PRESUPUESTOS Y CONTROL

TEMA 5: REQUISITOS PARA ELABORACION DE PRESUPUESTO-

CONTROL DE GESTION
ING. ELIZABETH MENESES CORDOVA

REQUISITOS PARA LA ELABORACION DEL PRESUPUESTO PARA
CONTROL DE GESTION

Del anlisis de un conjunto de empresas se observa que la mayor parte de ellas
no elaboran presupuestos y si lo hacen en gran medida se reducen a una simple
estimacin de resultados futuros basados en informacin estadstica histrica
(presupuestos simplificados). Por lo tanto nos preguntamos:

Si el presupuesto para el control de gestin es un importante medio para la
administracin Por qu su uso no es general?
Por qu ha fracasado en la mayora de las empresas?

La razn fundamental de estos fracasos radica en que para su elaboracin es
necesario cumplir con una serie de requisitos bsicos sin los cuales no es posible
su aplicacin. Entre los ms importantes podemos indicar:

5.1 Conocimiento de la empresa:

Para elaborar un presupuesto es necesario conocer profundamente la empresa,
sus objetivos, su organizacin, su funcionamiento, sus problemas y necesidades,
as mismo es necesario conocer el entorno donde se desenvuelve (mercado
competencia, etc.).

Cabe hacer notar que este requisito es necesario aun para presupuestos a largo
plazo.




PRESUPUESTOS Y CONTROL
TEMA 5: REQUISITOS PARA ELABORACION DE PRESUPUESTO-
CONTROL DE GESTION
ING. ELIZABETH MENESES CORDOVA

5.2 Participacin de los niveles medios

Quin o quienes deben elaborar el presupuesto para el control de gestin? Un
sector especializado de la empresa? Los jefes de seccin o departamento
porque conocen mejor sus actividades? Especialistas ajenos a la empresa?

Sobre este particular la mayora de los autores coinciden en indicar que cada
centro de responsabilidad (departamento, seccin, etc.) debe elaborar su propio
presupuesto basndose en los objetivos que le fueron asignados (en cuyo proceso
tambin participaron), con el apoyo y supervisin de sus jefes superiores y del
sector de presupuestos; de esta manera se consigue que los niveles medios de la
empresa:

Tengan participacin activa en la elaboracin de los planes y metas de su
sector, convirtiendo la natural resistencia que oponen al proceso
presupuestario en un comportamiento positivo y en un posterior entusiasmo
por cumplir con lo planificado, generando esfuerzos por controlar sus costos
y mejorar su rendimiento.
Posibilita que cada sector este consciente de cmo encaja su
responsabilidad dentro de la operacin global de la empresa.
Permite determinar responsabilidades y exigencias especficas para cada
centro de responsabilidad, en cuanto se refiere a sus costos y rendimiento,
sobre la base de los cuales se desarrolla un detallado control de su
desempeo 8control presupuestario).





PRESUPUESTOS Y CONTROL
TEMA 5: REQUISITOS PARA ELABORACION DE PRESUPUESTO-
CONTROL DE GESTION
ING. ELIZABETH MENESES CORDOVA

5.3 Determinacin de centros de responsabilidad.

Para que el presupuesto sea utilizado como una herramienta para el Control de
Gestin, debe permitir comparar lo planificado contra lo ejecutado en trminos
fsicos y financieros, e identificar a los responsables de las desviaciones y/o
ineficiencias. En sentido, debe ser desarrollado por centros de responsabilidad
(tambin llamados centros de costo) y por Actividades (Costos ABC), hecho que
permite identificar a los responsables de dichas desviaciones.

A este efecto denominamos centro de responsabilidad a cualquier departamento o
seccin que cumpla con los siguientes requisitos:

Ser directamente responsable de controlar sus propios costos.
Tener una produccin, actividad, tarea o funcin propia.
Inters de la empresa por controlar esos costos.

Para su identificacin, la entidad debe contar con una estructura organizacional
firme, reflejada en una departamentalizacin, establecida sobre la base de los
objetivos, planes y funciones de la entidad. Por tanto, los cambios en los planes y
objetivos, que impliquen modificar la estructura organizacional, conlleva la
reelaboracin del presupuesto para el control de gestin.

Dentro de este contexto, el enfoque por reas de responsabilidad descrito por
algunos autores, es un presupuesto por centros de responsabilidad, donde se
establecen niveles intermedios de consolidacin, definidos en base a objetivos de
mayor nivel, as por ejemplo, los centros de responsabilidad dependientes de la
gerencia comercial, pueden consolidarse como rea comercial.


PRESUPUESTOS Y CONTROL
TEMA 5: REQUISITOS PARA ELABORACION DE PRESUPUESTO-
CONTROL DE GESTION
ING. ELIZABETH MENESES CORDOVA














Hacemos notar que si bien el concepto de Centros de costo es fundamental para
identificar a los centros responsables, su consolidacin por reas de
responsabilidad es poco til, porque la tendencia moderna es la de presupuestar
sobre la base de planes y actividades como indicamos en el tema El control de
gestin, determinando que las consolidaciones deban realizarse por actividades y
planes y no por reas de responsabilidad.

5.4 Compatibilidad con el sistema contable.

En vista de que la ejecucin es bsicamente obtenida del sistema contable, este
debe ser compatible con el sistema presupuestario para el control de gestin.

Sin embargo es necesario tener presente que la contabilidad tradicional concentra
su atencin en la determinacin del costo y no en su planeacin y control, es as
como no permite obtener consolidaciones por planes y actividades ni identificar a
Gerencia
General
Gerencia
Administrativa
Gerencia
Comercial
Gerencia
Produccin
Tienda 1 Tienda 2 Tienda 3
AREA 2
AREA 3
AREA 4
AREA 1
PRESUPUESTOS Y CONTROL
TEMA 5: REQUISITOS PARA ELABORACION DE PRESUPUESTO-
CONTROL DE GESTION
ING. ELIZABETH MENESES CORDOVA
los centros que lo originan; por lo tanto la contabilidad debe modificarse
(complementarse) de acuerdo a lo descrito en el tema control de gestin.

5.5 Apoyo directivo

En vista de que el control presupuestario implica una exigencia de esfuerzos y
eficiencia, evaluando el rendimiento de cada centro de responsabilidad, existe una
natural resistencia a su implementacin. Estas dificultades aadidas a otras
anteriormente indicadas, determinan que sea indispensable el decidido apoyo del
personal ejecutivo de la empresa, el mismo que debe estar convencido de la
necesidad de implementar el Sistema presupuestario para el control de gestin y
tener la firme decisin de llevarlo adelante. Sobre este particular G. Welsh indica
que el compromiso que asuman los ejecutivos con el proceso presupuestario est
directamente relacionado con la confianza que tiene la alta gerencia en su propia
capacidad de influir significativamente en el curso futuro de ciertos eventos y de
ah en el xito de la empresa:

Cabe remarcar que frecuentemente este sistema presupuestario fracasa por el
poco conocimiento de los ejecutivos para comprender los verdaderos alcances del
mismo.

Es necesario que los ejecutivos se involucren dentro de este proceso, pues no es
suficiente delegarlo.

5.6 Coordinacin

Pese a que el presupuesto para el control de gestin, debe ser elaborado por cada
centro generador de costos, es necesaria la existencia de un coordinador general
(director responsable de presupuestos) que coordine y dirija su elaboracin: este
director generalmente depende del gerente o director de finanzas.
PRESUPUESTOS Y CONTROL
TEMA 5: REQUISITOS PARA ELABORACION DE PRESUPUESTO-
CONTROL DE GESTION
ING. ELIZABETH MENESES CORDOVA

Por otra parte es importante la existencia de un consejo presupuestal,
generalmente integrado por la ms alta direccin de la empresa.

5.7 Expectativas realistas

Es necesario tener cuidado en establecer metas y objetivos realistas par los
diferentes conceptos presupuestados (costos de produccin, ventas, etc.)

Cuando los objetivos y metas son fijados en niveles muy altos (imposibles de
cumplir), frustran y desalientan los esfuerzos por alcanzarlos; contrariamente las
metas y objetivos realistas constituyen un reto y estimulan los esfuerzos por
alcanzarlos. Por otra parte y en vista de que los presupuestos par el control de
gestin deben ser elaborados por los diferentes centros de costo, generalmente
estos tratan de fijar objetivos y metas no realistas, subestimando las ventas, la
produccin y sobreestimando sus costo, de tal manera que en la etapa de control
presupuestario, la produccin y ventas ejecutadas sean mayores y con costos
menores que los presupuestados, buscando demostrar de esta manera una falsa
eficiencia. Por esta razn los jefes superiores y el sector de presupuestos deben
supervisar minuciosamente la elaboracin de estos presupuestos.

5.8 Aplicacin flexible

Es necesario tener presente que la finalidad del presupuesto empresarial es
ayudar a alcanzar los objetivos, propuestos de manera que este no debe
constituirse en una limitacin rgida que impida la racional toma de decisiones,
debiendo aprovecharse todas las circunstancias favorables a la empresa aunque
no estn contempladas en el presupuesto.


PRESUPUESTOS Y CONTROL
TEMA 5: REQUISITOS PARA ELABORACION DE PRESUPUESTO-
CONTROL DE GESTION
ING. ELIZABETH MENESES CORDOVA