Alfresco - Manuel de L'utilisateur

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ALFRESCO - MANUEL DE L'UTILISATEUR

Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' ()*+
1 GNRALITS ................................................................................................................................... 3
1.1 ALFRESCO ................................................................................................................................................ 3
1.2 VOCABULAIRE GNRAL ............................................................................................................................ 3
2 PRISE EN MAIN DALFRESCO ....................................................................................................... 5
2.1 LES DIFFRENTS ACCS DALFRESCO .......................................................................................................... 5
2.2 LINTERFACE WEB .................................................................................................................................... 5
2.2.1 SIDENTIFIER DANS ALFRESCO .................................................................................................................. 5
2.2.2 PREMIRE CONNEXION .............................................................................................................................. 6
2.2.3 LES ESPACES DE TRAVAIL ......................................................................................................................... 7
2.2.4 LES CONTENUS ....................................................................................................................................... 9
2.2.5 LES RLES ........................................................................................................................................... 10
2.2.6 LA COREILLE ...................................................................................................................................... 11
2.3 CRER UN ESPACE ................................................................................................................................... 11
2.4 CRER UN CONTENU ................................................................................................................................ 13
2.5 MODIFIER LES MTADONNES DUN CONTENU OU DUN ESPACE .................................................................... 15
2.6 CONNAITRE LE LIEN DIRECT VERS UN DOCUMENT OU UN ESPACE .................................................................. 17
2.7 CLASSER UN DOCUMENT PAR LES MOTSCLS ............................................................................................. 17
2.! COMMENCER ET PARTICIPER " UNE DISCUSSION ......................................................................................... 2#
2.$ LESPACE PERSONNEL ............................................................................................................................. 22
2.9.1 LES !UOTAS ......................................................................................................................................... 22
2.9.2 LES STATISTI!UES ................................................................................................................................. 22
2.9.3 LA DUR"E DE VIE .................................................................................................................................. 24
2.9.4 LES COMPTES EXTERNES ......................................................................................................................... 25
2.9.5 PARTA#ER SES DOCUMENTS .................................................................................................................... 26
2.9.6 #"RER LES TRADUCTIONS ....................................................................................................................... 30
3 LE MENU GAUC%E ......................................................................................................................... 32
3.1 LE MENU DE NAVIGATION ........................................................................................................................ 32
3.2 LE PRESSE PAPIER ................................................................................................................................... 33
3.3 LES ESPACES RCENTS ............................................................................................................................. 33
3.4 LES RACCOURCIS .................................................................................................................................... 34
4 WEBDAV ........................................................................................................................................... 35
4.1 ACCS " WEBDAV .................................................................................................................................. 35
4.2 CLIENTS WEBDAV .................................................................................................................................. 35
5 IMPORT & E'PORT DE LENTREP(T ......................................................................................... 36
5.1 E'PORT ................................................................................................................................................. 36
5.2 IMPORT .................................................................................................................................................. 37
6 LES RGLES DE CONTENUS ........................................................................................................ 3!
Alfresco Manuel de lUtilisateur Date version : 20/03/2008
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' ,)*+
6.1 VISUALISER LES RGLES DE CONTENU DUN ESPACE .................................................................................... 3!
6.2 CRER UNE RGLE DE CONTENU SUR UN ESPACE ......................................................................................... 3$
7 C%EC)IN & C%EC)OUT .............................................................................................................. 43
7.1 PRSENTATION DU C%EC)IN & C%EC)OUT ................................................................................................ 43
7.2 UTILISATION DU C%EC)IN & C%EC)OUT ................................................................................................... 43
! LE VERSIONING .............................................................................................................................. 4!
!.1 PRSENTATION DU VERSIONING ................................................................................................................ 4!
!.2 UTILISATION DU VERSIONING ................................................................................................................... 4!
$ LA REC%ERC%E ............................................................................................................................. 51
$.1 LA REC%ERC%E SIMPLE ........................................................................................................................... 51
$.2 LA REC%ERC%E AVANCE ........................................................................................................................ 52
1# LE WOR)FLOW ............................................................................................................................ 54
1#.1 NOTIONS DE WOR)FLOW *SIMPLE+ ........................................................................................................ 54
1#.2 UTILISATION DU WOR)FLOW INRIA .................................................................................................... 54
1#.3 MISE EN PLACE .................................................................................................................................... 54
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Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' -)*+
( ./N/RALIT/S
(0( (0( Alfresco Alfresco
Alfresco est un logiciel dECM (Enterrise Content Manage!ent" ou #estion de
Contenu dEntrerise$% &l er!et de !ani're s(curis(e la gestion d)esaces
colla*oratifs our des groues de travail +ui artagent et !aniulent des
docu!ents%
Alfresco oss'de de no!*reuses fonctionnalit(s telles +ue la gestion de
version" la gestion de droits dacc's" la s(curisation des acc's ainsi +uun outil
de rec,erc,e int(gr(e et offre au- gestionnaires desaces colla*oratifs une
totale autono!ie dad!inistration%
Accessi*le deuis un si!le navigateur .e* ar tous les agents de l&/0&A" la
solution !ise en lace est (gale!ent ouverte au- artenaires non &/0&A gr1ce
2 un !(canis!e de cr(ation de co!tes e-ternes%
(0, (0, 1oca2ula!re %"ral 1oca2ula!re %"ral
$ ECM : 3 Enterrise Content Manage!ent 3 ou 4 #estion de Contenus
dEntrerise 3%
$ Es4ace : Un esace corresond 2 un dossier ou un r(ertoire% &l eut
contenir des contenus (fic,iers$ ou dautres sous5esaces% Un esace
eut 6tre la ci*le dune ou lusieurs r'gles de contenu% 7n arle aussi
desace de travail" celui5ci (tant si!le!ent un esace dans le+uel
lusieurs utilisateurs euvent colla*orer%
$ Co"te"u : Un contenu corresond 2 linfor!ation finale d(sir(e% Cest en
g(n(ral un fic,ier 2 t(l(c,arger (8D9" .ord" E-cel" etc%$" avec en lus des
infor!ations s(cifi+ues" des !(tas5infor!ations%
$ Mta-!"forat!o"s : :es !(tas5infor!ations sont des infor!ations
associ(es 2 un contenu et arfois 2 un esace% Dans le cas dun contenu"
elles er!ettent de !ettre en valeur certaines donn(es contenues dans le
fic,ier% 8ar e-e!le" lors de li!ort dun docu!ent dans Alfresco" ce
dernier est caa*le de-traire des !(tas5infor!ations auto!ati+ue!ent
dun grand no!*re de t;e de fic,ier (8D9" .ord" E-cel" etc%$ co!!e : le
titre" la descrition" la taille" la date de cr(ation" la date de !odification"
lauteur% Dautres !(tas5infor!ations sont disoni*les et doivent 6tre
renseign(es !anuelle!ent : les !(tas5infor!ations 4 <alidit( 3% &l e-iste
des !(ta5infor!ations +ui ont (t( a=out(es co!!e les 4 statisti+ues 3 ar
e-e!le%
$ As4ect : un asect est un ense!*le de !(tadonn(es s(cifi+ues 2
Alfresco" associ(es 2 un co!orte!ent articulier% 8ar e-e!le" il e-iste
dans Alfresco un asect saelant 4 <alidit( 3% &l er!et da=outer une
date de d(*ut et de fin de validit( 2 un contenu" et d6tre r(venu ar
e!ail en cas de (re!tion%
INRIA Alfresco
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$ Act!o" : :es actions dans Alfresco sont des actions *asi+ues r(alisa*les
ar lutilisateur" telle +ue coier" coller un docu!ent" envo;er un
courriel" g(rer les droits sur un esace" a=outer un asect 2 un
docu!ent" etc%
$ R6%le de co"te"u : :es r'gles de contenu er!ettent de-(cuter des
actions auto!ati+ue!ent sur un esace" lors de la cr(ation dun nouveau
contenu 2 lint(rieur de cet esace" de la !ise 2 =our ou du d(lace!ent
,ors de cet esace% :es r'gles de contenu se ara!'trent avec une
condition et une action 2 e-(cuter% &l en e-iste un grand no!*re de
disoni*les ar d(faut%
$ 7e2da8 : Alfresco est une alication >e*" c)est525dire accessi*le ar un
navigateur internet% Mais le grand avantage dAlfresco" est +uil est
ossi*le dutiliser .e*dav our s; connecter% .e*dav er!et dacc(der
au- docu!ents dAlfresco ar le-lorateur de fic,ier .indo>s% Un
esace dAlfresco eut ainsi 6tre vu co!!e un lecteur r(seau classi+ue%
$ Co4te e9ter"e : Alfresco a une *ase de co!te locale rerenant tous
les utilisateurs &/0&A% Mais our colla*orer avec des utilisateurs
e-ternes" il est ossi*le de leur cr(er un co!te e-terne +ui leur donnera
acc's 2 Alfresco sur les esaces au-+uels ils sont autoris(s%
$ 7or:flo; : Un >or?flo> est un rocessus ali+u( 2 un contenu"
er!ettant de le valider ou de le refuser%
$ 1ers!o""!"% : :e versionning er!et de g(rer lusieurs versions dun
docu!ent" et ce" auto!ati+ue!ent gr1ce 2 Alfresco% 8ar e-e!le" 2
c,a+ue !ise 2 =our dun docu!ent" Alfresco cr(era auto!ati+ue!ent une
nouvelle version de ce docu!ent% 8our *(n(ficier de cette fonctionnalit("
le versionning doit 6tre activ( sur lesace ou le docu!ent concern(%
$ C$ec:-out ) C$ec:-!" : :e c,ec?5out / c,ec?5in est une fonctionnalit(
de r(servation de docu!ent" er!ettant de *lo+uer te!oraire!ent un
docu!ent afin de ouvoir le !odifier" en (tant sur +ue ersonne dautre
ne le !odifie en !6!e te!s% :e c,ec?5out fait une coie de travail du
docu!ent et *lo+ue loriginal% :e c,ec?5in *ascule le docu!ent de travail
en docu!ent original et d(v(rouille ce dernier%
$ Es4ace 4erso""el : 8ar d(faut" tous les utilisateurs &/0&A ont un esace
ersonnel dans le+uel ils ont tous les droits% Cet esace ersonnel est
n(an!oins li!it( en taille car un +uota de 200Mo est d(fini%
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, &RISE EN MAIN D<ALFRESCO
,0( ,0( Les d!ffre"ts acc6s d<Alfresco Les d!ffre"ts acc6s d<Alfresco
Alfresco eut 6tre acc(d( ar 2 !o;ens diff(rents :
$ :interface >e*" ar le *iais dun navigateur >e* (&nternet E-lorer"
9irefo-"@$
$ :interface .e*dav ar un logiciel s(cifi+ue .e*dav%
:interface >e* est celle +ui offre le lus de ossi*ilit(s : il est ossi*le
di!orter des fic,iers" de cr(er des esaces" de artager des docu!ents"
dinteragir avec dautres utilisateurs" etc% :interface .e*dav est lus li!it(e
uis+uelle se r(sente sous la for!e de-lorateur de fic,ier% Elle er!et
nota!!ent di!orter en !asse ar 4 Coier5coller 3 des docu!ents" !ais as
dinteragir avec les contenus et les autres utilisateurs%
/ote : il e-iste (gale!ent une interface C&9A !ais celle5ci nest as utilisa*le en
de,ors du r(seau du serveur Alfresco%
,0, ,0, L<!"terface ;e2 L<!"terface ;e2
,0,0( S<!de"t!f!er da"s Alfresco
8our sidentifier 2 Alfresco et acc(der 2 la #ED" il suffit douvrir un navigateur
>e* (&nternet E-lorer" 9irefo-$ et de saisir lU0: co!!uni+u(e ar les
resonsa*les infor!ati+ues%
Aouvre alors la age daut,entification" oB il est de!and( de saisir vos
infor!ations de conne-ion :
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' +)*+
<os 4 /o! dutilisateur 3 et 4 Mot de asse 3 sont ceu- d(finis dans lannuaire
:DA8 de l&/0&A (ce sont ceu- +ue vous utiliseC our vous connecter 2 votre
ordinateur$%
,0,0, &re!6re co""e9!o"
:a age daccueil ar d(faut our c,a+ue utilisateur dAlfresco est la suivante :
:es *arres de !enus (2 gauc,e sur fond *leu et en ,aut sur fond *lanc$"
er!ettent dacc(der au- !6!es fonctions :
Mon esace vous er!et dacc(der 2 votre esace ersonnel
Esace &/0&A vous er!et dacc(der 2 la racine &/0&A de la #ED
:e !enu utilitaire en ,aut de l(cran :
$ : er!et dacc(der 2 vos infor!ations ersonnelles (no!" r(no!"
e!ail" etc%$
$ : our !as+uer le volet gauc,e dAlfresco (!enu gauc,e$ afin d(largir
l(cran rincial 2 tout l(cran%
$ : er!et dacc(der 2 ce !anuel%
$ : er!et de vous d(connecter dAlfresco%
:a *arre de rec,erc,e er!et de lancer directe!ent une rec,erc,e si!le en
saisissant un te-te 2 rec,erc,er ar!i la *ase docu!entaire%
Darres de !enus
Ecran rincial
Darre de titre
Menu utilitaire
Darre de rec,erc,e
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' =)*+
,0,0- Les es4aces de tra8a!l
:a vue dun esace de travail est la suivante :
:e !enu de gauc,e sest d(li( afin daffic,er la sous5ar*orescence de lesace
en cours% Cette sous ar*orescence er!et de naviguer raide!ent dun esace 2
un autre% Un clic sur les fl'c,es er!et de d(lier la sous5ar*orescence de
lesace corresondant%
Aur l(cran rincial se trouvent :
$ :a liste des sous esaces de lesace en cours" dans le *loc 4 8arcourir les
Esaces 3%
$ :es docu!ents (contenus$ r(sents dans lesace en cours" dans le *loc
4 El(!ents de contenus 3%
Un clic sur le titre dun contenu ou dun esace er!et d; acc(der directe!ent%
Dans le cas dun esace" cela er!ettra dentrer dans cet esace% Dans le cas
dun contenu" cela er!ettra de t(l(c,arger le docu!ent%
8er!et de
naviguer
entre les
ages
8er!et de c,oisir le
no!*re d(l(!ents 2
affic,er ar age
&ndi+ue le no!*re de r'gles de
contenu sali+uant 2 lesace
Affic,e les
esaces +ue
vous aveC
r(ce!!ent
visit(s" dans
lordre de visite
Aous5esaces
Docu!ents
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' >)*+
:icEne er!et de donner des infor!ations
co!l(!entaires sur le sous5esace ou le
contenu%
8ar e-e!le" our un fic,ier 8D9" on ourra
visualiser les re!i'res lignes du fic,ier :
:es actions disoni*les sur les contenus et les sous5esaces varient en fonction
du rEle +ui vous est attri*u( (voir lus loin$% Ces actions se !at(rialisent 2 2
endroits%
5 Aous c,a+ue sous5esace et contenu :

$ Dans le !enu 4 Actions sul(!entaires 3" dans la *arre de titre:
:e lien 4 <isualiser les d(tails 3 est sans doute le lus int(ressant : il er!et
dacc(der 2 la age de d(tails dun esace et dun contenu" regrouant
nota!!ent les !(ta5infor!ations" les actions ossi*les" etc% 8our un esace"
cela donne :
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' ?)*+

Dans lencart de vue ersonnalis(e de lesace" il est ossi*le" si elle a (t( d(finie" de
voir la vue statisti+ues%
,0,05 Les co"te"us
Co!!e vu r(c(de!!ent" les contenus euvent 6tre t(l(c,arg(s directe!ent
deuis les esaces" en cli+uant dessus%
Fout co!!e our un esace" il est ossi*le dacc(der au- d(tails dun contenu
en cli+uant sur " en dessous dun docu!ent% 7n acc'de donc 2 :
Gone daffic,age des
!(ta5infor!ations
Actions disoni*les%
Elles sont affic,(es
selon le rEle +ui vous
est accord( sur
lesace en cours%
9l'c,es de navigation entre les
diff(rents esaces de !6!e niveau%
M(ta5infor!ations
de validit(
Ce *outon er!et dali+uer une vue
r(d(finie 2 lesace
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7n ; retrouve les !6!es fonctionnalit(s +ue our un esace%
,0,0* Les rAles
:es rEles rocurent des droits articuliers 2 lutilisateur our un esace /
contenu donn(% Dans Alfresco" il e-iste H rEles dont les droits sont r(su!(s
dans le ta*leau suivant :
L
e
c
t
e
u
r
E
d
i
t
e
u
r
C
o
n
t
r
i
b
u
t
e
u
r
C
o
l
l
a
b
o
r
a
t
e
u
r
C
o
o
r
d
i
n
a
t
e
u
r
<oir tous les esaces et contenu B B B B B
Mettre 2 =our / Editer B B B
A=outer des contenus B B B
Editer les rori(t(s B B B
#(rer les droits B
Aarorier un contenu B
&l est i!ortant de retenir +ue les rEles sattri*uent 2 un ou lusieurs
utilisateurs sur les esaces ou les contenus% :e rEle de 4 coordinateur 3" +ui a
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Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' (()*+
tous les droits" est g(n(rale!ent donn( au(-$ gestionnaire(s$ des esaces% :e
gestionnaire affecte ensuite les rEles au- autres utilisateurs en fonction des
droits +uil sou,aite leur attri*uer%
,0,0+ La cor2e!lle
Fous les docu!ents suri!(s dans Alfresco sont auto!ati+ue!ent lac(s
dans la cor*eille utilisateur" sans li!ite de te!s ar d(faut% 8our acc(der 2 la
cor*eille" il faut cli+uer le *outon dacc's au- otions utilisateurs" en ,aut :
En *as de la age +ui souvre" il ; a le anneau dacc's la cor*eille% &l faut
cli+uer sur 4 #(rer les (l(!ents effac(s 3%
&l est ossi*le ensuite de rec,erc,er un docu!ent effac( en articulier ar son
no!" ou de !ontrer tout les docu!ents effac(s%
&l suffit ensuite" soit de cli+uer sur our le r(cu(rer individuelle!ent" soit
sur our restaurer tous les (l(!ents affic,(s%
8our les suri!er d(finitive!ent" il faut cli+uer sur
%
,0- ,0- Crer u" es4ace Crer u" es4ace
Pour pouvoir crer un espace, il faut avoir au moins le rle de contributeur.
8our cr(er un nouveau sous5esace dans un esace oB vous aveC suffisa!!ent
de droits" il suffit de cli+uer sur 4 Cr(er 3 uis 4 Cr(er un esace 3 :
7tions utilisateurs
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' (,)*+

Un for!ulaire de cr(ation souvre :
&l est alors de!and( de re!lir 3 c,a!s% :e no! et le titre euvent en g(n(ral
les !6!es% <alideC en cli+uant sur 4 Cr(er un esace 3%
:esace est ar la suite cr((%
Une deu-i'!e !(t,ode est ossi*le" si lon c,oisit de crer u" es4ace C 4art!r
d<u" od6le0 8our cela" cli+uer sur 4 Cr(er 3" uis 4 Assistant de cr(ation dun
Esace (volu( 3 :
Un !enu de cr(ation souvre alors" lusieurs ossi*ilit(s sont ossi*les :
$ 4 2 artir de C(ro 3 er!et de cr(er un esace si!le
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' (-)*+
$ 4 2 artir dun esace e-istant 3 er!et de cr(er un esace dont la
structure sera 2 lidenti+ue de celle de lesace c,oisi
$ 3 C 4art!r d<u" od6le D est une otion se!*la*le 2 la r(c(dente" !ais
en utilisant une ar*orescence IMod'le r(vue ar votre ad!inistrateur
(cest525dire un esace situ( dans le dictionnaire des donn(es$
,05 ,05 Crer u" co"te"u Crer u" co"te"u
Pour crer un contenu, il faut avoir au moins le rle de contributeur.
:a=out dun nouveau docu!ent dans un esace est asseC si!le uis+uil suffit
di!orter (uloader$ un docu!ent dans un esace% 8ar e-e!le" dans
ni!orte +uel esace oB vous disoseC de suffisa!!ent de droits" il faut
cli+uer sur " sur cet (cran :
Cli+ueC ensuite sur 4 8arcourir 3 our c,oisir le docu!ent 2 i!orter :
Cli+ueC ensuite sur 4 &!orter 3 afin de coier le docu!ent deuis votre
ordinateur vers Alfresco%
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' (5)*+
:assistant signale +ue le docu!ent a *ien (t( i!ort(% 8our annuler li!ort 2
cette (tae" cli+ueC sur 4 Annuler 3 ou sur dans le *loc 4 Contenu i!ort( 3%
Ainon" our valider" cli+ueC sur 4 7? 3%
Un (cran de saisie des !(ta5donn(es aaraJt :
:es c,a!s sont r(5re!lis dans la luart des cas uis+uAlfresco reconnait
en standard un grand no!*re de t;e de fic,ier% Dans le cas dun 8D9" voici ce
+uil d(couvre auto!ati+ue!ent%
Cli+ueC sur 4 7K 3 our finaliser li!ort%
Alfresco retourne sur lesace courant% 7n retrouve *ien le docu!ent i!ort( :
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' (*)*+
,0* ,0* Mod!f!er les tado""es d<u" co"te"u ou d<u" es4ace Mod!f!er les tado""es d<u" co"te"u ou d<u" es4ace
Pour diter un contenu ou un espace, il faut avoir le rle dditeur, de
collaborateur ou coordinateur.
8our !odifier les !(tadonn(es dun contenu ou dun esace (son no!" son titre"
sa descrition" sa date de validit(" etc%$" il faut se rendre sur la vue d(tail de
lo*=et en +uestion :
Un lus grand no!*re dactions
est ossi*le uis+ue vous 6tes le
rori(taire du fic,ier%
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' (+)*+
8uis cli+uer sur licEne de !odification des rori(t(s (!(tadonn(es$% :e
for!ulaire de !odification aaraJt" avec tous les c,a!s !odifia*les our
lo*=et en +uestion :
<alider ensuite ar 7K%
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' (=)*+
,0+ ,0+ Co""a!tre le l!e" d!rect 8ers u" docue"t ou u" es4ace Co""a!tre le l!e" d!rect 8ers u" docue"t ou u" es4ace
C,a+ue contenu ou esace dans Alfresco a un lien +ui er!et d; acc(der
directe!ent% 8our connaitre ce lien" il faut se rendre sur la vue d(tails" uis
regarder lencart 4 :iens 3 :
$ <isualiser dans le navigateur : donne le lien our affic,er le docu!ent
directe!ent dans le navigateur
$ <isualiser ar .e*dav : donne lU0: .e*dav our acc(der directe!ent 2
ce docu!ent deuis un navigateur .e* ou deuis un client .e*dav
$ F(l(c,arger le contenu : donne lU0: our t(l(c,arger le docu!ent
$ U0: de la age d(tails : donne le lien er!ettant dacc(der 2 la vue
d(tails (vue en cours$
$ 0(f(rence de nLud Alfresco : donne la r(f(rence du docu!ent% A raeler
au- ad!inistrateurs en cas de ro*l'!e%
8our r(cu(rer ces liens" il faut faire un clic5droit dessus" uis 4 Coier ladresse
du lien 3 sous 9irefo-" ou 4 Coier le raccourci 3 sous &nternet E-lorer%
,0= ,0= Classer u" docue"t 4ar les ots-cls Classer u" docue"t 4ar les ots-cls
Pour classer un document, il faut avoir le rle dditeur, de collaborateur ou
coordinateur.
Afin de trouver lus facile!ent un docu!ent" il est utile de lui affecter un !ot5
cl(% Ce !ot5cl( eut 6tre ensuite utilis( dans la rec,erc,e avanc(% Dans cette
section" on arle indiff(re!!ent de 4 !ot5cl( 3 ou de 4 cat(gorie 3%
8our affecter un !ot5cl( 2 un docu!ent" il faut se rendre sur la vue d(tails dun
docu!ent" uis d(lier le anneau 4 Cat(gories 3 en cli+uant sur :
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' (>)*+
Ensuite" si le lien aarait" il faut cli+uer sur 4 Activer lattri*ution des
cat(gories 3% :e !6!e anneau devient alors :
&l faut alors cli+uer sur licEne de !odification des cat(gories % :(cran suivant
aaraJt :
M% Cli+uer ici en re!ier
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' (?)*+

2% Cli+uer ici our affic,er lar*re
des cat(gories%
3% A(lectionner une cat(gorie"
en coc,ant le *outon 2 sa
gauc,e% 8our entrer dans une
cat(gorie et voir ses sous5
cat(gories" cli+uer si!le!ent
sur son no!% 8uis cli+ueC sur
7K%
N% :a cat(gorie c,oisie aaraJt ici%
Cli+uer sur 4 A=outer 2 la liste 3%
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' ,@)*+
,0> ,0> Coe"cer et 4art!c!4er C u"e d!scuss!o" Coe"cer et 4art!c!4er C u"e d!scuss!o"
8our co!!encer une discussion" il faut cli+uer sur le lien
" soit sur la vue 4 D(tails 3 dun contenu ou dun esace"
soit dans le !enu d(roulant dun docu!ent :

Aouvre alors le for!ulaire de cr(ation de la discussion :
:iste des cat(gories c,oisies%
0eco!!encer les N (taes ci5dessus
our en c,oisir une autre%
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' ,()*+
0e!lisseC les c,a!s !unis dune IO uis cli+ueC sur 4 Cr(er une
discussion 3% :a discussion saffic,e ensuite de cette faPon :
Un docu!ent a;ant une discussion co!!enc(e saffic,era de cette !ani're :
De !6!e dans sa vue d(tails" le lien suivant aaraJt :
Cli+uer sur un de ces 2 liens our acc(der au- discussions sur le docu!ent :
C,a+ue discussion saffic,e sous la for!e ind(endante" et il faut cli+uer sur
son titre our ; acc(der :

Un lecteur ne ourra +ue voir les !essages e-istants" un (diteur ne ourra +ue
les (diter" un contri*uteur ne ourra +ue r(ondre% Un colla*orateur ourra en
lus (diter les !essages d(=2 ost(s" et un coordinateur ourra en lus les
suri!er%
&ndi+ue la discussion
Cli+uer sur ce lien our
r(ondre au !essage%
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' ,,)*+
&l est ossi*le our le coordinateur de g(rer les droits sur la discussion en
cli+uant sur licEne de d(tail de la discussion :
7n acc'de ensuite au !6!e (cran de gestion des droits +ue sur les esaces
(voir aragra,e corresondant$%
,0? ,0? L<es4ace 4erso""el L<es4ace 4erso""el
:esace ersonnel dAlfresco est un esace dans le+uel vous disoseC de tous
les droits% Cet esace a auto!ati+ue!ent (t( cr(( our vous" dans lesace
4 User ,o!es 3% &l orte le !6!e no! +ue votre login" et vous 6tes coordinateur%
<ous aveC donc le droit de cr(er des contenus et sous5esaces" de g(rer les
droits sur votre ar*orescence" de cr(er des co!tes e-ternes" de d(!arrer des
>or?flo>" etc%
,0?0( Les Euotas
:esace ersonnel est nor!ale!ent auto!ati+ue!ent sou!is 2 un +uota
dutilisation de lesace dis+ue" d(fini ar les ad!inistrateurs% :ors+ue votre
+uota est atteint" un e!ail vous est envo;( afin de vous r(venir et vous rier
de suri!er du contenu inutile%
8our connaitre le +uota ali+u( 2 votre esace" il suffit daller sur la vue d(tail
de celui5ci" et do*server le c,a! 4 Quota 3 dans le cadre 4 8rori(t(s 3%
,0?0, Les stat!st!Eues
Afin de connaJtre lesace dis+ue utilis( ar votre esace ersonnel (et tous ses
sous esaces et contenus$" il suffit dali+uer la vue ersonnalis(e
4 statsRvie>R90%ft 3% Aur la vue d(tail de lesace" il faut cli+uer sur la fl'c,e 2
gauc,e de 4 <ue ersonnalis( 3" uis 4 Ali+uer le !od'le 3% Enfin" c,oisir la
vue corresondante :
D(tails de la discussion
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' ,-)*+
ST
:a re!i're fois +ue la vue statisti+ue est ali+u(e sur un esace" on o*tient
ceci :
:es statisti+ues ne sont as 2 =our et les infor!ations erron(es : il est n(cessaire
de cli+uer sur le *outon 4 0afraJc,ir 3% De !6!e" il faut cli+uer sur
4 4 0afraic,ir 3 2 c,a+ue !odification de lesace our o*tenir des statisti+ues 2
=ours%
Ar's la !ise 2 =our" on o*tient ces infor!ations :
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' ,5)*+
,0?0- La dure de 8!e
Afin de g(rer la dur(e de vie des esaces et docu!ents de votre esace" il est
ossi*le de leur ali+uer lasect 4 <alidit( 3" soit en cr(ant une r'gle de
contenu (si as d(=2 r(sente$" soit en utilisant le lien 4 :ancer une action 3%
Une date de d(*ut et de fin de validit( seront a=out(es 2 lesace ou au contenu%
&l vous suffira de les renseigner en allant sur la vue d(tails de lesace ou du
contenu" uis en cli+uant sur 4 Modifier les rori(t(s 3 dans le cadre
4 8rori(t(s 3%
:ors+ue la date de fin de validit( sera atteinte" un e!ail our sera
auto!ati+ue!ent envo;( vous donnant la ossi*ilit( de :
8rolonger la date de validit( de lesace (en !odifiant les rori(t(s$
0anger lesace dans un dossier darc,ivage (et enlever lasect
4 <alidit( 4 $
Auri!er lesace%
Une fois lasect 4 validit( 3 !is en lace" il faut renseigner ces 2 dates%
Ainsi" ar's la cr(ation dun contenu" il faut se rendre sur la vue d(taill(e du
contenu :
:a vue d(tails se r(sente ainsi :
Cli+ueC sur cette
icEne our acc(der 2
la vue d(tails de
lesace 4/e>
Aace3%
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' ,*)*+
&l faut alors asser en !ode d(dition des !(ta5donn(es en cli+uant sur %
7n acc'de alors 2 l(cran suivant :
,0?05 Les co4tes e9ter"es
Pour crer un compte externe, il faut avoir le rle de coordinateur.
&l est ossi*le de cr(er un co!te utilisateur +ui aura auto!ati+ue!ent acc's 2
lesace 2 artir du+uel il a (t( cr((" en tant +ue lecteur (donc sans aucun droit
d(criture ar d(faut$%
M(ta5donn(es
<alidit(% <ides ar's
la cr(ation
Cli+ueC ici
our (diter les
!(ta5donn(es
C,a!s de t;e date : cli+ueC sur
4 Aucun 3 our en d(finir une%
Ce sont les dates de validit(" li(es au
c;cle de vie de lesace%
C,a!s de te-te li*re%
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' ,+)*+
8our ce faire" il faut vous lacer sur lesace sou,ait( et cli+uer sur 4 Actions
sul(!entaires 3 / 4 Cr(er un utilisateur 3
:e for!ulaire suivant souvre alors :
Des infor!ations *asi+ues sont de!and(es our la cr(ation du co!te% Une
fois cr((" lutilisateur concern( rePoit un !ail avec les infor!ations de
conne-ion 2 Alfresco% Dans ce !ail" lutilisateur est convi( 2 c,anger son
ass>ord d's sa re!i're conne-ion% :a dur(e de vie du co!te est en !ois :
une t1c,e (riodi+ue v(rifie toutes les nuits si le co!te nest as e-ir(% A 30
=ours de la date de-iration" un e!ail de rael vous sera envo;( ainsi +uau
co!te e-terne concern(% A la date de-iration" le co!te sera
auto!ati+ue!ent suri!(%
Enfin" il est (gale!ent ossi*le de c,anger les droits affect(s 2 lutilisateur sur
votre esace ersonnel en cli+uant sur 4 #(rer les utilisateurs invit(s 3%
,0?0* &arta%er ses docue"ts
Attention, pour grer les rgles de contenus, il faut avoir le rle de coordinateur
sur lespace. Cest le cas pour lespace personnel pour leuel vous !tes
coordinateur.
Alfresco er!et de donner des droits 2 dautres utilisateurs sur certains esaces
ou docu!ents de lesace ersonnel%
Afin dattri*uer les rEles sur un esace ou un contenu" il faut se rendre sur la
vue d(tails dun contenu ou dun esace% Dans le !enu des actions" 2 droite" il
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' ,=)*+
faut cli+uer sur (dans le cas dun docu!ent$ ou
(dans le cas dun esace$% Ceci er!et dacc(der 2 l(cran
de gestion des rEles :
:es rEles fonctionnent ar ,(ritage% :a case 2 coc,er 4 V(riter des er!issions
de lesace arent 3 er!et de conserver ou non cet ,(ritage% &l est n(cessaire
ar contre de se rendre sur lesace arent en +uestion our visualiser +uelles
sont ces er!issions% 8ar e-e!le" lors+uun utilisateur a les droits de lecture
sur un esace A" et +ue les sous esaces de A (A et A ar e-e!le$" ont cette
case coc,(e" alors lutilisateur aura (gale!ent les droits de lecture sur A et A%
Afin daffecter des er!issions" il faut cli+uer sur 4 &nviter 3 :
&l suffit alors dentrer le no! dun groue ou dun utilisateur (en s(lectionnant
la valeur ad(+uate dans la liste d(roulante$ uis de cli+uer sur 4 0ec,erc,er 3%
Atte"t!o" :
-4our rec$erc$er u" ut!l!sateur e" 4art!cul!erF !l faut le rec$erc$er 4ar so"
"o ou so" 4r"o% la rec,erc,e sur le son login (no! dutilisateur$ nest as
rise en co!te%
-l<ut!l!sat!o" des %rou4es ILDA& do!t se fa!re a8ec la 4lus %ra"de 4rude"ce0
En cas de doutes sur les !e!*res des groues &:DA8 contacteC votre suort
M& local%
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' ,>)*+
&l faut ensuite lui attri*uer un rEle ar!i les H disoni*les" c,acun donnant 2
des droits articuliers :
L
e
c
t
e
u
r
E
d
i
t
e
u
r
C
o
n
t
r
i
b
u
t
e
u
r
C
o
l
l
a
b
o
r
a
t
e
u
r
C
o
o
r
d
i
n
a
t
e
u
r
<oir tous les esaces et contenu B B B B B
Mettre 2 =our / Editer B B B
A=outer des contenus B B B
Editer les rori(t(s B B B
#(rer les droits B
Aarorier un contenu B
Da"s le cas d<u" 4arta%e 4our fa!re du tra8a!l colla2orat!fF !l 4ourra Gtre
Hud!c!eu9 de c$o!s!r le rAle de colla2orateur0
8our valider le coule utilisateur (ou groue$ / rEle" il faut cli+uer enfin sur
4 A=outer 2 la liste 3%
:(tae suivante er!et de r(venir ces utilisateurs ar e!ail :
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' ,?)*+
:envoi auto!ati+ue de !ail er!et dutiliser les !od'les de!ails% &l faut our
cela c,oisir un !od'le ar!i la liste disoni*le" ar e-e!le dans le cas dune
invitation sur un esace ou un contenu 4 inviteRuserRe!ail%ftl 3" uis cli+uer sur
4 &ns(rer le !od'le 3%
:e !od'le de!ail se lace auto!ati+ue!ent dans le c,a! de !essage" +uil
nest lus ossi*le de !odifier% Ce sont les ad!inistrateurs dAlfresco +ui sont
c,arg(s de !aintenir et de !ettre 2 =our ces !od'les de!ail%
&l faut cli+uer sur 4 Fer!iner 3 afin de valider lattri*ution des rEles%
Alfresco retourne ensuite sur l(cran r(caitulatif des rEles%
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' -@)*+
,0?0+ .rer les traduct!o"s
Pour grer les traductions, il faut avoir au minimum le rle dditeur.
Alfresco er!et de g(rer des traductions dun !6!e docu!ent% &l faut our cela
se rendre sur la vue d(tails dun docu!ent" uis se focaliser sur ce anneau :
&l faut ensuite cli+uer sur 4 0end !ultilingue 3% &l faut ensuite renseigner
lauteur du docu!ent" la langue du docu!ent en cours" uis a=outer une
traduction avec contenu :
:(cran suivant er!et denvo;er le docu!ent de traduction :
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' -()*+
:(cran suivant er!et de renseigner les !(tadonn(es de la traduction" et
nota!!ent la langue de la traduction :
<alider ensuite ar 4 7K 3% :es traductions saffic,ent ensuite cette !ani're :
8uis dans la vue d(tails :
&l est ossi*le da=outer dautres traductions our le !6!e docu!ent% 8ar
contre" les rori(t(s affic,(es dans ce cadre sont celles5du ivot" c)est525dire le
docu!ent originel 2 artir du+uel les traductions ont co!!enc(%
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' -,)*+
- LE MENU .AUCIE
:e !enu gauc,e co!orte deu- (l(!ents : le !enu de navigation et le !enu
des outils :

-0( -0( Le e"u de "a8!%at!o" Le e"u de "a8!%at!o"
:e !enu de navigation roose divers !enus (esaces$% :e !enu en cours est
en sur*rillance (sur fond *leu$ et ses sous5!enus saffic,ent" on eut les d(lier
en cli+uant sur :
:e !enu des outils roose 3 *locs : le resse5aier" les esaces visit(s
r(ce!!ent" et les raccourcis%
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' --)*+
-0, -0, Le 4resse 4a4!er Le 4resse 4a4!er
:e resse5aier er!et de faire des 4 couer5coller 3" ou des 4 coier5coller 3 de
contenu ou desace" gr1ce au- icEnes (resective!ent couer et coier$%
Un clic sur lune de ces 2 icEnes c,arge auto!ati+ue!ent le resse aier :
Les 2outo"s du 4resse-4a4!er :
: Ce *outon er!et de suri!er lite! du resse5aier" !ais ne le
suri!era as dAlfresco%
: Ce *outon er!et de coller lite! dans lesace en cours% Fout le contenu
de lesace sera coi( (docu!ents" r'gles" droits" etc%$
: Ce *outon er!et de cr(er un lien vers lite! dans lesace en cours% :e
contenu ne sera donc as coll(" cest un raccourci +ui sera cr(e%
-0- -0- Les es4aces rce"ts Les es4aces rce"ts
:e *loc 4 Esace r(cents 3 est re!li auto!ati+ue!ent ar les esaces
r(ce!!ent visit(s% :utilisateur ne eut suri!er des esaces de cette liste% En
fait" son contenu est identi+ue 2 la liste des esaces r(cents +ue lon trouve sur
toutes les ages" en ,aut de l(cran rincial%
Cette icEne
indi+ue +ue
lesace a (t(
coi(% Ainon" elle
aurait (t( :
Fe-te de confir!ation
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' -5)*+
-05 -05 Les raccourc!s Les raccourc!s
:a fonction de raccourcis er!et 2 c,a+ue utilisateur de se constituer une liste
dacc's raide vers des docu!ents ou des esaces dAlfresco% 8our cr(er un
raccourci vers un contenu ou un esace" il suffit de se rendre sur sa vue
d(taill(e (ar le *outon ou le lien 4 Actions sul(!entaires / <isualiser les
d(tails 3 $ uis de cli+uer sur dans la *arre dactions 2 droite%
Ceci fait" lite! sa=oute dans le *loc raccourci du anneau lat(ral :
Cette icEne er!et de
suri!er le
raccourci" et non
lesace ou le contenu
li(%
Cette icEne er!et de
cr(er un raccourci vers
cet esace : 4 0odel 3
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' -*)*+
5 7E#DA1
50( 50( Acc6s C 7e2da8 Acc6s C 7e2da8
&l est ossi*le dacc(der au- esaces g(r(s ar Alfresco via le rotocole .e*dav%
Cet acc's seffectue deuis le-lorateur de fic,ier .indo>s" Mac 7A" ou :inu-
ou deuis un client tiers (alication s(cifi+ue 2 installer sur votre oste" voir
reco!!andations lus loin$%
:url .e*dav de la racine dAlfresco est la suivante :
,tts://artage%inria%fr/alfresco/>e*dav%
8our acc(der directe!ent 2 un esace r(cis dAlfresco il est ossi*le d;
acc(der ar son lien .e*dav% 8our o*tenir ce lien" il suffit de se rendre sur la
vue d(tails" uis dans la Cone 4 :iens 3" faire un clic5droit sur le lien 4 <isualiser
ar .e*DA< 3 uis 4 Coier ladresse du lien 3 sous 9irefo-" ou 4 Coier le
raccourci 3 sous &nternet E-lorer%
Atte"t!o" : en acc(dant au- esaces via .e*dav" il nest as ossi*le
de-loiter correcte!ent et de faPon fia*le les fonctionnalit(s de gestion de
versions et de verrouillage de docu!ents% /ous ne reco!!andons donc as
lacc's via .e*dav e-cet( our la cr(ation ou lali!entation initiale dun
esace% 8our tout autre o(ration" utiliseC e-clusive!ent linterface .e*%
50, 50, Cl!e"ts 7e2da8 Cl!e"ts 7e2da8
La 4r!"c!4ale recoa"dat!o" est Eu<!l faut touHours ut!l!ser des
co""e9!o"s ut!l!sa"t UTF-> Js!"o" %are au9 caract6res s4c!au9 tels Eue
les acce"ts Eu! "e sero"t 4as tra!ts correctee"tK0
$ 7!"do;s : 4 9avoris r(seau 3 er!et da=outer un lien .e*dav co!!e
favori r(seau% Ce dernier eut 6tre utilis( deuis le-lorateur de fic,iers
.indo>s our acc(der au- esaces et docu!ents corresondants%
Atte"t!o" : si le lien .e*dav contient des caract'res de t;e Wnn (+ui
corresondent 2 un encodage Ve-ad(ci!al de certains caract'res$"
veuilleC i!(rative!ent les re!lacer ar le caract're r(el corresondant%
8er e-e!le" W20 doit 6tre re!lac( ar un esace :
,tts://artage%inria%fr/alfresco/>e*dav/CentresW20deW20rec,erc,e
doit 6tre re!lac( ar :
,tts://artage%inria%fr/alfresco/>e*dav/Centres de rec,erc,e
$ L!"u9 et Mac : le-lorateur de fic,ier er!et en standard de se
connecter 2 un dossier .e*dav% :2 aussi" l7A doit fonctionner en UF958%
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' -+)*+
* IM&ORT ) EB&ORT DE L<ENTRE&LT
*0( *0( E94ort E94ort
&l est ossi*le deffectuer un e-ort dun esace" au for!at Alfresco (%ac$% Ceci
er!et de faire des sauvegardes te!oraires" de faire des d(lace!ents en
!asse desace ar linterface >e*" etc%
Alfresco e-orte :
$ :ar*orescence
$ :es r'gles ali+u(es
$ :es rEles
$ :es diff(rentes !(tadonn(es ali+u(es au- docu!ents%
8our e-orter un esace" il faut 6tre coordinateur de cet esace" et se rendre sur
la vue d(tails de lesace% &l faut ensuite cli+uer sur :
&l faut entrer un titre our le-ort" uis c,oisir une destination our
sauvegarder cet e-ort% :otion 4 &nclure les sous5esaces 3 est +uasi5
o*ligatoire uis+uelle er!et ou non de rendre en co!te la sous5
ar*orescence% Enfin lotion 4 &nclure cet Esace 3 er!et de-orter ou non cet
esace : c)est525dire +ue le re!ier esace e-ort( sera cet esace et contiendra
la sous5ar*orescence% Ainon" la sous5ar*orescence sera 2 la racine de le-ort%
8our r(cu(rer le-ort" il faut se rendre 2 la destination de sauvegarde c,oisie"
uis t(l(c,arger le fic,ier :
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' -=)*+
*0, *0, I4ort I4ort
&l est ossi*le di!orter un %ac (fic,ier g(n(r( ar le-ort Alfresco$ ou un
%Ci% &l faut (gale!ent 6tre coordinateur dun esace our ; i!orter des
docu!ents" et se rendre sur la vue d(tails" uis cli+uer sur %
&l sagit ensuite du !6!e for!ulaire denvoi de docu!ent +u,a*ituelle!ent :
Dans le cas dun %Ci" Alfresco se c,argera de r(cr(er lar*orescence et les
contenus% Attention" si un dossier est vide" il ne sera as cr(e%
Dans le cas dun %ac" Alfresco se c,argera de recr(er :
$ :ar*orescence
$ :es r'gles ali+u(es
$ :es rEles
$ :es diff(rentes !(tadonn(es ali+u(es au- docu!ents%
Dans les 2 cas" le fic,ier i!ort( est sauvegard( dans Alfresco% &l faut enser 2
le suri!er une fois li!ort ter!in(%
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' ->)*+
+ LES RM.LES DE CONTENUS
Attention, pour grer les rgles de contenus, il faut avoir le rle de coordinateur
sur lespace.
+0( +0( 1!sual!ser les r6%les de co"te"u d<u" es4ace 1!sual!ser les r6%les de co"te"u d<u" es4ace
:es r'gles de contenu sali+uent sur les esaces (et uni+ue!ent sur les
esaces$ : elles er!ettent deffectuer auto!ati+ue!ent une action sur cet
esace ou ses contenus%
8our cr(er une r'gle" il faut se lacer dans un esace et cli+uer sur 4 Actions
sul(!entaires 3 uis 4 #(rer les r'gles de contenu 3 %
7n arrive ensuite sur l(cran r(caitulatif des r'gles sali+uant 2 lesace :
:a colonne 4 :ocal 3 indi+ue si la r'gle a (t( cr((e dans lesace en cours" ou si
elle est ,(rit(e% Ai elle est ,(rit(e" il nest as ossi*le de lenlever" elle
sali+uera auto!ati+ue!ent%
Ce s;!*ole indi+ue
our lesace en cours"
le no!*re de r'gles
+ui s; ali+uent%
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' -?)*+
+0, +0, Crer u"e r6%le de co"te"u sur u" es4ace Crer u"e r6%le de co"te"u sur u" es4ace
8our cr(er une r'gle" cli+ueC sur % :assistant de cr(ation dune
r'gle se lance :
:a re!i're (tae consiste 2 c,oisir la condition dalication de la r'gle% :es
lus int(ressantes sont :
$ 4 El(!ents aartenant 2 un t;e ou un sous5t;e s(cifi( 3 : er!et de
li!iter lalication de la r'gle 2 un t;e : Esace ou contenu%
$ 4 El(!ents de ce t;e !i!e3 : er!et de li!iter lalication de la r'gle 2
un t;e de fic,ier (8D9" .ord" E-cel$%
$ 4 El(!ents dont le no! contient le te-te r(cis( 3 : er!et de li!iter
lalication de la r'gle au- fic,iers dont le no! contient le te-te r(cis(
$ 4 Fout contenu 3 : ne li!ite as lalication de la r'gle
Une fois ce c,oi- fait" il faut ensuite d(finir les crit'res li(s 2 la condition en
cli+uant sur 4 D(finir les ara!'tres et a=outer 3 (si disoni*le" sinon cli+ueC
si!le!ent sur 4 A=outer 3$% 8ar e-e!le our 4 El(!ents de ce t;e !i!e3" ce
*outon affic,era l(cran suivant :
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' 5@)*+
Une fois les ara!'tres de la condition valid(s" on retourne sur l(cran de
l(tae M% Une liste de condition se construit dans le *loc 4 0(su!( 3% &l est donc
ossi*le da=outer lusieurs conditions%
<alideC l(tae M en cli+uant sur 4 Auivant 3% :(tae 2 er!et de c,oisir laction
2 r(aliser our les (l(!ents +ui r(ondent 2 la condition de l(tae M% Elle se
r(sente de la !6!e !ani're +ue l(tae M% 7n c,oisit dans un re!ier te!s
laction 2 r(aliser :
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' 5()*+
:es actions les lus nota*les sont :
$ Coier l(l(!ent vers une destination
$ D(lacer l(l(!ent vers une destination
$ Envo;er un courriel 2 des utilisateurs
7n c,oisit ensuite les ara!'tres de laction en cli+uant sur 4 D(finir les
ara!'tres et A=outer 3% 8ar e-e!le" ici" dans le cas de 4 Coier l(l(!ent vers
une destination 3" il faut faire le c,oi- de la destination :
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' 5,)*+
En cli+uant sur le lien" on eut d(finir lesace de destination our la coie des
(l(!ents concern(s ar la r'gle%

<alideC enfin en cli+uant sur 4 7K 3 afin de asser 2 la 3
'!e
(tae :
Cette derni're (tae er!et denregistrer d(finitive!ent la r'gle% &l faut d(=2
indi+uer sont t;e :
$ 4 Entrant 3 : signifie +ue la r'gle ne sali+uera +ue sur le contenu
arrivant dans lesace (cr(ation ou d(lace!ent vers lesace en cours$
$ 4 Aortant 3 : signifie +ue la signifie +ue la r'gle ne sali+uera +ue sur le
contenu sortant dans lesace (suression ou d(lace!ent vers un
autre esace +ue lesace en cours$
$ 4 Mis 2 =our 3 : en cas de !ise 2 =our dun contenu%
&l est i!ortant de donner un titre et une descrition significative 2 la r'gle%
Enfin les cases 2 coc,er er!ettent de d(finir des otions sul(!entaires sur
la r'gle :
$ 4 Ali+uer la r'gle au- sous5esaces 3 : les sous5esaces *(n(ficieront
auto!ati+ue!ent de la !6!e r'gle%
$ 4 E-(cuter la r'gle en t1c,e de fond 3 : e-(cutera la t1c,e en arri're lan"
utile en cas de traite!ent sur des fic,iers volu!ineu-%
$ 4 D(sactiver une r'gle 3 : our conserver la r'gle !ais annuler son
e-(cution te!oraire!ent%
Cli+ueC enfin sur 4 Fer!iner 3 our finaliser la r'gle%
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' 5-)*+
= CIECN-IN ) CIECN-OUT
=0( =0( &rse"tat!o" du c$ec:-!" ) c$ec:-out &rse"tat!o" du c$ec:-!" ) c$ec:-out
:a fonctionnalit( de c,ec?5in / c,ec?5out dAlfresco facilite le travail colla*oratif
sur un docu!ent en (vitant les c,evauc,e!ents lors de l(dition du docu!ent
ar lusieurs colla*orateurs%
&l er!et de r(server un docu!ent et donc de le verrouiller" et de le re!ettre 2
disosition des autres une fois les !odifications effectu(es% :e travail 2
lusieurs sur un docu!ent au !6!e !o!ent est i!ossi*le%
=0, =0, Ut!l!sat!o" du c$ec:-!" ) c$ec:-out Ut!l!sat!o" du c$ec:-!" ) c$ec:-out
:a re!i're (tae est de cr(er une coie de travail du docu!ent concern(" en
cli+uant sur le lien 4 E-traire une coie de travail 3 (4 c,ec?5out 3$ de la vue
d(tail dun docu!ent%
Alfresco de!ande ensuite oB cr(er cette coie de travail :
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' 55)*+
C,oisir 4 Dans lesace courant 3 conviendra 2 la luart des utilisations% En cli+uant
ensuite sur le *outon 4 E-traire une coie de travail 3%
Ceci a our effet :
$ De cr(er la coie de travail 2 lendroit d(sir( : elle orte le !6!e no! +ue
loriginal suivi de 4 (Coie de travail$ 3%
$ <errouiller le fic,ier original%
Cli+ueC sur 7K our revenir 2 la vue 4 d(tails 3 du fic,ier original%
Dans lesace courant" on retrouve donc 2 docu!ents identi+ues : le fic,ier original
et la coie de travail :
:icEne 2 cot( du fic,ier original indi+ue +uil a (t( verrouill( : il nest donc lus
ossi*le de le !odifier" sauf en cli+uant sur de sa vue 4 D(tails 3 (2
(viter our une utilisation correcte du c,ec?5in/c,ec?5out$%
Note : Aeul le rEle de coordinateur a le droit de travailler sur les coies locales des
autres utilisateurs% Ce nest as le cas des autres rEles%
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' 5*)*+
8our effectuer des !odifications sur la coie de travail" cli+ueC sur % Alfresco
roosera le t(l(c,arge!ent du fic,ier :
:a coie de travail (tant sur votre oste" vous ouveC effectuer les !odifications
n(cessaires% Une fois celles5ci ter!in(es" il faut !ettre 2 =our la coie de travail%
8our ce faire" il faut cli+uer sur 4 Mettre 2 =our 3 dans la vue 4 D(tails 3 de la coie de
travail :
/ote : :e lien 4 !ettre 2 =our 3 est aussi disoni*le sur l(cran de navigation dans
lesace" en cli+uant sur la fl'c,e d(liant le !enu d(roulant :
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' 5+)*+
7n retrouve le for!ulaire classi+ue denvoi de docu!ent dAlfresco :
Cli+ueC sur 4 Mettre 2 =our 3 our valider lenvoi du docu!ent% Alfresco retourne sur
la age de d(tail de la coie de travail :
Attention" il est ossi*le +uAlfresco ne r(5e-trait as 2 nouveau les !(tadonn(es de
la nouvelle coie de travail (titre" taille" descrition" etc$% Celles affic,(es euvent
donc 6tre erron(es% 8our allier 2 cela" il faut" au !6!e endroit" cli+uer sur le lien
4 :ancer une action 3 et c,oisir laction 4 E-traire les c,a!s !(tadata classi+ues de
l(l(!ent 3 :
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' 5=)*+
:a coie de travail (tant 2 =our" et si les !odifications sont ter!in(es" il faut les
r(ercuter sur le fic,ier original% 8our ceci" sur la vue d(tail de la coie de travail" il
faut cli+uer sur (4 c,ec?5in 3$:
:a re!i're case naura deffet +ue si le versionning est activ( (voir lus *as$%
:a seconde case er!ettra de orter les !odifications dans le fic,ier original" !ais
conservera la coie de travail% :e cas (c,(ant" elle sera d(truite%
En cli+uant sur 4 Arc,iver 3" les !odifications sont valid(es% :e fic,ier original est !is
2 =our et est d(verrouill( si la coie de travail na as (t( conserv(e%
8our annuler une coie de travail sans !ettre 2 =our loriginal (et donc d(verrouiller
ce dernier$" il suffit de cli+uer sur sur la vue 4 D(tails 3 de la
coie de travail%
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' 5>)*+
> LE 1ERSIONIN.
>0( >0( &rse"tat!o" du 1ers!o"!"% &rse"tat!o" du 1ers!o"!"%
:e versionning" utilis( con=ointe!ent avec les fonctionnalit(s de c,ec?5
in/c,ec?5out dAlfresco" er!et de g(rer auto!ati+ue!ent diff(rentes versions
dun docu!ent en si!lifiant :
$ la gestion des versions : !ineures ou !a=eures
$ la re!ise en service dune ancienne version
$ la !ont(e de version auto!ati+ue avec les coies de travail
>0, >0, Ut!l!sat!o" du 1ers!o"!"% Ut!l!sat!o" du 1ers!o"!"%
:e versionning nest as activ( ar d(faut% &l faut lactiver sur c,a+ue docu!ent
en cli+uant sur 4 Activer la gestion des versions3 sur le vue 4 D(tails 3 :
Avec lactivation des versions" une re!i're version est auto!ati+ue!ent cr((e :
la M%0%
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' 5?)*+
RearEue : le versionning peut !tre appliu automatiuement " tous les
nouveaux documents dun espace par une rgle de contenu. #l suffit de c$oisir
dappliuer cette rgle " tous les documents entrants de lespace et de leur
a%outer laspect & 'ersionnable (.
A c,a+ue !ise 2 =our du docu!ent ar le lien 4 Mettre 2 =our 3" une version
!ineure sera auto!ati+ue!ent cr((e :
&l est ossi*le de t(l(c,arger c,a+ue version en cli+uant sur 4 <isualiser 3% 8our
re!ettre une ancienne version co!!e version courante" il suffit donc de
t(l(c,arger lancienne ar ce !6!e lien uis de !ettre 2 =our le docu!ent en le
re!laPant ar lancienne version%
Attention" co!!e our le c,ec?5in/c,ec?5out" il est ossi*le +uAlfresco ne r(5
e-trait as 2 nouveau les !(tadonn(es de la nouvelle coie de travail (titre"
taille" descrition" etc$% Celles affic,(es euvent donc 6tre erron(es% 8our allier
2 cela" il faut" au !6!e endroit" cli+uer sur le lien 4 :ancer une action 3 et
c,oisir laction 4 E-traire les c,a!s !(tadata classi+ues de l(l(!ent 3 :
:ors de lutilisation con=ointe du versionning et du c,ec?5in/c,ec?5out" il est
ossi*le de c,anger de version !a=eure en ne coc,ant as la case 4 C,ange!ent
!ineur 3 lors de larc,ivage de la coie de travail :
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' *@)*+
&l est (gale!ent ossi*le de !ettre un co!!entaire sur la version" +ui
aaraitra 2 co!!e ceci :
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' *()*+
? LA RECIERCIE
?0( ?0( La rec$erc$e s!4le La rec$erc$e s!4le
:a rec,erc,e si!le er!et deffectuer une rec,erc,e 2 artir dun ou lusieurs
!ots% &l suffit our cela de saisir le te-te voulu dans la *arre de rec,erc,e" en
,aut 2 droite et de valider en au;ant sur 4 Entr(e 3 ou en cli+uant sur :
:es r(sultats de rec,erc,e aaraissent" en !ontrant les r(sultats ar esaces"
et ar contenus :
8ar d(faut la rec,erc,e si!le va renvo;er tous les contenus et les esaces
contenant dans leur no! le te-te rec,erc,(% 8our les contenus" elle va
(gale!ent renvo;er ceu- +ui ont le te-te dans le contenu du docu!ent (ar
e-e!le dans le fic,ier 8D9" .ord" etc%$%
&l est ossi*le de filtrer ces r(sultats en cli+uant sur dans la *arre de
rec,erc,e% Un sous5!enu aarait :
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' *,)*+
?0, ?0, La rec$erc$e a8a"ce La rec$erc$e a8a"ce
:a rec,erc,e avanc(e est accessi*le via le sous5!enu r(sent( dans la
rec,erc,e si!le (ci5dessus$% :e for!ulaire suivant aaraJt :
:e c,a! de te-te 4 0ec,erc,er 3 corresond au te-te 2 rec,erc,er" de la !6!e
!ani're +ue dans la rec,erc,e si!le% :es otions avanc(es er!ettent
da=outer des crit'res 2 la rec,erc,e" sur les !(ta5infor!ations des contenus et
des esaces%
&l suffit ensuite de re!lir les conditions sou,ait(es% 8our les listes d(roulantes"
il faut enser 2 coc,er la case corresondante% 8ar e-e!le" our a=outer le
crit're dune rec,erc,e sur un (l(!ent valide en 200X :

Une fois tous les crit'res sou,ait(s renseign(s" il faut cli+uer sur 4 0ec,erc,er 3
afin de lancer la rec,erc,e%
En cli+uant sur les
fl'c,es" on d(lie
les otions de
rec,erc,es%
7tions de
rec,erc,e ar!i
les !(ta5
infor!ations
standards%
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' *-)*+
:es r(sultats dune rec,erc,e avanc(e sont affic,(s de la !6!e faPon +ue our
une rec,erc,e standard%
En revanc,e" on eut acc(der 2 une nouvelle daction : enregistrer la rec,erc,e
avanc(e +ui vient d6tre effectu(e" via le *outon 4 Actions sul(!entaires 3%
Ce faisant" l(cran suivant saffic,e" er!ettant de donner un no! et une
descrition 2 cette rec,erc,e :
&l est ossi*le de rendre cette rec,erc,e accessi*le au- autres utilisateurs en
coc,ant la case corresondante%
8our utiliser cette rec,erc,e" il suffit de se rendre sur l(cran de rec,erc,e
avanc(e et de la s(lectionner dans le !enu d(roulant de la *arre de titre :
En la s(lectionnant" la rec,erc,e avanc(e va r(5ara!(trer le for!ulaire de la
rec,erc,e avanc(e%
:a c,ose i!ortante 2 retenir est donc +ue ce ne sont as les r(sultats de
rec,erc,e +ui sont enregistr(s" !ais les crit'res de rec,erc,e% C)est525dire +ue
les r(sultats dune rec,erc,e enregistr(e euvent varier 2 c,a+ue lance!ent" en
fonction des (volutions des docu!ents dans Alfresco (suression" a=out"
!odification" etc%$
:iste d(roulante oB sont affic,(es
les rec,erc,es enregistr(es
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' *5)*+
(@ LE 7ORNFLO7
(@0( (@0( Not!o"s de 7or:flo; Js!4leK Not!o"s de 7or:flo; Js!4leK
Un rocessus de >or?flo> consiste en un c;cle de validation dun contenu% Un
contri*uteur cr(e un docu!ent% Une autorit( de u*lication valide ou non ce
docu!ent% En cas de validation" une action de u*lication est effectu(e Y dans le
cas contraire" le docu!ent eut 6tre d(truit" ou relac( en attente de
!odifications etc @
(@0, (@0, Ut!l!sat!o" du 7or:flo; INRIA Ut!l!sat!o" du 7or:flo; INRIA
Dans le cadre de l&/0&A" il sagira our un docu!ent" sil est sou!is au
rocessus de .or?flo>" d6tre lac( dans un esace d(di( 4 en attente de
validation 3%
<otre coordinateur aura alors la ossi*ilit( de valider ou non le docu!ent% En
cas de validation" celui5ci sera d(lac( vers un esace 4 roduction 3" sinon" il
sera d(lac( vers un esace ael( 4 *rouillon 3%
(@0- (@0- M!se e" 4lace M!se e" 4lace
<oici les (taes de cette !ise en lace (ar un ad!inistrateur" ou un
coordinateur$ :
$ Cr(ation" dans lesace c,oisi" dun esace 4 .or?flo> 3 2 artir du
!od'le 4 .or?flo> Ai!le 3 (issu du dictionnaire des donn(es$% Cet
esace oss'dera auto!ati+ue!ent les trois sous5esaces (nonc(s
r(c(de!!ent%
$ Aller dans le sous5esace 4 roduction 3" et dans l(cran de gestion des
r'gles de contenu% Configurer laction suivante : co"d!t!o" : tout
contenu / action : envoyer un courriel / dtails : type entrant. <ous
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' **)*+
devreC avoir configur( lenvoi de courriel au- utilisateurs de votre c,oi-"
et ne as coc,er la case 4 ali+uer au- sous5esaces 3$%
$ 9aites de !6!e dans le sous5esace 4 *rouillons 3" en configurant lenvoi
de courriel (cette fois5ci dans le cas dun refus de validation$ au-
utilisateurs de votre c,oi-%
<oici" ar e-e!le" la r'gle our lesace roduction :
Enfin" vous devreC configurer les droits des diff(rents contri*uteurs /
utilisateurs sur ces esaces (sans doute : lecteur et contri*uteur dans 4 en
attente de validation 3" lecteur dans 4 roduction 3 et 4 *rouillons 3$%
N# :
En cr(ant le !od'le desace 4 .or?flo> Ai!le 3" A!ile a (gale!ent !is en
lace une r'gle de contenu" sur lesace 4 en attente de validation 3% Celle5ci a
donc (t( conserv(e lors+ue vous aveC cr(( lesace >or?flo> 2 artir de ce
!od'le%
&l eut 6tre utile our vous de connaJtre cette r'gle (ar ailleurs visi*le dans
l(cran de gestion des r'gles de contenu de lesace 4 en attente de validation 3 $:
/ous avons configur( laction telle +ue : co"d!t!o" : tout contenu / act!o" :
ajouter un workflow basique llment / tO4e : entrant.
Ainsi" cette action er!et la c,ose suivante : 2 c,a+ue arriv(e dun contenu
dans lesace 4 en attente de validation 3" d(clenc,e!ent du rocessus .or?flo>
si!le% En loccurrence" ce contenu roosera les actions 4 valider 3 et
4 refuser 3" +ui" une fois s(lectionn(es" d(laceront le docu!ent vers lesace
corresondant%
INRIA Alfresco
Rdacteur : Roa!" Delala"de - #r!ce C$affa"%eo" &a%e "' *+)*+
7n o*serve la r'gle de
contenu r(d(finie dans le
!od'le desace 4 >or?flo>
si!le 3

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