FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

SEMINARIO DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS

19 Julio 2014


Organigramas: Normas generales para su
preparacin.

Manuales Administrativos.

Reorganizacin Administrativa.





Fortalecer la formacin integral de los
estudiantes egresados, para el
rendimiento del examen complexivo



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Concepto
Representacin grfica de la
estructura orgnica de una
institucin o de una de sus
reas, en la que se muestran las
relaciones que guardan entre s
los rganos que la componen.


Objeto
Es el instrumento idneo para plasmar y
transmitir en forma grfica y objetiva la
composicin de una organizacin
Utilidad

Proporciona una imagen formal de la organizacin.
Facilita el conocimiento de una organizacin, as
como de sus relaciones de jerarqua.
Representa un elemento tcnico valioso para el
anlisis organizacional.
Constituye una fuente autorizada de consulta.
Requisitos Fundamentales

Precisin: en los organigramas, las unidades
administrativas y sus interrelaciones deben
definirse con exactitud.

Sencillez: debe ser muy simple, para que se
comprenda fcilmente.
Requisitos Fundamentales

Uniformidad: para facilitar su interpretacin conviene
homogenizar las lneas y figuras que se utilicen en su
diseo.

Presentacin: en su preparacin deben considerarse
criterios tcnicos y de servicio, en funcin de su objetivo.

Vigencia: debe mantenerse actualizado (nombre de quien
lo prepar y fecha de autorizacin o actualizacin)
Clasificacin de organigramas

Por su naturaleza:

MICROADMINISTRATIVOS: una sola organizacin.

MACROADMINISTRATIVOS: involucran a ms de
una organizacin.

MESOADMINISTRATIVOS: consideran una o ms
organizaciones de un mismo sector.

Por su mbito:

GENERALES: representan nicamente a los
rganos principales de la institucin y sus
relaciones bsicas.


ESPECFICOS: se refieren nicamente a una
dependencia o unidad administrativa en
concreto.
Clasificacin de organigramas



Organigrama General

Organigrama Especfico
Clasificacin de organigramas

Por su contenido:

INTEGRALES: representacin grfica de todas
las unidades administrativas de una
organizacin y sus relaciones de jerarqua o
dependencia.
Organigrama Integral o Estructural

Clasificacin de organigramas

FUNCIONALES Y DE FUNCIONES: incluyen las
principales funciones, adems de las unidades y
sus interrelaciones.

Es de utilidad para capacitar al personal y
presentar a la organizacin en forma general.
Organigrama Funcional y de Funciones

Clasificacin de organigramas

DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES O
NOMINAL: indican para cada unidad
administrativa los puestos y el nmero de plazas
existentes o necesarias. Tambin pueden
incorporar los nombres de las personas que
ocupan las plazas.
Organigrama de Puestos, Plazas y
Unidades o Nominal

Clasificacin de organigramas

Por su presentacin:

VERTICALES: presentan las unidades de arriba hacia
abajo, el rgano de mayor jerarqua est colocado en la
parte superior, desagregando los diferentes niveles
jerrquicos en forma escalonada, y las relaciones entre
las unidades se representan por lneas verticales.

Son los de uso ms generalizado en la administracin,
por lo cual se recomienda su uso en los manuales de
organizacin.
Organigrama Vertical

Clasificacin de organigramas

HORIZONTALES: despliegan las unidades de izquierda
a derecha y colocan el rgano superior en el extremo
izquierdo, los niveles jerrquicos se ubican en las
columnas y las relaciones entre las unidades se
representan por lneas horizontales.
Organigrama Horizontales

Clasificacin de organigramas

MIXTOS: esta presentacin utiliza combinaciones
verticales y horizontales para ampliar las posibilidades
de graficacin. Se recomienda su utilizacin en el caso
de organizaciones con un gran nmero de unidades
administrativas.
Organigrama Mixto vertical - horizontal

Diseo de organigramas

1.FIGURAS: los elementos grficos esenciales
para la elaboracin de organigramas son las
figuras (comnmente rectngulos) para
presentar las unidades administrativas y las
lneas de conexin para expresar los grados de
autoridad y responsabilidad, as como la clase
de relacin entre los rganos de la institucin.

2. FORMA: es recomendable representarlas bajo un solo
tipo de figura y estandarizar el tamao de la misma.

3. DIMENSIN: los rectngulos que forman parte de un
organigrama deben tener dimensiones semejantes.

4. COLOCACIN DE LAS FIGURAS: se debe tener
presente el nivel jerrquico que ocupa la unidad dentro de
la organizacin y es importante tomar en cuenta la clase o
tipo de organigrama que se desea elaborar.

a) RELACIN LINEAL: en ella la
autoridad y la responsabilidad se
transmite mediante una sola lnea.

b) RELACIN DE AUTORIDAD
FUNCIONAL: relacin de mando
especializado. Se representa por medio
de lneas cortas de trazo fino discontinuo


LNEAS DE CONEXIN: muestran los diferentes tipos de
relaciones que se dan entre las unidades administrativas.




c) RELACIN DE COORDINACIN:
tiene por objeto interrelacionar las
actividades que realizan diferentes
unidades de la organizacin. Se
representa por medio de lneas
largas de trazo descontinu.


d) RELACIN DE ASESORA : existe entre unidades que
brindan informacin tcnica o conocimientos especializados a
unidades de lnea.


ASESORA INTERNA: es la que
proporcionan las unidades asesoras,
que forman parte de la estructura
organizacional, a los rganos de lnea.
(estn conformadas con recursos de la
empresa).


Se representan por medio de lneas continuas de trazo fino
colocadas perpendicularmente a la lnea de mando de la
unidad a la cual se adscriben.

ASESORA EXTERNA: es la
que suministran unidades
asesoras a los rganos de
lnea, que aunque forman parte
del grfico de la organizacin,
desempean sus funciones en
forma independiente de sta.

Su colocacin en el organigrama se hace a travs de
lneas de trazo discontinuo colocadas
perpendicularmente a la lnea de mando de la unidad de
la cual dependen jerrquicamente.

Recomendaciones para las lneas de conexin

Utilizar un trazo ms grueso para las lneas que
interconectan las figuras rectangulares, que el que se
utiliza para trazar las figuras.

Las lneas de conexin no deben terminar con flechas
orientadas hacia abajo, porque se rompe el principio
de autoridad-responsabilidad.

Recomendaciones para las lneas de conexin

Todas las unidades que dependen de un superior
deben quedar vinculadas a l por una sola lnea.

Evitar todos los trazos y tramos injustificados.

Mantener el mismo grosor de las lneas de
interconexin en todo el organigrama.

Procedimiento para elaborar o actualizar
organigramas

1. AUTORIZACIN PARA REALIZAR EL ESTUDIO:
debe emanar del titular de la organizacin apoyado
por los niveles de decisin, en especial por el
responsable del rgano administrativo.

2. INTEGRACIN DEL EQUIPO DE TRABAJO:
personal compenetrado en la materia.

3.DETERMINACIN DEL PROGRAMA DE
TRABAJO: planeacin de actividades plasmada en
un documento (grfica de Gantt).

4.CAPTACIN DE INFORMACIN: entrevistas con
los empleados, revisar archivos y documentos.

5.CLASIFICACIN Y REGISTRO DE LA
INFORMACIN: ordenarse en carpetas, y utilizar
equipos de computo.



6.ANLISIS DE INFORMACIN: analizar los datos
obtenidos con el fin de detectar contradicciones o
duplicidad de funciones.

7.DISEO DEL ORGANIGRAMA: integracin del
documento con las opciones de estructuras
especficas.
Para superar a los dems hay que crecer
en conocimiento.






Los manuales administrativos son
documentos que sirven como
medios de comunicacin y
coordinacin que permiten
registrar y transmitir en forma
ordenada y sistemtica la
informacin de una organizacin.

Objetivos de los Manuales

a) Instruir al persona, acerca de aspectos tales como:
objetivos, funciones, relaciones, polticas,
procedimientos , normas, entre otros.

b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad
administrativa para deslindar responsabilidades, evitar
duplicidad y detectar omisiones.

c) Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores
asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el
trabajo.
Objetivos de los Manuales

d) Servir como medio de integracin y orientacin al
personal de nuevo ingreso, facilitando su
incorporacin a las distintas funciones operacionales.

e) Proporcionar informacin bsica para la planeacin e
implementacin de reformas administrativas.

f) Permite conocer el funcionamiento interno por lo que
respecta a descripcin de tareas, ubicacin,
requerimientos y a los puestos responsables de su
ejecucin.
Objetivos de los Manuales

g) Auxilian en la induccin del puesto y al
adiestramiento y capacitacin del personal ya que
describen en forma detallada las actividades de cada
puesto.

h) Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos
de un sistema.

i) Interviene en la consulta de todo el personal.


Objetivos de los Manuales

j) Que se desee emprender tareas de simplificacin de
trabajo como anlisis de tiempos, delegacin de
autoridad, entre otros.

k) Para establecer un sistema de informacin o bien
modificar el ya existente.

l) Para uniformar y controlar el cumplimiento de las
rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria.


Objetivos de los Manuales

ll) Determina en forma mas sencilla las responsabilidades
por fallas o errores.

m) Facilita las labores de auditoria, evaluacin del control
interno y su evaluacin.

n) Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo
que deben hacer y como deben hacerlo.

Objetivos de los Manuales


o) Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar
duplicaciones.

p) Construye una base para el anlisis posterior del
trabajo y el mejoramiento de los sistemas,
procedimientos y mtodos.


Clasificacin de los Manuales Administrativos

POR SU CONTENIDO:
Se refiere al contenido del manual para cubrir una
variedad de materias, dentro de este tipo tenemos
los siguientes:

Manual de Historia: Su propsito es proporcionar
informacin histrica sobre el organismo: sus
comienzos, crecimiento, logros, administracin y
posicin actual.

Clasificacin de los Manuales Administrativos

Manual de organizacin: Su propsito es exponer
en forma detallada la estructura organizacional
formal a travs de la descripcin de los objetivos,
funciones, autoridad y responsabilidad de los
distintos puestos, y las relaciones.

Manual de polticas: Consiste en una descripcin
detallada delos lineamientos a se seguidos en la
toma de decisiones para el logro de los objetivos

Clasificacin de los Manuales Administrativos

Manual de procedimientos: Es la expresin analtica
de los procedimientos administrativos a travs delos
cuales se canaliza la actividad operativa del
organismo.

Manual de contenido mltiple: Cuando el volumen
de actividades, de personal o simplicidad de la
estructura organizacional, no justifique la
elaboracin y utilizacin de distintos manuales.

Clasificacin de los Manuales Administrativos

POR SU FUNCIN ESPECFICA:
Esta clasificacin se refiere a una funcin
operacional especifica a tratar.

Manual de produccin: Consiste en abarcar la
necesidad de interpretar las instrucciones en base a
los problemas cotidianos tendientes a lograr su
mejor y pronta solucin.

Clasificacin de los Manuales Administrativos

Manual de compras: El proceso de comprar debe
estar por escrito; consiste en definir el alcance de
compras, definir la funcin de comprar, los mtodos
a utilizar que afectan sus actividades.

Manual de ventas: Consiste en sealar los aspectos
esenciales del trabajo y las rutinas de informacin
comprendidas en el trabajo de ventas.

Clasificacin de los Manuales Administrativos

Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito
las responsabilidades financieras en todos los niveles
de la administracin.

Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios
y tcnicas de la contabilidad.

Manual de personal: Abarca una serie de
consideraciones para ayudar a comunicar las
actividades y polticas de la direccin superior en lo
que se refiere a personal.

Clasificacin de los Manuales Administrativos

Manual tcnico: Trata acerca de los principios y tcnicas
de una funcin operacional determinada.

Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales
explican, las labores, los procesos y las rutinas de un
puesto en particular, son comnmente mas detallados
que un manual de procedimientos.

Clasificacin de los Manuales Administrativos

POR SU MBITO DE APLICACIN GENERAL:

Manuales generales de organizacin: Este es producto de la
planeacin organizacional y abarca todo el organismo,
indicando la organizacin formal y definiendo su estructura
funcional.

Manual general de procedimientos: Este es tambin resultado
de la planeacin, contiene los procedimientos de todas las
unidades orgnicas que conforman en un organismo social, a
fin de uniformar la forma de operar.



Clasificacin de los Manuales Administrativos

POR SU MBITO DE APLICACIN GENERAL:

Manual general de polticas: Se refiere a presentar por escrito
los deseos y actitud de la direccin superior.

Manual especfico de reclutamiento y seleccin: Se refiere a
una parte de una rea especifica (personal). Y contiene la
definicin uniforme respecto al reclutamiento y seleccin
personal en una organizacin.

Manual especfico de auditoria interna: Consiste en agrupar
lineamientos, instrucciones de aplicacin especifica a
determinados tipos de actividad.
Planeacin y Elaboracin de Manuales

Para la elaboracin o actualizacin de los Manuales
Administrativos de una Dependencia o Entidad se pueden
considerar las siguientes etapas:

a) Planeacin del Trabajo
b) Aplicacin de Tcnicas de Investigacin
c) Anlisis de la Informacin
d) Estructuracin del Manual
e) Validacin de la Informacin
f) Autorizacin del Manual
g) Distribucin y Difusin
h) Revisin y Actualizacin

a) Planeacin del trabajo

Para establecer un programa de trabajo es
necesario designar al grupo de personas que
elaborarn los manuales.

Debe hacerse un estudio preliminar que permita
conocer las funciones y actividades que se realizan
en las reas a trabajar, a travs de fuentes ms
representativas como son:

a) Planeacin del trabajo

Los documentos jurdicos y administrativos de la
institucin, que son base para la realizacin de las
funciones de la Dependencia o Entidad.

Archivos documentales de la Dependencia o Entidad.

Los Manuales Administrativos existentes.

Los directivos y empleados, por el conocimiento de las
actividades y las limitaciones divergencias en cuanto a la
documentacin existente.



b) Aplicacin de Tcnicas de Investigacin


Investigacin documental.
Entrevista.
Cuestionario.
Observacin Directa

c) Anlisis de la Informacin

Para facilitar el anlisis de la informacin podemos
apoyarnos con los cuestionamientos siguientes:

Qu trabajo se hace
Para qu se hace?
Quin lo hace?
Cmo se hace?
Con qu se hace?
Cundo se hace?
d) Estructuracin del Manual

1 Redaccin. Se debe tomar en cuenta a quienes se va a dirigir
el manual, de manera que el vocabulario utilizado sea claro,
sencillo, preciso y comprensible, procurando no utilizar siglas ni
abreviaturas.

2 Elaboracin de diagramas. Su elaboracin deber hacerse
empleando las ms sencillas y conocidas en el medio,
uniformando su presentacin a fin de facilitar la comprensin
de los mismos.

3 Formato. Debe tomarse en cuenta que el manual presentado
sea fcil de leer, consultar, estudiar y conservar

e) Validacin de la Informacin

La validacin la lleven a cabo los
responsables de las reas a las que
corresponden los manuales, con la finalidad
de que la informacin que se presenta en
ellos, sea acorde con las atribuciones y las
actividades que realizan.

f) Autorizacin del Manual

Debemos darle la formalidad al documento
solicitando la autorizacin del titular de la
Dependencia o Entidad, o bien del rea a la
que corresponda el documento.
Si tenemos seis palitos verticales,
Cmo podemos formar el uno, aumentando
cuatro palitos ms?
Concepto de Organizacin

Es un proceso que parte de la especializacin y
divisin del trabajo para agrupar y asignar
funciones a unidades especificas e
interrelacionadas por lneas de mando,
comunicacin y jerarqua con el fin de contribuir al
logro de objetivos comunes de un grupo de
personas.

Alcance y fuentes de un cambio organizacional

Cuando se cambia una organizacin se afecta en
forma directa toda su composicin, ya que sus
efectos se traducen a nivel horizontal y vertical en
el organigrama.

Debido a ello, la formulacin de una propuesta de
reorganizacin tiene que fundamentar las causas
que la originan y su rea de influencia.

Internas

Necesidad de incrementar la rapidez de
respuesta.
Lentitud en el flujo de recursos econmicos.
Cambio de estrategias.
Funcionalidad tcnica.
Deteccin de problemas operativos internos.


Internas

Dificultades en el proceso de toma de
decisiones.
Expansin de la organizacin.
Como resultado de una iniciativa para mejorar
el desempeo.
Para asegurar una ventaja competitiva.

Externas

Cambio en la situacin del mercado.
Presin de la competencia.
Modificacin de la condiciones econmicas
del pas.
Comportamiento del consumidor.
Cambios en el marco legal.
Externas

Como propuestas de cmaras o grupos de
afiliacin.
Por acuerdos intra organizacionales.
En atencin a convenios y/o tratados
nacionales o internacionales.
Por demanda de los grupos de inters.
Marco terico

La reorganizacin se ha dividido en dos partes
para su mejor manejo y utilizacin:

1. Visin Clsica.

2. Enfoque Alternos.



Visin Clsica
Principios de organizacin




Departamentalizacin:

Las operaciones, actividades y funciones constituyen los
elementos principales de la departamentalizacin, las cuales se
definen de la manera siguiente:

a) Operacin: etapas fsicas y mentales del trabajo.

b) Actividad: operaciones establecidas para una finalidad
establecida.

c) Funcin: grupo de actividades afines necesarias para alcanzar
los objetos de una organizacin.


Jerarquizacin:

Es estableces lneas de autoridad a travs de los distintos
niveles organizacionales y delimitar la responsabilidad de
cada empleado ante un solo superior inmediato.

Lnea de mando:

Estas lneas se relacionan estrechamente con la
jerarquizacin porque simbolizan el enlace entre las
unidades y constituyen el elemento estructural de los
organigramas ya que representan grficamente la delegacin
de autoridad mediante niveles jerrquicos.
Unidad de mando:

Es conveniente que una unidad administrativa no tenga mas que
un solo titular, lo que evita la duplicidad de mando y posibles
conflictos de autoridad.
Autoridad:

Es la facultad de dirigir las acciones, adoptar decisiones y girar
ordenes para que se realice alguna actividad o se acate una
decisin.
Responsabilidad:

Es la exigencia que tiene todo individuo u rgano administrativo de
cumplir las acciones encomendadas y de rendir cuentas de
ejecucin a la autoridad correspondiente.


Autoridad funcional:

Por lo general, este tipo de autoridad, que se basa en el
conocimiento experto, se asigna a unidades que tienen a su cargo
funciones de apoyo o asesora, aunque tambin puede recaer en
unidades de lnea.
Tramo de control:

Es el nmero de unidades administrativas que dependen directamente
de un rgano superior.

Comunicacin:

Es un proceso reciproco en que las unidades y las personas
intercambian informacin con un propsito determinado.

- Comunicacin Formal.

- Comunicacin Informal.
Delegacin, descentralizacin y desconcentracin

La delegacin de autoridad: se define como el acto de facultar y
responsabilizar a un subordinado para que tome decisiones, emita
instrucciones y haga que se cumplan.

Descentralizacin: en el sector privado se entiende como la tendencia
a distribuir la autoridad para el buen funcionamiento de la organizacin;
en el sector pblico, es la accin de crear o transferir facultades a
organismos con personalidad jurdica y patrimonios propios.

Desconcentracin: es un recurso intermedio de descentralizacin,
constituye un modo de administracin por el cual se transfieren
funciones de ejecucin y operacin, a la vez que se delegan facultades
de decisin en una unidad tcnico-administrativa y en un mbito
territorial determinado.

Caractersticas de los Niveles Administrativos

Funciones que caracterizan al nivel superior directivo:

Definir el marco de actuacin de la organizacin.

Formular las estrategias corporativas y de negocio de la
organizacin.

Establecer polticas para la toma de decisiones en todos
los niveles de la organizacin.

Definir las prioridades de la organizacin a corto, mediano
y largo plazo.


Funciones que caracterizan al nivel superior:

Definir las estrategias funcionales de la organizacin.

Elaborar y ejecutar programas, y estableces
objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo.

Coordinar la implementacin de las funciones
sustantivas y de apoyo.

Establecer sistemas de control, supervisin y
evaluacin de las naciones.

Funciones que caracterizan al nivel operativo:


Alcanzar las metas de trabajo en sus areas.

Organizar, coordinar y dirigir el desarrollo de las
actividades bajo su responsabilidad.

Aplicar los sistemas, procesos, funciones,
procedimientos, programas, proyectos mediante
mtodos especficos de trabajo.





Estimaciones de Costos

Las propuestas de cambios afectan los presupuestos y
programas operativos autorizados por la organizacin,
puesto que modifican el nmero de unidades
administrativas incluidas en el organigrama, con la
consecuente reduccin o ampliacin del nmero de
puestos y plazas destinados a cada rea.


Costo total:
Reorganizar no solo implica gastos en las planillas si no
tambin en contabilidad, administracin, transportes y
mobiliario.

Costo administrativo:

Los movimientos en la estructura orgnica representan
variaciones que tambin pueden incidir en ele costo de
operacin.

Costo-beneficio:
Los ajustes a la estructura y forma de operar representan un
costo que se refleja en el consumo de recursos, por lo que
deben justificarse con resultados especficos.

Sistemas de informacin

Un proyecto de reorganizacin requiere de un
anlisis a los sistemas de informacin ya en uso,
para ello conoceremos esos sistemas:

Sistemas de procesamiento de transacciones.
Sistemas de informacin administrativos.
Sistemas de apoyo a las decisiones.
Sistemas de informacin estratgicos.
Sistemas personales de informacin.
Sistemas integrales de informacin.

ALTO
No lo olvides


La mejor forma de aprender es poner
en prctica los conocimientos
adquiridos




GRACIAS POR SU ATENCIN!



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ing.marysaltos@hotmail.com