MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA

GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO

SUB GERENCIA DE RACIONALIZACION, ESTADISTICA E
INFORMATICA



DIRECTIVA N 005- 2013-MPH

"LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACIN Y
PRESENTACIN DE REQUERIMIENTOS DE
BIENES Y/O SERVICIOS EN LA MUNICIPALIDAD
PROVINCIAL DE HUANCAVELICA"











HUANCAVELICA, MARZO DEL 2013








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DIRECTIVA N 005-2013- MPH

LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACIN Y PRESENTACIN DE REQUERIMIENTOS
DE BIENES Y SERVICIOS EN LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA "

I. OBJETIVO:

Uniformizar la metodologa para la formulacin y presentacin de
requerimientos de bienes y/o servicios en la Municipalidad Provincial de
Huancavelica.

II. FINALIDAD:

Establecer lineamientos para la elaboracin de requerimientos de bienes y/o
Servicios a fin de conducir a las unidades orgnicas de la Municipalidad
Provincial de Huancavelica a realizar sus actividades operativas debidamente
planificadas, dentro de un orden administrativo y normativo, optimizando la
ejecucin y control de gastos.

III. BASE LEGAL:

Constitucin Poltica del Estado.
Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipales.
Ley N 27658, Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado.
Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional Presupuesto.
Ley N 29812 Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal
2012.
Ley N 27444 Ley de Procedimiento Administrativo General
Decreto Legislativo N 1017 Ley de Contrataciones del Estado
Decreto Supremo N 184-2008 EF Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado.
Ley N 27815, Cdigo de tica de la Funcin Publica
Reglamento de Organizacin y Funciones de la Municipalidad Provincial
de Huancavelica, aprobado con Ordenanza Municipal N 024-2011-
CM/MPH.




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Manual de Organizacin y Funciones (MOF) de la Municipalidad Provincial
de Huancavelica. Aprobado con Resolucin de Alcalda N 149-2012-
AL/MPH.

IV. ALCANCE:

La presente Directiva es de aplicacin y alcance obligatorio para todas las
Unidades Orgnicas y trabajadores de la Municipalidad Provincial de
Huancavelica.

V. DEFINICIN DE TRMINOS:
5.1. REQUERIMIENTO: Es la solicitud formal que genera toda rea usuaria
para la adquisicin de bienes o contratacin de servicios, en base a sus
necesidades para cumplir con las metas establecidas en su Plan
Operativo.
5.2. BIENES: Objetos o cosas que requiere una entidad para el desarrollo de
sus actividades y cumplimiento de sus fines.
Ejemplos:
Materiales de escritorio.
Combustible
Vestuario.

5.3. SERVICIOS: Actividad o labor que realiza una persona natural o jurdica
ajena a la Entidad, para atender una necesidad de esta ltima.
Ejemplos:
Servicio de mantenimiento de vehculos.
Servicios de Transporte.
Servicios de un evaluador de campo.


VI. DISPOSICIONES GENERALES:

Para realizar los requerimientos de Bienes y/o Servicios, las diversas
dependencias de la Municipalidad Provincial de Huancavelica, debern tener en
cuenta las siguientes disposiciones de carcter general.
6.1 El solicitante deber prever lo siguiente:
Que los bienes y/o servicios a requerir se encuentren en el Plan Anual
Contrataciones-PAC del ejercicio fiscal correspondiente.




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Que cuente con disponibilidad Presupuestal en la especfica de gastos y
fuente de financiamiento.
Que est considerado en el Plan Operativo Institucional (POI) del ejercicio
fiscal vigente.

VII. MECANICA OPERATIVA:

7.1 Los requerimientos de bienes y/o servicios sern formulados por las reas
usuarias a travs del Sistema Integrado de Administracin de Gasto
(SIAG-MPH).
7.2 Para el uso del SIAG-MPH, el rea usuaria deber solicitar el usuario y
contrasea a la Unidad e Informtica de la Municipalidad Provincial de
Huancavelica.
7.3 Una vez obtenida el usuario y contrasea el rea usuaria deber de
realizar el requerimiento para ello deber buscar la opcin logstica,
luego requerimiento en el SIAG-MPH.
7.4 Ingresado a la opcin de requerimiento, el rea usuaria deber de
consignar la unidad orgnica al que pertenece, luego elegir el objetivo
general y objetivo especfico, as como toda la informacin solicitada por
el SIAG-MPH.
7.5 Rellenado la informacin solicitada en el SIAG-MPH, el rea usuaria deber
imprimir en una hoja reciclada el requerimiento pendiente de aprobacin.
7.6 El requerimiento pendiente de aprobacin deber ser llevada a la Sub
Gerencia de Planeamiento y Presupuesto para su revisin y aprobacin
en el SIAG-MPH, previo Visto bueno de la Gerencia al que dependa y la
autorizacin de la Gerencia Municipal; aprobado el requerimiento con su
respectiva certificacin presupuestal, el rea usuaria deber de imprimir
en 3 ejemplares (dos para la Sub Gerencia de Logstica y Patrimonio y
otro para la unidad orgnica solicitante).
7.7 Las reas usuarias autorizadas para los requerimientos de bienes y
servicios son las Gerencias y Sub Gerencias, Unidades y Areas de la
Municipalidad Provincial de Huancavelica.




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7.8. Los requerimientos ser firmados: por el rea usuaria, la Gerencia de
Administracin y Finanzas y el visto bueno de la Gerente de Planeamiento
y Presupuesto, el visto bueno de la Gerencia Municipal.
7.9 Con el propsito de mantener la continuidad de los servicios y cobertura de
los bienes se debe tener en cuenta el tiempo que demanda organizar y
ejecutar un proceso de contratacin desde la recepcin del
requerimiento hasta su adjudicacin y consentimiento, de no mediar
observaciones elevadas para pronunciamiento, impugnacin ni desierto
alguno. Por lo mencionado, una vez que el requerimiento tenga las firmas
solicitadas, el rea usuaria deber emitir sus requerimientos teniendo en
cuenta los plazos establecidos para cada tipo de proceso de seleccin,
as como para las compras directas de acuerdo al siguiente detalle:
TIPO DE PROCESO
FECHA DE ENVIO DE
REQUERIMIENTO
LICITACIN PUBLICA
Bienes >= S/.400,000
Obras >= S/.1800,000
Noventa das hbiles antes del plazo para su
atencin.
CONCURSO PBLICO
Servicio >= S/.400,000
Noventa das hbiles antes del plazo para su
atencin.
ADJUDICACIN DIRECTA PBLICA
S/.400,000< Bienes y Servicios >S/.200,000
S/.1800,000< Obras >S/.900,000
Cincuenta y cinco das hbiles antes del plazo
para su atencin.
ADJUDICACIN DIRECTA SELECTIVA
S/.200,000<= Bienes y Servicios >=S/.40,000
S/.900,000<= Obras >=S/.180,000
Cincuenta y cinco das hbiles antes del plazo
para su atencin.
ADJUDICACIN DE MENOR CUANTA
S/.40,000< Bienes y Servicios >S/.11,100
S/.180,000< Obras >S/.11,100
Cincuenta y cinco das hbiles antes del plazo
para su atencin.
COMPRAS DIRECTAS (3 UIT)
1
hasta S/. 11100 Cinco das hbiles antes del plazo para su
atencin.

7.10 Al plantear su requerimiento el rea usuaria deber describir el bien,
servicio u obra a contratar definiendo con precisin su cantidad y calidad,
indicando la finalidad pblica para la que se debe ser contratado.
7.11 Las especificaciones tcnicas deben cumplir obligatoriamente con los
reglamentos tcnicos, normas metodolgicas y/o sanitarias nacionales si
las hubiere.
7.12 En el caso de obras adems se debe contar con la disponibilidad fsica del
terreno o lugar donde se ejecutara la misma y con el expediente tcnico
aprobado.




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7.13 Para la descripcin de los bienes y servicios a contratar no se har
referencia a marcas o nombres comerciales, patentes, diseos u otros
particulares, fabricantes determinados, ni descripcin que oriente la
adquisicin o contratacin de marca, fabricante u otro tipo de producto
especfico.
7.14 La formulacin del requerimiento deber elaborarse con los siguientes
requisitos y condiciones segn corresponda.

7.14.1 BIENES Y/O SERVICIO:

7.14.1.1 NUMERO DE REQUERIMIENTO:

Ejemplo:

Requerimiento de Bienes N 0000001206-2012


7.14.1.2 CADENA PROGRAMATICA:

Categora:
Ejemplo:
02 ACCIONES CENTRALES

Programa:
Ejemplo:
02 ACCIONES CENTRALES

Producto/ proyecto:
Ejemplo:
39999 SIN PRODUCTO
Actividad/obra:
Ejemplo:
500003 GESTION ADMINISTRATIVA

Funcin:
Ejemplo:
03 PLANEAMIENTO, GESTION Y RESERVA DE
CONTIGENCIA

Divisin Funcional:
Ejemplo:
006 GESTION


1
Contrataciones no contempladas en el marco de la Ley de Contrataciones del Estado.




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Grupo Funcional:
Ejemplo:
0008 ASESORAMIENTO Y APOYO

7.14.1.3 META:
Ejemplo:
011-17267 GERENCIAR RECURSOS
MATERIALES, HUMANOS Y FINANCIEROS

7.14.1.4 TIPO DE RECURSO:
Ejemplo:
5-07 A SUB CUENTA- FONCOMUN

7.14.1.5 OFICINA:
Ejemplo:
UNIDAD MUNICIPAL DE ATENCION A LAS
PERSONAS DISCAPACITADAS (UMAPED)

7.14.1.6 TIPO GASTO:

Ejemplo:
CG - ACTIVIDAD

7.14.1.7 OBJETIVO INSTITUCIONAL:

Objetivo General:
Ejemplo:
FORTALECMIENTOS DE LAS CAPACIDADES DE
GESTION A NIVEL DE GOBIERNO LOCAL Y
POBLACION

Objetivo Especfico:
Ejemplo:
SE INCREMENTAN LAS CAPACIDADES DE
GESTION CONCERTADA DE LAS
ORGANIZACIONES SOCIALES Y SE ARTICULAN AL
PROCESO DE DESARROLLO

7.14.1.8 OBJETIVO DEL REQUERIMIENTO:

Ejemplo:
Contar con materiales de escritorio para la ejecucin del
Primer encuentro de discapacitados a nivel local
(bienes)




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Contar con refrigerios para los asistentes al Primer
encuentro de discapacitados a nivel local (servicio)
FINALIDAD PBLICA

Describir el inters pblico que se persigue satisfacer con la
contratacin.

Ejemplo:

En el caso de adquisicin de computadoras personales,
podra considerarse lo siguiente:
El presente proceso busca contar con equipos de cmputo
que permitan mejorar el procesamiento de la informacin
de las diversas reas de la Institucin, permitiendo una
mejor y eficiente atencin a los administrados.

7.14.1.9 ESPECIFICACIONES TECNICAS:

TEM:
Ejemplos:
1, 2, 3, etc.

COD. MAT./SERVICIO:
Ejemplo:
B89.900, B05.005.0091 etc.
CANTIDAD:
Ejemplo:
15, 100, 200 etc.
UNIDAD DE MEDIDA:
Ejemplos:
Unidad, caja, estuche, servicio etc.

DESCRIPCIN: Detallar las especificaciones tcnicas del
bien o trminos de referencia del servicio a requerir.

PARA EL CASO DE BIENES:

ESPECIFICACIONES TCNICAS - BIENES:
1. CONDICIONES PARA LA ADQUISICIN.




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a. Caractersticas tcnicas fundamentales de los
bienes o suministros a adquirir Requerimientos
Tcnicos Mnimos (RTM). Tamao, dimensiones,
color, potencia, funcionalidad, diseo etc.
Ejemplos: Papel bond de 75 gramos, tamao
A4, color blanco.
b. Garantas (De ser el caso)
c. Capacitacin (De ser el caso).
d. Mantenimiento (De ser el caso).
e. Montaje y/o instalacin (De ser el caso).

2. PLAZO DE ENTREGA (en das calendarios).

3. CUADRO DE REQUERIMIENTO CONSOLIDADO (de ser el
caso).

4. CUADRO DE DISTRIBUCIN (de ser el caso).

5. CALENDARIO DE NMERO DE ENTREGAS (de ser el
caso). (Cronograma de entrega)

6. PERIODO DE CONTRATACIN EN EL CASO DE
SUMINISTRO.

7. LUGAR DE ENTREGA.

8. FORMA DE PAGO.

9. CONFORMIDAD DE LA ENTREGA (rea responsable de
emitir la conformidad del bien).

En el caso de servicio:
Ejemplo: (cuando se requiera contratar los servicios de un
tercero)
TRMINOS DE REFERENCIA - SERVICIO:
1. LUGAR DE PRESTACIN DEL SERVICIO.

2. PLAZO DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO.

3. ACTIVIDADES A DESARROLLAR O PRODUCTO A
ENTREGAR.

4. CONDICIONES EN QUE PRESTAR EL SERVICIO.

5. TIEMPO DE EXPERIENCIA Y PERFILES (De ser el caso).





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a. De la Empresa
Trabajos a fines.
Aos en el mercado

b. Del Personal de la Empresa
Experiencia en aos.
Especialidad.
Otros estudios.

6. ENTREGABLES.

7. MEDICIN DE LOS RESULTADOS.

8. FORMA DE PAGO.

9. CONFORMIDAD DEL SERVICIO.
Ejemplo:
Actividades a realizar:
o Desarrollar y ejecutar los procesos de fertilizacin,
riego, preparacin de suelo y substratos.
o Fertirrigacion y control fitosanitario de las plantas.
o Podado, utilizando medios manuales y mecnicos
necesarios, aplicando diferentes tcnicas de podado
para formar mantener, rejuvenecer o lograr
floraciones optimas.

Perfil:

o Tcnico en Jardinera, tcnico en agropecuaria o
carreras afines
o Experiencia comprobada en el servicio
o Capacitaciones en el tema

Plazo de la prestacin del servicio.

o La duracin del contrato del servicio de jardinera
ser de 2 meses, contados a partir del da
siguiente de: suscrito el contrato o de la recepcin
de la orden de servicio.




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Conformidad del servicio.
o La Conformidad de labores ser dar al trmino y
cumplimiento de labores designadas.

Certificacin:
Ejemplo:
50, 60. 70

Especfica de gasto: De acuerdo al clasificador de gastos
vigente.
Ejemplo:
2.3.1.5.2.1 (agropecuario, ganadera y de
jardinera)

Precio referencial: Precio referencial del servicio
Ejemplo:

1,300.00 nuevos soles
2,000.00 nuevos soles



Total de Precio Referencial:

Ejemplos:
2,600.00 nuevos soles
4,0000.00 nuevos soles

7.15 Los requerimientos de Bienes y/o Servicios sern considerados por
separados, por grupos segn corresponda, por ningn motivo sern
juntos por ejemplo no se pude solicitar materiales de escritorio con
Servicios de un profesional.

7.16 Para el caso de requerimientos para contratacin de servicios
profesionales o tcnicos, se exigir la documentacin que sea pertinente al
objeto materia de contratacin y al tipo de proceso de seleccin, como
curriculum vitae y de ser el caso documentado.

7.17 Para el caso de requerimiento para la contratacin de servicio de un
consultor o consultora, se deber adjuntar adicionalmente los trminos de




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referencia que especifiquen los requisitos mnimos del servicio del
consultor o consultora.

7.18 Para los casos de requerimientos de bienes y/o servicios para la ejecucin
de obras por administracin directa, se deber adjuntar el presupuesto
valorado del Expediente Tcnico en el que se encuentra consignado los
recursos logsticos solicitados, debiendo adjuntar adems la Resolucin
que lo aprueba y la declaratoria de vialidad de ser el caso.

7.19 En los casos de requerimientos para impresiones y otros debern
adjuntarse los modelos respectivos.

7.20 Los requerimientos de equipos de cmputo, materiales para procesamiento
automtico de datos y software, debern estar acompaados por informe
tcnico del rea correspondiente.

7.21 Los requerimientos de repuestos y mantenimiento de vehculos, debern
adjuntar el informe tcnico de evaluacin de la Unidad correspondiente,
indicando el numero de placa del vehculo materia del manteniendo.

7.22 Los requerimientos de Bienes y/o servicios de actividades no programadas
sern de la siguiente manera:

7.22.1 La Gerencia y/o Oficina solicitante requerir a la Gerencia de
Planeamiento y Presupuesto la disponibilidad presupuestal.

7.22.2 La Gerencia de Planeamiento y Presupuesto, dar la opinin
presupuestal de lo solicitado, en caso de que la opino
presupuestal sea favorable, el rea solicitante proceder a
formular el Requerimiento de Bienes y/o Servicios de acuerdo a
los procedimientos de esta directiva.

7.23 Para los casos de los gastos que se sealan a continuacin, no ser
necesaria la presentacin del formato de Requerimiento, sin embargo la




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conformidad por la prestacin ser emitida por UNIDAD ORGANCIA
ENCARGADA:

o Pago de Servicio Pblicos (luz, agua, etc.)

o Pago de tasas y derechos de trmite

o Pago de obligaciones definidas por Ley.

7.24 PLAZOS PARA PRESENTACIN DE REQUERIMIENTOS.

7.24.1 Requerimientos de servicio (personal) hasta el 05 de cada mes.

7.24.2 Requerimiento de bienes y servicios hasta el 15 de cada mes,
salvo urgencias previa coordinacin con logstica.

VIII. CUMPLIMIENTO

El cumplimiento de la presente Directiva es de responsabilidad de la Alta
Direccin y Representantes designados por cada rgano Estructurado.

IX. DISPOSICIONES FINALES:

9.1 No se encuentra dentro del alcance de los presentes lineamientos, aquellas
adquisiciones efectuados con cargo pagos por caja chica.
9.2 En el caso de la recepcin de los Requerimientos de las reas usuarias de
bienes y/o servicios, el personal encargado de la recepcin de la Sub
Gerencia de Logstica y Patrimonio deber verificar que antes de
recepcionar los requerimientos, estos se encuentren debidamente
formulados y contengan o adjunten las especificaciones tcnicas (si se
trata de bienes) o los trminos de referencia (si se trata de servicios); no
aceptndose por consiguiente requerimientos que estn formulados con
descripciones generales y no recepcionndose aquellos que no cumplan
con lo dispuesto en la directiva.

9.3 Los requerimientos de bienes y/o servicios sern canalizados y atendidos
nicamente a travs de la Sub Gerencia de Logstica y Patrimonio.
9.4 Si alguna dependencia efectuara adquisiciones de bienes y/o servicios sin
observar las normas establecidas en la Directiva, estas sern asumidas




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por cuenta del funcionario y/o servidor que las realice, bajo
responsabilidad y sin perjuicio de las sanciones administrativas a que
hubiera lugar.
9.5 Los aspectos no contemplados en la presente Directiva, sern definidas por
la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto, en coordinacin con la
Gerencia Municipal.
9.6 Si el requerimiento es de bienes y se cuenta con stock en almacn, el
requerimiento se deriva automticamente al rea de almacenes para su
atencin.
9.7 Todo requerimiento de bienes y/o servicio deber contar con un documento
de justificacin y visto bueno de su jefe inmediato, bajo responsabilidad.

Huancavelica, Marzo 2013.