Disciplina - Redação Oficial

Escola de Formao da Secretaria de Estado de Defesa Social
DISCIPLINA:
REDAO OFICIAL

1. LINGUAGEM
1.1 Caractersticas da Redao Oficial
Redao Oficial a maneira pela qual o Poder Pblico redige atos normativos e
comunicaes, que tanto podem ser dirigidos ao poder pblico como aos particulares.
Os textos oficiais devem ser compreendidos por todos os cidados e adotam
como referncia algumas caractersticas decorrentes dos princpios constitucionais que
orientam a prpria Administrao Pblica, conforme disposto no artigo 37 da
Constituio Federal: A
Administrao Pblica direta e indireta de qualquer dos Poderes da Unio, dos Estados,
do Distrito Federal e dos Municpios obedecer aos princpios de legalidade,
impessoalidade, moralidade, publicidade e eficincia (...)
Sendo assim, para informar com a mxima clareza e objetividade, a redao
oficial deve apresentar as seguintes caractersticas:

1.1.1 Impessoalidade
Os textos oficiais tratam de assuntos que correspondem atuao da
Administrao Pblica.
Quem comunica sempre o Servio Pblico, por meio de servidor que tenha
competncia legal para falar em nome do rgo que representa; o que se comunica
assunto relativo s atribuies do rgo emissor ou a questes que dizem respeito ao
interesse pblico; o destinatrio dessa comunicao ou um cidado, sempre concebido
como pblico, como conjunto dos cidados, ou rgo pblico do Executivo ou dos
outros Poderes.
Nos dois casos, temos um destinatrio concebido de forma homognea e
impessoal.


Todo o processo envolvido na comunicao oficial do Estado (quem comunica,
o que se comunica e quem recebe a informao) uma manifestao da Administrao
Pblica dirigida coletividade, ou seja, assunto de carter pblico.
essencial a ausncia de impresses individuais do emissor da informao.
No cabe no texto oficial tom pessoal ou particular.
Um texto impessoal evita a manifestao de opinies sobre o assunto tratado.

1.1.2 Clareza
a qualidade bsica e essencial. A informao transmitida com clareza permite
a transparncia dos atos administrativos e atende o princpio da publicidade,
possibilitando a imediata compreenso pelo leitor e por todos os cidados.
Para se obter clareza no texto, necessria a presena de vrias outras
caractersticas como conciso, objetividade, ideias ordenadas, correo, aplicao da
norma culta, coeso e coerncia.

1.1.3 Conciso
a transmisso de informaes com um mnimo de palavras. a preciso na
escolha das palavras, a objetividade para tratar do assunto, com foco na inteno do
texto, evitando-se informaes suprfluas que dispersam o leitor e dificultam a
inteligibilidade.
Um texto claro alcana-se pela reflexo no ato da elaborao da escrita. No
perder o objetivo principal, sabendo-se exatamente o que e como escrever.
O grande segredo para se obter o mximo de clareza vem da releitura da escrita.
o momento em que so percebidos os excessos do texto, possibilitando a
retirada de redundncias, de informaes adicionais desnecessrias e de palavras e
expresses que em nada alteram ou acrescentam ao sentido da frase.

1.1.4 Formalidade
A linguagem utilizada obedece formalidade da escrita, ao uso da norma culta e
ao respeito hierarquia das autoridades. Como exemplo disso, podemos citar a


utilizao dos pronomes de tratamento e fechos das correspondncias, que refletem o
atendimento e respeito hierarquia entre as autoridades que se comunicam.
H que ressaltar aqui tambm a polidez e a civilidade com relao ao assunto
tratado e ao destinatrio. Os textos oficiais so o reflexo do processo de interao entre
as pessoas registrado pela escrita, ou seja, a mesma cortesia que se utiliza no trato com
um superior ou um particular deve ser adotada nos documentos.

1.1.5 Padronizao
Os documentos oficiais obedecem a normas de padronizao, regras de forma,
tanto na sua elaborao textual quanto visual, pois facilitam a consulta, a leitura e o
acesso informao por qualquer pessoa, alm de refletir unidade e integrao entre
rgos e entidades que compem a Administrao Pblica.

1.1.6 Correo
o respeito s normas e aos princpios do idioma, s regras gramaticais e
ortogrficas da lngua portuguesa, assim como o uso do padro culto da linguagem.

1.2 Adequao ao contexto
Compete ao redator a sensibilidade e o conhecimento do assunto tratado para
adequar as caractersticas da redao oficial situao especfica da elaborao do
documento.
De acordo com fatores concretos, de ordem tcnica, poltica ou administrativa,
ir preparar o texto e modular a sua linguagem (a estrutura, a sintaxe, o vocabulrio, o
grau de formalidade), considerando especificamente a finalidade do documento e o seu
destinatrio.
Mediante tal viso, pode-se, por exemplo, definir o tratamento utilizado, o tipo
de linguagem e o grau de formalidade necessrio em respeito hierarquia existente
entre o emissor e o receptor da mensagem.

1.3 Dicas para estruturao de textos


Para se escrever um texto com clareza, mantendo a coerncia e a coeso,
preciso antes, organizar as ideias e ter em mente exatamente o que precisa ser dito.
Para facilitar o processo da escrita, apresentamos abaixo um passo a passo que
ajudar na estruturao, mantendo a lgica e a coerncia no texto a ser elaborado.
1) Defina o assunto, o que precisa ser comunicado.
Ele ser o foco central do seu texto, que nortear todo o processo de elaborao e
estruturao.
2) Saiba quem ir assinar o documento.
Alm de definir a linguagem utilizada, voc saber se escrever em nome de
uma pessoa (autoridade especfica) ou em nome do rgo que ela representa.
3) Saiba quem o destinatrio da mensagem.
o fator que mais determina a linguagem e o grau de formalidade que devero
ser utilizados.
4) Tenha em mente qual a finalidade do texto (solicitar, comunicar, explicar...).
5) Sabendo o que se pretende com o texto, bem como o emissor e o destinatrio, voc
poder definir qual modelo de documento o mais adequado (ofcio, memorando, nota
tcnica...).
6) Faa um pequeno esquema do texto antes de escrever.
Isso ir ajud-lo a no perder o foco e a distinguir as informaes principais das
secundrias.
Muitas informaes secundrias so desnecessrias, no acrescentam nada ao
texto e entediam o leitor, dificultando a imediata compreenso.
7) Se for tratar de mais de um assunto no mesmo texto, use pargrafos diferentes para
cada um.
8) Aps o trmino, o ideal deixar de lado a composio por algum tempo antes de
revis-la.


Faa outras atividades e depois releia.
Esse intervalo ajudar a perceber com maior facilidade se o que voc pensou
est escrito de forma clara, se suas ideias foram transcritas dentro da lgica e com a
clareza que voc deseja.
9) Faa uma primeira releitura, verificando a ordenao das ideias e a compreenso
geral do texto.
Veja se h coerncia no todo. Neste momento voc tambm identificar se h
algum trecho obscuro que possa gerar ambiguidade.
10) Releia novamente, com olhar mais crtico e atendo-se aos detalhes.
Na segunda releitura, busque erros de vocabulrio, concordncia, redundncias,
repeties de palavras e excessos que podem ser cortados.
11) Para terminar, pea que outra pessoa leia o texto.
A compreenso dela lhe mostrar se o que voc escreveu est realmente claro e
compatvel com a sua inteno.

1.4 Dicas para a elaborao de textos oficiais
Segundo o autor A. Oliveira Lima, os principais requisitos que se impem na
redao oficial so a simplicidade na estrutura da frase e no vocabulrio, a
objetividade e a clareza.
Para ajudar a alcanar essa simplicidade na escrita oficial, que deve ainda ser
impessoal, clara, concisa, formal, padronizada e de acordo com a norma culta da lngua,
apresentamos abaixo algumas dicas.
Apresente no incio do texto a ideia principal para que o leitor, de imediato,
conhea o assunto tratado no documento.
Utilize, preferencialmente, a ordem direta na construo das frases (sujeito,
verbo e complemento). A inverso dos termos, em exagero, pode comprometer a


compreenso e gerar ambiguidade. Utilize esse recurso apenas quando quiser dar
nfase a alguma expresso.
Cuidado com a pontuao. A simples mudana do local de uma vrgula pode
alterar completamente o sentido da frase.
No use metforas, analogias e outras figuras de estilo. Trata-se de texto oficial
e no literrio.
Evite perodos muito longos.
Evite o uso de palavras e expresses que dificultam a compreenso do leitor.
Estrangeirismos, termos tcnicos, arcasmos, jarges e regionalismos
vocabulares que so de compreenso limitada, restrita a apenas um grupo de
pessoas, dentro do possvel devem ser substitudos por expresses equivalentes.
D preferncia ao vocabulrio de entendimento geral.
Cuidado com o excesso de adjetivos. Use-os sem abuso.
Utilize os elementos de coeso que estabelecem uma relao lgica entre as
frases e pargrafos para manter a coerncia. Ex.: mas, entretanto, porm,
conforme, etc.

Redija com preciso vocabular. Para melhor conciso, deve-se eliminar:
o uso excessivo dos indefinidos um e uma;
o uso abusivo da palavra que (corrige-se fazendo a substituio com oraes
reduzidas ou perodos simples);
os pormenores desnecessrios e informaes suprfluas, evitando a redundncia.

2. NORMAS DA CORRESPONDNCIA OFICIAL
A elaborao das comunicaes deve, antes de tudo, seguir as caractersticas da
redao oficial: impessoalidade, clareza, conciso, formalidade, padronizao e
correo.
H caractersticas especficas de cada tipo de expediente, que sero detalhadas
neste captulo.


Antes de passarmos sua anlise, vejamos outros aspectos comuns a quase todas
as modalidades de comunicao oficial: os pronomes de tratamento, os fechos e a
identificao do signatrio.

2.1 Pronomes de tratamento

O emprego dos pronomes de tratamento na redao oficial obedece a secular
tradio, de uso consagrado; so formas de distino e respeito com que nos dirigimos a
autoridades civis, militares e eclesisticas.
A determinao do pronome de tratamento utilizado se d em razo do cargo do
destinatrio.
Apresentam certas peculiaridades quanto concordncia verbal, nominal e
pronominal.
Dependendo da pessoa a quem nos dirigimos, do cargo, ttulo, idade, o
tratamento ser familiar ou cerimonioso.

2.2 Emprego dos pronomes de tratamento

A determinao do pronome de tratamento utilizado se d em razo do cargo do
destinatrio, conforme descrito a seguir:
1) Vossa Excelncia
Para as seguintes autoridades:
Poder Executivo:
Presidente e Vice-Presidente da Repblica; Ministros de Estado; Chefe da Casa
Civil da Presidncia da Repblica; Chefe do Gabinete de Segurana Institucional; Chefe
da Secretaria- Geral da Presidncia da Repblica; Advogado-Geral da Unio; Chefe da
Corregedoria-Geral da Unio; Governadores e Vice-Governadores de Estado e do
Distrito Federal; Oficiais- Generais das Foras Armadas; Embaixadores; Secretrios-
Executivos de Ministrios e demais ocupantes de cargos de natureza especial;
Secretrios de Estado dos Governos Estaduais e Prefeitos Municipais.


Poder Legislativo:
Deputados Federais e Senadores; Ministros do Tribunal de Contas da Unio;
Deputados Estaduais e Distritais; Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais e
Presidentes das Cmaras Legislativas Municipais.

Poder Judicirio:
Ministros dos Tribunais Superiores; Membros de Tribunais; Juzes e Auditores
da Justia Militar.
Vocativo
O vocativo em comunicaes dirigidas aos Chefes de Poder
Excelentssimo(a) Senhor(a), por extenso, seguido do cargo respectivo:
Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica;
Excelentssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional;
Excelentssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.
As demais autoridades sero tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo
respectivo:
Senhor Senador;
Senhor Juiz;
Senhor Ministro;
Senhor Secretrio.

2) Vossa Senhoria
Empregado para as demais autoridades e para particulares.
Vocativo
O vocativo adequado Senhor....
Quando o documento dirigido a alguma autoridade ou chefia, do governo
ou de empresas particulares, menciona-se o cargo aps a palavra Senhor:


Senhor Presidente;
Senhor Diretor;
Senhora Coordenadora.
Quando o destinatrio um cidado, um particular, aplica-se a palavra Senhor
ou Senhora seguido do nome da pessoa:
Senhor Joo Rabelo;
Senhora Silvana Mendes Costa;
3) Vossa Magnificncia
A forma Vossa Magnificncia empregada em comunicaes dirigidas a reitores de
universidade.
Corresponde-lhe o vocativo Magnfico Reitor.

4) Pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a hierarquia
eclesistica:
Vossa Santidade, em comunicaes dirigidas ao papa.
Vocativo: Santssimo Padre.
Vossa Eminncia ou Vossa Eminncia Reverendssima, em comunicaes aos
cardeais. Vocativo: Eminentssimo Senhor Cardeal, ou Eminentssimo e
Reverendssimo Senhor Cardeal.
Vossa Excelncia Reverendssima usado em comunicaes dirigidas a
arcebispos e bispos.
Vossa Reverendssima ou Vossa Senhoria Reverendssima para monsenhores,
cnegos e superiores religiosos.
Vossa Reverncia empregado para sacerdotes, padres, clrigos e demais
religiosos.


Observaes importantes
Em comunicaes oficiais, est abolido o uso do tratamento Dignssimo (DD).
A dignidade pressuposto para que se ocupe qualquer cargo pblico, sendo
desnecessria sua repetida evocao.
dispensado o emprego do superlativo Ilustrssimo para as autoridades que
recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares.
suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor.
Acrescente-se que doutor no forma de tratamento, e sim ttulo acadmico.
Evite us-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em
comunicaes dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concludo curso
universitrio de doutorado.
costume designar por doutor os bacharis, especialmente os bacharis em
Direito e em Medicina.
Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade s
comunicaes.
No texto do expediente, apenas para os Chefes de Poder (Presidente da
Repblica, do Congresso Nacional e do Supremo Tribunal Federal), o pronome de
tratamento usado por extenso.
Para as demais autoridades, sempre abreviado (V. Exa. / V. Sa.).

2.3 Concordncia com os pronomes de tratamento
Os pronomes de tratamento, embora se refiram segunda pessoa gramatical
(com quem se fala), levam a concordncia para a terceira pessoa.
O verbo concorda com o substantivo que integra a locuo: Vossa Senhoria
designar o substituto; Vossa Excelncia esclareceu o assunto.


Da mesma forma, os possessivos referidos a pronomes de tratamento so sempre
os da terceira pessoa: Vossa Senhoria encaminhar seu pedido (e no vosso
pedido).
Quando se dirige pessoa com quem se fala, so usados Vossa Excelncia,
Vossa Senhoria; quando a ela se faz referncia, usam-se Sua Excelncia, Sua Senhoria.
Quanto aos adjetivos que se referem a esses pronomes, a concordncia feita
com o sexo da pessoa a que se refere, e no com o substantivo que compe a locuo.
Assim, se o interlocutor for homem, o correto Vossa Excelncia est
atarefado, Vossa Senhoria deve estar satisfeito; se for mulher, Vossa Excelncia
est atarefada, Vossa Senhoria deve estar satisfeita.

2.4 Fechos para comunicaes
O fecho das comunicaes oficiais arremata o texto e sada o destinatrio.
Deve-se evitar os fechos longos e rebuscados.
Hoje, empregam-se apenas dois tipos de fechos para todas as modalidades
de comunicao, centralizados e seguidos de vrgula:
a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da Repblica:
Respeitosamente
b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:
Atenciosamente
Ficam excludas dessa frmula as comunicaes dirigidas a autoridades
estrangeiras, que atendem a rito e tradio prprios, disciplinados no Manual de
Redao do Ministrio das Relaes Exteriores.

2.5 Identificao do signatrio


Excludas as comunicaes assinadas pelo Presidente da Repblica, todas as
demais comunicaes oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as
expede, abaixo do local de sua assinatura.
A forma da identificao deve ser a seguinte:

(espao para assinatura)
NOME
Secretrio-Geral da Governadoria (cargo)
(espao para assinatura)
NOME
Secretrio de Estado de Sade (cargo)

O signatrio o responsvel pelo contedo do documento.
Quem o assina o titular do rgo ou algum com competncia legal para falar
em nome da instituio.
Se o signatrio estiver emitindo o documento que trata de assunto da
competncia de outra autoridade, a situao deve ser esclarecida no comeo do texto:
Por determinao do Governador...

Importante:
Expediente assinado por mais de uma pessoa:
A ordem de assinaturas segue a hierarquia dos cargos, comeando do de nvel
inferior ( como se o ocupante do cargo mais alto desse seu aval s informaes
prestadas).
No caso de signatrios de mesma hierarquia, as assinaturas devem vir lado a
lado.


3. FORMATAO E DIAGRAMAO DOS DOCUMENTOS
Um dos objetivos deste Manual a adoo de um padro de apresentao dos
documentos oficiais, com a finalidade de facilitar a elaborao dos atos, a clareza das
informaes e a consulta aos documentos.
Os modelos da correspondncia oficial (Ofcio; Ofcio-Circular; Memorando e
Memorando- -Circular) seguem um padro, denominado Padro Ofcio, que apresenta
forma similar, diferenciando-se pela finalidade.
As peculiaridades de cada expediente sero tratadas adiante. No momento,
tratamos das semelhanas de forma.
Para alcanar esse objetivo, sugere-se a diagramao a seguir:
1) Papel branco ou reciclado, tamanho A4 (29,7 cm x 21 cm);
2) Cabealho: braso oficial do Governo do Estado de Minas Gerais, acompanhado do
nome da Secretaria ou instituio (rgo/entidade);
3) Alinhamento do corpo do texto: justificado;
4) Texto: fonte Calibri, tamanho 13, cor preta;
5) Espaamento entre as linhas: 1;
6) Espaamento entre os pargrafos: 1 linha em branco;
7) Margem superior: 4 cm;
8) Margem inferior: 2 cm;
9) Margem direita: 2 cm;
10) Margem esquerda: 3 cm;
11) Recuo do pargrafo (tabulao): 2 cm da margem esquerda;

Importante:


Para preservao do arquivo digital do documento, aps assinado pelo
signatrio, recomenda-se salvar o arquivo gerado no programa editor de textos com a
extenso PDF.
Assim, o registro documental ficar protegido, pois o PDF no aceita alterao
em seu contedo.
Como fazer:
Com o arquivo do texto aberto na tela do computador, clique na opo Salvar
como. Uma janela ser aberta, na qual, abaixo do campo Nome do arquivo, consta
um campo chamado Tipo.
Selecione a opo PDF e clique em Salvar.

4. MODELOS DOS DOCUMENTOS
Nos textos oficiais, devido ao carter impessoal e finalidade de informar com o
mximo de clareza e objetividade, deve-se usar o padro culto da lngua.
H consenso de que o padro culto aquele em que se observam as regras da
gramtica formal e em que se emprega vocabulrio comum ao conjunto dos usurios do
idioma.
importante ressaltar que a obrigatoriedade do uso do padro culto na redao
oficial decorre do fato de que ele est acima das diferenas lexicais, morfolgicas ou
sintticas regionais, dos modismos vocabulares, das idiossincrasias lingusticas,
permitindo, por essa razo, que se atinja a pretendida compreenso por todos os
cidados.

4.1 Ofcio
Correspondncia oficial expedida por qualquer autoridade pblica ou chefia, nos
limites de sua competncia e hierarquia.


Tem como finalidade o trato de assuntos oficiais da Administrao Pblica e
destinada s demais autoridades de outras instituies, sejam elas pblicas ou privadas,
e aos particulares.

Partes do Ofcio
a) Timbre.
b) Tipo, sigla do rgo que o expede, nmero do expediente e ano, com apenas seus
dois ltimos algarismos.
Exemplos:
OF.GAB.GOV. n 154/11
MEM.SEC.GERAL n 79/11
CT.GAB.GOV. 498/11
Importante: a numerao sequencial e deve ser reiniciada a cada ano.
c) Local e data em que foi expedido, por extenso, com alinhamento direita e ponto
final aps o ano.

Exemplo:
Belo Horizonte, 19 de novembro de 2011.
Importante: no usar zero antes de algarismo.
d) Assunto ou ementa: resumo do teor do documento, s justificvel quando o
documento muito extenso.
Exemplos:
Assunto: Pedido de autorizao para compra de veculos.
Assunto: Necessidade de aquisio de novos computadores.
e) Vocativo: invoca o destinatrio e seguido de vrgula. Deve observar o mesmo recuo
de entrada dos pargrafos. formado pelo pronome de tratamento adequado, por
extenso, e cargo do destinatrio.
Exemplos:
Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica;


Senhora Ministra;
Senhor Secretrio;
Senhor Chefe de Gabinete.
f) Texto: nos casos em que no for de mero encaminhamento de documentos, o
expediente deve conter a seguinte estrutura:
Introduo: pargrafo de abertura, no qual apresentado de forma objetiva o
assunto que motiva a comunicao.
Evitar o uso de frases feitas e expresses como:
Tenho a honra de, Tenho o prazer de, Cumpre-me informar que, Venho por
meio desta.
Empregar a forma direta:
Informo a V. Exa., Solicito a V. Sa..
Desenvolvimento: deve-se detalhar o assunto. Se o texto contiver mais de uma ideia
sobre o tema, elas devem ser tratadas em pargrafos distintos, o que ir dar fluncia e
clareza ao documento.
Concluso: reafirma-se ou simplesmente reapresenta-se o assunto ou a proposio que
motivou o ato.
Quando se tratar de simples encaminhamento de documentos a estrutura a
seguinte:

Introduo:
Deve-se iniciar com referncia ao expediente que solicitou o encaminhamento.
Se a remessa do documento no tiver sido solicitada, deve-se iniciar com a informao
do motivo da comunicao, que encaminhar, indicando a seguir os dados completos
do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatrio e assunto de que se trata),
e a razo pela qual est sendo encaminhado, conforme sugestes abaixo:
Em atendimento ao OF. SEC. GERAL n 164, de 1 de julho de 2011,
encaminho, anexa, cpia do ofcio n 347, de 3 de abril de 2011, da Secretaria de Estado
de Fazenda, sobre a requisio do servidor Fulano de Tal. Ou:


Encaminho, anexo, para conhecimento e anlise, o ofcio n 273/2011, de 23 de
outubro de 2011, do Presidente da Confederao Nacional de Agricultura, a respeito de
projeto de modernizao de tcnicas agrcolas na regio Nordeste.

Observao:
Nos ofcios de mero encaminhamento, basta apenas um pargrafo com a
descrio do documento enviado e a razo de seu envio.
Se o autor da comunicao desejar fazer algum comentrio a respeito do assunto
tratado, poder acrescentar pargrafos de desenvolvimento.
g) Fecho: Atenciosamente ou Respeitosamente, seguido de vrgula, centralizado e
posicionado acima da assinatura.
h) Assinatura: nome e cargo do autor da comunicao, centralizados.
Ex.: dia 5 e no dia 05.
i) Destinatrio: o endereamento alinhado esquerda e no final da primeira pgina,
mesmo que o expediente apresente vrias pginas.
Este campo indica, com a devida deferncia, a quem dirigida a
comunicao e compe-se dos seguintes elementos:
a) forma de tratamento adequada ao destinatrio;
b) nome da autoridade;
c) cargo ou funo do destinatrio, seguido do rgo ao qual pertence;
d) localidade de destino (municpio e sigla do Estado), sublinhada.
Exemplo:
Exmo. Sr.
Desembargador (nome)
Segundo Vice-Presidente do Tribunal de Justia do Estado de Minas Gerais
Belo Horizonte MG

Observaes:
Para assegurar a eficincia da comunicao, cada ofcio dever tratar de um
assunto. Discorrer sobre assuntos variados e, s vezes, at desconexos,


possibilita a disperso do objeto e o risco de que um deles fique sem o devido
encaminhamento.
Como padro, no adotamos a numerao dos pargrafos, que s utilizada em
documentos com texto mais extenso, para facilitar a remisso, exceto nos casos
em que estes estejam organizados em itens ou ttulos e subttulos.
Se o texto ocupar mais de uma folha, repete-se o tipo e nmero do expediente na
primeira linha da folha de continuao, devidamente numerada. Esses elementos
devem constar alinhados esquerda e o texto prossegue aps dois espaos
simples.

Exemplo:
OF.GAB.GOV. n 154/11 fl.233
Se o ofcio for acompanhado de outros documentos, pode-se indic-los esquerda e a
duas linhas da assinatura do emitente, com o termo Anexo e a indicao de seu
contedo.

Observao:
A palavra anexo, adjetivo, concorda em gnero e nmero com o substantivo a que se
refere.
Exemplos:
Anexos: Ficha de inscrio e Contedo programtico.
Anexa: cpia do OF. SEC.GERAL n 79/11.
A critrio do setor emitente, pode-se inserir as iniciais do nome do redator e do
digitador responsveis pela elaborao do expediente, no final do documento, alinhado
direita, com fonte em tamanho menor que o restante do texto.
Exemplo:
LR/JS (iniciais do redator e do digitador em caixa-alta e corpo reduzido)

4.2 Ofcio-circular


Correspondncia oficial destinada a formalizar a comunicao das chefias e
autoridades pblicas com diversas autoridades de outras instituies, pblicas ou
privadas, e com particulares.
igual ao ofcio; entretanto, o ofcio-circular endereado a mais de um
destinatrio.
O contedo e o nmero de controle so os mesmos; no entanto, cada via
expedida recebe o vocativo e o endereamento do destinatrio especfico.
Se necessrio, o pronome de tratamento tambm deve ser adequado.
Exemplo:
Substitui-se V. Exa. por V. Sa.

4.3 Memorando
O memorando a modalidade de comunicao entre unidades administrativas
de um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente no mesmo nvel ou em nveis
diferentes.
Trata-se, portanto, de uma forma de comunicao eminentemente interna.
Pode ter carter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposio
de projetos, ideias e diretrizes a serem adotados por determinado setor do servio
pblico.
Sua caracterstica principal a agilidade.
A tramitao do memorando em qualquer rgo deve pautar-se pela rapidez e
pela simplicidade de procedimentos burocrticos.
Quanto sua forma e estrutura, o memorando segue o modelo padro do ofcio,
com as seguintes diferenas:

Aps a data apresentam-se dois campos:
a) Para: nome do destinatrio (em negrito), seguido do cargo;
b) Assunto: resumo do assunto abordado.
No h registro do endereamento interno no expediente.
Observao:


As palavras Para e Assunto so grafadas em negrito e alinhadas esquerda,
acompanhando o recuo do pargrafo.
Importante:
Fala-se de comunicao oficial, neste caso, quando o memorando parte de
unidade administrativa para outra unidade ou para servidor.
No memorando, por sua vez, a comunicao que parte do servidor para
unidade administrativa.

4.4 Memorando-circular
Memorando-circular o de mesmo contedo e mesmo nmero de controle
endereado a diversos destinatrios, que devem ser indicados de forma especfica.
Com a mesma estrutura e finalidade do memorando, difere por apresentar no
campo Para a listagem de todos os destinatrios.
Dessa forma, todos ficaro cientes dos setores e chefias envolvidos no trato do
assunto.
Pode ser emitido por Dirigentes e Assessores, nos limites de sua competncia e
hierarquia.


MODELO DE OFCIO E OFCIO CIRCULAR

Rua Rio de Janeiro, 471 Centro
Belo Horizonte / MG
E-mail: efes@defesasocial.mg.gov.br

Ofcio ou
Ofcio
Circular
EFES n.
GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAIS
SECRETARIA DO ESTADO DE DEFESA SOCIAL
Ofcio EFES n. ---
Assunto:
Senhor Presidente,
Corpo do texto
Atenciosamente, ou
Respeitosamente,
Nome do Remetente
Cargo
Exm Sr(a).
Nome
Cargo
Endereo
Belo Horizonte, dia ms ano


MODELO DE MEMORANDO E MEMORANDO CIRCULAR

GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAIS
SECRETARIA DO ESTADO DE DEFESA SOCIAL
Memorando EFES n. ---
Belo Horizonte, dia ms ano
Para: Nome do destinatrio
Cargo
Senhor(a) Diretor(a),
Corpo do texto
Atenciosamente, ou
Respeitosamente,
Nome do Remetente
Cargo

Memorando
ou
Memorando
Circular
EFES n.


4.5 Fax
O fax (forma abreviada j consagrada de fac-smile) uma forma de
comunicao que est sendo menos usada devido ao desenvolvimento da internet.
utilizado para a transmisso de mensagens urgentes e para o envio antecipado
de documentos, de cujo conhecimento h urgncia, quando no h condies de remessa
por meio eletrnico.
Quando necessrio o original, ele segue posteriormente pela via e na forma de
praxe. Se necessrio o arquivamento, deve-se faz-lo com cpia xerox do fax e no com
o prprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente.
Ao optar pelo envio da documentao por este meio, tenha em mente que o
baixo custo e a velocidade s so possveis quando o documento a ser transmitido
apresenta pequena quantidade de pginas.
Caso contrrio, o fac-smile torna-se oneroso, alm de ocorrerem frequentes
quedas de linha e m recepo da mensagem.
Quanto maior for o nmero de pginas do documento a ser transmitido, maior
ser a probabilidade de interrupes ou defeitos durante a transmisso.
Os documentos enviados por fax mantm a forma e a estrutura que lhes so
inerentes.
conveniente o envio, antes da documentao, de folha de rosto, que um
pequeno formulrio com os dados de identificao da mensagem a ser enviada,
conforme modelo apresentado a seguir.

4.6 Telegrama
Mensagem telegrfica empregada em casos urgentes, cuja transmisso
efetuada, atualmente, por meio de sistema informatizado e criptografado, pelo site dos
Correios, e enviada eletronicamente, em mbito nacional e internacional, ao endereo
do destinatrio.
O custo do telegrama depende da quantidade de pginas enviadas e no mais
ao nmero de palavras.


Alm disso, h a possibilidade de acentuar as palavras e pontuar o texto, o que
torna mais eficaz a comunicao.
A sua estrutura preestabelecida pelos Correios no formulrio Transmisso de
Telegrama.
Assim, no h como definir um modelo de estruturao.
Por se tratar de forma de comunicao dispendiosa para os cofres pblicos e
tecnologicamente superada, deve restringir-se o telegrama quelas situaes em que no
seja possvel o uso de correio eletrnico ou fax e quando a urgncia justificar sua
utilizao.

4.7 Correio Eletrnico
O correio eletrnico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se
em uma das principais formas de comunicao para transmisso de mensagens e
documentos.
Um dos atrativos da comunicao por correio eletrnico sua flexibilidade.
Assim, no interessa definir forma rgida para sua estrutura.
Deve-se evitar o uso de linguagem incompatvel com uma comunicao oficial.
O campo assunto do formulrio de mensagem por correio eletrnico deve ser
preenchido de modo a facilitar a organizao documental, tanto do destinatrio quanto
do remetente.
Sempre que disponvel, deve-se utilizar o recurso de confirmao de leitura.
Caso no seja possvel, registrar na mensagem um pedido de confirmao do
recebimento.

Valor documental
Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de correio eletrnico
tenha valor documental e para que possa ser aceita como documento original,
necessrio existir certificao digital que ateste a identidade do remetente, na forma
estabelecida em lei.


Recomendaes para a redao de mensagens eletrnicas
Estrutura
O modo como um correio eletrnico estruturado pode melhorar a legibilidade
e o impacto do texto.
Mensagens curtas podem conter uma nica palavra (aprovo, concordo).
Mensagens longas, porm, exigem muitos pargrafos e, neste caso, o contedo
dever apresentar, como em toda boa comunicao, introduo, desenvolvimento e
concluso.
Utilize linhas em branco entre a saudao, os pargrafos e a assinatura.
Utilize tambm caixa-alta e caixa-baixa; ou seja, no escreva textos s em
letras maisculas ou s em letras minsculas.

Smbolos
Cuidado ao utilizar caracteres de controle ou smbolos, pois eles podem
aparecer de maneira diferente no sistema do destinatrio.
Se o formato e a diagramao do documento so importantes, recomendvel
process-lo em um programa editor de textos e envi-lo como anexo na mensagem
eletrnica.

Dicas:
Planeje a informao. O planejamento pode ser til mesmo para mensagens
curtas.
Para mensagens longas, faa um resumo breve dos pontos importantes.
Assim, a mensagem apresentar uma sequncia lgica.

Pergunte-se ao planejar:
para quem ser enviada a mensagem e qual o seu objetivo?
qual o retorno esperado?
estou informando, persuadindo ou solicitando?
Os endereos de correio eletrnico no podem conter erros.


Se o endereo no estiver correto, o destinatrio no receber a mensagem ou,
talvez pior, a mensagem ser enviada para outra pessoa.
Verifique sempre se o endereo eletrnico est correto.
Se responder a uma mensagem que foi enviada a mais de uma pessoa, mande sua
resposta para todo o grupo somente se for necessrio.
Caso contrrio, responda somente ao emissor.
Os computadores permitem copiar e colar textos entre diferentes aplicativos.

Isso pode ser til quando se escreve uma mensagem que inclui informao
precisa como, por exemplo:
o contedo de relatrios, palavras complexas ou em outro idioma, combinaes de
letras, nmeros extensos, etc.
inclua uma assinatura na mensagem.
Ela poder apresentar sua titularidade, seu cargo, seu nmero de telefone e o
endereo da instituio, entre outros dados.
Mantenha essa assinatura curta, com, no mximo, quatro linhas.

4.8 Relatrio
Documento oficial no qual uma autoridade ou servidor expe a atividade de uma
repartio, ou presta conta de seus atos a uma autoridade de nvel superior, com o
objetivo de informar ou orientar para determinada ao.
O relatrio no um ofcio desenvolvido; exposio ou narrao de atividades
ou fatos, com a discriminao de todos os seus aspectos ou elementos.
recomendvel a numerao dos pargrafos, principalmente em relatrios mais
extensos, pois facilitar eventuais referncias e remisses ao texto.

Sua estrutura formada por:
a) Ttulo: denominao do documento (relatrio).
b) Vocativo: tratamento e cargo ou funo da autoridade a quem dirigido, seguido de
vrgula.


c) Texto: exposio do assunto, que deve obedecer seguinte sequncia:

Introduo:
Referncia disposio legal ou ordem superior que motivou ou determinou a
apresentao do relatrio e breve meno ao assunto ou objeto.
A introduo serve para dizer por que o relatrio foi feito e indicar os fatos
examinados.

Anlise:
Apreciao do assunto, com informaes e esclarecimentos que se faam
necessrios.
A anlise deve ser objetiva e imparcial.
O relator deve registrar apenas os fatos de que tenha conhecimento direto, ou por
meio de fontes seguras, abstendo-se de divagaes ou apreciaes de natureza subjetiva.
Quando necessrio, o relatrio poder ser acompanhado de tabelas, grficos, fotografias
e outros elementos que contribuam para o esclarecimento dos fatos e melhor
compreenso por parte da autoridade a quem se destina o documento.
Esses elementos podem ser colocados no corpo do relatrio ou, se muito extensos,
juntados a ele em forma de anexos.
Concluso: deduo lgica da argumentao apresentada.


MODELO DE RELATRIO

RELATRIO (Ttulo)

Senhor Secretrio, (Vocativo)

Texto:

Respeitosamente,

Belo Horizonte, ...... de ...... de .......

NOME
Cargo ou Funo


4.9 Ata
Documento em que se registram, de forma sucinta e metdica, os
acontecimentos e as decises que ocorreram em uma reunio, sesso, assembleia, etc.
Deve-se manter a mxima fidelidade aos fatos. A ata um documento de valor jurdico.
Deve ser redigida de maneira que no possa ser modificada posteriormente.
Em seu texto, no h pargrafos ou alneas; escreve-se tudo seguidamente para
evitar que nos espaos em branco se faam acrscimos.
Os numerais devem ser escritos por extenso, evitando-se as abreviaturas. A ata
deve ser elaborada sem rasuras.
Para ressalvar erro constatado durante a redao, usa-se a palavra digo, depois
da qual se escreve a palavra ou a expresso corretas.
Ex.: Aos vinte e trs dias do ms de setembro, digo, do ms de novembro de
dois mil e onze, reuniu-se o... .
Quando se verifica erro ou omisso aps a redao, usa-se a expresso em
tempo, que colocada aps o escrito, seguindo-se a emenda ou o acrscimo.
Ex.: Em tempo: na linha onde se l abono, leia-se abandono.
Em caso de contestaes ou emendas ao texto apresentado, a ata s poder ser
assinada depois de aprovadas s correes.
Assinam a ata, geralmente, todas as pessoas presentes na reunio.
s vezes, ela assinada somente pelos que presidiram a sesso (presidente e
secretrio), e seu contedo dado publicidade, para conhecimento dos interessados ou
para fins de legalizao.
As partes de uma ata variam segundo a natureza das reunies.
Elas no se encontram subdivididas no documento, mas apresentam-se
sequenciadas, acompanhando o fluxo da informao.
As partes mais importantes e que aparecem com mais frequncia, alm do
ttulo e das assinaturas, so as seguintes:
a) abertura;
b) relao nominal;
c) texto;


d) fecho.
Texto
o registro em si dos acontecimentos.
Deve ser sinttico e fiel aos fatos.

Fecho
Sugerimos o seguinte padro:
Nada mais havendo a tratar, foi encerrada a reunio. E, para constar, eu,
Secretrio, lavrei a presente ata, que vai assinada por mim e pelo Presidente.
Assinatura
o campo formado pela assinatura da autoridade que presidiu o evento e a do
secretrio da reunio, dando o aval ao registro das ocorrncias.
Podem constar ainda as assinaturas dos outros participantes.


MODELO DE ATA

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

ATA N 73 Secretaria de Defesa Social (SEDS)

Aos vinte e quatro dias do ms de janeiro de dois mil e quatorze, s dez horas
e trinta minutos, na Sala de Reunies .................., do Edifcio ............. da
Cidade Administrativa Presidente Tancredo Neves, em Belo Horizonte, Estado
de Minas Gerais, realizou-se a terceira Reunio da Comisso
........................................., constituda com a finalidade de proceder a um
levantamento das condies e irregularidades existentes no Programa
................., sob a Presidncia do ....................., onde estiveram presentes os
Senhores .............., .........., ......... e .......... . O Presidente, ................., declarou
abertos os trabalhos e concedeu a palavra inicialmente ao ......... (cargo e
nome) ............., que fez uma explanao sobre o programa ................., suas
falhas e problemas, e sobre a busca de solues. Nada mais havendo a tratar,
foi encerrada a reunio. E, para constar, eu, ..............., Secretrio da
Comisso, lavrei a presente ata, que vai assinada pelo Presidente, por mim e
pelos presentes.

Assinaturas

Obs.: as assinaturas sero na sequncia: 1 secretrio, presidente e demais presentes.


REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

MINAS GERAIS. Manual de Redao Oficial do Governo de Minas Gerais. Belo
Horizonte: 2012;

MINAS GERAIS. Secretaria de Estado de Defesa Social. Regulamento SEDS 01-02, de
09 de fevereiro de 2006.

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