Recomendao n 37, de 15 de agosto de 2011

Texto Original
Recomendao n 46/2013
Recomenda aos Tribunais a observncia das
normas de funcionamento do Programa
Nacional de Gesto Documental e Memria
do Poder Judicirio Proname e de seus
instrumentos.

O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE JUSTIA, no
uso de suas atribuies constitucionais e regimentais;
CONSIDERANDO que a Constituio Federal dispe no art. 216,
2, caber administrao pblica a gesto da documentao governamental
e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem;
CONSIDERANDO que a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991,
estabelece a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, determina ser
dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a
documentos de arquivos como instrumento de apoio administrao,
cultura e ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e
informao;
CONSIDERANDO que a mencionada Lei n 8.159, no seu art. 20,
define a competncia e o dever inerente dos rgos do Poder Judicirio
Federal de proceder gesto de documentos produzidos em razo do
exerccio das suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e
secretarias, bem como de preservar os documentos e facultar o acesso aos
documentos queles sob a sua guarda;
CONSIDERANDO que a Lei n 9.605, de 12 de fevereiro de 1998,
no seu art. 62, tipifica a destruio de arquivos como crime contra o
patrimnio cultural;
CONSIDERANDO o disposto na Lei n 11.419, de 19 de dezembro
de 2006, sobre a gerao, a tramitao, o acesso e a guarda de processos
judiciais e documentos em meio eletrnico;
CONSIDERANDO a necessidade de assegurar a autenticidade, a
integridade, a segurana, a preservao e o acesso de longo prazo dos
documentos e processos em face das ameaas de degradao fsica e de
rpida obsolescncia tecnolgica de hardware, software e formatos;
CONSIDERANDO a necessidade de fomentar as atividades de
preservao, pesquisa e divulgao da histria do Poder Judicirio, bem como
das informaes de carter histrico contidas nos acervos judiciais;

RESOLVE:

I) Recomendar aos rgos do Poder Judicirio, descritos no art.
92, II a VIII da Constituio Federal, a observncia das normas de
funcionamento do Programa Nacional de Gesto Documental e Memria do
Poder Judicirio (Proname) e de seus instrumentos.
II) A Gesto Documental no Poder Judicirio o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento de documentos institucionais produzidos e
recebidos pelas instituies do Judicirio no exerccio das suas atividades,
independentemente do suporte em que a informao encontra-se registrada.
III) Recomenda-se para a Gesto Documental no Poder
Judicirio:
a) a manuteno dos documentos em ambiente fsico ou
eletrnico seguro e a implementao de estratgias de preservao desses
documentos desde sua produo e pelo tempo de guarda que houver sido
definido;
b) a classificao, a avaliao e a descrio documental, mediante
a utilizao de normas, planos de classificao e tabelas de temporalidade
documental padronizadas, visando preservar as informaes indispensveis
administrao das instituies, memria nacional e garantia dos direitos
individuais;
c) a padronizao das espcies, tipos, classes, assuntos e
registros de movimentao de documentos e processos;
d) a adoo de critrios de transferncia e de recolhimento dos
documentos e processos das unidades administrativas e judiciais para a
unidade de gesto documental;
e) a orientao de magistrados e de servidores das instituies do
Judicirio sobre os fundamentos e instrumentos do Proname;
f) a adoo do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados
de Gesto de Processos e Documentos (MoReq-Jus);
g) a constituio de unidades de gesto documental e de
comisses permanentes de avaliao documental (CPADs) nas instituies do
Poder Judicirio.
h) no caso de estabelecimento de convnios com rgos ou
entidades de carter histrico, cultural e universitrio, para auxlio nas
atividades do Poder Judicirio de gesto documental, que tal se d em
coordenao com as comisses permanentes de avaliao documental
existentes nos Tribunais e nas suas unidades subordinadas. (Acrescentado
pela Recomendao n 46, de 17 de dezembro de 2013)
1 O auxlio de rgos ou entidades de carter histrico, cultural
e universitrio poder ser no tratamento, disponibilizao de acesso,
descrio do acervo e difuso da informao contida na documentao
judicial. (Acrescentado pela Recomendao n 46, de 17 de dezembro
de 2013)
2 O tratamento, a descrio e a divulgao do acervo devero
atender aos critrios de respeito intimidade, vida privada, honra e
imagem das pessoas, bem como s liberdades e s garantias individuais.
(Acrescentado pela Recomendao n 46, de 17 de dezembro de
2013)
3 No poder ser estabelecido convnio para a transferncia de
guarda definitiva da documentao, mas apenas a custdia temporria de
documentos para atendimento do seu objeto, pelo prazo mximo de 3 (trs)
anos, renovvel at o prazo mximo de 5 (cinco) anos. Findo o prazo, a
documentao em cedncia dever ser devolvida ao rgo produtor
correspondente, que concluir sua destinao. (Acrescentado pela
Recomendao n 46, de 17 de dezembro de 2013)
IV) So instrumentos do Proname:
a) os sistemas informatizados de gesto de documentos e
processos administrativos e judiciais, bem como os mtodos desses
sistemas, essenciais identificao do documento institucional de modo
inequvoco em sua relao com os outros documentos;
b) o Plano de Classificao (Tabelas Processuais Unificadas) e a
Tabela de Temporalidade dos Processos Judiciais do Poder Judicirio;
c) o Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade dos
Documentos da Administrao do Poder Judicirio;
d) a Lista de Verificao para Baixa Definitiva de Autos;
e) a Lista de Verificao para Eliminao de Autos Findos;
f) o Fluxograma de Avaliao, Seleo e Destinao de Autos
Findos;
g) o Plano para Amostra Estatstica Representativa; e
h) o Manual de Gesto Documental do Poder Judicirio;
V) Os instrumentos do Proname encontram-se disponveis no
portal do Conselho Nacional de Justia <www.cnj.jus.br> e sero atualizados
e alterados, sempre que necessrio.
VI) O Plano de Classificao (Tabelas Processuais Unificadas) e a
Tabela de Temporalidade dos Processos Judiciais do Poder Judicirio estaro
registrados no Sistema Gestor de Tabelas Processuais do Poder Judicirio,
sob a responsabilidade do Comit do Proname.
VII)O Comit do Proname, coordenado pelo Secretrio Geral do
CNJ ou por juiz por ele designado, com o apoio do Departamento de
Pesquisas Judicirias, integrado por representantes de todos os segmentos
do Poder Judicirio, nos termos da Portaria no 616, de 10 de setembro de
2009, do CNJ, e tem como atribuies:
a) elaborar, atualizar e publicar no portal do CNJ os instrumentos
de gesto documental;
b) encaminhar proposies complementares ao programa e
presente Recomendao para apreciao do CNJ;
c) acompanhar a aplicao da presente Recomendao e sugerir
medidas que entender necessrias ao CNJ.
VIII) Podero ser institudas Comisses Permanentes de
Avaliao Documental nos Tribunais e nas suas unidades subordinadas, com
a responsabilidade de:
a) orientar e realizar o processo de anlise e avaliao da
documentao produzida e acumulada no seu mbito de atuao;
b) identificar, definir e zelar pela aplicao dos critrios de valor
secundrio (histrico, probatrio, informativo, etc.) dos documentos e
processos;
c) analisar e aprovar os editais de eliminao de documentos e
processos da instituio.
d) Recomenda-se que as Comisses Permanentes sejam
compostas, no mnimo, pelos seguintes tcnicos:
d.1) servidor responsvel pela unidade de gesto documental;
d.2) bacharel em Arquivologia;
d.3) bacharel em Histria;
d.4) bacharel em Direito.
e) A critrio das Comisses, podero ser convidados a integr-las
servidores das unidades organizacionais, referidas nos documentos a serem
avaliados, bem como profissionais ligados ao campo de conhecimento de que
trata o acervo objeto da avaliao, podendo ser substitudos aps a concluso
dos trabalhos relativos s respectivas unidades ou reas de conhecimento.
f) Podero ser indicados magistrados para atuarem junto s
Comisses Permanentes de Avaliao Documental.
IX) Os documentos do Poder Judicirio so classificados como
correntes, intermedirios ou permanentes:
a) correntes: aqueles que estiverem em tramitao ou que,
mesmo sem movimentao, constiturem objeto de consultas frequentes;
b) intermedirios: aqueles que, por conservarem ainda algum
interesse jurisdicional ou administrativo, mesmo no sendo de uso corrente
pelas reas emitentes, estiverem aguardando eliminao ou recolhimento
para guarda permanente;
c) permanentes: aqueles de valor histrico, probatrio e
informativo, que devam ser definitivamente preservados no suporte em que
foram criados.
X) Os documentos e processos de guarda permanente constituem
o fundo arquivstico das instituies do Poder Judicirio e:
a) devem ser disponibilizados para consulta sem, contudo, colocar
em risco a sua adequada preservao;
b) no podero ser eliminados, mesmo que digitalizados.
XI)Os processos com trnsito em julgado e documentos em
arquivo intermedirio que no sejam de valor permanente no precisaro ser
digitalizados para a eliminao.
XII) Os autos fsicos que forem digitalizados para a tramitao
eletrnica no podero ser objeto de arquivamento definitivo at o trnsito
em julgado.
XIII) facultado aos magistrados, em relao aos processos em
que tenham atuado, bem como s entidades de carter histrico, cultural e
universitrio, a apresentao s Comisses Permanentes de Avaliao
Documental de proposta fundamentada de guarda definitiva de processo.
(Alterado pela Recomendao n 46, de 17 de dezembro de 2013)
XIV)Os Processos com decises transitadas em julgado sero
definitivamente arquivados quando no necessitarem de diligncia do juzo
processante, da secretaria da unidade judiciria respectiva e de terceiros
designados para atuar na lide ou eventualmente alcanados pelo julgado,
conforme a Lista de Verificao para Baixa Definitiva de Autos.
XV) A eliminao dos processos com decises transitadas em
julgado dever ser precedida do registro de dados e das informaes
processuais no sistema processual e do atendimento s exigncias da Lista
de Verificao para Eliminao de Autos Findos, de forma que, a qualquer
tempo, seja possvel a expedio de certides sobre o processo.
XVI) A temporalidade mnima e a destinao dos processos
judiciais com trnsito em julgado sero registradas no sistema gestor de
tabelas processuais unificadas do CNJ.
a) Os Tribunais Superiores, os Tribunais de Justia, o Conselho da
Justia Federal e o Conselho Superior da Justia do Trabalho podero
estabelecer prazos de guarda dos documentos e processos superiores
temporalidade registrada no Sistema Gestor de Tabelas Processuais do CNJ,
de forma a adequ-los s peculiaridades locais e regionais.
b) Vencido o prazo de guarda, a destinao de cada documento ou
processo poder ser alterada pela comisso de avaliao documental da
instituio, com base em fatos supervenientes que possam ter ocorrido em
relao a ele.
XVII) A eliminao dos autos de aes judiciais transitadas em
julgado, processos e documentos administrativos definitivamente arquivados
nas instituies do Poder Judicirio ser precedida de publicao de extrato
do edital de eliminao em dirio oficial do rgo e o inteiro teor na sua
pgina na internet.
a) Dever ser consignado um prazo de 45 (quarenta e cinco) dias
aps a publicao do edital para o atendimento a possveis solicitaes de
documentos ou processos pelas suas partes.
b) Os recursos que formarem autos, os embargos execuo e
outros processos que no existem de forma autnoma devero ser remetidos
para a instituio de origem ou nela mantidos para eliminao concomitante
com o processo principal.
c) Os agravos de instrumentos, recursos em sentido estrito em
matria criminal processados por instrumento e incidentes processuais
autuados em apartado podero ser eliminados, independentemente do
processo principal, imediatamente aps o traslado das peas originais no
existentes neste, e sem necessidade de publicao de edital de eliminao.
(Alterado pela Recomendao n 46, de 17 de dezembro de 2013)
d) As aes rescisrias tero a mesma destinao final atribuda
ao feito que lhe deu origem, cuja destinao ficar suspensa at a baixa da
ao rescisria.
XVIII) Sero de guarda permanente o inteiro teor de sentenas,
decises terminativas, acrdos e decises recursais monocrticas;
armazenados em base de dados, em livro eletrnico ou impresso ou retirados
dos autos que sero eliminados.
XIX) Sero de guarda permanente os processos em que
suscitados Incidente de Uniformizao de Jurisprudncia e Arguies de
Inconstitucionalidade, bem como os que constiturem precedentes de
Smulas, Recurso Repetitivo e Repercusso Geral.
a) Os processos nas condies do caput sero objeto de anotao
na Tabela de Temporalidade quando constiturem classes ou assuntos
prprios. Em caso contrrio, devero ser objeto de indicao pelos rgos
julgadores s instncias de origem para fim de anotao nos sistemas
processuais.
XX) Ser preservada uma amostra estatstica representativa do
universo dos documentos dos autos judiciais findos destinados eliminao.
Palavras-chave: Recomendacao n 37, Atos Presidencia, Recomendacao
(Alterado pela Recomendao n 46, de 17 de dezembro de 2013)
XXI) A eliminao de documentos institucionais realizar-se-
mediante critrios de responsabilidade social e de preservao ambiental, por
meio da reciclagem do material descartado, ficando autorizada sua
destinao a programas de natureza social.
XXII) Os tribunais que j possuam instrumentos de gesto
documental aprovados, no precisaro realizar nova avaliao e destinao
dos documentos j avaliados.
XXIII) Encaminhe-se cpia desta Recomendao a todos os
Tribunais.

Ministro Cezar Peluso