DISEO SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y
PROCESOS.

Tema
Objetivos
1. Concepto de sistemas administrativos
2. Clases de sistemas administrativos
3. Estructura de un sistema administrativo
4. Concepto de proceso
5. Clases de proceso
6. Descripcin y representacin de un
proceso
1.-Concepto de sistemas
administrativos
SEGN : SISTEMAS ADMINISTRATIVOS ANLISIS Y DISEO, Guillermo
Gmez Ceja Facultad de Contadura y Administracin, Universidad Nacional
Autnoma de Mxico
Definimos a los sistemas administrativos como la red de procedimientos
relacionados de acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de
los fines de una organizacin. Esto quiere decir que un conjunto de
procedimientos relacionados y dentro de determinadas condiciones,
constituyen un sistema.
Un sistema es "una red de procedimientos relacionados entre s y
desarrollados de acuerdo con un esquema integrado para lograr una
mayor actividad de las empresas".'
Un sistema es "un ensamble de partes unidas por inferencia y que se
lleva a cabo por las empresas para lograr as los objetivos de la misma".
Un sistema es "una serie de objetos con una determinada relacin entre
ellos mismos y entre sus atributos".'
Un sistema es "un arreglo ordenado de elementos o rutinas de un
todo".
1.-Concepto de sistemas
administrativos
En todas las definiciones
se implican elementos
caractersticos de los
sistemas como:
a) conjunto o combinacin
de cosas o partes;
b) integradas e
interdependientes;
c) cuyas relaciones entre s
y con sus atributos, las
hacen formar un todo
unitario organizado;
d) que cumple con un
propsito o realiza
determinada funcin.
2.-Clases de sistemas
administrativos
Tipos de sistemas en cuanto a su constitucin
Sistemas fsicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria,
objetos y cosas reales.
Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hiptesis e
ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las
personas.
Tipos de sistemas en cuanto a su naturaleza
Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio
ambiente que los rodea, son hermticos a cualquier influencia
ambiental.(existen solo como un concepto)
Sistema abierto: Presenta intercambio con el medio ambiente
(abierto al entorno) con el cual intercambia elementos e
informacin y del cual recibe la influencia que condiciona su
actividad, comportamiento y resultados
FUENTE: http://www.xuletas.es/ficha/sistemas-administrativos/
2.-Clases de sistemas
administrativos
Tipos de sistemas en cuanto a su constitucin
Sistemas fsicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria,
objetos y cosas reales.
Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hiptesis e
ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las
personas.
Tipos de sistemas en cuanto a su naturaleza
Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio
ambiente que los rodea, son hermticos a cualquier influencia
ambiental.(existen solo como un concepto)
Sistema abierto: Presenta intercambio con el medio ambiente
(abierto al entorno) con el cual intercambia elementos e
informacin y del cual recibe la influencia que condiciona su
actividad, comportamiento y resultados.
FUENTE: http://www.xuletas.es/ficha/sistemas-administrativos
3.-Estructura de un sistema
administrativo
La estructura administrativa es el "sistema de relaciones formales que se establecen en el interior de una
organizacin/empresa para que sta alcance sus objetivos de conservacin, productivos y
econmicos"[1].
Una organizacin es un grupo humano deliberadamente constituido en torno a tareas comunes y en
funcin de la obtencin de metas especficas. Para poder alcanzar los propsitos propuestos, partiendo, en
la casi totalidad de los casos, de recursos limitados, resulta necesaria la construccin de un esquema o
modelo, que permita la interrelacin e interaccin de sus elementos. La estructura ser entonces, la
herramienta que le permita a la organizacin alcanzar sus objetivos.
Permite lograr una determinada disposicin de sus recursos, facilita la realizacin de las actividades y
coordinacin de su funcionamiento. De esta manera, puede realizarse el esfuerzo coordinado que lleve a la
obtencin de objetivos, definiendo las relaciones y aspectos ms o menos estables de la organizacin.
"La estructura organizacional puede definirse como el conjunto de medios que maneja la organizacin
con el objeto de dividir el trabajo en diferentes tareas y lograr la coordinacin efectiva de las
mismas"[2].
En la estructura, las partes estn integradas, es decir que se relacionan de tal forma que un cambio en uno
de los elementos componentes afecta y genera cambios en los dems, en las relaciones entre los mismos y
en la conducta de toda la organizacin
1] Chiavenato, Idalberto. Introduccin a la Teora General de la Administracin. Editora McGraw-HiII. Mxico,
2000. Pg. 171.
[2] Mintzberg, Henry, El poder en la organizacin. 1ra Edicin. Editorial Ariel. Barcelona, 1992. Pg. 39.


3.-Estructura de un sistema
administrativo
Elementos de la estructura administrativa
Los elementos de la estructura administrativa consisten en la especificacin de las tareas
a realizar en cada posicin de trabajo y agrupamiento de las tareas similares y/o
relacionadas en departamentos, los que a su vez sern ordenados en unidades mayores
que los contengan, de acuerdo a su especializacin, similitud o vinculacin de procesos y
funciones . A este proceso se lo denomina departa mentalizacin.
Fijacin de los mecanismos de coordinacin de las personas entre s, por un lado y de
las unidades o departamentos, por el otro. Existen tres mecanismos de coordinacin:
Adaptacin mutua, o comunicacin informal: Se logra a travs del conocimiento de lo
que cada uno debe hacer dentro de una lgica de decisiones programadas.
Supervisin directa: surge como consecuencia directa de la autoridad que establecer y
controlar qu, quin, cmo, cundo y dnde debe hacerse algo.
Formalizacin o normalizacin: consiste en estandarizar actividades o atributos respecto
de un proceso, producto o resultado. Se plasma a travs de instrumentos como los
manuales , los circuitos administrativos, etc.
Determinacin del sistema de autoridad: A travs de ste se consolidarn: Los niveles
jerrquicos, los procesos de toma de decisiones, las asignaciones de atribuciones
(misiones y funciones) y los alcances de las responsabilidades.

3.-Estructura de un sistema
administrativo
Las organizaciones poseen diferentes estructuras entre s, y una misma puede ir cambiando, conforme
evoluciona su nmero de integrantes, la especializacin, el grado de concentracin de la autoridad, etc.
Por lo tanto, esta puede ser modificada toda vez que las necesidades de la institucin as lo requieran;
debiendo guiarse por una lgica que permita el logro de la eficacia y eficiencia organizacional.
Toda organizacin, en funcin de su misin y objetivos y de acuerdo a determinados factores, como el
contexto, la tecnologa que emplea en sus actividades, su tamao, etc., decidir la forma particular de su
estructura. La eleccin de una u otra forma definir la filosofa que guiar el accionar organizacional, que
se materializar a travs de su diseo institucional, dentro del cual sus participantes vern condicionados
sus comportamientos, en funcin de las relaciones espacio-temporales que se verifican.
Para la determinacin de los niveles o escalas jerrquicas, se puede utilizar el modelo de los autores
clsicos, que representa la estructura de las organizaciones como un tringulo, habitualmente llamado
"pirmide administrativa"[1], en el que se determinan tres niveles: Superior o poltico, intermedio,
ejecutivo o directivo y el inferior, tcnico u operativo.
De esta manera, la estructura formal representa una cadena de niveles jerrquicos, o cadena escalar,
superpuestos, formando una pirmide. En cada uno de estos se presenta una divisin administrativa en la
cual los superiores tienen autoridad sobre los subordinados que se encuentran en los inferiores,
aumentando la autoridad y la responsabilidad a medida que se asciende en la escala jerrquica.
En general, cuanto ms grande es la organizacin, mayor es el nmero de subdivisiones en cada rengln de
su estructura. Existen tres aspectos fundamentales en la estructura: Cantidad de niveles jerrquicos,
normas o reglas para acotar las tareas y centralizacin (o descentralizacin) de la toma de decisiones.
Lo que constituye las dimensiones de la estructura: Complejidad, formalizacin y centralizacin. Luego de
analizar los puestos de la organizacin, se elaborar un proceso de sntesis, que permita la agregacin de
los puestos en unidades homogneas, lgicas y consistentes. Por lo tanto, se definirn los criterios sobre
los que se agruparn los puestos o unidades (departamentos) y stas en unidades mayores (direcciones) y
la dimensin de las mismas
4.-Concepto de proceso
La nocin de proceso halla su raz en el trmino
de origen latino processus. Segn informa el
diccionario de la Real Academia Espaola (RAE),
este concepto describe la accin de avanzar o ir
para adelante, al paso del tiempo y al conjunto
de etapas sucesivas advertidas en un fenmeno
natural o necesarias para concretar una
operacin artificial


5.- Clases de proceso
Los procesos pueden ser clasificados en funcin de varios criterios. Pero quiz la clasificacin de los
procesos ms habitual en la prctica es distinguir entre: estratgicos, claves o de apoyo.
1. Los procesos clave son denominados operativos y son propios de la actividad de la empresa, por
ejemplo, el proceso de aprovisionamiento, el proceso de produccin, el proceso de prestacin del
servicio, el proceso de comercializacin, etc.

2. Los procesos estratgicos son aquellos procesos mediante los cuales la empresa desarrolla sus
estrategias y define los objetivos. Por ejemplo, el proceso de planificacin presupuestaria, proceso
de diseo de producto y/o servicio, etc.

3. Los procesos de apoyo, o de soporte son los que proporcionan los medios (recursos) y el apoyo
necesario para que los procesos clave se puedan llevar a cabo, tales como proceso de formacin,
proceso informtico, proceso de logstica, etc.

Tambin, podemos distinguir entre procesos clave y procesos crticos. En general, los procesos
clave atienden a la definicin expuesta anteriormente. Estn principalmente orientados hacia la
satisfaccin del cliente y en ellos se emplean una gran cantidad de los recursos disponibles por la
empresa. Por otro lado, un proceso es crtico cuando en gran medida la consecucin de los
objetivos y los niveles de calidad de la empresa dependen de su desarrollo
5.- Clases de proceso
TIPOS DE PROCESOS (BASICOS)
DE CONVERSION
DE FABRICACION
DE ENSAMBLE
DE PRUEBA

5.- Clases de proceso

FUENTE: POR DR. C.P./ LIC. EDUARDO BARG
PROCESOS
POR PROYECTO
CONTINUO INTERMITENTE
POR LOTE
POR MONTAJE
6.- Descripcin y representacin de
un proceso
Una vez identificados los grandes procesos
(macroprocesos), as como los procesos que los componen
(subprocesos), interesa describir de forma exhaustiva en
especial los procesos clave, es decir aquellos dirigidos
directamente a dar servicio a los usuarios y familiares de
stos. Para ello, se va utilizar un formato de ficha
normalizada que homogenice y sistematice dicha
definicin.
La definicin en detalle de los procesos se debe realizar
utilizando unos modelos normalizados de fichas, que
incluyen informacin relativa a los mismos. De este modo
se intenta dar una homogeneidad a los documentos de
toda la organizacin. Su formato se describe a
continuacin:
6.- Descripcin y representacin de
un proceso

6.- Descripcin y representacin de
un proceso
La estructura de la ficha que define el proceso del Sistema de Calidad
sera similar a la siguiente
NDICE:
1. OBJETO
2. ALCANCE
3. NORMATIVA APLICABLE
4. DESCRIPCIN DEL PROCESO
4.1. Actividad 1
4.2. Actividad 2
4.3. Actividad 3
4.x Actividad ltima
5. REPRESENTACIN GRFICA DE LAS ACTIVIDADES QUE COMPONEN
EL PROCESO (FLUJOGRAMA)
6. INVENTARIO DE DOCUMENTOS Y FORMATOS
6.- Descripcin y representacin de
un proceso

6.- Descripcin y representacin de
un proceso
Tipos de diagramas de
Formato vertical: En l, el flujo y la secuencia de las operaciones, va de
arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso
con toda la informacin que se considere necesaria, segn su propsito.
Formato horizontal: En l, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de
izquierda a derecha.
Formato panormico: El proceso entero est representado en una sola
carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho ms rpido que
leyendo el texto, lo que facilita su comprensin, aun para personas no
familiarizadas. Registra no solo en lnea vertical, sino tambin horizontal,
distintas acciones simultneas y la participacin de ms de un puesto o
departamento que el formato vertical no registra.
Formato Arquitectnico: Describe el itinerario de ruta de una forma o
persona sobre el plano arquitectnico del rea de trabajo. El primero de
los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los utilizados
son fundamentalmente representativos.

6.- Descripcin y representacin de
un proceso
Simbologa y normas del cursograma
Crculo: Procedimiento estandarizado.
Cuadrado: Proceso de control.
Lnea ininterrumpida: Flujo de informacin va formulario o documentacin en soporte de papel
escrito.
Lnea interrumpida: Flujo de informacin va formulario digital.
Rectngulo: Formulario o documentacin. Se grafica con un doble de ancho que su altura.
Rectngulo Pequeo: Valor o medio de pago (cheque, pagar, etctera). Se grafica con un
cudruple de ancho que su altura, siendo su ancho igual al de los formularios.
Tringulo (base inferior): Archivo definitivo.
Tringulo Invertido (base superior): Archivo Transitorio.
Semi-valo: Demora.
Rombo: Divisin entre opciones.
Trapezoide: Carga de datos al sistema.
Elipsoide: Acceso por pantalla.
Hexgono: Proceso no representado.
Pentgono: Conector.
Cruz de Diagonales: Destruccin de Formularios.

6.- Descripcin y representacin de
un proceso
TIPOS DE DIAGRAMAS DE PROCESO
Diagramas de Flujo en Bloque
Diagramas de Flujo de Proceso en bloque
Diagramas de Flujo de Panta en bloque
Diagramas de Flujo de Proceso
Diagramas de Tuberas e Instrumentos
6.- Descripcin y representacin de
un proceso

6.- Descripcin y representacin de
un proceso
CONVENCIONES Y FORMATO RECOMENDADO
1. Las operaciones se muestran mediante bloques
2. La mayora de las lneas de flujo se representan con flechas
que
van en direccin del flujo
3. La direccin del flujo es de izquierda a derecha mientras
sea posible
4. Las corrientes ligeras (gases) van por el tope mientras que
las
corrientes pesadas (lquidos y slidos) van por el fondo
5. Se suministra nicamente informacin crtica del proceso
6. Si las lneas se cruzan, la lnea horizontal es continua y la
vertical se
corta
6.- Descripcin y representacin de
un proceso

6.- Descripcin y representacin de
un proceso

6.- Descripcin y representacin de
un proceso

Proceso de Elaboracin de Cerveza