PLAN DE MEJORAS

Herramienta de trabajo
Agencia Nacional de Evaluacin de la Calidad Acreditacin

El Plan de Mejoras
!ndice
1 Introduccin........................................................................................3
2 Pasos a seguir para la elaboracin del plan de mejoras..............................5
2.1 Identificar el rea de mejora............................................................6
2.2 etectar las principales causas del problema......................................6
2.3 !ormular el objeti"o........................................................................6
2.# $eleccionar las acciones de mejora...................................................%
2.5 &eali'ar una planificacin................................................................%
2.6 $eguimiento del plan de mejoras....................................................1(
3 Protocolo para la elaboracin del plan de mejora.....................................1(
3.1 Identificacin de las reas de mejora..................................................11
3.2 etectar las principales causas del problema........................................11
3.3 !ormulacin del objeti"o....................................................................11
3.# $eleccin de las acciones de mejora....................................................12
3.5 &eali'acin una planificacin ) seguimiento..........................................12
ireccin de Programas 2
El Plan de Mejoras
"ntroduccin
*a e+celencia de una organi'acin "iene marcada por su capacidad de crecer en
la mejora continua de todos ) cada uno de los procesos ,ue rigen su acti"idad
diaria. *a mejora se produce cuando dic-a organi'acin aprende de si misma. )
de otras. es decir. cuando planifica su futuro teniendo en cuenta el entorno
cambiante ,ue la en"uel"e ) el conjunto de fortale'as ) debilidades ,ue la
determinan.
*a planificacin de su estrategia es el principal modo de conseguir un salto
cualitati"o en el ser"icio ,ue presta a la sociedad. Para ello es necesario reali'ar
un diagnstico de la situacin en la ,ue se encuentra. /na "e' reali'ado es
relati"amente sencillo determinar la estrategia ,ue debe seguirse para ,ue el
destinatario de los ser"icios perciba. de forma significati"a. la mejora implantada.
0po)arse en las fortale'as para superar las debilidades es. sin duda la mejor
opcin de cambio.
*a 0gencia 1acional de E"aluacin de la 2alidad ) 0creditacin 301E204 presenta
este documento con el objeto de ,ue sir"a de apo)o a las instituciones
uni"ersitarias en la elaboracin de un plan de mejoras. una "e' reali'ado un
proceso de e"aluacin.
5eniendo en cuenta la "isin interna de la unidad e"aluada ) la "isin de los
e"aluadores e+ternos. el e,uipo responsable de la unidad formula las propuestas
de mejora ,ue negociar con los responsables de la institucin.
El plan de mejoras se constitu)e en un objeti"o del proceso de mejora continua.
) por tanto. en una de las principales fases a desarrollar dentro del mismo. *a
elaboracin de dic-o plan re,uiere el respaldo ) la implicacin de todos los
ireccin de Programas 3
El Plan de Mejoras
responsables uni"ersitarios ,ue. de una u otra forma. tengan relacin con la
unidad.
El plan de mejoras integra la decisin estrat6gica sobre cules son los cambios
,ue deben incorporarse a los diferentes procesos de la organi'acin. para ,ue
sean traducidos en un mejor ser"icio percibido. ic-o plan. adems de ser"ir de
base para la deteccin de mejoras. debe permitir el control ) seguimiento de las
diferentes acciones a desarrollar. as7 como la incorporacin de acciones
correctoras ante posibles contingencias no pre"istas.
Para su elaboracin ser necesario establecer los objeti"os ,ue se proponen
alcan'ar ) dise8ar la planificacin de las tareas para conseguirlos.
El plan de mejoras permite9
Identificar las causas ,ue pro"ocan las debilidades detectadas.
Identificar las acciones de mejora a aplicar.
0nali'ar su "iabilidad.
Establecer prioridades en las l7neas de actuacin.
isponer de un plan de las acciones a desarrollar en un futuro ) de un
sistema de seguimiento ) control de las mismas.
1egociar la estrategia a seguir.
Incrementar la eficacia ) eficiencia de la gestin.
Moti"ar a la comunidad uni"ersitaria a mejorar el ni"el de calidad.
El plan elaborado en base a este documento permite tener de una manera
organi'ada. priori'ada ) planificada las acciones de mejora. $u implantacin )
seguimiento debe ir orientado a aumentar la calidad de la ense8an'a
uni"ersitaria para ,ue sea claramente percibida por su destinatario final.
ireccin de Programas #
El Plan de Mejoras
# Pa$o$ a $eguir %ara la elaboracin del %lan de mejora$
0 continuacin se describen los principales pasos a seguir para la elaboracin del
plan de mejoras9
ireccin de Programas 5
FORMULAR EL OBJETIVO
SELECCIONAR LAS ACCIONES DE
MEJORA
REALIZAR UNA PLANIFICACIN
LLEVAR A CABO UN SEGUIMIENTO
DETECTAR LAS PRINCIPALES
CAUSAS DEL PROBLEMA
FORMULAR EL OBJETIVO
IDENTIFICAR EL REA DE MEJORA
El Plan de Mejoras
#&# "denti'icar el (rea de mejora
/na "e' reali'ado el diagnstico. la unidad e"aluada conoce las principales
fortale'as ) debilidades en relacin al entorno ,ue la en"uel"e. *a cla"e reside en
la identificacin de las reas de mejora teniendo en cuenta ,ue. para ello se
deben superar las debilidades apo)ndose en las principales fortale'as.
#&) Detectar la$ %rinci%ale$ cau$a$ del %roblema
*a solucin de un problema. ) por lo tanto la superacin de un rea de mejora.
comien'a cuando se conoce la causa ,ue lo origin. E+isten m:ltiples
-erramientas metodolgicas para su identificacin. Entre otras cabe destacar9
el diagrama de espina 3causa;efecto4.
diagrama de Pareto.
casa de la calidad.
tormenta de ideas.
*a utili'acin de alguna de las anteriores o de otras similares a)udar a anali'ar
en ma)or profundidad el problema ) preparar el camino a la -ora de definir las
acciones de mejora.
#&* +ormular el objetivo
/na "e' se -an identificado las principales reas de mejora ) se conocen las
causas del problema. se -an de formular los objeti"os ) fijar el per7odo de tiempo
para su consecucin.
Por lo tanto. al redactarlos se debe tener en cuenta ,ue -an de9
ireccin de Programas 6
El Plan de Mejoras
e+presar de manera ine,u7"oca el resultado ,ue se pretende lograr.
ser concretos.
) estar redactados con claridad.
0s7 mismo deben cumplir las siguientes caracter7sticas9
ser realistas: posibilidad de cumplimiento.
acotados: en tiempo ) grado de cumplimiento.
flexibles9 susceptibles de modificacin ante contingencias no pre"istas
sin apartarse del enfo,ue inicial.
comprensibles9 cual,uier agente implicado debe poder entender ,u6 es
lo ,ue se pretende conseguir.
obligatorios9 e+istir "oluntad de alcan'arlos. -aciendo lo necesario para
su consecucin.
#&, Seleccionar la$ accione$ de mejora
El paso siguiente ser seleccionar las posibles alternati"as de mejora para.
posteriormente. priori'ar las ms adecuadas. $e propone la utili'acin de una
serie de t6cnicas 3tormenta de ideas. t6cnica del grupo nominal. etc6tera4 ,ue
facilitarn la determinacin de las acciones de mejora a lle"ar a cabo para
superar las debilidades. $e trata de disponer de un listado de las principales
actuaciones ,ue debern reali'arse para cumplir los objeti"os prefijados.
#&- Reali.ar una %lani'icacin
El listado obtenido es el resultado del ejercicio reali'ado. sin -aber aplicado
ning:n orden de prioridad. $in embargo. algunas restricciones in-erentes a las
acciones elegidas pueden condicionar su puesta en marc-a. o aconsejar
postergacin o e+clusin del plan de mejoras. Es. por lo tanto. imprescindible
ireccin de Programas %
El Plan de Mejoras
conocer el conjunto de restricciones ,ue condicionan su "iabilidad. Establecer el
mejor orden de prioridad no es tan sencillo como proponer. en primer lugar. la
reali'acin de a,uellas acciones asociadas a los factores ms urgentes. sino ,ue
se deben tener en cuenta otros criterios en la decisin. Entre los principales
podemos encontrar9
Di'icultad de la im%lantacin
*a dificultad en la implantacin de una accin de mejora puede ser un factor
cla"e a tener en cuenta. puesto ,ue puede llegar a determinar la consecucin. o
no. del mismo. $e proceder a priori'arlas de menor a ma)or grado de dificultad.
D"+"C/L0AD
# M/CHA ) 1AS0AN0E * POCA , N"N2/NA
Pla.o de im%lantacin
Es importante tener en cuenta ,ue -a) acciones de mejora. cu)o alcance est
totalmente definido ) no suponen un esfuer'o e+cesi"o. con lo ,ue pueden
reali'arse de forma inmediata o a corto pla'o. Por otro lado. e+istirn acciones
,ue necesiten la reali'acin de trabajos pre"ios o de un ma)or tiempo de
implantacin.
PLA3O
# LAR2O ) MED"O * COR0O , "NMED"A0O
ireccin de Programas <
El Plan de Mejoras
"m%acto en la organi.acin
$e define como impacto. el resultado de la actuacin a implantar. medido a
tra"6s del grado de mejora conseguido 3un cambio radical tiene un impacto
muc-o ma)or ,ue pe,ue8os cambios continuos4. Es importante tambi6n tener en
cuenta el grado de despliegue al ,ue afecta la medida. $i 6sta afecta a "arias
titulaciones su impacto ser ma)or ) la prioridad tambi6n deber serlo.
"MPAC0O
# N"N2/NO ) POCO * 1AS0AN0E , M/CHO
0 continuacin se presenta una tabla ,ue ser"ir como -erramienta a la -ora de
establecer una priori'acin en las acciones de mejora identificadas
anteriormente. /na "e' establecidas las puntuaciones de cada factor se
establecer la suma de las mismas. lo ,ue ser"ir de orientacin para identificar
como prioritarias a,uellas ,ue tengan una ma)or puntuacin total.
N4
Accione$ de mejora
a llevar a cabo
Di'icultad Pla.o "m%acto Priori.acin
ireccin de Programas =
El Plan de Mejoras
#&5 Seguimiento del %lan de mejora$
El siguiente paso es la elaboracin de un cronograma para el seguimiento e
implantacin de las acciones de mejora. En el mismo. se dispondrn de manera
ordenada las prioridades con los pla'os establecidos para el desarrollo de las
mismas.
Protocolo %ara la elaboracin del %lan de mejora
Para lle"ar a cabo las acciones de mejora propuestas es necesario especificar las
tareas concretas ,ue debern reali'arse para la consecucin de los objeti"os.
Para ello -a) ,ue determinar ,ui6n es el responsable de la puesta en marc-a )
de la ejecucin de las acciones de mejora. las diferentes tareas a desarrollar. los
recursos -umanos ) materiales necesarios. el per7odo de consecucin. la fec-a de
inicio. los indicadores de seguimiento ) los responsables de reali'ar el control )
seguimiento de las mismas.
Es mu) posible ,ue esta planificacin conlle"e una negociacin entre todos los
responsables e implicados. a diferentes ni"eles. de la titulacin e"aluada. 0s7
mismo. el -ec-o de dar al plan de mejoras un carcter formal adecuado. seg:n
las caracter7sticas ) el modo e -acer de cada institucin. fa"orecer su 6+ito. )
por tanto. la consecucin del objeti"o pre"iamente fijado.
0 continuacin ofrecemos el protocolo ,ue deber seguirse para construir el plan
de mejoras ) reali'ar el seguimiento a lo largo de su implantacin. Est integrado
por una serie de tablas ,ue debern rellenarse en el orden ,ue se presentan. tal
) como se -a e+plicado en el punto 2 del documento.
ireccin de Programas 1(
El Plan de Mejoras
*&# "denti'icacin de la$ (rea$ de mejora
El conjunto de fortale'as ) debilidades detectadas durante el proceso de
e"aluacin institucional ser el punto de partida para la deteccin de las reas de
mejora. Es posible ,ue el anlisis centrado en los criterios del modelo. dada la
interrelacin ,ue e+iste entre ellos. de lugar a la aparicin de fortale'as )
debilidades ,ue. sal"ando los matices. se puedan "er repetidas. $iempre ,ue sea
posible se debern integrar en grades blo,ues siguiendo una lgica con"enida.
+OR0ALE3AS DE1"L"DADES 6REAS DE MEJORA
1. 1. 1.
2. 2. 2.
3. 3. 3.
#. #. #.
5. 5. 5.
3>4 3>4 3>4
*&) Detectar la$ %rinci%ale$ cau$a$ del %roblema
2onocidas las reas de mejora -abr ,ue identificar las causas del problema
siguiendo las recomendaciones establecidas en el punto 2.2 ) reflejarlas en la
tabla ,ue se adjunta a continuacin. $e rellenarn tantas tablas como reas de
mejora identificadas.
*&* +ormulacin del objetivo
/na "e' conocidas las causas ,ue originaron el problema se fija el objeti"o a
conseguir seg:n lo e+plicado en el punto 2.3 ) se refleja en la misma tabla.
ireccin de Programas 11
El Plan de Mejoras
*&, Seleccin de la$ accione$ de mejora
*a seleccin de las acciones de mejora es consecuencia lgica del conocimiento
del problema. de sus causas ) del objeti"o fijado. 0plicando una metodolog7a
adecuada. tal ) como se recomienda en el punto 2.#. se pueden seleccionar las
acciones ms apropiadas. El n:mero de acciones depender de la complejidad del
problema ) de la organi'acin de la gestin interna de la titulacin.
Es importante tener en cuenta ,ue este ejercicio se debe -acer con total ) plena
libertad. las restricciones se tendrn en cuenta en el paso siguiente. cuando
tengamos ,ue -acer la priori'acin. $i -ubiera limitaciones durante la seleccin
se estar7an limitando de entrada las posibles actuaciones.
6REA DE MEJORA N4 #7
De$cri%cin del %roblema
Cau$a$ 8ue %rovocan
el %roblema
Objetivo a con$eguir
Accione$ de mejora
1.
2.
3.
3>4
1ene'icio$ e$%erado$
*&- Reali.acin una %lani'icacin $eguimiento
0-ora se est en condiciones de comen'ar a elegir. de priori'ar las actuaciones a
implantar ) de establecer el resto de elementos ,ue son necesarios para
conseguir el objeti"o prefijado.
Para priori'ar las acciones de mejora seguiremos las indicaciones establecidas en
el punto 2.5.
ireccin de Programas 12
El Plan de Mejoras
N4 Accione$ de mejora Di'icultad Pla.o "m%acto Priori.acin
1.1
1.2
1.3
3>4
/na "e' elegidas por orden de prioridad. procedemos a construir el plan de
mejoras incorporando tambi6n los elementos ,ue permitirn reali'ar el
seguimiento detallado del plan para garanti'ar su eficacia ) eficiencia. de acuerdo
con la tabla ,ue se a8ade a continuacin.
*a tabla obtenida. posiblemente. implicar a la unidad e"aluada ) a otros rganos
de la uni"ersidad. lo ,ue obligar a reali'ar una negociacin entre los diferentes
implicados. con el fin de obtener el acuerdo. ic-o acuerdo constituir el plan
,ue se aplicar para obtener la mejora de la calidad del ser"icio prestado ) ,ue
deber ser claramente percibida por los destinatarios finales.
ireccin de Programas 13
El Plan de Mejoras
ireccin de Programas 1#
El Plan de Mejoras
Accione$ de
mejora
0area$
Re$%on$able
de tarea
0iem%o$
9inicio:'inal;
Recur$o$
nece$ario$
+inanciacin
"ndicador
$eguimiento
Re$%on$able
$eguimiento
#&#
a4
b4
c4
3>4
#&)
a4
b4
c4
3>4
9<;
)&#
a4
b4
c4
3>4
)&)
a4
b4
c4
3>4
9<;
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