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Introduccin

La gestin de proyectos es una disciplina de gestin que se est implantando de forma


generalizada en el entorno empresarial y consiste en la aplicacin de conocimientos,
metodologas, tcnicas y herramientas para la definicin, planificacin y realizacin de
actividades con el objeto de transformar objetivos o ideas en realidades !e forma general, se
puede considerar a la gestin de proyectos como una apro"imacin sistemtica y estructurada a
como las organizaciones gestionan sus actividades no recurrentes
#unque es una disciplina que no se puede datar con e"actitud $se realizan proyectos desde el
inicio de la humanidad% es a partir de &'() cuando las organizaciones empiezan a utilizar
sistemticamente tcnicas y herramientas de direccin de proyectos en proyectos complejos de
ingeniera *o cabe duda que el director de proyecto no slo debe conocer las herramientas ms
tcnicas de la direccin de proyectos sino que debe utilizar sus habilidades humanas para alinear
los intereses del equipo de trabajo con los objetivos del proyecto
# lo largo de este documento se abordarn los conceptos principales de la disciplina de direccin
de proyectos
!efinicin de +royecto
!e acuerdo con la *orma Internacional I,- &)))., el proyecto se puede definir como aquel
proceso /nico, que consiste en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas
de inicio y finalizacin, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos
especficos y requerimientos especficos, incluyendo las limitaciones de tiempo, coste y recursos
0l +roject 1anagement Institute $+1I%, referente mundial en metodologas de direccin de
proyectos, establece el proyecto como un esfuerzo de carcter temporal llevado a cabo con objeto
de crear un producto o servicio /nico !e esta manera los proyectos e"isten para llevar a cabo un
producto o servicio que no e"ista antes 0n este sentido un proyecto es siempre /nico +or
ejemplo 2ord 1otor 3ompany se encuentra en el sector del dise4o y fabricacin de coches 3ada
modelo que 2ord dise4a, construye y prueba se puede considerar como un proyecto Los modelos
difieren los unos de los otros por sus prestaciones y el mercado al que estn orientados ,in
embargo una vez se ha dise4ado, construido y verificado un modelo y se pasa a la fase de
fabricacin en serie podemos hablar entonces de una operacin
+or otra parte el estndar +5I*30 de gestin de proyectos define un proyecto como un 6entorno
de gestin que es creado con el objeto de entregar uno o mas productos de acuerdo a un plan de
negocio dado7
!e estas definiciones se pueden sacar distintas conclusiones acerca de los requerimientos que un
proyecto debe satisfacer +or un lado se introduce la definicin de proceso y considera que un
proyecto estar constituido por un conjunto de actividades perfectamente coordinadas y
controladas +or otro lado introduce la naturaleza temporal del proyecto estableciendo que el
proyecto se caracteriza por tener unas determinadas fechas de comienzo y de finalizacin y da a
entender que el proyecto consiste en partes o actividades que cumplen una determinada
secuencia lgica de actividades situndolas en el tiempo y en el espacio 8emporal no
necesariamente significa de corta duracin 0n general, esta cualidad no se aplica al producto,
servicio o resultado creado por el proyecto9 la mayor parte de los proyectos se emprenden para
crear un resultado duradero $por ejemplo una pirmide egipcia poda ser construida en :) a4os
para perdurar durante siglos% +or otra parte, los proyectos pueden tener impactos sociales,
econmicos y ambientales que durarn mucho ms que los propios proyectos #simismo establece
que la finalidad del proyecto es la de satisfacer unos requerimientos especficos de acuerdo a unos
objetivos establecidos +or /ltimo la definicin hace referencia a que el proyecto se realiza de
acuerdo a unas limitaciones de tiempo, coste y calidad
!e las definiciones anteriores puede concluirse que los proyectos tienen las siguientes
caractersticas;
0s un proceso /nico constituido por subprocesos y actividades coordinadas con objeto de
realizar uno o ms productos
,on de naturaleza temporal caracterizndose por tener fechas de comienzo y terminacin
determinadas
+recisan de una cantidad de recursos determinada y de una estructura organizacional con
roles y responsabilidades predefinidos para realizar los productos antes mencionados de
acuerdo a ciertos requisitos $calidad, plazos, costes%
#l tratarse de un proceso /nico, mayor relevancia de los riesgos !ado que el producto o
servicio no e"iste en el momento de iniciarse el proyecto ya que se desarrolla a medida que
ste se ejecuta, lo /nico verdaderamente fijo es el cliente y sus necesidades, debiendo estar
el producto del proyecto subordinado a estas necesidades
0l resultado global del proyecto es un +roducto o un ,ervicio y puede ser de cualquier
naturaleza; una aeronave, una batidora, un hotel, la implantacin de una herramienta
informtica, el desarrollo de un sistema de gestin de la calidad, una patente, la preparacin de
una tesis doctoral, la creacin de una empresa o negocio, etc 0stos +roductos o ,ervicios son
siempre /nicos, aunque en ellos e"istan partes iguales o similares a otros +or ejemplo construir
la 1<) en 1adrid contiene elementos que han sido utilizados en otros proyectos en los que se ha
soterrado carreteras, sin embargo la complejidad del mismo, soterrando gran parte de la
circunvalacin madrile4a, hacen no slo considerarlo como un proyecto sino como un
megaproyecto 0n la tabla & se muestran diferentes categoras de proyectos utilizando como
criterio de clasificacin el producto de proyecto obtenido
0n la gestin de proyectos se suele hablar de la triple restriccin $alcance, coste y tiempo% 0sto
significa que los proyectos se deben llevar a cabo respetando el presupuesto y tiempos asignados
cumpliendo las e"pectativas del cliente y sponsor del proyecto $respectando alcance, calidad,
operabilidad, etc%
0n definitiva, se puede considerar a un proyecto como una transformacin que realiza un
determinado grupo de individuos, en un plazo de tiempo definido, de una idea, que se establece
basndose en unos requisitos o necesidades, en una realidad, producto o servicio, dentro de un
conte"to tecnolgico determinado y utilizando recursos limitados y con carcter temporal
Direccin de Proyectos vs Direccin Estratgica y de Operaciones
Las organizaciones realizan trabajos con el propsito de alcanzar una serie de objetivos 0n
muchas organizaciones, el trabajo puede clasificarse como proyecto u operaciones
0stos dos tipos de trabajo comparten determinadas caractersticas;
son realizados por individuos,
estn limitados por restricciones,
son planificados, ejecutados, supervisados y controlados, y
son realizados con el fin de alcanzar los objetivos de la organizacin o los planes
estratgicos
Los proyectos y las operaciones difieren principalmente en que las operaciones son continuas y
producen servicios, resultados o productos repetitivos Los proyectos son temporales y tienen un
final +or el contrario, las operaciones son continuas y sostienen la organizacin a lo largo del
tiempo Las operaciones no terminan cuando alcanzan sus objetivos actuales sino que, por el
contrario, siguen nuevas direcciones para apoyar los planes estratgicos de la organizacin
3omo consecuencia, por lo general e"iste una cantidad significativa de interacciones entre los
departamentos operativos y el equipo del proyecto, dado que trabajan juntos para alcanzar los
objetivos del proyecto =n ejemplo de esto es la creacin de un proyecto para redise4ar un
producto 0l director del proyecto puede trabajar con varios directores operativos para
investigar las preferencias de los consumidores, elaborar especificaciones tcnicas, construir un
prototipo, probarlo e iniciar la fabricacin del producto 0l equipo de proyectos interactuar con
los departamentos operativos para determinar la capacidad de produccin del equipo actual o
para establecer el momento ms propicio para transferir las lneas de produccin a la fabricacin
del nuevo producto
# menudo, los proyectos se utilizan como el medio para cumplir con el plan estratgico de una
organizacin +or lo general, los proyectos se autorizan como resultado de una o ms de las
siguientes consideraciones estratgicas;
demanda del mercado $por ejemplo, una compa4a automotriz que autoriza un proyecto
para construir automviles elctricos en respuesta a la escasez de combustible%,
oportunidad estratgica>necesidad comercial $por ejemplo, un centro de formacin que
autoriza un proyecto de creacin de un curso nuevo, para aumentar sus ganancias%,
solicitud de un cliente $por ejemplo, una empresa elctrica que autoriza un proyecto para
construir una nueva subestacin a fin de abastecer un nuevo parque industrial%,
adelantos tecnolgicos $por ejemplo, una compa4a de productos electrnicos que autoriza
un proyecto nuevo para desarrollar un ordenador porttil ms peque4o, ms econmico y
ms potente, a partir de adelantos en materia tecnologa electrnica%, y
requisitos legales $por ejemplo, un fabricante de productos qumicos autoriza un proyecto
para establecer las pautas de manipulacin de un nuevo material t"ico%
El Contexto de los Proyectos
8odo proyecto es parte de un determinado conte"to social, tecnolgico y organizacional que
afecta e impone restricciones a su desarrollo Las restricciones impuestas pueden ser de diversos
tipos; organizacionales, tecnolgicas, legales, medioambientales, estratgicas, tipo de proyecto,
etc #s, puede tratarse de un proyecto de demanda $como sucede por ejemplo cuando se
desarrolla algo para un cliente e"terno en un proyecto bajo contrato%, o de un proyecto de oferta
$como en el caso de lanzamiento de un nuevo producto resultado de una iniciativa estrategia
determinada, o de un proyecto interno de implantacin de un sistema informtico de gestin% 0s
preciso que el portafolio de proyectos de la empresa est equilibrado, es decir, debe e"istir una
proporcin adecuada entre proyectos de oferta y de demanda
Los proyectos se desarrollan normalmente en el seno de una organizacin ms amplia ?
organizacin ejecutante@ afectando la organizacin y madurez en gestin de proyectos de sta a la
organizacin del proyecto y a su desarrollo # su vez, los proyectos pueden afectar a una parte de
la organizacin, a toda la organizacin o a varias organizaciones $socios, subcontratistas,
proveedores, etc% 0s decir, siempre e"istirn interrelaciones entre la 6organizacin del proyecto7
y la 6organizacin ejecutante7
0l conte"to organizacional ejerce tambin una poderosa influencia sobre el proyecto a travs de
la estructura de la organizacin ejecutante La estructura organizativa condiciona la manera en
que se ponen a disposicin del director de proyecto los recursos necesarios, determinando su
autoridad #s, no es lo mismo gestionar un proyecto dentro de una organizacin funcional en la
que el director de proyecto tiene una autoridad ine"istente o muy baja y es bsicamente un
coordinador, a gestionarla en una organizacin organizada por proyectos o 6proyectizada7 en la
que es 6propietario7 de la mayor parte de los recursos utilizados en el proyecto
Las +artes Interesadas $,taAeholders%
Las partes interesadas o grupos de inters, tambin llamadas ,taAeholders, son individuos y
organizaciones involucrados en el desarrollo del proyecto o cuyos intereses pueden verse
afectados positiva o negativamente como resultado de la ejecucin del proyecto o por el producto
del proyecto durante sus fases de operacin y retirada
0ntre las partes interesadas se pueden incluir diferentes roles, que pueden recibir diferentes
nombre seg/n el sector y organizacin de que se trate # modo de ejemplo;
0l director o jefe de proyecto, que es la persona encargada de la gestin del proyecto
0l cliente, que es la persona u organizacin destinataria del producto del proyecto
-rganizacin ejecutante, que es aquella en cuyo seno se desarrolla el proyecto
1iembros del equipo que constituye la organizacin del proyecto
3onsumidor o usuario final del producto del proyecto
+atrocinador o sponsor
,ubcontratistas, que son organizaciones encargadas de la realizacin de parte del alcance
del proyecto
3omit de proyecto, encargado de la toma de decisiones de alto nivel del proyecto
La sociedad, como por ejemplo el p/blico en general, agencias e instituciones p/blicas,
entidades con capacidad normativa, medios de comunicacin, etc
-tros; socios $en el caso de proyectos tipo joint venture%, proveedores, subcontratistas,
organismos subvencionadores, auditores de proyecto, etc
Las partes interesadas pueden tener visiones e intereses muy distintos, vindose afectados de
forma diferente por la marcha del proyecto, por lo que es preciso que el director de proyecto
gestione adecuadamente los posibles conflictos de inters que puedan presentarse Los
6,taAeholder7 ms importantes en el proyecto son los clientes > usuarios y el sponsor Los clientes
> usuarios son las personas u organizaciones que usarn el producto, servicio o resultado del
proyecto Los clientes>usuarios pueden ser internos o e"ternos a la organizacin ejecutante =n
sponsor es la persona o grupo que proporciona los recursos financieros para el proyecto 3uando
se concibe inicialmente un proyecto, el sponsor es quien lo defiende 0sto incluye servir de
portavoz frente a los altos niveles de direccin, para reunir el apoyo de la organizacin y
promover los beneficios que aportar el proyecto
=n proyecto est sometido a un conjunto de limitaciones y restricciones entre los que pueden
destacar las normas, los reglamentos y las recomendaciones definidas para cada proyecto en
funcin de su naturaleza y el entorno tecnolgico@empresarial del mismo 0stas restricciones
definirn o regularn los sistemas, los mtodos, los procedimientos y los procesos de la direccin
de proyectos +or regla general, este tipo de normas, reglamentos y recomendaciones, permitirn
establecer la base com/n que facilita el entendimiento y el desarrollo del trabajo entre los
distintos participantes en el proyecto, unificando terminologa a normalizacin trata de
uniformizar la terminologa, los procesos y los procedimientos que los regulan +or ello, es
necesario que todos los participantes en el proyecto conozcan qu tipo de reglas son aplicables en
cada proyecto
0l director de proyectos debe conocer que normas puede o debe aplicar en sus proyectos, en
funcin de los objetivos que se planteen y el entorno tecnolgico en el que se desarrollo
0l proyecto se debe concebir y desarrollar dentro de un marco, por lo que es necesario establecer
unas bases jurdicas y principios legales aplicables a cada proyecto para facilitar, la redaccin de
contratos, el establecimiento de polticas y acuerdos, elaboracin de garantas y la toma de
decisiones 0n algunos proyectos, el conocimiento de la legislacin aplicable puede ser esencial,
por lo que el responsable del proyecto debe colaborar con los juristas para establecer acuerdos
contractuales, acuerdos y definir procedimientos que regulen el proceso y protejan los intereses
de las partes involucradas en cada proyecto
#lgunos proyectos afectan a recursos de la 8ierra y producen de muchas maneras, efectos en el
medio natural 0s necesario conocer el impacto medioambiental que puede tener el producto o
servicio resultado del proyecto, por lo que al concebir un proyecto, se ha de evaluar su
adecuacin al entorno, es decir, es necesario realizar un estudio de impacto medioambiental
teniendo en cuenta no slo la implantacin sino tambin la e"plotacin posterior del producto o
servicio objeto del proyecto
La Implantacin de los +royectos
Basndose en la idea de considerar las empresas en trminos de orientacin al cliente, de
conjuntos de actividades que generan valor y en trminos procesos de negocio, las empresas
deben establecer organizaciones de proyectos adecuadas que les permitan embarcarse en tipos de
proyectos que les permitan centrarse en los plazos, los costes y la de sus proyectos La
implantacin de la gestin de proyectos en una empresa supone una evolucin fundamental
puesto que incorpora elementos como son los clientes y los suministradores y la gestin de flujos
de actividades que tienen lugar dentro de la empresa !e esta forma, la empresa no se gestiona
como un grupo de funciones heterogneas sino como un sistema basado en actividades
perfectamente planificadas y organizadas La implantacin de la direccin de +royectos en una
organizacin supone la concienciacin, la sistematizacin y la mejora en la utilizacin de las
prcticas conocidas de gestin de proyectos
La Implantacin de +royectos en una organizacin suele tener las siguientes etapas;
& !ecisin de la !ireccin Ceneral $2actor crtico de "ito%
: !esarrollo del concepto de la Cestin de +royectos $1anuales, +rocedimientos, plantillas,
etc% y formacin
< Implantacin en un proyecto piloto elegido
D 0valuacin de 5esultados, recomendaciones de mejora y transferencia a otros proyectos
+ara facilitar la implantacin de la direccin de proyectos, es conveniente crear guas o manuales
de direccin de proyectos 0stos manuales pueden estar basados en las normativas e"istentes en
materia de gestin de proyectos o pueden desarrollarse a partir del cuerpo de conocimientos de la
gestin de proyectos de alguna asociacin nacional o internacional *ormalmente esta actividad
recae en la -ficina de Cestin de +royectos $+1-%
Las -rganizaciones que dirigen por proyectos, son aquellas organizaciones orientadas a
proyectos que aseguran sus objetivos de negocio con proyectos de tal forma que stos se conciben,
se dirigen y se finalizan de forma concurrente
0sta forma de trabajar facilita la fle"ibilidad y el dinamismo, descentralizando funciones pero
e"ige una elevada coordinacin para realizar esta concurrencia !e esta forma ciertas actividades
se comparten, tales como la gestin presupuestaria, la gestin de recursos, el control y
seguimiento de proyectos, etc