Microsoft Proyect

Antes de empezar a utilizar Microsoft Proyect, creo conviente tener en cuenta las
siguientes condicionesiniciales antes de abordar cualquier proyecto.
Cuntas personas se requerir para hacer el proyecto
!l presupuesto es muy a"ustado
#ay tareas que dependen de la realizaci$n de otras
#ay tareas que se pueden hacer en paralelo
Con qu% restricciones nos podemos encontrar para la realizaci$n del proyecto
#ay que identificar costes, fechas l&mites, qu% personas son las que aprobarn el
proyecto.
' por supuesto el ob"etivo
Microsoft proyect tiene como ob"etivo facilitar la gesti$n de proyetos. (uponemos que
ya se tienen nocionessobre la gesti$n de proyectos.
Con este tutorial pretendo que el lector aprenda a crear un plan, realizar elseguimiento
del proyecto, como cerrar el proyecto y comunicar los resultados.
Fases del Proyecto
Iniciar el Proyecto
!n esta fase se deben definir los ob"etivos del proyecto, es decir, que todos los
implicados en el mismo tengan claro lo se espera de %l. )ambi%n en esta fase se deben
de aprobar los recursos necesarios, cuando es estarn disponibles estos recursos para
poder empezar, si el proyecto va a depender del traba"o de otras personas o de los
resultados de otros departamentos, tambi%n aqu& se estimar la duraci$n de las tareas,
fecha l&mite, los factores de riesgo, fases de la que constar el proyecto, hitos de cada
fase del proyecto, tareas necesarias para completar cada fase del proyecto, y un plan de
adecuaci$n *de emergencia + de cambios si diera el caso, para que cada participante
supiera que tiene que hacer en caso de un cambio en las prioridades o de tareas y por
supuesto no podemos olvidarnos del presupuestos y de los costos del proyecto.
,na vez que ya tenemos claro el ob"etivo del proyecto, las distintas fases del proyecto y
los hitos empezamos a utilizar Microsoft Proyect.
Creamos un proyecto nuevo, para ello nos vamos al men- Archivo -> Nuevo y
obtenemos una pantalla como la siguiente.
/os vamos al men- Proyecto -> Informacin del proyecto y obtenemos la siguiente
pantalla.
Aqu& podremos seleccionar la fecha de comienzo del proyecto, la fecha de fin y como
vamos a programar la gesti$n de nuestro proyecto y que calendario vamos a utilizar.
Ahora es recomendable poner informaci$n a nuestro proyecto, que posteriormente
pudi%ramos necesitar.
Por defecto nos viene un calendario estndar con el que traba"ar, pero si necesitamos
cambiar este calendario, qu% d&as son laborales, modificar el estado de las vacaciones,
etc.. podemos modificarle desde la vista Diagrama de Gantt, en el men-
Herramientas -> am!iar calendario la!oral""", obtenemos la siguiente pantalla.
#asta aqu& ya hemos configurado el proyecto, ahora necesitamos introducir las tareas
necesarias y sus duraciones para completar el proyecto y que cumpla con el ob"etivo
establecido.
reacin de una tarea
Para la creaci$n de una tarea y su duraci$n debemos seguir los siguientes pasos.
0ebemos situarnos en la vista Diagrama de Gantt.
!n el campo nombre de tarea, escribimos el nombre de tarea y pulsamos la tecla
)A1.
!stamos en el campo duraci$n, pues escribimos lo que va a durar la tarea,
meses, semanas, d&as, minutos, etc.. y pulsamos la tecla !nter
(i queremos e2plicar con ms detalle lo que hace la tarea podemos insertar una
nota, nos situamos sobre la tarea y pulsamos el bot$n Notas de Tareas, y
escribimos la informaci$n en al cuadro de notas.
(i queremos crear un hito, tarea que se utiliza para definir eventos en el transcurso del
proyecto, como puede ser la finalizaci$n de alguna de las fases del proyecto, escribimos
la tarea y en el campo duraci$n escribimos #d.
3as tareas pueden ser dependientes unas de otras, para crear una tarea dependiente,
seleccionamos las tareas que queremos que sean dependiente y su son subyacentes con
teniendo la tecla MA$%& seleccionamos las tareas y pulsamos sobre el bot$n Vincular
Tareas, y si las tareas no son adyacentes pues utilizamos la tecla '(). Para
seleccionarlas.
' luego si pulsamos doble clic sobre la flecha nos aparece esta pantalla para mostrar el
orden.
Asi*nacin de recursos y costes
(e suele asignar recursos a las tareas para llevar el seguimiento de la cantidad de traba"o
realizado por personas y equipamiento asignados *salas, ordenadores, etc.+ a tareas o
controlar los materiales utilizados, y para llevar un control de los costes de los recursos.
!2isten dos tipos de recursos. 'ra!a+o *personas o equipamiento+, Material *que se
consume durante el proyecto+.
Para crear una lista de recursos vamos al men- ,er -> Ho+a de recursos.
!n el men- ver escogemos )abla y hacemos clic en !ntrada.
!n el campo nombre del recurso vamos escribiendo los nombres de los recursos que
vamos a tener.
!scogemos el )ipo *)raba"o, Material+.
(i queremos asignar grupos de usuarios,deba"o del campo 4rupo, asignamos el recurso
a un grupo.
!n los siguientes campos podemos asignar los costes a los recursos, que sern los que
darn el coste al proyecto.
Para ver el coste total del proyecto nos vamos al men-n Proyecto -> Informacin del
proyecto""" y pulsamos el bot$n -stad.sticas.
(obre elAutor ..