As empresas devero manter escriturao fiscal segundo as atividades por elas exploradas (comrcio, indstria, prestao de servios) e o regime de tributao a que esto submetidas pela legislao fiscal, conforme determinam as legislaes do Imposto de Renda e do ICMS/IPI/ISS. Para atender s exigncias de escriturao estabelecidas pela legislao do Imposto de Renda e do ICMS/IPI/ISS, especialmente no que tange apurao peridica dos citados tributos, os contribuintes devem manter, em cada estabelecimento - matriz, filias, etc. - diversos modelos de livros fiscais previstos nas mencionadas legislaes, dos quais trataremos mais adiante.
2. ESCRITURAO COMERCIAL (CONTBIL) X ESCRITURAO FISCAL
A obrigatoriedade da escriturao comercial (contbil) em todas as empresas (microempresas e empresas de pequeno, mdio e grande porte) tem sido motivo de controvrsias. A prpria legislao do Imposto de Renda, que tanta influncia tem sobre a Contabilidade Geral (ou Financeira), vem contribuindo para que isso ocorra, ao dispor sobre forma simplificada de escriturao, estabelecendo que:
"As empresas que, estando enquadradas nas condies legalmente estabelecidas, submeterem-se tributao pelo Imposto de Renda com base no lucro presumido ou optarem pelo SIMPLES - Sistema Integrado de Pagamento de Impostos e Contribuies das Microempresas e das Empresas de Pequeno Porte, podem optar pela escriturao apenas do livro Caixa,. alternativamente manuteno da escriturao contbil completa (art. 45, pargrafo nico, da Lei n o . 8.981/95 e art. 47 pargrafo 1 o da Lei 11. 09.317/96)".
Tal aluso poder induzir-nos existncia de empresas desobrigadas da escriturao comercial (contbil), o que no corresponde verdade. Pior, no entanto, que se tem notcia de que muitos assim entendem, limitando-se escriturao do livro Caixa e ignorando a escriturao comercial (contbil). O legislador fiscal quando estabelece que isso ou aquilo no precisa ser feito, o faz dentro de sua rea, a fiscal", para efeito fiscal, normalmente para efeito de determinao do lucro real. Essa sua determinao no deve visar a Contabilidade, nem buscar ferir os Princpios e Normas Contbeis, pois aceitar posio contrria seria admitir que a informao contbil e suas demonstraes no espelhariam, corretamente, o patrimnio verdadeiro e o resultado fiel, como deve ocorrer. preciso de uma vez por todas, entender que, efetivamente, existe ntida separao entre escriturao comercial (legislao comercial e princpios contbeis) e escriturao fiscal (controle para efeito de arrecadao de tributo). Ambas seguem caminhos diferentes. Para deixar inequvoca a questo, em especial para aqueles que eventualmente, ainda tenham dvidas a respeito, lembro que, alm de ser uma exigncia da legislao comercial, a obrigatoriedade da escriturao comercial uma imposio da legislao societria e falimentar. Vejamos a seguir: Cdigo Comercial (Lei n.o 556, de 25.06.1850), assinado pelo Imperador Pedro 11 e vigente at hoje, com as adaptaes que o tempo exigiu, define, como livro de escriturao mercantil, o Dirio, estabelecendo tambm o seguinte:
Art. 10- Todos os comerciantes so obrigados: I - a seguir uma ordem uniforme de' Contabilidade e escriturao, e a Ter os livros para esse fim necessrio; IV - a formar, anualmente, um balano geral de seu ativo e passivo, o qual dever compreender todos os bens de raiz, mveis e semoventes, mercadorias, dinheiro, papis de crdito e outra qualquer espcie de valores, bem assim todas as dividas e obrigaes passivas, e ser datado e assinado pelo comerciante a quem pertencer.
A Lei das Sociedades por Aes (Lei n.O 6.404/76, de 15-12-1976) define:
Art. 177 - A escriturao da companhia ser mantida com observncia aos preceitos da legislao comercial e desta lei, e aos princpios de contabilidade geralmente aceitos, devendo observar mtodos ou critrios contbeis uniformes no tempo e registrar as mutaes patrimoniais, segundo o regime de competncia. Pargrafo Segundo - A companhia observar, em registros auxiliares, sem modificao da escriturao mercantil e das demonstraes reguladas nesta lei, as disposies da lei tributria ou de legislao especial sobre a atividade que constitui seu objeto, que prescrevam mtodos ou critrios contbeis diferentes, ou determinem a elaborao de outras demonstraes financeiras.
A Lei de Falncias (Decreto-Lei n o . 7.661, de 21.06.1945) determina:
Art. 186 - Ser punido o devedor com deteno de seis meses a trs anos quando concorrer com a falncia algum dos seguintes fatos: VI - inexistncia dos livros obrigatrios ou sua escriturao atrasada, defeituosa ou confusa; VII - falta de apresentao do balano, dentro de sessenta dias aps a data fixada para o seu encerramento, rubrica do Juiz sob cuja jurisdio estiver o seu estabelecimento principal.
Alm dos fundamentos legais retrocitados, a escriturao contbil pode servir de base para: distribuir lucros, compensar prejuzos, elaborar as demonstraes financeiras (contbeis), provar, em juzo, sua situao patrimonial, em questes que possam existir com herdeiros e sucessores do scio falecido, requerer concordata, por insolvncia financeira, provar a scios que se retiram da sociedade a verdadeira situao patrimonial da empresa, para fins de restituio de capital ou venda de participao societria, etc. No podemos esquecer que, para o fisco, a escriturao meio destinado a alcanar resultado de interesse da tributao (arrecadao), enquanto, para a Contabilidade, a escriturao tem por finalidade registrar, preservar e garantir a verdade econmico-financeira da entidade. A escriturao , portanto, obrigatria, em qualquer empresa, e o por fora de lei. A dispensa da escriturao contbil completa refere-se apenas legislao do Imposto de Renda, no estando a empresa desobrigada da escriturao exigi da pela legislao comercial, societria e falimentar.
3. LIVROS FISCAIS
Os livros fiscais devero atender a determinadas formalidades extrnsecas, como ter suas folhas encadernadas e, seqencialmente, numeradas, de forma a impedir sua substituio, conter termos de abertura e de encerramento e ser submetidos autenticao na repartio fiscal competente, quando exigida essa formalidade. Os livros fiscais adotados na legislao do ICMS/IPI/ISS s podero ser usados depois de visados pela repartio competente do Fisco estadual (quanto aos do ICMS/IPI) e do fisco municipal (quanto ao do ISS), sendo, portanto, desnecessria tal providncia junto fiscalizao federal, no tocante aos exigidos pela legislao do IPI. O "visto" ser gratuito e aposto em seguida ao termo de abertura, que ser lavrado e assinado pelo contribuinte, exigindo-se, no caso de renovao, a apresentao do livro anterior a ser encerrado, o qual deve ser exibido ao Fisco estadual, quando se tratar de livros fiscais do ICMSIIPI, dentro de cinco dias, contados da data do ltimo lanamento. Cabe saliente ainda que, cada estabelecimento dever manter os livros fiscais em suas prprias dependncias, sendo vedada a centralizao da escrita fiscal, em razo do princpio da autonomia dos estabelecimentos, segundo o qual cada um responde, isoladamente, pelas obrigaes fiscais. Sem prvia autorizao do fisco, os livros fiscais no podero ser retirados do estabelecimento, sob pretexto algum, salvo para serem levados repartio fiscal, presumindo-se retirado do estabelecimento o livro que no for exibido ao Fisco, quando solicitado. Os lanamentos nestes livros sero feitos tinta, com clareza, no podendo a escriturao atrasar-se por mais de cinco dias, ressalvados os livros com prazos especiais de escriturao, e conter emendas ou rasuras, sendo os seus lanamentos somados nos prazos estabelecidos, normalmente no ltimo dia til de cada ms. A escriturao poder ser feita por processamento eletrnico de dados, mediante prvia autorizao da Diretoria de Administrao Tributria do Estado ou Municpio, devendo o contribuinte fornecer, quando solicitado, documentao minuciosa, completa e atualizado do sistema, contendo descrio, gabarito de registro (layout) dos arquivos, listagem dos programas e as alteraes ocorridas no perodo compreendido entre 1 o de janeiro a 31 de dezembro. Para efeito do ICMS/IPI os livros de escriturao fiscal mais utilizados so:
a) REGISTRO DE ENTRADAS (MODELO 1) - utilizado pelo contribuinte sujeito, simultaneamente, s legislaes do ICMSIIPI. Destina-se escriturao do movimento de entradas de mercadorias, a qualquer titulo, no estabelecimento. O prazo de escriturao de cinco dias, contados da data do documento a ser escriturado. A escriturao dever ser encerrada no ltimo dia de cada ms, sem prejuzo dos subtotais, para fins de apurao decendial do IPI.
b) REGISTRO DE ENTRADAS (MODELO 1-A) - utilizado pelo contribuinte sujeito apenas legislao do ICMS. A finalidade e o prazo de escriturao so os mesmos previstos para o Registro de Entradas (Modelo I).
c) REGISTRO DE SADAS (MODELO 2) - utilizado pelo contribuinte sujeito, simultaneamente, s legislaes do ICMS/IPI. Destina-se escriturao do movimento de sadas de mercadorias, a qualquer titulo, do estabelecimento, ou de servio de transporte ou de comunicao por este prestado.
d) REGISTO DE SADAS (MODELO 2-A) - utilizado pelo contribuinte sujeito apenas legislao do ICMS, sendo dispensado para aquele sujeito ao recolhimento do imposto pelo regime de estimativa. A finalidade e o prazo da escriturao so os mesmos previstos para o Registro de Sadas (Modelo 2).
e) REGISTRO DE UTILIZAO DE DOCUMENTOS FISCIAS E TERMOS DE OCORRNCIAS (MODELO 6) - utilizado Por todos os estabelecimentos obrigados emisso de documentos fiscais, Destina-se escriturao das entradas de documentos fiscais confeccionados por estabelecimentos grficos ou pelo contribuinte usurio do documento fiscal respectivo, bem como lavratura , pelo Fisco, de termos de ocorrncias. A escriturao no poder atrasar-se por mais de cinco dias. f) REGISTRO DE INVENTRIO (MODELO 7) - utilizado por todos os estabelecimentos que mantenham mercadorias em estoque. Destina-se a arrolar, pelos seus valores e com especificaes que permitam sua perfeita identificao, as mercadorias, as matrias-primas, os produtos intermedirios, os materiais de embalagem, os produtos manufaturados e os produtos em fabricao, inclusive os bens em almoxarifado e imveis para venda, existentes, no estabelecimento, poca do balano. A escriturao deve ser efetivada dentro de sessenta dias, contados da data do balano, ou do ltimo dia do ano civil, caso a empresa no mantenha escrita contbil.
g) REGISTRO DE APURAO DO ICMS (MODELO 9) - utilizado por todos os estabelecimentos inscritos como contribuintes do imposto, sendo dispensado para o contribuinte sujeito ao recolhimento pelo regime de estimativa. Destina-se a registrar, mensalmente, os totais dos valores contbeis e dos valores fiscais relativos ao ICMS, das operaes de entradas e sadas e das prestaes recebidas e realizadas, extrados dos livros prprios e agrupados segundo o Cdigo Fiscal de Operaes e Prestaes (CFOP), assim como a apurao dos saldos. A escriturao dever ser encerrada no ltimo dia de cada ms.
h) REGISTRO DE APURAO DO IPI (MODELO 8) - utilizado por estabelecimentos industriais e equiparados a industrial. Destina-se a consignar, de acordo com os perodos de apurao fixados pelo RIPI, os totais dos valores contbeis e dos valores fiscais das operaes de entrada e sada, extrados dos livros prprios, atendido o CFOP, assim como a apurao dos saldos. A escriturao dever ser encerrada no ltimo dia de cada decndio.