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SISTEMA DE EVALUACIN DEL DESEMPEO
(SED)







DOCUMENTO DE APOYO N3
PAUTA DE ENTREVISTA DE RETROALIMENTACIN
SISTEMA DE EVALUACIN DEL DESEMPEO (SED)

DIRECCIN DEL TRABAJO





Unidad de Desarrollo Organizacional
Departamento Recursos Humanos



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MATERIAL DE APOYO PARA LO/AS PRECALIFICADORE/AS, ENTREVISTA DE
RETROALIMENTACIN.
El propsito de este documento, es generar las acciones para reforzar el concepto de la Entrevista
de Retroalimentacin a lo/as Precalificadores/as, en donde se les propone una pauta y
recomendaciones para ser utilizada en esta etapa del proceso de evaluacin de los/as
funcionarios/as.
Como se ha sealado reiteradamente, el Sistema de Evaluacin del Desempeo establece la
realizacin de una entrevista personal entre el/la Precalificador/a y el/la funcionario/a al comenzar y
finalizar cada perodo cuatrimestral, es importante sealar que el no realizar la Entrevista de
Retroalimentacin constituye un vicio de legalidad (Dictamen N 23632/2006).Por lo tanto si algn
funcionario/a se encuentra haciendo uso de licencia mdica y/o feriado legal al momento de realizar
la evaluacin cuatrimestral , el Precalificador/a deber realizar la Entrevista de Retroalimentacin
cuando el funcionario/a se reincorpore a sus labores diarias
1
, ingresando nuevamente al
Sistema SED y dejar estipulada la fecha de realizacin de la Entrevista en el formulario y notificar al
funcionario/a .
La Entrevista tiene el fin de dar retroalimentacin a el/la funcionario/a sobre el avance o
cumplimiento de las metas fijadas y a la vez, sobre la fijacin o correccin de las metas para el
periodo siguiente
2
.
La reunin de retroalimentacin es la instancia de dialogo y discusin ms importante dentro del
sistema, ya que permite una buena comunicacin entre funcionarios/as y Precalificadores/as en el
proceso de fijacin de metas. Si se logra llevar bien esta etapa, se asegurar una mejor
comunicacin y comprensin en la etapa de evaluacin
3
.
La idea central es que nos basemos en la Gestin del Desempeo, la cual busca orientar, seguir,
revisar y mejorar la gestin de las personas para que estas logren mejores resultados y se
desarrollen continuamente, y no en el solo llenado de los formularios de programacin y evaluacin,
sino ir ms all, en busca de la mejora continua.



1
Circular N28 18-04-2013, Departamento Recursos Humanos, Unidad de Desarrollo Organizacional,
Direccin del Trabajo, Pagina 3.
2
Direccin del Trabajo. Sistema de Evaluacin del Desempeo, Manual del Funcionario(1998)
3
Ibid


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PAUTA PARA REALIZAR UNA BUENA ENTREVISTA DE RETROALIMENTACIN

OBJETIVOS A LOGRAR EN UNA ENTREVISTA DE RETROALIMENTACIN
Mostrar a el/la funcionario/a cules son sus fortalezas y puntos a mejorar en relacin a su
rol dentro de su puesto de trabajo, con el propsito de identificar que competencias
desarrollar.

Reconocer y apreciar los aportes individuales de el/la funcionario/a, as como tambin hacer
consciente a el/la funcionario/a de aquellas conductas positivas que est llevando a cabo
para reforzar su consecucin en el futuro.

Estimular a el/la funcionario/a para que realice una autoevaluacin sobre su desempeo
dentro de su puesto de trabajo

Establecer compromisos y acuerdos.

RECUERDE HACER LA ENTREVISTA DE RETROALIMENTACIN DENTRO DE 8 DAS
HBILES DESPUS DEL ULTIMO DA DEL CUATRIMESTRE EVALUADO











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PASOS DE LA ENTREVISTA DE RETROALIMENTACIN PARA EL/LA PRECALIFICADOR/A
1.-Planear la Entrevista:
Analice los reportes de el/la funcionario/a,
Documente sus observaciones con ejemplos (conductas observables),
Pdale a el/la funcionario/a que realice un autoanlisis que considere los resultados
obtenidos al final de cuatrimestre, basados en los mbitos de trabajo programados, antes de
la reunin.
2.-Conduzca la entrevista:
Dedique un tiempo a establecer un clima de confianza, es decir, hablar de cualquier tema
que no tenga que ver con la entrevista de retroalimentacin, luego aclarar los objetivos de la
entrevista.
Empiece por lo positivo, las fortalezas y todos aquellos aspectos en que el/la funcionario/a
se destaca, es necesario conceder importancia a aquellas metas que el/la
funcionario/a ha cumplido durante un periodo determinados, pero no basta con que Ud., se
comunique, es indispensable que el/la funcionario/a se exprese, hgale preguntas como:
Qu obstculos y/o dificultades ha encontrado a la hora de cumplir las metas
acordadas en el cuatrimestre anterior?
Cmo ha conseguido superarlas?
Qu herramientas necesita para realizar mejor las tareas encomendadas?

Finalmente, hable de aquellos aspectos que el/la funcionario/a debe mejorar, debe definirse
con hechos, soluciones efectivas, sin recurrir a la moral o interpretaciones psicologas sobre
el/la funcionario/a evaluado.
3.-Establezca acuerdos y/o compromisos:
Comntele a el/la funcionario/a sus expectativas, establezca metas a corto y mediano plazo.
Ello debe hacerse en un ambiente de dialogo permanente, por lo general no tendemos a
hacer suficientes preguntas, cuando en realidad las buenas preguntas ayudan a progresar y
a descubrir.
Recuerde que dialogar significa ante todo un tiempo de palabra equilibrado entre el/la
Precalificador/a y el/la funcionario/a calificado/a, ESCUCHAR, RESPONDER, es tratar todas


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las cosas importantes que se dicen, especialmente las dudas, las dificultades o los
bloqueos, para hacerlos desaparecer.
4.-Cierre y conclusiones:
Haga un breve resumen y clarifique los compromisos adquiridos por el/la funcionario/a. La
entrevista debe aportar el mximo de informacin para responder las siguientes respuestas.
Qu es lo que estos resultados, y la manera de conseguirlo, nos ensean?
Qu podemos sacar de provechoso para actuaciones venideras?


UD. DEBE UTILIZAR ESTA ETAPA PARA MEJORAR LA COMUNICACINY AUMENTAR EL
DILOGO EN SU UNIDAD

RECOMENDACIONES PARA EL/LA PRECALIFICADOR/A
Muestre los elementos positivos, el xito, exprese su satisfaccin, sea entusiasta.
Muestre tambin lo que no va bien y lo que quiere ver en su lugar, sin agresividad pero con
firmeza. Sea ASERTIVO.
Estimule el intercambio y la expresin de el/la funcionario/a.
Intente hacer progresar a el/la funcionario/a.
Anuncie de manera clara y firme su valoracin y abra expectativas de futuro.
No mezclar otros temas aprovechando que se est reunido.
Llegue, en los puntos esenciales, a conclusiones prcticas de progreso.
Haga que el/la funcionario/a se sienta en confianza y no se sienta examinado ni juzgado
El/la funcionario/a debe pensar al trmino de la entrevista:

Mi jefe/a y yo hemos hecho, juntos un anlisis correcto de mis resultados.
Hemos sacado conclusiones de accin; para m y para nuestro trabajo en comn.
He podido expresarme.
He sido escuchado/a.
He percibido satisfaccin de mi jefe/a por lo que he logrado.
He comprendido lo que tengo que modificar.


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Mi evaluacin me parece objetiva, justa, formadora y motivante.

PRECALIFICADOR/A RECUERDE: LA IMPORTANCIA DE ESTA ENTREVISTA ES QUE
PERMITE UNA RETROALIMENTACIN, GENERANDO UNA INSTANCIA FORMATIVA Y
DE MEJORAMIENTO CONTINUO DENTRO DEL PROCESO

A continuacin, se presentan las instrucciones para el correcto manejo y uso del Item Entrevista de
Retroalimentacin en los formularios cuatrimestrales.
INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL TEM ENTREVISTA DE RETROALIMENTACIN EN
LOS FORMULARIOS DE PROGRAMACION Y EVALUACION CUATRIMESTRAL EN EL SISTEMA
INFORMTICO SED.
FORMULARIO DE PROGRAMACIN CUATRIMESTRAL
ITEM NIV ENTREVISTA DE RETROALIMENTACIN
Lo/as Precalificadore/as deben programar y ejecutar la Entrevista de Retroalimentacin con lo/as
funcionario/as de su dependencia, en el marco de la ejecucin de las distintas etapas del sistema de
evaluacin del desempeo
Acuerdos, Compromisos de el/la Funcionario/a para el Cuatrimestre (Transmitir lo que se espera del
trabajo a realizar por el funcionario/a en el Cuatrimestre (Ejemplo: Plazos, Estrategias de seguimiento
para las tareas programadas) Escriba mnimo 1 lnea por celda.






FIRMA PRECALIFICADOR/A





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En este tem el/la Precalificador/a debe escribir sus argumentos de acuerdo a lo previamente conversado con
el/la funcionario/a (Entrevista de Retroalimentacin) al momento de Programar el Desempeo para el prximo
Cuatrimestre.
El/la Precalificador/a debe ser claro y preciso en sus argumentos, esto es, sobre los compromisos que se
acuerden para realizar el trabajo en el Cuatrimestre (El compromiso nace de un dilogo entre ambos sobre los
objetivos para el siguiente cuatrimestre), as como tambin el/la Precalificador/a debe planificar una estrategia
de seguimiento para controlar que se realicen las tareas encomendadas, lo que ayudar a Precalificador/a y
Funcionario/a a realizar el trabajo de manera eficiente y eficaz, ya que la finalidad primordial de la Gestin del
Desempeo, no es medir sino que maximizar el rendimiento, lo que significa que el/la Precalificador/a ante
todo debe observar y seguir el rendimiento, analizar y tratar las posibles desviaciones y atender a los cambios
que pudieran suceder.

Observaciones del funcionario/a





FIRMA DEL FUNCIONARIO/A

En este tem el/la Funcionario/a puede realizar observaciones con respecto a su Programacin
Cuatrimestral, esto, de acuerdo a lo previamente conversado (Entrevista de Retroalimentacin) y
comprometido con su Precalificador/a en la Entrevista de Retroalimentacin.
Por otra parte destacar, si el/la Funcionario/a no fuere habido por dos das consecutivos en su
domicilio o en su lugar de trabajo, se le notificar por carta certificada, de lo cual deber dejarse
constancia. En esta ltima circunstancia, el funcionario se entender notificado cumplidos tres das
desde que la carta haya sido despachada. El funcionario podr formular observaciones al informe de
desempeo dentro del plazo de dos das contados desde su notificacin. (Art. N14 Reglamento
Especial de Calificaciones).



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Recuerde que tanto los Informes de Desempeo funcionario como los otros instrumentos
auxiliares servirn de antecedentes relevantes para el Precalificacin
FORMULARIO DE EVALUACIN CUATRIMESTRAL
ITEM NIV ENTREVISTA DE RETROALIMENTACIN
Lo/as Precalificadore/as deben programar y ejecutar la Entrevista de Retroalimentacin con lo/as
funcionario/as de su dependencia, en el marco de la ejecucin de las distintas etapas del sistema de
evaluacin del desempeo, considerando los siguientes puntos:
Entregar un juicio global sobre su desempeo: fortalezas y debilidades, oportunidades de mejora
laboral, brechas por cubrir en este tema, etc.
Describir los hechos concretos que fundamentan los juicios.
Trasmitir lo que se espera del trabajo futuro: estndar, desafos y plazos.









En este tem, el/la Precalificador/a debe valorar los logros de el/la funcionario/a
durante el cuatrimestre, esto es, si el/la funcionario/a alcanz o no las metas que
se programaron para el cuatrimestre.









En este tem, el/la Precalificador/a debe escribir las debilidades de el/la
funcionario/a durante el cuatrimestre que se est evaluando, debilidades como por
ejemplo: Funcionario/a no entrega Informe de Gestin XXX, con la informacin
requerida, dado que se observ que no tiene competencias para el manejo de la
herramienta Microsoft, lo que dificult la entrega de su producto final.

Logros de el/la funcionario/a en el Cuatrimestre tomando en cuenta el perfil del cargo y basado
en las competencias demostradas.(Fortalezas, oportunidades de mejora). Escriba Mnimo una
lnea por celda .




Debilidades de el/la funcionario/a en el Cuatrimestre (Tareas pendientes, etc.). Escriba Mnimo
una lnea por celda




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Lo anterior, se debe realizar con el objetivo de detectar que aprendizajes
incorporar, es decir, como plantear mejoras para el rendimiento de el/la
funcionario/a en el prximo cuatrimestre.











En este ltimo tem el/la Precalificador/a debe escribir los juicios en que sustenta
tanto para los logros como para las debilidades de el/la funcionario/a en el
cuatrimestre, esto debe redactarse con hechos concretos, es decir como por
ejemplo: Medida disciplinaria, Resolucin NXX, Acta NXX, Procedimiento NXX,




FIRMA PRECALIFICADOR/A













En este tem, el/la funcionario/a puede realizar cualquier observacin de acuerdo a lo
sealado por su Precalificador/a en la Entrevista de Retroalimentacin, es decir puede
realizar observacin a sus logros, debilidades y tambin a los juicios que fundamentar el/la
Precalificador/a para el/la funcionario/a.
Por otra parte destacar, si el/la Funcionario/a no fuere habido por dos das consecutivos en
su domicilio o en su lugar de trabajo, se le notificar por carta certificada, de lo cual deber
dejarse constancia. En esta ltima circunstancia, el funcionario se entender notificado
Fundamente sus juicios (Logros de el/la funcionario/a Debilidades de el/la funcionario/a,
puntos a mejorar) con hechos concretos ejemplo: Atrasos en Informes, Actas, Resoluciones,
etc.
Observaciones del funcionario/a


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cumplidos tres das desde que la carta haya sido despachada. El funcionario podr formular
observaciones al informe de desempeo dentro del plazo de dos das contados desde su
notificacin. (Art. N14 Reglamento Especial de Calificaciones).





FIRMA DEL FUNCIONARIO/A



( ) Si se efectu Entrevista de Retroalimentacin

( ) No se efectu Entrevista de Retroalimentacin





Especifique por qu no se realiz Entrevista de Retroalimentacin (ejemplo: Licencia mdica prolongada,
Feriado legal, Permiso sin goce de remuneraciones, Otra, etc.)