ndice

Trabajo en equipo ........................................................................................................... 3

Antecedentes .................................................................................................................. 4
Crculos de Calidad .......................................................................................................... 5
Cmo funcionan los crculos QC ...................................................................................... 7
Reuniones de trabajo ...................................................................................................... 8
Encontrar un problema ........................................................................................ 8
Encontrar todas las posibles causas ..................................................................... 9
Investigar cual es la causa ................................................................................... 10
Considerar las medidas de remedio .................................................................... 11
Puesta en prctica de las medidas de remedio ................................................... 11
Revisar los resultados obtenidos......................................................................... 11
Prevenir las recurrencias de los mismos problemas ............................................ 12
Conclusiones .................................................................................................................. 13
Bibliografia ..................................................................................................................... 14











Crculos de Calidad

2

Trabajo en Equipo

Una de las formas que las empresas han impulsado para responder a las exigencias de
hoy en da, ha sido impulsar el trabajo en equipo en todos sus niveles, la cual es una
condicin bsica para lograr la transformacin hacia la calidad.
Las personas en las empresas sienten la necesidad de sentirse parte de un equipo
humano, con el cual compartir valores y aspiraciones. El trabajo en equipo se ha vuelto una
caracterstica bsica del nuevo tipo de liderazgo.
Algunos elementos que deben caracterizar el trabajo en equipo son:
-El dilogo
-Aprender a escuchar a los dems
-Reflexin
-Pensamientos conjuntos

Todo esto para encontrar maneras diferentes de hacer y enfocar las cosas, configurar
visiones compartidas del futuro, el aprender de los dems, aprender en equipo (si los
equipos no aprenden, la empresa no aprende) etc.

Como lo expresa Rodrguez Combeller: El trabajo en equipo es la participacin
decidida y organizada de las personas hacia el logro de los objetivos, este favorece la
creatividad, la innovacin y el compromiso hacia la mejora continua de la calidad en todos
los niveles.




















Crculos de Calidad

3
Antecedentes
No era fcil educar a los ingenieros y empleados directivos mediante seminarios y
conferencias, pero resultaba imposible manejar al gran nmero de supervisores y dirigentes
de grupo.
Pero utilizando los medios de comunicacin masiva, en 1956 fue como empezaron a
resolver el problema, empezando con un curso de Control de Calidad por correspondencia
para supervisores valindose de la Radiodifusora Japonesa de Onda Corta.
En 1957, la Radiodifusora Japonesa NHK empez a difundir programas dentro de su
programacin educativa.
En 1960, la UCIJ (UC Ingenieros Japoneses) public una monografa titulada A text on
Quality Control for the Foreman (A y B), que sigue vendindose muy bien.

Una nueva revista naci en 1962 titulada Gemba-to-CC (Quality Control for the Foreman a
FQC), al publicarla se sostuvo que las actividades de control de calidad deban efectuarse
bajo el nombre de Crculos de Calidad, por dos motivos:
El primero, porque la mayora de los supervisores no estaban acostumbrados a
estudiar, por lo tanto no se tena la certeza de que la leyeran. Por eso, la solucin era formar
grupos que leyeran la revista de manera rotatoria asegurando la continuidad.
El segundo, todo lo estudiado deba ponerse en prctica en el lugar de trabajo de
cada persona. Haba que estimular a las personas para que resolvieran los problemas
surgidos en el lugar de trabajo, tanto por su cuenta como con ayuda de otros.
Se hizo hincapi en lo siguiente:
1. El voluntarismo. Los crculos han de crearse voluntariamente, no por rdenes
superiores.
2. Autodesarrollo. Los miembros del crculo deben estar dispuestos a estudiar.
3. Desarrollo mutuo. Los miembros del crculo deben aspirar a ampliar sus
horizontes y a cooperar con otros crculos.
4. Participacin total. Los crculos deben fijar como meta final la participacin plena
de todos los empleados del lugar.

En abril de 1965, se haban registrado 3700 grupos que practicaban actividades de
Control de Calidad. Pero el carcter voluntario del esfuerzo haba sido un obstculo, pero
para que el movimiento perdure es necesario evitar la obligatoriedad y hacer hincapi en el
voluntarismo.

Cuando algunos crculos de Control de Calidad mostraron seales de gran xito, las
empresas que no los tenan se apresuraron a imitarlos.

Crculos de Calidad

4
CRCULOS DE CALIDAD

Segn Ishikawa, el crculo de calidad es un grupo pequeo que desarrolla
actividades voluntariamente y que apoyan la calidad dentro de un mismo taller. Este
pequeo grupo lleva a cabo autodesarrollo y desarrollo mutuo, control y mejoramiento
dentro del taller utilizando tcnicas de control de calidad con participacin de todos los
miembros. De esta manera el objetivo de los crculos de calidad es contribuir al
mejoramiento y desarrollo de la empresa, crear un buen ambiente de trabajo y ejercer las
capacidades humanas plenamente. Los crculos de calidad se iniciaron en Japn en 1962.
Algunas caractersticas de los crculos de calidad son las siguientes:
1. El crculo de calidad es un grupo pequeo de empleados (entre 3 y 10) que
participan voluntariamente en su propio desarrollo y en el de la empresa.
2. Su tarea principal consiste en identificar, analizar y resolver problemas
relacionados con su rea de trabajo.
3. Por consenso deciden abordar la solucin de un problema o la ejecucin de
un proyecto de mejora; y para ello siempre siguen los ocho pasos en la
solucin de un problema.
4. Un miembro del grupo acta como lder, quien es el encargado de citar a las
reuniones, redactar informes, recabar cifras, pedir apoyos, etctera.
5. Los integrantes deben estar capacitados sobre las herramientas bsicas y
contar con el apoyo y asistencia de un experto en CTC (facilitador).
6. El grupo se rene al menos una vez por semana. La duracin dela reunin
puede ser de 45 a 90 minutos. Las reuniones pueden ser durante o fuera de
las horas de trabajo, segn las circunstancias.
7. Sus propuestas de solucin son sometidas a la consideracin de un grupo de
directivos, que puede ser el consejo de calidad.
8. Cuando es posible, ellos mismos ponen en prctica soluciones y verifican el
impacto de las mismas.
Debido al xito de CTC en Japn, en Occidente se ha tratado de imitarlos de alguna
manera. Una de las ms socorridas ha sido el impulsar programas de formacin de crculos
de calidad entre trabajadores. Los fracasos de estos programas ha sido frecuente, ya que en
muchos de estos casos no se ha entendido que el xito del CTC japons radica en un nuevo
estilo de administracin enfocada a la mejora continua, en el cual la participacin de los
trabajadores en equipos es un elemento ms y es una consecuencia. El xito de un
programa de implantacin del CTC radica en la transformacin de los niveles altos de
administracin, no en un programa de crculos de calidad.
Los crculos de calidad no son la panacea de un programa de calidad, por lo que
soportar una transformacin o iniciarla con la formacin de crculos de calidad llevara casi
invariablemente a malos resultados.
Crculos de Calidad

5

Para que estos equipos funcionen es necesario que la empresa haya iniciado con
anterioridad un verdadero proceso de cambio, donde la mayora de los miembros de la
empresa estn impregnados de la filosofa de calidad, las relaciones internas entre
directivos y subordinados sean de confianza y llenas de comunicacin, se hayan efectuado
proyectos de manera exitosos.
Si con anterioridad no se ha iniciado un programa de transformacin hacia la calidad
basado en los 14 principios de Deming, el posible beneficio de las actividades de los crculos
de calidad ser pasajero. La formacin de crculos de calidad es parte de las ltimas etapas
en la estrategia para alcanzar el CTC. Con la idea de puntualizar lo anterior a continuacin se
sealan algunos de sus beneficios y limitaciones.
Beneficios esperados de los crculos de calidad:

Mejora de la calidad.
Incremento de la productividad.
Fortalecimiento de la motivacin en el trabajo y la corresponsabilidad en el trabajo,
la calidad y la empresa.
No sirven para hacer una reestructuracin de la administracin de la empresa.
No resuelven problemas financieros.
No sustituyen la planificacin a largo plazo.
Es difcil que con su accionar se logre innovar el producto, el proceso o el sistema.
No son un programa para mejorar las relaciones humanas o fomentar la
comunicacin en el interior de la empresa, aunque ayuden a ellos.
No son la panacea de un programa de CTC.
Los resultados son a mediano plazo.









Crculos de Calidad

6
Seleccion del
tema
Estudio
Planeacion de
la mejora
Ejecucion de
la mejora
Confirmacion
del efecto
Conclusion
Presentacion

Cmo funcionan los crculos QC

















Formacion de
un circulo QC
Registro de un
circulo QC
Reunion plenaria del circulos
QC de cada division.
Reunion plenaria del circulos
QC de la planta.
Reunion plenaria del circulos
QC de toda la empresa.

Actividades de Mejora
Circulos reconocidos por su
excelencia participan en la reunion
plenaria de otras empresas.

Crculos de Calidad

7
Reuniones De Trabajo
Por la importancia de las reuniones de trabajo, tanto de cualquier equipo de calidad como
en general dentro de la empresa, a continuacin se sealan puntos que veden seguirse en
tales reuniones con el propsito de que estas pueden ser mas productivas.
Debe haber continuidad entre una reunin y otra.
Toda reunin debe tener una planificacin prevista, se debe ver la mejor manera de
conducirla y siempre tener en mente la necesidad de darle seguimiento.
En cada reunin se debe definir con anticipacin lo que se va a tratar, y si en ellas se
est abordando un problema, entonces se debe tener en claro el problema que se
discute, las personas en primer termino son responsables de resolverlos.
Los problemas deben ser comunes a los asistentes, las decisiones se deben tomar
colectivamente.
Escuchar con atencin y demostrar respeto hacia las opiniones de los dems.
La responsabilidad del progreso de un equipo y el xito de una reunin es de todos.
Conviene discutir las ideas y criticar a las personas ausentes.
Mantener un clima de dilogo cordial y respeto.
En la solucin de problemas por equipos, toda reunin debe ser parte de alguno de
los ocho pasos en la solucin de un problema.
Si las soluciones propuestas requieren del visto bueno y el apoyo de los directivos,
se debe preparar muy bien la reunin con ellos, haciendo nfasis en los
antecedentes, los costos y la calidad.

EJEMPLO 11.1.- En una empresa fabricante de llantas un crculo (o equipo) de calidad en
particular est formado por personal femenino a nivel secretarial, cuyo total de integrantes
es de cuatro. El proyecto que desarrollan fue titulado archivo muerto funcional. A
continuacin, siguiendo los ocho pasos en la solucin de un problema, se describe tal
proyecto.
1. ENCONTRAR UN PROBLEMA.


indicador Situaciones antes de la
mejora
Objetivo
Tiempo perdido por bsqueda 2 horas 10 minutos
Documentos extraviados 225 al ao Cero documentos
Numero de personas con
acceso al archivo muerto
5 empleados,
2 contratistas
2 empleados
TABLA 11.1 Situacin antes de la mejora
Crculos de Calidad

8
2. BUSCAR TODAS LAS POSIBLES CAUSAS.
Mediante una lluvia de ideas, el grupo analiza las posibles causas por las cuales se tiene
el problema de confiabilidad en el archivo muerto. Las posibles causas se plasmaron en
el diagrama de Ishikawa.
























Mtodos
reas no definidas

Cajas desordenadas



Estndar tamao de cajas
Falta de depuracin








Falta de seguridad en general





Falta de procedimientos
en el mtodo de archivar

Falta de formato para
rotulacin de cajas

Falta de informacin del
tiempo de guarda del
ddocumento
Cajas sin formato visible de su
contenido

Almacenamiento incorrecto
Falta de
confiabilidad en el
archivo muerto
Cajas sin identificacin
Materiales
Falta de anaqueles
Cajas inadecuadas
Local pequeo
Falta de cajas para archivar
Falta de focos
Ubicacin del archivo en lugar
inadecuado
Falta de cuidados en el
manejo de cajas
Demasiada informacin enviada
Muebles que obstruyen el paso
Mano de obra Medio ambiente Maquinaria
Falta de personal
encargado
Falta de
conciencia de
cmo evitar la
informacin al
archivo muerto
rea propicia
para la
proliferacin de
plagas
Falta de ventilacin
Falta de higiene
Humedad en el piso
Goteras
Mala iluminacin
Techo muy bajo
Piso disparejo
Piso inadecuado
TABLA 11.1 Diagrama de Ishikawa para las posibles causas.
Crculos de Calidad

9
3.- INVESTIGAR CUAL ES LA CAUSA O EL FACTOR MS IMPORTANTE.
Debido a la naturaleza de las causas que se mencionan en el diagrama causa-efecto, y por
relacionarse unas con otras, se lleg a que las 13 causas son las principales ya que cubren a
todas las dems. Para confirmar las 13 causas se hicieron encuestas entre los usuarios y
entre el mismo grupo. Los resultados se muestran en la hoja de verificacin de la tabla.

Causa Existe Afecta Por qu
1. reas no definidas Si Si Impera el desorden y se pierde tiempo al
buscar las cajas.
2. Cajas sin identificacin Si Si Ocasiona prdida de tiempo al que va a
buscar informacin.
3. Estndar para el tamao de
las cajas
No Si Por que al momento de acomodar las cajas
quedan en desorden.
4. Almacenamiento incorrecto Si Si Al guaradar las cajas incorrectamente se
ocupa mas espacio, y aveces los
documentos van sueltos y obstruyen el
paso.
5. Inseguridad Si Si Es peligroso por el desorden en que se
encuentran las cajas, las cajas se pueden
caer, mala instalacin elctrica, se puede
generar un incendio, no existe extintor
6. Falta de un procedimiento
de envio de documentos al
archivo
Si Si Cuando se tiene que enviar
documentacin, se hace sin la menor
conciencia, acomodando los documentos
en cajas no convenientes, y sin seguir un
sistema de resguardo
7. Ubicacin de archivos en
mal lugar
Si No No es primordial, considerando que
tenemos que adecuarnos a los recursos
con que contamos
8. Mala iluminacin Si Si Con la falta de luz es ms factible un
accidente o la picadura de algn insecto,
pero si se instala un foco se puede
ocasionar un corto por la mala instalacin
elctrica.
9. Cajas inadecuadas Si Si Al no tener uniformidad en el tamao de
las cajas se desperdicia espacio, adems de
ser peligroso por el desorden.
10. rea propicia para la
proliferacin de plagas
Si Si Debido a la suciedad y el desorden, se
generan animales dainos para la salud.
11. Humedad en el piso Si Si Con la humedad se deterioran ms
rpidamente los papeles, perdindose de
este modo la informacin guardada.
12. Piso inadecuado No No Afecta solamente en apariencia, ya que
esta disparejo.
13. Demasiada informacin
archivada
Si Si Hay documentos que ya no se van a
requerir y ocupan espacio que se puede
destinar a otra informacin.
TABLA 11.2 Resultados de la confirmacin de las causas.
Crculos de Calidad

10
4.-CONSIDERAR LAS MEDIDAS DE REMEDIO
a) Tener una persona encargada para llevar a cabo el trmite y control del archivo
muerto.
b) Establecer un procedimiento en el cual se expliquen los pasos a seguir en dicho
tramite.
c) Depuracin de documentos e identificacin del contenido actual de las cajas.
d) Asignacin del rea de guarda a cada departamento en el archivo muerto
e) Limpieza del lugar.


Contramedida Cundo Quin Cmo
1.- Encargado del almacn Abril 16 G. Garca Por consenso con el CC
2.- Procedimiento Abril 16 Grupo CC Se distribuye la carga de
trabajo
3.- Depuracin Abril 21 Todos los
departamentos
Carta de invitacin a los
departamentos
involucrados
4.- asignacin del rea de
guarda a cada
departamento
Abril 21 A. Lpez Con base en las
necesidades de los
usuarios
5.- limpieza Abril 21 Personal de limpieza y
CC
Limpieza general

5.-PUESTA EN PRCTICA DE LAS MEDIDAS DE REMEDIO
a) Se hizo una depuracin de documentos inservibles y se guardaron solo los que
tenan validez con base en las disposiciones legales y de los clientes y del espacio
asignado a cada departamento.
b) La depuracin se llevo a cabo el da sbado 21 de abril, contando con la ayuda del
personal de cada departamento que tenan cajas en el archivo muerto.
c) Se obtuvieron beneficios econmicos al recuperar material de oficina.
d) Elaboracin de diagramas de flujo para poder hacer el procedimiento en el cual
todas las integrantes colaboramos.
6.- REVISAR LOS RESULTADOS OBTENIDOS.
En la tabla se muestra una comparacin cuantitativa de la situacin antes y despus de las
modificaciones, donde se ve que los objetivos se cumplieron, y adems en la tabla se
muestran los artculos de papelera recuperados, los cuales representan un ahorro
importante.
TABLA 11.3 Programa de contramedidas.
Crculos de Calidad

11
7.- PREVENIR LAS RECURRENCIA DEL MISMO PROBLEMA.
a) Depuracin del archivo muerto, y asignacin a cada departamento de su rea de
guarda.
b) Seleccin de la documentacin que verdaderamente requiere ser guardada en el
archivo muerto.
c) Control de toda la documentacin que entra al archivo muerto aplicando el
procedimiento.
d) Depuracin continua de la documentacin, de acuerdo con el tiempo que requiera
estar guardada.
e) El procedimiento tiene que ser estrictamente aplicado a todas las reas.






Indicador Situacin antes de la mejora Despus
1.- Tiempo prdido por la bsqueda 2 horas 10 minutos
2.- Documentos extraviados 225 al ao 0
3.- Nmeros de cajas humedas 50 % 0
4. - Nmero de personas con acceso
al archivo muerto.
7 2
Artculo Cantidad Precio unitario $ Total
Folder tamao carta c/broche 433 pza. 3.10 $909.30
Folder tamao oficio c/broche 20 pza. 2.50 50.00
Folder manila tamao carta 1066 pza. 0.45 479.70
Hojas bond tamao oficio paquete c/500 20 paq. 60.00 600.00
Hojas bond tamao carta 8 cajas con 3 mil 24 mil 74.00 1776.00
Hojas bond tamao doble carta 5000 pza. 86.43 432.15
Carpeta leford tamao carta 81 pza. 9.50 769.50
Carpetas negras de argolla 59 pza. 12.00 708.00
Cajas p/archivo muerto t/oficio 67 pza. 15.00 1005.00
Broches baco c/100 pza. 5 cja. 5.00 25.00
Carpeta colgante archivo t/oficio 1 cja. 70.00 70.00
Blocks cedula de pago (obsoletas), se puede
utilizar para anotaciones
168 blk 7.00 1176.00
Total 8000.65
TABLA 11.4 Resultados obtenidos.
TABLA 11.5 Cuantificacin del material recuperado en el archivo muerto.
Crculos de Calidad

12

CONCLUSIONES.
El circulo de calidad brindo a cada una de las integrantes la oportunidad de
comunicarse mejor y trabajar en equipo.
Nos ayudo a crecer como personas y elevar nuestro nivel de calidad en el ambiente
laboral.
Trabajar en el proyecto de archivo muerto, nos permiti crear un procedimiento til
a la empresa: El procedimiento AM, en donde se indican paso a paso las, con
instrucciones a seguir para la guarda de documentos en dicha rea , con una clara
explicacin de objetivos y resultados esperados.
En la elaboracin del procedimiento, todas y cada una de las integrantes tomo parte,
manifestndose as el trabajo en equipo.
Se tuvo la oportunidad de recuperar materiales y equipo que estaba sin uso.
Se logro trabajar de una manera armoniosa, con los tres programas de trabajo
utilizados en esta empresa, y que son: Calidad total, otorgando con nuestro
procedimiento un nivel de servicio optimo a nuestros clientes internos ISO-9000,
mediante el cual aseguramos el control de documentacin enviada al archivo
muerto; y C 95, consistente en el ahorro de materiales y aprovechamiento de equipo
sin uso.












Crculos de Calidad

13
Bibliografa

Gutirrez Pulido Humberto.
Calidad Total y Productividad
McGraw Hill.
Pgs.

Kaoru Ishikawa
Qu es el Control Total de Calidad?,
Grupo Editorial Norma
Pgs.

Norman Gather,Greg Frazier.
Administracin de Produccin y Operaciones
Int. Thompson
Pgs. 648-649