UNIVERSIDAD ESTATAL DE MILAGRO

UNIDAD ACADMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y

COMERCIALES
SEDE GUAYAQUIL


Proyecto previo a la obtencin del Ttulo de:
INGENIERA EN CONTADURA PBLICA Y AUDITORA - CPA



TEMA:
IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE CONTROL
DE INVENTARIOS EN LA FARMACIA
DEL CENTRO DE ATENCIN
AMBULATORIA IESS






Autoras: Tnlga. Rosario Elvira Chauca Arguello
Tnlga. Apolonia Lorenza Meja San Lucas


Asesor: MSc. Freddy Javier Tejada Escobar









Guayaquil, Diciembre del 2009



ii


UNIVERSIDAD ESTATAL DE MILAGRO

UNIDAD ACADMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y
COMERCIALES CARRERA DE INGENIERA EN CONTADURA
PBLICA Y AUDITORA - CPA

CERTIFICACIN DE ACEPTACIN DEL ASESOR

En mi calidad de Asesor del Proyecto de Investigacin, nombrado por el
Consejo Di rectivo de la Unidad Acadmica de Ciencias Administrativas y
Comerciales de la Universidad Estatal de Milagro.

CERTIFICO:

Que he analizado el Proyecto de Investigacin con el Tema
IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE CONTROL DE
INVENTARIOS EN LA FARMACIA DEL CENTRO DE ATENCIN
AMBULATORIA IESS EN LA LIBERTAD, presentado como requisito
previo a la aprobacin y desarrollo de la investigacin para optar por el ttulo
en:

INGENIERA EN CONTADURA PBLICA Y AUDITORA - CPA

El problema de investigacin se refiere a: Qu incidencia tiene la
implementacin de un Sistema de Control de Inventarios en la
Farmacia del Centro de Atencin Ambulatoria del IESS en La
Libertad?
El mismo que considero debe ser aceptado por reunir los requisitos legales
y por la importancia del tema:
Presentado por las Egresadas:

Tnlga. Rosario Elvira Chauca Arguello 0909764276
Tnlga. Apolonia Lorenza Meja San Lucas 0911311165


Asesor MSc. Freddy Javier Tejada Escobar
iii

DECLARACIN DE AUTORA DE LA INVESTIGACIN

Este proyecto IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE CONTROL DE
INVENTARIOS EN LA FARMACIA DEL CENTRO DE ATENCIN
AMBULATORIA IESS EN LA LIBERTAD, manifiesto que no hay
investigacin del tema en la Unidad Acadmica De Ciencias
Administrativas Y Comerciales

Este Proyecto se lo ha elaborado con la finalidad de aplicarlo en el Centro
de Atencin Ambulatoria IESS en La Libertad de acuerdo a los
requerimientos y necesidades del mismo, el mismo que constituye un
factor primordial para el crecimiento, desarrollo y un mejor control del
rea de Farmacia.

Nuestro Proyecto es factible y puede ser aplicado en empresas u otros
Centros de Atencin que se encuentren en una situacin similar al Centro
de Atencin Ambulatoria IESS en La Libertad; adems de emplearse
como una herramienta de consulta.




Rosario Elvira Chauca Arguello Apolonia Lorenza Meja San Lucas
C. C. 0909764276 C.C. 09113111165










iv




DEDICATORIA

El presente trabajo, significa la culminacin exitosa de aos de estudios y
dedicacin para obtener una profesin, es por esto que deseo dedicarla a
mis hijas Carolina y Karina que me dieron todo su apoyo incondicional y
me motivaron a seguir a delante en esta etapa de mi vida y conseguir la
meta final, ser una profesional.


Tnlga. Rosario Elvira Chauca Arguello
C. C. 0909764276




Este proyecto se lo dedico primeramente a Dios, quien con su sabidura
me ha sabido guiar en este reto que emprend hace cuatro aos atrs. Se
lo dedico tambin a los tesoros ms grandes que l me ha dado, mis hijos
Miguel, Otto y Jos. A mi padre quin ha sabido motivarme para no
desistir en lograr esta meta. Para ellos es todo este esfuerzo realizado.


Tnlga. Apolonia Lorenza Meja San Lucas
C.C. 09113111165




v


AGRADECIMIENTO

Quiero agradecer al personal docente del UNIDAD ACADMICA DE
CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y COMERCIALES de la UNIVERSIDAD
ESTATAL DE MILAGRO, quienes con dedicacin nos impartieron valiosos
conocimientos para nuestro crecimiento profesional. Al Director del Centro
de Atencin Ambulatoria IESS en La Libertad, Dr. Jaime Cifuentes
Jcome por su colaboracin, asesora y facilidades prestadas en la
realizacin del presente Proyecto. De una manera muy especial a la
Directora de Tsis, MSc. Elena Tolosano Bentez, por su valiosa
orientacin acadmica en el Desarrollo y culminacin exitosa de nuestra
carrera profesional.


Tnlga. Rosario Elvira Chauca Arguello
C. C. 090976427-6


Agradezco primero a Dios sobre todas las cosas, a mi madre por su
sabidura al haberme enseado a ser perseverante. A mis Hijos, por su
calidez y amor. A mi esposo Otto, por su comprensin en todos los
momentos de soledad que tuvo que padecer por estar dedicada a lograr
mi meta de superacin personal y familiar. A todos mis compaeros de
esta promocin que supieron aceptarme y apoyarme durante todo el
tiempo que estudiamos juntos.


Tnlga. Apolonia Lorenza Meja San Lucas
C.C. 0911311116-5


vi



NDICE GENERAL

CONTENIDOS: PGINAS:

Cartula i
Certificacin de Aceptacin del Asesor ii
Declaracin de Autora la Investigacin iii
Dedicatoria iv
Agradecimiento v
ndice General vi
ndice de Cuadros x
ndice de Grficos xii
Resumen del Proyecto xiii
Abstract xiv
Introduccin 1

CAPTULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
Ubicacin del Problema en un Contexto 4
Situacin Conflicto
Causas del Problema - Consecuencias
6
8
Delimitacin del Problema
Formulacin del Problema
8
9
Evaluacin del Problema 9
Objetivos
General 11
Especficos 11
vii

Justificacin e Importancia 12

CAPTULO II

MARCO TERICO
Antecedentes del la Investigacin 13
Fundamentacin Terica 15
Principios de Control interno 19
Tcnicas de Control 21
Importancia del Control Interno 24
Tipos de Inventarios 26
Fundamentacin Filosfica 28
Fundamentacin Sociolgica 29
Fundamentacin Poltica 30
Fundamentacin Legal 32
Preguntas de Investigacin 41
Variables de la Investigacin
Variable Independiente
31
Variable Dependiente
Definiciones y Conceptos 46

CAPTULO III
METODOLOGA
Marco Metodolgico 54
Modalidad de la Investigacin
Mtodos de Investigacin
55
57
Tipos de Investigacin 59
Poblacin y Muestra 60
Poblacin 60
Muestra 61
Operacionalizacin de las Variables 62
Tcnicas e Instrumentos Utilizados 63
viii

Procedimientos de Investigacin
Recoleccin de la Informacin
65
66
Procesamiento y Anlisis 67
Anlisis e Interpretacin de los Resultados 68
Preguntas a Defender
Conclusiones y Recomendaciones
79
86
Conclusiones 86
Recomendaciones 87

CAPTULO IV
LA PROPUESTA

Ttulo de la Propuesta 88
Justificacin 88
Fundamentacin 89
Fundamentacin Terica 89
Fundamentacin Prctica 91
Objetivos 92
Objetivo General 92
Objetivos Especficos 92
Importancia del Proyecto de Investigacin 93
Ubicacin del Proyecto 93
Factibilidad 94
Descripcin de la Propuesta 97
Plan de Ejecucin 99
Actividades 100
Cronograma 102
Impacto 103
Evaluacin de la Propuesta
Bibliografa
Referencia Bibliogrfica
103
106
ix

Anexos 107
Anexo 1 Diseo del Proyecto
Anexo 2 Formato de la Encuesta
Anexo 3 Carta de Autorizacin
Anexo 4 Certificado de la Gramatloga

Anexo 5 Manual de Usuario
Anexo 6 Polticas y Procedimientos
Anexo 7 Manual de Funciones
Anexo 8 Polticas de Inventarios cclicos





























x






NDICE DE CUADROS
CONTENIDO: PGINAS:
Cuadro # 1
Poblacin del C.A.A. La Libertad 60

Cuadro # 2
Operacionalizacin de las Variables 62

Cuadro # 3
Tcnicas e Instrumentos de Investigacin 63

Cuadro # 4
Desempeo de la persona responsable del la Farmacia 68

Cuadro # 5
Auditoria Interna en el rea de Farmacia 69

Cuadro # 6
Implementar cambio en el rea de Farmacia 70

Cuadro # 7
Kardex actualizado de todos los frmacos 71

Cuadro # 8
Procedimientos y Polticas en la Actividades que se realizan en
la Farmacia 72

Cuadro # 9
xi

Reestructurar Polticas y Procedimientos en la Farmacia 73

Cuadro # 10
Seguridad que se han recibido en los frmacos 74

Cuadro # 11
Adecuada almacenamiento y distribucin de frmacos 75

Cuadro # 12
Sistema de Control de Inventarios 76

Cuadro # 13
Mejorar la calidad del Servicio 77
Cuadro # 14
Diferencias en las Existencia del Inventario de Frmacos 78
Cuadro # 15
Estudio de Viabilidad Econmica 98
Cuadro # 16
Plan de ejecucin 99

Cuadro # 17
Cronograma 102








xii



NDICE DE GRFICOS
CONTENIDO: PGINAS:
Grfico # 1
Desempeo de la persona responsable del rea de Farmacia 68

Grfico # 2
Auditora Interna en el rea de Farmacia 69

Grfico # 3
Implementar cambio en el rea de Farmacia 70

Grfico # 4
Kardex actualizado de todos los Frmacos 71

Grfico # 5
Procedimientos y Polticas en las Actividades que se realizan
en la Farmacia 72

Grfico # 6
Reestructurar Polticas y Procedimientos en la Farmacia 73

Grfico # 7
Seguridad que se han recibido en los Frmacos 74

Grfico # 8
Adecuado almacenamiento y distribucin de Frmacos 75

Grfico # 9
Sistema de Control de Inventarios 76

Grfico # 10
Mejorar la calidad del Servicio 77

Grfico # 11
Diferencias en las Existencia del Inventario de Frmacos 78
Grfico # 12
Ubicacin 102
Grfico # 13
Causa de los problemas y propuesta 105
xiii


UNIVERSIDAD ESTATAL DE MILAGRO
UNIDAD ACADMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y COMERCIALES
SEDE GUAYAQUIL
Proyecto previo a la obtencin del Ttulo de:
INGENIERA EN CONTADURA PBLICA Y AUDITORA - CPA
Tema:
Implementacin de un Sistema de Control de Inventarios en la Farmacia del
Centro de Atencin Ambulatoria IESS en La Libertad
Autoras: Tnlga. Rosario Elvira Chauca Arguello
Tnlga. Apolonia Lorenza Meja San Lucas
RESUMEN
Viendo las necesidades del Centro de Atencin Ambulatoria del IESS
en la Libertad de la Provincia de Santa Elena, en el rea de Farmacia,
se tuvo la idea de desarrollar este proyecto investigativo, que tiene
como propsito ser una herramienta til, de fcil aplicacin y
comprensin para las personas responsables del rea de
almacenamiento y despacho de los frmacos, y para quienes
trabajan en las reas relacionadas, adems como fuente de
informacin para empresas que deseen tambin implementar un
Sistema de Control de Inventarios. Este proyecto les ayudar a tener
una concepto real de lo que es un autntico Control de las
existencias fsicas. El Sistema de Control de Inventarios consiste en
el ejercicio de control de las existencias y la comparacin con las
necesidades presentes y futuras, para poder establecerlas, teniendo
en cuenta el ritmo del consumo, los niveles de existencias y las
adquisiciones para atender las demandas. Adems el Control de
Inventarios consiste en un trabajo tcnico y de procedimientos
utilizados para establecer, poner en efecto y mantener las cantidades
optimas de frmacos requeridos, para brindar una atencin medica
de calidad a los Afiliados. A efecto referencial terico se elaboro en
base a literatura especializada de Control de Inventarios. Como
instrumento de recoleccin de datos se elabor una encuesta y una
entrevista estructurada. Efectuado este trabajo se concluy que la
Farmacia, objeto del estudio, adoleca de controles administrativos
eficaces en relacin a los inventarios de frmacos, lo cual determina
la validez del estudio. Una vez implementado el Sistema de Control
de Inventarios se podr proyectar un atencin de calidad a los
afiliados, principales beneficiarios de este servicio y permitir a los
administradores del Centro de Atencin Ambulatoria IESS de la
libertad tener las herramientas para determinar el ptimo uso de los
frmacos aqu distribuidos gratuitamente a los asegurados.

Sistema de Control Inventarios Centro de Atencin Ambulatoria
xiv


UNIVERSIDAD ESTATAL DE MILAGRO
UNIDAD ACADMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y COMERCIALES
SEDE GUAYAQUIL
Diseo previo a la obtencin del Ttulo de:
INGENIERA EN CONTADURA PBLICA Y AUDITORA - CPA
Tema:
Implementacin de un Sistema de Control de Inventarios en la Farmacia del
Centro de Atencin Ambulatoria IESS En La Libertad
Autoras: Tnlga. Rosario Elvira Chauca Arguello
Tnlga. Apolonia Lorenza Meja San Lucas
ABSTRACT
Seeing the needs of the Center of Ambulatory Attention of the IESS
in the Freedom of the Province of Santa Elena, in the area of
Pharmacy, the idea had to develop to this research project, that it has
like intention to be a useful tool, of easy application and
understanding for the people responsible for the storage area and
office of the drugs, and for those who work in the related areas, in
addition like source of intelligence for companies that also wish to
implement a Control system of Inventories. This project will help
them to have a real concept than it is an authentic Control of the
physical existence. The Control system of Inventories consists of the
exercise of control of the existence and the comparison with the
present and future needs, to be able to establish them, considering
the rate of the consumption, the levels of existence and the
acquisitions to take care of the demands. In addition the Control to
Inventories consists of a technical work and of used procedures to
establish, to put indeed and to maintain the amounts optimum of
required drugs, to offer a medical attention of quality to the Affiliates.
To theoretical referential effect I am elaborated on the basis of
specialized Literature of Control of Inventories. As instrument of data
collection were elaborated a survey and a structured interview.
Carried out east work which concluded that the Pharmacy, object of
the study, suffered from effective administrative controls in relation
to the drug inventories, determines the validity of the study. Once
implemented the Control system of Inventories it will be possible to
be projected an attention of quality to the affiliates, main
beneficiaries of this service and will allow the administrators of the
Center of Ambulatory Attention IESS of the freedom to have the tools
free of charge to determine the optimal use of drugs distributed to
the insured here.

Control system Inventories Center of Ambulatory Attention

4

CAPTULO I
EL PROBLEMA
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Ubicacin del Problema en un Contexto

El Centro de Atencin Ambulatoria IESS, es creado como Dispensario, en
los aos 50, debido a las peticiones de las organizaciones de trabajadores
de la Pennsula, que aportaban al Seguro Social y no contaban con
atencin medica, el IESS en vista de esta peticin, cre la unidad para
sus beneficiarios como son: Activos, Jubilados, Viudas, Hurfanos y otros
(Voluntario, Seguro Social Campesino, conyugues, no afiliados), se
encuentra ubicada en el barrio San Francisco Calle 10 Av. 13 y 14. El
Dispensario empez dando sus servicios mdicos de consulta externa en
la Casa Murieta, localizada en el centro de la Libertad, contaba en es
entonces con un medico de consulta general y una enfermera,
debidamente capacitados para atender a los afiliados.

En Julio del ao 1.961, se traslada a sus propias instalaciones, estando
como Director de la Unidad Dr. Luis Clleri Avils, y al disponer de un
mayor espacio fsico se crearon apenas los siguientes servicios:
Obstetricia, Laboratorio, Odontologa y Estadsticas.

Asume la Direccin en 1.974 el Dr. Agustn Zambrano Estrada, se
incorpora tambin un nuevo mdico de consulta general, se crea adems
los departamentos de Rayos X, Farmacia y Secretara.

En 1986 se incrementaron nuevas especialidades de Otorrinolaringologa,
y Urologa, en el ao 2004, las especialidades de Psiquiatra, Patologa
Clnica, Rayos X, en el ao 2.005, Fisiatra, Oftalmologa y Cardiologa.
5

En la actualidad el Centro de Atencin Ambulatoria IESS en la Libertad,
brinda a los afiliados de la Provincia de Santa Elena los siguientes
servicios.
De Consulta Externa:
Medicina General
Odontologa
Ginecologa
Endocrinologa
Psiquiatra
Dermatologa
Fisiatra
Neurologa
Oftalmologa
Cardiologa
Traumatologa

SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
Laboratorio
Rayos X
Farmacia
Enfermera

SERVICIOS DE APOYO ADMINSITRATIVO
rea de Admisin y Estadstica
Secretara
Unidad Financiera

Para el Centro de Atencin Ambulatoria se presentan retos muy
importantes para cumplir con el mandato de la nueva Constitucin
Ecuatoriana en la que la Seguridad Social es un derecho universal,
obligatorio e irrenunciable para los mandantes del IESS los afiliados y sus
familias. Por lo que se plantea un mejoramiento de la planificacin
estratgica, adems de lneas y prioridades de accin a ejecutar y
evaluar logros y limitaciones, por lo cual es necesario mejorar la gestin y
6

los resultados por lo que se pretende desarrollar un mejor control en la
Administracin de la Farmacia.

Los cambios se hacen necesarios por las siguientes razones:

Es imperiosa la necesidad de contar con la Informacin exacta de la
situacin actual de la farmacia del Centro de Atencin Ambulatoria.

Determinar los stocks mximos y mnimos.

Contar con los Reportes mensuales de los ingresos y egresos de
Frmacos.

Los Inventarios constituyen parte muy importante para los sistemas de
contabilidad, ya que el inventario es el corazn de una empresa, el
inventario por lo general es el activo mayor en sus balances generales y
la base principal de este Centro, que se dedica a la compra y entrega del
producto a sus afiliados, de aqu la importancia del manejo del Sistema de
Control de Inventario por parte de la misma.

Este manejo contable permite al Centro de Atencin Ambulatoria La
Libertad custodiar el registro oportuno as como tambin saber al final del
periodo contable un estado confiable de la situacin econmica de la
Unidad.

El Inventario es parte del activo corriente que esta listo para su entrega a
los afiliados que acuden al servicio de atencin medica, es decir es la
mercadera que posee el Centro valorada al costo de adquisicin, para
realizar una actividad de servicio.

Situacin del Conflicto

En el Centro de Atencin Ambulatoria La Libertad, el rea de farmacia
actualmente no posee un Sistema de Control de Inventarios, ya que el
7

control del producto se lo realiza por medio de un krdex que no permite
desarrollar las actividades de una manera gil y eficiente. Ocasiona
inconvenientes a la hora determinar las existencias y una incorrecta
distribucin de los frmacos de acuerdo a su fecha de caducidad y el
estado de los mismos.

La programacin de necesidades del centro no se sustenta en los planes
y programas debidamente aprobados, no esta correctamente definida las
responsabilidades que conlleva un correcto manejo de Inventario.

En la Farmacia, no cuenta con reportes correcto del despacho de
Medicamentos y no existen formularios para la tabulacin de la
informacin, que permita determinar el debido procedimiento para la
entrega de frmacos a los afiliados que concurren a nuestra Unidad.

Es necesario implementar cambios en la Farmacia del Centro de Atencin
Ambulatoria IESS La Libertad y hacer el respectivo seguimiento, ya que
existen falencias que deben corregirse en busca de optimizar el desarrollo
y ejecucin y as lograr de esta manera el buen desempeo de la Unidad.

Adems que para realizar la Programacin anual de Frmacos se los
realiza de acuerdo a lo que estima la persona Responsable del rea, en
lugar de basarse a los registros histricos, lo que ocasiona que en
muchos casos contamos con desabastecimientos de muchos frmacos y
que en otros casos no tienen rotacin. Implementar un Sistema de Control
de Inventario puede tener otros impactos significativos que se debern
planificar y tener en cuenta, como son los siguientes:
Aplicacin y rediseo de los procesos y los controles
Desarrollo de informacin sobre los ingresos, egresos, canjes y gastos
que se producen dentro del Departamento.
Contar Sistema informticos que ayuden a tener un mejor control.
8

Sistema de gestin interna
Estrategia de los directivos
Especializacin y formacin del recurso humano del rea.
Obligacin de incluir la informacin de los estados financieros
Mejorar la calidad y la transparencia de su sistema de informacin.

Causa del Problema - Consecuencias

El principal problema de la farmacia del Centro de Atencin Ambulatoria
La libertad en trminos generales, es que no cuenta con la
implementacin de un Sistema de Control de Inventarios, que permita
desarrollar las actividades de una manera gil y eficiente, por cuanto todo
se maneja de una forma anti tcnica.

Lo que ha ocasionado inconvenientes en la actualidad como la prdida de
frmacos de una manera sistemtica, tambin como consecuencia ha
acarreado que las autoridades de la Contralora realicen auditorias y
estn interviniendo en la farmacia, sin responsabilizar a la persona que
administra el rea ante mencionada.

Delimitacin del Problema

Indica los lmites dentro del cual se va a establecer el problema.

Campo: Financiero
rea: Farmacia
Aspectos: Sistema de Control, Inventarios, Existencias
Tema: Implementacin de Un sistema de Control de Inventarios en
la farmacia del Centro de Atencin Ambulatoria IESS en La
Libertad
9

Formulacin del Problema

Qu incidencia tiene la implementacin de un Sistema de Control de
Inventarios en la Farmacia del Centro de Atencin Ambulatoria IESS en
La Libertad?

Las variables que intervienen en este problema de investigacin son:

Variable Independiente: Sistema de Control

Variable Dependiente: Inventarios

Evaluacin del Problema

Uno de los problemas de la farmacia del Centro de Atencin Ambulatoria
IESS en La Libertad es que no posee una informacin verdica, ni
tampoco con un asesoramiento contable adecuado, para poder solucionar
los problemas en la actualidad.

Es elaborable esta evaluacin de los principios de la implementacin de un
Sistema de Control de Inventarios, porque mejorara el control de las
entradas y salidas de frmacos, y se reduce significativamente el nivel de
trabajo y prdida sistemtica de frmacos.

Claro.- El de investigacin est redactado de una forma precisa, fcil de
comprender e identificada con ideas concisas, adems permitir un buen
entendimiento, evitando as tener confusin sobre su contenido, las
Informaciones deben ser claros, considerando que van a ser ledos por
los Directivos de la Unidad que son personas no especialidades en
manejo de Inventario, la falta de claridad puede relevar confusin del
autor o la superficialidad y precipitacin en la elaboracin intelectual del
documento.

Diccionario Enciclopdico Ilustrado PEV (1994)
10

Adj. Baado en luz; que se distingue perfectamente; puro limpio,
terso, transparente (p.351)

Indiscutible: La implementacin del un sistema de inventario dentro de la
farmacia es necesario.

Evidente, irrefutable, que admite discusin
Diccionario ingles-espaol Word reference.com

Original.- Mi tema es original porque es nico, no se repite a ningn
proyecto, es algo novedoso tiene un nuevo enfoque y est abierto a
cualquier opinin.

Diccionario Enciclopdico Ilustrado PEV (1994)

Que se remonta al origen o que pertenece a l, que no es imitacin
de otra cosa, que arece haberse producido por primera vez. (p.1179)

Evidente: El tema surge ante los inconvenientes que se encuentran al
momento de realizar el conteo de la mercadera donde relucen las
diferencias por todos los ajustes pendientes que no se realizaron en su
debido momento, atrasando la presentacin de reportes.

Relevancia: Es de suma importancia obtener los informes ntegros y a
tiempo, como elemento de soporte y efectiva para la toma de decisiones
econmicas.

Factible. Porque se cuenta con las herramientas y medios para realizar
la investigacin, contamos con el apoyo de los Directivos de la Unidad,
para la aplicacin del Sistema de Control de Inventarios.

Se podr dar con el mismo personal, para los cual se aplicar
capacitacin continua, se determinar el perfil de cada empleado, y se
definir las responsabilidades de cada uno de ellos.

11

Delimitado.- La informacin que se encuentra en el proyecto es precisa y
se describe el problema y su definicin en trminos de tiempo, espacio y
poblacin.

Diccionario Enciclopdico Ilustrado PEV (1994)

Fijar, limites, deslindar. (p.500)

El encargado de farmacia lleva un registro manual de la entrada y salida
del producto esto ayuda en algo al control ya que el sistema con el que
cuenta no es adecuado ni confiable.

Al poseer un sistema obsoleto produce prdida de tiempo en la
realizacin cuantitativa del inventario causando retraso a la entrega de
informes.

Objetivos

Es el de elaborar e implementar un Sistema de Control de inventario para
una respectiva demostracin de un determinado periodo, de las entrada y
salidas. Es decir, el gran objetivo es contar con un correcto
abastecimiento de frmacos.

Objetivo general

Proveer al rea de farmacia de un registro y control adecuado de
su inventario fsico de frmacos, para brindar una atencin de
calidad a los afiliados

Objetivos Especficos

Diagnosticar la situacin actual del rea de Farmacia.

Contar con un inventario confiable y actualizado para hacer
eficiente el proceso de registro y control
12

Establecer niveles de seguridad del inventario almacenado

Verificar y distribuir en forma adecuada las tareas y
responsabilidades entre las reas que participan en este proceso

Brindar las condiciones adecuadas y necesarias a cada uno de los
frmacos para prever la caducidad o deterioro

Mantener registro y documentacin oportuno de los movimientos
realizados con el inventario

Evitar diferencias de los inventarios en krdex contra los registro
contables
Detectar a tiempo posibles fraudes o robos

Justificacin e Importancia

Nuestra proposicin del sistema de control de inventario para El Centro de
Atencin Ambulatoria La Libertad, est enfocada al rea de farmacia, para
obtener herramientas para cualquier actividad que este realizado, al
contar con un SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO, y as cumplir
con el objetivo.

Esta proposicin creara ms agilidad en el manejo de inventarios
necesitndose personal calificado que conozca el sistema de inventario,
adems favorece de una manera importante al Centro de Atencin
Ambulatoria actualmente al conocer existencia del producto se puede
evitar prdidas, ya que el adecuado manejo del inventario permite saber
lo que se tiene en bodega y as evitar un faltante del producto, la
importancia del manejo de inventarios en la rea de farmacia, permitir
mantener un control oportuno, as como tambin conocer al final del
periodo contable un estado confiable de la situacin. As mismo en este
proceso podremos en prctica todos los conocimientos contables y
13

econmicos para conseguir que el Centro de Atencin Ambulatoria posea
una mejor utilizacin del inventario y que le permita obtener datos reales,
al efectuar un inventario y organizarlo estamos tambin economizando
costos de almacenamiento por mercadera y adoptar una poltica de
entrega justo a tiempo para disminuir los costos tanto de bodega como de
servicios bsicos y seguros, nuestra proposicin es muy realizable de
llevarla a cabo ya que tenemos la capacidad de realizar un proyecto de
inventarios y se cuenta con el personal, el apoyo del Centro de Atencin
Ambulatoria, en el rea de farmacia.

Esta investigacin tiene como objetivos tener un mejor trabajo y
administracin de los inventarios, implementar un adecuado sistema, que
facilite el control y establecer la responsabilidad que tiene cada persona,
alcanzando que el trabajo se simplifique al tener procedimientos y
controles a seguir, con este proyecto se beneficiaria el rea de farmacia,
ya que necesita de un Sistema de Control Interno de Inventario, el
objetivo de elaborar este propsito para alcanzar la meta de obtener el
Titulo de Contador Pblico Autorizado, as mismo el beneficio ser
directamente a los Afiliados quienes no sufrir escasez de medicamentos
y su tratamientos no sern interrumpidos.
14
CAPTULO II
MARCO TERICO
Antecedentes de la Investigacin

Se ha procedido a revisar y nuestro tema no se parece a ningn otro
porque es original, no hay ninguna investigacin semejante. Este
proyecto, Implementacin de un Sistema de Control de Inventarios
en la Farmacia del Centro de Atencin Ambulatoria IESS, en La
Libertad, se ha elaborado con la finalidad de establecer un efectivo
control dentro del rea de farmacia. Declaro que no hay investigacin
sobre este tema en la Unidad Acadmica de Ciencias Administrativas y
Comerciales, ni en ninguna otra biblioteca de la Universidad Estatal de
Milagro, sede Guayaquil.

Este Sistema de Control de Inventarios permite al rea de farmacia tener
mayor flexibilidad, no es necesario adoptar los inventarios directamente.
Las grandes existencias permite atender eficientemente la demanda de
los afiliados. Si un producto de agota se puede perder los despachos
actuales como los futuros.

El enfoque de la cantidad econmica de pedidos funciona racionalmente
para determinar las cantidades cuando la demanda es predecible y
bastante constante a travs del ao, una razn para reducir el costos de
los inventarios en el mtodo justo a tiempo.

J. Van Horne.- fundamentos de Administracin Financiera, 8va
edicin Prentuce Hall, Mxico Pg. 316 1994.

Este sistema el proveedor entrega la mercadera justo a tiempo para su
venta, otros nombres para este mtodo son: Inventario cero y Produccin
sin existencias.
15
La meta de la administracin al implementar un Sistema de Control de
Inventarios, consiste en proporcionar las existencias de frmacos que se
requieren para mantener las operaciones al ms bajo costo posible.

El Sistema de Control de Inventarios permanentemente funciona
adecuadamente a travs de un minucioso control contable de los
movimientos que se producen en la bodega; el movimiento se los registra
en tarjetas de control abiertas por cada grupo de tems o artculos
similares.

El movimiento de cada tem debe ser valorado al costo, el mismo que
alternativamente puede ser determinado a costo inicial, promedio final o
de reposicin.

La base de toda empresa de servicio es la compra y entrega de bienes,
de aqu la importancia del manejo de un Sistema de Control de Inventario
por parte de la misma, este manejo contable permitir a la empresa
mantener control oportunamente, as como tambin conocer al final del
periodo contable un estado confiable de la situacin econmica de la
empresa.

Criterios Pg. 7, Octubre2002
P. Zapata.- Contabilidad General, 4ta edicin. Focet independencia,
Quito-Ecuador, pg. 91, 1994
www.monografia.com

Se afirma tambin que sus registros contables incluan una cuenta para
cada libro en impresin hasta el traslado de los costos a otra cuenta de
existencias para la venta.

El objetivo de la contabilidad en esa poca era rendir un informe de
cuentas sin diferenciar entre ingresos y costos sin contribuir a la fijacin
de precios de venta ni determinar el resultado neto de operaciones.

16
Fundamentacin Terica
Para el desarrollo de este proyecto de investigacin se requiere
previamente mencionar las diferentes corrientes del pensamiento
humano, empezando por definir que es la epistemologa. La ciencia que
estudia la naturaleza del conocimiento humano se llama Epistemologa.
Por lo que nuestro tema est relacionado con algunos Mtodos de estudio
que nos ayuda a mejorar la investigacin en modo terico, y los que
detallaremos a continuacin:

Epistemologa.- Es la ciencia que estudia la naturaleza del conocimiento.
Podemos delimitar el campo de la Epistemologa a travs de las
Preguntas que procura contestar esta ciencia. Doctrina de los
fundamentos y mtodos del conocimiento cientfico.

Ceberio y Watzlawick (1998)
"El trmino epistemologa deriva del griego
episteme que significa conocimiento, y es una rama
de la filosofa que se ocupa de todos los elementos
que procuran la adquisicin de conocimiento e
investiga los fundamentos, lmites, mtodos y validez
del mismo". Ahora bien, la adquisicin de
conocimiento se fundamenta en vivencias otorgadas
por el mundo de la vida, (1) en la cotidianidad del
sujeto; pero son las constantes que se verifican en
esas vivencias, en la adecuacin y relacin sujeto
objeto - sujeto, en la validez de los conceptos que
surjan de dicha adecuacin, y en la posibilidad de
predecir o interpretar acciones estableciendo causas
17
o comprensiones sobre lo que realmente la
epistemologa legisla. Se puede esbozar entonces
que la epistemologa tiene por objeto ese
conocimiento que se soporta en s mismo o que
soporta alguna disciplina en su especificidad; lo que
la sustenta como tal, su esencia, sus alcances y
lmites en su acepcin interna (propia de la
disciplina) y externa (su influencia en el contexto
social). (www.aaep.org.ar)

Del griego "episteme", (verdadero conocimiento,
ciencia) y "logos", (estudio, tratado).
Etimolgicamente viene, pues, a significar "estudio
del conocimiento", y como tal se ha convertido en
una rama de la filosofa que estudia el fundamento,
los lmites, la metodologa del conocimiento. Dado
que en su objeto de estudio se encuentra tambin el
conocimiento cientfico, segn el contexto en que se
de, podra ser difcil distinguir entre epistemologa y
"filosofa de la ciencia".
... www.webdianoia.com/glosario/main.php

Diferentes conjuntos de respuestas a las preguntas delimitan las escuelas
Epistemolgicas.

Se considera a las escuelas
epistemolgicas en el siguiente orden:
18
1. Empirismo
2. Positivismo Lgico
3. Pragmatismo
4. Materialismo Dialctico
Breves descripciones de cada una de
las escuelas epistemolgicas:
El Empirismo era la posicin
epistemolgica tradicional de la ciencia
por siglos y contina siendo la
Epistemologa base del sentido comn
que podemos denominar racionalista.
El Positivismo Lgico es la posicin
epistemolgica sucesora del Empirismo.
Cuando aconteci la crisis del Empirismo,
muchos empirismos se retiraron a una
posicin epistemolgica ms firme que
conciba la importancia de la teora en
adiccin a la prctica. El resultado era una
nueva posicin epistemolgica relativista,
el Positivismo Lgico. Para los
Pragmticos hay una estrecha relacin
tambin entre la teora y prctica.
Inclusive para los pragmticos no puede
haber produccin de conocimientos sino
estn presentes simultneamente los
19
elementos de teora y prcticas. Los
pragmticos critican el divorcio entre la
teora y la prctica. Para entender el
Materialismo Dialctico, es necesario
entender los presupuestos de esta
escuela epistemolgica. Esto requiere
entender la posicin materialista frente al
idealismo clsico y el materialismo
clsico.
http://www.monografias.com/trabajos68/epistemologia-aplicada-
investigacion-cientifica/epistemologia-aplicada-investigacion-
cientifica2.shtml#laepistema

Nuestra indagacin se relacionada con las siguientes teoras:
Filosficas
Sociolgica
Polticas

Tomando en consideracin la naturaleza del Proyecto presentado, la
escuela epistemolgica que ms se aplica en esta investigacin es la del
Pragmatismo ya que en la ejecucin de la implementacin del Sistema de
Control del Inventario se deben considerar firmemente la teora para la
ejecucin la prctica.

Sistema de Control de Inventarios

Es la tcnica que ayuda a mantener las existencias de los productos
almacenados en los niveles ms ptimos para quien los distribuyen. Se
logra establecer los mximos y mnimos del stock de los frmacos para
que no haya un excedente, que producira prdida al caducarse; y no
20
haya faltantes para que los afiliados del IESS se vean afectados en sus
tratamientos

Para un mejor conocimiento del tema se definir lo que es un inventario.
Por inventario se dice al registro documental de todos los bienes
pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisin.

Otro concepto es que el Inventario es el almacenamiento de bienes de
diferentes naturalezas de naturaleza corporal. Para el Centro de Atencin
Ambulatoria IESS sus inventarios estn compuestos de todas las
medicinas o frmacos que distribuyen a los afiliados.

Un inventario es una provisin de materiales y de subcomponentes que
tiene por objeto facilitar la produccin o satisfacer la demanda de sus
clientes.

Principios de Control Interno

Al prepararse los sistemas de control interno administrativo u operacional
contable y de comprobacin interna, segn las obligaciones y
posibilidades que consten, deben tenerse en cuenta los principios de
control interno, que tradicionalmente se conocen como:
Divisin del trabajo.
Fijacin de responsabilidad.
El cargo y el descargo.

La divisin del trabajo.- consiste en dividir entre varias personas o
departamentos, una operacin determinada de forma tal que esta no se
inicie ni termine en la misma persona o departamento, lo que posibilita
que los segundos verifiquen y conozcan el trabajo que realizaron los
primeros.

21
Un primer objetivo es lograr que el trabajo de la contabilidad y otras
operaciones estn tan subdivididos que ninguna persona tenga el control
completo de los cobros e ingresos, los pagos, las compras, los gastos, la
confeccin de las nminas y las ventas.

Un segundo objetivo es el de descubrir errores y fraudes, para
conseguirlo es imprescindible la separacin de la contabilidad y las
operaciones; con esto se logra que la misma persona que realice una
operacin (venta, cobro, recepcin, pago, depsito, compra, gasto, etc.)
no sea la misma que la registre contablemente.

La fijacin de responsabilidad.- consiste en que toda persona,
departamento, etc. tenga fijada documentalmente y conozca la
responsabilidad, no solo de sus funciones si no de la relacionada con los
medios y recursos que tienen a su cargo, sus atribuciones, facultades y
responsabilidades en relacin con estos.

Tcnicas de Control

Tcnicas de Control est vinculado con los procedimientos propios de un
arte, ciencia u oficio. Habilidad con que se utilizan varias formas. Mtodo
de habilidad y tctica.
Tomando en cuenta la definicin de la palabra tcnica, se puede definir a
las tcnicas del control como todos los procedimientos o mtodos usados
en una organizacin para controlar o supervisar un proceso automatizado
o actividad humana.

Existen diferentes tcnicas de planeacin-control que usa un ejecutivo.

Por ejemplo, las normas administrativas que son un tipo de planeacin
importante, tambin se usa para propsitos de control. En forma similar
los presupuestos son planes, y su uso, adecuadamente llamado
formulacin de presupuestos, es esencialmente una funcin de control,
22
as como los estudios de evaluacin de personal estn realizados de
acuerdo con el proceso de control. A continuacin se muestra algunas
tcnicas de controles ms comunes y usados.

Presupuesto.- Un componente ampliamente usado para el control
administrativo es el presupuesto. Por tanto se ha supuesto, a veces, que
la presupuestacin es el mecanismo para llevar a cabo el control.

La presupuestacin es la frmula de planes para un comprobado periodo
futuro en trminos numerales. Como tales los presupuestos son estados
de resultados adelantados, en trminos financieros como en los de
ingreso y capital o en aspectos no financieros como en el caso de horas
de mano de obra directa, materiales, volumen fsico de ventas o unidades
de produccin. Una vez hallado esto, puede delegar ms libremente la
autoridad para efectuar el plan dentro de los lmites del presupuesto.

Balance General Comparativo.- Son especialmente tiles en el control
del funcionamiento general de la empresa. En el puede observarse los
cambios que se efectan y analizarse los desarrollos generales. Un
resumen de las partidas del balance general que abarquen un perodo
relativamente largo, muestra importantes tendencias y permite que el
gerente obtenga una apreciacin amplia de la actuacin general y de lo
que pudiera ameritar algunas modificaciones.
Estado de Ganancias Y Prdidas.- Muestran en forma breve el monto
del ingreso, las deducciones y el ingreso neto. Estados de ganancias y
prdidas comparativos permite al gerente localizar dificultades y ponerles
remedio.

Se pueden crear Estados de Ganancias y Prdidas tentativos,
utilizndolos como metas hacia las cuales tender. La actuacin se mide
con referencia a esas metas, que equivalen a normas para fines de
control.

23
Auditora Financiera.- La auditora financiera es la inspeccin peridica
de los registros contables, para verificar que estos hayan sido
debidamente preparados y estn correctos, adems ayuda al control
general de la empresa, se realiza para hacer comprobaciones de la
exactitud de los registros, y al mismo tiempo revisa y evala los proyectos,
actividades y procedimientos de la empresa, consiente hacer
asimilaciones entre lo que se esperaba lograr (estndar) y lo que en
realidad est logrando. Pone en evidencia cualquier desviacin y se
ofrecen sugerencias de acciones correctivas. Este tipo de auditoria de
registros contables y reportes de la misma rea, debe ser realizado por
una firma externa de contadores pblicos. Saber que los registros son
precisos, ciertos y de acuerdo con las prcticas contables aprobadas
forma una base confiable para los propsitos de un buen control general.

Auditoria Administrativa.- Es la comparacin peridica de la planeacin,
organizacin, ejecucin y control administrativo de una sociedad. Revisa
el pasado, presente y futuro de empresa. Adems, chequea las diferentes
reas de la compaa con el fin de verificar si estn logrando el mximo
resultado de sus esfuerzos.

Anlisis Estadstico.- Es muy importante para un buen control los
anlisis estadsticos de los innumerables aspectos de la operacin de un
negocio o empresa, as como la presentacin clara de estos, ya sean
histricos o de pronstico. La mayor parte de los administradores
comprenden mejor los datos estadsticos cuando se le presenta en forma
grfica, all se representan mejor tendencias y relaciones. Los datos
deben ser presentados en forma tal que puedan realizarse comparaciones
con ciertos estndares. Ejemplo: Qu significa un aumento del 3 al 10%,
o una reduccin en las ventas o los costos?, Qu era lo que se
esperaba? Cul era el estndar? Qu tan seria es la desviacin?
Quin es el responsable?

Puesto que ningn administrador puede hacer nada con respecto al
pasado, es esencial que los reportes estadsticos muestren tendencias
24
para que las personas que los observan puedan extrapolar y estimar el
rumbo, o tendencia.

Importancia del Control Interno

El control interno es una herramienta eficaz para obtener la eficienci a y
eficacia en el trabajo de las entidades. El desarrollo de nuevos trminos
relacionados con el Control Interno a diferencia de lo que hasta ahora se
identificaba, es decir, solo contable. La introduccin de nuevas cuestiones
que aporten elementos generalizadores para la elaboracin de los
Sistemas de Control Interno en cada entidad, incluido un sistema de
control sobre los procesos de tecnologa de la informacin y las
comunicaciones (TIC), que satisfaga los requerimientos de la misma.
Inventarios
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los
sistemas de contabilidad de mercancas, porque la venta del inventario es
el corazn del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en
sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de
mercancas vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de
resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser sta
su principal funcin y la que dar origen a todas las restantes
operaciones, necesitarn de una constante informacin resumida y
analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie
de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles.
Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:
o Inventario (inicial)
o Compras
o Devoluciones en compra
o Gastos de compras
o Ventas
25
o Devoluciones en ventas
o Mercancas en trnsito
o Mercancas en consignacin
o Inventario (final)

Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o
servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden,
adems de las materias primas, productos en proceso y productos termi -
nados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios
para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta
o en la prestacin de servicios; empaques y envases y los inventarios en
trnsito.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o
servicios; de aqu la importancia del manejo del inventario por parte de la
misma. Este manejo contable permitir a la empresa mantener el control
oportunamente, as como tambin conocer al final del perodo contable
nestado confiable de la situacin econmica de la empresa.

Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que
estn listas para la venta, es decir, toda aquella mercanca que posee una
empresa en el almacn valorada al costo de adquisicin, para la venta o
actividades productivas.
Qu funciones cumple el Inventario?
En cualquier organizacin, los inventarios aaden una flexibilidad de
operacin que de otra manera no existira. En fabricacin, los inventarios
de producto en proceso son una necesidad absoluta.
Funciones:
Eliminacin de irregularidades en la oferta
26
Compra o produccin en lotes o tandas
Permitir a la organizacin manejar materiales perecederos
Almacenamiento de mano de obra
Decisiones sobre inventario:
Hay dos decisiones bsicas de inventario que los gerentes deben hacer
cuando intentan llevar a cabo las funciones de inventario recin revisadas.
Estas dos decisiones se hacen para cada artculo en el inventario:
1.- Que cantidad de un artculo ordenar cuando el inventario de ese
tem se va a reabastecer.
2.- Cuando reabastecer el inventario de ese artculo.
Tipos De Inventario
Inventario Perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las
existencias en el almacn, por medio de un registro detallado que puede
servir tambin como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en
unidades monetarias y las cantidades fsicas. A intervalos cortos, se toma
el inventario de las diferentes secciones del almacn y se ajustan las
cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con
la cuenta fsica. Los registros perpetuos son tiles para preparar los
estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. El negocio
puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancas
vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el
inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los
registros de inventario estn siempre actualizados. Anteriormente, los
negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los
inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automviles; hoy
da con este mtodo los administradores pueden tomar mejores
decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el
inventario, la fijacin de precios al cliente y los trminos de venta a
ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el
inventario.
27

Inventario Intermitente: Es un inventario que se efecta varias veces al
ao. Se recurre al, por razones diversas, no se puede introducir en la
contabilidad del inventario contable permanente, al que se trata de suplir
en parte.

Inventario Final: Es aquel que realiza el comerciante al cierre del
ejercicio econmico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para
determinar una nueva situacin patrimonial en ese sentido, despus de
efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.

Inventario Inicial: Es el que se realiza al dar comienzos a las
operaciones.
Inventario Fsico: Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar
todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancas), que se
hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de
dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las
existencias.

Inventario determinado por observacin y comprobado con una lista de
conteo, del peso o a la medida real obtenidos.

Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente
posedo. La realizacin de este inventario tiene como finalidad, convencer
a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el
valor del activo principal. La preparacin de la realizacin del inventario
fsico consta de cuatro fases, a saber:
1. Manejo de inventarios (preparativos)
2. Identificacin
3. Instruccin
4. Adiestramiento

28
Inventario Mixto: Inventario de una clase de mercancas cuyas partidas
no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular.

Inventario de Productos Terminados: Todas las mercancas que un
fabricante ha producido para vender a sus clientes.

Inventario en Transito: Se utilizan con el fin de sostener las operaciones
para abastecer los conductos que ligan a la compaa con sus
proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material
debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra
en camino, no puede tener una funcin til para las plantas o los clientes,
existe exclusivamente por el tiempo de transporte.

Inventario de Materia Prima: Representan existencias de los insumos
bsicos de materiales que abran de incorporarse al proceso de
fabricacin de una compaa.

Inventario en Proceso: Son existencias que se tienen a medida que se
aade mano de obra, otros materiales y dems costos indirectos a la
materia prima bruta, la que llegar a conformar ya sea un sub-ensamble o
componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso
de fabricacin, ha de ser inventario en proceso.

Inventario en Consignacin: Es aquella mercadera que se entrega para
ser vendida pero l ttulo de propiedad lo conserva el vendedor.

Fundamentacin Filosfica

Hemos elegido a la fundamentacin filosfica porque en la
implementacin del sistema de control de inventarios se tiene que seguir
una secuencia de pasos previo a la resolucin del problema planteado,
adicionalmente es crtico, global y no admite supuestos.

29
Segn el libro de Mtodos y Tcnicas de Investigacin emitido en el 2007
por Msc. Oswaldo Pacheco Gil indica:

Las sociedades en el mbito mundial como estatal se han visto
convulsionada por las grandes transformaciones y cambios que se
vienen dando en todos los campos del saber quien estn obligados a
modificar paradigmas acerca de la administracin de actividades y su
relacin con los procesos productivos, los problemas en los que se
debate la sociedad, no solo en el presente sino tambin en las
generaciones futuras.

Puede decirse que la Filosofa establece la secuencia de pasos que
conducen a la solucin del problema de falta de informacin y
documentacin de los requerimientos que efectan los usuarios, y este
radica en dar una mejor organizacin a la empresa.

Hoy en da se ha demostrado que la enseanza tcnica cientfica,
rompe con los viejos paradigmas y que prepara a nuevos prospectos
capaces de responder con capacidad a los retos que demanda el cumplir
con una meta.

Fundamentacin Sociolgica

Esta fundamentacin es relativa a la sociologa. Esta ciencia estudia los
fenmenos sociales. La sociologa es una disciplina de creacin reciente.
Fue fundada por Auguste Comte (que invent el trmino, aunque
extindase su estudio a la historia de la especie humana). Otros
precursores fueron Tocqueville, Marx y Spencer. Pero quienes dieron una
visin ms clara del trmino hasta convertir la sociologa en ciencia fueron
Emile Durkheim, Marx Weber y Vilfredo Pareto.

Durkheim centra su estudio en los problemas metodolgicos; la sociologa
debe considerar los hechos como si fueran cosas, reconocerlos por las
obligaciones externas impuestas a los individuos. Pareto basa su reflexin
30
en lo poltico e insistente en el papel de las lites: desarrolla el concepto
de residuos (factores inconsistentes de la accin humana). Weber define
que la sociologa debe describir constantes regulares que deducen de la
historia comparada; de cada poca estudiada, Weber se esforz en
construir un tipo ideal.
Se les reconoce fundadores de la sociologa cientfica porque influyeron
en la escuela norteamericana, a la que se reprocha ser excesivamente
pragmtica, descriptiva y cuantitativa.

La investigacin cuantitativa se obtiene de un conjunto de elementos,
individuos, grupos, sociedades e instituciones informacin comparada
entre dichos elementos; para la investigacin se sirve de documentos,
cuestionarios, estadsticas y sondeos.

La sociologa parte de la hiptesis despus verifica y termina
construyendo variables; esto es, transforma conceptos como
individualismo, solidaridad, etc., en unidades ms concretas; entre esas
variables determina sus relaciones. Se puede comprobar que una
hiptesis y el modo de establecerla tienen grandes dosis de subjetividad.

Tal es la razn de la crtica social hoy proponga nuevos conceptos; la
sociologa se plantea tanto la condena de la sociedad industrial como la
bsqueda de una interpretacin cientfica del modelo social al cual hace
referencia.

Actualmente la sociologa est experimentado un crecimiento
extraordinario, ligada a otras disciplinas,

Es sobre todo enero 1 medio universitario donde surgen continuamente
nuevas propuestas de estudio e interpretacin de los fenmenos sociales.

Fundamentacin Poltica

31
Vilfredo Pareto, economista y socilogo de Italia (1848-1923). A l se
debe la introduccin del mtodo matemtico en la economa poltica.

Escribi Cursos de economa poltica y El peligro socialista.

La poltica es el punto de partida de todas las
acciones prcticas de un partido revolucionario, y se
manifiesta en el proceso y el resultado final de sus
acciones. Toda accin de un partido revolucionario
es la aplicacin de su poltica. Si no aplica una
poltica correcta, aplica una errnea; si no aplica
determinada poltica de modo consciente, la aplica a
ciegas. Lo que llamamos experiencia es el proceso y
el resultado final de la aplicacin de una poltica.
Slo a travs de la prctica del pueblo, es decir, por
la experiencia, se puede verificar si una poltica es
correcta o errnea y determinar hasta qu grado lo
es. Pero la prctica de los hombres, especialmente
la prctica de un partido revolucionario y de las
masas revolucionarias, est necesariamente ligada
con una u otra poltica. Por tanto, antes de
emprender cualquier accin, debemos explicar a los
militantes del Partido y a las masas la poltica que
hemos formulado a la luz de las circunstancias
dadas. De otro modo, los militantes del Partido y las
masas se apartarn de la direccin de nuestra
32
poltica, actuarn a ciegas y aplicarn una poltica
errnea.

Fundamentacin Legal

De conformidad con lo dispuesto en el artculo, en el Art. 370.- El Instituto
Ecuatoriano de Seguridad, entidad autnoma regulada por ley ser
responsable de la prestacin de las contingencias del Seguro Universal
Obligaritario a sus afiliados.

Se acceder a las prestaciones de salud de este Seguro en condiciones
de libre eleccin del prestador de servicios de salud, pblico o privado,
dentro de las limitaciones sealadas en este Ttulo: PRESTACIONES DE
SALUD. Que, en el marco de esa autonoma y tomando en cuenta la
naturaleza de los servicios que presta el IESS a sus afiliados, la Ley
Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica, en su artculo 2,
ha previsto un rgimen especial aplicable a los procesos de adquisicin
de frmacos;

Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica

Art. 72.- Frmacos.- Se entiende por frmacos a las preparaciones o
formas farmacuticas contempladas en las definiciones de medicamentos
del artculo 259 de la Ley Orgnica de Salud.

Art. 73.- Sujecin al Cuadro Nacional de Medicamentos Bsicos y al
PAC.- Procedimiento.- Las entidades que presten servicios de salud y que
se hallen comprendidas en el mbito de la Ley, debern adquiri r los
frmacos del Cuadro Nacional de Medicamentos Bsicos y los dems
contemplados en sus respectivos Planes Anuales de Contrataciones.

33
Todos los frmacos que se adquieran deben cumplir con los requisitos
sanitarios establecidos en la Ley Orgnica de Salud que permitan
garantizar su calidad, seguridad y eficacia.

Art. 74.- Certificado Sanitario de Provisin de Medicamentos.- La
seleccin de las ofertas de provisin de frmacos se har solo entre los
Proveedores habilitados en el Registro nico de Proveedores (RUP), para
cuyo efecto, debern haber obtenido previamente el certificado sanitario
de provisin de medicamentos emitido por la Autoridad Sanitaria
Nacional, con el cual se garantiza el cumplimiento de condiciones
tcnicas y sanitarias exigidas en la Ley Orgnica de Salud y sus
reglamentos, sin perjuicio de que en el ejercicio de las competencias y
atribuciones otorgadas por la Ley.

Art. 75.- Seleccin.- Entre las ofertas de los frmacos, presentadas por los
proveedores habilitados conforme al artculo precedente, se seleccionarn
aquellas que cumplan con los requisitos exigidos de acondicionamiento,
presentaciones autorizadas para su comercializacin y las establecidas
en la ficha tcnica del producto.

Art. 76.- Controles.- Todas las adquisiciones de frmacos, que se realicen
al amparo de la Ley y de este Reglamento General, sea cual fuere el
procedimiento de contratacin adoptado, estarn sujetas a controles de
calidad post registro aleatorios, sea en los lugares de fabricacin,
almacenamiento, transporte, distribucin o expendio, control que lo
efectuar la autoridad sanitaria nacional.

Art. 84.- Importacin Directa.- En el caso de que se requiera
medicamentos especiales, para tratamientos especializados, que no
consten en el Repertorio de Medicamentos y no estn disponibles en el
pas, la mxima autoridad de la entidad contratante o su delegado,
solicitarn autorizacin para importacin directa, a la Autoridad Sanitaria
Nacional, quien la conceder previa evaluacin de los justificativos clnico
- teraputicos.
34
Art. 85.- Cumplimiento de requisitos.- Los medicamentos especiales a los
que se refieren este apartado, debern cumplir con los requisitos de
seguridad, calidad y eficacia determinados por la Autoridad Sanitaria
Nacional.

Normas Internacionales y Ecuatorianas de Contabilidad NIC y NEC

Estas han contribuido a mejorar y armonizar los informes contables de
todo el mundo. Hasta el 2002 se han emitido 42NIC. Los pases
latinoamericanos, entre ellos los del pacto Andino han efectuado
adaptaciones y emitido versiones nacionales, a fin de hacerlos de
aplicables a cada pas.

En Ecuador se han emitido 27 normas de contabilidad NEC que
conjuntamente con las dems leyes, principios y reglamentos, regulan el
registro y control contable, la elaboracin y presentacin de estados
financieros, si desea que la informacin, libros y reportes sean
reconocidos y homologados en el tiempo y el espacio nacional e
internacional.

Reglamento Interno para el Control y Administracin de Bienes no
Considerados Activos Fijos

Que el Reglamento General de Bienes del Sector Pblico expedido por la
Contralora General del Estado, mediante Acuerdo No 0918 y publicado
en el R.O. 258 del 27 de agosto de 1985, establece la obligacin de
mxima autoridad, velar por la conservacin y correcto uso de los bienes
que han sido adquiridos o asignados para el uso, cuidado o
administracin del respectivo organismo o entidad.

Reglamento Interno para el Control y Administracin de Bienes no
Considerados Activos Fijos

35
Art. 1.- Se considerarn como bienes sujetos a control administrativo
aquellos que teniendo una vida til superior a un ao, tengan un costo
individual de adquisicin, fabricacin, estimacin o avalo inferior a 5
salarios mnimos vitales generales vigentes a la fecha de su registro o
ingreso.

Art. 2.- Los bienes no considerados activos fijos, sujetos a control
administrativo y cuyos conceptos constan en el Clasificador del Gasto del
Sector Pblico, son los siguientes:

tiles de oficina
Utensilios de cocina
Instrumental mdico e insumos
Publicaciones, libros, planos y revistas

Otros bienes que sin ser activos fijos tengan una duracin mayor de un
ao.
Art. 3.- Las adquisiciones de este tipo de bienes se cargarn directamente
al gasto.

Art. 4.- La responsabilidad directa por el uso y conservacin de esta clase
de bienes, corresponde a los servidores de la entidad, a los cuales se les
haya entregado en custodia o para el desempeo de sus funciones,
quedando por lo tanto prohibido el uso para fines particulares.

Art. 5.- Los bienes de que trata este Reglamento, estarn bajo el control
del Jefe de la Unidad Administrativa, quin en coordinacin con el
Guardalmacn General mantendr actualizados los registros de los
mismos, debidamente codificados.

Art. 6.- Para realizar el control de estos bienes Se utilizar el
formulario denominado CONTROL ADMINISTRATIVO DE BIENES POR
SERVIDOR.
36

La entrega recepcin de los bienes entre el Guardalmacn General al
Jefe de la Unidad Administrativa y de este ltimo con cada uno de los
servidores directamente encargados del uso y conservacin de los bienes
asignados, quedar respaldada con las firmas correspondientes en el
mencionado formulario, que forma parte de este Reglamento como anexo
No 1.

Inventario de Bienes no Considerados Activos Fijos por Unidad
Administrativa

Que ser verificado y actualizado por el Guardalmacn cada vez que se
realice una toma fsica. Este formulario ser firmado por el Guardalmacn
General y por el Jefe de la Unidad Administrativa, el mismo que forma
parte de este Reglamento, anexo No 2.

Art. 8.- La Institucin realizar anualmente la constatacin fsica de estos
bienes en cada una de las dependencias, en la misma que intervendrn:
El Guardalmacn General o su delegado;
El Auditor Interno o su delegado; y
El Jefe de la Unidad Administrativa o su delegado.

Los mismos que dejarn constancia escrita de esta diligencia, mediante el
informe correspondiente.

Art. 9.- En el caso de prdida o destruccin injustificada de los bienes, los
Servidores responsables, respondern por la restitucin de otros de igual
especie y similares caractersticas o en dinero al precio actual de
mercado, accin que estar a cargo de la Direccin Administrativa, previo
el informe del Director o Jefe de Seccin. Esta devolucin se har en 48
horas contadas desde su notificacin, caso contrario dispondr el
descuento respectivo de los haberes del servidor.

37
Art. 10.- El servidor responsable del bien podr solicitar al Director
Administrativo, que se realice las investigaciones respectivas a fin de
determinar la justificacin del siniestro en caso de que asegure conocer
las causas de su prdida o destruccin, las mismas que podrn ser objeto
de sumario administrativo.

Art. 11.- En caso de que el servidor tenga que ausentarse de la oficina por
goce de vacaciones, enfermedad, licencia, permiso u otra causa
justificada, entregar en custodia temporal los bienes a su cargo que son
de uso general en la Unidad donde se desempea, al Jefe o Director del
Departamento, segn el caso, o su delegado, quin se responsabilizar
de los mismos durante su ausencia.

Art. 12.- Los bienes que actualmente se encuentren registrados
contablemente como activos fijos sin que cumplan con las condiciones
para ello, sern excluidos de tales registros e incorporados al de
INVENTARIO DE BIENES SUJETOS A CONTROL ADMINISTRATIVO
por su valor histrico.

Art. 13.- Los bienes objeto de este Reglamento sern considerados y
registrados en forma individual en los formularios referidos, a fin de
mantener un mejor control sobre su utilizacin, conservacin,
mantenimiento y reparacin, as como, para efectuar el seguimiento y
determinar su vida real til y poder darlos de bajas sin afectar al resto de
bienes (Activos Fijos) a cargo de un mismo servidor.

Art. 14.- Los bienes considerados de control administrativos, no estarn
sujetos a depreciacin ni a correccin monetaria; sin embargo, para la
baja de los mismo se observar lo establecido en el Reglamento General
de Bienes del Sector Pblico y ms Leyes pertinentes.

Art. 15.- De la ejecucin del presente Reglamento, encrguense las
Direcciones, Financiera y Direccin Administrativa; y notifquese con un
ejemplar de este Reglamento a cada Director y Jefe de cada Unidad
38
Administrativa, para su estricto cumplimiento. Es dado en el saln de
sesiones del H. Consejo Provincial de Loja, a los quince das del mes de
abril de mil novecientos noventa y nueve.

Normas Ecuatorianas de Contabilidad

NEC 11.- Inventarios, el objetivo de esta norma es prescribir o sealar el
tratamiento contable para los inventarios bajo el sistema de costo
histrico. Esta norma proporciona guas prcticas sobre la determinacin
del costo y su subsecuente reconocimiento como un gasto, incluida
cualquier disminucin de su valor neto de realizacin.

Manual para la Administracin de Activo Fijos de las Unidades
Medicas del Seguro General de la Salud Individual y Familiar del
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

ART.1.- Definir sobre las base de los principios de desconcentracin
operativa y administrativa, los fundamentos normativos que orienten la
gestin de la inversin en activos fijos. Realizadas por las unidades
Medicas del Seguro General de Salud individual y Familiar del Instituto
Ecuatoriano de Seguridad Social.

Art. 42.- Bienes y servicios normalizados.- Los bienes y servicios
normalizados son aquellos cuyas caractersticas o especificaciones
tcnicas han sido estandarizadas u homologadas por la entidad
contratante; y en consecuencia, dichas caractersticas o especificaciones
son homogneas y comparables en igualdad de condiciones. La Ley y
este Reglamento General utilizan de forma indistinta las palabras
homologados, estandarizados, normalizados, categorizados o
catalogados, para referirse a aquellos bienes o servicios cuyas
caractersticas o especificaciones tcnicas han sido estandarizadas por la
entidad contratante; y, en el caso de los bienes o servicios incluidos en el
Catlogo Electrnico, para referirse a aquellos bienes o servicios, sobre
los cuales el INCOP celebr los correspondientes convenios marco.
39

La responsabilidad de la estandarizacin de los bienes y servicios le
corresponde a la entidad contratante, la que para el efecto, observar, de
existir, la reglamentacin tcnica o normativa tcnica nacional o
internacional aplicable al bien o servicio objeto del procedimiento. Los
bienes y servicios normalizados se adquieren, en su orden, por
procedimientos de Catlogo Electrnico y de Subasta Inversa; y solo en el
caso de que no se puedan aplicar dichos procedimientos o que stos
hayan sido declarados desiertos se optarn por los dems procedimientos
de contratacin previstos en la Ley y en este Reglamento General.

Que, el Art. 115 de la Ley de Seguridad Social establece dos rganos de
direccin para los hospitales y centros de atencin ambulatoria del IESS:
el de Director, con responsabilidades en la gestin econmico
administrativa y el de Director Tcnico con responsabilidades relativas al
desarrollo de las actividades especficas inherentes a la prestacin
mdica segn el Fundamento Legal.
Art. 72.- Frmacos.- Se entiende por frmacos a las preparaciones o
formas farmacuticas contempladas en las definiciones de medicamentos
del artculo 259 de la Ley Orgnica de Salud.

Art. 73.- Sujecin al Cuadro Nacional de Medicamentos Bsicos y al
PAC.- Procedimiento.- Las entidades que presten servicios de salud y que
se hallen comprendidas en el mbito de la Ley, debern adquirir los
frmacos del Cuadro Nacional de Medicamentos Bsicos y los dems
contemplados en sus respectivos Planes Anuales de Contrataciones.
Todos los frmacos que se adquieran deben cumplir con los requisitos
sanitarios establecidos en la Ley Orgnica de Salud que permitan
garantizar su calidad, seguridad y eficacia.

Art. 74.- Certificado Sanitario de provisin de medicamentos.- La
seleccin de las ofertas de provisin de frmacos se har solo entre los
Proveedores habilitados en el Registro nico de Proveedores (RUP), para
40
cuyo efecto, debern haber obtenido previamente el certificado sanitario
de provisin de medicamentos emitido por la Autoridad Sanitaria
Nacional, con el cual se garantiza el cumplimiento de condiciones
tcnicas y sanitarias exigidas en la Ley Orgnica de Salud y sus
reglamentos, sin perjuicio de que en el ejercicio de las competencias y
atribuciones otorgadas por la Ley.

Art. 75.- Seleccin.- Entre las ofertas de los frmacos, presentadas por los
proveedores habilitados conforme al artculo precedente, se seleccionarn
aquellas que cumplan con los requisitos exigidos de acondicionamiento,
presentaciones autorizadas para su comercializacin y las establecidas
en la ficha tcnica del producto.

Art. 76.- Controles.- Todas las adquisiciones de frmacos, que se realicen
al amparo de la Ley y de este Reglamento General, sea cual fuere el
procedimiento de contratacin adoptado, estarn sujetas a controles de
calidad post registro aleatorios, sea en los lugares de fabricacin,
almacenamiento, transporte, distribucin o expendio, control que lo
efectuar la autoridad sanitaria nacional.
Art. 84.- Importacin directa.- En el caso de que se requiera
medicamentos especiales, para tratamientos especializados, que no
consten en el Repertorio de Medicamentos y no estn disponibles en el
pas, la mxima autoridad de la entidad contratante o su delegado,
solicitarn autorizacin para importacin directa, a la Autoridad Sanitaria
Nacional, quien la conceder previa evaluacin de los justificativos clnico
- teraputicos.

Art. 85.- Cumplimiento de requisitos.- Los medicamentos especiales a los
que se refieren este apartado, debern cumplir con los requisitos de
seguridad, calidad y eficacia determinados por la Autoridad Sanitaria
Nacional


41
PREGUNTAS DE INVESTIGACIN

1.- Qu es un inventario?

2.- Qu es un Inventario Fsico?

3.- Para qu sirve un inventario?

4.- Cuntas clases de inventario existen?

5.- Qu es un Control Interno?

6.- Cuntas clases de Control Interno Existen?

7.- Limitaciones de un sistema de control interno?

8.- Porque es importante el Control Interno en el rea de Farmacia?

9.- Qu problemas evitara el Centro de Atencin Ambulatoria si
implementara un Sistema de Control de Inventario en la Farmacia?

10.- Qu cambios traera la implementacin de un Sistema de Control
de Inventario en la Farmacia de el Centro de Atencin Ambulatoria
IESS en La Libertad?

11.- Qu beneficios conseguiran los afiliados si se realizara la
implementacin de un Sistema de Control de Inventario?

12.- Qu tan eficiente puede ser un sistema de control de inventario en
la Farmacia?

Variables de Investigacin

Variable Independiente.- Sistema de Control
42
Segn Samuel Alberto Mantilla B. (2007)

El control interno comprende el plan de organizacin,
as como los mtodos debidamente clasificados y
coordinados, adems de las medidas adoptadas en
una entidad para proteger sus recursos, propender a
la exactitud y confiabilidad de la informacin contable,
apoyar y medir la eficiencia de las operaciones y el
cumplimiento de los planes, as como estimular la
observancia de las normas, procedimientos y
regulaciones establecidas (Pag. 40)

La implementacin de un sistema de control interno comprende todas las
polticas y procedimientos adoptados por la administracin de una
entidad, para ayudar a lograr el objetivo de la administracin de asegurar,
tanto como sea factible, la conduccin ordenada y eficiente de su negocio,
incluyendo adhesin a las polticas de administracin, la salvaguarda de
activos, la prevencin y deteccin de fraude y error, la precisin e
integridad los registros contables, el cumplimiento de leyes y regulaciones
aplicables y la oportuna preparacin de informacin financiera contable,

La palabra control ha sido manejada con varios y diferentes sentidos
Control como funcin coercitiva y restrictiva, para inhibir o impedir
conductas indeseables, como llegar con atraso al trabajo o a clases,
hacer escndalos etctera.

Control como funcin administrativa, esto es, como la cuarta etapa del
proceso administrativo.

Forma la cuarta y ultima etapa del proceso administrativo, este tiende a
asegurar que las cosas se hagan de acuerdo con las expectativas o
conforme fue planeado, organizado y dirigido, sealando las fallas y
errores con el fin de repararlos y evitar que se repitan.

43
Suministra informacin acerca del ambiente de la realizacin de los
procedimientos, sirviendo como apoyo al reiniciarse el proceso de la
planeacin. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores, su aplicacin
incide directamente en la racionalizacin de la administracin y
consecuentemente, en el logro de objetivos de todos los recursos de la
Institucin.

Implementacin de un Sistema de Control en la Farmacia del Centro de
Atencin Ambulatoria IESS La Libertad. El control operativo aconseja
mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en trminos
cuantitativos como cualitativos, nunca se podr controlar el nivel de los
inventarios, a este control pre-operativo es que se conoce como Control
Preventivo.

El Sistema de Control de Frmacos, utilizar una Base de Datos que
facilita el control de los medicamentos en la farmacia, permitiendo al
personal mdico, una mejor prescripcin, una dosificacin adecuada y
una ptima seleccin del tratamiento a seguir para cada paciente.

Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos
puntos de vista: Control Operativo y Control Contable. Nuestros sistemas
estarn desarrollados para permitir aprovechar todo el potencial que el
sistema operativo Windows nos ofrece.

Variable Dependiente: Inventario

Segn Juan Carlos Belleti (2205)

Representa la existencia de bienes que tiene la
empresa para comerciar con ellos, comprndolos y
vendindolos tal cual o procesndolos primero antes
de venderlo, en un periodo econmico determinado.
Deben aparecer en el grupo de Activo Circulante. Se
debe tener presente que en esta cuenta se clasifican
44
los bienes que corresponden al giro del negocio (Pag.
87)

Son bienes tangibles, que representan para una institucin el corazn o
razn de ser, por lo que deben ser cuidados adecuadamente para que
presten servicio a los clientes internos como externos.

Costo

El Costo incluye cualquier costo adicional necesario para colocar los
artculos en los anaqueles. Los costos incidentales comprenden el
derecho de importacin, fletes u otros gastos de transporte,
almacenamiento y seguros mientras los artculos y/o materias primas son
transportados o estn en almacn y los gastos ocasionales por cualquier
periodo de aejamiento.

Costo Promedio

Tal y como su nombre lo indica la forma de determinarse es sobre la base
de dividir el importe acumulado de las erogaciones aplicables entre el
nmero de artculos adquiridos o producidos.

El costo de los artculos disponibles para la venta se divide entre el total
de las unidades disponibles tambin para la venta. El promedio resultante
se emplea entonces para valorizar el inventario final.

Los costos determinados por el mtodo promedio ponderados son
afectados por las compras, al principio del periodo, as como al final del
mismo; por lo tanto, en un mercado que tiende al alza, el costo unitario
ser menor que el costo unitario calculado corriente, y en un mercado que
tiende a la baja, dicho costo unitario exceder al costo corriente.

Control de Inventario. Se encarga de sistematizar en forma ptima las
existencias en los almacenes tanto de refacciones como de herramientas,
45
materias primas, productos en proceso y terminados; protegiendo a la
empresa de costos innecesarios por acumulamiento o falta de existencias
en el almacn.

Control de Compras. Esta funcin verifica el cumplimiento de actividades
como: a) Seleccin adecuada de los proveedores, b) Evaluacin de la
cantidad y calidad especificadas por el departamento solicitante, c)
Control de los pedidos desde el momento de su requisicin hasta la
llegada del material, d) Determinacin del punto de pedido y reorden, e)
Comprobacin de precios.

Este manejo contable permitir a la farmacia mantener el control
oportuno, as como tambin conocer al final del perodo contable un
estado confiable de la situacin econmica de la empresa.

Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que
estn listas para la venta, es decir, toda aquella mercanca que posee una
empresa.

Por medio del siguiente trabajo se darn a conocer algunos conceptos
bsicos de todo lo relacionado a los Inventarios en una empresa,
mtodos, sistema y control. La contabilidad para los inventarios forma
parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancas,
porque el inventario es el corazn del negocio.

El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances
generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancas
vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados, la
farmacia dedicada a la compra y entrega de medicina a sus afiliados, por
ser esta su principal funcin y dar origen a todas las restantes
operaciones, que necesitaran de una constante informacin.

46
Optimizar la entrega de frmacos a los afiliados del Centro de Atencin
Ambulatoria con la implementacin de un sistema de control de inventario
en la Farmacia y de esta manera, incrementar su utilidad.

La auditoria, el anlisis de inventario y control contable, permiten conocer
la eficiencia del control preventivo y seala puntos dbiles que merecen
una accin correctiva. El Inventario Inicial representa el valor de las
existencias de mercancas en la fecha que comenz el periodo contable.

Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor
General, se lleva en base al mtodo especulativo, y no vuelve a tener
movimiento hasta finalizar el periodo contable cuando se cerrar con
cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Prdidas directamente.

Definiciones Conceptuales

Beneficio.- Contablemente se define beneficio bruto como los ingresos
totales menos los gastos directos para producir esos ingresos, ingresos,
tales como salarios, sueldos, materias primas, etc.

Biodisponibilidad.- Cantidad y velocidad con que un principio activo es
entregado desde, una forma farmacutica de un medicamento a la
circulacin sistmica y sitio de accin. La administracin de este
medicamento oportunamente cuando es requerido en base a las
existencias del momento.

Bioequivalencia.- Medicamentos que, administrados en la misma dosis y
forma.

Compras.- En la cuenta Compras se incluyen las mercancas compradas
durante el periodo contable con el objeto de volver a venderlas con fines
de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa.

47
Control.- El control es una etapa primordial en la administracin, pues,
aunque una empresa cuente con magnficos planes, una estructura
organizacional adecuada y una direccin eficiente.

El ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin
si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de
acuerdo con los objetivos.
Cuadro Nacional de Medicamentos Bsicos.- Lista de medicamentos
esenciales, seleccionados por su eficacia y seguridad, para hacer frente a
las necesidades prioritarias de salud en una determinada regin o
conglomerado. Cuya nomenclatura y ordenamiento se enmarca en
convenciones internacionales, destinadas a homologar la denominacin
de los medicamentos, identificndolos por su nombre genrico.

Devoluciones en Compra.- Devoluciones en compra, se refiere a la
cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercanca
comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstanci a; aunque
esta cuenta disminuir la compra de mercancas no se abonar a la
cuenta compras.

Devoluciones en Ventas.- La cual est creada para reflejar las
devoluciones realizadas por los clientes a la empresa.

Diseo.- Concepcin original de un objeto u obra destinados a la
produccin en serie.

Empleado.- Persona que realiza funciones de cualquier tipo para una
empresa o el gobierno.

Envase Primario.- Empaque interno que contiene o est en contacto
directo con el medicamento. Este debe ser de excelente calidad para que
el frmaco surta el efecto deseado. Preferentemente de vidrio que es un
tipo de envase no propenso a la contaminacin y reciclable.

48
Envase Secundario.- Empaque externo que contiene al envase primario
del medicamento para su distribucin o comercializacin.

Estrategia.- Es un conjunto de acciones que se llevan a cabo para lograr
un determinado fin. La estrategia implica la utilizacin y profunda
integracin del poder econmico, poltico, cultural, social, moral, espiritual
y psicolgico. La estrategia slo puede ser establecida una vez que se
hayan determinado los objetivos a alcanzar

Estupefacientes.- Medicamentos que contienen sustancias o principios
activos con un alto potencial de dependencia y abuso y que han sido
clasificados como tales en la Convencin nica sobre Estupefacientes de
las Naciones Unidas. Etiquetado o Rotulado: Inscripcin o leyenda del
envase primario y secundario que identifica al medicamento y permite su
correcta utilizacin.

Frmaco.- Toda sustancia natural, sinttica o biotecnolgica, con
actividad farmacolgica, identificada por sus propiedades fsicas,
qumicas o acciones biolgicas que, presentada en una determinada
forma farmacutica, rene las condiciones para ser empleada como
medicamento.

Farmacia.- Es un lugar donde se entregan medicamentos y productos
farmacolgicos, La farmacia es tambin la ciencia que ensea o conoce
los cuerpos naturales y prepara los medicamentos, quienes desempea
esta actividad se llaman farmacuticos y son quienes pueden
recomendar que medicamentos comprar.

Farmacutica.- Demuestran estadsticamente mediante perfiles de
concentracin.

Fecha de Expiracin o Vencimiento.- Dato sealado en el rotulado de
los envases interno y externo del medicamento que indica la fecha
mxima hasta la cual se garantiza la actividad, potencia, pureza,
49
caractersticas: fisicoqumicas, microbiolgicas, teraputicas y otras que
corresponden a la naturaleza e indicacin del medicamento.

Forma Farmacutica.- Estado fsico con el cual se presenta un producto
farmacutico o medicamento, con el objeto de facilitar su dosificacin,
administracin y aplicacin teraputica.
Forma de Presentacin.- Forma externa de presentar un medicamento
para su comercializacin, con relacin al tipo de envase y contenido en
volumen y nmero de unidades.

Gastos de Compras.- Los gastos ocasionados por las compras de
mercancas deben dirige a la cuenta titulada: Gastos de Compras. Esta
cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General.

Implementacin.- La adaptacin del proceso rediseado, a la estructura
y cultura del personal de la empresa, es la etapa ms difcil. El
seguimiento sobre este punto debe ser actual.

Legal.- Trmino genrico utilizado para referirse a los asuntos
concernientes a la ley, comportamiento, negocio, contrato, etc. ajustado a
las normas legales vigentes en un ordenamiento.

Medicamento.- Preparado farmacutico obtenido a partir de principios
activos, con o sin sustancias auxiliares, presentado bajo forma
farmacutica, que se utiliza para la Prevencin, alivio, diagnstico,
tratamiento, curacin o rehabilitacin de la enfermedad.

Los envases, rtulos, etiquetas y empaques hacen parte integral del
medicamento por cuanto stos garantizan su calidad, estabilidad y uso
adecuado.

Medicamentos Controlados.- Medicamentos psicotrpicos y
estupefacientes controlados por la autoridad sanitaria, de acuerdo con la
Ley.
50

Medicamentos de Riesgo Sanitario Alto.- Medicamentos que tiene
probabilidad de presentar complicaciones de la enfermedad o reacciones
adversas graves amenazantes para la vida o para la integridad psicofsica
de la persona, cuando la concentracin sangunea del principio activo no
se encuentra dentro del ndice o margen teraputico.
Metodologa.- Se encarga de la parte operatoria del proceso del
conocimiento. A la metodologa le corresponden las tcnicas y
herramientas de diverso orden que intervienen en la marcha de la
investigacin.

Mtodos.- El mtodo es la organizacin racional y bien calculada de los
recursos disponibles y de los pasos ms adecuados para alcanzar el
objetivo de una manera segura, econmica y eficiente. Existen diferentes
mtodos de control de inventario.

Mtodo de Evaluacin de Inventarios.- Existe numerosas bases
aceptables para la valuacin de los inventarios; algunos de ellas se
consideran aceptables solamente en circunstancias especiales, en tanto
que otras son de aplicacin general.

Nivel de Complejidad.- Grado de diferenciacin y desarrollo de los
servicios de salud alcanzado merced a la especializacin y tecnificacin
de sus recursos. El nivel de Complejidad.- guarda relacin directa con las
categoras de establecimientos de salud.

Nombre Genrico.- Denominacin comn internacional del ingrediente
activo del medicamento.

Normas.- Regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las
conductas, tareas, actividades.

Objetivo.- No es ms que la expresin de un deseo mediante acciones
concretas para conseguirlo. Por ello un objetivo sirve para, Formular
51
concreta y objetivamente resultados Planificar acciones, orientar,
procesos, Medir resultados

Organizacin.- Es "la accin y el efecto de articular, disponer y hacer
operativos un conjunto de medios, factores o elementos para la
consecucin de un fin concreto".
En el Centro de Atencin la forma en que estn almacenados los
medicamentos permite el buen control.

Optimizar.- Buscar la mejor manera de realizar una actividad.

Organizaciones.- Las organizaciones son sistemas diseados para lograr
metas y objetivos por medio de los recursos humanos y de otro tipo.
Estn compuestas por subsistemas interrelacionados que cumplen
funciones especializadas.

Probabilidad.- Es un conjunto de operaciones que sirven para mejorar e
incrementar la utilidad o el valor de los bienes y servicios econmicos.

Problema.- Es una cuestin o conjunto de cuestiones surgidas
objetivamente en el curso del desarrollo del proceso del conocimiento,
cuya solucin posee un inters prctico o terico.

Procedimientos.- Es el modo de ejecutar determinadas acciones que
suelen realizarse de la misma forma, con una serie comn de pasos
claramente definidos, que permiten realizar una ocupacin o trabajo
correctamente.

Protocolo de Anlisis de Control de Calidad.- Detalle de los procesos y
pruebas analticas que deben realizarse para verificar el cumplimiento de
las caractersticas Tcnicas, de seguridad y calidad de los medicamentos,
de acuerdo con los estndares establecidos.

52
Proveedores.- Son las personas naturales o jurdicas que suministran
mercancas y servicios utilizados en el proceso productivo.

Proyecto.- Descrito en forma general, un proyecto es la bsqueda de una
solucin inteligente al planteamiento de un problema tendente a resolver,
entre muchas, una necesidad humana.

Psicotrpicos.- Medicamentos que tienen efecto sobre las funciones
psquicas. Especficamente se refiere a cualquier medicamento utilizado
para el tratamiento de trastornos o enfermedades mentales.

Registrar.- Contabilizar una transaccin en los libros de cuentas, asentar
o dar entrada.

Relevante.- Es importante para la comunidad a la cual esta orientada y se
requiera resolverlo cientficamente

Stock.- Cantidad de productos, materias primas, herramientas, etc., que
es necesario tener almacenadas para compensar la diferencia entre el
flujo del consumo y el de la produccin

Tiempo de Vida til.- Intervalo de tiempo durante el cual se espera que
un medicamento almacenado correctamente, mantenga las
especificaciones de calidad establecidas.

Trazabilidad.- Procedimiento que permite identificar la trayectoria y
destino final de un determinado lote de medicamento para proceder a su
retiro del mercado de manera oportuna y eficaz cuando se detecten
problemas de calidad o seguridad que impliquen riesgo para la salud de la
poblacin.

Variable Dependiente.- Cuando la variable en investigacin es descrita
en trminos de otra(s) variable(s), llamadas predictivas, la llamamos
variable dependiente (VD). En general, la variable del desenlace de
53
inters en cualquier tipo de estudio. El desenlace o resultado que uno
pretende explicar o estimar.

Variable Independiente.- Variable que se mide para determinar el valor
correspondiente de la variable dependiente en cualquier tipo de estudio.
Las variables independientes definen las condiciones bajo las cuales se


54

CAPTULO III
METODOLOGA
Marco Metodolgico

El mtodo y la metodologa, son de gran importancia en el transcurso de
la investigacin, y de su correcto manejo depende el xito del trabajo
investigado.

Mtodo.- es una serie de pasos sucesivos, conducen a una meta. El
objetivo del profesionista es llegar a tomar las decisiones y una teora que
permita generalizar y resolver de la misma forma problemas semejantes
en el futuro. Por ende es necesario seguir el mtodo ms apropiado al
problema, lo que equivale a decir que debe seguir el camino que lo
conduzca a su objetivo.

El Prof. Francisco Leiva Zea (1988) afirma que mtodo:
Es el camino, manera o modo de alcanzar un objetivo, es tambin el
procedimiento determinado para ordenar la actividad que se desea
cumplir. (pg.13)

Segn Leiva, es la tcnica, es la ruta para lograr los objetivos de forma
establecida y cumplida.

Es la organizacin racional y bien calculada de los recursos disponibles y
de los pasos adecuados para alcanzar el objetivo de una manera segura,
econmica y eficiente.

Metodologa.- Se encarga de la parte operatoria del proceso del
conocimiento. A la metodologa le corresponde las tcnicas y
herramientas de diverso orden que intervienen en la marcha de la
investigacin.

55

Leiva (1988) manifiesta que la metodologa:

Es la teora del mtodo. Por tanto, es el estudio cientfico que nos
ensea a descubrir nuevos conocimientos. (pg.13)

La definicin de Leiva nos da a entender de forma clara, que la
metodologa nos ayuda a revelar nuevos conocimientos.

Modalidad de la Investigacin

El propsito de la investigacin, fue elaborado con tres diferentes
modalidades:

Por los objetivos:

Aplicada.- Es aquella que se sirve de los adelantos de la investigacin
bsica (esta dedicada al desarrollo de la ciencia y determina un hecho o
lo descubre). Le interesa la aplicacin inmediata en el desarrollo de la
ciencia. En particular, llega a la ejecucin de amplias generalizaciones y
est orientada a la solucin de problemas.

Segn Leiva (1988):

Es la que tiende a modificar una realidad presente con alguna
finalidad prctica. La mayor parte de las investigaciones que se
realizan son aplicadas. (pg.10)

Lo que Leiva quiere explicar es que la investigacin aplicada se encarga
de resolver problemas reales con soluciones prcticas.

Por el lugar:

De Laboratorio.- Es controlado directamente por el investigador y dentro
del propio lugar de trabajo. Como fundamentos de este tipo de,

56

investigacin est la investigacin bibliogrfica y la documental
audiogrfica.

Bibliogrfica.- Consiste en recopilar datos, valindose del manejo
adecuado de libros, revistas, resultados de otras investigaciones,
entrevistas, etc. El investigador busca la informacin tanto en las
bibliotecas como por medio de la red mundial de comunicaciones, el
internet.

Documental Audio grfica.- Se la realiza mediante el uso de
documentos grabados por medio del registro elctrico de sonidos en
discos, CDs, cintas magnticas o en casetes.

De Campo.- Es la que se realiza en el mismo lugar en que se desarrollan
o producen los acontecimientos, en contacto con los gestores del
problema que se investiga.

Aqu se obtiene la informacin fuera del laboratorio, pero el investigador
no tiene el control absoluto de las variables.

Leiva (1988) indica:

Es la que se realiza en lugares no determinados especficamente
para ello, sino que corresponden al medio en donde se encuentran
los sujetos o el objeto de la investigacin, donde ocurren los hechos
o fenmenos investigados. (pg.10)

Dicho de otra forma, la investigacin de campo es realizada en el mismo
lugar donde ocurren los hechos sujetos a investigacin.

Por el enfoque:

Investigacin Cientfica.- Es un proceso disciplinado por medio del cual
llegamos a entender las condiciones generales en las que ocurren los
acontecimientos.

57


Es adems un proceso tcnico-cientfico que busca descubrir las leyes
generales que rigen las relaciones de los fenmenos de la naturaleza y la
sociedad.

Los tratadistas estn de acuerdo en tres pasos fundamentales: tema,
problema y metodologa.


Mtodos de Investigacin


Mtodo Cientfico.- Existen varias definiciones acerca del mtodo
cientfico, pero por su claridad y elocuencia hemos elegido la definicin
que Arturo Ortiz expone en su libro Introduccin a la Investigacin Socio-
Econmica.

El procedimiento ordenado y lgico seguido para descubrir los
conocimientos verdaderos de una ciencia, o sea los medios
cientficos de que se vale el investigador para llegar a los fines
demostrativos que se propuso inicialmente (Leiva 1988).

Nosotros definimos al mtodo cientfico como un conjunto de reglas que
sealan el procedimiento para llevar a cabo una investigacin y se
resume en las siguientes etapas:

Planteamiento del problema.- Es el inicio, cuando se hace el
planteamiento general del problema.

Formulacin de hiptesis.- Es cuando se presenta la propuesta que se
pretende comprobar.

Levantamiento de informacin.- Es la recopilacin de antecedentes
con los mtodos e instrumentos diseados para esta fase.


58

Anlisis e interpretacin de datos.- Se refiere a la tabulacin, anlisis e
interpretacin del levantamiento de informacin.

Comprobacin de la hiptesis.- En este paso se comprueba o
desaprueba la hiptesis planteada.

Difusin de resultados.- Es la presentacin de los resultados obtenidos
en el proceso de investigacin. Esto nos dar la informacin correcta si la
investigacin fue realizada con la metodologa adecuada para este tipo
de proyecto.

Mtodo de Anlisis y Sntesis

Si conforme estos trminos consideran opinar lo mismo entre de lo que
llamamos mtodos vamos dar unas conceptualizaciones para exponer o
tener una concepto de lo que es anlisis y sntesis. Cuando ejecutamos
un anlisis de algo lo que se hace es desintegrar o descomponer en
partes al todo lo desarrollado. Se toma los elementos del todo y se los
examina uno por uno para as establecer las consecuencias que cada uno
de ellos tienen sobre el todo. Asimismo se limita el trabajo de los
elementos del todo.

Con el anlisis aumentamos el equipo de informacin que disponen los
investigadores. Entre del mtodo analtico hay fases o partes que son la
observacin, descripcin, examen crtico y taxonoma o clasificacin por
etapas de desarrollo y aplicacin del mtodo analtico. Posteriormente se
puede realizar comparaciones con fenmenos similares.

Si en el anlisis se descomponen las partes de un todo en la sntesis es a
la inversa. Con la sntesis se puede armar un nuevo concepto despus de
revisar una series de elementos que por cuyas caractersticas se juntan
en un nuevo concepto o idea.


59

Cuando logramos colocar en una nueva categora a ese nuevo todo
podemos revelar que se ha producido una sntesis productiva.

En conclusin percibimos que terminantemente estos dos conceptos
anlisis y sntesis reflejan parecidos el uno con el otro.

La sntesis toma los objetos como un todo, el mtodo que emplea el
anlisis y la sntesis consiste en separar el objeto de estudio en dos
partes o ms y, una vez comprendida su esencia, construir un nuevo
objeto.

Tipos de Investigacin

Para la obtencin de este propsito fueron utilizados diversos tipos de
investigacin:

Investigacin Exploratoria.- Es una especie de sondeo con el cual se
alcanza a obtener una idea general muy orientadora de algo que interesa
al investigador.

Investigacin Experimental.- Describe lo que ser cuando ciertos
factores sean meticulosamente controlados.

El enfoque se dirige hacia las relaciones de causa-efecto; las variables se
manipulan cuidadosamente con el propsito de determinar su influencia.

Investigacin Demostrativa.- Es un procedimiento mediante el cual se
comprueba la validez de un conocimiento, de una hiptesis o de una tesis,
mediante la presentacin de elementos concatenados lgicamente, o
tambin mediante hechos concretos que ratifiquen determinadas
afirmaciones. La demostracin es inductiva o deductiva.

Es inductiva cuando busca lo particular para fundamentar lo general y es
deductiva cuando busca lo general para fundamentar lo particular.

60


Poblacin y Muestra
Poblacin.- Es un grupo de personas, u organismos de una especie
particular, con caracteres comunes que viven en un espacio y tiempo
determinado, y cuyo nmero, se determina normalmente por un censo
sobre el cual se pueden realizar observaciones.
Segn Mason, Robert. Lind, Douglas y Marchal, William. Estadstica para
Administracin y Economa (2003).

Poblacin es el conjunto de todos los posibles individuos, objetos o
medidas de inters. Generalmente tomamos una muestra de una
poblacin para deducir algo acerca de la misma. Muestra es una
porcin, o parte, de una poblacin de inters. (Pg. 7)
Segn Carlos Eduardo Mndez, en el Libro Diseo y desarrollo del
proceso de Investigacin, 2001 al respecto dice:
Muestra comprende el estudio de una parte de los elementos de una
poblacin. (Pag.97)
Poblacin finita.- El nmero de los elementos que integran la poblacin
se encuentra delimitada.
Poblacin infinita.- Es aquella en la que el nmero de sus elementos no
se encuentra delimitado o el nmero es inmensamente grande.
A continuacin detallamos el nmero de personas que laboran en el
Centro de Atencin Ambulatoria La Libertad
N Detalle Poblacin %
1 Directivos 2 9
2 Administrativos 20 91
Total 22 100,00
Cuadro # 1
Elaborado por: Tnlga. Rosario Elvira Chauca Arguello
Tnlga. Apolonia Lorenza Meja San Lucas


61


Muestra

Una muestra es un subconjunto representativo de elementos, casos o
individuos de una poblacin, las muestras se obtienen con la intencin de
inferir propiedades de la totalidad de la poblacin, para lo cual deben ser
representativas de la misma. El tipo de muestra que se seleccione
depender de la calidad y cun representativo se quiera sea el estudio de
la poblacin.

Aleatoria.- cuando se selecciona al azar y cada miembro tiene igual
oportunidad de ser incluido.

Estratificada.- cuando se subdivide en estratos o subgrupos segn las
variables o caractersticas que se pretenden investigar. Cada estrato debe
corresponder proporcionalmente a la poblacin.

Sistemtica.- cuando se establece un patrn o criterio al seleccionar la
muestra. Ejemplo: se entrevistar una familia por cada diez que se
detecten.

El muestreo es indispensable para el investigador ya que es imposible
entrevistar a todos los miembros de una poblacin debido a problemas de
tiempo, recursos y esfuerzo.

Al seleccionar una muestra lo que se hace es estudiar una parte o un
subconjunto de la poblacin, pero que la misma sea lo suficientemente
representativa de sta para que luego pueda generalizarse con seguridad
de ellas a la poblacin.

Para cumplir esta caracterstica la inclusin de sujetos en la muestra debe
seguir una tcnica de muestreo. El nmero de sujetos que componen la
muestra suele ser inferior que el de la poblacin, pero suficiente para que
la estimacin de los parmetros determinados tenga un nivel de confianza

62

adecuado. Para que el tamao de la muestra sea idneo es preciso
recurrir a su clculo.

Dentro del Centro de Atencin Ambulatoria de La Libertad se considera a
doce personas en las diferentes reas con un mayor conocimiento de lo
que es un Sistema de Control de inventarios y las que detallo en el cuadro
siguiente:
Operacionalizacin de las variables

Concepto Dimensiones Indicadores ndices
Sistema de Control
Manual de procedimiento Controles
Inventario
Implementacin de un
sistema de control de
inventario
Entrega de
Reportes
Un Sistema de Control es la
tcnica que ayuda a mantener las
existencias de los productos
almacenados en los niveles ms
ptimos para quien los distribuyen.
Por inventario se dice al registro
documental de todos los bienes
pertenecientes a una persona o
comunidad, otro concepto es que el
Inventario es el almacenamiento de
bienes de diferentes naturalezas de
naturaleza corporal. Para el Centro
de Atencin Ambulatoria sus
inventarios estn compuestos de
todas las medicinas o frmacos que
distribuyen a los afiliados.
V
a
r
i
a
b
l
e

I
n
d
e
p
e
n
d
i
e
n
t
e
V
a
r
i
a
b
l
e

D
e
p
e
n
d
i
e
n
t
e
Un da
Dos das
semanal
Muy bueno
Bueno
Malo

Cuadro # 2
Elaborado por: Tnlga. Rosario Elvira Chauca Arguello
Tnlga. Apolonia Lorenza Meja San Lucas

63


Tcnicas e Instrumentos Utilizados

La representacin ms conocida de operativizar una labor investigativa,
es mediante las tcnicas de investigacin que nos permiten lograr un
procedimiento o resultado planteado. Constan diferentes tcnicas de
investigacin:

Las tcnicas investigativas que se van a usar en este proyecto
investigativo son las primarias, segn Brito (1992). Plantea que:


"Las tcnicas son las que permiten obtener informacin de fuentes
primarias y secundarias. Entre las tcnicas ms utilizadas por los
investigadores se pueden nombrar: Encuestas, entrevistas,
observacin, anlisis de contenido y anlisis de documento".
(Pg.50).


Es demostrar, que las tcnicas son las que permiten al individuo lograr
que la investigacin requerida, sea de forma directa o indirecta para
llevar a cabo su labor investigativo, por lo cual utiliza encuestas,
entrevistas, observacin del hecho, para su posterior proceso, anlisis e
interpretacin.

Tcnicas e Instrumentos de Investigacin

TCNICAS INSTRUMENTOS
La observacin Gua
La entrevista Formulario
La encuesta Cuestionario
Cuadro # 3
Elaborado por: Tnlga. Rosario Elvira Chauca Arguello
Tnlga. Apolonia Lorenza Meja San Lucas





64

Observacin.- Segn Laureano Ladrn de Guevara, Op. Cit.:

La observacin es el proceso mediante el cual se perciben
deliberadamente ciertos rasgos existentes en la realidad por
medio de un esquema conceptual previo y con base en ciertos
propsitos definidos generalmente por una conjetura que se
quiere investigar (pg.98)

Segn Laureano, la observacin es un proceso de reexaminacin hacia
ciertos acontecimientos que suceden a nuestro alrededor y que dan paso
a la apertura de una exhaustiva investigacin.

Entrevista.- Es una tcnica para obtener datos que consiste en un
dilogo entre dos personas: el entrevistador (investigador) y el
entrevistado; se realiza con el fin de obtener informacin de parte de ste,
que es, por lo general, una persona entendida en la materia de la
investigacin.

Se entiende por entrevista a una conversacin que tiene como propsito
extraer informacin sobre un tema determinado. Sus elementos son
entrevistador, entrevistado y la relacin, as como tambin sus tipos de
entrevistas son dos:

Estructuradas, formales o con cuestionario.- Se plantean las
preguntas en base a un formulario previamente elaborado y en un
orden concreto.

No estructuradas, no formales o sin cuestionario.- Se le
especifica al entrevistado el objeto de la investigacin y los diversos
aspectos que se desean investigar; queda a criterio del investigador
el nmero o tipo de preguntas.

Encuesta.- La encuesta es una tcnica destinada a obtener datos de
varias personas cuyas opiniones impersonales interesan al investigador.

65

Para ello, a diferencia de la entrevista, se utiliza un listado de preguntas
escritas que se entregan a los sujetos, a fin de que las contesten
igualmente por escrito. Ese listado se denomina cuestionario.

Entonces, encuesta es una tcnica que a travs de un cuestionario
adecuado nos permite recopilar datos de toda la poblacin o de una parte
representativa de ella. Se caracteriza porque la persona investigada llena
el cuestionario. El tipo de encuesta utilizada en nuestra investigacin.
Cuestionario
Es el instrumento tcnico que se emplea en la encuesta y en la entrevista
respectivamente, para la encuesta se denomina cuestionario
(cuestionario de encuesta); y, para la entrevista se denomina formulario o
gua de entrevista (formulario de entrevista).
El cuestionario es el documento que contiene una serie de preguntas que
son ledas y formulada por el entrevistador al entrevistado, y , las repuesta
son anotadas por el investigador en la entrevista.
Lo ms importante en esta tcnica es conocer los tipos de cuestionarios.
Cuestionario enviado por correo.- Es confeccionado por tal modo que
se dirige y administra por s mismo (encuesta por correo).
Cuestionario que se entrega personalmente.- Puede ser llenado por la
persona en ausencia del investigador o en presencia, cuando la encuesta
es dirigida.

Procedimientos de Investigacin

El problema trazado para desarrollar este proyecto de investigacin es
Qu incidencia tendra la implementacin de un sistema de control de
inventarios en la farmacia del Centro de Atencin Ambulatoria La

66

Libertad?, domiciliada en La Pennsula de Santa Elena, bien es la
necesidad de implementar un sistema de control en esta rea, es un
problema que afecta tanto al personal de la unidad como a los afiliados
que acuden a las respectivas consultas medicas.

Espero que este trabajo investigativo sea de gran ayuda para nuestra
Unidad y as poner contar con las herramientas y no tener problema en el
futuro.

Los pasos a seguir son los siguientes:

1. Tema
2. Formulacin del Problema
3. Antecedentes y Justificacin
4. Objetivos Generales y Especficos
5. Metas
6. Marco Terico
7. Hiptesis
8. Marco Contextual
9. Metodologa
10. Cronograma
11. Recursos
12. Indicadores de Evaluacin
13. Bibliografa
14. Anexos

Recoleccin de la Informacin

La tcnica utilizada para la recoleccin de la informacin fue la encuesta.
Esta se realizo dentro del Centro de Atencin Ambulatoria IESS en La
Libertad a toda la poblacin indicada en el cuadro N 01. A cada uno se
les entreg el cuestionario que fue llenado correctamente y arrojando los
resultados que se reflejarn en los grficos en prrafos posteriores.


67

Procesamiento y Anlisis

El instrumento que se utilizo para realizar este proyecto es la
computadora y para compilar la respectiva informacin se implemento
cuestionarios en formato de 10 preguntas. La poblacin tomada como
muestra es de 20 personas quienes nos informo de las diferentes
falencias que existe.

Mediante los utilitarios de Office 2007 se confeccion cuadros que
mostraron las proporciones establecidos en dilemas elegidos por los
encuestados. Luego para realizar el comentario y compresin de lo
tabulado se trazaron grficos demostrativos tipo barras en donde se
manifiesta las preferencias efectos de la encuesta. Una vez presentado
los grficos se procede a realizar la explicacin de los resultados que son
situadas al pie de los grficos.

El razonamiento de verific pregunta por pregunta considerando los
campos destacados por cada uno de los encuestado. En la primera parte
de la encuesta se le pide al encuestado una informacin personal bsica
como son a que grupo de edad y sexo pertenece, su nivel de instruccin,
su cargo y aos de servicio.

De acuerdo a este anlisis se proceder a indicar o a considerar las
soluciones y las recomendaciones para cada uno de las variables
dependientes e independientes que son motivo de esta investigacin.








68

Anlisis e Interpretacin de los Resultados
Pregunta 1:
Usted como califica el desempeo de la persona responsable del
rea de Farmacias?
Desempeo de la persona responsable del rea de Farmacia


Cuadro # 4
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Meja San Lucas



Grfico # 1
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Meja San Lucas

Interpretacin:

Es Satisfactorio para el 86.36% de los encuestados. Mientras que el
9.10% se pronunciaron por el poco satisfactorio y para el 4.54% que el
desempeo no es nada satisfactorio



No De
Encuestados

%
Satisfactorio 19 86.36
Poco Satisfactorio 2 09.10
Nada Satisfactorio 1 04.54
Total 22 100%

69

Pregunta 2:
Cree usted que se debera realizar una Auditoria Interna en la
Farmacia?

Auditoria Interna en la Farmacia














Cuadro # 5
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Meja San Lucas




Grfico # 2
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Meja San Lucas

Interpretacin:

Contestaron afirmativamente 81.82% de los encuestados. Mientras que el
13.64% se pronunciaron por el NO y el 4.54% contestaron que no saban.


No De
Encuestados

%
Si 18 81.82
No 3 13.64
No s 1 04.54
Total 22 100%

70

Pregunta 3:
Es necesario implementar cambio en el rea de Farmacia del
Centro de Atencin Ambulatoria?
Implementar cambio en el rea de Farmacia
Cuadro # 6
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Meja San Lucas



Grfico # 3
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Meja San Lucas

Interpretacin:

Los que se pronuncian que se debe implementar cambios en la
Farmacia, contestaron afirmativamente el 90.90% y el 9.10% contestaron
que no saban.

N De
Encuestados

%
Si 20 90.90
No 0 0.00
No s 2 09.10
Total 22 100%

71

Pregunta 4:
Existe un Kardex actualizado de todos los Frmacos que se
encuentran?

Kardex actualizado de todos los Frmacos

N De
Encuestados

%
Si 4 18.18
No 16 72.73
No s 2 09.09
Total 22 100%
Cuadro # 7
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Meja San Lucas





Grfico # 4
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Meja San Lucas

Interpretacin:

Contestaron afirmativamente 18.18% de los encuestados. Mientras que el
72.73% se pronunciaron por el NO y el 09.09% contestaron que no
saban.

72

Pregunta 5:

Existen o no procedimientos polticas en las actividades que se
realizan en la Farmacia?
Procedimientos polticas en las Actividades que realizan en la
Farmacia
N De
Encuestados

%
Si 3 13.64
No 17 77.27
No s 2 09.09
Total 22 100%
Cuadro # 8
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Meja San Lucas




Grfico # 5
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Meja San Lucas

Interpretacin:

Contestaron afirmativamente el 13.64% de los encuestados. Mientras que
el 77.27% se pronunciaron por el NO y el 09.09% contestaron que no
saban.

73

Pregunta 6:
Usted considera que se debera reestructurar las polticas y
procedimientos de la Farmacia?

Reestructurar Polticas y Procedimientos en la Farmacia

N De
Encuestados

%
Si 10 45.45
No 7 31.82
No s 5 22.73
Total 22 100%
Cuadro # 9
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Meja San Lucas




Grafico # 6
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Meja San Lucas

Interpretacin:

Contestaron afirmativamente 45.45% de los encuestados. Mientras que el
31.82% se pronunciaron por el NO y el 22.73% contestaron que no
saban.

74

Pregunta 7
Hay controles que determinen con seguridad que los Laboratorios
entreguen los frmacos?

Seguridad que se han recibido en los Frmacos


N De
Encuestados

%
Si 13 59.09
No 4 18.18
No s 5 22.73
Total 22 100%
Cuadro # 10
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Meja San Lucas




Grafico # 7
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Meja San Lucas

Interpretacin:

Contestaron afirmativamente el 59.09% de los encuestados. Mientras que
el 18.18% se pronunciaron por el NO y el 22.73% contestaron que no
saban.

75

Pregunta 8:
Cree usted que existe un adecuado almacenamiento y distribucin
de frmacos?

Adecuado Almacenamiento y Distribucin de Frmacos

N De
Encuestados

%
Si 10 45.45
No 10 45.45
No s 2 09.10
Total 22 100%
Cuadro # 11
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Meja San Lucas




Grafico # 8
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Meja San Lucas

Interpretacin:

Contestaron afirmativamente el 45.45% de los encuestados. Mientras que
el 45.45% se pronunciaron por el NO y el 9.10% contestaron que no
saban.

76

Pregunta 9:
Sabe usted que es un Sistema de Control de Inventario?

Sistema de Control de Inventarios

N De
Encuestados

%
Si 19 86.36
No 2 09.10
No s 1 04.54
Total 22 100%
Cuadro # 12
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Meja San Lucas




Grafico # 9
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Meja San Lucas


Interpretacin:

Contestaron afirmativamente el 86.36% de los encuestados. Mientras que
el 09.10% se pronunciaron por el NO y el 4.54% contestaron que no
saban.

77

Pregunta 10:
Mejorar la calidad del servicio del Centro de Atencin Ambulatoria
con la implementacin de un Sistema de Inventario?

Calidad del Servicio

Cuadro # 13
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Meja San Lucas




Grafico # 10
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Meja San Lucas

Interpretacin:

Contestaron afirmativamente el 81.82% de los encuestados. Mientras que
el 09.09% se pronunciaron por el NO y el 09.09 contestaron que no
saban.

N De
Encuestados

%
Si 18 81.82
No 2 09.09
No s 2 09.09
Total 22 100%

78


Pregunta 11:
Disminuirn las diferencias en existencia de los frmacos con el
Sistema de Control de Inventario?

Diferencias en las Existencias del Inventario de Frmacos


N De
Encuestados

%
Si 17 77.27
No 3 13.64
No s 2 9.09
Total 22 100%
Cuadro # 14
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Meja San Lucas



Grafico # 11
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Meja San Lucas

Interpretacin:

Contestaron afirmativamente el 77.27% de los encuestados. Mientras que
el 13.64% se pronunciaron por el NO y el 09.09% contestaron que no
saban.

79

PREGUNTAS A DEFENDER

1. Qu es un Inventario?

Un inventario representa la existencia de bienes muebles e
inmuebles que tiene la empresa para comerciar con ellos,
comprndolos y vendindolos tal cual o procesndolos primeros
antes de venderlos, en un periodo econmico determinado.

Deben aparecer en el grupo de Activo Circulante.

2. Qu es un Inventario Fsico?

Inventario fsico es la verificacin o confirmacin de la existencia de
la mercadera, que son patrimoniales de la empresa. En realidad, el
inventario es una estadstica fsica o conteo de las mercedarias
existentes, para confrontarla con la existencia anotadas en el krdex.

Se dan el nombre de inventario fsico porque se trata de una
estadstica fsica o palpable de aquellos que hay en existencias en la
empresa y para diferenciarlos de la existencia registradas.

Este inventario fsico se efecta peridicamente, casi siempre en el
cierre del periodo fiscal, para efecto de balance contable, realizando
el inventario en todas las reas.

El inventario fsico es importante por las siguientes razones:

Permite verificar las diferencias entre los registros de
existencias y las existencias fsicas (cantidad real en
existencia).

Permite verificar las diferencias entre las existencias fsicas
contables, en valores monetarios.

80

Proporciona la aproximacin del valor total de las existencias
(contables), para efectos de balances, cuando el inventario se
realiza prximo al cierre del ejercicio fiscal.
La necesidad del inventario fsico se fundamenta en dos razones:

El inventario fsico cumple con las exigencias fiscales, pues
deben ser transcrito en el libro de inventario, conforme la
legislacin.

El inventario fsico satisface la necesidad contable, para
verificar, en realidad, la existencia de la mercadera.

3.- Para qu sirve un Inventario?

Es muy importante en una empresa y sirve para:

Planificacin de las adquisiciones de mercadera de acuerdo a
las necesidades, con la finalidad de no perder tiempo, y no
agotarse el producto.

Para contabilizar controlar los robos hormiga, con esta
informacin puede ver las ventajas de tener inventario. Para
lograr mayores beneficios siempre tenga en cuenta las
cantidades de mercaderas que guardar, por los costos que
implica.

El inventario debe ser contabilizado de forma diaria. Por
ejemplo, el inventario de una pastelera podra ser mensual
pero para una tienda de ropa podra ser trimestral, segn las
necesidades de la empresa.

4.- Cuntas clases de Inventario existe?


81

De acuerdo a las caractersticas de la empresa encontramos cinco
tipos de inventario.
Inventario de Mercancas
Inventario de Productos terminados
Inventario de productos en Procesos de Fabricacin
Inventario de Materias Primas
Inventario de Suministro de Fabrica

Inventario de Mercancas:
Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la
empresa bien sea comercial o mercantil, todas las mercaderas que
estn disponibles para la venta.

Las que tengan otras caractersticas y estn sujetas a condiciones
particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las
mercancas en camino (las que han sido compradas y no recibidas
an), las mercancas dadas en consignacin o las mercancas
pignoradas (aquellas que son propiedad de la empresa pero que han
sido dadas a terceros en garanta de valor que ya ha sido recibido
sido recibido en efectivo u otros bienes).

Inventario de Productos Terminados:
Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas
manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser
vendidos como productos elaborados.

Inventario de Productos en Proceso de Fabricacin:
Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas
manufactureras o industriales. Los cuales se encuentran en proceso
de manufactura. Su cuantificacin se hace por la cantidad de
materiales, mano de obra y gastos de fabricacin, aplicables a la
fecha de cierre.

Inventario de Materias Primas:

82

Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los
productos, pero que todava no han recibido procesamiento.

Inventario de Suministro de Fbrica:
Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que
no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija,
clavos, lubricantes, etc.

5.- Qu es un Control Interno?

El sistema de control interno comprende el plan de la organizacin y
todos los mtodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una
empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificara la
confiabilidad de los datos contables.

6.- Cuntas clases de Control Interno existen?

En la actualidad existen algunos tipos de control de inventarios como
lo que detallo a continuacin:

Tarjetas perforadas.
Niveles de Pedidos y de reposicin
Kardex para registrar la entradas y salidas
Control de Produccin
Control de Calidad
Control de Compras

7.- Limitaciones de un Sistema de Control Interno?

Ningn sistema de control interno puede garantizar sus
cumplimientos de sus objetivos ampliamente, de acuerdo a esto, el
control interno brinda una seguridad razonable en funcin de:

Costo beneficio

83

El control no puede superar el valor de lo que se quiere controlar. La
mayora de los controles hacia transacciones o tareas ordinarias.
Debe establecerse bajo las operaciones repetitivas y en cuanto a las
extraordinarias, existe la posibilidad que el sistema no sepa
responder

El factor de error humano
Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los controles. Polucin
de fraude por acuerdo entre dos o ms personas.

No hay sistema de control no vulnerable a estas circunstancias.

8.- Porque es importante el Control Interno en el rea de
Farmacia?

Contra mayor y compleja sea el rea de farmacia, mayor ser la
importancia de un adecuado sistema de control interno, entonces
una empresa unipersonal no necesita de un sistema de control
complejo. Pero cuando tenemos una empresa, y muchos
empleados, y muchas tareas delegadas.

Por lo tanto se pierden control y es necesario un mecanismo de
control interno. Este sistema deber ser sofisticado y complejo
segn se requiera el rea de la complejidad de la organizacin.

Con la organizacin de tipo multinacional, los directivos imparten
rdenes hacia sus filiales en distintos pases, pero el cumplimiento
de las mismas no puede ser controlado con su participacin
frecuente. Pero si as fuese su presencia no asegura que se eviten
los fraudes. Entonces cuanto ms se alejan los propietarios de las
operaciones mas es necesario se hace la existencia de un sistema
de control interno estructurado.


84

9.- Qu problemas evitara el Centro de Atencin Ambulatoria si
implementara un Sistema de Control de Inventario en la
Farmacia?

Perdida sistemtica de medicamentos, de los frmacos que existen
en la farmacia. Falta de comunicacin con los dems servicios
clnicos de la institucin. Designar las reas para el almacenamiento
de medicamentos que deben ser independientes, diferenciadas y
sealizadas.

10.- Qu cambios traera la implementacin de un Sistema de
Control de Inventario en la Farmacia de el Centro de Atencin
Ambulatoria IESS en La Libertad?

Contar con criterios, tcnicas y mtodos que permitan
continuamente controlar, evaluar y gestionar el proceso de seleccin
de medicamentos, que han sido incluidos en el plan de compras de
la institucin o del establecimiento, para tenerlos disponibles en la
satisfaccin de las necesidades de salud de sus usuarios
beneficiarios.

Asegurar que los medicamentos tengan las caractersticas y
calidades solicitadas y su entrega sea oportuna.

Convenir mecanismos que permitan lograr la devolucin o el cambio
al proveedor, a precio de adquisicin de los medicamentos, que
tengan fecha prxima de vencimiento.

Ajustar las cantidades definidas por los servicios y programar las
cantidades a adquirir, teniendo en cuenta los indicadores de punto
de reposicin, consumos promedios, niveles mnimos y tiempo de
reposicin.
Definir programas de entregas o momentos proyectados de compra
de acuerdo a la modalidad de adquisicin, a las necesidades y al

85

flujo de caja de la institucin. La programacin de necesidades ser
evaluada permanentemente y aprobada por el Comit de Compras.

Proporcionan una visin completa de funciones contables y
financieras e incluyen un amplio sistema de informacin y de
generacin de informes para facilitar a los ejecutivos una mayor
rapidez para la toma de decisiones.

11.- Qu beneficios conseguiran los afiliados si se realizara la
implementacin de un Sistema de Control de Inventario?

La implementacin del sistema de Control de calidad garantiza el
hecho o por lo menos en un alto porcentaje de que las
caractersticas de los frmacos cumplan con los requisitos del
cliente, o lo que es lo mismo satisfaga sus necesidades y
expectativas, luego de aqu se concluye la importancia de la
implementacin del sistema.

Para el caso de un servicio las caractersticas pueden ser amabilidad
en la atencin, rapidez, informacin clara, etc.; estas caractersticas
inherentes son las que la empresa puede manipular, controlar y
modificar, son aquellos elementos reales y concretos con los que los
trabajadores lidian a diario y tambin aquellas con las que el cliente
tiene contacto, es decir, puede palpar observar etc.

12. Qu tan eficiente puede ser un Sistema de Control de
Inventario en la Farmacia?

La importancia de implementar un sistema de gestin de la calidad,
radica en el hecho de que sirve de plataforma para desarrollar al
interior de la organizacin, una serie de actividades, procesos y
procedimientos, encaminados a lograr que las caractersticas del
servicio cumplan con los requisitos del cliente, en pocas palabras
sean de calidad.

86



Conclusiones y Recomendaciones

Conclusiones

Una vez que hemos analizado los problemas del Centro de Atencin
Ambulatorio IESS de la ciudad de La Libertad, se ha llegado a las
siguientes conclusiones, las mismas que se detallan a continuacin:

Falta de personal especializado para desarrollar las diversas
actividades que se efectan en el centro de Atencin Ambulatoria
IESS en la Libertad, est originando que el servicio que se preste,
principalmente en el rea de Farmacia sea irregular.

El area de Farmacia no posee la infraestructura adecuada que
facilite el ambiente de control, originando ausencia de los controles
internos o procedimientos en el ingreso, egreso, registros de las
transacciones de inventario.

No se estn llevando los registros de salidas y entradas de
inventario en forma adecuada, originando que los registros
Contables se mantengan atrasados.

No existen polticas que aporten a un adecuado control, registro,
manejo y ajuste de los inventarios, por cuanto se encuentran
desactualizados.

Se han presentado perdidas sistemticamente de frmaco, originado
principalmente por la falta de polticas contables y un sistema de
administracin de inventario, que ayude a mejorar la calidad de
servicio del Centro de Atencin Ambulatorio IESS.



87


Recomendaciones

Capacitar al personal del rea de Farmacia y al administrativo en el
manejo del nuevo Sistema de Control de Inventario, con el cual se
espera mejorar la imagen de la institucin y en especial del rea de
Farmacia.

Tener una bodega amplia con perchas bien organizadas destinadas
al almacenamiento de los productos en forma clasificada y segura.

Implementar un Sistema de Control de Inventario para el control de
ingresos y salidas de los Frmacos

Implementar polticas y procedimientos administrativos adecuados
para la organizacin y control del Inventario.

Implementar un sistema de inventario cclicos que permita a la
administracin realizar un seguimiento oportuno a las diferencias de
inventarios.


88


CAPTULO IV
LA PROPUESTA


Ttulo de la propuesta

Implementacin de un Sistema de Control de Inventarios, en la
Farmacia del Centro de Atencin Ambulatoria IESS en La Libertad

Justificacin

La Farmacia del Centro de Atencin Ambulatorio del IESS en La Libertad
presenta un sinnmero de inconvenientes en la administracin del
Inventario de frmacos; es por esa razn que en la encuesta realizada a
los colaboradores nos encontramos con varias de las razones que han
originado que no se est dando un adecuado servicio a los clientes
internos y externos, as tenemos:

La falta de personal especializado para desarrollar las diversas
actividades que se efectan en el centro de Atencin Ambulatoria IESS en
la Libertad, ha originado que no se est brindando un adecuado servicio a
los clientes, lo cual se ve evidenciado en la baja de nmero de pacientes
que se han registrado en los ltimos meses.

La ausencia del control interno, principalmente en lo relacionado a
segregacin de funciones, manejo de documentacin y aprobaciones a
dado lugar a que se originen perdidas sistemticas de frmacos, de los
cuales no se ha podido establecer a los responsables y la metodologa
que han utilizado para llevar a cabo estos actos deshonestos.

No se mantiene un adecuado control sobre la estructura del inventario en
lo referente al registro de requerimientos, rdenes de compra, ingreso y
egresos de productos, control de mnimos y mximos, generacin de
reportes de stock, etc. lo cual no ha permitido a los custodios que
administren adecuadamente los inventarios.


89

Las transacciones de inventarios actualmente se las maneja de forma
manual, lo cual origina errores en la informacin que se registra en los
Kardex, as mismo vale indicar que estos inconvenientes no son tratados
oportunamente por parte del custodio y quien ejercer el cargo de Jefatura.

No se cuenta con una poltica y procedimiento para la administracin del
inventario por parte de los custodios, lo cual origina que el personal no
conozca cuales son las actividades que deben desarrollar para el
adecuado funcionamiento del proceso de inventarios.

A estas situaciones se pretenden dar solucin mediante la
Implementacin de un sistema de control de inventarios que permita
recolectar la informacin de la Farmacia del Centro de Atencin
Ambulatoria IESS en La Libertad; y a su vez generar informacin que
tenga como base los soportes contables, formularios, reportes, libros etc.
y que presentados a la Administracin sirvan como herramienta para una
adecuada toma de decisiones.

Fundamentacin

Es fundamental para el desarrollo de la institucin pblica,
implementar un sistema de control de inventarios, a fin de que le permita
registrar sus transacciones, procesar informacin, emitir informes y
calcular de manera exacta el costo real de los productos, debido al
volumen de las transacciones, lo cual originara un cambio en la cultura
organizativa, por lo que se requerir del apoyo de la administracin para
la implementacin del proyecto.

Fundamentacin Terica

Sistema de Control



90
El sistema de control interno comprende el plan de la organizacin y todos
los mtodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa
con el fin de salvaguardar sus activos y verificar la confiabilidad de los
datos contables.
La palabra control ha sido manejada con varios y diferentes sentidos
Control como funcin coercitiva y restrictiva, para inhibir o impedir
conductas indeseables, como llegar con atraso al trabajo o a clases,
hacer escndalos etctera.

Suministra informacin acerca del ambiente de la realizacin de los
procedimientos, sirviendo como apoyo al reiniciarse el proceso de la
planeacin. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores, su aplicacin
incide directamente en la racionalizacin de la administracin y
consecuentemente, en el logro de objetivos de todos los recursos de la
Institucin.

Inventarios

Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o
servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden,
adems de las materias primas, productos en proceso y productos
terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y
accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados
para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases y los
inventarios en trnsito.

El control de los inventarios es uno de los aspectos de la administracin,
que en las empresas pequeas es muy pocas veces consideradas, no
cuentan con registros sistemticos, uno o ms responsables directos, con
las polticas y sistemas computarizados que ayuden en esta tarea. Siendo
de vital importancia tener controles especficos que agiliten el curso


91
rutinario de toda empresa de servicio pblico que son las entregas de
medicamentos al consumidor final, y evitando cualquier mala intencin
que cause un fuerte impacto sobre las utilidades.

Fundamentacin Prctica

Para implementar un sistema de control de inventarios, que permita
registrar transacciones, procesar informacin, emitir informes y calcular de
manera exacta el costo real de los productos, hemos seguido los
siguientes pasos bsicos:

a. Organizar la bodega: El ordenamiento y manejo de los
medicamentos en la unidad de salud es un aspecto importante para
el buen funcionamiento de la atencin, pues permite:
Tener siempre medicamentos a disposicin, sobre todo, los
ms importantes.
Reconocer en todo momento el nombre, concentracin, buen
estado, va de administracin y fecha de vencimiento de los
medicamentos.
Conservarlos en buen estado.
Despachar de manera correcta.
Evitar los pedidos excesivos, cuestan dinero y tiempo.
Ganar tiempo que podemos dedicar a otras actividades de
atencin.
b. Inventario Fsico: Los inventarios son importantes para toda
institucin, por lo que en su desarrollo debern participar personal
altamente calificado, el mismo que previamente deber recibir
induccin de los pasos a seguir, esta actividad ayudara a que la
institucin cuente con informacin confiable.
c. Evaluacin de diferencias: Concluido el inventario, las diferencias
sern analizadas por el Departamento de Contabilidad, quienes
determinaran el origen de las mismas, determinaran responsables y
darn el tratamiento que corresponda a cada una de ellas.


92
d. Registro en Kardex y Sistema: Concluido el inventario y
determinacin de diferencias se proceder a registrar en el sistema
de inventarios y kardex simultneamente los medicamentos; a fin de
proceder a emitir los respectivos reportes de stock en cantidades y
valorados.
e. Asignacin de Responsable: Para una adecuada administracin del
inventario siempre es importante asignar a un Bodeguero quien
tendr como objetivo mantener los niveles ptimos de inventarios,
as como brindar informacin oportuna a la administracin para la
respectiva toma de decisiones.
f. Procedimientos y Polticas: Se establecern los pasos a seguir tanto
para las compras, recepcin y despacho de medicamentos a fin de
que los colaboradores cuente con una herramienta de consulta. As
mismo se elaborara los respectivos manuales para la realizacin de
los inventarios cclicos y anuales que permitan efectuar un
seguimiento a la adecuada administracin de los inventarios por
parte de los responsables.

Objetivo General

Implementar un sistema de control de inventarios en el rea de
Farmacias, para mejorar los procesos de pedido, recepcin y entrega de
medicamentos a los usuarios.

Objetivos Especficos

Implementar un software de administracin de inventarios.

Actualizar las polticas y procedimientos para el adecuado manejo
de los inventarios.

Actualizar los manuales de funciones del personal de farmacia.

Implementar un procedimiento de conteo cclico


93

Capacitar al personal sobre los cambios en las polticas y sistemas.

Importancia

Una vez ejecutado el estudio de la problemtica y examinando los
resultados obtenidos en la encuesta al personal involucrado, se estableci
que el propsito del proyecto es implementar cambios en los sistemas de
inventarios, mejorar los procesos de compra, recepcin y entrega de
medicamentos, los cuales ayudaran a actualizar las polticas y
procedimientos.

La implementacin de controles ser de mucha importancia por cuanto
nos ayudara a obtener un mayor manejo sobre los inventarios, definicin
de funciones y responsabilidades sobre el personal, mejores servicios a
nuestros clientes y a su vez disminucin de medicamentos caducados,
falta de stock, sobre stock de medicamentos que no tienen salida.

El beneficio que obtendr la administracin del centro de salud, es que
contara con informacin oportuna, para la adecuada toma de decisiones,
con personal altamente capacitado e involucrado en los nuevos cambios a
los procesos, lo cual mejorara la imagen de la institucin, debido a que su
atencin ser gil y oportuna.

Ubicacin

La Farmacia del Centro de Atencin Ambulatoria IESS La Libertad, se
encuentra ubicada en el Barrio San Francisco calle 10 entre Av. 13 y 14
de la Ciudad de La Libertad perteneciente a la Provincia de Santa Elena,
los telfonos disponibles de la Unidad para recibir informacin que se
requiera es el 042- 785-226 y el Fax: 042-785-008 el correo electrnico
es el caa_lalibertad@hotmail.com. El Director del Centro es el Dr. Jaime
Cifuentes Jcome.



94
El centro de atencin fue creado por los aos 50, y el 1961 se cambio a
sus propias instalaciones y en la actualidad presta los servicios de
consulta externa (medicina general, odontologa, cardiologa, ginecologa,
neurologa, traumatologa, oftalmologa, psiquiatra), servicios
complementarios (Laboratorio, Rayos X, Farmacia y Enfermera) y
servicios administrativos (Admisin y Estadsticas, Secretaria y la Unidad
Financiera).


Grfico # 12
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Meja San Lucas

Factibilidad

La implementacin del proyecto es factible por cuanto cuenta con la
aprobacin tanto de la Administracin, as como del Departamento de
Auditoria y de los usuarios. El trabajo es necesario debido a que la
Administracin del Centro de Salud se encuentran preocupados por los
llamados de atencin del Departamento de Auditoria, debido a la ausencia


95
de controles interno en el manejo del rea de Farmacia, lo cual se ve
reflejado en el mal servicio al cliente interno y externo.

A continuacin presentamos un cuadro del estudio de viabilidad
econmica en la cual presenta un anlisis completo de lo que un proyecto
requiere y que por lo menos se lo hace a travs de la realizacin de
cuatro estudios complementarios que son: Mercado, Tcnico,
Organizacional Administrativo y financiero.

Estudio de
Mercado
Estudio
Tcnico
Estudio de
Organizacin
Estudio Financiero
Evaluacin
Estudio de viabilidad econmica
Formulacin y Preparacin
Obtencin de Informacin
Contruccin Flujo de
Caja
Rentabilidad Anlisis
cualitativo - Sensibilizacin
Cuadro # 15
Estudio de viabilidad econmica
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Meja San Lucas

Estudio de mercado

Uno de los factores ms crticos en el estudio de proyectos es la
determinacin de su mercado, tanto por el hecho de que aqu se define la
cuanta de su demanda e ingresos de operacin, como por los costos e
inversiones implcitas.



96
El estudio de mercado es ms que el anlisis y determinacin de la oferta
y demanda o de los precios del proyecto.
Debido a que nuestro proyecto se lo considera de uso interno, no hemos
realizado un estudio de mercado.

Estudio tcnico

El estudio tcnico provee informacin para cuantificar el monto de las
inversiones y de los costos de operacin pertinentes a sta rea. Se
estima que en estudio de proyecto se deben aplicar los procedimientos y
tecnologas ms modernas, solucin que puede ser ptima tcnicamente,
pero no serlo financieramente.

Uno de los objetivos de la implementacin de un sistema de control, es
precisamente por los cambios tcnicos. El cambio tcnico se lo efectuara
sobre el proceso de inventario, desde que se ingresa un pedido hasta que
se entrega el bien a los consumidores, as como ayudara a la realizacin
de los inventarios cclicos.

Estudio de la organizacin

Uno de los aspectos que se deben considerar en el estudio de proyecto
es lo que se refiere a los factores propios de la actividad ejecutiva de su
administracin: Organizacin, Procedimientos administrativos y Aspectos
legales.

Hemos realizado varios estudios en lo que respecta a la organizacin del
centro de atencin, estudios para el mejoramiento de los procesos
operativos, as tenemos:
Actualizar las polticas y procedimientos del manejo de inventarios.


97
Actualizar los manuales de funciones del personal de farmacia.
Capacitar al personal sobre los cambios en las polticas y sistemas.

Estudio Financiero

Los objetivos de sta etapa son ordenar y sistematizar la informacin de
carcter monetario que proporcionaron las etapas anteriores, elaborar los
cuadros analticos y antecedentes adicionales para la evaluacin del
proyecto, evaluar los antecedentes para determinar su rentabilidad.

La inversin que genera este proyecto no es considerada elevada por
cuanto todos los mejoramientos, tanto en lo tcnico como en lo operativo,
cuentan con un presupuesto que previamente a sido aprobada por la
Administracin.

Finalmente mencionaremos que el proyecto es factible y aplicable en el
Centro de Atencin Ambulatorio IESS en La Liberta, al ser especfico,
concreto, determinado y delimitado. Adems puede ser aplicado en
otras instituciones tanto Pblicas y Privadas.

Descripcin de la Propuesta

Esta propuesta es de implementar un software de administracin de
inventarios, as como de polticas y procedimientos que ayuden a mejorar
control de inventarios; estableciendo funciones al personal que est
dentro del rea de Farmacia, a fin de alcanzar los objetivos deseados.

a. Se organizaran grupos de trabajo, conformado por el personal de
Sistema, Auditoria, Contabilidad y de la Farmacia que ayudaran a la
implementacin del nuevo software de administracin de inventarios.



98
b. Para la elaboracin de polticas, procedimientos y funciones del
personal de Farmacia se contara con la participacin de todas las
reas relacionadas, y una vez aprobadas por parte de la
administracin se proceder a difundirlas.

c. Las polticas y los controles de gestin los desarrollara el propio
personal de la institucin por lo que no se requerir de un asesor
externo; siendo el dueo de este proceso el Administrador del Centro
de Atencin Ambulatorio, bajo la atenta vigilancia del Departamento
de Auditora Interna.

d. Los recursos tales como activos, esto es sala de reunin, sillas y
materiales sern proporcionados por la misma empresa; por lo que
no se tendr que realizar gastos adicionales.

e. El presupuesto incluir los costos de compra del software, uso de
instalaciones, luz, agua y refrigerio que se brindara al personal
participante en las tareas de elaboracin de las polticas, por lo tanto
el gasto est considerado dentro de las asignaciones para este
periodo fiscal.

f. El cronograma para el desarrollo de estas actividades est elaborado
de tal forma que no interrumpa las actividades normales del personal
y se estima terminar en un plazo no mayor a tres meses; que iniciara
en el mes de noviembre del 2009 y culminara en enero del 2010.

g. Una vez actualizadas las polticas, procedimientos y funciones se ha
dispuesto realizar charlas de capacitacin tanto para todo el personal
que no intervino en el proceso as como al personal de las reas con
las cuales se trabaja directamente o indirectamente; al final de la
capacitacin el personal ser calificado; a fin de determinar si asimilo
o no el entrenamiento; caso contrario se proceder a coordinar una
recapacitacin.



99
Plan de Ejecucin

N OBJETIVOS ESPECIFICOS RECURSOS PRESUPUESTO
1,1 Reunin con el personal de
Sistemas, Auditoria, Contabilidad y
Farmacia.
Partidas
Presupuestarias
$ 2.500,00
1,2 Determinar las actividades claves
para implementacin y pruebas con
los usuarios.
Sala de Reuniones,
Refrigerios, Infocus
55,00
1,3 Elaboracin del manual de usuario, y
aprobacin de por parte de la
Adminstracin.
Textos, papeleria, y
equipos de oficina
25,00
2,1 Reunin con personal del area de
Contabilidad y Farmaca.
Partidas
Presupuestarias
120,00
2,2 Determinar las actividades del
proceso y controles
Sala de Reuniones,
Refrigerios, Infocus 56,00
2,3 Definicin y aprobacin de los
procedimientos y polticas
Impresin y
distribucin
34,00
3,1 Reunin con personal del area de
Farmaca
Partidas
Presupuestarias 80,00
3,2 Determinar las funciones y
responsabilidades claves.
Sala de Reuniones,
Refrigerios, Infocus 35,00
3,3 Definicin y aprobacin de politica Textos, papeleria, y
equipos de oficina 23,00
4,1 Reunin con personal de Auditoria,
Contabilidad y Farmacia.
Sala de Reuniones,
Refrigerios, Infocus
98,00
4,2 Determinar las actividades del
proceso, controles y riesgos.
Textos, papeleria, y
equipos de oficina
34,00
4,3 Definicin y aprobacin de politica Impresin y
distribucin 20,00
5,1 Preparar material y Evaluacion para
capacitacin
Sala de Reuniones,
Refrigerios, Infocus 175,00
5,2 Solicitar area y dictar capacitacin Papeleria, y equipos
de oficina 95,00
5,3 Emitir informe de la capacitacin 0,00
Total $ 3.350,00
Son: Tres mil trescientos cincuenta 00/100 dlares americanos
Actualizar los manuales de
funciones del personal del area
de farmacia.
4 Implementar un procedimiento
de conteo cclico.
5 Capacitar al personal sobre los
cambios en las politicas y
sistemas.
ACTIVIDADES
1 Implementar un software de
administracin de inventarios
2 Actualizar las polticas y
procedimientos para la adecuada
administracin del inventarios.
3

Cuadro # 16
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Meja San Lucas



100
Actividades

Una vez concluida la fase de planificacin y acuerdos con los grupos de
trabajo, para la implementacin de los cambios en el sistema de control
de inventario, se debe coordinar la elaboracin de las siguientes
actividades:

a. Se confirmara con el manual de usuario (ver Anexo 5 que todos las
transacciones cumplan con su funcin, principalmente en las tablas de
mantenimiento, procesos y de generacin de reportes de control.

b. Las polticas y procedimientos de inventarios (Ver Anexo 6, contendr
principalmente las siguientes actividades claves.

Solo por los tems de mayor rotacin se efectuara los respectivos
pedidos, a fin de evitar el stock excesivo.
El almacenamiento de los medicamentos se lo efectuara por
bloque, percha, nivel y lado, tal como se lo ha considerado en el
nuevo software a fin de que la bsqueda de los tems sea gil y
oportuna.
Se mantendr control sobre la caducidad de los frmacos, por lo
que apoyndonos en el sistema, semanalmente generaremos
reporte para segregar del stock disponible para la atencin de
nuestros clientes internos y externos las unidades.
Se solicitara la participacin del personal de Auditoria para la
destruccin y baja de los registros de los medicamentos
caducados.
Se mantendr los respectivos ndices de gestin que permitan
evaluar el desempeo del personal del rea de Farmacia.
Se mantendrn los archivos de ingreso y egreso de mercadera
organizados en forma secuencial y cronolgica.
c. Dentro de las principales funciones del personal de Bodega (Anexo 7
se han considerado las siguientes, tomando en consideracin la
estructura organizativa:


101
Cumplir con el Reglamento Interno, Cdigo de tica y Cdigo de
Conducta.
La recepcin de los tems deber realizrselo de acuerdo al pedido
aprobado por el Departamento Financiero.
Deber mximo al da siguiente, entregar al Departamento de
Financiero toda la documentacin concerniente a los ingresos y
egresos de mercadera a fin de que se apruebe su registro y
soporte las transacciones de inventarios.
Todo el personal deber tener conocimiento bsico de contabilidad
y medicina, a fin de que la labor de cada colaborador, agregue
valor a los procesos.

d. La poltica de inventario cclico (Anexo 8 deber incluir las siguientes
actividades bsicas:
La bodega deber estar organizada, de acuerdo a los lineamientos
descritos en los procedimientos.
Se efectuara a fin de cada mes por parte del personal de Farmacia,
y la informacin deber ser remitida al Departamento de Auditoria
mximo al quinto da del mes siguiente.
En caso de diferencias se debe remitir hoja de anlisis y
documento para proceder a regularizar este caso.
El personal del Departamento de Auditoria, como mnimo deber
practicas tres inventarios fsicos, al ao.
Se deben inventariar los tems de mayor rotacin y costo a fin de
mantener adecuadamente controlado el inventario.
Se debern determinar las responsabilidades en caso de prdida o
faltante de mercadera.

e. En lo que se refiere a la capacitacin del personal, se deben seguir las
siguientes sugerencias.
El personal no deber falta, caso contrario ser sancionado el
empleado de acuerdo al Reglamento Interno de Trabajo.


102
Debern obtener como mnimo 85% de calificacin en la
evaluacin escrita para poder aprobar la charla, caso contrario se
debe coordinar recapacitacin.
Se emitir un informe sobre lo actuado.

Cronograma

TIEMPO
ACTIVIDADES 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1
Reunin con el personal de
Sistemas, Auditoria, Contabilidad y
Farmacia.
2
Determinar las actividades claves
para implementacin y pruebas con
los usuarios.
3
Elaboracin del manual de usuario, y
aprobacin de por parte de la
Adminstracin.
4
Reunin con personal del area de
Contabilidad y Farmaca.
5
Determinar las actividades del
proceso y controles
6
Definicin y aprobacin de los
procedimientos y polticas
7
Reunin con personal del area de
Farmaca
8
Determinar las funciones y
responsabilidades claves.
9
Definicin y aprobacin de poltica.
10
Reunin con personal de Auditoria,
Contabilidad y Farmacia.
11
Determinar las actividades del
proceso, controles y riesgos.
12 Definicin y aprobacin de politica
13
Preparar material y Evaluacion para
capacitacin
14
Solicitar area y dictar capacitacin
15 Emitir informe de la capacitacin
DICIEMBRE DEL 2009 ENERO DEL 2010
N
NOVIEMBRE DEL 2009

Cuadro # 17
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Meja San Lucas


103

Impacto

El impacto que tendr el presente proyecto, est encaminado a mejorar el
servicio de Farmacia que se brinda a nuestros clientes internos y
externos, adems se espera obtener los siguientes beneficios:

a. Disminuir el nmero de prdidas sistemtica de frmacos, por
cuanto se contara con informacin en lnea, y el personal de
Farmacia, Auditoria y Financiero autoevaluaran la disminucin, con
la realizacin de los inventarios cclicos.

b. Se dispondr de informacin de productos, proveedores, stock,
estado de los tems, a fin de que las decisiones que se tomen sean
oportunas y adecuadas por parte de la administracin.

c. Al contar con polticas y procedimientos actualizados el personal de
Farmacia mejorara el ambiente de control y la cultura organizativa
del Centro de Atencin Ambulatoria.

d. El Departamento de Financiero ser otro de los beneficiados, por
cuanto contara con documentacin a tiempo y saldos de inventarios
ms reales, lo cual permitir realizar seguimientos oportunos a las
variaciones de uso del inventario.

Evaluacin

La evaluacin de los resultados obtenidos por la implementacin de la
propuesta se los puede obtener a travs del desarrollo de pruebas de
cumplimiento a los cambios propuestos, los mismos que deben
proporcionar a la Administracin un grado razonable de confianza en que
las polticas y procedimientos cumplen adecuadamente con su funcin.



104
A continuacin hemos preparado un cuadro donde se muestran las
causas de los problemas determinados en el capitulo uno, as como las
propuestas; lo cual nos ayudara para efectuar un seguimiento a las
mejoras implementadas.

CAUSAS PROBLEMA % PROPESTA %
Transacciones manuales
no completadas 5%
Automatizacion de
transacciones 1%
Dcoumentos manuales 5%
Implementar el uso de
documentos prenumerados 1%
Registros atrasados y no
contabilizados 25%
Contabilizar el linea las
transacciones 5%
Documentos no
autorizados 5%
Creacin de tabla de
Autorizaciones 1%
Falante de farmacos 15%
Implementacion del
inventario ciclico 3%
Falta de control en
ingresos y egreso de
mercadera 5%
Actualizacin de
procedimientos y realizar
descripcin de funciones y
responsabilidades 1%
Falta de Control Interno
Falta de segregacin de
funciones 5%
Manual de funciones y
responsabilidades 1%
Farmacos caducados 5% Capacitacin al personal 1%
Mal servicio al cliente 15% Capacitacin al personal 3%
Bodega desordenada 5% Capacitacin al personal 1%
Falta de Stock 7%
Implementar Sotware de
administracin de inventario 1%
Sobre stock de
medicamentos 3%
Implementar Sotware de
administracin de inventario 1%
100% 20%
Total Analizado
Analisis de Causas y Propuestas
Falta de un sistema de
Administracin de
inventarios
Falta de Administracin
de Inventarios
Falta de control del
Inventario
Polticas
desactualizadas

Cuadro # 18
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Meja San Lucas


105

Grafica de Causa de los problemas y Propuestas


0% 5% 10% 15% 20% 25%
Transacciones manuales no
Dcoumentos manuales
Registros atrasados y no
Documentos no autorizados
Falante de farmacos
Falta de control en ingresos y
Falta de segregacin de funciones
Farmacos caducados
Mal servicio al cliente
Bodega desordenada
Falta de Stock
Sobre stock de medicamentos
Problemas Detectados
Propuestas

Grfico # 13
Elaborado por: Rosario Elvira Chauca Arguello
Apolonia Lorenza Meja San Lucas











106

BIBLIOGRAFIA DE INVESTIGACIN

Orrala, Washington Modesto. Proyecto aplicacin de una
reingeniera de procesos, en los departamentos administrativo,
financiero, comercializacin y produccin en la compaa
cleanwater ltda., Guayaquil-Ecuador 2007.

Aida Jara Reinoso. Metodologa de Estudio Universidad Tcnica de
Loja. 2001

Joaquin Rodriguez Valencia. Estudio de Sistemas y Procedimientos
Administrativos Mxico 1998


Illescas, Simn Alberto. Mtodos y Tcnicas de Investigacin,
Guayaquil-Ecuador. 2007

Leiva, Francisco. Nociones de Metodologa de Investigacin
Cientfica, Quito-Ecuador. 1988

Samuel Alberto Mantilla y Sandra Yolima Cante. Auditoria del Control
Interno Colombia 2004

Rodrguez Valencia, Joaquin, Control Interno, 1era. Edicin, Trillas
C.A., Lima, Per, 2002.


Bacn, Charles, Manual de Auditoria Interna, 5ta. Edicin, Hispano
Americana, Mxico, 2005.

Coopers, Nuevo conceptos de control interno, 2da. Edicin, Diaz de
Santos, Estados Unidos, 2006.



107
Mantilla, Samuel Alberto, Auditoria 2005, 1era. Edicin, ECOE,
Bogota, Colombia.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Mae, Mas. Alice Naranjo Sanchez, en su presentacin Metodologas
de Anlisis de Riesgo 2005 Espaa.

Walter B. Meigs en su libro Principios de Auditoria 1997, Editorial
Diana, Mxico.

Charles T. Horngren y Walter T. Harrison en su Contabilidad, 1999,
Editorial Prentice Hall Hispanoamericana S.A., Mxico.

NEA 10, Evaluacin del Riesgo y Control Interno

P.C.G.A Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

www.felaban.com/pdf/auditoria_y_control_interno.pdf


Folleto de Mtodos y Tcnicas de investigacin, UNEMI, Ecuador,
2009, Pagina 5 al 65.

www.monografias.com/Control Interno - Matriz de Riesgo, 2008 p,7








ANEXO 5

















GUIA DE USO

INVENTARIO

TABLA DE CONTENIDO

OBJETIVO DE ESTE MANUAL. 3
FUNCIONALIDAD DE LOS BOTONES DEL MEN. 3
ACCESANDO AL MODULO DE INVENTARIO. 5
MODULO DE INVENTARIO. 7
MANTENIMIENTO DE BODEGAS 7
MANTENIMIENTO DE MEDIDAS 8
MANTENIMIENTO DE CLASES 8
MANTENIMIENTO DE GRUPOS DE CUENTAS 9
MANTENIMIENTO DE ARTICULOS 10
RELACION ARTICULOS CDIGOS DE BARRA 11
MANTENIMIENTO DE PRESENTACIONES 12
ORDENES DE COMPRA 13
INGRESO A BODEGA CON ORDEN DE COMPRA 15
INGRESO A BODEGA 17
INGRESO A BODEGA (HIDE) 19
EGRESOS DE BODEGA 21
CIERRE DE MES 23
REPORTE DE ARTICULOS 24
REPORTE DE TRANSACCIONES 25
REPORTE DE KARDEX 26
REPORTE DE RESUMEN DE CIERRE 27
REPORTE DE ARTICULOS PARA TOMA DE INVENTARIO 28
REPORTE DE PRESENTACIONES DE ARTICULOS 29
CMO BUSCAR DATOS? 30
CMO UTILIZAR LA PANTALLA DEL REPORTE? 32
OBJETIVO DE ESTE MANUAL.

El uso de este manual sirve de gua a cada usuario interesado en el uso del sistema, ya que
muestra de manera comprensible y clara la descripcin de cada una de las opciones, las
mismas que tienen como punto principal el de realizar un objetivo en particular:

Facilidad de encontrar un determinado tema, que se desee conocer.
El manejo fcil y rpido de las opciones del sistema.
Mostrar los pasos a seguir por el usuario para realizar un proceso complejo.

En fin el objetivo del manual es de ser una gua til para los usuarios que deseen manejar el
sistema.

FUNCIONALIDAD DE LOS BOTONES DEL MEN.

Para explicar este punto se lo ha divido en tres partes, en est parte describiremos la funcin
de los botones del men de las pantallas de mantenimiento:


BARRA DEL MEN DE MANTENIMIENTO


BOTN FUNCIONALIDAD

Permite blanquear los controles para ingresar un nuevo registro.

Permite habilitar los campos que podrn ser modificados de un registro.

Elimina un registro.

Permite presentar una pantalla de bsqueda de datos.

Blanquea los controles para realizar una bsqueda individual.

Presenta el reporte a pantalla del registro activo.

Graba los datos que se han ingresado o modificado.

Cancela o Deshace la accin que se desea tomar.


Ciertos botones estn asociados a una combinacin de teclas que la detallamos a
continuacin:


BOTN COMBINACION DE
TECLAS

CTRL + N

CTRL + O

CTRL + R

CTRL + P

CTRL + G

CTRL + Z

Men de pantallas de procesos especiales:


BARRA DEL MEN DE PROCESOS ESPECIALES

BOTN FUNCIONALIDAD

Permite realizar el proceso que se ha elegido.

Permite cancelar y en ocasiones abandonar la pantalla del proceso
seleccionado.

Los botones estn asociados a una combinacin de teclas que la detallamos a continuacin:


BOTN COMBINACION DE
TECLAS

CTRL + A

CTRL + Z



Men de pantallas de reportes:


BARRA DEL MEN DE REPORTES


BOTN FUNCIONALIDAD

Presenta el reporte a pantalla segn los criterios seleccionados.

Cancela y abandona la pantalla del reporte seleccionado.


NOTA: Todas las combinaciones de teclas pueden ser utilizadas en las diferentes pantallas
que tiene el sistema.

ACCESANDO AL MODULO DE INVENTARIO.

El objetivo de este modulo es de proporcionar una herramienta til para el usuario y
proporcionar datos confiables y oportunos. El usuario para ingresar al sistema deber
ingresar su Usuario, Password y Compaa, asignado por el administrador de los
sistemas.

El cual se mostrar la siguiente pantalla:



Si el usuario no tiene permiso para realizar est operacin, se presentar un mensaje
diciendo USUARIO NO TIENE PERMISO PARA EL SISTEMA.

Si se presenta est mensaje comunquese con el Administrador del Sistema para que le
proporcione permisos para realizar las operaciones que desea hacer.

Si su clave a expirado el sistema le preguntar si desea especificar una nueva, si usted desea
cambiarla se presentar la siguiente pantalla:



En ese momento usted debe ingresar la nueva clave haciendo la confirmacin de la misma,
para que el cambio tenga efecto debe presionar el Botn de Aceptar y se actualizar su
clave. Cuando se cambia la clave se presentar un mensaje de la siguiente manera:



El cual le indicar que la clave se cambio con xito. Despus mostrar el siguiente mensaje:



El cual nos indica que se estn recuperando los permisos y preparando para iniciar la sesin
del usuario en el sistema.

Cuando el usuario haya iniciado la sesin se le mostraran las opciones que a l le dieron
permiso mostrando el men principal del sistema.




MODULO DE INVENTARIO.

Registra todos las transacciones que se realizan con los articulos existentes en la empresa,
permitiendo saber en todo momento los saldos con los que disponemos en cada bodega. Las
caractersticas mas importantes del modulo son:


Administra varias bodegas.
Parametrizacion de Presentaciones de Artculos
Registro de Artculos.
Registro de Ordenes de Compra.
Ingreso a Bodega por Orden de Compra.
Despacho de Facturas a Crdito.
Transferencias de Artculos
Generacin de Saldos Mensuales
Generacin automtica de asientos contables.
Reporte de Kardex, Saldos
Reporte de Artculos a Punto de Reposicin.


MANTENIMIENTO DE BODEGAS

Permite mantener actualizados los datos de las bodegas con las que cuenta la empresa la
cual muestra la siguiente pantalla:



Los campos que deben de ser ingresados se detallan a continuacin:

Cdigo Un campo que puede contener numero y letras, identificador
nico de la bodega.
Nombre Nombre de la bodega
Encargado Nombre del Responsable de Bodega
Estado Estado de la Bodega la cual puede estar activa o inactiva.

NOTA: Para Modificar o eliminar una Bodega deber primero consultarla, con el botn .

MANTENIMIENTO DE MEDIDAS

Permite mantener actualizados los datos de las medidas que se asignaran a los productos y
presentaciones, mostrara la siguiente pantalla:



Los campos que deben de ser ingresados se detallan a continuacin:

Cdigo Un campo que puede contener numero y letras, identificador nico
de la medida.
Nombre Nombre de la Medida
Estado Estado de la Medida la cual puede estar activa o inactiva.

NOTA: Para Modificar o eliminar una Medida deber primero consultarla, con el botn .
Solo podr eliminar una medida siempre y cuando no este asignado a ningn producto.


MANTENIMIENTO DE CLASES

Permite mantener actualizados los datos de las clases que se agruparan a los productos,
mostrara la siguiente pantalla:



Los campos que deben de ser ingresados se detallan a continuacin:

Cdigo Un campo que puede contener numero y letras, identificador nico
de la clase.
Nombre Nombre de la Clase
Estado Estado de la Clase la cual puede estar activa o inactiva.

NOTA: Para Modificar o eliminar una Clase deber primero consultarla, con el botn . Solo
podr eliminar una clase siempre y cuando no este asignado a ningn producto.

MANTENIMIENTO DE GRUPOS DE CUENTAS

Permite mantener actualizados los datos de los grupos de cuentas contables que se
asignaran a los productos, mostrara la siguiente pantalla:



Los campos que deben de ser ingresados se detallan a continuacin:

Grupo Un campo que puede contener numero y letras, identificador
nico de la medida.
Nombre Nombre de la Medida.
Cta. Inventario Cdigo de la cuenta de inventario en la que se contabilizara las
transacciones de inventario.
Cta. Costos Cdigo de la cuenta de costos en la que se contabilizara las
transacciones de ventas.
Cta. Ventas Cdigo de la cuenta de ventas en la que se contabilizara las
transacciones de ventas.
Cta. Control Permite contabilizar la mercadera que se recibe por Ordenes de
Compra, esta cuenta es temporal.
Estado Estado del Grupo la cual puede estar activa o inactiva.

NOTA: Para Modificar o eliminar un Grupo deber primero consultarlo, con el botn . Solo
podr eliminar un grupo siempre y cuando no este asignado a ningn producto.
MANTENIMIENTO DE ARTICULOS

Permite mantener actualizados los datos de los articulos o productos, mostrara la siguiente
pantalla:



Los campos que deben de ser ingresados se detallan a continuacin:

Articulo Un campo que puede contener numero y letras, identificador
nico del Articulo.
Clase Cdigo de Clase, en la que se agrupara el producto.
Nombre Nombre del Producto.
Medida Cdigo de la Medida mnima de venta del producto.
Se factura el Articulo Este indicara si se factura o no el articulo
Grupo de Cuentas Cdigo del Grupo de Cuentas en la que se contabilizara los
movimientos del productos.
Marca Nombre del productor del articulo
IVA Esto indica si el articulo graba IVA o no.
Estado Estado del Articulo la cual puede estar activa o inactiva.
Se Controla
Existencia
Permite controlar las existencias cuando se hacen egresos de
mercadera. Si no esta sealado, permitir sacar mercadera y
dejar saldos en rojo.


Una vez ingresado los datos antes mencionados se deber de asignar la o las bodegas, en
donde se almacenara el articulo, en la carpeta articulos en bodega, que mostrara lo
siguiente:



Los datos que debe de ingresar son los siguientes:

Bodega Cdigo de Bodega en donde se almacenara el producto
Ubicacin Ubicacin del Producto en Bodega
Exis. Mnima Existencia Mnima.
Exis. Mxima Existencia Mxima.

NOTA: Para Modificar o eliminar un Articulo deber primero consultarlo, con el botn .
Solo podr eliminar un articulo siempre y cuando no tenga ninguna transaccin de
inventario.


RELACION ARTICULOS CDIGOS DE BARRA

Permite realizar una relacin de un articulo que pueda contener varios cdigos de barra,
mostrara la siguiente pantalla:



Los campos que deben de ser ingresados se detallan a continuacin:

Articulo Cdigo del Articulo principal, al que se le relacionara los otros
cdigos de barra

Luego de haber ingresado el articulo principal se deber ingresar el cdigo de barra que se
desea relacionar, para ello debe de presionar el botn , en ese momento se presentara el
campo para ingresar el cdigo de barra, como se muestra a continuacin:



Una vez ingresado el cdigo para relacionar debe de presionar el botn de OK. Si desea
eliminar el cdigo ingresado, ubquese en la lnea donde se encuentra, luego presione el
botn , el cual eliminara la relacin con el cdigo principal.


MANTENIMIENTO DE PRESENTACIONES

Permite mantener actualizados las diferentes presentaciones con los que se realizaran las
transacciones de inventario, mostrara la siguiente pantalla:



Los campos que deben de ser ingresados se detallan a continuacin:
Cdigo Un campo que puede contener numero y letras, identificador
nico del Motivo.
Presentacin Cdigo de presentacin
Conversin Cantidad en la medida mnima de venta del producto.
NOTA: Para Modificar o eliminar una presentacin deber primero consultarlo, con el botn
. Solo podr eliminar una presentacin siempre y cuando no tenga asignado precios.

ORDENES DE COMPRA

Esta opcin se utiliza para pedir los productos a un proveedor en especfico, detallando los
productos a comprar y sus respectivos costos.



Los campos que deben de ser ingresados se detallan a continuacin:

Proveedor Cdigo de proveedor al que se le har el pedido
Observacin Una breve descripcin de lo que se esta pidiendo.
Forma de Pago Aqu se ingresa la forma de pago que se ha pactado la compra.
% Descuento Se ingresa el porcentaje si se ha pactado el descuento para todos
los productos de esa orden.

Luego de haber ingresado, los datos antes mencionados deber ingresar el detalle de los
productos que desea ingresar en la siguiente seccin de la pantalla:


Los datos a ser ingresados en esta parte son:

Articulo Cdigo del producto a ingresar, si no lo conoce presione el botn
, en ese momento se presentara la ventana de bsqueda de
productos, ver Como buscar Datos.
Cantidad La cantidad que esta ingresando a bodega.
Medida Medida en la que esta ingresando el producto.
Precio Unitario Precio marcado en la factura del proveedor.
% Descuento 1er porcentaje de descuento
% Descuento 2 2do porcentaje de descuento despus del 1er porcentaje
% Flete Porcentaje que corresponde haber transportado l producto.

Para adicionar nuevas lneas a la lista debe de presionar el botn , el mismo que
insertara una lnea al final.
Si desea eliminar una lnea ya sea esta vaca o con un producto presione el botn , en
ese instante si la lnea esta vaca se eliminara, caso contrario se mostrara un mensaje de
confirmacin en donde usted deber responder si desea eliminar o no el producto de la lista.

Una vez grabada la orden de compra la podr imprimir presionando el botn en ese
momento se mostrara el reporte en pantalla ver Como usar la pantalla del Reporte.

Los porcentajes de descuento 1, descuento 2 y flete tienen participacin en el calculo del
costo del producto, por ende es muy importante ingresarlos correctamente.

NOTA: Para Modificar o eliminar una orden de compra deber primero consultarlo, con el
botn . Solo podr eliminar o modificar una orden de compra siempre y cuando no se
haya recibido productos.
INGRESO A BODEGA CON ORDEN DE COMPRA

Esta opcin se utiliza para dar ingreso de los articulos que ingresan a bodega mediante una
orden de compra previamente ingresada la cual mostrara la siguiente pantalla:



Los campos que deben de ser ingresados se detallan a continuacin:

Orden / compra Numero de Orden de Compra otorgada por el sistema, la cual se
va a recibir.
Bodega Cdigo de la bodega a la que desea ingresar los productos.
Observacin Una breve descripcin de lo que se esta ingresando.

Luego de haber ingresado, los datos antes mencionados deber ingresar la cantidad de los
productos que se estn recibiendo en la siguiente seccin de la pantalla:



Los datos a ser ingresados en esta parte son:

Cantidad La cantidad que se esta recibiendo.

Si desea eliminar una lnea de un producto que no se esta recibiendo presione el botn ,
en ese instante se mostrara un mensaje de confirmacin en donde usted deber responder si
desea eliminar o no el producto de la lista.

Una vez grabado el ingreso lo podr imprimir presionando el botn en ese momento se
mostrara el reporte en pantalla ver Como usar la pantalla del Reporte.


NOTA: Si la orden de compra se ha recibido totalmente o parcialmente, esta no podr ser
modificada y/o eliminada.

INGRESO A BODEGA

Esta opcin se utiliza para dar ingreso de los articulos que ingresan a bodega la cual
mostrara la siguiente pantalla:



Los campos que deben de ser ingresados se detallan a continuacin:

Nota de Entrega Numero de la nota de entrega del proveedor.
Bodega Cdigo de la bodega a la que desea ingresar los productos.
Cta. Contable Cdigo de la Cuenta contable para el respectivo diario.
Observacin Una breve descripcin de lo que se esta ingresando.

Luego de haber ingresado, los datos antes mencionados deber ingresar el detalle de los
productos que desea ingresar en la siguiente seccin de la pantalla:



Los datos a ser ingresados en esta parte son:

Articulo Cdigo del producto a ingresar, si no lo conoce presione el botn
, en ese momento se presentara la ventana de bsqueda de
productos, ver Como buscar Datos.
Cantidad La cantidad que esta ingresando a bodega.
Medida Medida en la que esta ingresando el producto.
Precio Unitario Precio marcado en la factura del proveedor.

Para adicionar nuevas lneas a la lista debe de presionar el botn , el mismo que
insertara una lnea al final.
Si desea eliminar una lnea ya sea esta vaca o con un producto presione el botn , en
ese instante si la lnea esta vaca se eliminara, caso contrario se mostrara un mensaje de
confirmacin en donde usted deber responder si desea eliminar o no el producto de la lista.

Una vez grabado el ingreso lo podr imprimir presionando el botn en ese momento se
mostrara el reporte en pantalla ver Como usar la pantalla del Reporte.


NOTA: A diferencia de las opciones de mantenimiento, esta opcin no puede ser eliminada
ni modificada, una vez realizado el ingreso solo podr ser reversado con un egreso.

INGRESO A BODEGA (HIDE)

Esta opcin se utiliza para dar ingreso de los articulos que ingresan a bodega la cual
mostrara la siguiente pantalla:



Los campos que deben de ser ingresados se detallan a continuacin:

Nota de Entrega Numero de la nota de entrega del proveedor.
Bodega Cdigo de la bodega a la que desea ingresar los productos.
Cta. Contable Cdigo de la Cuenta contable para el respectivo diario.
Observacin Una breve descripcin de lo que se esta ingresando.

Luego de haber ingresado, los datos antes mencionados deber ingresar el detalle de los
productos que desea ingresar en la siguiente seccin de la pantalla:



Los datos a ser ingresados en esta parte son:

Articulo Cdigo del producto a ingresar, si no lo conoce presione el botn
, en ese momento se presentara la ventana de bsqueda de
productos, ver Como buscar Datos.
Cantidad La cantidad que esta ingresando a bodega.
Medida Medida en la que esta ingresando el producto.

Para adicionar nuevas lneas a la lista debe de presionar el botn , el mismo que
insertara una lnea al final.
Si desea eliminar una lnea ya sea esta vaca o con un producto presione el botn , en
ese instante si la lnea esta vaca se eliminara, caso contrario se mostrara un mensaje de
confirmacin en donde usted deber responder si desea eliminar o no el producto de la lista.

Una vez grabado el ingreso lo podr imprimir presionando el botn en ese momento se
mostrara el reporte en pantalla ver Como usar la pantalla del Reporte.


NOTA: A diferencia de las opciones de mantenimiento, esta opcin no puede ser eliminada
ni modificada, una vez realizado el ingreso solo podr ser reversado con un egreso.

EGRESOS DE BODEGA

Esta opcin se utiliza para dar egreso de los articulos por cualquier otro motivo que no sea
ventas, la cual mostrara la siguiente pantalla:



Los campos que deben de ser ingresados se detallan a continuacin:

Nota de Pedido Numero de la nota de pedido del usuario.
Bodega Cdigo de la bodega a la que desea egresar los productos.
Cta. Contable Cdigo de la cuenta contable para el respectivo diario contable.
Observacin Una breve descripcin de lo que se esta egresando.

Luego de haber ingresado, los datos antes mencionados deber ingresar el detalle de los
productos que desea egresar en la siguiente seccin de la pantalla:



Los datos a ser ingresados en esta parte son:

Articulo Cdigo del producto a ingresar, si no lo conoce presione el botn
, en ese momento se presentara la ventana de bsqueda de
productos, ver Como buscar datos.
Cantidad La cantidad que esta egresando de bodega.
Medida Medida en la que esta egresando el producto.

Para adicionar nuevas lneas a la lista debe de presionar el botn , el mismo que
insertara una lnea al final.
Si desea eliminar una lnea ya sea esta vaca o con un producto presione el botn , en
ese instante si la lnea esta vaca se eliminara, caso contrario se mostrara un mensaje de
confirmacin en donde usted deber responder si desea eliminar o no el producto de la lista.

Una vez grabado el ingreso lo podr imprimir presionando el botn en ese momento se
mostrara el reporte en pantalla ver Como usar la pantalla del Reporte.


NOTA: A diferencia de las opciones de mantenimiento, esta opcin no puede ser eliminada
ni modificada, una vez realizado el egreso solo podr ser reversado con un ingreso.

CIERRE DE MES

Esta opcin permite generar saldos mensuales de los productos, la cual mostrara la siguiente
pantalla:



La pantalla de cierre muestra el mes que hay que cerrar aqu el usuario no debe ingresar
ningn dato, para proceder al cierre debe de presionar el botn de ACEPTAR.

Una vez iniciado el proceso, no se podr realizar ninguna transaccin de inventario y de
ventas, luego de finalizar el proceso mostrara el siguiente mensaje:




Lo cual indica que el proceso termino sin ningn inconveniente y los saldos se generaron
correctamente.

Si no desea realizar el proceso de cierre solo presione el botn de CANCELAR, en ese
momento abandonara la pantalla.
REPORTE DE ARTICULOS

Este reporte muestra los articulos que se tienen registrado en el sistema para, este muestra
la siguiente pantalla:



Los criterios de seleccin son los siguiente:

Clase Cdigo de la Clase de productos que desea listar.
Articulo Inicial Cdigo del Articulo desde donde desea mostrar en el reporte
Articulo Final Cdigo del Articulo hasta donde desea mostrar en el reporte
I.V.A. Las opciones a elegir son:
Todos, muestra todos los productos
Con IVA, muestra aquellos productos que se cobra
IVA.
Sin IVA, muestra aquellos productos que no se cobra
IVA.
Imprimir Fuente de
Cdigo de Barras
Si se chequea esto se mostrara el reporte con letras de cdigos de
barras.
Solo Articulo
Inactivos
Al chequear esta opcin el reporte solo mostrara aquellos articulos
inactivos.
Articulos sin Cdigo
de Barra
Mostrara los articulos en la cual su cdigo es asignado por el
usuario.

Una vez ingresado los criterios para mostrar el reporte en pantalla presione el botn de
imprimir, se mostrara el reporte con los datos que cumplen con los criterios seleccionados.
Para obtener mas informacin ver Como usar la pantalla del Reporte.

Si desea abandonar la opcin presione el botn de Cancelar, en ese momento se cerrara la
pantalla donde ingresa los criterios de seleccin.

REPORTE DE TRANSACCIONES

Este reporte muestra las transacciones realizadas en el sistema, este muestra la siguiente
pantalla:



Los criterios de seleccin son los siguiente:

Articulo Inicial Cdigo del Articulo desde donde desea mostrar en el reporte
Articulo Final Cdigo del Articulo hasta donde desea mostrar en el reporte
Fecha Desde Fecha inicial desde donde desea mostrar las transacciones en el
reporte.
Fecha Hasta Fecha final hasta donde desea mostrar las transacciones en el
reporte.
Tipo de Transaccin Las opciones a elegir son:
Todos
IN Ingresos
OU Egresos
RB Reingresos a Bodega
IV Egresos por Factura
RV Reingreso por Devoluciones
TR Transferencias de Egreso
TI Transferencias de Ingreso

Una vez ingresado los criterios para mostrar el reporte en pantalla presione el botn de
imprimir, se mostrara el reporte con los datos que cumplen con los criterios seleccionados.
Para obtener mas informacin ver Como usar la pantalla del Reporte.

Si desea abandonar la opcin presione el botn de Cancelar, en ese momento se cerrara la
pantalla donde ingresa los criterios de seleccin.


REPORTE DE KARDEX

Este reporte muestra los movimientos de los articulos, en orden cronolgico mostrando en
cada lnea como fue quedando su saldo, este muestra la siguiente pantalla:



Los criterios de seleccin son los siguiente:

Bodega Cdigo de la Bodega en donde se registraron los movimientos
Articulo Inicial Cdigo del Articulo desde donde desea mostrar en el reporte
Articulo Final Cdigo del Articulo hasta donde desea mostrar en el reporte
Fecha Desde Fecha inicial desde donde desea mostrar las transacciones en el
reporte.
Fecha Hasta Fecha final hasta donde desea mostrar las transacciones en el
reporte.

Una vez ingresado los criterios para mostrar el reporte en pantalla presione el botn de
imprimir, se mostrara el reporte con los datos que cumplen con los criterios seleccionados.
Para obtener mas informacin ver Como usar la pantalla del Reporte.

Si desea abandonar la opcin presione el botn de Cancelar, en ese momento se cerrara la
pantalla donde ingresa los criterios de seleccin.


REPORTE DE RESUMEN DE CIERRE

Este reporte muestra los saldos generados en el cierre mensual, este muestra la siguiente
pantalla:



Los criterios de seleccin son los siguiente:

Mes Mes del cierre realizado
Ao Ao del cierre realizado

Una vez ingresado los criterios para mostrar el reporte en pantalla presione el botn de
imprimir, se mostrara el reporte con los datos que cumplen con los criterios seleccionados.
Para obtener mas informacin ver Como usar la pantalla del Reporte.

Si desea abandonar la opcin presione el botn de Cancelar, en ese momento se cerrara la
pantalla donde ingresa los criterios de seleccin.

REPORTE DE ARTICULOS PARA TOMA DE INVENTARIO

Este reporte muestra los articulos con su respectiva presentacin y existencia para realizar
una toma fsica de inventario, este muestra la siguiente pantalla:



Los criterios de seleccin son los siguiente:

Bodega Cdigo de la Bodega a la que tomara inventario.
Clase Cdigo de la Clase de productos que desea listar.
Articulo Inicial Cdigo del Articulo desde donde desea mostrar en el reporte
Articulo Final Cdigo del Articulo hasta donde desea mostrar en el reporte
Solo Articulo
Inactivos
Al chequear esta opcin el reporte solo mostrara aquellos articulos
inactivos.

Una vez ingresado los criterios para mostrar el reporte en pantalla presione el botn de
imprimir, se mostrara el reporte con los datos que cumplen con los criterios seleccionados.
Para obtener mas informacin ver Como usar la pantalla del Reporte.

Si desea abandonar la opcin presione el botn de Cancelar, en ese momento se cerrara la
pantalla donde ingresa los criterios de seleccin.


REPORTE DE PRESENTACIONES DE ARTICULOS

Este reporte muestra todas las presentaciones de los articulos que se han creado en el
sistema, este muestra la siguiente pantalla:



Los criterios de seleccin son los siguiente:

Clase Cdigo de la Clase de productos que desea listar.
Articulo Inicial Cdigo del Articulo desde donde desea mostrar en el reporte
Articulo Final Cdigo del Articulo hasta donde desea mostrar en el reporte
Solo Articulo
Inactivos
Al chequear esta opcin el reporte solo mostrara aquellos articulos
inactivos.

Una vez ingresado los criterios para mostrar el reporte en pantalla presione el botn de
imprimir, se mostrara el reporte con los datos que cumplen con los criterios seleccionados.
Para obtener mas informacin ver Como usar la pantalla del Reporte.

Si desea abandonar la opcin presione el botn de Cancelar, en ese momento se cerrara la
pantalla donde ingresa los criterios de seleccin.

CMO BUSCAR DATOS?

Todas las bsquedas de datos tienen algo similar en el funcionamiento, el cual se lo
explicaremos a continuacin y utilizaremos como ejemplo la bsqueda Asientos de Diario:



En la parte inferior existen unos botones los que tienen la siguiente funcin:

BOTON DESCRIPCION



Permite seleccionar el dato de la celda activa


Permite realizar una bsqueda por el campo activo


Permite movilizarse a la celda anterior a la que esta activa

Permite movilizarse a la celda siguiente de la celda que esta
activa.


Abandona la pantalla en donde se encuentra

Al presionar el botn de BUSCAR este muestra lo siguiente:



El cual me permite ingresar un texto por lo que voy a buscar en esa celda, para ello debo de
ingresar el texto y presionar ENTER, si existe el texto automticamente se ubicara en la
celda que contiene el texto buscado, si no existe ningn dato coincidente no tomara ninguna
accin.

Si desea buscar por otra celda lo que tiene que hacer es dar CLICK por la celda que desea
buscar o moverse con el cursor a la celda.



Para devolver los datos al cliente debe de dar DOBLE CLICK en el dato deseado o presionar
el botn de ACEPTAR.
CMO UTILIZAR LA PANTALLA DEL REPORTE?

Para utilizar la pantalla del reporte se deber seguir con las siguientes instrucciones, para lo
cual se utilizar el siguiente reporte presentado en pantalla:



Est es la barra de men de la parte inferior de la pantalla del reporte.



Los cuales tiene diferentes funciones que se van a describir a continuacin:

BOTN FUNCIN

Se ubica en la primera pgina.

Se mueve a la pgina anterior.

Se mueve a la pgina siguiente.

Se ubica en la ltima pgina.

Para ver ms grande o pequea la impresin, se aumentan o disminuyen
las letras de tamao.

Se enva el reporte a la impresora.

Se cierra la pantalla del reporte.



ANEXO 6

Polticas y Procedimientos de Inventarios

Organizar el rea de Farmacia

Acomodar el lugar de Almacenamiento.

Escoger, si es posible, un lugar separado, fresco, ventilado y sin
humedad. Ese lugar tiene que ser seguro para evitar robos, y
prctico para el despacho y la limpieza.
Ubicar los medicamentos en estantes. Las cajas de medicamentos
que no caben en los estantes deben ponerse en polines para evitar
que se mojen y estn directamente en el suelo.
Mantener la farmacia bien limpia para prevenir plagas de insectos,
ratones, etc.

Ordenar los Medicamentos.

Ordenarlos correctamente segn sean:
- De uso oral.
- Inyectables.

De uso Externo.
Luego clasificarlos por orden alfabtico (es la forma ms sencilla en el
puesto de salud) o por accin farmacolgica (por cdigo).
Cada medicamento tiene un lugar establecido en la percha
identificado con una etiqueta.
La etiqueta debe llevar el nombre genrico, la presentacin y
eventualmente el cdigo del medicamento.
Ubicar los medicamentos ms antiguos, los que vencen primero, a
primera fila para despacharlos de primero. Cuando entran los ltimos
medicamentos pedidos, averiguar siempre las fechas de vencimiento
y llevar registro de los mismos.
Si se conserva ciertas tabletas en un bote, lata o frasco, asegurarse
que est vaco antes de aadir las tabletas nuevas. Si no se
acumulan en el fondo, las tabletas viejas.
Si existen medicamentos que tienen poca utilidad en la unidad de
salud, hay que regresarlos lo ms pronto posible, para evitar que se
deterioren por vencimiento y no se puedan usar en otra unidad de
salud.

Mantener un Stock de Emergencia, Stock Mnimo.
Apartar un stock mnimo de medicamentos de emergencia en una
caja bien ordenada y rotulada para encontrarse siempre listos al
momento de darse tal situacin.
Estos medicamentos se repondrn cada vez que se usen o cuando
estn prximos a caducarse.

Preparar Anticipadamente Ciertos Medicamentos
Si despachamos ciertas cantidades de tabletas con mucha
frecuencia, en algn momento libre, preparemos el medicamento en
cantidad ms apropiada. Ganaremos as tiempo durante el
despacho.

Cuidar Equipo de Refrigeracin
Se pondrn en ella los medicamentos que necesitan guardarse a
temperatura fra (vacunas, supositorios).
Debe mantenerse limpia y ordenada.
Usarla slo para medicamentos.
NO para refrescos ni para comida!
Abrirla lo menos posible.
Llevar control diario de la temperatura.

Conservar la Calidad de los Medicamentos
Para evitar que los medicamentos se deterioren y pierdan su calidad es
importante protegerlos de la humedad, del sol y del agua al trasladarlos y
almacenarlos.

Humedad
Mantener los locales de la farmacia y Almacenamiento ventilados.
Tapar bien las latas de los medicamentos.
No dejarlas destapadas aunque sean de uso frecuente.
Cuanto ms calor hay en el local de la farmacia ms hmedo es el
aire.

Sol
La luz fuerte puede daar los medicamentos.
Poner cortinas en las ventanas o pintarlas.
Conservar los medicamentos en sus envases.
No almacenarlos al sol.
No colocar perchas en la pared en donde pega ms el sol, por el
calor que va a generar

Calor
El calor afecta a muchos medicamentos especialmente los
ungentos, cremas, supositorios.
Unos medicamentos deben conservarse refrigerados, no
congelados.
Cmo Reconocer los Medicamentos Daados
Se puede reconocer que los medicamentos estn daados fijndose en lo
siguiente:

Olor.- Algunos medicamentos, cuando han sido afectados por el calor y
la humedad, tienen un olor diferente al habitual.

Color.- Algunos medicamentos cambian de color o se cubren de
manchas.

Fraccionamiento.- Cuando las tabletas estn hmedas, se desecan, se
fraccionan o se pegan unas con otras.

Resecamiento.- Algunos medicamentos se resecan y se miran como la
tierra seca.

Humedecimiento.- Se reconoce que un medicamento est humedecido
cuando pierde firmeza y tiende a desbaratarse fcilmente.

Transparencia.- En los medicamentos inyectables si observamos
partculas, el lquido est turbio o no tiene su color habitual. Aprendamos
a conocer el aspecto y el olor normal de los medicamentos.

Los medicamentos sospechosos de estar daados no se deben adquirir,
almacenar o usar, tienen que ser descartados apropiadamente.

En principio, todos los medicamentos tendran que llevar en el envase su
fecha de fabricacin y su fecha de vencimiento, escritas de manera clara.

Siempre verificar esta fechas antes de adquirirlos o usarlos.

Cuando una sola fecha aparece en el envase, se trata en general de la
fecha de fabricacin.

Qu Hacer con los Medicamentos a Descartar
Coordinarse con la persona responsable de frmacos, quienes le
indicar como proceder, porque estos medicamentos estn
registrados legalmente en el stock de la unidad de salud.
NO deben botarse con la basura diaria.
Pueden contaminar el ambiente o ser recogidos por personas que
luego se pueden intoxicar.
Debern ser destruidos con muchas precauciones, quemados,
enterrados a gran profundidad, a distancia de corrientes o fuentes
de agua, etc.
Analizar las causas que favorecieron el vencimiento.

Registrar el Consumo (salida)
Para poder controlar y analizar el medicamento que sale es necesario:

Registrar lo que se despacha a cada persona.

Guardar una copia de la receta indicando la cantidad despachada
de cada medicamento. Esto permite en cualquier momento analizar
el consumo de un determinado medicamento, revisando las recetas.
Si no es posible, podemos anotar en un cuaderno aparte o en el
mismo registro de atencin el medicamento y la cantidad
despachada.
Registrar en la ficha o cuaderno de control de stock los
medicamentos que se llevan al rea de despacho y las eventuales
perdidas de medicamentos por vencimiento, deterioro, etc.

Si el abastecimiento es incompleto puede ser til registrar en un
formato como el siguiente, cuntos das hizo falta el medicamento
durante el mes.

(dd= das desabastecidos) para poder analizar mejor el consumo.

Recibir el Pedido con Cuidado
La persona responsable de recibir el pedido debe:
Verificar que las cantidades definidas en la requisicin concuerden
con lo que nos entregan (cotejo).
Verificar que los datos del etiquetado estn completos (descripcin
del producto y fecha de vencimiento como mnimo).
Revisar que el medicamento est en buen estado.
Firmar la hoja de recepcin del pedido.

Registrar el Abastecimiento Recibido (entrada)
Cuando llega el abastecimiento (entrada de medicamento), lo apuntamos
en la ficha de stock con la fecha en que entr y en la hoja de control y
pedido. Por ejemplo: si el 10 de Febrero entraron 200 tab. de
ACETAMINOFN 500 mg, apuntaremos as en la hoja de control y
pedido.

Calcular el Consumo del Mes o Salida
Lo ms sencillo es revisar lo que nos queda en el estante del despacho y
almacn (inventario) al momento de hacer el pedido y calcular el consumo
mensual de la forma siguiente (1):



Calcular la Cantidad a Pedir
Si el abastecimiento se hace cada mes, se debe pedir una cantidad
suficiente para garantizar el consumo promedio del mes (programacin),
ms un stock de reserva. Este ltimo se define con los responsables del
equipo de salud.

Por ejemplo; reserva para 15 das de consumo mnimo. La reserva es til
por si hay algn atraso en el abastecimiento, si se da el camin, no
pudo pasar por la lluvia, etc.




La programacin ms el stock de reserva se llama el mximo (lo mximo
que vamos a pedir si no tenemos nada en existencia).

Por ejemplo, si la programacin de ACETAMINOFN es de 500 tabletas y
el stock de reserva es de 250 tabletas, el mximo a pedir es 750 tabletas.

Le restamos las 180 tabletas que nos quedan.
Saldo Anterior

Entrada

Salida actual

Salida del mes
+ - = o
consumo

+
n
t
r
a
d
a

-
n
t
r
a
d
a

=
n
t
r
a
d
a

Programacin

Stock de
+ Reserva

Existencia

Pedido

+
n
t
r
a
d
a

-
n
t
r
a
d
a

=
n
t
r
a
d
a

Pediremos entonces 750-180 =570 tabletas de ACETAMINOFN de
500mg.

Cmo Calcular las Necesidades Mensuales (Programacin)
Para calcular las necesidades reales, lo ms sencillo es revisar lo
que se ha consumido en los 4-6 meses anteriores y sacar el
consumo mensual promedio, tomando en cuenta los das
desabastecidos.

Para medicamentos que se utilizan en situaciones especficas, por
ejemplo; sales de HIERRO, anticonceptivas, antiepilpticas,
antituberculosas; lo mejor es calcular el nmero de personas a
atender y en el caso de las enfermedades crnicas hacer un censo
de las personas con su respectivo tratamiento.

Ejemplos: Para 1 persona con epilepsia que toma una tableta diaria de
CARBAMAZEPINA, necesito 30 tabletas por mes y para 10 personas
programar 300 tabletas.

Para 10 mujeres en cuidado prenatal que toman dos tabletas de sales de
HIERRO semanal, necesito 80 tabletas por mes. Si atendemos 50
personas con parsitos al mes y les damos 2 tabletas de ALBENDAZOL,
nuestra programacin ser de 100 tabletas por mes.

Si tenemos un presupuesto limitado, debemos calcular cuntos
medicamentos podremos adquirir con el presupuesto que nos dan y hacer
prioridades. Todos estos clculos deben hacerse con el responsable del
equipo de salud.





ANEXO 7


DESCRIPCION DEL CARGO
DATOS DE IDENTIFICACION
Denominacin del Cargo: BODEGUERO DE ALMACEN
Cdigo OPE.15.10.15
Nivel: MANDO MEDIO
rea: LOGISTICA
Departamento: ALMACENAMIENTO
Seccin: ALMACN
Reporta a: JEFE DE BODEGA
Supervisa a: AUXILIAR DE: BODEGA CONTROL Y
ENTREGA
NATURALEZA DEL TRABAJO

Responsable por la recepcin, almacenamiento y despacho de la medicamentos
asignada a la Bodega del Almacn.

FUNCIONES ESPECFICAS

1. Recibir mercadera que llega al Almacn o bodega de almacenamiento,
revisando el estado fsico, cantidad, modelo, marca, y serie de la misma contra
la documentacin correspondiente y en caso de no estar conforme
inmediatamente solicita su reversin.
2. Coordinar en conjunto con los auxiliares de bodega, la preparaci n de la
mercadera de acuerdo a las notas de entrega que afecten a su bodega.
3. Entrega a exhibicin y/o a otros almacenes la mercadera de acuerdo a
transferencia aprobada por el Jefe de Agencia.
4. Realizar el ingreso de la mercadera que se ha recibido en la Bodega del



Almacn, en el sistema Esta actividad la debe realizar una persona
independiente en este caso el encargado de control y entrega
5. Ordenar mercadera de acuerdo a la marca, modelo, estado (mantenimiento) y
tipo (reservacin - cliente). La mercadera susceptible de perdida debe ser
almacenada en la vitrina y/o jaula (confirmar que tengan las seguridades del
caso)
6. Confirmar en el sistema la mercadera despachada, ya sea por entrega a
clientes, por retiro personal y/o a domicilio. Esta actividad la debe realizar una
persona independiente en este caso el encargado de control y entrega.
7. Identificar en rea de almacenamiento la mercadera que debe salir a
mantenimiento por fallas en su estructura y/o funcionamiento y solicita se
aperture orden de trabajo previo a transferir a la bodega de control (Cumplir con
la poltica establecida para el efecto). Darle seguimiento hasta habilitarla y/o
calificarla. Tomar en consideracin que el responsable de la mercadera en
mantenimiento es el Jefe de Almacn.
8. Segregar la mercadera que ha sido transferida a reservacin (verificar que
cumpla con las instrucciones para reservacin venta detal y venta a crdito as
como el plazo)
9. Verificar que la documentacin de la mercadera que es solicitada para
demostracin cumpla con las instrucciones as informar si se sobrepasa del
tiempo establecido.
10. En los despachos a los clientes que se han ganado un regalo (raspaditas, etc.)
considerar que deben elaborar requisicin de bodega donde conste numero de
factura y fecha, nombre del cliente, numero de cdula de identidad y firma del
mismo.
11. Cotejar diariamente el reporte de notas de entrega contra las notas de entrega
impresas, y de no haber, solicitar al Jefe de Almacn la reimpresin. (Esta
funcin es del encargado de control y entrega).
12. Verificar que la mercadera en transito no supere las 48 horas por transferencia



dentro de la ciudad y 96 horas para las remotas o quito, caso contrario solicitar
su reversin.
13. Elaborar gua de remisin de la mercadera despachada a domicilio.
14. Elaborar la hoja de ruta de la mercadera despachada
15. Revisar diariamente junto con los Ayudantes, el diario de transacciones y su
documentacin.
16. Colaborar con la organizacin, limpieza y el mantenimiento de la Bodega.
17. Ordenar el despacho de la mercadera hacia los transportes para efectuar
entrega a domicilio.
18. Elaborar inventario semanal cclico de mercadera en Bodega, adicionalmente
mensualmente deber remitir mximo hasta el quinto da del mes siguiente
reporte de la toma fsica de la bodega de almacenamiento, transito, mercadera
pendiente de entrega, mercadera en dacin, mercadera en mal estado de
cliente, y documentos que justifiquen la diferencias que han determinado.
19. Realizar seguimiento a los artculos que han sido reportados como sobrantes o
faltantes en el inventario realizado y proceder con la justificacin dentro de las
48 horas siguientes de haber determinado el inconveniente.
20. Mantener los archivos de los documentos organizados por tipo de transaccin,
secuencialmente y cronolgicamente.
21. Mantener adecuadamente resguardadas las llaves de acceso a bodega.
22. Solicitar la transferencias a la bodega de control sobre las facturas manuales
despachadas.
23. Revisar que los reportes de devolucin que firme cumpla con la poltica
establecida y la mercadera fsicamente sea recibida.
24. Informar al Jefe de Bodega y Jefe de Ventas por aquellos artculos que tengan
ms de dos aos en stock
25. Cumplir y hacer cumplir las polticas y procedimientos de la empresa, as como



la poltica comercial vigente.
26. Otras actividades que en el mbito de sus funciones le sean asignadas por su
inmediato superior.
Tareas ocasionales:
27. Participar en la induccin realizada al personal de nuevo ingreso.
28. Informar inmediatamente a Seguridad/Administracin/Auditoria/Jefe de Bodega
en caso que se determine un robo o perdida de mercadera.
29. Informar inmediatamente de determinar inconsistencias en el sistema (Saldos
Negativos, Duplicidad de transacciones, etc.), al Departamento de
Sistema/Auditor de Sistemas/ Jefe de Bodega
30. Controlar que al rea de bodega no ingresen personal no autorizado.
31. Participar anualmente en la elaboracin del inventario fsico de la mercadera.

PERFIL DEL CARGO
Edad: de 22 a 35 aos
Sexo: masculino
Estado Civil: indistinto

Experiencia y capacitacin
Experiencia Previa:
Indispensable, mnimo 1,5 aos en cargos similares.
Indispensable tener conocimiento del producto que vendemos.
Capacitacin Esencial:
Bachiller en Ciencia Contables
Cursos:



Manejo de utilitarios bsicos
Manejo y Control de Inventarios
Relaciones Humanas y/o Servicio al Cliente
Administracin de bodegas




ANEXO 8

Poltica para realizar Inventario Cclico

Para hacer una toma fsica lo idneo sera hacerlo a puerta cerrada, por lo
cual un punto importante a considerar en estos casos debe ser el manejo
efectivo y valido de la documentacin que afecta el inventario ya que al
momento de analizar y comparar las diferencias entre el fsico y el sistema
puede ello ser causa de ajustes errneos. De all que es recomendable el
manejo claro del histrico de transacciones que se realicen en el periodo
de conteo, y que el mismo este debidamente fechado y firmado al
momento de realizarse.

Y como sugerencia final el mantener debidamente documentado y
archivado "todos" los documentos asociados al conteo es una herramienta
valiossima que nos ayuda como referencia de revisin de nuestros stocks
de inventarios.

1- El da anterior a la toma fsica del Inventario el responsable del rea
Financiera que ser el encargado de dirigir todo el proceso para el
levantamiento del inventario fsico, deber realizar una supervisin
de la organizacin de la bodega.

2- Se auditar que toda la documentacin este al da, esto quiere decir
que no hayan notas y entradas por realizar, que la facturacin que
este totalmente consolidada y al da para restar de la toma fsica.

3- El da del inventario se reunir todo el personal para asignar grupos
y explicar el desarrollo de la toma fsica, y despejar las inquietudes
que se tengan sobre el proceso que se est realizando, e
informando el tipo de responsabilidad que conlleva el mal conteo de
los frmacos.

4- Los grupos debern estar formados por dos personas, se les asigna
el sector de la bodega a contar.

5- El inventario o toma fsica se realiza en forma de barrido, se cuenta
todo lo que se encuentre.

6- Siempre se realizar dos tomas fsicas, la primera se compara con
la segunda y si se presentan diferencias, se realiza la inspeccin
para determinar cul de las dos tomas es la acertada.

7- Se ingresar la toma fsica al sistema, si este presentara alguna
diferencia, auditamos que se haya realizado el ingreso
correctamente y de ser a si y persistir la diferencia, revisamos
documentos de entrada a la bodega, traslados, y otros documentos
que puedan dar las debidas explicaciones. Despus hacemos el
anlisis de diferencia con respecto al faltante, y a los positivos y
negativos y comparamos con nuestros productos. Al momento de
realizar el ajuste, integramos esta informacin afectando a la toma
fsica, restando y sumando a las diferencias.

8- Se realiza el informe de saldos de inventario para los Directivos del
Centro de Atencin Ambulatoria IESS La Libertad.