CAJA CHICA

La caja menor, caja chica o simplemente caja, es una cantidad pequea de

fondos en dinero efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en que
desembolsos por cheque son inconvenientes debido al costo de escribirlos,
firmarlos y convertirlos en efectivo.
La forma ms comn de contabilizar gastos es el uso del sistema de fondo fijo. El
fondo inicial se crea mediante la emisin de un cheque por la cantidad deseada.
La entrada para este fondo inicial sera debitar caja menor y acreditar efectivo.
Normalmente una cantidad de $250.000 pesos sera suficiente para las
necesidades de los pequeos negocios, sin embargo, negocios ms grandes
tienen varios miles de pesos a discrecin como fondos para la caja menor.
Control de efectivo
El control del efectivo lo podemos definir como todas aquellas medidas
administrativas que permiten consistencia permanente en el tratamiento de todas y
cada una de las operaciones que genera el efectivo en Caja y bancos, con el fin
de informar la exactitud de sus resultados.
Estas medidas, que constituyen en el Control del Activo Circulante Disponible,
deben armonizar, en su complejidad, de acuerdo al carcter, volumen operativo e
importancia de la empresa.
Este tipo de control tambin se conoce con el nombre de Control Interno, ya que
es realizado por orden de la empresa.
Ejemplos prcticos
Ejemplo:
El da 05-01-99 efectuamos ventas mercancas a crdito, factura N0 567 a 60
das, por Bs. 8000,oo a nuestro cliente R. J. Asociados.
Cuentas por Cobrar 8000,oo
Ventas 8000,oo
Vendemos mercancas por Bs. 100.000 cliente firma 4 (cuatro) giros dando inicial
de Bs. 20.000,oo.
Caja 20.000
Efectos por cobrar 80.000
Ventas 100.000
Cliente cancela ltimo giro de Bs. 20.000 correspondiente a su cuenta con nuestra
empresa.
Caja 20.000
Efectos por cobrar 20.000
CONTABILIZACIN DE LAS MERCANCAS E INVENTARIOS
CONTROL DE INVENTARIOS.
Cuentas que intervienen
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas
de contabilidad de mercancas, porque la venta del inventario es el corazn del
negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances
generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancas vendidas,
son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser sta su
principal funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones,
necesitarn de una constante informacin resumida y analizada sobre sus
inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y
auxiliares relacionadas con esos controles. Entre estas cuentas podemos nombrar
las siguientes:
Inventario (inicial)
Compras
Devoluciones en compra
Gastos de compras
Ventas
Devoluciones en ventas
Mercancas en trnsito
Mercancas en consignacin
Inventario (final)
Descuentos en compras
Es el descuento concedido a las empresas por sus proveedores por diversas
causas: volumen de compra, por pronto pago, etctera.


Descuentos en ventas
Es el descuento concedido por las empresas a sus clientes por diversas causas:
por pronto pago, por volumen de venta, etctera.
Inventario de mercancas
Es el conjunto de bienes propiedad de una empresa que han sido adquiridos con
el nimo de volverlos a vender en el mismo estado en que fueron comprados, o
para ser transformados en otro tipo de bienes y vendidos como tales.
El inventario de mercancas constituye la existencia, a precio de costo, de los
artculos comprados o producidos por una empresa, para su comercializacin. Se
incluye en el inventario todas las mercancas de propiedad de la empresa que se
encuentra en almacn, bodega, en trnsito o entregadas en consignacin; as
mismo se excluyen del inventario las mercancas que no son de su propiedad y se
encuentran en su poder porque se han recibido en consignacin o estn vendidas
y aun no se han entregado a sus clientes.
En las empresas comerciales, cuyo objetivo es comprar y vender mercancas, esta
cuenta es el centro generador de utilidades; por lo tanto, los inventarios deben ser
valorados y controlados tcnicamente.
Clases de inventarios
Con el fin de registrar y controlar los inventarios, de acuerdo con la magnitud de
los negocios, el volumen de ventas y existencias de mercancas, los comerciantes
pueden elegir el sistema que mejor se adapte a su necesidad. Los sistemas ms
utilizados son:
Sistema de inventario peridico: Mediante este sistema, los comerciantes
determinan el valor de las existencias de mercancas mediante la realizacin de un
conteo fsico en forma peridica, el cual puede denominarse:
inventario inicial: es la relacin detallada y minuciosa de las existencias de
mercancas que tiene una empresa al iniciar sus actividades, despues de
hacer un conteo fsico.
inventario final: es la relacin de existencias al finalizar un perodo contable.
Sistema de inventario permanente: mediante este sistema la empresa conoce el
valor de la mercanca en existencia en cualquier momento, sin necesidad de
realizar inventario fsico, porque los movimientos de compra-venta de mercancas
se registran directamente en la cuenta Mercancas no Fabricadas por la Empresa,
a precio de costo.
La empresa que usa este mtodo, requiere un fichero o auxiliar de mercancas
denominado KARDEX, en el cual se registra cada artculo como subcuenta de la
cuenta de mercancas, por este motivo este sistema recibe el nombre de
inventario permanente o perpetuo y es utilizado manualmente por las empresas
que tienen una reducida variedad de mercancas.
La evaluacin de inventarios
La importancia de ejercer un control eficaz de los inventarios se basa en que al
tener un buen manejo se puede dar un mejor servicio al cliente porque se logra
controlar pedidos atrasados o falta de artculos para la venta. As mismo, un buen
inventario significa una buena produccin porque se logra tener disponible toda la
contabilidad de inventarios.
La contabilidad de inventarios involucra dos importantes aspectos:
El costo del inventario comprado o manufacturado necesita ser
determinado.
Dicho costo es retenido en las cuentas de inventario de la empresa hasta
que el producto es vendido.
La valuacin de inventarios es el proceso en que se selecciona y se aplica una
base especfica para evaluar los inventarios en trminos monetarios. A
continuacin se presentarn 4 mtodos de valuacin de inventarios que son los
que comnmente se utilizan en las empresas:
Identificacin especfica: cada artculo vendido y cada unidad que queda
en el inventario estn individualmente identificadas
Primeras entradas primeras salidas (PEPS) (en ingls FIFO): los
primeros artculos en entrar al inventario son los primeros en ser vendidos
(costo de ventas) o consumidos (costo de produccin). El inventario final
est formado por los ltimos artculos que entraron a formar parte de los
inventarios.
ltimas entradas primeras salidas (UEPS) (en ingls LIFO): El mtodo
UEPS para calcular el costo del inventario es el opuesto del mtodo PEPS.
Los ltimos artculos que entraron a formar parte del inventario son los
primeros en venderse o consumirse. En este mtodo no debe costearse un
material a un precio diferente sino hasta que la partida ms reciente de
artculos se haya agotado y as sucesivamente. Si se recibe en almacn
una nueva partida, automticamente el costo de esa partida se vuelve el
que se utiliza en las nuevas salidas.
Costo Promedio: Este es el mtodo ms utilizado por las empresas y
consiste en calcular el costo promedio unitario de los artculos.


Costo de ventas
El costo de venta es el costo en que se incurre para comercializar un bien, o para
prestar un servicio. Es el valor en que se ha incurrido para producir o comprar un
bien que se vende.
CONCILIACIN BANCARIA
Definicin:
Es una comparacin que se hace entre los apuntes contables que lleva una
empresa de su cuenta corriente (o cuenta de bancos) y los ajustes que el propio
banco realiza sobre la misma cuenta.
Causas principales de la discrepancia
1. Cheques emitidos por la empresa y no presentados al cobro por sus
tenedores aun. Se les suele llamar cheques pendientes.
2. Depsitos efectuados por la empresa, a ltima hora; los cuales
aparecern en el estado de cuenta del mes siguiente.
3. Cheques depositados por la empresa, devueltos luego por el banco,
por no tener fondos o por cualquier otra nulidad.
4. Comisiones y otros cargos efectuados por el banco; de los cuales no
tena noticia la empresa.
5. Abonos hechos por el banco, sin saberlo aun la empresa.
6. Cheques fantasmas o sean cheques de otra empresa, cargados a
esta por error.
7. Errores u omisiones.

Las diferencias originadas por estas discrepancias suelen ser, en
algunos casos, bastante grandes; pero la entera confianza y buenas
relaciones entre el banco y sus clientes, permiten una justa solucin
del problema; a lo cual ayuda la conciliacin bancaria.