Carrera: Administracin de negocios globales Alumna: Karem del Rosario Samalvides Ramrez Curso: Administracin Empresarial
DEDICATORIA
La presente monografa est dedicada a mi madre, que con sus consejos he podido dar inicio a este nuevo reto, la de afrontar nuevos retos y cumplir nuevas metas, solo ella es mi inspiracin.
AGRADECIMIENTO
El agradecimiento sincero en primer lugar a DIOS que hace posible todo esto y a la mujer que me dio la vida porque me enseo a ser luchadora y levantarme despus de cada cada, tambin el verdadero agradecimiento a mis hermanos por motivarme a seguir adelante para ser mejor cada da. INDICE INTRODUCCIN CAPITULO I 1.1 DEFINICIN ETIMOLGICA 1.2 ANTIGUAS ADMINISTRACIONES 1.3 ADMINISTRACIN MEDIEVAL 1.4 ORIGENES HISTORICOS 1.5 LA ADMINISTRACION EN LA PREHISTORIA. CAPITULO II 2.I EL ADMINISTRADOR DE EMPRESAS 2.2 FUNCIONES BASICAS DE LOS ADMINISTRADORES 2.2.1 Planear: 2.2.2 Organizar: 2.2.3 Dirigir: 2.2.4 Controlar: 2.3 ACTIVIDADES, TAREAS Y OTRAS FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR CONCLUSIONES BIBLIOGRAFA
INTRODUCCIN
El trabajo existe desde varios aos, en pocas de la prehistoria. El hombre era recolector, cazador, pescador, tena muchas ocupaciones de la cual se haca cargo y mantener un orden.
Con el tiempo surgieron nuevos grupos de trabajos y cada uno de ellos exista un dominante que se haca cargo del resto del grupo. El hombre fue la primera persona en administrar grandes grupos de trabajadores. Con el tiempo y mediados del siglo XXI, ya no eran solo hombres que administrabas estos grupos sino tambin las mujeres; fue un gran cambio en la vida social de la cual se llamaba machismo y que hoy en da solo se llama administracin sin importar raza u otro aspecto.
Este trabajo monogrfico tiene por finalidad de contribuir y dar a conocer sobre la importancia de las funciones del administrador como son planificar organizar dirigir y controlar el negocio u ocupacin donde trabaje o se encuentre.
Esta monografa consta de dos captulos.
CAPITULO I
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION EN LA PREHISTORIA
CAPITULO II
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION EN LA ACTUALIDAD
CAPITULO I
FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR EN LA PREHISTORIA
1.1 DEFINICIN
ETIMOLGICA
La palabra administracin se forma de dos palabras en latn ad que significa: hacia, direccin, tendencia y ministratio; esta ultima viene a su vez de ministrare que quiere decir: asistir, servir, suministrar y minister servidor. As administracin quiere decir: aquel que realiza una funcin bajo el mando de otro o servicio que se presta.
1.2 ANTIGUAS ADMINISTRACIONES
El trabajo en grupo siempre ha existido y la prctica administrativa en las organizaciones creadas se fue realizando de manera emprica, hasta principios del siglo XX. Se pueden identificar referencias prcticas del pensamiento administrativo, en las civilizaciones de la antigedad principalmente en las tareas fundamentales de gobierno, como primeras formas de organizacin social estructurada, en el campo de administracin pblica, estructuras, disposiciones legales, reglamentos, relaciones y costumbres, todo esto como gestin administrativa en los gobiernos de la antigedad: Egipto, China, Grecia, Roma, etc.
1.3 ADMINISTRACIN MEDIEVAL
De la administracin Medieval sobresale la organizacin lineal, es el principio de unidad de mando, segn el cual cada subordinado solo puede tener un superior (fundamental para la funcin de direccin), fue el ncleo central de todas las organizaciones de esa poca. La escala jerrquica, es decir, la escala de niveles de mando de acuerdo con el agrado de la autoridad y de responsabilidad correspondiente.
1.4 ORIGENES HISTORICOS
Al analizar los orgenes histricos se establece que esta tuvieron una prctica rudimentaria, se afirma que los actos administrativos son universales y tan antiguo como el hombre; y que debido a sus limitaciones fsicas, los hombres prehistricos tuvieron la necesidad de agruparse y cooperar entre s para poder alcanzar, de manera conjunta, determinados objetivos con mayor eficiencia y economa de accin y recursos.
Las actividades del hombre prehistrico tenan como primordial objetivo el satisfacer sus necesidades relacionadas con la supervivencia en un medio de peligros, tensiones, incomodidades, etc. En este preciso momento vivimos en un mundo que se globaliza un poco ms con cada segundo que pasa, los grandes consorcios y compaas comienzan a plantear con ms frecuencia el desafo de desempear su labor en una escala mundial. Si bien es cierto que comienzan a surgir infinidad de nuevas interrogantes referentes a los mtodos para manejar subalternos y seguir el ritmo de los cambios que se dan en las organizaciones y en la tecnologa, no debemos descartar ni restarle importancia a todo lo sucedido en la administracin antes de la aparicin de la supercarretera de la informacin.
1.5 LA ADMINISTRACION EN LA PREHISTORIA.
Desde la prehistoria ya se empleaba el trmino administracin, podemos citar a los cazadores antiguos quienes utilizaban el arrastre como forma de obtener alimento para la tribu, en donde el esfuerzo comn de todos indicaba una buena y autntica organizacin para lograr el objetivo previsto.
Se considera que los primeros indicios de administracin se encuentran en las actividades realizadas por el hombre primitivo para conseguir los alimentos que le permitieran subsistir.
Actuar en forma grupal permiti al hombre sobrevivir pese a ser fsicamente mas dbil que el resto de los animales. La divisin del trabajo se realizo en forma instintiva.
Las actividades fueron asignadas en funcin a las capacidades y estatus del individuo.
Cada miembro de la horda cumpli una funcin especfica, por ejemplo: Cazar animales cuidar el fuego, etc.
Las prcticas administrativas del hombre en la poca prehistrica se conocen bsicamente por fuentes arqueolgicas como restos humanos y pinturas rupestres.
Sin embargo a inicios del siglo XX se encontraron grupos humanos en frica y Oceana con prcticas propias del hombre de las cavernas.
Una de las primeras formas de organizacin social que adopto el hombre primitivo fue la horda, en esta organizacin la direccin del grupo humano era ejercida por el hombre ms fuerte.
Al desarrollarse la agricultura se consolidan las Gens. Las Gens son organizaciones familiares en las cuales las funciones administrativas eran ejercidas por el paters o el maters familis.
CAPITULO II
FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR EN LA ACTUALIDAD
2.I EL ADMINISTRADOR DE EMPRESAS
Actualmente el administrador de empresas representa uno de los roles ms importantes dentro de cada organizacin, dado que de su desempeo depende el xito o fracaso de los objetivos propuestos por cada una de ellas. Se podra decir que su papel representa bsicamente el liderazgo, ya que el administrador es el encargado de guiar cada proceso que de acuerdo con su objeto social requiera su organizacin, con base en esto podr posteriormente establecer las estrategias necesarias y definir con efectividad, el cmo utilizar los recursos con los que cuenta dirigindolos hacia el objetivo final.
El administrador debe analizar los recursos fsicos, financieros y humanos con los que cuenta, planear y distribuir los mismos de una manera estratgica y eficiente, y de la misma manera evaluar continuamente cmo puede optimizar cada uno de estos recursos para el beneficio de su organizacin, aunque este quizs no cumpla labores operativas, si deber conocer cada uno de los cargos y procesos, operativos y administrativos que se lleven a cabo dentro de la organizacin ya que ser su responsabilidad al momento de evaluar la consecucin de los propsitos establecidos para cada uno de los procesos.
De la misma forma, es importante que el administrador de una organizacin establezca los mecanismos de control necesarios, con el fin de que pueda verificar la eficacia de las estrategias propuestas o proceder a realizar los cambios necesarios, de acuerdo con las necesidades que se vayan presentando en el desarrollo de cada actividad.
Dentro de las labores del administrador cabe destacar la funcin social y humana que este representa para sus subordinados, dado que para mi concepto personal de este depende en gran parte la motivacin y el empeo que cada colaborador tendr al realizar las funciones asignadas de una manera eficaz y eficiente.
2.2 FUNCIONES BASICAS DE LOS ADMINISTRADORES
El administrador es el encargado de Planificar, Organizar, Dirigir y controlar el Negocio del cual este participa.
Actualmente el administrador de empresas representa uno de los roles ms importantes dentro de cada organizacin, dado que de su desempeo depende el xito o fracaso de los objetivos propuestos por cada una de ellas.
Se podra decir que su papel representa bsicamente el liderazgo, ya que el administrador es el encargado de guiar cada proceso que de acuerdo con su objeto social requiera su organizacin, con base en esto podr posteriormente establecer las estrategias necesarias y definir con efectividad, el cmo utilizar los recursos con los que cuenta dirigindolos hacia el objetivo final.
El administrador debe analizar los recursos fsicos, financieros y humanos con los que cuenta, planear y distribuir los mismos de una manera estratgica y eficiente, y de la misma manera evaluar continuamente cmo puede optimizar cada uno de estos recursos para el beneficio de su organizacin, aunque este quizs no cumpla labores operativas, si deber conocer cada uno de los cargos y procesos, operativos y administrativos que se lleven a cabo dentro de la organizacin ya que ser su responsabilidad al momento de evaluar la consecucin de los propsitos establecidos para cada uno de los procesos.
De la misma forma, es importante que el administrador de una organizacin establezca los mecanismos de control necesarios, con el fin de que pueda verificar la eficacia de las estrategias propuestas o proceder a realizar los cambios necesarios, de acuerdo con las necesidades que se vayan presentando en el desarrollo de cada actividad.
Dentro de las labores del administrador cabe destacar la funcin social y humana que este representa para sus subordinados, dado que para mi concepto personal de este depende en gran parte la motivacin y el empeo que cada colaborador tendr al realizar las funciones asignadas de una manera eficaz y eficiente. Es as, como el administrador deber darle la importancia que merece, al hecho de que cada uno de los colaboradores conozca y este siendo continuamente retroalimentado en cada uno de los procesos que desempee, que puedan contar con una capacitacin permanente y estar presente en los momentos importantes para cada uno de ellos, como lder debe influenciar en cada uno de sus colaboradores no solo a nivel laboral, sino personal tambin, ya que de esta manera estar creando en cada uno de ellos un nivel mayor de compromiso con la organizacin y con la labor que cada uno de ellos desempee dentro de la misma.
De acuerdo con los niveles de jerarqua que puede desempear cada administrador dentro de su organizacin, no se puede desconocer la importancia de ejercer realmente su rol de manera que aunque sea una parte pequea de la organizacin la que este a su cargo, ste tenga la habilidad necesaria para lograr que cumpla los objetivos propuestos y que en la ejecucin de sus labores pueda aportar lo mejor a la organizacin en general. Y siendo de las jerarquas mayores debe asegurarse que sus subordinados directos estn completamente encaminados en la misma visin y estrategias que se hayan sido propuestas en la organizacin.
Dentro de la labor social cabe destacar que el administrador no solo deber tener como finalidad lograr los objetivos de su organizacin en particular, sino tambin, establecer objetivos que se encaminen a realizar aportes ambientales, ecolgicos y econmicos hacia la nacin en general.
2.2.1 Planear:
Incluye definir metas, establecer estrategias y desarrollar planes para coordinar actividades.
Es el proceso para establecer y fijar metas de la organizacin, determinando las polticas, proyectos, programas, procedimientos, mtodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos.
Es decidir con anticipacin lo que se quiere lograr en el futuro y cmo se va a lograr.
Pasos de la planificacin:
Seleccin de objetivos y metas de la organizacin.
Fijar el mejor procedimiento para obtenerlos.
Permitir que la organizacin obtenga y comprometa los recursos que se requieren para alcanzar los objetivos.
Que se realicen las actividades acordes a los objetivos.
Que el proceso, en la obtencin de los objetivos, sea controlado y medido.
2.2.2 Organizar:
Determinar qu actividades deben realizarse, con quien se cuenta para realizarlas, como se van a agrupar las actividades, quien va a informar a quien y que decisiones tienen que tomarse.
Es la coordinacin de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propsito de obtener el mximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales, tcnicos y humanos, en la realizacin de los fines que la propia empresa persigue.
Los elementos bsicos de la organizacin son:
Estructura: La organizacin implica el establecimiento del marco fundamental en el que habr de operar el grupo social. Sistematizacin: Esto se refiere a que todas las actividades y recursos de la empresa deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.
Asignacin de actividades y responsabilidades: Organizar implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especializacin.
Jerarqua: La organizacin, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de responsabilidad dentro de la empresa.
Simplificacin de funciones: Uno de los objetivos bsicos de la organizacin es establecer los mtodos ms sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.
2.2.3 Dirigir:
Incluye motivar a empleados, dirigir a otros, seleccionar los canales de comunicacin ms efectivos. y resolver conflictos. Es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan a las metas de la organizacin y del grupo.
Tiene que ver fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administracin.
Es el hecho de motivar a los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales.
Principios
Motivacin
Los gerentes pueden motivar a los empleados reconociendo las necesidades sociales y haciendo que se sientan tiles e importantes, de tal manera que se sientan parte de la organizacin.
Liderazgo
Es el proceso de dirigir las actividades laborales de los miembros de un grupo y de influir en ellas.
Comunicacin:
Es el fluido vital de una organizacin. Las polticas motivacionales, el liderazgo, los grupos y equipos se activan en razn del intercambio regular de informacin.
Equipos y Trabajo en equipo:
Son dos o ms personas que trabajan y se influyen entre si, con el propsito de alcanzar un objetivo comn.
2.2.4 Controlar: Seguimiento de las actividades para asegurarse de que se estn cumpliendo como planearon y corregir cualquier desviacin significativa.
Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin sealar las debilidades y errores para poder rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.
IMPORTANCIA DEL CONTROL:
Establece medidas para corregir las actividades, para que se alcancen los planes exitosamente.
Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.
Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
2.3 ACTIVIDADES, TAREAS Y OTRAS FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR
Revisa y verifica los movimientos y registros contables, estados de cuentas, conciliaciones bancarias, cierres de cuentas y balances de comprobacin.
Lleva registro y control administrativo del presupuesto asignado a la unidad.
Elabora y analiza cuadros relacionados con el movimiento y gastos administrativos.
Lleva el control de las cuentas por cobrar y pagar.
Elabora y mantiene actualizada la ejecucin presupuestaria de la unidad.
Emite y firma cheques, conjuntamente con el supervisor.
Efecta las conciliaciones bancarias.
Mantiene actualizada la disponibilidad y cuentas para efectos del cierre contable del ejercicio fiscal.
Tramita rdenes de servicio de mantenimiento, construccin de obras y reparaciones necesarias en la dependencia.
Controla el saldo del fondo fijo.
Realiza transferencias y dems trmites para la cancelacin o movimientos de cuentas.
Maneja y controla el fondo rotativo de la unidad.
Tramita las liquidaciones de impuesto y cualquier otro asunto del rgimen tributario.
Tramita o verifica los viticos.
Lleva registro y control de proveedores.
Lleva el control de los bienes y materiales de la unidad.
Vela por el cumplimiento de la normativa legal vigente que rige la materia.
Lleva el control y administra los fondos de trabajo y/o caja chica. Elabora y hace seguimiento a las rdenes de pago tramitadas por la unidad.
Rinde cuentas ante los entes controladores.
Solicita presupuestos a empresas comerciales.
Redacta documentos y memoranda en general.
Lleva el control de contratos prestados a la Institucin.
Participa en la implementacin de sistemas contables, financieros y administrativos.
Participa en el control financiero de proyectos de investigacin.
Atiende en informa al pblico en general.
Asiste y participa en reuniones del comit de compras y otras, referentes al rea de su competencia.
Supervisa y distribuye las actividades del personal a su cargo.
Cumple con las normas y procedimientos de higiene y seguridad integral, establecidos por la organizacin.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala.
Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.
CONCLUSIONES
La administracin es la ciencia que permite mantener un orden total para obtener la comodidad y el desarrollo. El hombre es grande en ideas y fuerza. Quizs en la antigedad el administrador se rega a la fuerza, pero en la actualidad es el conocimiento que nos hace lder; y lder es ms solo un sinnimo de administrador. Todo hombre nace siendo lder, como tambin se desarrolla, a travs de sus esfuerzos y dedicacin.
Antes solo los hombres administraban, pero ahora las mujeres tambin lo hacen, por que demostraron que en la actualidad no es la fuerza que hace al dominante sino la inteligencia. Sea hombre o mujer las funciones del administrador siempre sern las misma, siempre apuntaran al desarrollo y al xito de algo.
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