INFORMTICA PARA ADMINISTRACIN

Unidad 1. Software de
administracin
Actividad 1. Informtica y administracin de informacin
Universidad Abierta y a Distancia de Mxico

Licenciatura en:

Desarrollo Comunitario

4 cuatrimestre

Diana Cecilia Granados Silva/ AL10519607
07/06/2014




Esquema esencial de los procesos administrativos del Colegio de Bachilleres del Estado de
Chihuahua. http://www.cobachih.edu.mx/
Informtica para la administracin
Unidad 1. Software de administracin
Actividad 1. Informtica y administracin de informacin

DIANA CECILIA GRANADOS SILVA/ AL10519607/ DESARROLLO COMUNITARIO/ ESAD
En esta actividad eleg al Colegio de Bachilleres del Estado de Chihuahua, debido a que es
una institucin educativa prestigiada con apego a la certificacin 9001:2008, que la
certifica en varios de sus procesos administrativos. En donde la finalidad es; formar
jvenes con responsabilidad social a travs de la educacin integral.
A la vez que es en donde actualmente me desempeo como secretaria en el
Departamento de Control Escolar, turno Matutino, de manera que estoy familiarizada con
la administracin y sus procesos, as como es de inters ver puntos de mejora, ya que
actualmente se hacen manualmente las estadsticas en el departamento, a pesar de que
tenemos un sistema que alimentamos continuamente cada cambio ya sea una baja,
cambio de domicilio, entre otras.
Yo en lo personal opto por elaborar mis estadsticas en Excell. En donde desgloso la
informacin correspondiente a la generacin, llevando el control del archivo con todo lo
referente al resguardo de informacin.
Se cuenta con una pgina en donde se puede tener acceso en cualquier momento y lugar
que cuente con internet: http://www.cobachih.edu.mx/ en dicha pgina se puede
encontrar un amplio men (anexo imagen).


Informtica para la administracin
Unidad 1. Software de administracin
Actividad 1. Informtica y administracin de informacin

DIANA CECILIA GRANADOS SILVA/ AL10519607/ DESARROLLO COMUNITARIO/ ESAD
Como se puede observar anteriormente se manejan una variedad de datos en el sistema,
tanto como de consulta como para alimentar la administracin de datos. Anexo imagen.

Esta imagen nos da una de las herramientas principales para poder tener una medicin de
calidad. Desde la simple atencin recibida da con da con encuestas de satisfaccin al
cliente, as como tener idea de la aceptacin que tienen los egresados en el nivel superior
con la encuesta de egresados. La cual deben de llenar cada uno antes o al momento de
recoger su certificado de terminacin, tal informacin se revisa en pantalla antes de
entregar el documento ya que es de suma importancia obtener la totalidad de las
encuestas para tener la medicin final de la generacin.
En la pgina se ingresa la cuenta de
correo institucional en donde se da a saber alguna orden de trabajo, agenda entre otros, as como se puede
ingresar a donde podemos ver organigramas e instrucciones para llevar a cavo las actividades, con el manual
de procesos. Y en el que se dan todos los datos de la poblacin estudiantil.
ttp://sitio.cobachih.edu.mx/escolar/Inicio/tabid/36/ctl/Login/language/es-MX/Default.aspx?returnurl=%2fescolar%2fdefault.aspx
Informtica para la administracin
Unidad 1. Software de administracin
Actividad 1. Informtica y administracin de informacin

DIANA CECILIA GRANADOS SILVA/ AL10519607/ DESARROLLO COMUNITARIO/ ESAD
El punto importante de la base de datos, es recabar toda la informacin de la poblacin
estudiantil, parte desde el momento en que el joven es aspirante, en el momento que van
a sacar la ficha para el examen de admisin.

Una vez recogidos los Exmenes los entrega al Depto. de Control Escolar de Direccin
General, y en Cd. Jurez al Coordinador de Zona Norte. Se entrega a CENEVAL. Recibe los
exmenes de todos los planteles y forma el paquete de entrega. Entrega el paquete a
CENEVAL para revisin, quien recibe exmenes y emite resultados.

Luego CENEVAL. Entrega los resultados de la evaluacin al Depto. de Control Escolar de
Direccin General y organiza grupos. Asignando matrculas, que se integra con los dos
ltimos dgitos del ao de ingreso, con dos dgitos el nmero de plantel y con cuatro
dgitos en forma consecutiva, el nmero asignado al alumno; organiza grupos y emite
listas de aceptados.

Entrega listas a los Directores de los planteles. Quienes publican listas de aceptados y
planea el proceso de inscripcin.

1.0
PROPSIT
O Y
ALCANCE.
PROCEDIMIENTO PARA ADMISIN DE ALUMNO

PROPSIT
O
Asegurar que el proceso de Admisin e Inscripcin de alumnos controlado y se ejecuta consistentemente y generando la evidencia necesaria
ALCANCE
Aplica para todos los aspirantes de ingreso y reingreso del sistema escolarizado as como para todo el personal del Departamento de Control Escolar que interviene en este proceso.
PROCEDI
MIENTO
Publican convocatoria, se solicita papeleria a CENEVAL, solicita el registro de aspirantes y las guias mediante un oficio, llena el formato Solicitud de Aplicacion al examen y los envia.
se reciben
y
distribulle
n las guias
Las guias CENEVAL, se distribuyen a los planteles segn el Estimado de aspirantes
Se
recopila
requisitos
Prepara toda la documentacin necesaria publicada en la convocatoria por parte de CEPPEMS, para recibir el pase de ingreso al examen que entrega el plantel y que solicita en tiempo y forma.
Se
coordina
la entrega
del Pase
de Ingreso
al Examen
(Ficha)
Coordina y entrega del Pase de Ingreso al Examen (Ficha) Informando a los aspirantes los pasos a seguir para obtenerlo.
se recaba la documentacion requerida en la convocatoria.
Se llena la solicitud de registro para aspirantes
se canaliza al aspirante para que efectue el pago de derecho de examen de admision.
llenar en linea el cuestionario de contexto de ceneval.
se imprime y entrega el pase de Ingreso al examen y gua ceneval.

Se
coordina
la
aplicacin
de
exmenes
de
Admisin
Coordina con el personal del plantel a su cargo la aplicacin de los exmenes de admisin en tiempo y forma.
Informtica para la administracin
Unidad 1. Software de administracin
Actividad 1. Informtica y administracin de informacin

DIANA CECILIA GRANADOS SILVA/ AL10519607/ DESARROLLO COMUNITARIO/ ESAD


Imagen. 1 imagen 2











Proceso de
Inscripcin de
nuevo ingreso
Recopilan la documentacin
Constancia de terminacin o
certificado de secundaria,
fotografas,acta de nacimiento,
CURP.
En un el sobre de documentos
podrn adems agregarse
documentos relativos al ingreso y
desempeo del alumno.
Control Escolar
Verifica y guarda la documentacin
de los alumnos en sobres
se llena un
Formato de
krdex manual
Por cada alumno inscrito y actualiza
el sistema de computo de control
escolar.imagen 2. los datos son
tomados de la hoja de solicitud de
registro que llenaron al momento
de hacer el proceso de admision.
imagen 1.
Informtica para la administracin
Unidad 1. Software de administracin
Actividad 1. Informtica y administracin de informacin

DIANA CECILIA GRANADOS SILVA/ AL10519607/ DESARROLLO COMUNITARIO/ ESAD
La problemtica aqu es que pesar de esta herramienta es que aun se manejan controles
manuales de los cuales se sacan estadsticas. Hasta la fecha se siguen contando con palitos
en hojas en blanco y con lpiz.


hombre Mujer
Regulares |||||||| |||||||||||||||
Iregulares ||||||||||||| ||||||||||||||||||
bajas ||| |||||||||||


A m en lo personal me reburuja mucho contar as, sobre todo cuando se tiene un
contacto continuo con el cliente quien espera que lo atiendas en cualquier momento. Esto
es cuestin de tiempo, este sistema aun es nuevo y necesitamos ajustarnos con la
informacin revisar que realmente sea confiable. En ocasiones los propios aspirantes
ponen mal algn dato en la hoja de registro. Por lo cual es ms exacto tomar los datos de
los documentos oficiales originales. Por lo que es cuestin de sincrona y del uso de Excel,
ya que con esta herramienta se pueden llevar autosumas y filtros que auxilian en el
manejo de datos. Respaldndolos de manera impresa, de tal modo que estn disponibles
cuando sean necesarios.

Para corroborar tanto la informacin capturada en el sistema as como la que tenemos
fsicamente en los expedientes.











Informtica para la administracin
Unidad 1. Software de administracin
Actividad 1. Informtica y administracin de informacin

DIANA CECILIA GRANADOS SILVA/ AL10519607/ DESARROLLO COMUNITARIO/ ESAD
DEFINICIONES Y TERMINOLOGAS.
Aspirante:
Joven egresado de secundaria que es candidato a ingresar.

Examen de Admisin:
Instrumento para evaluar a los aspirantes a ingresar.

CENEVAL :
Centro Nacional de Evaluacin A.C, contratado para la revisin del Examen de
Ingreso EXANI

CEPPEMS:
Comisin Estatal para la Planeacin de la Educacin Media Superior.

Pase de Ingreso al Examen
(FICHA):
Documento que se le entrega al joven aspirante que contiene el No. de Folio
Ceneval y que tiene que presentar el da del examen.

RESPONSABLES.
Director General.
Director Acadmico.
Directores de Plantel.
Subdirectores de Plantel.
Depto. de Control Escolar (Direccin General).
Depto. de Control Escolar en Plantel.
Aspirante
Responsable Administrativo del plantel.
CENEVAL (Centro Nacional para la Evaluacin).
CEPPEMS (Comisin Estatal Para la Planeacin de Educacin Media Superior).
Coordinador de Zona Norte

Fuentes de consulta.
http://www.cobachih.edu.mx/
Practica de campo.