobre hechos se realizan sobre acontecimientos ya ocurridos, hechos materiales.
CUESTIONARIO
Es el mtodo que utiliza un instrumento o formulario impreso, destinado a obtener repuestas sobre el problema en estudio y que el investido o consultado llena por s mismo. El cuestionario puede aplicarse a grupos o individuos estando presente el investigador o el responsable del recoger la informacin, o puede enviarse por correo a los destinatarios seleccionados en la muestra. Debido a su administracin se puede presentar problema relacionados con la cantidad y calidad de datos que pretende obtener para el estudio. Algunos problemas asociados con el envo de los cuestionarios podran ser: que no fuese devuelto; los consultados pueden evadir la respuesta a alguna pregunta o no darle la importancia necesaria a las respuestas proporcionadas. Por ello y otros factores ms, el instrumento que se use para la recoleccin de datos debe ser objeto de una cuidadosa elaboracin. Algunas ventajas del cuestionario son: su costo relativamente bajo, su capacidad para proporcionar informacin sobre un mayor nmero de personas en un periodo bastante breve y la facilidad de obtener, cuantificar, analizar e interpretar los datos. Dentro de las limitaciones de este mtodo figuran las siguientes: es poso flexible, la informacin no puede variar ni profundizarse, si el cuestionario es enviado por correo se corre el riesgo de que no llegue al destinatario o no se obtenga respuesta de los encuestados; adems, resulta difcil obtener una tasa alta de complecin del cuestionario. Debido a esa posible prdida de informacin se recomienda cuando se use este mtodo una muestra ms grande de sujetos de estudio. En general, en el proceso de recoleccin de datos para una investigacin, estos mtodos e instrumentos y fuentes suelen combinarse; cada una con sus ventajas y desventajas, sus caractersticas propias y la informacin que se requiera, dan flexibilidad para que el investigador determine su uso apropiado segn el estudio a realizar.
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Los cuestionarios pueden ser: Cuestionario individual: Es aquel que el encuestado contesta de forma individual por escrito y sin que intervenga para nada el encuestador.
Cuestionario-lista: El cuestionario es preguntado al encuestado en una entrevista por uno de los especialistas de la investigacin. Deben ser excluyentes y exhaustivas, lo que se refiere a que una pregunta no produzca dos respuestas y, simultneamente, tenga respuesta.
LA ENTREVISTA Es la comunicacin establecida entre el investigador y el sujeto de estudiado a fin de obtener respuestas verbales a las interrogantes planteadas sobre el problema propuesto. Se estima que este mtodo es ms eficaz que el cuestionario, ya que permite obtener una informacin ms completa. A travs de ella el investigador puede explicar el propsito del estudio y especificar claramente la informacin que necesita, si hay una interpretacin errnea de la pregunta permite aclararla, asegurando una mejor respuesta. Best afirma "es tambin posible buscar la misma informacin por distintos caminos en diversos estadios de la entrevista", obtenindose as una comprobacin de la veracidad de las respuestas. Como tcnica de recoleccin de datos la entrevista tiene muchas ventajas; es aplicable a toda persona, siendo muy til con las analfabetas, los nios o con aquellos que tienen limitacin fsica u orgnica que les dificulte proporcionar una respuesta escrita. Tambin se presta para usarla en aquellas investigaciones sobre aspectos psicolgicos o de otra ndole sonde se desee profundizar en el tema, segn la respuesta original del consultado, ya que permite explorar o indagar en la medida que el investigador estime pertinente.
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Explique los objetivos del banco de datos de la organizacin en general?
El desarrollo de la base de datos en la actualidad es una de las actividades mas importantes en el campo de la informtica; tanto as que son muy pocos los negocios que no se encuentren dentro de la revolucin de las computadoras. Los objetivos de una base de datos esta delimitados por dos factores interrelacionado: al alcance de los datos que se van a manejar determinados por las entidades, atributos y relaciones que se incluyen en la base de datos y las funciones que se desee proveer para su manejo esto quiere decir que son el conjunto de opciones que facilita la base de datos, referente a la actualizacin, seleccin, consulta o cruce de datos de las entidades y relaciones incluidas en la base de datos. Toda base de datos se disea, construye y puebla con datos para un propsito especfico. Est dirigida a un grupo de usuarios y tiene ciertas aplicaciones preconcebidas que interesan a dichos usuarios.
Objetivos de los sistemas de bases de datos Entre los objetivos ms importantes de los sistemas de bases de datos estn:
Disminuir la redundancia e inconsistencia de los datos: Puesto que los archivos y los programas de aplicaciones fueron creados por distintos programadores en un periodo largo, es posible que un mismo dato est repetido en varios sitios (archivos). Esta redundancia aumenta los costos de almacenamiento y acceso, adems de incrementar la posibilidad de que exista inconsistencia en la informacin. Reducir la dificultad para tener acceso a los datos: Supngase que uno de los gerentes del banco necesita averiguar los nombres de todos los clientes que viven en cierta parte de la ciudad. El gerente llama al departamento de procesamiento de datos y pide que generen la lista correspondiente. Como sta es una solicitud fuera de lo comn no existe un programa de aplicaciones para generar semejante lista. Lo que se trata de probar aqu es que este ambiente no permite recuperar la informacin requerida en forma conveniente o eficiente.
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Evitar el aislamiento de los datos: Puesto que los datos estn repartidos en varios archivos, y stos pueden tener diferentes formatos, es difcil escribir nuevos programas de aplicaciones para obtener los datos apropiados.
Corregir anomalas en el acceso concurrente: Para mejorar el funcionamiento del sistema y tener un tiempo de respuesta ms corto, muchos sistemas permiten que varios usuarios actualicen la informacin simultneamente. En un ambiente de este tipo, la interaccin de las actualizaciones concurrentes puede resultar en informacin inconsistente. Para prevenir estas situaciones debe mantenerse alguna forma de supervisin en el sistema.
Disminuir los problemas de seguridad: No es recomendable que todos los usuarios del sistema de base de datos pueda tener acceso a toda la informacin. Por ejemplo, en un sistema bancario, una persona que prepare los cheques de nmina slo debe poder ver la parte de la base de datos que contenga informacin de los empleados. No puede consultar informacin correspondiente a las cuentas de los clientes.
Disminuir los problemas de integridad: Los valores que se guardan en la base de datos debe satisfacer ciertos tipos de limitantes de consistencia. El sistema debe obligar al cumplimiento de estas limitantes. Esto puede hacerse agregando el cdigo apropiado a los distintos programas de aplicaciones. El problema se complica cuando las limitantes implican varios elementos de informacin de distintos archivos.
Abstraccin de la informacin: Uno de los objetivos principales de un sistema de base de datos es proporcionar a los usuarios una visin abstracta de la informacin. Es decir, el sistema oculta ciertos detalles relativos a la forma como los datos se almacenan y mantienen.
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Que significa archivar documentos de acuerdo con la normatividad vigente?
R/ Es adaptarse a las leyes que se establecen as como la 594 del 2000, con el fin de que se permita laborar adecuadamente, sin esta, sera un completo desorden ya que no habra un parmetro a seguir y se hara ms complicado el trabajo. Ceirse a la norma significa que con archivos bien organizados no tendrn los funcionarios que partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la bsqueda infructuosa de informacin, elevando los costos de operacin, produciendo ineficiencia, atraso, confusin y en general, una deficiente administracin.
Administracin de archivos: Es un conjunto de principios, mtodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organizacin y funcionamiento de los Archivos. Es funcin archivstica la gestin de documentos desde su elaboracin hasta la eliminacin o conservacin permanente de acuerdo a su ciclo vital. Organizacin documental.- Junto con el organismo nacen los archivos. "Donde quiera que comenz a gestarse una organizacin administrativa, sta trajo consigo la creacin de documentos y el archivo los recogi". La organizacin de documentos archivsticos, consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones o procedimientos orientados a la clasificacin, la ordenacin y la signatura o codificacin de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de orden original. Es la forma como se disponen los documentos para su localizacin y recuperacin inmediata de la informacin. La Organizacin Documental comprende: La Clasificacin, el Ordenamiento y la Signatura En la clasificacin se identificarn las series documentales y se establecern criterios uniformes. Entindase por serie documental al conjunto de documentos que tienen caractersticas comunes; el mismo tipo documental o el mismo asunto y que por consiguiente son archivados, usados, transferidos o eliminados como unidad. El ordenamiento de las series documentales se efectuar aplicando el sistema ms conveniente para la institucin (Numrico, cronolgico, alfabtico o una combinacin de ellos).
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Asignacin: Signar un documento es un procedimiento en la que se determina un CODIGO que identifique en forma precisa y breve las secciones (unidades orgnicas) y las series documentales. La Signatura consiste en asignar smbolos particulares a los documentos para su identificacin. Dichos smbolos reemplazan a los nombres o ttulos, representndolos, lo que permite su inmediata localizacin. El cdigo se estructura en base a letras, nmeros o la combinacin de ambos. De esta manera se tiene una identificacin alfabtica, numrica o alfa-numrica.
Seleccin documental: Es un proceso archivstico que consiste en identificar, analizar y evaluar todas las series documentales que genera y recibe una entidad para determinar sus perodos de retencin, en base a los cuales se formular el Programa de Control de Documentos. Conservacin documental.- Mantenimiento del soporte y texto, mediante medidas de preservacin y restauracin de los documentos de archivo. Servicio: Prstamo, consulta, bsqueda, exhibicin, reproduccin del acervo documental de una institucin. Fondo documental.- Conjunto total de documentos o archivos reunidos por una institucin en el ejercicio de sus actividades y funciones. Seccin documental: Conjunto de documentos procedente de una unidad orgnica o divisin administrativa importante, que tiene una estructura, funciones y fines conocidos y su cumplimiento determina las series documentales. Serie documental: Est constituida por los documentos producidos o recibidos de una oficina o unidad orgnica en cumplimiento en sus funciones, que tienen el mismo tipo documental o se refieren a un mismo asunto, y que son archivados, conservados, utilizados, valorados, transferidos o eliminados como unidad. Principio de procedencia: Establece que en la Organizacin Documental los documentos producidos por una institucin u organismo no deben mezclarse con los de otra. Principio de orden original.- Establece que en una Organizacin Documental no se debe modificar la organizacin transferida a un fondo, por una unidad productora en el nivel de archivo correspondiente.
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Documentos de valor temporal: Por su contenido dejan de ser imprescindibles y sin trascendencia. Carecen de valor al cumplirse su fin administrativo, fiscal, contable, legal, administrativo y otros que los origin. Documentos de valor permanente.- Indispensables para la entidad de origen o para otras entidades. Ejemplos: Referentes a la proteccin de los derechos ciudadanos. Los que reflejan la evolucin de la entidad (atribuciones, funciones, estructura, procedimientos). Los que aportan al estudio y la investigacin.
Cuadro de clasificacin de documentos: Es un esquema donde se encuentran estructuradas las series documentales de cada unidad orgnica que conforman las secciones de un fondo documental. Es el resultado de relacionar las clases (series y secciones) entre s y su ubicacin dentro del contexto general. El Cuadro de Clasificacin, se elabora por cada unidad orgnica (seccin). Sirve para: Determinar las funciones y actividades de la unidad orgnica. Establecer un esquema de acuerdo a la estructura orgnica. Determinar las series priorizando el asunto que trata. Codificar la seccin y la serie en forma correlativa Programa de Control de Documentos.
PCD: Es un documento de gestin archivstica que establece las series documentales que produce y recibe una entidad pblica precisando el nmero de aos que deben conservarse y los perodos de retencin en cada nivel de archivo.
3.3 Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin). Actividad 1:
a. Por cada grupo de trabajo, realiza una exposicin de los instrumentos de investigacin; realizando clasificaciones, ventajas y desventajas. b. Foro de discusin virtual: Despus de consultar la totalidad del material de apoyo, participar en el foro de discusin, aportando cinco funciones propias del departamento de talento humano, dando una explicacin pertinente de cada una.
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3.4 Actividades de transferencia del conocimiento. Actividad 1: Por grupos de trabajo crean una organizacin (simulacin) que contenga:
a. Una base de datos digital, con la informacin manejada en el departamento de Recursos Humanos a nivel general, de una organizacin, archivando la documentacin segn la normatividad vigente.
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b. Un manual de procedimientos. (INSTITUCION EDUCATIVA NORMAL SUPERIOR SAN ROQUE)
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c. Un manual de funciones.
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3.5 Actividades de evaluacin.
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluacin Tcnicas e Instrumentos de Evaluacin Evidencias de Conocimiento : Respuesta preguntas sobre: o Proceso y procedimientos del departamento de Talento Humano. o Instrumentos de investigacin; ventajas y desventajas. o Conformacin de base de datos y sus funciones.
Evidencias de Desempeo: Observacin de una simulacin de creacin de una organizacin y las funciones del departamento de RR.HH.
Evidencias de Producto: o Instructivos, formatos y dems documentos del departamento de Talento Humano. o Instrumentos de investigacin para la reeleccin de datos.
o DESCRIBE CON OBJETIVIDAD EL PROCEDIMIENTO PARA COMPILAR, TABULAR LA INFORMACIN, EMPLEANDO LAS FUENTES DISPONIBLES Y DE ACUERDO CON LAS NECESIDADES DE LA ORGANIZACIN. o IDENTIFICA Y APLICA LOS INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE INFORMACIN, PARA LA COMPILACIN DE INFORMACIN o ESTABLECE CRITERIOS DE CLASIFICACIN DE LA INFORMACIN CON DILIGENCIA Y OBJETIVIDAD. o ORGANIZA DE MANERA OPORTUNA LA INFORMACIN COMPILADA RESPONDIENDO A LA INVESTIGACIN ADELANTADA. o DESCRIBE CON RESPONSABI LI DAD LAS NORMAS TCNI CAS I GENTES PARA LA PRESENTACI N DE INFORMES DE I NVESTI GACI N. o PRESENTA INFORME DE MANERA OBJETIVA Y ASIGNANDO LOS NOMBRES DE LOS TTULOS A LOS RESULTADOS DE LA INVESTIGACIN DE ACUERDO CON SU CONTENIDO SOBRE INFORMACIN COMPILADA Y TABULADA. o PRESENTA INFORME DE MANERA OBJETIVA TENIENDO EN CUENTA LA RACIONALIDAD DE LAS CIFRAS, CONCEPTOS, VARIABLES, FUENTES DE INFORMACIN Y REFERENCIAS PREVISTAS
Tcnica: Preguntas Instrumento: cuestionario. Plataforma blackboard.
Tcnica: Observacin directa Instrumento: Lista de chequeo
Tcnica: Valoracin de producto Instrumento: Lista de chequeo
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ACTIVIDADES DEL PROYECTO DURACIN (Horas) Materiales de formacin devolutivos: (Equipos/Herramientas) Materiales de formacin (consumibles) Talento Humano (Instructores) AMBIENTES DE APRENDIZAJE TIPIFICADOS Descripcin Cantidad Descripcin Cantidad Especialidad Cantidad ESCENARIO (Aula, Laboratorio, taller, unidad productiva) y elementos y condiciones de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente Realizar prcticas organizacionales que permitan la cualificacin del recurso humano. 150 Computadores Video Beam Pantallas Tablero 1 Marcadores 2 Tcnico 1 Ambiente 106 - AVI - Internet - Aplicativo SOFIA Blackboard Empresa elegida. 4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE
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Pgina 25 de 26 TALENTO HUMANO: La administracin del Talento Humano consiste en la planeacin, organizacin, desarrollo y coordinacin, as como tambin como control de tcnicas, capaces de promover el desempeo eficiente del personal, a la vez que el medio que permite a las personas que colaboran en ella alcanzar los objetivos individuales relacionados directamente o indirectamente con el trabajo.
INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIN: Entendemos por tcnicas de investigacin al conjunto de procedimientos y sus recursos que nos permitirn abordar nuestro objeto de estudio, y recopilar informacin que nos permita sustentar nuestras hiptesis de trabajo. Las tcnicas de recoleccin de datos son las estrategias que utiliza el investigador para recolectar informacin sobre un hecho o fenmeno
BANCO DE DATOS: Es aquel que se utiliza para hacer referencia a un conjunto de datos, de informaciones que son agrupadas y mantenidas en un mismo soporte a modo de facilitar su acceso. Cuando hablamos de un banco de datos estamos sealando que esa informacin est clasificada y ordenada de acuerdo a diferentes parmetros ya que la misma puede ser solicitada muy a menudo con diversos fines.
MANUAL DE PROCESO: Es la secuencia de pasos necesarios para realizar una actividad. Si al hablar del manual, decamos que recopilaba las instrucciones para realizar una actividad, podemos definir de manera global que el manual es una recopilacin de procesos.
MANUAL DE FUNCIONES: Es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y ser elaborado tcnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guas y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonoma propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrn tomar las decisiones ms acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el perodo, los problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes como los manuales debern ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestin. 5. GLOSARIO DE TERMINOS
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1. Manual de instrumentos de gestin y desarrollo de las personas en las organizaciones, de los autores Federico Gan y Jaume Trigin. 2. CASTILLO, Jos:Administracin de Personal, segunda edicin. Editorial Ecoe, 2006. 3. CASTILLO, Jos:Gestin Total de Personal. Editorial Grijalbo, 1994. 4. CHRUDEN, H. y SHERMAN, A.: Administracin de Personal. Editorial CECSA, 1980. 5. BRUNETT, Luc: El clima de trabajo en las organizaciones. Editorial Trillas, 1987.
Paola Gallego Castrilln Aprendiz Sena San Roque
6. REFERENTES BIBLIOGRFICOS 7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)