Programa de Gestion Documental

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P PR RO OG GR RA AM MA A D DE E G GE ES ST TI I N N D DO OC CU UM ME EN NT TA AL L

CARGO NOMBRE FECHA FIRMA
ELABOR Tcnico de Apoyo
Yaisly Andrea Rubiano
Trujillo
30/09/2010

REVIS
Coordinador Gestin
Documental
Ing. Mnica Teresa
Len Forero
30/09/2010

APROB
Director
Administrativo
Co.(r) J ulio Alfonso
Tello Ceballos
30/09/2010

PROCESO:
GESTIN ADMINISTRATIVA

SUBPROCESO:
GESTIN DOCUMENTAL

TITULO:
PROGRAMA GESTIN DOCUMENTAL
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PGD-S03-R01
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02
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TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIN

2. OBJ ETIVO GENERAL

2.1. OBJ ETIVOS ESPECFICOS

3. FUNCIONES DEL GRUPO DE GESTIN DOCUMENTAL

4. PRINCIPIOS ARCHIVSTICOS

4.1 PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
4.2 PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

5. POLITICAS GENERALES PARA LA GESTIN DOCUMENTAL

6. DESARROLLO DE LA GESTIN DOCUMENTAL

6.1 PRODUCCIN
6.2 RECEPCION
6.3 DISTRIBUCIN
6.4 TRAMITE
6.5 ORGANIZACIN
6.6 TRANSFERENCIAS
6.7 CONSULTA
6.8 CONSERVACIN
6.9 DISPOSICION FINAL

7. POLTICAS GENERALES PARA LA GESTIN DOCUMENTAL

8. CLASES DE ARCHIVO SEGN EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

8.1 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

9. MARCO LEGAL Y NORMATIVO

10. GLOSARIO
PROCESO:

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GESTIN DOCUMENTAL

TITULO:
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02
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1. INTRODUCCIN

La Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan
otras disposiciones, define la gestin documental como l: Conjunto de actividades
administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la
documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su
disposicin final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.

Por lo expuesto La Agencia Logstica de las Fuerzas Militares en cumplimiento de las
disposiciones legales que rigen la gestin documental en Colombia (Ley 594 de 2000 y su
reglamentacin) viene adelantando acciones encaminadas a propender por su aplicacin
y cumplimiento en todas sus unidades administrativas (Direcciones, Oficinas y Grupos de
la Sede Principal como en todas sus Regionales).

El sistema de gestin de documentos, se ocupa de todo lo que le sucede a los
documentos de una entidad u organizacin a travs de su ciclo vital, es decir desde su
creacin u origen pasando por su vida activa y productiva en cumplimiento de unas
funciones hasta su disposicin final, el cual puede ser la eliminacin, seleccin, y/o
digitalizacin una vez cumplido su propsito administrativo o la incorporacin en el
Archivo Histrico si posee valores que justifiquen su conservacin total.

Para efectos de la conceptualizacin de un programa de gestin documental, se
determinan los siguientes procesos que estarn interrelacionados entre s y se
desarrollarn en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del
documento (Archivo de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico):

Produccin
Recepcin
Distribucin
Trmite
Organizacin
Consulta
Conservacin
Disposicin final de documentos.
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2. OBJETIVO GENERAL

Normalizar de forma metdica el Programa de Gestin Documental dentro de la Agencia
Logstica de las Fuerzas Militares, orientado bajo procedimientos archivsticos en las
Direcciones, Oficinas, Grupos y Regionales, con los lineamientos base enmarcados en la
Ley 594 del 14 de julio del 2000.

2.1. OBJETIVOS ESPECFICOS

Ejecutar el Programa de Gestin Documental, bajo metodologas y procedimientos
que orienten armnicamente el desarrollo archivstico dentro de la Agencia Logstica de
las Fuerzas Militares.

Racionalizar y controlar la produccin documental, en atencin a los procedimientos,
trmites administrativos, flujos documentales, la normalizacin de modelos y formatos
para la produccin documental.

Implementar el desarrollo de procesos bsicos de aplicacin de la tabla de Retencin
Documental, organizacin, transferencias primarias, recuperacin, preservacin,
conservacin de la informacin y disposicin final de los documentos.

Facilitar la recuperacin de la informacin en forma rpida y oportuna.

Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de informacin, tiles para
la administracin e importantes para la cultura.

Lograr una acertada normalizacin en los procedimientos para la recepcin, radicacin
y distribucin de la correspondencia mediante la utilizacin de sistemas eficientes de
correo y mensajera.

Indicar e instruir a los funcionarios de la Agencia Logstica de las Fuerzas Militares,
sobre la normatividad vigente impartida por el Archivo General de la Nacin y dems
normas aplicables a la Gestin Documental en la Repblica de Colombia.

Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural
de la administracin pblica, para el funcionamiento de la misma, elementos
necesarios para la participacin ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el
control de la gestin pblica y garanta de los derechos individuales y colectivos.

Regular el manejo y organizacin del sistema de administracin de documentos y
archivos a partir de la nocin de Archivo Total y los enunciados de finalidad,
responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.

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3. RESPONSABILIDADES GRUPO GESTIN DOCUMENTAL

Orientar a los usuarios sobre el enfoque de las funciones y procedimientos
archivsticos dentro de la Agencia Logstica de las Fuerzas Militares.

Numerar y registrar los documentos recibidos o emitidos dentro y fuera de la Agencia
Logstica de las Fuerzas Militares.

Distribuir internamente los documentos recibidos o emitidos de competencia de la
Agencia Logstica de las Fuerzas Militares.

Suministrar informacin sobre la ubicacin de los documentos para consulta, en las
fases de archivo total dentro de la Agencia Logstica de las Fuerzas Militares.

Archivar los documentos conforme al ciclo vital del documento, ejerciendo la
normatividad vigente y las polticas fijadas por el Archivo General de la Nacin.

Efectuar recomendaciones referentes a criterios archivsticos para la produccin,
conservacin, consulta, trmite y distribucin de los documentos propios a la Agencia

Depurar el Archivo Central bajo los tiempos establecidos en las Tablas de Retencin
Documental, aprobadas por el Archivo General de la Nacin.

Guiar a las dependencias en los procedimientos de las transferencias primarias y
secundarias de los documentos a los diferentes archivos (Archivo Central y Archivo
Histrico de la Agencia Logstica de las Fuerzas Militares).

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4. PRINCIPIOS ARCHIVSTICOS

4.1. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Establece que cada documento debe estar situado en el fondo documental del que
procede, este principio determina la organizacin de un archivo, y que los documentos
producidos por una serie documental de un rea definida, no debe mezclarse con los de
otra. Este principio lleva a la precaucin de no deshacer expedientes para agrupar sus
partes en forma temtica.

4.2. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Hace referencia al orden que conservan los documentos dentro de cada serie de acuerdo
con la secuencia en que se origin el expediente y el orden en que se dieron los
documentos que materializan las actuaciones y diligencias propias de un trmite
administrativo.
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5. POLITICAS GENERALES PARA LA GESTIN DOCUMENTAL

Bajo el marco de la Gestin Documental, se definen las polticas, procedimientos, labores
y dems lineamientos en materia archivstica, para tratar de manera unificada toda la
informacin independiente del soporte documental; aplicar a la informacin electrnica los
mismos procesos que se suministran en los archivos de soporte tradicional, (de papel)
como los procesos de transferencia, de conservacin, de descarte, de custodia y de
preservacin, con el fin de garantizar el adecuado manejo y control de los documentos en
todos los soportes y medios acordes con el ciclo vital de los documentos.

La poltica documental cuyo objetivo principal es la de racionalizar la produccin, trmite y
volumen documental, se enmarca en de la Agencia Logstica de las Fuerzas Militares, de
la siguiente manera:

Los Documentos de Archivo, son Patrimonio Documental de la Agencia Logstica de

El control de calidad en los documentos y los procesos que requieran ser
documentados, deben estar enmarcados dentro de los lineamientos y estndares
determinados por la NTCGP 1000:2009. Sujetos al Manual de Procesos y
Procedimientos de la entidad, y con el visto bueno del Grupo de Modernizacin y
Calidad.

Los responsables de la Produccin Documental y del Control de Calidad en los
Archivos de Gestin, dentro de la Agencia Logstica de las Fuerzas Militares, son los
Directores, J efes de Oficina y Coordinadores de Grupo, quienes a su vez velan por la
produccin documental y por el cumplimiento de las normas y de los procedimientos
archivsticos.

El manejo de los archivos de gestin est a cargo de los Directores, J efes de Oficina y
Coordinadores de Grupo, quienes asignan una persona encargada del manejo de los
archivos de gestin, garantizando la aplicacin de las normas y procedimientos
archivsticos para lograr una adecuada organizacin, custodia y conservacin de la
documentacin.

Garantizar la calidad en el servicio y la seguridad de la informacin digital de acuerdo
a la poltica de operacin impartida por la oficina de Tecnologa.

El Comit de Archivo de la Agencia Logstica de las Fuerzas Militares, normalizado
mediante, Resolucin 389 del 22 de mayo del 2006, dentro de sus funciones participa y
vela por la gestin en la consecucin de recursos, adems se encarga de la
sistematizacin y normalizacin de los procesos de gestin documental, actuando
como grupo asesor de la alta Direccin, responsable de definir las polticas, los
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programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y
tcnicos de los archivos, conforme al Reglamento General de Archivo, Artculo 4 del
Acuerdo 12 de 1995.

Los funcionarios de archivo, deben trabajar bajo la tica profesional, las leyes y
disposiciones que regulan su labor y actuar bajo los principios morales. Estos tienen la
obligacin de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la
informacin de los documentos y son responsables de su organizacin, conservacin
en un medio tcnico y de control, as como de la adecuada prestacin de los servicios
en los Archivos.

El control de la Produccin Documental se ejecuta, segn la Ley General de Archivo y
la NTCGP 1000:2009 numerales 4.2, 4.2.3 y 4.2.4, donde la produccin documental de
la Agencia Logstica de las Fuerzas Militares se cie a travs del Listado Maestro de
Documentos, que incluye registros debidamente organizados para controlar el proceso
de produccin documental y el de prestacin de servicios; en l se relaciona, nombre
del Proceso, Subproceso, Cdigo Definitivo, Tipo de Documento, Ttulo, Responsable
del Documento, Versin y Fecha de Vigencia.

Para la produccin documental, se obliga tener presente, cuatro principios que se
deben aplicar desde la produccin de los documentos hasta la disposicin final,
independiente de sus caractersticas internas, externas, el soporte, las formas, etc. Los
principios son los siguientes:

a. Principio de Autenticidad: Crear y mantener documentos de archivos autnticos,
que no hayan sido cambiados. La Agencia Logstica de las Fuerzas Militares vigila
y vela por que se respeten las normas de proteccin a la propiedad intelectual y a
los derechos de autor; se compromete a no adquirir o permitir el uso de software o
archivo de audio que no est debidamente licenciado.

b. Principio de Confiabilidad: Que los documentos sirvan de evidencia, seguridad y
precisin de contenido, que garanticen los trmites posteriores en la Agencia

c. Principio de Integridad: Representa el documento completo sin alteraciones,
como testimonio de las acciones emitidas dentro y fuera de la Agencia Logstica de
las Fuerzas Militares en calidad de sus funciones propias.

d. Principio de Disponibilidad: Que el documento se pueda localizar, recuperar e
identificar, desde el momento de la produccin, hasta su conservacin dentro de la

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Los documentos originales de carcter histrico, deben conservarse en medio
electrnico y fsico, no deben ser destruidos, en cumplimiento del artculo 19 prrafo 2
de la ley 594 julio 14 de 2000.

Restriccin Documental. Los documentos de restriccin son los documentos de inters
particular de la Agencia Logstica de la Fuerzas Militares como:

a. Historias Laborales
b. Procesos Disciplinarios
c. Procesos J udiciales
d. Procesos J urdicos

Salvo los casos que deban ser consultados por entes de control, o por derecho
ciudadano de los particulares involucrados y que por competencia legal puedan ser
suministrados.

La Unidad de Correspondencia debe gestionar de manera centralizada y normalizada;
los servicios de recepcin, radicacin y distribucin de las Comunicaciones Oficiales de
la Agencia Logstica de la Fuerzas Militares, con el fin que estos procedimientos
contribuyan al desarrollo del ciclo vital de los documentos, la transparencia de la
gestin administrativa registrada en sus comunicaciones y del Programa de Gestin
Documental.

Los inventarios, mantenimiento, actualizacin, custodia y administracin de toda la
Informacin (papel y electrnica) en los archivos centrales, son responsabilidad de los
Grupos de Gestin Documental y los funcionarios designados para tal fin, tanto en la
Sede principal como en las diferentes Regionales.

La Unidad de Correspondencia ser la instancia responsable de la recepcin oficial de
la documentacin dirigida a la Agencia Logstica de las Fuerzas Militares, la cual debe
establecer los mecanismos que garanticen un manejo expedito y controlado de las
Comunicaciones Oficiales recibidas.

Todo documento que ingrese al rea de correspondencia y archivo de las unidades
responsables se considerar oficial, de acuerdo con la legislacin vigente, y se le dar
el trmite que institucionalmente le corresponda con la debida discrecin y eficiencia.

El servicio de distribucin de las comunicaciones Oficiales constituye una actividad de
alta significacin para el desarrollo ordenado y culminacin satisfactoria de la gestin
institucional, por lo que ser esencial garantizar que los documentos generados por las
Oficinas y Direcciones responsables sean recibidos oportuna y completamente por sus
destinatarios, resguardando y promoviendo los intereses de la Agencia Logstica de las
Fuerzas Militares.
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La correspondencia puede ser recibida va correo areo, e-mail, fax o personalmente.
Toda correspondencia es revisada por la Direccin General para definir quin(es) son
los destinatarios, la cual dar instrucciones conforme al rea de competencia, mediante
nota interna (soporte papel) o por el Software de Gestin Documental en la Oficina
Principal, se impartirn dichas instrucciones mediante la aplicacin contenida en la
herramienta

Las Direcciones, Oficinas y Grupos deben auspiciar que al Archivo Central ingresen
slo documentos oficiales y conservar permanentemente organizados los documentos
gestionados (Archivo de Gestin), al ordenar lgicamente los antecedentes y garantizar
su fcil localizacin y consulta.

La Direccin Administrativa a travs del Grupo de gestin Documental, ser la
responsable de supervisar el correcto tratamiento y control de la documentacin oficial
en la Agencia Logstica de las Fuerzas Militares, quien crear y establecer los
elementos preventivos y correctivos necesarios para garantizar la produccin, manejo y
uso de los documentos oficiales.

Los documentos de apoyo no se consignarn en la Tabla de Retencin Documental de
las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o
vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.
Pargrafo Artculo 4 del Acuerdo 042 de 2002.

Para la eliminacin de documentos en el archivo central se har acta de eliminacin,
con previa autorizacin del comit de archivo.

Las comunicaciones oficiales que lleguen a la Agencia Logstica de las Fuerzas
Militares no deben llegar a ttulo personal de los funcionarios, ya que todas las
comunicaciones oficiales recibidas deben pasar por las actividades del proceso de
Recepcin de documentos numeral 6.2.2.

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6. DESARROLLO DE LA GESTIN DOCUMENTAL

Para efectos de la conceptualizacin de un Programa de Gestin Documental, se
determinan los siguientes procesos que estarn interrelacionados entre s y se
desarrollarn en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del
documento (Archivo de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico):

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6.1. PRODUCCIN

La Produccin Documental comprende los aspectos de origen, creacin y diseo de
formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de las oficinas
productoras y la normalizacin de la produccin documental, que genera la Agencia

Para llevar a cabo este proceso del Programa de Gestin Documental se debe involucrar
las siguientes actividades para la normalizacin de la produccin documental:

a. Identificacin de dependencias productoras.
b. Definicin de los tipos documentales, conforme a formatos regulados en la gua
elaboracin de documentos generales e identificados en la Tabla de Retencin
Documental.
c. Directrices relacionadas con el nmero de copias.
d. Control de la produccin de nuevos documentos.
e. Determinacin de la periodicidad de la produccin documental.

6.2. RECEPCIN

Es el proceso donde se debe verificar que estn completos los documentos, que
correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su
radicacin y registro con el propsito de dar inicio a los trmites correspondientes.

Para llevar a cabo la recepcin de documentos se realizaran las siguientes actividades:

6.2.1 Registro de documentos

a. Recibo de comunicaciones oficiales.

Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a travs de diferentes medios
tales como: mensajera, correo tradicional, fax, correo electrnico y cualquier otro
medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnolgicos dentro
de la Agencia Logstica de las Fuerzas Militares y deben estar regulados en el
Manual de Procesos y Procedimientos de la entidad.

b. Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas.

La unidad de correspondencia en la ALFM revisa las comunicaciones oficiales que
ingresan a la empresa para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos
de origen del ciudadano o entidad que las remite, direccin donde se deba enviar
respuesta y asunto correspondiente y en caso de que sea de competencia de la
Empresa, se procede a su radicacin.

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Cuando una comunicacin no est firmada ni presenta el nombre del responsable o
responsables de su contenido, se considera annima y se radica con esta
observacin.

Nota: Toda documentacin interna o externa debe venir debidamente foliada.

c. Asignacin de datos

Conforme al artculo 2 del Acuerdo No. 060 de 2001 del AGN para el registro del
documento se tomara datos tales como: Nombre de la persona y / o Entidad
Remitente o destinataria, Nombre o cdigo de la(s) Dependencia(s) competente(s),
Nmero de radicacin, Nombre del funcionario responsable del trmite, Anexos y
Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

6.2.2 Radicacin de documentos

Es la asignacin de un nmero consecutivo a los documentos en los trminos
establecidos en el artculo 2 del Acuerdo No. 060 de 2001 del Archivo General de la
Nacin, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo en planillas de Excel
para las Regionales e Impresin de rtulo de la radicacin para la Oficina Principal.

El horario de atencin para la radicacin de documentos se realizar de la siguiente
manera.

OFICINA PRINCIPAL
Lunes a J ueves De las 8:00 a 16:00 horas
Viernes De las 8:00 a 15:00 horas
* J ornada contina

REGIONALES
Lunes a J ueves De las 8:00 a 17:00 horas
Viernes De las 8:00 a 16:00 horas
* En el horario de almuerzo de 12:00 a 14:00 no habr atencin de
correspondencia

Este horario se acomoda para que en el lapso de la jornada restante se alcance a dar
trmite de lo que llego en el transcurso del da con el fin de evitar inconvenientes en la
demora de respuestas de los mismos, por ejemplo sanciones en comunicados en donde
corre el tiempo de respuesta el mismo da de su recepcin.

As mismo, los das viernes se determina este horario con el fin de dar cumplimiento a las
actividades de bienestar como lo son las tardes deportivas.

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6.3. DISTRIBUCIN

Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. La
distribucin se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la
Agencia Logstica de las Fuerzas Militares, sin interesar el medio de distribucin de los
documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificacin de recepcin y
envo de los mismos.

6.3.1 Distribucin de documentos externos

Para la distribucin de documentos externo se tendr en cuenta:

a. Identificacin de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
b. Clasificacin de las comunicaciones segn los 4 puntos cardinales de la ciudad.
c. Organizacin de documentos en buzones o casilleros.
d. Reasignacin de documentos mal direccionados.
e. Registro de control de entrega de documentos recibidos.

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De igual forma se establece la siguiente poltica, con el fin de organizar y realizar una
mejor distribucin de los documentos, y de esta forma dar cumplimiento con la entrega:

OFICINA PRINCIPAL REGIONALES
Recepcin documentos para tramitar en los
diferentes puntos cardinales de la Ciudad:
Se recibir documentacin de: 8:00 a 9:30
horas. Aquellos que lleguen despus de
esta hora y hasta las 16:00 horas se dejar
el trmite para el da siguiente.
Se deben tener en cuenta las personas que
all tramitan la documentacin, verificando
la distancia, tiempo y exigencia del
documento.

6.3.2 Distribucin documentos internos

Para la distribucin de documentos internos se tendr en cuenta:

a. Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
b. Registro de control de entrega de documentos internos.

As mismo, la documentacin recibida de una entidad externa, se entregara en el
siguiente horario en la Oficina Principal:

DEPENDENCIA HORARIO
Direccin General Permanente
Subdireccin General Permanente
Oficina de Planeacin 8:00 a 16:00
Oficina Jurdica 8:00 a 16:00
Oficina de Control Interno Disciplinario 8:00 a 16:00
Oficina de Control Interno 8:00 a 16:00
Oficina de Tecnologa 8:00 a 16:00
Direccin de Apoyo Logstico 8:00 a 16:00
Direccin Financiera 8:00 a 16:00
Direccin Administrativa 08:00 11:00 14:00 16:00
Direccin de Contratacin 8:30 - 11:30 - 14:30 16:00
Direccin Cadena de Suministros 8:00 a 16:00
Direccin Comercial 11:00 16:00

As mismo, todos los derechos de peticin que lleguen y sean radicados en la Entidad, se
destinar una copia por medio electrnico a la Oficina de Orientacin Ciudadana, con el
fin de que este realice el control pertinente, de acuerdo a las funciones asignadas.

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Para la distribucin de la documentacin en Regionales internamente, se realizara de
acuerdo al volumen (cantidad) que lleguen en el da.

6.3.3 Distribucin de documentos Correo certificado

Para la distribucin de documentos por intermedio de una empresa se tendr en cuenta:

a. Control del cumplimiento de requisitos del documento.
b. Mtodos de empaque y embalaje.
c. Gestin del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
d. Control y firma de guas y planillas de entrega.
e. Control de devoluciones.
f. Organizacin mensajera externa.
g. Registro de control de envo de documentos.

De igual forma se pretende dejar establecido el horario para recibir documentacin interna
que es tramitada a Regionales y otras Entidades fuera o dentro de la cuidad se tendr en
cuenta los siguientes horarios:

a. Otras entidades

Caso 1:
Servicio hoy mismo: De 8:00 a 9:00 horas
por la empresa Servientrega y cubriendo
las ciudades principales.
Caso 1:
Servicio hoy mismo: De 8:00 am a 9:00 am
Segn empresa de mensajera contratada,
exceptuando la Regional Sur.
Caso 2:
Servicio normal fuera de la ciudad: De 8:00
a 13:30 horas en jornada continua.
Caso 2:
Servicio normal fuera de la ciudad: De 8:00
a 12:00 horas y de 14:00 a 17:00 horas.

Caso 1: El servicio hoy mismo es prestado por la empresa de mensajera contratada por
la Agencia Logstica en la Oficina Principal y Regionales, el cual para hacer uso de este
se debe solicitar antes de la hora mencionada y solo se dar trmite a los destinos
(ciudades principales) que cubra este servicio.

Caso 2: Se recibe documentacin en el horario establecido, toda vez que se debe alistar
en sobres, hacer la respectiva relacin en planillas (si aplica) y diligenciamiento de guas.

PROCESO:

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b. Oficina Principal o Regionales

De 8:00 a 15:00 horas en jornada continua,
los das Martes y J ueves.
De 8:00 a 15:30 horas en jornada continua,
los das Martes y J ueves.

Nota: Se tramitara documentacin nicamente en estos das de la semana, sin embargo,
cuando se requiera enviar un documento a la Oficina Principal o Regionales de carcter
inmediato, se podr utilizar la digitalizacin y envi por correo electrnico, utilizacin del
medio Aeropuerto Aeropuerto o el Servicio hoy mismo.

Para el trmite de la documentacin que enva la Oficina Principal a la Regional Sur, ser
nicamente el da viernes.

6.4. TRAMITE

Recorrido del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su
funcin administrativa en la Agencia Logstica de las Fuerzas Militares.

En este proceso se identifican los diversos trmites de acuerdo con la competencia de
cada dependencia y las funciones asignadas, a su vez se establecen tiempos de
respuesta y vigencia de los trmites. Como producto de esta actividad se encuentran los
flujos documentales.

Las comunicaciones oficiales deben ser consecutivas y estar debidamente controladas.
Para el caso de la Oficina Principal se debe tener un libro de registros por dependencias
No por Grupos, y para el caso de las Regionales se debe llevar un solo libro por toda la
regional.

La dependencia encargada de llevar estos registros ser la delegada de atender las
consultas, los reportes necesarios y sern responsables de que no se reserven, tachen o
enmienden nmeros.

Para el correcto trmite de las comunicaciones oficiales, se establecen controles que
permitan realizar un adecuado seguimiento a las comunicaciones internas y externas,
utilizando los cdigos de las dependencias, la numeracin consecutiva y sistemas que
permitan la consulta oportunamente, tal y como son las planillas.

De igual forma, si el documento que se va a tramitar requiere de firmas que pueden
demorar mas de un da, se recomienda no colocar la fecha al documento, si no hasta el
da en que se tramite. Podr utilizarse el fechador para tal fin.

PROCESO:

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6.5. ORGANIZACIN

Es el conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los
documentos de la Agencia Logstica de las Fuerzas Militares, como parte integral de los
procesos archivsticos, encaminadas a la adecuada organizacin de los archivos y
comprende los procesos archivsticos tales como:

6.5.1 Clasificacin documental: Proceso archivstico mediante el cual se identifican y
establecen las series que componen cada agrupacin documental (Fondo, seccin y
subseccin), de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad.

6.5.2 Ordenacin documental: Ubicacin fsica de los documentos dentro de las
respectivas series en el orden previamente acordado.

6.5.3 Descripcin documental: Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo
o de sus agrupaciones, que permite su identificacin, localizacin y recuperacin, para la
gestin o la investigacin

6.5.4 Organizacin documental: La organizacin de los documentos permite una rpida
identificacin de los expedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de
las oficinas, contar con sistemas de ordenacin fciles de entender por los usuarios,
ubicar los documentos para su consulta, transferencia o disposicin final.

6.5.5 Foliacin: Esta tarea consiste en marcar cada folio (hoja) de un expediente
asignando un nmero en orden ascendente, en donde el numero 1 ser asignado al
documentos ms antiguo dentro del expediente y as sucesivamente, hasta un mximo
200 folios.

De igual forma Las actividades que desarrollara cada una de las Oficinas, Direcciones y
Grupos de trabajo estn en la obligacin de cumplir con:

a. Limpieza de la documentacin
b. Eliminacin de material metlico
c. Identificacin del material afectado por biodeterioro.
d. Revisin y Foliacin mximo 200 folios en cada expediente.
e. Identificacin de las carpetas (Serie y Subserie)
f. Los expedientes debidamente organizados en orden cronolgico.
g. Los expedientes identificados con el formato marcacin carpeta.

6.6. TRANSFERENCIAS

La transferencia documental es un proceso mediante el cual, una vez cumplidos los
tiempos de retencin estipulados en la Tabla de Retencin Documental, se trasladan los
documentos del Archivo de Gestin al Archivo Central y de ste, al Archivo Histrico.
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Todas las dependencias debern preparar los documentos a transferir, de conformidad
con las series, sub series y tiempos de retencin estipulados en la TRD vigente.

Para llevar una adecuada transferencia documental, se tendrn en cuenta los siguientes
parmetros:

a. Los expedientes deben estar identificados con las series que estipule UNICAMENTE
LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
b. Los expedientes deben estar completamente foliados.
c. Los expedientes deben venir identificados (formato marcacin carpeta)
d. Los expedientes deben ser de mximo 200 folios.
e. Las cajas no deben quedar saturadas de carpetas, se recomienda 8 carpetas de 200
folios.
f. Las cajas debe venir identificadas (Formato marcacin caja)
g. Se debe diligenciar el formato nico de inventario

6.7. CONSULTA

Es el acceso a un documento o grupo de documentos de la Agencia Logstica de las
Fuerzas Militares, con el fin de conocer la informacin que contienen.

La consulta de documentos en los archivos de gestin, por parte de funcionarios de otras
dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes el
cual se hace mediante el formato de prstamo de documentos estipulado en el
subproceso, el cual los funcionarios deben diligenciar con los datos del los expedientes
que necesitan, al funcionario responsable del Archivo de Gestin, Archivo Central o
Histrico.

La recuperacin de los documentos entendida como la accin y efecto de obtener por
medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la
disponibilidad y actualizacin de stos, ya sean inventarios, guas, catlogos e ndices.

6.8. CONSERVACIN

Es el conjunto de medidas preventivas y correctivas, desarrolladas para garantizar la
integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido (AGN).

Para que se lleve a cabo este procedimiento es necesario desarrollar las siguientes
actividades:

1. Identificacin de las condiciones ambientales necesarias para las instalaciones
dedicadas a los archivos: Los edificios y locales destinados a albergar material de
archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de
temperatura, humedad relativa, ventilacin, contaminantes atmosfricos e iluminacin.
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2. Evaluacin de sistemas de almacenamiento y proyeccin de espacios: Prever el
espacio suficiente para albergar la documentacin acumulada y su natural incremento.

3. Establecimiento de actividades de prevencin (primeros auxilios) para los documentos:
Evaluar el estado de conservacin de la documentacin, grados de deterioro y
actividad del agente contaminante, revisando las unidades de almacenamiento y
conservacin de la documentacin, aislando el material contaminado y solicitando el
tratamiento individual con productos y procesos tcnicos, aplicando los siguientes
medios de acuerdo con el tipo de deterioro de los documentos:

a. Limpieza mecnica superficial
b. Eliminacin de cintas etiquetas y adhesivos
c. Eliminacin de pliegues y dobleces
d. Unin de roturas y rasgaduras

Acuerdo 050 de 2000 AGN Por el cual se desarrolla del artculo 64 del ttulo VII
Conservacin de Documentos, del Reglamento General de Archivos sobre
Prevencin de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.

4. Creacin de normas de migracin de informacin para informacin en soportes
magnticos: De acuerdo a la poltica de operacin impartida por la Oficina de
Tecnologa.

6.9. DISPOSICIN FINAL

Es aplicar a las series y/o sub series documentales que han cumplido su tiempo de
retencin en el archivo central, la disposicin final estipulados en las Tablas de Retencin
Documental.

Disposicin final

Consiste en realizar la disposicin final indicada en la Tabla de Retencin Documental,
por lo cual se identifican:

Conservacin total
Seleccin
Eliminacin

APLICACIN DE TECNOLOGA

Digitalizacin

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7. POLTICAS GENERALES PARA LA GESTIN DOCUMENTAL

Bajo el marco de la Gestin Documental, se definen las polticas, procedimientos, labores
y dems lineamientos en materia archivstica, para tratar de manera unificada toda la
informacin independiente del soporte documental; aplicar a la informacin electrnica los
mismos procesos que se suministran en los archivos de soporte tradicional, (de papel)
como los procesos de transferencia, de conservacin, de descarte, de custodia y de
preservacin, con el fin de garantizar el adecuado manejo y control de los documentos en
todos los soportes y medios; acorde con el ciclo vital de los documentos.

La poltica documental cuyo objetivo principal es la de racionalizar la produccin, trmite y
volumen documental, se enmarca dentro de la Agencia Logstica de las Fuerzas Militares,
de la siguiente manera:

7.1. Los Documentos de Archivo, son Patrimonio Documental de la Agencia Logstica de

7.2. El control de calidad en los documentos y los procesos que requieran ser
documentados, deben estar enmarcados dentro de los lineamientos y estndares
determinados por la NTCGP 1000:2009. Sujetos al Manual de Procesos y Procedimientos
de la entidad, y con el visto bueno del Grupo de Modernizacin y Calidad.

7.3. Los responsables de la Produccin Documental y del Control de Calidad en los
Archivos de Gestin, dentro de la Agencia Logstica de las Fuerzas Militares, son los
Directores, J efes de Oficina y Coordinadores de Grupo, quienes a su vez velan por la
produccin documental y por el cumplimiento de las normas y de los procedimientos
archivsticos.

7.4. El manejo de los archivos de gestin est a cargo Directores, J efes de Oficina y
Coordinadores de Grupo ya que son estos, quienes asignan una persona encargada del
manejo de los archivos de gestin, garantizando la aplicacin de las normas y
procedimientos archivsticos para lograr una adecuada organizacin, custodia y
conservacin de la documentacin.

7.5. Garantizar la calidad en el servicio y la seguridad de la informacin digital, De
acuerdo a la poltica de operacin impartida por la oficina de Tecnologa.
7.6. El Comit de Archivo de la Agencia Logstica de las Fuerzas Militares, legalizado
mediante acto administrativo,(Resolucin 389 del 22 de mayo del 2006) dentro de sus
funciones participa y vela por la gestin en la consecucin de recursos, adems se
encargar de la sistematizacin y normalizacin de los procesos de gestin documental,
actuando como grupo asesor de la alta Direccin, responsable de definir las polticas, los
programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y
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tcnicos de los archivos, conforme al Reglamento General de Archivo, Artculo 4 del
Acuerdo 12 de 1995.

7.7. Los funcionarios de archivo, deben trabajar bajo la tica profesional, las leyes y
disposiciones que regulan su labor y actuar bajo los principios morales. Estos tienen la
obligacin de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin
de los documentos y son responsables de su organizacin, conservacin en un medio
tcnico y de control, as como de la adecuada prestacin de los servicios en los Archivos.

7.8. El control de la Produccin Documental se ejecuta, segn la Ley General de Archivo y
la NTCGP 1000:2009 numerales 4.2, 4.2.3 y 4.2.4, donde la produccin documental de la
Agencia Logstica de las Fuerzas Militares se cie a travs del Listado Maestro de
Documentos, que incluye registros debidamente organizados para controlar el proceso de
produccin documental y el de prestacin de servicios; en l se relaciona, nombre del
Proceso, Subproceso, Cdigo Definitivo, Tipo de Documento, Ttulo, Responsable del
Documento, Versin y Fecha de Vigencia.

7.9. Para la produccin documental, se obliga tener presente, cuatro principios que se
deben aplicar desde la produccin de los documentos hasta la disposicin final,
independiente de sus caractersticas internas, externas, el soporte, las formas, etc. Los
principios son los siguientes:

7.9.1. Principio de Autenticidad: Crear y mantener documentos de archivos autnticos,
que no hayan sido cambiados. La Agencia Logstica de las Fuerzas Militares vigila y vela
por que se respeten las normas de proteccin a la propiedad intelectual y a los derechos
de autor; se compromete a no adquirir o permitir el uso de software o archivo de audio
que no est debidamente licenciado.

7.9.2. Principio de Confiabilidad: Que los documentos sirvan de evidencia, seguridad y
precisin de contenido, que garanticen los trmites posteriores en la Agencia Logstica de

7.9.3. Principio de Integridad: Representa el documento completo sin alteraciones,
como testimonio de las acciones emitidas dentro y fuera de la Agencia Logstica de las
Fuerzas Militares en calidad de sus funciones propias.

7.9.4. Principio de Disponibilidad: Que el documento se pueda localizar, recuperar e
identificar, desde el momento de la produccin, hasta su conservacin dentro de la

7.10. Los documentos originales de carcter histrico, deben conservarse en medio
electrnico y fsico, no deben ser destruidos, en cumplimiento del artculo 19 prrafo 2 de
la ley 594 julio 14 de 2000.

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7.11. Restriccin Documental. Los documentos de restriccin son los documentos de
inters particular de la Agencia Logstica de la Fuerzas Militares como:

Historias Laborales
Procesos Disciplinarios
Procesos J udiciales
Procesos J urdicos

Salvo los casos que deban ser consultados por entes de control, o por derecho ciudadano
de los particulares involucrados y que por competencia legal deban ser suministrados.

7.12. La Unidad de Correspondencia debe gestionar de manera centralizada y
normalizada; los servicios de recepcin, radicacin y distribucin de las Comunicaciones
Oficiales de la Agencia Logstica de la Fuerzas Militares, con el fin que estos
procedimientos contribuyan al desarrollo del ciclo vital de los documentos, la
transparencia de la gestin administrativa registrada en sus comunicaciones y del
Programa de Gestin Documental.

7.13. Los inventarios, mantenimiento, actualizacin, custodia y administracin de toda la
Informacin (papel y electrnica) en los archivos centrales, son responsabilidad de los
Grupos de Gestin Documental y los funcionarios designados para tal fin, tanto en la
Sede principal como en las diferentes Regionales.

7.14. La Unidad de Correspondencia ser la instancia responsable de la recepcin oficial
de la documentacin dirigida a la Agencia Logstica de las Fuerzas Militares, la cual debe
establecer los mecanismos que garanticen un manejo expedito y controlado de las
Comunicaciones Oficiales recibidas

7.15. Todo documento que ingrese al rea de correspondencia y archivo de las unidades
responsables se considerar oficial, de acuerdo con la legislacin vigente, y se le dar el
trmite que institucionalmente le corresponda con la debida discrecin y eficiencia.

7.16. El servicio de distribucin de las comunicaciones Oficiales constituye una actividad
de alta significacin para el desarrollo ordenado y culminacin satisfactoria de la gestin
institucional, por lo que ser esencial garantizar que los documentos generados por la
unidad responsable sean recibidos oportuna y completamente por sus destinatarios,
resguardando y promoviendo los intereses de la Agencia Logstica de las Fuerzas
Militares.

7.17. La correspondencia puede ser recibida va correo areo, e-mail, fax o
personalmente. Toda correspondencia es revisada por la Direccin General y Directores
Regionales para definir quin (es) son los destinatarios. La cual dar instrucciones
conforme al rea de competencia, mediante nota interna (soporte papel) o en caso de ser
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por el Software de Gestin Documental en la Oficina Principal, se impartirn dichas
instrucciones mediante la aplicacin contenida en la herramienta.

7.18. Las Direcciones, Oficinas y Grupos deben auspiciar que al Archivo Central ingresen
slo documentos oficiales; y conservar permanentemente organizados los documentos
gestionados (Archivo de Gestin), al ordenar lgicamente los antecedentes y garantizar
su fcil localizacin y consulta.

7.19. La Direccin Administrativa a travs del Grupo de gestin Documental, ser la
responsable de supervisar el correcto tratamiento y control de la documentacin oficial en
la Agencia Logstica de las Fuerzas Militares, quien crear y establecer los elementos
preventivos y correctivos necesarios para garantizar que la produccin, manejo y uso de
los documentos oficiales.

7.20. Los documentos de apoyo no se consignarn en la Tabla de Retencin Documental
de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o
vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.
Pargrafo Artculo 4 del Acuerdo 042 de 2002.

7.21. Las comunicaciones oficiales que lleguen a la Agencia Logstica de las Fuerzas
Militares no deben llegar a ttulo personal de los funcionarios, ya que todas las
comunicaciones oficiales recibidas deben pasar por las actividades del proceso de
Recepcin de documentos numeral 6.2.2.

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8. CLASES DE ARCHIVO SEGN EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

8.1 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

La Ley 594 de 2000, en su Art. 23. Formacin de archivos: establece que: Teniendo en
cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en Archivos de Gestin,
Archivo Central y Archivo Histrico. Los archivos transitan por unas etapas o edades a
medida que va pasando el tiempo as:

Edad Administrativa
Edad Intermedia
Edad permanente o histrica

Las tres fases del Ciclo Vital del Documento se conocen tambin como Archivo Total, el
cual est ligado con las fases bsicas de la gestin de documentos que son: elaboracin,
utilizacin, conservacin y disposicin final.

8.1.1 Archivo de Gestin o de Oficinas Productoras: En este archivo se conservan
todos los documentos recibidos o generados por las actividades de las Direcciones,
Oficinas, Grupos y Regionales que hacen parte de la Agencia Logstica de las Fuerzas
Militares, mientras dura el trmite de los asuntos a los que hacen referencia y una vez
concluido el mismo hasta que se termine el tiempo de permanencia establecido en cada
caso.

La conservacin y custodia de los documentos existentes en los archivos de gestin, as
como la transferencia primaria y organizada, es obligacin de los responsables de cada
Direccin, Oficina y Grupo, quienes debern designar funcionarios responsables que
asuman las funciones generales de gestin de documentos en todo momento,
supervisando el cumplimiento de los procedimientos en Gestin Calidad y normatividad
vigente.

El Archivo de Gestin es una unidad administrativa, que se rige por las disposiciones de la
Agencia Logstica de las Fuerzas Militares y lo que establezca en materia de archivo el
Archivo General de la Nacin.

8.1.2 Archivo Intermedio o Central: Est conformado por la documentacin transferida
de los archivos de gestin, que por razones administrativas, legales, jurdicas y con base
en la Tabla de retencin documental deben reposar en el Archivo Central de la Agencia
Logstica de las Fuerzas Militares hasta que pierdan su valor primario.

En su calidad de archivo intermedio, la documentacin ser clasificada, ordenada y
debidamente conservada para que sirva de soporte a la gestin administrativa de manera
eficaz al momento de su consulta.
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En este archivo se eliminar aquella informacin que habiendo perdido completamente su
valor y su utilidad administrativa no tenga valor histrico que justifique su conservacin, es
decir, cuando se cumplen los pasos de conservacin en el Archivo Central , se deben
aplicar nuevamente criterios de valoracin que identifiquen los documentos a procesar ,
eliminar y conservar como histricos.

8.1.3 Archivo Histrico: A este archivo se trasfiere desde el Archivo Central la
documentacin que, por decisin del Comit de Archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que cobra para la investigacin, la ciencia y la cultura.
Documentacin que hace parte del patrimonio institucional y que da testimonio de la
transcendencia que la entidad ha establecido en hechos relevantes para la Nacin.

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9 MARCO LEGAL Y NORMATIVO

Para que el Programa de Gestin Documental pueda ser gestionado de manera
apropiada, es necesario que la Agencia Logstica de las Fuerzas Militares, responda y
cumpla con las diferentes normas proferidas por la Repblica de Colombia, por el Archivo
General de la Nacin y los actos administrativos internos que respalden, dicha
normatividad dentro de la Agencia A continuacin se sealan las normas de carcter
general relacionadas con la gestin documental dentro de la entidad:

Constitucin Poltica de Colombia.

Artculo 8. Es obligacin del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y
naturales de la Nacin.

Artculo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su
buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen
derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre
ellas en bancos de datos y en archivos de entidades pblicas y privadas.

En la recoleccin, tratamiento y circulacin de datos se respetarn la libertad y dems
garantas consagradas en la Constitucin.

La correspondencia y dems formas de comunicacin privada son inviolables. Slo
pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las
formalidades que establezca la ley.

Con el fin de prevenir la comisin de actos terroristas, una ley estatutaria reglamentar la
forma y condiciones en que las autoridades que ella seale, con fundamento en serios
motivos, puedan interceptar o registrar la correspondencia y dems formas de
comunicacin privada, sin previa orden judicial, con aviso inmediato a la Procuradura
General de la Nacin y control judicial posterior dentro de las treinta y seis (36) horas
siguientes. Al iniciar cada periodo de sesiones el gobierno rendir informe al Congreso
sobre el uso que ha hecho de esta facultad. Los funcionarios que abusen de las medidas
a que se refiere este artculo incurrirn en falta gravsima, sin perjuicio de las dems
responsabilidades a que hubiere lugar. (Reforma Acto Legislativo 02 de 2003).

Artculo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su
pensamiento y opiniones, la de informar y recibir informacin veraz e imparcial, y la de
fundar medios masivos de comunicacin.

Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificacin
en condiciones de equidad. No habr censura.

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Artculo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las
autoridades por motivos de inters general o particular y a obtener pronta resolucin. El
legislador podr reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los
derechos fundamentales.

Artculo 27. El Estado garantiza las libertades de enseanza, aprendizaje, investigacin
y ctedra.

Artculo 63. Los bienes de uso pblico, los parques naturales, las tierras comunales de
grupos tnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueolgico de la Nacin y los
dems bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.

Artculo 70. El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de
todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educacin
permanente y la enseanza cientfica, tcnica, artstica y profesional en todas las etapas
del proceso de creacin de la identidad nacional.

Artculo 71. La bsqueda del conocimiento y la expresin artstica son libres. Los planes
de desarrollo econmico y social incluirn el fomento a las ciencias y, en general, a la
cultura....

Artculo 72. El patrimonio cultural de la Nacin est bajo la proteccin del Estado. El
patrimonio arqueolgico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional,
pertenecen a la Nacin y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley
establecer los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de
particulares y reglamentar los derechos especiales que pudieran tener los grupos tnicos
asentados en territorios de riqueza arqueolgica.

Artculo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos pblicos
salvo los casos que establezca la ley.

Artculo 94. La enunciacin de los derechos y garantas contenidos en la Constitucin y
en los convenios internacionales vigentes, no debe entenderse como negacin de otros
que, siendo inherentes a la persona humana, no figuren expresamente en ellos.

Artculo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad
nacional. Todos estn en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los
derechos y libertades reconocidos en esta Constitucin implica responsabilidades. Toda
persona esta obligada a cumplir la Constitucin y las leyes.

Son deberes de la persona y del ciudadano:

1. Respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios;
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2. Obrar conforme al principio de solidaridad social, respondiendo con acciones
humanitarias ante situaciones que pongan en peligro la vida o la salud de las personas;
3. Respetar y apoyar a las autoridades democrticas legtimamente constituidas para
mantener la independencia y la integridad nacionales;
4. Defender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivencia
pacfica;
5. Participar en la vida poltica, cvica y comunitaria del pas;
6. Propender al logro y mantenimiento de la paz;
7. Colaborar para el buen funcionamiento de la administracin de la justicia;
8. Proteger los recursos culturales y naturales del pas y velar por la conservacin de un
ambiente sano;
9. Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de conceptos
de justicia y equidad.

Artculo 112. Los partidos y movimientos polticos que no participen en el Gobierno
podrn ejercer libremente la funcin crtica frente a ste y plantear y desarrollar
alternativas polticas. Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan
los siguientes derechos: de acceso a la informacin y a la documentacin oficiales; de uso
de los medios de comunicacin social del Estado de acuerdo con la representacin
obtenida en las elecciones para Congreso inmediatamente anteriores; de rplica en los
medios de comunicacin del Estado frente a tergiversaciones graves y evidentes o
ataques pblicos proferidos por altos funcionarios oficiales, y de participacin en los
organismos electorales...

Artculo 113. Son Ramas del Poder Pblico, la legislativa, la ejecutiva y la judicial.
Adems de los rganos que las integran existen otros, autnomos e independientes, para
el cumplimiento de las dems funciones del Estado. Los diferentes rganos del Estado
tienen funciones separadas pero colaboran armnicamente para la realizacin de sus
fines.

Cdigo de Procedimiento Civil.
Artculos: 175, 251, 252, 253, 254, 255, 256, 257, 258, 259, 261, 262, 263, 264, 268,
269, 272, 273, 279, 281, 282.

Cdigo Penal.
Artculos: 463, 431, 418, 419, 350, 287, 286, 287, 289, 291, 292, 293, 294, 309, 192,
194.

Cdigo de Procedimiento Penal.
Artculos: 155, 156, 157, 233, 259, 260, 261, 262, 263, 264, 265, 275.

Cdigo Contencioso Administrativo.
Artculos: 17, 18, 19 Subrogado artculo 12 de la Ley 57 de 1985, 21, 24 Subrogado
artculo 17 de la Ley 57 de 1985, 25, 29.
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Cdigo de Comercio.
Artculos: 19, 27, 28, 43, 44, 48, 49, 51, 54, 59, 60, 68, 69, 70, 619.

Cdigo Sustantivo del Trabajo.
Artculos: 39, 41, 42, 46, 151, 162, 264, 393, 488, 489.

Ley 23 de 1982.
Artculo 2. Sobre derechos de autor (Reglamentada Dec. 1369/89 y Dec. 2145/85)

Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nacin, se establece el
Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Ley 80 de 1993.

Artculo 39. Segundo Prrafo: Las entidades estatales establecern medidas para
preservar contratos.

Artculo 55. De la prescripcin de las acciones de responsabilidad contractual. La accin
civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artculos 50, 51,52 y 53 de
esta Ley prescribir en el trmino de veinte (20) aos, contados a partir de la ocurrencia
de los mismos. La accin disciplinaria prescribir en diez (10) aos. La accin penal
prescribir en veinte (20) aos.

Ley 44 de 1993. Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982.

Ley 23 de 1995.

Artculo 37. Factura electrnica.

Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la
administracin pblica y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupcin
administrativa.

Artculos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos.

Ley 270 de 1996. Estatutaria de la administracin de justicia.

Artculo 95. Sobre el uso de la tecnologa, medios tcnicos, electrnicos, informticos y
telemticos en la administracin de justicia. Los documentos emitidos por los citados
medios, cualquiera que sea su soporte, gozarn de la validez y eficacia de un documento
original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de
los requisitos exigidos por las leyes procesales.

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Ley 527 de 1999.

Artculos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del
comercio electrnico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacin y
se dictan otras disposiciones.

Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan
otras disposiciones.

Ley 734 de 2002. Cdigo Disciplinario nico

Artculo 34 1. DEBERES. No. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos
en la Constitucin, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los dems
ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos
distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de
funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los
contratos de trabajo y las rdenes superiores emitidas por funcionario competente. No.5.
Custodiar y cuidar la documentacin e informacin que por razn de su empleo, cargo o
funcin conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la
sustraccin, destruccin, ocultamiento o utilizacin indebidos. No.22. Responder por la
conservacin de los tiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o
administracin y rendir cuenta oportuna de su utilizacin.

Artculo 35. PROHIBICIONES. A todo servidor pblico le est prohibido. No. 8. Omitir,
retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los
particulares o a solicitudes de las autoridades, as como retenerlas o enviarlas a
destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. No. 13. Ocasionar
dao o dar lugar a la prdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan
llegado a su poder por razn de sus funciones. No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir
expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas.

Ley 795 de 2003. Ajusta algunas normas del Estatuto Orgnico del Sistema Financiera.

Artculo 22. Sobre administracin y conservacin de los archivos de las entidades
financieras pblicas en liquidacin.

Ley 951 de 2005. Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestin

Ley 962 de 20005 Ley antitrmites.

Decreto 624 de 1989. Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos
administrados por la Direccin General de Impuesto Nacionales.

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Artculo 633. Informacin en medios magnticos. Para efectos del envo de la
informacin que deba suministrarse en medios magnticos, la Direccin General de
Impuestos Nacionales prescribir las especificaciones tcnicas que deban cumplirse.

Decreto 1748 de 1995. Por el cual se dictan normas para la emisin, clculo, redencin y
dems condiciones de los bonos pensinales y se reglamentan los Decretos Leyes 656,
1299 y 1314 de 1994, y los artculos 115, siguientes y concordantes de la Ley 100 de
1993.

Artculo 47. Archivos laborales informticos.

Decreto 1052 de 1998. Sobre la expedicin de licencias de construccin y urbanismo.

Decreto 147 de 2000. Reglamenta la Ley 527 de 1999.

Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se
dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.

Decreto 4746 de 2005 Por el cual se fusiona el Fondo Rotatorio de la Armada Nacional y
el Fondo Rotatorio de la Fuerza Area Colombiana en el Fondo Rotatorio del Ejrcito
Nacional, y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 07 de 1994. Por el cual se adopta y expide el Reglamento General de
Archivos.

Acuerdo 060 de 2001. Pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en
las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas.

Acuerdo 038 de 2002. Por el cual se desarrolla el artculo 15 de la Ley General de
Archivos 594 de 2000.

Acuerdo 039 de 2002. Procedimientos para la aplicacin de las Tablas de
Retencin Documental.

Acuerdo 041 de 2002. Reglamenta la entrega de documentos y archivos de las
entidades que se liquiden, fusionen o privaticen.

Acuerdo 042 de 2002 Establece criterios para la organizacin de los archivos de gestin
en las entidades pblicas y privadas que cumplan funciones pblicas, se regula el
inventario nico documental.

Acuerdo 0015 de 2007. Por el cual se aprueban las Tablas de Retencin Documental
presentadas por la Agencia Logstica de las Fuerzas Militares.

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Circular AGN No. 1 de 1997. Exhortacin al cumplimiento de la legislacin bsica sobre
archivos en Colombia.

Circular AGN No. 2 de 1997. Parmetros a tener en cuenta para implementacin de
nuevas tecnologas en los archivos pblicos.

Resolucin 389 de 2006. Por medio de la cual se crea el Comit de Archivo de la

Resolucin 808 de 2008. Por la cual se crea el instructivo Conceptos y Manejo de las
Comunicaciones Oficiales de la Agencia Logstica de las Fuerzas Militares

Directiva Permanente 024 de 2006. Establecer polticas para la elaboracin de
documentos y el manejo de la correspondencia y archivo.

NTCGP 1000 (Versin 2004) Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica.

NTC 3234 Elaboracin circulares

NTC 3393 Elaboracin de documentos comerciales

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10 GLOSARIO

El glosario de trminos archivsticos, est incluido en el Acuerdo 027 del 2006, que
modifica el Acuerdo 07 de 1994, ARTCULO PRIMERO: Actualizar el Reglamento
General de Archivos, en su Artculo 67 y en lo correspondiente al uso del Glosario El
cual es parte integral del mismo, lo complementa y permite dar claridad a la normatividad
determinada en el Programa de Gestin Documental de la Agencia Logstica de las
Fuerzas Militares. Esta elaborado con base en los conceptos archivsticos de distintos
autores, o tomados de otros glosarios, diccionarios y manuales. Algunos conceptos son
aportes y adaptaciones del Archivo General de la Nacin y esta ordenado alfabticamente
para facilitar la bsqueda de trminos y consulta de los mismos.

A

Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor
sustantivo, histrico o cultural.

Administracin de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la
planeacin, direccin y control de los recursos fsicos, tcnicos, tecnolgicos, financieros y
del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

Almacenamiento de documentos: Accin de guardar sistemticamente documentos de
archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservacin apropiadas.

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el
transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o
como fuentes de la historia.

Tambin se puede entender como la institucin que sta al servicio de la gestin
administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.

Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los
archivos de gestin y rene los documentos transferidos por los mismos una vez
finalizado su trmite y cuando su consulta es constante.

Archivo de Gestin: Archivo de la oficina productora que rene su documentacin en
trmite, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa.

Archivo electrnico: Conjunto de documentos electrnicos producidos y tratados
conforme a los principios y procesos archivsticos.

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Archivo General de la Nacin: Establecimiento pblico encargado de formular, orientar y
controlar la poltica archivstica nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de
Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nacin y de
la conservacin y la difusin del acervo documental que lo integra y del que se le confa
en custodia.

Archivo Histrico: Archivo al cual se transfiere del Archivo Central o del Archivo de
Gestin, la documentacin que por decisin del correspondiente Comit de Archivo, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la
ciencia y la cultura. Este tipo de archivo tambin puede conservar documentos histricos
recibidos por donacin, depsito voluntario, adquisicin o expropiacin.

Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su
ciclo vital.

C

Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccin o recepcin, hasta su disposicin final.

Clasificacin documental: Fase del proceso de organizacin documental, en la cual se
identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura
orgnico-funcional de la entidad productora (fondo, seccin, series y/o asuntos)

Cdigo: Identificacin numrica o alfanumrica que se asigna tanto a las unidades
productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder
al sistema de clasificacin documental establecido en la entidad.

Comit de archivo: Grupo asesor de la alta Direccin, responsable de cumplir y hacer
cumplir las polticas archivsticas, definir los programas de gestin de documentos y hacer
recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y tcnicos de los archivos.

Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las
funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
En el proceso de organizacin de fondos acumulados es pertinente el uso del trmino
correspondencia, hasta el momento en que se adopt la definicin de comunicaciones
oficiales sealada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la
Nacin.

Conservacin de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas
adoptadas para asegurar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo.

Copia: Reproduccin exacta de un documento.

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Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una
institucin o una persona, que implica responsabilidad jurdica en la administracin y
conservacin de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

D

Depuracin: Operacin, dada en la fase de organizacin de documentos, por la cual se
retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior
eliminacin.

Digitalizacin: Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra
guardada de manera analgica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, pelcula, microfilm
y otros) en una que slo puede leerse o interpretarse por computador.

Disposicin final de documentos: Decisin resultante de la valoracin hecha en
cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retencin y/o
tablas de valoracin documental, con miras a su conservacin total, eliminacin, seleccin
y/o reproduccin.

Un sistema de reproduccin debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la
informacin.

Distribucin de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos
lleguen a su destinatario.

Documento: Informacin registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o
instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el
cumplimiento de sus funciones.

Documento de archivo: Registro de informacin producida o recibida por una entidad
pblica o privada en razn de sus actividades o funciones.

Documento electrnico de archivo: Registro de la informacin generada, recibida,
almacenada, y comunicada por medios electrnicos, que permanece en estos medios
durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razn de sus actividades
y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivsticos.

Documento histrico: Documento nico que por su significado jurdico o autogrfico o
por sus rasgos externos y su valor permanente para la direccin del Estado, la soberana
nacional, las relaciones internacionales o las actividades cientficas, tecnolgicas y
culturales, se convierte en parte del patrimonio histrico.

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E

Eliminacin documental: Actividad resultante de la disposicin final sealada en las
tablas de retencin o de valoracin documental para aquellos documentos que han
perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en
otros soportes.

Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos
generados orgnica y funcionalmente por una instancia productora en la resolucin de un
mismo asunto.

F

Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusin de un
expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como
antecedente o prueba. Fecha ms antigua y ms reciente de un conjunto de documentos.

Foliar: Accin de numerar hojas.

Folio: Hoja.

Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningn criterio de
organizacin archivstica.

Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o
jurdica en desarrollo de sus funciones o actividades.

Fuente primaria de informacin: Informacin original, no abreviada ni traducida. Se llama
tambin fuente de primera mano.

G

Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la
planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y
conservacin.

I

Identificacin documental: Primera etapa de la labor archivstica, que consiste en
indagar, analizar y sistematizar las categoras administrativas y archivsticas que
sustentan la estructura de un fondo.

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Inventario documental: Instrumento de recuperacin de informacin que describe de
manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

L

Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulacin.

M

Microfilmacin: Tcnica que permite registrar fotogrficamente documentos como
pequeas imgenes en pelcula de alta resolucin.

N

Normalizacin archivstica: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la
aplicacin de la prctica archivstica.

O

Organizacin de archivos: Conjunto de operaciones tcnicas y administrativas cuya
finalidad es la agrupacin documental relacionada en forma jerrquica con criterios
orgnicos o funcionales.

Organizacin documental: Proceso archivstico orientado a la clasificacin, la
ordenacin y la descripcin de los documentos de una institucin.

P

Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o
cultural.

Produccin documental: Generacin de documentos hecha por las instituciones en
cumplimiento de sus funciones.

R

Recuperacin de documentos: Accin y efecto de obtener, por medio de los
instrumentos de consulta, los documentos requeridos.

Reprografa: Conjunto de tcnicas, como la fotografa, el fotocopiado, la microfilmacin y
la digitalizacin, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en
papel.

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Retencin documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el Archivo de
Gestin o en el Archivo Central, tal como se consigna en la tabla de retencin
documental.

S

Seccin: En la estructura archivstica, unidad administrativa productora de documentos.

Seleccin documental: Disposicin final sealada en las tablas de retencin o de
valoracin documental y realizada en el Archivo Central con el fin de escoger una muestra
de documentos de carcter representativo para su conservacin permanente. sense
tambin depuracin y expurgo.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogneos, emanadas de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e
informes, entre otros.

Sistema integrado de conservacin: Conjunto de estrategias y procesos de
conservacin que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando
su integridad fsica y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.

Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,
identificadas de forma separada de sta por su contenido y sus caractersticas
especficas.

T

Tabla de retencin documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos.

Tabla de valoracin documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales
se asigna un tiempo de permanencia en el Archivo Central, as como una disposicin final.

Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa,
con diagramacin, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para
clasificarla, describirla y asignarle categora diplomtica.

Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliacin propia, en que suelen dividirse
los documentos de cierta extensin.

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Transferencia documental: Remisin de los documentos del Archivo de Gestin al
central, y de ste al histrico, de conformidad con las tablas de retencin y de valoracin
documental vigentes.

U

Unidad administrativa: Unidad tcnico-operativa de una institucin.

Unidad de conservacin: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma
que garantice su preservacin e identificacin.
Pueden ser unidades de conservacin, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y
los libros o tomos.

Unidad documental: Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y
caracterizacin documental. Puede ser simple, cuando est constituida por un solo tipo
documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.

V

Valor administrativo: Cualidad que para la administracin posee un documento como
testimonio de sus procedimientos y actividades.

Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas
y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos econmicos de una entidad
pblica o privada.

Valor histrico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse
permanentemente por ser fuentes primarias de informacin, tiles para la reconstruccin
de la memoria de una comunidad.

Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se
producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o
contables.

Valoracin documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios
y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases del ciclo vital.

VERSION DESCRIPCINDECAMBIOS
01 Procedimiento inicial
02 Actualizacin del programa y cambio de Proceso

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