La comunicacin efectiva

La comunicacin efectiva es el acto de darse a entender correctamente, ya

sea formalmente (como por el medio escrito) o de una forma combinada con
gestos corporales adecuados
Caractersticas de la comunicacin efectiva
Claridad: Los mensajes que queramos transmitir al oyente deben ser
perfectamente claros, comprensibles e inequvocos. A veces no nos
resulta sencillo dar a entender lo que queremos decir. Mensajes que
para nosotros parecen simples y concretos, pueden causar actitudes
indeseadas en nuestros interlocutores por malos entendidos con
respecto a frases vagas e inespecficas.
Precisin: la informacin transmitida en el mensaje debe ser precisa y
completa.
Objetividad: la informacin transmitida por el Emisor debe ser veraz,
autntica, lo ms imparcial posible, es decir, objetiva.
Oportuno: el mensaje debe transmitirse en el momento preciso, es
decir, aquel en el cual surge el efecto adecuado para el fin que se
desea conseguir.
Interesante: el mensaje ha de ser atractivo para el Receptor
consiguiendo de esta manera una mayor motivacin e implicacin del
mismo.
Elementos del Proceso de la Comunicacin.
El proceso de comunicacin es bidireccional, es decir, hay dos partes que
estn involucradas, un emisor y un receptor. Se requieren ocho pasos, sin
importar si las dos partes hablan, usan seales manuales o se sirven de otro
medio de comunicacin; tres de esos pasos corresponden al emisor y los
restantes al receptor.
Emisor:
El emisor es quien abre el proceso de la comunicacin, el que da a conocer el
mensaje y lo emite. Esto se hace mediante la eleccin, la codificacin y el
envo del mensaje.
Paso 1. Desarrollo de una idea. Es la idea que el emisor desea transmitir.
Es un paso importante del proceso porque si el mensaje no vale la pena,
todos los dems pasos sern intiles.
Paso 2. Codificacin. Codificar el mensaje consiste en traducir la idea en
palabras, grficas u otros smbolos adecuados para dar a conocer el mensaje.
Existen diferentes tipos de cdigos, como el idioma espaol, el lenguaje de
los sordomudos, la clave Morse, las letras, etc. Tambin existen los cdigos
de grupos especiales, como la polica.
Existen cinco principios para precisar la codificacin del mensaje.
1. Pertinencia: el mensaje debe tener contenido y significado, por lo tanto
se seleccionan cuidadosamente las palabras, grficas o los smbolos que lo
conforman.
2. Sencillez: formular el mensaje de la manera ms sencilla posible.
3. Organizacin: el mensaje debe disponerse en una serie de puntos que
faciliten su comprensin. Concluir cada punto que se elabore.
4. Repeticin: los puntos principales del mensaje deben formularse al
menos dos veces.
5. Enfoque: el mensaje debe ser claro; se debe prescindir de los detalles
innecesarios.
Paso 3. Transmisin.
Una vez desarrollado y codificado el mensaje, se transmite por el mtodo
escogido: un memorndum, una llamada telefnica, una pltica personal
Receptor
El receptor es quien recibe el mensaje, y a su vez cierra el proceso de la
comunicacin mediante la recepcin, decodificacin y aceptacin del mensaje
que se transmiti, y retroalimenta al emisor.
Paso 4. Recepcin
La transmisin permite a otra persona recibir el mensaje. La iniciativa pasa a
los receptores, que se preparan para recibir el mensaje.
Paso 5. Decodificacin.
La decodificacin es la traduccin de mensajes a una versin comprensible
para el receptor. El emisor quiere que el receptor comprenda el mensaje en la
forma en que fue transmitido, por lo que utiliza cdigos comprensibles para
ambos. Sin embargo, la comprensin puede ocurrir nicamente en la mente
del receptor, es l quien decide si ha comprendido o no el mensaje.
Paso 6. Aceptacin.
Una vez que los receptores han recibido y decodificado el mensaje, tienen la
oportunidad de aceptarlo o rechazarlo. La aceptacin depende de una
decisin personal y admite grados, de manera que el receptor tiene mucho
control sobre la aceptacin de todo el mensaje o slo de algunas partes del
mensaje


Paso 7. Uso.
El receptor hace uso de la informacin, puede desecharla, efectuar la tarea
siguiendo las instrucciones, guardarla para el futuro u optar por otra
alternativa.
Paso 8. Retroalimentacin.
Cuando el receptor reconoce el mensaje y responde al emisor, la
retroalimentacin ha tenido lugar. La retroalimentacin es la respuesta del
receptor al mensaje del emisor. sta completa el circuito de la comunicacin,
pues el mensaje fluye del emisor al receptor y de nuevo vuelve a aquel. Si no
se hace retroalimentacin esto puede deberse a que el mensaje no se recibi,
el mensaje no se comprendi o el receptor no quiso responder. En estos
casos, el emisor debe de indagar la falta de retroalimentacin.
Envio de mensajes y dar instrucciones

Los gerentes utilizan el proceso de comunicacin de enviar una variedad de
mensajes, en persona, por telfono y por escrito, esto ultimo principalmente
por correo electrnico. Una parte importante del trabajo del gerente es dar
instrucciones, lo cual es enviar un mensaje. Alguna vez ha escuchado decir
a un gerente decir esto no es lo que ped?. Como gerente lo bien que
proporcione instrucciones afecta de manera directa su capacidad para motivar
a los empleados, as como su satisfaccin con su liderazgo de supervisin
Cmo preparar un mensaje que quieres transmitir?
Para que tengas xito en esta presentacin, es fundamental la planificacin.
Debes, por tanto, preparar a conciencia el contenido del mensaje. He aqu
algunos consejos que te ayudarn a planificar mensajes con xito:
1. Establece objetivos: Marca los objetivos que deseas lograr - no ms de
tres- y que sean concretos, relevantes y factibles.
2. Fija las ideas-clave: Las ideas-clave son los mensajes que queremos que
entienda el pblico al final de nuestra exposicin. Si las ideas-clave no estn
claras, el discurso puede perderse en ideas secundarias y el impacto
conseguido ser mucho menor.
3. Pondera los contenidos: Debes saber exactamente cul es la importancia
de cada uno de los puntos de tu discurso para distribuir el tiempo de
exposicin: a mayor importancia, mayor tiempo.
4. Planifica "enlaces", "colchones" y "ancdotas": Es importante que
planifiques de antemano cmo vas a conectar un tema con otro para ofrecer
continuidad a tu discurso ("enlaces"), prev puntos extra por si el tiempo se
alarga ("colchones") y tambin anticipa un conjunto de historias o ancdotas
para contar en momentos clave.
5. Quien debe recibir el mensaje, es necesario incluir a todos los que
necesiten recibirlo.
6. Como enviara el mensaje, con los receptores en mente planee como
comunicara el mensaje para que sea entendido. Elija el mtodo apropiado
para el publico y la situacin. Como gua general utilice canales orales
profusos para transmitir los mensajes simples y rutinarios a varias personas y
canales combinados para mensajes importantes a las cuales los empleados
necesitan prestar atencin y entender
7. Cuando se transmitir el mensaje, el tiempo es primordial. Por ejemplo se
requerir tomar 15 minutos para transmitir el mensaje, no recurra a un
empleado 5 minutos antes de la hora de salid, espere hasta el da siguiente,
haga una cita si fuese necesario.
8. Donde se transmitir el mensaje, decida cuales el mejor escenario su
oficina, el lugar de trabajo del empleado, recuerde mantener al mnimo la
distraccin

El proceso de envi de mensajes orales
Tenga cuidado de no hablar demasiado rpido cuando envi mensajes por
telfono o en persona. Es til seguir restos pasos en el proceso de envi de
mensajes orales
1. Desarrollar un entendimiento mutuo, Haga que el receptor se relaje.
Por lo general es apropiado comenzar las comunicaciones con charlas ligeras
que estn relacionadas con el mensaje, ayuda a preparar a la persona para
recibir el mensaje.
2. Establecer su objetivo de comunicacin, los objetivos de comunicacin
de negocios comunes son influir e informar y expresar emociones. Con la
meta de influir es til para el receptor conocer el resultado final deseado de la
comunicacin antes de tratar todos los detalles
3. Transmitir su mensaje, Si el objeto de comunicacin es influir seale a
las personas que cosa quiere que hagan, de instrucciones y dems,
asegrese de establecer plazos de vencimiento para completar las tarea. Si el
objeto es informar, brinde informacin a la persona y si el objeto es manifestar
una emocin hgalo
4. Revisar la comprensin del receptor, cuando se influye y se ofrece
informacin usted debe hacer preguntas directas y/o utilizar el parafraseo. Al
simplemente decir tiene alguna pregunta, no verifica el entendimiento.
5. Obtener un compromiso y hacer seguimiento, Cuando la meta de
comunicacin es informar o externar sentimientos no se requiere un
compromiso. Sin embargo cuando la meta es influir si se requiere un
compromiso con la accin. El lder necesita asegurarse si los colaboradores
pueden hacer la tarea y haberla cumplido en un cierto tiempo, en caso el
colaborador no tiene la intencin de completar la tarea es mejor conocerlo
antes de enviar el mensaje, mas que esperar a averiguarlo hasta el plazo de
vencimiento
Comunicacin por escrito y recomendaciones de redaccin
Con la tecnologa de informacin e internet, usted se puede comunicar con
cualquiera en el mundo en el tiempo real. Debido a que el uso de internet
continuara en aumento sus habilidades de comunicacin escrita son mas
importantes que nunca. Incluso si las personas si las personas no le hacen
notar que esta utilizando la gramtica de forma incorrecta, As que hemos
incluido algunos consejos de escritura simple pero esenciales que puedan
continuar a mejorar su escritura
La falta de organizacin es un problema considerable en la escritura.
Antes de empezar a escribir establezca el objetivo de la comunicacin.
Mantenga en mente a su publico, trace un bosquejo, utilice incisos o nmeros
para los puntos mas importantes que quiere comunicar. Ahora traslade el
bosquejo a su forma escrita. El primer prrafo expresa el propsito de la
comunicacin, hechos cifras y dems. El ultimo resume los puntos mas
importantes y define la accin en forma clara.
Escriba para comunicarse no para impresionar, mantenga el mensaje
conciso y simple. Siga la regla 1-5-15. Limite cada prrafo a un solo tema y a
un promedio de cinco enunciados, estos deben contener un promedio de 15
palabras, sin embargo vari la longitud de los prrafos y los enunciados.
Redacte en voz activa mas que en voz pasiva
Como enviar un mensaje claro?
El propsito del mensaje. Cul es el resultado esperado de la
comunicacin? Es para compartir informacin importante que el personal
tiene que hacer su trabajo? Es slo para abrir una reunin informal, charla
amistosa? Es el mensaje en realidad una cuestin de reunir la informacin?
Aunque no es fcil cambiar un tono de voz sin sonar falso, la persona que
enva el mensaje debe ser consciente del impacto de su tono de voz y, tal
vez, compensar con las palabras utilizadas y / o el lenguaje corporal.