ARQUIVOLOGIA

CONCEITOS BASICOS
Informao: pode ser definida como idia ou conhecimento.
Suporte: meio no qual a informao registrada. Entende-se por suporte qualquer meio
utilizado para gravar a informao.
Documento: toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de consulta, es-
tudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do
homem numa determinada poca ou lugar
Arquivos: conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies
d carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio d ativi//s especficas, bem
como por pessoa fsica, qq q seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos (art.
2 da lei 8.159/91)
a acumulao ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma institui-
o ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus objetivos,
visando utilidade que podero oferecer no futuro (Marilena Leite Paes)
a reunio de documentos conservados, visando utilidade que podero oferecer
futuramente, destacando que, para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado,
organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes ao setores e que, para
realizar o trabalho de arquivamento, o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo
que lhe ser entregue (Helosa Almeida Prado)
Os documentos de arquivo, alm de serem produzidos pela instituio, podem tambm
ser recebidos pela mesma.
Os documentos de arquivo podem estar registrados em variados suportes e ser de vrios
tipos (textual, iconogrfico, audiovisual etc.),
Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar que os
documentos de arquivo possuem uma caracterstica chamada organicidade.
- organicidade: significa q o documento foi criado em funo de uma atividade realizada
pela instituio, de forma que o mesmo servir de prova das transaes realizadas pela
organizao. Assim, ao se estudar os documentos de um arquivo, pode-se ter uma idia
clara das atividades realizadas por aquele rgo.
conjunto de documentos;
mvel para guarda de documentos;
local onde o acervo documental dever ser conservado;
rgo governamental ou institucional cujo objetivo seja o d guardar e conservar a documen-
tao;
Importncia do arquivo
A importncia do arquivo para a instituio est ligada ao aumento expressivo do volume
de documentos que a mesma utiliza no exerccio de suas atividades e a necessidade de se
estabelecerem critrios d guarda e de eliminao de documentos, quando estes j no so
mais teis para a organizao. A adoo de tcnicas arquivsticas adequadas permite no
apenas a localizao eficiente da informao desejada, mas tambm a economia d recur-
sos p/ a instituio.
Finalidade do arquivo
A principal finali// dos arquivos servir administrao constituindo-se, consequente//,
em base do conhecimento da Histria.
Guarda dos documentos que circulam na instituio, utilizando para isso tcnicas que
permitam um arquivamento ordenado e eficiente;
Garantir a preservao dos documentos, utilizando formas adequadas de acondiciona//,
levando em considerao temperatura, umidade e demais aspectos que possam danifcar
os mesmos;
Atendi// aos pedidos de consulta e desarquiva// d documentos pelos diversos setores da
instituio, de forma a atender rapidamente a demanda pelas informaes ali depositadas.
Funo dos arquivos
Sua funo bsica a guarda e a conservao dos documentos, visando a sua utilizao
futura, presente e passada.
Requisitos para execer essas funes:
contar com pessoal qualificado e em nmero suficiente;
estar instalado em local apropriado;
dispor de instalaes e materiais adequados;
utilizar sistemas racionais d arquiva//, fundamentados na teoria arquivstica moderna;
contar com normas de funcionamento;
contar com dirigente qualificado, preferencial, mas no obrigatoriamente, at pela
escassez dos mesmos, formado em Arquivologia.
DISTINO ENTRE ARQUIVO, MUSEU E BIBLIOTECA
-Embora arquivo, museu e biblioteca tenham a mesma finalidade (guardar e permitir o acesso
aos documentos), seus objetivos so diferentes, tendo em vista os tipos documentais de que
cada instituio trata.
Biblioteca: o conjunto de material, em sua maioria impresso e no produzido pela insti-
tuio em que est inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Normal-
mente, constituda de colees temticas e seus documentos so adquiridos por meio de
compra, doao ou permuta.
Museu: uma instituio de interesse pblico, criada c/a finalidade de conservar, estudar e
colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de valor cultural.
Os documentos de arquivo so produzidos em uma nica via ou em limitado nmero de c-
pias, enquanto os documentos das bibliotecas so produzidos em numerosos exemplares,
de forma a atender suas necessidades.
CORRESPONDNCIAS, SUA CLASSIFICAO E CARACTERIZAO
Correspondncia merece tratamento especial por se constituir numa parte considervel dos
acervos arquivsticos, uma vez que as aes administrativas so, em geral, desencadeadas por
seu intermdio.
A classificao e a caracterizao da correspondncia so dois fatores da maior importn-
cia no desenvolvimento das tarefas de registro e protocolo.
Quanto ao destino e procedncia pode ser classificada em externa e interna.
Por externa entende-se aquela correspondncia trocada entre uma instituio e outras
entidades e/ou pessoas fsicas, como ofcios, cartas, telegramas.
Interna a correspondncia trocada entre os rgos de uma mesma instituio. So os
memorandos, despachos, circulares.
Pode ser ainda oficial e particular.
Oficial trata d assunto d servio ou d interesse especfico das ativi//s d uma instituio.
Particular a de interesse pessoal de servidores de uma instituio

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS
Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos so estu//s, podem ser classificados segundo:
as entidades mantenedoras (pblicos ou privados);
a natureza dos documentos (especial ou especializado);
aos estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio e permanente);
a extenso de sua atuao (setorial e central).
a natureza do assunto (ostensiva e sigilosa).
Arquivos pblicos: so aqueles mantidos por entidades de carter pblico, seja na esfera
federal, estadual ou municipal.
Arquivos privados: so aqueles mantidos por instituies de carter particular.
Arquivos especiais: chama-se arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documentos
de tipos diversos ( iconogrficos, cartogrficos, audiovisuais )ou de suportes especficos
( documentos em CD, documentos em DVD, documentos em microfilme ) e que, por esta
razo, merece tratamento especial no apenas no que se refere ao seu armazena//, como
tambm ao registro, acondicionamento, controle, conservao etc.
Arquivo especializado: aquele que guarda documentos de determinado assunto espec-
fico, independentemente da forma fsica que apresentam, como por exemplo, os arquivos
mdicos, os arquivos jornalsticos e os arquivos de engenharia.
Arquivos correntes: Este arquivo consiste no conjunto de documentos produzidos e recebi-
dos em datas recentes e que geralmente so consultados com muita frequncia.
Arquivo Intermedirio: o conjunto de documentos, informaes que ainda possuem uma
mdia de frequncia de consulta, no justificando, porm, mant-los em arquivo corrente.
Seria uma guarda provisria, antes de serem recolhidos para o arquivo permanente, sendo
a maneira mais prtica separar por departamento.
Arquivo Permanente:Tambm conhecido como arquivo morto, o conjunto d documen-
tos d uso no corrente, mas q pela informao q ele encerra constitui elementos de prova,
servindo no somente investigao histrica, mas provando as atividades realizadas pelas
pessoas ou entidades, alm dos direitos adquiridos. Sugere-se utilizar pastas firmes ou cai-
xas de papelo prprias para arquivos.
Arquivos setoriais: quando existem arquivos espalhados nos mais diversos setores da
organizao.
Arquivos centrais ou gerais - quando todos os documentos gerados esto reunidos em um
nico arquivo.
Arquivos ostensivos: documentos cuja divulgao no prejudica a administrao.
Arquivos sigilosos: documentos de conhecimento, custdia e divulgaorestrita.
Podemos classificar os documentos em quatro graus:
Ultra-secreto - Esta classificao dada aos assuntos que requeiram excepcional grau
de segurana e cujo teor ou caractersticas s devam ser do conhecimento de pessoas
Intima// ligadas ao seu estudo ou manuseio. So assuntos normal// classificados como
ultra-secretos aqueles da poltica governamental d alto nvel e segredos d Estado, tais
como: negociaes p/alianas polticas e militares, planos d guerra, descobertas e expe-
rimentos cientficos de valor excepcional, informaes sobre poltica estrangeira de alto
nvel. So documentos oriundos da Presidncia e Ministrios
Secreto - Consideram-se secretos os assuntos q requeiram alto grau d segurana e cujo
teor ou caractersticas podem ser do conheci// d pessoas q, sem estarem intima// liga-
das ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conheci//, funcional//.
So documentos considerados secretos os referentes a planos, programas e medidas go-
vernamentais, os assuntos extrados d matria ultra-secreta q, sem comprometer o ex-
cepcional grau d sigilo da matria original, necessitam d maior difuso, tais como: planos
ou detalhes d operaes militares, planos ou detalhes d operaes econmicas ou finan-
ceiras, aperfeioa//em tcnicas ou materiais j existentes, dados d elevado interesse sob
aspectos fsicos, polticos, econmicos, psicossociais e militares d pases estrangeiros e
meios d processos pelos quais foram obtidos, materiais criptogrficos importantes que
no tenham recebido classificao inferior
Confidencial - A classificao d confidencial dada aos assuntos q, embora no requei-
ram alto grau d segurana, seu conheci// por pessoa no autorizada pode ser prejudicial
a um indivduo ou criar embaraos administrativos. So assuntos, em geral, classificados
como confidenciais os referentes a pessoal, material, finanas e outros, cujo sigilo deva
ser mantido por interesse das partes por ex.: informaes sobre e ativid. d pessoas e en-
tidades, bem como suas respectivas fontes: radiofreqncia d importncia especial ou
aquelas q devam ser usual// trocadas, cartas, fotografias areas e negativos q indiquem
instalaes consideradas importantes para a segurana nacional
Reservado - Esta classificao diz respeito aos assuntos q no devem ser do conheci//
do pblico em geral. Recebem essa classificao, entre outros, partes de planos, progra-
mas e projetos e suas respectivas ordens d execuo; cartas, fotografias areas e negati-
vos q indiquem instalaes importantes.
PRINCPIOS DE ARQUIVISTICA:
Os princpios arquivsticos constituem o marco principal da diferena entre a arquivs-
tica e as outras cincias documentrias. So eles:
Princpio da Provenincia
Princpio da Organicidade
Princpio da Unicidade
Princpio da Indivisibilidade ou integridade
Princpio da Cumulatividade
Princpio da Provenincia: Fixa a identid. do documento, relativa// a seu produtor. Por
es-te princpio, os arquivos devem ser organizados em obedincia competncia e s
ativids. da instituio ou pessoa legitima// responsvel pela produo, acumulao ou
guarda dos documentos. Arquivos originrios d uma instituio ou d uma pessoa devem
manter a res-pectiva individuali//, dentro d seu contexto orgnico d produo, no
devendo ser mescla-dos a outros de origem distinta.
Princpio da Organici//: as relaes administrativas orgnicas se refletem nos conjuntos
documentais. A organici// a quali//segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, fun-
es e ativids. da entidade produtora/acumuladora em suas relaes internas e externas.
Princpio da Unicidade: No obstante, forma, gnero, tipo ou suporte, os documentos de
arquivo conservam seu carter nico, em funo do contexto em que foram produzidos.
Princpio da Indivisibilidade ou integridade: Os fundos d arquivo devem ser preservados
sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou adio indevida.
Princpio da Cumulatividade: O arquivo uma formao progressiva, natural e orgnica.
GESTO DE DOCUMENTOS
Conceito:
Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e inter-mediria, vi-
sando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. A gesto ocorre nas fases:
corrente e intermediria
Objetivos:
possibilitar a produo, administrao, controle e manuteno do conjunto documental de
forma racional, econmica e eficiente;
viabilizar a recuperao da informao atravs de ferramentas tecnolgicas modernas que
facilitam a localizao e utilizao da informao com eficincia, rapidez e preciso;
preservar a memria institucional;
otimizar o uso da informao independente da natureza do suporte.
Importncia:
O progresso da cincia, o surgi// d inovaes tecnolgicas e o grande volume d documentos
culminaram na necessi// d medidas administrativas voltadas ao gerenciamento d arquivos, ou
seja, a gesto documental, pois atravs dela q o elemento essencial do documento, a infor-
mao, pode ser recuperada d forma rpida, econmica e eficaz, otimizando os recursos hu-
manos, materiais e fsicos, e interferindo positiva//na organizao e administrao d arquivos.
Organizao e administrao de arquivos compreendem 4 etapas, so elas:
1.Levantamento de dados
2.Anlise dos dados coletados
3.Planejamento
4. Implantao e acompanhamento
Levantamento de dados:Pressupe o conhecimento da estrutura da organizao e a coleta
de informaes a respeito:
Do funcionamento dos rgos internos;
Do trmite documental;
Dos sistemas e mtodos de arquivamento utilizados;
Da entrada e expedio de documentos;
Do manuseio, acondicionamento e armazenamento dos arquivos;
Da disponibilizao do acervo mediante consulta e emprstimo;
Do gnero e espcie dos documentos existentes;
Do volume dos documentos arquivados;
Da tecnologia empregada na reproduo e conservao dos documentos;
Das normas e legislao arquivstica empregadas na instituio etc.
Anlise dos dados coletados:Faz-se um diagnstico d arquivo, ou seja, a anlise d toda do-
cumentao d arquivo, identificando falhas e fatores q contribuem p/o mau funcionamento
do arquivo.
Planejamento:Etapa q compreende a elaborao d um plano d arquivo (plano arquivstico)
levando-se em considerao:
As instituies fsicas e equipamentos empregados;
Elaborao de um projeto de arquivo;
Os recursos humanos e financeiros;
Os sistemas e mtodos de arquivamento que sero utilizados;
O lugar ocupado pelo arquivo no organograma da instituio, etc.
Implantao e acompanhamento:Finalizando o processo de organizao e administrao
de arquivos, a etapa responsvel pela execuo do que foi planejado, nessa fase:
Leva-se ao conheci//do corpo administrativo e operacional da instituio a necessidade d
se adequar aos novos procedimentos referentes ao manuseio/trato de documentos desde
a sua criao/recepo at a eliminao/descarte;
Qualificam-se, atravs de cursos e treina//s, pessoas que lidam, direta ou indiretamente,
com os arquivos;
Acompanha-se periodicamente a implementao e execuo do planejamento;
Por fim, elabora-se o manual de arquivo, respeitando a legislao pertinente e as neces-
sidades da instituio.
Produo e fluxo documental:
Diversas atividades e procedimentos administrativos de qualquer instituio implicam muitas
vezes na produo/criao/recepo de documentos que, aps esta fase, percorremsetores
(fluxo documental) para cumprir a finalidade (tramitar) para a qual foi criado, ou seja, passa a
tramitar, ter movimento.
O Fluxo documental diz respeito ao(s) local (is) por onde passa(m) o(s) documento(s),en-
quanto q o trmite est diretamente associado ao cumprimento da sua finalidade. O Fluxo
documental compreende o ciclo do documento na instituio.
H ferramentas indispensveis no processo de gesto de informao que viabilizam tanto a
produo quanto o fluxo documental durante a organizao de documentos, so elas:
plano d classificao d documentos e a tabela d temporalid. e destinao d documentos.
Obs.: Identificao Processo pelo qual passam os arquivos objetivando o seu controle f-
sico e intelectual, mediante o reconheci//, sistematizao e registro d suas informaes.
Obs.: Tramitao curso do documento desde a sua produo ou recepo at o cumpri-
mento d sua funo administrativa. Tambm chamado movimentao ou trmite.
Protocolo
-Servio encarregado do recebi//, registro, classificao, distribuio, controle da tramitao
e expedio de documentos.
-Entre outras acepes, protocolo tambm pode ser: setor de um rgo; livro de protocolo;
espcie documental; nmero atribudo ao documento/conjunto documental.
-O protocolo compreende um conjunto de operaes que possibilita o controle do fluxo docu-
mental no rgo/instituio viabilizando a sua recuperao e o acesso informao.
Atividades do protocolo
Recebimento recepo/entrada de documentos de origem interna ou externa.
Autuao e Registro atribuio d n ao documento/conjunto documental e registro no
sistema d controle d protocolo, mediante processo manual, mecanizado ou informatizado.
Classificao Os documentos so anteriormente identificados e analisados atendendo
ao plano d classificao do rgo.
Distribuio e Expedio sada/encaminha//d documentos do protocolo p/outro setor /
instituio. Distribuio (encaminha// d documentos p/ setores internos/unidades da mes-
ma instituio). Expedio (encaminha// d documentos p/ outras instituies).
Controle e Movimentao Mediante processo q pode ser manual, mecanizado ou infor-
matizado, faz-se o controle do fluxo documental desde a entrada/criao do documento na
instituio. Os sistemas informatizados atendem com preciso esta trajetria documental
traando/registrando todo o percurso do documento.
Classificao de Arquivos e de Documentos de Arquivo
Classificao de Arquivos
1. Quanto entidade mantenedora/arquivstica
Arquivos Pblicos
Arquivos Privados
2. Quanto natureza dos documentos
Especiais
Especializados
3. Quanto abrangncia/extenso de sua atuao
Setoriais
Centrais
4. Quanto aos estgios de evoluo
Arquivo corrente
Arquivo intermedirio
Arquivo permanente
Arquivos Pblicos:
-Conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por
rgos pblicos de mbitos federal, estadual, do distrito federal e municipal em decor
rncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias
-Conjuntos d documentos produzidos e recebidos por instituies d carter pblico, por en-
tidades privadas encarregadas da gesto d servios pblicos no exerccio d suas atividades.
-A cessao de ativi//d instituies pblicas e d carter pblico implica o recolhi// d sua do-
cumentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora.
Arquivos Privados
-Conjuntos d documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em de-
corrncia de suas atividades. Ex: Arquivos comerciais, institucionais, pessoais.
Arquivos Especiais
-Est direta// relacionado ao suporte dos documentos (forma fsica), necessitando d trata//
especial no que diz respeito ao armazena// e processa// tcnico. Ex.: Discos ticos (DVD,
CD, blu-ray, etc.), fitas, slides, disquetes, pen drives, microformas, etc.
Arquivos Especializados
-Est associado a documentos que so produzidos por profis sionais de determinada rea
especfica (no levando em considerao a forma/suporte), relacionada atividade-fim da
empresa. Ex.: Arquivos hospitalares, arquivos mdicos, arquivos de imprensa, arquivos de
engenharia, arquivos tcnicos etc.
Arquivos Setoriais
-Arquivo descentralizado ou ncleo de arquivo: localizam-se junto ao setor produtor (esto
na fase corrente, em atividade).
Arquivos Centrais
-Gerais ou centralizados: centralizam os documentos provenientes dos arquivos correntes,
desafogando os setores.
Arquivos Corrente
Arquivos Intermedirio
Arquivos Permanente
Classificao de documentos de arquivo
1.Quanto entidade produtora
Documentos Pblicos
Documentos Privados
2. Quanto ao gnero
Textuais
Filmogrfico
Audiovisual
Cartogrficos
Iconogrficos
Microgrficos
Informticos
Sonoros
3. Quanto espcie
Atos normativos
Atos enunciativos
Atos de assentamento
Atos comprobatrios
Atos de ajuste
Atos de correspondncias
4. Quanto ao tipo/tipologia documental
Tipo documental: a configurao que assume a espcie documental de
acordo com a atividade que a gerou.
Exemplos:
Edital -edital de concurso / edital de licitao
Contrato -contrato de locao / contrato de compra e venda
Citao -carta rogatria / carta precatria
Alvar -alvar de soltura / alvar de construo
Petio -petio de embargos declaratrios / petio de recurso ordinrio
Relatrio -relatrio de compras / relatrio de preos
Processo -processo de desocupao / processo de execuo fiscal
Certido -certido de casamento / certido de nascimento
5. Quanto ao valor
Administrativo
Fiscal
Informativo
Legal
Permanente
Primrio
Probatrio
Secundrio

6. Quanto natureza do assunto
Ostensivos ou ordinrios
Sigilosos
7. Quanto ao formato
Formato
8. Quanto forma
Forma
9. Quanto tcnica de registro
Tcnica de registro
Arquivamento e ordenao de documentos de arquivo:
O arquiva// o conjunto de tcnicas e procedi//s q visa ao acondiciona// e armazena// dos
documentos no arquivo.Devemos considerar 2 formas de arquiva//: A horizontal e a vertical
Arquivamento Horizontal : os documentos so dispostos uns sobre os outros, deitados,
dentro do mobilirio. indicado para arquivos permanentes e para documentos de grandes
dimenses, pois evitam marcas e dobras nos mesmos.
Arquivamento Vertical : os documentos so dispostos uns atrs dos outros dentro do mo-
bilirio. indicado p/ arquivos correntes, pois facilita abusca pela mobilidade na disposio
dos documentos
Para o arquivamento e ordenao dos documentos no arquivo, devemos considerar tantos os
mtodos quanto os sistemas. Os Sistemas de Arquivamento nada mais so do que a possibili//
ou no de recuperao da informao sem o uso de instrumentos.
sistema direto de busca e/ou recuperao: Quando NO H essa necessidade de uma ferra-
menta (ndice, tabela ou qualquer outro semelhante) para localizar um documento em um
arquivo como por exemplo, os mtodos alfabtico e geogrfico
sistema indireto de busca e/ou recuperao: Quando H essa necessidade de uma ferra-
menta (ndice, tabela ouqualquer outro semelhante) para localizar um documento em um
arquivo como so os mtodos numricos.
Os mtodos d Arquivamento so os CRITRIOS q determinam o modo, a ordem d guarda d
documentos em um arquivo p/posterior buscados mesmos (recuperao da informao).
Esses mtodos d arquiva// so divididos em 2 classes, os bsicos e os padronizados (no
confundir com a diviso em 2 sistemas, o diretoe o indireto)
Pertencem classe dos bsicos 4 mtodos:
alfabtico
numrico
geogrfico
ideogrfico

Pertencem classe dos padronizados 5 mtodos
variadex
automtico
soundex
mnemnico
rneo
Mtodo alfabtico
Esse mtodo consiste em simples// organizar um arquivo considerando o nome dos seus
correspondentes. Contudo, necessrio seguir um conjunto d regras p/a organizao de
um arquivo com esse mtodo.
Vantagens: agilidade na recuperao da informao/documento, custobaixo, de fcil
implantao e assimilao.
Desvantagens: apresenta mais ocorrncias de erros no momento do arquivamento.
A princpio, pode-se escolher entre dois critrios: letra por letra ou palavra por palavra.
A escolha de um implica na excluso do outro.
Ex.: - arquivar os documentos de nome Alfredo Del Frete e Carlos DePenedo. Na orde-
nao alfabtica, o sobrenome sempre vem antes do nome eem CAIXA ALTA. Assim,
vamos arquivar utilizando os dois critrios:

So 13 regras:
Regra 01: Em nomes d pessoas fsicas considera-se o ltimo sobrenome e depois o pre-
nome. Ex:
Rafael Lira Santos ------------------------- SANTOS, Rafael Lira
Suzane Gonzaga Silveira ----------------- SILVEIRA, Suzane Gonzaga
Edson Gomes Souza ---------------------- SOUZA, Edson Gomes
Dica de prova: Quando os sobrenomes so iguais, prevalece a ordem alfabtica do
prenome. Ex:
Carlos Santana ----------------------------- SANTANA, Carlos
Diogo Santana ----------------------------- SANTANA, Diogo
Gabriel Santana ---------------------------- SANTANA, Gabriel
Regra 02: Sobrenomes compostos por 1 substantivo e 1 adjetivo, ou ligados por hfen
no se separam.Ex:
Henrique Boa Morte ---------------------------------------- BOA MORTE, Henrique
Artur Castelo Branco --------------------------- -------------CASTELO BRANCO,Artur
Heitor Villa-Lobos -------------------------------------------- VILLA-LOBOS, Heitor
Regra 03: Sobrenomes compostos pelas palavras Santa, Santo ou So nose separam.
Ex:
Sidney Santa F -----------------------------SANTA F, Sidney
Marcos Santo Cristo -----------------------SANTO CRISTO, Marcos
Pedro Carlos So Domingos ---------- ---SO DOMINGOS, Pedro Carlos
Regra 04: As iniciais abreviativas d prenomes tem precedncia na classificao d sobre-
nomes iguais.Ex:
S. Ferreira ------------------------------ ---FERREIRA, S.
Sandro Ferreira -------------------------- FERREIRA, Sandro
Saulo Eduardo Ferreira ----------------- FERREIRA, Saulo Eduardo
Regra 05: Os artigos e preposies a, o, de, d, da, do, e, um, uma NO SO considera-
dos parte integrante do ltimo nome.Ex:
Joo dAlencar------------------------------ALENCAR, Joo d
Silveira dAlmeida--------------------------ALMEIDA, Silveira d
Jos de Oliveira ---------------------------- OLIVEIRA, Jos de
Regra 06: Nomes que indicam grau de parentesco, como Filho, Jnior, Neto e Sobrinho,
so considerados parte integrante do ltimo nome, mas NO SO considerados na or-
denao alfabtica. Ex:
Laura Barros Neto ------------------------ BARROS NETO, Laura
Ricardo Barros Filho ---------------------- BARROS FILHO, Ricardo
Alencar Manfredo Sobrinho ------------ MANFREDO SOBRINHO, Alencar
Camila Pitanga Jnior ------------------ --PITANGA JNIOR, Camila
Como os nomes que indicam grau de parentesco no so considerados na ordenao,
analisamos o prenome, e temos q o L d LAURA vem antes do RICARDO. Assim, ignoramos
q o F de FILHO vem antes de N de NETO.
Dica de prova: A exceo a esta regra se d quando no h outro elemento para fazer
a ordenao alfabtica.Ex:
Nonato Barbosa Filho ----------------- ---------BARBOSA FILHO, Nonato
Nonato Barbosa Neto ----------------- ----------BARBOSA NETO,
NonatoNonato Barbosa Sobrinho ------------ BARBOSA SOBRINHO, Nonato
Como os prenomes e sobrenomes so iguais, devemos considerar que o F de FILHO
vem antes do N de NETO, que por sua vez, vem antes do S de SOBRINHO.
Regra 07:
Os ttulos no so considerados na ordenao alfabtica. Eles devem ficar entre parn-
teses aps o nome completo. Ex:
Ministro Guido Mntega ------------------- MNTEGA, Guido (Ministro)
Professor Renato Praia ------------------ ---PRAIA, Renato (Professor)
Coronel Sandro Rangel ------------------ ---RANGEL, Sandro (Coronel)
Regra 08:
Os nomes estrangeiros, EXCETO ESPANHIS E ORIENTAIS, soconsiderados pelo ltimo
sobrenome.Ex:
Charles Albert -------------------------------- ALBERT, Charles
John Kenedy --------------------------------- -KENEDY, John
Jill Valentine ---------------------------------- VALENTINE, Jill
Regra 09:
As partculas de nomes estrangeiros PODEM OU NO ser consideradas. O mais comum
consider-las parte integrante do sobrenome quando comeadas c/ letra maiscula.Ex:
Pepino di Capri -------------------------------- CAPRI, Pepino di
Sandra De Penedo ---------------------------- DE PENEDO, Sandra
Antonieta Di Capri ---------------------------- DI CAPRI, Antonieta
July OBrien -------------------------------------OBRIEN, July
Regra 10:
Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome,que indica a famlia do
pai.Ex:
Sanches Camacho Guerra ------------- CAMACHO GUERRA, Sanches
Maria Diaz Herrera ----------------------DIAZ HERRERA, Maria
Mercedez Lopez Hernades ----------- -LOPEZ HERNANDES, Mercedez
Regra 11:
Os nomes orientais (especialmente japoneses, chineses e rabes) so registra-dos
exatamente como se apresentam.Ex:
Ali Mohamed ------------------------- -ALI MOHAMED
Deng Yutang ---------------------- -----DENG YUTANG
Omar Saad ------------------------- ----OMAR SAAD
Regra 12:
Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser
registrados como se apresentam. No entanto os ARTIGOS E PREPOSIES NO SO
CONSIDERADOS NA ALFABETAO. Estes devem ficar aps o nome, entre parnteses,
para facilitar a ordenao.Ex:
Correio Braziliense ----------------------- -CORREIO BRAZILIENSE
Fundao So Martinho ----------------- FUNDAO SO MARTINHO
O Globo ----------------------------------- ---GLOBO (O)
The New York Times ---------------------- NEW YORK TIMES (The)
El Pas ------------------------------------- ----PAS (El)
Regra 13:
Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, encontros e assemelhados, os
nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devem aparecer no fim, entre
parnteses.Ex:
3 Congresso de Arquivistas -- ----------------CONGRESSO DE ARQUIVISTAS (3)
XIII Encontro de Jornalistas -------------------- ENCONTRO DE JORNALISTAS (XIII)
Nona Reunio de Veteranos ------------------- REUNIO DE VETERANOS (Nona)

Mtodo geogrfico
Esse mtodo considera como elemento principal para recuperao dainformao o
LOCAL ou PROCEDNCIA do documento.
Pertence ao sistema direto, pois dispensa o uso de ferramentas p/ busca e recuperao.
Vantagens: ordenao alfabtica, fcil de usar.
Desvantagens: uso de duas classificaes, o que pode gerar confuses.
Existem trs formas de ordenao. Vamos a elas:
Forma 1:
Estado Cidade Correspondente: considera a ordenao por estados. Ao se utilizar
esta forma, a capital destes devem vir primeiro, e as cidades seguintes devem vir em
rigorosa ordem alfabtica.Ex:
Acre Rio Branco ------------ANGELIM, Raimundo
Acre Assis Brasil ----------- SILVRIO, Jorge
Acre Capixaba ------------- SANTANA, Joo
Acre Porto Acre ----- ------- ARAGO, Vilas Boas
Bahia Salvador ------- ------SANGALO, Ivete
Bahia gua Fria ------ ------ AMADEO, Srgio
So Paulo Campinas ------ DOLORES, Maria
Como no exemplo acima, devemos colocar primeiro os estados em ordem alfabtica,
depois suas cidades, priorizando as capitais. Como no exemplo acima, Rio Branco vem
em primeiro lugar por ser a capital do estado,e Salvador vem antes das demais pelo
mesmo motivo
Dica de prova: Caso o estado e a cidade sejam iguais, prevalecer aordem dos nomes,
comeando pelo sobrenome e depois pelo prenome.Ex:
Bahia Salvador ------------------ GIL, Gilberto
Bahia Salvador -------------------- GIL, Preta
Bahia Salvador ------------------- VELOSO, Caetano
Forma 2:
Cidade Estado Correspondente: considera a ordenao por cidades. Nesta forma d
ordenao, no h necessidade de priorizar as capitais. Ex:
Areal -------- Rondnia ---------- VALENTIN, Mrcio
Diadema -- - So Paulo ---------- CAVALCANTI, Roberto
Ilhus ------- Bahia ---------------- SILVA, Joo
So Paulo -- So Paulo ---- ------ ALEXANDRINO, Marcelo

Forma 3:
Pas Cidade Correspondente: prioriza a ordem alfabtica dos pases. Nesta forma
tambm obrigatria a prevalncia da capital sobre as demais cidades. Ex:
Brasil -------- Rio de Janeiro --------------------- GLOBO (O)
Portugal ---- Lisboa -------------------------------- FERREIRA, Manoel
Portugal ---- Coimbra ---------------------------- VAZ, Joaquim
O mtodo simples. Mesmo nas questes d provas no apresentam dificul//s: O mes-
mo procedi// deve ser adotado p/os outros critrios de arquivamento (lembre-se q no
critrio CIDADE-ESTADO-CORRESPONDENTE no obrigatrio priori-zar as capitais).
Mtodo numrico
Considera como elemento principal o n p/busca e recuperao da informao / docu-
mento.
Vantagens: diminui os erros de arquivamento.
Desvantagens: exige pesquisa em ndices ou tabelas, o que diminui aagilidade na
busca e recuperao da informao.
Pertence ao sistema indireto, pois requer o uso de ferramentaspara recuperao da
informao (tabela ou ndice).
Est dividido em trs formas: numrico simples, numrico cronolgico edgito terminal.
Vamos a eles:
Numrico Simples:
No requer qualquer planejamento inicial, bastando arquivar os documentos em ordem
numrica. Deve-se apenas cuidar d elaborar um registro para evitar criar 2 ou mais pas-
tas c/o mesmo n. O documento receber um n da pasta + um n sequencial (ou tbm
n de entrada, como pode vir na prova), o que facilita seu rearquiva//, evita extravios e
possibilita a utilizao de pastas que venham a vagar (ficar sem uso)
Ex: 1026 518 (o primeiro conjunto indica em que pasta se encontra, e o segundo o se-
qencial dentro da pasta)
Numrico Cronolgico:
Considera a data como principal elemento d busca e recuperao. Aqui se numera o do-
cumento, e no a pasta. mais utilizado em sistemas de protocolos. Os documentos so
ordenados em seqncia cronolgica, do mais antigo ao mais recente, podendo aprovei-
tar o registro que venha a ser desocupado somente se houver coincidncia d data.
Ex: 01-02-2001/027 (o 1 conjunto indica a data e o 2 a ordem do documento.Lembran-
do que o formato pode variar, sendo a data colocada depois do seqencial ou de forma
reduzida, por exemplo)
Numrico Dgito-Terminal:
Considera n o do prprio documento como elemento principal d ordenao. usado
principal// quando h grande volume de documentos, p/ reduzir erros em seu arquiva//
e agilizar sua recuperao. Diferente dos outros mtodos numricos, q atribuem um n
ao documento (cronolgico) ou pasta (simples), este mtodo, como j dito, utiliza o n
do prprio documento, fazendo apenas uma releitura.O nmero dividido em grupos de
dois algarismos, e a leitura feita da direita para a esquerda.
Ex: Circular n 256.741 (mtodo numrico simples).
O nmero de arquivamento ser: 25-67-41
41 grupo primrio ou inicial, indicando a gaveta
67 grupo secundrio, indicando a guia
25 grupo tercirio, atribudo ao documento na guia(posio)
Dica de prova: em uma prova, devemos priorizar o grupo primrio. Ordenando do
menor para o maior. Caso este se repita, observamos o grupo secundrio e tambm
ordenamos do menor para o maior. Se tambm for repetido, devemos obserar o
grupo tercirio e repetir o procendimento.
Ex: GT GS GP
25 85 95
86 92 95
06 07 98
Mtodo ideogrfico
Possui muitas subdivises,o q facilita sua confuso e induo ao erro por falta d ateno.
O mtodo ideogrfico est dividido em duas classes, quais sejam a alfabtica e a
numrica. A alfabtica, por sua vez, est dividida em duas subclasses, quais sejam: o
dicionrio e a enciclopdica; e a classe numrica est dividida em trs subclasses, quais
sejam: a decimal, a duplex e a unitermo

Como possui muitas subdivises, pode pertencer aos 2 sistemas (direto e indireto). Isso
vai depender de qual das suas formas est sendo utilizada.
Vantagens: pode ser usado em qualquer tipo de arquivo, mas usado principalmente
em arquivos especializados.
Desvantagens: muitas subdivises
Mtodo alfabtico dicionrio:
Nesse mtodo, os documentos so colocados em rgida ordem alfabtica CONSIDERAN-
DO O ASSUNTO como elemento principal a ser ordenado.Essa a principal diferena en-
tre este e mtodo alfabtico:aquele considera o correspondente como principal elemen-
to de ordenao, enquanto este considera o assunto.
Ex: Arquivo Corrente
Arquivo Intermedirio
Arquivo Permanente
Compras
Distribuio
Estoque
Informtica
Livros
Manuais
Manuteno de Computadores
Protocolo
Publicaes
Como se v, os assuntos so divididos em ordem alfabtica por assunto.Esses assuntos
so colocados na guia que separa os documentos
Mtodo alfabtico enciclopdico:
Esse mtodo similar ao alfabtico, com a diferena de que este AGRUPA OS ASSUNTOS
DO GERAL PARA O ESPECFICO. Nesse caso, no basta classificar os assuntos em ordem
alfabtica, mas tambm haver uma subclassificao.
Ex: ARQUIVO CORRENTE
Protocolos
ARQUIVO INTERMEDIRIO
ARQUIVO PERMANENTE
ESTOQUE
Compras
Distribuio
INFORMTICA
Manuteno de computadores
PUBLICAES
Livros
Manuais
O concursando dever ter uma ateno especial a esse mtodo, pois pode ser difcil
realizar essa atividade. A idia escolher uma classe que seja comum a outras. No
exemplo, tanto as compras quanto a distribuio, que se referem a materiais, so
comuns em estoque. Por isso, considera-se o estoque como a classe comum s outras.
Tabela de temporalidade de documentos de arquivo
Tabela de temporalidade o instrumento/meio com o qual se determina o prazo de perma-
nncia d um documento em um arquivo e sua destinao aps este prazo, pois existem docu-
mentos que devem ser guardados por mais tempo como os relacionados s reas contbil,
fiscal, financeira e pessoal. Ela muito utilizada pelos rgos pblicos, importante frisar
que a eliminao de documentos de arquivos, devem obedecer s normas do CONARQ, em
destaque os documentos produzidos por todos os rgos integrantes do poder pblico.
A tabela d temporalidade documental o instrumento d gesto arquivstica q determina:
os prazos em que os documentos devem ser mantidos no arquivo corrente (operacional);
quando devem ser transferidos ao arquivo intermedirio (setorial);
e por quanto tempo devem ali permanecer
Alm disso, a TTD estabelece critrios para a migrao de suporte (microforma,
digitalizao etc.) e para a eliminao ou recolhimento dos documentos ao arquivo
permanente.
Comisso permanente de avaliao de documentos
necessrio q cada organizao faa a constituio legal d sua Comisso Permanente d Ava-
liao d Documentos. Dependendo do porte da mesma, poder haver mais d uma Comisso.
A comisso permanente d avaliao d documentos tem por finalidade assessorar Diviso d
Arquivo Geral nas aes e procedimentos referentes a avaliao documental, tbm orientar e
realizar a anlise, avaliao e seleo da produo documental produzida e acumulada, deve
ser formada por representantes dos mais importantes setores da instituio.
Caractersticas da Tabela de Temporalidade
Tabela de temporalidade documental deve ser vista como um documento institucional e
nor-mativo, servindo d suporte p/ questes q se referem a perodos d permanncia d
documentos no arquivo da mesma.
Os processos d arquiva// q no estejam orientados por TTD, necessitam freqente-
mente d novas reorganizaes, pois o crescimento em volume passa a no ter limites,
ser descontrolado e desordenado.
A equipe do arquivo ter q dedicar um tempo considervel p/ trabalhos d triagem
freqentes, pois quanto mais ampla for a TTD, no q diz respeito a cobertura da massa
documental produzida pela organizao, maior ser a eficcia da mesma no processo
d arquivamento.
A pessoa responsvel pelo processo d arquiva// tem que ter um conhecimento bsi-
co sobre as ferramentas da TTD para q haja o melhor funcionamento do arquivo.
Vantagens
So inmeras as vantagens da aplicao de uma TTD, como por exemplo:
diminuio da ocupao do espao fsico,
agilidade na recuperao da informao,
definies de responsabilidade para com a gesto dos processos de arquivamento,
diminuio com custos operacionais,
controle geral da massa documental,
eficcia sobre a gesto documental.
Tabela de Temporalidade
Como cedio todos os arquivos possuem um ciclo vital, composto pelas fases corrente, in-
termediria e permanente. Mas como saber quando um arquivo cumpriu uma fase de seu
ciclo de vida e passou para outra fase?
A resposta encontra-se na Tabela d Temporali//, q o instrumento que define os PRAZOS
D GUARDA e DESTINAO FINAL dos documentos.
A Tabela de Temporalidade criada pela comisso de avaliao dedocumentos formada
por funcionrios q conheam bem a organizao, devendo ser aprovada pela autoridade
competente da instituio
O Prazo de Guarda dos Documentos um termo tcnico da arquivologia q trata do tem-
po q cada arquivo dever permanecer nas fases correntes e intermedirias.
As fases do ciclo d vida d um documento so definidas a partir do seu valor documental
e d sua frequncia d uso, q esto expressas na Tabela d Temporalidade d Documentos
TTD.

A Tabela de Temporalidade definida como Instrumento de destinao, aprovado
pela autoridade competente, q determina prazos de transferncia, recolhimento, elimi-
nao e mudana d suporte d documentos.
Acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivos
Os documentos devem ser acondicionados em mobilirio e invlucros apropriados, que asse-
gurem sua preservao. A escolha dever ser feita observando-se as caractersticas fsicas e a
natureza de cada suporte. A confeco e a disposio do mobilirio devero acatar as normas
existentes sobre qualidade e resistncia e sobre segurana no trabalho.
O mobilirio facilita o acesso seguro aos documentos,promove a proteo contra danos
fsicos, qumicos emecnicos. Os documentos devem ser guardados em ar-quivos, estantes,
armrios ou prateleiras, apropriados acada suporte e formato.
Documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos, como mapas, plan-
tas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente, em mapotecas adequadas s suas
medidas, ou enrolados sobre tubos confeccionados em carto alcalino e acondicionados
em armrios ou gavetas.
As mdias magnticas, como fitas d vdeo, udio e decomputador, devem ser armazenadas
longe d camposmagnticos q possam causar a distoro ou a perda dedados. O armazena-
mento ser preferencial// em mobilirio de ao tratado com pintura sinttica, de efeito
antiesttico.
As embalagens protegem os documentos contra apoeira e danos acidentais, minimizam as
variaes externas de temperatura e umidade relativa e reduzem os riscos de danos por gua
e fogo em casos de desastre.
As caixas de arquivo devem ser resistentes ao manuseio, ao peso dos documentos e pres-
so, caso tenhamde ser empilhadas. Precisam ser mantidas em boas condies d conservao
e limpeza, de forma a proteger os documentos.
Todos os materiais usados p/o armazenamento d documentos permanentes devem manter-
se quimica// estveis ao longo do tempo, no podendo provocar quaisquer reaes q afetem
a preservao dos documentos. Os papis e cartes empregados na produo d caixas e inv-
lucros devem ser alcalinos e corresponder s expectativas d preservao dos documentos.
No caso de caixas no confeccionados em carto al-calino, recomenda-se o uso de
invlucros internos depapel alcalino, para evitar o contato direto de documen-tos com
materiais instveis
Manuseio e Transporte
O manuseio requer cuidados especiais, tanto pelos tcnicos, durante o trata//dos docu-
mentos, quanto pelos usurios, merecendo recomendaes afixadas nas sa-las de trabalho
e de consulta, a saber:
manusear os documentos originais com mos lim-pas, de preferncia fazendo uso
de luvas. Alm deluvas, os tcnicos devem tambm utilizar guarda-ps, e mscaras
para o manuseio de documentos.
utilizar tambm luvas e mscaras ao manusear fotografias, filmes, microfilmes,
discos e suportes magnticos e pticos, considerando-se a fragilidade desses ma-
teriais e a necessidade de proteo dos usurios;
manusear documentos de grandes formatos emmesas de grandes dimenses;
utilizar escadas seguras, especialmente desenhadaspara a retirada de documen-
tos das estantes, bem como carrinhos, para o seu transporte entre o depsito e a
sala de consulta, visando segurana no trabalho e integridade dos documentos;
transportar documentos entre sees, p exposies ou p/ emprstimos externos
ou servios d terceiros, como microfilmagem e conservao, seguindo procedimen-
tos padronizados d embalagem, transporte e manuseio, visando preservao e
segurana dos documentos
Armazenamento: a guarda do documento propriamente dita. acolocao do documento
no arquivo, seja ele o mvel, o prdio ou parte dele,ou o depsito. o seu arquivamento.
Armazenamento
Os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem condies ambientais
apropriadas s suas necessidades de preservao, pelo prazo de guarda estabelecido em
tabela de temporalidade e destinao.
A localizao de um depsito de arquivo deve prever facilidades d acesso e de segurana
contra perigos iminentes, evitando-se, por exemplo:
reas de risco de vendavais e outras intempries, e de inundaes;
reas de risco de incndios;
reas prximas a indstrias pesadas com altos ndices de poluio atmosfrica;
reas prximas a instalaes estratgicas.
As reas d trabalho e d circulao d pblico devero atender s necessidades d funcionali-
dade e conforto, e as de armazenamento d documentos devem ser total//independentes
das demais.
Nas reas de depsito, os cuidados devem ser dirigidos a:
evitar, principalmente, os subsolos e pores, em razo do grande risco de inundaes;
prever condies estruturais de resistncia a cargas;
a rea dos depsitos no deve exceder a 200 m2. Os depsitos devero ser comparti-
mentados. Os compart//s devem ser independentes entre si, separados por corredores,
com acessos equipados com portas corta-fogo e, de preferncia, tambm com sistemas
independentes de energia eltrica, de aerao ou de climatizao;
evitar tubulaes hidrulicas, caixas dgua e quadros de energia eltrica sobre as reas de
depsito;
evitar todo tipo de material que possa promover risco de propagao de fogo ou formao
de gases, como madeiras, pinturas e revestimentos;
aumentar a resistncia trmica ou a estanqueidade das paredes externas, em especial
daquelas sujeitas ao direta de raios solares, por meio de isolamento trmico e/ou
pintura de cor clara, de efeito reflexivo. Alm dos recursos construtivos utilizados para
amenizar as temperaturas internas, sempre que for possvel, posicionar os depsitos nos
prismas de menor insolao;
promover a ventilao dos ambientes de forma natural ou artificial,inclusive com a dis-
posio adequada do mobilirio, de forma a facilitar o fluxodo ar;
evitar a presena de pessoas em trabalho ou consulta em tais ambientes;
manter suprimento eltrico d emergncia. Nas reas d depsito, os documentos devem
ser armazenados separada//, de acordo com o seu suporte e suas especificidades, a saber







n n n


















Os principais Sistemas ou Tipos de classificao utilizados em arquivos so:
Classificao Alfabtica
Classificao Numrica
Classificao Alfa-numrica
Classificao Cronolgica
Classificao Geogrfica
Classificao Ideolgica
Classificao Decimal
Classificao Decimal Universal (CDU)
Classificao Automtica
Classificao Alfabtica
No sistema d classificao alfabtico, os grupos principais so ordenados pelas letras do
alfabeto.
Dentro d cada grupo os documentos a serem classificados organizam-se segundo a ordem
alfabtica da palavra-chave. Exemplo: Francisco Manuel Costa (A palavra chave, em geral,
COSTA)
A coincidncia da primeira palavra chave numa srie d documentos obriga a tomar como
recurso uma nova palavra-chave p/ servir d orientao na classificao de documentos.
Este procedimento pode no resolver o problema e ter d se arranjar uma terceira pala-
vra-chave para a sua resoluo e assim sucessivamente.
muito importante a existncia de regras, normas e procedimentos a serem adotados
para que os critrios a aplicar nas organizaes sejam uniforme.