Programacin de proyectos

Muchas veces en la vida cotidiana hemos actuado de forma

planificada o en forma libre sin ningn plan o programa de
actividades. Ejemplos podemos citar muchos, pero quizs los
relevantes son cuando nos preparamos para ir de vacaciones o
cuando salimos a dar un vuelta y en el camino vamos tomando
decisiones de donde ir, donde detenerse, cuando volver, etc.
Tal como lo habamos mencionado un proyecto involucra recursos
financieros que cambian su valor con el paso del tiempo, los
recursos en general son escasos y su uso implica de inmediato un
costo y por ltimo todos los interesados en un proyecto esperan
que los compromisos se cumplan en los plazos que en algn
momento se establecieron.
Entre los aspectos fundamentales que hemos destacado en la
definicin y realizacin de un proyecto esta la definicin clara de
sus objetivos. En particular, los aspectos relativos al logro y que
pueden resumirse como:
El qu --------> Meta
El cmo --------> La forma o el mtodo
Con qu --------> Los recursos, fsicos y financieros
Quines --------> La mano de obra (recurso humano)
Cundo --------> Fecha, plazo, calendario, cronograma
Con cunto --------> presupuesto, gastos, flujo
El cundo pasa a ser un factor preponderante
La programacin pasa a cumplir un rol muy importante, ya que
sera inconcebible un proyecto donde ocurrieran cosas como las
siguientes:
No saber cundo termina el proyecto
No saber que hacer si un trabajo se atrasa o no se termina
No saber si se puede dar inicio a un trabajo porque no se
sabe si los que lo preceden terminaron
No saber como cumplir con las fechas de entrega an bajo
la condicin de atraso de algn trabajo
Es por eso que la programacin de un proyecto presenta las
siguientes ventajas.
Prevee situaciones
Define formas de actuar
Optimiza el uso de recursos
Evita mantener recursos ociosos
Minimiza costos de operacin

Evita las sobrecontrataciones
Algunos autores dicen que la programacin de un proyecto se
encuentra entre la frontera de la ciencia y del arte, ya que no
existe una forma nica y tampoco una herramienta que por
completo sea capaz de definir la forma de realizar una actividad.
Las condiciones para realizar una actividad pasan por una
multiplicidad de factores de los cuales depende:
Tener una o varias actividades terminadas antes de iniciar la
siguiente
De disponibilidad y de costo de recursos humanos
De recursos financieros
De equipos
De transporte
De permisos
De trabajos acelerados, fuera de jornada laboral, etc.
Dependiendo del autor se ha dado importancia a los siguientes
factores:
Objetivos ------> Actividades -------------> Tareas
Objetivos --------> Tareas -----------> Hitos --------------> Recursos
Los mtodos de programacin ms conocidos son los grficos y se
clasifican como se indica:

En general todos estos mtodos se disponen en la actualidad a
travs de software especializado en programacin como por
ejemplo el Microsoft Project. En esta aplicacin se han utilizados los
factores (tareas, hitos, recursos) y que corresponden a:
Tareas: son importantes su duracin, dependencia de otras
y los recursos necesarios para desarrollarlas.
Hitos: son eventos que representan el fin de una tarea y se
caracterizan por tener duracin = 0.
Recursos: corresponden a los vistos en el captulo de
valorizacin de variables tcnicas de un proyecto (fichas F1
a F7).
Uno de los aspectos ms importantes en la programacin lo
constituye la definicin y descripcin de todas las actividades
necesarias para el logro de un objetivo en un proyecto.
Ejemplo: En una propuesta del curso para la actividad "poner en
servicio un servidor" que se encuentra en bodega, se establecieron
las siguientes tareas:


1
Disponer de las
especificaciones
tcnicas y
operativas


2
Acondicionar el
sitio donde se
instalar el equipo


3
Retirar el equipo
de bodega


4
Transporte del
equipo al
laboratorio


5
Desembalar el
equipo


6
Test de
funcionamiento
(en laboratorio)


7
Transporte del
equipo desde el
laboratorio al sitio


8 Instalar el equipo


9
Pruebas iniciales y
check list


10
Programar el
equipo


11 Puesta en marcha


12 Marcha blanca


13
Evaluacin e
informe


14
Entrega del
equipo



Respecto de las actividades descritas, Son del mismo peso o importancia?, Es
correcta la secuencia propuesta?, Faltan actividades relevantes?





A objeto de organizar la informacin para aplicar un mtodo grfico se
recomienda aplicar los siguientes criterios:


La definicin de las actividades debe realizarse de manera que todas ellas
permitan el cumplimiento del objetivo del proyecto, evitando la creacin
de actividades innecesarias.
El conjunto de actividades debe tener un denominador que establezca la
relativa importancia entre ellas (su peso especfico), como puede ser por
ejemplo "Instalar una central telefnica" versus "Instalar un anclaje de un
bastidor". En este aspecto en general se habla de actividades,
subactividades y tareas.
Determinar con la mayor precisin posible la duracin de cada actividad,
evitando generar en cada una de ellas holguras adicionales.
Determinar con la mayor precisin posible las interdependencias de las
actividades.
Actividades o tareas repetitivas que usan los mismos recursos y que durante
su realizacin no generan nuevas actividades o dependen de otras
actividades para continuar, se deben considerar como una sola actividad.

Cuando dos actividades de la misma naturaleza (similares) se realizan en
distintos lugares, tienen distinto responsable o costos, entonces deben
tratarse como dos actividades.
A cada actividad debe asignarse un cdigo de manera que despus se
simplifique su localizacin en el diagrama de programacin.
Es conveniente disponer para cada actividad de al menos dos condiciones
de realizacin (normal y acelerado), as como de los costos en cada caso.

No existe una metodologa nica para el establecimiento de las actividades, sus
denominaciones, las interrelaciones por lo cul recomendamos la lectura de al
menos una propuesta de identificacin de actividades.
El siguiente cuadro muestra una tabla de datos tpica de actividades de un
proyecto.



ACTIVIDAD SECUENCIA DURACIN COSTOS
CDIGO DESCRIPCIN ANTES DE DESPUS DE NORMAL ACELERADO NORMAL ACELERADO