Reigenieria de Procesos

Centro de Ciencias Econmico Administrativas
Departamento de Administracin Bsica

DISEO DE UN SISTEMA DE INFORMACIN QUE PERMITA LA
DOCUMENTACIN Y DIFUSIN DE LOS
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
DE LA UNIVERSIDAD AUTONOMA DE AGUASCALIENTES

CASO PRCTICO
QUE PARA OBTENER EL GRADO DE
Maestra en Administracin

PRESENTA:
Francisco Martnez Alemn

ASESOR:
Dra. en Admn. Martha Gonzlez Adame

Aguascalientes, Ags. Noviembre 2006

Contenido i Francisco Martnez Alemn
RESUMEN
Este documento propone el diseo de un Sistema de Informacin que permita
Documentar y Difundir los Procesos Administrativos en una organizacin, en este
caso especficamente de la Universidad Autnoma de Aguascalientes. La literatura
que toca los temas de Administracin de Empresas se refiere insistentemente a
que los Manuales Administrativos, que incluyen la documentacin de los diferentes
procesos administrativos, son elementos clave para una buena gestin dentro de
la organizacin; sin embargo tambin se hacen notar los problemas que se
presentan para tenerlos documentados, actualizados y difundidos dentro de la
organizacin, debido bsicamente a los recursos econmicos, materiales y
humanos que se requieren para hacerlo. Se dice que solamente las empresas
grandes tienen dentro de sus estrategias importantes este objetivo y son
capaces de asignar presupuesto para tal fin. Por otro lado no se encontr ninguna
referencia en otra Institucin de Educacin Superior, o Dependencia
Gubernamental, que son de por s subsidiadas y sus presupuestos son
normalmente limitados, en la que se est utilizando un Sistema de Informacin
que incluya el uso de Tecnologa vanguardista que permita abaratar el costo de
mantener documentados y actualizados los procesos administrativos. Dada la
importancia y ventajas que trae a las organizaciones el tener sus procesos
debidamente documentados, y tratando de aprovechar los avances en tecnologa
con que ya cuenta la Universidad Autnoma de Aguascalientes, se hace la
presente propuesta con la esperanza de encontrar eco en las autoridades y reas
involucradas para que se lleve a cabo su realizacin. Despus de repasar el
marco terico referente a Manuales Administrativos, Reingeniera de Procesos y
Sistemas de Informacin y analizar la situacin actual de la Universidad, se
concluye que en la Institucin existen las condiciones necesarias para el desarrollo
del sistema que se propone en este trabajo, pues hay inters de los directivos, la
inversin no es elevada y la necesidad es urgente. Adems el Hardware y
Software que ya se tiene garantizan la confiabilidad de la informacin y una
adecuada difusin de los procesos administrativos de la UAA.

Palabras clave: manuales administrativos, reingeniera de procesos, sistemas de
informacin.

Contenido ii Francisco Martnez Alemn
CONTENIDO

RESUMEN......................................................................................................................................................... i
CONTENIDO................................................................................................................................................... ii
NDICE DE FIGURAS................................................................................................................................... iv
NDICE DE ANEXOS ..................................................................................................................................... v
Introduccin...................................................................................................................................................... 2
Antecedentes ............................................................................................................................................. 2
Planteamiento del Problema.................................................................................................................... 3
Preguntas de la Investigacin.................................................................................................................. 4
Justificacin .............................................................................................................................................. 5
Objetivos.................................................................................................................................................... 6
PARTE I............................................................................................................................................................ 9
FUNDAMENTACIN TERICA: Los Manuales Administrativos, La Reingeniera de Procesos y Los
Sistemas de Informacin. ................................................................................................................................. 9
Introduccin a la Parte I................................................................................................................................ 10
Captulo 1: Manuales Administrativos....................................................................................................... 12
1.1 Propsito de los Manuales Administrativos ................................................................................. 14
1.3 Clasificacin Bsica: de organizacin y de procedimientos......................................................... 15
1.4 Manual de Procedimientos ............................................................................................................. 16
Captulo 2: Reingeniera de Procesos ......................................................................................................... 26
2.1 Objetivo de la Reingeniera de Procesos........................................................................................ 28
2.2 El mtodo de los siete pasos para la mejora de procesos.............................................................. 30
2.3 Principios de mejora de procesos ................................................................................................... 32
2.4 Comportamiento organizacional .................................................................................................... 34
Captulo 3: Sistemas de Informacin.......................................................................................................... 43
3.1 Tipos y usos de los sistemas de informacin.................................................................................. 45
3.2 Predicciones de los sistemas de informacin hechas realidad...................................................... 49
3.3 Anlisis y Diseo.............................................................................................................................. 50
Conclusiones de la Parte I...................................................................................................................... 59
PARTE II. ....................................................................................................................................................... 62

Contenido iii Francisco Martnez Alemn
Metodologa para Disear un Sistema de Informacin que permita la Documentacin y Difusin de Los
Procesos Administrativos de La Universidad Autnoma De Aguascalientes............................................ 62
Introduccin a la Parte II .............................................................................................................................. 63
Captulo 4: Descripcin del Objeto De Estudio: La Universidad Autnoma De Aguascalientes .......... 64
4.1 Misin Institucional......................................................................................................................... 64
4.2 Valores Institucionales .................................................................................................................... 65
4.3 Visin de futuro de la UAA............................................................................................................ 70
4.4 Organizacin acadmica y administrativa ................................................................................... 72
4.5 rganos de Gobierno ..................................................................................................................... 75
4.6. Estatuto de la Ley Orgnica de la UAA........................................................................................ 77
4.7 Direccin General de Planeacin y Desarrollo............................................................................. 78
CAPITULO 5: Anlisis Situacional .............................................................................................................. 87
5.1 Situacin actual de los Manuales de Organizacin...................................................................... 87
5.2 Sistema Integral de Informacin y Modernizacin Administrativa (SIIMA) ............................ 89
CAPITULO 6: Metodologa para Disear la Propuesta del Sistema para Documentar y Difundir los
Procesos Administrativos de la UAA.......................................................................................................... 101
6.1 Propuesta del Proceso para documentar y difundir los procesos administrativos de la UAA.101
6.2 Propuesta de Diseo del Sistema para Documentar y Difundir los Procesos Administrativos de
la UAA................................................................................................................................................... 102
Conclusiones de la Parte II:................................................................................................................. 109
Conclusiones ................................................................................................................................................. 110
BIBLIOGRAFIA.......................................................................................................................................... 114
ANEXOS ....................................................................................................................................................... 115

Contenido iv Francisco Martnez Alemn
NDICE DE FIGURAS

Figura 1 Relacin estrecha de la Planeacin y Control.............. 14

Figura 2 Objetivo de la Reingeniera de Procesos.............. 26

Figura 3 Elementos claves del comportamiento organizacional... 35

Figura 4 Clases de resistencia al cambio de los empleados. 38

Figura 5 Tipos de Sistemas de Informacin. 46

Figura 6 Una Metodologa de Cascada. 54

Figura 7 Una Metodologa de Espiral 55

Figura 8 Tres iteraciones espirales dentro de cuadros de tiempo 56

Figura 9 Carta de Organizacin de la Universidad Autnoma de
Aguascalientes..
74

Figura 10 Carta de organizacin auxiliar de la Direccin General de Planeacin y
Desarrollo
79

Figura 11 Arquitectura Funcional del SIIMA 98

Figura 12 Metodologa de Desarrollo de Sistemas 99

Contenido v Francisco Martnez Alemn
NDICE DE ANEXOS

Anexo A Inventario de Procesos Administrativos.. 116

Anexo B Actividades del Proceso Administrativo.. 117

Anexo C Proceso Administrativo Rediseado o Actualizado... 118

Anexo D Solicitud de Modificacin a un Proceso Administrativo. 119

Anexo E Documento de Entrevista... 120

Anexo F Documento de Minuta de Reuniones.. 121

Anexo G Reporte Final de Etapa de Estrategia.. 122

Anexo H Reporte Final de Etapa de Estrategia (proyecto).. 125

Anexo I Documento de Investigacin. 131

Anexo J Documento de Matriz de Requerimientos... 132

Anexo K Documento de Glosario de Trminos.. 134

Anexo L Reporte Final de Etapa de Anlisis.. 135

Anexo M Documento de Matriz de Requerimientos (proyecto) 137

Anexo N Diagrama del Proceso (proyecto). 145

Anexo O Diagrama de Funciones (proyecto).. 149

Anexo P Reporte Final de Etapa de Diseo 150

Anexo Q Documento de Prototipo de Aplicaciones 152

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Introduccin 1 Francisco Martnez Alemn

INTRODUCCIN

___________________________________________________________________________________________________
Introduccin

Antecedentes

Desde hace ya algunos aos el intercambio comercial entre un gran nmero de
naciones ha propiciado una mayor apertura entre ellos. Mxico se inici cuando
firm el tratado de Libre Comercio con Estados Unidos de Norteamrica y
Canad; con el tiempo se ha ido incorporando a otras economas como la Europea
y Asitica con la finalidad de poder tener un mayor intercambio comercial.

Hoy en da la administracin es primordial en las organizaciones, por lo que es de
gran importancia cimentar el trabajo sobre sta, ya que si no es as, la
probabilidad de desaparecer del mercado es mucho mayor. El proceso
administrativo consta de cuatro etapas fundamentales: Planeacin, Organizacin,
Direccin y Control; el ejecutar correctamente estas funciones trae como
resultado una buena administracin. En algunas empresas o instituciones, una vez
iniciado su funcionamiento, se omiten algunas de las cuatro etapas anteriormente
mencionadas, olvidndose principalmente de las dos primeras, y generalmente los
esfuerzos se destinan a la Direccin y Control, propiciando que los imprevistos
que se presentan se solucionen de forma y no de fondo. Esta manera de
solucionar los problemas trae como consecuencia, que al no existir un adecuado
seguimiento en el proceso administrativo, se caiga en la obsolescencia de los
procesos administrativos inicialmente documentados. La falta de actualizacin de
stos conlleva a invertirle un mayor tiempo a la solucin de los problemas, as
como tambin se propicia que la informacin documentada no sea confiable. Toda
organizacin est obligada a darle seguimiento a cada una de las etapas del
proceso administrativo para conseguir una ptima administracin.

La actualizacin y difusin de los procesos administrativos es una actividad
fundamental para una buena administracin de las organizaciones. En la
bibliografa encontrada constantemente se hace mencin a la relacin que existe
___________________________________________________________________________________________________
en cada una de las etapas del proceso administrativo, pero difcilmente se sugiere
una metodologa enfocada a desarrollar sistemas de informacin para garantizar la
actualizacin y difusin de la informacin de los procesos administrativos con los
que cuenta una organizacin. Ante las nuevas exigencias de un mundo
globalizado, es cada vez ms importante asegurar una mayor confiabilidad de la
informacin que se proporciona a quien lo solicite, sobre todo en estos tiempos
que se le considera a la informacin como el activo ms importante. El desafo con
respecto a la difusin de la informacin de los procesos administrativos con los
que cuenta la organizacin actual, es poder realizarlo de una manera confiable,
oportuna y enfocada a sistemas de informacin, utilizando para esto el uso de la
tecnologa y herramientas de trabajo con las que se cuenta actualmente.

Actualmente el uso de la computadora es una herramienta de primera necesidad
ya que permite realizar el trabajo con una mayor rapidez y adems, para
cuestiones de proporcionar informacin, es de gran ayuda siempre y cuando la
informacin que proporciona est actualizada.

Planteamiento del Problema

Las Instituciones de Educacin Superior, como cualquier organizacin, tambin
necesitan tener una adecuada documentacin y constante seguimiento en sus
procesos administrativos para mantenerlos actualizados, sin embargo, hoy en da
sigue siendo difcil conseguirlo debido al costo que implica en recursos humanos y
materiales.

La difusin de los procesos administrativos es tambin una actividad muy
relevante, de otra manera, cmo podra saber el personal cules son sus
responsabilidades dentro del proceso? Respecto a la difusin se presentan dos
graves problemas:
Si existe documentacin de los procesos administrativos, normalmente es
en papel, y debido a las constantes actualizaciones, el documento puede
___________________________________________________________________________________________________
ser obsoleto muy rpidamente. La difusin de procesos administrativos
actualizados implica costos adicionales importantes.
Un proceso que no est debidamente documentado y actualizado slo
puede difundirse de manera verbal, y segn el entendimiento y criterio de
quien lo transmite; lo cual tiene como consecuencia un deficiente
desempeo del personal, en todos los niveles.

En algunas organizaciones cuentan con un mdulo de informacin en donde se
encuentra una persona con una computadora de apoyo, con la finalidad de
orientar a quien la solicite, sin embargo, es comn que en un cierto porcentaje de
estos mdulos no se encuentre persona alguna y en otras ocasiones se
proporciona una informacin inadecuada, principalmente por la falta de una buena
capacitacin o de conocimiento de la organizacin.

Para mantener los procesos actualizados es necesario aplicar estrictamente las
etapas de Planeacin y Control, lo que, como se mencion antes, no siempre
sucede en las organizaciones. Normalmente, el tema de mantener la informacin
actualizada de los procesos administrativos, as como la forma de difundirlos, es
considerado en organizaciones que cuentan con la cultura de empresas grandes
y tienen la suficiente capacidad econmica para lograr el desarrollo de mejores
sistemas de informacin; cada una propone modelos y esquemas de
documentacin de procesos administrativos para proporcionarles a sus
trabajadores la suficiente informacin que faciliten el correcto desempeo de sus
actividades, no siendo este el caso para instituciones subsidiadas como IES.

Preguntas de la Investigacin

Ante esta problemtica se plantean las siguientes preguntas:
En qu condiciones se debe disear un sistema de informacin que soporte la
documentacin y difusin de los procesos administrativos en la U.A.A.?

___________________________________________________________________________________________________
Existen los medios que aseguren la confiabilidad de la informacin contenida en
el sistema para facilitar el trabajo del personal administrativo, docente y pblico en
general de la Universidad Autnoma de Aguascalientes?

Se puede garantizar la difusin de la informacin de los procesos administrativos
sistematizados en la Universidad Autnoma de Aguascalientes?

Justificacin

Dada la importancia de la oportuna actualizacin y difusin de los procesos
administrativos en una organizacin y la problemtica que se presenta para
hacerlo, desde mi perspectiva personal, el proponer el diseo de un sistema de
informacin que permita llevar a cabo estas actividades dentro de la Universidad
Autnoma de Aguascalientes, se justifica porque:
1. Aunque la Institucin cuenta con alto porcentaje de los principales procesos
administrativos ya sistematizados, slo una pequea parte de ellos cuenta
con documentacin actualizada.
2. La difusin de los procesos existentes es deficiente ya que no se tiene una
fuente formal de informacin sobre los procesos administrativos
sistematizados en la UAA; por lo que un alto porcentaje de usuarios, no
conocen cules son sus funciones, responsabilidades o rol dentro de los
mismos.
3. No existe una metodologa para documentar, de manera sistematizada, los
procesos administrativos de la Institucin, tanto de los que ya existen
actualmente, como de aquellos que surjan a futuro.
4. No se utiliza la Tecnologa de Informacin, actualmente disponible, para
soportar la documentacin y difusin de los procesos administrativos. En la
actualidad, si se documenta, se hace en folletos de papel y la difusin es
entregando directamente el documento de manera manual.
5. Los diferentes miembros de la comunidad universitaria: alumnos,
profesores, padres de familia e incluso los participantes del proceso
___________________________________________________________________________________________________
administrativo, no tienen posibilidad de consultar cmo se tienen que hacer
los trmites que les corresponde.
6. Las personas que podran dar informacin respecto a algn proceso
administrativo, no pueden asegurar que la informacin con la que cuentan
en papel est actualizada.
7. No se posible proporcionar una capacitacin completa y oportuna a los
jefes de departamento acadmico, secretarios de centro, decanos y
directores, respecto a los procesos administrativos. La capacitacin se hace
de manera verbal por parte de los asistentes administrativos y secretarias.

Los puntos mencionados son algunos de los que veo ms importantes para
justificar este trabajo, pero hay otros, como el hecho de que la UAA cuenta ya con
una infraestructura tecnolgica importante y se hace urgente la necesidad de
implementar una solucin para el problema de la documentacin y difusin de los
procesos administrativos de la Institucin.

Con base en la problemtica del tema que se ha presentado y la justificacin para
el presente trabajo, para dar respuesta a las preguntas de la investigacin se
establecen los siguientes objetivos:

Objetivos

Objetivo General
Disear un sistema de informacin que soporte la documentacin y difusin de
los procesos administrativos sistematizados de la Universidad Autnoma de
Aguascalientes.

Objetivos Especficos
1. Actualizar la documentacin de los procesos administrativos de la
Universidad Autnoma de Aguascalientes, con base en las teoras de
administracin y sistemas de informacin
___________________________________________________________________________________________________
2. Proporcionar una herramienta para el registro y almacenamiento de la
informacin correspondiente de los diferentes procesos administrativos
de la Institucin utilizando Tecnologa de Informacin actual.
3. Difundir al personal de la UAA (administrativo, docente y directivos), la
informacin de sus responsabilidades, as como tambin de las reglas
de los procesos administrativos vigentes utilizando tecnologa actual
4. Difundir hacia toda la comunidad universitaria (alumnos, padres de
familia, proveedores, etc.) la informacin de los procesos administrativos
de la Universidad Autnoma de Aguascalientes para que pueden
realizar sus trmites correctamente.
5. Utilizar este sistema como base para la capacitacin del personal
administrativo que ingresa a la UAA; as como en los cambios trienales
de jefes de departamento, secretarios de centro, directores y decanos.
6. Suprimir la impresin masiva de documentos o folletos de papel con la
informacin de los procesos administrativos, poniendo en su lugar un
acceso en lnea por medio del sistema de cmputo.
7. Llevar a la prctica el resultado obtenido de este trabajo en la institucin,
buscando que no se quede como un proyecto de escritorio y que sirva
de modelo.
8. Aplicar de una forma integral los conocimientos adquiridos durante la
maestra en Administracin
9. Lograr que la metodologa sugerida pueda servir de modelo a otras
instituciones afines

Hasta el momento se han planteado los antecedentes del tema de este trabajo, as
como su problemtica. Con esto se ha podido ver la relevancia que tiene en
cualquier organizacin contar con la documentacin actualizada de sus procesos
administrativos, pero tambin, en el mismo nivel de importancia, la difusin de los
mismos. De acuerdo a la problemtica establecida, se han establecido algunas
preguntas para la investigacin, as como la justificacin para realizar este trabajo
y los objetivos para lograrlo. Los captulos siguientes estn estructurados en dos
___________________________________________________________________________________________________
partes principales: la Parte I se refiere a la fundamentacin terica que soporta el
diseo del sistema de Informacin propuesto en este trabajo; esta parte tiene
como objetivo repasar algunos conceptos bsicos de Administracin,
Reingeniera de Procesos y Sistemas de Informacin, tomados como base en la
realizacin de esta tesis. En la Parte II se establece el objeto de estudio, la
Universidad Autnoma de Aguascalientes, Institucin a la que va dirigida esta
propuesta; se hace un anlisis situacional y finalmente se define la propuesta de
diseo del sistema de informacin que soporte la documentacin y difusin de los
procesos administrativos de la UAA.

___________________________________________________________________________________________________
Fundamentacin Terica 9 Francisco Martnez Alemn

PARTE I.

FUNDAMENTACIN TERICA: Los
Manuales Administrativos, La
Reingeniera de Procesos y Los Sistemas
de Informacin.
___________________________________________________________________________________________________
Fundamentacin Terica: Introduccin 10 Francisco Martnez Alemn
Introduccin a la Parte I

En toda investigacin o estudio que se realiza es necesario repasar los conceptos
tericos de diferentes autores que sern la base para fundamentar cualquier
propuesta que se haga en dicho trabajo. Es por eso que en esta parte se incluye la
fundamentacin, que a la luz de la teora de la Administracin, est soportando la
propuesta de Diseo de un Sistema de Informacin que sirva como herramienta
para documentar y difundir los procesos administrativos de la UAA.

En el captulo 1 se habla de los Manuales de Administracin desde la perspectiva
del Proceso Administrativo, que no es otra cosa que una sucesin ordenada de
funciones necesarias para bien administrar, como son: Administracin,
Planeacin, Organizacin y Control. La administracin es una actividad esencial
en todo tipo de organizacin y en todos los niveles organizacionales y, dado que
es una de las actividades ms importantes del ser humano, es necesario conocer
sus conceptos fundamentales, pues debern ser tomados en cuenta en la
realizacin de la propuesta objetivo de esta tesis.

En el captulo 2 se toca el tema de La Reingeniera de Procesos, Michael Hammer
& J ames Champty sealan que la reingeniera es un mtodo sistemtico de
estructurar y dirigir el trabajo. La reingeniera de un proceso implica olvidarse de
todo lo que se haca y comenzar de cero, con una pgina en blanco. Si bien esta
tcnica de optimizacin de procesos ha comprobado su eficiencia y eficacia,
tambin es cierto que las personas se resisten a un cambio tan radical en su
manera de trabajar, es por eso que la reingeniera debe implementarse con un
adecuado programa de administracin del cambio, que tambin se toca en este
captulo.

En el captulo 3 se incluyen los conceptos bsicos de la teora de los Sistemas de
informacin. No se puede hacer una propuesta de Diseo de un sistema de
informacin si no se tiene muy clara su definicin e implicaciones. Una definicin
___________________________________________________________________________________________________
Fundamentacin Terica: Introduccin 11 Francisco Martnez Alemn
General de Sistema de Informacin es: conjunto de elementos que interactan
entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Esta
definicin nos da una idea del alcance de la propuesta que se hace en este
trabajo, ya que se tendrn que definir cada uno de esos elementos que nos va a
llevar a lograr el diseo del Sistema informacin que cumpla con los objetivos.

___________________________________________________________________________________________________
Fundamentacin Terica: Los Manuales Administrativos 12 Francisco Martnez Alemn
Captulo 1: Manuales Administrativos

Una de las actividades humanas ms importantes es la administracin. Desde que
los seres humanos comenzaron a formar grupos para alcanzar metas que no
podan lograr individualmente, la administracin ha sido esencial para asegurar la
coordinacin de los esfuerzos. A medida que la sociedad ha confiado cada vez
ms en el esfuerzo de grupo y que muchos grupos organizados se han vuelto
grandes, la tarea de los administradores ha cobrado cada vez ms importancia.

Los administradores tienen la responsabilidad de realizar acciones que permitan
que las personas hagan sus mejores aportaciones a los objetivos del grupo. Por lo
tanto, la administracin se aplica a: organizaciones pequeas y grandes, a
empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias manufactureras y a las de
servicios. El trmino empresa se refiere a los negocios, a las agencias
gubernamentales, a los hospitales, a las universidades y a otras organizaciones.

La administracin
1
es una actividad esencial en todos los niveles organizacionales;
sin embargo, las habilidades administrativas requeridas varan segn con los
niveles organizacionales. La meta de todos los administradores es crear un
supervit y ser productivos, es decir, lograr una relacin resultados insumos
favorables dentro de un periodo de tiempo especfico tomando en cuenta la
calidad.

La tarea ms importante de un administrador es asegurarse que todas las
personas comprendan los propsitos y objetivos del grupo y sus mtodos para
lograrlos. Para que el esfuerzo del grupo sea efectivo, las personas tienen que
conocer lo que se espera que ellas cumplan. sta es la funcin de planeacin. Es
la ms bsica de todas las funciones administrativas. La planeacin incluye
seleccionar misiones y objetivos y las acciones para alcanzarlos; requiere tomar

1
KOONTZ, Harold y WEIHRICH, Heinz. Elementos de Administracin., 5. Edicin, McGraw Hill, Mxico, 1991, pg. 25
___________________________________________________________________________________________________
decisiones, es decir, seleccionar entre cursos de accin futuros alternativos. En la
planeacin tambin est implcita la innovacin administrativa.

Por lo que la planeacin salva la brecha existente entre dnde se est y a dnde
se quiere llegar. Hace posible que ocurran cosas que de lo contrario no ocurriran.
Adems, es un proceso intelectualmente exigente; se requiere determinar, en
forma consciente, cursos de accin y basar las decisiones en el propsito, el
conocimiento y estimaciones consideradas.

Otro elemento clave del proceso administrativo, es el control. El Control, incluye
todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones
reales coincidan con las operaciones planeadas. Todos los gerentes de una
organizacin tienen la obligacin de controlar; tienen que realizar evaluaciones de
los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar las ineficiencias.

La planeacin y el control son inseparables: los hermanos siameses de la
administracin (vase Fig. 1). Cualquier intento de ejercer control sin planes no
tiene significado, puesto que no existe forma alguna en que las personas puedan
saber si estn dirigindose hacia donde quieren ir (el resultado de la tarea de
control) a menos que los primeros conozcan a dnde quieren ir (parte de la tarea
de planeacin). Por consiguiente, los planes proporcionan los estndares de
control.

___________________________________________________________________________________________________
Figura 1. Relacin estrecha de la Planeacin y Control

Fuente: Koontz, Harold, Weihrich, Heinz. (2004) Elementos de Administracin 12a. Edicin. Ed. McGraw Hill. P.
122

La falla de algunos administradores en reconocer que existen diferentes tipos de
planes ha ocasionado con frecuencia dificultades en conseguir que la planeacin
sea efectiva. Un plan puede abarcar cualquier curso de accin futuro, lo que
demuestra con claridad que los planes son variados. Aqu se clasifican como:
propsitos o misiones, objetivos, estrategias, polticas, procedimientos, reglas,
programas y presupuestos.

1.1 Propsito de los Manuales Administrativos

Los manuales administrativos,
2
tienen como propsito fundamental proporcionar
en forma ordenada y sistemtica la informacin referente al directorio,
antecedentes, legislacin, atribuciones, objetivos, estructura orgnica, funciones
polticas, procedimientos y descripciones de puestos de las unidades que integran
una organizacin, para el mejor desarrollo de las tareas administrativas.

2
Secretaria de la Presidencia. Manuales Administrativos, gua para su Elaboracin. Direccin General de Estudios
Administrativos, 1974, pg. 15
Control: compara-
cin de los planes
con los resultados
Planeacin

Implantacin
de los planes
Accin
correctiva
Sin
desviaciones
Indeseables
de los planes
___________________________________________________________________________________________________
1.2 Objetivo de los Manuales Administrativos

Los manuales permiten cumplir, entre otros, los siguientes objetivos generales:
Presentar una visin de conjunto de la entidad.
Precisar las funciones encomendadas a cada unidad administrativa, para
deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.
Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecucin del trabajo,
evitando la repeticin de funciones.
Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implantacin de
medidas de reformas administrativas.
Facilitar el reclutamiento y la seleccin del personal.
Servir de medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso,
facilitando su incorporacin a las distintas unidades.
Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
Ser instrumento til para la orientacin e informacin al pblico.

1.3 Clasificacin Bsica: de organizacin y de procedimientos

Los manuales administrativos pueden clasificarse atendiendo a diferentes criterios
tales como: el rea de aplicacin, el contenido, el grado de detalle y el personal al
que se encuentran dirigidos. En este trabajo se considerar nicamente el
segundo criterio mencionado: manuales administrativos por su contenido:

De Organizacin
Este tipo de manuales contienen informacin detallada referente al directorio, los
antecedentes, la legislacin, las atribuciones, las estructuras, las funciones de las
unidades administrativas que integran el organismo y la descripcin de los
puestos. Cuando el manual se refiera a una unidad administrativa en particular, los
niveles jerrquicos, los grados de autoridad y responsabilidad, los canales de
___________________________________________________________________________________________________
comunicacin y coordinacin, as como los organigramas que describen en forma
grfica la estructura organizacional.

De Procedimientos
Son aquellos instrumentos de informacin en los que se consigna en forma
metdica, las operaciones que deben seguirse para la realizacin de las funciones
de una unidad organizacional o de varias de ellas.

1.4 Manual de Procedimientos

Los procedimientos administrativos son un conjunto de operaciones ordenadas en
secuencia cronolgica, que precisan la forma sistemtica de hacer un determinado
trabajo de rutina.
3

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de
actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos o ms de ellas. Incluye adems los puestos o unidades
administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participacin.

Los manuales de procedimientos suelen contener informacin y ejemplos de
formularios, autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o equipo de
oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de
las actividades dentro de la empresa.

En l se encuentra registrada, sin distorsin, la informacin bsica referente al
funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de
auditoria, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en los
empleados y en sus jefes de que el trabajo se est realizando o no
adecuadamente.

3
Secretaria de la Presidencia, Op. Cit. pg. 74
___________________________________________________________________________________________________
1.4.1 Objetivo de los Manuales de Procedimientos

Los manuales de procedimientos permiten cumplir, entre otros, los siguientes
objetivos:
Conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de
tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su
ejecucin.
Auxiliar en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del
personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada
puesto.
Sirven para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema.
Intervienen en la consulta de todo el personal que desee emprender tareas
de simplificacin de trabajo, como, anlisis de tiempos, delegacin de
autoridad, etc., para establecer un sistema de informacin o bien modificar
el ya existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar
su alteracin arbitraria.
Determinar en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilitar las labores de auditoria, evaluacin del control interno y su
evaluacin.
Aumentar la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y
cmo deben hacerlo.
Ayudar a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades.
Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento
de los sistemas, procedimientos y mtodos.

1.4.2 Conformacin del Manual de Procedimientos

Identificacin
Este documento debe contener la siguiente informacin:
Logotipo de la organizacin
___________________________________________________________________________________________________
Nombre oficial de la organizacin
Nombre completo del o los procedimientos a que se refiere el manual
Nombre de la unidad coordinadora cuya funcin bsica corresponde a los
procedimientos sealados
Lugar y fecha de elaboracin
Nmero de revisin, en su caso
Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin
Clave de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin, en
segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la
forma y, por ltimo, el nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero
debe colocarse un guin o diagonal
Cantidad de ejemplares impresos

ndice o contenido
Relacin de los captulos y pginas correspondientes que forman parte del
documento.

Prlogo y/o introduccin
Su objetivo es explicar al lector del manual lo que es el documento y los propsitos
bsicos que se pretenden cumplir a travs de l. Adems, incluye informacin
acerca de los destinatarios del manual, cmo se usar y cmo y cundo se harn
las revisiones y actualizaciones. Conviene que contenga un mensaje y la
autorizacin de la mxima autoridad de las reas comprendidas en el manual.

Objetivo de los procedimientos
Explicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y
evitar su alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores;
facilitar las labores de auditoria; la evaluacin del control interno y su vigilancia;
que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se est realizando
adecuadamente y reducir los costos al aumentar la eficiencia general.
___________________________________________________________________________________________________
reas de aplicacin
Este apartado contiene una relacin de las unidades administrativas que
intervienen en los procedimientos y la delimitacin precisa de sus respectivas
responsabilidades. Es conveniente que la presentacin de dichas unidades se
lleva a cabo en el orden en que intervienen dentro del procedimiento.

Polticas y normas de operacin
En esta seccin se incluyen los criterios o lineamientos generales de accin que
se determinan en forma explcita para facilitar la cobertura de responsabilidad de
las distintas instancias que participaban en los procedimientos.

Adems debern contemplarse todas las normas de operacin que precisan las
situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operacin de los
procedimientos. A continuacin se mencionan algunos lineamientos que deben
considerarse en su planteamiento:
Se definirn perfectamente las polticas y/o normas que circunscriben el
marco general de actuacin personal, a efecto de que ste no incurra en
fallas.
Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean
comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos
administrativos o con el procedimiento mismo.
Debern ser lo suficientemente explcitas para evitar la continua consulta a
los niveles jerrquicos superiores.

Concepto(s)
Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el procedimiento, las
cuales, por su significado o grado de especializacin, requieren de mayor
informacin o ampliacin de su significado para hacer ms accesible al usuario la
consulta del manual.

___________________________________________________________________________________________________
Procedimiento o Descripcin de las operaciones
Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las
operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qu consisten,
cundo, cmo, dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen, sealando los
responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripcin del procedimiento es
general, y por lo mismo comprende varias reas, debe anotarse la unidad
administrativa que tiene a su cargo cada operacin. Si se trata de una descripcin
detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto
responsable de cada operacin. Es conveniente codificar las operaciones para
simplificar su comprensin e identificacin, aun en los casos de varias opciones en
una misma operacin.

Formularios o impresos
Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan
dentro del mismo o se adjuntan como apndices. En la descripcin de las
operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia especfica de stas,
empleando para ello nmeros indicadores que permitan asociarlas en forma
concreta. Tambin se pueden adicionar instructivos para su llenado.

Diagramas de Flujo
Representacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones de un
procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las
unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen
(procedimiento detallado), en cada operacin descrita. Adems, suelen hacer
mencin del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas
representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripcin
clara de las operaciones, lo que facilita su comprensin. Para este efecto, es
aconsejable el empleo de smbolos y/o grficos simplificados.

___________________________________________________________________________________________________
Glosario de trminos
Lista de conceptos de carcter tcnico relacionados con el contenido y tcnicas de
elaboracin de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso
o consulta.

1.4.3 Objetivos que se cumplen con el proceso de elaboracin de los
manuales de procedimientos

La elaboracin de un manual de procedimientos, permite el logro de diversos
objetivos entre otros:
La reglamentacin de los procedimientos, para que los mismos se realicen
conforme a la descripcin del manual
El establecimiento o implantacin de determinadas polticas, que mediante
la descripcin e implantacin de los procedimientos que deben realizarse
para los trmites, garantice el cumplimiento efectivo de las mismas y
El mejoramiento de los procedimientos de trabajo.

Justificacin de su necesidad
Antes de iniciar la elaboracin de un manual de procedimientos es indispensable
caracterizar en forma precisa la necesidad del mismo, ya que el anlisis para su
elaboracin es muy detallado, debido a que cada una de las operaciones que
conforman cada procedimiento debe ser cuidadosamente analizada.

La necesidad de elaborar un manual de procedimientos se justifica cuando se
presenta, entre otros, cualquiera de los siguientes casos:
Que existan trmites que mantengan cierto grado de complejidad, por lo
cual sean necesarias las descripciones precisas de los mismos, de tal
manera que sea fcil consultarlas para aclarar posibles dudas
Que resulte conveniente asegurar la uniformidad en el desarrollo de los
trmites y procedimientos, para lo cual resulte indispensable contar con
descripciones claras de los mismos.
___________________________________________________________________________________________________
Que se desee emprender tareas de simplificacin del trabajo, tales como
anlisis de tiempos y movimientos, delegacin de firmas y facultades,
estudios de simplificacin de tareas, etc.
Cuando sea necesario apoyar la capacitacin del personal para el
desarrollo de determinadas actividades, trmites o procedimientos.
Que se vaya a establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya
existente, y se necesite conocer las fuentes de entrada, el proceso y las
salidas de la informacin, para lo cual son muy valiosos los manuales de
procedimientos, ya que contienen informacin necesaria para la
determinacin de los flujos de sta.

Responsables de su elaboracin
Los manuales de procedimientos debern ser elaborados por las propias unidades
administrativas que realizan los trmites, con la asesora y asistencia de la Unidad
de Organizacin de la entidad u organismo.

Cuando un manual de procedimientos contiene descripciones de los mismos que
implican la intervencin de dos o ms unidades de la organizacin, debe tenerse
especial cuidado en su elaboracin, ya que podra dar lugar al surgimiento de
conflictos entre estas unidades. Para ello es conveniente que la Unidad de
Organizacin sea la encargada de concentrar la informacin para los manuales de
dichas unidades.

1.4.4 Distribucin y Control del Manual de Procedimientos

Una vez que el manual de procedimientos ha sido elaborado, autorizado e impreso
o reproducido, se procede a su distribucin. Para esto se recomienda desarrollar
una serie de plticas de difusin y de instruccin sobre su uso con el personal
encargado de realizar las funciones, actividades y/o operaciones sealadas en el
mismo.

___________________________________________________________________________________________________
Resulta de gran importancia que las personas directamente involucradas en el uso
de los manuales conozcan con detalle su contenido, con el objeto de que tengan
el conocimiento suficiente del mismo y puedan consultar dichos documentos, ya
que el personal para quienes estn destinados no siempre est acostumbrado a
consultarlos con la frecuencia requerida.

Se recomienda que la Unidad de Organizacin elabore una seleccin y registro de
funcionarios y unidades administrativas que deben contar con ejemplares de los
manuales, con el objeto de proporcionales en forma permanente la informacin
necesaria para mantener actualizados todos los ejemplares distribuidos, en caso
de que el formato de los mismos sea del tipo de hojas intercambiables.

1.4.5 Revisin y Actualizacin del Manual de Procedimientos

La utilidad de los manuales de procedimientos radica en la veracidad de la
informacin, por lo que es recomendable mantenerlos permanentemente
actualizados a travs de revisiones peridicas.

Para revisar y actualizar cada manual convendra tomar en cuenta las siguientes
recomendaciones:
La Unidad de Organizacin deber establecer los programas peridicos de
revisin y actualizacin del contenido de los manuales, a fin de mantenerlos
apegados a la realidad.
Cuando una unidad administrativa necesite hacer cambios, adiciones o
supresiones, deber presentar los proyectos correspondientes a la Unidad
de Organizacin, para que sta se encargue de verificar que las propuestas
se encuentren de acuerdo con las polticas generales de la organizacin y
prever los posibles efectos en otras unidades, as como mantener la
uniformidad de estilo y presentacin
___________________________________________________________________________________________________
La Unidad de Organizacin someter las actualizaciones de los manuales a
los mismos trmites de autorizacin y distribucin requeridos para la
elaboracin del original de los mismos.

1.4.6 El Control y los manuales de procedimientos

Como se mencion al inicio de este captulo, la planeacin y el control son
inseparables, una vez que las personas saben lo que tienen que hacer y cmo
hacerlo, para cumplir con los objetivos de la empresa es necesario verificar si los
esfuerzos realizados estn dentro de la expectativa de la empresa. Por lo que los
gerentes necesitan informacin que les diga cmo estn progresando los planes
que estn bajo su responsabilidad.

Los controles tienen que reflejar la estructura organizacional y, mientras mayor
sea el cuidado con que se diseen, ms permitirn a los gerentes corregir de
manera oportuna las desviaciones de los planes. Una de las principales
caractersticas que se deben tener en cuenta al momento de disear los controles,
es que stos tienen que adaptarse a los gerentes de manera individual, porque si
no son del tipo que el gerente pueda comprender, no les sern tiles.

A ciertas personas por ejemplo, estadsticos y contadores- les agrada recibir la
informacin bajo la forma de complejas o voluminosas impresiones de
computadora; a otras personas les agrada su informacin en forma de grficas;
por lo tanto, hay que facilitarles la informacin de ese modo. En ocasiones se dice
que si las personas no comprenden la informacin que necesitan en cualquier otro
modo, se debe pensar en hacrselas llegar en forma de revistas de tiras cmicas.
Lo importante es que deben recibir la informacin que necesitan en una forma que
comprendern y usarn.

Regularmente la administracin tiene muchos elementos subjetivos pero, el que
un trabajador est haciendo un buen trabajo no debe ser un asunto de
___________________________________________________________________________________________________
determinacin subjetiva. Si los controles son subjetivos, la personalidad del
gerente o del trabajador pueden influir sobre los criterios de desempeo y hacerlos
menos precisos. Para que los controles permanezcan efectivos a pesar del de los
cambios inesperados en los planes, tienen que ser flexibles.

Los controles siempre deben de ir dirigidos a una accin correctiva, un sistema
adecuado de control, mostrar dnde estn ocurriendo las fallas y quin es
responsable de las mismas, y asegurar que se tome alguna accin correctiva. El
control slo se justifica si las desviaciones de los planes se corrigen mediante la
adecuada planeacin, organizacin, integracin de personal y direccin.

Con la finalidad de corregir las desviaciones en el momento oportuno, es
necesario realizar conforme a lo planeado, los controles respectivos de lo que se
qu se hace y cmo se hace. El documento base para realizar esta tarea, son los
Manuales de Procedimientos, porque en ellos se detalla la informacin referente a
la manera y orden de realizar las funciones de las unidades administrativas,
adems, facilita la tarea de auditora y se muestra a los jefes y empleados si el
trabajo se est realizando o no adecuadamente.

___________________________________________________________________________________________________
Fundamentacin Terica: La Reingeniera de Procesos 26 Francisco Martnez Alemn
Captulo 2: Reingeniera de Procesos

El objetivo de la reingeniera de procesos es eliminar todo el desperdicio relativo al
proceso (vase Fig. 2). Trabajo se define como Esfuerzo o actividad fsica o
mental que se dirige hacia la produccin o logro de algo,
4
por lo que, trabajo
significa hacer algo. Con base en esta definicin, es posible lograr una mayor
productividad slo a partir de un mayor esfuerzo fsico o mental; es decir,
trabajando ms duro, pero no necesariamente en forma ms inteligente.

Figura 2: Objetivo de la Reingeniera de Procesos

Antes Despus
a.

b

Trabajo
Desperdicio
Trabajo
Desperdicio
Desper
dicio
Trabajo
Traba
jo
Despe
rdicio

Fuente: Harbour, Jerry L. (1995) Manual de Trabajo de Reingeniera de Procesos 1a. Edicin, Ed. Panorama
Editorial. P. 29

En el contexto de reingeniera de procesos, la palabra trabajo tiene un significado
muy distinto. Se utilizar esta palabra slo cuando una determinada actividad
desplace un proceso hacia delante o le aada valor en forma directa. Es preciso
recordar que un proceso es la mezcla y transformacin de un conjunto de insumos

4
HARBOUR, J erry L. Manual de Trabajo de Reingeniera de Procesos. Panorama Editorial, 1995, pg. 19
___________________________________________________________________________________________________
especficos es un rendimiento determinado. Estos ltimos pueden incluir:
Un producto
Concluir una tarea
Un servicio

Existe un trabajo cada vez que una actividad hace avanzar un proceso o le agrega
valor a un rendimiento, de lo contrario, cuando la actividad detiene el proceso, sta
se convierte en desperdicio.

El desperdicio aparece en muchas formas: retrabajo innecesario, transporte,
demoras, inspecciones, etc. En cada caso, la actividad o paso no hacen avanzar
el proceso o le agregan valor de manera directa. En vez de ello, la actividad
provoca demoras y agrega costos.

Para identificar el desperdicio, se pueden realizar las siguientes preguntas:
Si se elimina o reduce al mnimo esta actividad en particular del proceso,
se afectar la calidad del rendimiento?
Como cliente, desea el dueo de la empresa pagar por esta actividad en
particular? Le es de valor al dueo?

Si la respuesta es no, tal vez la actividad sea desperdicio. Es necesario eliminar el
desperdicio del proceso, o al menos, reducirlo al mnimo. Por lo que, el trabajo
aade valor y el desperdicio no.

En forma ideal, todos los procesos de trabajo contienen slo trabajo y cero
desperdicios. De manera realista, eso es difcil de alcanzar. En vez de eso, es
preciso aumentar al mximo el trabajo y reducir al mnimo el desperdicio en el
proceso. La eficiencia en el trabajo es una indicacin del xito que se ha logrado
en esta meta. La eficiencia del trabajo es una expresin matemtica de la cantidad
de trabajo frente al desperdicio. La eficiencia del trabajo se expresa como:

___________________________________________________________________________________________________
Trabajo
_____________________ X 100%
Trabajo + Desperdicio

La eficiencia ideal de cualquier proceso de trabajo es 100 por ciento. Mientras ms
se acerque al nmero ideal, ser mejor el proceso. Por desgracia muchas veces
se encuentran procesos con eficiencias de 1 a 5 por ciento. Obviamente, tales
procesos son los primeros candidatos a la reingeniera de procesos.

2.1 Objetivo de la Reingeniera de Procesos

El objetivo de la reingeniera de procesos es reducir la cantidad de desperdicio en
cualquier proceso de trabajo. Esto, a su vez, eleva la eficiencia del trabajo.

Como se ilustra en la Figura 2, las mejoras del proceso pueden originar:
Ms trabajo en el mismo tiempo
La misma cantidad de trabajo en mucho menos tiempo

La mayora de las empresas estn organizadas en lneas departamentales o
funcionales. La organizacin en departamentos o funciones separados crea una
jerarqua funcional. Sin embargo, los procesos no saben de jerarquas funcionales.
No son demasiados listos, porque atraviesan los lmites de departamentos y
funciones.

Esta diferencia entre procesos y organizaciones crea muchos problemas. Generan
una abundancia de pugnas internas, mala comunicacin y una coordinacin
deficiente. Asimismo provoca situaciones en las que nadie parece tener el control.
Todos poseen parte del pastel, pero nadie es dueo total. Para evitar tal
confusin, las empresas comienzan a organizarse en funcin de los procesos.

___________________________________________________________________________________________________
Estn aprendiendo a administrarse en forma multidisciplinaria. Cuando las
empresas se organizan de acuerdo a los procesos empiezan cosas buenas:
mejoran la comunicacin, la coordinacin y la calidad, las cosas se hacen ms
rpido y en forma ms barata.

La meta de cualquier proceso es transformar los insumos en rendimientos con la
mayor eficacia, confiabilidad y eficiencia, as como al precio ms bajo que sea
posible.

Eficacia
Supone calidad de un rendimiento. Un proceso eficaz satisface las necesidades de
los clientes. Los rendimientos de alta calidad constituyen clientes contentos.

Confiabilidad
Significa consistencia en el rendimiento del proceso; el nivel de calidad del
rendimiento es siempre igual.

Eficiencia
La eficiencia se relaciona con la velocidad del proceso; cunto tiempo es
necesario para transformar los insumos en rendimientos. El tiempo de ciclo es una
expresin de la eficiencia del proceso. Este es el tiempo que necesita un proceso
para transformar un conjunto de insumos en rendimientos.

Economa
Es el costo de transformar el conjunto de insumos en uno de rendimientos.
Mientras ms baratos sea el proceso, mayores sern las utilidades. Muchas cosas
afectan el costo de un proceso. Un factor es el tiempo de ciclo. El antiguo adagio
el tiempo es dinero, es absolutamente cierto. Mientras mayor sea la demora en
un proceso, ms caro ser ste.

___________________________________________________________________________________________________
2.2 El mtodo de los siete pasos para la mejora de procesos

Segn Harbord,
5
muchos esfuerzos de reingeniera y mejora de procesos
fracasan. Por qu? Porque carecen de un plan. No existe un mtodo. Las
personas se guan slo por un yo creo que. Las mejoras se basan en opiniones,
no en hechos.

Para evitar tales fracasos, se requiere un mtodo, es decir, una forma sistemtica
de aplicar la reingeniera de procesos. Es preciso un mtodo capaz de
proporcionar resultados cuantificables, que ayude a identificar con rapidez las
reas de mejora, que repare lo que est descompuesto y que reduzca el desprecio
en el lugar del trabajo.

El mtodo se conoce como mejora de procesos. Debido a que el nombre es un
poco largo, se abreviar como mtodo MP. MP son las iniciales de mejora de
procesos. El mtodo consta de siete pasos, de modo que se le llamara Mtodo de
los Siete Pasos de MP. Los siete pasos del mtodo MP son:
Definir los lmites del proceso
Observar los pasos del proceso
Recolectar los datos relativos al proceso
Analizar los datos recolectados
Identificar las reas de mejora
Desarrollar mejoras
Implantar y vigilar las mejoras

El mtodo es sencillo y fcil de seguir. Funciona de la manera siguiente:
Primero se identifica el proceso, o parte del mismo que se desea mejorar.
Despus, se definen los lmites del mismo. Asimismo se identifican
rendimientos y se seleccionan las medidas pertinentes.

5
HARBOUR, J erry, Op. cit. pg. 74
___________________________________________________________________________________________________
A continuacin, se observan los pasos del proceso, incluyendo lo que en
realidad ocurre y cul es el flujo del proceso. Mientras se observa todo esto,
se registra lo que se descubre.
Ya sea durante o despus de la fase de observacin, tambin se recaban
todos los datos cuantitativos relevantes relativos al proceso.
Despus de recolectar los datos, se les analiza y resume. En otras
palabras, se determina lo que significan y de qu manera son importantes.
Con base en los datos analizados, se identifican reas de mejora. Primero
se va detrs de las ms grandes. Despus de eso, se sigue con las ms
pequeas.
Una vez que se identific lo que se desea mejorar, se desarrolla algn tipo
de mejora. Se desarrolla una cura para la enfermedad.
Despus de desarrollar un arreglo, hay que implantarlo y luego
comprobarlo. Durante este perodo de pruebas, se vigila asimismo la
mejora para determinar su funcionamiento.

Es recomendable considerar los siguientes puntos al realizar el mtodo de los
siete pasos:
El mtodo de MP de siete pasos puede utilizarse en forma individual o en
equipo, si bien los equipos de mejora de procesos son ms eficaces. En
realidad, dos cabezas son mejores que una, en especial si alguna de ellas
trabaja en el proceso. Muchos equipos de mejora del proceso fracasan
porque carecen de habilidades eficaces interpersonales y de equipo.
Conformar y trabajar como un equipo eficaz son elementos de la
reingeniera de procesos que muchas veces se pasan por alto.
El uso del mtodo de MP de los siete pasos no debe requerir una eternidad.
La necesidad de meses y meses para mejorar un proceso no es el objetivo
de la reingeniera de procesos.
Al elegir los procesos a mejorar, perseguir primero los ms grandes.
Al lanzar los esfuerzos de reingeniera de procesos, muchas veces las
empresas establecen metas en trminos de cmo ahorrar cierta cantidad
___________________________________________________________________________________________________
de dinero al ao o recortar el tiempo de ciclo en algunos das u horas. Con
frecuencia, tales objetivos son bastante pequeos. No seguir esta
tendencia. Lanzarse en grande. Establecer objetivos grandes. Establecer
metas alargadas obliga a una empresa a observar de verdad los procesos.
Por ltimo, no pasar por alto las consideraciones organizacionales y
gerenciales.

2.3 Principios de mejora de procesos

Si bien existen muchas maneras de mejorar los procesos, el tema bsico siempre
es el mismo: eliminar o reducir al mnimo el desperdicio. El desperdicio agrega
slo demoras y costos, que las empresas malamente pueden permitirse en el
mundo empresarial tan competitivo de hoy en da.

En seguida se mencionarn nueve principios de mejora de procesos. Si se aplican
en forma apropiada, estos principios bsicos pueden ser de mucha utilidad para
mejorar cualquier proceso:

Eliminar el desperdicio
La regla bsica de la reingeniera de procesos es eliminar el desperdicio. Este es
malo. Ocasiona mayores tiempos de ciclo, mala eficiencia de trabajo y eleva los
costos.

Reducir el desperdicio al mnimo
A veces no es posible eliminar el desperdicio. Cuando no se puede eliminar, al
menos se tratar de reducirlo al mnimo.

Simplificar, simplificar, simplificar
Los procesos deben ser lo ms sencillos que sea posible. Los procesos sencillos
contienen un mnimo de pasos. Asimismo, los pasos son fciles de identificar y
ejecutar. A las personas les gustan los procesos que contienen pasos fciles de
___________________________________________________________________________________________________
comprender y ejecutar.

Cada vez que sea posible, combinar pasos del proceso
No siempre es posible eliminar el desperdicio. A veces se est empantanado en
l. Cuando esto ocurre, pensar en la forma de combinar un paso de desperdicio
con uno de trabajo. As, es posible agregar valor an cuando no se agrega valor!

Disear procesos con rutas alternas
La mayora de los procesos estn diseados para la excepcin, no para la regla.
Si bien detienen la excepcin, pagan un precio elevado en trminos de eficiencia y
costo del proceso. Sin embargo, algunas excepciones son reales, y se encuentran
casos en los que sea lgico agregar revisiones y autorizaciones.

La pregunta que se debe hacer es: Se est diseando para la excepcin o para
la regla? La respuesta es que se disea para ambos: la regla y la excepcin. En
vez de ello, existen alternativas: rutas alternas de proceso.

Pensar en paralelo, no en lnea
La mayora de las personas piensan en lnea. Se disean los procesos de la
misma manera: en lnea. Primero se concluye el paso 1, luego el 2, etc. El
problema con los procesos lineales es que muchas veces tienen tiempos de ciclo
muy largos. Una forma de mejorar la eficiencia es pensar en forma paralela no
lineal- y utilizando procesos convergentes y divergentes cada vez que sea posible.

Recabar los datos en su origen
Recabar la informacin en el lugar donde sta se origina.

Usar la tecnologa para mejorar el proceso
Algunas personas adoran la tecnologa. Piensan que es capaz de resolver todos
los problemas de la humanidad. Otras la odian. La perciben como un problema, no
como una solucin.
___________________________________________________________________________________________________
Existen empresas que dejan que la tecnologa rija el proceso. Esto es un error. El
proceso debe guiar a la tecnologa. Se deber utilizar sta para mejorar el
proceso. No desarrollar los procesos en torno a la tecnologa. La tecnologa puede
ayudar a hacer las cosas mejor, ms rpido y ms barato, pero slo si se le
permite hacerlo.

Dejar que los clientes ayuden en el proceso
Al aplicar la reingeniera a un proceso, pensar en las formas en que el cliente
puede hacer algo del trabajo, esto eleva la eficiencia del proceso, y contribuye a
que los clientes sean ms felices.

2.4 Comportamiento organizacional

Las organizaciones son sistemas sociales. Si se desea trabajar con ellas o
dirigirlas es necesario comprender su funcionamiento. Las organizaciones
combinan ciencia y personas, tecnologa y humanidad. La tecnologa es bastante
problemtica por s sola, pero cuando se agregan las personas, se obtiene un
sistema social inmensamente ms complejo. No obstante, la sociedad debe
entender las organizaciones y utilizarlas de la mejor manera posible, porque son
necesarias para lograr los beneficios del progreso de la civilizacin. Las
organizaciones son necesarias para alcanzar las metas que las personas desean
alcanzar.

El comportamiento humano dentro de las organizaciones es impredecible debido a
que se origina en necesidades y sistemas de valores muy arraigadas en las
personas. No existen frmulas simples y prcticas para trabajar con las personas,
ni existe una solucin ideal para los problemas de la organizacin. Todo lo que se
puede hacer es incrementar la comprensin y las capacidades existentes para
elevar el nivel de calidad de las relaciones humanas en el trabajo. Si se est
dispuesto a pensar en las personas como seres humanos se puede trabajar con
ellas.
___________________________________________________________________________________________________
2.4.1 Definicin

Segn Keith David y J ohn W. Newstrom
6
Comportamiento Organizacional es el
estudio y la aplicacin de conocimientos relativos a la manera en que las personas
actan dentro de las organizaciones. Se trata de una herramienta humana para el
beneficio de las personas y se aplica de un modo general a la conducta de
personas en toda clase de organizaciones. En donde quiera que exista una
organizacin, se tendr la necesidad de comprender el comportamiento
organizacional.

Los elementos clave en el comportamiento organizacional son las personas, la
estructura, la tecnologa y el ambiente exterior en el que funciona. Cuando las
personas se renen en una organizacin para alcanzar un objetivo, necesitan
algn tipo de estructura. Las personas utilizan tambin la tecnologa para realizar
el trabajo que se proponen de modo que existe una interaccin de personas,
estructuras y tecnologa (vase Fig. 3). Adems, estos elementos tienen la
influencia del medio ambiente externo y, a su vez, influyen l.

Figura 3. Elementos claves del comportamiento organizacional

Fuente: Keith, Davis. Newstrom, John W. (1991) Comportamiento Humano en el trabajo 3a. Edicin, Ed. McGraw
Hill. P. 6

6
KEITH, Davis. NEWSTROM, J ohn W. Comportamiento Humano en el trabajo. McGraw Hill, Mxico, 1991, pg. 5
Organizacin
Personas
Estructura Tecnologa
Ambiente
Ambiente Ambiente
___________________________________________________________________________________________________
2.4.2 Administracin del cambio

El cambio se encuentra en todas partes y siempre est presente. Acompaa
siempre al hombre en su ambiente social y en sus procesos biolgicos. Desde los
primeros momentos de su vida, el individuo aprende a afrontar el cambio
adaptndose a l. Al nacer, nuestra capacidad de supervivencia requiere que
podamos adaptarnos a un nuevo ambiente. A lo largo de nuestra vida
constantemente se nos presentan nuevas experiencias y retos; lo mismo sucede
con las organizaciones.

El ser humano est familiarizado con el cambio, y con frecuencia se muestra muy
adaptable a l. Por qu, entonces, a veces se resiste al cambio en su ambiente
de trabajo? Esta pregunta ha intrigado a los administradores desde el inicio de la
revolucin industrial. El ritmo ms acelerado del cambio que impone la era
electrnica, la transicin a una economa de servicios y la competencia global han
venido a hacer an ms importante la respuesta a la pregunta anterior. Aun si los
administradores recurren a sus argumentos ms lgicos y a su capacidad de
persuasin para respaldar el cambio, a menudo descubren que no logran
convencer a los empleados de la necesidad del mismo.

2.4.2.1 Naturaleza del cambio en el trabajo

El cambio en el trabajo es cualquier alteracin que ocurre en el ambiente de
trabajo. Sus efectos pueden ejemplificarse en un experimento por medio de un
globo lleno de aire. Cuando se oprime un dedo (que representa el cambio externo)
contra un punto del globo (que representa la organizacin), el contorno de ste
cambia visiblemente (se forma una depresin) en el punto de contacto. Sin
embargo, lo que no es tan evidente es que el globo entero (el resto de la
organizacin) ha sido afectado y se ha alargado un poco. Como se aprecia en esta
comparacin toda la organizacin recibe un flujo cuando se cambia cualquier parte
de ella.
___________________________________________________________________________________________________
Las molculas del aire en el globo representan los empleados de una empresa. Es
obvio que los que se hallan en el punto de presin necesitan hacer cambios
radicales. Si bien el cambio no entr en contacto directo con los empleados (las
molculas), los ha afectado de modo indirecto. No se despide a nadie (es decir, se
deja intacto el globo), pero los empleados se sienten deslizados y han de
adaptarse al nuevo acomodo del globo. Esta comparacin revela otra
generalizacin ms: el cambio es un problema humano y tcnico.

Cuando se presenta un cambio, los empleados han de hacer los ajustes
necesarios correspondientes para alcanzar el equilibrio que busca la organizacin;
si los empleados no logran hacer los ajustes necesarios, la organizacin caer en
un estado de desequilibrio. El objetivo general humano de la administracin, en lo
relativo al cambio, consiste en restablecer el equilibrio del grupo y el ajuste
personal que ha sido alterado por l.

2.4.2.2 Resistencia al cambio

La resistencia al cambio son los comportamientos del empleado tendientes a
desacreditar, retardar o impedir la realizacin de un cambio en el trabajo. Los
empleados se oponen al cambio porque constituye una amenaza contra sus
necesidades de seguridad, de interaccin social, de estatus o de autoestima. La
percepcin de la amenaza proveniente del cambio puede ser real o imaginaria,
deliberada o espontnea, grande o pequea. Cualquiera que sea su naturaleza,
los empleados tratarn de protegerse contra los efectos del cambio. Sus acciones
pueden incluir desde quejas, morosidad intencional y resistencia pasiva hasta
ausentismo, sabotaje y lentitud en la realizacin del trabajo.
7

7
KEITH, Davis y NEWSTROM, J ohn, Op. cit . pg. 334
___________________________________________________________________________________________________
2.4.2.2.1 Tres clases de resistencia

Existen tres tipos de resistencia (vase Fig. 4). Todos ellos se presentan en
combinacin y producen actitudes hacia el cambio, distintas en cada empleado.
Las tres clases de resistencia pueden expresarse con el trmino lgica ordenado
en tres diferentes formas, como sigue:
Lgica. Con base en el pensamiento racional y cientfico.
Psicolgica. De acuerdo a las emociones, los sentimientos y las actitudes.
Sociolgica. Con base en los intereses y los valores del grupo.

Figura 4. Clases de resistencia al cambio de los empleados

Objeciones lgicas y racionales
Tiempo requerido para adecuarse
Esfuerzo adicional para reaprender
Posibilidad de condiciones menos deseables, como por ejemplo, capacidad a menor
nivel
Costos econmicos del cambio
Factibilidad tcnica del cambio puesta en duda

Actitudes psicolgicas y emocionales
Temor a lo desconocido
Escasa tolerancia al cambio
Desagrado hacia la gerencia u otro agente de cambio
Falta de confianza en otros
Necesidad de seguridad, bsqueda de status quo

Factores sociolgicos; intereses de grupo
Coaliciones polticas
Valores de grupo de oposicin
Criterio anticuado y estrecho
Intereses establecidos
Deseo de conservar amistades existentes

Fuente: Keith, Davis. Newstrom, John W. (1991) Comportamiento Humano en el trabajo 3a. Edicin, Ed. McGraw
Hill. P. 336

La resistencia lgica surge del tiempo y el esfuerzo que se requiere para ajustarse
al tiempo, incluyendo las labores que deben aprenderse en el nuevo empleo.

___________________________________________________________________________________________________
La resistencia psicolgica es lgica en trminos de las actitudes y los
sentimientos individuales de los empleados respecto al cambio. Pueden temer a lo
desconocido, desconfiar del liderazgo de la gerencia, o sentir amenazada su
seguridad.

La resistencia sociolgica es lgica en trminos de los intereses y valores del
grupo. Los valores sociales son poderosas fuerzas del ambiente a las que debe
atenderse con todo cuidado.

Las tres clases de resistencia deben manejarse con eficiencia si se espera que los
empleados cooperen con el cambio. Si los administradores se preocupan
solamente por los aspectos tcnicos y lgicos del cambio, habrn fracasado en su
responsabilidad social y humana.

2.4.2.3 Implantacin exitosa del cambio

Normalmente la gerencia es la iniciadora de muchas modificaciones y
principalmente es responsable de llevarlas a cabo con xito, frecuentemente se
les llama agentes de cambio: no solamente promueve el cambio, sino tambin lo
propicia; sin embargo, aunque la gerencia lo inicia, normalmente los empleados
controlan su resultado final. Ellos son los que en realidad hacen que los cambios
funcionen, por lo que su apoyo debe ser el principal objetivo del proceso.

2.4.2.3.1 Proceso del cambio en tres etapas

No siempre es fcil administrar el cambio en una forma eficaz, algunas
organizaciones reconocen la necesidad de desarrollar la capacidad de la gente
para aprender de la experiencia del cambio. A este proceso se le llama
aprendizaje de doble circuito,
8
en donde la forma de manejar un cambio no slo

8
CARNALL C. A, Toward a Theory for the Evaluation of Organization Change, Human Relations, 1986, pg. 745-766
___________________________________________________________________________________________________
debera proporcionar la informacin actual que se ha reunido (primer circuito), sino
tambin preparar a los participantes a administrar los cambios futuros aun ms
eficazmente (segundo circuito). Esto contrasta con el aprendizaje de un circuito,
en el cual los empleados simplemente han de adaptarse a los cambios que se les
han impuesto. El proceso de doble circuito no slo hace ms eficaz el cambio
actual; adems, aumenta las probabilidades de que los empleados estn ms
dispuestos a aceptar el siguiente cambio que se introduzca.

El conocimiento del comportamiento en la administracin del cambio mejora
considerando que el cambio est dispuesto en los tres pasos siguientes:
9

Descongelamiento.
Cambio
Recongelamiento.

El descongelamiento significa que es preciso desechar las viejas ideas y prcticas
para aprender otras nuevas.

El cambio es tambin el paso en que se aprenden las nuevas ideas y prcticas, de
manera que el empleado pueda pensar y actuar en formas diferentes. Puede ser
un periodo de confusin, desorientacin y desesperacin, combinado con la
esperanza y la sensacin de descubrimiento.

El recongelamiento significa que lo que se ha aprendido se integra en la prctica
cotidiana. Adems de ser aceptadas intelectualmente, las nuevas prcticas
quedan incorporadas en el comportamiento habitual. La prctica exitosa debe ser,
pues, la meta final del paso del recongelamiento.

9
Los tres pasos tambin se han descrito como un proceso psquico de tres partes en William Bridges, Managing
Organizacional Transitions, Organizacional Dynamics, pg. 24-33
___________________________________________________________________________________________________
2.4.2.3.2 Creacin del apoyo para el cambio

Si se considera que la gerencia sigue el modelo de proceso del cambio que
aparece en la figura 4, entonces debern construirse las fuerzas de apoyo antes,
durante y despus del cambio. A continuacin se describen algunas actividades
que pueden crear un apoyo al cambio.
Utilizacin de las fuerzas del grupo. Un cambio eficiente debe dirigirse al
grupo, al igual que a los individuos.
Liderazgo para el cambio. Un liderazgo inteligente refuerza el clima de
apoyo psicolgico para el cambio.
10
En tal caso el lder presenta a ste con
base en los requerimientos impersonales de la situacin, ms que en las
bases personales.
Participacin. Una manera fundamental de crear apoyo para el cambio
consiste en fomentar la participacin, para que aliente a los empleados a
tener intercambio de opiniones, comunicacin: a hacer sugerencias e
interesarse en el cambio.
Recompensas compartidas. Otra manera de propiciar el apoyo de los
empleados al cambio es asegurarse de que ellos obtendrn la suficiente
recompensa en la nueva situacin.
Proteccin a los empleados. Adems de hacer que los empleados
participen en las recompensas del cambio, debe garantizrseles los
beneficios ya existentes. Es esencial esa proteccin durante el proceso.
Comunicacin. La comunicacin es indispensable para mejorar el apoyo al
cambio. Aun cuando solamente una o dos personas de un grupo de diez
resultarn afectadas por l, todas deben estar informadas para que se
sientan seguras y mantengan el nivel de cooperacin del grupo.
Estimular la captacin por parte de los empleados. Guarda estrecha

10
Ejemplos del papel de lderes como agentes del cambio se dan en J ames F. Bolt, The Future Is
Already Here, New Management, Winter 1987, pg. 27-29; y Edmund F. Metz, Managing Change
toward a Leading-Edge Information Culture, Organizacional Dynamis, Autumn 1986, pg. 28-40.
___________________________________________________________________________________________________
relacin con la comunicacin la necesidad de ayudar a los empleados a
percatarse de que se requiere un cambio. Y esto se basa en el supuesto de
que el cambio tiene mayores probabilidades de ser aceptado si los
interesados admiten la necesidad de l antes de que ocurra.
Relaciones con el sindicato. Sistemticamente es poltica de la mayora de
los sindicatos favorecer el mejoramiento por medio de un cambio
tecnolgico, y para proteger los intereses de sus afiliados aprueban un
cambio cuidadosamente planeado por la gerencia.
Trabajo con todo el sistema. La resistencia al cambio puede reducirse
ayudando a los empleados a reconocer la necesidad de cambio, y a
participar y beneficiarse de l.
11
En resumen, los cinco pasos que se
recomiendan a la gerencia para lograr un cambio exitoso son:
o Hacer solamente los cambios tiles y necesarios.
o Cambiar por evolucin, no por revolucin.
o Reconocer los posibles efectos del cambio e introducirlo al mismo
tiempo que se atienden las necesidades humanas del personal.
o Compartir con los empleados los beneficios del cambio.
o Diagnosticar los problemas que queden despus del cambio, y
atenderlos.

El cambio, cuando se maneja inadecuadamente, se manifiesta en retraimiento y
lentitud.

11
Las herramientas del cambio se resumen en Michael Beer, Revitalizing Organizations: Change Process and Emergent
Model, Academy of Management Executive. 1987, pg 51-55: un modelo de contingencia para seleccionar entre las
herramientas es el de J ohn P. Kotter y Leonard A. Schlesing, Choosing, Strategies for Change, Harvard Business Review,
March-April, 1979, pg. 106-114.

___________________________________________________________________________________________________
Fundamentacin Terica: Los Sistemas de Informacin 43 Francisco Martnez Alemn
Captulo 3: Sistemas de Informacin

Los sistemas de informacin (SI) estn cambiando la forma en que operan las
organizaciones actuales. A travs de su uso se logran importantes cambios, pues
automatizan los procesos operativos de las empresas, proporcionan informacin
de apoyo al proceso de toma de decisiones y, lo que es ms importante, facilitan
el logro de ventajas competitivas a travs de su implantacin en las empresas.

Un Sistema de Informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s
con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.
12
Estos elementos
son de naturaleza diversa y normalmente incluyen:
El equipo computacional, es decir, el hardware necesario para que el
sistema de informacin pueda operar. Lo constituyen las computadoras y el
equipo perifrico que puede conectarse a ellas.
El recurso humano que interacta con el Sistema de Informacin, el cual
est formado por las personas que utilizan el sistema, alimentndolo con
datos o utilizando los resultados que genere.
Los datos o informacin fuente que son introducidos en el sistema, son
todas las entradas que necesita el sistema de informacin para generar
como resultado la informacin que se desea.
Los programas que son procesados por la computadora (software) y
producen diferentes tipos de resultados. Los programas son la parte de
software del sistema de informacin que har que los datos de entrada
introducidos sean procesados correctamente y generen los resultados que
se esperan.
Las telecomunicaciones que son bsicamente hardware y software,
facilitan la transmisin de texto, datos, imgenes y voz en forma electrnica.

12
COHEN, Daniel y ASN. Enrique. Sistemas de Informacin para los negocios. Mc. Graw Hill, Mxico, 2000. pg 4

___________________________________________________________________________________________________
Procedimientos que incluyen las polticas y reglas de operacin, tanto en la
parte funcional del proceso de negocio, como los mecanismos para hacer
trabajar una aplicacin en la computadora.

Un Sistema de Informacin realiza cuatro actividades bsicas: entrada,
almacenamiento, procesamiento y salida de informacin. Se definen de la
siguiente manera:
Entrada de informacin. La entrada es el proceso mediante el cual el
Sistema de Informacin toma los datos que requiere para procesar la
informacin. Las entradas pueden ser manuales o automticas. Las
manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el
usuario, mientras que las automticas son datos o informacin que
provienen o son tomadas de otros sistemas. Esto ltimo se denomina una
interfase automtica.
Almacenamiento de informacin. El almacenamiento es una de las
actividades o capacidades ms importantes que tiene una computadora, ya
que a travs de esta propiedad el sistema puede recordar la informacin
guardada en la sesin o proceso anterior. Esta informacin suele ser
almacenada en estructuras de informacin denominadas archivos. La
unidad tpica de almacenamiento son los discos magnticos o discos
duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos CD-ROM.
Procesamiento de informacin. Es la capacidad del Sistema de Informacin
para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones
preestablecidas. Estos clculos pueden efectuarse con datos introducidos
recientemente en el sistema o bien con datos que estn almacenados.
Esta caracterstica de los sistemas permite la transformacin de datos
fuente en informacin que puede ser utilizada para la toma de decisiones,
lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones
genere una proyeccin financiera a partir de los datos que contiene un
estado de resultados o un balance general de un ao base.

___________________________________________________________________________________________________
Salida de informacin. La salida es la capacidad de un Sistema de
Informacin para sacar la informacin procesada o bien datos de entrada al
exterior. Las unidades tpicas de salida son las impresoras, terminales,
diskettes, cintas magnticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre
otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Informacin
puede constituir la entrada de otro Sistema de Informacin. En este caso,
tambin existe una interfase automtica de salida.

3.1 Tipos y usos de los sistemas de informacin

Los Sistemas de Informacin cumplen con tres objetivos bsicos dentro de las
organizaciones:
Automatizacin de procesos operativos.
Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de
decisiones.
Lograr ventajas competitivas a travs de su implantacin y uso.

Los sistemas de informacin que logran la automatizacin de procesos operativos
dentro de una organizacin, son llamados frecuentemente Sistemas
Transaccionales, ya que su funcin primordial consiste en procesar transacciones
tales como pagos, cobros, etc. Por otra parte, los Sistemas de Informacin que
apoyan al proceso de tomas de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma
de Decisiones (DSS), Sistemas para la Toma de Decisiones en Grupo (GDSS),
Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones (EDSS) y Sistemas de
Informacin para Ejecutivos (EIS). El tercer tipo de sistemas, de acuerdo con su
uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratgicos, los cuales se
desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a
travs del uso de la tecnologa de informacin.

Los tipos y usos de los sistemas de informacin se muestran en la figura 5.

___________________________________________________________________________________________________
Figura 5. Tipos de Sistemas de Informacin

Sistemas transaccionales
(Nivel operativo)
Sistemas
de apoyo a las
decisiones
(Nivel gerencial y
altos ejecutivos)

Fuente: Walker, D.W. (1996) Sistemas de Informacin para la Administracin 3a. Edicin, Ed. Alfa Omega Editor,
S.A. de C.V. P. 9

A continuacin se mencionan las principales caractersticas de estos tipos de
Sistemas de Informacin:
Sistemas Transaccionales.
o A travs de stos suelen lograrse ahorros significativos de mano de
obra, debido a que automatizan tareas operativas de lo organizacin.
o Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Informacin que se
implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a
nivel operativo de la organizacin para continuar con los mandos
intermedios y, posteriormente, con la alta administracin conforme
evolucionan.
o Son intensivos en entrada y salida de informacin; sus clculos y
procesos suelen ser simples y poco sofisticados. Estos sistemas
requieren mucho manejo de datos para poder realizar sus
operaciones y como resultado generan tambin grandes volmenes
de informacin.
o Tienen la propiedad de ser recolectores de informacin, es decir, a
travs de estos sistemas se cargan las grandes bases de
informacin para su explotacin posterior. Estos sistemas son los

___________________________________________________________________________________________________
encargados de integrar gran cantidad de informacin que se maneja
en la organizacin, la cual ser utilizada posteriormente para apoyar
a los mandos intermedios y altos.
o Son fciles de justificar ante la direccin general, ya que sus
beneficios son visibles y palpables. El proceso de justificacin puede
realizarse enfrentando ingresos y costos. Entre las principales
ventajas se encuentra el ahorro de trabajo manual.

Sistemas de Apoyo a las Decisiones.
o Suelen introducirse despus de haber implantado los Sistemas
Transaccionales ms relevantes de la empresa, ya que estos ltimos
constituyen su plataforma de informacin.
o La informacin que generan sirve de apoyo a los mandos
intermedios y a la alta administracin en el proceso de toma de
decisiones.
o Suelen ser intensivos en clculos y escasos en entradas y salidas de
informacin.
o No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificacin
econmica para el desarrollo de estos sistemas es difcil, ya que no
se conocen los ingresos del proyecto de inversin.
o Suelen ser Sistemas de Informacin interactivos y amigables, con
altos estndares de diseo grfico y visual, ya que estn dirigidos al
usuario final.
o Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son
repetitivas.
o Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario
final sin la participacin operativa de analistas y programadores del
rea de Informtica.

___________________________________________________________________________________________________
Los sistemas de apoyo a las decisiones se pueden clasificar en:
Sistemas Estratgicos.
o Su funcin primordial no es apoyar la automatizacin de procesos
operativos ni proporcionar informacin para apoyar la toma de
decisiones. Sin embargo, este tipo de sistemas puede llevar a cabo
dichas funciones.
o Suelen desarrollarse en house, es decir, dentro de las
organizaciones, por lo tanto no pueden adaptarse fcilmente a
paquetes disponibles en el mercado.
o Tpicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a
travs de su evolucin dentro de la organizacin. Se inicia con un
proceso o funcin en particular y a partir de ah se van agregando
nuevas funciones o procesos.
o Su funcin es lograr ventajas que los competidores no posean, tales
como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y
proveedores. En este contexto, los Sistemas Estratgicos son
creadores de barreras de entrada al negocio.
o Apoyan el proceso de innovacin de productos y procesos dentro de
la empresa, debido a que buscan ventajas respecto a los
competidores y una forma de hacerlo es innovando o creando
productos y procesos

Es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de Sistemas
de Informacin denominado Sistemas Personales de Informacin, el cual est
enfocado a incrementar la productividad de los usuarios. Dentro de esta
clasificacin se encuentran las hojas de clculo, los sistemas de procesamiento de
palabras, utilizacin de agendas, calendarios, etc. Sin embargo otros autores,
consideran los Sistemas de Informacin Personales como herramientas de trabajo
que apoyan la productividad de los usuarios.

___________________________________________________________________________________________________
3.2 Predicciones de los sistemas de informacin hechas realidad

El uso de la tecnologa de informacin en las empresas se ha incrementado
considerablemente y en un futuro ser an mayor. Las principales tendencias
respecto a los Sistemas de Informacin que hace unos aos pronosticaron Cohen
Daniel y Asn Enrique,
13
ahora son una realidad, y son las siguientes:
La tecnologa de informacin se usar como parte de la estrategia
corporativa, es decir, el uso de los Sistemas de Informacin que dan
ventaja competitiva (Sistemas estratgicos) se incrementar. Las empresas
de ms xito sern manejadas por personas que sean capaces de
desarrollar aplicaciones estratgicas de la tecnologa de informacin de
manera creativa.
La tecnologa ser parte del trabajo en equipo en las empresas. Esta
tecnologa ser usada para reducir el trabajo, manejar la calidad, dar
mejores servicios a los clientes o para cambiar la forma en que se trabaja.
Los trabajadores usarn las computadoras personales conectadas en red, y
las fbricas usarn la tecnologa para diseo y control de produccin.
El uso de la tecnologa transformar a la organizacin y cambiar su
estructura. Como el uso del correo electrnico, el intercambio electrnico de
datos (EDI) y el acceso a informacin externa por medio de redes como
Internet.
La tecnologa facilitar la creacin de oficinas virtuales para las personas
que requieren estar en diferentes localidades, permitiendo el uso del correo
electrnico y de conferencias por computadora y de esta manera facilitar la
comunicacin global.
La tecnologa de informacin apoyar la internacionalizacin, pues permitir
procesar datos en cualquier lugar del mundo sin importar la plataforma que
se use para el procesamiento.

13
COHEN, Daniel y ASN. Enrique, Op. Cit. pg 20-22

___________________________________________________________________________________________________
Se incrementar el uso de la tecnologa multimedia principalmente en la
educacin. Esta tecnologa incluye una combinacin de texto, grficas,
sonido, video y animaciones. La multimedia ofrece la oportunidad de un
aprendizaje interactivo capaz de mostrar una variedad de informacin.
Las organizaciones cambiarn a la arquitectura cliente- servidor, los
usuarios trabajarn con computadores (clientes) conectadas en red a un
servidor.
El outsourcing se utilizar en mayor grado para apoyo en servicio de
telecomunicaciones y redes de informtica de oficinas. El outsourcing se
refiere a la contratacin de servicios externos de informtica.
La tecnologa de informacin apoyar de manera importante el diseo de
los procesos de negocios. Las tcnicas de reingeniera de procesos
continuarn apoyndose en los sistemas de informacin.

3.3 Anlisis y Diseo

El anlisis es el proceso de determinar qu se necesita hacer, antes de decidir
cmo debe hacerse. El diseo es el proceso de determinar cul de muchas
posibles soluciones es la mejor para lograr lo que se necesita hacer, respetando
las restricciones tecnolgicas y del presupuesto del proyecto.
14

El diseo escoge un cmo especfico para aplicarlo al qu. El anlisis es el acto de
descubrimiento. El diseo es el arte del compromiso.

El propsito del anlisis y diseo es articular completamente las necesidades del
negocio con base en una comprensin de sus problemas actuales y que encuentre
una solucin que mejor satisfaga las necesidades y se ajuste a las restricciones
presupuestales de recursos y tiempo impuestas por el propio negocio. Un analista
de software define la naturaleza del problema y el diseador de software explora

14
RUBLE, David A. Anlisis y Diseo., Prentice Hall, Hispanoamrica, S.A., 1998. pg. 2

___________________________________________________________________________________________________
las diversas soluciones, tomando decisiones bien informadas para llegar a un
producto que dejar a los usuarios satisfechos.

Esto se reduce a un concepto muy simple: encuentre lo que el negocio requiere
que se haga antes de comenzar a imaginarse cmo hacerlo.

3.3.1 Habilidades del personal

Habilidades de una analista
El papel de un analista es ir y encontrar qu problemas existen en el negocio y
determinar lo que quieren que suceda, quienes estn a cargo del mismo. ste es
un papel y un conjunto de responsabilidades radicalmente diferentes a las de, por
ejemplo, un programador, cuyo trabajo es escribir el cdigo confiable.

En trminos generales, el analista es un investigador, ya que el anlisis es un
proceso de descubrimientos. Muchas veces el analista se convierte en un
socilogo que es forzado a aventurarse y vivir entre la tribu para aprender sus
costumbres y dialectos y para separar su mitologa de la realidad.

Tambin son de gran importancia las buenas habilidades para la comunicacin. El
anlisis no es una actividad sosegada y sin sobresaltos. En la fase de anlisis de
un proyecto se pasar gran parte del tiempo sacando informacin de los posibles
usuarios del sistema, reorganizando lo que se aprende y volvindolo a presentar
para su validacin. Tal vez sea llamado para hacer diplomacia, resolviendo
conflictos y dando soluciones, o pasar tiempo en el papel de consejero de
campamento aliviando el miedo que los usuarios tienen al cambio.

Al igual que muchas otras habilidades en la vida, un buen analista se crea por
medio de prctica dedicada y aptitud para el trabajo. El analista necesita el
entrenamiento adecuado y un ambiente en donde pueda pulir su talento por medio

___________________________________________________________________________________________________
de la repeticin de las tcnicas analticas.

Habilidades de un diseador
El diseador es un bicho ligeramente diferente al analista. Mientras el enfoque del
analista est orientado principalmente hacia los negocios, con una fuerte base en
la tecnologa; el enfoque del diseador es principalmente sobre la tecnologa con
una fuente base en los negocios.

El diseo se refiere casi completamente a los compromisos. El diseador se
enfrenta con la enorme tarea de mapear los requerimientos del negocio, con la
tecnologa disponible. El analista se puede dar el lujo de suponer una tecnologa
perfecta. l documenta los requerimientos del usuario, sin embargo, el diseador
debe hacer que los deseos y fantasas de los usuarios se ejecuten.

El diseador traza los planos a partir de los cuales se construir el sistema, lo que
lo convierte en parte ingeniero y parte artesano. Un buen diseador es creativo,
lleno de recursos e inteligente al evaluar opciones entre soluciones que no son
prefectas y adems debe tener un buen entendimiento de las capacidades del
ambiente de destino, para disear sistemas que aprovechen sus fortalezas y
eviten sus fallas ms notorias.

Habilidades de un administrador de proyectos
La labor del administrador del proyecto es planear y asignar el trabajo, medir el
avance continuamente y ajustar el plan con base en sus mediciones. sta es una
tarea imposible a menos de que se tenga alguna tcnica contra la cual medir el
avance.

Una tcnica es un mtodo estructurado y repetible para lograr una tarea
especfica. Una metodologa de ingeniera de software es el acomodo ordenado
de las tcnicas en un enfoque sistemtico para la construccin o adquisicin de

___________________________________________________________________________________________________
sistemas de informacin.

Mientras que los analistas, diseadores y desarrolladores son responsables del
dominio y la ejecucin de las tcnicas, el administrador de proyectos sirve como la
fuerza conductora para ordenar las tareas en una metodologa coherente a fin de
satisfacer los objetivos del proyecto. El administrador de un proyecto de software
es muy similar al contratista general de un proyecto de construccin.

3.3.2 Metodologa slida

Sobre cascada y espirales
Las metodologas vienen de muchas formas y tamaos. Mucho se ha dicho sobre
la metodologa de espiral contra la metodologa de cascada. Otros conceptos
en el campo de las metforas metodolgicas incluyen pirmides, remolinos,
vrtices y algo que parecen jorobas de cabello traslapantes. Sus filosofas van
desde el enfoque de recetarios draconiano, hasta la programacin
evolucionara.

El enfoque de cascada
La cascada tradicional tiene una cierta lgica. Se hace un plan para un proyecto y
luego se realiza el anlisis del dominio del problema. Cuando se declara la victoria
en el anlisis comienza el diseo, y una vez que est terminado el diseo
comienza la construccin. Las salidas de una etapa son las entradas para la
siguiente, y a esto se debe la metfora de cascada (vase Fig. 6). La cascada
tiene un atractivo orden que hace que sea un modelo especialmente conveniente
para la enseanza de las tcnicas de ingeniera de software.

___________________________________________________________________________________________________
Figura 6. Una Metodologa de Cascada

Planeacin
Anlisis
Diseo
Construccin

Fuente: Ruble, David A. (1998) Anlisis y Diseo Prctico para Sistemas 1a. Edicin, Ed. Prentice Hall
Hispanoamerica, S.A. P. 10

El enfoque espiral

Por el contrario, el modelo de desarrollo de espiral (vase Fig. 7) integra las fases
y la interaccin de ajuste en la metfora. El modelo de espiral fue desarrollado
originalmente en el Pentgono como un mtodo para controlar los costos
desbocados de armas masivas y proyectos de desarrollo de sistema de defensa.
La idea fue dividir el proyecto en fases ms cortas de anlisis, diseo, desarrollo y
evaluacin. Despus de cada fase se evala la viabilidad del trabajo terminado
junto con una estimacin refinada de las siguientes fases. Est tcnica de
presupuestacin proporcion revisiones de factibilidad para proyectos en donde
frecuentemente estaban haciendo investigaciones sobre tecnologas
completamente nuevas. Se toma una decisin en la fase de evaluacin sobre si se
debe continuar con otra iteracin de ajuste.

___________________________________________________________________________________________________
Figura 7. Una Metodologa de Espiral

Anlisis
Diseo
Avaluacin
Desarrollo


La idea de la espiral ha cambiado ligeramente para adaptarse a las sensibilidades
peculiares de la industria del software. En vez de enfocarse en el control del
presupuesto, la espiral se ha empleado como un mtodo para la entrega temprana
de cdigo en una metodologa que ha llegado a ser popular bajo el trmino RAD
(Desarrollo Rpido de Aplicaciones).

El RAD combina el enfoque espiral con una estrategia de divisin de un proyecto
grande de cuadros de tiempo (vase Fig. 8). Un cuadro de tiempo es un conjunto
de caractersticas definido que se promete entregar a los usuarios dentro de un
marco de tiempo fijo. Dentro del cuadro de tiempo se realiza algo de anlisis, un
diseo breve y luego, usando herramientas de desarrollo, se construye un
prototipo funcional. El prototipo es revisado por los usuarios y se solicitan
modificaciones. El ciclo de desarrollo y de refinacin del prototipo se repite tres
veces, yendo es espiral volviendo a analizar, disear, y evaluar. Al final del cuadro
de tiempo se instala la aplicacin resultante.

___________________________________________________________________________________________________
Figura 8. Tres iteraciones espirales dentro de cuadros de tiempos

Anlisis
Diseo
Evaluacin
Desarrollo
Anlisis
Diseo
Evaluacin
Desarrollo
Anlisis
Diseo
Evaluacin
Desarrollo
Cuadro de tiempo I Cuadro de tiempo II Cuadro de tiempo III
Entrega de
fase I
Entrega de
fase II...
Entrega de
...fase n


Los puntos fuertes del RDA son que los usuarios se involucran intensamente, la
creacin temprana de prototipos y la implementacin en fases. Sus puntos dbiles
incluyen una tendencia hacia el desarrollo temprano, lo que hace que pasen
muchas tareas de anlisis y diseo a manos de programadores y, por lo tanto,
depende de los tcnicos con conocimientos generales.

Tanto el enfoque de cascada como el espiral tienen sus puntos buenos. Un buen
administrador de proyectos, ser capaz de hacer que funcione un enfoque de
cascada o espiral Si tiene que trabajar con el de cascada dividir al proyecto en
varias fases e introducir algn tipo de iteraciones de ajuste controladas. Si le toca
un espiral, continuar empleando buenas tcnicas de cascada a travs de cada
fase e iteracin de ajuste, para crear unidades ms discretas con las cuales
puedas ser administrado el proyecto en forma efectiva.

Con las personas adecuadas con habilidades adecuadas, empleando una
administracin sensata en productos de fases y usando una buena metodologa

___________________________________________________________________________________________________
de desarrollo, un proyecto puede gozar los beneficios de una buena base de
modelos sin hundirse en el pantano.

3.3.3 Qu es lo que hace que una Metodologa sea buena ?

Una buena metodologa ama a sus practicantes con un juego de herramientas de
tcnicas confiables y repetibles que se adecuan particularmente a los problemas
que estn tratando de resolver. Las tcnicas del modelador deben permitir
combinar el balance y mezcla adecuados de tcnicas para el problema. Una
metodologa balanceada incluye tcnicas que le dan a los analistas y diseadores
una amplia cobertura de todos los aspectos que deben considerarse, pero les
permiten desviar su nfasis de modelado para adaptarse a la tendencia del
problema de negocios.

Una buena metodologa de anlisis o diseo debe tener cinco caractersticas
principales:
Motivar la actividad pretendida
Ser completa
Ser modificable en su correccin
Producir productos contra los que se pueda medir el avance
Ser fcilmente aprovechable en la fase subsiguiente

Caractersticas de las buenas metodologas de anlisis
El anlisis consiste en comprender y documentar las necesidades del usuario. La
comprensin viene de hacer preguntas y escribir las respuestas, examinar las
respuestas y hacer ms preguntas. Un analista que no hace preguntas est
realizando un anlisis dudoso. Un analista que no escribe nada no ha hecho
ningn anlisis, sino que simplemente est en un curso de autoayuda
expandiendo su conocimiento personal del negocio. La falta de los
descubrimientos analticos sabotea los cinco beneficios de un anlisis exitoso. El

___________________________________________________________________________________________________
resultado no es ni analtico, ni completo, ni verificable, ni mensurable, ni
aprovechable. Suponiendo que un buen anlisis est escrito, una metodologa de
anlisis exitosa presentar las siguientes caractersticas:
Una tcnica de anlisis debe motivar el acto de descubrimiento
proporcionando un marco de trabajo en el que el analista pueda escribir lo
que ellos saben y evaluar lo que tienen que aprender.
La metodologa de anlisis debe ser completa respecto a que cubra
adecuadamente cada uno de los aspectos del problema del negocio.
Los resultados del anlisis necesitan ser verificables.
La metodologa de anlisis tambin debe crear unidades medibles para el
administrador del proyecto.
Posibilidad de aprovechamiento para que el resultado de esta etapa pueda
ser fcilmente convertible en diseo.

Caractersticas de las buenas metodologas de diseo
El diseo permite decidir la manera en que debe construirse el sistema para
satisfacer los requerimientos de los usuarios. Las buenas metodologas de diseo
comparten las siguientes caractersticas:
Un buen diseo debe motivar la toma de decisiones ayudando a evaluar
alternativas.
El diseo necesita ser completo, de tal forma que cubra cada uno de los
aspectos principales del software que necesita construirse.
El diseo debe ser verificable antes de su construccin.
Una buena metodologa de diseo crea productos diferenciados que son
mensurables.
El diseo debe ser fcilmente aprovechado en el producto final.

___________________________________________________________________________________________________
Fundamentacin Terica: Conclusiones 59 Francisco Martnez Alemn
Conclusiones de la Parte I

Una vez repasada la teora que fundamenta el presente trabajo, se puede concluir
esta parte resaltando algunos de los conceptos que deben ser tomados en cuenta
al realizar la propuesta de diseo de un sistema de informacin que permita
documentar y difundir los procesos administrativos de la UAA. De esto se hablar
en los siguientes prrafos.

La buena administracin requiere de habilidad tcnica, es decir, de conocimiento y
pericia en la creacin de mtodos, procesos y procedimientos. Requiere tambin
la habilidad humana necesaria para trabajar en equipo, creando un medio en el
que las personas aporten lo mejor de s; habilidad para reconocer los elementos
importantes y reconocer la relacin entre ellos; y, muy importante, la habilidad de
disear soluciones a los problemas de una organizacin. Todos estos conceptos
sern bsicos en el diseo de esta propuesta.

Por otro lado, la tarea ms importante de un administrador es asegurarse que
todas las personas comprendan los objetivos del grupo y cmo los lograrn. Para
que el esfuerzo sea efectivo, las personas tienen que conocer lo que se espera
que ellas cumplan. sta es la funcin de planeacin: seleccionar misiones y
objetivos y las acciones para alcanzarlos proponiendo cursos alternativos y
tomando en cuenta la innovacin administrativa. Lograr esto, es uno de los
objetivos de esta tesis.

La planeacin y el control son inseparables ya que querer controlar sin tener
planes no tiene sentido, puesto que las personas no puedan saber si van hacia
donde quieren ir. El tener los procesos administrativos debidamente
documentados y difundidos en la organizacin es parte fundamental para el
correcto ejercicio de estas funciones.

___________________________________________________________________________________________________
Los procedimientos administrativos son un conjunto de operaciones ordenadas en
secuencia cronolgica, que precisan la forma sistemtica de hacer un determinado
trabajo de rutina. Los procedimientos resultan de los procesos administrativos.
Cmo definir y documentar procedimientos si no se tiene antes la definicin del
proceso. Cmo conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a la
descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de
su ejecucin. Cmo lograr una adecuada induccin al puesto y una mejor
capacitacin del personal. Cmo uniformar las rutinas de trabajo impidiendo
cambios arbitrarios. Slo con procesos administrativos actualizados, bien
documentados y al alcance de todos podr ser posible dar respuesta a las
interrogantes anteriores.

En el diseo del sistema de informacin que se plantea, se considera conveniente
hacer uso de la Reingeniera de procesos, cuyo objetivo es eliminar todos los
pasos que no dan valor agregado al proceso, o sea, eliminar el trabajo
desperdiciado. Para esto habr que eliminar las barreras funcionales que existen
entre las diferentes reas de la institucin, y dibujar el proceso de manera
horizontal, atravesando los lmites entre los departamentos para darle un flujo ms
natural. La meta de cualquier proceso es transformar los insumos en rendimientos
con la mayor eficacia, confiabilidad y eficiencia, as como al precio ms bajo que
sea posible.

Sin embargo, cuando se presenta un cambio importante, los empleados se
resisten a adoptarlo y se requiere hacer los ajustes necesarios para alcanzar el
equilibrio que busca la organizacin. Es por eso que un programa efectivo de
administracin del cambio debe ser parte importante para la implantacin del
nuevo sistema que se est proponiendo en esta tesis.

Los sistemas de informacin estn modificando la forma en que operan las
organizaciones. Gracias a ellos se logran importantes cambios, pues automatizan
los procesos operativos de las empresas, proporcionan informacin de apoyo al
proceso de toma de decisiones y, lo que es ms importante, facilitan el logro de
___________________________________________________________________________________________________
ventajas competitivas a travs de su implantacin en las empresas. Razones ms
que suficientes para pensar en un sistema que provea a la empresa de una
herramienta capaz de documentar y difundir la informacin de los procesos
administrativos con las ventajas antes sealadas

___________________________________________________________________________________________________
Metodologa 62 Francisco Martnez Alemn

PARTE II.

Metodologa para Disear un Sistema de
Informacin que permita la
Documentacin y Difusin de Los
Procesos Administrativos de La
Universidad Autnoma De
Aguascalientes

___________________________________________________________________________________________________
Metodologa: Introduccin 63 Francisco Martnez Alemn
Introduccin a la Parte II

En la parte 1 de este trabajo se hizo referencia a una serie de conceptos tericos
tiles para conseguir los objetivos del mismo. Es necesario tambin enmarcar el
contexto que prevalece en nuestra Institucin para entender claramente el por
qu de la propuesta de esta tesis y cul ser su impacto dentro de la U.A.A.

En el captulo 4 se describen algunos elementos importantes de la Universidad
Autnoma de Aguascalientes, tales como su misin, visin, valores y algunos
estatutos que justifican de manera importante la propuesta de disear un sistema
de informacin para el control y seguimiento de los procesos administrativos.

En el captulo 5 se hace un anlisis que describe la situacin actual de los
manuales de organizacin y de los procesos administrativos, para que sirva de
referencia y justificacin para la elaboracin de la propuesta. Tambin se hace una
descripcin general del Sistema de Informacin y Modernizacin Administrativa
(SIIMA), que es el sistema que ha permitido sistematizar la mayora de los
principales procesos administrativos de manera integrada pero que, sin embargo,
no cuenta con un mdulo para documentar y difundir estos procesos. Es
importante hablar del SIIMA pues la propuesta de esta tesis ser finalmente un
mdulo ms que se integre a este gran sistema.

Por ltimo, en el captulo 6, se describe de manera detallada la metodologa
propuesta para lograr el objetivo de esta tesis: El diseo de un sistema de
Informacin que permita documentar y difundir los diferentes procesos
administrativos de la Universidad Autnoma de Aguascalientes.

___________________________________________________________________________________________________
Metodologa: Descripcin del Objeto de Estudio. La UAA 64 Francisco Martnez Alemn
Captulo 4: Descripcin del Objeto De Estudio: La
Universidad Autnoma De Aguascalientes

El 19 de J unio de 1973 fue aprobada la creacin de la Universidad Autnoma de
Aguascalientes, nacida del Instituto Autnomo de Ciencias y Tecnologas, fundado
en el ao 1867 por decisin unnime del Consejo Directivo del Instituto, durante el
gobierno del Coronel J ess Gmez Portugal.

Ocho han sido sus rectores:
C.P. Humberto Martnez de Len (1972 -1977)
Dr. Alfonso Prez Romo (1978 -1980)
Dr. J os Manuel Ramrez Isunza (1981 1983)
Lic. Efrn Gonzlez Cuellar (1984 1989)
Ing. Gonzalo Gonzlez Hernndez (1990 1995)
Lic. Felipe Martnez Rizo (1996 1998)
Dr. Antonio vila Storer (1999 2004)
M. en C. Rafael Urza Macas (2005 a la fecha)

4.1 Misin Institucional
La misin de la Universidad Autnoma de Aguascalientes consiste en: Buscar la
verdad por medio de la investigacin cientfica y humanstica; en contribuir al
desarrollo integral de Aguascalientes y de Mxico a travs de la investigacin
aplicada y el desarrollo tecnolgico; en transmitir las ms elevadas
manifestaciones del saber mediante la enseanza y la difusin; y en realizar las
actividades de apoyo que la docencia, la investigacin y la difusin requieran.
15

15
Ideario de la Universidad Autnoma de Aguascalientes, aprobado por el H. Consejo Universitario en sesin
extraordinaria el da 7 de octubre de 1997. Pg. 5
___________________________________________________________________________________________________
4.2 Valores Institucionales
Para el cumplimiento de esta misin, y en el desarrollo de las funciones de
docencia, investigacin, difusin y apoyo, la Universidad se guiar por los
siguientes valores:
Autonoma y responsabilidad social
La autonoma de que goza la Universidad nunca se entender como
extraterritorialidad, exencin de obligaciones y responsabilidades o goce de fuero
alguno. El ejercicio de la autonoma se har sin detrimento de la responsabilidad
social de la Institucin y de su obligacin de rendir cuentas y someterse a
mecanismos de evaluacin y auditoria que las autoridades estatales y nacionales
establezcan. La autonoma incluye la facultad de determinar sus planes y
programas, fijar los trminos de ingreso, promocin y permanencia de su personal
acadmico y administrar su patrimonio.

La Universidad har efectiva la autonoma que la ley le confiere manteniendo su
independencia con respecto a los poderes pblicos, los partidos, el sector privado,
las iglesias y cualquier otro grupo particular de la sociedad. La Institucin tendr
relaciones positivas con todos los sectores pero no se identificar ni ser
manejada por ninguno. La autonoma no se entender como aislamiento o
desinters por el entorno social en que se ubica la Institucin. La Universidad
deber mantenerse en comunicacin con su comunidad, no deber enajenarse de
su mbito social e intervendr con espritu crtico y de manera positiva en su vida;
la docencia, investigacin y difusin se planearn de tal suerte que contribuyan al
desarrollo integral de Aguascalientes y de Mxico. La Institucin establecer
mecanismos para hacer realidad esta orientacin.

Pluralismo
En la Universidad se examinarn todas las corrientes de pensamiento, los hechos
histricos y las doctrinas sociales, con la rigurosa objetividad que corresponde a
sus fines. Las libertades de ctedra e investigacin son inherentes a la esencia de
___________________________________________________________________________________________________
la Institucin y se entendern no slo como derechos individuales de los
universitarios a que se respeten plenamente sus opiniones y a que no se
impongan criterios no acadmicos en la interpretacin de los diferentes contenidos
a que se refieren sus funciones, sino tambin como derecho de los alumnos a
escuchar los ms diversos enfoques y orientaciones, siempre en el marco de un
programa institucional y en un clima de respeto, ausente de la pretensin de
imponer un criterio particular.

Humanismo
La educacin que imparta la Universidad ser eminentemente humanista, no en el
sentido superficial de actitud bondadosa, ni tampoco en la acepcin habitual de
cultivo de la filosofa y las artes, sino en el sentido ms amplio y profundo de
concebirse como orientada por los valores ticos de nuestro marco jurdico,
promoviendo su vivencia personal y social y de buscar el desarrollo integral de la
personalidad y facultades del alumno y fomentando su amor a la patria y a la
humanidad. La Universidad utilizar sistemas pedaggicos que no se conformen
con capacitar tcnicamente al estudiante, sino que formen egresados que,
adems de elevada competencia profesional, tengan un pensamiento creativo y
crtico y una visin orgnica y equilibrada de la vida y del universo.

Se buscar que los universitarios se distingan por una slida cultura general con
elementos histricos y filosficos; que comprendan los alcances y limitaciones de
la ciencia como base del desarrollo moderno y que desarrollen la sensibilidad
hacia diversas manifestaciones artsticas y culturales; que sean maduros y tengan
actitudes de servicio y compromiso en lo que se refiere a su participacin en la
vida comunitaria, constituyndose as como los profesionales que el Estado y el
pas requieren para la realizacin del bien comn.

Calidad
Los estudios que se impartan en la Universidad debern ser de la ms alta calidad
acadmica a que sea posible aspirar, de acuerdo con las circunstancias. Para ello,
___________________________________________________________________________________________________
y como punto de partida, deber garantizarse un mnimo de normalidad en el
funcionamiento de las tareas de docencia, investigacin y difusin, consistente en
la existencia y cumplimiento de planes y programas de estudios y de las normas
relativas a la asistencia a sus labores y el cumplimiento de sus responsabilidades
por parte de profesores y alumnos.

Pero la Institucin no deber considerarse satisfecha con la anterior, sino que la
calidad se entender como una nocin compleja, que incluye las dimensiones de
relevancia de los contenidos de planes y programas en relacin con las
necesidades del entorno social; eficacia, tanto interna en el sentido de
cumplimiento de los objetivos propuestos en los programas de trabajo como
externa, en el sentido de satisfaccin de las necesidades a las que pretenden dar
respuesta esos programas; eficiencia, en el sentido de aprovechamiento ptimo de
lo recursos; y equidad, en el sentido de apoyo diferenciado a los alumnos, en la
medida en que lo requieran, para que todos alcancen en un grado suficiente los
objetivos de los programas.

Concibiendo la calidad en una forma dinmica, como algo que nunca se conquista
plenamente, la Institucin deber buscar de manera permanente alcanzar niveles
siempre superiores en la realizacin de la docencia, la investigacin y la difusin.
Para hacer realidad esta orientacin, la Universidad deber establecer y
perfeccionar permanentemente mecanismos de evaluacin cuantitativa y
cualitativa de todas sus funciones, con base en cuyos resultados pueda contar con
fundamentos para establecer objetivos de superacin que sean, a la vez,
alcanzables y desafiantes.

Oferta educativa diversificada con igualad de oportunidades
La Universidad diversificar las opciones de estudio que ofrezca combinando en
forma equilibrada cuatro criterios: el de respuesta a necesidades sociales, creando
carreras que contribuyan a solucionar problemas y a promover el desarrollo
integral del Estado y el pas; el de satisfaccin de la demanda estudiantil, tratando
___________________________________________________________________________________________________
de que un nmero creciente de personas de la entidad accedan a la educacin
superior, teniendo en cuenta el carcter progresivo del derecho a la misma; el de
atencin al mercado laboral, tomando en cuenta para la definicin del nmero de
alumnos a admitir las perspectivas de empleo que puedan estimarse para los
egresados; y el de consideracin de la capacidad institucional, admitiendo los
alumnos que permitan la planta fsica y recursos humanos, siempre que se
asegure la calidad.

La Universidad mantendr abiertas sus puertas a toda persona del Estado sin
importar su condicin social ni econmica. Los procedimientos de seleccin de
alumnos considerarn nicamente la aptitud acadmica con estricto respeto del
principio de igualdad de oportunidades y sin discriminacin por motivos de raza,
gnero, condicin social, religin, ideologa, nacionalidad o de cualquier otra
naturaleza. Combinando los criterios acadmicos con el de atencin a la poblacin
del Estado, aceptar estudiantes de otros lugares del pas o del extranjero.

Relaciones laborales y acadmicas ejemplares
La Institucin tendr el personal acadmico y de apoyo que requiera el desarrollo
de sus funciones. Para que profesores, y trabajadores de apoyo tengan el mejor
nivel posible, habr cuidadosos procedimientos de evaluacin para ingreso,
promocin y permanencia. stos y otros aspectos acadmicos no podrn ser
objeto de contrato colectivo y sern fijados exclusivamente por la Institucin.

Las relaciones laborales ser regirn por la legislacin aplicable. Adems de lo que
indiquen los contratos colectivos, la Universidad procurar que sus trabajadores
reciban remuneraciones, prestaciones y estmulos que permitan satisfacer
decorosamente sus necesidades y tratar de constituir una comunidad ejemplar,
en la que prevalezcan los valores acadmicos, se respeten los derechos de las
personas y se mantenga un clima de laboriosidad y cordialidad.

___________________________________________________________________________________________________
Gobierno justo
En cuanto al gobierno de la Universidad, el ejercicio de la autoridad y la forma de
tomar decisiones, se buscar un cuidadoso balanceo entre autoridad y
responsabilidad; entre delegacin de autoridad y corresponsabilidad; entre
capacidad de decisin individual y control colegiado; entre decisiones tcnicas y
polticas; entre instancias acadmicas y laborales. Las nociones de libertad,
democracia y participacin se precisarn teniendo en cuenta el contexto de una
institucin acadmica. La autoridad se ejercer como un servicio.

Administracin eficiente
La administracin de la Universidad se realizar con el ms alto grado de
eficiencia y eficacia. Su funcionamiento ser ejemplo para la comunidad, evitando
desperdicio de tiempo y recursos. Tendr sistemas adecuados de planeacin,
organizacin, operacin y control.

Financiamiento eficiente
La Universidad contar con los recursos financieros necesarios para realizar su
misin con calidad, evitando desequilibrios econmicos. Para cubrir los costos de
la enseanza se combinar el principio de participacin del alumno con el de la
responsabilidad del Estado de apoyar la educacin pblica, de modo que ninguna
persona con capacidad y deseos de estudiar quede excluido de la Institucin por
carecer de recursos econmicos. Por ello la Universidad tendr una poltica de
cuotas que cubran una parte del costo real de la educacin y se actualicen
regularmente para tener en cuenta los cambios en el costo de la vida, junto con
mecanismos de ayuda financiera para personas de escasos recursos.

Para apoyar sus funciones, y con independencia de los ingresos que obtenga por
concepto de cuotas por los servicios que preste, la Universidad recibir subsidios
federales, estatales y municipales de conformidad con las polticas respectivas. La
bsqueda de otros medios ser una meta constante de sus administradores. Los
recursos se ejercern de manera responsable y austera. Habr mecanismos de
___________________________________________________________________________________________________
control interno y externo que aseguren un ejercicio transparente, incluyendo
declaraciones patrimoniales de las personas que tengan facultades de manejo
financiero, al inicio y al fin de sus mandatos. La Universidad se someter
voluntariamente a mecanismos externos de auditoria que establezcan las
autoridades.

4.3 Visin de futuro de la UAA

Para dar concrecin a la misin institucional y a los valores y orientaciones
institucionales conviene tratar de imaginar de la manera ms descriptiva posible la
situacin de la institucin en un futuro determinado, una vez que los esfuerzos de
mejoramiento hayan tenido tiempo de dar frutos. Suponiendo lo anterior e
imaginando que estamos en agosto del 2006 al comenzar el ao escolar, la
institucin contempla su propio futuro en los siguientes trminos, primero de
manera general y luego especificando en relacin con diversos aspectos
particulares.

Cumplidas sus metas de crecimiento, la Universidad Autnoma de
Aguascalientes es la mayor institucin de educacin superior del Estado, tiene un
prestigio nacional como una institucin de calidad y varias reas han alcanzado
estndares internacionales. La actividad ms importante de la institucin es la
docencia de pregrado, pero tiene una importante actividad en lo relativo al
posgrado, la investigacin y la difusin, auxiliadas por eficientes actividades de
apoyo.
16

4.3.1 En lo relativo al personal y las actividades de apoyo

La UAA los considera elementos imprescindibles de su quehacer, entendiendo
que las tareas de tipo administrativo y, en general, de apoyo, deben verse no

16
Ideario de la Universidad Autnoma de Aguascalientes, aprobado por el H. Consejo Universitario en sesin
extraordinaria el da 7 de octubre de 1997. Pg. 13
___________________________________________________________________________________________________
como fines en s, sino como medios facilitadores en trminos de las funciones
acadmicas de la Institucin. Por ello:

La Institucin tiene una estructura divisionalizada, en la cual las reas de primer
nivel y los departamentos gozan de un amplio margen de autonoma para tomar
decisiones. Tanto a nivel divisional como institucional existen reas de apoyo que
entienden claramente su papel y lo cumplen efectivamente.

Los sistemas administrativos y de apoyo son sencillos y eficientes; utilizan
inteligentemente la tecnologa ms adecuada, para ahorrar tiempo e incrementar
la productividad; se adaptan con rapidez a los cambios y tienen la flexibilidad
necesaria para hacer excepciones cuando se justifica.

La UAA cuenta con un plan de desarrollo que es compartido por todas las reas y
cuyos objetivos trascienden los periodos rectorales. Las actividades de planeacin
son altamente participativas.

En todas las reas de la UAA se manejan sistemas de administracin modernos
que permiten valorar los resultados obtenidos, juzgndolos en relacin con los
planes previamente aprobados.

Los sistemas de contabilidad de la UAA permiten identificar los ingresos y los
gastos de cada rea y cada Departamento, los que pueden funcionar como
unidades de costos. Se manejan por separado los recursos ordinarios y los que
provienen de fuentes especiales, etiquetados o no, con estados financieros
independientes, que se consolidan para obtener una visin de conjunto.

El personal de apoyo es altamente capacitado y productivo y trabaja con las
herramientas y los recursos suficientes. Gracias a la modernizacin de los
sistemas, el personal no se incrementa en la proporcin que lo hacen los alumnos
y los acadmicos, pero s ve incrementarse su salario y los estmulos econmicos
___________________________________________________________________________________________________
que recibe en funcin de su eficiencia.

La UAA cuenta con polticas laborales y sistemas de supervisin y evaluacin que
dan seguridad a todos los trabajadores y estimulan actitudes positivas.

El personal de apoyo de la UAA se identifica fuertemente con la Institucin,
comparte sus valores, y tiene una relacin cordial y positiva con los alumnos, el
personal acadmico y las autoridades. Las agrupaciones gremiales del personal
de apoyo funcionan de manera similar a las del personal acadmico.

4.4 Organizacin acadmica y administrativa

La Universidad Autnoma de Aguascalientes adopt el sistema departamental
para su organizacin acadmica, por considerarlo el ms prximo a la excelencia
acadmica y a las exigencias dinmicas actuales, alejando el conservadurismo.

Permite organizar a los grupos de una disciplina comn en un solo lugar, para dar
servicio indistintamente a diferentes carreras y cursos. Igualmente, los medios
educativos generales, aulas, laboratorios, talleres, bibliotecas, equipos y dems
instalaciones fsicas son organizados y diseados con criterio y caractersticas de
multiservicio para toda la comunidad universitaria.

Cuenta con siete centros acadmicos:
Centro de Ciencias Agropecuarias
Centro de Ciencias Bsicas
Centro de Ciencias Biomdicas
Centro de Ciencias del Diseo y de la Construccin
Centro de Ciencias Econmicas y Administrativas
Centro de Ciencias Sociales y Humanidades
Centro de Bachillerato y Secundaria

___________________________________________________________________________________________________
Apoyados por cincuenta y seis departamentos acadmicos que pertenecen a los
centros, ms un Consejo de Representante por cada centro.

La UAA se compone de las siguientes reas de Gobierno y de apoyo
administrativo:
J unta de Gobierno
Consejo Universitario
Rectora
Secretaria General
Seis Direcciones Generales
o Docencia de Pregrado
o Investigacin y Posgrado
o Difusin
o Planeacin y Desarrollo
o Direccin General de Finanzas
o Servicios

Estas reas estn apoyadas por treinta y siete departamentos administrativos, tres
reas de produccin en la Posta Zootcnica, una Unidad Mdico didctica y siete
secretaras de los centros.

La interaccin de las unidades de gestin con las del mbito acadmico se
presenta de manera mas clara en la Carta de Organizacin de la Universidad
Autnoma de Aguascalientes (vase Fig. 9).

___________________________________________________________________________________________________
Figura 9. Carta de Organizacin de la Universidad Autnoma de Aguascalientes

Fuente: XXV Folleto de Informacin 2006 . Aprobada por el H. Consejo Universitario el da 20 de Noviembre de 1999, P. 93
___________________________________________________________________________________________________
4.5 rganos de Gobierno

Junta de Gobierno
Est integrado por nueve miembros que son electos por el Consejo Universitario.

Consejo Universitario
Est integrado por el rector y se integra por el Secretario general, los Directores
Generales, los Decanos, dos representantes del personal administrativo, dos
representantes de los profesores y dos representantes de los alumnos, stos dos
ltimos por cada unidad orgnica. Tiene como principal labor:

Dictar las normas que regulen la estructura y vida de la Universidad, as como el
funcionamiento acadmico y administrativo, segn las disposiciones de esta Ley y
sin ms limitaciones que la misma establezca. El Estatuto de esta Ley deber
precisar las orientaciones contenidas en el artculo 3 de esta Ley. El Consejo
Universitario interpretar, cuando sea necesario, la legislacin de la institucin.
17

Rector
Es la mxima autoridad ejecutiva de la Universidad, Presidente del Consejo
Universitario y representante legal de la misma. Dura en su cargo tres aos y
puede ser reelecto una sola vez.

Secretario General
Es el correpresentante legal de la UAA, sustituye las ausencias del rector, que no
excedan tres meses, desempea las funciones del Secretario del Consejo
Universitario y es responsable de los archivos escolares. Dura en su cargo tres
aos y puede ser reelecto una sola vez.

17
Ley Orgnica y Estatuto de la Ley Orgnica de la Universidad Autnoma de Aguascalientes. Quinta poca. Nmero
6. J unio 1998, pg. 8.
___________________________________________________________________________________________________
Consejo de Representantes
Son unidades acadmicas de primer nivel, que son presididas por el Decano de
cada centro, un secretario administrativo, los titulares de los departamentos
acadmicos, un consejero acadmico y un consejero alumno por cada
departamento.

Decanos
Son los titulares de las unidades acadmicas de primer nivel responsables de la
direccin docente, de la investigacin y de su difusin. Tienen a su cargo la
ejecucin y el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la legislacin
institucional, los acuerdos del Consejo Universitario, de so Consejo de
representantes y los del rector. Duran en su cargo tres aos y pueden ser
reelectos una sola vez.

Jefes de Departamento Acadmicos
Son los titulares de las unidades acadmicas de segundo nivel, y estn bajo la
autoridad de su unidad acadmica del primer nivel, a la que pertenecen, y son
responsables de la direccin docente, de la investigacin y de la difusin de su
departamento. Duran en su cargo tres aos y pueden ser reelectos una sola vez.

Directores Generales
Son los titulares de las unidades de apoyo de primer nivel, con rango de directores
generales; colaboran con centros y departamentos acadmicos a desarrollar las
funciones sustantivas. Los directores generales de estas unidades ejercen su
presupuesto, supervisan el funcionamiento de los departamentos a su cargo,
acuerdan con la Rectora y la apoyan en su mbito de competencia. Duran en su
cargo tres aos y pueden ser reelectos una sola vez.

___________________________________________________________________________________________________
4.6. Estatuto de la Ley Orgnica de la UAA.
18

El Estatuto de la Ley Orgnica de la Universidad Autnoma de Aguascalientes,
establece en:

4.6.1 Ttulo Segundo. De la estructura de la Universidad. Captulo I

Artculo 12
Para cumplir sus funciones, la Universidad tendr una organizacin cuyas
unidades fundamentales sern los departamentos. Los departamentos
acadmicos se agruparn en unidades acadmicas de primer nivel, y los
departamentos administrativos se integrarn en unidades orgnicas de apoyo de
primer nivel, o dependern directamente de la Rectora.

Artculo 14
Para la mejor realizacin de las funciones de los centros y dependiendo
jerrquicamente de la rectora, la Universidad tendr las unidades de apoyo de
primer nivel siguientes:
Secretara General
Direccin General de Pregrado
Direccin General de Investigacin y Posgrado
Direccin General de Difusin
Direccin General de Planeacin y Desarrollo
Direccin General de Finanzas
Direccin General de Servicios

18
Ley Orgnica y Estatuto de la Ley Orgnica de la Universidad Autnoma de Aguascalientes. Quinta poca. Nmero
6. J unio 1998, pg. 23-27
___________________________________________________________________________________________________
4.6.2 Ttulo Segundo. De las unidades de apoyo central. Captulo IV

Artculo 28
Las unidades de apoyo de primer nivel ayudarn a centros a departamentos
acadmicos, a desarrollar las funciones sustantivas de acuerdo con los
reglamentos aplicables. El Secretario general y los Directores generales de estas
unidades ejercern su presupuesto: supervisarn el funcionamiento de los
departamentos a su cargo y acordarn con la rectora y la apoyarn, en su mbito
de competencia, cumpliendo con las indicaciones e informndola sobre el
cumplimiento de las mismas. Las unidades de apoyo no tendrn autoridad sobre
los centros.

Artculo 31
La Direccin General de Planeacin y Desarrollo se encargar de entre otras
funciones:
Efectuar los trabajos de diseo de sistemas y otros estudios
organizacionales que se requieren para que la estructura y sistemas de la
Universidad funcionen en forma eficiente.
Desarrollar las actividades de auditoria administrativa.
Disear, supervisar y mantener los sistemas de informacin institucionales.

4.7 Direccin General de Planeacin y Desarrollo

La Direccin General de Planeacin y Desarrollo cuenta con el apoyo de 5
departamentos y el rea de Desarrollo de Sistemas (Vase Fig. 10); para efecto
de este trabajo, se presentan las metas proyectadas en su momento en el Plan de
Desarrollo 1998-2006, reas Administrativas,
19
para los trienios 2001-2003 y
2004-2006, para la Direccin General, los departamentos mencionados y el rea
de Desarrollo de Sistemas.

19
Vigencia del Plan de Desarrollo 1998-2006. reas Administrativas. 1a. Edicin. 2001, pp. 223-257.
___________________________________________________________________________________________________
Figura 10. Carta de organizacin auxiliar de la Direccin General de
Planeacin y Desarrollo.

Fuente: Direccin General de Planeacin y Desarrollo. Departamento de Organizacin y Auditora Administrativa.

El Plan de Desarrollo se form por un comit, conformado por integrantes de las
diferentes reas de la institucin, con la coordinacin de la Direccin General de
Planeacin y Desarrollo.

Este comit se dio a la tarea de realizar un anlisis mediante la revisin del
Ideario, Diagnstico Institucional, Plan Nacional de Desarrollo y por medio de
consultas a expertos en planeacin, con la finalidad primordial de cuidar el
cumplimiento de los objetivos institucionales establecidos.
RECTOR
DIRECTOR GENERAL
DE PLANEACION Y
DESARROLLO
ASISTENTE ASISTENTE
J EFE DEL
DEPTO. DE
EVALUACIN
J EFE DEL
DEPTO. DE
ESTADSTICA
J EFE DEL
DEPTO. DE
ORGANIZACI
J EFE DEL
DEPTO. DE
PRESUPUES
AREA DE
DESARROLLO
DE SISTEMAS
J EFE DEL
DEPTO. DE
REDES Y
___________________________________________________________________________________________________
Objetivos Generales
Obtener, procesar y generar informacin institucional con una base slida
para todo usuario que lo requiera para la toma de decisiones, la planeacin
y las evaluaciones.
Implementar programas de anlisis y de valoracin de las polticas tanto
nacional como estatales sobre la educacin media y superior y que sirvan
de base para la adecuacin de la planeacin institucional. Asimismo
desarrollar cualitativamente los sistemas institucionales de planeacin,
evaluacin, informacin, incorporando avances tecnolgicos recientes, para
un mejor desarrollo de la institucin.
Desarrollar cualitativamente los sistemas operativos de apoyo
institucionales, tomando en cuenta la planeacin, evaluacin e informacin,
e incorporando avances tecnolgicos recientes, adems de mantener
actualizada la estructura orgnica para un mejor desarrollo de la institucin.
Planear el desarrollo informtico para ofrecer servicios de calidad con un
desarrollo de una cultura informtica en las diferentes reas de la
institucin, por medio de la modernizacin del funcionamiento del
departamento para dar una mejor atencin a los usuarios y manteniendo
actualizados, en la vanguardia de la tecnologa, tanto al personal del
departamento como a los equipos que ellos requieren para su trabajo.
Ofrecer soporte tcnico para la tecnologa de cmputo, as como promover,
implementar y mantener la seguridad computacional en todas las reas de
la institucin que lo requieran.
Administrar la red institucional buscando su optimizacin y ofreciendo
servicios de calidad a usuarios.
Asegurar el buen funcionamiento de los equipos de cmputo conectados a
la red institucional, por medio del mantenimiento preventivo a las redes y
equipos.
Desarrollar el Sistema Integral de Informacin y Modernizacin
Administrativa (SIIMA) que permita, adems de realizar de manera ptima
las operaciones administrativas cotidianas de la Universidad, generar
___________________________________________________________________________________________________
informacin e indicadores para evaluar el desempeo institucional, facilitar
la toma de decisiones y apoyar los procesos de planeacin e implantar,
como norma en la Universidad, una metodologa de desarrollo de sistemas
de cmputo.

4.7.1 Departamento de Organizacin y Auditoria Administrativa

Objetivo Particular
Desarrollar cualitativamente los sistemas operativos de apoyo
institucionales, tomando en cuenta la planeacin, evaluacin e informacin,
e incorporando avances tecnolgicos recientes, adems de mantener
actualizada la estructura orgnica para un mejor desarrollo de la institucin.

Objetivo Especfico
Actualizar y adecuar la estructura orgnica de la Universidad de acuerdo
con estudios institucionales, generando e implementando los manuales de
organizacin y de procedimientos correspondientes.
Actualizar y adecuar la estructura orgnica de las reas afectadas por el
rediseo de sistemas y generar e implementar los correspondientes
manuales de organizacin y de procedimientos.

Metas. Trienio 2001-2003
Actualizar, generar, implementar y publicar los manuales de organizacin, a
30% en el 2001, a 60% en el 2002 y a 100% en el 2003, de las reas de
apoyo administrativas y acadmicas.
Generar, implementar y publicar los manuales de procedimientos, a 30% en
el 2001, a 60% en el 2002 y a 100% en el 2003, de las reas de apoyo
administrativas y acadmicas.
Actualizar, generar, implementar y publicar los manuales de organizacin
de las reas de finanzas, personal, control escolar y reas de afectacin.
Generar y publicar los manuales de procedimientos de finanzas, personal y
___________________________________________________________________________________________________
control escolar.

Auditar a 30% en el 2004, a 60% en el 2005 y a 100% en el 2006 las reas
de apoyo administrativas y acadmicas para redisear y mejorar sus
sistemas de operacin.
Actualizar, generar, implementar y publicar los manuales de organizacin, a
30% en el 2004, a 60% en el 2005 y a 100% en el 2006, de las reas de
apoyo administrativas y acadmicas.
Actualizar, implementar y publicar los manuales de procedimientos, a 30%
en el 2004, a 60% en el 2005 y a 100% en el 2006, de las reas de apoyo
administrativas y acadmicas.

4.7.2 Departamento de Redes y Telecomunicaciones

Objetivos particulares
Planear el desarrollo informtico para ofrecer servicios de calidad con un
desarrollo de una cultura informtica en las diferentes reas de la
institucin, por medio de la modernizacin del funcionamiento del
departamento para dar una mejor atencin a los usuarios y manteniendo
actualizados, en la vanguardia de la tecnologa, tanto al personal del
departamento como a los equipos que ellos requieren para su trabajo.
Ofrecer soporte tcnico para la tecnologa de cmputo, as como promover,
implementar y mantener la seguridad computacional en todas las reas de
la institucin que lo requieran.
Administrar la red institucional buscando su optimizacin y ofreciendo
servicios de calidad a usuarios.
Asegurar el buen funcionamiento de los equipos de cmputo conectados a
la red institucional, por medio del mantenimiento preventivo a las redes y
equipos.
Contar con mecanismos de supervisin, auditora y adecuacin de las
___________________________________________________________________________________________________
medidas de seguridad de acuerdo con el plan institucional.

Objetivos especficos
Crear la infraestructura administrativa de coordinacin de tecnologa de
informacin.
Definir un plan rector de tecnologa de informacin para guiar a la institucin
en su desarrollo informtico.
Administrar y poner el plan en ptimo funcionamiento.
Administrar la red institucional de informacin, buscando su optimizacin y
ofreciendo servicios de calidad a usuarios.
Crear una infraestructura eficiente para dar soporte a la creciente demanda
del uso del internet.
Contar con la infraestructura de red y seguridad para dar soporte al SIIMA
(Sistema Integral de Informacin y Modernizacin Administrativa).

Para el ao 2002, desarrollar el plan rector de tecnologa de informacin.
Para el final del trienio, tener optimizado el rediseo de la red.
Para el primer trimestre de 2001, tener definida la arquitectura de desarrollo
y puesta a punto de las nuevas aplicaciones administrativas.
Para el ao 2001, disponer de planes de contingencia para los sistemas
administrativos, con el apoyo del rea de sistemas y de las otras reas
administrativas.

Cada ao consolidar el plan rector de tecnologa de informacin.
Definir e implementar la normatividad en seguridad al finalizar el trienio.
Tener un plan de auditora de seguridad que se realice en los equipos
conectados a la red institucional para el ao 2001.
Para el ao 2001 poner a punto una infraestructura de seguridad bsica.

___________________________________________________________________________________________________
4.7.3 rea de Desarrollo de Sistemas

Objetivos particulares
Desarrollar el Sistema Integral de Informacin y Modernizacin
Administrativa (SIIMA) que permita, adems de realizar de manera ptima
las operaciones administrativas cotidianas de la Universidad, generar
informacin e indicadores para evaluar el desempeo institucional, facilitar
la toma de decisiones y apoyar los procesos de planeacin e implantar,
como norma en la Universidad, una metodologa de desarrollo de sistemas
de cmputo.

Objetivos especficos
Redisear los procesos administrativos de la Universidad con el fin de
simplificarlos y automatizarlos utilizando tecnologa de informacin actual.
Promover una adecuada cultura informtica dentro de la institucin para el
uso ptimo del SIIMA y de la informacin que genere.
Mejorar la calidad de los servicios y el rendimiento de las reas de
operacin.
Producir informacin oportuna y confiable para apoyar en la toma de
decisiones.
Generar la informacin estadstica necesaria tanto para satisfacer
necesidades internas como externas a la Universidad.
Generar indicadores que apoyen los estudios institucionales para evaluar
cualitativa y cuantitativamente las distintas reas de la Universidad, y poder
establecer comparaciones entre ellas mismas y tambin entre la UAA y
otras instituciones de educacin superior.

En enero de 2002 debern estar liberados para produccin, 80% de los
mdulos de administracin financiera, administracin de recursos humanos
y administracin escolar. El otro 20%, que sern los menos crticos, se
___________________________________________________________________________________________________
liberarn en abril de 2002.
Durante el ao 2001, y dependiendo de las fechas de liberacin de mdulos
para pruebas segn calendario de trabajo, se debern actualizar los
manuales de organizacin de las reas que alcanza el SIIMA, as como la
estructura organizacional en donde sea necesario.
En julio de 2002 se iniciar el anlisis de las reas que no hayan sido
alcanzadas por el SIIMA.
Liberar, en enero de 2002, la intranet universitaria, por medio de la cual
alumnos, profesores, personal administrativo y pblico en general podrn
obtener servicios que les faciliten ciertos trmites administrativos cotidianos.
Durante mayo, junio y julio de 2002, ejecutar un plan de capacitacin
dirigido a mandos medios y superiores, con la finalidad de que puedan usar
adecuadamente la informacin del SIIMA de acuerdo con las necesidades
particulares de cada uno, de manera que sea apoyo en su funcin de toma
de decisiones.
En enero de 2003 iniciar el anlisis para la construccin de una base de
datos histrica y multidimensional (datawarehouse) que permita obtener
indicadores comparativos de varios aos. En diciembre de 2003 tener
liberado este mdulo de explotacin histrica.

Tener definida una estrategia de mejora continua a los sistemas de
cmputo que permita buscar constantemente reas de oportunidad que
puedan optimizar el funcionamiento administrativo de la Universidad.
Hacer las actualizaciones a mdulos existentes o realizar nuevos
desarrollos que resulten de la estrategia de mejora continua a los sistemas
de cmputo.
Dar mantenimiento preventivo y correctivo a los mdulos del SIIMA de
acuerdo con iniciativas de los usuarios o cambios que se den a las reglas
internas o externas a la institucin.

___________________________________________________________________________________________________
Por ltimo, la Institucin seala entre su ideario lograr una administracin eficiente
y que para ello har uso de sistemas adecuados de planeacin, organizacin,
operacin y control. En su visin establece que Los sistemas administrativos y de
apoyo son sencillos y eficientes; utilizan inteligentemente la tecnologa ms
adecuada, para ahorrar tiempo e incrementar la productividad; se adaptan con
rapidez a los cambios y tienen la flexibilidad necesaria para hacer excepciones
cuando se justifica. J usto en este contexto se enmarca la propuesta de esta tesis.

___________________________________________________________________________________________________
Metodologa: Anlisis Situacional 87 Francisco Martnez Alemn
CAPITULO 5: Anlisis Situacional

5.1 Situacin actual de los Manuales de Organizacin

En la Universidad Autnoma de Aguascalientes, el Departamento de Organizacin
y Auditoria Administrativa de la Direccin General de Planeacin y Desarrollo, es
el rea responsable de elaborar y difundir los Manuales de Organizacin de la
institucin.

Actualmente en la Universidad Autnoma de Aguascalientes existen 97 unidades
orgnicas tanto acadmicas como administrativas y solamente 33 de ellas cuentan
con su Manual de Organizacin. Como puede apreciarse, aproximadamente un
65% de las unidades orgnicas de la institucin carecen de Manual del
Organizacin, trayendo esto como consecuencia que un alto nmero de
trabajadores, sobre todo administrativos, desconozcan de manera oficial sus
funciones especficas dentro del rea donde laboran, por tal motivo, en algunas
ocasiones existe incumplimiento de las mismas, porque al desconocerlas, slo se
concretan a hacer lo que se les pide o simplemente lo que les dijeron sus
antecesores. Sera un gran logro que el 100% de unidades orgnicas en la
Universidad Autnoma de Aguascalientes pudieran contar con sus Manuales de
Organizacin ya que, si consideramos que la institucin tiene 33 aos de vida y
solamente se han elaborado un 35% de ellos, a este ritmo se esperara que dentro
de 65 aos, la Universidad contar con el 100% de Manuales de Organizacin
elaborados.

Hoy en da, el elaborar y mantener actualizado un Manual de Organizacin en la
UAA presenta los siguientes problemas:
No existe presupuesto suficiente para solventar los altos costos de
elaboracin, considerando materiales, mano de obra y gastos indirectos.
Necesidad de ocupar un espacio fsico para su almacenamiento, ahora
inexistente.
___________________________________________________________________________________________________
Altos costos para mantenerlos actualizados, ya que los procedimientos
administrativos de la institucin cambian constantemente; a la fecha
solamente un 15% de los Manuales de Organizacin ya elaborados estn
actualizados.
Contratacin de personal de apoyo para la elaboracin y mantenimiento
de los Manuales de Organizacin. La Universidad Autnoma de
Aguascalientes ha dejado de contratar personal administrativo de base
desde el ao 2000, en la actualidad solamente se contrata personal por
honorarios siempre y cuando se justifique plenamente.

Desafortunadamente el panorama no es nada alentador, sobre todo porque con
estos antecedentes, en la Universidad Autnoma de Aguascalientes se est
dejando de cumplir con una de las etapas ms importantes del proceso
administrativo: la Planeacin, y en consecuencia, la etapa de Control queda
relegada a un segundo plano. Las principales desventajas que se presentan al
existir esta situacin son:
El personal de nuevo ingreso de la institucin no cuenta con una fuente
formal en la que se le indiquen claramente sus funciones dentro de su
su unidad orgnica, por lo que desconoce los propsitos de su
contratacin, los objetivos o metas de su departamento as como los
mtodos para alcanzarlos.
El personal de la institucin realiza sus funciones de acuerdo a su
criterio personal, debido a que no cuenta con una idea clara de sus
deberes o actividades.
No pueden realizarse auditoras administrativas, por no contar objetivos
verificables, los cuales constituyen una parte importante de la
planeacin.
La etapa de Control no es posible llevarse a cabo debido a que en la
mayoras de las unidades orgnicas de la institucin, desconocen sus
objetivos, y por lo tanto, no pueden ser medidos o corregidos
oportunamente.
___________________________________________________________________________________________________
5.2 Sistema Integral de Informacin y Modernizacin Administrativa (SIIMA)

La primera parte del SIIMA fue liberado en enero del ao 2002 y desde entonces
es la herramienta utilizada como soporte para una buena parte de las
transacciones diarias incluidas en los diferentes procesos administrativos de la
UAA. Es un sistema que constantemente se est adecuando a las nuevas
necesidades e incluyendo nuevas aplicaciones que faciliten el trabajo universitario,
por lo que ha crecido considerablemente desde su primera versin.

El resultado de la propuesta que se hace en este trabajo sera incluir, dentro del
SIIMA, un mdulo que tendr como objetivo poner a disposicin de los diferentes
usuarios la informacin de los procesos administrativos de la UAA. Es por eso que
en los siguientes prrafos se hablar de las caractersticas de este sistema.

5.2.1 Antecedentes

En su constante desarrollo, las Instituciones de Educacin Superior (IES), han
diseado sus propios sistemas y procedimientos para responder a los
requerimientos de informacin administrativa, tanto internos como externos. Al
mismo tiempo, la Secretara de Educacin Pblica ha establecido, gradualmente,
un conjunto de criterios de informacin administrativo-financieros como parte del
proceso permanente de gestin, asignacin, administracin y seguimiento del
subsidio federal. La falta de homogeneidad y uniformidad en el registro de la
informacin administrativa de las IES, as como su poca vinculacin con los datos
acadmicos, haca difcil la definicin e integracin de indicadores (estndares)
nacionales de desempeo institucional.

Dentro de este contexto, la Direccin General de Educacin Superior a travs de
la Subsecretara de Educacin Superior e Investigacin Cientfica se dio a la tarea
de reunir a las Instituciones de Educacin Superior para llevar a cabo una auto-
evaluacin de sus sistemas y procedimientos administrativos y de su soporte
___________________________________________________________________________________________________
tecnolgico, con el objeto de normar la informacin administrativa, eficientar su
manejo sobre tecnologas apropiadas y satisfacer con ello, las necesidades de las
propias instituciones, as como las de las instancias de subsidio y financiamiento.

Frente a sta panormica en 1996, la Subsecretara de Educacin Superior e
Investigacin Cientfica, cre el Programa para la Normalizacin de la Informacin
Administrativa (PRONAD) para coordinar a nivel nacional el desarrollo de
sistemas integrales de informacin administrativas en las IES.

En ese mismo ao, la Universidad Autnoma de Aguascalientes se integr al
PRONAD mediante el proyecto: MODERNIZACIN DE LOS SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS para cumplir con el siguiente objetivo
general:
Disear y Desarrollar el Sistema Integral de Informacin y Modernizacin
Administrativa (SIIMA) que permita generar sistemticamente informacin e
indicadores para evaluar el desempeo institucional, facilitar la toma de
decisiones y apoyar los procesos de planeacin, asegurando la integridad,
disponibilidad y confidencialidad de la Informacin.

Como objetivos especficos se definieron los siguientes:
Transformar, simplificar, integrar y automatizar los procesos administrativos
de la Universidad.
Mejorar la calidad de los servicios y el rendimiento de las reas de
operacin.
Producir informacin sistemtica, estandarizada y homognea.
Facilitar la articulacin de la informacin administrativa con la informacin
acadmica.
Incorporar activamente a los usuarios en la operacin de los sistemas.

Inicialmente no se tena muy claro lo que se hara con los recursos de PRONAD,
sin embargo, como primer paso este apoyo financiero permiti la adquisicin de
___________________________________________________________________________________________________
hardware y software vanguardista que facilitara la introduccin de la tecnologa de
informacin necesaria en ese tiempo. Hubo un momento en que se pens
simplemente traducir los sistemas administrativos computarizados con los que ya
contaba la institucin para que corrieran en el nuevo equipo e incorporar los
procesos de la Direccin General de Finanzas, en la que prcticamente todos sus
procesos eran manuales.

Sin embargo, el rea de Desarrollo de Sistemas adscrita a la Direccin General de
Planeacin y Desarrollo, promovi la iniciativa de hacer una reingeniera de los
principales procesos administrativos de las reas de Recursos Humanos,
Administracin Escolar y Finanzas de la UAA, y que stos procesos, ya
rediseados, fueran los que se automatizaran en el nuevo sistema integral.

La propuesta anterior tuvo un fuerte fundamento. Adems de que no se quera
arrastrar con los vicios de los procesos administrativos vigentes, para los mandos
medios y superiores era muy claro que la mayora de ellos eran inadecuados por
varias razones:
El crecimiento natural de la institucin
Los cambios que se haban dado, tanto internos como externos
No incluan tecnologa de informacin en su diseo
La imposibilidad de responder ante exigencias de informacin
gubernamentales que no estaban contempladas en los procesos y
sistemas.

Se perciba, pues, una urgencia de cambio y afortunadamente se estaba en el
momento idneo para llevarlo a cabo debido a que exista una fuerte inquietud de
los directivos por mejorar los viejos procesos administrativos, porque, como en
muchas organizaciones mexicanas, los procesos administrativos de la institucin
se haban diseado desde haca ms de 15 aos sin una revisin u optimizacin
posterior. Esta situacin estaba siendo cada vez ms preocupante por los
excesivos costos administrativos y los tiempos de ciclo tan largos que se llevaban
___________________________________________________________________________________________________
los procesos, adems de las constantes quejas de los clientes. En esos
momentos, la UAA estaba siendo apoyada financieramente por un programa
educativo federal (PRONAD) que tena como objetivo la modernizacin e
integracin de los sistemas administrativos de las Instituciones de Educacin
Superior en todo el pas. Ante esta situacin, la iniciativa de redisear los procesos
administrativos de la institucin y desarrollar un sistema de informacin integral,
fue aceptada y apoyada por los directivos.

5.2.2 Descripcin del SIIMA

5.2.2.1 Rediseo de los Procesos Administrativos de la institucin

Dada la problemtica que presentaban los procesos administrativos de la UAA, se
decidi tomar la teora de Reingeniera de Procesos para lograr una mejora radical
en los mismos. Por lo que a partir de enero del ao 2000, el rea de Desarrollo de
Sistemas se dio a la tarea de iniciar con el trabajo de rediseo de los procesos
administrativos de la institucin, basado en la teora de la Reingeniera de
procesos, tema que se trat en el Captulo 2.

Ejemplo de reingeniera de un proceso de la UAA

Como punto de partida, se decidi comenzar con redisear el proceso de
Requisicin y Contratacin del Personal Administrativo de la UAA, para esto, se
determin hacer primero un anlisis del proceso que en ese momento exista para
poderlo comparar con el proceso ya rediseado, y de esta manera poder
comprobar a las autoridades universitarias, el beneficio que esto traera a nuestra
institucin. Como resultado de este anlisis se detectaron demasiadas personas
participando en l, las cuales en su mayora realizaban actividades que no le
agregan ningn valor, ya que lo que hacan era firmar sin tener manera de verificar
que lo que estaban certificando con su firma era correcto; o llevaban controles
manuales que les ayudaban a echarle la culpa a otro si haba reclamaciones
___________________________________________________________________________________________________
posteriores. Por lo anterior, se presentaba una seria problemtica que puede
resumirse en los siguientes puntos:
El tiempo de ciclo del proceso era demasiado largo, pasaban de 20 a 25
das hbiles desde que se generaba una requisicin hasta que se
contrataba a la persona para el puesto requerido.
Las requisiciones tardaban mucho en llegar al Departamento de Personal y
despus de haber sido revisadas por varias personas todava traan
errores.
Haba un gasto excesivo de recursos, sobre todo en el tiempo de trabajo de
las muchas personas involucradas, 22, y del costo del papel que se
utilizaba a lo largo del proceso, sobre todo porque la mayora de las copias
que se expedan iban a la basura.
Las quejas de los usuarios rebasaban el 80%, normalmente debidas al
tiempo de ciclo y a la escasa informacin que podan obtener cuando
requeran saber en qu punto del proceso estaba su requisicin.
Casi cada persona participante en el proceso llevaba algn tipo de control
individual manual dnde anotaban los mismos datos pero haba
inconsistencia entre ellos. Esto implicaba burocracia, papeleo y la constante
tentacin de encontrar al culpable. La gente senta que no haba confianza
en ella y deba protegerse para poderse defender.
El exceso de controles generaba tambin un exceso de conciliaciones en
las que obviamente cada uno crea tener el dato correcto y se negaba a
aceptar la informacin que los otros tenan causando incomodidad entre los
involucrados.
De las entrevistas con el personal operativo del proceso, la mayora
manifest inconformidad por la manera en cmo se trabajaba, decan que
no podan tomar ni la ms mnima decisin y que todo, necesariamente,
deba llevar el Vo.Bo. de los jefes.
Se notaba tambin disgusto debido a que la gente involucrada tena que
trabajar tiempo extra, por lo que la posibilidad de asistir a cursos de
capacitacin era nula.
___________________________________________________________________________________________________
En el rea de compensaciones tenan que hacer muchos clculos
manuales porque los movimientos no llegaban a tiempo para entrar en el
clculo de nmina del sistema de cmputo.
La tecnologa de informacin que se utilizaba era mnima, slo se inclua en
la ltima parte del proceso que era la captura del movimiento para la
nmina.

En febrero del ao 2000, se presentaron los resultados obtenidos de este estudio
comparativo, al Rector, Dr. Antonio vila Storer, al Secretario General, M. en SOC.
J os Ramiro Alemn Lpez, a la Directora General de la Direccin de Planeacin
y Desarrollo, L.A.E. Mara Lourdes Valln Contreras y al J efe de Departamento de
Organizacin y Auditora Administrativa, L.A.E. J os de J ess Martnez Montas.

La siguiente tabla muestra el resultado comparativo del trabajo realizado para
justificar con datos tangibles el por qu era necesario redisear los procesos
administrativos de la institucin:

Proceso Actual Proceso Rediseado

Tiempo del proceso

De 20 a 25 das hbiles

De 5 a 10 das hbiles
Personas involucradas
en el proceso

22

6

Fuente: Direccin General de Planeacin y Desarrollo. rea de Desarrollo de Sistemas.

En esta reunin se mencionaron los antecedentes de la situacin actual de los
procesos administrativos en la Universidad Autnoma de Aguascalientes, la
metodologa y herramientas a utilizar, as como los objetivos del rediseo.

Como resultado final de esta reunin y tomando como base el trabajo realizado, se
aprob de manera oficial, la propuesta del rea de Desarrollo de Sistemas de
___________________________________________________________________________________________________
redisear los procesos administrativos con los que contaba en ese tiempo la
institucin, y que seran la base para el desarrollo de un nuevo sistema integral
llamado Sistema Integral de Informacin y Modernizacin Administrativa (SIIMA).

5.2.2.2 Tecnologa utilizada

Los procesos administrativos incluidos en el SIIMA son soportados en una fuerte
base tecnolgica como: Redes, telecomunicaciones, Bases de Datos, Intercambio
Electrnico de Datos, correo electrnico, intranet, Internet, etc.

5.2.2.3 Alcance del SIIMA

El alcance del SIIMA todava no puede definirse completamente ya que, como se
mencion, est creciendo continuamente. Aqu se menciona el alcance que se
tiene hasta el momento:
La prioridad fue la sistematizacin de los principales procesos
administrativos de las reas de:
o Administracin Escolar
Diseo y Revisin de Planes de Estudio
Examen de Admisin y Seleccin a la UAA
Nuevo Ingreso
Permanencia Escolar
Exmenes Extraordinarios / Ttulo de Suficiencia
Seguimiento de Egresados
Servicio Social
Reconocimiento de Estudios
Cursos Varios (Extensin Univ. / Formacin de Profesores,
Formacin Humanista, Idiomas, Cursos remediales)
Estadsticas
o Administracin de Recursos Humanos
Datos Generales del Personal
___________________________________________________________________________________________________
Control de Nombramientos, Plazas y Puestos
Compensaciones (Nmina, servicios y prestaciones a
empleados)
Control de Contratos de Prestacin de Servicios Profesionales
(Honorarios y Asimilados a Salarios)
Control de Capacitacin del Personal Administrativo
Control de Asistencia del Personal
Contratacin del Personal
Evaluaciones al Personal (Productividad, Carrera Docente,
Desempeo Acadmico, etc.)
Historial del Personal (Ingresos, bajas, licencias, puestos
ocupados, licencias acadmicas, ano sabtico, etc.)
Horario del Personal Acadmico (Distribucin de carga
acadmica, designaciones)
Control del Programa de Estmulo a la Carrera Docente.
Estadsticas
o Administracin de Recursos Financieros
Presupuesto Institucional
Registro Contable
Ingresos
Egresos
Crdito, Becas y Prstamos Personales
Control de Colegiaturas
Compras
Estadsticas
En una segunda etapa se consolidaron los procesos liberados dentro del
SIIMA y el desarrollo de otros procesos no incluidos en la primera etapa.
En la tercera y ltima etapa, y una vez consolidado el manejo de las
transacciones administrativas por medio del SIIMA, se desarroll un
mdulo de explotacin que incluye aplicaciones de tres tipos:
o Aplicaciones dirigidas a la comunidad universitaria: alumnos, padres
___________________________________________________________________________________________________
de familia, personal administrativo y acadmico y proveedores, por
medio de las cuales se puede tener acceso, va internet o por medio
de mdulos de informacin colocados dentro del campus, a
informacin relevante y de inters para los usuarios.
o Aplicaciones para la generacin y reporte de Indicadores de Gestin
Universitaria, para la evaluacin y seguimiento, tanto interno como
externo, del desempeo de la UAA.
o Aplicaciones dirigidas a mandos medios y superiores que los apoyen
en su funcin de evaluacin, control y toma de decisiones.

5.2.2.4 Arquitectura funcional del SIIMA

Desde el punto de vista funcional, los mdulos involucrados en el proyecto SIIMA
se enmarcaron en cinco grandes rubros:
Mdulo de Administracin Escolar
Mdulo de Administracin de Recursos Humanos
Mdulo de Administracin Financiera
Mdulo General
Otros sistemas de la UAA (administrativos y de soporte)

Tomando en cuenta los requerimientos de autonoma de ejecucin de cada uno de
los mdulos, se propuso una arquitectura funcional (Vase Fig. 11) en la que cada
uno pudiera operar independientemente, pero estableciendo ligas bien definidas.

___________________________________________________________________________________________________
Figura 11. Arquitectura Funcional del SIIMA


5.2.2.5 Metodologa de Desarrollo

Para el desarrollo del SIIMA, el rea de Desarrollo de Sistemas adapt una
metodologa que tom como base de la experiencia de un grupo de desarrollo de
la ciudad de Puebla. Se adecuaron formatos para las diferentes etapas, los cuales
fueron sufriendo algunos cambios de acuerdo a las necesidades detectadas
durante el desarrollo.

Para lograr una total estandarizacin en los diferentes mdulos del SIIA se crearon
y autorizaron documentos de estndares para las diferentes etapas del
Desarrollo, tanto para uniformar nomenclatura de los diferentes elementos del
sistema, como para lograr uniformidad a la vista del usuario. Esto quiere decir que
el usuario puede visualizar el mismo tipo de menes, botones de eleccin,
mensajes de error, tipo de letra, colores, etc. en las pantallas de cualquiera de los
mdulos del sistema.
Sistemas
Externos
Mdulo
Administracin
Escolar
Modulo de
Recursos
Humanos
Datos
Comunes
Datos
Comunes
Datos
Comunes
Mdulo
Finanzas
Datos
Comunes
Mdulo
General
AREA DE
DESARROLLO
De SISTEMAS
___________________________________________________________________________________________________
Dentro del diseo detallado de cada mdulo se especificaron las interrelaciones
entre ellos y la manera en que se hara uso de funciones comunes a dos o ms
mdulos. Esto partiendo del principio de diseo de que ninguna funcin de un
determinado mdulo podr actualizar datos que son propiedad de otro mdulo, y
as evitar que se tengan confusiones respecto a la responsabilidad de la
actualizacin de los datos.

La Metodologa utilizada para el rediseo de los procesos administrativos de la
institucin (Vase Fig. 12), comprende las siguientes etapas:

Figura 12. Metodologa de Desarrollo de Sistemas


A continuacin se describe, de manera general, el objetivo de cada etapa del
proceso de desarrollo:

Estrategia
Anlisis
Programacin
Produccin
Implantacin
Diseo
___________________________________________________________________________________________________
Metodologa: Anlisis Situacional 100 Francisco Martnez
Alemn
Estrategia
En esta etapa se debe obtener una visin sistemtica y total del sistema de
informacin en la que se contemplan todas las aplicaciones requeridas, se hace
un anlisis del(as) rea(s) a la(s) que servir el sistema y mediante una serie de
entrevistas con funcionarios clave se identifican y describen los objetivos,
restricciones, alcance, recomendaciones, y prioridades que deben seguirse
durante las siguientes etapas de desarrollo del sistema.

Anlisis
Durante esta etapa el analista se involucra en las operaciones da con da de los
usuarios del sistema, con el objeto de conocer la informacin suficiente del
proceso administrativo y dar respuesta a las preguntas: Qu se hace? y Quin
lo hace?

Diseo
Durante esta etapa, una vez que el analista conoce el qu se hace y el quin lo
hace, debe dar respuesta a la pregunta: Cmo hacerlo?

Programacin
En esta etapa se lleva a cabo la programacin o desarrollo de las aplicaciones que
servirn para dar respuesta a los requerimientos del usuario.

Implantacin
Durante esta etapa se prueban las aplicaciones desarrolladas y se capacita a los
usuarios sobre el uso de las mismas.

Produccin
Una vez cumplidas con todas las etapas anteriores, sta es la ltima de todas. El
sistema de informacin se libera de manera oficial para que cumpla sus objetivos.
___________________________________________________________________________________________________
Metodologa: Propuesta de Diseo 101 Francisco Martnez Alemn
CAPITULO 6: Metodologa para Disear la Propuesta del
Sistema para Documentar y Difundir los Procesos
Administrativos de la UAA

Aunque el objetivo de este trabajo es Disear un Sistema de Informacin que
permita documentar y difundir los procesos administrativos de la Universidad
Autnoma de Aguascalientes, se propone una serie de pasos, previos al registro
de la informacin del proceso administrativo en el sistema, que coadyuvarn a
mejores resultados.

6.1 Propuesta del Proceso para documentar y difundir los procesos
administrativos de la UAA.

Propuesta del proceso para documentar los procesos administrativos existentes
en la UAA:
1. Cada Unidad Orgnica de la institucin, en coordinacin con el
Departamento de Organizacin y Auditora Administrativa (DOAA) y con
apoyo del rea de Desarrollo de Sistemas, har un inventario de los
procesos administrativos que se realizan en dicha Unidad, para lo que se
tiene el formato: Inventario de Procesos Administrativos (Anexo A).
2. Cada uno de los procesos inventariados en las Unidades Orgnicas se
analizarn desde el punto de vista sistmico, es decir, considerando el
proceso desde su primero, hasta su ltimo paso, sin tomar en cuenta las
diferentes reas funcionales por las que atraviesa dicho proceso. Formato:
Actividades del Proceso Administrativo (Anexo B).
3. Redisear o actualizar el proceso administrativo, para lo que se proceder
a llenar el formato: Proceso Administrativo Rediseado o Actualizado
(Anexo C), para su registro en el SIIMA. Este paso, y el anterior ser
realizado con la participacin de la propia Unidad Orgnica, el DOAA y el
rea de Desarrollo de Sistemas.
4. Registro de la informacin del proceso en el SIIMA.
5. El responsable del Proceso Administrativo autoriza el proceso registrado.
___________________________________________________________________________________________________
6. Se difunde el proceso registrado mediante diferentes tipos de consultas va
web.

Una vez que el proceso administrativo ya est documentado y registrado en el
SIIMA, est sujeto a posteriores modificaciones que impliquen la actualizacin del
mismo. En este caso se hace lo siguiente:
1. El rea solicitante pide al responsable del proceso administrativo la
modificacin necesaria, mediante el formato: Solicitud de Modificacin a un
Proceso Administrativo (Anexo D).
2. El responsable del proceso administrativo en coordinacin con el DOAA y el
rea de Desarrollo de Sistemas hacen el anlisis de acuerdo a la solicitud.
3. En caso necesario se modifica el proceso administrativo.
4. Se registran las modificaciones en el sistema
5. El responsable autoriza el proceso administrativo registrado en el SIIMA.
6. Se difunde el proceso actualizado mediante diferentes tipos de consultas
va web.

6.2 Propuesta de Diseo del Sistema para Documentar y Difundir los
Procesos Administrativos de la UAA

Para el diseo del sistema que se propone se tomar como base la metodologa
adoptada en el rea de Desarrollo de Sistemas de la UAA, pero proponiendo
mejoras basadas en la experiencia del autor de esta tesis.

En los siguientes prrafos se describirn estas etapas especficamente para el
nuevo mdulo que se propone dentro del SIIMA:

6.2.1 Etapa de Estrategia:
Esta etapa tendr como objetivo principal:
Tener una visin total del sistema a desarrollar
___________________________________________________________________________________________________
Analizar el(las) rea(s) a la que apoyar el sistema mediante entrevistas a
funcionarios de primer nivel y trabajadores operativos
Identificar y describir los objetivos, recursos y restricciones, y caractersticas
finales del sistema.
Definir el alcance que tendr el sistema, sin perder de vista la caracterstica
de concebirse como un sistema integral de informacin.
Especificar la Arquitectura Global del Sistema que guiar todo el desarrollo
y resumir de manera general las caractersticas conceptuales y tcnicas
del sistema.

Las actividades que se deben realizar en esta etapa son:
Estudiar el documento entregado por DOAA (Departamento de
Organizacin y Auditora Administrativa) en el que se especifican los
requerimientos del usuario, los diagramas de procesos, la normatividad y
las reglas del sistema a desarrollar. De no existir el documento, realizar las
entrevistas necesarias para recabar informacin requerida.
Con base en lo anterior, definir los objetivos generales y especficos, el
alcance, recursos y restricciones y caractersticas finales del sistema.
Realizar un estudio de factibilidad econmica y determinar la tecnologa a
utilizar.
Propiciar la participacin activa de los directivos claves del nuevo sistema a
desarrollar.
Elaborar el documento Reporte Final de Etapa de Estrategia
Convocar a reuniones de trabajo para presentar documento elaborado.
Presentar, y en su caso modificar, el documento presentado
Recabar firmas de conformidad por parte de los directivos.

Los documentos que resultarn de esta etapa son:
Documento de Entrevista (Anexo E).
Documento de Minuta de Reuniones (Anexo F)
Reporte Final de la Etapa de Estrategia. (Anexo G)
___________________________________________________________________________________________________
El documento final de esta etapa para el presente proyecto; Documentar y
Difundir los Procesos Administrativos de la UAA, ser el: Reporte Final de la
Etapa de Estrategia que se puede ver en el Anexo H.

6.2.2 Etapa de Anlisis:

Esta etapa tendr como objetivo principal:
Reunirse con el equipo de desarrollo para esclarecer los requerimientos del
sistema y para aportar ideas sobre lo que se ha de hacer.
Definir cuando sea necesario, los temas de investigacin a realizar.
Involucrarse en las operaciones de los prximos usuarios del sistema, con
el objeto de conocer a nivel detalle la informacin del documento Reporte
Final de Etapa de Estrategia.
Definir las entidades que se utilizarn para cumplir con el objetivo del
proyecto y detallar para cada una de ellas, sus respectivos atributos.
Enfocar correctamente el proyecto de acuerdo con las expectativas del
usuario.
Adecuar los tiempos establecidos
Verificar la validez del anlisis realizado, mediante presentaciones con los
usuarios.

Presentar al equipo de trabajo el Reporte Final de Etapa de Estrategia, para
informarlos sobre los antecedentes del proyecto a realizar.
Determinar y asignar, cuando as lo requiera el proyecto, las
investigaciones a realizar; y exponer al equipo de trabajo, el resultado de
las mismas.
Entrevistar directamente a los usuarios involucrados para conocer todos
sus requerimientos y expectativas sobre el proyecto y aclarar dudas o afinar
detalles surgidos en el proceso de anlisis.
___________________________________________________________________________________________________
Elaborar la matriz de requerimientos del proyecto. Se deben describir los
puntos sobre los cuales se va a regir la funcionalidad del sistema. La
descripcin de cada uno de los requerimientos debe ser lo ms detallado y
claro posible ya que este documento es la base de todo el sistema.
Elaborar el Diagrama del Proceso, en donde debe mostrase el flujo del
sistema y los usuarios que participan en cada uno de ellos.
Elaborar de Diagrama de Funciones, en donde deben identificarse las
aplicaciones, reportes, consultas y pginas WEB, que soportarn el
proyecto a realizar.
Elaborar, en su caso, el documento de Glosario de Trminos.
Elaborar el documento Reporte Final de la Etapa de Anlisis
Convocar a reuniones de trabajo para presentar el documento elaborado.
Presentar y en su caso modificar documento presentado.
Recabar firmas de conformidad por parte de los usuarios involucrados en el
proyecto.

Documento de Investigacin (Anexo I).
Documento de Entrevista (Anexo E)
Matriz de Requerimientos (Anexo J )
Documento Glosario de Trminos (Anexo K)
Diagrama del Proceso
Diagrama de Funciones
Reporte Final de Etapa de Anlisis (Anexo L)

El documento final de esta etapa para el presente proyecto es el Reporte Final de
la Etapa de Anlisis y se integra con los documentos:
Matriz de Requerimientos (Anexo M)
Diagrama del Proceso (Anexo N)
___________________________________________________________________________________________________
Diagrama de Funciones (Anexo O)

6.2.3 Etapa de Diseo:

Esta etapa tiene como objetivo principal:
Disear la imagen de las Formas, Reportes y Consultas y presentarlas al
usuario para su aprobacin.
Crear fsicamente las entidades a utilizar.
Elaborar el plan de pruebas.
Enfocar correctamente la programacin de las aplicaciones del proyecto, de
acuerdo con las expectativas del usuario.
Adecuar los tiempos establecidos
Verificar la validez del diseo realizado, mediante presentaciones con los
usuarios.

Presentar al equipo de trabajo el Reporte Final de la Etapa de Anlisis, para
informarlos sobre lo qu debe hacerse en el proyecto.
Realizar un prototipo de aplicaciones de las formas, reportes y consultas,
que se utilizarn en el proyecto a desarrollar, con la finalidad de que el
usuario verifique que todos los requerimientos fueron considerados y los
autorice.
Crear en la base de datos, las entidades con sus respectivos atributos, que
se utilizan para dar cumplimiento a los requerimientos del usuario.
Elaborar las especificaciones de las aplicaciones (programas), de acuerdo
al prototipo autorizado por el (los) usuarios.
Elaborar documento de ayuda, en donde se explique la funcionalidad de
cada elemento (campo) de las aplicaciones que se van a desarrollar.
Elaborar el plan de pruebas de funcionalidad del las especificaciones a
desarrollar.
___________________________________________________________________________________________________
Revisar el resultado final del diseo, con la finalidad de verificar el
cumplimiento total del documento Final de la Etapa de Anlisis y el
documento de Prototipos.
Elaborar el documento Reporte Final de Etapa de Diseo
Convocar a reuniones de trabajo para presentar documento elaborado.
Presentar y en su caso modificar documento presentado
Recabar firmas de conformidad por parte de los usuarios involucrados en el
proyecto.

Documento de Prototipo de Aplicaciones
Reporte Final de Etapa de Diseo (Anexo P)

El documento final de esta etapa es el Reporte Final de la Etapa de Diseo y se
integra con los documentos:
Documento de Prototipo de Aplicaciones (Anexo Q)

Aunque el alcance de este trabajo llega a la propuesta del Diseo de un Sistema
de Informacin que permita documentar y difundir los procesos administrativos de
la Universidad Autnoma de Aguascalientes, se describe de manera general,
aunque no son objeto de este estudio, las etapas de programacin, implantacin y
produccin que completan el ciclo de desarrollo del proyecto:

6.2.4 Programacin

La etapa de programacin se inicia una vez que la etapa de diseo ha sido
aprobada por los futuros usuarios de sistema; tambin es vlido iniciarla antes de
terminar de disear el sistema totalmente, sobre todo en lo casos en los que ste,
sea muy grande.
___________________________________________________________________________________________________
Cada aplicacin o programa desarrollado debe ser sujetado a pruebas individuales
e integrales para asegurar su correcto funcionamiento del sistema. La etapa de
programacin termina con las pruebas definitivas de cada una de las aplicaciones
desarrolladas. Estas se hacen con base en pruebas piloto con datos reales bajo
las condiciones en las que operar el sistema.

Tambin en esta etapa, se preparan los manuales tcnicos y del usuario, sin
embargo, en el caso del SIIMA se requiere que todas las aplicaciones
desarrolladas lleven ayuda en lnea para el usuario y que el sistema quede
documentado tcnicamente en los formatos que se manejan para ste fin.

6.2.5 Implantacin

Una vez que las aplicaciones del nuevo sistema de informacin han sido probadas
y se tiene la documentacin de las mismas, se inicia la etapa de implantacin.
Deben de considerarse todos los aspectos relacionados con la capacitacin del
personal que operar el sistema as como manuales del usuario. Tambin esta
etapa puede iniciarse desde antes que la etapa de programacin haya terminado y
finaliza con las pruebas definitivas y la aprobacin por parte de los usuarios de
cada una de las nuevas aplicaciones.

6.2.6 Produccin

Despus de contar con la aprobacin total de los usuarios, una vez que ha
realizado todas las pruebas del nuevo sistema de informacin, ste se libera
totalmente para poder ser utilizado. Es recomendable tener presente que durante
sta ltima etapa, al inicio puede haber cambios a lo ya autorizado, debido a
omisiones por parte del usuario o del administrador del sistema durante la etapa
del anlisis, sin embargo, regularmente la mayora de ellas, son modificaciones de
forma y no de fondo.
___________________________________________________________________________________________________
Conclusiones Parte II 109 Francisco Martnez Alemn
Conclusiones de la Parte II:

Lo referido en la parte II de esta tesis resulta por dems interesante. En el captulo
4 se puede notar que en la visin de futuro de la UAA se resalta como algo muy
importante el contar con sistemas administrativos modernos y eficaces: adems la
necesidad de que la Institucin cuente con una administracin eficiente que
permita mejorar la gestin institucional. La propuesta de diseo para un sistema
que permita documentar y difundir los diferentes procesos administrativos de la
UAA de manera que la comunidad universitaria pueda consultar de manera clara y
precisa cul es su rol dentro de los mismos, cabe perfectamente en el ideario de la
UAA.

Por otra parte, en el captulo 5 se hace notar que la situacin actual de los
manuales administrativos no es alentadora. Un porcentaje alto de unidades
orgnicas no cuentan con los manuales administrativos correspondientes y en las
que lo tienen, no se encuentra actualizado. Esta propuesta viene a dar solucin a
este grave problema pues de qu manera la gente puede saber cul es su trabajo
sin una fuente formal que se lo diga.

Por ltimo, la buena noticia es que la UAA cuenta ya con una Infraestructura
Tecnolgica vanguardista que da soporte al SIIMA, y que incluirle un mdulo
adicional no representara costos de hardware adicionales. Obviamente habr
que hacer mucho trabajo intelectual y en un equipo en el que participen varias
reas, pero por lo menos, uno de los impedimentos que puede ser importante es
hacer inversiones en equipo o en tecnologa, lo cual est resuelto e la Institucin y
motiva a continuar con la propuesta, dados los enormes beneficios que este
mdulo traer a la UAA.

___________________________________________________________________________________________________
Conclusiones Finales 110 Francisco Martnez Alemn
Conclusiones

Inicialmente el tema de la propuesta de esta tesis naci a partir de una percepcin
personal acerca del rea de oportunidad que haba para mejorar un importante
aspecto de la administracin como lo es la documentacin de los procesos
administrativos.

Conforme se fue avanzando en el desarrollo de este trabajo, toda aquella
problemtica que estaba escrita en los libros acerca de la creacin y actualizacin
de la documentacin de los procesos administrativos en cualquier organizacin, se
vea como una realidad en la UAA. A partir de entrevistas y plticas con diferentes
usuarios de los procesos se pudieron concretizar de manera muy tangible los
problemas principales particulares que aquejan a nuestra Institucin por la
ausencia de documentos donde se plasme, de manera formal, cmo, cundo,
quin, con qu, se debe hacer el trabajo en las diferentes reas.

Y as, como se plante en la problemtica de la Introduccin de esta tesis, se
constat que existe gran desconcierto del personal administrativo, de todos los
niveles, porque cuando llegan a ocupar un nuevo puesto no tienen una referencia
escrita y actualizada acerca de cules sern sus responsabilidades, con todas las
consecuencias negativas que esto acarrea. Por lo anterior, proponer una solucin
para esta situacin, fue cada vez ms justificado, y el objetivo de esta tesis podra
ser una herramienta muy til para eliminar o minimizar los problemas existentes
debido a la documentacin de los procesos.

La propuesta del diseo de un sistema de informacin que permita documentar y
difundir los procesos administrativos de la UAA, que se presenta en esta trabajo,
viene a dar respuesta a la ausencia de una metodologa para documentar, de
manera sistematizada, los procesos administrativos de la Institucin, tanto de los
que ya existen actualmente, como de aquellos que surjan a futuro, incorporando
en la solucin la Tecnologa de Informacin, actualmente disponible, para
___________________________________________________________________________________________________
soportarla. As mismo, la implantacin del sistema, har posible que la
actualizacin y la difusin de los procesos se pueda hacer de manera sencilla y
poco costosa, pues se utilizarn medios electrnicos para lograrlo. Los diferentes
miembros de la comunidad universitaria: alumnos, profesores, padres de familia y,
por supuesto, los participantes del proceso administrativo, podrn consultar la
informacin del proceso, segn el rol que jueguen en l, desde cualquier punto
donde se encuentran, pues las consultas sern accesadas va Web.

Una vez concluida la etapa de Anlisis del sistema que se propone desarrollar, se
puede dar respuesta a las preguntas de esta tesis:

Las condiciones para el diseo del sistema de informacin que soporte la
documentacin y difusin de los procesos administrativos en la UAA son:
1. Apoyo fuerte y decidido de los directivos de la Institucin. Se ha detectado
que los directivos tienen inters en el proyecto pues estn conscientes de la
problemtica actual debido a la falta de documentacin de los procesos.
2. Participacin y esfuerzo extraordinario por parte del Departamento de
Organizacin y Auditora Administrativa (DOAA) y de las propias reas
Administrativas para lograr el rediseo de los procesos actuales. Cabe
hacer notar que muchos de los procesos ya pasaron por la tcnica de la
reingeniera (esto se hizo para incorporarlos al SIIMA), pero no estn
documentados y en varios casos hace falta una revisin. Se sugiere que se
designe un equipo de trabajo que, de manera temporal, se dedique
exclusivamente a este proyecto. De no hacerse as podra alargarse mucho
el tiempo de rediseo.
3. Utilizacin de tecnologa adecuada para dar soporte a la operacin del
sistema. Actualmente se cuenta en la UAA con el hardware y software
suficiente para dar soporte a la solucin, por lo que la inversin en este
sentido es prcticamente nula.
4. Programa de Administracin del Cambio dirigido por el DOAA. El
comportamiento organizacional de la UAA en cuanto a cambiar las
___________________________________________________________________________________________________
prcticas de trabajo, ha mejorado notablemente a partir de la imposicin
inicial del SIIMA. La resistencia que hubo al principio, poco a poco se ha ido
convirtiendo en participacin y apoyo por la mayora de los usuarios del
sistema, por lo que se ve un panorama alentador en este sentido; sin
embargo, se propone que este importante punto de administrar
adecuadamente los cambios que puedan surgir a raz del rediseo de los
procesos faltantes.

Respecto a que si existen los medios que aseguren la confiabilidad de la
informacin contenida en el sistema para facilitar el trabajo de la comunidad
universitaria de la UAA, se puede concluir en dos aspectos:

Tcnicamente se puede asegurar la confiabilidad e integridad de la informacin
que se almacena en el sistema. 5 aos de trabajo utilizando el SIIMA respaldan
esta afirmacin. Se cuenta con una metodologa de captura, validacin y respaldo
de la informacin que se ha ido optimizando a travs del tiempo logrando que,
hasta el momento, no se haya tenido ninguna prdida de datos en ninguno de sus
mdulos.

El otro aspecto es el que se refiere a la participacin humana. Se dice que si a un
sistema entra basura, lo nico que puede salir es tambin basura. Esto no
depende del sistema, sino de los datos que se incorporen al l. Para poder
asegurar la confiabilidad en este aspecto se requiere, como en cualquier otra
actividad, el compromiso y responsabilidad total de los encargados de la operacin
del sistema.

Por ltimo, uno de los objetivos ms importantes de esta propuesta es que la
informacin relativa a los procesos se difunda oportunamente a todos los
involucrados en algn proceso. Esta propuesta garantiza que la difusin de los
procesos se podr hacer de manera eficaz pues la Infraestructura Tecnolgica
sobre la cual se incorporar el sistema (e-SIIMA), permite que se puedan realizar
___________________________________________________________________________________________________
consultas especiales dirigidas a diferentes tipos de usuarios desde cualquier lugar
del mundo. Si se sigue la metodologa correctamente y se hace el esfuerzo de
registrar los nuevos procesos o las actualizaciones de los ya existentes, el usuario
los podr consultar casi de manera inmediata. Estarn al alcance de toda la
comunidad universitaria, a bajo costo, para ser consultados cada vez que alguien
lo requiere, con informacin actualizada, y para ser utilizados ya sea para
capacitacin de nuevo personal o para que un alumno pueda realizar
correctamente sus trmites administrativos.

El objetivo general del Diseo de un Sistema de Informacin que soporte la
documentacin y difusin de los procesos administrativos sistematizados de la
Universidad Autnoma de Aguascalientes se ha cumplido con el presente trabajo,
falta la parte crtica, que este diseo se lleve a la realidad; que los directivos con
autoridad de decidir y las reas responsables de hacerlo, tomen formalmente el
compromiso y, en un plazo corto, el sistema pueda estar operando para beneficio
del Proceso Administrativo en nuestra Institucin.

___________________________________________________________________________________________________
Bibliografa 114 Francisco Martnez Alemn
BIBLIOGRAFIA

Cohen Karen, Daniel, Asin Lares, Enrique (2000). Sistemas de Informacin para
los Negocios. McGraw Hill, Mxico.

Harbour, J erry L. (1995). Manual de Trabajo de Reingeniera de Procesos.
Panorama Editorial, Mxico.

Keith, Davis. Newstrom, J ohn W. (1991). Comportamiento Humano en el trabajo.
McGraw Hill, Mxico.

Koontz, Harold, Weihrich, Heinz. (2004). Elementos de Administracin. 12.
Edicin. McGraw Hill, Mxico.

Ruble, David A. (1998). Anlisis y Diseo Prctico para Sistemas. Prentice Hall
Hispanoamerica, S.A., Mxico.

Secretaria de la Presidencia. (1974). Manuales Administrativos, gua para su
Elaboracin. Direccin General de Estudios Administrativos.

___________________________________________________________________________________________________
Anexos 115 Francisco Martnez Alemn

ANEXOS

___________________________________________________________________________________________________
ANEXO A

Universidad Autnoma de Aguascalientes
Departamento de Organizacin y Auditora Administrativa

Inventario de Procesos Administrativos

Proceso Administrativo Direccin General o Centro
Acadmico
Departamento Responsable

___________________________________________________________________________________________________
ANEXO B


Actividades del Proceso Administrativo

Nombre del Proceso: _______________________________________________

Nm.
Actividad
Descripcin de la Actividad
Direc./Ctro.
Depto. rea Puesto Regla Comentario Equipo Aporta
Valor?

___________________________________________________________________________________________________
ANEXO C


Proceso Administrativo Rediseado o Actualizado

Nombre del Proceso: ____________________________________________

Nm. Sub-
Proceso
Nombre del Sub-Proceso
Direccin
Pgina
WEB
Nm.
Act.
Descripcin
Actividad
Direc./Ctro.
Depto. rea Puesto Act.
Auto.?
Aplicacin
SIIMA
Equipo Regla

___________________________________________________________________________________________________
ANEXO D


Solicitud de Modificacin a un Proceso Administrativo

Nombre del Proceso: ___________________________________

Datos del solicitante:
Direccin o Centro: _______________________________
Departamento: _______________________________
Nombre: _______________________________
Puesto: _______________________________

Informacin actual:

Nm. Sub-
Proceso
Nombre del Sub-Proceso
Direccin
Pgina
WEB
Nm.
Act.
Descripcin
Actividad
Direc./Ctro.
Depto. rea Puesto Act.
Auto.?
Aplicacin
SIIMA
Equipo Regla

Justificacin de la modificacin

___________________________________________________________________________________________________
ANEXO E

rea de Desarrollo de Sistemas
Documento de Entrevista

Nombre de Proyecto:

Etapa del proyecto :
Fecha :
Nmero de entrevista :
Objetivo de la entrevista:

Entrevistados
Nombre Lugar Puesto

Entrevistadores
Nombre Rol en del proyecto

Preguntas
Nmero Descripcin de la pregunta

Respuestas
Nmero Respuestas

Observaciones

___________________________________________________________________________________________________
ANEXO F

Minuta de Reunin

Nombre de Proyecto:

Etapa del proyecto :
Fecha :
Lugar :
Convocada por :
Objetivo de la reunin:

Participantes
Nombre Puesto

Orden del da

Conclusiones y compromisos

Firmas de Conformidad

___________________________________________________________________________________________________
ANEXO G

Etapa de Estrategia
Reporte Final

1. Objetivo

1.1 El objetivo de este documento es especificar los elementos que servirn
de base para el desarrollo del proyecto en cuestin, tales como:
Antecedentes, Nombre del Proyecto, Objetivo General y Especficos,
Alcance, Caractersticas Finales del Sistema, Recursos Disponibles y
Firmas de Autorizacin

2. Aprobaciones

2.1 .
2.2 .

3. Responsabilidades

3.1 Es responsabilidad del Administrador del Proyecto, reunir la informacin necesaria
para la elaboracin de este documento y deber tener la autorizacin de los ejecutivos
que se mencionan en el punto 2, para que se desarrolle este proyecto.
___________________________________________________________________________________________________
ANEXO G (CONTINUACIN)

I. ANTECEDENTES:

II. NOMBRE DEL PROYECTO

III. OBJETIVOS:

A) OBJETIVO GENERAL:

.

B) OBJETIVOS ESPECIFICOS:

.
.

C) CONCEPTO GENERAL DEL PROYECTO

IV. BENEFICIOS Y ALCANCE:

PROCESOS BENEFICIADOS CON LA NUEVA APLICACION

Nombre Descripcin del beneficio reas que alcanza

V. CARACTERISTICAS FINALES DEL PROYECTO

.
.

___________________________________________________________________________________________________
ANEXO G (CONTINUACIN)

VI. RECURSOS DISPONIBLES:

a) EQUIPO HUMANO

Miembro del Equipo Rol a Desempear

b) COMUNICACIN

.
.

c) CALENDARIZACION DEL PROYECTO

ETAPA
1 CALENDARIZACION

Estrategia

Anlisis
Diseo
Programacin
Implantacin
Produccin

d) POSIBLES RIESGOS

VlI. FIRMAS DE AUTORIZACIN

___________________________________________________________________________________________________
ANEXO H

Etapa de Estrategia
Reporte Final

1. Objetivo

1.1 El objetivo de este documento es especificar los elementos que servirn
de base para el desarrollo del proyecto en cuestin, tales como:
Antecedentes, Nombre del Proyecto, Objetivo General y Especficos,
Alcance, Caractersticas Finales del Sistema, Recursos Disponibles y
Firmas de Autorizacin

2. Aprobaciones

2.1 Director General de Planeacin y Desarrollo
2.2 J efe de Departamento de Organizacin y Auditora Administrativa
2.3 J efe de Departamento de Redes y Telecomunicaciones
2.4 Responsable de rea de Desarrollo de Sistemas


3.1 Es responsabilidad del Administrador del Proyecto, reunir la informacin necesaria
para la elaboracin de este documento y deber tener la autorizacin de los ejecutivos
que se mencionan en el punto 2, para que se desarrolle este proyecto.

___________________________________________________________________________________________________
ANEXO H (CONTINUACIN)

I. ANTECEDENTES:

Los procesos administrativos de cualquier organizacin no son estticos; hay
varios factores que obligan a que sean actualizados con cierta regularidad.
Algunos de estos factores son: los avances tecnolgicos, los procesos de mejora
continua dentro de las reas funcionales, las exigencias internas por cambios de
reglas o normatividad y las exigencias externas por cambios de legislaciones,
entre otros.

Debido a lo anterior, es muy difcil en las organizaciones mantener la
documentacin de los procesos administrativos actualizada, ya que esto implica la
inversin de recursos importantes, tanto humanos, econmicos, de tiempo y de
esfuerzo. El alto costo desanima, a las empresas a atender esta importante
funcin y pronto la documentacin inicial de los procesos administrativos, si es que
existe, se vuelve obsoleta.

Hay muchos problemas que se generan por no tener la documentacin de los
procesos administrativos actualizada, pero una de las que parece ser ms grave,
es que no exista una fuente formal y escrita que le diga a cada persona
participante en el proceso cul es su papel dentro del mismo y cmo debe
desempear sus funciones, con todas las consecuencias que esto trae a cualquier
organizacin.

La Universidad Autnoma de Aguascalientes no est exenta de este problema.
Hoy en da, mas del 80% de los procesos administrativos no cuentan con una
documentacin actualizada y disponible para quien la requiera. El otro 30% se ha
estado actualizando ltimamente debido a los procesos de certificacin ISO 9000
que se ha implementado en algunas reas administrativas, sin embargo, el
anlisis del proceso se ha hecho de manera aislada, sin darle el enfoque sistmico
que nos sugieren las teoras administrativas modernas. Adems la documentacin
est slo al alcance de manera impresa y a disposicin de unas cuantas personas.

Por otro lado, la UAA cuenta ya con el SIIMA (Sistema Integral de Informacin y
Modernizacin Administrativa), en el cual, desde su conceptualizacin, los
diferentes procesos que se automatizaron se analizaron y redisearon de acuerdo
a la teora de la reingeniera. Los procesos en el SIIMA recorren toda la
organizacin de manera horizontal y en todas las reas funcionales por las que
pasan se va dando un valor agregado. Los procesos en el SIIMA se sistematizaron
desde su primer paso, descentralizado el registro de datos al rea responsable de
hacerlo, hasta su ltimo paso, poniendo a disposicin de todas las reas
interesadas informacin oportuna y confiable. Durante el anlisis inicial del SIIMA,
el rea de Desarrollo de Sistema se dio a la tarea de documentar todos los
procesos que se incluiran en el sistema; sin embargo, adems de que sta no era
___________________________________________________________________________________________________

Una fuente oficial, pues el rea de Desarrollo de Sistemas no es la responsable de
esta funcin, los procesos no se han vuelto a actualizar de acuerdo a los cambios
que se han ido haciendo en el SIIMA. Hoy

Se podra afirmar que todos los documentos iniciales de esos procesos
administrativos estn desactualizados.

Dada la problemtica anterior, se vislumbra un rea de oportunidad muy
importante para el desarrollo de un sistema de informacin que permita facilitar
esta difcil tarea, con la idea de poner a disposicin de la Institucin una
herramienta tecnolgica que ayude a los administradores responsables de esta
labor, a documentar los procesos administrativos de manera que estn
actualizados y disponibles. Se aprovechara toda la infraestructura tecnolgica que
actualmente soporta al SIIMA y no se tendran que hacer inversiones adicionales
en cuanto a hardware y software para integrar un mdulo ms al sistema.

Sin embargo, para lograr lo anterior, no bastar slo con el desarrollo del sistema
de cmputo. El rea de Desarrollo de Sistemas tendr que trabajar de manera
coordinada, tanto con el Departamento de Organizacin y Auditora Administrativa,
rea responsable de la creacin, actualizacin y difusin de los procesos
administrativos, como con cada una de las reas administrativas de la institucin.
Se requiere de un esfuerzo adicional de parte de estas reas y un compromiso
constante y firme hasta el alcance de los objetivos.

Para dar solucin a la problemtica presentada en los prrafos anteriores se
propone el presente proyecto; en este documento se describe un panorama
general del mismo y se asientan las bases para su autorizacin e inicio.

II. NOMBRE DEL PROYECTO

Documentar y Difundir los Procesos Administrativos de la Institucin

III. OBJETIVOS:

A) OBJETIVO GENERAL:

Documentar y difundir los Procesos Administrativos de la Universidad
Autnoma de Aguascalientes

___________________________________________________________________________________________________

B) OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Actualizar la documentacin de los procesos administrativos
sistematizados.
Proporcionar una herramienta para el registro y almacenamiento de la
informacin correspondiente de los diferentes procesos administrativos.
Difundir va web (e-SIIMA), al personal de la UAA (administrativa,
docente y directivos), la informacin de sus responsabilidades, as como
tambin de las reglas de los procesos administrativos sistematizados
vigentes.
Difundir va web (e-SIIMA), a la comunidad universitaria (alumnos,
padres de familia, proveedores, etc.) la informacin de los procesos
administrativos sistematizados de la Universidad Autnoma de
Aguascalientes para que pueden realizar sus trmites correctamente.
Suprimir la impresin masiva de documentos o folletos de papel con la
informacin de los procesos administrativos, poniendo en su lugar un
acceso en lnea por medio del sistema de cmputo.
Proporcionar consultas de los procesos administrativos sistematizados,
por unidad orgnica, puesto y actividad.

C) CONCEPTO GENERAL DEL PROYECTO

Redisear y
documentar proceso

Analizar proceso
desde el punto de
vista sistemtico
Autorizar
informacin del
proceso registrado
Difundir proceso
autorizado
Determinar proceso
a documentar
Registrar
informacin del
proceso en el SIIMA
___________________________________________________________________________________________________

IV. BENEFICIOS Y ALCANCE:

PROCESOS BENEFICIADOS CON LA NUEVA APLICACION

Nombre Descripcin del beneficio reas que alcanza
Todos los procesos
administrativos de la
institucin

Documentar y actualizar los
procesos administrativos de la
institucin.
DGPD. Departamento de
Organizacin y Auditora
Administrativa
Todos los procesos
administrativos de la
institucin.
Consultar la documentacin de
los procesos administrativos.
Ahorro econmico en la
impresin de documentos o
folletos de papel.
Consulta de actividades que
debe desempear una persona
segn el puesto que
desempee.
Todas las unidades
orgnicas de la
Universidad Autnoma
de Aguascalientes y
comunidad universitaria
(alumnos, padres de
familia, proveedores,
aspirantes, pblico en
general, etc.)

V. CARACTERISTICAS FINALES DEL PROYECTO

Las mismas que el SIIMA
Consultas va web ( e-SIIMA)
Todos los letreros, mensajes, dilogos y dems interfaces con el usuarios,
se desplegarn en espaol.

VI. RECURSOS DISPONIBLES:

a) EQUIPO HUMANO

Miembro del Equipo Rol a Desempear
Responsable Administrativo
Administrador del Sistema
Analista-Diseador
Programador
Implantacin (pruebas y
logstica)

___________________________________________________________________________________________________

b) COMUNICACIN

Reuniones (previa cita personal por va telefnica)
Correo electrnico (aclaracin de dudas)

c) CALENDARIZACION DEL PROYECTO

ETAPA
2 CALENDARIZACION

Estrategia

Anlisis
Diseo
Programacin
Implantacin
Produccin

d) POSIBLES RIESGOS

VlI. FIRMAS DE AUTORIZACIN

___________________________________
Director General de Planeacin y Desarrollo .

___________________________________________________
J efe de Departamento de Organizacin y Auditora Administrativa
.

____________________________________________
J efe de Departamento de Redes y Telecomunicaciones
.

___________________________________________________
Responsable de rea de Desarrollo de Sistemas

___________________________________________________________________________________________________
ANEXO I

Etapa de Anlisis
Documento de Investigacin

Nombre de Proyecto :

Tema de Investigacin:
Objetivo General:

Objetivos Especficos:
1.-
2.-
3.-
Fecha de Inicio :
Fecha de Trmino:
Responsable :

Desarrollo de la investigacin
Nm. Objetivo Nombre de la persona que realizar la investigacin

Resultados de la investigacin
Nm. Objetivo Resultado Fuente

Conclusiones de la investigacin
Nm. Objetivo Conclusin

Observaciones

___________________________________________________________________________________________________
ANEXO J

Etapa de Anlisis
Matriz de Requerimientos

Nombre de Proyecto:

Anexos

Clave Descripcin
1 Establecer datos que se van a manejar
(Anexo Grupo de Datos)
2 Establecer usuarios del proyecto
(Anexo Usuarios)
3 Establecer los estados de los atributos de los datos
(Anexo Estados)
4 Establecer los permisos para los atributos de los datos
(Anexo Permisos)

Requerimientos

Clave Descripcin

Funciones

Clave Descripcin

Anexo: Grupo de Datos

Entidad Atributos Descripcin

Anexo: Usuarios

Usuario Qu hace?

___________________________________________________________________________________________________
ANEXO J (CONTINUACIN)

Anexo: Estados

Entidad: _______________

Clave Estado Descripcin

Anexo: Permisos

Estado Usuario Accin

___________________________________________________________________________________________________
ANEXO K

Etapa de Anlisis
Glosario de Trminos

Nombre de Proyecto :

Trmino Significado

___________________________________________________________________________________________________
ANEXO L

Etapa de Anlisis
Reporte Final

1. Objetivo

1.1 El objetivo de este documento es presentar a los ejecutivos de las reas
involucradas en el proyecto los productos obtenidos en la etapa de anlisis.

2. Alcance

2.1 Los productos que contiene este documento son:

Pendientes por resolver
Matriz de requerimientos
Diagramas de procesos
Diagrama de funciones
Glosario de trminos

3. Aprobaciones

3.1 Este documento deber ser aprobado por el responsable del proyecto y en
este espacio poner su nombre.


4.1 Es responsabilidad del responsable del proyecto elaborar el presente
reporte, conjuntado los cuatro documentos que lo componen, as como
presentarlo para su aprobacin a los ejecutivos de las reas involucradas.

___________________________________________________________________________________________________
ANEXO L (CONTINUACIN)

I. NOMBRE DEL PROYECTO

II. PUNTOS PENDIENTES POR RESOLVER

.
.

III. PRESENTACIN DE DOCUMENTOS

Documento Glosario de Trminos

IV. FIRMAS DE CONFORMIDAD

___________________________________________________________________________________________________
ANEXO M

Etapa de Anlisis

Nombre de Proyecto:

Anexos

Clave Descripcin
1
Establecer datos que se van a manejar
(Anexo Grupo de Datos)
2
Establecer usuarios del proyecto
(Anexo Usuarios)
3
Establecer los estados de los atributos de los datos
(Anexo Estados)
4
Establecer los permisos para los atributos de los datos
(Anexo Permisos)

Requerimientos

Clave Descripcin
1 Registrar las aplicaciones del SIIMA y conocer su estado
2 Asignar a cada aplicacin del SIIMA, su nombre corto, oficial y el
mdulo al que corresponde
3

Permitir al Asistente del rea de Desarrollo de Sistemas:
Registrar y consultar la informacin
Trabajar slo con aplicaciones cuyo estado sea Registrado
4 Permitir al Responsable del rea de Desarrollo de Sistemas:
Registrar, consultar, modificar y borrar la informacin
Registrar aplicaciones independientemente del estado de las mismas.
5 Registrar las unidades organizacionales de la institucin y conocer su
estado
6 Asignar a cada unidad orgnica de la institucin, el responsable de la
misma, as como datos de su ubicacin
7

Permitir al Encargado Seccin de Comunicacin Interna
Trabajar slo con unidades orgnicas cuyo estado sea Registrado
8 Permitir al J efe del Departamento de Comunicacin y Relaciones
Pblicas:
Registrar unidades orgnicas independientemente del estado de las
mismas.
___________________________________________________________________________________________________
9 Registrar los puestos de la institucin y conocer su estado
10 Permitir al Encargado Seccin de Nmina y Retribuciones
Trabajar slo con puestos cuyo estado sea Registrado
11 Permitir al J efe del Departamento de Relaciones Humanas:
Registrar puestos independientemente del estado de los mismos.
12 Registrar los procesos administrativos de la institucin y conocer su
estado
13 Permitir al Asistente del Departamento de Organizacin y Auditora
Administrativa
Trabajar slo con procesos cuyo estado sea Registrado o En
Actualizacin
14

Permitir al J efe del J efe del Departamento d Organizacin y Auditora
Administrativa
Registrar procesos administrativos independientemente del estado de
los mismos.
15 Registrar a cada proceso administrativo, un nombre corto, su objetivo,
un responsable a nivel jefe de departamento acadmico o
administrativo, el nmero de ocasiones que ha sido modificado, as
como tambin su fecha de registro y de su ltima solicitud de
modificacin y actualizacin.
16 Conocer el nombre del responsable del proceso administrativo, as
como tambin el lugar fsico donde se encuentra, su telfono y su
direccin de correo electrnico.
17 Registrar para cada proceso administrativo, los sub-procesos en los que
ste puede dividirse
18 Contar con la posibilidad de asignar al sub-proceso que as lo decida el
usuario, una direccin de pgina WEB, poner informacin acerca del
mismo y ponerlo a disposicin del pblico en general (sustituye folletos
de informacin)
19 Registrar para cada sub-proceso administrativo, las actividades
especficas de cada uno de ellos.
20 Registrar para cada actividad del sub-proceso, su descripcin, la unidad
orgnica de la institucin responsable de realizarla as como tambin el
puesto, adems, indicar si sta se realiza de manera manual o
automatizada, si es el ltimo caso, indicar qu aplicacin del SIIMA
debe utilizarse, tambin indicar si es una actividad dentro de un trmite
que deba realizarse por parte del usuario, si es el caso, indicar el
nmero de paso que le corresponde, y por ltimo, mencionar el equipo
requerido para desarrollar la actividad y las reglas que rigen en ese
momento para permitir la aceptacin de la misma.
21 Desarrollar consultas va WEB, integradas al E-SIIMA
___________________________________________________________________________________________________
22 Permitir al usuario la posibilidad de realizar la consulta de los procesos
administrativos autorizados, con sus respectivos sub-procesos y
actividades
23 Permitir al usuario la posibilidad de realizar la consulta por unidad
orgnica, con la finalidad de que cada una de ellas, conozca en
qu procesos administrativos participa y qu actividades debe
realizar.
24 Permitir al usuario la posibilidad de realizar la consulta por puesto,
con la finalidad de que conozca en qu procesos administrativos
participa y qu actividades debe realizar.
25

Permitir al usuario la posibilidad de realizar la consulta por trmite,
con la finalidad de que usuario externo a la institucin, conozca los
pasos que debe realizar un procesos administrativos.

Funciones

Clave Descripcin
RCFPUES Registrar Catlogo de Puestos
FCFUORG Registrar Catlogo de Unidades Orgnicas
GCFAPSI Registrar Catlogo de Aplicaciones del SIIMA
GPCFPRAD Registrar Procesos Administrativos
GPCFSUPR Registrar Sub-Procesos Administrativos y Actividades
GPQPRAD Consultar Procesos Administrativos
GPQPRUO Consultar por Unidad Orgnica los Procesos Administrativos en
los que participa
GPQPRPU Consultar por Puesto las Actividades a realizar en los Procesos
Administrativos
GPQPRTR Consultar los pasos que debe realizar un usuario, para realizar
un trmite de un proceso administrativo en la institucin.

Anexo: Grupo de Datos

Entidad Atributos Descripcin
Aplicaciones
SIIMA
Nombre Corto Nombre de la aplicacin del SIIMA
Nombre Oficial Nombre oficial de la aplicacin
Indicador
Mdulo
Indicador para especificar el mdulo al que
pertenece la aplicacin
1 Administracin Escolar
2 Administracin de Recursos Humanos
3 Administracin Financiera
Indicador de
Estado
Estado de la aplicacin
___________________________________________________________________________________________________
Unidades
Organizacionales
Clave Unidad
Organizacional
Clave del Centro Acadmico. O Direccin
General +
Clave del Departamento Acadmico o
Administrativo +
Clave de rea Acadmica o Seccin
administrativa
Nombre Nombre del Centro Acadmico. O Direccin
General o
Nombre del Departamento Acadmico o
Administrativo o
Nombre del rea Acadmica o Seccin
administrativa
Ubicacin Lugar fsico donde se encuentra la unidad
orgnica
Telfono(s) Nmero de Telfono(s)
Extensin(es) Nmero de Extensin(es)
ID Responsable Clave o Identificador Personal del
responsable en la unidad orgnica
Nombre
Responsable
Nombre del responsable de la unidad
orgnica
Correo Direccin de correo electrnico del
responsable de la unidad orgnica
Indicador de
Estado
Estado de la unidad organizacional
Puesto Clave Puesto Clave del puesto
Nombre Nombre del puesto
Indicador de
Estado
Estado del puesto
Procesos
Administrativos
Clave Proceso Clave del proceso administrativo
Nombre Oficial Nombre oficial del proceso administrativo
Nombre Corto Nombre corto del proceso administrativo
Clave Unidad
Organizacional
Centro Acadmico. / Direccin General
responsable del proceso administrativo
Departamento responsable del proceso
administrativo
Indicador de
Estado
Estado del proceso administrativo
Objetivo Objetivo del proceso administrativo
Nmero
Actualizaciones
Nmero de ocasiones que ha sido modificado
o actualizado el proceso administrativo
Fecha Registro Fecha (dd-mmm-aa) de registro del proceso
administrativo
Fecha Solicitud
de Actualizacin
ltima solicitud de fecha (dd-mmm-aa) por
parte de la unidad orgnica responsable,
para modificar o actualizar el proceso
___________________________________________________________________________________________________
administrativo
Fecha de
actualizacin
ltima fecha (dd-mmm-aa) de actualizacin
del proceso administrativo
Sub-Procesos
Administrativos
Nmero Sub-
Proceso
Nmero del sub-proceso administrativo que
corresponde a un proceso administrativo ya
registrado
Direccin Direccin de la pgina WEB donde se
almacenar el documento, que el usuario
desea poner como informacin, para el
conocimiento del pblico en general
(sustituye folletos de informacin)
Actividades del
Proceso
Administrativo
Nmero de
Actividad
Nmero de actividad en el sub-proceso, que
a su vez corresponde a un proceso
administrativo
Descripcin Descripcin de la actividad
Clave Unidad
Organizacional
Centro Acadmico. / Direccin General
responsable de realizar la actividad
Departamento responsable realizar la
actividad
rea Docente o Seccin Administrativa
responsable de realizar la actividad
Clave Puesto Clave del Puesto responsable de realizar la
actividad
Indicador
Automatizado
Indicador para especificar si la actividad se
realiza de manera manual o automatizada
1 Automatizada
2 Manual
Clave SIIMA Si la actividad se realiza de manera
automatizada, registrar la clave de la
aplicacin del SIIMA que apoyar dicha
actividad

Nmero de Paso Nmero de paso en un proceso
administrativo, para realizar un trmite
administrativo en la institucin por parte de
un usuario.
Equipo Equipo requerido para realizar la actividad
Reglas Reglas que se aplican para permitir realizar
la actividad. (Ley Orgnica y Estatuto de la
Ley Orgnica de la Universidad Autnoma de
Aguascalientes o Comisin Ejecutiva
Universitaria)

___________________________________________________________________________________________________
ANEXO M (CONTINUACIN)

Anexo: Usuarios

Usuario Qu hace?
Encargado Seccin
Nmina y Retribuciones
Inserta Consulta : catlogo de Puestos

J efe de Departamento
de Recursos Humanos
Inserta Actualiza Consulta Borra: catlogo de
Puestos

Asistente rea de
Desarrollo de Sistemas
Inserta Consulta: catlogo de Aplicaciones SIIMA

Responsable de rea
de Desarrollo de
Sistemas
Aplicaciones SIIMA

Encargado Seccin de
Comunicacin Interna
Inserta Consulta: catlogo de Unidades
Organizacional
Mantener actualizado el servidor asignado por el
Departamento de Comunicacin y Relaciones
Pblicas, donde se almacenarn los documentos,
que el usuario desea poner como informacin, para
el conocimiento del pblico en general.
J efe del Departamento
de Comunicacin y
Relaciones Pblicas
Unidades Organizacional
Mantener actualizado el servidor asignado por el
Departamento de Comunicacin y Relaciones
Pblicas, donde se almacenarn los documentos,
que el usuario desea poner como informacin, para
el conocimiento del pblico en general.
Asistente del
Departamento de
Organizacin y
Auditoria Administrativa
Inserta Consulta: los procesos administrativos
Inserta Consulta: los sub-procesos administrativos
Inserta Consulta: las actividades de los procesos
administrativos
J efe de Departamento
de Organizacin y
Auditoria Administrativa
Inserta Actualiza Consulta -- Borra: los procesos
administrativos
Inserta Actualiza Consulta -- Borra: los sub-
procesos administrativos
Inserta Actualiza Consulta -- Borra: las
actividades de los procesos administrativos
Usuarios Web Consulta: Informacin registrada

___________________________________________________________________________________________________

Anexo: Estados

Entidad: Catlogo de Aplicaciones del SIIMA

0 Registrado Cuando se registra por primera ocasin la
aplicacin
1 En actualizacin Cuando esta siendo modificada la aplicacin
2 Actualizado Cuando la aplicacin ha sido actualiza

Entidad: Catlogo de Unidades Organizacionales

0 Registrado Cuando se registra por primera ocasin la
unidad orgnica
1 En actualizacin Cuando esta siendo modificada la unidad
orgnica
2 Actualizado Cuando la unidad orgnica ha sido actualizada

Entidad: Catlogo de Puestos

0 Registrado Cuando se registra por primera ocasin el
puesto
1 En actualizacin Cuando esta siendo modificado el puesto
2 Actualizado Cuando el puesto ha sido actualizado.

Entidad: Catlogo de Procesos Administrativos

0 Registrado Cuando se registra por primera ocasin el
proceso administrativo
1 En actualizacin Cuando esta siendo modificado el proceso
administrativo
2 Actualizado Cuando el proceso administrativo ha sido
actualizado.

___________________________________________________________________________________________________

Anexo: Permisos

Estado Usuario Accin
Registrado Asistente y
Encargado
Slo dar opcin a registrar en este
estado.
En Actualizacin Asistente ADS y
Encargado
NO lo pueden modificar
En Actualizacin Asistente DOAA SI lo puede modificar
Actualizado Asistente y
Encargado
NO lo pueden modificar

___________________________________________________________________________________________________
ANEXO N

Etapa de Anlisis

___________________________________________________________________________________________________
ANEXO N (CONTINUACIN)

___________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________
ANEXO O

Etapa de Anlisis

___________________________________________________________________________________________________
ANEXO P

Etapa de Diseo
Reporte Final

1. Objetivo

1.1 El objetivo de este documento es presentar a los ejecutivos de las reas
involucradas en el proyecto los productos obtenidos en la etapa de
diseo.

2. Alcance

2.1 Los productos que contiene este documento son:

Pendientes por resolver
Prototipo de Aplicaciones

3. Aprobaciones

3.1 Este documento deber ser aprobado por el responsable del proyecto y
en este espacio poner su nombre.


4.1 Es responsabilidad del responsable del proyecto elaborar el presente
reporte, as como presentarlo para su aprobacin, a los ejecutivos de las
reas involucradas.

___________________________________________________________________________________________________
ANEXO P (CONTINUACIN)

I. NOMBRE DEL PROYECTO

II. PUNTOS PENDIENTES POR RESOLVER

III. PRESENTACIN DE DOCUMENTOS


IV. FIRMAS DE CONFORMIDAD

___________________________________________________________________________________________________
ANEXO Q

Etapa de Diseo

Funcin: RCFPUES Registrar Catlogo de Puestos

ANEXO Q (CONTINUACIN)
___________________________________________________________________________________________________
Funcin: FCFUORG Registrar Catlogo de Unidades Orgnicas


___________________________________________________________________________________________________
Funcin: GCFAPSI Registrar Catlogo de Aplicaciones del SIIMA


___________________________________________________________________________________________________
Funcin: GPCPRAD Registrar Procesos Administrativos

___________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________

Funcin: GPCSUPR Registrar Sub-Procesos Administrativos y
Actividades

___________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________

Funcin: GPQPRAD Consultar Procesos Administrativos

Consulta por Proceso

Proceso:
____________________________________________________________________________________________________________________
Nm. Sub. Descripcin del Sub-Proceso
Nm.Act. Descripcin Actividad Unid. Organiz. Puesto Apl. SIIMA

Responsable:

Objetivo:

1 REGISTRAR Y APROBAR CURSO
1 Registrar Propuesta de Curso Ctro. - Depto. - ___ J efe ECFRECA
2 Autorizar Propuesta de Curso Ctro. - ___ - ___ Decano ECFRECA
3 Aprobar Propuesta CEU - ___ - ___ Sectret. ECFRECA
4 Promover Curso DGD - Depto. - ___ J efe
___________________________________________________________________________________________________

2 REGISTRAR INSCRIPCION
5 Seleccionar Curso ____ - ____ - ____ Usuario
6 Solicitar Inscripcin ____ - ____ - ____ Usuario
7 Efectuar Pago ____ - ____ - ____ Usuario
8 Registrar Pago DGF - Cajas. - ___ Cajero FCFREIN

3 APROBAR/CANCELAR IMPARTICION CURSO
9
10
11
12

4 GENERAR LISTAS/ACTAS Y REGISTRAR CALIFS.
13
14

5 GENERAR E IMPRIMIR RECONOCIMIENTOS
15
16

___________________________________________________________________________________________________

Funcin: GPQPRUO Consultar por Unidad Orgnica de los Procesos Administrativos

Consulta por Unidad Orgnica

Centro / Direccin:
Departamento:
rea / Seccin
____________________________________________________________________________________________________________________
Nm.Proc. Nombre Proceso
Nm.Act. Descripcin Actividad Apl. SIIMA
1 EXTENSIN UNIVERSITARIA
1 Registrar propuesta de Curso ECFRECA

2 EXAMENES DE ADMISION
1 REGISTRAR INFORMACIN INICIAL
1 Registrar Oferta de Aspirantes ECFRECA

3 REALIZAR PRIMER PROCESO DE SELECCIN
15 Consulta Aceptados 1era. Opcin EOQALAC
___________________________________________________________________________________________________

Funcin: GPQPRPU Consultar por Puesto

Consulta por Puesto

Puesto:
____________________________________________________________________________________________________________________
Nm.Proc. Nombre Proceso
Nm.Act. Descripcin Actividad Apl. SIIMA

1 EXTENSIN UNIVERSITARIA
1 Registrar propuesta de Curso ECFRECA

2 EXAMENES DE ADMISION
1 REGISTRAR INFORMACIN INICIAL
1 Registrar Oferta de Aspirantes ECFRECA

3 REALIZAR PRIMER PROCESO DE SELECCIN
15 Consulta Aceptados 1era. Opcin EOQALAC

___________________________________________________________________________________________________

Funcin: GPQPRTR Consultar por Trmite Administrativo

Consulta por Trmite Administrativo

Proceso:

Nm. Paso Descripcin Actividad

1 PRE-REGISTRAR SOLICITUD
1 Solicitar examen CENEVAL
2 Presentar examen CENEVAL
3 Pre-registrar solicitud Examen de Ingreso a la UAA (www.uaa.mx Admisin)
4 Imprimir recibo de pago
5 Efectuar pago correspondiente
6 Si eres egresado Bachillerato UAA o de un Bachillerato Incorporado a la UAA, ir al paso 8
2 REGISTRAR SOLICITUD
7 Acudir Ciudad Universitaria, Depto. De Control Escolar, Edificio 1A, el da y hora sealada en el recibo de pago, con
documentacin requerida
3 CONSULTAR RESULTADO
8 Consultar pgina WEB para conocer resultado de Admisin a la UAA (www.uaa.mx Admisin)
___________________________________________________________________________________________________

A
actualizacin, 2, 5, 24, 102, 106,
114, 115, 131, 142, 145, 147
B
Beer, 44
Bolt, 43
Bridges, 42
C
Carnall, 41
Cohen, 45, 51
COHEN, 118
comportamiento organizacional,
iv, 36, 116
confiabilidad de la informacin, i,
3, 5, 116
D
difusin de la informacin, 3, 5
difusin de la informacin de los
procesos administrativos, 3
difusin de los procesos
administrativos, i, 2, 3, 5, 6, 7, 8,
115, 117, 131
documentacin, i, 3, 4, 5, 6, 7, 8,
112, 114, 115, 117, 130, 132, 133,
168
documentacin de procesos
administrativos, 4
H
Harbord, 31
Harbour, 27
HARBOUR, 118
I
informacin actualizada de los
procesos administrativos, 4
K
Keith, 36, 37, 39, 40
KEITH, 118
Koontz, 14, 118
KOONTZ, 12
Kotter, 44
M
manual de procedimientos, 17, 22,
23
manuales administrativos, i, 14, 16,
113
Manuales Administrativos, i, ii, 9,
12, 14, 16, 17, 118
manuales de procedimientos, 17,
18, 22
Manuales de Procedimientos, 18,
26
Metz, 43
P
procesos administrativos
sistematizados, 5, 132
R
Rediseo, iv, 95
reingeniera de procesos, ii, 27, 29,
31, 32, 33, 52
Reingeniera de Procesos, i, ii, iv, 8,
9, 10, 27, 29, 95, 118
resistencia al cambio, iv, 38, 39,
44
revisin de los procedimientos, 18
Ruble, 52, 56, 57, 58
RUBLE, 118
S
Sistema de Informacin, i, iii, 10,
11, 45, 46, 47, 65, 66, 105, 111,
117
sistemas de informacin., ii, 52, 55
W
Walker, 48

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