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Contabilizacin de la amortizacin de activos diferidos

En un documento anterior tratbamos sobre la amortizacin de los activos diferidos; en esta


oportunidad trataremos sobre la contabilizacin de dicha amortizacin, en la cual encontramos
algunas perlas.
La amortizacin de los activos diferidos supone naturalmente la disminucin del activo diferido, al
tiempo que se debe reconocer el gasto correspondiente.
As la cosas, se utilizar una dbito a la cuenta de gastos correspondiente y un crdito a la cuenta
de amortizacin de activos diferidos, bueno, cuando esta exista.
Supongamos que la empresa ha comprado papelera para 5 meses por valor de $5.000.000, y que
cada mes se amortizar la quinta parte de dicho valor, esto es la suma de $1.000.000.
El registro inicial de la compra sera:
Cuenta Debito Crdito
171020 5.000.000
111005 5.000.000
Pasado el primer mes, amortizamos el valor de $1.000.000 y el registro contable sera:
Cuenta Debito Crdito
516515 1.000.000
171020 1.000.000
Aqu se presenta una situacin aparentemente errnea, por cuanto la amortizacin se debera llevar
a una cuenta de amortizacin acumulada, lo que el plan nico de cuentas para comerciantes no
permite en este tipo de gastos.
En efecto, la cuenta 1798 (Amortizacin acumulada), slo es permitida para amortizar los costos de
exploracin (1715) y costos de explotacin y desarrollo (1720), de suerte que no hay una cuenta
para la amortizacin acumulada correspondiente a los gastos pagados por anticipado (1705)
y cargos diferidos (1710).
As las cosas, la amortizacin de la cuentas 1705 y 1710, debe realizarse acreditando directamente
la cuenta respectiva, lo que parece equivocado.
Igual pasa con el gasto. All slo hay una cuenta de amortizacin para los cargos diferidos (1710), no
para los gastos pagados por anticipado (1705) ni para los costos de exploracin (1715), y tampoco
para los costos de exploracin y desarrollo (1720).
All evidentemente hay inconsistencias, pero ese es el plan de cuentas con el que contamos y al que
tenemos que ajustarnos.

Amortizacin de activos diferidos
Los activos diferidos deben ser amortizados en la medida en que se van utilizando, en la media en
que se van gastando o consumiendo.
Diferente al caso de la depreciacin de activos fijos, la amortizacin de activos diferidos no est
sujeta a la vida til de x o y concepto, sino que por lo general, se amortizar segn se vayan
consumiendo o gastando los activos, luego, la amortizacin se podr hacer un unos meses o en
varios aos, segn la realidad de cada empresa y de cada costo o gasto.
No obstante, en cuanto a los cargos diferidos, la norma ha considerado algunas pautas a considerar
a la hora de amortizar algunos conceptos:
La amortizacin de los cargos diferidos se har as:
- Por concepto de organizacin y preoperativos y programas para computador (Software), en un
perodo no mayor a cinco (5) y a tres (3) aos, respectivamente.
- Por concepto de tiles y papelera, se amortizarn en funcin directa con el consumo.
- Por concepto de mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento, se amortizarn en el perodo
menor entre la vigencia del respectivo contrato (sin tener en cuenta las prrrogas) y su vida til
probable, cuando su costo no es reembolsable.
- Por concepto de descuento en colocacin de Bonos Obligatoriamente Convertibles en Acciones
(BOCEAS), durante el plazo para la redencin o conversin de los ttulos.
- Por concepto del Impuesto de Renta Diferido "Dbito" por Diferencias Temporales, se amortizarn
en el momento mismo que se cumplan los requisitos de Ley y reglamentarios de que tratan las
disposiciones fiscales, segn la naturaleza de la deduccin pertinente o cuando desaparezcan las
causas que la originaron para las derivadas de proteccin de inversiones, bienes recibidos en pago o
gastos estimados para atender contingencias; para estos efectos no ser deducible la prdida en
enajenacin de acciones o cuotas de inters social; su amortizacin se har directamente contra la
provisin del impuesto de renta corriente en la vigencia fiscal correspondiente.
- Por concepto de publicidad y propaganda se amortizarn durante un perodo de tiempo igual al
establecido para el ejercicio contable.
- Por concepto de impuestos, se amortizarn durante la vigencia fiscal prepagada.
- Por concepto de contribuciones y afiliaciones, se amortizarn durante el perodo prepagado
pertinente.
- Por otros conceptos, se amortizarn durante el perodo estimado de recuperacin de la erogacin
o de obtencin de los beneficios esperados.
Los cargos diferidos no monetarios debern ajustarse por inflacin de acuerdo con las normas
legales vigentes.
La amortizacin de la correccin monetaria diferida registrada hasta la fecha a partir de la cual se
empiecen a percibir ingresos se amortizar mensualmente durante el trmino establecido para el
diferido correspondiente. [Decreto 2650 de 1993].
No existe un mtodo nico a seguir para amortizar los activos diferidos, de suerte que en algunos
casos se podr utilizar un mtodo de lnea recta, en otro un mtodo de saldos decrecientes, o
simplemente segn se vaya consumiendo el activo diferido.
Por ejemplo, el arrendamiento se amortizar segn lo que se pague cada mes. La papelera segn
lo que se consuma cada mes, por tanto no habr un patrn definido a seguir, aunque se puede
implementar uno.
En la amortizacin de activos fijos la empresa tiene mucha flexibilidad para elegir periodo de
amortizacin y la forma de calcularla, contrario a lo que sucede en la depreciacin de activos fijos.
La amortizacin que se vaya calculando cada mes, se debe reconocer como un gasto, al tiempo que
se disminuye el saldo del activo diferido objeto de amortizacin.

Contabilizacin de la provisin de cartera
La contabilizacin de la provisin de cartera se hace mediante un dbito al gasto por provisin y un
crdito a la cuenta provisin del activo.
La provisin de cartera es el reconocimiento de las deudas de difcil cobro, aquellas que se
consideran que no ser posible recuperarlas, por tanto constituyen un gasto para la empresa, que
entrar a disminuir la utilidad de la misma.
Es por esta razn que la provisin de cartera se contabiliza como un gasto, en la cuenta 51910.
La provisin de cartera disminuye las cuentas por cobrar en el valor que se provisione, puesto que
la provisin es la consecuencia de reconocer que no es posible cobrar una cuenta o parte de ella,
razn por la que la cuenta por cobrar se tiene que disminuir, pues no tiene objeto tener registrado
un valor en la contabilidad que no ser posible cobrar. Es por eso que en el activo, la provisin se
registra en el lado crdito de la cuenta.
Pues bien, el registro contable de la provisin es el siguiente:
Cuenta Debito Crdito
519910 100.000
139905 100.000
La contabilizacin de la provisin se realiza mediante una nota de contabilidad que es un documento
interno de la empresa.
La provisin de cartera se puede hacer mensual, semestral o mensual, pero por costumbre, se hace
anual, cuando se puede determinar con mayor facilidad los das de mora de cada cuenta.

Contabilizacin de la recuperacin de cartera provisionada
Cuando una cartera, despus de haber sido provisionada se recupera, su contabilizacin tiene dos
tratamientos, dependiendo del periodo en que fue realizada la provisin.
Si la recuperacin de la cartera provisionada, corresponde a una cartera que se ha sido provisionada
en el mismo periodo o ao, simplemente se revierte el asiendo inicial.
Si la recuperacin de la cartera provisionada corresponde a una provisin realizada en un periodo o
ao anterior, se debe contabilizar como un ingreso.
Cuando se realiza una provisin, la contabilizacin es:
Cuenta Debito Crdito
519910 1.000.000
139905 1.000.000
Supongamos ahora que en el mismo ao la empresa recupera $500.000 de la cartera provisionada.
La contabilizacin de esa recuperacin ser:
Cuenta Debito Crdito
139905 500.000
519910 500.000
En principio, acreditar una cuenta de gastos no parece una decisin acertada, pero el decreto 2650
o plan nico de cuentas para comerciantes, en la dinmica de la cuenta 5199 contempla:
()
CREDITOS
a. Por el valor de las reversiones de las provisiones excesivas o indebidas cuando correspondan al
mismo ejercicio.
b. Por la cancelacin del saldo al cierre del ejercicio.
Se observa con claridad que al tratarse de provisiones del mismo ao, se debe revertir la cuenta de
gastos por provisin.
Ahora supongamos que en el siguiente ao se recupera el resto de cartera provisionada, es decir,
los $500.000 restantes.
La contabilizacin, por corresponder a una cartera provisionada un periodo diferente, se debe
contabilizar de la siguiente manera:


Cuenta Debito Crdito
139905 500.000
425035 500.000
En este caso, la recuperacin de cartera se convierte en ingreso, ingreso que debe ser declarado
como gravado con el impuesto de renta.
Pasos para la provisin y castigo de cartera
Despus de analizar que es la Provisin de cartera y haber realizado el debido procesoo gestiones
de cobro pertinentes probando que son cuentas definitivamente perdidas, adems de contar con
la autorizacin por la junta de socios, asamblea general o por la autoridad competente, se procede
a realizar la respectiva reclasificacin, contabilizacin de las provisiones y posteriormente castigo
de la cartera la cual se decide dar de baja.
Supongamos que en enero del ao xxxx se decide castigar $50.000.000 que corresponde al 15% de
la cartera con ms de un ao de vencida, para este caso se va a utilizar el mtodo de provisin
general.
1. Se reclasifica o se traslada el valor de la cartera a deudas de difcil cobro con el siguiente
registro contable, siendo las dos cuentas del activo.
Debito Deudas de difcil
cobro
50.000.000
Crdito Cartera 50.000.000
1. Se provisina mes a mes la cartera hasta provisionar el valor total de las deudas de difcil
cobro, suponiendo que se va a castigar en el mes de diciembre del mismo ao.
Debito Gasto provisin 4.116.666
Crdito Provisin deudores 4.116.666
1. Despus de haber realizado la provisin total de la deuda de difcil cobro, se procede a
castigar el total de la cartera provisionada con el siguiente registro contable, dejando en
ceros (0) las dos cuentas del activo.
Debito Provisin deudores 50.000.000
Crdito Deudas de difcil
cobro
50.000.000
Es pertinente anotar que esta es una de las formas para la provisin y castigo de cartera, ya que
cada empresa dependiendo el caso que por supuesto es diferente para cada una de ellas, tiene
diferentes polticas contables internas y formas de realizar el proceso. Es importante anotar que
para efectos fiscales se debe tener en cuenta el artculo 145 del estatuto tributario y el Decreto
reglamentario 187 de 1975 en los artculos 74 y 75, donde se contempla la provisin individual y la
provisin general para las deudas de dudoso o difcil cobro, normas que se deben aplicar para la
deducibilidad fiscal de la provisin.
Ajustes contables en las provisiones de nmina
Cada vez que se liquida la nmina, se deben calcular las diferentes provisiones de nmina como es
el caso de la prima de servicios, las cesantas y los intereses sobre cesantas, valores que luego no
coinciden con los liquidados definitivamente, por tanto es preciso proceder a realizar los ajustes
pertinentes.
Las diferentes provisiones de nmina se calculan mensual, quincenal o semanalmente, segn sea el
periodo de pago adoptado por la empresa. Una vez que se hace la liquidacin definitiva del
respectivo concepto, el valor liquidado casi nunca coincide con los valores provisionados y
acumulados mensualmente, por lo que se hace necesario ajustar los resultados acumulados al valor
real, es decir, al liquidado definitivamente.
Recordemos que las liquidaciones definitivas de prestaciones sociales, por ejemplo, se hacen por lo
general cada seis meses, en el caso de la prima de servicios y cada ao en el caso de las cesantas.
Para efectos prcticos, desarrollaremos un ejemplo nicamente con la provisin de la prima de
servicios, para despus realizar algunos ajustes.
Cuando se liquida la nmina, se provisiona por concepto de prima de servicios el 8.33%
del salario base, el cual vamos a suponer de $1.000.000.
La provisin correspondiente la prima de servicios en el caso del ejemplo ser de $83.300 y su
contabilizacin ser la siguiente:
Cuenta Debito Crdito
510536 83.300
261020 83.300
Cada mes se realizar esta contabilizacin, de modo que los valores del pasivo estimado se van
acumulando.
Supongamos que despus de 6 meses, el valor acumulado en la cuenta 261020 es de 499.800.
Al realizar la liquidacin definitiva, se pueden presentar tres situaciones. Primero; el valor liquidado
y el valor acumulado de la provisin son iguales. Segundo; el valor liquidado es superior al valor
acumulado de la provisin. Tercero; el valor liquidado es inferior al valor acumulado de la provisin.
En el primer caso, por obvias razones no se requiere hacer ningn ajuste, en los dos restantes s se
requiere hacer los ajustes del caso.
Primer supuesto: El valor liquidado es de 550.000. Vemos que este valor es superior a los 499.800
acumulados en la cuenta 261020.
En este caso, se provision un valor inferior al real, por tanto, el excedente no provisionado [50.200]
se debe llevar al gasto, luego la contabilizacin ser:
Cuenta Debito Crdito
510536 50.200
261020 50.200
En esta situacin, el registro contable es exactamente igual al que se realiza mensualmente cuando
se calcula la provisin.
Segundo supuesto: El valor liquidado es de 450.000. Vemos que este valor es inferior a los 499.800
acumulados en la cuenta 261020.
En este caso, se provision ms de lo debido [49.800], por tanto se llev al gasto un valor indebido.
Para hacer el ajuste respectivo, la contabilizacin ha de ser la siguiente:
Cuenta Debito Crdito
261020 49.800
425035 49.800
En esta situacin el registro contable es diferente, puesto que no se afecta el gasto, sino el ingreso,
ya que las cuentas del gasto no se acreditan para realizar algn ajuste por exceso, sino que en su
lugar se utiliza la cuenta de ingresos por recuperaciones [4250].
Una vez que se ha realizado el ajuste respectivo, y el valor del saldo de la cuenta 261020 es
definitivo, es el real, se procede a cancelar ese valor contra la cuenta 25, cuenta que corresponde a
los pasivos laborales efectivos, puesto que la cuenta 26, corresponde a pasivos estimados. Para ello,
se realiza el siguiente registro contable:
Cuenta Debito Crdito
261020 xxx
252001 xxx
Con este registro contable, la cuenta 261020 debe quedar en ceros.
Igual procedimiento se realiza con los otros conceptos de nmina susceptibles de ajustar.
Contabilizacin de la nmina
Una vez liquidada la nmina, se debe contabilizar cada uno de los conceptos determinados. En este
ejemplo, se supone que el empleado pertenece a la parte administrativa, por lo que se utilizara la
cuenta 51.
Para la contabilizacin de la nmina, utilizaremos los valores determinados en la liquidacin de la
nmina que suponemos arroja los datos abajo consignados.
En el proceso de contabilizacin se utilizaran los siguientes grupos de cuentas.
1105 (Bancos).
2370 (Retenciones y aportes de nmina).
2610 (Provisiones para obligaciones laborales).
5105 (Gastos de personal).
Contabilizacin.
Cdigo Nombre de la cuenta Debito Crdito
250505 Salarios por pagar 846,662
237005 Aportes E.P.S 106,250
237006 A.R.P 4,437
237010 Aportes parafiscales 76,500
238030 Fondos de pensin 131,751
261005 Cesantas 75,037
261010 Intereses sobre las cesantas 9,004
261015 Vacaciones 29,190
261020 Prima de servicios 75,037
510506 Sueldos 700,000
510515 Horas extras 50,000
510518 Comisiones 100,000
510520 Auxilio de transporte 63,600
510530 Cesantas 75,037
510533 Intereses sobre las cesantas 9,004
510536 Prima de servicios 75,037
510539 Vacaciones 29,190
510568 A.R.P 4,437
510569 Aportes E.P.S 72,250
510570 Aportes fondo pensiones 98,813
510572 Aportes cajas de compensacin 34,000
510575 I.C.B.F 25,500
510578 Sena 17,000

Sumas iguales 1,341,068 1,341,068
Comentarios.
En el caso que haya lugar a practicarle retencin por salarios a un empleado, el valor de la retencin
se deduce del total devengado y se contabiliza con un crdito a la cuenta 236505.
Igual se deduce del total devengado los embargos judiciales, libranzas, aportes aCooperativas y
fondos y dems descuentos que deba hacer la empresa al empleado. Estos conceptos se
contabilizan en la respectiva subcuenta de la cuenta 2370.
No hay que olvida, que la empresa solo puede retener o deducir del sueldo del empleado aquellos
conceptos o valores autorizados expresamente por el mismo empleado u ordenados por una
autoridad judicial.
La parte que le corresponde al empleado por concepto de salud y pensin se considera como una
retencin de nmina (deducciones de nmina), y como se puede ver se contabiliza en la cuenta
2370 y 2380, junto con la parte que le corresponde pagar al empleador.
Al gasto solo se lleva la parte de la pensin y de salud que le corresponde al empleador, puesto que
el valor restante, es el trabajador quien lo aporta y se le carga como deduccin de nmina.
Las prestaciones sociales se contabilizan en la cuenta 2610, que corresponde a una provisin. Se
considera provisin porque es una estimacin de lo que se pagara por ello. Una vez se haya
determinado el valor exacto que se debe pagar por Prestaciones sociales se lleva a la cuenta 25.
Es importante aclarar que no se debe olvidar a final de ao cancelar las respectivas provisiones y
llevarlas a la cuenta 25 como pasivos reales y efectivos, toda vez que lospasivos estimados no
proceden fiscalmente, y esto supondra un aumento del patrimonio fiscal que es la base para el
calculo de la renta presuntiva y el Impuesto al patrimonio.
La nmina por pagar se ha causado inicialmente en la cuenta 2505, y luego al momento de pagarla,
se debe debitar esta cuenta y acreditar la cuenta de caja o bancos, segn sea el caso.