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SAPERION congress 2007, Berlin, 19.06.

2007
ECM 2.0 – die Zukunft dokumentbezogener Technologien
Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT

SAPERIONcongress 2007

ECM 2.0 –
die Zukunft von dokumentbezogenen Technologien

Dr. Ulrich Kampffmeyer

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ECM 2.0 – die Zukunft dokumentbezogener Technologien
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Agenda

• TITEL
Titel: die Dekonstruktion des Vortragsthemas wird durch einen Ausschnitt
des Bilds “Guernica” von Pablo Picasso illustriert und ist in provokantem
Rot gehalten

• THESEN
Thesen: die Konstruktion der ECM-2.0-Themen wird durch einen
Ausschnitt eines Bild aus dem Felix-Klein-Gymnasium der Serie
“Kubismus: Gebäude” illustriert und ist in kühlem, rationalen Blau
gehalten

• TEMPERAMENTE
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ECM 2.0
Dr. Ulrich Kampffmeyer Temperamente: die Projektion in die Zukunft wird durch einen Ausschnitt
PROJECT CONSULT des Bilds “Impression, Soleil levant” von Claude Monet illustriert und ist in
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hoffnungsvollem Grün gehalten
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Agenda
| ECM 2.0 | Die Zukunft von dokumentbezogenen Technologien |
| Willkommen | Agenda |
| Titel || Dekonstruktion ||| ECM ||| ZweiPunktNull |||
dokumentbezogene Technologien ||| Zukunft ||||
| Thesen || Konstruktion ||| Infrastruktur ||| Integration ||| Konvergenz |||
SOA ||| SaaS ||| OpenSource ||| Desktop ||| Nutzung ||| Suche |||
Collaboration ||| Klassifikation ||| Wert ||| Compliance ||| Standards |||
Schutz ||| Rechte ||| Authentizität ||| Authentifikation ||| Lebenszyklus ||||
| Temperamente || Projektion ||| Zeitlinie ||| Arbeit ||| Selbstverständnis
||| Flut ||| Qualität ||| Verlust ||| Risiko ||| Langzeit ||| Verantwortung |||
Ägide ||| Intelligenz ||||
| Abschied | Quellen |||||

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| Titel || Dekonstruktion ||| ECM ||| ZweiPunktNull |||


dokumentbezogene Technologien ||| Zukunft ||||
| Thesen || Konstruktion ||| Infrastruktur ||| Integration |||
Konvergenz ||| SOA ||| SaaS ||| OpenSource ||| Desktop |||
Nutzung ||| Suche ||| Collaboration ||| Klassifikation ||| Wert |||
Compliance ||| Standards ||| Schutz ||| Rechte ||| Authentizität |||
Authentifikation ||| Lebenszyklus ||||
| Temperamente || Projektion ||| Zeitlinie ||| Arbeit |||
Selbstverständnis ||| Flut ||| Qualität ||| Verlust ||| Risiko |||
Langzeit ||| Verantwortung ||| Ägide ||| Intelligenz
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TITEL
Dekonstruktion

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Dekonstruktion
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ECM

Enterprise
Content
Management

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ECM: Definition

“Enterprise Content Management is the


Technologies used to Capture, Manage,
Store, Preserve, and Deliver Content
and Documents related to Organizational
Processes.”

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ECM: Die Zusammenführung von


strukturiertem und unstrukturiertem Content

CAPTURE

MANAGE

Business Data Unstructured STORE


Processes
Content
DELIVER

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ECM: das 5-Komponenten-Modell

• Capture
Scannen, COLD, OCR, ICR, Klassifkation etc.
• Manage
Business-Process-Management, Collaboration,
Records-Management, Dokumenten-Management,
Web-Content-Management, E-Mail-Management,
Digital-Asset-Management
• Deliver
Output-Management, Sicherheit, Multi-Channel-Distribution,
Kryptographie, Signaturen etc.
• Store
Speicherverwaltungssysteme, Speicherarchitekturen,
SAPERIONcongress Speichermedien
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• Preserve
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Langzeitarchivierung, Formate, Speichermedien, Migration
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ECM: das 5-Komponenten-Modell

MANAGE
Collab
DM

CAPTURE STORE WCM DELIVER

WF/
BPM
RM
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CAPTURE

Human created Recogniton

• Office Documents • OCR Indexing

• Form • HCR

• Rich Media • ICR


Input Designs
• Microfilm • OMR

• Barcode

Application created Forms Processing


Categorization
• ERP
E-Forms/Web-Forms
• XML

• Finacial Applications Aggregation


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ECM 2.0 • E-Billing COLD/ERM
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MANAGE

Collab
DM

STORE WCM

WF/
BPM
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RM
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Document Management

Collab
DM
Document
Management
STORE WCM
• Checkin/Checkout
• Versionsmanagement
• Suchen und Navigieren WF/
• Visualisierung BPM
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Collaboration

Collab Collaboration
DM
• Gemeinsames Editieren
• Wissensbasen
• Whiteboards
• Videoconferencing
STORE WCM
• Informationszusammen-
führung

WF/
BPM
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RM
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Web Content Management

Collab
DM

Web Content
Management
STORE WCM

WF/ • Editieren und Gestalten


BPM • Publikationsprozess
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ECM 2.0 RM • Konvertierung
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• Sicherheit
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• Visualisierung
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Records Management

Collab
DM
• Ablagesystematik
• Indizierung und
Thesaurus
STORE WCM • Aufbewahrungsfristen
• Meta-Daten
• Archiverwaltung
WF/

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BPM Records
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RM Management
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Workflow /
Business Process Management
• Ablauf- und Aufbauorganisation
• Prozessdesign
• Vorgangsbildung
• Routen
Collab
• Mitzeichnung
• Paralleles und DM
sequentielles Bearbeiten
• Wiedervorlage, Fristen
• Kontrolle
• Protokollierung STORE WCM

Workflow /
Business Process
Management WF/
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ECM 2.0 BPM RM
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STORE

Repositories
• File Systems
• Content Management Systems
• Databases
• Data Warehouses

Library Services
• Search/Retrieval
• Version Control
• Check In/Check Out
• Audit Trail

Technologies
• SAN • Tape
• NAS • Magnetic Storage
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ECM 2.0 • Magneto Optical • RAID
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• DVD • Optical Disc
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• CD-ROM
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PRESERVE

Archive
• Paper
• Mikrofilm
• NAS/SAN
• CAS
• WORM
• WORM-TAPE
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Aussonderung
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DELIVER

Security as ECM Infrastructure


Transformation Security Ditribution
Technologies
Layout/Design • COLD/ERM • PKI • Internet, Intranet, Extranet

• Personalization • E-Business-Portale

• XML • Digital Rights • Email und Fax


Management/
• PDF • Datenübermittlung mittels
Watermark
EDI, XML u. anderer Formate
• Compression

• Syndication • CD / DVD

Publishing • Konverter • Digital Signature • Digitales Fernsehen


SAPERIONcongress Viewer • Papier
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Output
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Das ECM-Haus

Usage
Fat Client Enabling Web Client other Devices
STORE

Web Content Management


Repositories
Collaboration
Digital Asset Management
Storage
MANAGE

E-Mail Management
PRESERVE

Long-Term Archival
Business
Records Management Backup / Recovery
Process
Migration
Document Management Management
SECURITY
SECURITY

Content Integration
SECURITY
SECURITY

Indexing Search / Retrieval

Syndication
Categorization Workflow
DELIVER
CAPTURE

Localization
Recognition
Personalization
SAPERIONcongress Forms Processing
ECM 2.0 Publish
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Document Imaging EAI Electronic
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PKI Electronic User Management User Rights
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Signature Directory Service Management
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ECM-Trends

• Integration von Dokumenten-Management und Archivierung


als nachgeordnete Dienste; Enabling und Einbindung in
vorhandene IT-Landschaften
• Vertikale, fachspezifische Ready-to-Work-Anwendungen
• Rezentralisierung, ASP und Document Management
Complete Outsourcing
• Nutzung mit Internet-Technologien über Browser und Applet
• Der einheitliche Postkorb für alle Arten von Eingängen und
Dokumenten
• Automatische Klassifikation als Basis für Knowledge
Management
SAPERIONcongress
• Directory Services
ECM 2.0
Dr. Ulrich Kampffmeyer • Elektronische Signatur
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• Web Content Management und Enterprise Content
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Management
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Die Zukunft von ECM

„ECM ist die Strategie,


strukturierte und unstruktrurierte Inhalte
im Unternehmen zusammenzuführen und
übergreifend nutzbar zu machen.“

„Der Einsatz von Enterprise Content


Management ist längst nicht mehr eine
Frage des ‚Ob‘ sondern nur noch des ‚Wie‘
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ECM 2.0
Dr. Ulrich Kampffmeyer und ‚Wann‘.“
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ZweiPunktNull

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ZweiPunktNull

Web 2.0
Enterprise 2.0
ECM 2.0
Handy 2.0
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ECM 2.0
Dr. Ulrich Kampffmeyer Waschmaschine 2.0
Ehefrau 2.0
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Haarschnitt 2.0
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Wiederkehr 2.0

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Web 2.0?

“2.0, 3.0, 4.0 –


es ist einfach langweilig durch das
Anfügen von Ordnungsziffern etwas
vermeintlich Neues zu postulieren.”

“Web 2.0” und alle die anderen “xyz 2.0”


sind nichts als ein Marketing-Hype, die
Idee eines Kongressveranstalters!”
SAPERIONcongress
ECM 2.0
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Web 2.0: Definition

Tim O’Reilly:

„Web 2.0 is the network as platform, spanning all


connected devices; Web 2.0 applications are those
that make the most of the intrinsic advantages of
that platform: delivering software as a continually-
updated service that gets better the more people
use it, consuming and remixing data from multiple
sources, including individual users, while providing
their own data and services in a form that allows
remixing by others, creating network effects through
an “architecture of participation,” and going beyond
the page metaphor of Web 1.0 to deliver rich user
SAPERIONcongress
ECM 2.0 experiences.”
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Vom Web 1.0 zum Web 2.0

Web 1.0 --> Web 2.0

DoubleClick --> Google AdSense


Ofoto --> Flickr
Akamai --> BitTorrent
mp3.com --> Napster
Britannica Online --> Wikipedia
personal websites --> blogging
evite --> upcoming.org and EVDB
domain name speculation --> search engine optimization
page views --> cost per click
screen scraping --> web services
publishing --> participation
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CMS --> wikis
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directories (taxonomy) --> tagging ("folksonomy")
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Web 2.0
Gesellschaftliche Sicht

• Marketing-Schlagwort, das die veränderte Wahrnehmung und


Benutzung des Internets beschreibt.

• Keine zentralisiert verbreiteten Informationen mehr, sondern


auch Verbreitung durch unabhängige Leute, die sich
untereinander vernetzen (Beispiele : Wikis, Blogs, Chats).

• Das Web 2.0 gibt jedem mit Internet-Zugang eine Stimme,


schneller - aber auch unkontrollierter - als je zuvor.

• Es gibt neue Wege, wie sich Information verbreitet, unzensiert


aber auch ohne gesicherte Qualität und Authentizität.
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Web 2.0
Technische Sicht

• „Web 2.0“ als Kombination der bereits Ende der 1990er Jahre
entwickelten Techniken, die durch die große Zahl breitbandiger
Internetzugänge erst jetzt großflächig verfügbar sind.
(z.B. Web-Service-APIs, AJAX, RSS)‫‏‬

• „Web 2.0“ existiert nicht wirklich:


es bezeichnet eher das Zusammenwirken verschiedener
Technologien und eine vermutete bzw. gewollte
Entwicklungsrichtung.

• Häufige Kritik an der “technologischen Interpretation”:


der Begriff ist unscharf und nahezu beliebig verwendet, um die
Popularität von Angeboten und Techniken zu fördern, oder neue
SAPERIONcongress „Trends“ wichtig und revolutionär erscheinen zu lassen.
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Enterprise 2.0

„Enterprise 2.0 (Enterprise und Web 2.0) ist


eine Anspielung darauf, dass Social
Software zunehmend auch im
Unternehmenskontext zum Einsatz kommt
und die Zusammenarbeit in Unternehmen
(positiv) beeinflusst.“
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ECM 2.0?

“Hat irgendwer irgendwann einmal ECM 1.0


definiert?
Brauchen wir wirklich ECM 2.0?
Sollten wir nicht gleich auf ECM 42 vorpreschen?
Man könnte dann schöne Handtücher fertigen
lassen mit der Aufschrift ‘SAPERION - ECM 42’ –
denn ohne Handtuch werden wir nicht in der Lage
sein, die Erde, unsere Daten und uns selbst zu
SAPERIONcongress
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retten!”
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„Web 42.0“
“Die Antwort ist 42!“

“Web 42 ist das ultimative Heilsversprechen, dasjenige Web, dass die


Frage nach dem Sein, nach dem Sinn des Lebens, einfach nach Allem,
klar, schlüssig und ultimativ abschließend beantwortet.
Viele versuchen bereits heute die Fallen von Web 6.0, Web 7.0 und Web
8.0 zu umgehen und sich ganz dem Web 42 zu verschreiben.
So z.B. die Pastafaris, die in den Spaghetti des Web 42 die Offenbarung
des Flying Spaghetti Monsters sehen (allerdings ist dies zur Zeit nur eine
kleine Splittersekte, Pasta42, von Web-Technik-phoben Anhängern des
FSM).
Die wahren Verfechter des Web 42 stützen sich eher auf die
ausführlichen, technisch detaillierten Beschreibungen von Douglas
Adams, die zumindest den funktionalen Umfang von Web 42 erkennen
lassen. Deep Thoughts Antwort „42“ lässt Äonen und Myriaden von
Generationen erzittern.
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Und so ist auch Web 42 eine grundsätzliche Offenbarung - die Welt, wir
Dr. Ulrich Kampffmeyer
selbst, einfach Alles ist Bestandteil des Web, das Web ist Web ist Web ist
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Web - Web-Web-Web-Web-Web-Web-Web-Web.
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Die Bezeichnung Web 42.0 mit der „.0“-Versionierung ist dagegen bei
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Verfechtern des wahren Web 42 sehr umstritten - man habe es nicht nötig
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eine Null an das Ultimative anzuhängen.“

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Dokumentbezogene
Technologien

DRT
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DRT: Definition

Document Related Technologies


Dienste einer IT-Infrastruktur zur kontrollierten Nutzung elektronischer
Dokumente unabhängig von Anwendung, Ort, Zeit und Erzeuger.

DRT beinhaltet zwei unterschiedliche Ansätze:


• Systeme, die auf die Verarbeitung unstrukturierter oder schwach
strukturierter Information („Dokumente“) spezialisiert sind
• dokumentenorientierte Funktionen, die in beliebige
Anwendungen und IT-Infrastrukturen integriert werden

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DRT und ECM

Document Related Technologies


verfolgt einen eher technologischen Ansatz –
es geht um Dokumente.

Enterprise Content Management


verfolgt einen eher strategischen Ansatz –
es geht um die ganzheitliche Verwaltung von Informationen.

Die Definition von ECM der AIIM beinhaltet alle drei Begriffe:
Enterprise Content Management is the technologies used to
Capture, Manage, Store, Preserve, and Deliver content and
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Was sind Dokumenten-Technologien ?

• Internet, Intranet & Extranet


• Document, Workflow & Knowledge Management
• eCommerce & Electronic Signature
• Document Input, Distribution & Storage
• OCR, ICR & Pattern Recognition
• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval
• Imaging & Multimedia
• Archival & Records Management
• Secure Communication & Unified Messaging
• Groupware & Office Automation Solutions
• Forms & Output Management
• Emulator, Converter & Viewer
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DRT –
die Zukunft ist Informationsmanagement

„Das Dokument ist nur eine Ausprägung von Information,


definiert durch Inhalt, Rechtscharakter und Kontext.
Dokumentenmanagement ist daher nur eine Facette des
übergreifenden Informationsmanagements“.

„In zukünftigen Systemen steht die Information selbst im


Mittelpunkt – die Lösungen werden informationszentrisch.“

„Wenn niemand mehr über flüchtige Akronyme wie DMS,


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ECM, ILM, BPM und so weiter spricht wird es immer noch
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Dr. Ulrich Kampffmeyer Technologien geben, die sich mit der Erstellung, Erfassung,
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Dokumenten beschäftigen – Dokumenten-Technologien
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Zukunft

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Die
Zukunft
ist
anders

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Zukunft

“Was immer man heute auch über die


Zukunft spekulieren mag,
sicher ist nur eines,
die Zukunft wird anders sein.”

“Die Wahrscheinlichkeit, ob nun zukünftige


Raumschiffkommandozentralen aussehen
wie bei Ijon Tichy oder wie in Starwars, ist
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gleich hoch!”
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Zukunft: Definition

• Zukunft ist das in der Abfolge der Zeit nach einem


Bezugszeitpunkt (Gegenwart)‫ ‏‬stattfindende
Geschehen.

• Der Mensch lebt vor dem Hintergrund der


Vergangenheit, deren Ereignisse und Erfahrungen
in die Gegenwart eingeflossen sind, auf die Zukunft
hin, die immer nur in unterschiedlichen Graden der
Wahrscheinlichkeit vorausgesagt werden kann.

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Zukunft: Definition

„Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft


existieren nicht:
Die Vergangenheit ist vorbei und nicht
zurückholbar, die Zukunft gibt es noch nicht
und sie liegt weit voraus, die Gegenwart ist
nur der Augenblick des Übergangs von der
Zukunft in die Vergangenheit.“
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Es gibt … 20 ECM Trends für 2007

(1) Es gibt einen Aufwärtstrend - mehr Projekte und mehr


anspruchsvolle Projekte!
(2) Es gibt noch mehr Wirrwarr im Markt - noch mehr Übernahmen,
noch mehr Konvergenz, noch mehr Konsolidierung!
(3) Es gibt eine neue Schwerkraftsenke - Microsoft bestimmt mit MOSS
und seiner ECM-Strategie immer mehr den Markt!
(4) Es gibt mehr Web 2.0 - neue Anwendungen, neue Architekturen,
neue Funktionalität bringt Druck auf die bisherigen ECM-
Spezialisten!
(5) Es gibt wahrscheinlich ILM - ja, es könnte Lösungen geben, die
diesem Anspruch gerecht werden. ILM verändert die
SAPERIONcongress Speicherlandschaft und raubt den herkömmlichen
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Dr. Ulrich Kampffmeyer Archivsystemanbietern den letzten Schlaf!
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(6) Es gibt Insolvenzen - manchen wird’s erwischen, ohne dass jemand
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da ist, der ihn auffängt!
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(7) Es gibt echte SOA-ECM-Produkte - die alte ECM-Vision der


unabhängigen Dienste, der Middleware aus dem Jahr 2001 wird
wahr!
(8) Es gibt einen Durchbruch für Business Process Management -
Workflow Foundation und integrierte Produkte greifen die letzten
Schlafpositionen in der Büroorganisation an!
(9) Es gibt eine Renaissance für Wissensmanagement - mit Wikis,
Blogs, Collaboration Suites, White-boards, Video-Conferencing,
RSS, intelligenter Volltextsuche, Agenten-Software, Chat,
Spracherkennung, Community-Profilen, assoziativer
Informationsvernetzung, activity logging usw. erhält
Wissensmanagement neuen Drive!
(10) Es gibt ein neues Hauptthema: Daten- und Informationsqualität.
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ECM wird Bestandteil von Projekten für einheitliche Directory
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Services, Master Data Management Solutions, Information
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Warehouses und anderen Harmonisierungslösungen!
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(11) Es gibt aller Orten Enterprise Search - intelligent Suchen und


Finden. Neben herkömmliche Volltextsuche und Internet-
Suchmaschinen treten ontologische, semantische und andere
Bewertungs- und Kontrollsysteme zur Verbesserung der
Suchergebnisse.
(12) Es gibt es wirklich - ECM von Oracle. Der Datenbankanbieter tritt
2007 mit aller Vertriebsmacht an. Weh tut es besonders den
Anbietern herkömmlicher Lösungen, die Oracle als Index-
Datenbank im Bauch haben.
(13) Es gibt neue Lösungen von SAP - Netweaver, Content Server und
ESB-Bus machen das eine oder andere extra-ECM-System im
Unternehmen überflüssig.
(14) Es gibt sie langsam - Kartenlösungen mit Signaturen, Pads mit
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fortgeschrittener Signatur; aber Anfang 2007 dümpelt alles noch vor
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sich hin, weil die großen Kartenprojekte der öffentlichen Hand nicht
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in Fahrt kommen.
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(15) Es gibt es noch - E-Government. Wenig Geld, hohe Ansprüche.
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Kleinere Anbieter mit kleineren Produkten machen hier das Rennen.
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(16) Es gibt einen neuen Standard für Records Management - MoReq2


dürfte 2007 fertig werden.
(17) Es gibt sie vielleicht - die neue GoBS, zumindest als Entwurf, aber
bitte nicht erwarten, dass das so schnell mit der Übernahme durch
das Ministerium klappt.
(18) Es gibt Veränderungen auch im Beratungsmarkt - die Anwender
werden schlauer und sparen mehr. Die Beratungsprojekte werden
so vielfach kürzer und die Berater werden mit höheren fachlichen
Anforderungen konfrontiert.
(19) Es gibt einen weiteren Preisverfall - der Mittelstand der DRT-
Anbieter muss sich gegen die großen und die Vielzahl der
vergleichbaren Marktbegleiter wehren. Mancher wird es nicht
überleben.
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(20) Es gibt vermehrt - OpenSource und Freeware, nicht nur für WCM
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sondern auch für Dokumentenmanagement, Workflow und
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Archivierung.
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IT-Zukunft – Gartner Group

Die zehn wichtigsten Technologien

• Virtualization
• Grid computing
• Service-oriented business applications (SOBAs)
• Pervasive computing
• OLED/LEP technologies
• Linux - for important stuff -
• Location-aware services
• Desktop search tools
• Micro Commerce
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Ein anderer Blick auf die Zukunft von ECM

“ECM hat als eigenständige Kategorie keine


Zukunft – es wird im Informationsmanagement
aufgehen.”

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ECM 2.0?

“Warum soll man auch an ECM dieses ‘2.0’ dranhängen?

Warum muss man das hohle, marketinggetriebene ‘2.0’-


Postfix an einen bereits sehr schwierigen,
erklärungsbedüftigen Branchenterminus anfügen,
sind die Anwender durch ECM nicht genug verwirrt?

Ist die Verwendung von ‘2.0’ ein Zeichen von Modernität


oder doch nur einfach ein Zeichen von fehlverstandenem,
unkreativem Allerwelts-Me-Too-Marketing?

Wäre es nicht besser, man würde erstmal funktionierende


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ECM ‘1.0’ Lösungen an den Markt bringen?”
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THESEN
Konstruktion

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Konstruktion: Definition

Konstruktion bezeichnet allgemein das Aufbauen, Errichten oder


Herstellen eines materiellen oder immateriellen Gebildes, z.T. auch
eine Berechnung oder Erfindung.
Speziell in der Technik steht Konstruktion für alle Ideen, Überlegungen,
Prinzipien, Berechnungen und Verfahren, welche die Funktion eines
technischen Produkts (einer Maschine oder eines Bauwerks)‫‏‬
gewährleisten.

Im Folgenden steht Konstruktion für die Zusammenstellung derjenigen


Themenbereiche, die die Herausforderungen an ECM 2.0 ausmachen.
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Thesen zu ECM 2.0

“ECM 2.0 gibt es noch nicht –


also konstruieren wir es uns einfach einmal analog
zu Web 2.0 und Enterprise 2.0 zusammen.”

“Würde man ECM 2.0 ernst nehmen,


dann müssten sich die Eigenschaften von
ECM 2.0 aus der Differenz der heutigen
ECM-Funktionalität
– die nicht als ECM 1.0 bezeichnet wird –
und den sich abzeichnenden, neuen Technologien
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“ECM 2.0 könnte man auch als ‘Ambient ECM’
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ECM
ist
Infrastruktur

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Infrastruktur: Definition

Infrastruktur ist die Gesamtheit aller technischen und logischen


Elemente innerhalb einer Organisation, die zur automatisierten
Informationsverarbeitung eingesetzt werden.

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ECM als Unternehmensinfrastruktur


AIIM International

E-Business

ERP AP/AR RM/A CRM HRM Enterprise


Applications

EAI Integration

Workflow Collaboration
Enterprise
Content
Data Warehousing Web Content Doc Mgmt Management
Mining Management Imaging

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Integrative Middleware -
Integrative Middleware
AIIM International

E-Business

ERP AP/AR RM/A CRM HRM Enterprise


Applications

EAI Integration

Workflow Basis Idee Nr. 1


Collaboration
Enterprise
Integrative MiddlewareContent
Data Warehousing Web Content Doc Mgmt Management
Mining Management Imaging

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Independent Services –
Dienstekonzept
AIIM International

E-Business

ERP AP/AR RM/A CRM HRM Enterprise


Applications

EAI Integration
Basis Idee Nr. 2
Workflow Collaboration
Unabhängige Dienste Enterprise
Content
Data Warehousing
für alleWeb Content Doc Mgmt
Anwendungen Management
Mining Management Imaging

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Federated Repository –
Einheitlicher Speicherort
AIIM International

E-Business

ERP AP/AR RM/A CRM HRM Enterprise


Applications

EAI Idee Nr. 3


Basis Integration

Ein einheitliches,
Workflow übergreifendes
Collaboration
Enterprise
Enterprise Repository
Data Warehousing Web Content Doc Mgmt
Content
Management
Miningfür jeden Informationstyp
Management Imaging

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ECM 1.0 als Infrastruktur

“ECM ist Infrastruktur!


Dies zeigen besonders die drei Basisideen von
Enterprise Content Management:
ECM als integrative Middleware,
ECM als unabhängige Dienste und
ECM als übergreifend nutzbarer Speicherort.”

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ECM 2.0 als Infrastruktur

„ECM will become infrastructure at the level of


operating systems, databases and software
services.
ECM basic functionality is a commodity.“

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Integration

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Ohne
Integration
macht
ECM
keinen
Sinn
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Integration: Definition

Die Integration dient zur Verknüpfung von verschiedenen


Anwendungen: Verringerung und Vermeidung von Schnittstellen.
Hierbei wird zwischen Funktionsintegration, Datenintegration und
Geschäftsprozessintegration unterschieden.

Mehrere arbeitsteilige Applikationen werden in einer Anwendung


zusammengefasst. Dadurch wird verhindert, dass dieselben
Funktionen in verschiedenen Anwendungen implementiert
werden müssen. Gleichzeitig werden Schnittstellen zur
Datenübergabe vermieden.
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Integration: die Natur von ECM

“Die Zeit der Insellösungen ist vorbei!”

“Ohne Integration in andere Anwendungen gibt es


kein ECM Enterprise Content Management”

“Die Integration darf nicht bei der Technik


haltmachen –
ECM muss Organisation und den Menschen
einschließen.”
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Integrationsaspekte

Informationsverarbeitung Daten
Editing, Publishing, Datenbank, Hostdaten,
Tabellenkalkulation, Vorgangsdaten,
individuelle Anwendungen CI-/NCI-Daten
Mensch
Organisation
Enterprise-Content-
Technik
Management
Ablauforganisation Aufbauorganisation
Logische Reihenfolge, Personen, Rollen,
zeitliche Reihenfolge Kompetenzen,
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Regeln Organisationseinheiten
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IT-Abteilung Fachabteilung
abteilung
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ECI Enterprise Content Integration

„Integration über die Information selbst:


ECM-Technologien bieten in Gestalt von
Enterprise Content Integration die Möglichkeit,
Informationen aus verschiedenen Quelle zu
empfangen und diese verschiedenen
Zielsystemen zur Verfügung zu stellen ohne dass
die Quell- und Zielsysteme direkt verbunden sein
müssen.“

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EAI Enterprise Application Integration

„ECM als Integrationswerkzeug:


ECM-Technologien wie Workflow, Business-
Process-management und andere fungieren als
Integrationswerkzeuge und Schnittstellensysteme
zur Verbindung von Anwendungen, die über
Prozesse und Dokumente miteinander
kommunizieren müssen.“

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Integrationsfähigkeit als Voraussetzung


für ECM 2.0

“Die Zusammenführung von Komponenten mittels


Integration ist in heterogenen Landschaften die
einzige Chance, in den zunehmend komplexen
IT-Umgebungen zukunftssichere Lösungen zu
erstellen.”

“ECM ist keine Einzelkomponente oder ein


eigenständiges, losgegelöstes System –
ECM ist ein integrierter Baustein aller modernen
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Informationssysteme.”
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Konvergenz

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Konvergenz
führt
zu
sich
überlappender
Funktionalität
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Konvergenz: Definition

Allgemein:

Konvergenz ist das Zusammenwachsen der IT-


Techniken mit den Kommunikationstechniken und
der Telekommunikation.
Konvergenz führt zur Integration von
Kommunikationsdiensten und
Übertragungstechniken, so dass Texte, Graphiken,
Audio und Video über alle Medien übertragen und
verfügbar gemacht werden können.

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Konvergenz ist gekennzeichnet durch die
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Überlappung mit angrenzenden
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Technologiefeldern.
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Konvergenz im ECM

Die Konvergenz bei ECM zeigt sich insbesondere


durch das Zusammenwachsen von Technologien, die
ursprünglich nicht zum Kernbereich des
Dokumentenmanagement gerechnet wurden:
• Capture
• Output-Management
• Asset Management
• Digital Rights Management
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• Elektronische Signatur
• Web Content Management
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Konvergenz im ECM

Je weiter gefasst ECM betrachtet wird, desto mehr


Überlappung gibt es mit angrenzenden
Technologiebereichen:

• ECM fasert an den Rändern aus

• ECM verschwindet im allgemeinen


Informationsmanagement

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Konvergenz & Konsolidierung

„Der Markt teilt sich auf in die Anbieter von


Basisfunktionalität, die betriebsystemnah, mit
Datenbanken oder Office-Lösungen weit verbreitet
angeboten wird, und spezielle, komplexere,
dokumenten- und prozesszentrische Lösungen, die
von den ECM-Spezialisten bedient werden.“

„Auch wenn immer wieder neue innovative


Unternehmen sich des Themas ECM annehmen, die
Konzentration geht weiter. Die großen Standard-
Software-Anbieter kaufen hinzu und erhöhen durch
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die neu hinzugewonnene Funktionalität zugleich
PROJECT CONSULT auch die Messlatte für alle anderen, die sich
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ebenfalls im ECM-Markt tummeln. Konvergenz
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beflügelt so die Konsolidierung.“
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ECM 2.0 ist Konvergenz

„ECM ist der Baukasten, der allen Anwendungen


und der ITK-Infrastruktur die notwendigen
Bausteine zu Erfassung, Verteilung, Verarbeitung,
Konvertierung, Speicherung, Erschließung,
Nutzung, Bereitstellung, Migration, Archivierung
und Entsorgung von schwachstrukturierten und
unstruktrierten Informationen bereitstellt.“
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Schnittstellen

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Schnittstellen
verbinden
Welten

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Schnittstellen: Definition

Schnittstellen sind logische Berührungspunkte in


einem System, die definieren, wie Kommandos und
Daten zwischen verschiedenen Prozessen und
Komponenten ausgetauscht werden.

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Schnittstellen: ECM

ECM hat wenige „eigene“ Schnittstellen


hervorgebracht, sondern benutzt vorrangig
Schnittstellen anderer Systeme.

Zu den wenigen „eigenen“ Schnittstellen gehören:


• WebDav
• JSR 170 / 283
• ArchiveLink
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ECM 2.0 als Schnittstelle

„ECM ist die Schnittstelle zwischen Datenbanken,


Anwendungen und Speichern, um Informationen
optimal und kontrolliert zu verwalten.“

„Ohne standardisierte Schnittstellen gibt es keine


Modularisierung und keine Dienstekonzepte. ECM
braucht solche Schnittstellen und ist zugleich selbst
eine Schnittstelle.“
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SOA

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SOA

Service
Oriented
Architecture
ist
ein
Grundprinzip
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ECM
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SOA: Definition

Service Oriented Architecture

SOA ist ein Konzept für eine Systemarchitektur mit dem Ziel einer
unternehmensweiten, agil gestaltbaren Prozessintegration.

SOA ist ein Designansatz zum Entwurf von komplexen


Softwaresystemen, deren Funktionalität durch voneinander
unabhängige, lose gekoppelte Dienste (Services) realisiert wird.

Wesentliche SOA-Eigenschaften:
• SOA ist ein Architekturansatz, kein Produkt und kein Werkzeug
• Services enthalten kleine Bausteine der Applikationslogik
• SOA aggregiert lose gekoppelte Services zu
Geschäftsprozessen
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• Services sind interoperabel und kommunizieren über
Dr. Ulrich Kampffmeyer standardisierte Schnittstellen miteinander
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SOA: direkte Anwendungsintegration

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SOA als Zukunftsvision

“Die Applikation, wie sie uns bisher bekannt war,


gehört der Vergangenheit an, und die
monolithische IT-Infrastruktur vergangener Tage
wird in eine dynamische Matrix lose gekoppelter
Dienste zerlegt.
Der Wechsel zu SOA wird nicht einfach sein: Wir
müssen lernen diese neue Software auf neue Art
und Weise erstellen und managen. Das Ergebnis
wird aber das bewegliche, on-demand
Unternehmen sein.“
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ECM 2.0
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SOA: Vorteile in ECM-Umgebungen

SOA ermöglicht es dem Anwender für Dokument-


Und Content-Funktionalitäten die Infrastruktur zu
harmonisieren:

• nur ein Archiv für alle Informationen


• nur ein Konvertierungsdienst
• nur eine Workflow-Engine
• nur eine Collaboration-Plattform
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• nur …
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ECM 2.0 als SOA-Vision

„SOA ist das Ende des Wildwuchses der


gewachsenen Dokumentenmanagement-
Informationsinseln.“

„SOA liefert die notwendige Infrastruktur für die


Integration von ECM-Diensten.“

„Ein auf SOA basierendes Dienstekonzept


verringert die Fertigungstiefe bei der Erstellung von
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ECM 2.0
ECM-Suiten.“
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SaaS

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SaaS

Bereitstellung
von
ECM-Funktionalität
für
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Jedermann
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Definition: SaaS

• SaaS Software as a Service ist eine Methode,


Software nach Bedarf bereitzustellen
• Es ähnelt dem ASP Application Service Providing
• Unternehmen können über SaaS Software-
Anwendungen je nach Bedarf über das Web nutzen
• In Bezug auf die Skalierbarkeit bieten "SaaS"-
Lösungen hohe Flexibilität
• Durch die steigenden Ansprüchen an die
Performance von Mitarbeitern und Lieferanten,
gleichzeitig aber auch von Kunden an die
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Unternehmens-Performance ist die Kontrolle und
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das Management der Anwendungen und Systeme
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durch 24/7 Services meist gewährleistet
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Definition SaaS

• Mittelständische Unternehmen und verteilte


Organisationen, die oftmals über keine oder aber
nur limitierte ITK-Ressourcen verfügen, können
schnell und effektiv neue Marktplätze besetzen und
neue Geschäftseinheiten professionell aufbauen
• Bei den Sicherheitsfragen können Anwender von
dem bereits verfügbaren Security-Know How auf
Anbieterseite profitieren, die sie ständig durch die
Tätigkeit für andere Kunden vertiefen kann
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ECM 2.0
• Der Nutzer von SaaS muss sich nicht selbst um
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Software-Updates oder die Verfügbarkeit seiner
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Informationen kümmern
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SaaS im ECM

SaaS erlaubt die Nutzung von ECM-Diensten in


geschlossenen Gemeinschaften als ASP und in
offenen Gemeinschaften über Web-Methoden.
Beispiele sind:
• der „Internetsafe“,
• Projektmanagement-Plattformen,
• verteilter Workflow,
• kollaboratives Arbeiten in verteilten
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Gemeinschaften,
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• Übersetzungs- und Publikationswerkzeuge,
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• etc.
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SaaS: Zukunft

„Schätzungen von Gartner gehen davon


aus, dass bis zum Jahr 2011 25 Prozent
der gesamten Software auf der Basis des
SaaS-Modells entwickelt sein könnte.“

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ECM 2.0 - die Zukunft im SaaS?

„SaaS demokratisiert ECM:


durch SaaS wird ECM-Funktionalität erstmals einer
großen Gemeinschaft außerhalb der internen
Unternehmenslösungen bereitgestellt.“

„SaaS stellt neue Herausforderungen an ECM:


SaaS forciert die technologische und funktionale
Weiterentwicklung von ECM, um die Nutzung durch
unbekannte Dritte und mit einfachen
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ECM 2.0
Benutzerschnitten über das Internet zu
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ermöglichen.“
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OpenSource

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OpenSource
ist
die
Herausforderung
für
kommerzielle
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ECM-Produkte
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Open Source: Definition

• Die Software, d.h. der Programmcode liegt in einer


für den Menschen lesbaren und verständlichen
Form vor
• Die Software darf beliebig kopiert, verbreitet und
genutzt werden
• Die Software darf verändert und in der veränderten
Form weitergegeben werden
• Diese Charakteristika werden detaillierter in der
Open Source Definition (OSD) der Open Source
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ECM 2.0 Initiative festgelegt
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Freeware: Definition

• Unter Freeware versteht man Software, die vom


Urheber zur kostenlosen Nutzung zur Verfügung
gestellt wird und weitgehend ohne Einschränkung
verbreitet werden darf
• Im Allgemeinen wird der Begriff Freeware eher für
kleinere Softwareprodukte einzelner Programmierer
benutzt, die von diesen über ihre Homepages zum
Download angeboten werden
• Daneben gibt es auch Codinggroups, die Software
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ECM 2.0
programmieren und diese als Freeware anbieten
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Open Source & Freeware

• OpenSource ist nicht gleich Freeware.


Open Source heißt nicht per Definition, dass die
Software kostenfrei ist
• Die Nutzung von Freeware ist kostenfrei, allerdings
liegt das Programm nur in ausführbarer Form vor
• Der Quelltext steht bei Freeware häufig nicht zur
Verfügung

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Open Source und Web 2.0

„Gerade im Zeitalter von Web 2.0 wird Open


Source in virtuellen Communities zu einer
Triebfeder der Entwicklung neuer Technologien.“

„Anwender- und Programmier-Communities sind


zugleich Treiber wie auch Risiko von Open Source
Software.“

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Open Source und ECM

„Web Content Management wird heute schon von


Open Source dominiert, vor Enterprise Content
Management wird diese Entwicklung schwerlich
haltmachen.“

„ECM-nahe Produkte erhöhen den Druck auf die


kleineren DMS- und ECM-Anbieter. Noch haben
professionellere Open Source Produkte eine
geringe Verbreitung in Deutschland - dies wird sich
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Dr. Ulrich Kampffmeyer
aber kurzfristig ändern.“
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Open Source und ECM 2.0

„Nur die Komplexität der Lösungen und der Umfang


der Anwenderanforderungen schützt die
kommerziellen ECM-Produkte noch vor Open
Source.“

„Open Source Komponenten werden


selbstverständlicher Bestandteil auch von
kommerziellen ECM-Suiten werden –
anders lässt sich die Kompatibilität zum Web-2.0-
Umfeld und der Anschluss an die rasante
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ECM 2.0
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Entwicklungsgeschwindigkeit neuer Technologien
PROJECT CONSULT gar nicht halten.“
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Desktop

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Desktop – Top Gun

Was
ist
das
führende
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ECM 2.0
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Desktop: Definition

• Allgemein ist der Desktop die Schreibtischfläche


• Desktop ist ebenso eine grafische Bediener-
oberfäche, mit der die Funktionalität eines
Schreibtisches nachgebildet wird
• Desktop-Anwendungen beziehen sich aus-
schließlich auf lokal ausgeführte Anwendungen
• Durch offene Schnittstellen können die Desktop-
Anwendungen zu Netzwerk-Anwendungen werden
• Der Desktop steht auch für die führende
Anwendung, mit der am Meisten vom Anwender
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gearbeitet wird
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Der Kampf um die führende Anwendung auf


dem Desktop

„Jedes große Softwaresystem versucht sich als die


führende Anwendung zu positionieren, sei es SAP,
sei es Microsoft, sei es IBM, sei es die uralte
Fachanwendung im Service-Rechenzentrum.“

„Microsoft ist drauf-und-dran seine führende


Position auf dem Desktop mit Betriebssystem und
Office an Browser-basierte Lösungen im Internet zu
verlieren.“
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ECM und führende Anwendungen

„ECM wird nur in sehr wenigen Bereichen, wo es


um Dokumenten-orientierte Bearbeitung geht, als
führende Oberfläche akzeptiert werden –
als virtuelle Akte, bei bestimmten Typen von
Workflow, als einheitlicher Posteingangskorb,
als Anwendungs-unabhängiger Archivzugang.“

„ECM verschwindet im Bauch anderer


Anwendungen. ECM ist so nicht mehr als
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eigenständige Anwendung für den Nutzer sichtbar.“
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Die Zukunft von ECM: Enabling

Ergänzung von vorhandenen Anwendungen um


Dokumentenmanagement-Funktionen auf Client- und/oder
Serverebene, damit mit gleicher Funktionalität die gleichen
Informationen und Dokumente aus verschiedenen
Applikationen heraus genutzt werden können.

Nutzung von ECM-Funktionalität über integrierte Funktionen


und Aufrufe direkt aus der führenden, vom Anwender für
seine Tätigkeit am häufigsten genutzten Anwendung heraus.

Keine eigene Oberfläche, allenfalls Öffnung von Fenstern,


sondern Bereitstellung der ECM-Funktionalität innerhalb der
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aufrufenden Anwendung selbst.
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Der ECM 2.0 Desktop

„ECM-Funktionalität muss in jeder Anwendung


integriert zur Verfügung stehen. Irgendwann
reduziert sich dann die Funktionalität auf die
„drei Knöpfe“:
• Informationen speichern,
• Informationen wiederfinden,
• Informationen strukturiert bereitstellen.“

SAPERIONcongress
„Vielleicht überlebt ECM nur als kleines Portlet,
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integriert in Internet- und Intranet-Portale.“
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Nutzung

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Nutzung

Wer
ist
der
Anwender
SAPERIONcongress der
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Zukunft?
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Facetten der Nutzung

Form der Nutzung


• Nutzung durch den Anwender, interaktiv in der
Bedienungsoberfläche
• Nutzung durch Software-Services, automatisiert als
Hintergrunds- oder Dunkelverarbeitungsprozess
Usability
• Nutzbarkeit als Ergonomiemaßstab
• Nutzbarkeit als Qualitätsmaßstab
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Nutzungshäufigkeit
• Nutzbarkeit als Produktivitätsmaßstab
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• Nutzung als Wirtschaftlichkeitsfaktor
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Nutzung von ECM

„ECM dient dazu Informationen zu organisieren und


schnell wieder zu finden.“
„Nur wenn ECM einfach zu bedienen ist, lässt sich
Akzeptanz für ein solches System schaffen. Die
Ordnung, Verwaltung und Indizierung von
Informationen ist sonst ein lästiger Zusatzaufwand.“

„Die Nutzung von ECM erfordert einen


organisatorischen Unterbau, denn Software allein
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löst nicht die Probleme der Informationsnutzung
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und Prozesse im Unternehmen.“
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Paradigma
ECM = Unternehmenssoftware

„ECM-Software ist relativ komplex, besonders


wenn sie Prozesse unterstützen soll. Man muss
Anwender schulen, damit die Software optimal
genutzt werden kann.“
„Das Wort Enterprise in ECM sagt es schon aus –
die Software ist für Unternehmen und die Nutzung
im Unternehmen ausgelegt.“

„ECM richtet sich an den professionellen


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ECM 2.0
Anwender, der geschult wird, der ständig mit der
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Software arbeitet und ECM als Bestandteil seiner
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Arbeitsumgebung betrachtet.“
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Paradigmenwechsel

„Nicht mehr nur Unternehmen sondern jeder von


uns hat soviel Information, dass sie nicht mehr mit
herkömmlichen Mitteln verwaltet werden können –
Gigabytes auf Stick und MP3-Player, TeraBytes am
Heim-PC und Fernsehrekorder“.

„Bisher haben die ECM-Anbieter den Massenmarkt


komplett übersehen – oder übersehen wollen. In
dem Maße, wie die Unterschiede zwischen der
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ECM 2.0
Nutzung von Software im Unternehmen und
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Zuhause verschwinden, muss sich auch ECM auf
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neue Benutzergruppen einrichten.“
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Paradigmenwechsel in der ECM-


Nutzung – zum Ersten …

ECM im öffentlichen Raum – Web-Angebote:


• Einfache, intuitive Benutzeroberflächen auf Basis
des Browsers
• Keine eigene Installation von Software
• Bedarfsorientierte Nutzung von Einzelfunktionalität
oder Einzelangeboten
• Reduzierte Komplexität
• Weite Verbreitung
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• Ortsunabhängige Nutzbarkeit
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• Medium-Unabhängigkeit
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Paradigmenwechsel in der ECM-


Nutzung – zum Zweiten …

ECM im privaten Raum –


Angebote für Multi-Media-PC, digitalen
Rekorder, Fernseher, Stereo-Anlage und
Kühlschrank:
• Verwaltung von eigenen Photos, Videos, etc.
• Verwaltung von Downloads wie Webseiten,
Videos, Musik, Bilder, Filme, eBooks, etc.
• Verwaltung von Dokumenten, E-Mail, signierten
Rechnungen, Listen, Präsentationen, etc.
• Verwaltung von eigenen und fremden
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Forenbeiträgen, Blogeinträgen, Profilen, etc.
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• Management der Sicherung aller Informationen
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lokal oder mit Backup über das Internet
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Paradigmenwechsel in der ECM-


Nutzung – zum Dritten …

ECM in der Kommunikation –


Angebote für Mobiltelefon, PDA, Tablet und
Handtaschen-PC:
• Verwaltung von SMS, MMS, E-Mail, Voice-Mail,
etc.
• Bereitstellung von Nachrichten und Dokumenten
aus dem Unternehmens-ECM
• Elektronische Signierfunktion mit Erstellung und
Signierung von elektronischen Dokumenten
• Anzeige von komplexen Informationsobjekten,
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Multi-Media und anderen Dokumenten nebst
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Archivierung, Recherche, Workflow, etc.
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• Collaboration im Kleinen
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Die Zukunft der Usability in ECM 2.0

„Alle Oberflächen werden sich zukünftig daran


messen lassen müssen, dass sie nicht nur von
professionellen Anwendern, sondern von jedem
beliebigen Menschen bedient werden können
müssen. Maßstab wird die Bedienung des
Fernsehers, des Mobiltelefons oder der
Musikanlage zu Hause sein!“

„Der Browser ist nicht der Weisheit letzter Schluss


SAPERIONcongress
ECM 2.0
– die wahre Revolution der einfach zu nutzenden,
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intuitiven Benutzeroberflächen steht noch aus!“
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Suche

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Nicht
Suchen

sondern
Finden
ist
SAPERIONcongress die
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Devise
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Suche: Definition

Eine Suchfunktion soll ermöglichen, einen bestimmten


Datensatz in einer Datenmenge (schnell) zu finden:

• der Suchende legt die Suchkriterien und weitere


Parameter zur Steuerung der Funktion fest.
• es wird ein Verfahren angewendet um den Datenbestand
mit den Suchkriterien zu vergleichen.
• es wird der erste, oder alle, oder die ersten xyz Treffer
des Datenbestands, die zu den Suchkriterien passen,
verwendet.

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Vielfalt der Suche –


Beschränkung der Qualität

Datenbank zur Suche:


• nach definierten Attributen in relationalen Datenbanken
• nach beliebigen Texten und Textbeziehungen in
Volltextdatenbanken
Thesaurus und Taxonomien zur Suche:
• in geordneten Datenbeständen über Verzeichnisse und
Datenbanken
Suchmaschine zur Suche:
• in heterogenen Datenbeständen und über beliebige Formate
Agenten zur transaktionsorientierten Suche:
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ECM 2.0
• in vorgegeben Repositories mit automatischer Bereitstellung
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Unkontrollierte Schlagworte zur Suche:
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• Finden und Navigation über Tags und Freitextfelder
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Enterprise Search

Definition:
Enterprise Search bezeichnet die unternehmensweite Suche
nach Informationen in den gesamten Datenbeständen einer
Organisation, wobei sowohl das Intranet und die externe
Webseite als auch alle anderen Daten in Form von E-Mails,
Datenbank-Einträgen, Dokumenten in File-Systemen etc.
erschlossen werden.

Funktionalität:
• Volltexterschließung
• Suchmaschinen
• Agenten
• Filterung
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ECM 2.0
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• Pipes
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• automatische Übersetzung
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Finden im ECM 2.0

„Relationale Datenbanken behalten ihre Berechtigung wo es


um strukturierte Datensätze, Records Management und
Compliance-Anforderungen geht. Überall sonst werden sich
die neuen Finden- und Navigations-Technologien des Web-
2.0 durchsetzen – Semantic Search, Folksonomy und
Enterprise Search lassen grüßen!“

„Vielleicht gibt es ja in Zukunft einmal eine Zusammenführung


aller drei Ansätze – Folksonomy als Vorschlags- und
Zuordnungssystem für Taxonomien, Thesaurus und
Ontologien; semantische Netzwerke, Thesaurus und
Ontologien ihrerseits als Hilfssysteme von Enterprise Search.“
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ECM 2.0
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„Semantische Vernetzung und Suche ist nicht nur der
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Unternehmensberatung Schlüsselfaktor für Web 3.0 sondern wird als
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Basistechnologie auch in ECM-Lösungen integriert werden.“
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Kollaboration

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Kollaboration

verkauft
sich
schlecht
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in
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Frankreich
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Kollaboration: Aussagen

• Kollaboration ist der deutsche Begriff für “collaborative


Software” – Software, die die Zusammenarbeit unterstützt
• Kollaboration ist die Fortführung des Groupware-Ansatzes
• Kollaboration ermöglicht prozessgestützte Zusammenarbeit
ohne das die Prozesse vorher definiert werden müssen
• Kollaboratives Arbeitenund Adhoc-Workflow überschneiden
sich
• Nachvollziehbarkeit und Konsistenz sind Grundprobleme des
parallelen kolloborativen Bearbeitens von Dokumenten
• Collaborative Software ist eine wesentliche Komponente von
SAPERIONcongress
ECM Enterprise Content Management. Manche Hersteller
ECM 2.0
Dr. Ulrich Kampffmeyer
sehen sie sogar als wichtigste Komponente an
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• Der Begriff Kollaboration (oder Collaboration) ist in manchen
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Ländern negativ besetzt
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Kollaboration: Definition

• Gemeinsam nutzbare Informationsbasen


• Gemeinsames, gleichzeitiges und kontrolliertes Bearbeiten
von Informationen
• Ortsunabhängiges, verteiltes Arbeiten von Teams am
gleichen Projekt, Vorgang oder Dokument
• Wissensbasen über Skills, Ressourcen und Hintergrunddaten
für die gemeinsame Bearbeitung von Informationen
• Verwaltungskomponenten wie Whiteboards und Mindmaps für
Ideensammlungen, Terminpläne, Projektmanagement und
andere
• Kommunikationsanwendungen wie Video-Conferencing,
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ECM 2.0
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Blogs, Wikis, Diskussionsforen, RSS-Feeds, Chats usw.
PROJECT CONSULT • Integration von Informationen aus anderen Anwendungen im
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Kontext der gemeinsamen Informationsbearbeitung
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Kollaboration und ECM 2.0

“Collaboration in ECM wird sich die Funktionen des Web 2.0


zunutze machen: Blogs, Wikis, Feeds, Chats, Plogs und
andere Formen der Kommunikation und Interaktion. Das
gleichzeitige, gemeinsame Bearbeiten eines Dokumentes
durch mehrere Benutzer über das Netz dagegen wird auch in
Zukunft noch eine technische Herausforderung bleiben”.

“Collaborative Software wird sich der Virtualisierung


bedienen: virtuelle Archive, virtuelle Arbeitsgruppen, virtuelle
Akten und virtuelle Postkörbe bis hin zum virtuellen
Mitarbeiter in Gestalt von allgegenwärtigen
SAPERIONcongress
Softwareassistenten.
ECM 2.0
Dr. Ulrich Kampffmeyer Bleibt die Hoffnung, dass man die virtuellen Assistenten auch
PROJECT CONSULT Ausschalten kann, damit die Kreativität nicht auf der Strecke
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Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH bleibt.”
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Klassifikation

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Klassifikation

Die
Überwindung
des
Flaschenhalses
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Klassifikation: Definition

• Eine Klassifikation oder Systematik ist eine planmäßige


Sammlung von abstrakten Klassen (auch Konzepten oder
Kategorien), die zur Abgrenzung und Ordnung verwendet
werden. Die einzelnen Klassen werden in der Regel mittels
Klassifizierung, das heißt durch die Einteilungen von Objekten
anhand bestimmter Merkmale, gewonnen und hierarchisch
angeordnet. Die Menge der Klassennamen bilden ein
kontrolliertes Vokabular. Die Anwendung einer Klassifikation
auf ein Objekt durch Auswahl einer passenden Klasse der
gegebenen Klassifikation heißt Klassierung.
• Eine Klassifikation ist eine Einteilung von Objekten über
abgegrenzte Begriffe anhand bestimmter gemeinsamer
Merkmale der Objekte. Ausprägungen einer Klassifikation
SAPERIONcongress
können sein:
ECM 2.0
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• Taxonomien
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• Ontologien
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• Ordnungssystematiken wie Aktenpläne
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Klassifikation: Definition für ECM

• Ermittlung der Zugehörigkeit von Objekten wie


Dokumenten zu Klassen
• Zuordnung von Objekte zu Entitäten, Gruppen,
Speicherorten oder anderen Ordnungskriterien
• Indizierung von Objekten anhand von Attributen,
die einer Klasse von Objekten zugeordnet sind und
vererbt werden
• Zuordnung zu Verarbeitungsregeln wie
• Bestimmung von Laufwegen
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ECM 2.0 • Formatkonvertierung
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PROJECT CONSULT
• Zuordnung von Aufbewahrungsfristen
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• Stichprobenprüfung
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• usw.
161

Prinzipien der Anwendung in ECM

• Input Management
Klassifikation bei der Erfassung von Information,
um diese dem richtigen Speicherort, dem richtigen
Bearbeiter und dem richtigen Informationskontext
wie eine virtuelle Akte zuordnen zu können

• Intelligentes Retrieval
Klassifikation bei der Suche, um das Finden zu
unterstützen oder das Ergebnis der Suche zu
SAPERIONcongress
strukturieren, zu ordnen und zu gewichten mit dem
Ziel, das Finden qualitativ zu verbessern
ECM 2.0
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Automatische Klassifikation
Input Management

Verteilung

Klasse Speicherort

DB
Dokument

Automatische
Index
Speicherung
Klassifikation
Metadaten zum
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Informationsobjekt
ECM 2.0
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Automatische Klassifikation
Intelligentes Retrieval

Anfrage

DB Ergebnis

Repräsentation
SAPERIONcongress Repository Automatische
ECM 2.0
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Klassifikation

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Automatische Klassifikation:
die Zukunft von ECM 2.0

„Mit der dritten Generation ist die automatische


Klassifikation so weit gediehen, dass sie besser als
der Mensch - in Bezug auf dessen Ausbildung,
Tagesform und Kenntnis des Schriftgutes –
Dokumente klassifizieren und zuordnen kann.“

„Erst mit Einsatz der automatischen Klassifikation


können der Flaschenhals der manuellen Erfassung
und die Verbesserung der Ergebnisse einer Suche
erreicht werden.“
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ECM 2.0
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PROJECT CONSULT
„Ohne automatische Klassifikation gibt es keine
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effektive, qualitativ akzeptable Dunkelverarbeitung
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im ECM-Umfeld.“
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Wert

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Der
Wert
von
Information
ist
der
Maßstab
für
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die
ECM-Investition
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Wert: Definition

• Unter dem Wert einer Sache oder einer Information versteht man die
Bedeutung oder Wichtigkeit oder den Nutzen, welche(r) der Sache
oder der Information anhaftet.
• Meistens wird der Begriff in dem Sinne einer menschlichen
Bewertung gebraucht, und ist nicht so allgemein gehalten, wie der
Begriff Bedeutung.
• Zu unterscheiden ist vor allem zwischen einem subjektivem und
objektivem Wert. Subjektive Werte sind nicht messbar, sie
unterliegen dem menschlichen Gefühl, Geschmack, Gewissen etc. .
Objektive Werte sind messbar: Die Höhe eines Berges, die Länge
einer Strecke, die Helligkeit einer Lampe. Zur einheitlichen Messung
dienen allgemein anerkannte Maßeinheiten: gleich bleibende
Vergleichswerte einer konkreten Größe.
• Unterschiedliche Wertbegriffe gibt es in der Ökonomie. Den Wert
seines Anlagevermögens und Umlaufvermögens ermittelt ein
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Unternehmen anhand Inventur: durch Messen, Zählen und Wiegen.
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• Im alltäglichen Sprachgebrauch wird unter dem Wert auch der
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Geldbetrag verstanden, den man beim Verkauf einer Sache erzielen
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kann. (Wert eines Autos, einer Briefmarke, eines PC usw.) . Nicht zu
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verwechseln ist der Wert mit dem Preis.
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Der Wert von Information

• Der Wert und Charakter einer Information oder eines


Dokumentes ergibt sich in der Regel erst durch inhaltliche,
prozessabhängige, zeitliche oder fachliche Zusammenhänge

• Der Wert von Information kann sich in Zeit, Kosten,


Wiederbeschaffung, Verfügbarkeit, Aktualität oder anderen
Parametern ausdrücken

• Der Wert von Information bemisst sich an einer Reihe von


individuellen Kriterien, die von Unternehmen zu Unternehmen
unterschiedlich ausfallen. Dies ist auch von der
Geschäftsform des Unternehmens abhängig.

SAPERIONcongress • Der Wert der Information ist in starkem Maße von der
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Dr. Ulrich Kampffmeyer temporären Einschätzung in einer spezifischen Situation des
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Unternehmensberatung
jeweiligen Nutzers abhängig
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Wert: Kriterien

Bei der Bestimmung des Wertes von Information für eine


Organisation müssen verschiedene grundsätzliche Kriterien
berücksichtigen werden, z.B.:
• Anteil von Information an der Wertschöpfung des Unternehmens
• Nutzung von Information in Prozessen
• Nutzung von Information als Wissen
• Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und Richtigkeit von
Information
• Bedeutung von Information bei der Erfüllung rechtlicher und
regulativer Vorgaben
• Rolle von Information als Steuerungselement der
Unternehmensstrategie
• Gewichtung elektronischer Information versus papier- und
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menschengebundener Information
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• Bedeutung von Information in der Entscheidungsfindung und
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Planung
• usw.
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Der Wert von Information ändert sich


über die Zeit

Der Wert von Informationen ändert sich mit der Zeit:


Informationen die heute wertlos scheinen, können
morgen Millionen wert sein

Konsequenzen:
• Der zukünftige Wert kann bei der Entstehung oder dem
Empfang von Informationen nicht eindeutig abgeschätzt
werden
• Jeder Mitarbeiter, der Information empfängt oder erstellt,
muss den Wert der Information zumindest grob bestimmen
können
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ECM 2.0 • Information muss ständig neu bewertet werden, damit sie
ihren Wert behält
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• Falsche, ungültige oder veraltete Information muss
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ECM 2.0 – die Zukunft dokumentbezogener Technologien
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Der Wert von Information -


Grundlage für ECM 2.0

„Der Umfang einer Investition für eine Enterprise-


Content-Management-Lösung hat sich am Wert der
Information zu orientieren.“

„Information hat nur dann einen inhärenten Wert,


wenn sie als Wissen und in Prozessen nutzbar
gemacht wird.“

„ECM ist die Lösung, wenn es gilt den Wert der


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ECM 2.0
Information zu wahren, Informationsschätze zu
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heben, und Information ständig, orts-, personen-
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und zeitunabhängig nutzbar zu machen.“
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Compliance

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Compliance

treibt
den
Markt
für
Enterprise
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Content
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ECM 2.0 – die Zukunft dokumentbezogener Technologien
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Compliance: Definition

Compliance ist die Gesamtheit aller zumutbaren


Maßnahmen, die das regelkonforme Verhalten eines
Unternehmens, seiner Organisationsmitglieder und
seiner Mitarbeiter im Hinblick auf alle gesetzlichen
Ge- und Verbote begründen.

Compliance ist die Übereinstimmung mit und


die Erfüllung von rechtlichen und regulativen
Vorgaben.

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Compliance: Grundsätzliche Kriterien

• Authentizität
• Vollständigkeit
• Nachvollziehbarkeit
• Zugriffssicherheit
• Geordnetheit
• Integrität
• Auffindbarkeit
• Reproduzierbarkeit
• Unverändertheit
• Richtigkeit
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• Prüfbarkeit
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Dr. Ulrich Kampffmeyer • Portabilität
• Vertrauenswürdigkeit
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IMC
Information Management Compliance

• IMC hat nicht nur mit Technik zu tun, sie muss sich im
gesamten Unternehmen, im Umgang mit Information und in
den Prozessen einer Organisation widerspiegeln
• Sie hat mit Verantwortung von Personen und deren Tätigkeit,
Nachvollziehbarkeit und Qualitätsstandards zu tun
• Information Management Compliance ist eine Abbildung all
dieser Komponenten in elektronischen Systemen
• Diese beinhalten nicht nur Komponenten wie Records
Management und Archivierung, sondern Datensicherung und
Datensicherheit, Zugriffsschutz, Kontrollsysteme und andere
Komponenten
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Die vier Komponenten von IMC


Information Management Compliance

1. Information Management Policy

Grundregeln und Verwaltensweisen für den Umgang mit


Prozessen und Informationen, die sich in der „Corporate
Governance“ niederschlagen. Dies schließt die das
Bewusstmachen, die Zuordnung der Verantwortung, und die
Verankerung der Policy im Management der Organisation
ein. Das Management trägt hier nicht nur die eigene
Verantwortung für die Einhaltung der Regularien, sondern
auch für Umsetzung im Unternehmen mit Vorbildfunktion.
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Die vier Komponenten von IMC


Information Management Compliance

2. Delegation
Zuordnung von Verantwortlichkeiten und entsprechende
Ausbildung auf den nachgeordneten Ebenen, die allen
Betroffenen die Bedeutung von Compliance-Regeln deutlich
macht. Dies schlägt sich auch in den Arbeitsprozessen,
Arbeitsplatzbeschreibungen, Verträgen und
Arbeitsanweisungen nieder Auf den verschiedenen Ebenen
einer Organisation muss abhängig von Aufgaben und
Zuständigkeiten der Mitarbeiter eine Durchgängigkeit erzeugt
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werden.
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Die vier Komponenten von IMC


Information Management Compliance

3. Nachhaltung
Die Einhaltung der Regeln muss regelmäßig überprüft
werden. Hierzu gehören z.B. Qualitätssicherungsprogramme
ebenso wie Audits. Dabei ist auf eine ständige Verbesserung
der Prozesse und auf die Nachführung der Dokumentation zu
den durchgeführten Maßnahmen Wert zu legen.

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Die vier Komponenten von IMC


Information Management Compliance

4. Sichere Systeme
Die IT-Systeme müssen den Anforderungen mit ihrer
Funktionalität, Sicherheit und Verfügbarkeit genügen und die
Nachvollziehbarkeit unterstützen. Compliance beschränkt
sich hier nicht nur auf die Anwendungsfunktionalität und das
Dokumentenmanagement sondern schließt den gesamten
Betrieb der Lösung ein.

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Compliance und Records Management

Compliance im Records Management


nach ISO 15489:

• Kontrolle und Durchführung der Erstellung,


Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und
Aussonderung von Schriftgut einschließlich der
Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und
Informationen über Geschäftsabläufe und
Transaktionen.

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• Schlüsselbegriffe sind 'Aktenführung',
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'Schriftgutverwaltung' oder ‚Records Management‘
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Compliance: 10 Merksätze

1. Compliance-Themen gehören auf die Entscheider-Ebene,


die die Verantwortung für die Einhaltung und Umsetzung der
Anforderungen haben.
2. Compliance-Anforderungen sind ein Bestandteil jedweder
Corporate Governance Strategie.
3. Unternehmen benötigen eine Richtlinie zum Umgang mit
Informationen, eine Information Policy, die die Compliance-
Anforderungen und die Lösung zur Umsetzung der
Anforderungen beinhaltet.
4. Compliance muss durchgängig im Unternehmen
implementiert werden um wirksam zu sein.
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5. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen ist kein
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einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess.
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6. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen muss
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regelmäßig nach definierten Verfahren überprüft werden.
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Compliance: 10 Merksätze

7. Information Management Compliance betrifft nicht nur


Software und Systeme sondern die Prozesse im
Unternehmen, die Organisation und den Umgang mit den
Systemen.
8. Compliance-Anforderungen betreffen nicht nur elektronische
Archive sondern alle Systemkomponenten in denen
aufbewahrungspflichtige Daten, Informationen und
Dokumente erzeugt, genutzt und verwaltet werden.
9. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen muss auch für
den eigenen Nutzen im Unternehmen genutzt werden, um
mehr Transparenz und Sicherheit zu schaffen und um das
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Unternehmen auf das Informationszeitalter einzustellen.
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10. Man darf sich nicht durch den Begriff Compliance
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verunsichern oder gar verängstigen lassen, sondern muss
zunächst im Unternehmen prüfen, welche Regelungen für
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welchen Anwendungsfall überhaupt relevant sind.
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ECM & Compliance

Enterprise Content Management stellt die notwendigen


Technologien für die Erfüllung von Compliance-Vorgaben bereit:

• Protokollierung für das Logging von Aktivitäten


• Posteingangs- und Postausgangsbücher für die Nachvollziehbarkeit
• Elektronische Archive für die Unveränderbarkeit
• Berechtigungs- und Rollenmanagement für den Schutz der
Informationen
• Kontrollierte Workflows für einheitliche Ergebnisse und gleichbleibende
Qualität
• Benachrichtigungen und Eskalation für die zeitnahe Abarbeitung von
Informationen
• Virtuelle Akten zur Zusammenführung von allen Informationen aus
unterschiedlichen Systemen in einer vollständigen, aktuellen Übersicht
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ECM 2.0 • Ordnungssystematiken mit Kontroll- und Vererbungsmechanismen
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• Versionierung von Objekten und Strukturen zur Nachvollziehbarkeit der
Bearbeitung
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• usw.
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ECM 2.0 ist der „Enabler“ zur Erfüllung


von Compliance-Anforderungen

„Es muss eine rechtliche Angleichung der


elektronischen Welt an die Papierwelt stattfinden.
Nur mit einem komplett neuem Rahmenwerk von
Gesetzen und Richtlinien können allgemeingültige
und gerechte Grundlagen für Information
Management Compliance geschaffen werden“.

„Das elektronische Original rückt in den Vordergrund


– Papierdokumente sind häufig nur noch eine
mögliche Repräsentation von elektronisch
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entstandenen Dokumenten“.
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„Compliance ist DER Markttreiber für den Einsatz
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von Enterprise Content Management!“
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Standards

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Standards
&
Normen

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Standards & Normen: Definition

Standard:
Technische Norm, die sich in der Praxis eine breite Akzeptanz erarbeitet
hat, bzw. sich ungeplant infolge gesellschaftlicher Prozesse und
Erfahrungen In der Praxis ergeben und als eine Art stillschweigende
Übereinkunft etabliert hat.

Norm:
Rechtlich anerkannte, durch Normungsverfahren beschlossene und
allgemein gültige Regeln der Technik. Meist verbindliche Vorschrift in
nationalen und internationalen Gesetzen und Verordnungen.

Internationale Normungsorganisationen:
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z.B. ISO, IEC, CEN u.a.
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Nationale Normungsorganisationen:
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Standards aus Sicht der Anwender

• Kompatibilität
• Investitionssicherheit
• Verfügbarkeit von Komponenten verschiedener
Hersteller
• Prüfbarkeit
• Migrationssicherheit

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Standards aus Sicht der Anbieter

• Standardschnittstellen und Formate


• Langfristige Einhaltung von Formaten
• Qualitätssicherung
• Vereinfachung der Gewährleistung
• Modularisierung des Produktangebotes
• Produktakzeptanz
• Verringerung der Fertigungstiefe

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Standards

• Ein Vorteil von Standards ist, dass sich die


Anwender um die Definition von Eigenschaften und
die Prüfungskriterien keine Gedanken machen
müssen, da dies durch die Standardisierungs- und
Zertifizierungsorganisationen im Vorwege
sichergestellt wird.
• Standards haben eine begrenzte Lebensdauer, sie
müssen ständig überprüft und an neue
Gegebenheiten angepasst werden.
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• Ein Vorteil von Standards ist, dass es immer mehr
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als einen Anbieter gibt und das Risiko bei
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Migrationen von Systemen und Daten verringert
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wird.
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ECM 2.0 braucht auch in Zukunft


Standards

„Standards sind die Grundlage für die Interoperabilität von


Lösungen und für den Transfer von Informationen.
Besonders bei der langfristigen Sicherung der Verfügbarkeit
von Information geht es ohne Standards für Metadaten und
Dokumentformate nicht.“

„Standards bieten keine absolute Sicherheit für die


Nutzbarkeit von elektronischer Information. Sie erleichtern
jedoch die Migration in andere Umgebungen und werden
zukünftig auch die Voraussetzung für die Emulation längst
nicht mehr in Betrieb befindlicher Informationssysteme sein.“
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ECM 2.0 – die Zukunft dokumentbezogener Technologien
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Schutz

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ECM:
Schutz
vor
Missbrauch,
Verlust
und
Fälschung

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ECM 2.0
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Schutz: Definition

Schutz ist eine Maßnahme, um eine Sache oder


Person vor der Wirkung einer Gefahr zu bewahren.

Im Informationsmanagement hat Schutz zusätzliche und


andere Ausprägungen, da sich der Schutz auch auf immaterielle
Güter wie Daten und Informationen bezieht.

Datenschutz ist eine spezielle Ausprägung von Schutz, der sich


auf persönliche wie auch betriebliche Schutzbelange bezieht.
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ECM 2.0 – die Zukunft dokumentbezogener Technologien
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Persönlicher Datenschutz

• Datenschutz bezeichnet den Schutz personenbezogener


Daten vor Missbrauch.
• Der Zweck des Datenschutzes besteht darin, den Einzelnen
davor zu schützen, dass er durch den Umgang mit seinen
personenbezogenen Daten in seinem Recht auf
informationelle Selbstbestimmung beeinträchtigt wird.
• Der Datenschutz ist in Bundes- und Ländergesetzgebungen
geregelt.
• Schützenswerte Informationen über (Personendaten) oder
von Mitarbeitern (persönliche Daten) dürfen nicht gespeichert
werden oder müssen nach definierten Kriterien nach einer
zulässigen Speicherung vernichtet werden.
• Datenschutz betrifft alle Formen der Speicherung und des
SAPERIONcongress Zugriffs von personenbezogenen und persönlichen Daten.
ECM 2.0
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• Datenschutz betrifft alle Formen von Informationen,
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Nachrichten und Dokumenten aus allen Anwendungen und
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Betrieblicher Datenschutz

• Der betriebliche Datenschutz soll das Wissen einer Organisation vor


Verlust, Missbrauch, Diebstahl, Verfälschung und Zerstörung
schützen.
• Betrieblicher Datenschutz dient zur Sicherung des geistigen
Eigentums des Unternehmens und seiner Mitarbeiter. Er sichert die
Werte und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.
• Betrieblicher und persönlicher Datenschutz müssen gegeneinander
abgewogen werden. Das Unternehmen hat ein Anrecht zur
Sicherung seiner Schutzinteressen Informationen über die Nutzung
und Weitergabe von betrieblich wichtigen oder geheimen Unterlagen
zu erheben.
• Der betriebliche Datenschutz wird auch durch Compliance-
SAPERIONcongress Anforderungen gefordert.
ECM 2.0
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ECM 2.0 – die Zukunft dokumentbezogener Technologien
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Schutz – eine wichtige Rolle für ECM 2.0

„ECM erschließt nicht nur effektiv das Wissen des


Unternehmens sondern es schützt auch die Information vor
unberechtigtem Zugriff.“

„Das Schutzbedürfnis für Informationen wird im Zeitalter des


gläsernen Bürgers immer wichtiger werden. Gesicherte ECM-
Umgebungen bieten ausreichend Schutzmechanismen, wenn
sie nicht durch offene Kommunikations- und Internetkanäle
ausgehebelt werden.“

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ECM 2.0
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Sicherheit

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Sicherheit
ist
mehr
als
Datensicherung

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Sicherheit: Definition

Sicherheit bezeichnet einen Zustand, der frei von unvertretbaren


Risiken der Beeinträchtigung ist oder als gefahrenfrei angesehen
wird.
Sicherheit ist sowohl auf ein einzelnes Individuum als auch auf
andere Lebewesen, auf unbelebte reale Objekte oder Systeme wie
auch auf abstrakte Gegenstände (z. B. eine Kapitalanlage oder
Information) bezogen.

Für Informationssysteme sind verschiedene Ausprägungen von


Sicherheit zu unterscheiden:
• Informationssicherheit
• Systemsicherheit
• Speichersicherheit
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• Zugangssicherheit
ECM 2.0
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• Investitionssicherheit
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• Revisionssicherheit
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• Migrationssicherheit
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• usw.
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Systemsicherheit und ECM

Die Sicherheit von Systemen bezieht sich im Rahmen von ECM-


Lösungen im wesentlichen auf:
• Stabilität und störungsfreier Betrieb
• Hohe Verfügbarkeit und geringstmögliche Ausfallzeiten
• Informationssicherheit und keine Datenverluste
• Transaktionssicherheit und keine nicht behebbaren Abbrüche
• Sichere Restart- und Recovery-Verfahren
• Nachvollziehbarkeit von Änderungen am und im System
• Robustheit gegen versehentliche oder intentionelle
Beeinträchtigungen und herbeigeführte Fehlersituationen
• Migrationssicherheit für Komponenten, Software, Strukturen,
Metadaten, Kontext und Informationsobjekte
• Kryptografisch encodierte Übermittlung von Informationen über
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externe Leitungen
ECM 2.0
Dr. Ulrich Kampffmeyer • Firewall und Intrusion Detection zur Absicherung der Systeme
PROJECT CONSULT • Kontrollierte Redundanz denn ein Speicherort und ein
Unternehmensberatung
Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Speichermedium sind nie genug
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Zugangssicherheit und ECM

Die Zugangssicherheit bezieht sich auf:


• Räumlichkeiten mit Zugangskontrolle und nachvollziehbarem
Zugang
• Rechner am Arbeitsplatz oder unterwegs
• Software auf dem Rechner, gesichert durch Benutzerkennung,
Passwort und gegebenenfalls weitere Schutzmechanismen wie
Erkennung biometrischer Merkmale oder Verschlüsse
• Anwendungssysteme mit separatem Login oder Single-Login mit
rollenbasierter Berechtigung zur Nutzung von Funktionalität und
Daten mittels der Anwendung
• Speicher-, Ablage- und Archivsysteme mit kontrolliertem,
protokollierten Zugriff auf gespeicherte Daten und
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Informationsobjekte einschließlich Ausblenden von nicht
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zulässigen Suchergebnissen, Strukturen und
PROJECT CONSULT Informationsobjekten sowie Kontrolle der Bearbeitung mit
Unternehmensberatung
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Mechanismen
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209

Investitionssicherheit und ECM

Investitionssicherheit definiert sich durch:


• Universelle und einheitliche Einsetzbarkeit der Lösung für
möglichst viele Anwendungen und möglichst alle Information en
im Unternehmen
• Stufenweise Ausbaufähigkeit und Skalierbarkeit ohne System-
oder Softwarewechsel
• Langfristige Nutzbarkeit von Komponenten, Software,
Anwendung und gespeicherten Informationen
• Einfache Updates ohne Umstellung von Systemen und unter
Weiternutzung vorhandener Informationsobjekte
• Gute Programmier- und Administrationswerkzeuge, um ohne
Risiko für die bestehende Anwendung und Informationsstruktur
Änderungen und Ergänzungen durchführen zu können
• Migrationssicherheit um ohne Datenverluste updaten oder das
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System wechseln zu können
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• Langfristige Verfügbarkeit des Anbieters, seines Produktes und
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Unternehmensberatung
ausgebildeter Fachkräfte am Markt
• Nicht auf den kurzfristigen ROI fixiert sein sondern auf die
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Nachhaltigkeit der Lösung


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Revisionssicherheit und ECM

• Der Begriff Revisionssicherheit bezieht sich auf die revisionssichere


Archivierung für elektronische Archivsysteme, die in Deutschland den
Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§§ 239, 257 HGB), der
Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO), der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-
gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und weiteren steuerrechtlichen und
handelsrechtlichen Vorgaben entsprechen. Der Begriff orientiert sich damit
am Verständnis der Revision aus wirtschaftlicher Sicht und betrifft
aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Informationen und
Dokumente.

• Revisionssichere Archivsysteme stellen im ECM-Portfolio die „Preservation“-


Komponente dar.

• Wesentliches Merkmal revisionssicherer Archivsysteme ist, dass die


gespeicherten Informationen datenbankgestützt wiederauffindbar,
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nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind.
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PROJECT CONSULT • Revisionssichere Archivierung ist ein wesentlicher Bestandteil für die
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Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Compliance von Informationssystemen.
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Revisionssicherheit: Kriterien

Folgende Kriterien gelten für die Revisionssicherheit von


Archivsystemen:

• Ordnungsmäßigkeit
• Vollständigkeit
• Sicherheit des Gesamtverfahrens
• Schutz vor Veränderung und Verfälschung
• Sicherung vor Verlust
• Nutzung nur durch Berechtigte
• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
• Dokumentation des Verfahrens
• Nachvollziehbarkeit
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• Prüfbarkeit
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Sicherheit und Risiko

• Absolute Sicherheit gibt es nicht! Auch nicht bei


doppelt und dreifach ausgelegten Rechenzentren,
Rechnern, Leitungen, Anschlüssen usw.!
• Vermeintlich absolute Sicherheit ist nicht bezahlbar!
• Der Umfang von Sicherheit und die durch
Einschränkung von Sicherheitsvorkehrungen
entstehenden Risiken müssen individuell für jedes
Unternehmen und jedes System definiert werden.
• Der Aufwand für Sicherheit muss sich am Wert der
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ECM 2.0 gespeicherten Information und des durch die
Anwendung generierten Nutzens orientieren.
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Sicherheit und ECM 2.0

„ECM-Lösungen speichern unternehmenskritische


Informationen und müssen möglichst sicher installiert, genutzt
und betrieben werden. Sie haben den gleichen Stellenwert
und sind genauso zu behandeln wie operative Anwendungen,
ERP-Systeme, Konstruktionsprogramme oder CRM-
Software.“

„Enterprise Content Management sichert die Verfügbarkeit,


Nutzbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Informationen im
Unternehmen. Ohne ECM ist eine wirtschaftliche Nutzung von
schwach- und unstrukturierten Informationen kaum mehr
möglich.“
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Rechte

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Rechte
&
Rechtemanagement

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Rechte: Definition

• Im objektiven Sinn die Gesamtheit staatlich


institutionalisierter Regeln, die zueinander in einer
gestuften Ordnung (Rechtsordnung) stehen und
menschliches Verhalten anleiten oder beeinflussen
(objektives Recht).
• Als subjektives Recht wird dagegen der Anspruch
bezeichnet, der für einen Berechtigten aus dem
objektiven Recht erwächst.

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Rechte im Informationsmanagement

Rechte im Informationsmanagement haben vielfältige


Bedeutungen:
• Rechte im Sinne von “Berechtigungen” für den Zugriff, die
Erstellung oder die Nutzung von Informationen”;
verwaltet durch Berechtigungssysteme
• Rechte im Sinne von “Eigentum an Information” die man
selbst als Urheber erstellt hat;
verwaltet durch Digitales Rechtemanagement (DRM Digital
Rights Management) oder Informationsrechtemanagement
(IRM Information Rights Management)
• Rechte im Sinne eines “freien Zugangs zu Information”;
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geregelt durch Informationsfereiheitsgesetze
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IRM Information Rights Management

Ziel von IRM:


Dauerhafter Daten- und Dokumentenschutz vor
unautorisierter Nutzung, sichere und personalisierte
Zugriffsrechteverwaltung, insbesondere für den
unternehmensweiten Dokumentenaustausch.

Lösung:
Eindeutige, automatisierte Rechtvergabe.
Übermittlung einer Datei erfolgt inklusive der zuvor
festgelegten Tiefe des Dokumentenschutzes.
Jedem Dokument sind spezifische Sicherheitsstandards
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zugeordnet.
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DRM Digital Rights Management

Ziel:
Kontrolle der Verbreitung digitaler Medien, insbesondere bei
Film- und Tonaufnahmen: Kopierschutz.
• Zugangssteuerung: Wer?
• Nutzungssteuerung: Was? Wie lange?

Lösung:
Kodierte Lizenzdaten, die die genaue Einstellung der
Berechtigungen ermöglichen.

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Herausforderungen an ECM 2.0

• Wiederstrebende Interessen
Gleichzeitig Information verfügbar machen und Information zu
schützen
• Information langzeitig nutzbar erhalten
Herauslösen von Sicherungsattributen aus den Dokumenten, jedoch
die ursprünglichen Rechte kenntlich machen, um die Information
lesbar und nutzbar zu halten
• Wegfall des Urheberschutzes
Lösungen für die Wahrung von Rechten, Schutz vor Kopien und
Verfälschung bei gleichzeitigem Offenlegen aller Inhalte
• Transport von Rechten und Berechtigungen
Rechte und Berechtigungen in Offline- und Home-Office-Situationen
verfügbar machen und Objekten wie Dokumenten, elektronischen
Akten oder anderen Containern mitgeben
• Rollen und neutrale Benutzerklassen
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ECM 2.0
Auch bei Änderung von Organisation und Berechtigungsstrukturen,
Dr. Ulrich Kampffmeyer bei Weggang von Mitarbeitern und Änderung von Zugriffsrechten, für
PROJECT CONSULT interne wie auch für externe Nutzergemeinschaften, muss der der
Unternehmensberatung
Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Zugriff auf archivierte Dokumente immer erhalten bleiben. Durch
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg Änderung von Rechten dürfen keine wichtigen Dokumente im Archiv
„verschwinden“.
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Rechte und ECM 2.0

„Derzeitige Rechteverwaltungslösungen stellen für die


langzeitige Absicherung von intellektuellen Inhalten eher
ein Hindernis dar.
In vertrauenswürdigen elektronischen Archiven werden
Wasserzeichen und andere Schutzmerkmale entfernt um
die Reproduktion sicherzustellen.
Für die Zukunft müssen vollkommen neue Konzepte
geschaffen werden, um sowohl offenen Zugriff im Sinne
der Informationsfreiheit als auch intellektuelle Rechte von
Künstlern zu wahren.“
„Selbst der vollständige Wegfall des Urheberschutzes wird
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nicht die grundlegenden Probleme der langfristigen
ECM 2.0
Dr. Ulrich Kampffmeyer Archivierung von Informationen und dazugehöriger Rechte
PROJECT CONSULT lösen.“
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Authentizität

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Authentizität,
Originalität,
Integrität

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Authentizität: Definition

• Authentizität bedeutet Echtheit (als Original


befunden). Authentizität einer Information ist die
sichere Zuordnung zum Sender und der Nachweis,
dass die Informationen nach dem Versand nicht
mehr verändert worden sind.

• Sie ist in vielen Fällen nach heutiger


Rechtsauffassung nur bei originaler Mitteilung, z.B.
Direktkommunikation oder Schriftgut mit originaler
Unterschrift der zur Abgabe von schriftlichen
SAPERIONcongress Willenserklärungen autorisierten Personen,
gewährleistet; in einigen Fällen schreibt das Gesetz
ECM 2.0
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Unternehmensberatung zur Bestimmung der Authentizität notarielle
Beglaubigung, Beurteilung oder Beurkundung vor.
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Authentizitätsnachweis durch
elektronische Signatur

• Elektronische Signaturen erlauben u. a. die


Überprüfung der Authentizität der Nachricht (Wer
ist der Verfasser?) und den Schutz vor
Veränderungen während der Übermittlung.
• Zur Verbesserung des elektronischen
Zahlungsverkehrs stehen verschiedene Standards
und Systeme der Verschlüsselung sowie mit der
elektronischen Signatur ein Instrument zur
Sicherung von Identität und Authentizität der
SAPERIONcongress
elektronischen Transaktion zur Verfügung.
ECM 2.0
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Authentizität: Notwendigkeit für


Geschäfte im elektronischen Universum

„Elektronische Signaturen sichern Geschäfte zwischen


Unbekannten ab. Der Empfänger einer Nachricht kann sich
zumindest beim Empfang einer qualifizierten elektronischen
Signatur sicher sein, dass es den Absender gibt, wer der
Absender ist und wer die Identität des Absenders überprüft
hat.“

„Elektronische Signaturen schützen nicht vor Veränderung,


sondern weisen Veränderung nur nach.“

„Beim Empfänger eines elektronisch signierten Dokumentes,


einer E-Mail, ist die Veränderung des Dokumentes und damit
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ECM 2.0
die versehentliche Zerstörung der Signatur nur einen
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Mausklick entfernt“.
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Authentizität und ECM 2.0

„Enterprise Content Management Systeme müssen in der


Lage sein elektronische Signaturen zu erzeugen, zu
verwalten und prüfen. Dazu gehört auch die langzeitige
Bewahrung von elektronisch signierten Nachrichten und
Dokumenten. Revisionssichere Archive machen dabei das
Nachsignieren überflüssig.“

„Wenn erst jeder mittels Karte, Handy oder biometrischem


Merkmal signiert, wird niemand mehr die Frage stellen,
warum auch jede ECM-Lösung standardmäßig – und nicht
erst auf Anfrage – mit Signaturen umgehen können muss.“

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ECM 2.0
Dr. Ulrich Kampffmeyer

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Authentifizierung

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Authentifizierung

Herausforderung
für
Authentizität,
Login
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und
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Dr. Ulrich Kampffmeyer virtuelle
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Identität
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Authentifikation: Definition

• Authenfikation bzw. Authentifizierung ist der Vorgang der Überprüfung


(Verifikation) der behaupteten Identität eines Gegenübers, beispielsweise einer
Person oder eines Computersystems.
Authentisierung hingegen ist der Vorgang des Nachweises der eigenen
Identität.
Im Englischen wird zwischen den beiden Begriffen nicht unterschieden: Das
Wort authentication steht für beide Vorgänge. Dementsprechend werden die
beiden Ausdrücke im Deutschen oft ungenau synonym verwendet.
• Authenfikation in der Informationstechnik ist zunächst gleich Zugangskontrolle
zum System. Der Anwender weist sich bei der Anmeldung aus.
• Authentifikation benutzt Verschlüsselungs- und andere Sicherheitsverfahren
zur Absicherung des berechtigten Zugangs.
• Authentifikation sichert nicht die Identität des sich anmeldenden Anwenders,
es sei denn, es werden untrügliche biometrische Merkmale genutzt.
• Authentifikation in der elektronischen Kommunikation kann durch elektronische
Signaturen gestützt werden, auch wenn diese zum Nachweis der Authentizität
SAPERIONcongress
ECM 2.0 der Nachricht genutzt werden (Signaturkarten oder SignaturMemorySticks
Dr. Ulrich Kampffmeyer können auch für den Login in Systeme genutzt werden).
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Authentifikazierung und ECM

Eine sichere Authentifizierung in Enteprise Content


Management Systemen ist immer dann notwendig, wenn

• unveränderliche Information doch geändert werden muss,


• unveränderbar gespeicherte Objekte doch gelöscht
werden müssen,
• Berechtigungen und Strukturen des Systems, die den
Zugriff auf Objekte beeinträchtigen können,
vorgenommen werden oder
• Protokolle mit Compliance-Nachweisen recherchiert,
gedruckt oder andersweitig bearbeitet werden.
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ECM 2.0
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Authentifikation im und übers Web

Im Internet und für Lösungen, die über das Web


zugänglich sind, stellen sich zusätzliche Anforderungen:
• Zahllose Zugangsdaten und Passworte zu den
verschiedensten Webseiten verführen dazu, im Internet immer
die gleichen Passworte zu benutzen. Dies verringert die
Sicherheit.
• Anwender, die den Zugang zu ihren Systemen über
Webseiten oder Portale erlauben, müssen den Zugang zu
ihren Systemen besonders gegen Angriffe und unberechtigten
Zutritt sichern. Dies schließt Mechanismen wie die
regelmäßige Pflege und Nachhaltung von Berechtigungen
ein.
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ECM 2.0 • Extranets wie Intranets sind vom Internet abzuschirmen und
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sollten mit eigenen Authentifizierungsmechanismen
Unternehmensberatung
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einschließlich der Identifikation der Nutzer ausgestattet sein.
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Authentifizierung und ECM 2.0

“Jedes Kid, das auf mehr als einer Spieleplattform registriert


ist, möchte seinen Charakter, seinen Avatar sichern und
mitnehmen. Der Bedarf für identifizierbare Existenzen in der
virtuellen Welt ist da und verlangt auch außerhalb der Game-
Community nach Lösungen.”

“Authentifikation und Identifikation sind zweierlei Dinge,


gehören aber zunehmend zusammen. Eine sichere digitale
Identifikation jedes Menschen ist in der Zukunft unbedingt
erforderlich. Lösungen hierfür sind sehr schwierig zu finden,
weil digitale Identitäten besonders geschützt sein müssen.”

“ECM als SaaS im Web kann nur funktionieren, wenn es auch


SAPERIONcongress
ECM 2.0
sichere Authentifizierung und Identifikation der berechtigen
Dr. Ulrich Kampffmeyer
Nutzer gibt.”
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Lebenszyklus

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Lebenszyklus

Information
Lifecycle
Management

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ILM: Definition

SNIA:
Information Lifecycle Management is compromised of the
policies, processes, practices and tools used to align the
business value of information with the most appropriate and
cost effective IT infrastructure from the time information is
conceived through its final disposition.
Information is aligned with business processes through
management processes and service levels associated with
applications, metadata, information and data.

PROJECT CONSULT:
Informationslebenszyklusmanagement (ILM Information
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Lifecycle Management) sind Strategien, Methoden und
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Anwendungen um Information automatisiert entsprechend
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ihrem Wert und ihrer Nutzung optimal auf dem jeweils
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kostengünstigsten Speichermedium bereitzustellen, zu
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Erstellen
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Speichern
Archiv
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SAPERIONcongress Suc
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ECM 2.0
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Dr. Ulrich Kampffmeyer Verte
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ILM Information Lifecycle Management

• ILM Information Lifecycle Management besitzt viele Eigenschaften


die es bereits vorher im hierarchischen Speichermanagement,
Dokumentenmanagement und Document Lifecycle Management
gegeben hat

• ILM ist besonders gekennzeichnet durch:


• Regelbasierte Verlagerung von Informationen von einem Speicherort an
einen anderen
• Berücksichtigung der Eigenschaften von Speichern in Bezug auf
Geschwindigkeit, Ort, Kosten und Einbindung nur einmal beschreibbarer
Speichersubsysteme
• Auswertung von Eigenschaften wie Quellsystem der Information,
Format, letzte Nutzung, Dateiname, aktueller Speicherort etc.
• Berücksichtigung aller Arten von Daten und Dokumenten, egal welchen
Formats und egal aus welchem erzeugenden System.
• Eigenständige Bereitstellungs- und Wiederherstellungsmechanismen
• Bereitstellung optimierter Speichersysteme als IT-Infrastruktur im
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Netzwerk, die transparent von allen Anwendungen genutzt werden kann
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• Ansatz einer eigenen Speicherschicht mit Verwaltungs-, Statistik- und
PROJECT CONSULT Virtualisierungsfunktionalität
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Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH • Ausweitung, bzw. zusätzliche spezielle Lösungsansätze wie HSM,
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E-Mail-Management, elektronische Archivierung etc.
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243

ILM – das ECM 2.0 der Zukunft?

„ILM wird sich in Zukunft als Infrastruktur positionieren und


herkömmliches Ansätze der Datensicherung, des
hierarchischen Speichermanagement und der elektronischen
Archivierung zusammenführen und ablösen.“
„Irgendwann wird ILM als Speicherinfrastruktur so
selbstverständlich wie eine Textverarbeitung oder Drucker
sein.“

„ILM kann eine Dokumenten-, Records- oder Content-


Verwaltung nicht ersetzen. ILM kennt nicht die Inhalte der
Objekte und nicht die Geschäftsprozesse hinter ihnen. ILM ist
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ECM 2.0
eine Lösung für das Speichermanagement, aber kein ECM.“
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ECM 2.0
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TEMPERAMENTE

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TEMPERAMENTE
Projektion

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Projektion: Wie fern ist die Zukunft von


DRT Document Related Technologies?
Wieviel Zukunft darf es denn sein?
• Noch mehr regulative Vorgaben für DRT?
• Das „papierlose Büro“?
• Dokumenten-Technologien für den Privatmann?
• Heimarbeit und „Roaming User“?
• Alle Daten des Rechenzentrums auf dem Stick um den Hals?
• Neue Benutzeroberflächen?
• Speicher ohne Ende?
• DRT als Betriebssystemfunktionalität?
• Biometrie für Jedermann?
• “Information Divide” = „Social Divide“?
• ECM-Suiten auf dem Handy?
• Der “gläserne Mensch”?
• Konsolidierung auf nur noch vier führende Anbieter?
SAPERIONcongress
ECM 2.0
• DRT-Lösungen „Out of the Box“ für 20 Euro?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Wie wertvoll ist der Mensch in seinem selbstgeschaffenen digitalen
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Fragen über Fragen …
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TEMPERAMENTE
Projektion
Zeitlinie

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Zeitlinie
Die
Zukunft
ist
schneller
vorbei
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Innovationsgeschwindigkeit

„Die Innovationsgeschwindigkeit in der


Informations- und
Kommunikationstechnologie ist inzwischen
deutlich schneller als die Auffassungsgabe
und Anpassungsfähigkeit des Menschen.
Nicht erst die Zukunft, bereits die
Gegenwart überfordert uns in unserer
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Humandisposition“.
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Arbeit

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Arbeit
und
Arbeitsplatz
verändern
sich

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Arbeit in der Zukunft –


Zukunft der Arbeit

„Workflow vernichtet Arbeitsplätze.“

„Was kommt, wenn die Büroarbeit erst durch


elektronisches Dokumenten- und
Geschäftsprozessmanagement durchoptimiert
wurde?
Kommt nach der Dienstleistungsgesellschaft nur
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noch die Spaßgesellschaft, die uns zum
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Dr. Ulrich Kampffmeyer arbeitslosen Konsumenten hirnloser TV-Shows
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degradiert?“
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Selbstverständnis

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Selbstverständnis

Reduktion des ICH


Slbstvrstndns
Slbtvrstds
Sbvsd
Sv
S
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Informations- und Telekommunikationstechnik


stellt unser eigenes Selbstverständnis in Frage

„Elektronische Information durchdringt alle unsere


Lebensbereiche, steuert unsere Autos, identifiziert unsere
Einkäufe, kommuniziert mit Waschmaschine und
Bügelautomat, verfolgt uns als Rattenschwanz im Internet,
macht uns transparent - und damit verletzlich.“

„Beherrscht der Mensch die Maschine oder die Maschine den


Menschen?
Zu Beginn des 21. Jahrhunderts gewinnt die Information die
Oberhand über uns. Der Mensch muss seine Rolle im
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Verhältnis zur Information, zu seiner beruflichen und nicht
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mehr privaten Existenz, zu seinem eigenen Selbstverständnis
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als Mensch neu definieren.“
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Flut

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Flut

Information
- Flood
- Overflow
- Overload
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- Explosion
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Petabytes, Yottabytes an Information

100000

Informationszentrisch
10000

Netzwerkzentrisch
1000

PC-zentrisch
100
System-
10 zentrisch

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Flood - Overflow - Overload - Explosion

„Wir leiden an einer Informationsüberflutung und müssen die


werthaltige, wichtige Information mühsam suchen“
„Wir ertrinken in Information und dürsten nach Wissen.“
„Speicher wird es mehr als genug geben, die Software zur
Verwaltung der Information kann jedoch mit den Tera-, Peta- und
YottaBytes nicht Schritt halten“.
„Frage eines Rechenzentrumsleiters:
Wo liegt das größere Problem – bei mir zu Hause mit 60
TeraByte an ungesicherten Urlaubsbildern und digitalen Videos,
oder in der Firma mit den 800 MegaBytes an SAP-Daten im
hochsicheren Rechenzentrum?“
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„Der ständig überquellende, nicht abgearbeitete elektronische
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Posteingangskorb ist nach dem Maussyndrom und dem
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Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Blackberry-Daumen die nächste anerkannte Berufskrankheit des
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Büromenschen“.
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Qualität

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Qualität
definiert
sich
durch
Richtigkeit

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Qualität und Richtigkeit

“Nicht die Menge an Information macht’s, sondern


die richtige Information zum richtigen Zeitpunkt am
richtigen Arbeitsplatz zu haben.”

“Wird uns jemals die Frage nach einem


‘elektronischen Original’ beschäftigen, wo wir alle
doch wissen, dass es nur elektronische Kopien
gibt? Entscheidend wird die Qualität der
Information in Bezug auf Authentizität, Identität,
Integrität, Vollständigkeit und ihren Kontext sein.”
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“Falsche Information ist gefährlicher als gar keine
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Information. Sie wägt uns in trügerische Sicherheit.”
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Verlust

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Informations-
Verlust
kann
schwerer
wiegen
als
physische
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Zerstörung
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Verlust und Abhängigkeit

„Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit von elektronischer


Information wächst ständig. Ganze Bereiche unseres
öffentlichen Lebens, unserer Wirtschaft und unserer
Verwaltung arbeiten nur noch mit elektronischer Information.
Ist sie nicht verfügbar, sind wir nicht arbeitsfähig – oder in
Zukunft – nicht überlebensfähig. Die Frage nach der
Verfügbarkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit von Information
ist längst eine Existenzfrage geworden.“

„Nach Naturkastrophen wie großen Überschwemmungen


machen Unternehmen häufig nicht wieder auf – nicht, weil
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ihre Lagerhallen weggeschwommen sind, nein, weil sie ihre
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EDV nicht wieder ans Laufen bekommen haben.“
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Risiko

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Risiko
Risikobewertung
Risikomanagement

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Risiko und Risikomanagement

„Was schief gehen kann, wird auch schief gehen.“

„Endgültige Sicherheit gibt es nicht, schon gar nicht in der IT-


Welt. Risiken müssen bewertet werden und das verkraftbare,
akzeptierte Risiko muss definiert sein, um ein effektives
Risikomanagement aufsetzen zu können. Risikomanagement
ist ein essentieller Bestandteil von verantwortungsbewußtem
Informationsmanagement.“

„Informationsmanagement erfordert Risikomanagement.


Es müssen Entscheidungen getroffen und Regeln vom
Management definiert werden, wie mit Information
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umzugehen ist und welche Informationen aufzubewahren
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sind.“
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Langzeit

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Langzeitarchivierung

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Langzeitarchivierung

„Elektronische Archive sind das Gedächtnis der


Informationsgesellschaft.“

„Das Gedächtnis der Informationsgesellschaft ist ungeordnet,


überfrachtet und zeigt erste Ausfallerscheinungen. Einerseits
werden wir von der „Information Flood“ überrollt, andererseits
tut sich aber ein immer größer werdendes „Information Gap“
nicht mehr verfügbarer oder auswertbarer elektronischer
Information auf.“

„Zukünftige Archäologen werden vielleicht die Frühzeit der EDV


SAPERIONcongress
ECM 2.0
einmal als das ‚Dunkle Zeitalter der frühen Informationskultur‘
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bezeichnen. Und diesem Zeitalter sind wir noch längst nicht
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entronnen.“
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Verantwortung

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Verantwortung
über
die
Unternehmensgrenzen,
persönliche
Interessen
und
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den
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Unternehmensberatung
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Verantwortung

“Der Mensch ist immer noch Jäger und Sammler – und so sammeln
wir dann alle Information auch in der elektronischen Welt – ob
wertvoll, ob wertlos, alles kommt ins Archiv.”

“Wir haben nicht nur eine Verantwortung für die Erhaltung von
Unternehmensdaten, sondern generell für die Erhaltung von
Information. Information ist heute Spiegelbild unserer Gesellschaft.”

“Die Frage, was wir zukünftigen Generationen an Information


hinterlassen, ist ungeklärt.
Darf eine Mutter die E-Mails des im Irak gefallenen Sohnes lesen?
Darf das Informationsfreiheitsgesetz die amourösen Eskapaden
eines Politikers der Nachwelt offenlegen?
Wer speichert die Blogs und die Diskussionsforen? Wer bewertet
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welche Information aufbewahrt werden soll?
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Ein schönes Erlebnis wird uns zukünftig verwehrt sein –
die Freude über die Entdeckung des Stapels mit rotem Band
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Unternehmensberatung zusammengebundener Liebesbriefe aus unserer Schulzeit im Keller.
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Breitenfelder Straße 17 Kommenden Generationen bleibt nur die Sichtung ihrer MMS, SMS
20251 Hamburg
www.project-consult.com und E-Mails … wenn sie denn irgendwo gespeichert sind.”
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Ägide

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Ägide

Alles
nur
ein
Problem
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Zeit?
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Ägide

“Die Probleme der Einführung von elektronischer


Vorgangsbearbeitung, die Umstellung auf Bildschirmarbeit,
die Unsicherheit bei der Wahl von Langzeitarchivformaten,
der ständige Druck durch die Informationsflut – alles nur ein
Problem unserer Generation. Unsere Kinder, die mit der
Nintendo-Konsole und dem Handy aufgewachsen sind,
werden über unsere Probleme, auch nur ein Schwarz/weiß-
Tiff-Image auf den Bildschirm zu bringen, lachen.”

“Unsere Zeit ist eine der interessantesten Perioden der


Menschheitsgeschichte. In nur einer Generation werden wir in
die virtuelle Welt der Informationsverarbeitung katapultiert.
Unsere Epoche stellt die Erfindung der Schrift, des
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Buchdrucks, der Kanonen und der Eisenbahn mit Leichtigkeit
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in den Schatten. Wir sollten diese einmalige Epoche
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geniessen. Etwas Vergleichbares wird so schnell nicht
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wiederkommen.”
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Intelligenz

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Intelligenz

intelligenter Softwareeinsatz
intelligente Software
Softwareintelligenz

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Intelligenz

„Die Kapazität der Festplatte eines Notebooks hat


längst die Speicherkapazität des menschlichen
Gehirns überschritten und Google sucht längst
besser in den großen Informationsbeständen als
wir in unserem Zettelkasten – nur Denken,
Bewerten und Entscheiden können wir zur Zeit
noch besser als die Systeme.“
„Irgendwann in naher Zukunft wird Software den
menschlichen Geist überflügeln - erst die Fähigkeit
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ECM 2.0
des Einzelnen, dann vielleicht sogar unsere
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kollektive Intelligenz.“
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Intelligenz
Exponentielles Wachstum in der
Computertechnik

10-60
Rechenschritte pro Sekunde für 1000 Dollar

10-50

10-40

alle menschlichen Gehirne zusammen


10-30

10-20
ein menschliches Gehirn
10-10 ein Mäusegehirn

SAPERIONcongress ein Insektengehirn


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ECM – Vision und 10
Potentiale
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Computer
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Zukunft? Zukunft!

Was wird die Rolle des Menschen in dieser alles


durchdringenden Informationswelt sein:
• TRON?
• Welt am Draht?
• Otherland?
• Matrix?

oder doch nur


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• Couch Potato?
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http://www.openparenthesis.org/2007/06/18/daventport-mcafee/
39 Ulrich Kampffmeyer, 19.6.2007, SAPERIONcongress, Berlin
40 Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT Newsletter, Juni 2006, "In der Diskussion: 1,2,3 und so weiter"

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ECM 2.0 42 Neubabylonische Keilschrifttafel.1001und1.de: www.1000and1.de/picture/archaeo/keilschrift1.gif
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PROJECT CONSULT
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Unternehmensberatung 45 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung. 2005
Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 46 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung. 2003
Breitenfelder Straße 17 47 Ulrich Kampffmeyer, 2005; Ulrich Kampffmeyer, 2006; Ulrich Kampffmeyer, 2005
20251 Hamburg 48 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007
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© PROJECT CONSULT 2007 http://www.zdf.de/ZDFde/suche.html?pn=1&kw=ijon+tichy
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SAPERIONcongress
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ECM 2.0
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Dr. Ulrich Kampffmeyer
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92 Ulrich Kampffmeyer, 2006, 2004
PROJECT CONSULT 93 Ulrich Kampffmeyer, 2004
Unternehmensberatung 94 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007
Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 95 FH Erfurt, Projekt "Virtuelles Dosenwerfen". 2007. http://www.fh-
Breitenfelder Straße 17 96 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007
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www.project-consult.com 98 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007
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302 100 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007

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consult.net/Files/ContentManagerDays_2006_Kff_20070109.pdf
137 Ulrich Kampffmeyer, 2003, 2004, 2005
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138 Ulrich Kampffmeyer, 2004, 2003, 2005
ECM 2.0
139 Ulrich Kampffmeyer, 2004, 2005
Dr. Ulrich Kampffmeyer
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PROJECT CONSULT consult.net/Files/DoQDay_20030623.pdf
Unternehmensberatung 144, 146 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007
Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 145 Bild eines Jägers mit Fernglass. Bild aus dem Internet ohne originäre Quelle
Breitenfelder Straße 17 146 Hintergrund des Themas: Ulrich Kampffmeyer: "Folksonomy, Taxononmy und Enterprise Search.
20251 Hamburg PROJECT CONSULT Newsletter, Mai 2007
www.project-consult.com 147 Wikipedia.de; http://de.wikipedia.org/wiki/Suchfunktion
© PROJECT CONSULT 2007 148 - 149 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2006
303 150 Ulrich Kampffmeyer, 2006, 2007, 2006

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Folie Quellen und CopyRight
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Unternehmensberatung 193 - 195PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2001
Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 196Ulrich Kampffmeyer, 2000, 2001
Breitenfelder Straße 17 197 - 199PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007
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Unternehmensberatung 241 SNIA 2004; PROJECT CONSULT Unternehmensberatung 2004
Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
242, 243 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2004
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www.project-consult.com 245 Kubismus: Gebäude. FKG Felix-Klein_Gymnasium, Göttingen. Bild gestreckt und bearbeitet.
© PROJECT CONSULT 2007 http://www.fkg.goettingen.de/publikationen/galerie/kunst/gebaeude/any.jpg
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260 Verfremdeter Stich.
262 Ulrich Kampffmeyer, 2005, 2007
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266 "Die Veränderung der Informationsverwaltung in Relation zum Informationswachstum". Ovum 2005
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http://fhh.hamburg.de/stadt/Aktuell/behoerden/bsg/gesundheit/
279 "Murphys Law" - ursprüngliche Fassung von Edgar A. Murphy jr. „If there's more than one possible
outcome of a job or task, and one of those outcomes will result in disaster or an undesirable consequence,
then somebody will do it that way."
279 „Alles, was schiefgehen kann, wird auch schiefgehen.“ (um es deutlicher zu machen mit dem Zusatz "...es
ist nur eine Frage der Zeit!") ist eigentlich Finagles Gesetz.
279 Ulrich Kampffmeyer, 2001, 2006
280 - 282 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007
281 Salvador Dali "Uhr", Ausschnitt aus dem Bild "The Persistence of Memory",
1931.http://www.oir.at/iddb/archiv6586/89_archiv6586_29758.gif
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283 Ulrich Kampffmeyer, 2004, 2001
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SAPERIONcongress
287 Ulrich Kampffmeyer, 1998, 2004, 2006
ECM 2.0 288 - 290 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007
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289 Spielende Säuglinge. Bild aus dem Internet ohne originäre Quelle
291 Ulrich Kampffmeyer, 2005, 2006
PROJECT CONSULT 292 - 294 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 2007
Unternehmensberatung 293 Albert Einstein, Foto um 1952. www.scholar.de/images/albert_einstein.jpg
Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 295 Ulrich Kampffmeyer, 2005
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20251 Hamburg 298 "Soleil levant” von Claude Monet, 1973. Wikimedia Commons,
www.project-consult.com http://de.wikipedia.org/wiki/Bild:Claude_Monet%2C_Impression%2C_soleil_levant%2C_1872.jpg
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Unternehmensdaten

Gegründet: 1.7.1992
Stammkapital: 51.129 €
Geschäftsführer: Dr. Ulrich Kampffmeyer
Karin Begemann
Mitarbeiter: > 17
Teamkonzept: angestellte/ständige freie Berater
Standorte: Hamburg; bundesweit
Beteiligungen: PROJECT CONSULT International Ltd.
DLM Network EEIG

SAPERIONcongress
ECM 2.0
Dr. Ulrich Kampffmeyer

PROJECT CONSULT
Unternehmensberatung
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309

Mission Statement

PROJECT CONSULT
berät und unterstützt ihre Kunden produkt- und
herstellerunabhängig bei der ganzheitlichen Konzeption,
optimalen Einführung und effizienten Nutzung von
modernen Informationstechnologien unter
Berücksichtigung aller Faktoren:
Unternehmensstrategie, Mensch, Firmenkultur,
Organisation, Wirtschaftlichkeit, Technik,
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Zukunftssicherheit und Projektarbeit.
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Unternehmensberatung
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ECM 2.0 – die Zukunft dokumentbezogener Technologien
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Themenschwerpunkte

• Dokumenten-Management
• Workflow
• Elektronische Archivierung
• Enterprise Content Management
• Information Lifecycle Management
• Portaltechnologien
• Knowledge Management
• Automatische Klassifikation
• Business Process Management
• Migration
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ECM 2.0 • Directory Service
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PROJECT CONSULT • Elektronische Signatur


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• Compliance
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Beratungsleistungen (1)

• Strategieberatung
• Organisationsberatung
• Projektberatung
• Unternehmensberatung
• Business Process Engineering
• System- und Technologieberatung
• Seminare
• Coaching
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ECM 2.0 • Projektmanagement, Moderation & Projekt-
Controlling
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Beratungsleistungen (2)

• Analysen
• Lösungsdesign
• Fachkonzepte
• Lasten- und Pflichtenhefterstellung
• Ausschreibung & Produktauswahl
• Vertragsgestaltung
• Qualitätssicherung
• Tests & Abnahmen
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ECM 2.0 • Verfahrensdokumentation
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Unternehmensberatung
• Studien & Gutachten
• Seminare & Workshops: Public oder Inhouse
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Beratungsprojekte
Branchen

• Banken und Finanzdienstleister


• Industrie und Handel
• Öffentliche Verwaltung
• Pharma und Chemie
• Versicherungen und Rententräger
• Wohnungsbau
• Logistik
• Energie
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ECM 2.0 • Dienstleistung
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• Internationale Beratungsprojekte
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PROJECT CONSULT
Mitarbeiterqualifikation

PROJECT CONSULT setzt Experten mit profunder


Erfahrung in den DRT-Schwerpunkten ein.
Unser Human Resource Management garantiert das
Fach-Know-how zur kompetenten Kundenberatung
die kontinuierliche Vertiefung des Expertenwissens
aller Berater durch
• Unternehmens-, Qualitäts- und Wissenskultur
• Mitarbeiter-Entwicklungskonzepte
• Mitarbeiter-Qualifikationskonzepte
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Dr. Ulrich Kampffmeyer • Mitarbeiter-Fortbildung
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• Gemischtes Teamkonzept
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• Hausinterne Seminare
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Wissensvermittlung

• Newsletter
14-16 Ausgaben im Jahr; Deutsch, Englisch, Französisch, Russisch, Spanisch (zukünftig
auch Portugiesisch); Volltextarchiv
• Bücher
bei AMAZON.de: „ECM Enterprise Content Management“ 2006, „Dokumenten-
Technologien: Wohin geht die Reise?“ 2003,
„Dokumenten-Management: Grundlagen und Zukunft“ 1999, u.a.
• Codes of Best Practice
„Grundsätze der elektronischen Archivierung“ 1997, „Grundsätze der
Verfahrensdokumentation nach GoBS“ 1999
• Industry White Paper
7 AIIM/DLM Industry Whitepaper
• Studien
EUROFORUM 4 Studien in 1995-1997, „Workflow“ 2000, „Business Process
Management“ 2001, „DRT für den Mittelstand“ 2003
• Artikel
über 400 seit 1992
• Kurse
CDIA+, MoReq, Archivierung & ILM u.a.
SAPERIONcongress • Seminare
ECM 2.0 Dokumenten-Management, Archivierung, ECM, Rechtsfragen, GDPdU,
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Verfahrensdokumentation, Einführung etc. national über 60
PROJECT CONSULT • Vorträge
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national und international über 140
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7 Gründe für PROJECT CONSULT


als Beratungspartner

1. Lösungsorientiert im Interesse des Kunden


2. Erfolgreiche Projekte
3. Know-how für Dokumenten-Technologien
4. Kompetenz der Mitarbeiter
5. Wirtschaftlichkeit
6. Effiziente Methoden
7. Unabhängigkeit

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