Tema 4.

Frmulas y Funciones

Esta unidad es la unidad una de las ms importantes del curso, pues en su
comprensin y manejo est la base de Excel. Qu es una hoja de clculo sino
una base de datos que utilizamos con una serie de frmulas para evitar tener
que recalcular por cada cambio que hacemos. Este tema es fundamental para la
buena utilizacin de Excel.

Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007
para agilizar la creacin de hojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as
como el uso del asistente para funciones, herramienta muy til cuando no
conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de stas.


Introducir Frmulas y Funciones

Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que
opera con uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer
directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la
contiene.

La sintaxis de cualquier funcin es:

nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

- Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No
dejes espacios antes o despus de cada parntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o
funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus
argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica
todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera
equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C
5+C6+C7+C8
Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer
funciones anidadas dentro de la frmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo
que realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas,
financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y
referencia y de informacin.

Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual
introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.


Insertar funcin con el asistente

Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si
conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para
utilizarlas, as nos resultar ms fcil trabajar con ellas.

Si queremos introducir una funcin en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin. Hacer
clic en la pestaa Frmulas.
Elegir la opcin Insertar funcin.



O bien, hacer clic sobre el botn de la barra de frmulas.

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:



Excel 2007 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una
breve descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin:
y a continuacin hacer clic sobre el botn , de esta forma no es
necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos
mostrar en el cuadro de lista Seleccionar una funcin: las funciones que tienen
que ver con la descripcin escrita.

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar
previamente una categora del cuadro combinado O seleccionar una categora:,
esto har que en el cuadro de lista slo aparezcan las funciones de la categora
elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categora
podemos elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que
deseamos haciendo clic sobre sta.

Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos
aparecen los distintos argumentos y una breve descripcin de sta. Tambin
disponemos de un enlace Ayuda sobre esta funcin para obtener una
descripcin ms completa de dicha funcin.

A final, hacer clic sobre el botn Aceptar.

Justo por debajo de la barra de frmulas aparecer el cuadro de dilogo
Argumentos de funcin, donde nos pide introducir los argumentos de la
funcin: Este cuadro variar segn la funcin que hayamos elegido, en nuestro
caso se eligi la funcin SUMA ().



En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que
generalmente ser una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic
sobre le botn para que el cuadro se haga ms pequeo y podamos ver toda
la hoja de clculo, a continuacin seleccionar el rango de celdas o la celda
deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic
con el botn izquierdo del ratn sobre la primera celda del rango y sin soltar el
botn arrstralo hasta la ltima celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para
volver al cuadro de dilogo.

En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento.
Slo en caso de que existiera.

Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y
as sucesivamente.

Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn
Aceptar.

Si por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de una funcin,
Excel expande automticamente el rango incluyendo as el valor de la celda en
el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la funcin =SUMA(A1:A4) e
insertamos un fila en la posicin 3 la frmula se expandir automticamente
cambiando a =SUMA(A1:A5).
En la pestaa Inicio o en la de Frmulas encontrars el botn Autosuma
que nos permite realizar la funcin SUMA de forma ms rpida.

Con este botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la flecha
de la derecha del botn.

Al hacer clic sobre sta aparecer la lista desplegable de
la derecha:

Y podremos utilizar otra funcin que no sea la Suma,
como puede ser Promedio (calcula la media aritmtica),
Cuenta (cuenta valores), Mx (obtiene el valor mximo) o
Mn (obtiene el valor mnimo). Ademas de poder accesar
al dilogo de funciones a travs de Ms Funciones...

Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones

Excel permite que en una funcin tengamos como argumentos expresiones, por
ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecucin de la funcin ser
primero resolver las expresiones y despus ejecutar la funcin sobre el
resultado de las expresiones.

Por ejemplo, si tenemos la siguiente funcin =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:
A1 vale 1
A2 vale 5

A3 vale 2

A4 vale 3

Excel resolver primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que
obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, despus realizar la suma
obteniendo as 5 como resultado.

Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones

Excel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra
funcin, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en
una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta frmula consta de
la combinacin de dos funciones, la suma y el valor mximo. Excel realizar
primero la suma SUMA(A1:A4) y despus calcular el valor mximo entre el
resultado de la suma y la celda B3.


Funciones de fecha y hora

De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado veremos las funciones
dedicadas al tratamiento de fechas y horas.

Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.

En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que
nos devuelve es un "nmero de serie". Pues bien, Excel llama nmero de serie
al nmero de das transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha
introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el da 0/1/1900 y a
partir de ah empieza a contar, en las funciones que tengan nm_de_serie
como argumento, podremos poner un nmero o bien la referencia de una
celda que contenga una fecha.



Funcin Descripcin
AHORA()
Devuelve la fecha y la hora
actual
AO(nm_de_serie)
Devuelve el ao en formato
ao
DIA(nm_de_serie) Devuelve el da del mes
DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;mtodo)
Calcula el nmero de das
entre las dos fechas
DIASEM(nm_de_serie;tipo) Devuelve un nmero del 1 al 7
FECHA(ao;mes;da)
Devuelve la fecha en formato
fecha
FECHANUMERO(texto_de_fecha)
Devuelve la fecha en formato
de fecha
HORA(nm_de_serie)
Devuelve la hora como un
nmero del 0 al 23
HORANUMERO(texto_de_fecha)
Convierte una hora de texto
en un nmero
HOY() Devuelve la fecha actual
MES(nm_de_serie)
Devuelve el nmero del mes
en el rango del 1 (enero) al 12


(diciembre)
MINUTO(nm_de_serie)
Devuelve el minuto en el
rango de 0 a 59

NSHORA(hora;minuto;segundo)
Convierte horas, minutos y
segundos dados como
nmeros
SEGUNDO(nm_de_serie)
Devuelve el segundo en el
rango de 0 a 59


Funciones de texto

Una hoja de clculo est pensada para manejarse dentro del mundo de los
nmeros, pero Excel tambin tiene un conjunto de funciones especficas para la
manipulacin de texto. Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por
Excel.

Funcin Descripcin
CARACTER(nmero)
Devuelve el carcter
especficado por el nmero
CODIGO(texto)
Devuelve el cdigo ASCII del
primer caracter del texto
CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)
Devuelve una cadena de
caracteres con la unin
DECIMAL(nmero;decimales;no_separar_millar
es)
Redondea un nmero pasado
como parmetro
DERECHA(texto;nm_de_caracteres)
Devuelve el nmero de
caracteres especificados
ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;
nm_inicial)
Devuelve la posicin inicial del
texto buscado
ESPACIOS(texto)
Devuelve el mismo texto pero
sin espacios
EXTRAE(texto;posicion_inicial;nm_caracteres)
Devuelve los caracteres
indicados de una cadena
HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_
inicial)
Encuentra una cadena dentro
de un texto
IGUAL(texto1;texto2)
Devuelve un valor lgico
(verdadero/falso)
IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres)
Devuelve el nmero de
caracteres especificados

LARGO(texto) Devuelve la longitud del texto
LIMPIAR(texto)
Limpia el texto de caracteres
no imprimibles
MAYUSC(texto) Convierte a maysculas
MINUSC(texto) Convierte a minsculas
MONEDA(nmero;nm_de_decimales) Convierte a moneda
NOMPROPIO(texto)
Convierte a mayscula la
primera letra del texto
REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;nm_
de_caracteres;texto_nuevo)
Reemplaza parte de una
cadena de texto por otra
REPETIR(texto;nm_de_veces) Repite el texto
SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;n
m_de_ocurrencia)
Reemplaza el texto con texto
nuevo
T(valor)
Comprueba que el valor es
texto
TEXTO(valor;formato) Convierte un valor a texto
TEXTOBAHT(nmero)
Convierte un nmero a texto
tailands (Baht)
VALOR(texto) Convierte un texto a nmero


Funciones de bsqueda

En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar
con las frmulas diseadas. Por eso existe una agrupacin de funciones
especficas para realizar bsquedas de datos.

Comprendamos qu es en s una bsqueda, cuando queremos encontrar alguna
informacin de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo
desconocemos, realizamos una bsqueda de una propiedad o algo similar que
conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una
persona, describimos su aspecto fsico, si buscamos el n de telfono de un
restaurante, buscamos en la gua de telfonos por el nombre del restaurante.
Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso
buscamos por otros datos que s conocemos.

Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar bsquedas:

Funcin

Descripcin
AREAS(ref)

Devuelve el nmero de rangos de
celdas contiguas
BUSCAR(...)

Busca valores de un rango de una
columna o una fila
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_e
n;indicador_filas;ordenado)

Busca en la primera fila de la tabla
o matriz de valores
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_e
n;indicador_columnas;ordenado)

Busca un valor en la primera
columna de la izquierda
COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_
en;tipo_de_coincidencia)

Devuelve la posicin relativa de un
elemento
COLUMNA(ref)

Devuelve el nmero de columna de
una referencia
COLUMNAS(matriz)

Devuelve el nmero de columnas
que componen la matriz
DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho)

Devuelve una referencia a un rango
DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja)

Crea una referencia de celda en
forma de texto
ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...)

Elige un valor o una accion de una
lista de valores
FILA(ref)

Devuelve el nmero de fila
FILAS(matriz)

Devuelve el nmero de filas
HIPERvnculo(ubicacin_del_vnculo;nomb
re_descriptivo)

Crea un acceso directo a un
documento
IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos
;tablas_dinmicas;campo1;elemento1;ca
mpo2;elemento2...)

Extrae datos almacenados en una
tabla dinmica

INDICE(matriz;num_fila;num_columna)

Devuelve el valor de una celda en
la interseccin de una fila y una
columna
INDIRECTO(ref;a1)

Devuelve una referencia
especificada
TRANSPONER(matriz)

Intercambia las filas por las
columnas en una matriz
Otras funciones.

Adems de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de
funciones de diferentes categoras que nos pueden ser de gran utilidad.

En este tema veremos algunas de ellas clasificndolas por categoras.



Funcin Descripcin
Funciones matemticas y trigonomtricas

ABS(nmero)
Devuelve el valor
absoluto de un nmero
ALEATORIO()
Devuelve un nmero
entre 0 y 1

COMBINAT(nmero;tamao)
Devuelve el nmero de
combinaciones para un
nmero determinado
de elementos
COS(nmero)
Devuelve el coseno de
un ngulo

ENTERO(nmero)
Redondea un nmero
hasta el entero inferior
ms prximo

EXP(nmero)
Realiza el clculo de
elevar "e" a la potencia
de un nmero
determinado
FACT(nmero)
Devuelve el factorial de
un nmero

NUMERO.ROMANO(nmero,forma)
Devuelve el nmero
pasado en formato
decimal a nmero
Romano
PI()
Devuelve el valor de la
constante pi

POTENCIA(nmero;potencia)
Realiza el clculo de
elevar un nmero a la
potencia indicada
PRODUCTO(nmero1;nmero2;...) Devuelve el resultado


de realizar el producto
de todos los nmeros
pasados como
argumentos

RAIZ(nmero)
Devuelve la raiz
cuadrada del nmero
indicado
RESIDUO(nmero;nm_divisor)
Devuelve el resto de la
divisin
Funciones estadsticas


MEDIA.ARMO(nmero1;nmero2;...)
Devuelve la media
armnica de un
conjunto de nmeros
positivos

MAX(nmero1;nmero2;...)
Devuelve el valor
mximo de la lista de
valores

MIN(nmero1;nmero2;...)
Devuelve el valor
mnimo de la lista de
valores
MEDIANA(nmero1;nmero2;...)
Devuelve la mediana de
la lista de valores

MODA(nmero1;nmero2;...)
Devuelve el valor que
ms se repite en la lista
de valores

PROMEDIO(nmero1;nmero2;...)
Devuelve la media
aritmtica de la lista de
valores
VAR(nmero1;nmero2;...)
Devuelve la varianza de
una lista de valores

K.ESIMO.MAYOR(matriz;k)
Devuelve el valor k-
simo mayor de un
conjunto de datos

K.ESIMO.MENOR(matriz;k)
Devuelve el valor k-
simo menor de un
conjunto de datos
Funciones lgicas

FALSO()
Devuelve el valor lgico
Falso

VERDADERO
Devuelve el valor lgico
Verdadero

SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Devuelve un valor u
otro, segn se cumpla o
no una condicin
NO(valor_lgico)
Invierte el valor lgico
proporcionado
Y(valor_logico1;valor_logico2;...)
Comprueba si todos los
valores son verdaderos

O(valor_logico1;valor_logico2;...)
Comprueba si algn
valor lgico es
verdadero y devuelve
VERDADERO
Funciones de informacin

ESBLANCO(valor)
Comprueba si se refiere
a una celda vaca
ESERR(valor)
Comprueba si un valor
es un error
ESLOGICO(valor)
Comprueba si un valor
es lgico
ESNOTEXTO(valor)
Comprueba si un valor
no es de tipo texto
ESTEXTO(valor)
Comprueba si un valor
es de tipo texto
ESNUMERO(valor)
Comprueba si un valor
es de tipo numrico

TIPO(valor)
Devuelve un nmero
que representa el tipo
de datos del valor
1.4 INSERCION Y ELIMINACION DE FILAS, COLUMNAS Y
HOJAS

Vamos a ver las diferentes formas de insertar y eliminar filas, columnas, celdas
y hojas operaciones muy tiles cuando tenemos un libro ya creado y queremos
retocarlo o cuando a mitad del diseo de una hoja nos damos cuenta que se nos
ha olvidado colocar una fila o columna.



Insertar filas en una hoja

En muchas ocasiones, despus de crear una hoja de clculo, nos daremos
cuenta de que nos falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos.

Para aadir una fila, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar la fila sobre la que quieres aadir la
nueva, ya que las filas siempre se aaden por
encima de la seleccionada.

Seleccionar el men Insertar de la pestaa Inicio.
Elegir la opcin Insertar filas de hoja.
Todas las filas por debajo de la nueva, bajarn una posicin.

En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde est
situado el cursor como fila seleccionada.

Si quieres aadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas
filas como filas a aadir.

Aadir filas a nuestra hoja de clculo no hace que el nmero de filas vare,
seguirn habiendo 1048576 filas, lo que pasa es que se eliminan las ltimas,
tantas como filas aadidas. Si intentas aadir filas y Excel no te deja, seguro que
las ltimas filas contienen algn dato.

Cuando insertamos filas con un formato diferente al que hay por defecto, nos
aparecer el botn para poder elegir el formato que debe tener la nueva
fila.
Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el
botn y aparecer el cuadro de la derecha desde el
cual podremos elegir si el formato de la nueva fila
ser el mismo que la fila de arriba, que la de
abajo o que no tenga formato.

No es obligatorio utilizar este botn, si te molesta, no te preocupes ya que
desaparecer al seguir trabajando con la hoja de clculo.



Insertar columnas en una hoja.

Excel 2007 tambin nos permite aadir columnas, al igual que filas.

Para aadir una columna, seguiremos los
siguientes pasos:

Seleccionar la columna delante de la cual
quieres aadir otra, ya que las columnas
siempre se aaden a la izquierda de la
seleccionada.

Seleccionar el men Insertar de la pestaa Inicio.
Elegir la opcin Insertar columnas de hoja.
Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarn una
posicin.

En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel 2007 toma la
columna donde estamos situados como columna seleccionada.

Si quieres aadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el
primer paso, como columnas a aadir.

Aadir columnas a nuestra hoja de clculo no hace que el nmero de columnas
vare, seguirn habiendo 16384 columnas, lo que pasa es que se eliminan las
ltimas, tantas como columnas aadidas. Si intentas aadir columnas y Excel no
te lo permite, seguro que las ltimas columnas contienen algn dato.
Cuando insertamos columnas con un formato diferente al que hay por defecto,
nos aparecer el botn para poder elegir el formato que debe tener la nueva
columna.

Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre
el botn y aparecer el cuadro de la derecha
desde el cual podremos elegir si el formato de
la nueva columna ser el mismo que la
columna de la izquierda, que la de la derecha o que no tenga formato.

No es obligatorio utilizar este botn, si te molesta, no te preocupes ya que
desaparecer al seguir trabajando con la hoja de clculo.



Insertar celdas en una hoja

En ocasiones, lo que nos interesa aadir no son ni filas ni columnas enteras sino
nicamente un conjunto de celdas dentro de
la hoja de clculo.

Para aadir varias celdas, seguir los siguientes
pasos:

Seleccionar las celdas sobre las que quieres
aadir las nuevas.

Seleccionar el men Insertar.



Hacer clic sobre el la flecha para ampliar el men.
Elegir la opcin Insertar celdas...
Esta opcin no aparecer si no tienes celdas seleccionadas.
Aparece el cuadro de dilogo de la derecha.
Elegir la opcin deseada dependiendo de si las celdas seleccionadas
queremos que se desplacen hacia la derecha o hacia abajo de la seleccin.

Fjate como desde aqu tambin te permite aadir filas o columnas enteras.
Hacer clic sobre Aceptar.
Al aadir celdas a nuestra hoja de clculo, el nmero de celdas no vara ya que
se eliminan las del final de la hoja.

Cuando insertamos celdas, con un formato diferente al que hay por defecto, al
igual que para las filas y columnas, nos aparecer el botn para poder elegir
el formato que debe tener la nueva celda. Dependiendo de si se inserta
desplazando hacia la derecha o hacia abajo nos aparecer el cuadro visto
anteriormente para la insercin de columna o fila. Este cuadro funciona de la
misma forma que para columnas o filas.



Insertar hojas en un libro de trabajo

Si necesitas trabajar con ms de tres hojas en un libro de trabajo, tendrs que
aadir ms. El nmero de hojas puede variar de 1 a 255.

Para aadir una hoja, seguiremos los siguientes
pasos:

Situarse en la hoja posterior a nuestra nueva
hoja, ya que las hojas siempre se aadirn a la
izquierda de la seleccionada.

Seleccionar el men Insertar.
Elegir la opcin Insertar hoja.


Eliminar filas y columnas de una hoja

Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las filas a eliminar o selecciona
las columnas a eliminar.

Seleccionar el men Eliminar de la pestaa Inicio.

Eligir la opcin Eliminar filas de hoja o Eliminar columnas de hoja.

Al eliminar filas o columnas de nuestra hoja de clculo, no vara el nmero de
filas o columnas, seguir habiendo 1048576 filas y 16384 columnas, lo que pasa
es que se aaden al final de la hoja, tantas como filas o columnas eliminadas.


Eliminar celdas de una hoja
Para eliminar varias celdas, seguir los
siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a eliminar. Seleccionar
el men Eliminar de la pestaa
Inicio.

Elegir la opcin Eliminar celdas....

Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha.

Elegir la opcin deseada dependiendo de cmo queremos que se realice la
eliminacin de celdas. Desplazando las celdas hacia la izquierda o hacia la
derecha.



Eliminar hojas de un libro de trabajo


Para eliminar una hoja, seguir los siguientes
pasos:

Situarse en la hoja a eliminar.

Seleccionar el men Eliminar de la pestaa
Inicio.

Elegir la opcin Eliminar hoja.