El presente trabajo denominado Ciclo de Transacciones describe
los procedimientos sistemticos bsicos en los cuales nos debemos fundamentar para poder evaluar de manera objetiva las principales reas de actividades de una empresa Estos se consi!uen con la informaci"n proporcionada por los Estados #inancieros $ por la realidad econ"mica de la empresa% para &ue as' se puedan reducir ciertos errores o fallas &ue puedan suceder en las operaciones de una entidad Dentro de la clasificaci"n de los ciclos encontramos( el de in!resos% de e!resos% ciclo de informes financieros% ciclo de producci"n $ los ciclos de auditoria% asi tambien se presentan cada una de sus funciones tipicas las cuales sirven de !uia al auditor para &ue pueda llevar acabo su control interno% los asientos comunes de cada uno de ellos% las formas $ documentos vitales $ las bases de datos &ue usualmente se utili)an Entonces podemos decir &ue presentamos la importancia de los Ciclos de Transacciones $ sus diferentes tipos% $a &ue estos var'an dependiendo la compa*'a &ue trate de implementarlos I INDICE CIC+O DE TR,N-,CCIONE- .,/IN, INTRODUCCION DE#INICIN00000000000000000000000000 1 I2.ORT,NCI,000000000000000000000000 1 C+,-I#IC,CION00000000000000000000000 1 CIC+O DE IN/RE-O-0000000000000000000 3 CIC+O DE E/RE-O-00000000000000000000 4 CIC+O DE+ IN#OR2E #IN,NCIERO000000000 5 CIC+O DE .RODUCCIN00000000000000000 6 CIC+O DE TE-ORERI,0000000000000000000 17 CONC+U-IONE- 8I8+IO/R,#I, CIC+O DE TR,N-,CCIONE- CONCE.TO9 II CIC+O9 Es una serie de secuencias operacionales que tiene como resultado un producto final similar, consistente en bienes o servicios. El tiempo transcurrido desde el comienzo hasta el final constituye la duracin del ciclo. TR,N-,CCION9 Evento, suceso o condicin cuyo reconocimiento se expresa en forma de un asiento en los registros de contabilidad, expuesta en conceptos y cantidades monetarias. Una transaccin u operacin tal como la concibe un contador, se encuentra formada por una igualdad entre dbitos y crditos. CIC+O DE TR,N-,CCIONE-9 Es un proceso sistemtico para obtener y evaluar evidencia de una manera obetiva, respecto de las principales reas de actividad de los negocios de una entidad, el cual proporcionados por los estados financieros y la realidad econmica de una empresa. !l presentarse puede ser de una forma codificada y aceptada.
I2.ORT,NCI,9 Estos ciclos de transacciones son utilizados tanto por el auditor como la administracin de la empresa, ya que se comprende meor y porque se reducen los riesgos de errores, dndole as" ms confianza tanto al auditor como a la administracin. #os ciclos de transacciones varian de acuerdo al tipo de compa$"a en que se trate de implementar este ciclo. C+,-I#IC,CION9 %omo se hab"a dicho anteriormente los ciclos de transacciones varian de acuerdo a la actividad de la empresa. &or lo que se clasifica de la siguiente forma' (. %iclo de )ngresos *. %iclo de Egresos +. %iclo de ,esorer"a -. %iclo de &roduccin .. %iclo de )nforme /inanciero III CIC+O DE IN/RE-O-9 Este ciclo se refiere a todos los ingresos que tenga la empresa ya sea por cambiar por efectivo los productos o servicios. 0entro de estas funciones que tiene la empresa est en la de realizar pedidos a los clientes, transportar los productos terminados, concedindoles as" a los clientes todas aquellas prestaciones que concede la compa$"a, y mantener y cobrar los saldos de los clientes recibindolas estas en efectivo. #as funciones que se detallan a continuacin sirven 1nicamente como una gu"a para el auditor para que pueda llevar a cabo su control interno. 2e dice entonces que este ciclo es el control f"sico y el derecho de propiedad sobre los recursos convertidos para la determinacin del costo de ventas, siendo esta una funcin contable que identifica al ciclo de ingresos. #UNCIONE- TI.IC,-' 0entro de estas funciones tenemos las siguientes' ,oma de &edidos Evaluacin y aprobacin del crdito Entrega de la mercader"a /acturar la salida de la mercader"a %obrar en efectivo 3ealizar el ingreso en la contabilidad 0epositarlo 0eterminar las cuentas incobrables %uentas por cobrar %obranza %ontabilizacin de las garant"as %ontabilizacin de comisiones #a emisin de notas de crdito 0entro de los asientos contables comunes encontramos' 4entas %osto de 4entas )ngresos de %aa 0evoluciones y 3ebaas sobre ventas 0escuento por pronto pago &rovisiones para cuentas dudosas %ancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrables IV 5astos de comisiones &asivos por impuestos a las ventas %heques rechazados ! continuacin se describen las formas $ documentos que deben de llevar' &edidos de clientes 6rdenes tanto de la transportacin como de la venta El conocimiento del transportista /acturas de ventas 7otas de %rditos 3ecibos %heques recibidos 3es1menes del diario de efectivo 3elacin diaria de depsitos 0entro de las 8ases que se utilizan en este ciclo estn' (. 8ases de 3eferencia' Es aquella informacin que servirn de referencia para el proceso de las transacciones. 0entro de estas bases nos hacemos referencia a' listas o archivos maestros de clientes y de los gastos de productos y listados o archivos de precios. *. 8ases 0inmicas' Es aquella informacin que resulta del proceso de las transacciones y que se encuentra en constante modificacin. 0entro de estas bases se encuentran' archivo de ordenes de clientes pendientes de entregar, auxiliares de clientes, diarios de ventas. Est relacionado con otros ciclos, entre estos mencionamos' El ingreso de caa relacionado con el %iclo de ,esorer"a. El de la transportacin de productos relacionado con el %iclo de &roduccin. El registro de las &lizas relacionado con el %iclo de )nforme /inanciero. O8:ETI;O-9 El cliclo de ingresos contiene como obetivo realizar transacciones y un acceso a los activos, pero que este debidamente autorizada por la gerencia y administracin. V ORI/EN9 El ciclo de )ngresos proviene del intercambio de bienes y servicios con clientes y la cobranza del ingreso de efectivo. &ara empresas comerciales en este ciclo incluyen lo que son ventas, austes de venta, rebaas, descuentos, bonificaciones, devoluciones, y cuentas incobrables. CONTRO+ INTERNO9 Este control interno est basado en lo que son las transacciones de ventas, dentro de las cuales podemos mencionar en que las ventas pueden ser tanto al crdito como al contado, aceptando as" las rdenes de los clientes con la debida autorizacin, y luego embarcarlos, y despacharlos. El ingreso del dinero deber ser maneado por una persona autorizada, realizando as" un resumen diario del movimiento de efectivo, cuadrando as" diariamente los ingresos. Este control interno deber de aplicarse a las transacciones de entradas de efectivo asociadas con la percepcin de ingresos, y las transacciones de austes de ventas. CIC+O DE E/RE-O-9 0entro de los tres tipos bsicos de transacciones en el ciclo de Egresos estn' (. %ompras *. 0esembolsos de Efectivo +. 7ominas CIC+O DE E/RE-O- DE CO2.R, Este tambin llamado de adquisicin y pago, clasifica la adquisicin de los recursos entre diversas cuentas de activo y gastos. #UNCIONE- T<.IC,-9 2eleccin del meor proveedor 2olicitar compra %omprar 3ecibir materiales %ontrol de calidad de las mercanc"as y servicios adquiridos 4erificacin de las cuentas por pagar VI ,-IENTO- CO2UNE-9 %ompras 0esembolsos de efectivo !ustes 0istribucin de %uentas &agos adelantados acumulaciones. #OR2,- = DOCU2ENTO- ;IT,+E-9 %ompra 6rden de compra !utorizacin para hacer la compra 0ocumentacin de recepcin /actura de proveedores 7otas de dbito y crdito !utorizacin para emitir cheques para cuentas por pagar. 8,-E- DE D,TO- U-U,+E-9 !rchivo de &roveedores 7ombre y direccin de los proveedores &recios %uentas a pagar CIC+O DE E/RE-O- N2IN,9 Este tipo de ciclo incluye al personal asalariado, obrero que se le paga por hora o a destao, comisin a los vendedores, premios a eecutivos, seguros mdicos a los trabaadores que son las prestaciones. #UNCIONE- T<.IC,-9 2eleccin de la persona que va a trabaar 3elaciones #aborales %apacitacin y evaluacin al personal &ago de nomina &reparacin de informes de asistencia. !utorizacin de pagos y recuperacin de anticipos varios. ,-IENTO- CO2UNE-9 7ominas &agadas 8eneficios de empleados VII 0istribucin de mano de obra !ustes de nomina &agos adelantados9acumulaciones #OR2,- = DOCU2ENTO- ;IT,+E-' 2olicitud de empleo. )nformes de tiempo Entrevista y prueba del empleo 2eleccin preliminar Exmenes f"sicos ,aretas de relo %ontratos de trabao 0espidos de personal /ormas de autorizacin de pagos especiales CONTRO+ INTERNO9 Este control interno sobre las transacciones de las nminas es que estas debern estar debidamente eecutadas, debidamente autorizadas tanto lo que la contratacin de personal, el salario, el cambio de puestos, los despidos, el pago de remuneraciones del empleado cuando este trabaa realmente en la empresa. CIC+O DE+ IN#OR2E #IN,NCIERO9 Es llamado tambin ciclo %ontable, este ciclo no procesa transacciones, sino que se refiere a informar los resultados del procesamiento de la informacin. En este ciclo se obtiene la informacin contable y operativa de los dems ciclos y analiza, eval1a, resume, concilia, austa y reclasifica esa informacin de modo que pueda darse a conocer a la gerencia o a terceros. El %iclo del )nforme /inanciero de una empresa es la eecucin o puesta en accin de un sistema contable, el cual procesa datos para producir informacin financiera que cumpla con las caracter"sticas de' utilidad, confiabilidad, oportunidad, obetividad, verificabilidad y provisionalidad. &ara poder comprender el significado de un ciclo contable es necesario definir que es un sistema de informacin contable, entendiendo ste, como un conunto de personas, procedimientos e instalaciones que procesan las VIII transacciones y finalmente originan los estados financieros y otros informes. %omprende todo lo relativo al plan de cuentas, comprobantes, libros de contabilidad, rutinas de trabao, utilizacin de mquinas, controles, inventarios, preparacin de balances, comprobacin de estad"sticas y, en general, cuanto sea menester para el meor funcionamiento de un sistema de informacin de una empresa. ,-.ECTO- RE+,CION,DO-9 El ciclo de )nformacin /inanciera tambin incluye generalmente funciones tales como el anlisis de impuestos a las utilidades, la conversin de estados financieros de filiales en moneda extranera, consolidacin, reclasificaciones y austes. !dems, la apreciacin de la gerencia del medio externo, el reconocimiento de hechos externos que requieren exposicin, y la obtencin de datos para notas e informacin suplementaria que ocurren dentro de este ciclo. &ara tener una meor enfases sobre este ciclo, se establece como punto de partida la parte contable, ya que en la mayor"a de los trabaos la evidencia que respalda las transacciones figuran en el estado de cambios en la situacin financiera como son los resultados de pruebas y anlisis de saldos de cuentas en los ciclos. 0entro de los diarios que comprende este ciclo estn' %ompra y devoluciones de compra 4enta y devoluciones de venta %obros &agos 5eneral 0entro de las funciones t"picas mencionamos' ,sientos Comunes9 4aluacin :si no se hacen en otro ciclo; Eliminacin 3eclasificacin Documentos ;itales9 &artidas de 0iario #ibros de %ontabilidad :y tambin auxiliares; IX Estados /inancieros )nformes /inancieros CO28IN,CION = CON-O+ID,CION 0entro de los procedimientos t"picos para probar un uego de Estados /inancieros de consolidacin incluyen' (. &robar las conversiones de aquellos estados financieros de componentes que se preparan en una moneda extranera. *. En la revisin anal"tica se sugiere que se pueden reducir o eliminar otras pruebas sustantivas. Esta revisin anal"tica es una parte com1n de probar una consolidacin. CONTRO+ INTERNO9 #os asientos contables para este ciclo debern ser autorizados por la gerencia, ya que estos procedimientos debern de establecerse y mantenerse de acuerdo a las pol"ticas de la gerencia. !probndose as" solamente aquellos asientos que llenes estos requisitos y que estn preparados de acuerdo a los &rincipios de %ontabilidad 5eneralmente !ceptados. 4erificar que los asientos de diarios este debidamente preparados. <ue los Estados /inancieros llenen el requisito de una revelacin suficiente. 3eflear bien los saldos de las cuentas de diarios iniciados por la funcin de contabilidad general a este ciclo. Informes ms comunes dentro de este ciclo9 8alance de %omprobacin 8alance 5eneral Estados /inancieros Estados de los movimientos de caa 0eclaraciones sobre impuestos de las ganancias. CIC+O DE .RODUCCION Este ciclo consiste en determinar y desarrollar tipos espec"ficos de proteccin, llamados tambin planes o l"neas de seguros y establecer la prima a cobrar por la proteccin ofrecida. Elaborado el producto es colocado en el X mercado, lo que requiere la captacin y entrenamiento de fuerza de venta, localizar y contactar posibles compradores, vender y cobrar esta produccin. Este ciclo tambin es conocido como %iclo de %onversin. 0entro de las transacciones que se deben de ver en este ciclo est la conversin de bienes, activos y servicios adquiridos en el ciclo de gastos en productos adecuados para la venta a los clientes y para la presentacin de estos productos a los clientes. 0entro de este ciclo se contabilizan las depreciaciones, amortizaciones y el agotamiento por medio de inventarios, gastos pagados por anticipado, activos fios, activos tangibles, gastos diferidos. 0entro de este ciclo se establecen tanto lo que es la planeacin de la produccin como la distribucin de los recursos ya sean estos materiales, mano de obra directa, materia prima;. #UNCIONE- TI.IC,-9 6rdenes de &roduccin %oncesin de crditos Entrega de &edidos ,ransferencia de productos terminados al almacn Entrega del embarque /acturacin %ontabilizacin de garant"as %uentas a cobrar )ngresos de efectivo ,-IENTO- CO2UNE-9 4entas 0epreciacin y amortizacin de activos )ngresos de caa 0escuentos sobre ventas 0evoluciones y rebaas sobre ventas &rovisin para cuentas dudosas 5astos de fabricacin absorbidos %ambios en el valor en libros en inventarios, propiedades y otros costos diferidos. XI !cumulacin gastos de garant"a #OR2,- = DOCU2ENTO- ;IT,+E-9 &edido de clientes 6rdenes de %ompra de =ateria &rima 6rden de 4enta %onocimiento de Embarque /acturas de 4enta 3ecibos )nforme de desperdicios >oas de trabaos, incluyen el costo de produccin. RE+,CION CON OTRO- CIC+O-9 Este ciclo tiene relacin con los ciclos de tesorer"a, de informacin financiera. 8,-E- U-U,+E- DE D,TO-9 !rchivo maestro del cliente :3eferencias; !rchivo de rdenes pendientes :0inmicas; %atlogo de productos y listas de precios :3eferencias !rchivo de anlisis e historia de ventas :0inmicas; 0etalle de cuentas a cobrar :0inmicas >oa de 3uta del vendedor CONTRO+ INTERNO9 2e debe de eecutar las transacciones de conversin con la debida eficiencia operativa. ,iene que haber autorizacin para la aceptacin de la produccin de las cantidades solicitadas. #as materias primas debern de ser de materiales debidamente aprobados. CIC+O DE TE-ORERI, 0entro de este ciclo se incluye el maneo de efectivo as" como la emisin de obligaciones tanto de una deuda como de acciones de capital. #UNCIONE- T<.IC,-9 4enta de 4alores 3elacin con !ccionisats %ompra de 4alores XII Emisin de 6bligaciones y acciones que representan capital social %ustodia f"sica del efectivo y los valores %ontabilizacin de transacciones 7ecesidades del capital 3ecursos y disponibilidades de capital !ctualizar los libros de mayor y auxiliares ,-IENTO- CO2UNE-9 Emitir y retirar acciones !dquirir y vender acciones de tesorer"a )ncurrir en deudas y pagarlas !cumulacin de pagos de dividendos !mortizacin de descuentos, gastos y prima diferidos, en relacin con deudas e inversiones. %omprar y vender inversiones %ambios en el valor de libros de inversiones y deuda #OR2, = DOCU2ENTO- ;IT,+E-9 %ertificacin de los titulos de las acciones !cciones y bonos adquiridos como inversin 0ocumentos por pagar %ontratos relacionados a beneficios del empleado RE+,CIN CON OTRO- CIC+O-9 %iclo de )ngresos %iclo de Egresos CONTRO+ INTERNO9 Este establece que todas las transacciones que se operen deben de operarse adecuadamente. ,odo documento deber estar debidamente autorizado dentro de los que podemos mencionar la emisin de cheques, tambin las inversiones si estas son temporales deben ser autorizadas por un funcionario eecutivo, y si son permanentes por el %onseo %onsultivo. 8I8+IO/R,#I, !uditor"a por %iclos de ,ransacciones en %ompa$"as de 2eguros XIII 5abriel Echeverr"a, =ario 0avid /acultad de %iencias Econmicas Universidad de 2an %arlos de 5uatemala 5uatemala, ?ulio de (@@+ 3ecopilacin de !uditor"a por %iclos. Universidad de 2an %arlos de 5uatemala /acultad de %iencias Econmicas 0epartamento 0e &ublicaciones.
=aterial preparado por' #icda. Esperanza 3. de =orales /echa de &ublicacin *. de ?ulio de (@@A. XIV