PROCEDIMIENTO DE SELECCIN Y

EVALUACION DE PROVEEDORES
del Proceso
Gestin Administrativa
XXXX
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OBJETIVO: Analizar y evaluar la capacidad de los proveedores para proporcionar productos o servicios
confiables, garantizando una eleccin adecuada de los mismos y un desempeo exitoso durante la
vigencia de las relaciones comerciales.

RESPONSABLE: Gerente

DEFINICIONES:

Proveedor: Persona natural o jurdica que suministra bienes o servicios.
Proveedor confiable: proveedor de productos o servicios que bajo los criterios del fondo de
empleados est en capacidad de satisfacer los requisitos y especificaciones de compra.
Seleccin: Identificacin de las capacidades de los proveedores para cumplir con los requisitos
exigidos por el fondo de empleados.
Evaluacin: Tiene como propsito calificar el desempeo del proveedor una vez ha tenido
oportunidad de proporcionar los productos o servicios durante un periodo determinado.

Contenido

ACTIVIDADES

DESCRIPCIN

RESPONSABLE
DOCUMENTOS
O REGISTROS













Realizar la
bsqueda y
registro de los
proveedores
Ante la necesidad de adquirir un bien o
contratar la prestacin de un servicio, el
comit de proveedores y el gerente debe
realizar un anlisis de los proveedores que
podran realizar tales actividades e
invitarlos a presentar oferta.
Para ello identificar en el mercado no ms
de cinco posibles proveedores y les
comunicar los requisitos exigidos;
detallados a continuacin:

PERSONA NATURAL:
Formato Registro de proveedores
Fotocopia del RUT
Referencias Comerciales
Lista de precios
PERSONA JURDICA:
Formato Registro de proveedores
Fotocopia del RUT Referencias
comerciales Certificado de
Calidad (si lo tiene) Certificado
Cmara de comercio Lista de
precios













Gerente
Comit de
Proveedores













Formato
Registro de
proveedores
Realizar la
evaluacin y
Una vez identificados los proveedores,
estos se evalan en atencin a los
Gerente Formato de
Seleccin de





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seleccin del
proveedor
siguientes criterios:

Oferta de precios
Trminos de pago
Plazos de entrega
Portafolio
Estructura Organizacional
Experiencia y posicionamiento en
el mercado.

La evaluacin de los proveedores se har
haciendo uso del formato Seleccin de
proveedores y en la evaluacin participar
la Gerente y el comit de proveedores.

En los casos en que los resultados de la
evaluacin reflejen calificaciones iguales
para dos o ms proveedores, el comit de
proveedores decidir la escogencia del
proveedor en atencin al anlisis de sus
ventajas comparativas.
proveedores


Consolidar
informacin de los
proveedores
Cuando el proveedor es elegido despus de
ser evaluado, se abre un flder con la
informacin del proveedor, actualiza la
Lista Interna de Proveedores y archiva los
documentos de los proveedores no
elegidos.



Gerente



Carpetas de
proveedores









Evaluar el
desempeo de los
de los proveedores
confiables
El comit de proveedores hace
seguimiento al desempeo del proveedor y
en conjunto con el Gerente realiza la
evaluacin de su gestin una vez al ao,
haciendo uso del formato Evaluacin del
proveedor.
Todos los proveedores, incluso a quienes
se les realiza la compra por una nica vez,
debe ser sometidos a la reevaluacin Los
criterios que se tendrn en cuenta para la
reevaluacin de los proveedores son:

Oportunidad
Cumplimiento de la promesa de
servicio
Calidad del producto/Servicio
Servicio Postventa










Gerente










Formato
Evaluacin del
proveedor





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Disponibilidad
















Retroalimentar a
los proveedores
evaluados
Los proveedores con una calificacin
deficiente sern eliminados de la Lista
Interna de Proveedores. Aquellos con una
calificacin aceptable debern emprender
planes de accin para reparar las
desviaciones segn las orientaciones de la
Gerente. En caso de que el proveedor no
corrija las anomalas detectadas, se
eliminar definitivamente de la Lista
Interna de Proveedores.
Una vez evaluados los proveedores, en un
plazo no mayor de 30 das, el Gerente le
informar a stos los resultados obtenidos
en las evaluaciones con el fin de que
realicen mejoras a su desempeo.
Si transcurridos doce (12) meses despus
de la ltima evaluacin realizada a un
proveedor, no se ha realizado ninguna
compra, el Gerente lo elimina de la Lista
Interna de Proveedores, excepto aquellos a
los que se les realizan compras anuales.
El periodo de evaluacin de los
proveedores puede ser modificado ante
una disminucin de su nivel de calidad o
incremento de las no conformidades
detectadas.

















Gerente

















Carta