Actividad 1 de administracin

Conceptualizacin de planeacin
La planeacin es una fase vital importancia del proceso administrativo
ya que el trabajo de las personas est determinado por esta etapa.
La planeacin es amplia su funcin abarca la estrategia de largo alcance
de una institucin , y comprende las tcticas de mediano plazo de la
empresa y una visin profunda rectora que cimiente las bases del
desarrollo y contemple los escenarios de mediano y largo plazos en los
que podra actuar la empresa.
Planear es decidir con anticipacin el que, el cmo, el cundo, el cuanto
debe producir la empresa la misma institucin. De ah que es la
proyeccin de la accin.
La planeacin de define como:
La formulacin de la estrategia para el ogro de los objetivos y la misin
de la empresa a travs de los mtodos, procesos y procedimientos de
trabajo y en el tiempo que se deben ejecutarse el clculo de los recursos
que se utilizan (presupuestos) para generar los productos y/o servicios
de la misma y su desarrollo armnico de largo plazo en ambientes cada
vez ms competitivos.
En pocas palabras la planeacin es armonizar actividades con tiempos y
recursos.
Relacin entre planes y objetivo
Un plan es la elaboracin de lo que nos proponemos a lograr a corto o
plago plazo, donde detallamos nuestros propsitos, fijando metas y
tiempo deseado para alcanzar un objetivo. Un objetivo es una finalidad
o metas que nos fijamos a alcanzar a travs de medios expresos.

Con los conceptos ya expuesto podemos decir, que la relacin existente
entre planes y objetivo es que sin una elaboracin de un plan, o sin un
plan en especfico no podemos tener o implementar un objetivo. Es
decir, cuando nos proponemos un objetivo a alcanzar, debemos elaborar
un plan donde podamos fijar nuestros propsitos y los medios para
poder llevarlo a cabo en un determinado tiempo.

Las premisas y niveles de la planeacin
Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas
circunstancias o condiciones futuras que afectarn el curso en que va a
desarrollarse el plan.
Se establecen al inicio del proceso de planeacin, aunque tambin
pueden ser desarrolladas a lo largo del mismo.
Externas
Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero que
puede tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades y que,
por lo mismo, deben tomarse en cuenta al planear. Las premisas
externas pueden ser:

> De carcter Poltico:
Estabilidad poltica del pas.
Sistemas de gobierno.
Intervencin estatal en los negocios.
Restricciones a la importacin y exportacin.
> De carcter Legal
Tendencias fiscales:
Impuestos sobre ciertos artculos o servicios.
Forma de pago de impuestos.
Impuestos sobre utilidades.
Tendencias en la legislacin:
Laboral.
Mejora del ambiente.
Descentralizacin de empresas en las zonas urbanas.
> Econmicas
Deuda pblica.
Nivel de salarios.
Poder adquisitivo de la poblacin.
>Sociales
Crecimiento y distribucin demogrfica.
Movilidad de la poblacin.
Empleo y desempleo.
Internas
Cundo se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de
los propsitos. Algunas de ellas son: variaciones en el capital,
ausentismo, rotacin de personal, accidentes, siniestros, innovaciones,
reacciones del personal, los puntos dbiles y fuertes de los altos
ejecutivos, de aquellos que los controlan (accionistas) y, a menudo, de
los subordinados. Accidentes, Robos, Incendios, Fallecimientos,
Secuestros, Huelga.
Niveles de Planeacin
La planeacin considerada como uno de los principales elementos del
proceso administrativo, es de fundamental importancia dentro de la
estructuracin de un Centro de Computo; posee los siguientes niveles:
-Planeacin Estratgica.
-Planeacin de Recursos
-Planeacin Operativa
-Planeacin de Personal
-Planeacin de Instalaciones Fsicas
-Planeacin de instalacin fsica y ubicacin fsica
-Planeacin Estratgica: se refiere a las estrategias a seguir en la
construccin del Centro de computo.
-Planeacin de Recursos: dentro de este mbito deben considerarse
los recursos econmicos que va a requerir el Centro de Computo en
construccin. Adems en ella se establecen los objetivos y se determina
el curso de accin a seguir, de los siguientes elementos:
Instalaciones: edificios y acondicionamiento del mismo, plantas de
emergencia, dispositivos de seguridad, etc.
Equipo: equipo de cmputo necesario para su funcionamiento,
perifricos, etc.
Materiales de produccin: materias primas para su funcionamiento,
as como materiales directos e indirectos.
-Planeacin Operativa:. En ella se debe realizar un detallado anlisis
de las necesidades de la empresa y definir en base a estas necesidades
una plataforma tecnolgica con una infraestructura en hardware,
software, personal operativo, etc. que soporte las operaciones de la
empresa y se utilice como el medio de procesamiento de informacin.
-Planeacin de Personal: se refiere a todo lo relacionado como su
nombre lo dice al personal. Personas que se necesitaran por
departamento, funciones que deben realizar,etc.
-Planeacin de Instalaciones Fsicas: se refiere a la ubicacin fsica
de los distintos dispositivos, teniendo en cuenta distintos aspectos que
puedan influir: humedad, calor, etc.
-Planeacin de instalacin fsica y ubicacin fsica: depende de
muchos factores, entre los que podemos citar: el tamao de la empresa,
el servicio que se pretende obtener, las disponibilidades de espacio fsico
existente o proyectado, etc.
Generalmente, la instalacin fsica de un Centro de Computo exige tener
en cuenta por lo menos los siguientes puntos:
Local fsico: donde se analizar el espacio disponible, el acceso de
equipos y personal, instalaciones dede seguridad disponibles. suministro
elctrico, acondicionamiento trmico y elementos
Espacio y movilidad: caractersticas de las salas, altura, anchura,
posicin de las columnas, posibilidades dede los equipos, suelo mvil o
falso suelo, etc. movilidad
Iluminacin: el sistema de iluminacin debe ser apropiado para evitar
reflejos en las pantallas, falta de luz en determinados puntos, y se
evitar la incidencia directa del sol sobre los equipos.
Tratamiento acstico: los equipos ruidosos como las impresoras con
impacto, equipos de aire acondicionado o equipos sujetos a una gran
vibracin, deben estar en zonas donde tanto el ruido como la vibracin
se encuentren amortiguados.
Seguridad fsica del local: se estudiar el sistema contra incendios,
teniendo en cuenta que los materiales sean incombustibles (pintura de
las paredes, suelo, techo, mesas, estanteras, etc.). Tambin se
estudiar la proteccin contra inundaciones y otros peligros fsicos que
puedan afectar a la instalacin.
Suministro elctrico: el suministro elctrico a un Centro de Cmputo,
y en particular la alimentacin de los equipos, debe hacerse con unas
condiciones especiales, como la utilizacin de una lnea independiente
del resto de lalacin para evitar interferencias, con elementos de
proteccin y seguridad especficos y en muchos casos con sistemas de
alimentacin ininterrumpida (equipos electrgenos, instalacin de
bateras, etc.)

Tipos de planes
Propsitos o Misiones - La misin o el propsito identifica la funcin o
tarea bsica de una empresa o de cualquier parte de ella. Cualquier
clase de operacin organizada tiene propsitos o misiones. En cada
sistema social las empresas tienen una funcin o tarea bsica que les
asigna la sociedad.
Objetivos - Los objetivos o metas son los fines a los que se dirige la
actividad: son los resultados a lograr. Representan el fin hacia el que se
encamina la organizacin, la integracin de personal, la direccin y el
control. Los objetivos de la empresa son el plan bsico de la misma, un
departamento puede tener tambin sus propios objetivos.
Naturalmente, sus metas contribuyen al logro de los objetivos de la
empresa, pero los dos grupos de metas pueden ser diferentes por
completo.
Estrategias - Denotan casi siempre un programa general de accin y
un despliegue de esfuerzos y recursos para alcanzar objetivos amplios.
Se definen como el resultado del proceso a decidir sobre los objetivos de
la organizacin, sobre los cambios en stos, sobre los recursos usados
para alcanzarlos y sobre las polticas que han de regular la adquisicin,
el uso y la disposicin de estos recursos.

Polticas - Son tambin planes en el sentido de que son enunciados
generales o maneras de entender que guan o canalizan el pensamiento
o la accin en la toma de decisiones, stas delimitan el rea dentro de la
cual una decisin ha de ser tomada y aseguran que est de acuerdo y
contribuya a los objetivos. Son declaraciones o interpretaciones
generales que guan o encauzan el pensamiento en la toma de
decisiones.
Procedimientos - Son planes que establecen un mtodo requerido de
manejar las actividades futuras. Son guas para la accin ms que para
el pensamiento, detallan la forma exacta en que deben llevar a cabo
ciertas actividades. Son sucesiones cronolgicas de acciones requeridas.
Los procedimientos cruzan las lneas de los departamentos. Por ejemplo,
en una compaa industrial el procedimiento para manejar los pedidos
con seguridad incluir al departamento de ventas, el de finanzas, al
departamento de contabilidad, al departamento de produccin y el
departamento de transportacin.
Reglas - Explican con claridad las acciones requeridas o las acciones
que no se deben llevar a cabo, sin permitir la discrecin en esto. Son el
tipo de plan ms sencillo.
Las reglas se diferencian de los procedimientos en que guan la accin
sin especificar un orden de tiempo. El procedimiento se podra
considerar como una serie de reglas. La regla puede o no formar parte
de un procedimiento. La esencia de una regla es que refleja una decisin
administrativa de que se tiene que llevar a cabo o que no se tiene que
llevar a cabo una cierta accin.
Es necesario asegurarse de distinguir entre reglas y polticas. El
propsito de las polticas es guiar la toma decisiones al sealar reas en
las que los gerentes pueden usar su discrecin. Las reglas, aunque
tambin son guas, no permiten flexibilidad en su aplicacin.
Programas - Son un conjunto de metas, polticas, procedimientos.
reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y
otros elementos necesarios para llevar a cabo un determinado curso de
accin; por lo general estn respaldados por presupuestos.
Presupuestos - Es una declaracin de los resultados esperados,
expresados en trminos numricos. Se puede considerar como un
programa llevado a nmeros. El presupuesto se puede expresar en
trminos financieros o en trminos de horas de trabajo, unidades de
producto, horas-mquina, o cualquier otro trmino medible
numricamente. El presupuesto es necesario para el control pero no
puede servir como estndar de control sensible a menos que refleje los
planes. Por lo general un presupuesto pone en prctica un programa
pero puede ser en s mismo un programa.
Proceso de Establecimiento de Objetivos
Los objetivos de la capacitacin son los fines a los que se dirige toda
actividad, conforman la base de la planeacin y dan sentido y
orientacin a todo el proceso (Pinto, 2000). En estos se precisan
conductas que se pretenden desarrollar en las diferentes personas y en
determinadas condiciones (Rodrguez 1991).
Los objetivos forman parte del contenido principal del programa de
capacitacin anual, estos a su vez deben de ser fijados en funcin de la
estrategia de la organizacin y de la satisfaccin, solucin o reduccin
de los problemas, carencias o necesidades detectadas en el DNC.
Los principales elementos que se deben de considerar en la elaboracin
de los objetivos son: actividades de aprendizaje a realizar, apoyos
didcticos, instrumentos con los que se evaluar y tiempo empleado en
el alcance del objetivo.

1. Desarrollo de una visin estratgica y de la misin del
negocio:
Desarrollar una visin estratgica de lo que ser la configuracin de la
compaa y de haca dnde se dirige la organizacin, con el fin de
proporcionar una direccin a largo plazo, delinear en qu clase de
empresa est tratando de convertirse la compaa e infundir en la
organizacin el sentido de una accin con un propsito determinado.

Una visin estratgica es un mapa de rutas del futuro de una compaa,
de la direccin que lleva, de la posicin que pretende ocupar y de las
capacidades que planea desarrollar.

2. Establecimiento de Objetivos
Determinar objetivos, es decir, convertir la visin estratgica en
resultados especficos del desempeo que deber lograr la compaa.
Los objetivos son criterios para dar seguimiento al desempeo y al
progreso de una organizacin.

3. Creacin de una Estrategia
Crear una estrategia, con el fin de lograr los resultados deseados. La
estrategia de una organizacin consiste en las acciones y enfoques de
negocios que emplea la administracin para lograr el desempeo
organizacional promedio. La estrategia de una compaa es en parte
cambiante y en parte reactiva a las circunstancias cambiantes.

La estrategia es tanto proactiva (intencional) como reactiva (de
adaptacin). Las estrategias de la compaa son en parte visibles y en
parte ocultas a la vista de los observadores externos.

La creacin de una estrategia es fundamentalmente una actividad de
espritu emprendedor, impulsada por el mercado y por el cliente; la
temeridad, la creatividad en el negocio, la atencin para detectar las
nacientes oportunidades de mercado, una observacin perspicaz de las
necesidades del cliente y un deseo de correr riesgos, son aspectos
inherentes de la tarea de crear las estrategias de la compaa.

La creacin de una buena estrategia es ms de fuera hacia adentro que
a la inversa.

4. Puesta en prctica y ejecucin de la estrategia
Poner en prctica y ejecutar la estrategia elegida de manera eficiente y
efectiva.La puesta en prctica de la estrategia es fundamentalmente una
actividad orientada a la accin; las actividades de desarrollo de
competencias y habilidades, de preparacin y de presupuestos, de
creacin de polticas, de motivacin, de creacin de una cultura y de
gua, son todas, parte del proceso.

5. Evaluacin del desempeo, supervisin de nuevos desarrollos
e iniciacin de ajustes correctivos
Evaluar el desempeo e iniciar ajustes correctivos en la visin, la
direccin a largo plazo, los objetivos, la estrategia o la puesta en
prctica, en vista de la experiencia real, de las condiciones cambiantes,
de las nuevas ideas y de las nuevas oportunidades.


IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACION EN LA EMPRESA
Proporciona un marco de referencia para la actividad organizacional que
pueda conducir a un mejor funcionamiento y una mayor sensibilidad de
la organizacin.
Los gerentes han averiguado que: si definen especficamente la misin
de su organizacin, estarn en mejores condiciones de dar direccin y
orientacin a sus actividades. Las organizaciones funcionan mejor
gracias a ello, y se toman ms sensibles ante un ambiente en constante
cambio.

El xito de la planificacin estratgica consiste en el poder de
anticipacin, la iniciativa y la reaccin oportuna del cambio, sustentando
sus actos no en corazonadas sino con un mtodo, plan o lgico,
establecimiento as los objetivos de la organizacin y la definicin de los
procedimientos adecuados para alcanzarlos.

La planificacin estratgica ayude a fijar prioridades, permite
concentrarse en las fortalezas de la organizacin, ayuda a tratar a los
problemas de cambios en el entorno externo.