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PLANEJ AMENTO ESTRATGICO EM INSTITUIES FEDERAIS DE

ENSINO SUPERIOR













PROPOSTA DE PROCESSO PARTICIPATIVO








Elaborado por: Comisso de Planejamento - FORPLAD - Frum Nacional de Pr-
Reitores de Planejamento e Administrao









Dezembro / 95








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FRUM DE PR-REITORES DE PLANEJAMENTO E ADMINSTRAO



COORDENAO NACIONAL
Coordenador Geral:
1 Vice Coordenador.
2 Vice Coordenador
1 Secretrio:
2 Secretrio:

Valdemar Servilha - UFMG
Joo Carlos Pedrazzani - UFSCar
Jader Nunes de Oliveira - UFPb
Aldair Tarcsio Rizzi - UFPR
Fernando Nogueira de Lima - UFMT


COORDENAO NACIONAL


COMISSO DE PLANEJAMENTO

Luiz Gonzaga de Souza Fonseca
Luiz Antnio Valle Arantes
Takumi Noda
Hlio Marcos Neiva
Antonio Leonel Cunha
Aldir Remigio de Oliveira leite
Luiza Maria Bessa Rebelo
UFSC
UFJF
EFEI
UNB
UFPEL
UFAL
UA

COLABORADORES:
Lourival Batista de Oliveira Jr. - UFJF
Rosangela Barz Berno - UNB
Vnia de Abreu Dekker - UFSC

















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NDICE:

PLANEJAMENTO ESTRATGICO EM INSTITUIES FEDERAIS DE ENSINO SUPERIOR......... 1
FRUM DE PR-REITORES DE PLANEJAMENTO E ADMINISTRAO ...................................... 2
APRESENTAO............................................................................................................................ 4
2. CARACTERSTICAS DAS IFES................................................................................................... 4
3. PLANEJAMENTO NAS IFES........................................................................................................ 5
4. PLANEJAMENTO ESTRATGICO DE UMA UNIDADE............................................................... 6
4.1. Consideraes Iniciais ........................................................................................................... 6
4.2. Sensibilizao........................................................................................................................ 6
4.3. Modelo: .................................................................................................................................. 6
Condies Externas: .............................................................................................................. 6
4.4. Informaes para o Planejamento Estratgico........................................................................ 8
4.5. Formas de Coleta de Informaes ......................................................................................... 8
4.6 PROPOSTA DE PROCEDIMENTO PARA O PLANEJAMENTO ESTRATGICO DE UMA
UNIDADE......................................................................................................................................... 8
4.6.1. Apresentao...................................................................................................................... 9
4.6.2.1 Finalidade . ....................................................................................................................... 9
4.6.3. Condies Externas............................................................................................................ 9
4.6.4. Condies Internas ............................................................................................................. 9
4.6.5. Temas Estratgicos .......................................................................................................... 10
4.6.6. Aes para os Temas Estratgicos ................................................................................... 10
4.6.7. Priorizao das Aes....................................................................................................... 10
4.6.8. Termos de Referncia....................................................................................................... 10
4.6.9. Programas de Trabalho e Execuo ................................................................................. 11
4.6.10. Avaliao / Acompanhamento do Planejamento.............................................................. 11
4.6.11. Documentos Resultantes do Planejamento Estratgico................................................... 11
4.7. Caracterizao das Aes ................................................................................................... 12
4.8. Objetivos Esperados com o uso do Planejamento................................................................ 12
4.9. Detalhamento das Aes ..................................................................................................... 12
4.10. O Planejamento e a Proposta Oramentria ...................................................................... 13
5. O PROCESSO DE PLANEJAMENTO ESTRATGICO INSTITUCIONAL ................................... 13
6. PROCEDIMENTO PARA O NVEL OPERACIONAL................................................................... 14
7. CRONOGRAMA DE PLANEJAMENTO...................................................................................... 15
8. TREINAMENTO DE MULTIPLICADORES.................................................................................. 15
9. PROCESSO DE ACOMPANHAMENTO DO PLANEJAMENTO ESTRATGICO........................ 15
10. A INFORMTICA NO PLANEJAMENTO................................................................................. 16
11. CONSIDERAES FINAIS...................................................................................................... 16
11.1. CONCLUSES.................................................................................................................. 16
11.2. Consideraes Adicionais .................................................................................................. 17
12. COMENTRIOS....................................................................................................................... 18












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APRESENTAO

A Comisso de Planejamento do FORPLAD foi criada na reunio plenria de
novembro/94, em Braslia, com a finalidade de organizar e acompanhar o planejamento do
prprio FORPLAD e propor um processo de planejamento estratgico, baseado nas
experincias das IFES.
Comisso de Planejamento caber tambm avaliar e emitir parecer sobre a relao
entre as atividades de planejamento, avaliao e qualidade nas IFES de forma a oferecer
subsdios s IFES sobre estas questes.
Dando seqncia a estes objetivos foi organizado em 24/04/95. em Cuiab MT, o
Seminrio de Planejamento Estratgico do Frum, que, dentre outras questes, estabeleceu
como meta a realizao de um seminrio sobre Planejamento Estratgico, o que ocorreu em
Belo Horizonte em 28 e 29/06/95.
Neste seminrio foram apresentados conceitos sobre planejamento estratgico,
experincias em Empresas e experincias desenvolvidas em instituies Pblicas.
Discutiu-se tambm a importncia do Planejamento Estratgico enquanto instrumento
de mudana institucional e de garantia de continuidade administrativa, destacando-se a
necessidade de se criar condies para que todas as IFES tenham acesso a este instrumental.
A cargo da Comisso de Planejamento ficou a tarefa de elaborar este documento para
ser apresentado ANDIFES, no sentido de que o processo de Planeamento Estratgico fosse
recomendado como prtica regular das IFES.
Portanto, este documento tem como objetivo apresentar uma proposta de processo de
planejamento estratgico, capaz de fornecer e padronizar conceitos, com a finalidade de
tornar possvel a elaborao do Planejamento Estratgico nas IFES que se mostrarem
interessadas na sua implantao.
Apresenta-se um roteiro genrico na tentativa de homogeneizar conceitos o aes,
assim como compartilhar algumas reflexes desenvolvidas pela comisso.
Espera-se estar contribuindo para o aperfeioamento das IFES, que, especialmente
neste momento, tem sofrido presses do governo e cobranas da sociedade, tornando-se
urgente a apresentao de respostas competentes e eficazes.

2. CARACTERSTICAS DAS IFES

As Instituies Federais de Ensino Superior (IFES) tm como atividades fins o ensino,
a pesquisa, a extenso e a cultura e so instituies pblicas. Possuem finalidades, funes
bsicas, estruturas administrativas, que esto descritas em seus estatutos e regimentos.
Renem professores, alunos e servidores tcnicos administrativos, distribudos em unidades
executivas,. muitos participando de conselhos deliberativos.
Para sua manuteno recebem recursos do governo federal, complementados com recursos
oriundos de prestao de servios, convnios e de projetos.
As IFES possuem caractersticas prprias em relao a outras instituies, em funo
de sua constituio, finalidades e rea de atuao. Para isto suas atividades devem ser
organizadas e planejadas de forma que seus recursos sejam usados o mais racionalmente
possvel, desempenhando as atividades de forma eficaz e exemplar.
O vasto elenco de assuntos com que trata e a diversidade de formao de seu pessoal
coloca as IFES numa situao mais complexa quando se trata de definir as suas tarefas a
executar. Alm disso trata normalmente com assuntos que esto na fronteira do conhecimento
e no disponveis na sociedade. Trata tambm com a formao de recursos humanos em todas
as reas mesmo aquelas reas novas e sem similares na sociedade. Estes e outros aspectos
fazem da tarefa de planejar as IFES um assunto intrincado e de difcil conduo.
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Por estas razes no possvel a importao pura e simples de processos de
planejamento disponveis na literatura e que deram certo em organizaes privadas ou de
outras naturezas. necessria ento a proposio de um processo de planejamento adaptado
para as condies das IFES.

3. PLANEJAMENTO NAS IFES

O embate de concepes diversas no interior das Universidades evidencia-se
principalmente por ocasio das eleies quando os vrios grupos submetem suas propostas
apreciao e aprovao de todos os segmentos da comunidade universitria. A
concordncia tcita da maioria dos componentes da Universidade fica estabelecida quando
os representantes de um destes grupos ganham as eleies. Suas promessas da campanha
tornam-se ento a base do programa de trabalho da gesto, partindo-se do pressuposto que
sua eleio significa a aprovao implcita de suas propostas. Esta tem sido uma prtica na
maioria das Universidades. Neste caso o grupo que est na administrao usa como
diretrizes bsicas para sua gesto, aquelas contidas no plano de campanha.
O procedimento acima parte de propostas para a Universidade que so em geral
desenvolvidas a partir de grupos e correm grande risco de serem radicalmente mudadas
quando ocorrem alteraes na administrao. Na verdade a descontinuidade administrativa
quase uma norma.
Alm disso, o horizonte de planejamento das Universidades ou em particular de suas
unidades ficam limitados, em geral, mesma durao do perodo da gesto.
Uma forma alternativa para modificar o quadro acima descrito consiste na adoo de
um processo que considere a consulta comunidade universitria, de modo que,
respeitadas as finalidades da Universidade contidas em estatuto, seja estabelecido um
plano que contemple as reais possibilidades, interesses e potencialidades da Instituio.
Esta forma de planejamento considera o fluxo de informaes de baixo para cima
onde, nos diversos nveis hierrquicos, os planos das unidades relacionadas so
compatibilizados, evitando-se superposies ou lacunas e concorrendo aos recursos
disponveis.
Algumas Universidades utilizaram este processo e obtiveram um planejamento
participativo. As diferenas existentes ficaram por conta da forma de obter e trabalhar as
informaes necessrias ao processo.
O diferencial deste processo participativo se d na medida em que h mais chances de
se considerar todos os pontos de interesse da Universidade, as especificidades dos grupos
podem ser manifestadas, o caracter tcnico das questes pode ser evidenciado, alm do que
as propostas da comunidade universitria passam a constituir a base do plano da instituio,
aumentando-se as condies para a continuidade administrativa.
Este processo altera o horizonte e o perodo de planejamento. A proposta, neste caso,
que se pense a instituio a longo prazo, detalhando-se mais os planos para o horizonte de
mdio prazo e mais ainda, para o de curto prazo.
O planejamento assim no constitui em amarras para a administrao e sim um
instrumento til mesma, que ao ser revisto periodicamente ou sempre que houver uma
mudana importante nas condies externas ou internas da instituio, permite a continuao
ou adequao da mesma alterao de cenrios.




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4. PLANEJAMENTO ESTRATGICO DE UMA UNIDADE

4.1. Consideraes Iniciais

O processo de planejamento preconizado neste contexto no constitui simplesmente a
projeo do que aconteceu, mas sim, a considerao da interao das variveis que compem
a descrio da Unidade, partindo-se da definio de seu objetivo maior, de forma compatvel
com seus estatutos e normas e levando em conta uma anlise ambiental, para depois se
identificar as questes fundamentais para a Unidade, que sero resolvidas atravs da aes
propostas para o perodo de planejamento em questo.
Cabe distinguir nesta altura dois tipos de atividade presentes numa unidade de
Planejamento:
atividades de rotina
atividades de planejamento

Atividades de rotina devem ser entendidas como sendo aquelas atividades usuais que a
unidade normalmente executa e que j esto padronizadas no seu mbito. As atividades de
planejamento so propostas visando a melhoria de procedimentos na unidade ou alcanar
determinado objetivo proposto para a unidade envolvendo ou no a sua expanso.
No planejamento estratgico voltam-se as atenes para as atividades associadas a
mudanas ou expanses que causam impacto, demandam grandes esforos e tempo para
serem realizadas e que normalmente envolvem muitas pessoas.
O processo de planejamento proposto utiliza um modelo que pode ser usado para
qualquer unidade que integra a instituio, no caso uma Universidade. Assim discute-se
inicialmente uma forma de se planejar estrategicamente uma unidade para depois ser
apresentado o processo de planejamento para uma Universidade como um todo.

4.2. Sensibilizao

O processo de planejamento estratgico dever ser precedido de um programa interno
global de sensibilizao visando no apenas reduzir as naturais resistncias mas, sobretudo,
criar condies favorveis incorporao do planejamento estratgico na vida acadmica e
administrativa da Universidade.

4.3. Modelo:

Finalidade

Constitui o objetivo maior da unidade e traduz a sua razo de ser. Sua definio
estabelece referncias para o planejamento da unidade.

Condies Externas:

As condies externas constituem a anlise do ambiente em que se encontra inserida a
unidade que est sendo planejada.
A anlise das condies externas o processo de identificao das oportunidades e
dificuldades que interferem e afetam a unidade no cumprimento de sua Finalidade.
As oportunidades so condies que atuam no sentido de favorecer e estimular as
aes estratgicas da Unidade.
As dificuldades so condies que afetam negativamente o desempenho da unidade.
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Embora no se possa exercer o controle pleno sobre as mesmas, pode-se, em alguns
casos, aproveitar as oportunidades em favor das IFES, ou ainda neutralizar e/ou reduzir os
efeitos negativos das dificuldades visando, atravs de estratgias adequadas, o cumprimento
da finalidade da Unidade.

Condies Internas

As condies internas constituem a anlise do ambiente da prpria unidade em
planejamento.
A anlise das condies internas o processo de identificao dos pontos fortes e
fracos que interferem e afetam a Unidade no cumprimento de sua finalidade.
Os pontos fortes constituem-se em fatores que facilitam o cumprimento da finalidade.
Devem, portanto, ser mantidos, preservados a reforados.
Os pontos fracos so fatores que, obstaculizando o cumprimento da finalidade,
requerem ao institucional visando elimin-los ou minimiz-los.
Temas Estratgicos

Os temas estratgicos so aqueles que apresentam as seguintes caractersticas:
I - requerem um esforo adicional global por parte da Unidade;
II - provocam maior impacto na eliminao dos pontos fracos e no
fortalecimento dos pontos fortes da Unidade;
III - so consideradas inadiveis e relevantes para a sobrevivncia da
Unidade.

Sua identificao fundamental para orientar as aes que devem ser implementadas
pela unidade de modo que ela cumpra sua finalidade da melhor maneira possvel, finalidade
esta que dever estar em sintonia com a da Universidade.

Aes

As aes a serem desenvolvidas pela unidade constituir-se-o em projetos que devem
ser implementados de modo que as temas estratgicos sejam resolvidas.
Estes projetos podem ser apresentados de uma forma sinttica. que neste caso recebe a
denominao de termo de referncia, conforme o modelo proposto no Apndice 1.

Plano Detalhado de Execuo

As aes devem ser detalhadas em forma de projeto ou termo de referncia, onde se
especificam:
identificao da unidade
titulo da ao
objetivo da ao
metodologia
cronograma
resultados esperados/ produto esperado
recursos necessrios
responsveis

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Acompanhamento

Esta atividade de planejamento constitui numa etapa do processo onde se verifica
periodicamente o andamento das aes no sentido de identificar elementos que facilitam ou
dificultam as suas realizaes. Conforme a situao de uma determinada ao sero
propostos ajustes no cronograma ou modificao nas metas a serem atingidas com a
execuo do projeto relacionado.

Nveis de Detalhamento do Planejamento:

O planejamento normalmente detalhado em nveis:

Estratgico
Ttico
Operacional

4.4. Informaes para o Planejamento Estratgico

As informaes bsicas para o planejamento estratgico so obtidas normalmente de
documentos oriundos de:

planos de campanha para eleio da administrao
relatrios da instituio
informaes colhidas externamente instituio
informaes colhidas na comunidade universitria
avaliao institucional

4.5. Formas de Coleta de Informaes

A forma de coleta de informao junto comunidade universitria ou comunidade
externa pode ser feita atravs de:
Seminrios:
Questionrios
Entrevistas

Pode-se observar que a forma de coleta de informao um dos pontos que
diferenciam os processos de planejamento desenvolvidos nas organizaes. Em alguns casos
as informaes so obtidas junto a um pequeno grupo de pessoas reconhecidas como
representativas da organizao, no caso aqui uma unidade da Universidade. Em outros casos
as informaes podem ser colhidas junto comunidade da unidade utilizando-se uma das
formas acima.





4.6 Proposta De Procedimento Para O Planejamento Estratgico De Uma Unidade

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4.6.1. Apresentao

Na apresentao comentar a importncia do Planejamento Estratgico para as
Universidades nos dias de hoje e o procedimento adotado para integrar as aes
desenvolvidas nas diversas unidades da Instituio.

4.6.2.1 Finalidade

Objetivo do grupo: identificar o objetivo maior da unidade que representam.

Sugesto de procedimento:

Solicitar aos participantes que definam o objetivo maior da Unidade.
Listar a essncia dos contedos apresentados.
Dividir os participantes em pequenos grupos.
Solicitar que cada grupo redija a Finalidade da unidade, preferencialmente em
salas separadas, a partir dos contedos obtidos.
Transcrever as redaes em transparncias.
Projetar para a leitura de todos e escolher uma forma de optar pelo enunciado
mais adequado aos participantes (a escolha pode ser feita, por ex., atravs de
votao ponderada)

4.6.3. Condies Externas

Objetivo do grupo: listar as oportunidades e as dificuldades percebidas externamente.

Sugesto de procedimento:

Solicitar que cada pequeno grupo volte s salas separadas e relacione pelo
menos "n" oportunidades que as condies externas apresentam.
Retomar ao grupo maior e passar leitura alternada de cada oportunidade
detectada. Identificar justaposies e possibilidades de complementao.
Escrever todas as oportunidades discutidas em folhas que sero afixadas
para leitura dos participantes.
Solicitar que cada pequeno grupo volte s salas separadas e relacione pelo
menos n dificuldades que as condies externas apresentam. Na
seqncia, repetir o procedimento acima.

4.6.4. Condies Internas

Objetivo do grupo: listar os pontos fortes e os pontos fracos localizados internamente.
Sugesto de procedimento:
Solicitar que cada pequeno grupo volte s salas separadas e relacione pelo menos
"n" pontos fortes que as condies internas apresentam.
Retomar ao grupo maior e passar leitura alternada dos pontos fortes localizados.
Identificar justaposies e possibilidades de complementao.
Escrever todos os pontos fortes discutidos em folhas que sero afixadas, para
leitura dos participantes.
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Solicitar que cada pequeno grupo volte s salas separadas e relacione pelo menos
"n" pontos fracos localizados internamente. Na seqncia, repetir o procedimento
acima.

OBS.: Solicitar uma votao ponderada de cada participante (por exemplo: peso 2 para
o fator mais importante e peso 1 para o segundo fator mais importante), referente lista de
oportunidades, lista de dificuldades, lista de pontos fortes e lista de pontos fracos,
respectivamente. Proceder a soma dos votos e assinalar nas listas afixadas os fatores de
maiores pontuaes.

4.6.5. Temas Estratgicos

Objetivo do grupo: listar os temas estratgicos que representem impacto, grande
esforo e urgncia para a sobrevivncia da unidade, e prioriz-las.
Sugesto de procedimento:

Auxiliar o grupo na redao de um tema estratgico tendo como base a Finalidade
definida anteriormente e o mapeamento dos fatores nas listas afixadas.
Solicitar aos pequenos grupos que redijam separadamente outros temas
estratgicas.
Retornar ao grupo maior, discutir cada questo formulada e anot-las em folhas
para tambm serem afixadas.
Priorizar os temas estratgicos obtidos.

4.6.6. Aes para as Temas Estratgicos

Objetivo do grupo: listar as aes que devem ser empreendidas para responder a cada
tema estratgico listado.
Sugesto de procedimento:
Solicitar que cada grupo volte s salas separadas. Atribuir duas ou trs aes para
cada tema estratgico.
Retornar ao grupo maior, discutir cada ao sugerida e anot-las em folhas afixadas.

4.6.7. Priorizao das Aes

Objetivo do grupo: estabelecer uma ordem de prioridade para as aes, para cada
questo estratgica, segundo sua importncia.
Sugesto de procedimento:
Debater e buscar consenso do grupo em torno das aes mais relevantes ou
proceder votao ponderada.



4.6.8. Termos de Referncia

Objetivo do grupo: obter uma descrio sucinta de cada ao, que contemple os itens
quem, o que, por que, como, quando, estimativa de recursos, para mxima clareza do que se
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espera como resultado da ao. Deve conter no mximo duas pginas. Posteriormente, a
partir dos termos de referncia. preparam-se os projetos correspondentes.
Sugesto de procedimento:
Atribuir a elaborao dos termos de referncia aos pequenos grupos.

0BS.: Este documento um passo intermedirio importante para o esclarecimento dos
responsveis e dos recursos necessrios (humanos, materiais, financeiros, etc.)
implementao dos programas de trabalho relacionados s aes indicadas pelo grupo.

Um modelo do termo de referncia, bem como uma orientao para o seu
preenchimento esto apresentados no Apndice 1.

4.6.9. Programas de Trabalho e Execuo

Esta parte diz respeito programao das atividades visando a execuo das aes
selecionadas. Em geral, por demandar informaes adicionais, nem sempre disponveis no
ambiente da reunio de elaborao do Planejamento, feita a posteriori pelo responsvel e
envolvidos. Sua organizao geral a mesma do termo de referncia, porm detalhada,
requerendo pesquisas de preos, levantamentos de informaes, por exemplo, e contendo
cronograma fsico e financeiro, bem como recursos necessrios.

4.6.10. Avaliao / Acompanhamento do Planejamento

A avaliao e acompanhamento do Planejamento devem ser feitos periodicamente em
relao a todos os programas de trabalho, para verificao de sua execuo, correes e ajustes
necessrios para a concluso das tarefas, conforme detalhado na seo 9.

0BS.: Registrar por escrito todo material produzido. Enviar ao rgo coordenador de
planejamento cpia de cada programa elaborado. Estabelecer um compromisso (contrato)
entre os participantes.

4.6.11. Documentos Resultantes do Planejamento Estratgico

Como documentos resultantes do planejamento estratgico podem ser propostos os
seguintes:
a) Plano estratgico: contendo as diretrizes macro da Unidade a partir da
finalidade, anlise das condies externas e internas e temas estratgicos
definidos para um universo temporal de longo prazo.
b) Plano ttico: contendo os temas estratgicos e as aes a serem
empreendidas pela Unidade, considerando um universo temporal de mdio
prazo.
c) Plano operacional: contendo os termos de referncia (apndice I) ou
projetos, definidos para o horizonte temporal de curto prazo, relativos as
aes viveis.

d) Quadro sinttico das aes viveis: contendo as informaes bsicas
sobre os objetivos, durao, recursos e responsveis (apndice II).

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4.7. Caracterizao das Aes

As aes a serem realizadas devem ser caracterizadas de acordo com os tpicos
abaixo:

Tipos de atividades da unidade

Conforme mencionado anteriormente importante separar as atividades de rotina
daquelas que so efetivamente de planejamento. No ambiente de planejamento estas que
devem ser consideradas.

Restries para a realizao das aes

As aes a serem desenvolvidas devem ser consideradas tendo em conta a
disponibilidade de fora de trabalho, de equipamentos e de espao fsico quando couber.
Aes que no possam ser realizadas por falta de qualquer um dos itens acima devem ser
remetida para outro perodo de planejamento.
Da mesma forma a realizao de uma ao que depende de recurso financeiro deve
ter este recurso assegurado, ou com grandes chances de assegur-lo.
Deve-se tomar como um dos princpios de planejamento que a realizao de uma ao
pressupe a alocao prvia de recursos, ou no mnimo, grandes possibilidades de obt-los.

Horizonte de planejamento

Em virtude das restries acima e de outras razes de oportunidade, aes podem ter
de ser transferidas para outros perodos de planejamento. Assim elas sero parte do plano de
curto, mdio ou longo prazo segundo sua importncia e prioridade, tendo em vista a
disponibilidade de recursos para sua execuo.

Aes possveis e aes viveis

As aes selecionadas tendo em vista os temas estratgicos so chamadas aes
possveis. No entanto, elas sero consideradas viveis se elas puderem ser realizadas no
prximo perodo de planejamento. Deste modo, do elenco de aes possveis apenas aquelas
que tenham recursos assegurados sero viveis para realizao.

4.8. Objetivos Esperados com o uso do Planejamento

Os objetivos esperados com o uso do planejamento para a unidade em questo so os
seguintes:
Identificao dos temas estratgicos da unidade
Seleo das aes viveis que resolvam os temas estratgicas
Acompanhamento da execuo destas aes at sua completa realizao na forma do
produto esperado
Reviso do plano estratgico aps cada ciclo de planejamento

4.9. Detalhamento das Aes

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No horizonte de longo prazo apenas os temas estratgicos sero discutidos
considerando as aes possveis, sem anlise de sua viabilidade, tendo em vista indefinies.

No horizonte de mdio prazo, onde a definio de recursos mais clara, sero
considerados os temas estratgicos e as aes viveis. O detalhamento neste caso feito nos
nveis estratgico e ttico.
No horizonte de curto prazo, correspondente ao prximo perodo de planejamento,
sero considerados os temas estratgicos, as aes viveis para o perodo de planejamento,
bem como seu detalhamento no termo de referncia. O detalhamento do plano feito, ento,
em nvel operacional, guardando coerncia com os nveis ttico e estratgico.

4.10. O Planejamento e a Proposta Oramentria

O oramento das instituies composto basicamente de duas parcelas:
custos de manuteno das suas atividades, de pessoal e de suas instalaes
custos associados s melhorias e expanso da instituio

Os custos de manuteno, no caso de universidades, so avaliados anualmente em
todas as unidades e informados ao rgo que coordena o oramento. Os recursos quando
alocados em nvel adequado garantem a continuidade do funcionamento da instituio. De
acordo com sua finalidade pode-se melhorar e/ou expandir as atividades da instituio na
direo indicada pelo plano estratgico, conforme aprovado pelo Conselho correspondente.
A partir dos recursos necessrios indicados nos termos de referncia correspondentes
s aes viveis pode-se compor a parcela do oramento ligada s melhorias e expanso.
Portanto:

Recursos Necessrios = (Manuteno + Planejamento) das unidades

A captao de recursos adicionais far-se- de acordo com as possibilidades de
financiamentos possveis, mas respeitando os limites de disponibilidade de fora de trabalho,
equipamentos e/ ou espao fsico atravs da:
busca de complementao dos recursos do Tesouro
ampliao dos recursos prprios
busca de outras fontes, mediante convnios, contratos. etc.
busca de outras fontes, mediante convnios,

5. O PROCESSO DE PLANEJAMENTO ESTRATGICO INSTITUCIONAL

O processo de planejamento de uma Universidade pode ser feito agora tendo por base
a utilizao do planejamento das unidades que compem a Universidade.
A implantao e consolidao do processo de planejamento estratgico institucional
pode ser descrito sucintamente de acordo com os seguintes passos:
a - a primeira vez que se faz planejamento participativo?
Se sim v para b, se no v para h

b - Comprometer o reitor e a alta administrao da instituio (usar
reunies, palestras e cursos)

c- Promover reunio para planejamento estratgico da instituio atravs da:
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Organizao de lista com elementos do primeiro escalo da instituio - cerca
de 30 pessoas - Reunio em local apropriado, longe da rotina de trabalho dirio, por
dois dias - Usar tcnica de Brainstorm para obter o planejamento estratgico
preliminar da Universidade como se fosse uma unidade, obtendo-se:
finalidade
anlise das condies externas: oportunidades e dificuldades
anlise das condies internas: pontos fortes e fracos
questes estratgicas
aes estratgicas institucionais
lista de aes priorizadas
distribuir para os participantes o documento obtido

d- Cada representante de unidade presente a esta etapa repete o procedimento em sua
unidade, levando em conta a sua unidade propriamente dita e as unidades com as quais
se relaciona, devendo:
A finalidade para uma unidade deve considerar a finalidade da unidade
hierarquicamente superior
A anlise das condies externas e internas adequar-se unidade
Os temas estratgicos para sua unidade, considerar aquelas do nvel
hierarquicamente superior
Definir as aes especficas da unidade e as aes ligadas s aes
institucionais

e - Cada unidade deve remeter o seu planejamento para as subunidades que a compem

f- Todas as subunidades devem proceder como na alnea e, intitulando-se unidade e
depois passar ao d, e; e, se ela tiver subunidades. Se no houver subunidades ela
considerada uma clula e vai para g

g- A clula denominada agora de subunidade

h- A subunidade remete sua unidade hierarquicamente superior, seu plano, para
que seja compatibilizado com os das demais
subunidades ligadas a esta unidade

j- Troca-se o nome de unidade para subunidade e volta-se para h. Se a unidade
hierarquicamente superior for o Reitor, ento ajustar-se- o plano institucional
levando-se em conta as propostas das subunidades

I - Remete-se o resultado ao Conselho Superior para aprovao e retorna-se o plano,
agora institucional, s unidades e subunidades, ajustando-se, quando for o caso, os
planos das unidades

6. PROCEDIMENTO PARA O NVEL OPERACIONAL

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A descrio do resultado da aplicao do processo de planejamento pode ser
apresentada em pelo menos dois documentos associados ao horizonte de mdio e de curto
prazos.
As aes devem ser acompanhadas pelos responsveis pelo planejamento para
identificao de dificuldades e/ou facilidades durante as suas execues.
As dificuldades sero traduzidas como pontos fracos que devem ser eliminados ou pelo
menos minimizados e as facilidades como possveis pontos fortes.
Desvios, atrasos ou enganos demandaro aes corretivas para se garantir mximo
acerto e entrosamento com outras atividades

7. CRONOGRAMA DE PLANEJAMENTO

O Cronograma de Planejamento deve ser estabelecido de acordo com o processo de
planejamento e com as especificidades de cada instituio e dever contemplar os seguintes
tpicos:
Seminrios de sensibilizao
Seminrio para o planejamento preliminar da instituio
Treinamento para multiplicadores
Seminrios de planejamento para as unidades
Seminrios para compatibilizao dos planos nos diversos nveis hierrquicos
Aprovao do plano
Identificao de aes viveis
Preparao dos termos de referncia
Escolha de responsveis
Execuo
Acompanhamento
Novo ciclo

8. TREINAMENTO DE MULTIPLICADORES

Para facilitar a divulgao do processo de planejamento na instituio muito
importante a preparao de pessoas capazes de coordenar as sesses de trabalho nas quais se
planejam as diversas unidades.
O treinamento dos multiplicadores pressupe:
identificao de interessados em todas as fases do trabalho
cursos
treinamentos prticos
conduo orientada dos trabalhos


9. PROCESSO DE ACOMPANHAMENTO DO PLANEJAMENTO ESTRATGICO

A importncia do acompanhamento decorre da possibilidade de identificar os
elementos que dificultam a execuo das aes, bem como aquelas que as facilitam.
16
Essa indicao permite a atuao gerencial ou de outra ordem, no sentido de remover
as dificuldades e de ajustar as aes como um todo, alm de gerar subsdios para um novo
ciclo do planejamento.
O processo de acompanhamento propicia, tambm, antecipar as conseqncias ou
prejuzos da no realizao das aes, possibilitando atitudes preventivas ou defensivas.
Um processo bsico de acompanhamento pode ser proposto considerando informaes
coletadas periodicamente, atravs de entrevistas ou questionrios, onde se possa estimar o
nvel de execuo de uma dada ao.
As principais informaes a serem consideradas em um instrumento de
acompanhamento so:
1. etapas executadas
2. fatores facilitadores
3. fatores dificultadores
4. percentual estimado de execuo da ao

Um modelo de documento para o acompanhamento apresentado no Apndice III.
Os percentuais de execuo das aes podem ser apresentados em grficos e a mdia
desses percentuais pode dar uma idia do andamento das aes. Pode-se usar o mesmo
procedimento para as questes estratgicas e para o Planejamento da Instituio como um
todo.

10. A INFORMTICA NO PLANEJAMENTO

As facilidades da informtica disponveis em grande parte das IFES permitem que
todas as informaes a serem coletadas, compiladas e divulgadas utilizem este meio.
Cada unidade poder apresentar seu planejamento informatizado ao rgo
coordenador do planejamento, tendo por base os tpicos:
finalidade
condies ambientais
temas estratgicos
aes
aes viveis
termos de referncia

O processo de acompanhamento descrito na Seo 9 tambm pode valer-se de
ferramentas de informtica para tornar mais gil a atualizao das informaes relativas a
cada ao.
Um modelo informatizado atualizar as informaes em todos os nveis, deixando-as
disponveis toda comunidade Universitria.





11. CONSIDERAES FINAIS

11.1. CONCLUSES

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Um processo de planejamento estratgico tem por objetivo gerar um plano composto
de uma lista de aes viveis, considerando um dado perodo de planejamento.
Os modelos de processo de planejamento em geral se apoiam numa anlise ambiental
para a definio dos temas estratgicos, que por sua vez, norteiam as aes a executar.
Um processo de planejamento pode ser determinado pela Administrao em funo de
informaes obtidas de vrias fontes, ou de forma participativa, onde a comunidade
compartilha da preparao do plano.
O processo proposto neste trabalho tem como destaque a forma de coleta das
informaes que tem por base o planejamento estratgico de cada unidade da Instituio e
pressupe o carter participativo.
Os planos das Unidades so compatibilizados no seu nvel hierrquico e remetidos s
instncias superiores de deciso.
As principais desvantagens do processo so as seguintes.
necessidade de multiplicadores treinados para a aplicao do processo
o insucesso na aplicao do processo gera perda de credibilidade em
outras iniciativas de planejamento, mesmo que diferentes
a implantao do processo exige o comprometimento da administrao
superior, em especial, do dirigente mximo

Por outro lado o processo proposto apresenta as seguintes vantagens:
a caracterstica participativa promove a integrao entre os participantes
a caracterstica participativa promove o comprometimento com os
resultados
cada unidade participante fica planejada
o processo propicia resultados em curto prazo
o acompanhamento do processo indica pontos crticos da Instituio
a sensibilizao para o planejamento se d durante a aplicao do
processo
serve como apoio a tomada de deciso
favorece a continuidade administrativa

11.2. Consideraes Adicionais

Para a eficaz utilizao da metodologia de planejamento proposta interessante levar
em conta as atividades ligadas a estudos de cenrios, avaliao institucional e programas de
qualidade.
O Estudo de Cenrios uma tcnica que permite a descrio de alternativas possveis
para uma organizao, em funo de uma cena de partida e de hipteses sobre certos
parmetros e variveis relevantes e que influenciam a evoluo da Instituio.
A descrio da cena de partida leva em conta a estrutura, as variveis e os parmetros
que descrevem a Instituio. Para os estudos de cenrios necessrio o uso e conhecimento
destas informaes para a descrio, mais precisa possvel, da Instituio, na condio
inicial de planejamento. Hipteses feitas sobre parmetros e variveis relevantes das
condies externas permitem a descrio de vrios cenrios futuros para a Instituio.
O conhecimento da cena de partida pressupe o conhecimento da estrutura, parmetros
e variveis da Instituio. A sua identificao consiste, essencialmente, em um processo de
avaliao.
Os resultados dos estudos de cenrios podem servir de base para o processo de
planejamento estratgico.
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A identificao do alvo a ser alcanado pela Instituio pode ser descrito pelas
variveis de sada e as decises a serem tomadas dependem da situao atual e da situao
desejada. Portanto tambm neste ambiente de importncia a avaliao institucional.
Estabelecido o que se quer para a instituio, relevante executar com eficcia as
atividades previstas, sejam de rotina ou de planejamento. Aqui as tcnicas propostas pelas
teorias associadas a Qualidade tem papel relevante dado que elas orientam o que fazer, para
que o que tem que ser feito, seja feito da melhor maneira.
Desvios na evoluo ou funcionamento de uma Instituio dependem de avaliao das
grandezas descritivas da Instituio. Isto tem, naturalmente, relao com Avaliao
Institucional. importante registrar que este processo s faz sentido quando se tem
claramente definido o que e para que se avalia a Instituio.
O Processo de Avaliao tem, portanto, papel importante na Administrao das IFES
ao lado do Processo de Planejamento e Programas de Qualidade. Tais procedimentos
merecem serem estudados e debatidos pelo FORPLAD e ANDIFES e finalmente
implementados.
Observa-se que a avaliao pressupe avaliar o que e para que.
A avaliao feita de forma isolada, isto , desconectada de objetivos definidos gera
desmotivao na sua execuo e corre o risco de ficar superdimensionada e no atender s
suas finalidades.
Sem Avaliao e Qualidade o Planejamento incompleto. Sem Planejamento 3
Avaliao e Qualidade tambm ficam sem direo.
Nas IFES pode-se comear mudanas organizacionais por qualquer um dos processos
citados. Preconiza-se no entanto uma ao por camadas, comeando-se pelo Planejamento e, a
partir dos seus resultados, implantar a Avaliao e Qualidade. Esta primeira camada pode ser
feita de forma mais simplificada mas tendo em conta os tpicos:
Qualidade: como fazer melhor
Planejamento: fazer o que
Avaliao: quanto fazer e quanto fez

A repetio do processo de acordo com os ciclos do planejamento deve ser feita com
profundidade e preciso maiores.
A vantagem das camadas e do grau de preciso crescente permite domnio tambm
crescente das tcnicas, manter a viso geral do processo e usar os trs processos de forma
concatenada e complementar.

12. COMENTRIOS

0 processo de planejamento descrito acima no , certamente, o nico que pode ser
usado em Universidades. No entanto constitui uma alternativa vivel para o planejamento
participativo, tendo em vista seu uso em universidades brasileiras com sucesso, com
diferenas na forma de coleta de informaes.
Uma das vantagens deste processo, alm de sua caracterstica participativa, que, ao
final, todas as unidades que contribuem efetivamente do processo, ficam com seus planos
estratgicos disponveis.
A proposta de planejamento aqui apresentada pode tambm ser usada basicamente para
o planejamento do conjunto das IFES, desde que cada uma tenha seu planejamento.
Uma verso preliminar para o planejamento das IFES poderia ser obtida a partir de um
conjunto de representantes designados pela ANDIFES para esta atividade.
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Estudos de planejamento considerando prazos maiores que 10 anos, isto , estudos de
cenrios, sero necessrios oportunamente tendo em vista a dinmica lenta do sistema de
ensino superior do pais.
As constantes mudanas na direo das universidades e tambm do MEC, tornam o
planejamento estratgico um instrumento necessrio como meio de se manter os rumos do
sistema de ensino superior, principalmente se mantida a sua caracterstica participativa, no
sentido de se minimizar efeitos da descontinuidade administrativa.

13. REFERNCIAS

1. Frum dos Pr-Reitores de Planejamento e Administrao das Instituies Federais:
Planejamento Estratgico. Cuiab, 1995.
2. Universidade do Amazonas. Coordenao do Plano de Gesto 94 - 97. Manual de
Orientao para Elaborao do Plano de Ao. Manaus, 1994.
3. Universidade do Amazonas. Plano de Gesto 94 - 97. Manaus, 1994.
4. Universidade do Amazonas. Coordenao do Plano de Gesto 94 - 97. Plano de
Ao - 1995. Manaus, 1995.
5. Universidade de Braslia. UnB: Viso Estratgica. Braslia: 1994.
6. Universidade de Braslia. Comisso de Planejamento Estratgico do ENF.
Planejamento Estratgico do Departamento de Enfermagem. Braslia, 1994
7. Universidade Estadual de Feira de Santana. Plano de Gesto: Perodo 1995 - 1999.
Feira de Santana, s.d.
8. Universidade Federal de Alagoas. Plano Institucional de Desenvolvimento: 1995 -
1999 (Anteprojeto). Macei. 1995.
9. Universidade Federal de Mato Grosso do Sul. Plano Diretor 1994 - 1997. Campo
Grande, s.d.
10. Universidade Federal do Paran. Plano Institucional: Gesto 1994 -1998. Curitiba.
1994.
11.Universidade-Federal do Rio Grande do Norte. Plano Estratgico de Ao: 1995 -
1999. Natal. s.d.
12.Universidade Federal de Santa Catarina. Secretaria Especial de Planeamento.
Planejamento Estratgico da UFSC: 1995. Florianpolis, 1995.
13. Documento de Planejamento I, II, Acompanhamento. Termo de Referncia - UFSC
- Florianpolis. 1995.
14.Universidade Federal de Santa Maria. Plano de Gesto UFSM 94 - 97. Santa Maria.
1994.