Etude archivistique et mise en place dune application GED : Cas du Dpartement des Amnagements de lOffice Rgional de Mise en Valeur Agricole du Gharb
Projet de fin dtudes Cycle des informatistes
Ralis par :
CHKIRI Zhor EL KARCHOULI Ghizlane
Encadr par : Dr.FAYAD El Mustapha
Co-Encadr par : Mme. RHANOUI Meryam
Tuteur : Mr. EL YAAGOUBI Redouane
II
Fiche bibliographique
CHKIRI, Zhor
Etude archivistique et mise en place dune application GED : Cas de lOffice Rgional de Mise en Valeur Agricole du Gharb, dpartement des amnagements/ CHKIRI Zhor, ELKARCHOULI Ghizlane.-[S.L] : [S.N] : 2012.- 70p. : Tab. ; 30 cm.
Projet de fin dtudes : sc.inf. : Rabat, ESI, 2012. Bibliogr. Annexes
T. ELKARCHOULI, Ghizlane
ELKARCHOULI, Ghizlane
Etude archivistique et mise en place dune application GED : Cas de lOffice Rgional de Mise en Valeur Agricole du Gharb, dpartement des amnagements/ CHKIRI Zhor, ELKARCHOULI Ghizlane.-[S.L] : [S.N] : 2012.- 70p. : Tab. ; 30 cm.
Projet de fin dtudes : sc.inf. : Rabat, ESI, 2012. Bibliogr. Annexes
T. CHKIRI, Zhor
III
Ddicaces Je ddie ce modeste travail :
A ALLAH le Tout Puissant, le Clment le Trs Misricordieux qui a guid mes pas depuis l'aube de ma vie, lou soit ALLAH.
A ma trs chre maman GHAMMAM Souad, raison de mon existence. Pour tes sacrifices, ton soutien, ta gnrosit et ta tendresse. Tu tais toujours l prs de moi pour me soutenir, mencourager et me guider avec tes prcieux conseils. Aucun mot ne saurait exprimer ma grande reconnaissance, ma gratitude et mon profond amour. QuALLAH te garde et te procure une bonne sant et une longue vie. Je taime Omi.
A mon cher pre ElHaj EL KARCHOULI Ahmed, source de sacrifice. Pour ta tendresse, ton soutien, tes conseils et tes encouragements. Veuillez trouver dans ce travail lexpression et le tmoignage de mon attachement, ma reconnaissance et mon respect. QuALLAH taccorde la sant et la longue vie. Je taime Abi.
A ma chre deuxime mre EL YACOUBI Fatima, source de tendresse. Pour tes prires, ton soutien et ta gnrosit. Aucun mot ne saurait exprimer mon immense attachement que je te tmoigne, ma reconnaissance et mon profond amour envers toi. QuALLAH te procure la sant et la longue vie. Je taime Omi Fatima.
A ma chre sur et amie EL KARCHOULI Ikram. QuALLAH soit tes cts et te procure la russite et le bonheur. Je taime ma petite.
A mon cher frre EL KARCHOULI Hamza. QuALLAH te garde, je te souhaite tout le bonheur que tu mrites. Je taime mon cher.
A mes grands-parents : GHAMMAM Allal, RACHADI Fatima, BOUSSAJRA Fatima et la mmoire de mon grand-pre EL KARCHOULI MHamed.
A ma tante GHAMMAM Aicha et sa petite famille, pour leur soutien et leur gnrosit durant ses quatre annes. Merci normment.
A la famille EL KARCHOULI, GHAMMAM, EL YACOUBI. Que je ne pourrais nommer de peur doublier quelquun. Veuillez trouver dans ce travail lexpression de mon attachement et mes affections les plus sincres.
A ma sur dme, mon amie et mon binme CHKIRI Zhor, Merci amie et veuillez trouver dans ce projet lexpression de mon profond attachement.
A mes deux surs dme : TAIYMI Afafe et MATAICH Fatima Zahra.
A toutes mes amies surtout le groupe Best friend for ever . Je vous aime toutes.
A toute promotion ESI Promo 2008-2012 .
Ghizlane
IV
Ddicaces
A mon trs cher pre Ahmed, le premier et le dernier homme de ma vie, source damour, daffection, de gnrosit et de sacrifices. Tu tais toujours l prs de moi pour me soutenir, mencourager et me guider avec tes prcieux conseils. Que ce travail soit le tmoignage des sacrifices que vous navez cess de dployer pour mon ducation et mon instruction. Aucune ddicace ne saurait exprimer lamour et ladmiration que je porte au grand homme que vous tes. Puisse Dieu le tout puissant, vous prserver et vous accorder sant, longue vie et bonheur.
A ma trs chre mre Fatima, source de ma vie, damour et de tendresse qui na pas cess de mencourager et de prier pour moi. Vous mavez toujours aid par vos conseils et vos sacrifices. Puisse Dieu le tout puissant taccorder meilleure sant et longue vie. A mes surs Zineb et Meryem pour leur patience, soutien et leurs sentiments damour aux moments les plus difficiles. Je vous souhaite plein de succs, de joie et de bonheur. Que dieu vous garde et illumine vos chemins. A mon frre Jamal, que Dieu te garde, je te souhaite tout le bonheur que tu mrites.
A ma tante Chrifa, merci pour tous les sacrifices et les efforts que vous a avez fait pour nous. A ma tante Nadia et ses filles Ibtissam, Meryam, et Sanae merci pour votre accueil, votre soutien et votre aide durant toute la priode de mon stage. A ma grande mre Rahma, mon oncle Mohammed et ma tante Aicha pour leur soutien, amour et gnrosit. A mes cousins et cousines A ma chre amie et sur Ghizlane EL KARCHOULI, merci pour ta patience, ta tolrance, et pour les bons moments quon a partag, afin de donner naissance ce projet. A mes meilleures amies, le groupe Best friends for ever . Merci pour les trs bons moments quon avait partag ensemble. Je vous aime toutes.
Je ddie ce travail. Zhor
V
Remerciements
En prambule ce travail, nous souhaitons adresser nos remerciements les plus sincres aux personnes qui nous ont apport leur aide et leur soutien et qui ont contribu llaboration de ce projet de fin dtudes. Nos premiers remerciements ALLAH le Tout Puissant. Nous tenons remercier notre professeur et encadrant Dr.FAYAD El Mustapha qui sest montr lcoute et disponible, ainsi pour linspiration, laide et les conseils fructueux quil nous a prodigues tout au long de la ralisation de ce travail. Nous adressons nos remerciements aussi notre professeur et encadrante Mme. RHANOUI Meryam pour qui nous a accueillies avec toute simplicit, bont et gentillesse. Vous serez pour nous lexemple de droiture et de srieux. Nous remercions galement Mr. EL YAAGOUBI Redouane, qui nous accompagn en la qualit du tuteur tout au long de la priode du stage, par ses services, expriences et orientations, et sans qui, cette priode de stage naurait pu tre aussi enrichissante. Nous remercions aussi tout le personnel de lOffice Rgional de Mise en Valeur agricole du Gharb, surtout le personnel du dpartement des amnagements pour leur disponibilit et leur collaboration durant toute la priode de stage. Nous saisissons cette occasion pour exprimer notre profonde gratitude en vous tmoignant notre reconnaissance et notre respect.
Zhor & Ghizlane
VI
Rsum
Le dpartement des amnagements de lOffice Rgional de Mise en Valeur Agricole du Gharb a pour mission la gnralisation de lirrigation et lamnagement des zones Bour et les Souks, pour ce faire le DAM ncessite des tudes damnagement, des plans, des cartes et des calques qui ne cessent de saccrotre.
Notre travail a pour objectif de concevoir une politique darchivage et de mettre en place une application de gestion lectronique des documents reposant sur un logiciel Open Source, permettant la gestion de lensemble des tudes raliss par le DAM.
Pour y parvenir, trois objectifs ont t fixs :
Etudier lexistant en matire de gestion, dorganisation, de conservation et dexploitation des tudes du dpartement damnagement(DAM) de lORMVAG. Proposer des solutions pour rsoudre les problmes relatifs larchivage des tudes ralises par loffice, et des diffrents plans et calques y affrents. Choisir un chantillon et en appliquer les rgles et normes darchivage et mettre en place une application GED qui facilitera davantage lexploitation du patrimoine archivistique de lORMVAG, notamment les tudes. Les mthodes de recherche utilises afin de rpondre aux objectifs ci-dessus sont linterview informelle auprs au personnel du DAM et lobservation directe.
La combinaison entre les mthodes nous a permis de collecter des informations qui ont servi atteindre les deux premiers objectifs du travail. Les rsultats et les recommandations issues de la revue de la littrature ont contribu aboutir au troisime objectif.
De ce fait, ltude propose des lments dune politique de gestion rationnelle de linformation pouvant perfectionner lorganisation du travail et assurer ainsi une bonne prise de dcision.
VII
Liste des abrviations
Abrviation Dveloppement ORMVAG Office Rgional de Mise en Valeur Agricole du Gharb DAM Dpartement des Amnagements SAM Service des amnagements TTI Troisime tranche dirrigation PTI Premire tranche dirrigation STI Seconde tranche dirrigation GED Gestion lectronique des documents GEIDE Gestion lectronique d'informations et de documents de l'entreprise ISO Organisation internationale de normalisation UNESCO Organisation des nations unies pour lducation, la science et la culture GED Cold GED Computer Output LaserDisc Microfiches COM Microfiches Computer Output Microfilm OCR Reconnaissance Optique des Caractres ANCFCC Agence Nationale de la Conservation Foncire, de cadastre et cartographie APS Avant-projet Sommaire DSA Diagnostic de la situation actuelle APD Avant-projet dtaill PO Projet dexcution PC Plan de classement CC Calendrier de conservation SAE Systme darchivage lectronique ECM Entreprise content management AOP Programmation Oriente Aspects
VIII
Liste des tableaux
N de tableau Description Page 1 Mesure de temprature et de lhumidit des archives 40 2 Inventaire physique des calques 43 3 Inventaire physique des tudes 44 4 Etude comparative des outils GED Open source 50 5 Rles attribus dans lespace Alfresco 61 Liste des figures
N de figure Description Page 1 Dfinition du document 22 2 Dfinition du document lectronique 23 3 Dcomposition dun systme GED 28 Liste des captures
N de capture Description 1 Etapes 1, 2, 3et 4 de linstallation 2 Etapes 5, 6, 7et 8 de linstallation 3 Etapes 9, 10, 11et 12 de linstallation 4 Lemplacement du fichier de commande Startup 5 Page daccueil dAlfresco 6 Tableau de bord dans lespace Alfresco 7 & 8 Cration dun site dans Alfresco 9 Accder lespace documentaire dun site 10 Cration dun nouveau dossier dans lespace documentaire 11 Ajouter un fichier un dossier 12 Cration dun nouvel utilisateur 13 Rejoindre un site dans Alfresco 14 Attribuer un rle un utilisateur
IX
Liste des annexes
N dannexe Description 1 Organigramme de lORMVAG 2 Primtre dtude de dpartement des amnagements 3 Exemple de bordereau de versement 4 Exemple de formulaire dinventaire des tudes 5 Exemple de formulaire dinventaire des calques 6 Exemple de bordereau dlimination 7 Exemple de calendrier de conservation 8 Exemple de fiche de prt 9 Exemple de fiche fantme
X
Table des matires Fiche bibliographique ................................................................................................................ II Ddicaces ..................................................................................................................... III Remerciements ......................................................................................................................... V Rsum .................................................................................................................................... VI Liste des abrviations ............................................................................................................. VII Liste des tableaux ................................................................................................................. VIII Liste des figures ................................................................................................................... VIII Liste des captures ................................................................................................................. VIII Liste des annexes ..................................................................................................................... IX Table des matires .................................................................................................................... X Introduction ......................................................................................................................... - 12 - Enonc de la problmatique ................................................................................................ - 13 - Premire partie : Contexte dtude, mthodologie de recherche et concept de ltude ..... - 14 - Chapitre 1 : Prsentation du contexte de ltude ............................................................ - 14 - I. Prsentation de lOffice Rgional de Mise en Valeur Agricole Gharb (ORMVAG) - 14 - II. Prsentation du dpartement damnagement .................................................. - 18 - Chapitre 2 : Revue de la littrature ................................................................................. - 21 - I. Concepts de base ............................................................................................... - 21 - II. Gestion lectronique des documents (GED) ..................................................... - 23 - Chapitre 3 : Mthodologie de recherche ......................................................................... - 31 - I. Objectifs de la recherche ................................................................................... - 31 - II. Questions de recherche ..................................................................................... - 31 - III. Population cible ............................................................................................. - 32 - IV. Mthodes et instruments de recherche .......................................................... - 33 - V. Envergure de la recherche ................................................................................. - 33 - VI. Dfinitions oprationnelles ........................................................................... - 33 - VII. La valeur de ltude ....................................................................................... - 35 - VIII. Contraintes et limites de la recherche ........................................................ - 36 - Chapitre 4 : Etude de lexistant ...................................................................................... - 37 - I. Les structures organisationnelles ...................................................................... - 37 - II. Identification des archives ................................................................................ - 37 - III. Gestion et lorganisation des archives ........................................................... - 38 - IV. Identification des problmes lis la gestion des archives ........................... - 39 - V. Analyse des besoins .......................................................................................... - 40 - VI. Proposition et suggestion de solutions .......................................................... - 40 -
XI
Deuxime Partie: Mise en place dune politique darchivage ............................................. - 42 - Chapitre 1 : Elaboration dun systme darchivage des documents physiques .............. - 42 - I. Versement des documents ................................................................................ - 42 - II. Linventaire physique ....................................................................................... - 43 - III. Tri et limination ........................................................................................... - 44 - IV. Plan de classement ........................................................................................ - 45 - V. Calendrier de conservation ............................................................................... - 46 - VI. Communication des documents .................................................................... - 48 - Chapitre 2 : Conception dun systme de gestion lectronique des documents ............. - 49 - I. Grille dvaluation des solutions GED ............................................................. - 49 - II. Prsentation du logiciel Alfresco ...................................................................... - 53 - III. Installation et configuration de la solution .................................................... - 55 - Conclusion ........................................................................................................................... - 62 - Bibliographie & webographie ............................................................................................. - 63 - ANNEXES .......................................................................................................................... - 65 -
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Introduction
Lagriculture tait toujours un secteur stratgique pour le dveloppement socio- conomique du Maroc. Ce secteur connait de nombreux programmes de dveloppement agricole et de rformes structurelles afin de contribuer dans la croissance conomique du pays et dassurer sa scurit alimentaire. En effet, loffice rgional de mise en valeur agricole a pour mission dencadrer et dorganiser professionnellement les agriculteurs, grer et maintenir les quipements hydro-agricoles, amnager des terres agricoles et aider au dveloppement rural. Linformation est une ressource indispensable la performance et au dveloppement des organisations quelles que soient leurs tailles, leurs missions, et leurs sphres dactivit.
Ainsi, la bonne gestion dun tel secteur ncessite une bonne prise de dcision, pour atteindre les objectifs prdfinis et accomplir les missions de lorganisme. Toutefois la prise dune bonne dcision repose sur la disponibilit des informations fiables dans le moment opportun. Par ailleurs, labsence dun systme adquat de gestion des informations, constitue une entrave devant lexistence et le bon fonctionnement des entreprises, ce qui implique une connaissance des nouvelles technologies et spcialement une maitrise des outils et techniques de traitement documentaire.
De nos jours, on constate une croissance exponentielle de la masse des archives et des informations et une diversit qualitative des supports qui ont considrablement modifi les donnes de larchivage dans les administrations et les entreprises. Do la ncessit dun systme darchivage qui permet une bonne maitrise des documents et une utilisation optimale pour une prise de dcision performante. Un systme de gestion informatise des archives a pour but dapporter plus de clart et de transparence dans lexercice de la profession archivistique, la diminution du temps dattente et donc lamlioration de la qualit du service. Il est noter que linformatisation ne concerne pas seulement les documents darchives mais aussi les instruments de recherche notamment les plans de classement et les index.
Pour ce faire, la mise en place dune politique darchivage soutenue par une application GED est une solution efficiente qui peut aider grer tous les besoins concernant les documents, leur gestion et leur utilisation.
En effet notre travail sest tal sur deux parties, la premire comprend le contexte de ltude, la mthodologie de recherche, la revue de littrature ainsi que ltude de lexistant. Et la deuxime prsente la stratgie suivie pour la mise en place de la politique darchivage afin de rsoudre les problmes lis la gestion des archives du DAM.
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Enonc de la problmatique
Linformation et la prise de dcision sont en troite relation dans la mesure o les dcideurs ou bien les acteurs de toute organisation ne peuvent jamais accomplir une activit sans que linformation soit pntrable et la porte au bon moment. Cependant, les archives du Dpartement des Amnagements de lORMVAG notamment les tudes et les calques ne font lobjet daucune activit de gestion et de traitement, ceux-ci sont stockes dans un local qui ne dispose pas des conditions adquates de conservation dun fonds darchives qui saccroit de plus en plus. Ainsi les usagers perdent leur temps et nergie en passant des heures et parfois des jours dans la recherche dun dossier. Donc, on constate labsence totale dune politique darchivage qui se concrtise dans labsence :
Dune procdure de traitement, de gestion et de circulation des documents. Des instruments de recherche de reprage et de consultation de ces documents. Des conditions favorables de conservation et de prservation des tudes et des calques. Des normes et rgles de conservation, de traitement, et de communication. Devant cette situation, il est primordial dimplanter un systme darchivage qui va assurer une gestion rationnelle des documents au sein du DAM pour pallier ces entraves en vue daccrotre sa productivit et son rendement en rduisant de faon tangible le temps de recherche, de reprage, daccs, et de partage de linformation.
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Premire partie : Contexte dtude, mthodologie de recherche et concept de ltude
Chapitre 1 : Prsentation du contexte de ltude
Pour tre en mesure de mener un projet quel que soit sa taille et sa nature, il importe dacqurir une excellente connaissance de lenvironnement interne et externe de lorganisme, ainsi tous les partenaires censs produire ou utiliser les documents dans le cadre de leurs fonctions. Cest pour cette raison quon commence notre projet par une analyse en profondeur du Ministre dAgriculture et de la Pche Maritime, lOffice Rgionale de Mise en Valeur Agricole du Gharb et le dpartement des amnagements lobjet de notre tude.
I. Prsentation de lOffice Rgional de Mise en Valeur Agricole Gharb (ORMVAG)
LORMVAG est un tablissement public dot de de personnalit civile et de lautonomie financire. Sa cration est rgie par le Dcret royal n 830-66 du 07 Rajab 1386 (22 octobre 1966) et plac sous tutelle technique du Ministre de lagriculture et des pches maritimes et sous tutelle financire du Ministre des finances. 1. Politique et missions LORMAVG est habilit promouvoir ou de poursuivre dans sa zone daction les amnagements hydro-agricoles et de mise en valeur. Il entreprend dune manire gnrale les actions qui visent amliorer la productivit agricole et le dveloppement du monde rural. Il est charg de favoriser la mise en valeur des exploitations agricoles. Il ralise les oprations dcides par le Gouvernement en matire foncire et de mise en valeur, en particulier sur le patrimoine de lEtat et des collectivits.
Dune manire gnrale, loffice a la responsabilit de lensemble des actions de mise en valeur dont principalement lquipement hydro-agricole, lamnagement des terres, lencadrement des agriculteurs, la vulgarisation des techniques modernes de production, la promotion des productions vgtales et animales et des actions de dveloppement socio- conomique. Loffice soccupe galement de la gestion de lexploitation et de la maintenance des ouvrages hydrauliques et des rseaux dirrigation.
2. Axes dintervention
Les interventions de loffice sont axes principalement sur : Lamnagement foncier; Lamlioration des structures foncires; La mise en uvre des projets de mise en valeur en zones Bour;
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La lutte contre lanalphabtisme; Le dveloppement de projets gnrateurs de revenus au profit de la femme rurale; La promotion des entreprises de prestation de services agricoles et encouragement des investissements dans le primtre.
3. Organisation et structure de lORMVAG
LOffice Rgional de Mise en Valeur Agricole du Gharb comprend, outre la Direction, le Service de lAudit Interne et de Contrle de Gestion et le Service des Moyens Gnraux, Cinq Dpartements au niveau du sige et des Arrondissements au niveau local. LAdministration centrale est compose des structures suivantes: Au sige de loffice, outre le Secrtariat et le Bureau dOrdre ;
3.1.Service de lAudit Interne et du Contrle de Gestion
Ce service est plac sous lautorit du directeur de lOffice Rgional de Mise en Valeur Agricole du Gharb et en conformit avec les textes en vigueur, il est charg de :
Examiner et valuer le systme de contrle interne en vue damliorer le fonctionnement global de lOffice en troite collaboration avec lensemble des responsables ; Dtecter les forces et les faiblesses apparentes de lorganisation, et tablir le programme de vrification portant sur les faiblesses constates ; Etablir le rapport daudit sur les insuffisances constates et les recommandations damlioration et suivre la mise en place de ces recommandations, et mettre jour, en liaison avec les diffrents responsable, le manuel de procdure ; Participer et coordonner les oprations dinventaire du patrimoine en liaison avec les responsables des diffrentes fonctions ; Etablir priodiquement les indicateurs de gestion et les tableaux de bord destins la Direction et la tutelle ; Etablir priodiquement les rapports de contrle de gestion avec recommandation dactions ; Analyser les rsultats et les performances des diffrents dpartements ; Etablir les rapports dactivits de lOffice destins au Conseil dAdministration de lOffice.
3.2.Service des Moyens Gnraux Ce service est charg sous lautorit du directeur de lOffice Rgional de Mise en Valeur Agricole du Gharb et en conformit avec les textes en vigueur de : Satisfaire les besoins des diffrentes fonctions en moyens de fonctionnement dans les conditions optimales de prix, de qualit et de dlais ; Connatre en permanence et suivre lvaluation de ltat des stocks des diffrentes matires, pices de rechange, fournitures et matires consommables, et dclencher le processus de commande en fonction de ltat des stocks ;
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Contrler les oprations immobilires institues par les textes en vigueur, instruire les dossiers dexpropriation, grer les affaires administratives de lOffice et, tenir jour linventaire du patrimoine de lOffice ; Grer les moyens gnraux de lOffice : la documentation, le reprographie des documents, latelier de reproduction, et le standard tlphonique ; Assurer lentretien des btiments administratifs, des logements, des vhicules, des matriels et mobilier de bureau. 3.3.Dpartement des Ressources Humaines
Ce service est charg sous lautorit du directeur de lOffice Rgional de Mise en Valeur Agricole du Gharb et en conformit avec les textes en vigueur concernant la gestion du personnel de :
Concevoir et coordonner la mise en uvre de la politique de gestion des ressources humaines de lOffice sous tous ses aspects (politiques salariale, formation, recrutement, licenciements ) ; Suivre et valuer le personnel en liaison avec lensemble des services, prparer et grer les plans de formation annuels et les plans de carrire ; Veiller lutilisation optimale du personnel dans les diffrents services et de proposer toutes les mesures favorisant leurs conditions de travail.
3.4.Dpartement de la Planification et des Finances
Ce service est charg de lamlioration de linformation comptable et financire. A ce titre il est charg de :
Planifier les actions qui dcoulent des missions globales assignes lOffice dans le cadre du plan de dveloppement et en assurer leurs budgtisation ; Suivre et valuer les actions dveloppes par les diffrents dpartements ; Appliquer la politique financire et comptable et assurer la gestion financire de lOffice ; Coordonner et assurer les travaux darrts comptables et de consolidation des tats financiers ; Concevoir et assurer le fonctionnement du systme dinformations comptables et financires ; Assurer lharmonisation et la mise en uvre du systme informatique.
3.5.Dpartement des Amnagements
Le dpartement damnagement est un dpartement oprationnel qui prvoit : La gnralisation de lirrigation, lamnagement des zones Bour, lquipement communal concernant ladduction deau potable ; rseaux de pistes et dlectrification ; ainsi que lamnagement des souks, de plus lorganisation de lhabitat dans la zone daction concerne. Ce travail ncessite un certain nombre de documents de diffrents types et natures savoir : Des plans (plan des zones daction) ; Des cartes, des calques ; Des rapports dtude de terrain.
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3.6.Dpartement de la Gestion des Rseaux dIrrigation et de Drainage
Ce service est charg dassurer le service de leau dans les meilleures conditions techniques et conomiques au bnfice des usagers, conformment aux objectifs initiaux du projet damnagement, et la prennit du patrimoine hydro-agricole. A ce titre il est charg de :
Grer les ressources en eau alloues aux primtres dirrigation et assurer le service de leau aux usagers en fonction des disponibilits ; Veiller sur la maintenance des ouvrages des quipements des rseaux et leur utilisation optimale. 3.7.Dpartement du Dveloppement Agricole
Ce service a comme objectifs, dans la zone de lOffice de :
Transfrer le savoir-faire de lOffice en matire de Dveloppement Agricole aux exploitants agricoles ; Appliquer les orientations de politique gnrale du Ministre de lAgriculture et de la Rforme Agraire ; Dvelopper la mise en valeur des exploitations agricoles en aidant amliorer leur gestion technique et leur rentabilit ; Dvelopper la production animale et assurer la protection sanitaire du cheptel ; Dvelopper laccs des exploitants agricoles aux techniques modernes de culture, dlevage et de gestion, aux encouragements et subventions procurs par lEtat ; Assurer le suivi-valuation des volutions essentielles des exploitations agricoles ; Assurer le suivi continu des conditions de commercialisation des productions animales et vgtales, notamment des prix des produits agricoles, pratiqus au niveau des diffrents marchs et les communiquer aux exploitations agricoles ; Dvelopper des conventions avec lenseignement et la recherche agricole portant sur le dveloppement de la recherche agricole applique, des techniques de productions, et lorganisation des stages mutuels ; Dvelopper la communication et la diffusion de linformation agricole par radio au profit des exploitations agricoles.
3.8.Arrondissements et les Centres de Dveloppement Agricole
Ils sont en nombre de Cinq Arrondissements ils grent lexcution des programmes assigns par le dpartement et le budget de fonctionnement correspondant. Les spcialistes matires, constituant les quipes pluridisciplinaires, encadrent et forment les conseillers agricoles, ils assurent des visites frquentes des exploitations agricoles et prennent le relais des conseillers dans les cas des exploitations bon niveau de technicit. De mme quils sont tenus dassurer les contacts requis avec les tablissements de lenseignement et de la recherche agricoles, dans le cadre de conventions tablies par le dpartement en vue de sinformer de lvolution des techniques et de la technologie agricoles. Ces contacts revtiront plusieurs formes notamment des stages et des visites mutuelles au profit des agriculteurs. Il sagit des arrondissements de :
3.9.Arrondissements et les Centres de la Gestion des Rseaux dIrrigation et de drainage
Ils sont en nombre de Quatre Arrondissements ils entreprennent des actions visant lamlioration des conditions dutilisation de leau et le cot de sa mise disposition. Ils veillent la protection de la qualit des eaux et de lenvironnement en gnral. Il sagit des arrondissements de :
BEHT MECHRAA BEL KSIRI SOUK EL ARBAA SIDI ALLAL TAZI
II. Prsentation du dpartement damnagement 1. Missions et attributions
Le dpartement des amnagements est charg de la mise en uvre des programmes dquipement hydro-agricole, de viabilisation du milieu rural en zone Bour notamment, et de lamlioration foncire en vue de lever un certain nombre de contraintes physiques au dveloppement de lagriculture. A ce titre il est charg de :
Entreprendre et superviser les tudes de base et de dtail des projets damnagement dans la zone daction de lOffice ; Raliser les travaux dquipement hydro-agricole, damliorations foncires et dinfrastructure rurale selon les rgles de lart. et conformment au programme retenu ; Entreprendre et superviser les travaux de rhabilitation des ouvrages et des quipements ; Assurer le rle de conseil et dassistance aux agriculteurs et aux collectivits locales.
2. Organisation et services
Le dpartement se compose outre du secrtariat, dun bureau administratif et des marchs, de deux services et dun arrondissement damnagement des secteurs rcemment quips Est1 et Est4. Les attributions de chaque entit peuvent tre rsumes comme suit : 2.1.Bureau administratif et des marchs (BAM)
Ce bureau est Charg de :
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Des tches administratives lies lexercice de la fonction ; Du suivi des procdures de llaboration des marchs, de leur lancement et de leur jugement ; Du suivi des procdures de llaboration des marchs, de leur approbation et de leur excution (ordres de service, cautions, dcomptes, situation etc.) De larchivage de tous les documents se rapportant chaque march.
2.2.Service Ingnierie (SIG)
Ce service est charg de : De planifier, programmer et superviser les tudes damnagements hydro-agricoles conformment aux orientations de la politique damnagement arrte par le Ministre de lAgriculture ; Dinstruire les dossiers de qualification des entreprises intervenant dans le secteur de lamnagement hydro-agricole. Pour laccomplissement de ces missions outre le secrtariat, le service comprend 3 bureaux : Bureau des Etudes ; Bureau des Travaux ; Bureau de Topographie. Le chef du bureau des travaux fait partie de la commission permanente charge de lexamen des dossiers dirrigation localise.
2.3.Service des Amnagements (SAM)
Ce service est charg de : De conduire toutes les oprations de remembrement et les projets de mise en valeur en Bour ; Dexaminer les demandes de construction en milieu rural et les documents et projets durbanisme et ce pour les localits entrant dans la zone daction de lORMVAG. Son rle consiste veiller sur la protection et la sauvegarde du potentiel agricole contre des usages non agricoles et ce conformment la rglementation en vigueur. Dans ce cadre, loffice est reprsent par deux techniciens au niveau du guichet unique instaur au niveau de lAgence Urbaine Kenitra/Sidi Kacem ; Dtablir les dossiers techniques dexpropriation pour cause dutilit publique et doccupation temporaire ; Dlaborer les tats dindemnisation inscrits dans le cadre des interdictions de mise en cultures des secteurs amnager ; Dinstruire les demandes de plans de constructions dlevage. 3. Primtre des tudes
Les tudes ralises par le DAM porte sur un primtre divis en quatre tranches :
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Premire tranche dirrigation ; Deuxime tranche dirrigation ; Beht ; Troisime tranche dirrigation ; Dans le but de faciliter les tudes et mieux cerner le primtre, chacune de ces tranches se compose de parties appeles zones et ces zones sont devises en secteurs. Pour chaque secteur, le DAM mne un ensemble dtudes, ces tudes peuvent porter sur une ou plusieurs de composantes damnagement, savoir : Station de pompage (lectromcanique/ gnie civil) ; Adduction ; Canal principal ; Rseau dirrigation ; Rseau dassainissement ; Drainage ; Nivellement ; Pistes agricoles. Ainsi ces tudes sont ralises sur des tapes ou phases appeles aussi missions, notamment : Diagnostic de la situation actuelle Projet de mise en valeur agricole Avant-projet sommaire Avant-projet dtaill Projet dexcution Dossier de consultation des entreprises Equipement hydro-agricole Tous les renseignements recueillis facilitent le processus dvaluation des besoins en matire de gestion des documents de lORMVAG en gnral, des tudes et des calques du DAM en particulier, ainsi que lidentification des solutions appropries.
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Chapitre 2 : Revue de la littrature
Dans le prsent projet, on est appel bien dterminer les concepts sur lesquels on va travailler travers des dfinitions prcises et concises. Une attention particulire devrait tre accorde aux concepts relatifs larchivistique en prenant en compte les notions de linformation, du document, darchives, et du document lectronique. Ainsi les termes, principes, mthodes et techniques lis la gestion lectronique des documents, la conception et la mise en place dune application GED au sein dun organisme.
I. Concepts de base 1. Notion de linformation
Linformation est un lment de base, on doit le dfinir et tudier ses sources, ses types et les supports de cette information. Linformation est une donne, transforme et structure sous une forme conventionnelle et intelligible pour tre insre dans une dynamique de diffusion et/ou dchange (pour tre communique). Linformation seule nest pas un savoir, pour quelle le devienne, il lui faut des structures conceptuelles qui la supportent et lui donnent du sens. Linformation nest pas neutre, elle est toujours charge dintentions dtermines tant par la volont consciente de celui qui lemploi que par sa culture, sa morale, son idologie, les moyens physiques, institutionnels, les comptences et capacits humaines mises contribution pour la crer, lchanger et la diffuser (elle est donc influence par la communication). Linformation nest pas fige. Le temps et le contexte dans lesquels elle est change et analyse peuvent modifier sa valeur et linterprtation quon en donne, de mme que les diverses influences voques prcdemment. 2. Notion du document
Selon la dfinition donne par lOrganisation Internationale de Normalisation (ISO), un document est un ensemble form par un support et une information, gnralement enregistre de faon permanente et tel qu'il puisse tre lu par l'homme et la machine. Le document est un objet autonome permettant de diffuser des informations dans le cadre dun processus identifi sur un support donn. 1
Les documents sont reprsents sous plusieurs reprsentations : Papier Electronique : lisible sur un cran. Soit cr initialement sous une forme numrique ou rsulte dun processus de numrisation partir dun document papier. Multi mdia : regroupe plusieurs type de mdia tels que : son, image, texte, vido.
1 Diffusion de contenus et de documents sur Internet - Thomas Dechilly Publier sur Internet - ADBS ditions.
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Figure 1: Dfinition du document
3. Notion darchives 3.1.Dfinition des archives
La dfinition des archives se doit dtre assez large pour englober les archives quelle que soit leur prsentation matrielle, tant au niveau de la forme quau niveau du support. Ainsi la dfinition admise par la profession et normalise par lUNESCO dfinit les archives en fonction de lobjet ou de la provenance. Cest ainsi quelles sont dfinies comme lensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matriel, produits ou reus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou priv, dans lexercice de leur activit. La conservation de ces documents est organise dans lintrt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou prives, que pour la documentation historique de la recherche .
3.2.Rle des archives dans lentreprise
Les archives constituent la mmoire de lentreprise, elles reprsentent les activits ralises dans le cadre dune affaire ou dun ensemble daffaires. Les dfinitions donnes par la littrature incitent sur la ncessit de la conservation des archives pour la justification des droits, la recherche scientifique et historique et pour la sauvegarde du patrimoine. La conservation des archives permet une bonne gestion et organisation de lensemble des donnes et informations circulant dans ces archives et par consquent une prise de dcision efficace et efficiente. Larchiviste amricain Theodore R.Sechellenberg dfinit deux valeurs essentielles des archives : la valeur primaire et la valeur secondaire, la premire correspond aux valeurs administratives, lgales et financires autrement dit les raisons pour lesquelles ces archives existent. La deuxime valeur reflte les valeurs dinformation, du tmoignage et de recherche cest--dire la finalit des documents darchives.
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4. Notion du document lectronique
Le document lectronique est : Un lieu de composition et dassemblage de fragments documentaires divers Une plate-forme partir de laquelle peuvent tre drivs de nombreux supports matriels. Le document lectronique est un fichier : Cod en binaire Non lisible directement (ncessite un PC + logiciel) Obtenu par numrisation (dmatrialisation), par saisie au clavier (fichier natif) ou bien par dition de sortie (facturation, reporting, ).
Figure 2: dfinition du document lectronique II. Gestion lectronique des documents (GED) La prsente partie a pour but de clarifier les notions et les concepts relatifs la GED, dapprofondir les connaissances lies un systme GED, sa conception et sa mise en uvre. 1. Dfinition de la GED
La GED, gestion lectronique des documents, ou GEIDE gestion lectronique dinformations et de documents existants, est un ensemble doutils et de techniques permettant la dmatrialisation, le classement, la gestion et le stockage des documents partir dapplications informatiques dans le cadre normal des activits dune entreprise. La GED peut tre dfinie comme tant le systme informatique compos de matriels et logiciels qui permet de traiter, de consulter et de diffuser des documents non matrialiss sur un support classique .
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2. Objectifs de la GED 2
2.1.Objectifs lis au stockage Rduction du volume de transactions et de lencombrement ; Accroissement de charge ; Diminution des risques (vols, incendie, pertes) ; Diminution des duplications. 2.2.Objectifs lis la gestion Diminution des dlais de recherche ; Accs linformation par critres multiples ; Amlioration de la confidentialit ; Rduction des cots de consultation et restitution. 2.3. Objectifs lis la diffusion Diffusion interne ou externe ; Amlioration de laccs linformation et de sa pertinence ; Scurit daccs ; Accs partag ; Accs distant ; Dcentralisation du traitement. 2.4.Objectifs de communication et de coopration Travail collaboratif ; Communication, structure des changes ; Procdures dorchestration des changes. 3. Applications GED Les solutions GED peuvent faire lobjet de diffrentes classifications mais par souci de simplification, nous navons retenu que cinq grandes catgories reconnues par les spcialistes, notamment : GED Bureautique ; GED documentaire ; GED image ; GED COLD ; GED administrative. 3.1.GED Bureautique
La GED bureautique permet la gestion des documents bureautiques vivants de lentreprise, sous leur forme dchange et de flux entre les postes de travail producteurs. Les solutions de GED de cette catgorie doivent prsenter les caractristiques suivantes : Intgration forte de lenvironnement de productivit, tant en terme darchitecture technique que fonctionnelle, loutil GED peut tre peru comme llment fdrateur des changes documentaires au sein du groupe de travail : gestion de la traabilit des
2 Prax, Jean-Yves. Larcher, Simon. La gestion lectronique documentaire. Paris : Dunod, 2004.
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flux sur un rseau, archivage automatique avec gestion des versions successives dun document (versioning), filtres dinter-compatibilit des fichiers, scurit ; Trs grande facilit dutilisation au moment de la production : lindexation doit se faire en quelques secondes, et au moment de la recherche : critres simples, consultation par viewer universel ; Gestion de document vivants : liens dynamiques vers le document natif, versioning ; Intgration de fonctions de messagerie, annotations, workflow qui permettent denrichir le document, de le faire vivre au sein dun flux du travail. 3.2.GED documentaire
La GED documentaire gre les documents de rfrence de lentreprise. Lobjectif est de constituer une mmoire organisationnelle qui prend en compte les acteurs et les contextes. A cet effet la GED documentaire doit laborer un langage dindexation gnralement au travers dun thesaurus, qui soit la fois gnrique pour que la smantique soit partage par tout le monde, et spcifique pour que le moteur de recherche soit prcis et pertinent. Le processus dindexation des documents tant plus lourd que dans le cas de la GED bureautique, il est souvent ncessaire dorganiser une fonction de collecte qui ncessite des comptences de documentaliste, savoir la conception de thesaurus, liste permute de mots- cls, slection des documents rfrentiels La recherche et la consultation se font, en revanche, depuis les postes clients et doivent tre assez simples. 3.3.GED Cold Sous lappellation GED-Cold (Computer Output LaserDisc) sont regroups les programmes et les applicatifs conus pour grer des fichiers spools gnrs par des ordinateurs centraux ou des systmes transactionnels. Il sagit de factures, de bons de livraison, de fiches de paie, etc. La GED-Cold complte ou remplace les ditions traditionnelles de microfiches COM (Computer Output Microfilm) ou les listings. Une solution de GED-Cold comprend plusieurs modules logiciels permettant lextraction de donnes de fichiers spools(en connexion directe avec un ordinateur central ou par lecture dun support de stockage temporaire). Le logiciel de GED-Cold indexe les donnes du fichier spool selon les critres propres lapplication. Ces donnes enrichissent une base de donnes sur laquelle lusager pourra ensuite effectuer des recherches multicritres. Les applications de GED-Cold sont dun usage beaucoup plus souple que les microfilms/microfiches COM ou les listings. Elles rendent possibles la consultation slective dinformation en quelques secondes et le partage des fichiers entre plusieurs utilisateurs. 3.4.GED image Le terme GED-image regroupe toutes les applications de GED grant des images ou des documents numriss.
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Cette segmentation est purement formelle car un mme logiciel est en gnral capable de grer la fois des images et des fichiers issus de traitement de textes, de tableurs, etc. Pour capturer les images, il existe plusieurs mthodes qui dpendent de la nature des documents et des besoins de lapplication. On peut numriser des documents laide de scanners, importer des fichiers dj existants (exemple de photo-CD) ou capture des images partir dune camra vido couple une carte de numrisation place dans le micro- ordinateur. 3.5.GED administrative La GED administrative permet de procder au classement de documents administratifs les plus divers (factures, fiches techniques, bons de commande, formulaires, devis...) sous forme de fichiers numriss qui pourront tre ventuellement diffuss via le rseau interne de l'entreprise. Elle est souvent associe une LAD (Lecture Automatique des Documents). 4. Infrastructure dun systme GED Linfrastructure dun systme GED comprend les lments suivant : Un rseau informatique et des moyens de communication : cest un rseau gnral dentreprise avec des outils de communication internes (accs aux applications informatiques et mulation de terminaux, transferts de fichiers, messagerie interne, etc.) et externes (passerelles fax, tlex, accs des messageries publiques, accs des banques de donnes externes, etc.); Des dispositifs matriels et/ou logiciels appels serveurs dont lobjet est doffrir des services lensemble des usagers internes et externes de lentreprise (services dimpression, de sauvegarde de donnes, de bureautique, dapplications informatiques, de bases de donnes, etc.) ; Des postes client spcialiss en fonction de lutilisateur, ce sont les postes de travail dont lentreprise est quipe. Cette infrastructure est organise selon des choix et des rgles darchitecture par exemple une architecture de type client- serveur . 5. Etapes fonctionnelles de la GED 5.1.Lacquisition des documents Le premier maillon de la chane de GED est lacquisition numrique afin de grer linformation par ordinateur, elle doit tre disponible sous forme numrique (suite de bits 0 ou 1). Nous nous retrouvons devant trois possibilits dacquisition des documents: Acquisition directe de linformation en mode numrique : soit une faon plus simple (saisie directe de texte sur traitement de texte) soit une faon plus sophistiqus (acquisition graphiques sur table traante); Conversion en numrique de documents analogiques : il sagit l deffectuer une conversion en faisant appel diffrentes technologies : scanner, carte de numrisation et ce selon les supports analogiques concerns. Collecte et assemblage de documents dj numriques : il sagit dune information numrique mais souvent parpille sur diffrents postes et serveurs, et surtout disparate dans son format et dans sa forme. Le travail est ax sur la conversion de format.
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5.2.Enregistrement des documents Une fois acquis, les documents doivent tre enregistrs en leur attribuant une rfrence (nom de fichier, numro, cote alphanumrique, dates extrmes) en fonction des rgles de gestion de l'organisme et en rpondant des utilisations diffrencies du document (cration de copie rvisable, de copie de diffusion). 5.3.Classement des documents Lorsqu'un document est enregistr dans le systme de gestion, il doit pouvoir tre facilement rcupr. Il est donc index selon ses mtadonnes (type de fichier, date d'ajout, responsable de l'ajout) et son contenu (recherche en texte intgral ou par descripteur). 5.4.Indexation des documents Lindexation dun document consiste dcrire le document dans le but de permettre une exploitation rapide et facile sans ncessairement recourir la consultation du document lui-mme. On distingue : L'indexation par type en utilisant les mtadonnes (catgorie, auteur, titre, date...) du document ; Lindexation par mots-cls : Il s'agit de slectionner et de rpertorier les termes qui apparaissent le plus souvent et qui se rapportent au document dans une liste de mots prdfinie appele thesaurus ; Lindexation en full text (ou texte intgral) consiste lire les documents numriss dans leurs intgrit par des logiciel dOCR (reconnaissance optique des caractres). 5.5.Stockage et conservation des documents Le stockage et la conservation sont impratifs pour garantir l'intgrit, la scurit et la sauvegarde des documents dans un systme GED. Ils doivent tre tudis avec minutie avant de choisir le type du priphrique du stockage. Le stockage seffectue en fonction des types des documents, de leur frquence dutilisation, de la dure de conservation et aussi de limportance stratgique de linformation circule dans ces documents. 5.6.La recherche et la consultation des documents Lune des finalits essentielles dun systme GED est de rechercher des documents dans le but dune restitution, dune consultation ou dune modification. La qualit et la rapidit de la recherche dpendent de la qualit de lindexation et de lacquisition. La recherche dans un systme GED peut se faire soit par : Le biais dune requte de recherche ; Le biais dun navigateur ou technique hypertextuelle ; Le biais dune navigation en plein texte (en texte intgrale). La recherche est soumise aux contrles daccs, un systme GED doit offrir une gestion forte des droits d'accs (lecture, modification, suppression, cration). Ces droits sont alors attribus des personnes et des groupes de personnes prdfinis en fonction de leurs tches et leurs postes administratifs.
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5.7.La diffusion des documents Les documents ont souvent vocation tre diffuss, sous forme lectronique ou aprs impression. Il faut dans certains cas les transformer et les faire valider avant cette diffusion. La diffusion des documents recouvre plusieurs technologies, pouvant tre combins selon le besoin. Elles comprennent laffichage cran, limpression et les diffrentes formes de communication sur rseau, comme la messagerie ou le Workflow.
Figure 3 : la dcomposition dun systme GED 3
6. Phases dimplantation dun projet GED La russite dun projet GED repose essentiellement sur une dmarche mthodologique suivie, rationnelle et rigoureuse. Les phases de la mise en place dun systme GED peuvent tre rsumes comme suit : Ltude de lexistant ; Critique et analyse de lexistant ; Ralisation du diagnostic ; Choix de la solution (loutil) ; Installation de la solution (le logiciel) ; Paramtrage du logiciel afin de ladapter aux besoins de lorganisme ; Tester la solution pour vrifier les fonctionnalits du logiciel et leurs adaptations aux besoins ; Formation de lensemble des usagers (utilisateurs et administrateurs) ;
3 Cours de Mme. Daoudi : ECM. 4ACI.
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Exploitation et maintenance. Limplantation dun systme GED exige la constitution de deux comits : Comit du pilotage : prend les dcisions, pilote et conduit toutes les phases du projet ; Comit de suivi : excute le projet, planifie le travail des excutants. 7. Les outils dchange 7.1.Workflow La GED (gestion lectronique de documents) rationalise les processus de traitement des documents. Elle est un partenaire du dveloppement de workflows formaliss dans l'entreprise. Un workflow (ou flux de travail) dcrit et formalise toutes les tapes d'un processus et les flux d'informations associs. Un workflow n'est pas ncessairement linaire. Il peut contenir des embranchements et des boucles accompagnes de conditions. Par abus de langage, le terme de workflow peut aussi dsigner le logiciel permettant d'excuter ces flux.
Il est considr comme un enchainement de tches, initi par un vnement dclencheur, possdant des boucles et des tests conditionnels et visant la production dun produit final. Le processus est compatible aux structures et aux fonctions de lentreprise. Les workflows sont applicables de nombreux niveaux dans une entreprise : Workflow pour l'criture d'un rapport : criture, corrections, validation des corrections, validation du document, signature, diffusion, Workflow pour la gestion d'une non-conformit : dclaration de la non-conformit, validation, correction, validation de la correction, Workflow pour la GED : cration, stockage, diffusion, archivage, destruction.
7.2.Groupware Le Groupware est un concept qui dsigne la fois le processus humain et organisationnel du travail en groupe et les outils technologiques ncessaires pour laccomplissement de ce travail. LAFCET 4 parle de collecticiel quelle dfinit ainsi : Un ensemble de techniques et de mthodes qui contribuent la ralisation dun objectif commun plusieurs acteurs, spars ou runis par le temps et lespace, laide de tout dispositif interactif faisant appel linformatique, aux tlcommunications et aux mthodes de conduite de groupe. Le Groupware est donc un concept polymorphe, cest--dire qui vise plusieurs objets, et utilise plusieurs outils, les principaux tant : La messagerie, Lagenda de groupe,
4 AFCET : Association franaise pour la cyberntique conomique et technique
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Le partage dinformation, La confrence lectronique. Les outils du Groupware apportent au travail en groupe une somme de bnfices : Le travail asynchrone ; Le travail distance ; La rutilisation des donnes changes ; La communication de n personnes n personnes. Ces bnfices qui les dmarquent des outils traditionnels du travail de groupe runion physique (contraintes de lieu et de temps), tlphone (synchrone, limite en nombre de personnes et sans rutilisabilit), tlcopie (non rutilisabilit).
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Chapitre 3 : Mthodologie de recherche
I. Objectifs de la recherche
Notre travail a pour objectif la mise en place dune politique darchivage ainsi que lintgration dun module de gestion lectronique pour les dossiers darchives au sein du dpartement damnagement de lORMVAG. Les objectifs de la prsente tude sarticulent autour des axes suivants : Etudier lexistant en matire de gestion, dorganisation, de conservation et dexploitation des tudes du dpartement damnagement(DAM) de lORMVAG. Proposer des solutions pour rsoudre les problmes relatifs larchivage des tudes ralises par loffice, et des diffrents plans et calques y affrents. Choisir un chantillon et en appliquer les rgles et normes darchivage et mettre en place une application GED qui facilitera davantage lexploitation du patrimoine archivistique de lORMVAG, notamment les tudes. II. Questions de recherche Latteinte des objectifs prcits et la bonne conduite de ce projet reposent sur la rponse un certain nombre de questions, notamment : Questions relatifs au premier objectif : Etudier lexistant en matire de gestion, dorganisation, de conservation, et dexploitation des tudes du dpartement damnagement (DAM) de lORMVAG.
Existe-t-il des normes ou des textes rglementaires rgissant lorganisation et la gestion des tudes ralises pour le dpartement damnagement au sein de lORVAG ? Quels sont les moyens humains affects la gestion des tudes et des plans du point de vue nombre et profil ? Comment se prsente le local de conservation des tudes et des plans et calques ? Quel quipement de classement et de conservation des tudes et plans utilise- t-on ? Est-il adquat pour le rangement des tudes et des plans et calques ? Quel est le volume des tudes conserves au sein du local ? Quelles sont les oprations de traitement effectues sur les tudes et les plans et calques ? Quel est le type de classement adopt ? Quels sont les instruments utiliss pour le reprage de linformation contenue dans les tudes ? Comment se fait la communication des tudes et des plans et calques ? Quels sont les oprations de tri et dlagage effectues sur les dossiers des tudes ? Quelles sont les conditions de conservation des tudes et des plans et calques ?
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Questions relatifs au deuxime objectif : Proposer des solutions pour rsoudre les problmes relatifs larchivage des tudes ralises pour loffice, et des diffrents plans et calques produits dans le cadre de ces tudes. Quelles sont les suggestions formules par les utilisateurs pour une meilleure gestion des tudes et des plans et calques ? Quels sont les moyens humains indispensables pour la gestion des tudes et des plans et calques ? Quelles sont les procdures de traitement mettre en place ? Quel serait le plan de classement le plus adquat une gestion rationnelle des tudes et des plans et calques ? Quelles stratgies de slection, danalyse, de tri et dlimination appliquer aux tudes et aux plans et calques ? Quel est le systme de communication qui serait le plus adquat et le plus performants pour la gestion des tudes et des plans et des calques ? Quelles sont les conditions ncessaires la bonne conservation des tudes et des plans et calques ?
Quels sont les producteurs et utilisateurs de linformation et des pices constituant les tudes ? Quelles sont les catgories dutilisateurs des tudes et des plans et calques ? Quelles sont les procdures administratives de cration et dutilisation des tudes et des plans et calques ? Quelle est la frquence dutilisation des tudes et des plans et calques ? Quels sont les obstacles utiliss lors de leur utilisation ?
Questions relatifs au deuxime objectif : Choisir un chantillon et en appliquer les rgles et normes darchivage et mettre en place une application GED qui facilitera davantage laccs ces documents. Quels sont les critres de choix de lchantillon ? Quels sont les rgles et les normes choisies pour appliquer la politique darchivage pour les archives du dpartement de lamnagement ? Quels sont les critres de choix de la solution GED ? III. Population cible
La population objet de notre tude est reprsent par le personnel du dpartement des amnagements y compris le service charg darchiver les tudes et les plans raliss par le DAM, aussi les partenaires de lORMVAG notamment les socits qui soccupent de la ralisation des tudes et des calques, ainsi quautres organismes publiques telle lAgence National de la Conservation Foncire ,du Cadastre et de la Cartographie ( ANCFCC), sans oublier les agriculteurs qui demandent rgulirement les plans et les calques auprs du dpartement.
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IV. Mthodes et instruments de recherche Pour rpondre aux questions de recherche, nous avons commenc par une visite du dpartement des amnagements (DAM), et on a pu relever les diffrentes carences qui existent au niveau des moyens matriels et humains. Deux moyens ont t utiliss pour cette fin : 1. Lobservation directe Lobservation directe permet de focaliser lattention sur le personnel, le matriel et les moyens disponibles dans le dpartement, elle permet de recueillir les informations utiles pour rpondre aux questions de recherche. Dans notre cas, il sagit dune simple visite aux deux salles darchives (Salle des calques, et celle des tudes) o lobservation est le seul moyen qui permet lobtention de linformation sur lexistent en ce qui concerne ltat des documents, ltat des locaux, ltat du matriel de rangement et le classement des documents. 2. Enqute par entretien Lentretien est une technique permettant dlaborer un rapport de communication verbale entre deux personnes, lenquteur et lenqut, afin de recueillir des informations relatives un objet prcis. Lentretien a t men auprs du chef de dpartement DAM, du chef du service des amnagements (SAM) et des fonctionnaires responsables du dpt darchives. Cet entretien nous a permis de complter linformation, recueillie par le biais de lobservation directe, sur ltat des documents, les moyens de rangement, les moyens de reprage des documents et les modalits de communication. V. Envergure de la recherche
Ce projet vise la conception et la mise en place dune application solide de gestion lectronique des documents qui va prendre en charge les tudes produites par le dpartement des amnagements de lORMVAG. Le projet comporte plusieurs tapes complmentaires : Une tude de lexistant, il sagit dun diagnostic du fonds darchives afin de dtecter les informations sur la structure des archives, les types des documents, et le systme darchivage actuel suivi par le DAM. Une tude archivistique qui est indispensable pour mettre en valeur les documents (les tudes et les calques) du DAM, concevoir un plan de classement appropri et un calendrier de conservation volutif et conforme avec les besoins et le systme de lORMVAG La conception et la ralisation de lapplication GED reposant sur une solution adquate aux besoins du DAM. VI. Dfinitions oprationnelles
Notre projet fait appel un certain nombre de termes techniques de larchivistique classique ainsi que larchivage lectronique et le traitement lectronique des archives, cest pour cela, quon est cens dfinir les termes oprationnels, savoir : Archives ;
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Archivage; Archivage lectronique ; Versement ; Tri et limination ; Classement ; Conservation ; Communication. 1. Archive La dfinition en langue franaise du Conseil International des Archives (CIA) considre les archives comme un ensemble des documents de toute nature, produits ou reus par une personne physique ou morale, par un organisme public ou priv, rsultat de son activit, organis en consquence de celle-ci et conservs en vue dune utilisation ventuelle. 5
2. Archivage Larchivage est considr comme lopration qui consiste assurer la conservation moyen ou long terme des documents, dans le but de les exploiter ventuellement et ultrieurement. Selon une approche plus pragmatique et plus concrte, larchivage peut tre dtermin comme suit : Conservation : volontaire, organise, scurise et pour une priode assez longue, Dune information, Qui na plus ncessairement dutilit immdiate, En vue dun ventuel usage ultrieur. 6
3. Archivage lectronique A lre des technologies de linformation, on parle souvent de larchivage lectronique au lieu de larchivage traditionnel. Nanmoins, les deux concepts ont les mmes motivations et les mmes finalits. Mais larchivage lectronique reprsente des caractristiques spcifiques, on cite : La simplicit : un systme darchivage lectronique permet laccs diffrents documents en mme temps et depuis le poste de travail de lusager ; Laccessibilit de linformation : larchivage lectronique permet laccs linformation quel que soit la localisation de lutilisateur ; Rduction des cots : les cots du logistique et du personnel ; Rduction des risques : les risques relatifs la perte des documents, aux catastrophes naturelles (les sinistres), et ainsi la scurit des documents. 7
5 Portail international archivistique francophone, <http://www.piaf-archives.org/espace- formation/mod/resource/view.php?id=20> consult le 23/04/2012 6 Livre blanc : archivage lectronique : valeur probatoire disponible sur le lien : <http://www.group- sts.com/documents/LivreBlanc_Archivage_valeur%20probatoire.pdf> consult le 18/04/2012. 7 Idem.
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4. Versement Il sagit de lopration matrielle et administrative qui consiste transfrer les archives d'un service versant vers le centre d'archives. En se rfrant un bordereau de versement. 5. Tri Le dictionnaire de terminologie archivistique dfinit lopration du tri comme tant la fonction fondamentale qui consiste dterminer le sort des documents en se basant sur leurs valeurs, cest--dire sparer les documents qui doivent tre conservs de ceux qui sont vous llimination. Cest une opration la fois matrielle et intellectuelle. 6. Elimination La fonction de llimination est une procdure rglementaire qui consiste soustraire un document, un dossier de lensemble des dossiers auquel ils appartiennent parce quils sont dpourvus dutilit administrative et dintrt historique. 7. Classement En archivistique, le classement est dfinit comme tant lopration la fois matrielle et intellectuelle qui consiste ordonner lensemble des documents cres ou reus selon des critres bien dtermins, quil sagit de classement des documents lintrieur des dossiers ou de lorganisation des dossiers entre eux. On entend par classement les oprations de classification, de codification et de rangement des dossiers sur les rayonnages. 8. Conservation Le dictionnaire de terminologie archivistique considre la conservation comme tant la fonction principale des archives qui permet dassurer le stockage et la gestion des archives dans des magasins adapts aux conditions de scurit et en fonction de la nature des archives. Ainsi elle peut tre dfinit comme tant lensemble de procds et des mesures destins assurer dune part la protection physique et dautre part, la remise en tat des documents endommags. 9. Communication La communication est une opration matrielle et administrative, qui rgisse une rglementation en fonction de lorganisme et selon la typologie et la nature des documents, de sortie darchives dun centre ou dpt darchivage vers un utilisateur. VII. La valeur de ltude Le prsent travail sinscrit dans le cadre du projet de fin dtude du cycle des informatistes. Il vise llaboration dun systme de gestion lectronique des dossiers iconographiques du dpartement damnagement de lORMVAG, la mise en place dun tel systme est une solution efficiente qui peut aider grer tous les besoins concernant les documents, leur gestion et leur utilisation en facilitant le traitement, le reprage, et la communication de lensemble des documents du dpartement pour un bonne prise de dcision.
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VIII. Contraintes et limites de la recherche La contrainte majeure de ce travail rside dans labsence dune politique darchivage qui rgisse la gestion des documents du DAM, ainsi le manque dune rglementation de tri et dlimination des documents et par consquent on constate un encombrement des documents sur les rayonnages. Une autre contrainte relative au personnel charg des deux locaux darchives, qui nont pas assez de connaissance en matire des normes et des rgles darchivage et la gestion des archives et donc la non comprhension du jargon archivistique utilis. Face ces contraintes, on a opt une sensibilisation du personnel notamment le chef du dpartement et le chef du service des amnagements pour penser des solutions long terme.
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Chapitre 4 : Etude de lexistant
Ltude de lexistant quon a men au sein du DAM a rvl labsence dun systme de gestion des archives. En effet, la situation actuelle des archives du DAM est le rsultat de plusieurs facteurs : Labsence de moyens humains ; Problmes lis aux locaux ; Problmes de procdures de traitement des dossiers ; Linapplication et la ngligence de la rglementation qui rgit la gestion des archives. I. Les structures organisationnelles 1. Les ressources humaines
Les ressources humaines affectes pour la gestion des archives du DAM dans les deux locaux sont deux personnes qui dtiennent les cls et quelques registres dans lesquels sont enregistrs les calques reus par le DAM. Ces personnes nont aucune connaissance en matire des normes et rgles darchivage. 2. Les ressources matrielles Le DAM dispose de deux salles darchives, la premire est occupe par les botes contenant les tudes ralises par des socits partenaires du DAM, et la deuxime et occupe par les calques qui sont produits au cours du projet dexcution. Durant notre visite la salle dans laquelle sont stockes les tudes on a pu dgager les observations suivantes : La diversit du matriel de conditionnement (bote en plastique, bote cartonne, carton) : chaque socit charge de raliser une tude utilise son propre matriel de conditionnent, ce nest que dernirement que loffice a impos aux socits un matriel uniforme pour la conservation des dossiers ( partir de 2011) ; Prsence dtudes provisoire , qui ne sont pas consults et utiliss, avec les autres tudes dans le mme local ; Rayonnages saturs ; Certains dossiers sont poss sur terre d la saturation des rayonnages et de la salle ; Prsence de calques et de cartes qui ne sont pas classs ; Certains dossiers ne sont pas apparents, ils se trouvent derrire dautres dans des rayonnages mtalliques, tandis que les calques sont rangs dans des rayonnages en bois ; Rangement de dossiers dont on ne connat pas le contenu et jug dinutile dans le local. II. Identification des archives 1. Typologie des archives En faisant linventaire des archives du DAM, on a remarqu que les dossiers des tudes peuvent comporter des rapports, des plans, des albums photo, et des calques (documents cartographiques). Ces derniers sont conservs dans une salle darchives part.
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2. Volume des archives Linventaire des archives du dpartement des amnagements a fait ressortir un volume de 71.72 rpartis dans les deux salles comme suit : La 1 re salle qui est rserve aux dossiers des tudes comporte 49.22 ml, et la deuxime rserve aux calques comporte 22.5 ml. III. Gestion et lorganisation des archives 1. Le classement Lorganisation et le classement est un lment fondamental pour une gestion efficace et efficiente dun fonds darchives. Cela consiste ranger les documents selon un ordre prcis afin de pouvoir accder linformation rapidement. Cependant, les archives du DAM sont ranges dans les rayonnages sans aucun plan de classement ou moyen de reprage, par exemple, les dossiers appartenant la mme zone peuvent se trouver dans diffrents emplacements. Il ny a quune petite partie de ces tudes qui sont classes par zone mais qui nont aucune cte ou indice pour les reprer facilement. 2. Les instruments de recherche Les instruments de recherche sont llment essentiel et la cl de vote du systme de gestion des archives et de la communication de linformation quelles contiennent. Cependant aucun instrument nest produit ou utilis pour rcuprer les dossiers des tudes, dailleurs on ne peut pas laborer un instrument de recherche si les tudes ne sont pas dj classes et traites puisque l'instrument de recherche est l'aboutissement du travail de classement fond sur le principe de respect des fonds. Ce qui rend la gestion des archives et leur communication une opration trs dlicate. Le personnel responsable sur les deux salles darchives na que des registres dans lesquels ils inscrivent les numros des calques reus. 3. La communication Tout document conserv est ou sera un jour communiqu. Mais il n'est pas toujours immdiatement communicable. Selon la rglementation tablie dans chaque pays, des dlais sont observer avant que certains documents, certains fonds, puissent tre librement ports la connaissance du public. Linterview avec lun des responsables dans le DAM a rvl quil y a une rglementation qui rgit la communication des archives et qui dit quil faut remplir une fiche pour avoir la possibilit de consulter une tude, et il faut payer 50DH pour avoir une copie. 4. Lvaluation, le tri et llimination Le tri est lune des fonctions les plus difficiles en archivistique, mais surement celle qui permet de contrler et maitriser laugmentation hypertrophique du volume des archives dans les administrations. Pour les archives du DAM aucune politique ou opration dvaluation, de tri ou dlimination nest ralise. Ils gardent mme les exemplaires et les versions provisoires des tudes qui nont aucune utilit pour le dpartement et qui occupent un espace trs important dans le local.
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IV. Identification des problmes lis la gestion des archives 1. Au niveau de la rglementation Aucune norme ou rgle darchivistique nest applique dans la gestion des archives du DAM. En effet, une anarchie et une diversification en matire de traitement des archives apparaissent dans leur organisation. Cependant la rglementation sur les archives est un pralable essentiel la mise en place dun systme de gestion des archives entre autres la rglementation doit aborder toutes oprations relatives au traitement archivistique (le classement, le tri, les versements etc.) 2. Au niveau des ressources humaines Llment humain est un facteur cl dans la russite dun systme de gestion des archives. En effet, la mise en place dun systme de gestion des archives ncessite, lexistence dun effectif humain suffisant et comptent, et une formation spcialise du personnel qui lui permet de faire face aux exigences du traitement des archives. Cependant, le personnel responsable sur les archives du DAM nest pas form en sciences de linformation et larchivistique. De plus ils nont aucune connaissance sur les rgles et les normes archivistiques et sur limportance des archives, et aucune politique darchivage nest applique. Dans la salle occupe par les calques la recherche se fait par numro, mme si quelques calques ne disposent pas de numro. Pour la salle des tudes Ils connaissent seulement lemplacement de quelques boites darchives, sinon pour le reste aucun moyen de repre nest utilis. La recherche dune tude prend des heures et parfois des jours. 3. Au niveau des locaux Les locaux destins la conservation des archives du DAM souffrent de plusieurs problmes qui les rendent inadquat et insuffisant pour la bonne conservation et prservation des dossiers des tudes et des calques : Matriel de conditionnement inadquat ; Conditions de conservation qui peuvent entrainer la dgradation des dossiers darchives et parfois la perte de ceux-ci ; Rayonnages insuffisant et inadquats pour le rangement des tudes ; Rangement des calques dans des rayonnages en bois ce qui entrainera le dveloppement de plusieurs facteurs de dgradation ; Apparences des fils lectriques et de canaux deaux qui peuvent causer des incendies. 4. Au niveau du reprage Parmi les problmes pineux de la gestion des archives du DAM on trouve celui du reprage. En effet, le personnel du DAM passe des heures sinon des jours dans la recherche dun dossier, cela est d labsence dun instrument de recherche, le dclassement des dossiers ou bien la perte totale de ceux-ci qui sont encombrs dans le local. Seules les deux personnes responsables qui peuvent localiser et reprer certains dossiers et non pas tous. De plus, certains dossiers ne comportent aucune fiche qui dcrit leur contenu, ce qui impose louverture de la boite pour identifier le contenu et donc cela entraine plus dnergie et de temps.
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V. Analyse des besoins
Ainsi, ltude de lexistant et lanalyse de la situation des archives du DAM nous ont permis didentifier et de dterminer les besoins et les attentes des utilisateurs des produits documentaire du dpartement (tudes et calques) et qui sont :
Un personnel constitu de professionnels de linformation spcialis dans le domaine des archives, pour laborer une politique darchivage et un plan daction afin de reconstituer le fonds darchives et de le rendre disponible et accessible aux usagers.
Un local adapt et qui dispose des conditions adquates pour la bonne prservation et conservation des tudes et des calques. En effet, la majorit des archives conserves ce jour sont des documents sur papier. Toutefois les documents sur nouveaux support exigent des conditions climatiques qui lui sont propres. Ces conditions doivent tre prises en compte lors de la construction dun btiment neuf puisquelles sont plus difficiles obtenir dans les btiments anciens. Dailleurs, il importe de respecter dans toute la mesure du possible les tempratures et pourcentage dhumidit relative indiqus dans les normes climatiques et hygromtriques internationales.
Support Temprature Humidit relative Papier 18C (+ ou 2C) 55% (+ ou 5%) Photographies Noir et blanc Couleurs
12C (+ ou 1C) 5C (+ ou 1C)
35% (+ ou 5%) 35% (+ ou 5%) Tableau 1 : Mesure de temprature et de lhumidit des archives 8
De plus, il faudra prendre toutes les mesures ncessaires pour la protection contre les agresseurs des archives et qui sont : les animaux nuisibles, les insectes, et les champignons ou moisissures. Et aussi, il faudra dresser un plan de prvention et daction en cas de sinistres ou cataclysmes.
Un outil de gestion lectronique des documents qui facilitera la gestion, laccs et la communication des archives du DAM. Cet outil doit remplir les critres suivants : La gratuit : le DAM ne dispose pas dun budget qui favorisera lutilisation dun outil payant. Lopen source est une solution optimale pour le DAM. La possibilit de la gestion de lensemble du cycle de vie des documents. Une interface conviviale et facile utiliser et manipuler pour lensemble des utilisateurs du logiciel. La possibilit de configurer loutil et de ladapter aux besoins du dpartement. VI. Proposition et suggestion de solutions
Afin de faire face et de rsoudre lensemble des problmes cits relatives au systme darchivage du DAM, il faudra mettre en place un programme daction qui sarticulera sur les lments suivantes : Linventaire des archives du DAM. Llaboration dun calendrier de conservation.
8 Favier, Jean. La pratique archivistique franaise. Paris, 1993.
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Llaboration dun plan de classement. La conception dune application qui permettra la gestion informatise du fonds darchives, et donc faciliter le traitement, la conservation, la sauvegarde, la recherche et la consultation des documents. Il est noter que lORMVAG tudie la possibilit de numriser toutes les archives de loffice et de mettre en place un systme de gestion lectronique des documents, cest pour cette raison quil a appel un certain de nombre de socits spcialises en la matire pour rsoudre ces problmes.
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Deuxime Partie: Mise en place dune politique darchivage Chapitre 1 : Elaboration dun systme darchivage des documents physiques Dans la prsente tude, nous allons traiter toutes les tapes de la chane archivisti- que : la collecte et le versement, linventaire physique des documents, le tri et llimination, le plan de classement, le calendrier de conservation et la communication au public. Cette tude a pour objectif de mettre en valeur les documents du dpartement vu leur importance dans la gestion des projets (construction de nouvelles infrastructures, amnagement dun nouveau terrain, relation avec les prestataires extrieurs) et la prise de dcision. Cest pour cette raison, quon propose dans ce chapitre les procdures respecter pour bien mener et grer les archives du DAM depuis leur rception jusqu leur communication en proposant des outils de gestion savoir : bordereau de versement, fiche sommaire, plan de classement, calendrier de conservation, fiche de prt. I. Versement des documents Le dpartement des amnagements reoit aprs chaque tude un document qui rsume et prsente les donnes, les procdures et les rsultats de cette tude. Ce document se compose dans la plupart des cas de plans, rapports, albums photos et de calques. Une fois reue et contrle, ltude est verse au dpt darchivage, qui dpend du dpartement, accompagn dune lettre appel lettre denvoi qui servira de preuve que le dpartement a envoy ltude et que le personnel responsable du dpt la reue. La matrise et lorganisation des versements est la condition du bon fonctionnement du dpartement pour : Planifier lentre des documents au dpt darchives, Ne pas encombrer les magasins par des dossiers inutiles, Prparer les classements futurs. En principe, tout versement un dpt darchives doit tre accompagn dun bordereau de versement rdig par le service versant, ce bordereau permet de retrouver le document coup sr et sert de rpertoire. Il est rdig en deux exemplaires : Lun est remis au service versant titre de dcharge et pour quelle ait la cote donne aux archives. Lautre est rang par numro de versement, cest--dire par ordre chronologique darrive. Le bordereau de versement contient plusieurs informations dont une partie est rserve au service versant et une deuxime rserve au dpt darchives. La partie rserve au service versant comprend les lments suivants : Nom de lunit versante (ministre, direction, division), N de tlphone de lagent responsable du versement, Le nombre total darticles, Type de documents (dossiers, plans, cartes), Date de versement.
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La partie rserve au dpt darchives comprend : N dordre de larticle (contenant), La description de larticle (contenu des dossiers), Les dates extrmes, La communicabilit des documents : les modalits de communication seront fixes par le service versant en collaboration avec le dpt darchives, Lanne dlimination, La cote des archives (dpt darchives) Le bordereau de versement doit tre sign par le service versant et le dpt darchives. II. Linventaire physique Linventaire physique des documents a sa raison dtre dans la mesure o il aide recueillir des donnes permettant : De complter lvaluation des besoins, De formuler les recommandations visant lamlioration des pratiques en matire de gestion des documents. Pour pouvoir exploiter de manire dynamique les donnes dun inventaire, il est fortement recommand de se doter dun formulaire dinventaire uniforme pour lensemble des documents et cela pour : Gagner du temps au moment de la collecte, Obtenir des donnes facilement comparables, Et surtout faciliter lanalyse des rsultats. (Voir annexe : Exemple formulaire dinventaire). Linventaire physique consiste faire le relev exhaustif, et sur les lieux mme de leur conservation, de tous les documents et dossiers du dpartement, il sert faciliter lidentification des problmes affectant les documents, ainsi le reprage de linformation ncessaire la cration doutils de gestion adapts. Dans notre cas, linventaire a couvert deux dpts darchives : Dpt rserv aux calques obtenus lors de ltape dexcution du projet, Et dpt rserv aux tudes (rapports, plans, cartes, photos)
Tableau 2: Inventaire physique des calques
N dordre Nomenclature des calques N du calque 18 Rgulation N1 grilles de protection batardeaux 327 19 Rgulation N1 bassin de dissipation coffrage 324 20 Rgulation N1 convergent divergent coffrage 321 21 Pont-type coffrage 326 22 Rgulation N1 coffrage Plan I 322 23 Rgulation N1 coffrage Plan II 323 24 Rgulation N1 Plan densemble coffrage 320 25 Plan dimplantation des ouvrages 305
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Titre du document Tranche Zone Mission Anne Contenu Etude de faisabilit de lamnagement hydro- agricole de la zone ctire de la troisime tranche dirrigation du Gharb
TTI Zone ctire Mission 3 (APS) Novembre 2011 Plan de situation Plan densemble au 1/20000 Canevas hydraulique au 1/5000 Etude damnagement de la zone centrale de la TTI du Gharb
TTI Zone centrale Mission 1(DSA) Mai 1997 Plans Annexes Rapport principal Etude de reconversion en irrigation gravitaire du secteur Akehal STI _ Rseau dirrigation Janvier 1998 Mmoire explicatif Note de calcul Avant mtr Plan de situation au 1/50 000 Plan densemble au 1/20 000
Tableau 3 : Inventaire physique des tudes Pour faciliter linventaire des documents et pour reprer linformation ncessaire pour laborer les outils de gestion, chaque dossier ou boite darchives doit comprendre une fiche sommaire dcrivant le contenu des dossiers cest--dire les pices et les articles et leurs nombre en dtail, plus les informations susceptibles de donner un rsum sur lensemble des dossiers. III. Tri et limination Il est noter que certains dossiers navrent gure dutilit au-del de leur usage courant, que ce soit pour ladministration ou pour lhistoire. Le tri est considr comme la cl de la fonction archive, pierre angulaire de tout systme darchivage et mission majeur de larchiviste, un tri planifi et raisonn des archives a pour but : De diminuer la masse documentaire vu limpossibilit de les conserver dans leur intgralit ; De rduire les cots de conservation des archives ; De sauvegarder les documents ayant une valeur lgale, administrative ou historique ; Dassurer la traabilit des documents en indiquant leur cheminement et leur dure de conservation en tant quarchives courantes, intermdiaires et leur sort final ; Dsencombrer linformation par llimination des documents inutiles. Les documents produits et reus par le DAM sont conserver dune manire permanente et ne pas liminer ou dtruire vu leur importance pour loffice et pour ses partenaires. Malgr cela il est impossible de conserver la totalit des documents, surtout quil existe dans le
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dpt darchives plusieurs exemplaires des tudes (entre 2 et 6 copies), ainsi des ditions provisoires dtudes avec leurs copies. Selon linterview men avec les responsables du DAM, on constate que les ditions provisoires nont plus de valeur aprs la rception de ldition finale, autrement dit ce sont des documents liminer, mais il sest avr que celles- ci servent de preuve pour loffice et par consquent elles ne peuvent pas tre lobjet dune limination. Ainsi lexistence de plusieurs exemplaires des tudes peut encombrer les magasins darchives donc on ne peut pas conserver la totalit des duplicates. Cest pour cette raison quon propose au DAM de mener une politique de triage et dlimination des ditions provisoires et un nombre dexemplaires en prenant en considration lavis et la dcision du service versant et du responsable du dpt. Aucune limination ne peut tre effectue sans laccord du service versant et de la haute responsabilit du dpartement. Lopration est accompagne dun bordereau dlimination qui doit tre sign par les deux parties et tabli en deux exemplaires, dont lun sera rendu au service versant. IV. Plan de classement Quels que soient la mthode choisie et le matriel employ, la qualit dun classement sapprcie au quotidien en fonction de la dure et les rsultats de recherche, un classement est efficace sil permet chacun de trouver rapidement et sans difficult les documents dont il a besoin. Tout dabord, le classement doit tre structur par une des mthodes simples et connues par tous les utilisateurs des documents, il doit tre souple et rendre possible lextension future du nombre de dossiers classer. La mise en ordre des documents est base sur le principe du respect du fonds , ce qui veut dire que chaque unit productrice darchives garde son autonomie et que les documents rsultats dune activit ne seront pas mlangs ceux dune autre activit. Dans le cas du DAM, ce principe peut faire place lutilisation de la structure fonctionnelle du dpartement, il sagit bien videment du primtre des tudes couvert par lORMVAG.
Pour les tudes, on propose un plan de classement alphanumrique bas sur le primtre des tudes, les tudes sont ralises en fonction les tranches de lORMVAG, ensuite par les zones, puis par les missions et enfin en fonction dannes. Pour cette raison on propose un plan de classement qui dcrit la fois le primtre et lordre chronologiques des tudes. Proposition de plan de classement des tudes
Dossier de : Cote Premire tranche dirrigation PTI Premire tranche dirrigation, Rmila PTI-01 Premire tranche dirrigation, Rmila, avant-projet sommaire PTI-01-01 Premire tranche dirrigation, Rmila, avant-projet dtaill PTI-01-02 Premire tranche dirrigation, Rmila, projet dexcution PTI-01-03 Premire tranche dirrigation, Rmila, dossier de consultation des entreprises PTI-01-04 Seconde tranche dirrigation STI Seconde tranche dirrigation, Chkakfa STI-01 Seconde tranche dirrigation, Chkakfa, avant-projet sommaire STI-01-01 Seconde tranche dirrigation, Chkakfa, avant-projet dtaill STI-01-02
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Seconde tranche dirrigation, Chkakfa, projet dexcution STI-01-03 Seconde tranche dirrigation, Chkakfa, dossier de consultation des entreprises STI-01-04 Beht B Beht, Beht centrale B-01 Beht, Beht centrale, S5/2 B-01-01 Beht, Beht centrale, S5/2, avant-projet sommaire B-01-01-01 Beht, Beht centrale, S5/2, avant-projet dtaill B-01-01-02 Beht, Beht centrale, S5/2, projet dexcution B-01-01-03 Beht, Beht centrale, S5/2, dossier de consultation des entreprises B-01-01-04 Troisime tranche dirrigation TTI Troisime tranche dirrigation, Est TTI-01 Troisime tranche dirrigation, Est, Est 2 TTI-01-01 Troisime tranche dirrigation, Est, Est 2, avant-projet sommaire TTI-01-01- 01 Troisime tranche dirrigation, Est, Est 2, avant-projet dtaill TTI-01-01- 02 Troisime tranche dirrigation, Est, Est 2, projet dexcution TTI-01-01- 03 Troisime tranche dirrigation, Est, Est 2, dossier de consultation des entreprises TTI-01-01- 04
V. Calendrier de conservation Le calendrier de conservation a pour objectif fondamental de rduire la masse de documents ou dinformations conserver tout en assurant lidentification et la prservation de ceux qui ont une valeur administrative, lgale et historique ou de recherche. Llaboration et la mise en place des rgles de conservation permet de : Rduire les cots de conservation des documents ; Augmenter lefficacit administrative ; Identifier les documents essentiels. Pour la conception du calendrier de conservation du DAM, on a pass par une srie dtapes quon peut rsumer comme suit : 1. Lanalyse de lexistant et des besoins Cette tape vise situer les documents dans le contexte de production autrement dit collecter des donnes sur les circonstances de production de ces tudes. Toujours dans la mme tape on collecte des donnes sur les archives : volumtrie, nature, support, document principal ou secondaire, usage et frquence dutilisation, original ou copie. 2. Compilation des donnes collectes Dans cette tape on a dress un rpertoire sommaire, il sagit dune liste des documents en activit du dpartement, lobtention de cette liste ncessite un travail de supplmentaire celui fait dans llaboration de linventaire.
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3. Rencontre avec les responsables du DAM Il est noter que le calendrier de conservation est un travail collgial qui ncessite la constitution dun comit compos dun archiviste, un juriste, responsable du dpartement concern. Mais dans notre cas, on sest content dune runion avec les responsables du DAM, qui ont dtermin la dure de conservation des tudes et des calques. Le dpartement conserve les tudes et les calques dune manire permanente parce quil les utilise rgulirement, une tude peut tre consulte aprs 10 ans ou plus de sa production. 4. Elaboration des rgles de conservation Comme la rgle de conservation constitue une norme institutionnelle, elle doit tre le rsultat dune analyse objective de toutes les valeurs de documents. Il faut dterminer des dlais de conservation en fixant la priode de conservation maximale, cest--dire la dure dutilit administrative (Dure de lge courant+ dure de lge intermdiaire). Les exemplaires secondaires sont gnralement dtruits au cours ou la fin du premier ge. Pour le cas du DAM, les documents (tudes et calques) ont une dure dutilit administrative continue cest--dire ils sont toujours dans le stade intermdiaire (ge semi-actif), les exemplaires sont conserver pour une priode limite de deux ans, les ditions provisoires des tudes sont conserver aprs chantillonnage. 5. Elaboration du calendrier de conservation Une fois approuves et valides les rgles de conservation sont runies dans un calendrier de conservation. Le calendrier de conservation comprend les informations suivantes : Rgle de conservation ; Le titre du document ou description ; Exemplaire principal ou secondaire ; Support du document ; Les dlais de conservation selon la thorie des trois ges ; Les remarques. N de rgle Titre Document/ Dossier Ex. Pr/ Sc. Sup. Rgles de conservation Remarques AC S A I N 1 Etude de faisabilit de lamnagement hydro-agricole de la zone ctire de la troisime tranche dirrigation du Gharb : Edition finale Pr. Papier 5 2 C Conservation Continue 2 Etude de faisabilit de lamnagement Pr. Papier 999* 1 2 Ech* * 1 Conservation jusqu la rception de la
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hydro-agricole de la zone ctire de la troisime tranche dirrigation du Gharb : Edition provisoire version finale. *Conservation aprs chantillonnage 3 Etude de faisabilit de lamnagement de la zone centrale de la TTI du Gharb et scurisation de lalimentation en eau dirrigation des secteurs Beht 3 et Beht4 Sc. Papier 5 2 Ech* *Conservation aprs chantillonnage 4 Rgulation N1 bassin de dissipation coffrage Pr. Papier 5 2 C Conservation continue
Le calendrier de conservation peut tre prsent sous forme dun livre ou la forme dun classeur feuilles mobiles plus pratiques pour les modifications et les mises jour. Une fois mis en place, le CC doit tre rgulirement valu pour en mesurer les performances et apporter les corrections et les mises jour ncessaires en cas de besoin. VI. Communication des documents Laccs aux archives du DAM est non autoris sauf au personnel responsable du dpt. Cependant la communication des dossiers doit se faire par le biais dune demande tablie par le service versant qui sera adresse au personnel responsable du dpt. Pour chaque demande, lemprunteur doit remplir une fiche de dplacement du dossier ou fiche de prt. Elle comporte des indications prcises sur le dossier demand ainsi que les renseignements relatifs lemprunteur et la date demprunt. Au retour du dossier emprunt, lemprunteur rempliera la case rserve la date d retour de la fiche fantme. Cette dernire rempli en parallle avec la fiche de prt et prendra la place du dossier sur les rayonnages en attendant la restitution des documents emprunts. Le service versant doit dterminer au pralable les documents confidentiels qui ne doivent pas tre consults par le public.
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Chapitre 2 : Conception dun systme de gestion lectronique des documents I. Grille dvaluation des solutions GED L'Office rgional de mise en valeur agricole du Gharb opte pour la mise en place d'une solution GED afin de grer les tudes produites par le dpartement des amnagements correctement et dans les normes qui rgissent le domaine archivistique ainsi que pour faciliter le traitement, la circulation et la consultation de ces documents car les tudes du DAM ncessitent un traitement spcifique vu leur nature et leur confidentialit. Une solution GED doit permettre aux fonctionnaires de reprer les documents dans le moment opportun soit pour rpondre leurs propre besoins administratifs, soit pour rpondre un besoin informationnel des prestataires / agriculteurs. Pour ce faire, on a opt pour une tude benchmark de trois solutions GED qui peuvent faire l'objet d'un projet SAE au sein de cet organisme, il s'agit bien videmment de:
Alfresco: un systme de gestion de contenu libre (Entreprise Content Management ECM) permettant de capturer, de rechercher et de collaborer simplement sur des documents grce des services complets de bibliothque et de gestion de cycle de vie, dans un rfrentiel unifi et robuste. Alfresco propose une gestion documentaire reposant sur des interfaces familires facilitant ladoption par les utilisateurs et sur un rfrentiel offrant des services transparents dans le cadre dune solution ECM trs complte. 9
Maarch: Maarch est une infrastructure gnrique comprenant lacquisition, la circulation, et la conservation de documents caractre statique. Les applications Maarch fournissent un environnement complet pour grer tous les documents de manire efficace et scurise. Cest une solution darchivage lectronique robuste disposant de nombreuses fonctionnalits. 10
Nuxeo Ep : Nuxeo est une plate-forme particulirement adapte pour mettre en uvre des solutions de gestion lectronique de documents collaboratives. En effet, elle propose nativement les fonctions suivantes : gestion des droits, collaboration, gestion des versions, stockage et indexation de fichiers externes, workflow et autres. Il s'agit d'une application ouverte respectant les standards et les normes d'interoprabilit pouvant s'interfacer avec d'autres applications et s'intgrer dans des systmes d'informations existants. 11
Nous prsentons ci-dessous un tableau comparatif de ces solutions :
9 <http://www.alfresco.com/fr/resources/datasheets/> consult le 28 /05/2012
10 <http://www.maarch.org/projets/entreprise/fonctionnalites> consult le 28/05/2012
11 <http://www.nuxeo.com/fr/societe/actualites/nuxeo-editeur-de-la-plateforme-de-gestion-de-contenu- open-source-continue-sa-croissance> consult le 28/05/2012
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Alfresco Maarch Nuxeo Ep
Editeur Alfresco Maarch Nuxeo Ep
Type Open source Open source Open source
Environnement informatique Compatible avec : Le systme d'exploitation Windows ; Linux. Compatible avec : Windows XP/Vista/ Server2 003 Linux (toute distributeur) Mac.
Windows 2003 +, Mac OS X, Unix, Linux.... tout systme sur lequel on peut installer une JVM Sun 1.5 ou 1.6. Nuxeo recommande pour Windows lutilisation serveur 64 bits. Nuxeo supporte les environnements virtualiss Administration Une administration simple pour la modification des paramtres serveur, qui peut s'oprer par le biais d'outils JMX standard, sans ncessiter l'arrt du serveur Alfresco Le module de gestion des archives physiques (Module APA) vous permet d'organiser vos documents papier et de les classer dans les botes d'archives, puis de ranger ces boites sur leur site de stockage dfinitif. Vous saurez o vos documents sont rangs et pourrez ainsi rpondre aux demandes de restitution des archives papier. Dans les tapes de numrisation, vous pouvez indiquer dans quelle boite d'archive est vers l'original papier, et faire ainsi le lien lectronique-physique. Nuxeo Platform propose un ensemble d'outils puissants afin de faciliter l'accs aux applications des administrateurs, ce qui leur permet d'optimiser le monitoring et la maintenance. Nuxeo Shell, notre interface en ligne de commande, propose des services d'administration, notamment des commandes planifies, un outil de rcupration de donnes et un outil de test de performances.
Indexation L'indexation dans Alfresco est rapide et adaptative aux documents grs par le logiciel Lindexation est adaptative parce que les index sadaptent la collection documentaire, au type de dossier et au type de document. Notion de facettes. La saisie des mtadonnes est manuelle ou automatique en utilisant le contenu des fichiers. Les nouveaux types de documents ou de facettes sont crs
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partir de schmas XML (XSD) et sont ajouts en crant un nouveau plug-in. Classement Plan de classement sous forme dune hirarchie par catgorie. Propose de crer des types de documents sur lesquels il est possible deffectuer des recherches. Plan de classement sous forme de mots cls pour lindexation des documents, la navigation et la recherche dans le moteur de recherche. Gestion des versions Fonctions avances de rservation et de gestion de versions pour lensemble des documents. Distinction entre versions mineure et majeure, les commentaires de version, et la rservation automatique lors de ldition en ligne dun document. Ne propose pas ce type de fonctionnalits Fonctions avances de rservation et de gestion de versions pour lensemble des documents. Distinction entre versions mineure et majeure, les commentaires de version, et la rservation automatique lors de ldition en ligne dun document. Scurit et droits daccs Gestion fine des droits utilisateurs. Dfinition des droits pour un dossier (ou espace) donn peut tre dlgue un responsable. Utilisation dun annuaire LADP. Configuration dun systme de SSO. Niveaux de scurit ajusts en fonction de la gestion des utilisateurs, des groupes et des rles ; contrle de l'accs au contenu gr par Alfresco Supporte lauthentification via un annuaire LDAP. Une scurisation des donnes archives, Maarch permet de suivre lhistorique complet de toutes les actions. Nuxeo est scuris tous niveaux, depuis les contrles d'accs raliss au niveau du rfrentiel jusqu'aux stratgies dfensives au niveau de l'application et aux mthodes d'authentification plug gables (utilisateur/mot de passe, certificat client, mot de passe usage unique). Les applications bases sur Nuxeo peuvent tre scurises par le biais de HTTPS.
Recherche Intgration native dOpenSearch pour Firefox ou IE7 fdrant plusieurs instances dAlfresco ou dautres rfrentiels OpenSearch Intgre un module de recherche relativement limit par dfaut, mais qui couvre lessentiel, savoir la recherche sur les mtadonnes et les documents bureautiques. Recherche en texte intgral sur les documents bureautiques. Recherche sur chaque mtadonne et possibilit de sauvegarde. Enregistrement de stratgie de recherche pour un rexcution la
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demande. Import et export Permet dimporter et exporter sous forme darchives des espaces entiers du rfrentiel, en incluant les mtadonnes ainsi que les rgles et les droits au format XML. Permet de grer limport et lexport de donnes via un module disponible sous licence commercial. Dispose dun module qui ralise des oprations dimport et dexport de documents et de mtadonnes, y compris les droits. Ces fonctions peuvent tre pilotes par une interface en ligne de commande le Nuxeo Shell . Workflow Outil trs complet bas sur un moteur de workflow (JBPM). Forte intgration et ralisation des workflows documentaires ou mtiers. Dispose dun systme de workflow par dveloppement PHP. Notons quil propose nanmoins une reprsentation graphique du flux du Workflow. Nuxeo DM inclut un moteur de workflow qui permet notamment de grer : La dfinition de processus (tapes et transitions), l'tat des processus, la dfinition des tches et la dfinition des acteurs
Tableau 4 : tableau comparatif des solutions GED 12
12 < http://www.blogoergosum.com/16750-maarch-une-puissante-ged-open-source> Consult le 28/04/2012. <http://www.nuxeo.com/fr> Consult le 28/04/2012. <http://www.smile.fr/Produits/Alfresco> Consult le 28/04/2012.
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II. Prsentation du logiciel Alfresco Nous avons choisi comme solution pour la gestion des tudes du dpartement des amnagements loutil Alfresco car il rpond lensemble des besoins du DAM, et il offre des fonctionnalits compatibles avec le cas des tudes du DAM notamment le rfrentiel de classement qui est rpond exactement larborescence du primtre du Gharb. 1. Prsentation gnrale de la solution 13
Alfresco est une solution de gestion de contenu dentreprise (ECM), cest un projet Open source, utilisant des standards ouverts, et bas sur la technologie J2EE. Il tait cr en 2005 par John Newton et John Powell. Alfresco dveloppe une architecture moderne qui utilise les derniers outils Open source pour optimiser les performances, et la Programmation Oriente Aspects (AOP) facilitant ainsi la modularit et ladaptabilit de lapplication. Il permet de grer les documents lectroniques (GED) au sein dune entreprise et fournit des services de recherche et de catgorisation du contenu. Alfresco met en uvre un outil collaboratif complet pour grer le partage d'informations entre les utilisateurs ayant un projet ou un centre d'intrt commun en centralisant en un seul endroit tous les lments associs : les documents ; la documentation dans un wiki ; la communication dans un blog ; la liste des vnements ; un forum. Pour ainsi faciliter la communication dans des quipes lies un projet, ou partageant un centre dintrt commun. 2. Principales fonctionnalits 14
Nous prsentons ci-dessous les principales fonctionnalits dAlfresco comme tant un des leaders outils ECM Open source sur le march des ECM. 2.1.Administration Simple dinstallation ; Possibilit dinviter des utilisateurs dans un espace ; Importation et exportation du contenu ; Scurit et gestion des utilisateurs par utilisateur, groupe et rle ; Gestion des accs aux documents depuis le client Web ; Gestion des mises jour et des migrations ; Importation et exportation globales de tout lespace de stockage ; 2.2.Personnalisation Personnalisation du serveur via JavaScript ;
13 <http://www.atolcd.com/uploads/media/alfresco_2_1_site_internet.pdf> consult le 20/05/2012
14 <http://www.adaltas.com/ressources/alfresco/fonctionnalites.html> Consult le 20/05/2012
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Personnalisation du client via un Framework ouvert pluggable ; Interface utilisateur simple tendre via le Dialog Wizard Framework ; Configuration simple des menus ; Un modle de personnalisation unique pour Linux et Microsoft Windows ; Templating : Simplicit pour dvelopper une nouvelle interface utilisateur vers un espace ou pour appliquer un Template un document ; Model de personnalisation unique pour Linux et Microsoft Windows ; 2.3.Services documentaires Extraction/Importation de copies de travail (Check-in/Check-out) - contrle des versions ; Auditor : Quel est le crateur, qui a mis jours, date de cration, date de mise jour ; Liens entre les documents, entre les diffrents espaces. 2.4.Gestion des donnes et moteur de transformations Transformations (par exemple Word vers PDF, Powerpoint vers Flash) ; Content Streaming ; Moteur de transformation extensible. 2.5.Contribution de contenus Contribution depuis des applications natives ; Systme de fichiers virtuel rendant la gestion de contenu dentreprise aussi simple que le partage de fichiers. 2.6.Collaboration des quipes Guide pour la cration despaces : packs regroupant la connaissance des meilleures pratiques pour la structure des rpertoires, les contenus, les templates ; Forum : discussions hirarchises ; Personnalisation de la mise en page des emails ; Workflow simple avec notification par email : inclusion dURLs pour la validation et le rejet de modification ; Notification des changements demail. 2.7.Workflow intgr Workflow intgr, gestion documentaire, scurit et gestion de ltat des documents ; Conformit - gestion scurise des cycles de vie dun document. 2.8.Catgorisation du contenu Extraction automatise des mtadonnes quel que soit linterface utilise ; Catgorisation automatique. 2.9.Recherche avance Recherche combine sur les mtadonnes, le contenu, la localisation, le type de contenu et lappartenance une ou plusieurs catgories ; Enregistrement des recherches.
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2.10. Interface utilisateur Interface simple et prte lemploi ; Interface utilisateur ouverte - JSR-168 et Web Service. III. Installation et configuration de la solution Linstallation de la solution GED passe par deux tapes : linstallation des outils connexes de la solution et linstallation du logiciel Alfresco . 1. Installation des outils connexes
Linstallation et la mise en place de la solution GED Alfresco exige dans un premier temps linstallation de certains outils connexes, savoir Java et Tomcat.
1.1.Installation de java
Tlcharger la dernire version du JDK 15 partir du lien suivant : http://www.oracle.com/technetwork/java/javase/downloads/jdk-7u4-downloads- 1591156.html Lancer le tlchargement Excuter le fichier et suivre les instructions
1.2.Installation de Tomcat
Tlcharger la dernire version de Tomcat partir du lien suivant : http://tomcat.apache.org/download-60.cgi
Lancer le tlchargement Excuter le fichier et suivre les instructions Saisir dans la barre dadresse du navigateur web http://nonserver:8080 pour sassurer que linstallation sest bien droule.
2. Installation dAlfresco
Pour linstallation dAlfresco, il faut tlcharger le pack Alfresco Community 3.4 partir du site officiel dAlfresco http://www.alfresco.com, et plus exactement sur le lien suivant : http://wiki.alfresco.com/wiki/Community_file_list_3.4.d 1) Aprs le tlchargement du pack, Il faut excuter le fichier et suivre les instructions dinstallation ; 2) Slectionner les composants que vous voulez installer (GED, WCM.) ; 3) Choisir le type dinstallation (configuration par dfaut) ; 4) Choisir le rpertoire dinstallation sur votre poste ;
15 JAVA Development Kit .
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5) Slectionner la configuration de la base des donnes : base de donnes MySQL ; 6) Saisir les informations dindentification MySQL : mot de passe racine de serveur MySQL : admin ; 7) Saisir le mot de passe de ladministrateur : admin ; 8) Suivre les tapes dinstallation en cliquant sur Suivant ;
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9) Cliquer sur Terminer la fin de linstallation. 3. Utilisation de la solution Pour dmarrer lapplication, il faut suivre les tapes suivantes : Disque local => Alfresco => Tomcat => Bin => Fichier commande Startup.bat
Une fois le serveur est dmarr, on lance Alfresco via le menu dmarrer => Alfresco Community => Alfresco Share. On accde la plateforme dAlfresco partir du compte administrateur : nom dutilisateur : admin ; mot de passe : admin. http://127.0.0.1:8080/share/page/site-index
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Linterface dAlfresco saffiche sous forme dun tableau de bord, travers lequel on peut naviguer sur les sites de lapplication et les diffrentes fonctionnalits de loutil savoir calendrier des vnements, listes des tches, les membres, ainsi on peut modifier et personnaliser le tableau de bord selon les besoins et selon les fonctions de lorganisme.
3.1.Crer un site
Pour grer les documents de dpartement des amnagements, on cre un espace sur Alfresco quon appelle site, il sagit dun espace avec un nom spcifique et un URL travers lequel on peut y accder.
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Un site offre plusieurs fonctionnalits notamment : page wiki, blog, espace documentaire, calendrier, liens, discussions, listes des donnes, membres du site et autres lments.
3.2.Insrer les documents (dossiers) Pour grer les documents, on accde lespace documentaire de notre site, dans lequel on cre les dossiers selon larborescence et le plan de classement dj tabli.
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Un dossier est dcrit par un nom et par une description et on peut ajouter des tags (mot cls), travers la rubrique modifier les mtadonnes, qui servent pour reprer les dossiers lors de la recherche. Ainsi on peut ajouter un contenu en PDF et des fichiers Microsoft aux dossiers :
Les contenus comme les dossiers sont caractriss par des mtadonnes quon peut modifier en ajoutant des tags pour faciliter la recherche. 3.3.Crer des utilisateurs Un espace documentaire a certainement des utilisateurs qui consultent les documents, les modifient ou les mettent jour. On choisit dans le menu Autres la fonction utilisateurs et on cre un nouvel utilisateur :
Un utilisateur est identifi par un nom, un prnom, un e-mail, un nom dutilisateur et un mot de passe. Une fois la cration dun nouvel usager est termine, on se dconnecte en tant quadministrateur et on se connecte par le compte du nouvel usager. Lusager rejoint le site.
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3.4.Attribuer les rles aux utilisateurs Pour la premire fois, lutilisateur est considr comme un simple lecteur du site, ladministrateur lui seul qui a le droit dattribuer les rles aux diffrents utilisateurs selon leur fonction et selon leurs taches dans lorganisme.
Les rles procurent des droits particuliers lutilisateur pour un espace/ contenu donn. On distingue quarte rles dans le site dAlfresco dont les droits sont rsums dans le tableau suivant : Lecteur Contributeur Collaborateur Gestionnaire Voir tous les espaces et contenus
X
X
X
X Mettre jour et diter X X
Ajouter des contenus X X X Editer les proprits X X Grer les droits X Sapproprier un contenu X Tableau 5: les rles attribus dans un espace Alfresco. 16
Il est important de retenir que les rles sattribuent un ou plusieurs utilisateurs sur les espaces ou les contenus.
16 <http://www.atolcd.com/uploads/media/alfresco_2_1_site_internet.pdf> Consult le 24/05/2012
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Conclusion
Les organisations se trouvent de nos jours dans une situation particulire du point de vue de la gestion de l'information en gnral et plus spcifiquement, de la gestion des archives. Elles mettent, reoivent et accumulent une masse importante de documents papier dont la maitrise pose un rel problme. Or une gestion inapproprie de ces documents actifs aura des consquences sur la fiabilit, l'intgrit ou l'exhaustivit des documents d'archives. Dailleurs, le mot archives peut dsigner trois ralits trs diffrentes : les documents (qui font lobjet de la conservation), les services ou bureaux (dont la fonction est de grer les documents darchives), et les locaux et btiments (dont la fonction est de conserver des documents et de loger les services qui en sont chargs). Ainsi, on ne peut pas parler dun aspect et ngliger lautre vu leur troite relation qui fait que la prsence de ces trois lments en bon tat fait preuve de lapplication dune bonne politique darchivage et de gestion. Ainsi, dans le prsent travail, on a essay de contourner lensemble des problmes et insuffisances en matire de gestion des archives du DAM, de les analyser, et de proposer ventuellement des solutions afin de pouvoir grer et conserver les archives dans des situations optimales et favorables. Ces propositions ont t concrtises par llaboration dun plan de classement, calendrier de conservation et une application GED qui soutiendra la gestion et la communication des tudes et calques du DAM. Lappui, laide et la disponibilit des fonctionnaires avec lesquels on a travaill nous a t dune grande utilit dans la mesure o a nous a permis dacqurir des connaissances sur une partie des archives technique dun domaine aussi large que lagriculture et de dtecter le dysfonctionnement des deux dpts darchives du dpartement et ainsi dlaborer et de mettre leur dispositions les lments essentiels dune politique darchivage quon estime quelle a t tre la hauteur des attentes des fonctionnaires du DAM, a rpondu lensemble de leurs besoins en matire darchives, et a t dune grande utilit dans les processus de travail notamment dans la prise de la bonne dcision au bon moment.
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Bibliographie & webographie Monographie Association des archivistes franais. Archives prives : un patrimoine mconnu. Paris : 2005. Harache, Christine. Launet, Martine. Les guides pratiques : organiser et faire vivre le classement. France : Esf, 2000. Organisation des nations unies pour lducation, la science et la culture. Evaluation et tri des documents informatiques en archivistique : une tude RAMP, accompagne de principes directeurs. Paris, 1986. Durand, Claude. Durand-Evard, Franoise. Guide pratique lusage de larchiviste- Documentaliste : un exemple concret, les communes. Paris : Cedex, 1987. Favier, Jean. La pratique archivistique franaise. Paris, 1993. Les archives des administrations centrales : conseils pratiques. 1979 Prax, Jean-Yves. Larcher, Simon. La gestion lectronique documentaire. Paris : Dunod, 2004. Chabin, Marie-Anne. Rietsch, Jean-Marc. Dmatrialisation et archivage lectronique : mise en uvre de lILM. Paris : Dunod, 2006. Couture, Carol. Larchivistique : une science de linformation en plein essor : recueil de textes. Montral : Ecole de bibliothconomie et des sciences de linformation, 1985. Le concept darchives et les frontires de larchivistique : actes. Paris : imprimante nationale, 1963. Travaux acadmiques
Tamraoui, hassna.2010 Conception dun centre de pr archivage au sein du ministre de lhabitat, de lurbanisme et de lamnagement de lespace . Travail de fin dtudes du cycle des informatistes. Rabat. Ecole des Sciences de linformation. Rachdi, Hajar.2010 conception dun systme de gestion lectronique des documents darchives de lentraide nationale .Travail de fin dtudes du cycle des informatistes. Rabat. Ecoles des Sciences de lInformation. Souhaili, Mohamed. 2011 Analyse et conception dun systme GED pour la direction des domaines . Travail de fin dtudes cycle des informatistes. Rabat. Ecole des Sciences de lInformation. Bouhda, Ali. 2006 Evaluation des documents et dossiers relatifs la gestion des ressources humaines et laboration dun calendrier de conservation : cas de lORMVA de Tafilalt . Mmoire de troisime cycle. Rabat. Ecole des sciences de linformation. El Ouhabi, Touria. Naciri, El Hassania. 2011 Audit de modernisation de la politique darchivage de Barid Al Maghrib par la conception et la mise en place dun systme darchivage lectronique . Projet de fin dtudes cycle des informatistes. Rabat. Ecole des Sciences de linformation.
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Webographie
<http://www.archivsystem.fr/archivage-electronique.aspx> Consult le 15/04/2012 <http://www.piloter.org/techno/gestion-de-la-connaissance/projet-ged.htm> Consult le 15/04/2012 http://www.archivistes.org/Qu-est-ce-qu-un-archiviste Consult le 04/05/2012 < http://www.prestataires.com/dossiers/ged.asp> Consult le 20/04/2012 <http://www.journaldunet.com/solutions/ssii/classement/08/bpms/0111-bpms- ged.shtml > Consult le 20/04/2012 <http://www.prestataires.com/dossiers/groupware.asp> Consult le 20/04/2012 <http://www.logistiqueconseil.org/Articles/Entrepot-magasin/Inventaire- methodologie.htm> Consult le 20/04/2012 <http://ngominh.zevillage.org/files/GED.pdf> Consult le 20/04/2012 <http://www.imetaux.net/cfao/documents/ged-mb2i.pdf> Consult le 20/04/2012 <http://www.atolcd.com/uploads/media/alfresco_2_1_site_internet.pdf Consult le 24/05/2012. <http://www.adaltas.com/ressources/alfresco/fonctionnalites.html> Consult le 23/05/2012. <http://actualites.epfl.ch/modules/smartpdf/files/1ed5575a6e74e13f035d3cf9e de77f14.pdf> Consult le 30/03/2012. <http://www.journaldunet.com/solutions/ssii/classement/08/bpms/0111-bpms- ged.shtml> Consult le 15/05/2012. <http://cours.ebsi.umontreal.ca/sci6116/Supportsdecours_attachments/2- Archives.ppt.pdf> Consult le 17/05/2012. <http://ngominh.zevillage.org/files/GED.pdf> Consult le 16/05/2012.
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ANNEXES
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Primtre du Gharb
Premire tranche dirrigation
Seconde tranche dirrigation Beht Troisime tranche dirrigation
Beht Central
Beht Ouest
Beht Est
TTI Est TTI Zone Ctire TTI Zone Centrale TTI Casier Sud Z5+Z6
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Exemple de bordereau de versement
Bordereau de versement
Nom du service versant : N de tlphone du responsable : Nombre darticles : Date de versement : Type de documents :
Numro dordre Description du dossier Dates extrmes Communicabilit Anne dlimination Cote au niveau du dpt darchives
Signature du service versant :
Signature du dpt darchives :
Exemple formulaire dinventaire des tudes
Titre de ltude Tranche Zone Mission Anne Contenus
.. . .. . .. .
Exemple formulaire dinventaire des calques
N dordre Nomenclature des calques N du calque
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Exemple de bordereau dlimination
Dsignation des articles ou dossiers (1) Nombre darticles (2) Date dlimination Observations
(1) Les documents dsigns pour lopration dlimination (2) Le nombre de documents verss pour liminer
Exemple de calendrier de conservation
N de rgle
Titre Document/ Dossier Ex. Pr/ Sc. (1) Sup.
(2) Rgles de conservation Remarques AC S A I N
(1) Exemplaire principale ou secondaire (2) Support du document ( papier ou lectronique)
E = Elimination C= Conservation Ech= Echantillonnage 888= Conserver jusquau dnouement ou rglement final 999= Conserver jusqu la production dune nouvelle version
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Exemple de fiche de prt
Fiche de prt Service :
Titre de document :
Date de retour :
Emprunt par :
Date :
Signature de lemprunteur:
Exemple de fiche fantme
Description du dossier Cote du dossier : Service : Nom de lemprunteur
Date de retour
Signature
La fiche fantme remplace physiquement le document afin de rappeler son emprunt.