SISTEMA DE GESTO DE PRESTAO DE CONTAS (SiGPC)

CONTAS ONLINE



Registro de Retenes Tributrias e Pagamentos

Atualizao: 20/12/2012



A necessidade de registrar despesas em que h reteno tributria uma situao
que poder ocorrer em muitos casos e que exige especial ateno dos usurios no
momento do registro no SiGPC Contas Online.

Nestes casos, a particularidade est no fato de que nem todo o valor da despesa
ser pago ao fornecedor ou prestador de servio, pois uma parte do valor ser retida para
pagamento de tributo.

No vamos aqui entrar no mrito de quando ou como a reteno deve ocorrer;
interessa-nos focar em como registrar as informaes em que essa situao tenha
ocorrido. Em regra, as notas fiscais deixam bem claro essa situao, com informaes
similares ao exemplo a seguir:
Valor Bruto R$ 1.000,00
Reteno ISS 3% R$ 30,00
Reteno Imposto de Renda R$ 10,00
Valor Lquido R$ 960,00

Neste caso, o valor total da despesa de R$ 1.000,00, dos quais R$ 960,00 devem
ser pagos ao fornecedor e R$ 40,00 devem ser direcionados ao pagamento do tributo
correspondente. Vejamos como lanar este caso.

Registros na Autorizao de Despesa

Na Autorizao de Despesa, no h qualquer particularidade em relao s
retenes, mas, como para qualquer outro caso, preciso que a Autorizao esteja
previamente cadastrada para que seja possvel registrar a despesa.

Ento, consideremos que se trata de despesa associada a uma Autorizao de
Despesa j registrada como Prego n 05/2011:

Conforme a tela acima, consideremos tambm que o fornecedor j est indicado na
Autorizao de Despesa, e que o item Servios contratados junto a terceiros.

Vamos ento cadastrar a nota fiscal. Para isso, clique na opo de menu
Documento de Despesa. Depois clique em Novo Documento de Despesa:



Em seguida, vamos digitar o CPF ou CNPJ do fornecedor ou prestador de servios,
depois clicar em Pesquisar. Aps aparecer o nome do fornecedor/prestador de servios
tambm ser exibida a Autorizao de Despesa na qual ele consta. Em nosso exemplo,
aparecer o Prego n 05/2011. Vamos selecion-lo e depois indicar a opo Nota
Fiscal. Veja abaixo:


Vamos clicar em Incluir e depois preencher os campos solicitados na tela que
exibida. ATENO: no campo Valor Total do Documento deve sempre ser preenchido o
valor integral do Documento de Despesa (no caso, da Nota Fiscal), mesmo que nem toda a
despesa seja custeada com recursos do programa.


Aps preenchidos os campos, clique na opo Gravar e aparecer a mensagem
que exibida no topo da tela acima. Repare que, inicialmente, os campos Valor de
Custeio e Valor de Capital aparecem zerados, bem como o Valor de Apropriao, que
corresponde ao quanto do valor total do documento ser custeado com recursos do
programa.
E os valores de custeio, capital e de apropriao vm dos valores registrados nos
itens, por isso, imprescindvel registr-los, inclusive antes de registrar as retenes.
Para incluir os itens, basta selecionar o item desejado na relao e depois preencher
os campos solicitados:



preciso indicar se o item de Custeio ou de Capital e informar o valor.


Por fim, deve-se clicar em Adicionar Item, ento, ele aparecer na relao que consta na
parte inferior da tela.



Para incluir outros itens, basta repetir o processo. E pode-se perceber que os valores
vo sendo totalizados no campo Valor de Apropriao, o qual representa o valor da
despesa registrada. Se houver retenes, apenas parte deste valor ser pago ao
fornecedor, ficando o restante retido para pagamento do tributo correspondente. Nestes
casos, vamos registrar primeiro os valores que foram retidos, para posteriormente
registrar os pagamentos. Vejamos:



Clique em retenes, conforme destacado acima. Ento ser apresentada a seguinte
tela:


Indique o tipo de tributo que est sendo retido e o valor que foi retido, conforme
exemplificado acima. Neste caso, suponhamos que seja uma valor de R$ 30,00, relativo a
ISS.

Aps preencher os dados, clique em Gravar.

Vamos repetir o processo supondo que haja tambm uma reteno de R$ 10,00
referente a Imposto de Renda. Veja que na parte inferior da tela aparecem as retenes
registradas.


Em nosso caso, o total retido foi de R$ 40,00. Por isso, dos R$ 1.000,00, apenas R$
960,00 devem ser pagos ao fornecedor enquanto os outros R$ 40,00 devem ser utilizados
para pagamentos dos tributos.
Concludos os registros de retenes, clique em voltar.

Repare que, na listagem de Documentos de Despesa, o valor da reteno aparece
destacado:


Antes do registrar o pagamento de retenes, vejamos como as informaes
constaro no Pagamento ao Fornecedor. Para isso, clique no menu Pagamentos. Depois
em Incluir Novo Pagamento.
A partir disso, vamos preencher os dados relativos ao pagamento feito ao
fornecedor. Para isso, basta registrar os dados do cadastro do pagamento. O que nos
interessa neste momento compreender os valores. Observe a tela abaixo:

Consta como a pagar o valor de R$ 960,00, pois, nesta tela, registra-se apenas o
pagamento ao fornecedor. Os R$ 40,00 que foram retidos sero identificados no campo
Reteno apenas a ttulo de informao. Mas para comprovar a despesa de R$ 1.000,00
preciso registrar o pagamento dos tributos aos quais corresponde o valor retido.

Vamos ento clicar na opo Pagamento de Reteno ou Encargo. E, na tela que
exibida, clicar em Adicionar novo:



Na tela que apresentada, devem ser preenchidos os dados do movimento bancrio
que foi realizado no intuito de quitar o valor de tributo que foi retido. H grande
diversidade na forma de fazer este pagamento: pode-se registrar uma guia para cada
reteno realizada; pode-se registrar uma guia para recolher diversas retenes de
determinado tributo; pode-se, inclusive, registrar uma transferncia conta de
titularidade do executor, por exemplo, para registrar a quitao de vrios tributos. Em
quaisquer dos casos, o que deve ser registrado o documento que constar no extrato
bancrio da conta utilizada para pagamento.
E importante ressaltar que diversas formas de registro so permitidas exatamente
pelo fato de que se entende que a obrigao do pleno cumprimento das obrigaes
tributrias do executor, sendo que o registro no sistema tem o intuito exclusivo de
comprovar a despesa na prestao de contas.
Aps preencher os dados, clique em gravar:

Ser apresentada ento uma nova tela, na qual se deve identificar quais so os
valores especficos que esto sendo quitados com a movimentao que foi registrada.
Vamos compreender cada uma das partes da tela:

Na parte superior, voc ver a identificao do pagamento, conforme recm
registrado:

Logo abaixo, voc ter as opes de filtro.

A utilizao dos filtros opcional. Caso voc queira listar todas as retenes, basta
clicar em pesquisar, direita da tela. Com isso, aparecer a listagem dos valores que
foram retidos, para incluso no pagamento:


Para fazer a incluso, basta marcar os itens desejados (bem no incio da tabela) e
informar o valor correspondente:

Neste caso, sero includos os dois valores. Para isso, basta clicar em Incluir no
Pagamento. Com isso, os itens sero apresentados na parte final da tela, que indica quais
so as retenes que esto sendo pagas com este documento:


Caso seja necessrio retirar algum item, basta clicar em Excluir;

Se for necessrio acrescentar outros itens, basta repetir o procedimento de
Pesquisar, depois selecionar os itens e indicar os valores e, por fim, incluir no
pagamento.

Caso seja necessrio alterar algum valor, ser necessrio exclu-lo e incluir
novamente.

Quando estiverem includos os itens de reteno deste documento de pagamento,
clique em Voltar para retornar a tela inicial.

Para compreender melhor o procedimento, aps ter retornado a tela inicial, vamos
clicar em Pesquisar para visualizar o registro que acabamos de fazer:



Para visualizar as retenes que foram inclusas neste pagamento, bem como para
incluir ou excluir, clique na opo Reteno / Encargo, na coluna Detalhar.

Para alterar ou excluir o documento de pagamento clique na opo correspondente,
na coluna Aes.

E para visualizar o resultado dos registros, vamos agora clicar na opo Enviar
Prestao de Contas, no menu Prestao de Contas Online:



Na relao de pagamentos voc perceber que consta o valor pago ao fornecedor
na primeira parte da tela e, abaixo, o valor pago de reteno.

Com isso, est concludo o registro da reteno. E, repare, a soma do valor pago ao
fornecedor com o valor pago de reteno, ao final, corresponder ao valor de apropriao
registrado no documento de despesa, ou seja, o valor gasto a ser comprovado na
prestao de contas.

PERGUNTAS FREQUENTES:

1) Em um documento de despesa, o valor no foi retido, pois foi pago tudo
ao fornecedor que fez o recolhimento. Como registrar?

Se o valor no foi efetivamente retido, no h o que registrar em Retenes. Todo
o valor constar como pago ao fornecedor.
De todo modo, importante verificar junto ao setor competente na entidade se o
procedimento foi correto.

2) Em uma nota fiscal havia reteno, mas o valor dos tributos foi custeado
pela prpria prefeitura, no tendo sido feitos pagamentos desse valor com recurso do
programa. Como registrar?

Se o valor da reteno no foi pago com recursos do programa, no uma despesa
a ser comprovada na prestao de contas. Assim, deve-se registrar o valor de apropriao
correspondente apenas a parcela do valor custeado com recursos do programa, e no
necessrio registrar retenes.

3) Uma nota fiscal possui valor de reteno, mas apenas uma parte dela vai
ser custeada com recursos do programa. Como registrar?

Nestes casos, preciso avaliar quanto do pagamento ao fornecedor e quanto do
pagamento dos tributos retidos ser feito com recursos do programa: o ideal que esses
valores sejam proporcionais. De todo modo, o correto registrar em Valor de
Apropriao (pela soma dos itens) o valor que ser custeado com recursos do programa
e, em retenes, a parcela dos tributos retidos que ser custeada com recursos do
programa.
Para no haver problemas de comprovao dos gastos na prestao de contas,
recomendvel que se tente evitar esse tipo de situao.

4) Tenho uma nota fiscal de 2010, sendo que o fornecedor foi pago em 2010
e as contas j foram prestadas desta despesa. Porm, o valor da reteno s foi pago em
2011. Como registrar?

Neste caso, considerando que o valor pago ao fornecedor j comps a prestao de
contas de 2010, o valor de apropriao em 2011 ser apenas o valor correspondente
reteno. Assim, deve ser lanado o Documento de Despesa, apropriando apenas o valor
que ser registrado em Retenes, fazendo tambm o registro do pagamento da
reteno. Neste caso, no haver valor de pagamento a ser registrado ao fornecedor.