Lista de convidados: Ao planejar uma cerimnia, seja de carter acadmico,
social, festivo ou outro, deve-se ter o cuidado de elaborar uma relao em que constem convidados direta ou indiretamente ligados ao evento e/ou de potencial pblico-alvo do servio/produto a ser dada visibilidade. Alm disso, a definio da lista de convidados necessita do aval do responsvel direto pelo evento ou da direo da instituio promotora. Quando o evento e a lista de convidados (ou possibilidades de candidatos inscritos) forem mais abrangentes, devem-se estabelecer limites para o nmero de convidados/participantes, em funo do espao disponvel para acolher confortavelmente a todos. Em relao aos rgos de comunicao, sempre que possvel, interessante convidar profissionais que veiculem matrias ligadas ao ramo de atividades do evento.
Convites: Os convites devem ser discretos, com texto claro e objetivo, motivando a participao dos convidados. Alm disso, devem conter elementos bsicos como: - cargo, instituio da pessoa que convida; - nome do evento; - local, data, hora; - nome completo do convidado e, se for o caso, mencionar o cnjuge; - informaes para contato (telefone,e-mail); - pedido de confirmao, se necessrio; - tipo de traje.
IMPORTANTE: A distribuio, para autoridades regionais e outros participantes, deve ser feita com 10 dias de antecedncia. No caso de representantes de instituies pblicas e privadas em mbito estadual e federal, o convite requer uma antecedncia maior.
Prepare-se para acertar na formalidade em convites *Licia Egger Moellwald Vez ou outra somos tomados por dvidas com relao a como e com que antecedncia devemos enviar convites. Ento, para acabar de uma vez com as incertezas, separei o tema em vrios itens que tornam a consulta mais simples.
Assim, na hora de enviar ou receber um convite s respeitar as regras de etiqueta que nunca saem de uso: O RSVP uma sigla francesa que significa "responda por favor" e significa que o convidado deve confirmar ou no a sua presena. Quando for impresso deve ser colocado sempre na lateral inferior direita do convite, ao lado direito ou embaixo da sigla um nmero de telefone para confirmao, seguido pelo nome de quem receber as confirmaes. A expresso "Tem o prazer de convidar" destinada a eventos sociais. Em ocasies menos formais dispensvel. Todo convite deve ser agradecido pessoalmente ou por escrito, independente do comparecimento ou no do convidado. Caso a presena seja confirmada, o convidado no pode faltar. Deve respeitar a hora e se apresentar vestido de acordo com o traje estabelecido para a ocasio. Nas ocasies formais, as datas devem ser escritas por extenso. Algarismos so indicados em situaes comerciais e informais e bem aceito acrescentar o dia da semana em que o evento ocorrer. Escreva: 15 horas ou 15h. No use 15H ou 15hs. Para as horas quebradas, o certo 15h30, 15h35, por exemplo. O prazo para envio de um convite deve acontecer da seguinte forma: jantares, eventos oficiais, discursos, palestras, casamentos e bodas: 30 dias de antecedncia. Eventos empresariais: 10 dias. Eventos informais: de 3 a 5 dias de antecedncia. Convites sociais devem ser endereados sempre mo. Se forem entregues pessoalmente, o remetente dispensado. A forma de tratamento deve ser: Sr. e Sra. Fulano de Tal - para casais em que a mulher tenha o mesmo sobrenome que o marido. Senhora Renata Lima e Senhor Fernando Costa, se o casal tiver nomes diferentes. Quando o convite for extensivo famlia, o correto Sr. Fulano de Tal e famlia. Casais que vivem juntos, mas no so casados devem ter seus nomes escritos por extenso sem que seja escrito Sr. e Sra. Namorado ou acompanhante de algum deve receber o convite separado. Quando o convite entregue diretamente por quem convida, deve ser colocada a sigla E.M. (Em Mo) na lateral direita inferior do envelope. Ou pode ser escrito "Em mo" por extenso.
Grandes Eventos Garantir pblico uma meta cada vez mais difcil, em funo do excesso de opes de eventos que existem no mercado. Portanto, considere os pontos abaixo como imprescindveis: a) Crie uma marca para seu evento ou enfatize a marca promotora do evento, de forma a padronizar todo o material do evento, desde a divulgao at o trmino. Agindo assim voc evidencia a imagem e gera uma sinalizao visual para o evento.
b) Elabore um bom plano de comunicao, utilizando-se dos recursos bsicos de divulgao, mas gerencie de perto o retorno com algumas aes: - Registre a data de postagem x data de recebimento x data de resposta (aceite); - Analise a origem (cidade/perfil pessoal) das confirmaes; - Planeje um telemarketing ativo para o caso de pouco retorno; - Planeje algum tipo de promoo para casos extremos; - Incentive a equipe de vendas do seu cliente (sugira algum tipo de prmio). c) Assessore indiretamente o responsvel pela agenda / programao do evento para que seja atual e atrativa; d) Assessore na definio do valor da taxa de adeso ( inscrio ou ingresso) para que seja compatvel com o mercado. Peas de comunicao mais comuns: Boletins informativos Cartazes Circulares Convites Faixas de rua Folderes Folhetos Press-release Flyers / Post cards Anncios Mdia Impressa (jornais, revistas, outdoors) Anncios Mdia Eletrnica (TV, rdio, internet)
Convite formal a convidados especiais (logo do evento) + Data e Local Data
Ttulo (Senhor / Professor / Doutor / Exmo. / Ilmo.) Nome do convidado Presente
Respeitosamente,
Temos a honra de convida-lo a participar de nosso _____nome do evento ___________, o qual ocorrer nos dias _____data_____, com sede em/no/na ________ local __________, em carter de CONVIDADO ESPECIAL. Sua reconhecida trajetria e grande experincia certamente traro a este evento e seus participantes um marcante momento de aprendizado. Seria de grande interesse que voc (V.Sa) pudesse nos prestigiar com uma apresentao sobre _____nome do tema_____, com durao aproximada de 30 minutos. Agradecemos desde j sua valiosa colaborao e aguardamos ansiosos por seu posicionamento. Nossas cordiais saudaes,
Assinaturas do comit organizador
FORMAS DE TRATAMENTO
USADO PARA TRATAMENTO VOCATIVO ALMIRANTE EXCELNCIA Exmo. Sr. Almirante BRIGADEIRO EXCELNCIA Exmo. Sr. Brigadeiro CNSUL Senhoria Ilmo. Sr. Cnsul CORONEL Senhoria Ilmo. Sr. Coronel DEPUTADO Excelncia Exmo. Sr. Deputado EMBAIXADOR Excelncia Exmo. Sr. Embaixador GENERAL Excelncia Exmo. Sr. General GOVERNADOR DO ESTADO Excelncia Exmo. Sr. Governador JUIZ Excelncia (Meritssimo Juiz) Exmo. Sr. Doutor MAJOR Senhoria Ilmo. Sr. Major MARECHAL Excelncia Exmo. Sr. Marechal MINISTRO Excelncia Exmo. Sr.Ministro PREFEITO Excelncia Exmo. Sr.Prefeito PRESIDENTE DA REPBLICA Excelncia Exmo. Sr.Presidente REITOR DE UNIVERSIDADE MAGNIFICNCIA (Magnfico Reitor) Exmo. Sr. SECRETRIO DE ESTADO Excelncia Exmo. Sr. SENADOR Excelncia Exmo. Sr. TENENTE-CORONEL Senhoria Ilmo. Sr. Tenente Coronel VEREADOR Excelncia Exmo. Sr. Vereador DEMAIS AUTORIDADES, OFICIAIS E PARTICULARES Senhoria Ilmo. Sr. Pronome de Tratamento Abreviatura no Singular Abreviatura no Plural Usos
Voc V. VV. Usado para um tratamento mais informal. Em algumas regies substitudo pelo tu Senhor, Senhora Sr., Sr. Srs., Sr.s Usado quando falamos com pessoas com as quais no temos intimidade Vossa Senhoria
V. S. V. S.s Pouco utilizado atualmente; para quando nos dirigimos autoridades em geral, como diretores, chefes, vereadores, secretrios, etc. Vossa Excelncia
V. Ex.
V. Ex.s Usado para referenciar autoridades mais altas, como Presidente da Repblica, Ministros de Estado, Senadores, Deputados, etc. Vossa Eminncia V. Em.
V. Em.s Usados para falarmos com Cardeais
Vossa Alteza
V. A.
V V. A A.
Para nos referirmos a Prncipes e Princesas, Duques Vossa Santidade
V.S. - Para o Papa
Vossa Reverendssima
V. Rev.m
V. Rev.ms
Bispos e Sacerdotes
Vossa Paternidade V. P. VV. PP. Superiores de Ordens Religiosas. Vossa Magnificncia
V. Mag.
V. Mag.s
Reitores de Universidades
Vossa Majestade V. M. V V. M M. Reis e Rainhas
Referncias: SENAC Apostila Marketing em eventos por Simone Saccoman Marques http://empregocerto.uol.com.br/info/dicas/2010/10/13/prepare-se-para-acertar-na- formalidade-em-convites.html#rmcl