Tesis

UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACIN A DISTANCIA

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

TESIS PREVIA A LA OBTENCIN DEL TITULO DE
LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA CPA
TEMA:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL Y
ADMINISTRACION DE BIENES DE LARGA DURACION DEL
CUERPO DE BOMBEROS DE RIOBAMBA, AO 2010
_________________________________________________________________________

ELABORADO POR:

ALEXANDRA HERRERA
RIOBAMBA

2011
i

C E R T I F I C O:

Haber revisado el presente trabajo de investigacin, que se ajusta a las normas
establecidas por la Universidad Tecnologa Equinoccial UTE; por tanto, autorizo
su presentacin para que se proceda con los trmites correspondientes.

Riobamba, junio 2011

.
DIRECTOR DE TESIS

ii

DERECHO DE AUTORA

Las opiniones vertidas en la presente Tesis de Grado, es de exclusiva
responsabilidad de la autora, y el patrimonio intelectual pertenece a la Universidad
Tecnolgica Equinoccial UTE

iii

AGRADECIMIENTO

A DIOS, ser supremo que ha forjado mi destino, y que me ha permitido llegar a
concluir con este gran objetivo.

A la Universidad Tecnolgica Equinoccial - UTE, Programa de Contabilidad y
Auditora, Modalidad de Educacin a Distancia, a sus Docentes, quienes
ayudaron a forjarme con tica, profesionalismo y mstica al trabajo.

De manera especial, mi agradecimiento al Director de Tesis, y a los distinguidos
Miembro del Tribunal de Grado, por su apoyo y colaboracin en la conduccin de
la presente investigacin.

Al Cnel. Roberto Snchez Prez, Comandante del Cuerpo de Bomberos de
Riobamba, a los funcionarios, personal administrativo, operativo y de servicios,
por las facilidades brindadas durante el transcurso y desarrollo de la tesis.

Mi profundo reconocimiento de admiracin y gratitud para todos.

La Autora

iv

DEDICATORIA

l presente trabajo lo dedico a DIOS por ser el regente de mi vida y por la
fortaleza que me ha dado para llegar a culminar mi carrera profesional. A
mis PADRES y HERMANOS ejemplo de virtud y trabajo, gracias por su
comprensin y apoyo incondicional.

Alexandra

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N D I C E

PORTADA
CERTIFICADO
DERECHO DE DE AUTORA
AGRADECIMIENTO
DEDICATORIA

INTRODUCCIN

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ii
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NDICE DE CONTENIDOS

CAPITULO I

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1. CONTEXTUALIZACIN
1.2. ANLISIS CRTICO
1.3. PROGNSIS
1.4. FORMULACIN DEL PROBLEMA
1.5. PREGUNTAS DIRECTRICES
1.6. DELIMITACIN DEL PROBLEMA
1.7. JUSTIFICACIN
1.8. OBJETIVOS
1.8.1. Objetivo General
1.8.2. Objetivos Especficos

CAPITULO II

2. MARCO TERICO
2.1. EL CONTROL
2.1.1. Definicin de Control
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2.1.2. Elementos del Control
2.1.3. Requisito de un Buen Control
2.1.4. Importancia del Control
2.1.5. Bases del Control
2.1.6. reas del Control
2.1.7. Pasos del proceso de Control
2.1.8. Principios de Control
2.1.9. Reglas del Proceso de Control
2.1.10. Tcnicas para el Control
2.2. LOS BIENES DE LARGA DURACIN
2.2.1. Concepto
2.2.2. Definicin
2.2.3. Clasificacin
2.2.4. Caractersticas
2.2.5. Naturaleza
2.2.6. Contabilidad y Registro
2.2.7. Inventarios Parciales
2.2.8. Inventario General
2.2.9. Tomas Fsicas
2.2.10. Medidas de Proteccin y Seguridad
2.3. MARCO LEGAL
2.4. MARCO CONCEPTUAL

CAPITULO III

3. METODOLOGA
3.1. ENFOQUE
3.2. MODALIDAD BSICA DE INVESTIGACIN
3.3. NIVELO TIPO DE INVESTIGACIN
3.4. MTODO
3.5. POBLACIN DE LA MUESTRA
3.6. RECOLECCIN DE INFORMACIN

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3.7. PROCESAMIENTO Y ANLISIS
3.8. TRATAMIENTO Y ANLISIS DE DATOS
3.9. ANLISIS DE RESULTADOS

CAPITULO IV

4. SITUACIN DIAGNOSTICA
4.1. ANTECEDENTES
4.2. SITUACION ACTUAL DE LA INSTITUCION
4.3. BASE LEGAL
4.4. NATURALEZA Y FINES
4.5. OBJETIVOS INSTITUCIONALES
4.6. SERVICIOS
4.7. FILOSOFA INSTITUCIONAL
4.7.1. La Misin Institucional
4.7.2. La Visin Institucional
4.7.3. Los valores Corporativos
4.7.4. Principios
4.8. ESTRUCTURA ORGNICA INTERNA
4.8.1. Niveles Jerrquicos
4.8.2. Recursos Institucionales
4.8.3. Organigrama Estructural
4.9. CONTROL Y ADMINISTRACIN DE LOS BIENES DE LARGA
DURACIN
4.10. ESTRUCTURA FINANCIERA

CAPITULO V

5. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL Y ADMINISTRACIN
DE BIENES DE LARGA DURACIN DEL CUERPO DE BOMBEROS DE
RIOBAMBA
5.1. INTRODUCCIN
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5.2. OBJETIVOS
5.3. JUSTIFICACIN
5.4. AMBITO DE APLICACIN
5.5. BASE JURDICA
5.6. BASE CONCEPTUAL
5.7. ORGANIZACIN DE LA UNIDAD DE CONTROL DE BIENES DE
LARGA DURACIN
5.7.1. Organizacin Estructural
5.8. PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL Y ADMINISTRACIN DE
BIENES DE LARGA DURACIN
5.8.1. Ingresos y Egresos
5.8.1.1. Ingresos por Adquisicin
5.8.1.2. Ingresos por Donacin
5.8.1.3. Ingresos por Traspaso de Bienes de Larga Duracin
5.8.2. Procesos Previos al Egreso de Bienes de Larga Duracin
5.8.2.1. Egresos por enajenacin y Baja de Bienes de Larga Duracin
5.8.2.2. Egreso por Traspaso de Bienes de Larga Duracin
5.8.2.3. Baja de Activos Fijos por Hurto, Robo y Caso Fortuito
5.8.3. Movimientos Internos de Bienes de Larga Duracin
5.8.4. Contabilizacin y Registro
5.8.4.1. Dinmica Contable
5.8.4.2. Adiciones, mejoras y reparaciones
5.8.4.3. El Principio de Costo Histrico
5.8.4.4. Estimaciones
5.8.4.5. Plan de Cuentas
5.8.4.6. Consideraciones para el Clculo de la Depreciacin
5.8.5. Nivel de Responsabilidad en la Administracin, Custodia y Control
5.8.5.1. Responsabilidad en la administracin
5.8.5.2. Responsabilidad en el Registro y Control Contable
5.8.5.3. Responsabilidad en la Custodia y Control Fsico
5.8.5.4. Responsabilidad en el Uso y la Conservacin
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5.8.6. Entrega Recepcin
5.8.6.1. Procedencia
5.8.6.2. Comisin de Recepcin de Bienes
5.8.6.3. Entrega Recepcin de Bienes entre Entidades
5.8.6.4. Entrega Recepcin por Cambio del Responsable / Custodio
5.8.7. Inventario y Constatacin Fsica
5.8.7.1. Inventario Parcial
5.8.7.2. Inventario General
5.8.7.3. Toma de Inventarios
5.8.8.1. Objetivo
5.8.8.2. Plizas de Seguros Clases
5.8.8.3. Personal de Seguridad y Seguridad de Instalaciones
5.8.8.4. Seguridad de Bienes, Equipos e Instalaciones
5.8.8.5. Funcionarios y Empleados que deben presentar Caucin

CAPITULO Vl

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1. CONCLUSIONES
6.2. RECOMENDACIONES

BIBLIOGRAFIA

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NDICE DE GRFICOS

Grfico No. 1 Existe un Manual de Control y Ad. de Bienes
Grfico No. 2 Recibo lo bienes con acta entrega -recepcin
Grfico No. 3 Conoce en detalle los bienes que tiene a su cargo
Grfico No. 4 Se repone los bienes perdidos
Grfico No. 5 Se atiende oportunamente los requerimientos de bienes
Grfico No. 6 Ha sido Ud. caucionado por los bienes a su cargo
Grfico No. 7 Se realizan constataciones fsicas peridicamente
Grfico No. 8 Se realizan constataciones fsicas de los bienes
Grfico No. 9 Los bienes estn asegurados
Grfico No. 10 En manual de procedimientos contribuye a mejorar el control
en la administracin de los bienes del C.B.R.
Grfico No. 11 Organigrama Estructural del Cuerpo de Bomberos de
Riobamba
Grfico No. 12 Organigrama Estructural del rea Administrativa
Grfico No 13 Flujograma de Procesos de Ingresos por Adquisicin
Grfico No. 14 Flujograma de Procesos de Donacin
Grfico No. 15 Flujograma de Procesos por Traspaso de Bienes
Grfico No. 16 Flujograma de Procesos de Traspaso entre Departamentos y
Unidades Administrativas
Grfico No. 17 Flujograma de Procesos de Baja de Activos
Grfico No. 18 Terrenos
Grfico No. 19 Cadena de Responsabilidades
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NDICE DE TABLAS

Tabla No. 1 Existe un Manual de Control y Ad. de Bienes
Tabla No. 2 Recibo lo bienes con acta entrega -recepcin
Tabla No. 3 Conoce en detalle los bienes que tiene a su cargo
Tabla No. 4 Se repone los bienes perdidos
Tabla No. 5 Se atiende oportunamente los requerimientos de bienes
Tabla No. 6 Ha sido Ud. caucionado por los bienes a su cargo
Tabla No. 7 Se realizan constataciones fsicas peridicamente
Tabla No. 8 Se realizan constataciones fsicas de los bienes
Tabla No. 9 Los bienes estn asegurados
Tabla No.10 En manual de procedimientos contribuye a mejorar el control
en la administracin de los bienes del C.B.R.

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INTRODUCCIN

En el Cuerpo de Bomberos de Riobamba, provincia de Chimborazo, el control de
los bienes de larga duracin se ha venido administrando de una manera
inadecuada lo que ha conllevado a que la informacin financiera no sea confiable,
veraz y oportuna, para su control se han basado en la buena fe, la intuicin y la
buena voluntad; no se han seguido los pasos del proceso de control de activos
fijos establecidos por los Organismos de Control. Todo esto incide en la gestin
administrativa financiera, puesto que la Direccin no ha podido tomar
oportunamente decisiones adecuadas y hacer correctivos del caso.

Por lo anteriormente sealado, se puede evidenciar claramente que se ha
realizado un trabajo de investigacin relacionado con el tema de control y
administracin de los inventarios, lo que garantiza que el Manual de
Procedimientos de Control y Administracin de Bienes de Larga Duracin basado
en normas y principios de control contable de actualidad permita mejorar la
informacin econmica financiera en la Institucin, todo ello con el afn de que
se cuente con un instrumento gil, dinmico y til.

Tomando en consideracin de que la informacin financiera constituye la columna
vertebral de una empresa y que en base de ella se puede tomar decisiones de
tipo econmico financiero e inclusive de tipo administrativo, el Manual de
Procedimientos de Control y Administracin de Bienes de Larga Duracin para el
Cuerpo de Bomberos, permitir una correcta aplicacin para tomar correctivos a
tiempo, incidiendo directamente en los resultados del ejercicio econmico
financiero.

La tica con que se realice esta investigacin, permitir que el documento final
sirva como fuente de consulta nica, y en el cual se enfoquen normas, principios y
xiii

polticas claras a seguirse para elaborar la informacin financiera clara y efectiva
en este tipo de organizaciones.
Bajo este contexto se propuso la elaboracin del Manual de Procedimientos de
Control y Administracin de Bienes de Larga Duracin para el Cuerpo de
Bomberos de Chimborazo, con la finalidad de que permita la presentacin
oportuna, veraz y confiable de la informacin financiera para que la Direccin
tome decisiones efectivas y eficaces en bien de la Institucin.

E Primer Captulo establece y determina la problemtica de la investigacin a
travs del planteamiento y formulacin del problema, la justificacin del estudio, el
establecimiento de los objetivos, etc.

El Segundo Captulo trata sobre el Marco Terico del Manual de Procedimientos,
el Control y los Bienes de Larga Duracin y el Marco Conceptual de la
investigacin.

El Tercer Captulo comprende la caracterizacin del Cuerpo de Bomberos de
Riobamba, en el mismo que entre otros aspectos presenta los antecedentes de
creacin, determinacin de su estructura orgnica y se realiza un anlisis interno
en donde se profundiza sobre los problemas de la administracin y control de los
bienes de larga duracin.

En el Cuarto Captulo se desarrolla la propuesta, es decir el Manual de
Procedimientos de Control y Administracin de los Bienes de Larga Duracin para
el Cuerpo de Bomberos de Riobamba, detallando los procedimientos que se
tienen que realizar para el ingreso, egreso, baja y traspaso de los bienes, as
como los medios de seguridad y proteccin.

Finalmente el trabajo termina con la presentacin de conclusiones y
recomendaciones con el propsito de que se lleve adecuadamente el control y la
administracin de los bienes de larga duracin en el Cuerpo de Bomberos de la
Ciudad de Riobamba.

xiv

RESUMEN

El Cuerpo de Bomberos es una institucin de Derecho Pblico eminentemente
tcnica y dependiente del Ministerio de Inclusin Econmica y Social al servicio
de la sociedad ecuatoriana, destinados especficamente a defender a las
personas y a sus propiedades contra el fuego, socorrer en catstrofes o siniestros
y efectuar acciones de salvamento, rigindose a las disposiciones de la Ley de
Defensa contra Incendios y sus Reglamentos.

La presente propuesta sobre Manual de Procedimientos de Control y
Administracin de Bienes de Larga Duracin del Cuerpo de Bomberos de
Riobamba, Ao 2010, permitir un control eficiente y oportuno basado en la
necesidad de generar capacidades de decisin y operativas que faciliten e
impulsen, los procesos para lograr resultados efectivos en el manejo de los bienes
de larga duracin de la institucin.

Para el diseo del Manual de Procedimientos de Control y Administracin de
Bienes de Larga Duracin, se utiliz el mtodo de observacin directa y anlisis
de documentos internos de la institucin, mismos que facilitaron obtener
informacin necesaria para elaborar los contenidos de la propuesta.

El objetivo general de la Propuesta se estableci bajo los siguientes trminos:
Contar con un instrumento administrativo, que permita establecer los mecanismos
adecuados de registro y control de los bienes de larga duracin, mediante la
descripcin de sus caractersticas fsicas y tcnicas, su costo, localizacin y
asignacin de los mismos, as como su autorizacin correspondiente para su alta,
transferencia y baja, con el objeto de mantener permanentemente actualizado el
inventario de los bienes de larga duracin del Cuerpo de Bomberos de Riobamba.

xv

A travs del anlisis y diagnstico situacional, se lleg a la conclusin de que el
Cuerpo de Bomberos de Riobamba, no cuenta con un adecuado control de los
bienes de larga duracin; el inventario esta desactualizado, lo que ha conllevado a
que exista desfases en los registros y a su vez la informacin no sea oportuna y
confiable.

Finalmente, se recomienda la implementacin del Manual de Procedimientos de
Control y Administracin de los Bienes de Larga Duracin, puesto que, ste
servir como una gua para un adecuado registro y soporte para la informacin
financiera eficaz y oportuna.

xvi

ABSTRACT

The Body of Firemen is an eminently technical institution of Public Right and clerk
from the Ministry of Economic and Social Inclusion to the service of the
Ecuadorian society, dedicated specifically to defend people and its properties
against the fire, to aid in catastrophes or catastrophes and to make salvage
actions, rigindose to the dispositions of the Law of Defense against Fires and its
Regulations.

The present proposed on "Manual of Procedures of Control and Administration of
Goods of Long Duration of the Body of Firemen of Riobamba, Year 2010", it will
allow an efficient and opportune control based on the necessity of generating
capacities of decision and operative that they facilitate and impel, the processes to
achieve effective results in the handling of the goods of long duration of the
institution.

For the design of the Manual of Procedures of Control and Administration of
Goods of Long Duration, it was used the method of direct observation and analysis
of internal documents of the institution, same that facilitated to obtain necessary
information to elaborate the contents of the proposal.

The general objective of the Proposal settled down under the following terms: To
have an administrative instrument that allows to establish the appropriate
mechanisms of registration and control of the goods of long duration, by means of
the description of their physical and technical characteristics, their cost,
localization and assignment of the same ones, as well as their corresponding
authorization for their discharge, transfer and drop, in order to maintaining
permanently up-to-date the inventory of the goods of long duration of the Body of
Firemen of Riobamba.

Through the analysis and diagnostic situational, you reached the conclusion that
the Body of Firemen of Riobamba, doesn't have an appropriate control of the
goods of long duration; the inventory this outdated one, what has borne to that
xvii

desfases exists in the registrations and in turn the information is not opportune and
reliable.

Finally, it is recommended the implementation of the Manual of Procedures of
Control and Administration of the Goods of Long Duration, since, this will serve
like a guide for an appropriate registration and support for the effective and
opportune financial information.
1

CAPTULO I

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1. CONTEXTUALIZACIN

Por historia se conoce que la valenta del ser humano permiti hacerle frente a los
grandes flagelos que por varias ocasiones destruyeron grandes ciudades. Existen
evidencias histricas de acciones de grupos de personas organizadas que
combatan los incendios en valle del Rin. A Julio Cesar, Marco Licino Craso se le
atribuye el mrito de haber sido el organizador del primer servicio contra incendios
de Roma.

Los Cuerpos de Bomberos dieron inicio a sus actividades desde la poca de la
conquista, inicialmente se denominaron Apaga Fuegos y era integrado por
personas voluntarias que tenan como fin combatir los tantos incendios que
afectaban a la comunidad. Sin embargo, se preciso con el tiempo, crear una
verdadera Institucin bomberil organizada y dotada de recurso humano
capacitado para tan loable y sin igual tarea. Fue el entonces, en la presidencia de
Vicente Rocafuerte, cuando se crea el Cuerpo de Bomberos de Guayaquil el 17
de Agosto de 1835. El 10 de Octubre de 1926 se declar "El Da del Bombero"; y
el 25 de octubre de 1930, el Honorable Congreso Nacional concedi al Cuerpo de
Bomberos el titulo de Benemrito como homenaje a esta singular especie de
varones que de forma decidida estn siempre dispuestos a prestar sus servicios a
la comunidad.

El nuestro pas, existen tres zonas de servicios contra incendios plenamente
delimitadas, las mismas que como instituciones derecho pblico estn destinadas
especficamente a defender a las personas y a sus propiedades contra el fuego,
socorrer en catstrofes o siniestros y efectuar acciones de salvamento, rigindose
a las disposiciones de la Ley de Defensa contra Incendios y sus Reglamentos.

2

En la provincia de Chimborazo, cada cantn y parroquias cuentan con un Cuerpo
de Bomberos. El Cuerpo de Bomberos del Cantn Riobamba, fue creado
mediante Acuerdo Ministerial Decreto No. 1534, en la Presidencia del Dr. Carlos
Julio Arosemena Tola.

Actualmente el Cuerpo de Bomberos de Riobamba, conformado por personal
rentado se encuentra bajo la direccin de su Primer Jefe, cuenta adems con una
infraestructura organizacional dotada de instalaciones funcionales, personal
tcnico capacitado, personal administrativo, as como tambin con una
Compaa en el sector oriental de la ciudad, formados para extinguir los
incendios, salvar vidas y propiedades, garantizar a los ciudadanos en general una
proteccin adecuada y desarrollar conciencia sobre la necesidad de prevenir los
fuegos. El Cuerpo de Bomberos de Riobamba, adems cuenta con el servicio de
Ambulancias, Rescate, Divisin de Materiales Peligrosos, para optimizar su
abnegada y valiente labor.

En este sentido, para cumplir con los objetivos institucionales, necesita de
equipos, vehculos, muebles, enseres y otros que deben ser utilizados de manera
adecuada y eficiente por los usuarios responsables, y para ello se hace necesario
un sistema de control interno que permita verificar, comprobar, vigilar, supervisar
y registrarlos apropiadamente, en base de lo que disponen los organismos de
control econmico, financiero y administrativo gubernamental.

De la visita preliminar se ha podido observar que el sistema de control actual
aplicado a los bienes de larga duracin, no es el ms adecuado, ya que existen
desfases en las cantidades reflejadas en los Balances con las de los registros
auxiliares, existen diferencias en las cuotas de depreciacin, se mantiene vigente
bienes dados de baja inflando los resultados de la informacin financiera. No
existen inventarios parciales por unidades administrativas y no se ha realizado la
entrega de los bienes a travs de actas, lo que ha limitado la responsabilidad en
el uso, mantenimiento y custodia. Esto ha provocado que se tenga que realizar
peridicamente ajustes a los inventarios con la finalidad de conciliar cantidades y
valores con registros de contables.
3

Por lo expuesto, se puede establecer que el control y la administracin eficaz de
los Bienes de Larga Duracin en el Cuerpo de Bomberos de Riobamba se
lograrn a travs de un Manual de Procedimientos Tcnicos aplicados de manera
lgica y oportuna.

1.2. ANLISIS CRTICO

El Cuerpo de Bomberos de Riobamba, necesita un mejor control de sus Bienes de
Larga Duracin, para evitar el mal uso, prdidas y subutilizacin por parte de los
usuarios custodios que perjudique a la institucin y la comunidad en general.

Si la institucin en el corto plazo no implementa un sistema de control y
administracin de los bienes de larga duracin efectivo, eficiente y eficaz, los
resultados reflejados en los informes financieros no sern reales, afectando a la
credibilidad e imagen de sus autoridades por factores controlables a travs de
procedimientos implcitos en las actividades cotidianas del Cuerpo de Bomberos o
por negligencia de ellos mismos.

1.3. PROGNSIS

Si el Cuerpo de Bomberos de Riobamba no utiliza y aplica mejores
procedimientos de control en la utilizacin, mantenimiento, custodia, etc., de los
bienes de larga duracin de su propiedad, los resultados econmicos y
financieros se vern afectados por las prdidas que esto implica al patrimonio
institucional.

La afectacin de los resultados se refleja por la mala utilizacin o subutilzacin de
los recursos materiales, humanos y tecnolgicos, as como tambin en la
responsabilidad por su cuidado y mantenimiento, etc., que obliga peridicamente
a realizar ajustes para conciliar registros y presentar informacin sin desfases.

4

1.4. FORMULACIN DEL PROBLEMA

Cmo afecta la falta de un Manual de Procedimientos de Control y
Administracin de Bienes de Larga Duracin en el Cuerpo de Bomberos de
Riobamba?

La no aplicacin de procedimientos de control y administracin, en el registro,
entrega recepcin, uso, mantenimiento y custodia, permite que la informacin
financiera refleja sobrevaloracin o subvaloracin, como es el caso de algunos
bienes obsoletos que no prestan ningn servicio y que se encuentran todava
registrados y no han sido dado de baja en el inventario general.

1.5. PREGUNTAS DIRECTRICES

a. La implementacin del Manual de Procedimientos de Control y
Administracin de los Bienes de Larga Duracin, evitar la mala utilizacin de
estos en el Cuerpo de Bomberos de Riobamba?

b. Los procedimientos de control y administracin de los bienes de larga
duracin aplicados actualmente en el Cuerpo de Bomberos de Riobamba son
inadecuados?

c. Los inventarios parciales de bienes asignados a cada Unidad Administrativa
permiten verificar el sustento de la informacin en balances?

d. A travs de la propuesta de Implementacin de un Manual de Procedimientos
de Control y Administracin de Bienes de Larga Duracin se podr mejorar la
utilizacin y responsabilidad de cada involucrado en los distintos procesos
operativos y administrativos de la institucin?

e. Los procedimientos de control y administracin propuestos permitir entregar
informacin real, veraz, confiable y oportuna?
5

1.6. DELIMITACIN DEL PROBLEMA

La investigacin abarca el perodo comprendido entre el 1 de enero al 31 de
diciembre del ao 2010 en el Cuerpo de Bomberos de Riobamba, de la parroquia
Maldonado, de la ciudad de Riobamba, Provincia de Chimborazo, en el
Departamento de Contabilidad.

- Campo: Control y Administracin

- rea: Inventarios de Bienes de Larga Duracin

- Tiempo: Enero a Diciembre/2010.

1.7. JUSTIFICACIN

El tema de investigacin propuesto es de gran inters, principalmente para
todas aquellas personas que quieren conocer los fundamentos del Control y
Administracin de los Bienes de Larga Duracin. En la actualidad existen
muchas organizaciones que necesitan conocer los procedimientos de control y
administracin de los inventarios de los activos fijos, constituyndose este
trabajo en un aporte para un manejo adecuado de los mismos.

El Cuerpo de Bomberos de Riobamba, constituida como una sociedad de
derecho, y cuyo fin es defender a las personas y a sus propiedades contra el
fuego, socorrer en catstrofes o siniestros y efectuar acciones de salvamento,
es importante que cuente con un Manual de Procedimientos de Control y
Administracin de Bienes de Larga Duracin, porque se ha venido trabajando
en forma emprica en lo que tiene relacin al manejo de los inventarios, si bien
existen registros, los mismos no cuentan con los respectivos respaldos que
justifiquen la toma de decisiones por parte del administrador. En tales
circunstancias, es el momento oportuno para que el Cuerpo de Bomberos
6

cuente con este instrumento que oriente los procedimientos de control, en
espera de obtener informacin confiable y veraz.

A travs del Manual de Procedimientos de Control y Administracin se
pretende contribuir a la empresa con un instrumento til y prctico, que
beneficia directamente al Cuerpo de Bomberos de Riobamba, y al personal
involucrado en los procesos de registro, custodia, mantenimiento y uso, ya que
al obtener informacin oportuna y fiable en un momento determinado se puede
tomar decisiones importantes que conlleven a una administracin eficaz.

La direccin de la institucin, est dispuesta a colaborar con la elaboracin de
este Manual, y para ello autoriz que se lleve a cabo la investigacin, cuyo
resultado ser factible de ejecutarlo, por lo que se espera ponerlo en prctica
inmediatamente.

1.8. OBJETIVOS


Elaborar el Manual de Procedimientos de Control y Administracin de los Bienes
de Larga Duracin del Cuerpo de Bomberos de Riobamba, que contribuya a
mejorar la informacin econmica - financiera institucional.

1.8.2. Objetivos Especficos

a. Determinar si los procedimientos aplicados actualmente son los ms
adecuados para evitar la subutilizacin, sobrevaloracin y subvaloracin de
los bienes de larga duracin.

b. Proporcionar una gua que permita una adecuada organizacin, segregacin
de funciones y delimitacin de responsabilidades en la administracin y
control de los bienes de larga duracin.

c. Disear y Establecer procedimientos adecuados para un correcto control y
administracin eficiente de los bienes de larga duracin de la institucin.
7

CAPTULO II

2. MARCO TERICO

2.1. EL CONTROL

El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las
actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales
coincidan con las operaciones planificadas. Todos los gerentes de una
organizacin tienen la obligacin de controlar; Por ejemplo, tienen que realizar
evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar las
ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave en la administracin.

2.1.1. Definicin de Control

El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una
empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y
una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de
la organizacin si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos
van de acuerdo con los objetivos. (Catcora, F. 2000).

2.1.2. Elementos del Control

El control es un proceso cclico y repetitivo. Est compuesto de cuatro elementos
que se suceden:

a. Establecimiento de estndares: Es la primera etapa del control, que
establece los estndares o criterios de evaluacin o comparacin. Un
estndar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluacin o
comparacin de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estndares; los cuales
se presentan a continuacin:

8

- Estndares de cantidad: Como volumen de produccin, cantidad de
existencias, cantidad de materiales primas, nmeros de horas, entre otros.

- Estndares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de
calidad de produccin, especificaciones del producto, entre otros.

- Estndares de tiempo: Como tiempo estndar para producir un
determinado producto, tiempo medio de existencias de un producto
determinado, entre otros.

- Estndares de costos: Como costos de produccin, costos de
administracin, costos de ventas, entre otros.

b. Evaluacin del desempeo: Es la segunda etapa del control, que tiene como
fin evaluar lo que se est haciendo.

c. Comparacin del desempeo con el estndar establecido: Es la tercera
etapa del control, que compara el desempeo con lo que fue establecido
como estndar, para verificar si hay desvo o variacin, esto es, algn error o
falla con relacin al desempeo esperado.

d. Accin correctiva: Es la cuarta y ltima etapa del control que busca corregir
el desempeo para adecuarlo al estndar esperado. La accin correctiva es
siempre una medida de correccin y adecuacin de algn desvo o variacin
con relacin al estndar esperado.
1

2.1.3. Requisitos de un buen Control

El control para un buen control cumple con los siguientes requisitos:

1
CATACORA, Fernando
.
Sistema de Control de Inventarios. 2da. Edic. Edit. Prentice Hill, Bogot, 2001.

9

Correccin de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de
planeacin, organizacin o direccin.

Previsin de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores
actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeacin, organizacin o
direccin.
2

2.1.4. Importancia del Control

El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeo de las actividades de los
subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organizacin se
estn llevando a cabo.

De aqu puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a
travs de esta funcin que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo
planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir
dichos errores.

Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a
posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en
parte, una labor de previsin. En este caso se puede estudiar el pasado para
determinar lo que ha ocurrido y porque los estndares no han sido alcanzados; de
esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se
cometan los errores del pasado.

Adems siendo el control la ltima de las funciones del proceso administrativo,
esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentacin respecto a
desviaciones significativas contra el desempeo planeado. La retroalimentacin
de informacin pertinente a partir de la funcin de control puede afectar el proceso
de planeacin.

2
dem 1. Pg. 34
10

2.1.5. Bases del Control

Se podra comenzar definiendo qu es una base. Bastara traer a nuestra
memoria y fijarnos en la clase de geometra cuando nos explicaban que un
tringulo est conformado por dos elementos principales: base y altura. Para
aquel entonces bastaba fijarnos en la parte inferior de la figura y darnos cuenta
que sin aquella base sera acaso posible la estabilidad del tringulo? Asimismo
funciona con el control organizacional y sus basamentos, podramos decir que el
control se basa en la consecucin de las siguientes actividades:

a. Planear y organizar

b. Hacer

c. Evaluar

d. Mejorar

Los objetivos son los programas que desea lograr la institucin, los que facilitarn
alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificacin y organizacin
para fijar qu debe hacerse y cmo.

El hacer es poner en prctica el cmo se planific y organiz la consecucin de
los objetivos. De ste hacer se desprende una informacin que proporciona
detalles sobre lo que se est realizando, o sea, ella va a esclarecer cules son los
hechos reales. Esta informacin debe ser clara, prctica y actualizada al evaluar.

El evaluar que no es ms que la interpretacin y comparacin de la informacin
obtenida con los objetivos trazados, se puedan tomar decisiones acerca de qu
medidas debe ser necesario tomar.

La mejora es la puesta en prctica de las medidas que resolvern las
desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.
3

3
dem 1. Pg. 38.
11

2.1.6. reas del Control

El control acta en todas las reas y en todos los niveles de la empresa.
Prcticamente todas las actividades de una empresa estn bajo alguna forma de
control o monitoreo.

Las principales reas de control en la empresa son:

Control de calidad: Corregir cualquier desvo de los estndares de calidad de
los productos o servicios, en cada seccin (control de rechazos, inspecciones,
entre otros).

Control de los tiempos: Por operario o por maquinaria; para eliminar
desperdicios de tiempo o esperas innecesarias aplicando los estudios de
tiempos y movimientos.

Control de inventarios: De materias primas, partes y herramientas, productos,
tanto subensamblados como terminados, entre otros.

Control de Operaciones Productivos: Fijacin de rutas, programas y
abastecimientos, entre otros.

Control de Desperdicios: Se refiere la fijacin de sus mnimos tolerables y
deseables.

Control de Mantenimiento y Conservacin: Tiempos de mquinas paradas,
costos, entre otros.

rea financiera: Es el rea de la empresa que se encarga de los recursos
financieros, como el capital, la facturacin, los pagos, el flujo de caja, entre
otros. Los principales controles en el rea financiera se presentan a
continuacin:

12

a. Control Presupuestario: Es el control de las previsiones de los gastos
financieros, por departamento, para verificar cualquier desvo en los gastos.

b. Control de Costos: Control global de los costos incurridos por la empresa,
ya sean costos de produccin, de ventas, administrativos (gastos
administrativos entre los cuales estn; salarios de la direccin y gerencia,
alquiler de edificios, entre otros), financieros como los intereses y
amortizaciones, prstamos o financiamientos externos entre otros.

c. rea de Recursos Humanos: Es el rea que administra al personal, los
principales controles que se aplican son los que siguen:

d. Controles de Asistencia y Retrasos: Es el control del reloj chequeador o del
expediente que verifica los retrasos del personal, las faltas justificadas por
motivos mdicos, y las no justificadas.

e. Control de vacaciones: Es el control que seala cuando un funcionario
debe entrar en vacaciones y por cuntos das.

f. Control de salarios: Verifica los salarios, sus reajustes o correcciones,
despidos colectivos, entre otros.
4

2.1.7. Pasos del Proceso de Control

El Proceso de Control sigue los siguientes pasos:

1. Establecer normas y mtodos para medir el rendimiento: Representa un plano
ideal, las metas y los objetivos que se han establecido en el proceso de
planificacin estn definidos en trminos claros y mensurables, que incluyen
fechas lmites especficas.

4
dem 1. Pg. 56
13

Esto es importante por los siguientes motivos:

a. En primer lugar; las metas definidas en forma vaga, por ejemplo, "mejorar
las habilidades de los empleados", estas son palabras huecas, mientras los
gerentes no comiencen a especificar que quieren decir con mejorar, que
pretenden hacer para alcanzar esas metas, y cuando.

b. Segundo lugar; las metas enunciadas con exactitud, como por ejemplo
"mejorar las habilidades de los empleados realizando seminarios
semanales en nuestras instalaciones, durante los meses de febrero y
marzo; se pueden medir mejor, en cuanto a exactitud y utilidad, que las
palabras huecas.

c. Y por ltimo; los objetivos mensurables, enunciados con exactitud, se
pueden comunicar con facilidad y traducir a normas y mtodos que se
pueden usar para medir los resultados. Esta facilidad para comunicar
metas y objetivos enunciados con exactitud resulta de suma importancia
para el control, pues algunas personas suelen llenar los roles de la
planificacin, mientras que a otras se les asignan los roles de control.

2. Medir los resultados: En muchos sentidos ste es el paso ms fcil del
proceso de control; las dificultades, presuntamente se han superado con los
dos primeros pasos. Ahora, es cuestin de comparar los resultados medidos
con las metas o criterios previamente establecidos. Si los resultados
corresponden a las normas, los gerentes pueden suponer "que todo est bajo
control.

3. Tomar medidas correctivos: Este paso es necesario si los resultados no
cumplen con los niveles establecidos (estndares) y si el anlisis indica que
se deben tomar medidas. Las medidas correctivas pueden involucrar un
cambio en una o varias actividades de las operaciones de la organizacin.

14

4. Retroalimentacin: Es bsica en el proceso de control, ya que a travs de la
retroalimentacin, la informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo
al correr del tiempo.

Siempre ser necesario dar a conocer los resultados de la medicin a ciertos
miembros de la organizacin para solucionar las causas de las desviaciones. Se
les pueden proporcionar los resultados tanto a los individuos cuyas actuaciones
son medidas, como a sus jefes, o a otros gerentes de nivel superior y los
miembros del staff. Cada decisin tendr sus ventajas e inconvenientes y
depender del tipo de problema que se desee afrontar. En todo caso, la
informacin debe darse de la forma ms objetiva posible. Pierde eficacia cuando
se incluyen en ellas sentimientos, suposiciones personales, crticas,
interpretaciones, juicios, etc. Parece que cuando muchas personas intervienen en
la comunicacin de los resultados, incluidos el personal de staff o los supervisores
y es difcil ser neutrales, aumenta el riesgo de que surjan el conflicto y actitudes
defensivas en los empleados que estn siendo controlados.
5

2.1.8. Principios de Control

1. Equilibrio: A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarle el
grado de control correspondiente. De la misma manera la autoridad se delega
y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario
establecer los mecanismos suficientes para verificar que se estn cumpliendo
con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada est siendo
debidamente ejercida.

Ningn control ser vlido si no se fundamenta en los objetivos, por tanto es
imprescindible establecer medidas especficas de actuacin, o estndares,
que sirvan de patrn para la evaluacin de lo establecido mismas que se
determinan con base en los objetivos. Los estndares permiten la ejecucin

5
dem 1. Pg. 59.
15

de los planes dentro de ciertos lmites, evitando errores y, consecuentemente,
prdidas de tiempo y de dinero.

2. De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse
antes de que se efecte el error, de tal manera que sea posible tomar
medidas correctivas, con anticipacin.

3. De los objetivos: Se refiere a que el control existe en funcin de los
objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los
objetivos preestablecidos. Ningn control ser valido si no se fundamenta en
los objetivos y si, a travs de l, no se revisa el logro de los mismos.

4. De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten
en relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera
que sea posible conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar medidas
necesarias para evitarlas en futuro. Es intil detectar desviaciones si no se
hace el anlisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y
correctivas.

5. De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe
justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relacin con las
ventajas reales que este reporte. Un control slo deber implantarse si su
costo se justifica en los resultados que se esperen de el; de nada servir
establecer un sistema de control si los beneficios financieros que redita
resultan menores que el costo y el tiempo que implican su implantacin.

6. De excepcin: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades
excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando
adecuadamente que funciones estratgicas requieren el control. Este principio
se auxilia de mtodos probabilsticas, estadsticos o aleatorios.

7. De la funcin controladora: La funcin controladora por ningn motivo debe
comprender a la funcin controladora, ya que pierde efectividad de control.
16

Este principio es bsico, ya que seala que la persona o la funcin que realiza
el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.
6

2.1.9. Reglas del Proceso de Control

Hay que distinguir, ante todo, los pasos o etapas de todo control:

1. Establecimiento de los medios de control.

2. Operaciones de recoleccin de datos.

3. Interpretacin y valoracin de los resultados.

4. Utilizacin de los mismos resultados.

- La primera, y la ltima de estas etapas son esencialmente propias del
administrador.

- La segunda, ciertamente es del tcnico en el control de que se trate.

- La tercera, suele ser del administrador, con la ayuda del tcnico.

Entre la innumerable variedad de medios de control posibles en cada grupo, hay
que escoger los que puedan considerarse como estratgicos.

1. Qu mostrar mejor lo que se ha perdido o no se ha obtenido?

2. Qu puede indicarnos lo que podra mejorarse?

3. Cmo medir ms rpidamente cualquier desviacin anormal?

4. Qu informar mejor "quien" es responsable de las fallas?

6
dem 2. Pg. 63
17

5. Qu controles son los ms baratos y amplios a la vez?

6. Cules son los ms fciles y automticos?

Al establecer los controles, hay que tener en cuenta su naturaleza y la de la
funcin controladora, para aplicar el que sea ms til.

1. Para determinar la naturaleza de los controles, servir la siguiente clasificacin
de los medios de control:

2. Puramente personales: supervisin, revisin de operaciones, entre otros.

3. Para lo que se refiere a la "naturaleza de la funcin controladora", ubique lo
que se refiere a "los medios de control".

Los controles deben ser flexibles. Cuando un control no es flexible, un problema
que exija rebasar lo calculado en la previsin, hace que, o bien no pueda
adecuadamente la funcin, o bien se tienda a abandonar el control como
inservible. Muchos estn en contra del empleo de controles, precisamente por su
inflexibilidad.

Los controles deben reportar rpidamente las desviaciones. El control de tipo
"histrico", mira hacia el pasado. De ah que, muchas veces, cuando reporta una
desviacin o correccin, sta es ya imposible de realizarse. Los controles, por el
contrario, deben actualizarse lo ms que se pueda.

Deben tener preferencia, por ello, los tipos de control que tienen "preestablecida"
su norma o estndar, aunque ste sea aproximado, presupuestos, pronsticos,
estimaciones.

Los controles debe ser claros para todos cuantos d algunas manera han de
usarlos. De ah la necesidad de limitar "tecnicismos". Su empleo exagerado suele
ser la tendencia natural que se da en los "especialistas", como un medio de
18

"hacer valer su puesto". Pero la verdadera manera de lograrlo, es obteniendo el
mximo efecto del control, y ste no se dar, si todos los que han de emplearlo,
no lo entienden perfectamente.

Por la misma razn, debe cuidarse de estar instruyendo permanentemente sobre
la necesidad de los controles y sobre su tctica y terminologa, a quienes han de
intervenir en su operacin.

Los controles deben llagar lo ms concentrados que sea posible a los altos
niveles administrativos, que los han de utilizar. En la utilizacin de los datos deben
seguirse en sistemas. Sus pasos principales sern:

1. Anlisis de los "hechos".

2. Interpretacin de los mismos.

3. Adopcin de medidas aconsejables.

4. Su iniciacin, y revisin estrecha.

5. Registro de los resultados obtenidos.

Es indispensable no confundir "los hechos", con su interpretacin valorativa.
El control puede servir para lo siguiente:

1. Seguridad en la accin seguida (como el director de una nave que, aunque no
tenga que variar el rumbo, usa instrumentos para asegurarse de que el rumbo
es el debido).

2. Correccin de los defectos.

3. Mejoramiento de lo obtenido.

4. Nueva planeacin general.

5. Motivacin personal.
7

7
STAR, Martn; Control de Inventarios, Teora y Prctica, 3er Edicin, Edit. Limusa, Mxico, 2003.
19

2.1.10. Tcnicas para el Control

Entre las diferentes tcnicas de control se pueden mencionar las siguientes:

Contabilidad.

Auditoria.

Presupuestos.

Reportes, informes.

Formas.

Archivos (memorias de expedientes).

Computarizados.

Mecanizados.

Grficas y diagramas.

Proceso, procedimientos, Gannt, etc.

Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha etc.

Estudio de mtodos, tiempos y movimientos, etc.

Mtodos cuantitativos.

Redes.

Modelos matemticos.

Investigacin de operaciones.

Estadstica.

Clculos probabilsticas.
8

8
dem 7. Pg. 31.
20

2.2. LOS BIENES DE LARGA DURACIN

2.2.1. Concepto

Son los bienes fsicos adquiridos por el establecimiento, para su uso y con una
vida til prevista mayor de un ao. Se incluyen aqu las reparaciones y
ampliaciones de importancia que extienden la vida til prevista o incrementan la
capacidad productiva de dichos bienes. Tambin se incluyen los gastos de
instalacin de los Activos Fijos. No se incluyen las reparaciones ni los gastos de
mantenimiento corrientes. Kester, Roy. Contabilidad: Teora y Practica, 1994.

Paton (2000), dice: Los bienes de larga duracin (activos fijos) son ciertos bienes
de naturaleza permanente necesarios para desarrollar las funciones de una
empresa. La proporcin de los activos fijos con relacin al capital no es el mismo
en todas las empresas comerciales, mientras unas necesitan emplear la mayor
parte del mismo en maquinaras, instalaciones, herramientas, etc. (empresas
industriales, de servicios, etc.) otras apenas precisan activos fijos para definir sus
actividades (empresas distribuidoras) por cuyo motivo antes de decir si el bien de
larga duracin es grande o pequeo debemos conocer las caractersticas y el
objeto fundamental de la empresa.

Conjunto de bienes tangibles que utilicen los contribuyentes para la realizacin
de sus actividades y que se demeriten por el uso en el servicio del contribuyente y
por el transcurso del tiempo. La adquisicin o fabricacin de estos bienes tendr
siempre como finalidad la utilizacin de los mismos para el desarrollo de las
actividades del contribuyente, y no la de ser enajenados dentro del curso normal
de sus operaciones. Alford y Bangs. 2005.

2.2.2. Definicin

Se considera bienes de larga duracin o activos fijos a aquellos bienes, muebles o
inmuebles, cuya vida til es mayor a un ao, no est destinado para la venta
dentro del giro normal de la actividad econmica de la institucin, y se usa con la
21

intencin de emplearlo en forma permanente en la produccin de otros bienes y
servicios, para arrendarlo o simplemente para el uso administrativo de la entidad
9
.

Estos bienes de materia tangible que constituyen derecho o propiedad de la
entidad, son susceptibles de contabilizarse y reflejarse como tales en los estados
financieros (balances), siempre y cuando cumplan con las siguientes condiciones:

a) Constituir propiedad de la entidad.

b) Tener una vida til superior de un ao.

c) Utilizarse en las actividades de la entidad o estar entregados en comodato y
no estar destinados para la venta.

d) Tener un costo individual igual o superior a cinco salarios mnimos vitales
generales vigentes a la fecha.

Los Bienes de Larga Duracin se utilizan nicamente para llevar a cabo labores
propias y por ningn motivo para fines personales o particulares. Existen bienes
que por su costo inferior no renen las condiciones necesarias para ser
clasificados como Bienes de Larga Duracin, pero que por su vida superior a un
ao, tales como ciertos tiles de oficina, utensilios de cocina, vajilla, lencera,
instrumental mdico, instrumentos de laboratorio, libros, discos, videos,
herramientas menores, etc., deben ser cargados directamente al gasto, y por lo
tanto estarn sujetos a supervisin y control interno.

El traslado o cambio de ubicacin fsica de un bien de larga duracin, en forma
definitiva, repercute en los registros de la aplicacin; por decirlo de otra forma, se
cambia la tenencia del bien. Este proceso obliga a la dependencia de origen a
realizar el traslado, y a las unidades administrativas de destino a realizar la
recepcin, cada uno de estos pasos autorizados por los respectivos jefes.
10

9
VSCONEZ L., Renn, Glosario Financiero, Departamento Grfico Banco Central, Quito, 1999.
10
ALFORD & BANGS, Manual de la Produccin, Edit. Uthea. Barcelona. 2005.
22

2.2.3. Clasificacin

Tangibles: Los activos fijos tangibles, son todos aquellos bienes que se
pueden ver y tocar y que pueden ser trasladados de un lugar a otro sin que
sufran ningn cambio o dao, entre ellos tenemos:

a. Bienes muebles: conformados por los recursos en bienes de administracin
y produccin, de la siguiente forma: Mobiliario, maquinaria y equipos,
vehculos. Herramientas, equipos, Sistemas y paquetes informticos,
bienes artsticos y culturales, libros y colecciones, partes y repuestos, etc.

b. Bienes Inmuebles: conformado por: terrenos, edificios, locales y
residencias, bosques y otros bienes inmuebles.

Intangibles: Los activos fijos intangibles, son todos aquellos bienes que por
su naturaleza se no se pueden ver y tocar, tales como el software o programas
de computacin, patentes, marcas, derechos de llave, etc.
11

2.2.4. Caractersticas

Los activos fijos de las entidades gubernamentales; se clasifican de la siguiente
manera:

1. Inversiones en Activos Fijos.- Aqu se incluyen los activos en bienes
muebles e inmuebles conformados por los recursos en bienes de
administracin y produccin, de la siguiente forma:

a) Bienes de Administracin: constituyen todos aquellos bienes muebles e
inmuebles destinados al desempeo de las actividades administrativas y
operacionales de una empresa, desglosndose de la siguiente manera:

Bienes Muebles:

11
dem 10. Pg. 89
23

- Mobiliario
- Maquinaria y Equipos
- Vehculos
- Herramientas
- Equipos, Sistemas y Paquetes Informticas
- Bienes Artsticos y Culturales
- Libros y Colecciones
- Partes y Repuestos

Bienes Inmuebles:
- Terrenos
- Edificios, Locales y Residencias
- Bosques
- Otros Bienes Inmuebles

Semovientes

b) Bienes de Produccin: Comprenden todos aquellos bienes muebles e
inmuebles destinados a actividades productivas dentro de la organizacin,
entre ellos tenemos:

Bienes Muebles:
- Mobiliario
- Maquinaria y Equipos
- Vehculos
- Herramientas
- Equipos, Sistemas y Paquetes Informticas
- Bienes Artsticos y Culturales
- Libros y Colecciones
- Partes y Repuestos

Bienes Inmuebles:
- Terrenos
24

- Edificios, Locales y Residencias
- Bosques
- Otros Bienes Inmuebles

Semovientes

Como podemos observar, los bienes con los que cuenta una empresa para
ejecutar sus labores, son numerosos, y por tanto debe aplicarse un control interno
riguroso, con la finalidad de precautelar el uso, cuidado y custodia de los mismos;
puesto que cada uno de ellos viene a constituir el patrimonio institucional.
12

2.2.5. Naturaleza

Los bienes muebles o inmuebles clasificados como bienes de larga duracin, son
de naturaleza tangible, corprea y de origen deudor, por lo tanto debern constar
en el activo del Estado de Situacin Financiera de la organizacin, con cuenta de
contraparte al patrimonio institucional incrementando el mismo.
13

2.2.6. Contabilidad y Registro

La contabilizacin de los bienes de larga duracin se efecta cuando estos se
adquieren, se reciben o se reconocen el derecho al uso, inicialmente se registran
al valor de su costo (costo histrico) y si este se desconoce se registra al valor
actual estimado al momento de la transferencia o ingreso.

La prdida de valor de los bienes de larga duracin, resultante de siniestros y
otras causas imprevistas, se registraran al momento de ser reconocido el evento,
por la diferencia entre el valor neto en libros anterior al suceso y el monto
recuperable estimado.

12
Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, Corporacin de Estudios y Publicaciones, Quito, 2001.
13
dem 12. Pg. 45.
25

La Unidad de Contabilidad debe mantener un control individualizado de los bienes
de larga duracin a travs de tarjetas kardex en donde se estipule las condiciones
de cada uno de los bienes.
14

2.2.7. Inventarios Parciales

Es el listado de bienes existentes en cada unidad administrativa, y que forma una
parte de la totalidad de unidades o inventario general de la empresa. El
mantenimiento, actualizacin y validacin del inventario parcial es de exclusiva
responsabilidad de los servidores que tienen a cargo la administracin y control
de bienes.
15

2.2.8. Inventario General

Es la consolidacin de los inventarios parciales de las Unidades Administrativas
identificadas dentro de la empresa. La consolidacin del inventario general estar
a cargo de la Unidad de Gestin de Bienes.
16

2.2.9. Tomas Fsicas

La toma de inventarios es un proceso que consiste en verificar fsicamente los
bienes, a una fecha determinada, con el fin de asegurar su existencia real. Esta,
permite contrastar los resultados obtenidos con los registros contables, a fin de
establecer su conformidad, investigando las diferencias que pudiera existir, y
proceder a realizar los ajustes necesarios, segn sea el caso.

La toma de inventarios debe considerar adems de la comprobacin de la
presencia fsica, su estado de conservacin y condiciones de utilizacin y
seguridad.

14
dem 12. Pg. 56.
15
dem 12. Pg. 58
16
dem 12. Pg. 60
26

Se deber establecer un programa permanente de inventarios parciales
anualmente, los mismos que deben cubrir todos los reglones del activo fijo en un
perodo de tres aos. Al concluir el tercer ao se comienza de nuevo con los
reglones inventariados el primer ao y as sucesivamente.
17


Las medidas de proteccin y seguridad para salvaguardar los bienes de larga
duracin de la organizacin son:

- Exigencia de cauciones suficientes a los empleados y funcionarios encargados
de la recepcin, control, custodia e inversin de fondos o del manejo de
bienes.

- Contratacin de plizas de seguros a travs de Compaas de Seguros y
Reaseguros.

- Seguridad fsica de las instalaciones y locales

- Asignacin de personal de vigilancia y seguridad.
18

2.3. MARCO LEGAL

Est dado por los rganos Superiores de Control, en este caso La Contralora
General del Estado, el Servicio de Rentas Internas y el Ministerio de Economa y
Finanzas, as como:

a. Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados PCGA.

b. Normas Ecuatorianas de Contabilidad - NECs.

17
dem 12. Pg. 64
18
dem 12. Pg. 67.

27

c. Normas Internacionales de Contabilidad NICs.

d. Normas Tcnicas de Control Interno - NTCI.

e. Normas Internacionales Informacin Financiera - NIIF

2.4. MARCO CONCEPTUAL

Durante la investigacin se utilizar conceptos relacionados con el tema de
investigacin, los mismos que contribuirn al conocimiento cientfico de la
investigadora y a la organizacin del marco conceptual de la Tesis.

ACTIVIDAD.- Categora programtica que expresa la produccin de bienes o
prestacin de servicios terminales (produccin final que se ofrece a la
comunidad o a sectores de la actividad econmica o social) que contribuyan
directamente al logro de objetivos y metas.

ACTIVOS DE CAPITAL.- Activo con una vida de ms de un ao que no se
compra ni se vende por el curso ordinario de los negocios.

ACTIVOS TANGIBLES.- Activos fsicos por oposicin a activos intangibles de
naturaleza corprea tales como: Edificios, Vehculos, Maquinaria, Equipo,
Muebles, Enseres, etctera.

ACTIVOS INTANGIBLES.- Activos o bienes de naturaleza intangible, que no
se los puede ver ni tocar, en oposicin a los tangibles, tales como: el valor
establecido por las marcas y las patentes.

ADMINISTRACIN.- Conjunto de normas, polticas y tcnicas sistemticas,
que permiten una efectiva y eficiente utilizacin de los recursos disponibles de
una entidad, con el fin de alcanzar sus objetivos mediante los mecanismos de
planificacin, organizacin, direccin, coordinacin y control, como elementos
bsicos de todo proceso administrativo.

28

BIENES.- El nombre Bien tiene normalmente un carcter abstracto que
significa utilidad, pero el plural bienes denota en resumen, las mercaderas.
BIENES DE CAPITAL.- Mercancas que rinden una corriente de servicios a lo
largo del tiempo, incluye los bienes de consumo duraderos y a los bienes de
produccin o de capital.

CALIDAD.- A la calidad se la puede definir a travs de un juicio, tal como
ausencia de defectos, o por caractersticas objetivas, independientemente de
los individuos, como conjunto de propiedades sensibles y mesurables de un
producto. O an, desde una perspectiva ms subjetiva, a travs de una
relacin social y tcnica de consumo, como adecuacin de las propiedades de
un bien o servicio a las necesidades de su usuario.

CAPITAL.- Stock de recursos disponibles en un momento determinado para la
satisfaccin de las necesidades futuras, en este sentido puede referirse al
stock de riqueza material de una empresa.

CONTROL INTERNO.- El Control Interno comprende el plan de organizacin y
el conjunto de mtodos y medidas coordinadas para salvaguardar los
recursos, verificar la exactitud y veracidad de la informacin financiera, tcnica
y administrativa, promover la eficacia de las operaciones, estimular la
observancia de las polticas prescritas y lograr el cumplimiento de las metas y
objetivos programados.

CONTROL FINANCIERO.- Es el plan de organizacin, procedimientos y
registros que concierne a la custodia y salvaguardia de los recursos y la
verificacin de la exactitud, veracidad y confiabilidad de los registros
contables, de los estados financieros y de la informacin financiera gerencial.

CONTROL ADMINISTRATIVO.- Es el plan de organizacin, procedimientos y
registros que concierne a los procesos de decisin que llevan a la autorizacin
de transacciones y actividades para fomentar la eficiencia de las operaciones,
la observancia de la poltica prescrita y el cumplimiento de las metas y
objetivos programados por la empresa.
29

CONTROL PREVIO.- Es el examen de las operaciones propuestas antes de
su autorizacin con el propsito de establecer su propiedad, legalidad,
veracidad y conformidad con el presupuesto. Consiste en un examen de cada
transaccin individualmente antes de llevarlo a cabo.

CONTROL CONCURRENTE.- Es el conjunto de mecanismos y
procedimientos que permiten analizar las operaciones financieras y
administrativas en el momento en que se van a ejecutar. Los involucrados en
el control previo son responsables directos del control concurrente, puesto que
en ellos recae esta responsabilidad.

CONTROL POSTERIOR.- Es el examen posterior de las operaciones
financieras o administrativas que se practica despus del cierre del ejercicio
econmico financiero por medio de la Unidad de Auditoria Interna y/o el
rgano de Control Gubernamental.

COORDINACIN.- Es el proceso de integrar los objetivos y actividades
independientes (departamentos o reas funcionales) de una empresa, a fin de
conseguir eficientemente las metas organizacionales.

COMPETITIVIDAD.- Situacin en que dos o ms personas y organizaciones
luchan por alcanzar metas mutuamente incompatibles, sin que puedan
interferir entre si.

CONFLICTO ORGANIZACIONAL.- Desacuerdo entre individuos o grupos
dentro de la organizacin, debido a la necesidad de compartir recursos
escasos o realizar actividades de trabajo interdependientes, o bien debido a
diferentes metas o culturas.

CULTURA ORGANIZACIONAL.- Conjunto de factores importantes, como
normas, valores, actitudes y creencias compartidas por los miembros de una
organizacin.

30

DEPRECIACIN.- Es el decremento contino en valor, cantidad, o calidad de
un activo debido al transcurso del tiempo, al desgaste y la obsolencia.

DESARROLLO ORGANIZACIONAL.- Esfuerzo a largo plazo apoyado por la
alta gerencia, tendiente a mejorar los procesos de solucin de problemas y de
renovacin de una organizacin por medio de una eficaz administracin de la
cultura organizacional

DIRECCIN.- Entre todas las funciones administrativas, la direccin es la que
relaciona ms directamente a los gerentes con sus subordinados. As pues, la
direccin constituye una parte central de su funcin y consiste en trabajar con
otros y servirse de ellos para alcanzar las metas de la organizacin.

DOCUMENTACIN DE PROCESOS.- Mtodo estructurado que utiliza un
manual narrativo para comprender el contexto y los detalles de los procesos
claves. Lo habitual en las organizaciones es que los procesos no estn
identificados y, por consiguiente, no se documenten ni se delimiten. Los
procesos fluyen a travs de distintos departamentos y puestos de la
organizacin funcional, que no suele percibirlos en su totalidad y como
conjuntos diferenciados y, en muchos casos, interrelacionados.

EFICIENCIA.- Grado de utilizacin de los recursos humanos, materiales,
financieros y tecnolgicos. La eficiencia est asociada, adems de con la
competencia, con bajos costos de transacciones. Hacer bien las cosas.

EFICACIA.- Grado de cumplimiento con respecto a las metas y objetivos
previamente establecidos. Hacer las cosas correctas.

ESTRATEGIA.- Programa general para definir y lograr los objetivos de una
organizacin y poner en prctica su misin.

EQUIPOS DE PROCESO.- La configuracin, entrenamiento y facilitacin de
equipos de Procesos es esencial para la gestin de los procesos y la
orientacin de stos hacia el cliente. Los equipos han de ser liderados por el
31

"propietario del proceso", y han de desarrollar los sistemas de revisin y
control.

GESTIN.- Acciones encaminadas a lograr un negocio o fin, a travs de la
aplicacin de normas, polticas y estrategias. Planes que conllevan a
conseguir objetivos que se plantean a futuro con la finalidad de obtener
rentabilidad econmica y social en un periodo de tiempo dado. La gestin
conlleva a seleccionar objetivos y metas a travs de medios apropiados para
lograr su ejecucin; en consecuencia, es una actitud inteligente de las mejores
alternativas para la optimizacin de los recursos.

GESTIN DE PROCESOS.- La Gestin de Procesos coexiste con la
administracin funcional, asignando "propietarios" a los procesos clave,
haciendo posible una gestin interfuncional generadora de valor para el cliente
y que, por tanto, procura su satisfaccin. Determina qu procesos necesitan
ser mejorados o rediseados, establece prioridades y provee de un contexto
para iniciar y mantener planes de mejora que permitan alcanzar objetivos
establecidos. Hace posible la comprensin del modo en que estn
configurados los procesos de negocio, de sus fortalezas y debilidades.

GUIA DE PROCEDIMIENTOS.- Conjunto de normas de gestin administrativa,
reglamentaciones, polticas y procedimientos preparados por un alto ejecutivo,
que se implantan con la finalidad de que el recurso humano lo ponga en
prctica, como norma de sana costumbre.

INDICADORES DE GESTIN.- La Gestin de Procesos implicar contar con
un cuadro de indicadores referidos a la calidad y a otros parmetros
significativos. Este es el modo en que verdaderamente la organizacin puede
conocer, controlar y mejorar su gestin.

INVENTARIO.- Lista detallada de los stocks de una empresa, que se valora
peridicamente para que se pueda preparar el balance. Los bienes,
normalmente, se cuentan, miden o pesan, y se hace una estimacin o
valoracin de ellos.
32

MECANISMO.- Artificio o estructura de algn cuerpo, y combinacin de sus
rganos, piezas o partes constitutivas, medios prcticos usados en las artes.

MEJORAMIENTO CONTINUO.- Se logra a travs de la aplicacin de la
Calidad Total y la Competitividad; ms que una mera extensin histrica de
uno de los principios de la administracin cientfica, que admite que todo
mtodo de trabajo es susceptible de ser mejorado. El mejoramiento continuo
refleja lo que la empresa necesita hacer si quiere ser competitiva a lo largo del
tiempo.

MISIN.- La razn fundamental de la existencia de una organizacin, que la
hace diferente a las otras.

MODELO DE PROCESOS.- Un modelo es una representacin de una realidad
compleja. Realizar el modelado de un proceso es sintetizar las relaciones
dinmicas que en l existen, probar sus premisas y predecir sus efectos en el
cliente. Constituye la base para que el equipo de proceso aborde el rediseo y
mejora y establezca indicadores relevantes en los puntos intermedios del
proceso y en sus resultados.

OBJETIVOS.- Las metas fijadas de una organizacin hacia las cuales se
canalizan los recursos y esfuerzos.

PLANIFICACIN.- En trminos sencillos, consiste en seleccionar objetivos y
metas coherentes y consistentes y los medios apropiados para lograr su
ejecucin; en consecuencia, esta actitud de previsin y seleccin inteligente de
las mejores alternativas para el ptimo aprovechamiento de los escasos
recursos.

PROCESOS.- Los procesos son actividades que originan, cambian o
transforman la informacin, los controles sirven para verificar la exactitud de
un proceso, los procesos se diferencian de los controles, porque los primeros
no nos dejan evidencia de que se han ejecutado correctamente.

33

REDISEO Y MEJORA DE PROCESOS.- El anlisis de un proceso puede
dar lugar a acciones de rediseo para incrementar la eficacia, reducir costes,
mejorar la calidad y acortar los tiempos reduciendo los plazos de produccin y
entrega del producto o servicio.

RECURSOS.- Capacidades humanas, propiedades animales y objetos
materiales, tierra, agua, etctera, escasas en relacin con la demanda y que
se emplean a menudo conjuntamente, para producir bienes y servicios.

RIESGO.- Posibilidad de que ocurra un suceso, cuya probabilidad puede ser o
no medible.

VALOR EN LIBROS.- Valor contable de un activo. El valor en libros de una
accin de capital comn es igual al capital contable (capital social ms
utilidades retenidas) de la empresa, dividido entre el nmero de acciones de
capital en circulacin.

VALOR DE SALVAMENTO.- Valor de un activo de capital al final de un
periodo especifico. Es el precio actual de mercado de un activo cuyo
remplazamiento se considera en un problema de presupuesto de capital.

34

CAPTULO III

3. METODOLOGIA

3.1. ENFOQUE

La investigacin se enfoca al anlisis y estudio de los procedimientos de control y
administracin de los bienes muebles e inmuebles que posee la institucin, y que
son utilizados por el personal para el ejercicio de las actividades cotidianas y
rutinarias, en este sentido es necesario conocer como son utilizados y cul es el
grado de responsabilidad de los usuarios en el mantenimiento y custodia. Se
considera entonces, importante incursionar en esta difcil pero necesaria labor,
que contribuye al conocimiento de nuevos conceptos y a la recopilacin de
informacin y opinin que ser de gran inters para los diversos sectores de la
sociedad ecuatoriana.

3.2. MODALIDAD BSICA DE INVESTIGACIN

La investigacin descriptiva, trabaja sobre realidades de hecho y su caracterstica
fundamental es la de presentar una interpretacin correcta. A travs de sta, se
detalla los procesos y fases que se deben implementar para el control y
administracin de los bienes de larga duracin en el Cuerpo de Bomberos de
Riobamba, como aporte a la institucin con la finalidad de mejorar los procesos y
conseguir los objetivos para el cual fue creada.

La investigacin bibliogrfica documental, utilizada nos permiti conocer,
comparar, ampliar, profundizar y deducir teoras y conceptualizaciones de varios
autores sobre la temtica de investigacin.

3.3. NIVEL O TIPO DE INVESTIGACIN

El nivel o tipo de investigacin a utilizarse en la Elaboracin del Manual de
Procedimientos de Control y de Administracin de Bienes de Larga Duracin que
35

permita mejorar la informacin financiera en el Cuerpo de Bomberos de
Riobamba, es el descriptivo, el mismos que nos ayud a comprender la situacin
en la que se encuentra la institucin, la informacin que se recopil fue de gran
importancia para la verificacin de los procedimientos aplicados en el control de
los inventarios y la propuesta de alternativas a travs de la evaluacin en lo
posterior por parte de los Directivos.

3.4. MTODO

Se aplic el mtodo inductivo, el mismo que nos permiti analizar el objeto de
estudio de lo general a lo particular, a travs de pasos sencillos y lgicos que
consienten el descubrimiento de hechos que se ha pasado por alto.

La aplicacin del mtodo deductivo, nos permiti encontrar aspectos importantes
dentro del anlisis del objeto de estudio, tales como: cantidad de elementos a
estudiar, cantidad de informacin a recopilar, caractersticas de los elementos,
etc.

De los resultados de este anlisis, se lleg a definir los procedimientos de control
y administracin de los bienes muebles e inmuebles que se deben aplicar para
mejorar la informacin financiera en el Cuerpo de Bomberos de Riobamba.

3.5. POBLACIN Y MUESTRA

La poblacin a investigar es 35 personas que laboran en la institucin en relacin
de dependencia.

3.6. RECOLECCIN DE INFORMACIN

Desde el punto de vista y el grado de objetividad de la investigacin, es necesario
recopilar informacin y datos tiles para la conformacin de los captulos de la
tesis, y para ello se utiliz las siguientes tcnicas de investigacin:

36

La Observacin: Se utiliz la tcnica de la observacin directa, ya que existe
la autorizacin respectiva a la investigadora para realizar el anlisis. Para lo
cual se utiliz una gua de observacin en donde se anotaron los hechos
suscitados en los procesos de control de los inventarios en la Unidad de
Contabilidad del Cuerpo de Bomberos de Riobamba, con la finalidad de
analizarlos y determinar sus debilidades y fortalezas.

Recoleccin de Datos: La informacin proporcionada a travs de la
documentacin, los registros y tarjetas krdex y los informes financieros de la
institucin, permiti conocer la magnitud de las actividades ejecutadas en el
perodo investigado.

La encuesta: Se recogi informacin a travs de un cuestionario dirigido al
personal del Cuerpo de Bomberos, sobre los fenmenos del tema de
investigacin, que nos sirvi para determinar los problemas en el sistema de
control aplicado a los inventarios en la institucin. (Ver Anexo 1)

Entrevista: A travs de una gua estructurada de preguntas establecidas con
relacin al tema de investigacin, se obtuvo informacin del Comandante de la
Institucin y de la Jefatura de la Unidad de Contabilidad para evaluar los
procedimientos aplicados en el control y administracin de los activos fijos del
Cuerpo de Bomberos de Riobamba. (Ver Anexo 2)

3.7. PROCESAMIENTO Y ANLISIS

Para el procesamiento y anlisis de los datos recopilados en las encuestas, se
utiliz la estadstica descriptiva a travs de cuadros y grficos mediante la hoja
electrnica Excel.

37

3.8. TRATAMIENTO Y ANALISIS DE DATOS

Pregunta 1: Conoce si la institucin cuenta con un Manual de control y
administracin de los bienes de larga duracin?

Tabla 1: Existe un Manual de Control y Administracin de Bienes

Alternativa Frecuencia %
SI 0 0
NO 20 57
DESCONOCE 15 43
TOTAL 35 100
Fuente: Encuestas a Empleados
Elaborado por: Alexandra Herrera

Grfico 1: Existe un Manual de Control y Administracin de Bienes

Fuente: Cuadro 1

Interpretacin: Se analiza en la encuesta realizada a 35 personas que forman el
Cuerpo de Bomberos los resultados obtenidos en el NO 20 personas el cual nos
da el 57%; mientras que 15 personas que es el 43% desconocen del manual.

0
20
15
0
5
10
15
20
25
SI NO DESCONOCE
38

Pregunta 2: Los muebles y equipos que utiliza para sus labores diarias han sido
entregados mediante acta de entrega recepcin?

Cuadro 2: Recibi los bienes con acta de entrega recepcin

SI 23 66
NO 12 34
TOTAL 35 100

Grfico 2: Recibi los bienes con acta de entrega recepcin

Fuente: Cuadro 2

Cuerpo de Bomberos los resultados obtenidos en la respuesta SI son 23 personas
el 65% mientras que por el NO son 12 personas equivalen al 35% que en su
mayora de bines han sido entregados con acta entrega recepcin.

23
12
0
5
10
15
20
25
SI NO
39

Pregunta 3: Conoce en detalle los bienes y el valor de los mismos que se
encuentran a su cargo?

Cuadro 3: Conoce en detalle los bienes que tiene a su cargo

SI 5 14
NO 30 86
TOTAL 35 100

Grfico 3: Conoce en detalle los bienes que tiene a su cargo

Fuente: Cuadro 3

Cuerpo de Bomberos los resultados obtenidos son que 5 personas equivale al
14% estn en la respuesta SI mientras que en el NO son 30 personas el 86% que
no tiene conocimiento del valor de los bienes que se encuentra a su cargo.

5
30
0
5
10
15
20
25
30
35
SI NO
40

Pregunta 4: Cundo se pierde un bien mueble, este se repone inmediatamente?

Cuadro 4: Se repone los bienes perdidos

SI 12 34
NO 9 26
DESCONOCE 14 40
TOTAL 35 100

Grfico 4: Se repone los bienes perdidos

Fuente: Cuadro 4

Interpretacin: Se analiza que en la encuesta realizada a 35 personas que
forman el Cuerpo de Bomberos los resultados obtenidos por el SI son 12
personas el 34% en el NO son 9 personas el 26% mientras que 14 personas el
40% desconocen del proceso a seguir.

12
9
14
0
2
4
6
8
10
12
14
16
SI NO DESCONOCE
41

Pregunta 5: Cundo necesita un bien mueble, es atendido inmediatamente?

Cuadro 5: Se atiende oportuna los requerimientos de bienes

SI 4 11
NO 18 51
A VECES 13 37
TOTAL 35 100

Grfico 5: Se atiende oportuna los requerimientos de bienes

Fuente: Cuadro 5

Cuerpo de Bomberos los resultados obtenidos es que en el SI son 4 personas el
11% en el NO 18 personas el 51% y 13 personas el 37% a veces obtiene el
resultado inmediato.

4
18
13
0
5
10
15
20
SI NO A VECES
42

Pregunta 6: Es usted caucionado por los bienes que se encuentran a su cargo?

Cuadro 6: Ha sido Ud. caucionado por los bienes a su cargo

SI 0 0
NO 33 94
DESCONOCE 2 6
TOTAL 35 100

Grfico 6: Ha sido Ud. caucionado por los bienes a su cargo

Fuente: Cuadro 6

Cuerpo de Bomberos los resultados obtenidos que en el NO existen 33 personas
el 94% y 2 personas el 6% desconocen de la pregunta.

0
33
2
0
5
10
15
20
25
30
35
SI NO DESCONOCE
43

Pregunta 7: Se han realizado constataciones fsicas de los bienes que se
encuentran a su cargo?

Cuadro 7: Se realizan constataciones fsicas peridicamente.

SI 6 17
NO 10 29
DESCONOCE 19 54
TOTAL 35 100

Grafico 7: Se realizan constataciones fsicas peridicamente

Fuente: Cuadro 7

Cuerpo de Bomberos los resultados obtenidos es que 19 personas el 54%
desconocen lo expuesto, por el SI existen 6 personas el 17% mientras que por el
NO hay 10 personas que es el 29%.

6
10
19
0
5
10
15
20
SI NO DESCONOCE
44

Pregunta 8: Cada qu tiempo se realizan las constataciones fsicas?

Cuadro 8: Se realizan constataciones fsicas de los bienes

1 VEZ AL AO 3 9
2 VECES AL AO 12 34
DESCONOCE 20 57
TOTAL 35 100

Grfico 8: Se realizan constataciones fsicas de los bienes

Fuente: Cuadro 8

Cuerpo de Bomberos los resultados obtenidos es que 3 personas el 9% saben
que una vez al ao se realiza dicha actividad mientras que 20 personas el 57%
desconocen lo expuesto y 12 personas el 34% saben que 2 veces al ao se
realiza las constataciones.

3
12
20
0
5
10
15
20
25
SI NO DESCONOCE
45

Pregunta 9: Los bienes a su cargo se encuentran asegurados?

Cuadro 9: Los bienes estn asegurados

SI 3 9
NO 5 14
DESCONOCE 27 77
TOTAL 35 100

Grafico 9: Los bienes estn asegurados

Fuente: Cuadro 9

Cuerpo de Bomberos los resultados obtenidos es que 27 personas el 77%
desconocen la pregunta, 5 personas el 14 % responden que NO y 3 personas el
9% contestan que SI.

3
5
27
0
5
10
15
20
25
30
SI NO DESCONOCE
46

Pregunta 10: Cree usted que la implementacin del Manual de Procedimientos
de Control y Administracin de Bienes de Larga Duracin contribuye a mejorar la
informacin econmica financiera del Cuerpo de Bomberos de Riobamba?

Cuadro 10: El manual de procedimientos contribuye a mejorar el control en la
administracin de los bienes en el Cuerpo de Bomberos de Riobamba

SI 31 89
NO 4 11
TOTAL 35 100

Grfico 10: El manual de procedimientos contribuye a mejorar el control en la
administracin de los bienes en el Cuerpo de Bomberos de Riobamba

Fuente: Cuadro 10

Interpretacin: El 89% de la poblacin encuestada responde afirmativamente,
cuando se les consulta si el Manual de Procedimientos de Control y
Administracin de Bienes de Larga Duracin contribuye a mejorar la informacin
econmica financiera en el Cuerpo de Bomberos de Riobamba, el 11% restante
dice que no.

31
4
0
5
10
15
20
25
30
35
SI NO
47

3.9 ANALISIS DE RESULTADOS

a. Del resultado final obtenido concluimos de la necesidad inmediata de realizar
un Manual de Procedimientos de Control para los Bienes de Larga Duracin,
al mismo tiempo de la difusin y sociabilizacin de la existencia del Manual a
las personas encargadas en el control de los Bienes de larga duracin a todo
el Personal de la Institucin con el objetivo de lograr un mejor manejo y
utilizacin de los bienes existentes.

b. Se obtuvo resultados positivos ya que estos bienes en su gran mayora son
entregados con Acta entrega recepcin permitiendo un adecuado control, lo
deseable sera siempre realizarlo de la misma manera a todos los bienes para
lo cual se mantendr un control de todos los bienes existentes en la
institucin.

c. Es necesario que en todas las actas entrega recepcin se incorpore los
valores exactos de los bienes entregados al personal que est a cargo para
que los mismos al momento de una perdida tener el conocimiento del valor
que debera ser reembolsado inmediatamente.

d. El control no adecuado en los Bienes de Larga Duracin conlleva a que una
prdida de un bien y no ser debidamente informado mediante un documento a
la primera autoridad dando a conocer el hecho sucedido, da como resultado
que la reposicin del bien no se realice de forma inmediata ya que existe el
desconocimiento total del proceso a seguir por parte de todo el personal de la
institucin.

e. Ante la inexistencia de un Manual de Procedimientos para los Bienes de
Larga Duracin, el proceso de adquisicin de los bienes no se realiza de
manera ordenada lo que ocasiona que los requerimientos del personal de la
institucin no sean atendidos debidamente y oportunamente.

f. Que no se ha realizado este procedimiento en la institucin al caucionar al
personal que tiene a su cargo los bienes ya que no se tiene el respectivo
48

Manual en el cual se detalle todos los procedimientos a seguir.

g. La inexistencia de un Manual de Procedimientos para los Bienes de Larga
Duracin en el cual se designe las funciones y los procedimientos a seguir,
esta permitir que se realicen por lo menos una vez al ao constataciones
fsicas y al mismo tiempo el personal se informe de estas constataciones de
los bienes, para lograr un mejor control y utilizacin y evitar las prdidas de
los mismos.

h. La falta del Manual de Procedimientos de Control para los Bienes de Larga
Duracin, es obligatorio la incorporacin inmediata del mismo para que se
disponga los lineamientos a seguir, que conlleven a un mejor control y
valoracin de los bienes con que cuenta la institucin.

i. Que del resultado obtenido es necesario la implementacin del Manual de
Procedimientos de Control para los Bienes de Larga Duracin, para que el
personal se informe y d, la debida administracin y control del bien que est
a su cargo.

j. Una gran mayora de la institucin est de acuerdo en la incorporacin del
manual ya que permitir principalmente de un buen manejo efectivo, eficaz de
los bienes con que cuenta el Cuerpo de Bomberos de Riobamba al mismo
tiempo la obtencin de informacin econmica y financiera para la toma de
decisiones en las adquisiciones futuras a ser realizadas permitiendo seguir los
procedimientos correctos.

49

CAPITULO IV

4. SITUACIN DIAGNSTICA

4.1. ANTECEDENTES

El da sbado 26 de Junio de 1948 a las 12H00 se produce un incendio declarado
en las calles Primera Constituyente y Cristbal Coln en la casa del Alcalde
Cantonal Don Gonzalo Dvalos propagndose a la casa de la familia Gallegos.

Al estar cerca del desastre el Sr. Antonio Jos Proao, en ese entonces Profesor,
recin llegado al Colegio Pedro Vicente Maldonado, inmediatamente lleva a sus
alumnos y compaeros Profesores con baldes, palos, picos, palas, etc., para que
de alguna forma se pueda controlar el incendio.

Despus de quince das de lo sucedido, por la radio Voz de Chimborazo de
propiedad de la Federacin Deportiva de Chimborazo, da el primer anuncio para
formar un Cuerpo de Bomberos, el mismo que fue por pedido del Comit Centro
Ecuatoriano Argentino, y el Sr. Proao concurre al llamado.

El 20 de julio de 1948 el Sr. Proao al ver que el Comit Ecuatoriano
Argentino no daba una base de ayuda moral, concurre ante el Sr. Alcalde
Cantonal Don Gonzalo Dvalos y presenta el nombramiento de Bombero
Voluntario con el grado de Ayudante Primero de la Compaa No. 27 Carlos
Gmez Rendn: de la ciudad de Guayaquil, y dems documentos que le
acreditaban, ms el compromiso y juramento de trabajar y luchar decididamente
en la creacin del Comit de Bomberos.

El Sr. Proao cita por radio Voz de Chimborazo a la ciudadana para la primera
reunin en su casa. En esa primera reunin se forma el Comit Pro-fundacin del
Cuerpo de Bomberos de Riobamba con el nombre 26 de Junio, cuyo directorio
queda as:
50

- Secretario General, el iniciador: Sr. Antonio Jos Proao.

- Secretario de Actas: Don Antonio Lpez.

- Secretario de Comunicaciones: Don Enrique Gonzlez.

- Secretario de Propaganda: Sra. Mara de Caballero.

- Tesorero del Comit: Don Carlos Rhor.

- Representante ante el Consejo: Ing. Gabriel Gallegos Barreno.

- Representante ante el Consejo Provincial: Luis G. Prez.

El 25 de Julio de 1948, viaja el Sr. Luis Prez a Guayaquil por asuntos
personales, y el Comit le autoriza, con carcter oficial, sea el Delegado para que
se entreviste con la Colonia Riobambea. El Coronel Carrera Calvo, Jefe General
de Bomberos de la Ciudad de Guayaquil y la Prensa local le pide ayuda moral
para que formen el Comit de Bomberos, que obtuvo xito rotundo; trajo consigo
un memorandun para que sirva de gua en el trabajo del Comit.

El Comit dirigi el primer oficio al Sr. Ministro de Previsin Social Contra
Incendios de Quito y el Jefe General de Bomberos de Guayaquil pidiendo
asesoramiento.

El Representante del Consejo Cantonal Ing. Gabriel Gallegos Barreiro, viaja a
Quito para hablar personalmente con el Sr. Ministro Defensa Alfredo Prez
Guerrero; y adelantar la obra patritica del Comit.

El 3 de agosto de 1948, se da la primera Asamblea ampliada presidida por el Sr.
Adolfo Loza en el Saln del Municipio, constituido por varias autoridades Civiles.
Rector del Colegio Maldonado, y selecto pblico de la ciudad, para informar sobre
la labor que el Comit 26 de Junio ha venida trabajando y que se nombre en
sesin ampliada la terna para la eleccin del primer Jefe de Bomberos de
Riobamba.
51

La Comisin integrada por ciudadanos de gran vala, logra conseguir recursos del
Presidente de la Repblica Dr. Carlos Julio Arosemena Tola de $ 10.000, del
Ministerio de Previsin Social S/. 10.000, del Director del Tesoro $ 20.000 y del
Ministro de Defensa y Gobierno la donacin de dos tambores y dos cornetas
nuevas.

El 21 de Agosto de 1948, llega el nombramiento oficial desde el Ministerio de
Defensa como Primer Jefe del Cuerpo de Bomberos de Riobamba al Ing.
Gallegos Barreiro.

El 2 de Septiembre de 1948, se instala el primer Cuartel del Cuerpo de Bomberos
en la casa del Sr. Medardo Arguello y la oficina de la Primera Jefatura en la casa
del Sr. Francisco Quinteros.

El Diputado Teodoro Salem consigue la asignacin de 120 mil sucres, con esta
asignacin y las otras, se adquiere extinguidores y otros instrumentos para
combatir el fuego.

El 17 de Septiembre de 1948, el Ministro de Previsin Social y Defensa Contra
Incendios entrega el Decreto de la Creacin del Cuerpo de Bomberos de
Riobamba con oficio No. 1531 firmado por el Sr. Presidente de la Repblica Dr.
Carlos Julio Arosemena Tola.

El 22 de Septiembre de 1948, se forma el Consejo de Administracin y Disciplina
del Cuerpo de Bomberos de Riobamba integrado por: Presidente del Cuerpo de
Bomberos: Sr. Gobernador Carlos Vela Garca Representantes de la Propiedad:
Sres. Carlos Vallejo Larrea y Ricardo Len Gallegos.

El Sr. Alcalde Interino Sr. Gonzalo Chiriboga gestiona ante el Sr. Gobernador Don
Carlos Vela Garca, la entrega de un local en el Palacio de la Gobernacin para el
Cuartel de Bomberos.

El 10 de Octubre de cada ao se celebra el da del Bombero.
52

El Dr. Cristbal Cevallos Larrea hace la entrega del Himno al Bombero,

El 21 de Abril de 1949, ante la presencia del Presidente de la Repblica Dr.
Carlos Julio Arosemena Tola, Ministros, Autoridades de la Provincia, se abri la
licitacin para la compra de la primera motobomba, cuyo contrato se hizo con el
Sr. Manuel Murillo, de Guayaquil, al mismo tiempo entregaron donaciones las
siguientes autoridades: El Sr. Alcalde: una sirena que hoy se encuentra en el
Colegio Maldonado, los Consejeros provinciales una bandera y un telfono.
19

4.2. SITUACIN ACTUAL DE LA INSTITUCIN
El Cuerpo de Bomberos de Riobamba est conformado por personal rentado se
encuentra bajo la direccin de su primera autoridad, adems se encuentra con
una infraestructura organizacional dotada de tres instalaciones funcionales en
diferentes sitios estratgicos de la ciudad, con personal tcnico capacitado,
personal administrativo, con el objeto de salvaguardar vidas y propiedades y
garantizar a los ciudadanos una proteccin adecuada y desarrollar conciencia
sobre la necesidad de prevenir percances. Con el fin de cumplir con sus objetivos
institucionales necesita de equipos, vehculos, muebles y enceres y otros que
deben ser utilizados de manera adecuada y eficiente por los usuarios
responsables para lo cual es necesario un sistema de control interno un mejor
manejo y control de los mismos en base a lo que dispongan los entres de control.
Se ha podido observar que el sistema de control aplicado a los bienes de larga
duracin, no se lleva de la mejor manera por lo que existe diferencias en los
valores reflejados en los Balances con la de los registros auxiliares, existen
diferencias en las depreciaciones, mantienen bienes dados de baja inflando el
resultado de la informacin financiera, no existen inventarios parciales por
unidades administrativas, y las entregas de los bienes mediante actas. Portales
circunstancias es necesario implantar un control y una administracin efectiva en
los Bienes de Larga duracin por lo que es necesario la implementacin de un
manual de Bienes de Larga duracin que permitir corregir e incorporar
mecanismos de control permitiendo un buen manejo de los bienes de la
institucin

19
Revista Remembranzas de mi Tierra No. 2, 1975.
53

4.3. BASE LEGAL

El Cuerpo de Bomberos del Cantn Riobamba, Provincia de Chimborazo fue
creado mediante Acuerdo Ministerial No. 1534, que en su parte pertinente dice:

Dr. Carlos Julio Arosemena Tola
PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DE LA REPUBLICA

CONSIDERANDO:

Que ltimamente se han producido en la ciudad de Riobamba algunos incendios
que han tomado extraordinarias proporciones, ocasionando daos cuantiosos a
los bienes pblicos y privados, debido exclusivamente a la falta de medios para
combatirlos.

Que es de urgente necesidad crear y organizar un Cuerpo de Bomberos en la
Capital del Chimborazo.

Que es necesario fijar y determinar el personal de que estar integrad, esta
institucin.
DECRETA:

Art. 1. Crease en la ciudad de Riobamba, un Cuerpo de Bomberos que estar
exclusivamente destinado a la defensa de la propiedad contra el fuego.

Art. 2. El Cuerpo de Bomberos de Riobamba, lo formar una Compaa con el
siguiente personal: Un Primer Jefe, Un Comandante Secretario General
Ayudante del Primer Jefe, Un tesorero, Dos Ayudantes, Un Mdico Ad -
hoc, Dos Aspirantes, Cuatro Sargentos, Un Chofer Mecnico, Veinte
Bomberos Rasos, y los dems empleados que fueren necesarios, a juicio
del Primer Jefe de la Institucin.

54

Art. 3. Cuando el Primer Jefe del Cuerpo de Bombero estima conveniente, podr
aceptar en la Institucin, el nmero de voluntarios que crea
indispensable.

Art. 4. El nmero de Compaas que el Cuerpo de Bomberos de Riobamba
puede organizar en el futuro, as como el personal, podr aumentarse a
medida que los requieran las circunstancias, por disposicin expresa del
Consejo de Administracin del Cuerpo.

Art. 5. Durante el presente ao, el personal del Cuerpo de Bomberos de
Riobamba a excepcin del Secretario y Tesorero
20
sern voluntarios y
gratuito, y los sueldos de estos ltimos, sern cubiertos con cargo al
Presupuesto de la Institucin.

En el Presupueste de 1.949 se har constar la partida suficiente para el
pago del personal no voluntario del cuerpo de Bomberos y para sus
dems necesidades.

Art. 6. Asignase la suma de DIEZ MIL SUCRES, con aplicacin a la Partida
No.7650 del vigente Presupuesto del Estado para las labores previas de
organizacin del Cuerpo de Bomberos de Riobamba.

Art. 7. De la ejecucin del presente Decreto,- que- regir desde el primero de
Septiembre prximo, encrguese los seores Ministros de Previsin
Social y Defensa contra Incendios y el Tesorero.

Dado en el Palacio Nacional, en Quito, a 21 de Agosto de 1.948 firma Carlos .J
Arosemena Tola. El Ministro de Previsin Social y Defensa Contra Incendios firma
Dr. Alfredo Prez Guerrero, el Ministro del Tesoro firma Dr. Ral Clemente
Huerta.

20
DECRETO No 1534 Carlos Julio Arosemena Presidente Constitucional de la Repblica.

55

Como organismo del sector Pblico esta bajo el control de la Contralora General
del Estado, Servicio de Rentas Internas y Ministerio de Bienestar Social.

El Cuerpo de Bomberos es una institucin de Derecho Pblico Autnoma
eminentemente tcnica y dependiente del Ministerio de Inclusin Econmica y
Social al servicio de la sociedad ecuatoriana, destinados especficamente a
defender a las personas y a sus propiedades contra el fuego, socorrer en
catstrofes o siniestros y efectuar acciones de salvamento, rigindose a las
disposiciones de la Ley de Defensa contra Incendios y sus Reglamentos.

El primer Jefe del Cuerpo de Bomberos es el Representante Legal y el Ejecutivo
de la institucin la misma que cuenta, con el personal administrativo necesario.

El Servicio de Defensa Contra Incendios lo hace el Ministerio de Inclusin
Econmica y Social a travs de los Cuerpos de Bomberos de acuerdo a la Ley y
su Reglamento General.

Le corresponde al Ministro de Inclusin Econmica y Social velar l:

Cumplimiento de la ley y sus reglamentos y el progreso de los Cuerpos de
Bomberos del pas;

Absolver las consultas de la Jefaturas de Zonas Bomberiles;

Solucionar las controversias que se suscitan entre las instituciones.

Aprobar los Presupuestos.

Nombrar a peticin de los Jefes de Zona a los Primeros Jefes de los Cuerpos
de Bomberos de la terna enviada por el Consejo de Administracin y Disciplina
de sus respectivas zonas.

Crear escuelas y organizar cursos de formacin y capacitacin profesional para
el personal de bomberos.

56

Solicitar en cualquier tiempo a la Contralora General del Estado la prctica de
auditoras.

Existen tres zonas de servicio contra incendios. La primera zona con sede en
Quito, que comprende las provincias de Carchi, Imbabura, Pichincha, Cotopaxi,
Tungurahua, Chimborazo, Bolvar, apo, Pastaza, Sucumbios y Esmeraldas.

La segunda zona con sede en Guayaquil que comprende las provincias de
Manab, Guayas, los Ros, el Oro, y Galpagos.

La tercera zona con sede en Cuenca que comprende las provincias de Azuay,
Caar, Loja, Morona Santiago y Zamora Chinchipe.

Cada una de estas es denominadas capitales de provincia de los Cantones y
Parroquias que cuentan con Cuerpos de Bomberos ya que algunos de los
trmites deben pasar por el orden jerrquico hasta llegar al Ministerio de
Bienestar Social.

Corresponde a las Jefaturas de Zona de Bomberos de la Republica, implantar la
poltica administrativa, descuerdo con las disposiciones emanadas por el
Ministerio, de la ley Especial y sus reglamentos.

Para Efectos de organizacin jerrquica, funcionamiento, personal y distribucin
de equipos, los cuerpos de bomberos de la republica se clasifican en la siguiente
categora:

Categora A.- Los Cuerpo de de bomberos sede de zona.

Categora B.- Los cuerpos de bomberos de capital de provincia, de las cabeceras
cantonales que por su poblacin tengan alcalde.

Categora C.- Los cuerpos de bomberos de las dems cabeceras cantonales.

57

Categora D.- Cuerpos de bomberos parroquiales.

Categora E.- Los cuerpos de bomberos de ajenos, recintos y caseros.
21

4.4. NATURALEZA Y FINES

El Cuerpo de Bomberos de Riobamba, es una entidad sin fines de lucro y est al
servicio de la colectividad las 24 horas al da de acuerdo a los siguientes fines:

a. Defensa de la propiedad privada y pblica contra emergencias provenientes
de incendios, inundaciones y otras contingencias.

b. Motivar a la juventud mediante conferencias, tendientes a obtener resultados
de defensa propia, as como de la sociedad en general.

c. Colaborar con la Direccin Provincial de Defensa Civil cuando se susciten
problemas inesperados y de solucin inmediata como es el caso de
movimientos telricos y otros
22

4.5. OBJETIVOS INSTITUCIONALES

Los objetivos institucionales del Cuerpo de Bomberos de la ciudad de Riobamba
son:

a. Combatir los flagelos ocasionados por el fuego.

b. Prestar auxilio a la ciudadana en caso de inundaciones, desastres naturales o
cualquier otro siniestro.

21
dem 20. Pg. 22
22
Plan de Desarrollo Institucional, 2008.
58

c. Generar cultura de prevencin frente a posibles eventos de incendio o
emergencias conexas, en el marco del proceso de Gestin Integral del Riesgo.

d. Dar respuesta efectiva y segura a las situaciones de emergencia que se
presenten en Riobamba y apoyo en el mbito regional, nacional e
internacional.

e. Consolidar la Gestin del Conocimiento frente a la Gestin Integral del Riesgo
contra incendios y emergencias conexas

f. Fortalecer la capacidad de gestin y desarrollo institucional tendiente a la
modernizacin y mejoramiento continuo del Cuerpo de Bomberos de la ciudad
de Riobamba.
23

23
dem 22. Pg. 3.
59

4.6. SERVICIOS

El trabajo del Cuerpo de Bomberos de Riobamba, se fundamenta en la Ley de
Seguridad Nacional, Ley de Defensa Contra Incendios, Ordenanzas Municipales y
sus Reglamentos. La jurisdiccin se extiende a las parroquias urbanas y rurales
del cantn Riobamba y colabora con otros Cuerpos de Bomberos del pas y del
mundo.

Prevencin: Eje principal del Cuerpo de Bomberos de Riobamba, destinado a
la prevencin de incendios a travs del asesoramiento, capacitacin e
inspeccin del sector comunitario, comercial e industrial.

Combate de Incendios.- Grupo especializado, entrenado y competente
encargado en la lucha contra el fuego, proteccin de vidas y bienes materiales.
Anticipa que es lo que puede suceder y toma las acciones oportunas y
necesarias para prevenirlo, o minimizar sus efectos dainos.

Rescate y Salvamento.- Para integrar el grupo de rescate se requiere
aprobar el curso de Bsqueda Avanzada de Rescate (SAAR) que capacita al
bombero en las diferentes reas de rescate en lo urbano, en espacios
confinados, en alturas, vehculos y acutico. En el curso de especialidad
(BREC) el rescatista aprende tcnicas de bsqueda, localizacin,
aproximacin, atencin y extraccin de vctimas o pacientes que se
encuentran en espacios vitales producidos pro colapso de estructuras. El
Mtodo Arcn tiene como objetivo principal fortalecer la formacin, bsqueda e
intervencin de equipos caninos de salvamento para localizar personas
secuestradas bajo escombros de edificaciones derrumbadas por causa de
explosiones, terremotos, fallos estructurales o colapsos.

Materiales Peligrosos.- Previene y controla los incidentes que involucren a
materiales peligrosos en las diferentes industrias, organizaciones, empresas
pblicas y privadas. Los Materiales Peligrosos son todos los artculos o
sustancias slidas, lquidas o gaseosas, que cuando son transportados por
60

cualquier medio, son capaces de constituir un riesgo importante para la salud,
los bienes o el medio ambiente. El grupo dispone de equipos y trajes
especiales para asistir a personas intoxicadas o expuestas en empresas
petroleras, materiales radioactivos para gammagrafa, de diesel, de gasolina u
otro lquido inflamable, cidos, gas licuado, pinturas, insecticidas entre otros
productos qumicos. La preparacin y entrenamiento tanto acadmico como
fsico del personal se realiza en perodos preestablecidos para que aprendan a
reconocer e identificar productos qumicos peligrosos y dar la primera
respuesta a la emergencia de esos productos.

Atencin de emergencias.- La creacin de este grupo surgi como respuesta
a la necesidad de tener personal calificado para la atencin mdica oportuna
ante cualquier contingencia que afecte el riesgo de la vida o la salud de las
personas. Estn capacitados en la atencin pre hospitalaria con
conocimientos en primeros auxilios, medios y avanzados, con ambulancias,
equipos e insumos para intervencin y estabilizacin de accidentados con
tablas para columna, oxigenoterapia, trmicos para quemaduras, equipos de
extricacin, fluidoterapia, succin, maletines de atencin primaria, camillas,
entre otros implementos. Actualmente el 911 es un elemento importante en la
Atencin Pre hospitalaria del Cuerpo de Bomberos de Riobamba.
24

4.7. FILOSOFA INSTITUCIONAL

4.7.1. La Misin Institucional

Salvar vidas y proteger bienes inmuebles con acciones oportunas y eficientes en
la lucha contra el fuego, rescate y salvamento, atender en caso de emergencias
por desastres naturales y/o producidos por el ser humano
25

24
dem 20. Pg. 28
25
dem 20, Pg. 4
61

4.7.2. La Visin Institucional

La compaa de Bomberos de Riobamba garantizar a los ciudadanos seguridad
en todos los aspectos antes, durante y despus de la mitigacin de cualquier
evento o desastre natural o humano para garantizar su sobrevivencia, en el uso
eficiente de sus recursos humanos, equipos y herramientas de salvamento y
rescate, a fin de que se satisfagan sus necesidades para brindar una vida digna,
decorosa y productiva, con disciplina honor y abnegacin
26

4.7.3. Los Valores Corporativos

Son aquellos principios que regulan el accionar de la organizacin, establecen los
lmites entre los cuales se pueden mover los actores y sus restricciones y
sustentan el quehacer de la Institucin.

- Lealtad.- Respuesta y cumplimiento de lo que exigen las leyes de la fidelidad y
las del honor.

- Honradez.- Respeto a los dems, coherencia fsica e intelectual en lo que
pertenece a cada persona y conviccin de defenderlo

- Valenta.- Dominar el miedo para actuar y realizar las acciones en forma
adecuada que permita una mejor ejecutoria en beneficio de la poblacin
afectada.

- Disciplina.- Autorregulacin y obediencia a rdenes impartidas por personas
de mayor rango o jerarqua.

- Solidaridad.- Entrega y sacrificio a favor de las personas menos fuertes

- Abnegacin.- Dedicacin a ayudar a los dems

26
dem 20, Pg. 4.
62

- Herosmo.- Actos de carcter superlativo en los que se arriesga la vida por
principios y valores

- Capacidad.- Medida de lo que se puede lograr o de lo uno es capaz.

- Respeto.- Consideracin especial a otras personas.

- Compromiso.- Actitud de inters permanente y dedicacin incluso con bienes
personales para que un resultado se logre.

- Honestidad.- Manejar los asuntos personales e institucionales con integridad y
probidad.

- Responsabilidad.- Cumplir con calidad y a tiempo todas las tareas
institucionales. Cumplir todos y asumir las consecuencias de las acciones y
omisiones.

- Humanismo.- Preocupacin por lo social y humano, la solidaridad y el
desarrollo personal y profesional de todos los miembros.

- Entrega Trabajar y cumplir para que la ample su prestigio.
27

4.7.4. Principios

El Cuerpo de Bomberos de Riobamba tiene principios dirigidos a la proteccin de
la vida y los bienes de los ciudadanos y ciudadanas Riobamba y del resto del
pas, de riesgos provenientes de incendios y emergencias conexas.

Por esto se consider conveniente adoptar el Ideario tico institucional que oriente
las acciones y conducta de los servidores del Cuerpo de Bomberos de Riobamba,
de tal forma que se mantenga un ambiente positivo y personal comprometido, que

27
dem 20, Pg. 5
63

contribuya en el crecimiento, desarrollo, confianza y respeto de las dems
personas de la institucin, los habitantes de la ciudad de Riobamba y que se
constituya como ejemplo para el pas. Los principios adoptados por la Unidad son
los siguientes:

1. Probidad.- El funcionario del Cuerpo de Bomberos de Riobamba, debe
desempear sus funciones con prudencia, integridad, honestidad, decencia,
seriedad, moralidad, ecuanimidad, transparencia y rectitud. El funcionario debe
actuar con honradez tanto en ejercicio de su cargo como en el uso racional de
los recursos institucionales que le son confiados por razn de su funcin. Debe
repudiar, combatir y denunciar cualquier clase de corrupcin.

2. Respeto.- El funcionario del Cuerpo de Bomberos de Riobamba debe tratar
humanamente a las personas, reconocer que el otro es, desde el punto de
vista de la especie, tan real y semejante a nosotros, y a la vez, si se lo
considera como individuo, es decir, como una totalidad en s mismo, tan
diferente. Significa adems, valorar a los otros como sujetos de derechos que
no solo merecen nuestro reconocimiento, sino que tambin deben ser
protegidos y garantizados con nuestras acciones. Adoptar una actitud positiva
de consideracin y proteccin del entorno cultural y ecolgico. Es un principio
necesario para lograr un ambiente laboral saludable y con ello alcanzar
mayores niveles de productividad, que permitan el logro exitoso de objetivos
comunes

3. Responsabilidad.- El funcionario del Cuerpo de Bomberos de Riobamba,
debe hacerse cargo de las consecuencias de las palabras, de las decisiones,
de los compromisos y, en general, de los actos libre y voluntariamente
realizados, no solo cuando sus resultados son buenos y gratificantes, sino
tambin cuando los mismos son adversos o indeseables. Ser responsable, en
este sentido, es dar respuesta de nuestros propios actos y enmendar nuestros
errores cuando sea posible. Es hacer de la mejor manera lo que nos
corresponde, con efectividad, calidad y compromiso, y sin perder de vista el
beneficio colectivo.
64

4. Solidaridad.- El funcionario del Cuerpo de Bomberos de Riobamba debe
reconocer que los seres humanos estamos hechos todos de la misma
sustancia y si estamos hechos de la misma sustancia estamos en condiciones
de comprender el dolor, la pena y la desventura de los dems; estamos
capacitados para asumir las justas y razonables necesidades de los otros
como propias. Debe reconocer en cada quien su dignidad humana, su valor
intrnseco como persona. Al ser solidarios, nos afirmamos y refinamos como
humanos, que crecemos en humanidad y hacemos algo por nosotros mismos.

5. Trabajo en Equipo.- El funcionario del Cuerpo de Bomberos de Riobamba
debe coordinar e integrar esfuerzos con los compaeros de trabajo para lograr
un mejor y ptimo resultado; debe compartir unos valores ticos mnimos
como son la solidaridad, vocacin de servicio, igualdad, autonoma, respeto,
responsabilidad, participacin, dilogo y concertacin. Debe buscar con el
trabajo en equipo oportunidades para aportar sus conocimientos y
experiencias, y as facilitar la bsqueda conjunta de soluciones y la superacin
mancomunada de los obstculos.

6. Servicio.- El funcionario del Cuerpo de Bomberos de Riobamba tienen el
encargo constitucional y legal de administrar lo que es de todos y para todos,
facilitando el cumplimiento de las responsabilidades, ofrecer respuestas
efectivas a los requerimientos, necesidades, inquietudes y expectativas de la
ciudadana y facilitar el cumplimiento de los deberes y la realizacin efectiva
de los derechos a todos los ciudadanos y ciudadanas.

7. Objetividad.- El servidor pblico del Cuerpo de Bomberos de Riobamba, debe
emitir juicios veraces y objetivos sobre asuntos inherentes a sus funciones,
evitando la influencia de los criterios subjetivos o de terceros no autorizados
por autoridad administrativa competente, debiendo abstenerse de tomar
cualquier decisin cuando medie violencia moral que pueda afectar su deber
de objetividad.

65

8. Lealtad.- El servidor pblico del Cuerpo de Bomberos de Riobamba, debe ser
leal a la Institucin y al Estado. Debe ser fiel a los principios ticos expresados
en el artculo tercero de la presente Resolucin, buscando el cumplimiento de
sus fines con plena conciencia de servicio a la colectividad.

9. Eficiencia.- El servidor pblico del Cuerpo de Bomberos de Riobamba, debe
desempear las funciones propias de su cargo en forma personal, con elevada
moral, profesionalismo, vocacin, disciplina, diligencia y oportunidad.
Eficiencia para desempear la funcin pblica y mejorar la calidad de los
servicios, sujetndose a las condiciones de tiempo, forma y lugar que
determinen las normas correspondientes y de acuerdo con las siguientes
reglas:

- Aportar la iniciativa necesaria para encontrar y aplicar las formas mas
eficientes y econmicas de realizar las tareas, as como para agilizar y
mejorar los sistemas administrativos y de atencin a los usuarios, debiendo
hacer conocimiento de los superiores, las sugerencias y recomendaciones
que proponga, as como participar activamente en la toma de decisiones.

- Utilizar el tiempo laboral responsablemente, realizando el mejor esfuerzo,
en la forma ms productiva posible, por lo que deber ejecutar las tareas
propias del cargo con el esmero, la intensidad y el cuidado apropiado.

- Hacer uso razonable de los materiales y bienes que con motivo del
desempeo de labores, que reciba del Cuerpo de Bomberos de Riobamba,
procurando el rendimiento mximo y el ahorro en el uso de esos recursos.
Debe preservar la naturaleza y contribuir a la proteccin del medio
ambiente.

- Contribuir y velar por la proteccin y conservacin de todos los bienes que
conforman el patrimonio institucional, estn o no bajo su custodia. El
servidor pblico es un simple depositario de los bienes pblicos por lo que
est obligado a cuidarlos responsablemente y a entregarlos cuando
corresponda.
66

10. Equilibrio.- El servidor pblico del Cuerpo de Bomberos de Riobamba, debe
desempear sus funciones con sentido prctico y buen juicio, aplicando
siempre los principios de seguridad industrial para su propia seguridad y
propendiendo siempre al bien comn.

11. Armona Laboral.- El servidor pblico del Cuerpo de Bomberos de Riobamba,
debe promover un clima de armona laboral, proyectar siempre una imagen
positiva de los compaeros de la institucin y contribuir al desarrollo de la
cultura organizacional.
28

4.8. ESTRUCTURA ORGNICA INTERNA

4.8.1. Niveles Jerrquicos

a. El Nivel Directivo, est conformado por el Consejo de Administracin y
Disciplina, de la siguiente manera:

El Primer Jefe quien lo preside.

Un Representante de los propietarios de los predios urbanos, designados por
la Secretaria de Coordinacin de Gestin de Riesgos.

Un Representante de la Ilustre Municipalidad del Cantn.

El Jefe Poltico.

El Oficial Superior ms antiguo.

Las resoluciones se toman por los votos positivos de la mitad ms uno de los
miembros asistentes, sesionan una vez al mes, y extraordinariamente cuando se
considere necesario.

28
dem 20, Pg. 6
67

Los deberes y atribuciones son:

- Velar por la correcta aplicacin de la Ley de Defensa Contra incendios y sus
reglamentos;

- Velar por la gestin administrativa y econmica de la institucin;

- Elaborar los proyectos de presupuestos y darles trmite legal;

- Autorizar adquisiciones que pasen de 50 salarios mnimos; y,

- Los dems que determinen la Ley y los Reglamentos.

b. Nivel Ejecutivo, est conformado por el Jefe del Cuerpo de Bomberos. Le
corresponde ejercer el mando directo sobre todos los miembros integrantes de
la institucin, y adems de:

- Hacer cumplir la ley y sus reglamentos;

- Mantener a la institucin en optimas condiciones de funcionamiento;

- Tender a la tecnificacin del personal;

- Recabar oportunamente la recaudacin de impuestos y tasas;

- Rendir caucin al posesionarse;

- Presidir las sesiones del Consejo;

- Realizar autogestin para conseguir recursos; y,

- Las dems que determine la ley.

c. Nivel Operativo, est conformado por el personal de tropa, de la siguiente
manera:

68

- Jefe de Brigada.- Es el encargado de de hacer cumplir las rdenes emanadas
del comando, inspeccionar las compaas constituidas, dar cumplimiento a los
programas y horarios de la institucin, vigilar permanentemente la instruccin
en las compaas, comunicar oportunamente sobre las necesidades de las
compaas.

- Suboficiales, Sargentos, Cabos.- Son responsables del orden y disciplina de
su cuartel o compaa, mantenerse en continuo contacto con sus subalternos
inspirndoles con sus ejemplos de sentimiento de deber, apoyarn al resto de
clases con su autoridad y los acostumbrar a comandar con firmeza y
cortesa, asistir a las formaciones de relevos de guardia instruccin rancho y
clases, controlar diariamente el estado de los vehculos, corregir cualquier
infraccin cometida por sus subordinados, las clases iniciaran al recluta en la
vida bomberil, guardar consideraciones mutuas y respeto jerrquico dentro de
su grado y antigedad.

- Bombero Voluntario: son ascendidos cada cinco aos despus de haber
aprobado un curso tcnico bombero o examen de promocin. Mantendr
alerta su mente y cuerpo con la prctica de las labores bomberiles, mayor
aprovechamiento de las instrucciones, tener presente la obediencia y buen
cumplimiento del servicio, respeto a los superiores.

d. Nivel Administrativo: est conformado por el Contador, Tesorero, Secretario
e Inspectores. Estos funcionarios estn sujetos a la Ley de Servicio Civil y
Carrera Administrativa quienes debern cumplir con lo que dispone esta ley.
Sus obligaciones son:

- Colaborar con el jefe del departamento;

- Realizar tcnicamente las inspecciones;

- Mantenerse actualizado en las normas de prevencin de incendios;

- Estar capacitado para dictar conferencias; y,

69

- Las dems que determine la Ley y Reglamentos.

4.8.2. Recursos e Instalaciones

El Cuerpo de Bomberos de Riobamba, cuenta con los siguientes recursos:

Compaa No. 1
26 de Junio
Chile 26 - 56 y Pichincha (03)2940663
Compaa No. 2
21 de Abril
Argentinos y Alvarado (03)2962392
Compaa No. 3
X3
Barrio La Pradera (03)2607102
Fuente: Pagina Web SNGR, 2010.

70

4.8.3. Organigrama Estructural

El Cuerpo de Bomberos de Riobamba, a travs de la carta de organizacin,
presenta la estructura organiza de la siguiente manera:

Grfico No. 11: Organigrama Estructural
del Cuerpo de Bomberos de Riobamba

Fuente: Secretaria del Cuerpo de Bomberos de Riobamba

CONSEJO DE ADMINISTRACIN
Y DISCIPLINA
COMANDANCIA
GENERAL
SECRETARIA
GENERAL
ASESORIA
JURIDICA
REA
ADMINISTRATIVA
REA DE
MANTENIMIENTO
Y CONSERVACION
REA DE
OPERACIONES
REA DE
EMERGNECIA
MDICA
REA DE
RECURSOS
FINANCIEROS
71

4.9. CONTROL Y ADMINISTRACIN ACTUAL DE LOS BIENES DE LARGA
DURACIN

El Cuerpo de Bomberos de Riobamba para el control y administracin de los
bienes de larga duracin, se basa en las disposiciones generales de la Contralora
General del Estado, y no cuenta con un manual especifico para el uso, custodia,
mantenimiento, control, administracin y maneo de los bienes con los que cuenta
la institucin.

Los inventarios estn desactualizados, y en ellos se registran y constan bienes
perdidos y otros que han sido dados de baja, por lo que la informacin financiera
reflejada en los balances no es confiable.

Los bienes que tienen cada uno de los Bomberos para el desarrollo de las
actividades, no han sido entregados mediante acta de entrega recepcin,
ocasionando graves daos y prdidas para el Cuerpo, as como tambin no se
han responsabilizado de manera directa a quienes han perdido bienes.

La Unidad de Contabilidad no controla peridicamente la existencia de los bienes
de larga duracin a travs de constataciones fsicas, ni tampoco se hacen
conciliaciones entre los saldos contables y los inventarios.

4.10. ESTRUCTURA FINANCIERA

Para el ejercicio de su actividad operativa y funcional, sus ingresos provienen de
la recaudacin que realiza la Empresa Elctrica Riobamba en las panillas que la
ciudadana paga mensualmente y la empresa los recauda , valores que son
transferidos directamente en la Cta. que mantenemos del Banco Central del
Ecuador, ingresos por Permisos de Funcionamiento y Predios Urbanos valores
que son recaudados directamente y luego debidamente depositados a la
respectiva Cta., es decir que los ingresos percibidos financian el pago de
72

sueldos del personal, as como tambin de los gastos operativos, los mismos que
servirn para el normal desenvolvimiento de las actividades de la institucin.

73

CAPTULO V

5. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL Y ADMINISTRACIN DE
BIENES DE LARGA DURACIN DEL CUERPO DE BOMBEROS DE
RIOBAMBA

5.1. INTRODUCCIN

La implementacin de un manual de procedimientos de control y administracin
de bienes de larga duracin del Cuerpo de Bomberos de Riobamba, contiene
procedimientos normativos sencillos y sistemticos, concebidos a bases de las
experiencias ms representativas y regulaciones desarrolladas durante la
investigacin propuesta; as como la ejecucin de mecanismos en entidades
similares del sector pblico que tienden a mejorar y conseguir una apropiada
orientacin y facilidades para que los involucrados con las actividades de
administracin, custodia, uso, mantenimiento, salvaguardia, registro y control de
los bienes de larga duracin e inventarios en cada unidad administrativa den fiel y
oportuno cumplimiento a las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.

De esta manera, se hace necesario que la administracin del Cuerpo de
Bomberos de Riobamba establezca medidas que garanticen una racionalidad y
optimizacin de los recursos, as como de un ejercicio austero y responsable,
mediante el establecimiento de normas y lineamientos, que sirvan de base para
regular su operacin.

Con la propuesta de este Modelo, se aspira que el Cuerpo de Bomberos de
Riobamba, especialmente el departamento encargado de la administracin y
control de los Bienes de Larga Duracin, uniforme los criterios y fortalezca el
control internos, a travs de una difusin y aplicacin de los procesos en cada una
de las unidades administrativas de la Institucin.

74

5.2. OBJETIVOS

5.2.1. General

Contar con un instrumento administrativo, que permita establecer los mecanismos
necesarios de registro y control de los bienes de larga duracin, mediante la
descripcin de sus caractersticas fsicas y tcnicas, su costo, localizacin y
asignacin de los mismos, as como su autorizacin correspondiente para su alta,
transferencia y baja, con el objeto de mantener permanentemente actualizado el
inventario de los bienes de larga duracin del Cuerpo de Bomberos de Riobamba.

5.3. JUSTIFICACIN

El Cuerpo de Bomberos de Riobamba, constituida como una sociedad de
derecho, y cuyo fin es defender a las personas y a sus propiedades contra el
fuego, socorrer en catstrofes o siniestros y efectuar acciones de salvamento, es
importante que cuente con un Manual de Procedimientos de Control y
Administracin de Bienes de Larga Duracin, porque se ha venido trabajando en
forma emprica en lo que tiene relacin al manejo de los inventarios, si bien
existen registros, los mismos no cuentan con los respectivos respaldos que
justifiquen la toma de decisiones por parte del administrador. En tales
circunstancias, es el momento oportuno para que el Cuerpo de Bomberos cuente
con este instrumento que oriente los procedimientos de control, en espera de
obtener informacin confiable y veraz.

A travs del Manual de Procedimientos de Control y Administracin se pretende
contribuir a la empresa con un instrumento til y prctico, que beneficia
directamente al Cuerpo de Bomberos de Riobamba, y al personal involucrado en
los procesos de registro, custodia, mantenimiento y uso, ya que al obtener
informacin oportuna y fiable en un momento determinado se puede tomar
decisiones importantes que conlleven a una administracin eficaz.
75

Estos instrumentos normativos de carcter general, sirven de fundamento para la
elaboracin de principios, normas y procedimientos, que incluye aspectos
importantes de organizacin contable, los principales procedimientos relacionados
con el proceso contable, el plan de cuentas y descripcin de su funcionamiento, el
esquema de registros bsicos, estructura de los informes financieros, los asientos
tipo y el ejercicio demostrativo de la forma como opera el sistema.

El objetivo fundamental que se pretende alcanzar, consiste en establecer y
mantener un subsistema de control de los activos fijos e inventarios, que
formando parte del sistema de gestin financiera, integre los registros e informes
relacionados con las operaciones patrimoniales y presupuestarias; para este
objeto se ha considerado el uso uniforme de los cdigos y la nomenclatura de las
cuentas especficas.

5.4. MBITO DE APLICACIN

El contenido de este Manual de Procedimientos para el Control de Bienes de
Larga Duracin, es de carcter obligatorio para todas las unidades administrativas
del Cuerpo de Bomberos de Riobamba, deben de implementar el presente
Manual de Procedimientos con todos los controles internos de bienes de larga
duracin que aqu se menciona.

Sin embargo esto controles pueden ser mejorados o ampliados, ya que las
necesidades y recursos de cada unidad son diferentes; as como la prctica diaria
indican diferentes comportamientos en cada una de las unidades.

Los responsables de su aplicacin sern en primer grado los administradores de
las unidades administrativas, o en su defecto los jefes departamentales, servicio,
unidad, rea, etc., y en segundo trmino todos los servidores de la institucin que
tengan a su cargo mobiliario, equipo e instrumental.

76

Finalmente todo ello debe conllevar a consolidar y fortalecer un adecuado control
interno de los bienes de larga duracin entre las unidades administrativas.

5.5. BASE JURDICA

El Cuerpo de Bomberos de Riobamba se fundamenta en las disposiciones
contenidas en los Ttulos VI y IX de la Ley Orgnica de Administracin Financiera
y Control, expedida mediante Decreto Supremo No. 1429, publicado en el
Registro Oficial No. 337 de mayo 16 de 1977. En el Manual General de
Contabilidad Gubernamental, expedido mediante Acuerdo No. 1551 de noviembre
12 de 1980 y promulgado en el Suplemento del Registro Oficial No. 346 de
diciembre 29 del mismo ao y las reformas respectivas.

En consecuencia, se ajustan a lo que establecen las Normas Tcnicas de Control
Interno, los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados aplicables en la
Republica del Ecuador, las Polticas y Normas Tcnicas de Contabilidad, que ha
puesto en vigencia la Contralora General del Estado.

5.6. BASE CONCEPTUAL

Ente Contable.- El Cuerpo de Bomberos, en su calidad de ente contable,
tiene facultad para contraer compromisos y obligaciones de conformidad con
las normas administrativas vigentes. Estas entidades, para su funcionamiento
cuentan con un presupuesto por los ingresos de la Empresa Elctrica de
Riobamba en el pago de las planillas por los usuarios, por otro parte
estructurado en la parte relativa a los ingresos principalmente con la
recaudacin de recursos en los Permisos de Funcionamiento y Predios
Urbanos y los saldos del ejercicio anterior.

Responsabilidad de la entidad.- El titular y el Director Financiero del Cuerpo
de Bomberos, es responsable de supervisar y propender que se mantenga
actualizado el sistema contable.
77

Informacin Financiera.- A fin de satisfacer los requerimientos internos se
contempla la necesidad de producir estados financieros mensuales que
incluyan los respectivos anexos. El Estado de Operacin mensual, incluye
informacin acumulativa a partir del primer da hbil de cada ejercicio fiscal.
Para la formulacin de estos informes internos, no se considera forzoso,
registrar rigurosamente todos los ajustes a las cuentas que conforman los
estados financieros. A fin de dar cumplimiento a las disposiciones emitidas
por la Contralora General del Estado.

Mtodo Contable.- El mtodo contable a utilizarse es el mixto o modificado;
mediante el cual, los ingresos se registran como tales en el momento en que
se recaudan, conforme a lo indicado en la poltica de contabilidad No. 13,
expedida por la Contralora General del Estado. Los gastos se registran como
tales el momento que nacen las obligaciones originadas por la adquisicin de
bienes, servicios, prestacin de servicios y/o ejecucin de obras.

Proceso Contable.- El Sistema Contable del Cuerpo de Bomberos se
fundamenta en el Principio de la Partida Doble; sin embargo, el registro de
varias etapas relacionadas con la ejecucin presupuestaria de los gastos se
realiza mediante anotaciones basadas en la partida simple; as, no es
necesario el registro de jornalizaciones en los siguientes casos:

a) Por la apertura del presupuesto aprobado.

b) Por las reformas presupuestarias relacionadas con aumentos, rebajas y
traspasos de partidas.

c) Los compromisos incurridos de conformidad a lo que establece el artculo
56 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control.

La contabilizacin de las etapas descritas que guardan relacin con la
ejecucin presupuestaria se efecta directamente en los auxiliares
78

presupuestarios respectivos, sin necesidad de que en forma previa se realicen
anotaciones en los registros de entrada original.

Las transacciones que modifican las composicin de los activos, pasivos,
patrimonio, cuentas de orden, ingresos, gastos, cuentas transitorias, se
contabilizan siguiendo el procedimiento que se describe a continuacin:

a) Recoleccin y examen de la documentacin fuente.

b) Registro en libros de entrada original.

c) Mayorizacin.

d) Balance de Comprobacin antes de ajustes.

e) Hoja de Trabajo para la elaboracin de Estados Financieros.

f) Jornalizacin y Mayorizacin de los ajustes y reclasificaciones.

g) Elaboracin de los estados financieros.

h) Asientos de Cierre.

Actividad.- Categora programtica que expresa la produccin de bienes o
prestacin de servicios terminales (produccin final que se ofrece a la
comunidad o a sectores significativos de la actividad econmica o social) que
contribuyan directamente al logro d objetivos y metas.

Activos Fijos.- Son los bienes duraderos de naturaleza fsica no reproducibles,
empleados por la entidades y organismos productores de bienes y servicios.

Activo Financiero.- Derechos de naturaleza financiera que tienen las
entidades y organismos que se expresan en acciones y participaciones de
capital, prstamos concedidos a entidades pblicas y privadas y existencia de
79

ttulos y valores. As mismo comprende las existencias en caja y bancos y los
saldos de cuentas por cobrar.

Equipos de Procesamiento de Datos.- Comprende al conjunto de mquinas
elctricas y electrnicas que efectan procesos de entrada, elaboracin,
almacenamiento y puesta a disposicin del usuario de la informacin
sistematizada de carcter numrica y literal; adicionalmente comprende a todo
aquello que permita una expansin en la capacidad y utilizacin de equipos,
tales como: impresora, tarjetas opcionales o de reemplazo, discos duros,
disqueteras, teclados, monitores, memorias adicionales y otros de naturaleza
anloga que vayan a ser destinados a complementar, reacondicionar o
modernizar el equipamiento existente.

Ejercicio Fiscal.- Es el periodo regular presupuestario y contable dentro del
cual se hace y se ejecutan las estimaciones de ingresos y gastos. Comprende
del 1ero. De enero al 31 de diciembre de cada ao.

Gastos de inversin.- Gastos corrientes y de Capital destinados a proyectos
de inversin para incrementar la infraestructura fsica o financiera y el
patrimonio nacional.

Meta.- Cuantificacin de los bienes y servicios que se prevn producir en cada
uno de los programas institucionales.

Pasivos Pendientes de Pago.- Son el monto de las obligaciones contradas
por la recepcin de bienes y servicios que todava no se han pagado, en
trminos contables constituyen la acumulacin de las cuentas por pagar para el
siguiente ejercicio: se excluyen a las contractuales a plazo fijo.

80

5.7. ORGANIZACIN DE LA UNIDAD DE CONTROL DE BIENES DE LARGA
DURACIN

5.7.1. Organizacin Estructural
La inexistencia de una estructura de organizacin en la institucin es necesario
sugerir e incorporar un organigrama en cual se estructure de mejor manera el
rea administrativa por lo que se propone este tipo de organizacin.

La organizacin estructural del rea Administrativa, estar conformada por la
Unidad de Adquisiciones, Unidad de Bienes de Larga Duracin y Unidad de
Suministros y materiales.

Grfico No.12: Organigrama Estructural del rea Administrativa

Fuente : Investigacin personal
Realizado por: Alexandra Herrera

rea
Administrativa
Unidad de Bienes de
Larga Duracin
Unidad de
Adquisiciones
Unidad de Suministros
y Materiales
81

Funciones de la Unidad de Adquisiciones

- Programar, organizar, dirigir, controlar y coordinar las adquisiciones de bienes
muebles, que sean requeridos por la institucin.

- Participar en la elaboracin del Plan Anual de Adquisiciones.

- Mantener actualizados los registros de proveedores de bienes, suministros y
materiales.

- Obtener cotizaciones para la adquisicin de bienes muebles, equipos,
maquinarias, vehculos, bienes de consumo interno, suministros y materiales y
preparar un informe analtico.

- Ejecutar planes de adquisicin.
- Tramitar con oportunidad y diligencia las solicitudes de pedidos de bienes en
general.

- Evaluar y sugerir a los directivos para que se elija la cotizacin ms
conveniente.

- Receptar y organizar los requerimientos de rdenes de compras.

- Realizar las adquisiciones en forma oportuna de los bienes en general.

- Verificar que los bienes que ingresan a la institucin cumplan con las
especificaciones contractuales.

- Realizar trmites de importacin en coordinacin con las unidades
administrativas.

- Mantener un archivo actualizado de los registros y documentos que respaldan
las actividades de la Unidad.

82

- Cumplir y hacer cumplir con las disposiciones legales reglamentarias y dems
normas pertinentes establecidas para el sistema de administracin de bienes

- Las adquisiciones que sobrepasen el valor de autorizacin de la primera
autoridad, requerir la debida aprobacin del Consejo de Administracin.

Funciones de la Unidad de Bienes de Larga Duracin

- Efectuar la recepcin, el almacenamiento temporal, la custodia y control de los
bienes en general de la institucin.

- Llevar registros individuales actualizados de los bienes de la entidad
calificados como bienes de larga duracin, con los datos de las caractersticas
generales y particulares como: marca, tipo, valor, aos de fabricacin, color,
nmero de serie, dimensiones, cdigo, depreciacin, etc.

- Realizar la entrega de los bienes a todo el personal de la institucin, mediante
actas de entrega - recepcin debidamente legalizada con las firmas de los
responsables de la unidad y del custodio.

- Elaborar un catastro de los bienes inmuebles que posee la institucin, as
como fichas individuales de la propiedad en la que consten: planos, reas y
avalos.

- Suministrar oportunamente a todas las dependencias, funcionarios y
empelados, los muebles y equipos necesarios para sus labores, de acuerdo a
la disponibilidad de los mismos.

- Efectuar peridicamente o rotativamente constataciones fsicas de los bienes
por lo menos una vez al ao en forma normal o cuando sea requerida por el
Departamento de Contabilidad.

- Verificar la calidad y estado de los bienes que han sido sujetos de reposicin.

83

- Entregar al Departamento de Contabilidad el inventario anual actualizado de
los bienes de larga duracin para la conciliacin correspondiente.

- Colaborar en la formulacin del plan anual de adquisiciones de bienes de larga
duracin.

- Participar por designacin en los trmites de baja, remates y dems
relacionadas con su funcin.

- Mantener actualizado el catastro de predios que hayan sido sujetos de remate,
expropiacin, permuta, confiscacin o reintegro, y presentar informes de la
accin tomada.

- Intervenir en la recepcin de los bienes adquiridos y verificar la conformidad de
los contratos celebrados.

- Solicitar y coordinar el mantenimiento de los bienes institucionales.

- Considerar y analizar la informacin relativa a los bienes de las diferentes
unidades, para la determinacin del activo fijo total.

- Velar porque el servidor inmediatamente responsable de la custodia y uso del
bien que haya desaparecido por hurto, robo o por cualquier hecho anlogo,
comunique a la mxima autoridad de la institucin, as como por la vigilancia o
seguimiento de la tramitacin de la respectiva causa penal.

- Mantener el control sobre el traslado interno de los bienes de una unidad
administrativa a otra.

- Llevar estadsticas de la informacin de los bienes de larga duracin, personas
responsables de la custodia y uso, unidades administrativas donde se
encuentran, grado de utilizacin y estado de conservacin.

- Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales reglamentarias y dems
normas pertinentes, establecidas para el sistema de administracin de bienes.

84

Funciones de la Unidad de Suministros y Materiales

- Recibir, almacenar, custodiar y controlar los bienes destinados para el
consumo interno.

- Mantener actualizado los registros auxiliares para el control de los bienes para
el consumo interno en cantidades.

- Mantener existencias suficientes de suministros y materiales, tiles de oficina,
as como piezas para el mantenimiento de equipos y maquinaria, vehculos,
etc.

- Elaborar detalles de las necesidades materiales, segn los niveles de stock
determinados.

- Elaborar comprobantes de egreso de bodega cuando se efectan entrega de
suministros y materiales.

- Determinar conjuntamente con contabilidad los niveles mximos y mnimos de
existencias.

- Controlar que los responsables del manejo y control de los inventarios para
consumo interno en las distintas reas administrativas mantengan informacin
adecuada, confiable y oportuna para fines de conciliacin con los registros de
la unidad.

- Mantener salvaguardas fsicas que permitan precautelar la seguridad y
conservacin de los inventarios bajo su responsabilidad.

- Realizar constataciones fsicas en forma peridica o rotativa por lo menos
muna vez al ao en forma normal o cuando sea requerida por la autoridad
competente o por excepcin cuando cambie el custodio a fin de determinar
oportunamente las desviaciones respecto a la utilizacin y control
especificando sus causas y presentando las recomendaciones necesarias.

- Colaborar en la formulacin del plan anual de adquisiciones.
85

- Efectuar la recepcin de los bienes y equipos que deban estar bajo su
responsabilidad y formular el correspondiente informe.

- Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales reglamentarias y dems
normas pertinentes establecida en el Manual de Procedimientos de Control y
Administracin de Bienes de Larga Duracin.

5.8. PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL Y ADMINISTRACIN DE

5.8.1. Ingresos y Egresos

5.8.1.1. Ingresos por Adquisicin

De conformidad al diseo del presente manual, los procedimientos, para el
ingreso de los bienes por adquisicin, se describen partiendo de las compras
efectivas, es decir, luego de que el Cuerpo de Bomberos de Riobamba ha seguido
los procesos correspondientes contemplados en las respectivas disposiciones
legales y reglamentarias, como son: Ley de Contratacin Pblica, Ley Orgnica
de Administracin Financiera y Control (LOAFYC), Reglamento General de
Bienes del Sector Pblico, y las normas internas dictadas por cada entidad,
relativas a compras, provisiones, comits de adquisiciones, planes anuales, etc.;
consecuentemente, se inicia con la orden de compra de los bienes; cuyo
procedimiento se describe a continuacin:

86

UNIDAD ADMINISTRATIVA No. DESCRIPCIN

CONSEJO DE ADMINISTRACIN

DIRECCIN FINANCIERA

CONTABILIDAD

1

2

3

4

5

Consejo:
- Selecciona al proveedor, dispone la
elaboracin de la orden de compra y
determina si el pago debe efectuarse
despus de recibir los bienes o en forma
previa; para este ltimo caso se requerir
la autorizacin de la mxima autoridad de
la entidad.
- El original de la orden de compra enva a
la Direccin Financiera, conjuntamente
con las cotizaciones, cuadro comparativo,
contrato, etc.; copia de la orden retiene
para el archivo.

Director:
- Recibe la orden de compra y dems
documentos, sumilla a contabilidad para
que se efecte el control previo al
compromiso.

Contador General:
- Dispone al contador, que a base de la
orden de compra y documentacin
sustentatoria, verifique la disponibilidad
presupuestaria y se afecte al
compromiso.
Auxiliar de Contabilidad:
- Elabora comprobante de egreso a
nombre del proveedor.
Contador General:
- Legaliza la documentacin y enva al
Director Financiero; retiene copia de
comprobante de egreso para el registro
87

DIRECCIN FINANCIERA

TESORERA

ADQUISICIONES

6

7

8

contable.
- Si el pago es previo a la recepcin de los
bienes, efecta el asiento, cargando a
Cuentas por Cobrar Servidores y
Empleados (servidor encargado de
efectuar la compra).

Director:
- Revisa firma el comprobante de egreso
y, enva documentacin a Tesorera.

Tesorero:
- Determina la veracidad, propiedad y
legalidad de la documentacin; realiza la
transferencia y entrega la documentacin
al Agente de compras o (encargado de
esta actividad).

Agente de Compras:
- Recibe comprobante de transferencia y
comprobante de egreso, documentacin
sustentatoria , y cuando el pago es por
adelantado, entrega la transferencia,
hace legalizar el comprobante de egreso;
recibe los bienes, constatando cantidad,
calidad, partes, piezas, que estn de
conformidad a los documentos
respectivos.
- Cuando el pago es posterior, recibe los
bienes segn orden de compra y factura
proforma del proveedor; constatando
calidad, cantidad, partes, piezas, etc.; de
conformidad a los documentos
respectivos;
- Enva documentacin debidamente
88

DIRECCIN FINANCIERA

CONTABILIDAD

9

10

11

legalizado a la Direccin Financiera,
conjuntamente con el acta de entrega
recepcin de los bienes.

Director:
- Recibe documentacin legalizada y
sumilla a contabilidad, para que efecte
el registro contable correspondiente.

Contador General:
- Ordena el registro contable.

Auxiliar de Contabilidad:
- Registra asiento contable conforme a las
normas establecidas, y en base a la
documentacin sustentatoria.
- Llena el formulario Reporte de Ingresos
de Bienes de Larga Duracin,
consignando en la columna cdigo del
bien, la clase de bien que corresponda
segn la tabla preestablecida y en forma
provisional el ordinal del bien hasta que
la unidad de Bienes de Larga Duracin
asigne el ordinal definitivo.
- Original y copia enva a la citada unidad
y copia retiene para archivo.
- Si se hace el pago por adelantado, se
descargar los valores entregados al
Agente de Compras, acreditando a la
cuenta Cuenta por Cobrar Servidores y
Empleados.
Contador General:
- Recibe copias del formulario de Reporte
de Ingreso de Activos Fijos y dispone se
efecte el registro correspondiente, el
89

UNIDAD DE BIENES DE LARGA
DURACIN

12

13

traspaso del bien a la unidad solicitante.

Caucionado:
- Recibe original y copia del Reporte de
Ingreso de Bienes de Larga Duracin,
firma, enva original a contabilidad y
archiva copia.


90

Grfico No. 13: Flujograma de procesos de Ingreso por Adquisicin


Necesidad
El rea comunica al
Comandante General sobre las
especificaciones del bien que
necesita
Obtenemos Proformas de por
lo menos 3 empresas
distribuidoras
Aprueba
COMPRA
Ingreso a Bodega del
Cuerpo de Bomberos
Revisa la veracidad, propiedad
y legalidad del documento;
firma la entrega
Contabilidad registra
en inventario
NO
SI
La Comisin Verifica proformas y
selecciona de acuerdo a las
especificaciones del producto
FIN
Se realiza la entrega y firma de
acta de entrega recepcin
correspondiente al
departamento
91

REGISTRO CONTABLE: INGRESO POR ADQUISICIN

10 SEP 2010. Se realiza la compra de un escritorio para la oficina de la contadora
por el valor de $ 800,00 dlares ms IVA, se recibe la respectiva factura, el pago
se lo realiza mediante transferencia el mismo da.


Fecha CUENTA A T EJECUCION PRESUPUETARIA
COD. DENOMINACION S M DEBE HABER COD. PARTIDA Devengado

10 SEP 2010
10 SEP 2010
10 SEP 2010
10 SEP 2010
10 SEP 2010
10 SEP 2010

10 SEP 2010

10 SEP 2010
10 SEP 2010

141.01.03
113.81.01
213.81.02
213.81.03
213.53.02
213.53.01

213.53.01

213.81.02
113.03.01
---------------78-----------------
Mobiliario
Cuentas por cobrar IVA SRI
Ctas. Por pagar IVA Proveedor 70%
Ctas. Por pagar IVA Fisco 30%
Ctas. Por Pagar Bien y Ser Fisco 1%
Ctas. Por Pagar Bien y Servicio
Consumo 99%

Ctas. Por Pagar Bien y Ser
Consumo99%
Ctas. Por pagar IVA Proveedor 70%
Banco Central de Ecuador

Pago por la compra de escritorios.

78
78
78
78
78
78

78

78
78

F
F
F
F
F
F

F

F
F

800.00
96.00

792.00

67.20

67.20
28.80
8.00
792.00

859.20

84.01.03

Mobiliario

800.00

92

5.8.1.2. Ingresos por Donacin

Para el registro de los ingresos por donacin se debe aplicar mecanismos y
procesos lgicos que de manera sencilla y prctica demuestren la naturaleza de
la transaccin, en relacin con el Sistema General de Contabilidad del Sector
Pblico.
A continuacin se describen los pasos que se deben dar para este registro:


ENTIDAD DONANTE

ENTIDAD BENEFICIARIA

COMISIN ESPECIALIZADA

1

2

3

Titular:
- Enva comunicacin a la entidad en la que
expresa el deseo de transferir gratuitamente
o donar determinados bienes, sea por
propia voluntad o a solicitud de la entidad
interesada.
Mxima Autoridad o Titular:
- Toma conocimiento de la comunicacin de
la entidad u organismo donante, si es
positiva, dispone a la Direccin
Administrativa designe una comisin
especializada para que efecte la
inspeccin y participe en la recepcin de los
bienes.

Comisin:
- Recibe comunicacin del titular de la
entidad y procede a la inspeccin y
evaluacin tcnica de los bienes, elabora
informe y remite al titular. De ser
conveniente la donacin y si los bienes no
estn valorados, en el informe se harn
constar los precios estimados por cada
bien.
93

DIRECCIN FINANCIERA

CONTABILIDAD


4

5

6

7

Titular:
Recibe informe, analiza su contenido:
- Si no es conveniente la donacin comunica
a institucin donante y se archiva
documentos.
- Si la donacin es conveniente y til, sumilla
al Director Financiero para que intervenga
en la entrega recepcin de los bienes
donados.

Director:
- Delega a un funcionario para que
conjuntamente con el Jefe de bienes de
larga duracin y la comisin especializada,
procedan con la entrega recepcin.

Funcionario Delegado:
- Elabora el acta de entrega recepcin en
original y 3 copias, conjuntamente con el
Jefe de bienes de larga duracin y los
funcionarios delegados por la institucin
donante; la legalizan (pueden constar
tambin las firmas de los titulares de la
entidad) y, se distribuyen as: original a la
institucin donante; 1 copia para
contabilidad; 1 copia para activos fijos; 1
para la Direccin Administrativa.

Jefe
- Recibe copia del acta de donacin y
dispone se elabore el Reporte de Ingresos
y se efecte el registro contable al costo
histrico de los bienes y de no contar con
ello, al valor estimado por la comisin
94

especializada de valoracin; copia del
reporte enva a la unidad de bienes de larga
duracin.
- Recibe el Reporte de Ingresos con la
copia del acta de donacin, e ingresa los
bienes a la bodega de la entidad; procede a
registrar cada uno de ellos en el formulario
Control de bienes de larga duracin con la
codificacin que le corresponda.
- Enva el formulario Reporte de Ingresos a
contabilidad, con el cdigo definitivo de los
bienes para su actualizacin.


95

Grfico No. 14: Flujograma de procesos de Donaciones


CONCEJO ACEPTA LA
DONACION
ANALIZA LA NECESIDAD
DE LA INSTITUCIN

COMUNICA EL DESEO
DE DONACION GRATUITA
ELABORAN ACTA DE
ENTREGA RECEPCION

SOLICITUD
PREPRARA ACTA DE
ENTREGA RECEPCIN
ENTREGAN EL BIEN

INSTITUCIN DONANTE COMANDANTE GENERAL
ARCHIVO
FIN
REGISTRO EN EL
INVENTARIO DE
ACTIVOS FIJOS

96

Descripcin del Proceso:

1. La Institucin comunica el deseo de donacin gratuita.

2. Se analiza las necesidades de la institucin y se procede.

3. El Consejo de Administracin y Disciplina acepta la donacin

4. El Cuerpo de Bomberos recibe el bien.

5. Realizan la entrega recepcin.

6. Se registra en el inventario de Bienes de Larga Duracin

97

REGISTRO CONTABLE: DE DONACIN.

15 OCT 2010. Se recibe la donacin de un vehculo Ambulancia marca Toyota por
parte del Cuerpo de Bomberos del Japn por el valor de $20000.00 dlares se
recibe el vehculo y la documentacin respectivamente.


Fecha CUENTA A T EJECUCION PRESUPUETARIA
COD. DENOMINACION S M DEBE HABER COD. PARTIDA Devengado

15 Oct 2010

141.01.05
611.99.02

Vehculo
Donaciones de Bines muebles e inmuebles

Para registrar la donacin del vehculo

90
90

F
F

20000,00

20000,00

98

5.8.1.3. Ingreso por Traspaso de Bienes de Larga Duracin

Los trmites para cumplir con las diligencias de traspaso y prstamo de uso
(comodato), se realizarn con arreglo a lo dispuesto en el Reglamento General de
Bienes del Sector Pblico y disposiciones conexas.

Para el ingreso de bienes por la modalidad de traspaso, en lo que fuere aplicable,
se seguirn los procedimientos para el ingreso de bienes de larga duracin por
transferencia gratuita.

Para el caso de ingresos por comodato, adicionalmente s tomar en cuenta el
perodo prstamo fijado en el comodato en el contrato y de que los bienes se
registe contablemente como cuentas de orden, debitndose la cuenta 9.1.06
Bienes recibidos en custodia y acreditndose la cuenta 9.2.06 Responsabilidad
por bienes en custodia, por el valor equivalente a los bienes que reciban.

99

Grfico No. 15: Flujo grama de Procesos de Traspaso de Bienes

UNIDAD SOLICITANTE DIRECCION ADMINISTRATIVA


JEFE DE
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
DIRECTOR

ADMINISTRATIVO
JEFE DE
ACTIVOS
FIJOS
Solicita a la Direccin
Administrativa Traspaso
de bienes
Analiza

Solicitud
- Recibe solicitud
- Inspecciona bienes
- Entrega o recibe Bienes

Solicitud de traspaso
de bienes de larga
duracin
Solicitud de
Traspaso de Bienes de
Larga Duracin
Sumilla la solicitud de
Bienes de Larga Duracin
Procede
Traspaso?
Sumilla Solicitud
Autorizando
Traspaso
Analiza
Entrega
NO
Recibe
Bienes
Distribuye
Ejemplares
SI
Devuelve
Solicitud
Entrega
FIN
100

Flujograma de Entrega Recepcin de Traspaso de un Bien.- Cuando se
realiza un traspaso de bienes de larga duracin de un Departamento a otro o
de una Unidad Administrativa a otra, se debe contemplar los siguientes pasos:

1. El Jefe del Departamento o Unidad Administrativa solicita mediante escrito a la
Comandante del Cuerpo de Bomberos se autorice el traspaso del bien.

2. Comandante sumilla y enva al Director Financiero para el tramite respectivo.

3. El Director Financiero ordena a Contabilidad la verificacin de que el bien
solicitado no se encuentre cumpliendo ninguna funcin en el departamento o
unidad que traspasar dicho bien.

4. Contabilidad enva comunicacin a la Direccin Financiera, informado de la
verificacin solicitada. Si el bien no cumple ninguna funcin, se procede con el
traspaso, caso contrario se niega dicha solicitud.

5. El Director Financiero sumilla la solicitud aprobado el pedido

6. El jefe de la Unidad Administrativa o Departamento avoca conocimiento del
traspaso y ordena al usuario custodio la entrega del bien.

7. Departamento o Unidad Administrativa archiva copia del documento respectivo.

8. Se realiza la entrega recepcin entre el usuario custodio que entrega y el
usuario custodio que recibe a travs de una acta que da fe de lo actuado para
el descargo respectivo.

9. Se archiva documento, una copia se enva a la Direccin Financiera, otra al
Guardalmacn y otra a Contabilidad para el respectivo registro.

101

Grfico No. 16: Flujograma de Procesos de Traspaso entre Departamentos o
Unidades Administrativas


Solicita al Comandante del
Cuerpo de Bomberos el
traspaso del bien.
Verifica uso
del bien a
traspasar
Comunica al Usuario
Custodio para la entrega
del bien
Enva solicitud al
Director Financiero para
el trmite respectivo.
Se entrega y reciben
bienes entre los
involucrados
DEPARTAMENTO O UNIDAD
SOLICITANTE
DEPARTAMENTO O UNIDAD
QUE ENTREGA
Enva solicitud al
Contador para verificar
el uso del bien
Informa al Director
Financiero del
particular
Decide la
peticin
NO
Devuelve
Solicitud
SI
Continua
trmite
Recibe solicitud de
traspaso e informe de
Contabilidad
Elaboran Acta de
entregan recepcin
Se archivan
documentos
Registros contables y
actualizacin de
inventarios
FIN
102

Modelo de Acta de Entrega Recepcin de Traspaso Bienes

ACTA DE ENTREGA RECEPCIN DE TRASPADO DE BIENES

Acta de entrega recepcin de Bienes de Larga Duracin que se encuentra bajo la
custodia y responsabilidad de la Sra. Mara Teresa Montero Ruiz, quien se desempea
como Secretaria de la Comandancia del Cuerpo de Bomberos de Riobamba.

En la ciudad de Riobamba, a los dos das del mes de diciembre del ao dos mil diez, se
efecta la Entrega Recepcin de los Bienes de Larga Duracin a la Lic. Mnica del
Roco Villarroel Rodrguez de la Unidad Administrativa de Contabilidad de acuerdo al
siguiente detalle:

LISTADO DE BIENES DE LARGA DURACIN
A SER TRANSFERIDOS DE SECRETARIA A CONTABILIDAD
EN EL CUERPO DE BOMBEROS DE RIOBAMBA

CDIGO CANT. NOMBRE DEL BIEN MARCA MODELO SERIE OBSERVACIONES
CBR-18-02-021 1 Escritorio de madera de tres gavetas Mueblina Secretaria XL32 En buen estado
CBR-18-03-012 1 Silln de madera y cuerina Mueblina Secretaria SX-02 En buen estado
CBR-18-05-016 1 Archivador vertical metlico de tres gavetas Vimetal En buen estado

El abajo firmante se convierte en custodio del bien y ser responsable de su cuidado y
manejo.

Para constancia de lo entregado las partes firman el presente documento, en la fecha
indicada, en un original y dos copias de igual contenido y valor.

Mara Teresa Montero Ruiz
Entregue Conforme

Mnica del Roco Villarroel R.
Recib Conforme
103

5.8.2. Procesos Previos al Egreso de Bienes de Larga Duracin

Con la finalidad de tener un control estricto sobre los bienes de la institucin, es
necesario tener presente el movimiento de cada uno de ellos; Es decir una vez
ingresados y entregados al custodio responsable, se debe realizar el seguimiento
para ubicarlos cuando estos hayan cambiado de lugar fsico o de responsabilidad,
o cuando estos hayan salido de la unidad administrativa correspondiente.

Para ello se observarn los siguientes pasos:

UNIDAD ADMINISTRATIVA

DIRECCIN FINANCIERA

1

2

3
Jefe:
- Enva comunicacin al Director Financiero,
en la que se describen los bienes que a su
criterio se encuentran inservibles, obsoletos
o hubiesen dejado de usarse y si stos son
susceptibles de enajenacin o baja.

Director:
- Recibe comunicacin y delega a un
funcionario de su direccin, que no sea
directamente responsable de su custodia,
para que inspeccione los bienes. De este
particular se dar a conocer a la unidad
administrativa interesada y a Bienes de
Larga Duracin.
- Para este paso, es recomendable integrar
bienes que se mantengan en similares
condiciones, sea en las bodegas o en otras
unidades administrativas, a efecto de
optimizar tiempo y recursos.

Delegado:
- Realiza la inspeccin, de ser necesario con
104

la ayuda de tcnicos en la materia y
elabora el informe correspondiente, en el
que precisa el estado de los bienes y si
stos son inservibles, obsoletos o han
dejado de usarse y sugerir la baja o la
modalidad de la enajenacin segn
corresponda. Informe que con la firma del
Director o Jefe Financiero, enva a la
Direccin Administrativa; copia retiene para
archivo.


105

5.8.2.1. Egresos por enajenacin y baja de Bienes de Larga Duracin

Para que la mxima autoridad resuelva la enajenacin y baja los bienes, deber
contar con el expediente de los documentos relativos a la aplicacin de los
procedimientos generales previos a la enajenacin descritos inicialmente y luego
de ello considerar los siguientes procedimientos bsicos a seguir:


NIVEL EJECUTIVO

DIRECCIN ADMINISTRATIVA

COMISIN

1

2

3

- Recibe expediente de procedimientos
generales previos a la enajenacin y
conforme a disposiciones internas
resuelve la enajenacin mediante remate
al martillo. De no justificarse, sentar la
razn y dispondr su archivo.
- Enva expediente a la Direccin
Administrativa, adjuntando la resolucin
correspondiente y la nmina de los
peritos evaluadores designados.

Director:
- Dispone se elabore y remitan
notificaciones a integrantes de la Junta de
Remate y para peritos evaluadores
designados por el titular de la entidad.

Peritos:
- Inspeccionan los bienes, los avalan
conforme seala el Reglamento General
de Bienes del Sector Pblico y presentan
el informe para conocimiento de la Junta
106

JUNTA DE REMATES

TESORERA

JUNTA DE REMATES

4

5

7

8

de Remates.

Miembros:
- Se renen, avocan conocimiento del
expediente y sealan su precio, lugar, da
y hora del remate, la cual ser ocho das
despus del ltimo aviso.
Secretario:
- Elabora aviso tanto para publicacin en
uno de los diarios de mayor circulacin en
la provincia, cuanto en carteleras,
conforme seala el Reglamento General
de Bines del Sector Pblico.
- Enva original y copia a la Direccin
Financiera para que trmite el pago de las
publicaciones.
- Elabora y enva solicitud al juzgado para
que se designe Martilladores.

Tesorero:
- De parte de los interesados recibe en
dinero efectivo o cheque certificado,
mnimo el 20% del valor del avalo de los
bienes que desean adquirir, entrega
recibos e informa a la Junta la nmina de
consignantes.
- Si no recibe consignaciones, comunica al
secretario de la Junta.

Miembros:
- Se renen en el lugar, da y hora
sealados, conjuntamente con el
Martillador designado para el remate.
107

TESORERA

9

10

11

Martillador:
- Recepta y pregona posturas, declara el
cierre del remate y la adjudicacin de los
bienes rematados al mejor postor,
conforme establece el Reglamento
General de Bienes del Sector Pblico y
emite informe.

Secretario:
Recibe informe del Martillador y analiza:
- Si no hubo aceptacin al primer
sealamiento.
- Si se adjudic en el primer o segundo
sealamiento, trmite contina en el
numeral 10.
- Si no se adjudic en la segunda llamada,
se aplica procedimiento para venta
directa.
- Enva memorando a tesorera para que
recaude el valor total de la oferta
adjudicada, retiene copia para archivo.

Tesorero:
- Recibe memorando y procede recaudar el
dinero, elabora comprobante de ingreso,
deposita, y entrega comprobante de
depsito original a Contabilidad, copia al
adjudicatario, copia a Junta de Remates y
copia retiene para su archivo.
- Si el adjudicatario no cancela el valor total
del remate dentro de las 24 horas hbiles
siguientes al remate, notifica al secretario
de la Junta; y el trmite contina en el
numeral 17 quiebra del remate.
108

JUNTA DE REMATES


12

13

- Recibe peticiones de los oferentes no
favorecidos en la adjudicacin, para el
reintegro de los valores consignados
inicialmente y procede a la devolucin,
conforme a las normas establecidas para
los egresos.

Secretario:
- Elabora acta de remate, conforme
establece el Reglamento General de
Bienes del Sector Pblico y legaliza con
las firmas del Martillador, miembros de la
Junta y adjudicatario, y la distribuye as: El
original se archiva en la Junta, primera
copia al adjudicatario, segunda copia a la
unidad de Activos Fijos para la entrega de
los bienes y tercera copia a Contabilidad
para registro contable.

Jefe:
- Recibe copia del acta de remate, procede
a entregar los bienes al adjudicatario,
legaliza el acta de entrega recepcin,
conjuntamente con los delegados
designados para la diligencia y el
adjudicatario; el original enva a la Junta,
copia a contabilidad para el egreso del
valor de los bienes, copia al adjudicatario
y copia retiene para el registro interno y
archivo.
109

5.8.2.2. Egreso por Traspaso de Bienes de Larga Duracin

Los trmites para cumplir con las diligencias de Traspaso (prstamo de uso), se
realizarn con arreglo a lo dispuesto en el Reglamento General de Bienes del
Sector Pblico y disposiciones conexas.

Para el egreso temporal de bienes por la modalidad de Traspaso, en lo que fuere
aplicable, se seguirn los procedimientos establecidos para la enajenacin
mediante Transferencia Gratuita.

Para el caso de egreso temporal por Comodato, se tomar en cuenta el perodo
de prstamo fijado en el contrato y de que los bienes se mantengan registrados
como bienes con la respectiva nota aclaratoria en los Estados Financieros.

5.8.2.3. Baja de Activos Fijos por Hurto, Robo y Caso Fortuito

Los bienes desaparecidos por hurto, robo, abigeato o por cualquier hecho
anlogo, solo podrn ser dados de baja cuando llegar a comprobarse al menos
la infraccin a travs del proceso penal u de otras diligencias que arrojen igual o
similar fuerza probatoria, siempre que no fuere imputable la desaparicin por
accin y omisin al servidor inmediatamente encargado de la custodia de los
bienes o del control de ellos.

Si la baja fuere por prdida o destruccin injustificada de los bienes, sin perjuicio
de otras responsabilidades a que pudiese haber lugar por tal hecho, el servidor
responsable deber reponer el bien con otro de igual naturaleza y caractersticas
o pagar a su valor de mercado. De no hacerlo se le descontar su valor de las
remuneraciones o de cualquier otro valor que tuviere a su favor el Cuerpo de
Bomberos de Riobamba.

Para dar de baja los Bienes de Larga Duracin perdidos por robo, hurto o caso
fortuito y otros hechos, se aplicar los siguientes procedimientos bsicos
110


UNIDAD ADMINISTRATIVA

NIVEL EJECUTIVO

DEPARTAMENTO JURDICO

AUDITORA INTERNA

1

2

3

4

Custodio o Usuario:
- Dentro de los dos das hbiles siguientes al
del conocimiento de la desaparicin de los
bienes por presunto robo, hurto o abigeato
(semovientes) comunicar por escrito a la
mxima autoridad, con todos los pormenores
del caso; la copia se retiene para el archivo,
copia para el Jefe de la Unidad
Administrativa y, copia enva a la Direccin
Administrativa.

Mxima Autoridad:
- Recibe comunicacin y dispone de inmediato
que el Departamento Jurdico, formule la
denuncia respectiva, y que Auditora Interna
realice un examen especial tendente a
comprobar la infraccin e identificacin de
los responsables.

Jefe:
- Recibe la comunicacin del Titular del
Consejo y formula la correspondiente
denuncia penal ante el juez o autoridad
policial competente, para que se inicien las
investigaciones pertinentes; una copia de la
denuncia se entrega al custodio o usuario,
quien en conjunto vigilara la tramitacin del
juicio, hasta que se dicte sentencia.

Jefe:
- Recibe comunicacin del titular y realiza el
examen especial a lo denunciado, agota los
procedimientos a efecto de esclarecer el
111

NIVEL EJECUTIVO

5

caso y solucionarlo internamente, mediante
la recuperacin de los bienes o la reposicin
de su valor en los casos de identificar a los
responsables por accin u omisin. Del
resultado dar a conocer a la mxima
autoridad en el informe correspondiente.

- Recibe el informe y analiza:
- Si del informe se desprende que los bienes
se han recuperado, el trmite concluye y
dispone al departamento jurdico que
notifique del particular a la autoridad que
avoc conocimiento de la denuncia.
- Sui la prdida o destruccin de un bien fuere
injustificada, sin perjuicio de otras
responsabilidades a que hubiese lugar,
dispondr que el bien con otro de igual
naturaleza o pague en dinero al precio de
mercado actual.
- Si conforme al prrafo que precede no ha
sido posible recuperar el bien o su valor; o
en el evento de que a ese nivel no sea
posible establecer el responsable que
ocasion el perjuicio econmico, dispondr
que contabilidad elimine de los registros los
bienes desaparecidos y su valor se los
debite a una cuenta por cobrar del servidor
inmediatamente encargado de su custodia
hasta que se dicte la sentencia en el juicio
tramitado por la entidad. O hasta cuando el
rgano de control estatal resuelve
definitivamente el caso a travs de la
correspondiente auditora o examen
especial.
112


Para proceder a realizar la baja de los bienes de larga duracin por, robo, hurto,
obsolescencia, y otros se seguir el siguiente trmite:

1. Jefe de la Unidad Administrativa: Enva comunicacin al Comandante del
Cuerpo de Bomberos, en la que se describen los bienes que a su criterio se
encuentran inservibles, obsoletos o hubiesen dejado de usarse y si stos son
susceptibles de enajenacin o baja.

2. Comandante del Cuerpo de Bomberos: Recibe comunicacin y delega al
Departamento de Contabilidad para que se realice el tramite respectivo.

3. Contador: Recibe comunicacin y delega a un funcionario que no sea
directamente responsable de su custodia, para que inspeccione los bienes.

4. Delegado: Realiza la inspeccin, de ser necesario con la ayuda de tcnicos en
la materia y elabora el informe correspondiente, en el que precisa el estado de
los bienes y si stos son inservibles, obsoletos o han dejado de usarse,
sugerir la baja o la modalidad de la enajenacin segn corresponda. Informe
que con su firma enva al financiero; una copia retiene para archivo.

5. Tramite de Baja: Se enva comunicacin a responsable con la autorizacin
respectiva, y se procede a elaborar el acta de baja de bienes.

6. Contabilidad: Recibe acta de baja de bienes y procede al registro
correspondiente.

113

Grfico No. 17. Flujograma de Procesos de Baja de Activos


Jefe Unidad
Administrativa
Enva comunicacin
de bienes inservibles
Comunicacin de
bienes
inservibles
Archivo
Director
Contador recibe
comunicacin Delega
funcionario para
Inspeccin
Delegacin
Comunicacin de
bienes inservibles
Justifica
enajenacin o
baja
Informe de
Inspeccin
NO
FIN
SI
Mxima autoridad.
Dispone la baja de
bienes.
Enva expediente
a la mxima
autoridad
Contabilidad Registra
y archiva documentos.
114

REGISTRO CONTABLE: BAJA DE ACTIVOS FIJOS

15 NOV 2010. Se verifica el deterioro total del vehculo con placas HEI 026 la
finalizacin de su vida til por lo que se realiza el respectivo asiento de baja.


Fecha CUENTA A T EJECUCIN PRESUPUESTARIA
COD. DENOMINACIN S M DEBE HABER COD. PARTIDA Devengado

15 NOV 2010

141.99.05

611.03.05

141.01.05
---------------91-------------
(-) Depreciacin Acumulada
Vehculo
Patrimonio Entidades
Descentralizadas y Autnomas
Vehculos
Para registrar la baja del vehculo
HEI O26

91

91
91

F

F
F

80.00

20.00

100.00

115

MODELO DE ACTA DE BAJA DE BIENES

ACTA DE BAJA POR DESTRUCCIN DE PROPIEDAD
DEL CUERPO DE BOMBEROS DE RIOBAMBA A CARGO
DE LA UNIDAD DE SECRETARIA Y BODEGA.

En la ciudad de Riobamba, Provincia de Chimborazo a los ocho das del noviembre de
diciembre del ao diez mil, los suscritos seores Juan Carrasco B., Director Financiero,
Lic. Maritza Cabay Bejarano, Secretaria del Comandancia del Cuerpo de Bomberos de
Riobamba; segn documento No. 0063 del 5 de noviembre del 2010 y, del custodio
inmediato de los bienes Sr. Pedro Ramos Peafiel, Jefe de Bodega, nos constituimos en
las Oficinas del Cuerpo de Bomberos de Riobamba, ubicado en las calles Chile y
Pichincha con el objeto de realizar la diligencia de Baja de los Bienes de Larga Duracin
de la Unidad de Secretaria y Bodega del Cuerpo de Bomberos de Riobamba, conforme
resolucin No. 89, de fecha 27 de octubre de 2010.

Al efecto, y con la concurrencia de las personas antes mencionadas se procede a la
destruccin de los bienes que a continuacin se detallan:

CDIGO DESCRIPCIN VALOR

DP-18010101 MESA LIBRERO $ 52,60
DP-12010103 SILLA GIRATORIA 43,20
DP-16010201 ANAQUEL 35,35

SUMAN: $ 131,15

En consecuencia por la demostracin que antecede, a la cantidad de $ 131,15 (ciento
treinta y un dlares con quince centavos) asciende el valor de los bienes de la Unidad de
Secretaria del Cuerpo de Bomberos de Riobamba dados de baja mediante la presente
acta, con la cual se egresarn los bienes de los registros contables.

Para constancia de lo actuado, y en conformidad y aceptacin suscriben la presente acta
en cinco ejemplares de igual tenor y efecto las personas que han intervenido en esta
diligencia.

Sr. Juan Carrasco B. Maritza Cabay Bejarano
DIRECTOR FINANCIERO UNIDAD DE SECRETARIA

Sr. Pedro Ramos Peafiel
JEFE DE BODEGA

116

5.8.3. Movimientos Internos de Bienes de Larga Duracin

Los Bienes de Larga Duracin podrn ser trasladados de una unidad
administrativa a otra de la misma entidad u organismo (inclyase Almacn o
Bodega), en forma temporal o definitiva, a pedido de una de las partes y con la
autorizacin del Director Administrativo o de quien haga sus veces.

La solicitud de la unidad administrativa interesada en entregar o recibir bienes de
otra entidad o de las bodegas, se cursar mediante memorando u otro medio en
el cual se especificarn los bienes, su estado y los motivos para el traslado.

Para el traslado interno de los bienes se utilizar el formulario Traspaso Interno
de Bienes de Larga Duracin elaborado en original y tres copias que se
distribuirn de la siguiente manera: Original para Contabilidad, una copia para la
unidad de Bienes de Larga Duracin (caucionado), una copia para la unidad que
entrega y unidad que recibe los bienes respectivamente.

- Traspaso Temporal.- Los bienes podrn ser trasladados en forma temporal
en calidad de prstamo hasta por 60 das, renovable por un perodo igual, sin
que para estos casos haya afectacin contable. Si transcurridos los 120 das
no se han devuelto los bienes a la unidad de origen, la unidad de Bienes de
Larga Duracin tramitar el traspaso definitivo.

- Traspaso Definitivo.- El traslado de los bienes de una unidad administrativa a
otra ser definitivo cuando las partes lo hayan acordado as, debindose
tramitar el traspaso en el formulario respectivo, diligencia que dar lugar al
registro correspondiente y a la actualizacin del cdigo del Bien de Larga
Duracin de que se trate, por parte de la unidad de Activos Fijos, situacin que
deber reflejarse en los inventarios de cada una de las unidades involucradas.

117

5.8.4. Contabilizacin y Registro

A fin de conciliar con los informes producidos por el subsistema de Control de los
Bienes de Larga Duracin, se llevarn registros de control, en cada una de las
unidades administrativas donde se encuentren ubicados los bienes.

Para tal efecto, el Cuerpo de Bomberos de Riobamba a travs del Departamento
de Bienes de Larga Duracin ha diseado registros para consignar la informacin
relacionada con las caractersticas de los bienes, su cdigo y ordinal especfico de
ingreso a la entidad.

Los procesos automatizados en la unidad de control de Bienes de Larga
Duracin, produce informacin en base de los correspondientes registros que se
mantienen en archivos magnticos duplicados por seguridad.

5.8.4.1. Dinmica Contable

La contabilizacin se efecta una vez que los bienes de larga duracin son
adquiridos, se reciban o se reconozca el derecho al uso. Los bienes de larga
duracin sern registrados inicialmente a su costo (costo histrico), y si ste se
desconoce se registrar al valor actual estimado al momento de la transferencia.

Los intereses, las comisiones, el diferencial cambiario y otros gastos financieros
que se incurran para la adquisicin, constituirn costos del bien hasta que se
ponga en marcha, y se encuentre en condiciones de utilizacin, enajenacin o
concluya su construccin.

La prdida de valor de los bienes, resultantes de siniestros y otras causas
imprevistas, se registrarn al momento de ser reconocido el evento, por la
diferencia entre el valor neto en libros anterior al suceso y el monto recuperable
estimado. Contabilidad mantendr un control individualizado de los bienes de
larga duracin. Las adquisiciones de sistemas computacionales que incluyan
equipos (hardware) y programas (software), se contabilizarn como bien de largo
118

duracin, cuando en la factura o contrato no se especifiquen los valores de cada
concepto.

Los bienes de larga duracin totalmente depreciados o los que se mantengan
ociosos, sern controlados de forma que se identifiquen estas situaciones. De ser
importante esta informacin, ser presentada en las notas a los Estados
Financieros.

Grficamente la dinmica contable de las cuentas se representa como sigue en el
ejemplo siguiente:

Grfico No. 18
TERRENOS
DBITOS CRDITOS
a. Por el costo histrico;
b. Por el valor de las mejoras y
otros cargos capitalizables que
representen un mayor valor del
activo;
c. Por el valor convenido o
determinado mediante avalo
tcnico de los terrenos recibidos
por cesin, donacin o aporte, y
d. Por el valor del ajuste por
inflacin.
a. Por el costo de los terrenos
vendidos.
Fuente: Investigacin de campo

119

5.8.4.2. Adiciones, mejoras y reparaciones

Cualquier desembolso o valor que tenga el efecto de aumentar la capacidad
productiva de un activo fijo o de incrementar su vida til se registrar como
aumento del valor en libros del activo fijo o como un activo independiente, segn
resulte ms prctico para su control y depreciacin.

Este procedimiento contable no se seguir en caso de los costos normales,
necesarios para conservar la condicin operativa del activo fijo, los cuales
debern cargarse a gastos.

Las donaciones de bienes sern registradas con afectacin directa al aporte
patrimonial acumulado; las entregas como disminucin y las recepciones como
incremento.

5.8.4.3. El Principio de Costo Histrico

Las transacciones sern registradas al costo de adquisicin, produccin,
construccin o intercambio, representado por la suma de dinero pactada al
momento de su ocurrencia. Cuando se reciban bienes sin contraprestacin, el
registro contable ser efectuado a su valor estimado a la fecha de la transaccin.

En la Contabilidad Gubernamental los hechos econmicos son registrados al valor
monetario pactado, ya sea l de adquisicin, produccin, construccin o
intercambio de los recursos y obligaciones.

Los bienes recibidos en calidad de donaciones que no tengan un valor
establecido, sern valorados y registrados en la fecha que ocurran, al precio
estimado en el mercado.

120

5.8.4.4. Estimaciones

Para cuantificar las operaciones inexactas, se aplicarn las tcnicas vigentes en
la profesin, las regulaciones legales y si fuere necesario, se contar con el
soporte documentado de especialistas.

El sistema de administracin financiera, est estructurado como un sistema nico
y uniforme. El Ministerio de Economa y Finanzas, tiene la atribucin exclusiva
para autorizar, en casos excepcionales, la aplicacin de criterios tcnicos
diferentes a los establecidos en los principios y normas tcnicas. Los efectos en
los resultados contables y presupuestarios se darn a conocer en notas
explicativas de los respectivos informes, analizando el impacto econmico o
financiero que representen.

5.8.4.5. Plan de Cuentas

El Plan de Cuentas, trata sobre la estructura y descripcin de las cuentas
codificadas establecidas para el control contable y fsico de los bienes de larga
duracin del Cuerpo de Bomberos de Riobamba.

El Plan de Cuentas permite en base a un nmero determinado de dgitos
ubicados en diferentes niveles, proveer informacin desagregada y uniforme de la
clasificacin de los bienes, su ubicacin espacial o geogrfica y su identificacin
individual. El Plan de Cuentas que se utiliza para la supervisin y control de los
activos fijos en el sector pblico, est diseado de la siguiente manera:

121

CATALOGO GENERAL DE CUENTAS
1. ACTIVO
11. Operacionales
111. Disponibilidades
11101. Cajas Recaudadoras
1110101 Tesorera
11103. Banco Central de Ecuador
1110301 BNC. Cta. No.79120196
11115 Banco Comerciales
1111501 BP. Cta. No.1522549-3 Ingreso
1111502 BP. Cta. No.1522531-1 Pagos
11201. Anticipos a Servidores Pblicos
1120101 Sueldo Empleados
1120102 Viticos y Subsistencias
11213. Fondos de Reposicin
1121301 Caja Chica
113. Cuentas por Cobrar
122

11311. Cuentas por Cobrar Impuestos
1131102. Sobre la Propiedad
113110201 Cuentas por Cobrar a los Predios Urbanos
11313. Cuentas por Cobrar Tasas y Contribuciones
1131301. Tasas Generales
113130112. Permisos, Licencias y Patentes
11314. Cuentas por Cobrar Venta de Bienes y Servicios
1131403. Ventas no Industriales
113140304. Energa Elctrica
11318. Transferencias y Donaciones Corrientes
1131801. Transferencias Corrientes del Sector Pblico
113180101 Gobierno Central
1131803. Donaciones Corrientes del Sector Externo
113180304 Del Sector Privado no Financiero
11336. Cuentas Por Cobrar Financiamiento Pblico
1133605. Saldos Pendientes Por Cobrar
113360502 De Anticipos Fondos Netos
123

11381. Cuentas por Cobrar Impuesto Al Valor Agregado
1138101 Cuentas por Cobrar Servicio de Rentas Internas
131. Existencias para el Consumo
13101. Existencias de Bienes de Uso y Consumo Corriente
1310102 Existencias de Vestuario, Lencera y Prendas de Proteccin
1310103 Existencias en Combustibles y Lubricantes
1310104 Existencias en Materiales de Oficina
1310105 Existencias en Materiales de Aseo
1310106 Existencias en Herramientas
1310107
Existencias de Materiales de Impresin, Fotografa, Reproduccin y
Publicidad
1310111
Existencia de Materiales de Construccin, Elctricos, Plomera y
Carpintera
1310113 Existencias en Repuestos y Accesorios
14. Inversiones en Bienes de Larga Duracin
141. Bienes de Administracin
14101. Bienes Muebles
1410103 Mobiliarios
124

1410104 Maquinaria y Equipos
1410105 Vehculos
1410106 Herramientas
1410107 Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos
14103. Bienes Inmuebles
1410301 Terrenos
1410302 Edificios, Locales y Residencias
14199. Depreciacin Acumulada
1419902 Depreciacin Acumulada Edificios, Locales y Residenciales
1419903 Depreciacin Acumulada Mobiliarios
1419904 Depreciacin Acumulada Maquinaria y Equipo
1419905 Depreciacin Acumulada Vehculos
1419907 Depreciacin Acumulada Equipos Sistemas y Paquetes Informticos
213. Cuentas por Pagar
21351. Cuentas por Pagar Gastos en el Personal
2135101 Cuentas por Pagar Gastos en Personal - Nomina
2135102 Cuentas por Pagar Gastos en el Personal - Fisco 1%
125

2135103 Cuentas por Pagar Gastos en el Personal - Aportes al IESS
2135104 Cuentas por Pagar Gastos en Personal - Descuento sueldo
21353. Cuentas por Pagar Bienes y Servicios de Consumo
2135301 Cuentas por Pagar Bienes Servicios de Consumo - Proveedor
2135302 Cuentas por Pagar Bienes y Servicios de Consumo - Fisco 1%
2135305 Cuentas por Pagar Bienes y Servicios - Caja Chica
21357. Cuentas por Pagar Otros Gastos
2135701 Cuentas por Pagar Otros Proveedores
2135702 Cuentas por Pagar Otros Gastos - Fisco 1%
21381. Cuentas por Pagar Impuesto al Valor Agregado
2138101 Cuentas por Pagar Impuesto al Valor Agregado - Proveedor 100%
2138102 Cuentas por Pagar Impuesto al Valor Agregado - Proveedor 70%
2138103 Cuentas por Pagar Impuesto al Valor Agregado - Fisco 30%
21381 04 Cuentas por Pagar Impuesto al Valor Agregado - Proveedor 30%
126

2138107 Cuentas por Pagar Impuesto al Valor Agregado - Cobrado 100%
21383. Cuentas por Pagar Aos Anteriores
2138351 Cuentas por Pagar Aos Anteriores Gastos en Personal
2138353 Cuentas por Pagar Aos Anteriores Bienes y Servicios de Consumo
2138357 Cuentas por Pagar Aos Anteriores Otros Gastos
2138381 Cuentas por Pagar Aos Anteriores Impuesto al Valor Agregado
2138384 Cuentas por Pagar Aos Anteriores Bienes de Larga Duracin
21384. Cuentas por Pagar Inversin en Bienes de Larga Duracin
2138401
Cuentas por Pagar Inversin en Bienes de larga duracin
proveedores
2138402 Cuentas por Pagar Inversin en Bienes de larga duracin - Fisco 1%
6. Patrimonio
61. Patrimonio Acumulado
611. Patrimonio Pblico
61103 Patrimonio de Entidades Descentralizadas y Autnomas
618. Resultados de Ejercicios
127

61801 Resultados de Ejercicios Anteriores
61803 Resultados del Ejercicio Vigente
62. Ingresos de Gestin
621. Impuestos
62102. Impuesto Sobre la Propiedad
6210201 Predios Urbanos
623. Tasas y Contribuciones
62301. Tasas Generales
6230112 Permisos, Licencias y Patentes
624. Venta de Bienes y Servicios
62403. Ventas no Industriales
6240304 Energa Elctrica
626. Transferencias Recibidas
62601. Transferencias Corrientes del Sector Pblico
6260101 Transferencias del Gobierno Central
62603. Transferencias Corrientes del Sector Externo
6260304 Transferencias del Sector Privado no Financiero
128

629. Actualizaciones y Ajustes
62951 Actualizacin de Activos
63. Gastos de Gestin
633. Remuneraciones
63301. Remuneraciones Bsicas
6330101 Sueldos
6330105 Remuneraciones unificadas
6330106 Salarios Unificados
63302. Remuneraciones Complementarias
6330203 Dcimo Tercer Sueldo
6330204 Dcimo Cuarto Sueldo
63305. Remuneraciones Temporales
6330507 Honorarios
63306. Aportes Patronales a la Seguridad Social
6330601 Aporte Patronal
6330602 Fondo de Reserva
634. Bienes y Servicios de Consumo
129

63401. Servicios Bsicos
6340101 Agua Potable
6340104 Energa Elctrica
6340105 Telecomunicaciones
6340106 Servicios de Correo
63402. Servicios Generales
6340204 Impresin, Reproduccin y Publicaciones
6340207 Difusin, Informacin y Publicidad
6340299 Otros Servicios Generales
63403. Traslados, Instalaciones Viticos y Subsistencias
6340301 Pasajes en el Interior
6340303 Viticos y Subsistencias en el Interior
63404. Instalaciones, Mantenimiento y Reparaciones
6340402 Gastos en Edificios, Locales y Residencias
3640403 Gastos en Mobiliarios
6340404 Gastos en Maquinaria y Equipos
6340405 Gastos en Vehculos
130

6340406 Gastos en Herramientas
63406. Contrataciones de Estudios e Investigaciones
6340603 Servicios de Capacitacin
6340704 Mantenimiento de Sistemas Informativos
6340803 Combustibles y Lubricantes
6340804 Materiales de Oficina
6340805 Materiales de Aseo
6340806 Herramientas
6340807 Materiales de Impresin, Fotografa, Reproduccin y Publicidad
6340811 Materiales de Construccin, Elctricos, Plomera y Carpintera
6340813 Repuestos y Accesorios
635. Gastos Financieros y Otros
63504. Seguros, Comisiones Financieras y Otros
6350401 Seguros
6350403 Comisiones Bancarias
6350406 Costos Judiciales
6350499 Otros Gastos Financieros
131

636. Transferencias Entregadas
63601. Transferencias Corrientes al Sector Pblico
6360102 Trasferencias a Entidades Descentralizadas y Autnomas
638. Costo de Ventas y Diferidos
63851. Depreciaciones de Bienes de Administracin
6385102 Depreciacin Edificios, Locales y Residencias
6385103 Depreciacin Mobiliarios
6385104 Depreciacin Maquinaria y Equipos
6385105 Depreciacin Vehculos
6385106 Depreciacin Herramientas
6385107 Depreciacin Equipos, Sistemas y Paquetes Informticos

5.8.4.6. Consideraciones para el Clculo de la Depreciacin

Si la entidad en diciembre de cada ao, no aplico la depreciacin ni la correccin
monetaria de aos anteriores, solo por esta vez lo har observando los siguientes
lineamientos:

- Para los Bienes de Larga Duracin adquiridos con posterioridad al primero de
enero de 1991, la depreciacin se calcular a partir del ao de la adquisicin
de origen, aplicando los criterios siguientes:
132

- La depreciacin, en todos los casos se calcular por perodos anuales
completo, a base del valor que se obtendr luego de aplicar la correspondiente
correccin monetaria.

- Cuando un bien se haya adquirido u originado durante el primer semestre del
ao de ajuste, la depreciacin se calcular por un ao completo.

- En los casos de adquisiciones realizadas durante el segundo semestre del ao
de ajuste, la depreciacin se calcular y registrar a partir del ejercicio fiscal
siguientes por un ao completo.

- Si un activo se deprecia totalmente y an est en uso y buenas condiciones de
funcionamiento, podr drsela un nuevo valor y estimarse su nueva vida til.

- La depreciacin se incorporar al costo de los respectivos bienes como un
costo indirecto, cuando stos utilizan en actividades de produccin de bienes,
siempre que la entidad lleve el control mediante el subsistema de costos.

5.8.5. Nivel de Responsabilidad en la Administracin, Custodia y Control

Los niveles de responsabilidad en la administracin, custodia y control de los
bienes de larga duracin del Cuerpo de Bomberos de Riobamba, se los clasifica
de la siguiente manera:

1. Responsabilidad en la administracin.

2. Responsabilidad en el registro y control contable.

3. Responsabilidad en la custodia y control fsico.

4. Responsabilidad en el uso y conservacin.
133

5.8.5.1. Responsabilidad en la administracin

En primer trmino la responsabilidad recae en la mxima autoridad de la entidad,
siendo su obligacin velar, valoracin y adquisicin, conservacin, mantenimiento,
valoracin y enajenacin de los activos fijos institucionales y de aquellos que no
sean de propiedad del ente, que hayan sido recibidos en fideicomiso, comodato,
arrendamiento o almacenaje; as como de mantener adecuados controles internos
aplicables a esta rea, de conformidad con la normatividad vigente y las
disposiciones del presente manual.

Comparten esta responsabilidad en sus respectivos mbitos, los Directivos y
Jefes de Unidades Administrativas, sea cual fuere su denominacin, en forma
particular el Director Administrativo o Jefe de la unidad a cuyo cargo se encuentre
especficamente la administracin de los bienes de la entidad.
Grfico No. 19
CADENA DE RESPONSABILIDADES

Fuente: Investigacin de Campo

JEFATURAS
Responsabilidad Final
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
Responsabilidad General
UNIDAD DE BIENES DE
LARGA DURACIN
UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Responsabilidad Especfica y Directa
UNIDADES ADMINISTRATIVAS

MAXIMA AUTORIDAD
FUNCIONARIOS TECNICOS
134

5.8.5.2. Responsabilidad en el Registro y Control Contable.

De conformidad a lo dispuesto en el artculo 113 de la Constitucin Poltica del
Estado, le compete a la Contralora General del Estado, entre otras funciones, la
normatividad contable de la informacin de los recursos pblicos.

El artculo 217 de la Ley orgnico de Administracin Financiera y Control
(LOAFYC) precepta que es facultad privativa de la Contralora General expedir
las normas secundarias de carcter general o especial, aplicables a la
contabilidad gubernamental, y adems que ninguna otra entidad u organismo
podr dictar normas o establecer requisitos con respecto a la contabilidad de las
entidades y organismos del sector pblico.

El Cuerpo de Bomberos debe contabilizar sus operaciones en registros uniformes
ajustados a los diseos preparados por la Contralora General del Estado, que
incluyen las indispensables cuentas auxiliares relativas al movimiento
presupuestario y patrimonial, a base de los cuales se producen los desgloses
suficientes para satisfacer las necesidades de informacin.

El producto final de la contabilidad se traduce en los estados financieros con sus
anexos y las notas aclaratorias que son parte integral de dichos informes.

Al Departamento de Contabilidad le corresponde cumplir las siguientes funciones
bsicas:

Registro y Control Patrimonial, Presupuestario y de Costos:

- Programar, organizar, dirigir, ejecutar y controlar las actividades contables;

- Asesorar a los diversos niveles, sobre aspectos contables;

- Implantar y mantener actualizado el Sistema de Contabilidad, cuidando que
exista una adecuada separacin de funciones;
135

- Verificar la documentacin fuente de origen interno y externo para determinar
si se han cumplido los procedimientos vigentes;

- Presentar un informe diario de disponibilidad del efectivo que contenga el
saldo inicial, las recaudaciones, egresos efectuados y el saldo final obtenido;

- Interpretar y contabilizar las diversas transacciones, utilizando los registros
contemplados en el Manual de Contabilidad Gubernamental;

- Efectuar los registros y controles presupuestarios, relacionados con el
compromiso, obligacin y pago;

- Formular informes peridicos que incluyan los estados financieros mensuales
y los informes de flujo de efectivo, que sern entregados a la Direccin
Financiera;

- Formular los estados financieros requeridos por los organismos de control y
someterlos a conocimiento y aprobacin para su envi dentro de los plazos
establecidos en las disposiciones vigentes;

- Conciliar mensualmente los saldos de los mayores generales con los
mayores auxiliares;

- Elaborar los anlisis financieros que sean requeridos por los niveles
superiores;

- Velar por la permanente capacitacin y actualizacin de conocimiento del
personal de la seccin, principalmente en la aplicacin de proceso
automatizados;

- Preparar y emitir los cheques comprobantes, para el pago de obligaciones
legalmente contradas;

- Formular proyectos de procedimientos, instructivos y otras normas
especificas relacionadas con el desenvolvimiento de las actividades
contables especialmente en base a procesos automatizados y someterlos a
136

conocimiento de los niveles jerrquicos superiores, previo a la aprobacin de
la Contralora;

- Mantener actualizados los archivos de la documentacin sustentatoria y de
los registros patrimoniales y presupuestarios;

- Actualizar y mantener las debidas protecciones de los archivos
automatizados que contengan informacin financiera; y,

- Participar en la elaboracin del plan anual de adquisiciones.

Control y Registro de Bienes

- Mantener registros actualizados sobre los artculos para stock (suministros,
materiales y repuestos), que permitan establecer la ubicacin de los bienes,
los responsables de la custodia, as como los costos unitarios y totales por
cada clase de bien;

- Participar en tomas fsicas bajas, remates, transferencias y donaciones de
activos fijos e inventarios, velando por el cumplimiento de lo que determina el
reglamento general de bienes del sector pblico;

- Determinar conjuntamente con la unidad de Bodega, los niveles mximos y
mnimos de las existencias;

- Suministrar informes peridicos, relacionados con las existencias;

- Mantener registros actualizados sobre los activos fijos de la Cuerpo de
Bomberos de Riobamba, que permitan conocer la ubicacin en funcin de
cada unidad administrativa, el servidor responsable de la custodia, las
diversas clases de bienes y el bien especifico;

- Recabar la informacin pertinente sobre los siniestros ocurridos, a fin de
efectuar el correspondiente registro contable;

137

- Codificar los bienes de larga duracin de conformidad al sistema especfico
de manera que se permita identificar la ubicacin en funcin de la unidad
administrativa, el servidor responsable de la custodia, las diversas clases de
bienes y el bien especifico.

5.8.5.3. Responsabilidad en la custodia y control fsico.

Este ser efectuado por:

b) Los servidores con nombramiento y caucionados que cumplen funciones de
Guardalmacn, Bodeguero, u otra denominacin afn; y aquellos que realizan
similares funciones por encargo escrito en la Unidad de Bienes de Larga
Duracin.

En los entes que por su estructura orgnica, el control fsico de los bienes de
larga duracin se efecta en forma descentralizada con dos o ms servidores
caucionados, responsables del manejo y control de los bienes e inventarios en
sus respectivos mbitos, stos dependern del caucionado principal
(Guardalmacn General), quien por su parte, coordinar las actividades del
rea, consolidar y mantendr actualizado el inventario general de los activos
fijos de la entidad.

c) Los responsables del control de los bienes en cada Direccin o unidad
administrativa, designados por el respectivo director en forma escrita, cuya
funcin principal es el control fsico y el trmite de los requerimientos internos,
se constituyen en la asistencia y nexo entre la administracin, el servidor
caucionado y los usuarios de los activos fijos en su respectiva unidad.

5.8.5.4. Responsabilidad en el uso y conservacin.

La responsabilidad directa por el uso, custodia y conservacin de los bienes,
corresponde a todos los servidores de las entidades y organismos del sector
pblico, sujetos a la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa, Cdigo del
138

Trabajo, Ley de Servicios Personales por Contrato, Contratos Civiles y a aquellos
que por efectos de acuerdos o convenios, se encuentren prestando servicios en la
entidad, a los cuales se les haya asignado determinados bienes de larga duracin
para el desempeo de sus funciones y los que por delegacin expresa se
agreguen a su cuidado.

En cada unidad administrativa, debern mantenerse los documentos y registros
que permitan identificar con precisin a los responsables del uso y custodia, los
cuales se ajustarn a la estructura y contenido que se seala los normativos
pertinentes.

La responsabilidad sobre el mantenimiento actualizado de documentos y
registros, recae en los funcionarios que ejercen funciones directivas, de
conformidad a la estructura orgnica especfica de cada entidad, los cuales
asignarn por escrito las funciones pertinentes a un servidor especfico, evitando
en lo posible la concentracin de funciones incompatibles y efectuar la
correspondiente supervisin y vigilancia en forma continua.

En relacin a los bienes adquiridos, la responsabilidad respecto a la cantidad y
calidad, recaer en los servidores encargados del retiro y de la recepcin que
debe ser ejecutada normalmente por el funcionario caucionado.

El titular de cada unidad administrativa asume la responsabilidad sobre la
custodia de los bienes asignados a esa unidad, hasta tanto se legalice (recib
conforme) la entrega de los bienes, al responsable directo de la custodia,
mediante los documentos y registro respectivos.

El funcionario o servido encargado del manejo de los bienes, responder por su
uso adecuado y conservacin, hasta tanto se produzca la entrega
correspondiente, sobre la cual deber dejarse constancia en los documentos y
registros respectivos.

139

En relacin a los bienes de uso comn, el titular de cada unidad administrativa,
establecer normas internas especficas que permitan identificar a los
responsables de su conservacin y custodia.

La unidad de contabilidad, en base a los documentos generados y legalizados en
cada unidad administrativa, deber mantener un registro debidamente
actualizado, referente a la totalidad de los bienes, en base al cual se formular
informes mensuales que permitan conciliar los datos que mantenga cada unidad
administrativa.

5.8.6. Entrega Recepcin

5.8.6.1. Procedencia

Habr lugar a la entrega recepcin de bienes en todos los casos de compra,
permuta, transferencia gratuita, traspaso entre entidades o cuando el servidor
encargado de su custodia y administracin sea reemplazado por otro, dejando
constancia de todo ello en las correspondientes actas.

5.8.6.2. Comisin de Recepcin de Bienes

De acuerdo a la naturaleza, la magnitud de las transacciones y las normas
internas vigentes, en el Cuerpo de Bomberos de Riobamba se designar una
comisin de recepcin de bienes, que estar integrada por un delegado del
Director Administrativo, el servido caucionado, un delegado de la Direccin
Financiera quien elaborar las actas de entrega recepcin, y de ser necesario por
peritos en la materia. Acta que ser firmada por los miembros de la comisin, el
proveedor o contratista. El Auditor Interno o su delegado actuarn en calidad de
observador en la diligencia.

La comisin podr intervenir en la diligencia de entrega recepcin, provisional,
definitiva, complementaria o rectificatoria, previa convocatoria del Director
Administrativo o de quien haga sus veces.
140

5.8.6.3. Entrega Recepcin de Bienes entre entidades

Cuando se trate de entrega recepcin de bienes entre dos entidades u
organismos distintos, intervendrn los Directores Financieros respectivos y los
servidores caucionados inmediatamente encargados de la conservacin y
administracin de los bienes, con la finalidad de dar valor y solemnidad a la
transaccin realizada.

5.8.6.4. Entrega Recepcin por cambio del responsable/custodio

Siempre que la entrega recepcin tenga lugar en razn del cambio del servidor
inmediatamente encargado de los bienes (caucionado), se practicar un examen
especial sobre la gestin del servidor saliente por parte del Auditor Interno
respectivo, cuando lo haya; si no hubiese el mencionado funcionario, se realizar
la entrega recepcin de los bienes, relacionados con los saldos contables a la
fecha, con la intervencin del Director Financiero o un servidor designado por la
ms alta autoridad.

En todos los casos en que el servidor que debe entregar bienes hubiese fallecido
o estuviese ausente, se contar para la diligencia de entrega recepcin, con sus
legitimarios o herederos, segn las rdenes de sucesin legal, o con sus fiadores.

De no haber legitimarios o herederos no fiadores, se contar con un Agente Fiscal
de la respectiva jurisdiccin. Estas personas en su orden, harn las veces del
empleado fallecido o ausente y suscribirn en su nombre las actas respectivas.

1. Para que la diligencia de entrega recepcin por cambio del responsable
general del control y custodia de los bienes tenga validez y confiabilidad en
sus resultados, deber estar respaldada con la constatacin fsica de los
bienes de que se trate.

141

5.8.7. Inventario y Constatacin Fsica

Debe existir una estricta administracin de los bienes institucionales por parte de
los Guardalmacenes o quien haga sus veces, en lo relativo al control fsico, toda
vez que el inventario fsico es la demostracin de los bienes existentes a
determinada fecha, lo cual permitir que sus valores sean conciliados con
aquellos que se reflejen en la contabilidad del Cuerpo de Bomberos de la Ciudad
de Riobamba.

La Mxima Autoridad del Cuerpo de Bomberos de Riobamba, por disposicin del
literal a) del numeral 1 del Art. 77 de la Ley Orgnica de la Contralora General del
Estado, ser responsable de dirigir y asegurar la implantacin, funcionamiento y
actualizacin del sistema de control interno y del sistema de recursos materiales,
entre los cuales se encuentran los bienes larga duracin y bienes sujetos a control
administrativo. Segn criterio de la Direccin Tcnica de Control Interno, se
considera mxima autoridad a cada Director del Cuerpo de Bomberos de
Riobamba. Por excepcin y para el ejercicio de inventariacin, igual
responsabilidad asumen los Coordinadores o responsables (segn el caso) del
Cuerpo de Bomberos de Riobamba.

El control contable de los bienes larga duracin est a cargo de la Unidad de
Gestin Financiera a travs de la Unidad de Contabilidad, mientras que el control
fsico est a cargo de la Direccin Tcnica de Desarrollo Organizacional a travs
de la Unidad de Gestin de Bienes.

5.8.7.1. Inventario Parcial

Se denomina al listado detallado de los bienes existente en cada unidad
administrativa, o al conjunto de stos pero sin comprender a la totalidad de las
unidades que conforman la entidad u organismo.

142

Este inventario en lo que respecta a su registro, consolidacin e informacin
estar a cargo del Jefe de la Unidad de Bienes de Larga Duracin o de quien
haga sus veces.

Los servidores responsables de los bienes designados en cada unidad
administrativa por su parte, estn a cargo del control de tales bienes y de
mantener actualizado el respectivo inventario, coordinando las actividades con la
Jefatura de Bienes de larga Duracin.

5.8.7.2. Inventario General

Est dado por el conjunto de inventarios parciales o de unidades administrativas,
en forma consolidada, el cual puede presentarse aadiendo una hoja resumen en
la que se aprecie sus valores totales.

As mismo el registro, consolidacin e informacin, estar a cargo de la unidad de
Bienes de Larga Duracin o de quin haga sus veces.

5.8.7.3. Toma de Inventarios

La toma de inventarios de los bienes de larga duracin, se lo realiza en base del
inventario de activos fijos de cada unidad administrativa, verificando la existencia
de los bienes y asegurndose que los cdigos de identificacin inscritos y sus
caractersticas correspondan a los que constan en el referido inventario, sobre
esta base de comparacin se elaborarn los anexos del acta de constatacin y
verificacin fsica de los activos fijos institucionales.
Al realizar la constatacin fsica de los Activos Fijos, se persigue los siguientes
objetivos:

1. Mantener actualizados en forma permanente los inventarios de activos fijos.

2. Confirmar la ubicacin, existencia real de los bienes y la nmina de los
responsables de su tenencia o conservacin.
143

3. Conciliar los saldos fsicos con los contables.

4. Realizar los trmites legales y reglamentarios pertinentes y aplicar las
acciones correctivas necesarias tan pronto se establezcan faltantes o la
existencia de bienes obsoletos o inservibles.

Mientras se realice la constatacin fsica, no se deber autorizar ingresos,
traspasos, bajas o cualquier otra operacin referente a los activos, que pudieren
afectar a la exactitud de los resultados obtenidos, excepto en casos especiales
dispuestos por autoridad competente.

Los bienes muebles que se encuentren clavados, empotrados, atornillados o
pegados a un inmueble, contablemente se considerarn como parte de este
ltimo, no obstante el servidor responsable de los bienes en cada unidad
administrativa para efectos de control llevar un listado detallado de estos bienes.

Los bienes que no renan las condiciones para ser clasificados como activos fijos,
pero que tengan una vida superior a un ao, tales como: ciertos tiles de oficina
(sellos, perforadoras, engrapadoras, porta sellos, etc.), libros y herramientas
menores, estarn sujetos a las medidas de control interno que establezca la
Unidad de Contabilidad, en base a un normativo que permita realzar este tipo de
control.


5.8.8.1. Objetivo

El objetivo primordial de las medidas de Proteccin y Seguridad a los bienes
muebles e inmuebles del Cuerpo de Bomberos de Riobamba es brindar
informacin bsica para la gestin de administracin y contratacin de seguros
para los activos fijos; este, incluye aspectos relacionados con las cauciones de los
funcionarios y empleados pblicos encargados de la recepcin, control custodia e
inversin de fondos pblicos o del manejo de bienes pblicos; como tambin,
sobre los controles internos aplicables a los bienes de uso comn y fuera de
144

horario de oficina. Tomando en consideracin que las medidas de proteccin y
seguridad para los bienes pblicos, estn dadas principalmente por: la
contratacin de seguros, la exigencia de cauciones suficientes, la seguridad fsica
de las instalaciones y la asignacin de personal de seguridad.

5.8.8.2. Plizas de Seguros.- Clases

De acuerdo al volumen y valor de los bienes de larga duracin, al grado de riesgo
de la ocurrencia de siniestros, a las posibilidades financieras y presupuestaria de
cada entidad y organismo, se contratarn seguros especialmente para cubrir
riesgos de accidentes, incendios, destruccin, robo, uso indebido y riesgos contra
terceros, relacionados con: instalaciones, edificios, vehculos, maquinaria y
equipos, con compaas aseguradoras solventes acreditadas en el pas.

Estas plizas sern contratadas en las condiciones ms favorables para la
entidad y en sujecin a las leyes sobre la materia.

Los Directores Financieros, Administrativo y Jurdico, o quienes hagan sus veces,
en sus respectivos mbitos, velarn por la correcta y oportuna suscripcin,
custodia, renovacin y ejecucin de la plizas de seguros, garantizando de esta
manera las gestiones que le competen realizar a la mxima autoridad.

Clases de plizas:

a) Pliza de seguro contra todo riesgo, se considera los siguientes contenidos:
1) Condiciones Generales.
2) Condiciones Particulares.
3) Clusulas de Errores u Omisin.
4) Clusula de Adhesin.
5) Clusula de restitucin automtica del valor asegurado.
6) Clusula de renovacin tcita.
7) Clusula de prdida compartida.
8) Clusula de honorarios, mano de obra, materiales.
145

9) Otros de acuerdo a la naturaleza de los bienes.

b) Pliza de seguro de rotura de mquinas.
c) Pliza de seguro de vehculos.
d) Pliza de seguro de transporte contra todo riesgo.
e) Pliza de responsabilidad civil.
f) Pliza de seguro de fidelidad colectiva.
g) Pliza de seguro de garantas aduaneras.
h) Pliza de seguro contra incendios.
i) Pliza de seguro combinada.

5.8.8.3. Personal de Seguridad y Seguridad de Instalaciones

Al personal asignado para la vigilancia y cuidado de los bienes en edificios,
locales, garajes, bodegas, etc.; sean stos servidores de la propia entidad o
contratados para este servicio, se les asignar las funciones por escrito, entre las
cuales constar la seguridad de los bienes en general de uso comn, as como de
los bienes que se encuentren en las dependencias en horas no laborables.

Consecuentemente de acuerdo a los turnos establecidos vigilaran las puertas de
acceso y efectuarn rondas peridicas, a fin de evitar que se produzcan robos o
hurtos de bienes.

Fuera de los horarios de trabajo solo se permitir el ingreso a instalaciones y
dependencias a personal de la entidad debidamente autorizado.

En cualquiera de los horarios, se prohbe la salida de bienes de la entidad, con
excepcin de los siguientes casos y previa la presentacin de la autorizacin
correspondiente:

a) Cuando se retire bienes para utilizarlos en otra dependencia (traspaso) de la
misma entidad, ubicada en otro edificio.

146

b) Cuando se retire para ser llevado a talleres especializados para el
correspondiente mantenimiento, reparacin, cambio, etc
c) Cuando se retire como consecuencia de la enajenacin, tramitada conforme a
las normas vigentes.

d) En el caso de vehculos se requerir la presentacin de la orden de
movilizacin, llevndose adems para estos casos el registro de salida y
entrada de vehculos, correspondiente.

5.8.8.4. Seguridad de Bienes, Equipos e Instalaciones

En lo que se refiere a las seguridades de las instalaciones en los edificios, locales,
equipos, etc., la Direccin Administrativa, a travs de la Unidad de Servicios
Generales, velar por que todos los bienes susceptibles de contar con
seguridades fsicas adicionales como: candados, cerraduras, alarmas, claves,
reforzamiento de puertas y ventanas de acceso, muros, canes, etc. sean dotados
en su debida oportunidad.

El custodio de los bienes y el personal de vigilancia de los mismos, est obligado
a reportar las novedades y requerir determinada mejora o sugerir el mecanismo
ms idneo para brindar proteccin a los bienes a su cargo.

5.8.8.5. Funcionarios y empleados que deben presentar caucin

Deben prestar caucin los servidores pblicos que desempeen las funciones de
recepcin, control, custodia e inversin de fondos pblicos o del manejo de bienes
pblicos y aquellos que firman cheques conforme manda el artculo 368 de la Ley
Orgnica de Administracin Financiera y Control (LOAFYC).

Se excepta de esta obligacin a los Ministros de Estado; Subsecretario,
funcionarios de eleccin popular, funcionarios cuyo nombramiento corresponde a
la Funcin Legislativa, los custodios o encargados de fondos fijos de caja chica
147

cuyo monto no sea mayor a dos salarios mnimos vitales generales, los
bibliotecarios y otros servidores que trabajen en bibliotecas.

La exoneracin de no rendir caucin no exime de las responsabilidades
administrativas, civiles y penales que pudieren establecerse contra los servidores
pblicos.

148

CAPTULO VI

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

6.1. CONCLUSIONES

a. La investigacin realizada en el Cuerpo de Bomberos de Riobamba permiti
evidenciar y establecer que no existe un adecuado control de los bienes de
larga duracin, as como un inventario desactualizado que ha conllevado a que
la institucin no cuente con informacin oportuna y veraz.

b. Los bienes de larga duracin del Cuerpo de Bomberos de Riobamba no se
encuentran inventariados de manera adecuada, lo que no permite localizarlos
fcilmente y conocer su valor real a travs del tiempo; el sistema de control de
activos fijos e inventarios se integra como el ltimo componente, dentro de la
administracin y no se le da la importancia debida, toda vez que su funcin es
la de supervisar y controlar la adquisicin, uso, mantenimiento y custodia de
los bienes institucionales con la finalidad de conservarlos y protegerlos.

c. En el desarrollo de la investigacin de campo se constat que no cuentan con
un sistema que agilite los procesos de ingresos y salida de bienes por
adquisiciones, donaciones, venta o baja de activos por obsolescencia o
cumplimiento de su vida til.

d. La dinmica del proceso administrativo ubica al control como uno de los
elementos imprescindibles en el manejo de los activos fijos de una entidad,
nos permitir que al momento de emergencias acudir de manera rpida con el
propsito de atender eficientemente con todos los equipos necesarios y en
perfectas condiciones, logrando que nuestro servicio sea efectivo y de calidad
y el mantenimiento de la imagen institucional en un alto nivel.

149

RECOMENDACIONES

a. Se recomienda implementar la propuesta como una alternativa para el control
efectivo de los bienes de larga duracin, bajo una norma de procedimientos
escritos, delimitando y asignando la responsabilidad, administracin y uso
racional de los bienes permitiendo as que la institucin cuente con
informacin confiable, clara, precisa y oportuna; que conlleve a la Direccin a
tomar decisiones acertadas.

b. La implantacin de mecanismos de control de los bienes de larga duracin e
inventarios, conlleva adems a una reorganizacin de la parte orgnica y
estructural de la Institucin logrando eficiencia y eficacia en la prestacin de
servicios a la colectividad con oportunidad y calidad.

c. Se debe evaluar peridicamente el uso, mantenimiento y custodia de los
bienes de larga duracin institucionales y realizar la toma fsica de inventarios
por lo menos una vez al ao, puesto que, la efectividad del proceso de control
depende directamente de la informacin recibida.

d. La determinacin de polticas, mecanismos y procesos, permite que la gestin
de control operacional de los activos fijos sea efectiva, dando la oportunidad a
los organismos administrativos, principalmente de la Comandancia del Cuerpo
de Bomberos.

e. La propuesta permite contar con una herramienta operativa de gestin de
administracin financiera que genera resultados oportunos, confiables y
veraces, y que redunda en la optimizacin de los recursos institucionales.

150

BIBLIOGRAFA

- CATCORA, Fernando. Sistema de Control de Inventarios. 2da. Edic. Edit.
Prentice Hill, Bogot, 2001.

- CHOLVIS, Francisco.- Diccionario de Contabilidad, Editorial Uthea, Barcelona
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- DAVALOS, Nelson; Enciclopedia Bsica de Administracin, Contabilidad y
Auditora, Editorial Ateneo, 2001.

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Segunda Edicin. Edit. Uthea, Barcelona, 2003.

- Ley de Rgimen Tributario Interno, Corporacin de Estudios y
Publicaciones, Quito, 2005.

- LOAFYC: Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, Corporacin
de Estudios y Publicaciones, Quito, 2001.

- PATON, W. A.; Manual del Contador, Editorial UTHEA, Mxico, 2000.

- REDONDO, Alonso. Curso Prctico de Contabilidad General y Superior,
Tomo I, Editorial Gaitn, Bogot 2003.

- STAR, Martn; Control de Inventarios, Teora y Prctica, 3er Edicin, Edit.
Limusa, Mxico, 2003.

- STONER, James, Administracin: Teora y Prctica, 2da. Edicin, Edit.
McGraw Hill, San Diego, California, 2002.

- VSCONEZ L. Renn, Glosario Financiero, Departamento Grfico Banco
Central, Quito, 2001.
151

- PGINAS WEB: www.gestiopolis.com
www.google.com
www.monografias.com
1

2

Anexo No. 1


Objetivo: La presente encuestas tiene como objetivo recoger informacin sobre
los procedimientos de control y administracin de los bienes de larga duracin
aplicados en el Cuerpo de Bomberos de Riobamba, con la finalidad de conocer su
situacin actual.

La informacin que usted nos proporcione, no compromete su relacin laboral.

Por favor consigne con X el casillero correspondiente.

1. Conoce si la institucin cuenta con un Manual de control y administracin de
los bienes de larga duracin?

SI
NO
DESCONOCE

2. Los muebles y equipos que utiliza para sus labores diarias han sido
entregados mediante acta de entrega recepcin?

SI
NO

3. Conoce en detalle los bienes y el valor de los mismos que se encuentran a
su cargo?

SI
NO

4. Cundo se pierde un bien mueble, este se repone inmediatamente?

3

SI
NO
DESCONOCE

5. Cundo necesita un bien mueble, es atendido inmediatamente?

SI
NO
A VECES

6. Es usted caucionado por los bienes que se encuentran a su cargo?

SI
NO
DESCONOCE

7. Se han realizado constataciones fsicas de los bienes que se encuentran a
su cargo?

SI
NO
DESCONOCE

8. Cada qu tiempo se realizan las constataciones fsicas?

Una vez al ao
Dos veces al ao
Nunca

9. Los bienes a su cargo se encuentran asegurados?

SI
NO
DESCONOCE

10. Cree usted que la implementacin de un Manual de Procedimientos de
Control y Administracin de Bienes de Larga Duracin contribuye a mejorar la

SI
NO

4

Gracias por su colaboracin.

Anexo No. 2


GUIA DE ENTREVISTA ESTRUCTURADA

1. La institucin cuenta con un Manual de control y administracin de los
bienes de larga duracin?

2. Los muebles y equipos que utilizan son asignados mediante acta de entrega
recepcin?

3. Existe un inventario detallado y valorado por unidades administrativas y un
consolidado general de la institucin?

4. Qu mecanismo se sigue cuando se pierde un bien mueble?

5. Quin o quienes realizan las adquisiciones de los bienes muebles?

6. Para la adquisicin de bienes de larga duracin se utiliza el portal de
compras pblicas?

7. Quin es el encargado del control y administracin de los bienes de larga
duracin de la institucin?
5

8. Cada qu tiempo se realizan constataciones fsicas, quien lo hace y se deja
constancia de lo actuado?

9. Los bienes de larga duracin de la institucin se encuentran asegurados
para prevenir riesgos de robos, incendios, etc. ?

10. Cree usted que la implementacin de un Manual de Procedimientos de
Control y Administracin de Bienes de Larga Duracin contribuye a mejorar la

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