Resumen Durante todo este documento nosotros

vamos a conocer nuevos conceptos en el rea de

administracin de proyectos pero estaremos ms
enfocados en los proyectos.
Introduccin
Vamos a conocer los conceptos bsicos y la forma
en que nosotros vamos a poder elegir un proyecto
y como vamos a poder autorizar el mismo con la
cedula de proyecto. Tambin aprenderemos como
hacer una solicitud de propuesta.
Mundo real
En este segundo captulo para iniciar nos muestran
un ejemplo claro de lo que vamos a estar viendo en
este captulo. El ejemplo nos dice que en cierta
ciudad se encuentra el Centro Nacional de Rutas
Escolares Seguras, la institucin mencionada tiene
el proyecto de mejorar las rutas para llegar a las
instituciones pero no tiene muchos fundos para
darle mantenimiento a todas las rutas. Por eso est
realizando un proceso de identificacin de
proyectos en tres etapas. Todas las instituciones
que pasen este filtro sern a poyadas con el
proyecto de mejorar la ruta para llegar a su
institucin. En este ejemplo acabamos de ver
claramente lo que estaremos aprendiendo en este
captulo, es la seleccin de proyectos ms
prioritarios para una organizacin o empresa.
Identificacin de un proyecto
Toda fase de inicio de un proyecto comienza
cuando una organizacin tiene una necesidad,
problema u oportunidad, para enfrentar esta
necesidad pueden surgir varios proyectos. Estos
proyectos se pueden identificar de muchas formas:


cuando se tiene una necesidad, cuando surge una
oportunidad y tambin puede ser a consecuencia de
sucesos inesperados.
Por ejemplo a una empresa se le presenta la
oportunidad de mercado de la introduccin de un
nuevo producto domstico. O tambin puede ser
que en una empresa est perdiendo mercado
entonces la empresa tendr que iniciar un proyecto
para redisear su producto para poder competir con
sus. Tambin un proyecto puede ser una necesidad
normal como el mantenimiento de una empresa.
Tambin los proyectos se identifican como
resultado de sucesos inesperados como un
terremoto o un incendio.
Para todo proyecto primero de debe de ver si este
es verdaderamente indispensable o si vale la pena
intentarlo. Un ejemplo puede ser que una empresa
quiere introducir un nuevo producto pero primero
hace un estudio en el cual debe de ver si tiene el
capital suficiente para realizarlo y si este va a
genera la ganancia deseada o no.
Seleccin de proyecto
La seleccin de proyecto consiste en evaluar
cuidadosamente los proyectos potenciales y
despus elegir cual se deber de implementar o
ejecutar. Los beneficios y las consecuencias, las
ventajas y desventajas, los pros y contras de cada
proyecto deben considerarse y evaluarse.
Se deber de revisar todas las posibles
consecuencias de cualquier proyecto se quiere
implementar, tales un proyecto tenga la
consecuencia de generar ms fondos o generar
menos.


Identificacin y seleccin de proyectos
Ibarra Corte Luis Xavier
luis_xavi_er@hotmai.com
Universidad Politcnica de Tlaxcala Telfono: 01 246 465 1328



Los pasos en el proceso de seleccin del
proyecto incluyen:
1.- Establecer criterios para la seleccin del
proyecto estos criterios pueden ser tanto
cuantitativos como cualitativos.
2.- Elaborar una lista de los supuestos con los que
fundamentar cada proyecto.
3.- Re cavar tola informacin posible del proyecto
para poder tomar una buena decisin si del
proyecto es tangible o no. Tambin hay que
recolectar informacin cuantitativa, que se veran
afectados con el proyecto (empleados,
consumidores o miembros de la comunidad,
dependiendo del proyecto especfico).

4.- Una vez que se han obtenido, analizado y
resumido todos los datos se deber de entregar toda
la informacin al grupo a cargo de realizar la
evaluacin. Cada miembro debe evaluar los
beneficios y las consecuencias de cada proyecto
con los criterios respectivos; esto permitir que
tengan el tiempo suficiente para presentarse bien
preparados a la junta de seleccin de proyecto.

Cuando se termine de seleccionar el proyecto el
patrocinador deber de realizar una cedula de
proyecto para poder comenzar con el mismo.
Cedula del proyecto
Cuando terminemos de seleccionar el proyecto, se
autorizara oficialmente con el documento cedula de
proyecto. El contenido de la clula nos dice la clave
del proyecto y establece un marco de trabajo. Esta
cedula de proyecto puede contener los siguientes
puntos:
1.-El ttulo del proyecto debe de ser conciso pero si
la empresa quiere guardar cooficialidad por la
competencia puede poner un nombre genrico.





2.-El propsito del proyecto resume la necesidad
del mismo.
3.- Una resea completa del proyecto. Puede incluir
la explicacin de la las tareas iniciales, las fases, un
esquema de trabajo detallado.
4.-El objetivo lo que esperamos lograr con el
proyecto, el producto final. Tambin puede incluir
el monto que se va a usar y el tiempo en que va a
finalizar el proyecto.
5.-Indicar los beneficios esperados al implementar
el proyecto.
6.-Indicar el monto que el patrocinador va a dar
para realizar el proyecto.
7.-Tener bocetos de lo que esperamos obtener
durante o al terminar el proyecto.
8.-Habran criterios de aceptacin especificaciones
para el producto estas especificaciones las pondr
el patrocinador del proyecto.
9.-Habra un cronograma de revisin para cada
actividad. Con una lista de fechas o periodos
10.-El proyecto deber de tener los supuestos clave
aquellos en que se basa el fundamento la
justificacin del proyecto.
11.-Las restricciones en un proyecto pueden ser
que la empresa que est desarrollando el proyecto
debe de contratar a otro personal para llevar a cabo
el proyecto pero sin interrumpirlo.
12.-Los principales riesgos para el proyecto deben
de ser identificados para ser analizados y ver si son
un verdadero problema para el proyecto o afectar el
logro exitoso del proyecto.
13.-Los requerimientos de aprobacin definen los
lmites de autoridad del gerente. Un ejemplo puede
ser que cuando se haya terminado la primera fase
del proyecto el gerente debe pedir autorizacin para
seguir con la segunda etapa. Tambin puede sr la
autorizacin para comprar materia prima.





14.-El gerente del proyecto es una persona de la
organizacin al que se ha identificado como lder.
El gerente debe de revisar que todo se est
realizando segn el plan
15.-Se debern de realizar reportes del avance del
proyecto con una determinada frecuencia ya
establecida. Por ejemplo se deber de entregar un
reporte mensualmente al patrocinador del estatus
del proyecto.
16.-El designado del patrocinador es aquella
persona que el patrocinador a elegido para que lo
represente en el proyecto. El gerente le dar cuentas
al designado y este al patrocinador. Tambin el
designado tendr cierta autoridad sobre el proyecto.
17.-La firma y la fecha de aprobacin indican que
el patrocinador ha dado el visto bueno al proyecto
de manera oficial o formal. Al firmar la cedula de
proyecto tambin inicia la cuenta regresiva para la
entrega del proyecto.
La cedula del proyecto es un documento
importante. No solo autoriza el proyecto, tambin
establece ciertos parmetros para realizar el
proyecto seleccionado anteriormente.
Cabe sealar que no todos los proyectos requieran
una cedula de proyecto para poder comenzar el
mismo. Los proyectos que son informales no
necesitan de este documento. Un ejemplo claro
puede ser la remodelacin de una casa, la
organizacin de un evento, una boda, etc.
Se mostrara un ejemplo de cedula de
proyecto
Ttulo del proyecto: Crear una Universidad en
lnea de ASTRA Corporation.
Propsito: La formacin en lnea ha sido solicitada
por los empleados de ASTRA en seis sedes de la
empresa. Entonces este proyecto cuenta con la
autorizacin para crear la Universidad en lnea de
ASTRA.





Descripcin: ASTRA emitir una solicitud de
propuesta para seleccionar un contratista externo
que disee, desarrolle, entregue y evalu el entorno
en lnea para los 20 cursos que se han identificado
como informacin imprtate. El idioma de enseas
ser ingls. Se estar evaluando constante mente los
comentarios acerca del curso. Al termino de del
programa piloto de seis cursos, el contratista deber
de entregar un reporte al vicepresidente de recursos
humanos para revisar los resultados si son
favorables o no.
Objetivo: Los objetivos de la implementacin de
los 20 cursos son:
- Enviar un mensaje congruente de
capacitacin para los empleados de
ASTRA
- Reducir los costos relacionados con
cursos exteriores.
Criterios de xito o beneficios esperados: Se
espera que la implementacin de los cursos reduzca
26 % los costos de presentacin de la informacin
para los 20 cursos el primer ao y proporcione
capacitacin para todos los nuevos empleados.
Financiamiento o fondeo: El monto total de los
fondos autorizados para este proyecto es de $200
000 para el diseo y desarrollo delos 20 cursos y
$25 por su inscripcin en lnea.
Entregas principales: El contratista deber de
disear, desarrollar, entregar y evaluar 20 cursos en
lnea, entregar reportes trimestrales por escrito y
proporcionar soporte tcnico en todo momento.
Criterio de aceptacin: El entorno de
capacitacin en lnea de todos los cursos deber de
cumplir con las normas de ASTRA en la
publicacin AOU #7. La capacitacin se impartir
en ingls.
Cronograma de milestones: La agenda del
proyecto para los principales milestones en los
meses naturales despus de la firma del contrato
con el contratista:




1.- Plan inicial del proyecto preparado
2.- Cursos piloto diseados
3.- Cursos piloto desarrollados
4.- Evaluacin diseada
5.- Inicio de la entrega de los seis casos piloto
6.- Los 14 cursos restantes desarrollados
7.- Evaluacin de todos los cursos
Supuestos clave: El contratista utilizara el sistema
de administracin de cursos de ASTRA
Corporation.
Restricciones: Los cursos debern de presentar la
informacin con los lineamientos ya establecidos
por la compaa.
Riesgos principales: El contratista deber de
firmar un documento de confidencialidad para no
revelar ninguna informacin de los cursos, con el
fin de evitar la divulgacin de los procesos.
Requerimientos de aprobacin: Todos los cursos
deben de ser aprobados por el vicepresidente de
Recursos Humanos.
Gerente del proyecto: Marie Kerba es la gerente
del proyecto asignada de ASTRA y es la
responsable del proyecto.
Preparacin de una solicitud de
propuesta
En algunos casos las organizaciones no tienen el
suficiente personal para planear y ejecutar un
proyecto. Para eso ellos contratan a un proveedor
externo (contratista). Una solicitud de propuesta es
una forma de establecer de una manera completa y
detallada, de lo que quiere el patrocinador. Una
buena solicitud de propuesta permite a los
contratistas entender lo que el cliente espera para
que los contratistas propongan una buena propuesta
a las necesidades del cliente. A continuacin se
presentan algn lineamiento de una solicitud de
propuestas:




1.- Este debe de iniciar con el objetivo del proyecto
o propsito, la razn del ser del proyecto
2.- Debe de proporcionar una descripcin de
trabajo (DDT).Se refiere al alcance del proyecto.
Se explicara de manera resumida todas las tareas a
realizar.
3.- Los requerimientos del cliente se refieren a
tamao, cantidad, color, peso, velocidad y otros
parmetros fsicos u operativos con los que debe
cumplir la solicitud propuesta por el contratista.
4.- Los entregables que el cliente espera que el
contratista le proporcione.
5.- Criterios de aceptacin que el cliente usar para
determinar si los entregables del proyecto se
completaron con base en sus requerimientos.

6.- Criterios de aceptacin que el cliente usar para
determinar si los entregables del proyecto se
completaron con base en sus requerimientos.
7.- Aprobaciones requeridas por el cliente o el
patrocinador.
8.- Establecer el sueldo del contratista por el trabajo
y tambin establecer el presupuesto para el material
9.- Las condiciones de pago que el cliente pretende
establecer. Los pagos podran ser semanales,
mensuales, anuales, por avance del proyecto.
10.- Programa requerido (Cronograma de las
tareas) para la finalizacin del proyecto y los
milestones. Se requiere establecer fechas de cada
tarea y tambin la fecha del entregable final.
11.- Debe de proporcionar instrucciones para el
formato y el contenido de las propuestas de los
contratistas. Si el cliente va a comparar y evaluar al
posible contratista debern de ser compatibles para
ser justo con todos los contratistas.






12.-Se deber de incluir la fecha de entrega en que
el cliente espera que los posibles contratistas
presenten sus propuestas. El cliente quiere recibir
todas las propuestas en una fecha establecida para
que l pueda evaluar cada una de ellas al mismo
tiempo. Un ejemplo puede que los contristas tienen
solamente 30 das para presentar su propuesta. Si la
propuesta es presentada despus de los das avils
esta no se aceptara.
13.- Deber de tener criterios de evaluacin. Estos
son los criterios que el cliente usara para evaluar las
propuestas de los contratistas competidores con el
fin de elegir al que realizara el proyecto.
14.- Se indicara los fondos disponibles que tiene el
cliente para poder desarrollar el proyecto.

Solicitud de propuestas
Cuando tengamos la solicitud de propuesta, el
cliente requiere propuestas al notificar a los
posibles contratistas. Una buena opcin para
notificar a los contratistas que ya se tiene la
solicitud de propuesta es seleccionar un grupo
selecto de contratistas y en tragarles una copia de
la solicitud de propuesta. No se deber de dar
informacin adicional a un contratista porque esto
sera una desventaja para los dems contratistas.
No todos los ciclos de vida de un proyecto incluyen
la preparacin de una solicitud de propuesta.
Algunos esfuerzos se mueven de la fase de inicio,
donde el proyecto se identifica y selecciona, hacia
las fases de planeacin y ejecucin del ciclo de
vida. Este proceso evita los pasos de la solicitud de
propuesta y de las propuestas.
Hay otros proyectos en los que los requerimientos
no estn indicados en una solicitud de propuesta
formal, pero que se comunican a varios
proveedores o abastecedores (contratistas).





Conclusin
Con este documento nos daremos cuenta que elegir
un proyecto es realmente un proceso muy
importante y muy difcil. Vimos como los clientes
o empresas autorizan un proyecto con la cedula de
proyecto. La solicitud de propuestas es un
documento que una empresa emite para que algn
contratista pueda proponer una propuesta para
poder resolver el proyecto propuesto.

Referencias
JACK GIDO, JAMES P. ADMINISTRACIN
EXITOSA DE PROYECTOS
5 EDICIN, CENGACE LEARNING, 2012 PP-
31-57