Eficiencia y Eficacia

En este Tema se estudia la eficiencia del gerente y se explica por qu este

concepto forma parte del anlisis de la actuacin del mismo. Diferenciamos los
distintos componentes de la actuacin de la Gerencia como: eficiencia econmica,
direccin y organizacin. El o!eto de este Tema es como distinguir eficacia y
eficiencia, y la relacin entre amos conceptos.
INTRODUCCIN
En este tema estudiamos la misin del gerente desde el punto de "ista de la
empresa y los esfuerzos de ste #acia la consecucin de o!eti"os y resultados
positi"os en todas y cada una de las reas funcionales de la empresa.
El enunciado de este tema es $eficacia y eficiencia%, pero antes de relacionar
amos conceptos deeremos distinguir cuidadosamente la diferencia existente
entre ellos:
& Eficacia, '"irtud, acti"idad, fuerza y poder( trata de #acer las cosas lo me!or
posile y aqu) es donde entran en !uego aspectos creati"os, fuerza y dinamismo
de los "alores de la Direccin.
& Eficiencia, '"irtud para #acer una cosa ** accin con que se muestra( est
"inculada a las cualidades tcnicas de organizacin y administracin de la misma.
+a integracin de estos dos conceptos requiere un equipo de direccin eficaz y
eficiente y dee estar compuesto por personas con talento y experiencia. ,n
equipo integrado exclusi"amente por idealistas o inno"adores quizs tengan
dificultades para controlar las otras acti"idades de la organizacin. En definiti"a:
& +a eficacia trata el rea de la empresa que produce resultados.
& +a eficiencia slo puede rendir resultados dentro del marco de su definicin.
ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIN
Es posile definir en una amplia clasificacin las tareas de la Gerencia, pero este
asunto es astante comple!o deido sore todo a las modernas tcnicas de
gestin que condicionan sicamente la actuacin de la misma.
Todos los gerentes deen lograr sus o!eti"os por medio de los di"ersos recursos
puestos a su disposicin. Este planteamiento consiste en el siguiente proceso:
& +a planificacin de o!eti"os y la determinacin de las acti"idades y recursos
necesarios para lograrlos.
& El dise-o de una estructura organizada, di"idiendo el traa!o en departamentos,
delegaciones o secciones.
& +a seleccin y contratacin de personal con la preparacin adecuada y su
incorporacin correcta dentro de la plantilla.
& +a e"aluacin de la organizacin con los ni"eles requeridos de actuacin.
controlar y dar los pasos necesarios para ele"ar la eficacia indi"idual o de grupo
en relacin a las expectati"as corporati"as.
& +a coordinacin y mantenimiento de las relaciones internas, entre los distintos
segmentos de la empresa.
& +a direccin, formacin o recicla!e del personal para lle"ar a cao las acti"idades
de la organizacin.
+as acti"idades empresariales no podr)a lle"arse cao $eficazmente
eficientemente% sin implementar los procesos arria mencionados. +a falta de
planificacin y la ausencia de coordinacin pueden poner en peligro los esfuerzos
personales y financieros aportados por los responsales de la organizacin.
REAS DE EFICACIA
+as cuestiones sicas que propugnan la eficacia son:
& /0u productos o mercados son capaces de alcanzar resultados satisfactorios1
& /2mo otener los recursos econmicos para producir estos resultados1
El principio de 3areto es utilizado frecuentemente para contestar a estas
preguntas. De acuerdo a este principio el 456 del mercado dee producir el 756
de los resultados comerciales de una empresa. 8e denomina la regla 45*75 e
implica una gestin eficaz, enfocada para que el 456 de las acti"idades
producti"as de la empresa se otenga el 756 de los resultados.
+os empresarios, por tanto, deen e"itar que el 756 de las transacciones solo
sean capaces de aportar el 456 de los resultados, lo que significar)a una
implicacin de costes desproporcionados. 3or e!emplo: en la 9anca las cuentas
corrientes peque-as contailizan muc#os mo"imientos o apuntes: c#eques,
efectos, recios, etc., pero con el coro de estos ser"icios se nutre la asignacin
de fondos para prstamos. +os ancos penalizan las cuentas peque-as con
recargos y recompensan las grandes cuentas con el aono de intereses.
8in emargo en el 8ector 3:lico se traa!a en ni"eles muc#o ms a!os de
actuacin. En los ;ospitales, 2rceles, <rganismos del Estado, =utonom)as,
=yuntamientos, etc. la orientacin de los costes en inters de la eficacia es un
factor fundamental, e"itando sus gestores que se les pregunte sore la eficacia del
ser"icio.
Estos e!emplos ponen de manifiesto el conflicto de intereses que pueden surgir
entre eficacia y eficiencia. En una organizacin eficaz las dos estn deidamente
cominadas, pero en otras organizaciones un rea de actuacin es sacrificada en
eneficio de la otra.
ANLISIS DE LA EFICACIA
;asta #ace poco tiempo el :nico control aplicado a los costes de >ar?eting y
@entas era el de comparar los costes finales con la cifra presupuestada. Esta
frmula es toda")a esencial en el control financiero y gerencial, pero se precisa de
algo ms.
+a necesidad a-adida, es un c#equeo de la eficacia del plan de mar?eting y las
pre"isiones de "enta. 8e pueden comparar las in"ersiones econmicas en
pulicidad, gastos de "endedores, etc., con el "olumen extra conseguido en las
"entas mediante una eficaz estrategia de mar?eting, pero es extremadamente
dif)cil realizar este anlisis porque es comple!o e"aluar que cifra de "entas $extras%
se #an alcanzado por estas acciones de mar?eting.
8in emargo sore este tema se #an realizado di"ersas in"estigaciones, en razn
a su importancia, para conocer la realidad de la gestin empresarial. +os factores
que #acen dif)cil la otencin de estos datos para un posterior anlisis son:
& +a presencia en el mercado de otros competidores.
& +os camios en las tendencias de la econom)a de escala.
& +os camios inesperados del gusto o predileccin de los consumidores de los
productos de nuestro sector.
& +a diferencia de los precios de "enta fi!ados por la competencia.
& <tras causas a!enas nuestra "oluntad, etc.
Existen estad)sticas operacionales para identificar y "alorar estos factores, sin
emargo, su comple!idad matemtica #ace que estos traa!os sean dif)ciles de
realizar por los propios gerentes, y deen ser consultores especializados en esta
materia los que deen lle"ar a cao estos traa!os.
ASPECTOS DE LA EFICIENCIA
+a eficiencia puede ser considerada en tres aspectos:
& Econmicas
& Gerenciales.
& <rganizati"as.
El control de la eficiencia ms utilizado es el econmico, conocido como el $control
flexile% de los presupuestos.
2<ATEBT< E2<AC>D2<. +os presupuestos para los departamentos o
secciones son pre"iamente preparados y luego aproados por los distintos
responsales a los cuales afecta. +os Directores de Departamento tienen la
responsailidad de mantener los gastos asignados a sus reas respecti"as dentro
de los l)mites acordados. En teor)a no deern surgir prolemas siempre y cuando
se cumplimenten correctamente las partidas presupuestadas y no se "ean
superadas o excedida.
El control presupuestario de gastos consiste en una comparacin simple de los
costes resultantes con los pre"istos. ,n control flexile calcula de antemano el
coste pre"isto para cada producto en todos los ni"eles posiles dentro del proceso
producti"o. =l final de cada periodo o fase, los costes finales son comparados con
los presupuestos y se analizan las "ariaciones o des"iaciones que se #ayan
producido.
8i las operaciones de faricacin #an sido realizadas por encima de los costes
pre"istos, deido a una a!a producti"idad o por el aumento en el consumo de
materiales, esta diferencia se conoce como $"ariaciones desfa"orales de
eficiencia%. 8i la actuacin rea!a las expectati"as de costes, estas "ariaciones se
conocen como $fa"orales%.
CONTEXTO GERENCIAL
+a eficiencia de la gerencia la #emos tratado de forma no muy amplia al principio
de este Tema, pero deeremos #acer nfasis en:
& ,so del tiempo y del esfuerzo de la me!or forma posile.
& +a calidad de la toma de decisiones y de los procedimientos de control
& El rea de los Eecursos ;umanos.
CONTEXTO ORGANIZATIVO
+os prolemas de eficiencia organizati"a pueden surgir en cualquier situacin,
deido sore todo a estructuras inadecuadas por crecer demasiado deprisa,
camios en la tecnolog)a o de alguna de las muc#as otras modificaciones que son
dif)ciles de pre"er.
<tros prolemas pro"ienen de las tensiones ner"iosas que pueden dilatar o
retrasar las comunicaciones internas lo que incrementa la comple!idad de las
mismas y la urocracia. +a organizacin corre el riesgo de no poder adaptarse a
los camios que se puedan producir en el mercado y otros factores
medioamientales.
,na empresa en continua e"olucin dee "igilar la dimensin de su estructura
para poder enfrentarse a las nue"as demandas que le son requeridas. 3uede
encontrase en un momento dado donde los responsales de la gestin se "en
oligados a ir ms all de sus posiilidades y puede pasar astante tiempo antes
de que las responsailidades sean re"isadas y los traa!os delegados
con"enientemente.
Existen otros prolemas frecuentes dentro de algunas organizaciones, como:
& Empresa mal definida, con pol)ticas discrepantes.
& Dnadecuada integracin de especialistas funcionales.
& 2omunicaciones deficientemente coordinadas.
& Dnsuficiente descentralizacin de las decisiones.
& Empresa ien orientada, pero mal explotada, o a la in"ersa.
& Funciones y responsailidades mal definidas.
Todos estos factores conducen a prcticas ineficaces dentro de la empresa y se
requiere de la Direccin General detecte cualquier camio que se produzca.
RESUMEN
G( +os trminos $eficacia% y $eficiencia% son utilizados #aitualmente en las
con"ersaciones entre directi"os de empresa. +os dos trminos #an sido definidos
cuidadosamente:
& +a eficacia, implica que se #an tomado las decisiones correctas.
& +a eficiencia, se refiere a los mtodos que #emos empleado para lle"arlas a
cao.
4( 8in emargo, en las discusiones comunes entre directi"os no existe una
diferencia real entre los dos trminos.
H( +ograr eficacia y eficiencia en cualquier organizacin es una tarea dif)cil de
lograr. existen factores comple!os que a "eces parecen traa!ar como sistemas
contrapuestos.
I( 3or e!emplo, los principios de eficiencia de la gerencia que incorpora un sistema
de $relacin cordial% con la plantilla, a "eces, dic#a postura estar en contra de los
principios de eficiencia econmica en organizaciones que no contemplan los
aspectos #umanos en su gestin empresarial.
EJEMPLO PRCTICO
+a empresa ritnica >ar?s and 8pencer, pre"io anlisis, determin que los
comple!os circuitos documentarios podr)an tener un efecto directo sore los
precios de "enta, e inici un traa!o para eliminar en lo posile parte del papeleo y
la considerale duplicacin del esfuerzo del personal en estas tareas urocrticas.
Despus de nue"e meses la compa-)a #a)a logrado los siguientes resultados:
& +os gastos administrati"os se redu!eron en un J56.
& ,na reduccin en la plantilla administrati"a en la misma proporcin.
& ,n a#orro considerale de material de papeler)a.
+os camios en la organizacin incluyeron la descentralizacin de las
responsailidades y el control a los gerentes de las sucursales. la centralizacin
del pago de sueldos y salarios. eliminacin el control de entrada a los centros de
traa!o a tra"s de relo! registrador y su sustitucin por la super"isin directa por
parte de los !efes de seccin.
EJERCICIO
=nalice una empresa que usted conozca ien o #aya traa!ado en ella, y :
a( 2onsidere en que forma traa!a desde el punto de "ista de la eficacia y de la
eficiencia.
( 8ugiera algunos camios en la estructura.
c( 2amios que deer)a efectuar para resol"er los prolemas en su
funcionamiento.
PREGUNTAS
G( Distinga entre eficacia y eficiencia en la gestin empresarial.
4( /2on qu prolema se encontrar un equipo de direccin compuesto por
miemros exclusi"amente idealistas o inno"adores1
H( Eesuma los elementos principales en los procesos organizati"os.
I( Explique que es el 3rincipio de 3areto.
J( /2mo ponen en prctica los 9ancos este principio1
K( /3or qu las reas de ser"icio en los sectores p:licos se preocupan ms de la
eficiencia que de la eficacia1
L( /2ul es el c#equeo normal de eficiencia aplicado a las acti"idades de
>ar?eting y @enta1
7( /0u tcnicas se emplean para medir la eficacia de las campa-as de >ar?eting
y @entas1
M( /2mo funciona el control flexile en los presupuestos1
G5( /2undo se produce la eficiencia positi"a1
GG( /= qu se deen principalmente los prolemas de ineficiencia organizati"a1
G4( Dndique las deficiencias t)picas en una organizacin.