PROCEDIMIENTO

RECURSOS HUMANOS, CAPACITACIN Y SELECCIN DE PERSONAL

Normas aplicadas Cdigo del Documento
Fecha de Creacin
Doc.
Nmero de
paginas
ISO 9001 - ISO 14001 -OHSAS 18001 P-RRHH-01 28/04/2006 1 de 12
Reviso Fecha Aprob Fecha Firma Aprob Revisin
J efe de Administracin y
RRHH
28-01-2014 Gerente General 28-01-2014

15

1. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todo el personal nuevo y al que trabaja en Geodatos.

2. OBJETIVO
Establecer un mtodo para identificar las necesidades de capacitacin y entrenamiento, que
permitan que todo el personal adquiriera el conocimiento y competencia necesarios para realizar las
actividades requeridas en el mbito de su trabajo con calidad, en forma segura, saludable y
ambientalmente responsable. Adems, de establecer una metodologa de seleccin de personal y
confeccionar el plan de capacitacin y evaluar la eficacia de las capacitaciones realizadas.

3. REFERENCIAS
No aplica

4. DEFINICIONES
Capacitacin: Actividad de formacin e instruccin externa o interna cuya finalidad es
incrementar las competencias.

Entrenamiento: Actividades de formacin e instruccin destinadas a conocer el sistema de
gestin integrado.

Charla de Induccin / Charla 5 Minutos (F-RRHH-05): Instrucciones internas de trabajo hacia
los trabajadores, generalmente es impartida por el supervisor directo, el cual a su vez debe
controlar el tiempo estimado en dicha charla.

Charla Derecho a Saber (F-RRHH-10): Charla Informativa al Trabajador Nuevo de acuerdo al
Decreto 40 Articulo 21 Ley 16.744.


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5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

ACTIVIDADES/RECURSOS
Gerente
General
Responsables
de rea
Comit
bipartito de
capacitacin
J efe de
Administracin
y RRHH
Ejecutivo de
RRHH


CPHS
J efes de
terreno
Asesor en
Prevencin
de Riesgos
Elaboracin del plan de
capacitacin anual A C R R I


Facilitar recursos para
capacitacin A I C


Identificar necesidades de
capacitacin A R C C


Dirigir proceso de Seleccin
de personal A C R I


Almacenar documentos
relacionados con el
procedimiento I R


Realizar charlas de induccin /
charlas 5 minutos, diarias y/o
entrenamiento a personal bajo
su responsabilidad I R I C I

R
Realizar Charla de Derecho a
Saber. I C I

R
Cursos dictados por la
Mutualidad A


R



6. DESARROLLO

6.1 El objetivo principal del procedimiento es asegurar que todo el personal en cada funcin y
nivel pertinente se deriven con el personal indicado para que conozcan y tomen conciencia de:

La importancia de actuar en conformidad con las Polticas de Calidad, Seguridad, Salud
Ocupacional y Ambiente, los Procedimientos Estructurales, Requisitos Legales y los requisitos del
Sistema de Gestin Integrado;
Los Riesgos Intolerables y Aspectos Ambientales Significativos, de sus actividades de trabajo y
beneficios derivados de un mejor comportamiento personal;

Sus funciones y responsabilidad para lograr conformidad con el control operacional, los requisitos
relativos a la Preparacin y Respuesta en caso de Situaciones de Emergencia;


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Situaciones en que la ocurrencia de incidentes requieran dar a conocer causas de stos o requieran
generar una mayor toma de conciencia sobre los peligros o aspectos ambientales.

Para agilizar la comunicacin el Administrativo de RRHH enva un correo a:
J efe de Administracin y RRHH
Departamento de Prevencin de Riesgos
Gerente de Tecnologas de la Informacin
Coordinador de Gestin
J efe de rea
J efe de Control y Gestin de Recursos
La persona que subcontrate algn tipo de trabajo, cualquiera que sea debe informar de inmediato al
Departamento de RRHH.

6.2. Deteccin de Necesidades de Capacitacin y/o Entrenamiento

El Secretario del Comit Bipartito de Capacitacin, de forma simultnea a la evaluacin de
desempeo, solicita a los Responsables de reas las necesidades de capacitacin o entrenamiento
de su personal a cargo (idealmente actividad que se debe desarrollar en el primer Trimestre del
Ao), para ello se evalan las competencias de acuerdo a los Perfiles de Cargo existentes (D-
RRHH-01) y se registra en el formulario Deteccin de Necesidades de Capacitacin (F-RRHH-
11) el cual se hace llegar va correo electrnico o en formato impreso al J efe de Administracin y
RRHH.
Si se trata de personal nuevo, cada Gerente o J efe de rea a cargo, solicita al Representante de la
Gerencia el entrenamiento en el SGI y lo registra en el formulario de Capacitacin en Lugar de
Trabajo (F-RRHH-01)






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6.3 Evaluacin de Desempeo
El J efe de Administracin y de RRHH durante el mes de enero de cada ao, solicita a los
Responsables de reas la Evaluacin de Desempeo (F-RRHH-12), de su Personal a cargo, en
dicha solicitud establece un plazo de entrega. Este Registro evala competencias organizacionales a
travs de las habilidades del personal. La evaluacin de desempeo permite entregar informacin
de entrada para realizar con la Deteccin de Necesidades el Plan Anual de Capacitacin.

6.4 Plan Anual de Capacitacin
Con esta informacin el PresidenteComit Bipartito de Capacitacin elabora un programa que
queda registrado en el Plan Anual de Capacitacin(F-RRHH-04)y lo presenta al Gerente
General para dicha aprobacin. Cabe destacar que la elaboracin del Plan Anual de Capacitacin
(F-RRHH-04), se desarrolla de acuerdo a las necesidades de entrenamiento, capacitacin y
especializacin del personal dadas por condiciones de mercado, condiciones de proyecto o inters
profesional, es por ello que el Plan consta de una planificacin inicial posteriormente se vuelve
dinmico y se construye de acuerdo a los parmetros antes descritos.
Una vez aprobado el programa, el Comit Bipartito de Capacitacin en conjunto con el J efe de
Administracin y de RRHH es encargado de gestionar cuando corresponda la realizacin de los
cursos o entrenamientos que tengan un costo asociado, adems de, actualizar durante el ao el Plan
Anual de Capacitacin, el comit paritario es el encargado de gestionar la realizacin de los cursos
o entrenamientos de carcter gratuitos que dicta el organismo administrador del seguro social

.
Los empleados tambin pueden solicitar capacitacin en forma independiente mediante el Registro
Solicitud de Capacitacin F-RRHH-03, el cual se encuentra disponible en la oficina de Recursos
Humanos o en el Sistema de Documentacin (http://www.geodatos.cl/web/sgi). Una vez
completado el registro es presentado a su J efe Directo para su aprobacin en conjunto con el
Gerente General. Una Vez aprobado, es derivado al Comit Bipartito de Capacitacin o J efe de
Administracin y RRHH para la tramitacin correspondiente y es archivado por el Administrativo
de Recursos Humanos.


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6.5 Comunicacin

El Comit Bipartito de Capacitacin,J efe Administrativo y de RRHH o el Administrativo de RRHH
ser el encargado de comunicar con anticipacin a los Responsables de reas y personal que ser
capacitado toda la informacin necesaria para que asistan al curso programado, es decir, fecha,
hora, lugar, etc.

6.6 Capacitacin o Entrenamiento en lugar de trabajo

Sern consideradas capacitacin o entrenamiento en terreno, todas las charlas tcnicas,
presentaciones, talleres, etc., que sean coordinadas por un Gerente o jefe de rea y que conlleven
cierta orientacin dirigida a los trabajadores, en directa relacin a sus labores dentro de la
Organizacin.
Las Charlas de Induccin / Charlas 5 Minutos realizadas durante las faenas o en oficinas por los
J efes Directos a su personal se registran en el Formulario F-RRHH-05.
Las capacitaciones y entrenamientos realizados en terreno o en el lugar de trabajo, se registran
segn formulario F-RRHH-01 y sern archivadas por el Administrativo de RRHH o a quin este
designe.

6.7 Evaluacin de eficacia

El Responsable del rea en la cual se entreg la capacitacin evaluar en un tiempo prudente los
resultados esperados de la capacitacin de su personal utilizando el registro de Evaluacin de
eficacia F-RRHH-02, registro que har llegar al J efe de Administracin y RRHH. Copia de este
registro ser entregado por este ltimo al Comit Bipartito e informado en las reuniones de
Revisin por la Direccin.










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6.8 Seleccin del Personal
El proceso comienza cuando J efe Administrativo y RRHH a solicitud del J efe de rea gestiona con
la publicacin de la oferta laboral en el portal www.trabajando.com, especializado en
reclutamiento de personal. En portal se especifica las habilidades, experiencia y conocimiento
requeridos para el cargo son obtenidos de la ficha de Perfil de Cargo correspondiente la cual se
encuentra en el Documento D-RRHH-01. Al cabo de 10 das hbiles el J efe Administrativo y
RRHH revisa los datos arrojados por el portal de reclutamiento y preselecciona a los candidatos
para luego entregarle los ms adecuados al Gerente General y Gerente de rea correspondiente los
antecedentes de tal forma que estos puedan tomar la decisin final.

J efe Administrativo y de RRHH se encarga de contactar a las personas preseleccionadas para
efectuar la entrevista personal, etapa con la cual culmina el proceso de postulacin, en esta reunin
participan el Gerente General, Gerente de rea y J efe Administrativo y de RRHH.
Para las personas que no pasan el proceso de postulacin se elabora mail de agradecimiento emitido
por el J efe Administrativo y de RRHH.
Cuando la contratacin se realiza de forma directa, se informa al J efe de rea y a al J efe
Administracin y RRHH para comenzar con el proceso.
Una vez seleccionada la persona idnea se gestiona el examen de adaptabilidad luego de obtenidos
los resultados, el Administrativo de RRHH elaborael contrato de trabajo por el tiempo acordado
con el postulante. El nuevo trabajador debe entregar antes de la firma del contrato una copia de los
siguientes certificados:
Certificado de titulo o estudios.
Certificado de Nacimiento.
Certificado de Antecedentes.
Documento que acredite afiliacin a Fonasa o Isapre.
Documento que acredite afiliacin a AFP.



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Despus de firmado el contrato al Nuevo trabajador se le capacita y entrega la siguiente
documentacin y servicios:
Charla de Derecho a Saber, realizada por su J efe Directo o en su defecto el Asesor en
Prevencin de Riesgos y/o el Representante de la Gerencia.
Induccin al Sistema de Gestin Integrada (Documentacin y No Conformidades), realizada
por el Representante de la Gerencia y/o el Coordinador de Gestin.
Acceso al Sistema SAP, autorizado por el Gerente de Tecnologas de Informacin.
Entrega de Reglamento Interno por parte del Administrativo de RRHH, acto que queda
registrado bajo la firma del protocolo de entrega.

6.9 Trabajador Nuevo y Charla Derecho a Saber
Todo trabajador nuevo de GEODATOS ya sea de Planta, Honorarios o Part-Time debe ser
sometido a una charla informativa en conformidad con el Decreto 40 Articulo 21 Ley 16.744, la
cul debe ser dictada por el Asesor en Prevencin de Riesgos, en su defecto lo pueden suplir el J efe
Directo o el Representante de la Gerencia.


6.10 Profesionales a Honorarios o Part-Time
Todo profesional que preste servicios a Honorarios o Part-Time en GEODATOS debe cumplir con
las disposiciones que se desprenden de los Procedimientos del SGI, deben ser instruidos por el
Representante de la Gerencia o el Coordinador de Gestin en todos los temas relativos al Sistema
de Gestin. Por ltimo deben contar con una carpeta de antecedentes en Recursos Humanos, la cual
debe contener los datos dispuestos en el punto 6.6.







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6.11 Solicitud de Permisos y Feriados
Todo personal que deseesolicitar permiso para ausentarse de sus obligaciones en un periodo de
tiempo determinado o desee solicitar sus feriados correspondientes debe completar el Formulario de
Solicitud Permiso Feriado F-RRHH-06, el cual se encuentra disponible en la documentacin On
Line del SGI http://www.geodatos.c/web/sgi/, en el formulario se tiene que especificar el tipo de
solicitud y debe obtener el VB del J efe Directo y/o Gerente General para que la solicitud sea
concedida, una vez aprobado el Administrativo de RRHH se encarga de la gestin del permiso y
emite el Comprobante de Feriado si aplica F-RRHH-09 y lo almacena en la carpeta
correspondiente.

6.12 Competencia y Formacin
Geodatos determina la competencia necesaria para su personal a travs de los Perfiles de Cargo
(D-RRHH-01), el cual establece:
Descripcin del Cargo (Nombre del Cargo, Dependencia, Supervisor Ejercida)
Contenido del Cargo (Objetivo central del Cargo, Principales Responsabilidades, ya sean
propias del cargo y ante el Sistema de Gestin Integrado)
Educacin, Formacin, Experiencia y Habilidades, asimismo las habilidades fsicas o
condiciones (Como por ejemplo: salud fsica compatible con el trabajo en altura geogrfica)
Para estos tems se dispone un Perfil Bsico (Se considerar como las competencias
mnimas para contratacin de nuevo personal) y un Perfil Especfico (El cual aumentar las
oportunidades para el postulante)
Los registros apropiados a la educacin, formacin, habilidades y experiencias, son controladas por
el rea de Recursos Humanos, en las Carpetas del Personal. Los perfiles de cargo son actualizados
peridicamente por el J efe de Administracin y RRHH





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6.13 Requisitos Legales
Mediante el siguiente recuadro se establecen cuales son los requisitos legales que debe mantener el
rea de RRHH, con 1 se indica la aplicacin del requisito y destacado con amarillo la aplicacin
cuando corresponda o por requisito del cliente:

Para aquellos requisitos que no tengan fecha de vigencia, se considerar un vigencia minina por
defecto de 12 meses.






Organizacin
en general
Miembro
de CPHS
Jefe de
Terreno
Autorizado
para
manejo de
vehculos
Asistente
de
Terreno
Prevencionista
Gerente
de
Proyecto
Tcnico en
Mantencin
Requisitos legales
Extintores 1
Charla DAS
(Obligacin de
Informar) 1
Curso Bsico de
prevencin de Riesgos 1
Licencia de conducir

1


Primeros Auxilios 1 1
Inscripcin en SEREMI
N DE REGISTRO 1
Licencia de
manipuladores de
explosivos 1 1 1
Autorizacin de
Operador de FR 1 1
Exmenes
Exmenes de altura
geogrfica 1 1 1 1 1 1
Exmenes de altura
Fsica 1 1 1 1 1 1
Exmenes
Psicosensotcnico 1 1 1 1 1

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7. REGISTROS
F-RRHH-01 Capacitacin en lugar de trabajo
F-RRHH-02 Eficacia Capacitacin
F-RRHH-03 Solicitud de Capacitacin
F-RRHH-04 Plan Anual de Capacitacin
F-RRHH-05 Charla de Induccin / Charla 5 Minutos
F-RRHH-06 Solicitud Permiso Feriado
F-RRHH-07 Formulario de Postulacin
F-RRHH-08 Tabla Resumen Postulantes
F-RRHH-09Comprobante de Feriado
F-RRHH-10 Charla Derecho a Saber
F-RRHH-11 Deteccin de Necesidades de Capacitacin
F-RRHH-12 Evaluacin de Desempeo



8. ANEXOS
Perfiles de Cargos D-RRHH-01.




















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9. MODIFICACIONES


CONTROL DE MODIFICACIONES
Revisin
N
Fecha de
Modificaci
n
Motivo del Cambio de Revisin
1 02-05-2006 Normalizacin
2 04-09-2006
Reforma del Punto 9 Modificaciones. Se incluye cuadro Modificaciones.
Se denomina Procedimiento Recursos Humanos, Capacitacin y Seleccin de Personal.
Se modifican los requisitos normativos a 6.2 6.2.1 6.2.2 4.4.1 4.4.1
Se incluye en el objetivo Establecer una metodologa de seleccin de personal.
Se incluye la responsabilidad de formar parte del Comit Tcnico de Evaluacin en el proceso
de seleccin de personal a los Gerentes de reas, en el temde Responsabilidades.
En el Punto 6.2 Deteccin de necesidades de capacitacin y/o entrenamiento, se modifica la
solicitud a los Responsables de reas de capacitacin o entrenamiento a Enero de cada ao. El
Plan Anual de Capacitacin se genera de acuerdo a las necesidades y se vuelve verstil.
Se incorpora el Punto 6.6 Seleccin del Personal
Se incorpora el Punto 6.7 Solicitud de Permisos y Feriados
Se incorporan los Registros:
F-RRHH-06 Solicitud Permiso Feriado
F-RRHH-07 Formulario de Postulacin
F-RRHH-08 Tabla Resumen Postulantes
F-RRHH-09 Comprobante de Feriado
3 04-11-2006
Actualizacin en Revisin por la Gerencia
Se incorpora en el Punto 4 Definiciones, el concepto de Charla Derecho a Saber.
Se modifica el Punto 6.7, donde el Formulario de Solicitud Permiso Feriado F-RRHH-06, debe
obtener el VB del J efe Directo y/o Gerente General.
Se incorporan los Puntos 6.8 Trabajador Nuevo y Charla Derecho a Saber y el 6.9
Profesionales a Honorarios o Part-Time.
Modificacin del Formulario Charla de Induccin (F-RRHH-05)
Incorporacin del Formulario Charla Derecho a Saber (F-RRHH-10)
4 06-12-2006
Se incluye Formulario F-RRHH Deteccin de Modificaciones de Capacitacin y se modifica
punto 6.2 de acuerdo a como utilizar este formulario.
5 10-01-2007 Se modifica en Forma y Fondo el Registro Evaluacin de la Eficacia (F-RRHH-02)
6 18-05-2007 Se reemplaza Geodatos Ltda. por Geodatos en Procedimiento

7
14-12-2007
Actualizacin en Revisin por la Gerencia
Se modifica el documentos D-RRHH-01 Perfiles de Cargo, donde se incluyen los perfiles para
los nuevos cargos: Asesor de Gestin, Asesor Legal y Ayudante de Gerencia. Adems se incluye
en cada Perfil las Habilidades requeridas para ocupar el cargo.


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8 22-01-2008
Se incorpora la Evaluacin de Desempeo, en el primer trimestre del ao, para complementar la
Deteccin de Necesidades.
Se incluye registro Evaluacin de Desempeo (F-RRHH-12)
Se modifica en forma el Registro F-RRHH-10 Charla Derecho a Saber
En el punto 6.8 Seleccin de Personal se incorpora el siguiente texto:
Una vez seleccionada la persona idnea para el cargo se gestiona mediante el Administrativo de
RRHH la elaboracin del contrato de trabajo por el tiempo acordado con el postulante, el nuevo
trabajador debe entregar antes de la firma del contrato una copia de los siguientes certificados:
Certificado de titulo o estudios.
Certificado de Nacimiento.
Certificado de Antecedentes.
Documento que acredite afiliacin a Fonasa o Isapre.
Documento que acredite afiliacin a AFP.
Despus de firmado el contrato al Nuevo trabajador se le capacita y entrega la siguiente
documentacin y servicios:
Charla de Derecho a Saber, realizada por su J efe Directo o en su defecto el Asesor en
Prevencin de Riesgos y/o el Representante de la Gerencia.
Induccin al Sistema de Gestin Integrada (Documentacin y No Conformidades), realizada por
el Representante de la Gerencia y/o el Coordinador de Gestin.
Acceso al Sistema SAP, autorizado por el Gerente de Tecnologas de Informacin.
Entrega de Reglamento Interno por parte del Administrativo de RRHH, acto que queda
registrado bajo la firma del protocolo de entrega.

9


17-11-2008

Actualizacin OHSAS 18001:2007, Revisin por la Gerencia.
10 30-10-2009
Actualizacin ISO 9001:2008
Revisin por la Gerencia.
Incorporacin de Comit Bipartito de Capacitacin
Modificacin de tem3 de Perfil de Cargo (D-RRHH-01): Incorporacin de Competencias
especficas, considerando el Plan Anual de Capacitacin
Incorporacin del Punto 6.12
11 28-12-2010
Modificacin de Perfiles de Cargo D-RRHH-01 segn nuevo Organigrama y Estudio de Brecha
respecto a Plan de Capacitacin.
12 20-09-2011 Incorporacin de Matriz RACI y cambio de logo
13 02-07-2012
Modificacin del proceso de seleccin de personal
Actualizacin de Perfiles de Cargo
Actualizacin de Organigrama

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14 19-12-2013
Definicin de Requisitos Legales, punto 6.13.
Modificacin Perfiles de Cargo.
15 28-01-2014
Eliminacin en Perfiles de Cargo de "Asistente Chofer", este cargo pasar a ser una funcin
controlado bajo una autorizacin o anexo de contrato validado por el abogado.
En punto 6.13, se actualiza el cargo de "Asistente Chofer" por "Autorizado para manejo de
vehculos" segn ltimos acuerdos.
CPHS responsable de coordinar cursos con mutualidad.
Cambio en fecha de solicitud de evaluacin del desempeo.
Cambio en formulario Deteccin de necesidades de Capacitacin F-RRHH-11 y Evaluacin del
desempeo F-RRHH-12 quedando ambos en versin 2, con el fin, de reforzar de forma explcita
en el formulario la incorporacin de temticas de calidad, salud, seguridad y medioambiente.