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2
TABLA DE CONTENIDOS

1. El Marco ordenador dinmico (MODI) como sistema de indicadores de
control de gestin ................................................................................ 3
Fase 1: Acopio de informacin fundamental .......................................... 3
Fase 2:Identificacin de los contextos rutinarios y no rutinarios ............... 3
Fase 3: Definicin del Marco Ordenador Dinmico .................................. 3
Fase 4: Asociacin entre temas estratgicos, perspectivas y unidades
organizacionales ............................................................................... 4
Fase 5: Formulacin del sistema de indicadores .................................... 6
2. Requisitos para la formulacin de los indicadores de desempeo ......... 6
3. Aspectos a Considerar .................................................................... 7
4. Ejemplo de formato a utilizar para la formulacin del sistema de
indicadores de control de gestin .......................................................... 9
5. Enlace para ver presentacin en formato prezi ............................. 10


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1. El Marco ordenador dinmico (MODI) como sistema de
indicadores de control de gestin
Una condicin fundamental para el proceso de formulacin y construccin de
mecanismos de control en un sistema, consiste en disponer tanto de un
dispositivo estratgico con objetivos claros, precisos, cuantificados, como de
un conjunto de actividades claves que se desarrollarn para lograr los
objetivos propuestos. Sin esta definicin no es posible conocer el punto de
llegada, ni las caractersticas del resultado que se espera. Se entiende por
cuantificar un objetivo la accin de asociarle patrones que permitan
hacerlos verificables.
En el diseo de un sistema de control de gestin, a travs de indicadores de
medicin de desempeo, es necesario hacer un discernimiento entre lo
rutinario y lo no rutinario. Para efectos de este trabajo demarcaremos como
rutinario aquellos eventos o temas repetitivos en ciclos inferiores a un ao,
son la base del control de gestin a travs de la herramienta conocida como
Balanced scorecard, cuya traduccin al espaol es cuadro de mando
integral o tablero de mando integral. Lo no rutinario corresponde a
eventos o temas no repetitivos, cuyo productos o resultados finales se
alcanzan el lapsos mayores a un ao, es el plano de control estratgico de una
organizacin. El horizonte temporal de una organizacin est constituido por
una secuencia de pasado, presente y futuro, solo a escala cronolgica humana
es que se hace posible delimitar esa secuencia, el campo de accin estratgica
se reduce al presente y a los recursos disponibles, lo dems es tan solo una
exploracin creativa del futuro para decidir hoy.
La segunda fase, de definicin del marco ordenador, se inicia con la
identificacin de los temas estratgicos, o los objetivos estratgicos de la
organizacin. Podemos enunciar como aproximaciones conceptuales de los
mismos:
El nmero limitado de reas en las cuales, los resultados, si son
satisfactorios, aseguran un desempeo competitivo exitoso para la
organizacin. En estas reas las cosas deben ir bien para que los
resultados sean exitosos o en caso contrario, el desempeo no
satisfar las expectativas. Por lo anterior, son reas que requieren
cuidadosa y constante atencin de la gerencia
Los factores internos o externos a la organizacin que deben ser
identificados y reconocidos porque soportan o amenazan el logro de
los objetivos de la organizacin e incluso su existencia. Requieren de
atencin especial para evitar sorpresas desagradables o la prdida de
4
oportunidades. Pueden ser internos o externos, positivos o negativos
en su impacto
El conjunto de condiciones y actividades del sistema, suficientes y
necesarias para asegurar el logro de los objetivos especficos del
sistema, y que por lo tanto deben estar bajo control.
De acuerdo a lo definido en este documento, interesa trabajar en dos niveles
de la organizacin: el corporativo, en el que se dispone del conjunto de
indicadores institucionales de resultados e inductores y el funcional, en el que
aplican los indicadores asociados a las unidades de apoyo y a las
ejecutoras. Un marco ordenador dinmico comprende dos planos: el largo
plazo (dispositivo estratgico) y el corto plazo (Balanced scorecard), ambos
deben guardar armona en trminos de orientacin y ejecucin.
Una vez identificados los temas estratgicos y definido el marco ordenador,
se deben establecer para cada una de las perspectivas que los componen,
los indicadores que servirn como mecanismo de monitoreo y control. Para
realizar la definicin de cada indicador debemos partir de la identificacin
del tipo de control que se desea realizar sobre el temas estratgicos, de
esta manera se establece la naturaleza del indicador a construir. Una vez
definida la naturaleza del indicador, se procede a identificar las variables del
sistema que sern evaluadas peridicamente para calcular el indicador. Por
ejemplo cuando el tema estratgico se refiere a una condicin de entrada, las
variables estarn determinadas por los atributos de los elementos de entrada
que son necesarios controlar, verbi gratia como eficiencia la siguiente
ecuacin:
Indicador de eficacia = Atributo a medir / Valor esperado
Estos indicadores deben ser asociados con las perspectivas del BSC y con las
unidades organizacionales referentes en trminos de productos, procesos,
resultados (intermedios y finales).
Con base en la explcita consideracin de los componentes del Plan
Estratgico, se muestra la asociacin entre los temas estratgicos
institucionales en el contexto del Plan, las perspectivas del BSC inicial a
implantar y las unidades organizacionales con las que se relacionan (ver
ANEXO 1). A modo de ejemplo, la sntesis de esta actividad puede conducir a
las siguientes asociaciones:

5

Componente Perspectiva
La produccin del bien o
servicio pblico
Comunidad de Usuarios y Partes Interesadas
La reproduccin del excedente
econmico
Sustentabilidad Econmica y Valor Humano, de
Informacin y Organizacional
La capacidad de negociacin Optimizacin de Procesos, Sustentabilidad
Econmica y Valor Humano, de Informacin y
Organizacional
La plataforma institucional Optimizacin de Procesos, Sustentabilidad
Econmica y Valor Humano, de Informacin y
Organizacional

Podemos recurrir al enfoque de sistemas, en particular al concepto de
recursividad, mediante el cual podemos descomponer el sistema en el
conjunto de las actividades primarias que lo conforman.
Durante este proceso de descomposicin del sistema en sus procesos
primarios, debemos asegurar que cada uno de los procesos identificados
cumple con todas las caractersticas de un proceso primario, para poder
catalogarlo como tal. Estas caractersticas son:
Cuentan con una especificacin precisa de la salida esperada (en
trminos de cantidad, calidad, o marco de tiempo).
Poseen algo que les es propio y los diferencia de los dems. Es
decir, expresan de manera clara el valor que agregan a las salidas
esperadas del sistema. Para lograr ese algo deben utilizar los
recursos disponibles, consumir parte de los materiales (energa) de
entrada, y contar con un proceso de transformacin claro.
Luego por la configuracin de los procesos, relaciones jerrquicas y
productos de cada unidad, se obtiene como resultado el despliegue de
esos temas estratgicos y su asociacin con las perspectivas del BSC,
como ejemplo:

Perspectiva

Unidades Organizacionales
Comunidad de Usuarios Unidades Ejecutoras
Partes Interesadas Todas
Sustentabilidad Econmica Unidades Ejecutoras
Optimizacin de Procesos Todas
Valor Humano Todas

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Una vez identificados los procesos primarios en los cuales se descompone
el sistema, debemos verificar las condiciones de suficiencia y necesidad,
para descartar del conjunto de actividades identificadas las que no son
necesarias y adicionalmente establecer si falta alguna. Cumplido este
paso, podemos afirmar que el proceso de verificacin constituye uno de
los factores claves de xito del sistema.
Cuando el tema estratgico se refiere a un proceso primario y la
naturaleza del control ms apropiado es de eficiencia, las variables
estarn relacionadas con el uso de los recursos por parte del proceso,
como se presenta en la siguiente ecuacin:
Indicador de eficiencia de proceso = (1- % de desperdicio) / Consumo de
materias primas.
Cuando el tema estratgico se refiere a un proceso primario y la
naturaleza del control ms apropiado es de eficacia, las variables estarn
relacionadas con el cumplimiento de los resultados esperados por parte
de dicho proceso tal como se presenta en la siguiente ecuacin:
Indicador de eficacia de proceso = Valor de atributo de salida de proceso
/ valor esperado
Los indicadores sern mecanismos tiles de control si pueden ser
comparados con valores de referencia establecidos previamente. Estos
valores de referencia se definen a partir de los objetivos y las condiciones
del sistema que se desea monitorear y controlar. Los valores tpicos de
referencia son:
Estado: Valor inicial o actual de un indicador.
Umbral: Es el valor del indicador que se quiere lograr o mantener.
Rango de gestin: Es el espacio comprendido entre los valores
mnimo y mximo aceptables, que el indicador puede tomar.
A partir de la informacin derivada de las fases anteriores y de la aplicacin de
las nociones conceptuales precedentes (esencialmente eficiencia, eficacia,
efectividad y excelencia) se formulan los indicadores simples y compuestos,
por unidad organizacional y por perspectiva. Para esta actividad se requiere el
llenado de la cdula del indicador.
2. Requisitos para la formulacin de los indicadores de desempeo
Los requisitos bsicos que deben cumplir los indicadores de desempeo para
una correcta definicin son:
, esto es, que deben referirse a los procesos y productos
esenciales del programa, de modo que reflejen ntegramente el grado de
cumplimiento de sus objetivos.
, es decir, los indicadores deben ser precisos y de fcil
interpretacin.
Las actividades o unidades que se escojan para ser medidas
de un momento del tiempo a otro (semestralmente,
7
anualmente, trimestralmente, etc.).
Los indicadores y responder principalmente a
las acciones desarrolladas por el programa. Se debe evitar usar indicadores
que puedan estar condicionados en sus resultados por factores externos,
tales como la situacin general del pas o la actividad conexa de terceros,
sean estos pblicos o privados.
Los indicadores no
para promediarlas y esconder por este medio las falencias de algunas de las
unidades o elementos del sistema -, sino por el contrario, para sugerir
indicadores especficos para cada elemento, especialmente cuando sus
resultados sean demasiado divergentes con los otros.
La informacin que sirva de base para la elaboracin de indicadores debe
ser recolectada a un y con la garanta de
.
Respecto al nmero y calidad de los indicadores, en un sistema de
evaluacin de programa hay que tener en cuenta que siempre debe existir
un balance entre los requerimientos de .
Los indicadores deben cubrir los aspectos ms significativos de un
programa, pero su nmero no puede exceder la capacidad de anlisis de
quienes los van a usar.
Los datos bsicos de los indicadores deben ser sustentados en sistemas
. Por lo tanto, los sistemas de recoleccin de
informacin, regulares o ms complejos deben quedar establecidos en los
Medios de Verificacin, al momento de definir el indicador.
3. Aspectos a Considerar
Por otra parte, la identificacin y elaboracin de indicadores requiere
tener en consideracin y precisar los aspectos y elementos que se sealan a
continuacin:
La identificacin de los indicadores de desempeo debe
considerar el momento en que los diferentes resultados deberan ocurrir,
dependiendo de la naturaleza de los objetivos (procesos / productos /
resultados), y por tanto comenzar a medirse. De este modo, cada indicador
deber tener un ao de inicio de su medicin y una determinada frecuencia
de sta (trimestral, semestral, anual, bianual, etc.). Esto es particularmente
importante en el caso de productos (bienes o servicios) cuyos resultados
son de mediano y largo plazo en relacin a los aos de su
implementacin, y por tanto, si bien es posible identificar indicadores stos
no podrn ser medidos en lo inmediato. No obstante, su identificacin
orientar la definicin de los procesos y desarrollos necesarios para
obtener la informacin para las mediciones, cuando sea tcnicamente
recomendable realizarlas.
. Una vez identificado los mbitos en los que se
deben elaborar indicadores, es necesario
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en relacin a la obtencin de informacin para efectuar las .
Estos requerimientos podran referirse a:
a) Sistemas de Informacin, lo que implica utilizar la
informacin disponible, perfeccionar los procedimientos de
recoleccin de informacin existentes o disear nuevos
procedimientos de recoleccin de informacin.
b) Instrumentos de Medicin de resultados finales, por ejemplo
en el caso de educacin se requiere disear o redisear
instrumentos de medicin de calidad de la educacin, mientras
que el caso de programas de fomento deportivo se requiere el
diseo de instrumentos que midan la existencia de destrezas y
habilidades deportivas.
c) Estudios, lo que significa efectuar estudios de tipo cuantitativo
y/o cualitativo, los que a su vez podran ser muestrales,
universales, etc., o eventualmente evaluaciones de aspectos
especficos del programa. La fuente de informacin sealada en a)
ocurre cuando la informacin requerida para las mediciones
constituye informacin que, razonablemente, debe formar parte
de los procesos regulares de gestin de los programas o
iniciativas, y por tanto obtenerse a travs de instrumentos de
recoleccin de informacin que formen parte de las actividades
del programa, ya sea a nivel censal o muestral, recogidos
como estadsticas del programa, a travs de encuestas, pautas
de observacin, etc., dependiendo del aspecto a medir. En estos
casos las fuentes de obtencin de informacin son identificables,
aunque no estn disponibles, y por tanto deben ser diseadas o
rediseadas con el objeto de obtener las mediciones. La
periodicidad de las mediciones en estos casos pueden tener una
mayor frecuencia (anual, semestral, trimestral, etc.). Por otro
lado, b) y c) ocurren cuando el mbito de la medicin es ms
complejo, requirindose por lo tanto de procesos tambin
complejos y costosos de recoleccin y procesamiento de la
informacin a travs de la aplicacin de metodologas especficas,
para lo cual deben efectuarse estudios o evaluaciones. Si este es
el caso quizs las mediciones no podrn obtenerse a travs de
procesos regulares de obtencin de informacin, afectando
tambin la periodicidad de medicin de los indicadores. En estos
casos es altamente recomendable identificar el o los momentos
ms oportunos para efectuar las mediciones, atendiendo a lo
sealado anteriormente en el punto de temporalidad.
Teniendo en consideracin los elementos anteriores, la elaboracin de
indicadores debera permitir disponer de indicadores factibles de medir, en
momentos adecuados al desarrollo del programa y por tanto de los
beneficios esperados de l, y con una periodicidad que equilibre
adecuadamente las necesidades de informacin con los recursos (tcnicos y
financieros).
Finalmente, en situaciones quizs excepcionales, pudiera ocurrir que no
exista una metodologa que mida razonablemente los efectos de un programa
o componente, o bien esta sea lo suficientemente costosa de manera que no
sea recomendable su utilizacin en comparacin con el monto del programa
y/o los vacos de informacin que pretende llenar (los beneficios de
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obtenerla).
De esta forma, una adecuada presentacin de indicadores deber contener el
nombre del indicador, su algoritmo de clculo identificando claramente la
unidad de medida, la periodicidad de la medicin y una identificacin de la
fuente de informacin.
4. Ejemplo de formato a utilizar para la formulacin del sistema
de indicadores de control de gestin

Cdula del Indicador
Parte I

Organizacin
Clase o Agrupacin a
la que pertenece el
Indicador


Nombre Corto del
Indicador

Nombre del Indicador
Descripcin




Comportamiento
Deseado

Fuente
Naturaleza (simple,
formula o cualitativo)
Frecuencia de
Medicin:
Unidad de Medida Nro. De Decimales:

Parte II Series de Tiempo que aplican al indicador

Tipo de Serie
Real Programado (Meta):
Mximo Mnimo :
Otras

Parte III Definicin del Indicador

Formula del Indicador

Cdigo de Enlace si la
variable es cuantitativa
de tipo simple

Rangos que conforman
a la variable en caso

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de ser de tipo
cualitativo

En el caso de una formula, se debe definir una cdula de indicador para cada insumo.


Parte IV Parmetros de Control del Indicador

Caracterstica del
Indicador

Reto de Aumento
Condicin Mxima
Condicin de Bandas


Reto de Disminucin:
Condicin Mnimo :

Tipo de Corte
Longitudinal :


Transversal :
Cmo sern
Ingresadas las
Mediciones del
Indicador

En El Perodo :




Al Perodo :
Tipo de Indicador

Resultado :



Gua o Inductor de
Actuacin :
5. Enlace para ver presentacin en formato prezi
http://prezi.com/dmcuvl1l3zwt/?utm_campaign=share&utm_medium=copy&rc
=ex0share