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La technologie

au service
des cabinets
dition spciale
63
e
Congrs de lOrdre
des Experts-Comptables
Groupe Tests - 01 Informatique
Prsident directeur gnral : Alain Weil
Directeur dlgu du Ple Presse : Olivier Blanche
Rdacteur en chef : Frdric Simottel
Fabrication : Serge de Kilkhen
Imprimeur : La Galiotte Prenant
La technologie au
service des cabinets
Guide informatique de lExpert-Comptable
- Edition spciale -
63
e
congrs
de lOrdre des Experts-Comptables
conception & ralisation : pam
pa
presse
TABLE DES MATIRES
AVANT-PROPOS 9
Jean-Pierre Alix .................................................................... 9
ditos
Andr-Paul Bahuon ................................................................................... 10
Philippe Bonnin ............................................................................................ 11
Thierry Polack ............................................................................................. 12
Frdric Simottel ....................................................................................... 13
LE MATRIEL 15
Choisir les pices matresses de vos ordinateurs ...... 16
quoi reconnat-on un PC professionnel ? .......................................... 16
Le processeur, le calculateur au cur de tout ................................... 17
La mmoire vive, mre nourricire du processeur ............................ 17
La carte-mre, pour connecter tous les composants ...................... 18
La carte graphique, pour tout voir lcran ...................................... 19
Priphriques : changez avec votre ordinateur ........ 20
Un cran pour afcher clairement la couleur .....................................20
Une souris qui mnage votre poignet et vos factures ..................... 21
Lergonomie du clavier ............................................................................. 21
Tlphonez avec micro et camra ........................................................ 22
Imprimez liasses et autres pices ......................................................... 23
Des serveurs pour tout mutualiser ................................. 24
Le serveur de donnes.............................................................................. 24
Le serveur dimpression ........................................................................... 24
Le serveur dapplications ........................................................................ 25
Le serveur web ........................................................................................... 25
Les rseaux : se connecter partout ................................ 26
Les rseaux tlphonique et cbl .................................................. 26
Le rseau lectrique ................................................................................. 27
Les rseaux hertziens sans l ................................................................. 27
Des cls pour russir votre projet ................................. 28
Dnissez vos besoins en amont ............................................................ 28
Intgrez le neuf dans votre systme en place .................................... 29
Mettez lutilisateur au centre ................................................................. 29
Pages
4
Pages
Quelle informatique pour mon cabinet ? ....................... 30
Vous avez quelques collaborateurs ...................................................... 30
Vous dveloppez des services ................................................................ 30
Vous avez une activit clate, oriente web ..................................... 31
Faites voluer votre systme informatique ................. 32
La maintenance volutive ........................................................................ 32
La location volutive ................................................................................. 32
Linfogrance .............................................................................................. 33
Une seconde vie pour votre matriel ? ................................................. 33
LA SCURIT 35
Internet en toute srnit ................................................ 36
Maintenez votre antivirus jour ............................................................ 36
Empchez les intrusions depuis internet ............................................. 36
Scurisez votre alimentation lectrique .............................................. 37
Chiffrez vos changes .............................................................................. 38
Chiffrez les donnes de vos disques durs .......................................... 38
Prservez vos donnes ...................................................... 39
La conservation .......................................................................................... 39
La sauvegarde ............................................................................................ 39
La condentialit ...................................................................................... 40
Rcuprez des donnes endommages ............................................... 41
LA GESTION LECTRONIQUE
DES DOCUMENTS 43
Entrez dans lre du document numrique .................. 44
Quels gains en attendre ? ........................................................................ 44
Un contexte particulirement favorable ............................................. 45
Dployer une solution de GED .......................................... 46
Concevoir une infrastructure adapte ................................................ 46
Le serveur, au cur du systme ............................................................ 46
Le multifonction, point dentre unique ............................................... 48
Le poste client, ou la course aux standards ....................................... 48
Soigner lindexation ................................................................................... 49
Une approche deux dimensions ......................................................... 49
5
6
TABLE DES MATIRES
Le contexte juridique de la GED ...................................... 50
La valeur lgale des archives numriques ........................................... 50
La signature lectronique ........................................................................ 51
Limites et contraintes ............................................................................... 52
Des failles sous-estimes ....................................................................... 52
LES OUTILS BUREAUTIQUES 55
Tirez le meilleur parti de votre bureautiaue ............... 56
Des outils familiers .................................................................................... 56
Votre expertise mise en valeur .............................................................. 57
Protez de la maturit des logiciels libres .................. 58
Quatre principes ........................................................................................ 58
Des applications ouvertes ................................................................. 59
mais pas forcment gratuites ............................................................ 59
LE BUREAU MOBILE 61
Le portable, pour toutes les poches .............................. 62
Choisir le bon terminal .............................................................................. 62
LEeePC, un vrai PC ? .................................................................................. 63
Smartphones et PDA, les rfrences .............................. 64
Des appareils parvenus maturit ...................................................... 64
Une offre fragmente ............................................................................... 65
Rseaux : lre du sans l .................................................. 66
Dans la jungle des normes ........................................................................ 66
Une couverture nationale forcment ingale ...................................... 67
Comment proter des rseaux mobiles ?............................................. 67
La mobilit au quotidien ................................................... 68
En contact avec votre cabinet ................................................................. 68
En contact avec vos clients ...................................................................... 69
Pages
7
Pages
LE TRAVAIL COLLABORATIF 71
Passer ses applications mtiers sur internet .............. 72
Le rle grandissant dinternet ................................................................ 72
Souplesse et conomies au rendez-vous ....................................... 72
certaines conditions .......................................................................... 74
Lexternalisation : pour qui ? ................................................................... 75
changez et enrichissez vos donnes ............................ 76
Un effort de normalisation ...................................................................... 76
Des mtadonnes comme langage commun........................................ 76
Deux options de construction .................................................................. 77
La logique ERP ............................................................................................. 78
Larchitecture EAI ...................................................................................... 79
Construisez votre solution sur mesure ................................................. 79
Sy retrouver dans les formats .............................................................. 80
Travaillez et collaborez en ligne ..................................... 82
Votre bureau sur internet ....................................................................... 82
Une gestion de projet participative ...................................................... 82
Des outils pratiques et la carte.......................................................... 83
Jedeclare.com : un guichet unique pour vos
changes dmatrialiss .................................................. 84
Un partenaire de rfrence dans le domaine scal .................. 84
comme dans celui de la protection sociale..................................... 85
Faciliter les changes avec les banques de vos clients.................... 85
Un rcepteur universel ............................................................................ 86
Un outil conu par la profession ........................................................... 86
INTERNET 89
Internet au service de votre efcacit ......................... 90
Optimisez votre connexion ..................................................................... 90
Entretenez votre souplesse ..................................................................... 91
Tlphonez par Internet .......................................................................... 92
changez de gros chiers sans danger ................................................ 93
PraticExperts : la documentation en ligne .................... 94
PraticExperts passe au numrique ...................................................... 94
Sept titres pour vous accompagner ..................................................... 95
Index ....................................................................................... 98
Notre profession est dote dun sens aigu de ladaptation et de lantici-
pation et, sil est un domaine o elle la dmontr avec une force par-
ticulire, cest bien celui des technologies de linformation et de la
communication (TIC).
Les experts-comptables ont relev le d des nouvelles technologies
en sappropriant trs tt la rvolution du numrique. Pour eux-mmes
mais aussi pour leurs clients, quils ont accompagns, conseills,
orients dans ces changements majeurs.
Depuis les premiers transferts de donnes sociales au dbut des
annes 80 et les premiers changes de donnes scales (TDFC) au
dbut de la dcennie suivante jusquau lancement du portail jedeclare.
com laube du troisime millnaire, la profession sest incontestable-
ment signale par son dynamisme, sa mobilisation collective et son
esprit davant-garde.
La profession en pointe dans ladoption
et la promotion des nouvelles technologies
Utilisateurs, prescripteurs et promoteurs des nouvelles technologies,
les experts-comptables ont exprim dans le monde des logiciels de
gestion, du net et des ux dmatrialiss leur profonde capacit
innover et intgrer les nouveaux outils dans lorganisation des cabi-
nets comme dans le pilotage stratgique des entreprises. Ils ont
consenti dimportants investissements en matriel mais aussi en
capital humain , notamment en matire de formation et de sen-
p
AVANT-PROPOS
Jean-Pierre Alix, Prsident du Conseil Suprieur de lOrdre des
Experts-Comptables
9
sibilisation des processus de produc-
tion informatiss. Ceux-ci se sont trs
vite imposs comme des opportunits
importantes de dveloppement et de
modernisation des pratiques profes-
sionnelles.
Comment ne pas se fliciter que lusa-
ge au quotidien des TIC soit devenu le
lot commun des cabinets, tant dans
leur activit interne que dans leurs
relations avec leurs clients et avec les
tiers, dont ladministration ?
Un engagement sans faille
du Conseil Suprieur
LInstitution a pris toute sa part dans
cette mutation majeure. Cest ainsi
que le Conseil Suprieur sest dot, il y
a plus de 20 ans, dune direction des
tudes informatiques, et na cess
depuis lors dassurer une veille active
en direction des membres de lOrdre,
tout en simposant progressivement
comme une vritable force de proposi-
tion dans le domaine de la standardi-
sation des changes.
Le Conseil S uprieur a labor ds le
milieu des annes 90 une charte de
comportement pour lutilisation din-
ternet an de permettre la profes-
sion dutiliser au mieux ce nouvel outil
dans le respect de sa dontologie.
Poursuivant ses efforts en ce sens, il a
ensuite cr le portail dmatrialis
10
AVANT-PROPOS
Andr-Paul Bahuon,
Prsident de lOrdre
des Experts-Comptables
rgion Paris-le-de-France
Ldito de
LOrdre rgion Paris-le-de-France est
heureux de vous accueillir au 63
e
Congrs
de notre institution.
Nous avons souhait placer cet vnement
sous le signe de la convivialit,
de la disponibilit et de lutilit.
Pour marquer votre venue et conserver
une trace de votre participation, nous avons
conu spciquement pour vous,
en collaboration avec notre partenaire
01 Informatique, un vritable outil
du quotidien : La technologie au service des
cabinets que vous avez entre les mains
ambitionne de vous aider trouver votre
chemin dans le monde 2.0.
Ainsi, vous-mme comme vos assistants
aurez une boussole permettant de
naviguer avec une plus grande efcience
pour un seul objectif : donner encore et
toujours davantage de satisfaction aux
clients de votre cabinet.
tre au service des consurs et des
confrres est un leitmotiv pour les quipes
que jai lhonneur de prsider au niveau
rgional !
Nous en faisons lobjectif de ce 63
e
Congrs
national !
Ensemble, allons plus loin !
jedeclare.com, outil de rfrence qui place plus que jamais la profes-
sion au cur des changes conomiques en offrant un guichet unique
pour lensemble des oprations de tldclaration. Et ce, aprs avoir
fdr autour de lui les diteurs de la profession pour proposer des
normes tablies et prennes en matire dchanges de donnes comp-
tables, scales, sociales.
Aussi sommes-nous aujourdhui prsents sur tous les fronts des tl-
procdures, y compris au niveau de nos missions vocation citoyenne
(dmatrialisation des comptes de campagne, notamment).
Aller toujours plus loin dans la dmatrialisation
Linformatisation des cabinets et larrive dinternet, la gnralisation
des logiciels de gestion et la numrisation de pans entiers de
11
p
Ldito de
Si, en 1998, on mavait demand dimaginer
le monde de lentreprise daujourdhui, il est
vraisemblable que je naurais pas anticip
limportance dinternet avec le haut dbit, de
la tlphonie mobile, de lutilisation massive
de lemail comme outil de communication,
des services en ligne et de larrive du web
2.0 ! Cela a transform nos faons de
travailler au quotidien avec nos clients.
En 2008, nous sommes dans les starting
blocks pour la nouvelle vague de progrs
qui va transformer la faon dont nous allons
interagir avec nos clients dans les dix ans
venir, et va surtout gnrer de nouveaux
modles conomiques pour les TPE/PME que
nous conseillons. Toutefois, si nous devions
faire un peu de prospective lhorizon 2018,
je dirais que les technologies seront de plus
en plus faonnes autour des besoins de
chacun, puisque nous sommes entrs dans
une re o lindividu est roi ! Aussi, cest
lusage que nous ferons de la profusion
dinnovations technologiques, managriaux
et conomiques qui faonnera notre futur,
comme celui de nos clients. Ce guide
coproduit par 01 Informatique et lOrdre
des Experts-Comptables rgion Paris
Ile-de-France est un incitateur prcieux pour
tre des acteurs proactifs en matire de
technos !!!
Philippe Bonnin, Rapporteur gnral du 63
e
Congrs de lOrdre
des Experts-Comptables
AVANT-PROPOS
notre activit professionnelle : tous ces ds ont indiscutablement
compt au nombre des grands rendez-vous russis de la profession !
LInstitution continue accompagner ces mutations, notamment en
mettant la disposition des professionnels une trs riche gamme
doutils dmatrialiss qui vont de la collection des outils PraticEx-
pert la dmatrialisation de la base de donnes de Bibliotique, en
passant bien sr par le site de lOrdre.
Accompagner chacun dentre vous
dans sa dmarche numrique au quotidien
Aujourdhui, les outils informatiques dpassent trs largement le seul
cadre de la production comptable puisquils sont communment utili-
ss pour lamlioration de linformation et de la communication nan-
12
Ldito de
Lvolution de nos pratiques lies lapport
des technologies est considrable, et nous
en prenons la mesure, pour les plus anciens
dentre nous, en regardant en arrire
et en constatant quel point nos mtiers ont
volu, en mme temps que nos processus
de production et notre relation client.
Aujourdhui, la technologie est partout, mais
nous sommes encore laube dune nouvelle
rvolution du fait de deux tendances fortes
qui vont simposer nous :
Le travail collaboratif travers la mise en
uvre du SaaS, et la technologie full-web,
qui va enrichir considrablement
nos rapports avec nos clients ;
La convergence, qui va amener regrouper
toutes les informations de lentreprise en
construisant des systmes complexes dans
lesquels se retrouveront ensemble la voix,
les images, les donnes, les messages,
avec des appareils de plus en plus
puissants et riches.
Pour viter de vous retrouver seuls dans ce
monde de plus en plus complexe, nous avons
voulu faire de ce guide un compagnon de
votre rexion, qui vous permettra de mieux
comprendre les offres qui vous sont faites et
surtout vous aidera mieux choisir les outils
avec lesquels vous aurez construire votre
cabinet daujourdhui.
Thierry Polack, Prsident de la Commission Innovation et Technologie
de lOrdre des Experts-Comptables rgion Paris-le-de-France
cire et pour maintes missions de conseil. La prsence de trs nom-
breuses socits lies linformatique dans les Congrs de lOrdre et
la conance que ces dernires nous tmoignent apportent la preuve
de notre rle dans ce domaine, tout en concourant limage de moder-
nit et dinnovation de notre profession.
Le prsent ouvrage, propos aux participants du 63
e
Congrs, permet-
tra chacune et chacun dentre vous dcrire une nouvelle page dans
le grand livre numrique de notre profession. Une profession dont lap-
port linformatisation de lconomie et de la socit mrite assur-
ment dtre soulign.
13

Ldito de
Sengager dans une stratgie informatique
nest plus lapanage des grandes entreprises
ou des PME.
Du professionnel qui travaille en indpendant
aux cabinets les plus importants, le mtier
dexpert-comptable ne peut plus imaginer
son avenir et son dveloppement sans
systme dinformation. Il sappuie sur
des plates-formes matrielles et logicielles
optimises, gages dune meilleure
productivit. Mais comment choisir
la conguration la plus performante,
la plus innovante et la plus volutive ?
An de rpondre cette question,
01 Informatique, numro un de la presse IT
depuis plus de quarante-deux ans, sest
associ Lordre des experts-comptables
dle-de-France pour concevoir ce guide.
Son objectif consiste vous aider mieux
comprendre les technologies, les produits
et leurs usages. Et ainsi structurer
vos besoins de faon vous orienter
vers la meilleure solution. Car opter
pour un outil ou une plate-forme informatique
constitue une dcision lourde, structurante
pour un cabinet, ses collaborateurs
et ses clients. Autant bien choisir
ds le dpart. Bonne lecture.
Frdric Simottel, rdacteur en chef de 01 Informatique
15
LE MATRIEL
Relation client, gestion, organisation : linformatique est
partout. Mais comment faire les bons choix en matire
dquipement, pour que votre investissement soit
la hauteur de vos attentes ? Tout dabord, dnissez
clairement vos besoins et formalisez vos exigences.
Dessinez ensuite votre systme informatique, poste
par poste. Alors seulement, faites votre march.
Pour vous y retrouver au sein dune offre plthorique,
voici, pour chaque composante de votre systme,
les critres surveiller.
DANS CE CHAPITRE
t Choisir les pices matresses de vos
ordinateurs P. 16
t Priphriques : changez avec votre
ordinateur P. 20
t Des serveurs pour tout mutualiser P. 24
t Les rseaux : se connecter partout P. 26
t Des cls pour russir votre projet P. 28
t Quelle informatique pour mon cabinet ? P. 30
t Faites voluer votre systme informatique P. 32
CHOISIR LES PICES
MATRESSES DE
VOS ORDINATEURS
Lheure de lacquisition est venue. Et avec elle,
langoissante question : ai-je fait le bon choix ? Pour
dormir tranquille plusieurs annes, ralisez un savant
mlange entre robustesse et performance.
quoi reconnat-on un PC professionnel ?
Vos ordinateurs sont votre outil de production. Leurs deux principales
qualits sont leur disponibilit et leur capacit traiter vos deman-
des, de faon satisfaisante sur le long
terme. Un PC professionnel se recon-
nat ses composants, qui sont :
t Performants, pour ne pas ralentir
le travail de chacun ;
t Robustes et ayant fait leurs
preuves : a nest pas vous de
tester le matriel dernier cri ;
t volutifs : attention aux technolo-
gies dclinantes qui nexisteront
plus dans quelques mois !
Ces critres donnent une certaine
sobrit lordinateur de bureau. Il a
besoin de travailler sereinement, sans
gadgets ni innovations superues.
Contrairement son collgue familial
ou joueur, il recherche la stabilit du
Le saviez-vous ?
Passer mon cabinet sous
Macintosh ?
Cest possible ! Lunivers Mac nest pas en
reste en matire de performance par rapport
au monde Windows. Vous y trouverez sans
doute une offre moins prolique, mais pas
forcment de moindre qualit. Vous trouverez
ainsi des logiciels de comptabilit
professionnelle.
Et en cas dabsence de solution sous Mac,
pensez lmulation. Avec ce procd, vous
simulez un environnement Windows sous
Mac, pour y faire tourner lapplication ou le
programme Windows dont vous avez besoin.
16
LE MATRIEL
?
systme et la longvit du matriel plutt que la performance pure. Ne
vous laissez pas impressionner par les offres du moment qui vous pro-
mettent toujour plus, au dtriment de la abilit.
Le processeur,
le calculateur au cur de tout
Sortir des journaux, consolider des comptes, obtenir des ratios de ges-
tion sont autant de manipulations qui demandent une grande puis-
sance de calcul. Cest la fonction du processeur, qui nest rien dautre
quune calculatrice scientique . Amliore puisquelle est capable
de traiter prs de 2 milliards doprations par unit de temps de son
horloge interne !
Astuce
Pour slectionner votre modle, surveillez avant tout trois spci-
cations essentielles :
La performance, dtermine par le nombre doprations
par unit de temps, exprim en hertz : 2 milliards donnent
2 gigahertz (GHz) ;
La capacit exprime en mgaoctets (Mo) des mmoires
cache (L1, L2, voire L3), qui sont implantes dans le processeur
pour le nourrir en continu avec les donnes issues de la mmoire
vive ;
La consommation, qui a une incidence sur votre facture dlectri-
cit : les constructeurs utilisent le Thermal Design Power (TDP),
en watts (W), pour en donner une estimation et montrer les
efforts quils font ce sujet. Ils afchent des TDP de 35 W contre
plus de 140 W auparavant.
La mmoire vive,
mre nourricire du processeur
Cest la voisine de votre processeur. Beaucoup plus grosse que les
mmoires cache, elle a le mme rle de stockage des donnes,
17
p
LE MATRIEL
mais proximit du calculateur. Cette mmoire est appele vive ou
volatile car la technologie utilise ne permet pas de conserver les
informations inscrites dessus sans alimentation lectrique, contraire-
ment aux supports ash de la cl USB ou magntique du disque dur.
Trois critres sont dterminants dans votre choix :
t La taille de la mmoire, exprime en gigaoctets (Go), dpend
de vos besoins et surtout de la capacit accepte par votre
carte-mre. Vous gagnerez en performance en installant deux
barrettes mmoires de modle et de capacit identiques plutt
quune seule grosse carte ;
t La frquence, exprime en mgahertz (MHz), qui indique
jusqu quelle vitesse la carte peut transmettre de linforma-
tion au processeur et dont la valeur doit tre la plus proche
possible de celle du processeur, pour que ce dernier nat-
tende pas la mmoire ;
t La technologie, puisquil y a plusieurs familles, dont les plus
rpandues sont SDRAM et DDR2 SDRAM, choisir en fonction
de celle quacceptent votre carte-mre et votre processeur.
La carte-mre,
pour connecter tous les composants
Cest sur elle que sont encastrs physiquement tous les composants
de votre ordinateur. Les autres y sont connects. Compose de quel-
ques circuits intgrs essentiels les chipsets elle se charge de
relier entre eux les composants et de les mettre en musique.
Les lments surveiller sont donc :
t Le bus, comme son nom lindique, fait la navette entre les
composants, pour transmettre instructions et donnes et cest
sa vitesse, exprime en MHz, qui compte ;
t Le socket, qui relie le processeur la carte-mre et est
spcique chaque famille de processeur ;
t Les connecteurs dentre/sortie et dextension dont la
18
Choisir les pices matresses de vos ordinateurs
prsence ou non va inuer sur la capacit de votre ordinateur
se connecter avec dautres appareils (cl USB, rseaux,
casque audio, crans...) et recevoir de nouveaux quipe-
ments (disques durs supplmentaires, carte graphique...).
La carte graphique,
pour tout voir lcran
Ce composant est en fait un mini-ordi-
nateur lui tout seul, et cela pour vous
offrir le confort maximal dans lafcha-
ge lcran des oprations que vous
avez lances. Il se compose ainsi dun
processeur un Graphical Processing
Unit (GPU) et dune mmoire.
Cest la taille de ce dernier lment qui
est cruciale pour vos usages. Plus votre
cran est grand, plus vous avez intrt
avoir une mmoire importante.
Certains de vos collaborteurs auront
peut-tre besoin de deux crans. Cette
conguration est idale pour la mani-
pulation intensive de tableaux, simultanment. Ainsi, vous naurez pas
ouvrir et fermer continuellement les fentres, Mais pour proter de
ce confort, quipez en consquence votre ordinateur : choisissez une
carte graphique adapte, voire deux.
Zoom
Le multicur :
faire plusieurs choses la fois ?
Les processeurs multicurs ont plusieurs
calculateurs dans le ventre. Ils sont donc
capables de faire plusieurs oprations en
mme temps. Mais les applications, elles,
nen sont pas encore l. Vous pouvez
nanmoins acqurir ce type de processeur
ds maintenant, car vous bnciez dj
de certaines amliorations. frquence
cumule gale, votre ordinateur consomme
moins et accrot en partie sa performance.
19

PRIPHRIQUES :
CHANGEZ AVEC
VOTRE ORDINATEUR
Vos ordinateurs utilisent les priphriques pour
dialoguer avec vous. Choisissez-les bien, pour que la
transmission dinformation entre vous et la machine
soit le plus efcace possible.
Un cran pour afcher clairement la couleur
Lcran plat (LCD) est tout fait adapt pour un usage bureautique.
Prfrez une dalle mat pour liminer dnitivement les reets qui fati-
guent lutilisateur. Lors de lacquisition, veillez ce que le modle
choisi ait une connectique compatible avec les ports de votre ordina-
teur (VGA, HDMI, DVI).
Astuce
Votre activit vous amne passer de nombreuses heures devant
lcran et y faire des manipulations complexes. Pour votre
confort, vriez surtout ces trois points :
Son angle, qui vous indique la largeur de champ dans laquelle
vous pouvez vous situer, face lcran, sans trop grande perte de
qualit de limage et qui rendra plus ais le travail plusieurs ;
Son menu de rglage qui doit vous permettre dadapter facile-
ment luminosit et contraste ;
Son taux de contraste, que vous viterez de choisir le plus lev
possible, pour ne subir pas des teintes claires aveuglantes lors de
vos journes de saisie.
20
LE MATRIEL
Une souris qui mnage votre poignet...
et vos factures
Si pratique avec son curseur, la souris peut se transformer en tortion-
naire pour vos muscles si vous multipliez les clics dans la journe. Le
syndrome du canal carpien (SCC) est directement li son usage
intensif. La mauvaise position du poignet qui se trouve alors plus bas
que la main pose sur la souris pro-
voque une compression de la tranche
qui guide les ligaments du poignet.
La solution consiste placer votre sou-
ris plus bas que votre poignet. Et avec
un modle ergonomique qui pouse la
forme de votre main, vous solliciterez
moins les articulations du bras et de la
main.
Les souris sans l, liaison infra-rouge
ou radio, sont sduisantes, mais dvo-
reuses de piles lutilisation. Prfrez
un cblage traditionnel, quitte inves-
tir dans une rallonge pour garder de la
souplesse dans vos mouvements.
Lergonomie du clavier
Que la disposition de votre clavier soit AZERTY (UE) ou QWERTY (USA),
sachez quelle a t conue au XIX
e
sicle pour les machines crire.
La logique tait alors dloigner au maximum les unes des autres les
lettres qui se suivent le plus souvent, pour que les tiges des lettres ne
se percutent pas dans leurs mouvements.
Rsultat : des contorsions continuelles. Choisissez un clavier qui sou-
lage vos doigts. Il se caractrise par une disposition des touches plus
proches de la forme de la main, en cercles. Crez des raccourcis cla-
vier personnaliss et enrichissez la liste des mots complts automa-
tiquement la frappe.
21
Le saviez-vous ?
Les bonnes positions
et les bonnes habitudes
Pour prendre soin de vos yeux, votre dos
et vos poignets :
Faites un pause de 5 minutes avec
quelques exercices musculaires, toutes
les heures ;
Placez votre cran perpendiculaire
la fentre ;
Tenez votre poignet plus haut que votre
main quand elle est sur la souris.
p
?
Astuce : DVORAK : une disposition ergonomique mconnue
Cette alternative dagencement des touches est base sur les
habitudes linguistiques et non matrielles. Pas scientiquement
plus rapide que lAZERTY, mais tellement plus confortable, aprs
une bonne prise en main, et moins traumatisant pour vos articula-
tions !
Tlphonez avec micro et camra
Avec la ToIP, la tlphonie sur internet, vous avez loccasion de faire
fondre une partie de votre facture tlphonique.
Selon le poste, le temps pass au bout du l peut tre important. Veillez
donc au confort dutilisation :
t Contour doreille ou serre-tte matelass, pour porter les
couteurs ;
t Commande de volume (sur le casque ou sur le cble) :
t Version sans l si ncessaire ;
t Stro (2 couteurs).
Pour aller plus loin
Grez vos imprimantes
Les imprimantes sont voraces en
consommables (papier, encre) et en
maintenance (coronaire, tambours, toner).
Pour matriser ces dpenses, vous avez
plusieurs niveaux de solutions :
partagez les imprimantes entre plusieurs
postes, en les mettant en rseau ;
mettez en place une politique de rduction
de la consommation de ces priphriques ;
conez la gestion de votre matriel un
tiers, qui en assurera la maintenance
sur une base forfaitaire, vous livrera
les consommables et vous fournira
des donnes sur son utilisation ;
demandez un tiers de vous louer un
quipement complet, sa maintenance,
les consommables et son renouvellement
rgulier.
Le choix dune de ces pistes dpend du poids
de ce poste dans vos charges et de sa marge
de compression.
u
22
LE MATRIEL
Ajoutez une webcam, et vous serez
quip pour la visioconfrence. Choi-
sissez-la en fonction :
t Du nombre dimages par
seconde afches ;
t De la vitesse de transfert ;
t De la rsolution de limage.
Imprimez liasses et autres
pices
Par vos activits service, conseil,
obligations lgales vous ditez et
imprimez beaucoup de documents.
Les deux technologies dimpression
les plus rpandues sont le jet dencre
et le laser. Mais cest cette dernire qui
est la plus intressante dans votre cas,
pour deux raisons :
t La vitesse dimpression est plus
importante, de 4 200 pages par
minute (ppm) ;
t Lencre en poudre, livre dans un
toner, revient moins chre que les
cartouches dans un usage
intensif.
Le cot dune imprimante laser est plus lev que celui dun modle
jet dencre. Optez pour un modle de qualit, avec des tambours
mtalliques plus grande longvit que ceux en plastique, par exem-
ple. Et grez au mieux son utilisation (lire encadr ci-contre).
23

Zoom
Comment connecter mes
priphriques ?
Pour relier vos priphriques votre
ordinateur, vous avez deux grandes familles
de solutions :
sans-l ;
par cble.
Chacune dentre elles compte diffrentes
technologies. Celles-ci voluent trs vite,
avec des versions successives : USB 1.1,
USB 2.0 Full Speed et High Speed puis
USB 3.0 Super Speed. La prsence du port
ad hoc sur votre poste et le dbit sont
dterminants. Dans le cas de transfert de
documents sensibles (relevs bancaires,
contrats), vitez le sans-l, par prcaution.
Une fois que vous tes branch, votre
matriel va tre automatiquement reconnu
par votre poste (plug & play). Si a nest pas
le cas, vous devrez installer le pilote qui sen
occupera. Il se trouve gnralement sur le
CD fourni avec votre quipement.
Priphriques : changez avec votre ordinateur
DES SERVEURS POUR
TOUT MUTUALISER
Le serveur est le cerveau de votre systme parce que
cest lui qui gre au quotidien lactivit des postes
collaborateurs. Vous y gagnez de la souplesse en gestion
et une meilleure utilisation des quipements.
Le serveur de donnes
Sur le serveur de donnes, vous stockez vos donnes et grez laccs
vos chiers de chacun de vos collaborateurs.
Pour choisir cet quipement, deux critres sont importants :
t Un systme de sauvegarde ou darchivage simple et automa-
tis, car il est hors de question de perdre dun coup toutes vos
donnes ;
t La capacit des disques o seront stockes vos donnes et la
vitesse daccs celles-ci.
Le serveur dimpression
Il centralise les demandes dimpression de vos collaborateurs et les
envoie la machine ad hoc. Il gre galement le scanner, pour lenvoi
du document numris sur le poste de son destinataire.
Soit vous linstallez sur une partie dun serveur, soit vous investissez
dans un quipement spcique. Ses qualits sont :
t Le dbit de transfert des donnes ;
t La prise en charge de diffrents protocoles de transmission
(TCP) et de gestion distance (SNMP) ;
t La prise en charge de vos interfaces et connexions, les
premires pour relier votre serveur votre rseau local et les
secondes aux imprimantes.
24
LE MATRIEL
Le serveur dapplications
Plutt que dinstaller un logiciel x fois sur chacun de vos x postes, vous
utilisez un seul quipement. Ladministration gnrale est plus aise.
Cette organisation ncessite :
t Que votre rseau soit able, car une panne ou un ralentisse-
ment chronique nuit votre activit dans son ensemble ;
t Que votre serveur soit quip de processeurs puissants et de
cartes-mres rapides, pour faire face aux multiples demandes
simultanes quil a grer aux priodes de cltures.
Ce type de serveur est central. Cest grce lui que vos applications
mtiers donnent leur pleine mesure.
Le serveur web
Tous les changes entres serveurs et
entres postes ont lieu grce lui. Il
gre le rseau local et linterconnexion
avec le rseau internet et hberge
ventuellement votre site web. Il com-
prend en fait plusieurs applications :
t Un systme dexploitation ;
t Un serveur HTTP ;
t Un serveur de base de donnes ;
t Un langage de script.
La combinaison la plus rpandue de ce
quatuor est LAMP : L pour Linux, A
pour Apache, M pour Mysql et P pour
PHP. Vous trouverez aussi les varian-
tes WAMP, avec Windows et MAMP,
avec Mac OS.
25
Pour aller plus loin
O installer vos serveurs ?
Lhbergement de ces quipements demande
une certaine organisation. Pour les
maintenir, vous devrez veillez leur
environnement (temprature, humidit), leur
alimentation et leur protection (intrusions,
incendie). Mais aussi disposer de
comptences en interne.
Si vos ressources sont insufsantes dans
ces deux domaines (maintenance du
matriel et gestion des applications), vous
avez intrt coner vos serveurs un tiers.
Cette externalisation peut porter sur :
Lhbergement, pour un serveur partag
ou ddi, voire virtualis ;
La maintenance ;
La gestion des applicatifs ;
La stratgie de dveloppement de votre
systme informatique.
u

LES RSEAUX :
SE CONNECTER
PARTOUT
Enterrs ou ariens, les rseaux sont invisibles.
Leur maillage plantaire relie pourtant nos ordinateurs,
tlphones, fax... De multiples technologies sont
disponibles, adapts des usages diffrents.
Les rseaux tlphonique et cbl
Initialement bti pour porter nos voix, le rseau tlphonique a volu
pour transporter images et donnes. Son infrastructure trs dense
offre une couverture de quasiment tout
le territoire, hormis quelques zones
blanches .
La France a la particularit de dispo-
ser dune autre solution : le cble. Ini-
tialement prvu pour offrir une alter-
native la tlvision par satellite, il
intgre la voix et les donnes, mais
pour une partie du territoire seule-
ment, essentiellement en ville.
Les caractristiques sur lesquelles
votre oprateur doit sengager sont :
t Le dbit garanti, montant et
descendant, pour lenvoi comme
la rception de donnes ;
t Le dlai de rtablissement
du rseau en cas de coupure.
Zoom
Wi- et rglages de scurit
Pour que votre voisin nutilise pas votre
metteur pour visiter votre systme, ltrez
laccs votre rseau local. Deux
manipulations sont indispensables :
Donnez au routeur de votre rseau
lidentiant matriel (adresse MAC)
de la carte rseau de chaque ordinateur
autoris se connecter votre rseau ;
Activez le protocole de chiffrement
WPA-PSK sur chaque poste, avec une
phrase-cl de plus de 32 signes varis,
pour que votre voisinage ne puisse pas
ausculter le contenu de vos changes.
26
LE MATRIEL
Le rseau lectrique
Le courant porteur en ligne (CPL) utilise le rseau lectrique de votre
cabinet pour y transporter vos donnes, sur une frquence diffrente
de celle du courant.
Son usage est particulirement adapt lorsque vous voulez crer un
rseau local (LAN), juste entre vos postes.
Les ls du secteur nont pas t conus pour porter le signal haute
frquence du CPL. Leur isolement lectromagntique est faible. Cela
peut entraner des perturbations avec des installations de radiologie,
les postes de radio ou les crans.
En chiffres
Les rseaux hertziens sans l
Avec le sans-l, plus de cble poser. Tout se fait par les airs. Une
grande souplesse donc.
Deux questions doivent toutefois retenir votre attention :
t La sant de vos collaborateurs, puisque les frquences
utilises sont de plus en plus leves, avec des consquences
possibles sur nos organismes ;
t La scurit des donnes changes par ce biais puisque
lmetteur diffuse largement, dans un primtre donn (lire
encadr ci-contre).
27
Dbit Porte les plus Les moins
Bluetooth 3 Mb/s 10 100 m Scurit Dbit
Wimax 30 Mb/s 3,5 km Convergence En dveloppement
Wi- a/b/g/n 100 Mb/s 90 m Cot Scurit
UMTS Jusq. 14 Mb/s Qualit Cot
LTE 100 Mb/s Jusqu 100 km TCP/IP (convergence) En dveloppement
UMB 280 Mb/s TCP/IP (convergence) En dveloppement

%
DES CLS
POUR RUSSIR
VOTRE PROJET
Linformatique, cest un investissement. Pour le russir,
trois lments sont essentiels : la prparation,
envisager trs en amont, lintgration dans lexistant
et la formation des utilisateurs.
Dnissez vos besoins en amont
Avant dinvestir, demandez-vous quels usages vous ferez de vos qui-
pements informatiques. Il sagit de ne rien oublier !
Ensuite, dnissez lorientation gnrale de lensemble des solutions
matriel et logiciel. Celle-ci peut tre :
t Intgre, pour un dialogue
intense entre applications ;
t Centralise, pour analyser et
scuriser ;
t Mobile, pour travailler en toute
tranquillit chez vos clients et en
dplacement.
Vous dessinez la morphologie gnra-
le de votre systme informatique. Cest
une tape cruciale. Noubliez pas dan-
ticiper sur lvolution de vos besoins :
volumes, rglementation, organisation
de votre cabinet... Votre systme ne
doit pas se transformer en prison.
Zoom
Aprs lachat...
Votre choix est fait. Vous allez signer... Mais
vous tes-vous demand :
Qui ralise linstallation et avec quelles
obligations ?
De quelles garanties disposez-vous, pour
quelles dures et quelles conditions ?
Avez-vous un contrat de maintenance ?
Quelles sont les possibilits et les
conditions de reprise (matriel)
ou de mises jour (logiciel) ?
28
LE MATRIEL
Intgrez le neuf dans votre
systme en place
Si vous changez un quipement ou un
logiciel, cest pour faire un saut quali-
tatif ou installer de nouvelles fonction-
nalits devenues indispensables. Mais
votre systme va-t-il accepter de dia-
loguer avec ce dernier venu ?
En cas dvolution, pensez tout autant
vos besoins oprationnels qu lin-
tgration de votre solution dans votre
paysage informatique. Si vous ngligez
cette tape, vous risquez daller vers
de cruelles dsillusions.
Demandez aux fournisseurs potentiels
des garanties sur linteroprabilit de
leur solution avec votre installation.
loccasion dun salon, renseignez-vous
auprs des grands industriels, qui
fabriquent mais ne sont souvent pas
votre interlocuteur. Exigez une visite
chez un de leurs clients ayant eu les mmes besoins que vous.
Mettez lutilisateur au centre
Votre informatique est l pour faciliter la tche de vos collaborateurs.
Ils sont les initiateurs du processus dlaboration de votre systme
informatique. Prservez-leur cette place tout au long du chantier, et
des volutions futures.
Choisissez des prestataires qui vous proposent des tests rguliers ou
un recettage en situation. Prenez le temps de former vos collabora-
teurs, pour tirer vraiment partie de votre acquisition.
29
Le saviez-vous ?
Le jargon de la gestion de projet
Matre douvrage : cest vous ! Vous
dnissez les besoins et les moyens, suivez
la ralisation du chantier et validez la
rception de la commande.
Matre duvre : cest votre prestataire.
Il ralise ce que vous lui demandez, dans
des conditions et avec des objectifs dnis.
Il vous livre ensuite.
Cahier des charges fonctionnel : vous
y prsentez les fonctions dont vous avez
besoin, avec pour chacune un critre
dapprciation et son degr de exibilit.
Avec ces informations, votre prestataire vous
propose des solutions adquates.
Recetter : cest vous qui le faites,
la livraison du produit. Vous vriez que
le rsultat est conforme la commande.

?
QUELLE
INFORMATIQUE POUR
MON CABINET ?
Vos ressources et votre stratgie dterminent vos
besoins informatiques. Votre systme doit donc tre
adapt la fois votre taille et vos activits.
Deux lments qui voluent en permanence.
Vous avez quelques collaborateurs
Tout le monde travaille dans le mme site. Votre rseau local scuris
assure la gestion des donnes et leur bonne circulation. Chacun
change, via le serveur de donnes ou les espaces partags de chaque
poste.
Internet vous sert essentiellement pour les tldclarations de vos
clients. Du coup, pour simplier la scurisation, seuls un ou deux pos-
tes ont accs au rseau mondial.
Imprimante et scanner sont accessibles tous, par le rseau local.
Vos applications mtiers sont installes sur les postes qui en ont
besoin, avec leurs licences.
Vous attendez de linformatique quil facilite votre travail et vous
accompagne dans vos missions.
Vous dveloppez des services
Avec linformatisation de vos clients, vos missions de saisie perdent de
leur pertinence. Votre expertise se situe maintenant sur lanalyse et le
conseil en gestion, voire la gestion des ressources humaines (paye...).
Les changes avec vos clients prennent de limportance. Vous tes
aussi amens vous rendre plus souvent chez eux.
30
LE MATRIEL
Dsormais, les ux de donnes entre vous et vos clients se font plus
frquents et plus importants. Votre systme doit vous garantir des
niveaux de disponibilit et de scurit la hauteur. Par son profession-
nalisme, la location volutive peut vous les fournir. Votre systme
gagne sorganiser autour de serveurs robustes, seuls capables de
vous apporter une performance continue quel que soit le trac.
Vous avez une activit
clate, oriente web
Votre cabinet possde plusieurs
implantations. Vous invitez vos clients
saisir leurs donnes et leur fournis-
sez de faon automatise un certain
nombre de documents. Ainsi, vous
pouvez pleinement vous consacrer au
conseil et la stratgie.
Vos problmatiques sont la distance
entre sites et le dialogue entre applica-
tions. Pour uidier tout cela, vous
avez une gestion lectronique des
documents (GED) et utilisez des chan-
ges lectroniques de donnes (EDI).
Les applications qui sous-tendent
cette organisation sont sensibles. Vous
et vos clients y accdez depuis internet, simultanment et continuel-
lement. Pour une meilleure gestion de vos serveurs, vous les avez
cons en infogrance un spcialiste. Il vous a aid dvelopper une
politique scurit la hauteur de vos enjeux.
31
Zoom
Informatique et missions
Votre systme informatique est l en support
de votre activit. Sa conguration dpend
donc de vos missions actuelles et de vos
axes de dveloppement :
Pour la comptabilit et la rvision, vous
avez besoin de machines performantes
et ergonomiques ;
Pour le conseil, votre systme devra
pouvoir enrichir les donnes ;
Pour les services, tels que les
tldclarations ou la saisie distance,
votre systme doit tre capable
de dialoguer avec lextrieur.

FAITES VOLUER
VOTRE SYSTME
INFORMATIQUE
Avoir en permanence un outil en tat de marche
et rpondant vos besoins nest pas toujours vident.
Diffrentes solutions peuvent vous permettre dallier
souplesse et investissement.
La maintenance volutive
Vous tes propritaire de votre matriel et de vos logiciels. Votre pres-
tataire en assure la bonne gestion. Il fournit :
t Un support fonctionnel vos
utilisateurs ;
t Le dpannage provisoire et
la rparation dnitive en cas
de panne dun quipement ou
de bogue dans une application ;
t Des interventions prventives,
programmes ou dclenches aux
premiers indices de faiblesse ;
t Des visites danalyse de ltat du
systme.
La location volutive
Pas dimmobilisation mais un loyer,
pour tout ou partie de votre matriel
informatique. Votre contrat prvoit le
remplacement du matriel et la mise
Le saviez-vous ?
Le traitement des dchets DEEE
En n de vie, votre matriel devient
un dchet dquipement lectrique
et lectronique (DEEE).
Si vous lavez acquis avant aot 2005, vous
devez faire appel un prestataire pour en
assurer le traitement. Pour les plus jeunes,
ce sont les producteurs des quipements qui
sen chargent.
Si vous lavez achet un revendeur grand
public, il vous sera repris lachat du
suivant. Vous paierez une co-participation
qui nance les organismes de destruction
de ces quipements grand public.
32
LE MATRIEL
?
jour des applications. Celui-ci a lieu au fur et mesure de leur arrive
obsolescence ou selon vos propres critres, inscrits au contrat.
Plus souple que le crdit-bail ou la location longue dure classique,
cette formule vous offre une prestation globale, qui gre lexistant, son
maintien en tat de fonctionnement et son volution par rapport au
march et vos besoins.
Linfogrance
Pour des questions de place, de cot, de scurit, vous souhaitez
externaliser totalement votre systme informatique. Niveau de service
et matrise des cots sont au rendez-vous. un prix : vous ntes pro-
pritaire de rien et seule la partie utilisateur de votre systme est dans
vos locaux. Les fournisseurs de services dapplication (ASP) et leurs
software as a service (SaaS) appliquent ce modle sur internet.
Une seconde vie pour votre matriel ?
Bien souvent, vous vous dbarrassez dquipements obsoltes mais
pas ncessairement hors dusage. Vos besoins professionnels vous
rendent trs exigeant. Ce qui nest pas forcment le cas dautres utili-
sateurs, pour dautres domaines dactivits, continents ou populations.
Cest une bonne faon de valoriser votre stock . Diffrents acteurs
peuvent prendre en charge votre quipement :
t Vos salaris tout dabord, qui vous pouvez en faire don,
en franchise scale et sociale depuis 2008 ;
t Les brokers informatiques qui se chargent de le recondition-
ner puis de le revendre pour vous, ou de le dtruire dans le
respect des normes (lire encadr ci-contre) ;
t Les entreprises de lconomie sociale et solidaire (ESS) et les
associations qui le remettent en tat et le proposent bas prix
des associations, des collectivits, des coles ou des familles
exclues de la socit numrique.
33

35
LA SCURIT
Linformatique soutient votre activit dans sa
quasi-intgralit, de la saisie la rvision, en passant
par les RH et le conseil. Mais lre dinternet et de
louverture aux rseaux publics, vous rend vulnrable.
Pour travailler sereinement, prenez le temps didentier
vos donnes et changes sensibles et mettez en place les
protections adquates. Un niveau de sret nest jamais
acquis, il sentretient. Et vos collaborateurs sont dans
la majorit des cas les crateurs de failles. Les informer
est donc primordial.
DANS CE CHAPITRE
t Internet en toute srnit P. 36
t Prservez vos donnes p. 39
INTERNET EN TOUTE
SRNIT
Vous utilisez le rseau continuellement, au sein
de votre cabinet, voire avec vos clients. Protgez-vous
des agents malveillants en tout genre, grce
une politique et des outils efcaces.
Maintenez votre antivirus jour
Votre systme combat en fait toute une population malveillante : virus,
logiciels espions, publicitaires, chevaux de Troie et autres vers .
Mais leur objectif reste le mme : prendre le contrle de votre systme
pour le rendre inutilisable, y faire des dgts ou se diffuser plus large-
ment, par la biais de votre carnet dadresses.
Avec votre antivirus, vous disposez le plus souvent dune suite qui
ajoute la protection antivirale une dtection des logiciels espions et
publicitaires.
Mais le plus important, hormis lachat, cest la frquence des mises
jour. Ces dernires doivent tre effectues automatiquement, si possi-
ble tous les jours. L encore, ces vrications peuvent tre program-
mes au sein de lantivirus ou effectues par certains processeurs.
Empchez les intrusions depuis internet
Le pare-feu ltre le trac destination de votre rseau local. Cest
vous qui le paramtrez, en fonction de vos rgles dnies : origine,
destination, ports surveiller...
Pour bien grer ces entres-sorties, vous avez intrt avoir un seul
point de connexion entre votre rseau local priv et linternet. Vous
utiliserez alors un pare-feu dit de passerelle.
36
LA SCURIT
Il existe trois types de pare-feu :
t Dans un botier indpendant, simple mais peu volutif ;
t Sous forme dun logiciel, avec dautres applications, comme
un IPS (voir infra) ;
t Sur votre serveur web, avec des options plus pousses et
donc une gestion plus ne.
Pour muscler votre pare-feu, vous disposez de lIPS (Intrusion Preven-
tion System), de plus en souvent intgr au pare-feu logiciels. Celui-ci
propose une ligne de dfense supplmentaire en coupant les connexions
juges suspectes, parce quelles contiennent un pige, ou essaient de
tirer prot dune vulnrabilit connue.
Scurisez votre alimentation lectrique
Avec une prise antifoudre, vous vous mettez labri des surtensions.
Pour avoir un modle de qualit, vriez que votre appareil rpond
la norme IEC 61 643-1.
Le parafoudre est souvent intgr
dans un autre quipement : londuleur,
qui joue en fait un triple rle :
t En cas daltration de la qualit
du courant, il opre une rgula-
tion ;
t En cas de tension extrme et
brutale, il empche ses effets
datteindre vos ordinateurs et
serveurs ;
t En cas de coupure de courant, il
passe sur batterie, pendant une
dure qui varie selon les modles
- quelques minutes une demi-
heure - le temps dteindre
proprement votre ordinateur.
37
Le saviez-vous ?
Noubliez pas vos portables
Baladeurs, vos portables quittent
frquemment lenvironnement scuris
de votre systme. Gare vous lorsquils
rentrent infects au cabinet. Renforcez les
rgles de scurit pour leurs utilisateurs
avec des mots de passe srs, grce
un mlange de caractres (capitales,
minuscules, chiffres, etc.).
Mettez en place une tunnelisation
de la connexion entre chaque portable
en dplacement et votre rseau local (VPN),
pour que vos changes restent condentiels.
p
?
LA SCURIT Internet en toute scurit
Chiffrez vos changes
Le chiffrement est lart de remplacer une communication lisible, en
clair, par une version illisible, chiffre, qui ne sera accessible quau
dtenteur de la cl de chiffrement ad hoc. Une solution trs utile pour
changer des donnes en toute scurit.
Le plus simple est de recourir SSL, le protocole de chiffrement int-
gr aux navigateurs, pour les applications disponibles par une inter-
face web. Le chiffrement SSL intervient au point de dpart (chiffre-
ment) et larrive des donnes destination (dchiffrement), de faon
automatique et transparente pour les utilisateurs.
Chiffrez les donnes de vos disques durs
Le chiffrement vous sert galement pour mettre vos donnes labri
mme quand elles ne sont pas en transit.
Il existe deux grandes mthodes
t Le chiffrement asymtrique, une seule cl : vous et votre
destinataire possdez le mme secret de transformation pour
chiffrer et dchiffrer les donnes ;
t Le chiffrement symtrique, deux cls : chacune a son rle,
lune chiffre et lautre dchiffre, mais lune des deux est
toujours secrte.
Le saviez-vous ?
Le facteur humain
Savez-vous que la majorit des intrusions
dans les systmes informatiques en
entreprises sont des au facteur humain ?
Autrement dit la mconnaissance des
rgles de scurit par les collaborateurs.
Prenez le temps dorganiser des sessions de
sensibilisation, de formation. Distribuez des
supports dinformation. Ajoutez aux contrats
de travail de vos collaborateurs des clauses
ou des annexes sur ce thme, comme
une clause de condentialit bien prcise.
38

?
39
PRSERVEZ
VOS DONNES
Vos donnes sont la matire grise informatise de votre
cabinet. Prenez-en soin. Mettez en place les services
ncessaires pour les maintenir disponibles, intgres
et assurer leur condentialit.
La conservation
La conservation de vos donnes peut rendre trois formes :
t Le stockage, pour utilisation courante ;
t Larchivage, pour consultation ponctuelle ;
t La sauvegarde, pour restauration en cas dincident, de perte
ou de dtrioration.
Pour ce faire, vous disposez de trois familles de supports :
t Les bandes magntiques ;
t Les disques durs ;
t Les mdias optiques laser (CD, DVD, Blu-ray).
La bande magntique reste le moyen le plus able, pour sa longvit
10 20 ans et pour la prservation de lintgrit des donnes. Les
mdias optiques ont une dure de vie trs variable de 2 10 ans
selon les mthodes de fabrication et denregistrement. Les disques
durs sont plus limits entre 3 et 5 ans au mieux et susent facile-
ment en cas dutilisation intensive.
La sauvegarde
Avec vos disques durs, vous ne serez jamais totalement labri dune
dtrioration de donnes ou dune panne matriel. Anticipez, avec un
ensemble redondant de disques indpendants, un RAID (Redun-
p
LA SCURIT
40
dant Array of Independant Disks). Le principe est dutiliser diffrents
disques durs, qui ralisent les mmes oprations en parallle, pour
maintenir disponibles ou reconstituer vos donnes, en cas de dfaillan-
ce partielle. Il existe une petite trentaine de solutions RAID. Deux sont
trs courantes : le RAID 1 et RAID 5.
Avec le RAID 1, vous conservez vos
donnes en autant dexemplaires que
vous leur attribuez de disques. Ceux-ci
forment une grappe. Avec RAID 1, vous
disposez tout moment de lensemble
de vos donnes sur chaque disque.
Cest le miroitage. Votre systme crit
sur le disque le plus accessible au
moment o il a besoin denregistrer
une information, puis le RAID se char-
ge de recopier la donne sur les autres
disques.
Avec le RAID 5, vos donnes sont
rparties sur plusieurs disques, lex-
ception dun seul. Celui-ci assure la
parit. Cest elle qui recompose la donne si lun des disques casse,
avec les lments conservs sur les autres disques.
La condentialit
Une fois que vous tes en scurit sur le plan matriel, vous devez
galement prserver vos donnes dune lecture ou dun usage mal-
veillant. Ces lments revtent une grande importance, ds lors que
vous manipulez des donnes condentielles.
Dans un premier temps, vous disposez de fonctions tendues pour
dterminer qui, parmi vos utilisateurs, possdera les droits de lecture,
dcriture et denregistrement de tel ou tel document, sur vos serveurs
ou vos postes collaborateurs. Ce sont les droits daccs.
Mais vous avez loccasion de faire circuler vos donnes. De les envoyer
Zoom
La signature lectronique
de document
Elle authentie lauteur dun document
lectronique et garantit son intgrit.
Pour cela, le mcanisme fournit au lecteur
du document un moyen didentication de
lauteur et de garantie de la non-altration
entre la signature et la consultation. Cest
la runion de certaines conditions qui donne
ces informations. Le document doit tre
authentique, infalsiable, non rutilisable,
inaltrable et irrvocable.
Prservez vos donnes
41
un spcialiste pour avis ou votre client, voire un de vos associs
travaillant distance. Dans ce cas, linformation se trouve en terrain
ennemi : elle quitte votre systme scuris. Vous pouvez alors chif-
frer vos donnes. Seul les destinataires que vous avez dsign ont la
cl pour sauthentier. Dans vos messages, la signature lectronique
est un autre moyen de scuriser vos changes.
Rcuprez des donnes
endommages
Si vous avez mis en place une politique
de sauvegarde automatise robuste,
vous ne devriez thoriquement pas
tre confront des pertes de don-
nes. Pourtant, cela a toutes les chan-
ces de vous arriver un jour ! Il y a deux
grandes causes ce genre de catas-
trophe : une erreur de manipulation ou
une panne matrielle.
Dans le premier cas, faites appel aux
logiciels de rcupration. Bon nombre
sont gratuits. Ils explorent les rper-
toires rcemment effacs an den
extraire tout ou partie des chiers per-
dus. Leur efcacit varie fortement en fonction de lactivit du disque
dur aprs leffacement : mieux vaut ne plus rien crire !
Aprs un incendie, une innondation, une casse ou un incident lectri-
que, la restauration des donnes dun disque dur est une affaire de
spcialiste. Les chances de rcupration des donnes dans de telles
conditions sont relles, mais exigent un vritable savoir-faire et une
intervention manuelle importante. Do un prix videmment la hau-
teur de cette chirurgie de prcision. Vous recevez ensuite vos donnes
sous forme de DVD-ROM.
Pour aller plus loin
La prvention des fuites
de donnes
La Data Loss Prevention (DLP) est la
stratgie que vous mettez en place pour
prvenir toute livraison dune information
issue de votre cabinet un destinataire
non authenti ou non dsign. Elle repose
sur une tude prcise des donnes sensibles
et de leur circulation. Une base de donnes
ou un catalogue de notes de synthse
constituent des points stratgiques dans
votre DLP.
u

43
LA GESTION
LECTRONIQUE
DES DOCUMENTS
Lobjectif dune solution de gestion lectronique des
documents (GED) est limpide : transformer les changes
documentaires papier en ux informatiques. Une petite
rvolution, dont on mesure aisment les bnces
(amlioration des temps de traitement, de la ractivite,
simplication du stockage, etc.), mais qui ncessite
une remise en question profonde tant des habitudes
en place que de linfrastructure informatique du cabinet.
DANS CE CHAPITRE
t Entrez dans lre du document numrique P. 44
t Dployer une solution de GED P. 46
t Le contexte juridique de la GED P. 50
ENTREZ DANS LRE
DU DOCUMENT
NUMRIQUE
La dmatrialisation va-t-elle sonner le glas du papier ?
On peut le croire, au regard des innombrables
bnces quelle induit, tant sur le plan de la gestion
documentaire que sur celui de lexercice quotidien.
Sil est un domaine dans lequel les experts-comptables sont passs
matres, parfois bien malgr eux, cest bien la gestion documentaire.
Par la force des choses, vous tes
amen manipuler, transmettre et
stocker des volumes extrmement
importants de documents papier.
Une contrainte dautant plus forte
quelle se heurte des impratifs de
ractivit imposs par les clients
comme par ladministration scale.
Outre les difcults lies leur stoc-
kage et leur conservation, les docu-
ments papier entranent un temps de
traitement qui nuit une communica-
tion efcace de linformation.
Quels gains en attendre
Il nest pas surprenant, au regard de ce
contexte spcique, que les cabinets
dexpertise comptable constituent un
terrain de choix pour la mise en place
Pour aller plus loin
Organisation
On ne passe pas au zro papier dun
simple claquement de doigts. Plus quun
chantier technologique, la mise en uvre de
la dmatrialisation est une remise en cause
profonde des habitudes, tant au niveau
de lexercice quotidien que du management
de vos quipes. Pour donner sa pleine
mesure, une telle infrastructure doit
sappuyer sur une organisation parfaitement
adapte et pense pour elle. Il est donc
essentiel danticiper une migration de cette
ampleur trs en amont, et dimpliquer au
plus tt lensemble des parties prenantes,
quelles soient internes au cabinet
ou externes (clients, fournisseurs, etc.).
44
LA GESTION LECTRONIQUE DES DOCUMENTS
u
de systmes de gestion lectronique de documents (GED). La dmat-
rialisation des documents papier est en effet un enjeu stratgique, qui
permet de raliser des bnces tous les niveaux :
t Gains defcacit, puisque les documents, mme archivs,
restent accessibles en quelques clics et sont traits plus
rapidement et peuvent mme tre partags avec les clients ;
t Gains despace, puisque les linaires sont avantageusement
remplacs par un serveur informatique ;
t Gains de scurit, enn, grce aux multiples possibilits
ouvertes par les formats numriques, en matire de traabi-
lit, notamment.
Un contexte particulirement favorable
Ladoption dune infrastructure dmatrialise permet en outre dam-
liorer la communication vers lextrieur. Lensemble des documents
archives, courriers, pices diverses - qui composent le fameux patri-
moine documentaire du cabinet sont regroups en un point unique :
le serveur. Rien de plus simple, ds lors, que den partager le contenu
de manire scurise avec les diffrents intervenants dun dossier. La
simplication des outils, la multiplication des offres en ce sens et la
baisse rgulire des cots de dploiement dessinent un contexte par-
ticulirement favorable la mise en uvre de telles solutions, parfai-
tement en phase avec les dmarches entreprises par les pouvoirs
publics.
Plus quune amlioration des processus en place, la dmatrialisation
est donc un enjeu stratgique, mme de modier en profondeur
lexercice quotidien de votre activit.
45

DPLOYER UNE
SOLUTION DE GED
Une GED repose avant tout sur un systme
dinformation optimis. Du serveur au PC de bureau,
les outils informatiques acquirent une importance
nouvelle du fait de leur rle dsormais prpondrant
dans la gestion documentaire du cabinet.
Concevoir une infrastructure adapte
La gestion lectronique de documents (GED, ou Geide, selon une
appellation plus ancienne) consiste envisager au maximum linfor-
mation circulant dans un cabinet sous un format numrique. Elle
implique donc une transformation, leur entre dans les locaux, de
lensemble des pices papier en documents numriques, mais pas vir-
tuels pour autant. Lintgration dune telle solution ne va donc pas sans
impliquer une rexion globale sur les quipements informatiques en
plus de la structure de classement des donnes.
Le serveur, au cur du systme
Une infrastructure de GED repose intgralement sur un serveur docu-
mentaire. Il sagit dun serveur informatique standard, quip dune
base de donne ddie au traitement de documents.
Ce serveur va tout simplement remplacer vos linaires darchives.
Chaque dossier client y est rfrenc et les pices associes y sont
dposes, consultes et modies distance. La premire des quali-
ts de ce systme est la matrise du risque de doublons : aucune pice
nest photocopie, et un document sera inaccessible tant que lun de
vos collaborateurs y effectuera des modications. Le serveur, point
central du stockage de linformation, se trouve donc au cur du rseau
46
LA GESTION LECTRONIQUE DES DOCUMENTS
documentaire de votre cabinet. La diffusion de linformation, en interne
comme vers les intervenants extrieurs, sen trouve largement simpli-
e. Trois lments caractristiques sont primordiaux lors du choix
dun serveur : la vitesse de son microprocesseur, sa mmoire vive et
la capacit de ses disques durs. Celui-ci doit en compter plusieurs,
fonctionnant en parallle, an de sauvegarder en temps rel les don-
nes de lun sur le second. En cas de panne, qui narrive pas quaux
autres, vous conserverez une copie de sauvegarde parfaitement jour,
sans interrompre votre activit.
En image
47
p
P
D
F
P
D
F
Sconner
Mullifonclion
Serveur
de messogerie
Cabinet
0ourrier
Telecopie
Fmoil
C
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G
E
D
Tous les documents, quelle que soit leur forme, sont numriss et intgrs dans
le serveur de GED. Cest l que vos collaborateurs viendront les consulter et les
modier si besoin. Une notication automatique les prvient quune pice a t
ajoute un dossier dont ils ont la charge. Vous pouvez en outre ouvrir des
rpertoires du serveur destination dintervenants extrieurs. Il ne vous reste
plus qu archiver vos documents papier, des ns de conservation lgale.
LA GESTION LECTRONIQUE DES DOCUMENTS
Le multifonction, point dentre unique
Pour numriser un volume aussi important de documents, un scanner
traditionnel savre rapidement inadapt. Non seulement celui-ci est
gnralement conu pour numriser page page, en gnral des
dnitions leves, mais en outre, il est le plus souvent priv dinter-
face rseau. Or, cest lintgration du priphrique au rseau du cabi-
net qui permettra la GED de donner sa pleine mesure. Il est donc
gnralement conseill dopter pour un appareil multifonction, capa-
ble dimprimer, de photocopier, et naturellement de numriser des
volumes importants une vitesse sufsante. Cet achat peut en outre
tre loccasion de rationaliser ses ressources dimpression, en rem-
plaant les imprimantes personnelles
par un priphrique unique, gnrale-
ment plus conome.
Le poste client, ou la course
aux standards
En bout de chane, on trouve naturelle-
ment le PC de bureau, qui servira la
consultation, ldition et lenvoi
ventuel des pices du systme din-
formation. Inutile dadopter des ordi-
nateurs surpuissants.
Certains diteurs de logiciels de GED
proposent une consultation client
lger qui fournit toute ou partie des
fonctionnalits de consultation et din-
dexation des documents dans un navi-
gateur web. En revanche, ces congu-
rations bureautiques devront disposer
dune connexion rseau et offrir vos
collaborateurs un confort sufsant :
leur temps pass devant lcran risque
daugmenter de manire signicative.
48
Zoom
Une GED light
La perspective de dployer une telle
infrastructure vous arrte ? Il est vrai que
la gestion lectronique de documents peut
savrer particulirement lourde mettre en
place, en particulier pour de petits cabinets.
Heureusement, les constructeurs ont pens
tout. Ricoh, avec son offre Scan&Share,
ou Xerox, et son Docushare, pour ne citer
queux, proposent des formules adaptes.
Celles-ci reposent sur une infrastructure
comparable, mais lessentiel du matriel
est hberg distance. Le serveur
documentaire, notamment, est partag avec
dautres clients, et localis dans les murs
de votre prestataire. Ces offres assurent
galement la maintenance applicative et,
bien souvent, la location de tout ou partie
du matriel.
Dployer une solution de GED
Enn, pour garantir la bonne marche du systme et faciliter le dploie-
ment, il est prfrable dopter pour des modles uniformes et de
mme gnration.
Soigner lindexation
Naturellement, comme dans toute opration de classement, il sera
impossible de remettre la main sur un document si celui-ci na pas t
rang au bon endroit. Pour une efcacit maximale, lindexation est
ralise au moment de la numrisation. Cette tape est capitale, puis-
que cest de sa bonne excution que dpendra lutilisation ultrieure
des ressources du cabinet. Ds lors, votre collaborateur qui numrise
un courrier ou tout ou partie dun dossier accde, depuis lcran de
contrle du multifonction, lindex de la GED. lui de nommer avec
prcision le document quil sapprte crer, et de lui indiquer le che-
min vers le rpertoire adquat. Pour faciliter cette tche stratgique,
un logiciel de reconnaissance de caractres, congur cet effet, peut
lire les informations ncessaires (rfrences du dossier, nom du
client, date dexpdition, etc.) et accompagner le processus dindexa-
tion. Ds lors, le document est accessible au format PDF lensemble
des intervenants habilits.
Une approche deux dimensions
En fonction de lambition que vous avez pour votre gestion lectronique
de documents, celle-ci peut ne concerner que les documents entrants
compter de sa mise en place ou englober vos archives, pour tirer un
trait dnitif sur le papier. Dans ce cas, le prestataire que vous aurez
choisi dlguera une quipe dans vos locaux charge de numriser et
dindexer lensemble de vos archives papier, qui iront nourrir la nou-
velle base documentaire de votre cabinet, sur votre serveur. Ces offres
couvrent gnralement la prise en charge physique de vos dossiers
papier.
49

LE CONTEXTE
JURIDIQUE DE LA GED
En transformant les archives physiques en supports
numriques, la dmatrialisation ouvre une vritable
bote de pandore : quelle est la valeur lgale de
ces archives lectroniques et, par extension, o stocker
ces prcieux chiers ?
Il tait nalement confortable, le temps du papier. Bien sr, il fallait
stocker, archiver et conserver des linaires parfois impressionnants
mais, au moins, les documents archivs avaient une valeur tangible :
celle dun original certi. La gnralisation de larchivage numrique
bouleverse ce schma, en posant des problmatiques bien spciques
relatives la forme, la volatilit, et une faillibilit au moins sup-
pose du document numrique.
La valeur lgale des archives numriques
Dans un souci de cohrence, le lgislateur a heureusement uvr
dans le sens dune forme de normalisation entre archives physiques et
numriques. Sous rserve de la mise en place de mcanismes certi-
cateurs, comme la signature lectronique (lire par ailleurs), les docu-
ments numriques ont la mme valeur lgale que leurs concurrents
papier, comme le stipule larticle 1316-1 du code civil. En revanche, il
est plus difcile de garantir que le contenu, le contexte et la structure
des documents sont prservs et protgs lorsque les documents
nont pas dexistence physique.
Cest pour corriger cette faille que lUnion europenne a mis en place
un modle certiant, le Moreq (www.moreq2.eu), certi ISO 15489.
Celui-ci pose un modle dexigences pour la conservation des archives
lectroniques au niveau europen.
50
LA GESTION LECTRONIQUE DES DOCUMENTS
La signature lectronique
La cl de ce systme est la signature
lectronique scurise du document.
Celle-ci remplit trois fonctions juridi-
ques principales :
t Lidentication de lauteur ;
t La manifestation de son consen-
tement ;
t La validation de lintgrit et de
la condentialit des donnes.
Pour cela, la signature lectronique
est construite sur quatre fonctions
essentielles :
t Lauthentication : auteur
identi ;
t La non rpudiation : une action
en relation avec les donnes ne
peut pas tre nie ;
t Lintgrit : donnes ni modies
ni dtruites pendant le transfert
ou le stockage ;
t La condentialit : informations non rvles des tiers non
autoriss ;
En pratique, la signature lectronique est un processus technique
donnant au destinataire dun message sign lassurance que ce mes-
sage spcique provient bien dune personne dtermine.
Ce processus garantit lauthentication du document et son intgrit
pendant la transmission lectronique. La signature est gnre par un
dispositif de cration de signature. Le dispositif matriel ou logiciel
scrute le contenu du message lectronique et le compacte par une
fonction de transformation de cls pour aboutir un condens.
51
p
Le saviez-vous ?
O stocker mes archives ?
Tout le monde ne souhaite pas ou nest
pas en mesure de grer son propre serveur
de stockage. De nombreux prestataires vous
proposent donc de prendre en charge tout ou
partie de votre archivage lectronique, en
gardant sur leurs propres serveurs
lensemble de vos documents. De tels
prestataires sont lgion mais il convient,
avant dopter pour tel ou tel, de vous assurer
que celui-ci est en mesure de prendre en
charge la certication lectronique. Pas
question de coner vos dossiers au premier
hbergeur venu. Il nexiste malheureusement
pas de label identiant ces tiers hbergeurs
de conance, mais lAssociation pour une
infrastructure apte liers les tiers
certicateurs aux autres autorits (Ialta)
uvre dans ce sens.
Pour en savoir plus : www.ialtafrance.org
?
LA GESTION LECTRONIQUE DES DOCUMENTS
Le condens est protg par un algo-
rithme cryptographique asymtrique.
Ceci signie que lauteur du document
possde deux cls. Lune charge de
chiffrer le document, qui reste secrte,
la seconde qui permettra au destina-
taire de le dchiffrer.
Limites et contraintes
Pour tre valable et applicable ce
systme exige que lcrit lectroni-
que soit tabli et conserv dans des
conditions de nature garantir son
intgrit (art. 1316-1 du code civil)
durant toute la dure de sa conserva-
tion lgale. En dautres termes, le des-
tinataire du document devra lui aussi
avoir mis en place un systme darchi-
vage numrique.
Limpression sur papier avant larchi-
vage fait en effet perdre au document
toute valeur juridique. Dans le cas o
vous souhaiteriez faire appel un
hbergeur pour stocker vos archives, il
sagit donc dun pr requis fondamental (lire ci-contre). Les factures
sont couvertes par ce principe, condition toutefois que le principe de
facturation lectronique soit pralablement accept par le destinataire
des factures. Cette acceptation doit tre matrialise par contrat.
Des failles sous-estimes
Malgr cet arsenal juridique, la conservation de documents aussi stra-
tgiques sous forme numrique suscite toujours bon nombre de rser-
ves, en partie justies dailleurs.
52
Zoom
Les exigences de ladministration
scale
Les entreprises qui souhaitent tenir leur
comptabilit au moyen dun systme
informatique doivent satisfaire un certain
nombre de contraintes. Ladministration
scale leur impose notamment de :
Dtenir une documentation dtaille,
exhaustive et dle de la conception,
de la ralisation, de lexploitation
et de la maintenance de son systme
informatique ;
Maintenir prenne cette documentation
dans le temps, impliquant que cette
documentation volue en mme temps
que lvolution des programmes
et/ou du matriel informatique ;
Permettre au vricateur de tracer le
cheminement des donnes comptables
au travers de son systme informatique.
Le contexte juridique de la GED
Louverture des rseaux et le travail collaboratif rend le systme din-
formation plus vulnrable que si celui-ci fonctionne en circuit ferm.
La scurit est donc un enjeu important. Le danger extrieur est
aujourdhui bien matris par les systmes de protection courants
(antivirus, logiciels anti-intrusion, introduction de mots de passe,
etc.).
Paradoxalement, le principal danger encouru par les documents
numriss vient de lintrieur mme du cabinet, du fait derreurs de
manipulation. Prs du quart des pertes dinformation sont le fait der-
reurs humaines :
t Formatages intempestifs ;
t Maladresse ;
t Msusages ;
t Manque de rigueur dans lapplication des rgles de scurit.
Pour limiter ce risque, il est donc capital de former et de sensibiliser
rgulirement les utilisateurs, et dinciter vos clients et partenaires
en faire de mme.
53

55
LES OUTILS
BUREAUTIQUES
Votre progiciel de gestion intgre (PGI ERP)
est le centre de vos donnes mtier. Mais les
traditionnels outils bureautiques traitement de texte
et surtout tableur et crateur de PDF nont pas dit
leur dernier mot. Ce sont des outils extrmement
puissants. Souples et autonomes, ils jonglent habilement
avec vos donnes. Ils sont en pleine volution, avec les
logiciels libres et le web 2.0, qui multiplie les applications
disponibles en ligne.
DANS CE CHAPITRE
t Tirez le meilleur parti de votre bureautique p. 56
t Dcouvrez les logiciels libres p. 58
TIREZ LE MEILLEUR
PARTI DE VOTRE
BUREAUTIQUE
Lanciennet et la simplicit des outils bureautiques
vous offrent une grande souplesse. Grce elle,
vous prsentez vos clients des analyses qui font votre
rputation de conseiller.
Des outils familiers
Les logiciels de bureautique sont courants et communs. Vos collabo-
rateurs en sont familier. Vous les trouverez dofce dans nimporte
quelle offre de suite logicielle. Ils sont
devenus universels et larrive de solu-
tions libres a cr un standard ouvert
qui vous garantit laccs continu la
quasi-totalit des formats de docu-
ments.
Ce sont donc des outils tout dsigns
pour exploiter les donnes de votre
GED ou de vos applications mtier. Ils
peuvent changer avec vos bases de
donnes, sans la contrainte du format
spcique dun logiciel et de ses fonc-
tionnalits. Avec cette capacit de dia-
logue, votre outil bureautique assem-
ble des donnes disparates.
Vous vous affranchissez de la logique
intgratrice dapplications mtier qui
manquent parfois de souplesse pour
Pour aller plus loin
Les licences logicielles
propritaires
Il en existe quatre grandes catgories :
OEM : elle est insparable du matriel
avec lequel elle vous a t vendue ;
Bote : vous ne pouvez linstaller que sur
un poste la fois, mais il peut changer ;
une copie de sauvegarde est tolre ;
Volume : vous achetez des licences en
nombre, avec des fonctions tendues
(installation multiple, mise jour,
maintenance) ;
Freeware : vous ne payez rien pour utiliser
le logiciel.
56
LA BUREAUTIQUE
u
raliser le document dont vous avez
besoin.
Votre expertise mise
en valeur
Grce eux, vous disposez de loutilla-
ge pour donner libre cours vos talents
danalyste et de gestionnaire. Une fois
la saisie comptable ralise, vous allez
recouper les donnes pour afner
votre perception des risques pour cha-
cun de vos clients.
Dans ces oprations dlicates, vous
seul savez quels chiffres ont de lim-
portance. Avec un tableur, vous dci-
dez des lments mettre en avant,
pour rpondre au besoin danalyse de
votre client ou pour laider prendre conscience de certains dsqui-
libres. Car les sorties purement comptables ne sont pas toujours
immdiatement exploitables.
Avec les solutions de mise en forme, en PDF ou en Flash par exemple,
vous donnez de la lisibilit votre expertise. Votre client reoit un
document clair, o les colonnes de chiffres ne sgrainent pas ind-
niment. Ils sont mis en scne, comments, voire illustrs.
57
Retour dexprience
Dominique Perier, AFIGEC
Nous avons sept sites, avec une base
clients centralise. Nous avions besoin de
faire voluer son arborescence pour quil soit
plus facile dy rechercher un document. Nous
avons nalement utilis le navigateur de
chiers que chacun a dj sur son bureau !
Nous lavons associ une imprimante
virtuelle pour ranger automatiquement
les documents dans larborescence.
Paralllement, nous avons men un travail
collectif sur le nom des chiers et des
dossiers.

&
PROFITEZ DE LA
MATURIT DES
LOGICIELS LIBRES
Les logiciels libres sont en plein dveloppement.
Ils vous offrent des applications toujours plus
sophistiques et interoprables, moindre cot.
Quatre principes
Un logiciel libre vous permet de :
t Lutiliser ;
t tudier son fonctionnement ;
t En distribuer des copies ;
t Amliorer son programme et publier ces volutions.
Il existe de trs nombreuses licences libres (voir encadr). Les plus
connues sont GNU/GPL et Open Source. En effet, pour modier un
58
LA BUREAUTIQUE
Le saviez-vous ?
La suite bureautique OpenOfce
OpenOfce (OOo) est un ensemble complet
doutils bureautiques. Il comprend un
traitement de texte, un tableur, une base
de donnes, une prsentation multimdia,
un outil de dessin vectoriel et un logiciel de
formules mathmatiques. La force dOOo est
de pouvoir lire un grand nombre de formats
dautres applications et davoir mis au point
le format ouvert normalis OpenDocument,
qui distingue les donnes de leur mise en
forme. La suite est disponible pour un grand
nombre de systmes informatiques : Linux,
Windows, Mac OS. Avec OOo, vous pouvez
galement diter votre document en PDF.
http://fr.openofce.org/
?
programme, le dveloppeur doit avoir
accs au code source, ce qui nest pas
le cas dans les logiciels propritaires.
Des applications ouvertes,
et volutives
Les logiciels libres favorisent lintero-
prabilit entre formats. Un traitement
de texte libre est ainsi capable de lire
tout texte crit dans un environnement
propritaire. Les barrires entre appli-
cations tombent. Votre gestion de lin-
formation sen trouve facilite.
Une grande partie des logiciels libres
sont mis au point par des communau-
ts de dveloppeurs. Ce travail collec-
tif donne lieu de multiples versions
de tests. Corrections et amliorations sont constantes. De nouvelles
fonctionnalits demandes par les utilisateurs sont proposes.
Les contributeurs sont des individus, des fondations et des socits
informatiques. Lavenir de votre solution ne dpend donc pas de la
stratgie dun seul industriel.
mais pas forcment gratuites
Les logiciels libres reposent sur lide que chacun peut apporter des
amliorations. Avec le libre, il ny a pas de barrire entre vous et le code
ou le systme. Vous avez une grande marge de manuvre, condition
de vous y connatre un peu.
Investissez une partie des conomies ralises sur lachat de licences
dans la formation. De trs nombreuses socits sont spcialises dans
les solutions libres et vous accompagneront. Enn, certaines solutions
libres sont payantes, parce que lditeur vous offre des garanties ou a
intgr son produit des fonctionnalits propritaires.
59
Zoom
Les diffrentes licences libres
En-dehors de GNU/GPL et Open Source, vous
rencontrerez dautres licences libres :
Copyleft : autorise la modication et la
distribution mais interdit le changement
de licence ;
Cecill : mise au point par le CEA, le CNRS
et lINRIA, elle ajoute la reconnaissance
du droit de la proprit intellectuelle, une
notion inexistante en droit anglo-saxon ;
Creative Commons : adapte
pour la diffusion duvres culturelles
ou multimdia.

61
LE BUREAU MOBILE
La technologie fait chaque anne des progrs
considrables du ct des performances mais aussi
de la miniaturisation. Rsultat : des ordinateurs
portables auxquels rien ne manque mais aussi des
machines de poche tonnamment efcaces. Avec
le dveloppement des rseaux et du sans-l, ces progrs
ouvrent la voie de nouvelles utilisations qui abolissent
les distances et vous rapprochent de vos clients.
DANS CE CHAPITRE
t Le portable, pour toutes les poches p. 62
t Smartphones et PDA, les rfrences p. 64
t Rseaux : lre du sans-l p. 66
t La mobilit au quotidien p. 68
LE PORTABLE, POUR
TOUTES LES POCHES
Rapidit, confort, abilit : les portables nont plus rien
envier aux machines de bureau. Mais pour proter
de ces concentrs de technologies, sachez diffrencier
les quipements en fonction de vos usages.
Choisir le bon terminal
Sur ce point, loffre est diversie pour correspondre aux diffrents
besoins et sorganise en quelques grandes familles :
t Les Tablet PC sont destins un travail de saisie sur le
terrain. Ils sont btis autour dun cran tactile manipul au
stylet et utilisent la reconnaissance dcriture de Windows. Le
clavier est optionnel.
t Les ultraportables sont quips dun cran de 12 ou 13 pou-
ces au plus. Lencombrement et la lgret sont les priorits,
62
LE BUREAU MOBILE
Le saviez-vous ?
SSD contre disque dur
Dans les quipements mobiles, les disques
SSD (Solid State Disk) sont lhonneur. Ils
reposent en fait sur des puces de mmoire
ash, limage des cls USB ou des
mmoires dappareils photo numriques.
Leurs avantages supposs :
Lencombrement ;
La robustesse, puisquils sont dpourvus
des pices mcaniques des disques durs ;
La consommation.
Leurs inconvnients avrs :
Un cot souvent suprieur ;
Une dure de vie restreinte, puisque le
nombre dcritures sur le disque est limit ;
Les Eee PC, entre autres, sont quips dun
disque SSD. Lultran MacBook Air dApple
peut le recevoir en option.
?
do un clavier de taille rduite ou labsence de lecteur/
graveur de CD ou de DVD.
t Les portables classiques, avec un cran de 14 17 pouces
sont adapts la plupart des oprations bureautiques stan-
dard, limage de PC de bureau xes.
t Les portables multimdia, pour les prsentations ou les
applications vido. Peu autonomes, ils sont trs puissants.
Astuce : Quelques options trs utiles
Pour toute utilisation prolonge au mme endroit, pensez atta-
cher votre portable, histoire de ne pas tenter un visiteur indlicat.
vriez que le modle qui vous intresse dispose dune xation
pour une chane.
Elles nont parfois lair de rien mais quelques fonctions pourront se
rvler utile dans un dlai rapide :
Un port eSATA, pour acclrer lchange avec un disque externe ;
Le wi- en version 802.11n. Cette norme quadruple le dbit du
rseau sans-l par rapport aux versions courantes.
Vous aurez plus de chances de trouver un pav numrique sur une
machine grand format. Sans lui, les utilisateurs franais sont pnali-
ss pour saisir les chiffres : sur un clavier AZERTY, les chiffres de la
premire range ncessitent que lon appuie sur Shift. Ce qui rend
chez nous la prsence du pav numrique pour le moins bienvenue.
LEeePC, un vrai PC ?
Les netbooks, inaugurs par le EeePC dAsus, connaissent un succs
fulgurant. Prix trs bas, aussi petits quun ultraportable, ils ont bien
des atouts faire valoir.
Mais sont-ils utilisables dans un contexte professionnel ? Il est difcile
voire impossible dy faire tourner un logiciel spcialis. Mais ce nest
au fond pas leur vocation : les netbooks sont conus pour des applica-
tions bureautiques et pour aller sur internet.
63

SMARTPHONES ET PDA,
LES RFRENCES
Ils tiennent dans la poche ou dans la paume
de la main et vous feront gagner un temps prcieux au
quotidien : les PDA et les smartphones ne sont plus des
gadgets, mais des auxiliaires prcieux.
Des appareils parvenus maturit
Il fut un temps o lon promettait que les PDA, ou assistants person-
nels numriques, deviendraient chose aussi courante que les ordina-
teurs. La prdiction est en passe de se raliser, mais sous une forme
imprvue
leur apparition, les PDA, ou agendas numriques, sarticulaient
autour du carnet dadresses et de la
prise de rendez-vous. Ils sont toutefois
rests des marchs de niche, encore
utiliss en contexte professionnel
comme dispositifs de saisie.
Le PDA a en effet volu et sest uni au
tlphone portable pour devenir un
smartphone. Il exploite un rpertoire,
beaucoup plus souple et puissant que
celui dun portable classique, et per-
met lenvoi de mails, souvent grce
un clavier alphabtique.
Lvolution continue : le smartphone
devient un appareil pleinement ouvert
sur Internet, protant en cela des
rseaux sans l haut dbit. Un client
64
LE BUREAU MOBILE
Pour aller plus loin
Les scanners de poche
Il y a encore plus petit quun smartphone
pour saisir un texte : un scanner de poche.
Cet appareil se manipule comme un
surligneur. Passez-le sur le texte
numriser, et les informations seront
transmises votre ordinateur via le port
USB. Certains modles fonctionnent mme
de faon autonome et stockent dans une
mmoire interne le document. Dautres
modles sont spcialement conus
pour les cartes de visite, par exemple.
u
de messagerie et un navigateur web complets en font une machine en
contact permanent avec le reste du monde.
Une offre fragmente
la diffrence de linformatique traditionnelle, domine par Windows,
le march des smartphones est trs ouvert, avec quatre grandes pla-
tes-formes :
t Symbian : ce systme, surtout associ Nokia, quipe aussi
dautres fabricants. Il est arriv maturit et accepte un grand
nombre dapplications, y compris professionnelles.
t Windows Mobile : la solution Microsoft bncie, et pour
cause, dune excellente intgration avec dautres produits
Windows, en particulier le service de mail Exchange, utilis
dans la plupart des grandes entreprises.
t Blackberry : les smartphones au miniclavier et la roue
(ou bille) de pointage connaissent un grand succs. La cause ?
Une gestion trs efcace du mail, avec des notications
automatiques (push mail).
t iPhone : rcemment apparu, le tlphone portable dApple se
distingue par son ergonomie novatrice et son navigateur web
impressionnant. Mais les applications supplmentaires sont
encore peu nombreuses.
La concurrence est trs vive, du fait que les portables de demain seront
presque tous des smartphones. Le gant Google souhaite dailleurs
prendre position sur ce crneau prometteur avec sa plate-forme
Android sur base Linux.
65

RSEAUX :
LRE DU SANS FIL
Le temps des liaisons radio lentes et hasardeuses est
rvolu. Les rseaux sans l sont passs au haut dbit
et vous permettent de rester connect au reste
du monde o que vous soyez.
Dans la jungle des normes
Sans-l, oui, mais pas sans nuances. Toute une srie de rseaux aux
missions bien prcises coexistent sur les ondes radio. Du plus simple,
la porte limite, aux plus puissants.
Le RFID repose sur une simple puce lectronique. Vous limplantez o
vous voulez, en fonction de vos besoins. Active de lextrieur, elle
envoie son identit courte porte, la
manire dun code barres. Elle simpli-
e et uidie la gestion des stocks.
Le Bluetooth est idal pour les liaisons
de courtes distances. Il est gnrale-
ment utilis pour relier deux appareils
sur quelques mtres : clavier, oreillet-
te, haut-parleurs, etc.
Le wi- est la norme reine des rseaux
locaux sans l. Sa porte est dune
dizaine de mtres, et son dbit est
comparable celui de lEthernet.
Le Wimax vous procure le dbit de
lADSL des dizaines de kilomtres.
Un saut qualitatif encore thorique,
car en cours de dploiement.
Zoom
Les forfaits dentreprise
Loffre donnes est devenue un lment
important dans le choix dun forfait. Les
oprateurs proposent des offres combinant
voix et donnes selon le volume compris
(au-del, le mgaoctet est factur lunit).
Pensez aussi aux critres secondaires :
Lutilisation depuis un ordinateur (elle
nest pas toujours autorise) ;
Laccs aux rseaux wi- publics payants ;
La fourniture dun modem ddi
ou les conditions prvues ltranger.
66
LE BUREAU MOBILE
Frquence Dbit Remarque
Wi- 2,4 ou 5 GHz 100 Mbit/s Vous ny accderez pas de partout
GPRS 1,8 GHz 60 Kbit/s Idale pour le transfert
de donnes lgres
EDGE 0,9 GHz 230 Kbit/s
3G/3G+ (UMTS) 1,8 2,2 GHz 14 Mbit/s Le meilleur rapport couverture/dbit
%
Une couverture nationale forcment ingale
Et votre mobile ? Grce au haut dbit, son rseau peut dsormais
acheminer des donnes. Sur le rseau GSM (alias 2G), lEDGE a pau-
l le trs placide GPRS.
Tout change avec la 3G (lUMTS) qui frise avec le haut dbit, surtout
dans sa version 3G+. Mais il repose sur un rseau distinct, qui nces-
site de lourds investissements de la part des oprateurs. La 3G+
concerne surtout les mtropoles, la 3G est dj plus rpandu. Mais
nesprez pas vous y connecter demain en rase campagne.
Les mobiles et appareils drivs offrent donc la plupart de ces normes,
le 3G+ tant lidal et lEDGE une solution de dpannage.
Comment proter des rseaux mobiles ?
Larrive des rseaux donnes sur les tlphones portables boulever-
se la donne. Pour peu que votre forfait vous y autorise, vous pouvez
proter dinternet depuis votre smartphone, mais aussi lutiliser
comme modem sans l pour votre ordinateur.
Pour des connexions occasionnelles, reliez vos deux terminaux avec
un cble USB et congurez votre ordinateur suivant les paramtres
fournis par votre oprateur. Pour des besoins plus rguliers, mieux
vaut vous procurer un modem ddi sous la forme dun module USB
ou dune carte ExpressCard.
En chiffres
67

LA MOBILIT
AU QUOTIDIEN
Les progrs techniques valent surtout pour les
possibilits quils ouvrent dans vos relations avec vos
clients. Linformatique mobile vous permettra dtre
plus lcoute, mieux inform et plus efcace.
En contact avec votre cabinet
Les outils de mobilit nont de valeur que sils vous permettent dtre
aussi laise lextrieur que dans votre bureau ou face vos collabo-
rateurs.
Vous travaillerez bien entendu avec votre quipe par courrier lectro-
nique : rien de plus simple ou de plus rapide pour changer des infor-
mations. Avec un document en pice jointe, vous rcuprez instanta-
nment le chier de travail. Les smartphones permettent mme de
visualiser directement lcran les documents bureautiques.
La tlconfrence vous laisse en contact permanent avec votre qui-
pe. Vous discutez par camra, micro ou clavier interposs mais surtout
vous panachez les canaux : tout en parlant, vous pouvez faire parvenir
par texte des chiffres prcis ou des documents, sans risque derreur.
Les ordinateurs portables rcents comportent souvent un micro et par-
fois une webcam. Les oreillettes Bluetooth sont aussi acceptes.
Enn, pour un accs vos chiers, votre ordinateur portable peut
ouvrir une session scurise (VPN) distance avec le serveur de votre
cabinet, comme si vous tiez directement connect votre rseau.
Avec le wi- ou mme au travers dune liaison 3G, le dbit offert reste
tout fait confortable.
68
LE BUREAU MOBILE
En contact avec vos clients
Pour vos changes avec vos clients, vous disposez bien sr des mmes
outils. Les informations circulent par messagerie et sont enregistres
sur le serveur par connexion scurise. De plus, si vous mettez en
place sur internet un systme de consultation des dossiers de paie ou
de comptabilit, vous pargnez le temps de vos clients et le vtre : ils
obtiennent directement les rponses urgentes en consultant la base
remise jour en temps rel.
Ces outils vous permettent de vous concentrer sur la qualit du votre
relation client. Lors dun rendez-vous, mme lextrieur, vous pr-
senterez vos clients leurs donnes actualises sur votre ordinateur
portable pour intgrer tout de suite les hypothses de budget ou de
nancement, effectuer la simulation et donner votre conclusion. Mme
dans le cas dune manuvre lourde , comme un changement de rgi-
me scal, par exemple, votre rponse sera instantane et chiffre.
Astuce
Besoin de laisser une trace crite ? Il existe des imprimantes por-
tables tenant dans un attach case. Celles-ci noffrent naturelle-
ment pas des performances dignes dun priphrique spcialis,
mais offrent un rsultat tout fait satisfaisant sur de petits volu-
mes. Elles sont alimentes par secteur, ou via le port USB de votre
portable.
69

71
LE TRAVAIL
COLLABORATIF
Votre activit gnre dimportantes quantits de
donnes. Votre objectif est de les garder sous contrle
et de les rendre utilisables par chacun de vos
collaborateurs, selon son usage. Votre exigence
de souplesse et de capacit dchange vous amne
envisager diffrents modles dorganisation possibles :
Centre sur une application matresse (type ERP) ;
Btie sur une interface de dialogue entre
applications (type EAI) ;
Transpose sur internet (SaaS).
DANS CE CHAPITRE
t Passer ses applications mtiers sur
internet P. 72
t changez et enrichissez vos donnes P. 76
t Travaillez et collaborez en ligne P. 82
t Jedclare.com : un guichet unique pour
vos changes dmatrialiss P. 84
PASSER SES
APPLICATIONS MTIER
INTERNET
Linternet vous propose dsormais de grer vos
applications mtier. Une solution souple qui pourrait,
pourquoi pas, vous menez lexternalisation.
Revue de cette opportunit.
Le rle grandissant de linternet
ASP, SaaS, full web : ces termes voquent la place grandissante
dinternet dans larchitecture de votre systme informatique. Tout a
commenc avec les fournisseurs de services dapplication (ASP). Au
lieu dacqurir chez un diteur une application installer chez vous,
vous achetez une licence par utilisateur qui travaille par internet sur
lapplication, qui, elle, est hberge chez votre fournisseur.
Avec la notion de Software as a Service (SaaS), les diteurs vont
plus loin. Vous naccdez plus simplement une application standard
mutualise. Vous crez votre environnement complet, avec diffrentes
fonctionnalits et applications qui ont t dveloppes lorigine
nativement disent les spcialistes sur internet.
Dans une ultime tape, tout votre systme informatique peut se trou-
ver hberg chez un ou plusieurs prestataires, en full web . Ne res-
tent dans vos locaux que les postes de vos collaborateurs devenus de
simples outils de saisie connects internet.
Souplesse et conomies au rendez-vous...
Lengouement pour ce type de solutions sexplique par deux atouts
majeurs :
72
TRAVAIL COLLABORATIF
t Le premier est nancier : vous nachetez plus des licences
mais un droit dusage, ce qui rduit le cot global de votre
systme informatique : vous ne payez que ce que vous
consommez ;
t Le second est organisationnel : vous avez votre disposition
un bouquet dapplications centralises et dont vous navez plus
assurer la gestion, la maintenance et la mise jour.
Vous louez un service. Ce mode dutilisation a un autre impact nan-
cier : les licences qui apparaissaient dans vos immobilisations se
retrouvent dans vos charges oprationnelles.
Pour vos utilisateurs ensuite, tout est beaucoup plus simple. La prise
en main dun logiciel mtier peut savrer trs rude . Chacun de vos
collaborateurs doit shabituer la logique de lapplication, et intgrer
de nouvelles procdures. Le fonctionnement dinternet donne beau-
coup plus de place lergonomie et la compilation. Au nal, les inter-
faces utilisateur font appel des technologies plus conviviales qui
gomment la lourdeur et la complexit dun outil mtier, technique par
dnition.
73
p
Pour aller plus loin
Se runir sur linternet
Faites vos runions sur internet ! Ainsi,
mmes les absents seront l, condition
quils soient connects... La toile compte de
nombreuses solutions avec lesquelles vous
animez des runions tlphoniques voire des
visioconfrences plusieurs, avec discussion
et transfert de chiers instantans.
Les formules gratuites vous feront gagner de
largent en plus du temps, moyennant un
investissement modique. Equipez-vous de
webcams et de casques avec micro. Ensuite,
chaque participant installe lapplication sur
son poste et se cre un compte gratuit.
Si vous voulez organisez une visioconfrence,
vous devrez rserver un espace priv
lavance auprs dun prestataire spcialis.
Trois solutions gratuites
Skype : http://www.skype.com
Ekiga : http://ekiga.org/
Flashmeeting : http://fm.ea-tel.eu/
u
TRAVAIL COLLABORATIF
... certaines conditions
En externalisant toujours plus dlments de votre systme informati-
que, vous lloignez de votre cabinet et augmentez les risques dindis-
ponibilit. Avec le SaaS, il suft dune panne du rseau ou mme dun
simple encombrement pour que le travail de lensemble de vos colla-
borateurs se trouve passagrement entrav.
Autre enjeu majeur : la scurisation de vos donnes, qui sont hber-
ges chez votre prestataire. Vous pouvez mettre en place une proc-
dure de rplication en interne, sur les serveurs que vous avez conser-
vs. Mais prenez surtout le temps de vous renseigner sur la politique
de scurit des hbergeurs que vous pressentez. Demandez-leur une
description prcise, sur leur gestion des supports et de la mutualisa-
tion, de lenvironnement et de lalimentation.
En mode ASP, les prestataires vous proposent des solutions standar-
dises, avec une marge de manuvre et dadaptation des applications
limite. En mode SaaS en revanche, vous avez affaire un autre niveau
dintgration et de spcication. Vous passez de la classe la deman-
de celle dau-dessus : la carte . Mais du coup, cest laddition
nale qui peut faire senvoler vos espoirs dconomies. Car le passage
en SaaS concerne des fonctions beaucoup plus centrales de votre acti-
vit. Pour continuer de rpondre vos besoins vitaux, votre fournisseur
74
Thierry Polack, Amperex
Laccompagnement de nos clients de petite
taille dans le choix de leur systme
dinformation a toujours fait partie de notre
proccupation. Jusqu prsent, leur
autonomie en la matire ne nous offrait
aucune certitude en matire de scurit des
donnes, et nous interdisait de raliser une
intervention lgre distance en cas de
besoin dassistance comptable. Le choix dun
systme SaaS nous a permis de rpondre
totalement ces problmatiques, et nos
clients apprcient dtre scuriss sur le plan
technique, davoir accs leurs informations
o quils se trouvent, et de la partager en
temps rel avec leur expert-comptable.
Retour dexprience
&
Passer ses applications mtier sur linternet
dapplications va raliser du dvelop-
pement pour intgrer vos demandes.
Et si la liste des interventions sallon-
ge, cest le modle conomique de
lopration qui peut seffondrer.
Lexternalisation : pour qui ?
Le recours lASP ou au SaaS mrite
dtre tudi avant de succomber aux
sirnes de linnovation qui ne man-
quent pas de claironner votre porte.
Si votre cabinet ne compte aucun
expert en informatique, le SaaS peut
tre une solution partiellement int-
ressante. Vous transfrez en effet la
fonction de responsable informatique
un prestataire.
Mais attention lexternalisation dune application qui est au cur de
votre systme et de votre activit. Pour conserver le mme niveau de
paramtrage et dvolutivit, vous risquez de payer le prix fort.
Vriez galement quelles garanties vous offre votre fournisseur dac-
cs linternet (FAI). Sil est coutumier des interruptions ou des res-
trictions prolonges de bande passante, faites jouer la concurrence ou
rchissez deux fois avant de vous engager. Pas question que les
consolidations attendues par votre plus grand compte prennent du
retard dans un moment crucial.
Enn, les donnes sur lesquelles vous travaillez sont par nature sen-
sibles et condentielles. Pour votre rputation, vous ne pouvez pas
vous contenter de critres lis la qualit de lhbergement physique
de vos donnes leur maintien et leur restauration ventuelle. Leur
prservation contre tout type dintrusion est primordiale, chez votre
prestataire mais aussi pendant les transferts, sur internet.
75

Zoom
Le niveau de service offert
par votre prestataire
Aussi appele SLA, pour Service Level
Agreement , cette question est essentielle
et doit faire lobjet dune partie, voire dune
annexe, du contrat que vous passez avec
votre hbergeur. Les spcications de niveau
de service (SLS) prcisent les critres de
fourniture du service, quand les objectifs
de niveau de service (SLO) dtaillent
les mthodes de mesure des critres
et les rsultats attendus contractuellement.
Crdits, compensations et pnalits en cas
de dfaillance y sont consigns.
76
TRAVAIL COLLABORATIF
CHANGEZ ET
ENRICHISSEZ VOS
DONNES
Pour rpondre aux multiples demandes de vos clients,
vous disposez de plusieurs applications. Si celles-ci
sont interoprables, vos donnes circulent mieux
et senrichissent, au prot de votre expertise.
Un effort de normalisation
Au l du temps, des volutions de votre activit et des conseils que
vous apportez votre clientle, vous avez install de nombreux outils.
Chacun possde son propre format de document. Mais lidal serait
que chaque application soit une tape
qui traite et enrichit une donne suc-
cessivement, dans un cadre global et
cohrent. Pour que ce passage ait lieu
sans dgt pour votre travail ni vos
donnes, les applications doivent tre
interoprables.
Autant dire que cette capacit int-
grer une donne trangre sans
laltrer est la fois le casse-tte et le
Graal de tout systme informatique...
Des mtadonnes comme
langage commun
Pour rendre transfrables les donnes
que vous avez cres dans une appli-
cation spcique, la communaut
Retour dexprience
Marc Lamort de Gail,
Axile Conseil et expertise
Dans le cadre du contrle des comptabilits
informatises, nous sommes tenus de tracer
le chemin de rvision des donnes primaires
jusqu lcriture, dans les deux sens.
Mais avec limbrication des applications,
nous devons tre en mesure de documenter
toutes les tapes. Ainsi, il faut conserver
les calculs que nous avons faits dans
un tableur puis dont nous avons insrs
le rsultat dans notre progiciel
de comptabilit.
&
77
Pour aller plus loin
Formez et accompagnez
vos collaborateurs
Btir un systme informatique qui facilite le
travail en commun demande la participation
de tous. Ce sont en effet les connaissances
de chacun sur ses processus mtier qui sont
la base de la dnition de lorganisation-
cible.
Prenez le temps dcouter les besoins de vos
utilisateurs, expliquez-leur le processus.
Car changer ses habitudes nest jamais
une chose vidente. Mettez en place des
formations. Vous pouvez faire appel un
collaborateur comptent, au prestataire
qui installe votre solution ou un tiers.
u
informatique internationale a mis au
point les mtadonnes. Celles-ci ren-
seignent sur linformation brute et
laissent de ct sa mise en forme pour
votre application, la rendant ainsi,
sinon exploitable, du moins compr-
hensible par de nombreux logiciels. La
norme Dublin Core xe les spcica-
tions de base de toute mtadonne, en
gnral. Mais ensuite, chaque domai-
ne dactivit y a ajout ses spcicits,
ce qui a recr des barrires entre
communauts professionnelles.
Deux options
de construction
Votre cabinet gre des quantits din-
formation considrables, pour chacun
de vos clients. Pour ne rien arranger,
ces donnes passent entre les mains de diffrents collaborateurs. Lun
sy intressera pour les tldclarations, lautre pour une rvision ou
encore pour faire des prvisions. Pour chacune de ces actions, vous
possdez des applications propres. Par quel chemin faire passer lin-
formation, sous forme de mtadonnes, de lune lautre ? Cest tout
lenjeu des ux de travail (workow) induits par les processus
mtiers.
On trouve deux grandes approches de lorganisation de ces ux :
t Le progiciel de gestion intgr (PGI ERP en anglais) qui tend
concentrer en une seule application toutes les fonctions
utiles votre activit ;
t Lintgration des applications de lentreprise (EAI en anglais)
qui cre des connections (middleware) entre eux vos applica-
tions.
p
78
La logique ERP
LERP est englobant. Vous y retrouverez toutes vos applications, qui
dialoguent avec une base de donnes unique. Chaque application est
un module indpendant des autres, mais travaillant partir des mmes
informations centralises. Comme lEAI, lERP utilise le workow : il
propage dans le systme toute nouvelle donne et la rend disponible
et utilisable par tous les collaborateurs accdant lERP.
LERP homognise vos donnes. Votre systme informatique gagne
en solidit. Mais cette dernire peut devenir de la rigidit. Linstallation
dun ERP demande un gros effort de comprhension et de rorganisa-
tion, qui implique tous vos collaborateurs. Pour caractriser et identi-
er les ux utiles, vous devez avoir une bonne connaissance des pro-
cessus luvre.
Pour contrecarrer ces inconvnients, les ERP se sont assouplis et
acceptent de travailler avec dautres applications tierces, qui ne sont
pas de simples briques de leur architecture. Cette souplesse nouvelle
simplie considrablement la gestion de votre systme. Des logiciels
rpondant vos besoins spciques utilisent ainsi les ressources de
lERP et lui fournissent des donnes enrichies.
Le saviez-vous ?
Un outil part : Acrobat
Avec la suite Acrobat de lditeur Adobe, vous
disposez dun puissant outil de mise en forme
et de travail de document. Grce ses
multiples fonctionnalits, il sest impos
comme un standard.
Entre autres, Acrobat :
Fige votre document pour tre sr que votre
destinataire verra bien ce que vous avez
sur votre cran ;
Runit sur un seul support des contenus
htrognes : courrier lectroniques,
multimdia, tableur.. ;
Fixe selon vos souhaits les droits de vos
destinataires sur le document : imprimer,
copier, annoter, modier ;
Gre les rvisions collectives
des documents et leur annotation ;
Conoit vos formulaires et peut les rendre
interactifs.
TRAVAIL COLLABORATIF
?
Larchitecture EAI
Avec lEAI, vous conservez vos applications et leurs donnes en for-
mats spciques. Cest votre middleware qui :
t Rcupre les donnes que vous venez de saisir dans une
application ;
t La transforme dans son propre format (mtadonnes) ;
t Les stocke ;
t Les traite pour les rendre utilisables par lapplication cible qui
les demande ;
t Transporte linformation jusqu lapplication dans laquelle
vous voulez maintenant lexploiter.
Avec lEAI, vous simpliez la circulation de linformation et le change-
ment ou lajout dune application. Le maintien de la mise jour des
donnes est continu et centralis.
Par contre, cette solution nest pas adapte aux ux massifs. La resyn-
chronisation des bases de donnes est galement un point faible. Cette
solution vous conviendra si vous avez mis en place des ux vraiment
complexes entre vos applications. Ceux-ci se caractrisent non pas
par leur taille mais par leur frquence.
Construisez votre solution sur mesure
Votre cabinet na pas forcment besoin dinstaller un ERP complet ou
de se lancer dans une urbanisation EAI , en principe rservs des
structures de grande taille. Mais il peut proter de la logique de cha-
cun, plus petite chelle.
Vous pouvez ainsi choisir une base de donnes centrale de type ERP,
et y ajouter ensuite les quelques modules qui correspondent aux fonc-
tionnalits dont vous avez ou aurez besoin moyen terme. Car bien
souvent, vous aurez du mal exploiter toute la richesse de la logique
tout-en-un de lERP votre niveau.
Ct EAI, la mise en uvre est complexe et demande de nom-
79
p
changez et enrichissez vos donnes
80
breux rglages. Mais vous pouvez vous en inspirer en mettant une
base de donnes robuste au cur de votre systme. vous de veiller
ce que les applications acquises soient compatibles avec votre
socle.
Vous pouvez galement jouer sur la compatibilit, qui est la capacit
de deux applications dialoguer, mais seulement entre elles. Cest le
cas dun logiciel o les formats dimportation et dexportation ne sont
ni des standards ni des normes.
Dans ce cas, vous pouvez raisonner par paire : une application A est
capable de dialoguer avec une application B, laquelle discute parfaite-
ment avec C. Cette construction, moins homogne, peut nanmoins
vous permettre de faire changer votre comptabilit, votre application
de rvision assiste par ordinateur (RAO) et vos tableurs danalyse, par
exemple.
Sy retrouver dans les formats
Selon les formats choisis, vous avez ou non la garantie que vos don-
nes sont lisibles indpendamment du logiciel sur lequel vous les avez
saisies et dans plusieurs annes. Une question majeure au regard de
vos obligations lgales.
Pour aller plus loin
Quelques normes courantes
Les sigles ASCII et Unicode, vous disent
vaguement quelque chose ?
Normal, ce sont les deux normes de codage
des lettres les plus rpandues !
Edifact vous est sans doute encore plus
familire : cest la norme utilise pour les
changes de donnes informatiss (EDI)
avec les administrations. Elle dnit trs
prcisment les lments du message
transmettre pour que sa destination
et sa comprhension rception soient
garanties.
Corba est une norme majeure de
linformatique distribue. Elle apporte
linformation sous une forme universelle
toute application de votre systme
ou du rseau qui la demande.
u
TRAVAIL COLLABORATIF
81
Vous avez entendu parler de formats ouverts, de standards et de nor-
mes. Mais de quoi sagit-il ?
En format ouvert, vous ouvrez, lisez, modiez et enregistrez dans nim-
porte quel traitement de texte un document texte. La manipulation des
donnes est indpendante du logiciel. Cela est possible parce que le
crateur du format a rendu publiques ses spcications et ne soppose
pas sa rutilisation. OpenDocument, HTML ou gzip appartiennent
cette famille de formats ouverts.
Un format standard, en revanche, nest pas forcment ouvert. Ses sp-
cications ont t dnies par un industriel ou un consortium, et il a
ni par simposer, du fait de son succs. Cest le cas des formats de
document PDF, de transfert USB ou danimation web Flash.
Enn, un format devient une norme quand il a t agr par un orga-
nisme ofciel, tel que lAfnor en France ou lISO et lUIT au plan inter-
national. Cela aboutit une dnition et des caractristiques commu-
nes, que chacun peut utiliser pour proposer des produits
compatibles.

changez et enrichissez vos donnes
82
TRAVAIL COLLABORATIF
TRAVAILLEZ ET
COLLABOREZ EN LIGNE
Et si votre bureau tait sur internet ? Vous trouvez
sur le rseau une multitude dapplications pour
travailler en mobilit ou plusieurs et vous organiser.
Votre bureau sur internet
Tableur, traitement de texte, messagerie... : vous retrouvez tous vos
outils de travail quotidien sur internet. Le tout sur un seul espace
accessible avec votre identiant et votre mot de passe.
Quelques solutions gratuites grand public sont dj au point. En tant
que professionnel, vous pouvez vous adresser des spcialistes de ce
type de services. Ils proposent des outils avec des garanties de dispo-
nibilit et de condentialit.
Vous accdez votre travail de nim-
porte quel endroit connect linter-
net. Pratique pour vos collaborateurs
nomades et adeptes du tltravail.
Une gestion de projet
participative
Sur un projet, vous mobilisez tout ou
partie de votre cabinet et faites ven-
tuellement appel un conseil ou un
prestataire extrieur. Sinformer,
dcider, organiser, planier, suivre
sont autant de tches bien mener.
Pour que chacun se sente partie pre-
nante, internet vous propose une
Retour dexprience
Stphane Benayoun,
SBP Audit et expertise
Nous utilisions dj les fonctionnalits
collaboratives dAcrobat : annotation et
modication en temps rel avec traabilit.
Mais avec la dernire version, nous avons
fait sauter la dernire barrire : la
localisation. En effet, nous pouvons
dsormais stocker notre document sur
linternet. Chaque collaborateur peut y
travailler, avec toujours autant doutils,
mais sans contrainte de lieu.
&
83
multitudes doutils en ligne. Chacun accde ensuite au planning prvi-
sionnel, ltat davancement, aux coordonnes et disponibilit des
acteurs, un tat de lart, au gestionnaire de tches partag...
Des outils pratiques et la carte
Une date de runion introuvable ? Un serveur de transfert de donnes
(FTP) en panne ? Votre programme personnalis pour le prochain
congrs de lOrdre naliser ? Pour toutes ces situations courantes,
internet met votre disposition des solutions instantanes.
Souples et volutifs, ces services web 2.0 ne demandent en gnral
quune simple inscription. Ensuite, protez du service : ralisez un
sondage, tlchargez un document volumineux puis invitez ceux avec
qui vous souhaitez les partager. Vous crez autant de comptes et de
documents par compte, en fonction de vos besoins.
Vous pouvez aussi avoir recours un wiki. Cest un site internet que
vous crez en quelques clics et dont le contenu est consultable et
modiable par ceux qui vous en donnez le droit. Idal pour animer un
groupe de travail.

Zoom
Google Documents,
une solution de bureau en ligne
Le tout en un : traitement de texte, tableur
et crateur de prsentation. Mais son point
fort, cest sa logique collaborative :
Il importe et exporte des documents dans
diffrents formats ;
Il gre le travail simultan de plusieurs
participants sur un mme document.
Y accder :
Google Documents : http://docs.google.
com/?
Les autres suites bureautiques :
Zimbra : http://www.zimbra.com/
Zoho : http://zoho.com/
Buzzword : https://buzzword.acrobat.com/
UN GUICHET UNIQUE
POUR VOS CHANGES
DMATRIALISS
Jedeclare.com est le portail tldclaratif
conu par lOrdre des Experts-Comptables
pour assurer la tltransmission des donnes
scales, sociales, comptables et nancires.
Avec plus de 4 millions de ux tldclaratifs en 2007 concernant
900 000 entreprises par le biais de 6 000 cabinets utilisateurs et
300 organismes de gestion agrs, jedeclare.com est devenu au l des
ans un acteur majeur de le-administration. Il sest de plus impos
comme la plate-forme dintermdiation de rfrence pour une appro-
che globale de tous les ux : dclarations scales et sociales, mais
aussi relevs bancaires, pices comp-
tables, factures lectroniques, archi-
vage lgal, comptes de campagne
Un partenaire de rfrence
dans le domaine scal
65 % des tldclarations de rsultat
EDI-TDFC reues par la DGI manent
de jedeclare.com. Les cabinets pro-
tent de la multidistribution du portail
pour les transmettre galement aux
organismes de gestion agrs (qui en
retour renvoient via jedeclare.com les
attestations la DGI avec copie aux
cabinets) ainsi quaux banques parte-
84
JEDECLARE.COM
Le saviez-vous ?
Une plate-forme darchivage
en ligne
Jedeclare.com est aussi une plate-forme
darchivage lgal. Stockage scuris sur
10 ans et extensible selon les besoins, ce
service de jedeclare.com permet aux
abonns de dposer, de rechercher et de
restituer des documents de toute nature,
des factures lectroniques aux comptabilits
informatises, rpondant ainsi aux
contraintes du B.O.I. de Janvier 2006 .
?
naires qui rmunrent alors le cabinet pour lenvoi de la liasse.
Avec 250 000 entreprises soumises lobligation de tldclarer et
tlrgler, les tldclarations EDI-TVA, faites au sein du cabinet ou
dlgues lentreprise, et tltransmises via jedeclare.com, repr-
sentent un autre enjeu majeur pour la profession.
Depuis les lgislatives de 2007, jedeclare.com permet galement de
tldclarer les comptes de campagne des candidats aux lections
civiles.
Enn, la dclaration dchanges de biens (DEB) destination des
douanes permet de rpondre aux clients ralisant des changes de
marchandises avec dautres Etats membres de lUnion europenne.
comme dans celui de la protection sociale
jedeclare.com assure la multi-distribution :
t Des rmunrations des salaris avec les DADS-U, compltes
ou partielles, vers la CNAV et lensemble des caisses de
retraite, ainsi que les DADS-U BTP et les DADS-U Assurances
t De la dclaration unique dembauche (DUE)
t De la dclaration des revenus professionnels des non
salaris agricoles (DRP-MSA),
t Des cotisations sociales et de leurs tlrglements travers
les DUCS-EDI.
Multipliant les partenariats avec les diffrents OPS, jedeclare.com sim-
plie ainsi la mise en uvre des tldclarations sociales : qualication
automatique de tout cabinet accept par jedeclare.com et qualit des
donnes contrles par rapport aux codications de lentreprise.
Faciliter les changes avec les banques
de vos clients
La collecte des relevs bancaires par jedeclare.com libre le cabinet
de toutes les contraintes techniques et humaines en lui offrant
85
p
JEDECLARE.COM
une organisation unie avec toutes les banques de ses clients : jede-
clare.com rcupre les relevs pour le compte du cabinet, assure la
qualit des transmissions et les met disposition du cabinet qui les
intgre ensuite son rythme dans son logiciel de production, lui vi-
tant ainsi toute ressaisie.
Sur un plan nancier, en ngociant globalement des partenariats avec
les groupes bancaires, jedeclare.com vite au cabinet de ngocier lui-
mme, banque par banque, et le libre de lobligation douvrir un
compte dans chacune delles. Les dmarches administratives sont
limites un formulaire et les frais de collecte sont rduits, voire neu-
traliss par lenvoi en retour de la liasse la banque.
Un rcepteur universel
Jedeclare.com permet au cabinet de devenir le rcepteur universel
des factures dmatrialises des fournisseurs de ses clients pour une
intgration acclre dans son outil de production. Sans intermdia-
tion, chaque entreprise devra se connecter aux multiples sites de ses
diffrents fournisseurs. De la mme faon son expert-comptable
devrait avoir accs chacun de ces sites avec la problmatique des
mots de passe et des droits affrents pour chaque collaborateur. Cest
ce rle dintermdiation quassure jedeclare.com.
Un outil conu par la profession
t Pas de ressaisie des donnes, grce au mode EDI, qui est
interfac avec les logiciels mtier du cabinet, pour limiter les
risques derreur et acclrer les transactions.
t Un guichet unique, an que les utilisateurs puissent grer
toutes leurs dclarations au travers dun seul partenaire. Cest
lassurance dune organisation homogne pour tous les
dossiers et tous les collaborateurs, avec un suivi uni pour
toutes les dclarations, quel que soit leur tat.
t Une obligation de rsultat, matrialise par contrat. Cette
garantie de niveau de service peut aller jusqu lindemnisation
86
Un guichet unique pour vos changes dmatrialiss
en cas de pnalit de retard lie une panne du portail.
t Linformation automatique des clients par courrier lctroni-
que ou fax, de lenvoi de leur dclaration et du montant payer.
Mieux encore, le chef dentreprise peut dcider tout moment
de diminuer ou dannuler un montant de TVA ou de modier la
ventilation de ses rglements.
t Une solution particulirement souple : lintroduction de
plusieurs niveaux de comptes permet chacun, cabinet
comme client, de disposer de son espace priv en ligne.
Lentreprise, capable deffectuer elle-mme sa dclaration, peut ga-
lement tldclarer elle-mme via un sous-compte qui lui sera ddi
et que le cabinet pourra superviser.
87

89
INTERNET
Le rseau des rseaux a bien chang. Linternet
universitaire des dbuts sest transform en une
gigantesque bote outils, enrichie par des millions de
contributeurs. Il constitue galement une infrastructure
mondiale mme de vhiculer des donnes toujours plus
complexes, dans des conditions de scurit adaptes.
vous de savoir en proter.
DANS CE CHAPITRE
t Internet au service de votre efcacit p. 90
t PraticExperts : la documentation en ligne p. 94
INTERNET AU SERVICE
DE VOTRE EFFICACIT
Internet nest pas seulement un gigantesque fourre-
tout, ingouvernable par nature. Correctement
administr, le rseau des rseaux recle une foule
dapplications ingnieuses et efcaces, mme
damliorer sensiblement votre productivit.
Courrier lectronique, recherche de documents, sauvegarde de don-
nes distance autant dapplications que vous utilisez quotidienne-
ment, et qui reposent sur une seule ressource : le rseau internet.
Dans le mme ordre dides, peut-tre possdez-vous domicile la
box dun fournisseur daccs. Celle-ci vous permet dores et dj de
surfer sur internet, de tlphoner, et
de recevoir des centaines de chanes
de tlvision.
Bref, le web a pris en quelques annes
une place considrable dans nos vies.
Sil y a peut-tre lieu de sen inquiter,
cette mutation a tout au moins permis
lmergence de nombreuses applica-
tions, parfois mconnues, qui peuvent
apporter un vritable avantage qui
sait en tirer parti.
Optimisez votre connexion
Tous ces services tant totalement
dpendants de la qualit de votre accs
au rseau, il convient dapporter un
soin particulier ce dernier.
Pour aller plus loin
Bibliographie web
Que ce soit au travers de leurs organes
corporatifs, ou du fait dinitiatives
individuelles, les experts-comptables sont
particulirement prsents sur internet.
Revue de web slective :
experts-comptables.fr
infodoc-experts.com
oec-paris.fr
outilsdexperts.com
phare-cso.com
compta-online.com
futurexpert.com
90
INTERNET
u
Au niveau de la connexion, tout dabord. Celle-ci doit tre dimension-
ne pour faire face des ux en croissance permanente. Commencez
donc par estimer les besoins actuels et futurs de votre cabinet en
bande passante, soit le volume moyen dinformations susceptibles
dutiliser simultanment votre connexion (courrier lectronique,
change de chiers lourds, communications tlphoniques sur IP...).
Voyez grand : en cas de saturation de votre accs, la qualit de lutili-
sation sera fortement perturbe.
Avec la technologie ADSL, les dbits descendants (qui vont dinternet
vers vous, par opposition aux dbits montants) varient de 1 20 Mbit/s.
Le choix du dbit dpend du nombre dutilisateurs et de votre activit
sur le rseau. Jusqu une dizaine de collaborateurs, et pour des
besoins standard, un dbit minimum de 2 Mbit/s devrait sufre.
Prenez galement garde la garantie de temps de rtablissement
(GTR). Celle-ci dtermine le temps dindisponibilit maximale de votre
rseau en cas de panne, et peut atteindre plusieurs semaines pour les
offres destines aux particuliers Un dlai inacceptable dans le cas
dune offre professionnelle.
Astuce : gare aux dbits afchs
Les fournisseurs daccs internet (FAI) rivalisent de chiffres pour
conqurir le public le plus large possible. Problme, ces dbits par-
fois faramineux (20 Mbit/s, le plus souvent) ne sont pas garantis. Il
sagit du best effort , ou dbit maximum thorique, disponible
dans des conditions idales (le week-end par exemple). Si vous avez
besoin dun dbit lev en toutes circonstances, il vous faudra sous-
crire un forfait dbit garanti, bien plus onreux
Entretenez votre souplesse
Le FAI vous fournit un modem, qui peut prendre la forme dune box,
semblable celle que vous avez peut-tre installe chez vous. Cest lui
qui assure la liaison entre internet et votre rseau local.
91
p
INTERNET
Dans lidal, ce modem intgre une fonction routeur, an de grer les
connexions des ordinateurs et priphriques rseau (imprimante par-
tage, disque dur, etc. ) prsents dans votre cabinet. Sil en est dpour-
vu, il vous faudra vous quiper dun routeur autonome, qui assurera
automatiquement lajout ou la suppression dun poste, vous vitant
ainsi de recongurer votre rseau chaque modication.
Le modem/routeur peut aussi proposer une fonction wi-, an de crer
un rseau sans l dans vos locaux, en lieu et place du rseau Ethernet
(laire) traditionnel. Outre le fait quun tel rseau vous libre des cbles
courant entre les bureaux, il permet vos visiteurs occasionnels de se
connecter librement au rseau.
Tlphonez par Internet
Vous voil maintenant quip dun rseau parfaitement adapt vos
exigences. Pourquoi ne pas en proter pour passer la tlphonie sur
internet (VoIP) ? Cette technologie fait transiter la voix par internet. Du
coup, une fois votre abonnement inter-
net pay, vous bnciez de la gratuit
complte pour vos communications
Lensemble de vos changes (voix et
donnes) nutilise plus quun seul et
mme rseau. De ce fait, vous ralisez
des conomies dexploitation, en termes
de maintenance comme en quipement.
Pour activer ce service, il vous faut pas-
ser par un commutateur. Celui-ci se
charge de transformer vos communica-
tions vocales en donnes informatiques
exploitables sur internet.
Concrtement, celui-ci peut prendre la
forme dun botier spcique (IPBX) on
parlera alors de standard tlphonique
IP, et il vous contraindra renouveler
92
Le saviez-vous ?
Le choix du full-web
La perspective dune migration vers un
systme de tlphonie sur IP peut tre
loccasion de refondre votre infrastructure
tlphonique. Les oprateurs dits globaux
(Orange, SFR et Bouygues Tlcom,
notamment) proposent en effet des formules
tout-compris . Dans ce cas, lensemble
de vos communications (donnes,
tlphoniques xes comme mobiles)
nempruntent plus que le rseau Internet.
Une migration parfois complexe, mais qui
permet de simplier considrablement
la gestion de vos communications.
?
Internet au service de votre efcacit
votre parc de tlphones ou sinterfa-
cer sur votre standard PABX existant.
Dans ce cas, vous naurez pas modi-
er votre quipement (tlphones,
cblages, etc). Le passage des com-
munications en ux IP se fait la sortie
du standard, de faon totalement
transparente.
changez de gros chiers
sans danger
Il nest pas toujours facile denvoyer de
gros chiers par internet. Limitation
du volume dans des messageries vite
satures, connexions trop lgres
pour expdier plusieurs mgaoctets
de donnes Les obstacles ne man-
quent pas.
Le protocole FTP est conu pour contourner cette difcult. Il repose
sur un serveur le vtre, si vous en tes quip, ou celui de votre
prestataire qui jouera le rle de tiers de conance. Chacun peut y
dposer ses chiers, qui y resteront le temps que leur(s) destinataire(s)
vien(ne)nt les rcuprer. Plus de limitation de taille, plus de souci
dinstantanit.
Ces serveurs sont en outre parfaitement scuriss, et il est possible
dy dnir des espaces cloisonnes. Vous pourrez ainsi allouer cha-
cun de vos clients un dossier prcis, qui servira au transfert de pices
complexes entre lui et vous.
93
Pour aller plus loin
Crez votre propre site Internet
Pourquoi ne pas crer votre propre site
internet ? Au-del de leffet de mode,
celui-ci ne manque pas davantages. Vitrine
de votre savoir-faire, outil de prospection
commerciale, levier de communication
Il peut en outre constituer la partie merge
de votre plate-forme internet. Votre site est
la partie publique de votre serveur, et joue le
rle de porte dentre vers la partie privative.
Les visiteurs enregistrs peuvent ainsi
accder un contenu spcique au travers
dune interface soigne.
u

LA DOCUMENTATION
EN LIGNE
Pour optimiser leur diffusion et faciliter leur usage,
les outils de rfrence PraticExperts sont dsormais
accessibles sur internet.
PraticExperts passe au numrique
Depuis de nombreuses annes, le Conseil suprieur de lOrdre des
experts-comptables propose ses membres :
t Des outils sur les fondamentaux du mtier (normes profes-
sionnelles) ;
t Les vnements qui touchent directement les confrres
(rforme du plan comptable ou, par le pass, le passage
leuro) ;
t Le dveloppement des missions (social, scal, secteurs public
et associatif, etc.).
Vous souhaitiez disposer, des condi-
tions nancires accessibles , doutils
oprationnels produits par votre insti-
tution sur votre cur de mtier, par
ailleurs absents sur le march, an de
scuriser votre pratique profession-
nelle.
Pour vous rpondre, PraticExperts est
ne. Cette collection est concrte, en
lien direct avec votre activit. Elle vous
scurise dans vos missions et mise
sur la complmentarit avec vos logi-
ciels mtier.
94
INTERNET : PRATICEXPERTS
Zoom
Bibliotique lui aussi dmatrialis
Bibliotique propose dsormais via internet
des services dmatrialiss assurant une
veille quotidienne comptable et juridique
travers le site www.bibliovigie.com. Celui-ci
offre aux utilisateurs laccs la base
documentaire de la profession comptable
et notamment aux mmoires sur le site
www.bibliobaseonline.com.
Ces outils sont historiquement sous format papier (dossiers de travail,
ouvrages, kit de passage, plans de comptes, tudes sectorielles, etc.)
mais le format des publications sest adapt pour tenir compte de
lvolution des technologies comme des attentes des professionnels.
Ils sont annuels et sacquirent sous forme dabonnement permettant
daccder une mise jour rgulire et un site internet ddi :
www.outilsdexperts.com
Sept titres pour vous accompagner
Diagnostic social outil de prescription et de prvention
Ce titre balaie tous les aspects de la vie sociale dune entreprise jusqu
50 salaris an de vrier la conformit au regard de la loi. Lobjectif
est dvaluer les risques encourus par lentreprise en cas dabsence
dapplication des textes et de proposer des mesures pour corriger les
anomalies rencontres.
Pour chaque thme, sont proposs : un questionnaire de mission, des
tableaux et outils de vrication, un rapport de mission gnr auto-
matiquement.
Dossier de travail numrique
Les dossiers de travail numriques, comme la version papier, int-
grent et rpondent pleinement aux exigences des normes profession-
nelles. En outre, ils tiennent compte de la ralit de terrain et ont t
conus sur la dichotomie existante entre mission daide ltablisse-
ment des comptes (mission dite de procdures convenues) et la mis-
sion dopinion (mission de prsentation ou mission dexamen limit).
Toutes les caractristiques qui ont fait le succs de la version papier
sont reprises. Le format numrique permet daller plus loin avec lajout
de fonctionnalits pratiques essentielles.
Prparation de lannexe, contrle de lannexe et suivi des options
Ce volume vous aide rdiger, partir dune analyse combinatoire
multicritre, lannexe des comptes annuels des clients en fonction
95
p
INTERNET : PRATICEXPERTS
de leurs caractristiques, contrler lannexe rdige par les clients
et suivre les options comptables des clients dune anne sur lautre.
Audit de la paie
Ce guide :
t Met disposition des personnes qui ne pratiquent pas la paie
au quotidien des outils simples mettant en uvre des
techniques complexes ;
t Scurise les missions dtablissement de la paie ;
t Donne rapidement des informations ou des rsultats en
matire sociale ;
t Vend des missions spciques de vrication de la paie et de
son dclaratif.
Loutil propose deux modalits dutilisation :
96
Le saviez-vous ?
Des outils construits autour
dun outil performant : le GAC
Ces outils ont tous t dvelopps grce
au gnrateur danalyse combinatoire (GAC).
Ce dernier est une plate-forme permettant
de crer des applications lies la gestion
dinformations alternatives combines voire
complexes. Lafchage des questions est
fond sur un modle de discrimination
positive. Seules les questions pertinentes
par rapport aux caractristiques du cas sont
accessibles.
Le principe est simple. Des questions sont
poses et en fonction des rponses, loutil
propose un commentaire et dclenche des
actions spciques. Ces dernires peuvent
consister en :
La disparition dune ou plusieurs questions,
rendues non applicables du fait dune
rponse ou de plusieurs rponses
combines ;
Louverture dun chier extrieur
(diaporama de formation, feuille Excel,
document PDF) ;
Lafchage dun crdit de points si le
gnrateur doit donner un score nal
Enn, compte tenu des informations
fournies et de lanalyse opre, loutil
gnre des tats personnaliss : courriers,
rapports, statistiques, feuilles de travail
?
La documentation accessible en ligne
t Laudit de la paie qui donne les principales informations de
paie concernant lentreprise, partir des chiers DADS-U, et
dtecte les points susceptibles dtre vris ;
t Les calculettes expert , simples et ergonomiques, sont le
prolongement du module relatif laudit permettant dexploi-
ter le rapport daudit de la paie, en vriant et en recalculant
certains des points relevs dans ce rapport.
Lettre de mission Prparation set suivi (nouveaut 2008)
Cet outil vous assiste dans le respect de lobligation rglementaire, la
bonne application des rgles professionnelles et la rdaction de la let-
tre de mission par son automatisation.
Dtecteur daides pour les entreprises (nouveaut 2008)
Vous dtectez des aides pour vos clients. Lutilisation est rgulire-
ment mise jour. Elle vous offre un outil de dtection des aides, exo-
nrations, crdits dimpts auxquels votre client peut prtendre, en
quatre tapes :
t Questionnaire ;
t Identication des aides ligibles ;
t Afnage des aides par mots-cls ;
t Fiche technique de laide slectionne.
Diagnostic du contrle interne pour les PME (nouveaut 2008)
Cet outil reprend le questionnaire de louvrage dit en 2004 par le
CSOEC sur le diagnostic du contrle interne. Il vous fournit une syn-
thse des grands principes de contrle interne et vous dote des outils
ncessaires sa mise en uvre, ds le diagnostic. Il amliore lefca-
cit des processus dcisionnels et minimise les risques de non contr-
le et dinexactitude sur les donnes nancires.
97

dition ralise loccasion du 63


e
Congrs de lOrdre des Experts-Comptables / Octobre 2008

A
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p
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r
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s
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2
0
0
8
Ce guide a pour but de proposer aux cabinets
dexpertise comptable un support pratique et
compl et pour l es assi st er dans l e choi x,
la conception et le maintien en conditions
oprationnelles des technologies et systmes
utiles leur bonne pratique professionnelle,
au quotidien.